STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR

STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR Standar Operasional dan Prosedur (SOP) keuangan pada Politeknik Negeri Pontianak diatur untuk kegiatan Pelaksanaan DIPA dan pertanggungjawaban pelaksanaan DIPA, dengan rincian kegiatan sebagai berikut : 1. Perencanaan Kegiatan a. Penelaahan SRAA/RKAKL dan pencocokan DIPA b. Pembentukan tim penyusun POK c. Penyusunan Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) d. Penetapan Pengelola administrasi keuangan e. Penetapan Panitia Pengadaan Barang/Jasa f. Penetapan Panitia Pemeriksa dan Penerima Barang/Jasa g. Pengangkatan penanggungjawab kegiatan a. Penyampaian specimen pejabat ke Bank h. Penyampaian specimen pengelola keungan ke KPPN 2. Pelaksanaan Kegiatan : a. Pengajuan SPM - Uang Persediaan (UP) b. Pengusulan kegiatan swakelola c. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Kegiatan d. Pengajuan Pengadaan Barang/jasa e. Serah terima barang/Jasa f. Pengajuan SPM - Ganti Uang (GU) g. Pengajuan SPM – Langsung (LS) untuk belanja pegawai (rutin) h. Pengajuan honorarium pengajaran (insentif pengajaran) i. Pengajuan SPM – Langsung (LS) untuk belanja pegawai (honorarium) j. Lembur k. Uang makan l. Perjalanan dinas m. Pengembangan Staf n. Tenaga Ahli (Technical Assisten) o. Pengajuan SPM – Langsung (LS) untuk perjalanan dinas

p. Pengajuan SPM – Langsung (LS) untuk belanja langganan daya & jasa) q. Pengajuan SPM – Langsung (LS) ke Penyedia Barang/Jasa r. Penarikan Uang pada Bank s. Pembayaran kegiatan swakelola t. Pembayaran gaji rutin u. Pembayaran honorarium v. Penyetoran uang pendidikan w. Penyetoran sewa kendaraan x. Penyetoran sewa gedung y. Penyetoran Uang kerjasama 3. Pembukuan kegiatan a. Pembukuan pada bendahara pengeluaran b. Pembukuan pada bendahara penerima c.

Pembukuan pada PUMK

d. Pemeriksaan cash opname 4. Penyusunan laporan keuangan 

Pelaporan Pajak Pertambahan Nilai (PPN)



Pelaporan Pajak Penghasilan Pasal 21 Bulanan



Pelaporan Pajak Penghasilan Pasal 21 Tahunan



Penyusunan laporan keuangan daya serap DIPA



Penyusunan laporan keuangan PNBP

Standar Operasional dan Prosedur (SOP) yang disajikan ini hanya disajikan secara naratif. Hal ini untuk memudahkan SOP ini agar dapat dipahami oleh seluruh elemen di Politeknik Negeri Pontianak. Berikut ini SOP yang dimaksud : 1. Penelaahan SRAA/RKAKL dan pencocokan DIPA Entitas Kaur Perencanaan Kaur keuangan

Urutan Aktivitas 01 02 03 04 06 07

Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)

05

Aktivitas

Keterangan

Menyerahkan konsep RKAKL yang sudah disetujui (Depkeu) kepada Kaur keuangan Menerima RKAKL dan mengambil SRAA dari Kanwil DJA Melakukan pemeriksaan atas RKAKL dan SRAA sebelum ditelaah dengan Kanwil DJA Membuat konsep DIPA sebanyak 2 rangkap dan memberikan paraf Melakukan penelaahan dengan Kanwil DJA dan 1 rangkap disampaikan ke Kanwil DJA Memfotocopi RKAKL dan konsep DIPA yang sudah disetujui Kanwil DJA sebanyak 7 rangkap, disampaikan kepada : 1. KPA 2. Pembantu Direktur (4 rangkap) 3. Kaur Perencanaan 4. PPK 5. Arsip Menandatangani konsep DIPA

2 hari

1 hari 1 hari

2. Pembentukan Tim penyusun Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) Entitas KPA Ka TU

Urutan Aktivitas 01 03 02 04

Aktivitas

Keterangan

Menetapkan tim penyusun POK dan mendisposisikan penetapan SK Menandatangani SK tim penyusun POK Membuat konsep SK tim penyusun POK dan memberikan paraf Menyerahkan SK tim penyusun POK kepada pihak yang bersangkutan dan mengarsipkannya

1 hari

3. Penyusunan Petunjuk Operasional Kegiatan (POK)

1 hari

Entitas Tim

Urutan Aktivitas 01 02

03 04 KPA

Ka TU

05 06 07 09 08 10

Aktivitas Menerima RKAKL dan konsep DIPA Memetakan DIPA dalam pemaketan pekerjaan (baik melalui swakelola maupun pekerjaan yang memerlukan Penyedia B/J) Menyusun Draft POK Menyerahkan Draft POK kepada KPA dan Pembantu Direkur Menerima draft POK Mendiskusikan draft POK bersama tim Mendisposisikan penetapan POK Menandatangani SK POK Membuat konsep SK POK dan memberikan paraf Menyerahkan SK POK kepada pihak yang berkepentingan

Keterangan

1 hari

2 hari 2 hari 1 hari 1 hari

4. Penetapan Pengelola Administrasi Keuangan Entitas KPA


Pudir II

04 05 07 Ka TU

06 09 10

Aktivitas Menerima surat dari Depdiknas tentang usulan pengelola administrasi keuangan Mendisposisikan surat tersebut ke Pembantu Direktur II Menandatangani surat usulan Mendiskusikan dengan KPA tentang pengelola keuangan Memanggil kandidat dan mendiskusikan tentang kesanggupan Mendisposisikan surat usulan pengelola keuangan Memberi paraf atas konsep surat usulan pengelola keuangan Membuat konsep Surat usulan dan memberikan paraf Mengirim surat usulan ke Depdiknas Jakarta Jika sudah diterima, diperbanyak sesuai kebutuhan dan diserahkan kepada yang bersangkutan

Keterangan 1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

Catatan : PPK wajib bersertifikat pengadaan B/J

5. Panitia Pengadaan Barang/Jasa Entitas KPA


Ka TU

02 04

Aktivitas

Keterangan

Menetapkan panitia/pejabat pengadaan B/J dan mendisposisikan penetapan SK Menandatangani SK panitia/pejabat pengadaan B/J Membuat konsep SK panitia/pejabat pengadaan B/J dan memberikan paraf Menyerahkan SK panitia/pejabat pengadaan B/J kepada pihak yang bersangkutan dan mengarsipkannya

1 hari

Catatan : Panitia harus bersertifikat pengadaan B/J

1 hari

6. Pengangkatan Panitia Pemeriksa dan Penerima Barang/Jasa Entitas KPA


Ka TU

02 04

Aktivitas

Keterangan

Menetapkan panitia pemeriksa dan penerima B/J dan mendisposisikan penetapan SK Menandatangani SK panitia pemeriksa dan penerima B/J Membuat konsep SK panitia pemeriksa dan penerima B/J dan memberikan paraf Menyerahkan SK panitia pemeriksa dan penerima B/J kepada pihak yang bersangkutan dan mengarsipkannya

1 hari

1 hari

7. Pengangkatan penanggungjawab kegiatan Entitas KPA


Ka TU

02 04

Aktivitas

Keterangan

Menetapkan Penanggungjawab kegiatan (PIC) dan mendisposisikan penetapan SK Menandatangani SK panitia pemeriksa dan penerima B/J Membuat konsep SK Penanggungjawab kegiatan (PIC) dan memberikan paraf Menyerahkan SK Penanggungjawab kegiatan (PIC) kepada pihak yang bersangkutan dan mengarsipkannya

1 hari

1 hari

8. Penyampaian specimen pejabat ke Bank Entitas KPA

Ka TU

Urutan Aktivitas 01

04 02 03 05

Aktivitas

Keterangan

Menetapkan Pejabat yang diberi wewenang untuk menarik uang di bank (sesuai SK Pengelola keuangan) dan mendisposisikan untuk membuat surat permohonan ke Bank Menandatangani Surat permohonan Membuat konsep Surat permohonan (3 rangkap) dan berkoordinasi dengan Atasan Langsung Bendahara Memberi paraf atas konsep surat yang dibuat Menyerahkan konsep surat kepada Atasan Langsung Bendahara 2 rangkap dan mengarsipkannya

1 hari

Atasan Langsung Bendahara

06 07

Menyiapkan dan melengkapi spesimen rekening bank sesuai peraturan bank Menyampaikan surat dan spesimen ke bank dan mengarsipkannya

9. Penyampaian specimen pengelola keungan ke KPPN Entitas KPA Ka TU

Urutan Aktivitas 01 06 02 04 07

PPK

03 05 08

Aktivitas

Keterangan

Mendisposisikan surat dari Kanwil DJA Menandatangani Surat permohonan Membuat konsep Surat permohonan (3 rangkap) dan berkoordinasi dengan Pejabat Pembuat Komitmen Memberi paraf atas konsep surat yang dibuat Menyampaikan 2 rangkap ke PPK dan mengarsipkan tindasannya Membantu menyiapkan dan melengkapi spesimen pengelola keuangan ke KPPN Memberi paraf atas konsep surat yang dibuat Ka TU Menyampaikan surat dan spesimen ke KPPN dan mengarsipkannya

1 hari

10. Pengajuan SPM - Uang Persediaan (UP) Entitas Bendahara

Urutan Aktivitas 01 02 03 08 09 11 12 13

Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Verifikasi

14 04 05

Aktivitas

Keterangan

Memetakan kebutuhan UP dan membuat SPP (Surat Permintaan Pembayaran) sebanyak 4 lembar Membuat Daftar Rincian Permintaan Pembayaran sebanyak 4 lembar (*) Memberi paraf pada dokumen yang dibuat Memeriksa kembali kelengkapan dokumen SPM Menyerahkan dokumen SPM 1 rangkap Mencatat dalam buku register penyampaian SPM Mengirim SPM 3 rangkap ke KPPN Mengarsipkan tanda terima SPM dan SP2D Membukuan penerimaan UP Memeriksa dan menandatangani seperangkat SPP Melakukan verifikasi seperangkat SPP dan menandatangani (jika tidak sesuai

2 hari

Pejabat Penerbit SPM

10 06 07

dikembalikan untuk diperbaiki) Menerima dan mengarsipkan SPM Melakukan pemeriksaan seperangkat SPP, (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki sesuai ketentuan) Menerbitkan SPM (Surat Perintah Membayar) sebanyak 4 rangkap

Catatan : UP DIPA 2009, UP-RM Rp100.000.000 & UP-PNBP Rp40.000.000 (*) untuk PNBP dilengkapi Laporan posisi Saldo PNBP di Kas Negara UP diberikan untuk MAK 5211 (Belanja barang operasional), MAK 5212 (Belanja barang non operasional), MAK 5221 (Belanja jasa), MAK 5231 (Belanja pemeliharaan) dan MAK 5241 (Belanja perjalanan). 11. Pengusulan Kegiatan Swakelola Entitas Penanggungjawab kegiatan

Urutan Aktivitas 01 02 05

Penanggungjawab program (Pudir) PPK

08 03 04 06 07

LJM/Monev

09

Aktivitas Menyusun Term Of Reference (TOR) sebanyak 4 rangkap sesuai format Menandatangani TOR Menyerahkan 2 rangkap TOR dan mengarsip 1 berkas TOR Mengarsipkan BA Serah Terima TOR Memeriksa TOR dan menandatangani Mengarsipkan 1 berkas TOR Menerima TOR 2 rangkap dan membuat BA Serah Terima TOR 2 rangkap Menyerahkan 1 berkas TOR ke Tim Monev dan mengarsipkan 1 berkas TOR Menerima TOR dan Mengarsipkannya

Keterangan

1 hari

Catatan : Termasuk dalam ruang lingkup prosedur kegiatan swakelola antara lain : - Program pengembangan (lokakarya, seminar, workshop dll), - Policy Studi (Penyusunan SOP,kebijakan dll) - Research & Studies (Penelitian, Pengabdian Kepada Masyarakat dll) - Pengembangan Staf (Pendidikan bergelar, Pendidikan tidak bergelar (sertifikasi, magang, pelatihan dll) - Technical Asisten (mendatangkan tenaga ahli yang didahului melakukan seleksi atas penunjukan Technical Asisten) - Kegiatan yang dilakukan jurusan dengan sumber biaya Mata Anggaran Kegiatan (MAK) - Belanja Barang

12. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Kegiatan Entitas Penanggungjawab kegiatan



03 04 06 07 08

LJM/Monev

09

Aktivitas Menyusun Laporan Kegiatan sesuai format sebanyak 4 rangkap Menandatangani Laporan Menyerahkan Laporan sebanyak 2 berkas dan mengarsipkan 1 berkas laporan Mengarsipkan BA Serah Terima Laporan Memeriksa laporan dan menandatangani Mengarsipkan 1 berkas laporan Menerima laporan Dibuatkan BA Serah terima laporan 2 rangkap Menyerahkan 1 berkas laporan ke Monev Menerima laporan

Keterangan

2 hari

13. Pengajuan Pengadaan Barang/Jasa Entitas Penanggungjawab kegiatan



03 04 06 07 09 11

Panitia Pengadaan B/J

08 10

Aktivitas Sesuai POK menyusun spek barang yang diperlukan dalam kegiatan pengadaan Menandatangani Usulan barang Menyerahkan Usulan sebanyak 2 berkas dan mengarsipkan 1 berkas usulan Memeriksa usulan dan menandatangani Mengarsipkan 1 berkas usulan Menerima usulan dan menyampaikan disposisi ke Panitia Mengarsipkan 1 berkas usulan barang/ jasa Memeriksa dokumen pengadaan B/J dan menandatangani sesuai ketentuan Mengarsipkan Memeriksa usulan barang/jasa dan melaksanakan pengadaan B/J sesuai ketentuan yang berlaku Melakukan penjilidan berkas kontrak sebanyak 5 berkas, disampaikan

Keterangan

1 hari

1 hari

Waktu sesuai Kepres 80/2003 & perubahaanya 1 hari

Ka TU Kaur Perlengkapan Rekanan

12 13 14

kepada - PPK/Bendahara - Ka Tata Usaha - Kaur Perlengkapan - Rekanan - Arsip Mengarsipkan Mengarsipkan Mengarsipkan

14. Serah terima barang/Jasa Entitas Panitia Pemeriksa/ Penerima Barang

Urutan Aktivitas 01

02 03

05

04 Pejabat Pembuat Komitmen

06 07

Aktivitas Menerima barang dari rekanan (cocokan spek yang ada dalam kontrak dengan fisik barang) dan instalasi Penerimaan barang melibatkan penanggungjawab kegiatan dan Panitia pengadaan Barang/Jasa Panitia penerima barang menandatangani BA Pemeriksaan Barang sebanyak 5 lembar Mendistribusikan tindasannya kepada - PPK/Bendahara - Panitia pengadaan B/J - Kaur Perlengkapan - Rekanan - Arsip Mengesahkan penerimaan barang Menyerahkan Barang kepada Lembaga melalui kaur perlengkapan Mendisposisikan kepada Bendahara untuk melakukan pembayaran

Keterangan

2 hari

1 hari

15. Pengajuan SPM - Ganti Uang (GU) Entitas Bendahara

Urutan Aktivitas 01

02 03 04

Aktivitas

Keterangan

Mengelompokan pengeluaran atas penggunaan Uang Persediaan dan membuat SPP (Surat Permintaan Pembayaran) sebanyak 4 lembar Membuat Surat Pernyataan Tanggung jawab Belanja DIPA sebanyak 4 lembar Membuat Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (*) Membuat kwitansi sebanyak 4 lembar

2 hari

05 06 11 12 13 14 15 17 Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Verifikasi


07 08 16 09 10

Melampirkan Faktur pajak dan Surat Setoran Pajak sesuai UU perpajakan Memberi paraf pada dokumen yang dibuat Memeriksa kembali kelengkapan dokumen SPM Menyerahkan dokumen SPM 1 rangkap Mencatat dalam buku register penyampaian SPM Mengirim SPM 3 rangkap ke KPPN Mengarsipkan tanda terima SPM dan SP2D Membukuan transaksi dalam pembukuan Memeriksa dan menandatangani seperangkat SPP Melakukan verifikasi seperangkat SPP dan menandatangani (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki) Menerima dan mengarsipkan SPM Melakukan pemeriksaan seperangkat SPP, (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki sesuai ketentuan) Menerbitkan SPM (Surat Perintah Membayar) sebanyak 4 rangkap

(*) untuk PNBP dilengkapi Laporan posisi Saldo PNBP di Kas Negara 16. Pengajuan SPM – Langsung (LS) untuk belanja pegawai (rutin) Entitas Pembuat Daftar Gaji Bendahara Pengeluaran

Urutan Aktivitas 01 02 03 04 05 06 11 12 13 14 15 17

Aktivitas Membuat Daftar Gaji Induk Pegawai Negeri Sipil Polnep Menandatangani Daftar Gaji (DG) Memeriksa dan menandatangani (DG) Membuat SPP (Surat Permintaan Pembayaran) sebanyak 4 lembar Melampirkan Surat Setoran Pajak sesuai UU perpajakan Memberi paraf pada dokumen yang dibuat Memeriksa kembali kelengkapan dokumen SPM Menyerahkan dokumen SPM 1 rangkap Mencatat dalam buku register penyampaian SPM Mengirim SPM 3 rangkap ke KPPN Mengarsipkan tanda terima SPM dan SP2D Membukuan transaksi dalam

Keterangan Paling lambat dibuat tgl 10 untuk gaji bulan berikunya

2 hari



07 08 16 09 10

pembukuan Memeriksa dan menandatangani seperangkat SPP Melakukan verifikasi seperangkat SPP dan menandatangani (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki) Menerima dan mengarsipkan SPM Melakukan pemeriksaan seperangkat SPP, (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki sesuai ketentuan) Menerbitkan SPM (Surat Perintah Membayar) sebanyak 4 rangkap

17. Pengajuan honorarium pengajaran (insentif pengajaran) Entitas Ketua Program studi

Urutan Aktivitas 01

02 Kaur Administrasi Akademik 03

Bendahara

04 05

Aktivitas Melaporkan Daftar kehadiran dosen dalam proses belajar mengajar dan disetujui Ketua Jurusan sebanyak 2 berkas (1 diarsip di jurusan) Memeriksa Daftar kehadiran dan mencocokan dengan laporan Tim Pengawasan Akademik Menyampaikan melalui surat resmi ke bendahara untuk pembayaran honorarium pengajaran Memeriksa kelengkapan usulan dan memproses sesuai prosedur pengajuan SPM-Langsung untuk belanja pegawai (honorarium) Mengarsipkan surat usulan

Keterangan

2 hari

1 hari

18. Pengajuan SPM – Langsung (LS) untuk belanja pegawai (honorarium) Entitas Pembuat Daftar Gaji/ Honorarium


Bendahara Pengeluaran

03 04 05 06 07

Aktivitas

Keterangan

Membuat SK Pembayaran honorarium sesuai SK Direktur/KPA Membuat Daftar Penerimaan Honorarium Memberi paraf Memeriksa dan menandatangani Daftar Penerimaan Honorarium Membuat SPP (Surat Permintaan Pembayaran) sebanyak 4 lembar Melampirkan Surat Setoran Pajak sesuai UU perpajakan (*) Memberi paraf pada dokumen yang

2 hari

12 13 14 15 16 18 Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Verifikasi


08 09 17 10 11

dibuat Memeriksa kembali kelengkapan dokumen SPM Menyerahkan dokumen SPM 1 rangkap Mencatat dalam buku register penyampaian SPM Mengirim SPM 3 rangkap ke KPPN Mengarsipkan tanda terima SPM dan SP2D Membukuan transaksi dalam pembukuan Memeriksa dan menandatangani seperangkat SPP Melakukan verifikasi seperangkat SPP dan menandatangani (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki) Menerima dan mengarsipkan SPM Melakukan pemeriksaan seperangkat SPP, (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki sesuai ketentuan) Menerbitkan SPM (Surat Perintah Membayar) sebanyak 4 rangkap

(*) untuk PNBP dilengkapi Laporan posisi Saldo PNBP di Kas Negara 19. Lembur Entitas Kaur


05

Kabag AUK/AAK

02 06

Kaur Keuangan

07

08

Aktivitas Mengajukan tugas lembur kepada Kabag AUK/AAK (sesuai tupoksi) sebanyak 2 lembar Melaksanakan ijin lembur (staf lembur sesuai kebutuhan) sebanyak 2 lembar Membuat Daftar Kehadiran Lembur dengan menyebut Tugas, tempat dan jam pelaksanaan lembur (sebanyak 2 lembar) Mengusulkan pembayaran lembur kepada Kaur Keuangan dan diketahui Kabag AUK/AAK, 1 berkas diarsipkan pada unit yang bersangkutan Mengeluarkan surat tugas lembur Menandatangani usulan pembayaran lembur Memeriksa dan memerintah Pembuat daftar gaji/honorarium untuk menyusun dokumen pengusulan pembayaran lembur Mengusulkan kepada Bendahara

Keterangan

2 hari

2 hari


09 10 11 12 13 18 19 20 21 22 23



14 15 24 16 17

Memproses pengusulan pembayaran uang lembur ke KPPN Memeriksa dan menandatangani Usulan lembur Membuat SPP (Surat Permintaan Pembayaran) sebanyak 4 lembar Melampirkan Surat Setoran Pajak sesuai UU perpajakan Memberi paraf pada dokumen yang dibuat Memeriksa kembali kelengkapan dokumen SPM Menyerahkan dokumen SPM 1 rangkap Mencatat dalam buku register penyampaian SPM Mengirim SPM 3 rangkap ke KPPN Mengarsipkan tanda terima SPM dan SP2D Membukuan transaksi dalam pembukuan Memeriksa dan menandatangani seperangkat SPP Melakukan verifikasi seperangkat SPP dan menandatangani (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki) Menerima dan mengarsipkan SPM Melakukan pemeriksaan seperangkat SPP, (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki sesuai ketentuan) Menerbitkan SPM (Surat Perintah Membayar) sebanyak 4 rangkap

20. Uang Makan Entitas Kasubag Kepegawaian


Kabag AUK/AAK Kaur Keuangan

05 04 06

Aktivitas

Keterangan

Berdasarkan Daftar Hadir Karyawan menyiapkan usulan pembayaran uang makan sebanyak 2 exemplar Surat usulan dilampiri rekap kehadiran setiap karyawan dan melampirkan daftar ijin maupun sakit Menandatangani dan disetujui Kabag AUK Menyerahkan kepada Kaur Keuangan Menandatangani Memeriksa dan memerintah Pembuat daftar gaji/honorarium untuk menyusun dokumen pengusulan pembayaran uang

2 hari


07 08 09 10 11 12 17 18 19 20 21 22



13 14 23 15 16

makan Mengusulkan kepada Bendahara Memproses pengusulan pembayaran uang makan ke KPPN Memeriksa dan menandatangani Usulan uang makan Membuat SPP (Surat Permintaan Pembayaran) sebanyak 4 lembar Melampirkan Surat Setoran Pajak sesuai UU perpajakan Memberi paraf pada dokumen yang dibuat Memeriksa kembali kelengkapan dokumen SPM Menyerahkan dokumen SPM 1 rangkap Mencatat dalam buku register penyampaian SPM Mengirim SPM 3 rangkap ke KPPN Mengarsipkan tanda terima SPM dan SP2D Membukuan transaksi dalam pembukuan Memeriksa dan menandatangani seperangkat SPP Melakukan verifikasi seperangkat SPP dan menandatangani (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki) Menerima dan mengarsipkan SPM Melakukan pemeriksaan seperangkat SPP, (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki sesuai ketentuan) Menerbitkan SPM (Surat Perintah Membayar) sebanyak 4 rangkap

2 hari

21. Perjalanan dinas Entitas KPA/Pudir

Ka TU


Aktivitas Menetapkan personil yang akan melaksanakan perjalanan dinas Memberikan disposisi Menandatangani Surat Tugas Membuat Surat Tugas untuk melaksanakan Perjalanan dinas sesuai kebutuhan Memberi farap dan meminta paraf kepada pihak yang memerintahkan (diluar KPA) Mendistribusikan surat tugas kepada :

Keterangan 1 hari

-

Pudir bidang yang bersangkutan Kabag bidang yang bersangkutan PPK Kajur (untuk dosen) Kasubag kepegawaian Yang bersangkutan

22. Pengembangan Staf Entitas Penanggungjawab kegiatan


03 05 Pudir

04

Pejabat Pembuat Komitmen

06 11


07 08 09 10 15 16 17 18 19 20

Pejabat Verifikasi

12

Aktivitas Melakukan seleksi internal atas penugasan staf dalam program pengembangan staf Menyusun TOR sebanyak 3 rangkap (dilampiri Surat Ijin studi atau Surat Tugas dan SPK antara penanggung jawab kegiatan dengan pelaksana kegiatan) Menandatangani TOR dan meminta persetujuan Pudir Mengarsipkan TOR 1 berkas dan menyampaikan ke PPK Menandatangani TOR dan Mengarsip 1 berkas Memeriksa dan menerima TOR Memeriksa dan menandatangani seperangkat SPP Berdasarkan disposisi PPK membuat SPP (Surat Permintaan Pembayaran) sebanyak 4 lembar Surat Pernyataan Tanggungjawab Belanja DIPA sebanyak 4 lembar Melampirkan kwitansi sebanyak 4 lembar (termasuk biaya perjalanan) Memberi paraf pada dokumen yang dibuat Memeriksa kembali kelengkapan dokumen SPM Menyerahkan dokumen SPM 1 rangkap Mencatat dalam buku register penyampaian SPM Mengirim SPM 3 rangkap ke KPPN Mengarsipkan tanda terima SPM dan SP2D Membukuan transaksi dalam pembukuan Melakukan verifikasi seperangkat SPP dan menandatangani (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki)

Keterangan

1 hari

2 hari


21 13 14

Menerima dan mengarsipkan SPM Melakukan pemeriksaan seperangkat SPP, (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki sesuai ketentuan) Menerbitkan SPM (Surat Perintah Membayar) sebanyak 4 rangkap

23. Tenaga Ahli (Technical Assisten) Entitas Penanggungjawab kegiatan


Pudir

04

Pejabat Pembuat Komitmen

06 11


07 08 09 10 15 16 17 18 19 20

Pejabat Verifikasi

12 21

Aktivitas Melakukan seleksi internal atas bantuan tenaga ahli dalam program Technical Assiten Menyusun TOR sebanyak 3 rangkap (dilampiri SPK antara penanggung jawab kegiatan dengan Tenaga Ahli) Menandatangani TOR dan meminta persetujuan Pudir Mengarsipkan TOR 1 berkas dan menyampaikan ke PPK Menandatangani TOR dan Mengarsip 1 berkas Memeriksa dan menerima TOR Memeriksa dan menandatangani seperangkat SPP Berdasarkan disposisi PPK membuat SPP (Surat Permintaan Pembayaran) sebanyak 4 lembar Surat Pernyataan Tanggungjawab Belanja DIPA sebanyak 4 lembar Melampirkan kwitansi sebanyak 4 lembar (termasuk biaya perjalanan) Memberi paraf pada dokumen yang dibuat Memeriksa kembali kelengkapan dokumen SPM Menyerahkan dokumen SPM 1 rangkap Mencatat dalam buku register penyampaian SPM Mengirim SPM 3 rangkap ke KPPN Mengarsipkan tanda terima SPM dan SP2D Membukuan transaksi dalam pembukuan Melakukan verifikasi seperangkat SPP dan menandatangani (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki) Menerima dan mengarsipkan SPM

Keterangan

1 hari

2 hari


13 14

Melakukan pemeriksaan seperangkat SPP, (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki sesuai ketentuan) Menerbitkan SPM (Surat Perintah Membayar) sebanyak 4 rangkap

24. Pengajuan SPM – Langsung (LS) untuk perjalanan dinas Entitas Bendahara Pengeluaran


06 07 08 09 14 15 16 17 19 Petugas yang melaksanakan Perjalanan Dinas Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Verifikasi


03 04 10 11 18 12

Aktivitas Berdasarkan Disposisi PPK melakukan pembayaran uang muka perjalanan dinas Pembayaran uang muka kepada yang bersangkutan melalui kwitansi dan menyerahkan SPPD 3 lembar Membuat pertanggungjawaban perjalanan dinas sesuai Kepmen keuangan nomor 07/PMK.05/2008 dan Perdirjen nomor PER-21 IPB/2008 Membuat SPP (Surat Permintaan Pembayaran) sebanyak 4 lembar Surat Pernyataan Tanggungjawab Belanja DIPA sebanyak 4 lembar Daftar Nominatif Perjalanan dinas sebanyak 4 lembar (*) Memberi paraf pada dokumen yang dibuat Memeriksa kembali kelengkapan dokumen SPM Menyerahkan dokumen SPM 1 rangkap Mencatat dalam buku register penyampaian SPM Mengirim SPM 3 rangkap ke KPPN Mengarsipkan tanda terima SPM dan SP2D Membukuan transaksi dalam pembukuan Menerima pembayaran uang muka Menyerahkan SPPD dan bukti-bukti pengeluaran yang syah Memeriksa dan menandatangani seperangkat SPP Melakukan verifikasi seperangkat SPP dan menandatangani (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki) Menerima dan mengarsipkan SPM Melakukan pemeriksaan seperangkat SPP, (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki sesuai ketentuan)

Keterangan

2 hari

13

Menerbitkan SPM (Surat Perintah Membayar) sebanyak 4 rangkap

(*) untuk PNBP dilengkapi Laporan posisi Saldo PNBP di Kas Negara 25. Pengajuan SPM – Langsung (LS) untuk belanja langganan daya & jasa Entitas Bendahara

Urutan Aktivitas 01

02 03 04 05 10 11 12 13 14



06 07 15 08 09

Aktivitas

Keterangan

Berdasarkan bukti tagihan dari PLN/ PDAM/TELKOM dibuat SPP (Surat Permintaan Pembayaran) sebanyak 4 lembar Membuat Surat Pernyataan Tanggung jawab Belanja DIPA sebanyak 4 lembar Membuat Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (*) Melampirkan Faktur pajak dan Surat Setoran Pajak sesuai UU perpajakan Memberi paraf pada dokumen yang dibuat Memeriksa kembali kelengkapan dokumen SPM Menyerahkan dokumen SPM 1 rangkap Mencatat dalam buku register penyampaian SPM Mengirim SPM 3 rangkap ke KPPN Mengarsipkan tanda terima SPM dan SP2D Membukuan transaksi dalam pembukuan Memeriksa dan menandatangani seperangkat SPP Melakukan verifikasi seperangkat SPP dan menandatangani (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki) Menerima dan mengarsipkan SPM Melakukan pemeriksaan seperangkat SPP, (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki sesuai ketentuan) Menerbitkan SPM (Surat Perintah Membayar) sebanyak 4 rangkap

2 hari

(*) untuk PNBP dilengkapi Laporan posisi Saldo PNBP di Kas Negara

26. Pengajuan SPM – Langsung (LS) ke Penyedia Barang/Jasa Entitas PPK Bendahara

Urutan Aktivitas 01 02 03 04 05 06 07 08

09 14 15 16 17 18 20 Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Verifikasi


10 11 19 12 13

Aktivitas Mendisposisikan BAP serah terima Barang/Jasa Membuat SPP (Surat Permintaan Pembayaran) sebanyak 4 lembar Membuat Surat Pernyataan Tanggung jawab Belanja DIPA sebanyak 4 lembar Membuat Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (*) Membuat kwitansi sebanyak 4 lembar Membuat Ringkasan kontrak sebanyak 4 rangkap Melampirkan Faktur pajak dan Surat Setoran Pajak sesuai UU perpajakan Melampirkan jaminan pemeliharaan, fotocopi rekening koran, pengukuhan PKP dan dokumen lainnya sesuai ketentuan KPPN Memberi paraf pada dokumen yang dibuat Memeriksa kembali kelengkapan dokumen SPM Menyerahkan dokumen SPM 1 rangkap Mencatat dalam buku register penyampaian SPM Mengirim SPM 3 rangkap ke KPPN Mengarsipkan tanda terima SPM dan SP2D Membukuan transaksi dalam pembukuan Memeriksa dan menandatangani seperangkat SPP Melakukan verifikasi seperangkat SPP dan menandatangani (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki) Menerima dan mengarsipkan SPM Melakukan pemeriksaan seperangkat SPP, (jika tidak sesuai dikembalikan untuk diperbaiki sesuai ketentuan) Menerbitkan SPM (Surat Perintah Membayar) sebanyak 4 rangkap

(*) untuk PNBP dilengkapi Laporan posisi Saldo PNBP di Kas Negara

Keterangan

2 hari

27. Penarikan Uang pada Bank Entitas Bendahara



04 07

Aktivitas Mencocokan SP2D dengan saldo rekening pengeluaran di bank Membuat Daftar rincian rencana penarikan uang untuk pembayaran Menandatangani Cek Menghitung uang yang ditarik dari bank Melakukan pembayaran Membukukan transaksi dalam pembukuan Memeriksa rincian Pengeluaran dan menandatangani cek Secara periodik dilakukan pemeriksaan terhadap Buku Kas Umum, Buku Pembantu Kas Tunai, Buku Pembantu PUMK, Buku Pembantu Pajak, Buku Pembantu Bank

Keterangan

1 hari

28. Pembayaran kegiatan swakelola Entitas Bendahara



04 08

Aktivitas Mencocokan SP2D dengan saldo rekening pengeluaran Membuat Daftar rincian rencana penarikan uang untuk pembayaran Menandatangani Cek Menghitung uang yang ditarik dari bank Melakukan pembayaran Membukukan transaksi dalam pembukuan Memeriksa rincian Pengeluaran dan menandatangani cek Secara periodik dilakukan pemeriksaan terhadap Buku Kas Umum, Buku Pembantu Kas Tunai, Buku Pembantu PUMK, Buku Pembantu Pajak, Buku Pembantu Bank

Keterangan

1 hari

29. Pembayaran gaji rutin Entitas Bendahara


05 06 07 08 Atasan Langsung Bendahara

04

Aktivitas

Keterangan

Mencocokan SP2D dengan saldo rekening pengeluaran di bank Melakukan perhitungan atas jumlah potongan (hutang karyawan) terhadap pihak ketiga Menarik kas dengan menandatangani Cek atas potongan pinjaman karyawan, sedangkan sisanya ditransfer ke rekening karyawan Menghitung uang yang ditarik dari bank Melakukan pembayaran ke pihak ketiga Menyiapkan slip daftar gaji yang akan didistribusikan kepada karyawan Membukukan transaksi dalam pembukuan Memeriksa rincian Pengeluaran dan menandatangani cek

1 hari

Aktivitas

Keterangan

30. Pembayaran honorarium Entitas Bendahara

Urutan Aktivitas 01 02 03 05 06 07 08


04 09

Mencocokan SP2D dengan saldo rekening pengeluaran di bank Menyiapkan Daftar penerimaan honorarium Menarik kas dengan menandatangani Cek Menghitung uang yang ditarik dari bank Melakukan pembayaran kepada karyawan Menyiapkan Daftar Penerimaan Honorarium untuk ditanda tangani karyawan Membukukan transaksi dalam pembukuan Memeriksa rincian Pengeluaran dan menandatangani cek Secara periodik memeriksa Daftar Penerimaan Honorarium yang sudah ditandatangani karyawan

1 hari

31. Penyetoran PNBP Uang pendidikan Entitas Bendahara Penerimaan

Urutan Aktivitas 01 02 03 04 06 07 08 10 12


05 11

Bendahara pengeluaran

09

Aktivitas

Keterangan

Menerima setoran uang pendidikan dari mahasiswa dengan menggunakan bukti penerimaan bernomor urut tercetak Menyetorkan ke rekening Bendahara Penerimaan Membukukan penerimaan dalam BKU dan Buku Pembantu Bank Melakukan rekapitulasi penerimaan uang pendidikan Melakukan penyetoran ke Kas Negara melalui Surat Setoran Penerimaan Negara Bukan Pajak (SSBP) Membukukan uang yang sudah disetor ke kas negara dan mengarsipkan SSBP Menembuskan SSBP ke Bendahara Pengeluaran Setiap bulan membuat Laporan Penerimaan PNBP dan menandatanganinya Melaporkan Laporan Penerimaan PNBP kepada : - KPA - Pembantu Direktur - Kabag - Kasubag PSI - LJM/Monev - Jurusan Menerima laporan penerimaan uang pendidikan Memeriksa dan menandatangani laporan Melakukan pencatatan atas posisi kas di Kas Negara (PNBP)

2 hari

32. Penyetoran Penerimaan Sewa Kendaraan Entitas Bendahara Penerimaan

Urutan Aktivitas 01

02 03 04

Aktivitas

Keterangan

Menerima setoran uang sewa dari bagian kerumahtanggaan dengan menggunakan bukti penerimaan bernomor urut tercetak Menyetorkan ke rekening Bendahara Penerimaan Membukukan penerimaan dalam BKU Melakukan rekapitulasi penerimaan

2 hari

06 07 08 10 12


05 11


09

uang sewa kendaraan Melakukan penyetoran ke Kas Negara melalui Surat Setoran Penerimaan Negara Bukan Pajak (SSBP) Membukukan uang yang sudah disetor ke kas negara dan mengarsipkan SSBP Menembuskan SSBP ke Bendahara Pengeluaran Setiap bulan membuat Laporan Penerimaan PNBP dan menandatanganinya Melaporkan Laporan Penerimaan PNBP kepada : - KPA - Pembantu Direktur - Kabag - Kasubag PSI - LJM/Monev - Kaur kerumahtanggaan - UPT HI Menerima laporan penerimaan uang sewa kendaraan Memeriksa dan menandatangani laporan Melakukan pencatatan atas posisi kas di Kas Negara (PNBP)

33. Penyetoran Penerimaan Sewa Gedung Entitas Bendahara Penerimaan

Urutan Aktivitas 01 02 03 04 06 07 08 10 12

Aktivitas

Keterangan

Menerima setoran uang sewa dari pihak penyewa dengan menggunakan bukti penerimaan bernomor urut tercetak Menyetorkan ke rekening Bendahara Penerimaan Membukukan penerimaan dalam BKU Melakukan rekapitulasi penerimaan uang sewa gedung Melakukan penyetoran ke Kas Negara melalui Surat Setoran Penerimaan Negara Bukan Pajak (SSBP) Membukukan uang yang sudah disetor ke kas negara dan mengarsipkan SSBP Menembuskan SSBP ke Bendahara Pengeluaran Setiap bulan membuat Laporan Penerimaan PNBP dan menandatanganinya Melaporkan Laporan Penerimaan

2 hari


05 11


09

PNBP kepada : - KPA - Pembantu Direktur - Kabag - Kasubag PSI - LJM/Monev - Kaur kerumahtanggaan - UPT HI Menerima laporan penerimaan uang sewa gedung Memeriksa dan menandatangani laporan Melakukan pencatatan atas posisi kas di Kas Negara (PNBP)

34. Penyetoran Penerimaan Kerjasama Entitas Bendahara Penerimaan

Urutan Aktivitas 01

02 03 04 06 07 08 10 12


05

Aktivitas

Keterangan

Menerima setoran uang kerjasama dari pihak ketiga, jurusan, UPT HI dan pihak lainnya dengan menggunakan bukti penerimaan bernomor urut tercetak Menyetorkan ke rekening Bendahara Penerimaan Membukukan penerimaan dalam BKU Melakukan rekapitulasi penerimaan uang kerjasama Melakukan penyetoran ke Kas Negara melalui Surat Setoran Penerimaan Negara Bukan Pajak (SSBP) Membukukan uang yang sudah disetor ke kas negara dan mengarsipkan SSBP Menembuskan SSBP ke Bendahara Pengeluaran Setiap bulan membuat Laporan Penerimaan PNBP dan menandatanganinya Melaporkan Laporan Penerimaan PNBP kepada : - KPA - Pembantu Direktur - Kabag - Kasubag PSI - LJM/Monev - Jurusan - UPT HI Menerima laporan penerimaan uang kerjasaman pendidikan

2 hari

11 Bendahara pengeluaran

09

Memeriksa dan menandatangani laporan Melakukan pencatatan atas posisi kas di Kas Negara (PNBP)

35. Pembukuan pada bendahara pengeluaran Entitas

Urutan Aktivitas

Petugas Pengambil SPM/SP2D

01

Petugas Pelaporan SAI

02 03 04 05


06 07 08 10


09

Aktivitas

Keterangan

Menyerahkan SP2D kepada Petugas Pelaporan SAI Membukukan dalam buku besar dalam rangka perhitungan daya serap dan menyerahkan ke bendahara SP2D sebagai dasar dalam melakukan pembukuan Melakukan pembukan dalam Buku Kas Umum Melakukan pembukuan dalam Buku Pembantu Bank Melakukan pembukuan dalam Buku Pembantu Kas Tunai Melakukan pembukuan dalam Buku Pembantu Pajak Menandatangani pembukuan dan dilaporkan setiap bulan Bendahara mengarsipkan SP2D dan dokumen pendukung lainnya Memeriksa dan menandatangani pembukuan

1 hari

36. Pembukuan pada bendahara penerima Entitas Petugas Penyetor SSBP Bendahara Penerima

Urutan Aktivitas 01 02 03 04 05 06 08

Aktivitas

Keterangan

Menyerahkan SSBP kepada Bendahara penerima SSBP sebagai dasar dalam melakukan pembukuan Melakukan pembukan dalam Buku Kas Umum Melakukan pembukuan dalam Buku Pembantu Bank Melakukan pembukuan dalam Buku Pembantu Kas Tunai Menandatangani pembukuan dan dilaporkan setiap bulan Bendahara mengarsipkan SP2D dan dokumen pendukung lainnya

1 hari

Atasan Langsung Bendahara Petugas Pelaporan SAI

07 09

Memeriksa dan menandatangani pembukuan Melakukan pencatatan penerimaan untuk pelaporan bulanan

37. Pembukuan pada PUMK Entitas


PUMK

03 05 Atasan Langsung Bendahara

04

Aktivitas

Keterangan

Melakukan pencatatan dalam Buku Pembantu Uang Muka atas uang yang diberikan Bendahara Melakukan pencatatan atas SP2D yang berkaitan dengan GU-UP Melakukan penutupan atas pembukuan setiap bulan Menertibkan pembukuan dan bukti pendukung Memeriksa dan menandatangani pembukuan

1 hari

Aktivitas

Keterangan

Bendahara melakukan penutupan pembukuan Melakukan pencocokan saldo kas tunai dengan fisik kas Membuat Berita Acara Pemeriksaan Kas Mengarsipkan Berita Acara Pemeriksaan Kas dan menembuskannya kepada : - KPA - Pudir II Memeriksa dan menandatangani Berita Acara Pemeriksaan Kas Tunai Menjadi saksi atas perhitungan posisi kas

1 hari

38. Pemeriksaan cash opname Entitas



03

06 Atasan Langsung Bendahara PUMK

04 05

39. Pelaporan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) Entitas

Urutan

Aktivitas

Keterangan

Aktivitas 01 Petugas Pelaporan SAI

02 03 05 04

Bendahara

05

Menginventarisir Pajak yang sudah dipungut KPPN setiap bulan melalui SSP lembar ke 5 Mengisi laporan SPT PPN Pemungut bulanan (paling lambat dilaporkan tanggal 20 bulan berikutnya) Memberi paraf Melaporkan ke kantor Pajak Memeriksa dan menandatangani SPT PPN Pemungut Mengarsipkan SPT dan tanda terima laporan

2 hari

40. Pelaporan Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 21 Bulanan Entitas

Urutan Aktivitas 01


02 03 05 04

Bendahara

05

Aktivitas Menginventarisir Pajak yang sudah dipungut KPPN setiap bulan melalui SSP lembar ke 5 Mengisi laporan SPT PPh pasal 21 bulanan (paling lambat dilaporkan tanggal 20 bulan berikutnya) Memberi paraf Melaporkan ke kantor Pajak Memeriksa dan menandatangani SPT PPh pasal 21 Mengarsipkan SPT dan tanda terima laporan

Keterangan

2 hari

41. Pelaporan Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 21 Tahunan Entitas

Urutan Aktivitas 01


02 03 05 04

Bendahara

05

Aktivitas Menginventarisir Pajak yang sudah dilaporkan setiap bulan ke KPP Pontianak Mengisi laporan SPT PPh pasal 21 tahunan (paling lambat dilaporkan tanggal 31 Maret tahun berikutnya) Memberi paraf Melaporkan ke kantor Pajak Memeriksa dan menandatangani SPT PPh pasal 21 Tahunan Mengarsipkan SPT dan tanda terima laporan

Keterangan

2 hari

42. Penyusunan laporan keuangan Daya serap DIPA Entitas

Urutan

Aktivitas

Keterangan

Aktivitas

04

Menyiapkan laporan rutin sesuai Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Melalukukan rekonsiliasi dengan operator SAI Membubuhkan paraf Mengirim dan mengarsipkan dengan perincian : 1. Sekretaris Direktur Jenderal pendidikan Tinggi 2. Kabiro Keuangan Diknas 3. Kabiro Perencanaan dan KLN Diknas 4. Kasubag PSI 5. Arsip Membubuhkan paraf

05

Menandatangani laporan

01 02 03 Petugas Pelaporan SAI 06

Atasan Langsung Bendahara Pudir II

2 hari

43. Penyusunan laporan keuangan PNBP Entitas

Urutan Aktivitas

04 05

Menyiapkan laporan rutin sesuai Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Melalukukan rekonsiliasi dengan operator SAI Membubuhkan paraf Mengirim dan mengarsipkan dengan perincian : 1. Direktur Jenderal pendidikan Tinggi 2. Kabag Keuangan Dikti 3. Kabiro Keuangan Diknas 4. Kabiro Perencanaan & KLN Diknas 5. Arsip Memeriksa dan membubuhkan paraf Memeriksa dan menandatangani

06

Menandatangani laporan

01 02 03 Petugas Pelaporan SAI 07

Bendahara Atasan Langsung Bendahara Pudir II

Aktivitas

Keterangan

2 hari

STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR

Recommend Documents