SV JULIANA ‘31 Notulen Algemene Ledenvergadering 8 maart 2016 Aanwezig Ronny Aarts, Johan Beelen, Jenny Boonzaayer, Patrick Bronstijn, Tom de Bruijn, Colette Eissing, Loet Eissing, Carla Goosens, Koos Groenen, Loek Heijnen, Henry Jansen, Gerard Janssen, Hans Janssen, Roel Janssen, Linda Kabelaar, Twan Konings, Frank van Leeuwen, Frans van Leeuwen, Ferrie van de Logt, Matthee Moons, Martin Morsink, Lianne Muller, J. Nicolasen, Helma Poos, Paul Reintjes, Martien te Riele, Frank Snippert, Peter Thijssen, Mariel Verhees, Henny Vissers, JanVissers, Carl de Vries, Juanita Wels, Marije de Witte, Arjen Zwaag, Tanja Zwaag Agenda: 1. Opening. 2. Vaststelling notulen ALV d.d. 2 november 2015 3. Renovatie 2016 4. Draag jij ook een steentje bij? 5. Rondvraag. 6. Sluiting. 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Er is bericht van verhindering ontvangen van John Arts, Peter de Bruijn, Frans Janssen, Geert v.d. Logt, Marchel van Loveren, Jeroen Nillessen, John Welzen, Henk Wienen 2. Vaststelling notulen algemene ledenvergadering 2 november 2015 De notulen worden goedgekeurd, met dank aan notuliste Jenny Boonzaayer. N.a.v. de notulen gaat de voorzitter in op de aktiepunten: - onderzoek naar combinatie functies inning contributies en lid kascommissie: combinatie is geen probleem, benoeming van Ron Remers tot reservelid kascommissie is dus mogelijk - handleiding/handreiking werkzaamheden kascommissie: wordt nog naar gezocht - onderzoek mogelijkheden versterking geluidsinstallatie naar alle velden t.b.v. toernooien: er komt dit jaar een provisorische oplossing, daarna komt er een permanente oplossing; - communicatie over toekomstige verplichting uniforme kleding, ook voor alle seniorenteams: er is brief door bestuur voor alle teams opgesteld, deze wordt verspreid door coördinator Frans Janssen; - ophangen standenbord: hiervoor is inmiddels oplossing gevonden - reparatie handendroger herentoilet: er is een nieuwe besteld 3. Renovatie Martien te Riele licht toe dat er naast renovatie/onderhoud velden 5, 6 en 7 renovatie van het clubhuis noodzakelijk is i.v.m. noodzakelijke vervanging keuken- en koelapparatuur, behoefte aan meer vergaderruimtes etc. I.o.m. alle betrokken commissies, gebruikers en deskundigen is er een nu renovatieplan opgesteld, dat door Henry Jansen is gepresenteerd aan bestuur en vanavond aan ALV wordt voorgelegd. Henry Jansen verzorgt hierover een presentatie. De renovatie van de velden 5 en 6 is beperkt (reinigen drainage resp. vervanging beregeningssysteem) maar noodzakelijk, renovatie veld 7 (ministadion) betreft ook vervangen toplaag en aanpak en uitbreiding bestrating. Totale kosten 70.000 euro incl. BTW, uitvoering door bedrijven op basis van offerte volgens aanbestedingsprocedure voor sponsoren. De plannen voor het clubhuis zijn ontwikkeld door een projectgroep, bestaande uit Tanja Zwaag, Hans Janssen, Martien te Riele, Johan Beelen en Henry Jansen, een werkgroep bar (Colette Eissing, Patrick Bronstijn en Henri Jansen) en werkgroep terras (Jan Verweij, Frans Janssen, Peter de Bruin) en i.o.m. diverse externe partijen. Op basis van geconstateerde knelpunten en richtlijnen, wensen en adviezen van projectgroep en werkgroepen en gebruikers/commissies zoals behoefte aan meer vergader- en opslagruimte, betere
1
spreiding bezoekers clubhuis, gewenste sfeer, vervanging keukenapparatuur, meer ruimte achter de bar etc. is gekomen tot een plan/ontwerp. Henry presenteert dit plan met plattegronden en een driedimensionale voorstelling. Er komt op de vloer een baan met een afwijkende kleur voor een gewenste routing, de hoofdingang wordt verplaatst naar ingang terras, er komen meer vergaderruimtes die multifunctioneel bruikbaar zijn, er komt een open tv hoek/nuilhoek dat ook gebruikt kan worden als sponsorhome, in te richten met bijv. oude foto’s, borden, bekers etc., grotere bestuurskamer met pantry (nodig voor ontvangst zondagmiddag bij thuiswedstrijden en voor wedstrijdsecretariaat), nieuwe bar met aparte koffiecorner, grotere keuken met nieuwe apparatuur en koelingen, rolluik voor rechtstreekse verkoop koffie, akoestisch verlaagd plafond, een bergzolder. Er is niet gekozen voor een permanente overkapping van het terras maar incidenteel noodzakelijke extra ruimte kan worden opgevangen door het plaatsen van tenten op het terras. Carla Goossens en Arjen Zwaag vragen zich af of het verplaatsen van de ingang handig is, ze vinden de nieuwe ingang niet logisch en denken dat routing via de vloer niet werkt. Arjen Zwaag stelt voor beide ingangen open te houden. Henry en Johan Beelen lichten toe dat de ingang verplaatst is om de opstoppingen na de oude ingang voor de bar te voorkomen en vanwege de veiligheid. De oude ingang blijft wel een vluchtdeur. Volgens Johan Beelen werkt de huidige smalle ingang zelfs agressie verhogend en als erg onprettig ervaren bij drukte. Martien te Riele merkt op dat bij meer verenigingen een ingang is gecreëerd vanuit de velden/terras. Hij stelt voor de nieuwe ingang te gaan gebruiken, mocht het niet werken, dan kan altijd de oude deur alsnog weer in gebruik worden genomen als 2e toegangsdeur. Desgevraagd antwoord Henry dat er nog een voorziening gemaakt moet worden voor de tassen, bij voorkeur buiten onder een overkapping. Martin Morsink vraagt of er alleen in de genoemde tv hoek een tv komt. Henry Jansen antwoordt dat er meer tv’s en infoschermen komen, verspreid over het clubhuis. Arjen Zwaag vraagt of er ruimte is voor het plaatsen van een tafelvoetbalspel, air hockey en dart bord. Henry Jansen antwoordt dat dergelijke details nog niet ingevuld zijn, wordt meegenomen bij de inrichting. De stoffering/inrichting/meubilair wordt gekozen door bestuur en barcommissie in de showroom van Hermens. Er wordt gezocht naar een warme, gezellige sfeer omdat dit overeenkomt met de wens van de meeste gebruikers/bezoekers van De Stoof. Ook de bar wordt zoveel mogelijk met hout afgewerkt, betimmerd, het assortiment wordt goed zichtbaar gepresenteerd. Frank Snippert wijst erop dat door het verkleinen van de centrale ruimte en het verlies van de schuifwand er geen informatieavonden/grote bijeenkomsten kunnen worden georganiseerd, terwijl ook de bar open is. Martien te Riele antwoordt dat dergelijke avonden plaats kunnen vinden op maandag of woensdag als de bar gesloten is of in de grotere bestuurskamer kunnen plaatsvinden. Loek Heijnen wijst erop dat combinatie van activiteiten in de zaal en barbezoek met de schuifwand ook geen ideale situatie is, omdat de schuifwand alleen visueel afschermt en geen geluid tegenhoudt. Frank Snippert merkt op dat er juist naar gestreefd zou moeten worden de bar vaker te openen (i.v.m. omzet) en dan kunnen er geen andere activiteiten tegelijkertijd plaatsvinden. Hij vraagt zich af of onderzocht is waarom het op de meeste doordeweekse avonden zo rustig is in de Stoof, waarom blijven de spelers weg na een training? Martien te Riele zegt toe dat dit onderzocht zal worden. Frank Snippert vindt het verkleinen van de grote zaal jammer en vraagt ook of dit is afgestemd op richtlijnen brandweer. Martien te Riele antwoordt dat brandweer altijd betrokken wordt bij organisatie van feesten en evenementen. Uitbreiding van het clubhuis bleek onhaalbaar en onbetaalbaar. Daarom is gekozen voor een nieuwe indeling van De Stoof met meer (vergader)ruimten vanwege de duidelijke behoefte daaraan, bijv. voor KION, wedstrijdbesprekingen etc. Daardoor is vloeroppervlakte Stoof kleiner, maar er zijn voor incidentele grote evenementen (carnaval, grotere feesten) oplossingen te vinden door bijv. tent op terras en voor rommelmarkt en vierdaagse kunnen alle ruimten gebruikt worden. Desgevraagd antwoordt John Beelen dat het niet is toegestaan de opslagzolder voor andere doeleinden te gebruiken omdat het een zgn. onbenoemde ruimte is. Frank Snippert vraagt of overwogen is een apart biertappunt op het terras te maken. Martien te Riele antwoordt dat dit wel is bekeken, maar dat dit toch onpraktisch bleek omdat dan ook aldaar barpersoneel nodig is en ook ruimte voor opslag/afvoer etc. Paul Reintjes vraagt waarom de in de eerste plannen ogenomen overkapping van het terras vervallen is. Martien antwoordt dat dit te maken heeft met hoge kosten en het verlies aan open terrasruimte (zon).
2
Het plaatsen van tenten biedt een goed alternatief. Op een vraag van Frank van |Leeuwen antwoordt Henry dat alle relevante sponsoren benaderd zijn en gelegenheid hebben gekregen offerte uit te brengen. Klokbouw wordt hoofdaannemer en er wordt gewerkt met diverse onderaannemers. Heineken gaat de tapinstallatie vervangen en door over te stappen op frisdrank via Coca Cola worden koelingen geleverd voor aantrekkelijke prijs. Totale kosten renovatie clubhuis worden geraamd op 245.000 incl. BTW. Planning velden van 2 tm 21 mei, bij planning clubhuis is er sprake van 2 fases. In fase 1 (vanaf 9 mei) na laatste competitiewedstrijd wordt gestart met renovatie, maar blijft bar/zaal open en vanaf 6 juni gaan clubhuis en bar dicht. Er is rekening gehouden met diverse activiteiten zoals toernooien, Dingen en Dienstenveiling op 4 juni, beach volleybal op 11 juni en KION. Er kan in de 2e fase gebruik worden gemaakt van mobiele bar en van buitenruimtes als kleedkamers (KION?). Oplevering staat gepland op 11 juli, waarna vierdaagse er vanaf 16 juli gebruik van kan maken en er in juli ook feestelijk heropening gepland kan worden met bijv. wedstrijd tegen NEC als tegenprestatie voor gebruik kunstgrasveld voor trainingen door NEC. Er kunnen nog kosten bespaard worden door inzet van vrijwilligers bij verwijderen reclameborden en railingen tussen 28/4 en 2 mei en slopen/demonteren in clubhuis vanaf 30 mei. Er meldt zich al aantal aanwezigen: Tom de Bruijn, Martin Morsink, Roel Janssen, Colette Eissing, Paul Reintjes. Er zijn meer vrijwilligers welkom! Totale kosten 70.000 (renovatie velden) + 245.000 (clubhuis) + 11.000 (onvoorzien) = 326.000 minus 96.000 (subsidie gemeente), zodat eigen bijdrage van 230.000 euro nodig is. Paul Reintjes vindt de kosten van de investering in de velden zonde van het geld omdat deze velden niet veel gebruikt worden, vooral veld 6. Henry wijst erop dat de kosten van het vervanging van de beregeningsinstallatie van veld 6 maar ca. 6000 euro bedragen en dat veld 6 daardoor weer goed gebruikt kan worden. Martien te Riele wijst erop dat het belangrijk is voor een voetbalclub dat de velden in goede staat zijn en goed gebruikt kunnen worden. Het ministadion wordt veel gebruikt, bijv. voor mini Champions League/ Loek Heijnen wijst erop dat de velden in het verleden te zwaar belast zijn doordat bij slecht weer niet alle velden gebruikt konden worden. Als alle velden in goede staat zijn, kunnen ze normaal belast worden en beschik je altijd over goed bruikbare velden. Het lijkt daardoor dat velden minder gebruikt worden. Tanja Zwaag merkt op dat de subsidie van de gemeente in hoofdzaak betrekking heeft op de velden (80% subsidie), zodat de eigen bijdrage van de club voor de renovatie velden relatief bescheiden is. Carla Goosens merkt op dat veld 6 op dinsdag/woensdag/donderdag voor trainingen omdat niet alles op kunstgras kan en door 12 teams voor een 2e training. Ferry v.d. Logt vraagt waarom niet uitgeweken wordt naar trainingen op vrijdag, is ook goed voor baromzet als seniorenteams op vrijdag trainen. Martien te Riele antwoordt dat hiervoor niet gekozen is vanwege de extra belasting op een extra avond voor vrijwilligers (trainers, barpersoneel, terreinmeester). Tom de Bruin vraagt waarom niet gekozen is voor kunstgras in minstadion. Martien te Riele antwoordt dat dit onderzocht is. De kosten bedragen ca.1 ton. Gevraagd is of gemeente bereid is dit te subsidiëren in ruil voor openstelling van het ministadion voor de hele Maldense jeugd, maar de gemeente had hiervoor geen middelen. Tanja Zwaag licht toe dat geen contributieverhoging nodig is om de eigen bijdrage van 230.000 euro te financieren. De vorig jaar afgesloten lening van 2 ton voor de renovatie van de velden 1 en 2 is nog bijna geheel beschikbaar. Voor het tijdelijke tekort in de zomermaanden van juni tot september (dan weer inning contributie/sponsorgelden) kan gedurende 3 jaar gebruik worden gemaakt van een seizoenskrediet van 75.000 euro bij de Rabobank. Frank Snippert verbaast zich hierover, waarom is dan vorig jaar die lening afgesloten? Wat is er mis gegaan? Tanja Zwaag antwoordt dat er nu voor wordt gekozen om de noodzakelijke jaarlijkse reserveringen voor nieuw onderhoud (bijv. vervanging toplaag veld 5 over 3 jaar) nu al te gebruiken voor de renovatie clubhuis/velden in dit seizoen en dan over 3 jaar opnieuw te bezien hoeveel geld er evt. geleend moet worden omdat sparen (reserveringen op rekening) weinig rente oplevert. Martien te Riele voegt hieraan toe dat er bovendien momenteel sprake is van veel extra inkomsten uit sponsoring, opbrengsten rommelmarkt, vierdaagse, inzameling oud ijzer en oud papier etc. Het is dus juist financieel heel goed gegaan.
3
Het bestuur vraagt aan ALV toestemming om de voorgestelde plannen voor renovatie velden 5, 6 en 7 en clubhuis uit te voeren en het daarvoor benodigde seizoenskrediet af te sluiten. Arjen Zwaag vraagt of er nog inspraak mogelijk is voor de plannen, zijn er nog aanpassingen mogelijk? Kan bijv. alsnog gekozen worden voor de oude toegangsdeur? Johan Beelen wijst erop dat de oude deur niet verwijderd wordt en in de toekomst altijd alsnog gebruikt kan gaan worden als 2e ingang, mocht het nieuwe plan niet werken. Loek Heijnen wijst erop dat alle suggesties en opmerkingen tijdens de vergadering zijn genoteerd en worden vastgelegd in het verslag en nog zullen worden bekeken maar niet alleemaal gehonoreerd kunnen worden. Er moeten keuzes gemaakt worden. Carla Goosens vraagt waarom de plannen niet in eerder stadium zijn voorgelegd aan de leden. Martien te Riele en Loek Heijnen melden dat de voorbereiding van de plannen veel tijd heeft gekost, zoals het opvragen en verkrijgen van de offertes en de verwerking daarvan in de plannen. Twan Konings is van mening dat er nu geen sprake is van echte inspraak. Frank van Leeuwen vindt dat er wel sprake is van zorgvuldige ontwikkeling van de plannen en heeft er vertrouwen in dat er zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met alle wensen van gebruikers en leden. Door middel van handopsteken gaat een ruime meerderheid van de aanwezige leden akkoord met de uitvoering van voorgestelde renovatie van velden 5, 6 en 7 en clubhuis en het aangaan van een seizoenskrediet van max 75.000 euro bij de Rabobank. Het verslag van deze vergadering zal z.s.m. worden gepubliceerd. Martien te Riele bedankt Henry Jansen en Johan Beelen voor hun inzet en werkzaamheden in de voorbereiding. 4. Draag jij ook een steentje bij? Martien te Riele licht toe dat het bestuur wilde onderzoeken of er alternatieve financieringsmogelijkheden zoals een obligatielening zijn voor bijv. renovatie van kleedkamers omdat daarvoor geen subsidie door gemeente mogelijk is en het bestuur de contributie niet wil laten stijgen. Dit is onderzocht door een werkgroepje bestaande uit Tanja Zwaag, Rob Roosen, Carla Goossens en Helma Thoonsen. Rob Roosen, vader van 3 jeugdleden bij Juliana, licht het ontwikkelde plan toe. Renovatie en uitbreiding van de kleedkamers is noodzakelijk omdat de kleedkamers en sanitair in slechte staat zijn, ook is er een capaciteitstekort. Er is een plan bedacht om hiervoor geld in te zamelen. Het plan bestaat uit: uitgifte van obligatielening met periodieke gift, verkoop van virtuele bouwmaterialen, sponsorpakketten, opbrengsten/donaties van diverse commissies, sponsorloop etc. Bij een obligatielening wordt 500 euro aan |Juliana geleend, looptijd van 5 jaar, rente 4% per jaar, de aflossing van 100 euro per jaar wordt geschonken aan Juliana en is aftrekbaar in aangifte IB, waardoor de netto last per lening slechts € 47,60 per jaar is (bij een IB tarief van 40,4%). Ook kunnen er via de site met Ideal allerlei virtuele bouwmaterialen worden gekocht van 10 euro tot 150 euro per stuk en kunnen er uiteraard giften/donaties worden gedaan door particulieren. Op een bouwbord worden de namen vermeld van particulieren en bedrijven boven bepaald bedrag. Ook zijn er sponsorpakketten met of zonder naamsvermelding (kleedkamer, sanitaire unit). Verder is er al met enkele commissies gesproken waarbij al bedragen zijn toegezegd. Er komt een flyer met informatie in de Schietschijf, informatie op de site en publiciteit via social media. Gemikt wordt voorlopig op een opbrengst van een ton. Patrick Bronstijn vraagt of dit bedrag toereikend is. Franks Snippert vraagt of ook uitbreiding van kleedkamercapaciteit aan de orde is. Martien te Riele antwoordt dat deze plannen nog uitgewerkt moeten worden, de kosten zijn nog niet bekend. Wel is duidelijk dat de opbrengst van deze actie volledig wordt aangewend voor renovatie en uitbreiding van de kleedkamers. Bezien moet nog worden of aanvullende financiering nodig/mogelijk is. Koos Groenen wijst erop dat aantal jeugdleden zal afnemen, gezien ook het teruglopende leerlingenaantal. Martien te Riele en Carla Goossens antwoorden dat er inderdaad minder pupillen zullen komen, maar juist relatief meer junioren, die meer kleedkamers nodig hebben. Ronnie Aarts denkt dat 1 ton niet genoeg is voor financiering van renovatie en uitbreiding. Johan Beelen wijst op allerlei ontwikkelingen het gebied van duurzaamheid en subsidiemogelijkheden. De plannen moeten nog helemaal doorgerekend worden en de mogelijkheden afgewogen.
4
Tanja Zwaag meldt dat er een intekenlijst komt. Er is al een toezegging van supporterscommissie, rommelmarkt en Paul Reintjes wil zijn gekregen geldbedrag als vrijwilliger van het jaar van 500 euro ook ter beschikking stellen. Er zijn ook al 3 obligaties verkocht. Martien te Riele merkt op dat het bestuur het een bijzonder plan vindt en denkt dat dit door gezamenlijke inspanningen een succes kan worden. Ook bij andere verenigingen is dit concept met obligatieleningen al succesvol toegepast. De werkgroep wordt met een applaus bedankt voor het onderzoek en het uitwerken van dit initiatief. 5.
Rondvraag - Martien te Riele roept een ieder op kavels (bijv. auto wassen, uurtje hulp bij administratie, verslaglegging van een vergadering) aan te bieden voor een te veilen dienst of ding op de veiling op 4 juni. De veiling wordt samen met CV De Dwarsliggers georganiseerd.
6. Sluiting Om 22.00 uur sluit de voorzitter de vergadering onder dankzegging voor ieders aanwezigheid en inbreng en nodigt de aanwezigen uit voor een drankje op kosten van de vereniging, dit als gebruikelijke traditie. Besluitenlijst 1. Instemming met uitvoering plannen voor renovatie velden 5, 6 en 7 en clubhuis en afsluiten van een seizoenskrediet van maximaal 75.000 euro gedurende 3 jaar Actiepuntenlijst (uitvoering bestuur) 1. (ALV 2/11) Handleiding/handreiking werkzaamheden kascommissie beschikbaar stellen 2. Nagaan teruglopend aantal bezoekers Stoof op doordeweekse avonden 3. Suggesties/opmerkingen leden t.a.v. renovatieplannen clubhuis en velden bezien JB 9/3/2016
5
