SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM REPUBLIK INDONESIA
Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh: Annisa Nurulita NIM. 1111025100067
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1436 H/2015 M
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM REPUBLIK INDONESIA
Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh: Annisa Nurulita NIM :1111025100067
di bawah bimbingan
Hendro Wicaksono, M.Hum. NIP. 19741011 200501 1 001
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1436 H / 2015 M
ABSTRAK
Annisa Nurulita (1111025100067). Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis: Studi Kasus bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia. Di bawah bimbingan Hendro Wicaksono, M.Hum. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2015.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui gambaran sistem pengelolaan arsip, untuk mengetahui perlengkapan sistem pengelolaan arsip dan kendala yang dialami dalam melakukan sistem pengelolaan arsip dinamis bagian Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan untuk pengumpulan data adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data meliputi: reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukan bahwa sistem pengelolaan arsip yang dilakukan belum sepenuhnya baik karena ada beberapa kendala dalam pengelolaan arsip dinamis dan ada beberapa aspek pengelolaan arsip dinamis yang belum dilakukan secara sistematis. Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut: Sistem pengelolaan arsip dinamis pada Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia pada aspek penciptaan dan penerimaan arsip, penyimpanan, pemeliharaan, dan penyusutan. Perlengkapan arsip dinamis yang digunakan Adminitrasi Perkantoran di Biro Umum kondisinya cukup baik dan masih layak digunakan. Pengelolaan arsip dinamis, ada 5 kendala yang dihadapi oleh Administrasi Perkantoran di Biro Umum yaitu anggaran dana, fasilitas penunjang pengelolaan arsip dinamis, sistem pengamanan, kurang pegawai dalam bidang kearsipan, dan kegiatan dalam mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM). Dasar hukum pengelolaan arsip dinamis di Administrasi Perkantoran di Biro Umum adanya kebijakan, dan SOP mengenai pengelolaan arsip dinamis.
Kata Kunci : arsip dinamis, sistem , pengelolaan
i
ABSTRACT
Annisa Nurulita (1111025100067). The Records Management System in the Administration Office at the General Bureau of the Secretariat General of Public Works Ministry of the Republic of Indonesia. Under the guidance of Hendro Wicaksono, M. Hum. Library Science Program Faculty of Manners and Humanities Syarif Hidayatullah State Islamic University of Jakarta, in 2015.
The purpose of this research is the pictures of records management system, to know the equipment records management system and the constraints experienced in conducting records management system in the Administration Office at the Public Works Ministry of the Republic of Indonesia. This research uses descriptive method with qualitative approach. The techniques used for collecting data are observation, interviews, and documentation. Meanwhile, data analysis techniques include: data reduction, data presentation and conclusion. The results showed that the records management system is not yet fully done well because there are some obstacles in the management of records and there are some aspects of records management that has not been done systematically. The conclusion of this research is that records management systems in Administration Office consists of the aspects of the creation and reception of archieves, the storage, the preservation, and the depreciation. The condition of records equipment used by the Administration Office at the General Bureau is good and still usable. On the records management, there are five problems faced by the Administration Office at the General Bureau: the budget, the supporting records facilities, the security systems, the lacks of employees in the field of archives, and the activities in optimizing the human resources. The legal basis of records management in Office Administration in the General Bureau is the policies and SOP regarding records management.
Keywords: Records, system, management
ii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil ‘alamiin, segala puja dan puji hanya untuk Allah SWT semata, maha sumber ilmu yang telah memberikan nikmat jasmani dan rohani, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Perkantoran di
bagian Administrasi
Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Republik
Indonesia” ini sesuai rencana. Shalawat dan salam tak lupa penulis curahkan kepada junjungan ku, Baginda Rasulullah, Nabi Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya. Semoga segala kasih dan sayangNya dapat terus kita rasakan sebagai hingga akhir perjalanan hidup kita. Amin! Dengan berakhirnya penulisan skripsi, tentu banyak pihak yang telah yang telah banyak membantu dan mendukung penulis. Untuk itu sudah sepatutnya penulis ucapkan terima kasih atas segala perhatiannya, mulai dari awal studi, penyusunan proposal hingga skripsi ini siap jilid, mereka adalah: 1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora. 2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi FAH UIN Jakarta. 3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi FAH UIN Jakarta. 4. Bapak Hendro Wicaksono, M.Hum,selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang telah berkenan
menyisihkan
waktunya
di
tengah
kesibukannya
untuk
mengarahkan, dan menuntun penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.
iii
membantu,
5. Ibu Alfida, M.LIS, selaku dosen penguji I yang telah memberikan saran yang bermanfaat dan meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu penyelesaikan skripsi ini. 6. Ibu Siti Maryam, M.Hum, selaku dosen pembimbing akademik penulis yang membantu, mengarahkan, dan menuntun penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini. 7. Bpk. Hajar Maruf, S.Sos dan Ibu Suci, serta pegawai bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum yang banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini dan memberikan masukan saat melakukan penelitian. 8. Segenap Dosen Jurusan IPI FAH UIN Jakarta yang telah banyak memberikan ilmu yang bermanfaat dan pengalaman profesi. Hanya Allah yang akan membalas semua kebaikan ini dengan ganjaran amal jariah. Amin YRA. 9. Ayahanda Chaidir Anwar dan Ibunda Rosmala. Terima kasih ayah dan mama telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan moril dan materil serta limpahan kasih sayang kepada penulis, serta abang Muhammad Rizky dan Adik Achmad Iqbal. 10. Sahabat-sahabat saya terutama Arum Sari, Siti Iqlima Zeinia, Nurmalita, Muhammad Fadli, Andhika Wahyudi, Hakim Afrianto, Niya Fatmawati, Resti Kuntari, Tiya Noer Arifin dan Wulandari yang selalu mendukung dan memberi semangat penulis. 11. Sahabatku para Mejikuhibiniuke: Muthia Fariza, Jundiah, Anggraeny Pramesti, Imroatus Sholihah, Puti Asmarani, Marini Badzlina, dan Donna Sitta A. Terima kasih atas segala saran untuk penulis agar senantiasa berlaku lurus selamanya. Insya Allah! 12. Teman-teman seangkatan Jurusan Ilmu Perpustakaan 2011 terutama IPI C, teman-teman KKN SEHATI 2014, yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsinya dan yang telah memberi semangat menyelesaikan penulisan skripsi ini yang telah berbagi atas ilmunya, selalu mendukung dan memberi semangat penulis.
iv
13. Teman-teman Jurusan Ilmu Perpustakaan terutama, Luki Budiawan, Firly Hidayat, Feby Azom Arafiqie, Zulfikar, Kikim, Gita, Kibar, Lona, Yeni, Putri, dan Mohammad Rifqi yang telah memberi semangat menyelesaikan penulisan skripsi ini yang telah berbagi atas ilmunya, selalu mendukung dan memberi semangat penulis.
Kesempurnaan hanya milik Allah, dan ibarat ‘tiada gading yang tak retak’, demikian pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih bertaburan sejumlah kekurangan dan kekeliruan, maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh masukan, berupa kritik dan saran membangun. Dengan demikian, diharapkan skripsi ini dapat mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk sekecil apa pun, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca. Jakarta, Juli 2015
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ......................................................................................................... i ABSTRACT ....................................................................................................... ii KATA PENGANTAR ....................................................................................... iii DAFTAR ISI ...................................................................................................... vi DAFTAR TABEL ............................................................................................. x DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xi
BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah .............................................................. 1 B. Pembatasan dan Perumusan Masalah......................................... 6 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................... 7 D. Definisi Istilah ............................................................................. 8 E. Sistematika Penulisan.................................................................. 10
BAB II
TINJAUAN LITERATUR A. Definisi Arsip .............................................................................. 12 B. Rekod Elektronik ........................................................................ 17 C. Model Pengelolaan Rekod .......................................................... 18 1. Model Siklus Hidup ................................................................ 18 2. Model Kontinum ..................................................................... 21 D. Manajemen Arsip Dinamis........................................................... 25 1. Proses Manajemen Arsip......................................................... 27 2. Penyimpanan Arsip Dinamis................................................... 30 3. Sistem Informasi Kearsipan .................................................... 33
vi
E. Sistem Temu Kembali .................................................................. 35 F. Proses Temu Kembali Arsip ......................................................... 43 G. Tata Naskah Dinas Elektronik...................................................... 48 H. Penelitian Terdahulu .................................................................... 55 BAB III
METODE PENELITIAN A. Pendekatan dan Jenis Penelitian.................................................. 58 B. Sumber Data ................................................................................ 58 C. Indikator Penilaian ...................................................................... 59 D. Pemilihan Informan..................................................................... 63 E. Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 63 1. Observasi ................................................................................ 64 2. Wawancara ............................................................................. 64 3. Dokumentasi ........................................................................... 65 F. Teknik Analisis Data ................................................................... 65 1. Reduksi data ........................................................................... 66 2. Penyajian data ......................................................................... 66 3. Penarikan kesimpulan ............................................................. 66 G. Jadwal Penelitian......................................................................... 66
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil Kementerian Pekerjaan Umum 1. Kementerian Pekerjaan Umum ............................................. 68 2. Visi dan Misi Kementerian Pekerjaan Umum ...................... 70 3. Struktur Organisasi Kementerian Pekerjaan Umum ............. 72 a. Kementerian Pekerjaan Umum ......................................... 72
vii
b. Biro Umum........................................................................ 74 c. Kegiatan Unit Kearsipan ................................................... 78 d.Organisasi dan Manajemen Kementerian Pekerjaan Umum ............................................................... 79
B. Hasil Penelitian 1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran 81 a. Penciptaan dan penerimaan ........................................... 81 b. Penyimpanan ................................................................. 84 c. Pemeliharaan ................................................................. 86 d. Penyusutan dan Pemusnahan ........................................ 87 2. Perlengkapan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran .......................................................................... 88 3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran ........................................................................... 89 a. Anggaran Dana .............................................................. 89 b. Fasilitas .......................................................................... 90 c. Sistem Pengamanan Arsip Dinamis .............................. 90 d. Merekrut Pegawai Bidang Kearsipan ............................ 91 e. Mengoptimalkan Sumber Daya Manusia ...................... 91 4. Dasar Hukum Pengelolaan Arsip pada Administrasi Perkantoran ........................................................................... 92 C. Pembahasan 1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran a. Penciptaan dan penerimaan .............................................. 93
viii
b. Penyimpanan ..................................................................... 97 c. Pemeliharaan ..................................................................... 101 d. Penyusutan dan Pemusnahan ............................................ 101 2. Perlengkapan Arsip Dinamis .................................................. 103 3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis ...................................... 103 4. Dasar Hukum Pengelolaan Arsip Dinamis ............................. 106
BAB V
PENUTUP A. Kesimpulan ................................................................................. 107 B. Saran ........................................................................................... 108
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………… 110 LAMPIRAN-LAMPIRAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 1
Indikator Penilaian ...................................................................... 60
Tabel 2
Jadwal Penelitian ........................................................................ 66
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1
Model Siklus Hidup………………..…………………………….21
Gambar 2
Model Kontinum………………..………………………………..24
Gambar 3
Manajemen Arsip Dinamis………………..……………………...25
Gambar 4
Garis Besar Temu Kembali…………….………………………...45
Gambar 5
Proses Temu Kembali…………….………………………...........46
Gambar 6
Topologi Jaringan Tata Naskah Dinas Elektronik…………….…52
Gambar 7
Struktur Organisasi Kementerian Pekerjaan Umum…………….73
Gambar 8
Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal…………….…………...76
Gambar 9
Struktur Organisasi Biro Umum…………….…………………...77
xi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pada era globalisasi seperti saat ini, informasi merupakan hal yang sangat penting dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh manusia. Berbagai macam dokumen dan media telah tercipta untuk kemudahan dalam
menyimpan,
mencari
dan
menyebarkan
informasi.
Arsip
mempunyai nilai yang sangat penting dalam berbagai hal, selain sebagai informasi, arsip juga merupakan bahan bukti yang dapat di pertanggung jawabkan kebenarannya. Arsip sebagai salah satu produk yang dihasilkan dalam kegiatan Kementerian Pekerjaan Umum merupakan suatu alat yang memberikan kontribuksi dalam penyajian data dan informasi untuk menunjang, mempengaruhi dan melandasi kebijakan pengambilan keputusan bagi Kementerian Pekerjaan Umum. Teknologi yang membantu tercapainya tujuan organisasi atau instansi serta pelaksanaan administrasi di suatu instansi menjadi efektif dan efesien. Kemajuan teknologi berdampak besar terhadap aspek kehidupan manusia termasuk di dalam bidang administrasi yang menuntut adanya profesionalisme dalam melaksanakan setiap aktifitas organisasi, dan tentu saja manajemen kearsipan akan mengikuti kemajuan tersebut . Serta di sisilain, menjadi suatu tantangan bagi para pengelolaan arsip itu sendiri.
1
2
Arsip mempunyai nilai yang sangat penting dalam berbagai hal, selain media informasi juga merupakan bahan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Arsip merupakan produk yang tercipta oleh instansi manapun untuk kegiatannya sehari-hari yang melandasi pengambilan tindakan, melakukan kegiatan sehari-hari, dan memori organisasi. Selain itu juga merupakan bahan bukti peradilan yang sah, dan penyelenggaraan administrasi. Maka dari itu arsip perlu dikelola dengan baik pentingnya arsip.1 Menurut Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi
politik,
organisasi
kemasyarakatan,
dan
perseorangan dalam pelakasanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Agar arsip tersebut dapat dipergunakan secara efektif dan efesien oleh suatu instansi, maka diperlukan adanya manajemen arsip yang baik.2 Dalam sebuah organisasi merupakan kumpulan dari unit kerja yang saling berhubungan dan fungsi yang sesuai dengan deskripsi kerjanya. Dalam menjalankan deskripsi kerja tersebut tercipta kegiatan-kegiatan dan dalam menjalankan kegiatan tersebut akan terjadi transaksi yang merupakan proses administrasi. Proses itulah yang akan menciptakan arsip 1 2
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003).h.13 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
3
apapun jenisnya baik yang tekstual maupun non tekstual. Arsip inilah yang nantinya akan diberkaskan berdasarkan transaksi dan kegiatannya sesuai kepentingan unit kerja agar mudah dicari dan ditemukan kembali. Manajemen rekod adalah mengelola berbagai macam informasi yang ditangkap dalam berbagai bentuk yang dapat direproduksi untuk melaksanakan kegiatan bisnis.3 Pada dasarnya arsip yang disimpan akan digunakan kembali oleh pengguna yang memiliki akses. Di dalam manajemen arsip ini lah diatur tata cara pengelolaan arsip, seperti tahapantahapan yang dilakukan ketika ada arsip yang masuk ke pusat arsip, pencatatan,
pemilahan,
pengklasifikasian,
penataan,
jadwal
retensi,penyusutan, dan juga sistem temu kembali arsip. Arsip yang disimpan bisa untuk dipinjam oleh pengguna ketika dibutuhkan. Sebuah pusat arsip dinamis dianggap baik dilihat dari kemampuan temu kembali arsipnya. Oleh karena itu, temu kembali arsip merupakan sebuah tahapan yang sangat penting dalam manajemen arsip.4 Temu kembali arsip memiliki prosedur-prosedur pengoperasian yang spesifik. Dalam
sasaran utama dari temu kembali arsip adalah
menyediakan akses dengan cepat ke informasi yang dibutuhkan dan untuk orang yang tepat serta membangun prosedur yang efisien untuk proses keluarnya
arsip
dari
tempat
penyimpanan
dan
mengendalikan
pengembalian arsip ke file penyimpanan. Untuk dapat memberikan arsip kepada orang yang tepat, sistem harus dapat menjamin hak akses untuk setiap arsip. Pengguna arsip dapat mencakup staf unit bisnis dimana arsip
3 4
Penn. Ira A., dkk,. “Records Management Handbook (2nd ed.).” (Cambridge:Gower,1994).h.5 Sulistyo-basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003).h.16.
4
tersebut terciptakan, unit bisnis lain yang berada dalam organisasi tersebut atau pengguna diluar organisasi yang telah mendapatkan hak/perizinan untuk mengakses. Tingkat intensitas penemuan kembali arsip yang paling tinggi terjadi pada saat arsip disimpan di Unit Kerja atau Unit Pengolah maka arsip tersebut merupakan jenis arsip aktif. Pengelolaan arsip dalam manajemen akses informasi yang tepat sekaligus menjadi wujud dalam pengembangan budaya keterbukaan informasi yang diamanatkan melalui Undang-undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.5 Undang-undang ini mengikat badan-badan publik untuk menyediakan layanan informasi mengenai aktivitas
kelembagaannya
secara
transparan
dan
akuntabel
bagi
masyarakat. Dalam kewajiban sekaligus kewenangan ini tentunya merupakan hasil yang mendalam mengingat pentingnya arsip-arsip bernilai guna tinggi khususnya di bidang dalam Unit Kerja yang harus di lestarikan untuk dimanfaatkan secara lebih luas. Seiring dengan semakin membengkaknya jumlah arsip yang harus di tangani dan perkembangan teknologi informasi saat ini maka sangat di perlukan suatu sistem manajemen kearsipan yang terkomputerisasi atau disebut dengan Sistem Informasi Kearsipan. Upaya untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum adalah dengan mewujudkan sistem aplikasi kearsipan yang dapat dioperasikan melalui jaringan komputer (internet/intranet), dengan maksud
5
Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
5
untuk meningkatkan percepatan proses layanan pencarian suatu arsip dinamis. Secara umum,Sistem Informasi Kearsipan adalah suatu sistem informasi yang mengelola data yang menyangkut pengumpulan, pengelolaan, pemusnahan, pencetakan laporan dan pencarian kembali arsip yang berbasis komputer sehingga mampu mengelola arsip dengan lebih efektif dan efesien dan pada akhirnya dapat memberi masukan informasi secara aktual dan akurat tentang perumusan kebijakan, strategi dan program pembangunan. Sejak banyak organisasi yang menangani arsip dalam jumlah besar, sistem harus mampu memastikan arsip-arsip tersebut ada dan dapat ditemukan sesuai dengan kebutuhan pengguna sehingga dapat mendukung aktivitas dan pencapaian tujuan manajemen instansi atau perusahaan sesuai target yang telah ditentukan. Oleh karena itu, sebuah unit kearsipan perlu menerapkan prosedur temu kembali arsip. Berdasarkan uraian di atas serta tinjauan di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum adalah untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip dinamis. Sistem pengelolaan arsip dinamis yaitu proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sitematis melalui penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana, dan sarana, serta sumber daya lainnya. Salah satu upaya untuk mendukung
pengelolaan arsip
dinamis di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum adalah dengan mewujudkan sistem aplikasi kearsipan yang dapat di operasikan melalui jaringan komputer (internet/intranet), dengan maksud untuk meningkatkan
6
percepatan proses layanan pencarian suatu arsip dinamis. Arsip dinamis belum memaksimalkan pemanfaatan Tekhnologi (TI) dan Sistem Informasi (SI) dalam penataan dan pendataan arsip aktif, maka sulit dalam pengorepasian sistem pengelolaan arsip, sehingga makin lama nya mencari dalam penemuan suatu dokumen. Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian skripsi yang berjudul “ Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis
bagian Administrasi Perkantoran di
Biro Umum
Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia”.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah Untuk memperoleh hasil penelitian yang sesuai dengan masalah yang telah dipaparkan diatas, maka penelitian ini akan dibatasi hanya pada sistem pengelolaan arsip dinamis dengan baik, maka diperlukan suatu sistem tertentu. Sistem pengelolaan arsip dinamis yang baik harus mempunyai klasifikasi serta indeks yang bisa untuk mudah mencarian dokumen yang secara cepat yang dilakukan di Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia.
2. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang dan pembatasan masalah tersebut, maka perumusan masalah penelitian ini yaitu Bagaimana sistem pengelolaan
7
arsip dinamis yang diterapkan bagian Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan Umum.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan dari Penelitian ini adalah: a. Untuk mengetahui gambaran sistem pengelolaan arsip bagian Administrasi Perkantoran UmumRepublik
di
Kementerian
Pekerjaan
Indonesia.
b. Untuk mengetahui perlengkapan sistem pengelolaan arsip bagian Administrasi Perkantoran UmumRepublik
di
Kementerian
Pekerjaan
Indonesia.
c. Untuk mengetahui kendala yang dialami dalam melakukan sistem pengelolaan
arsip dinamis bagian Administrasi Perkantoran di
Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia. 2. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat untuk: a. Memberikan masukan tentang sistem pengelolaan arsip, khususnya di
lingkungan
Kementerian
Pekerjaan
Umum,
mengingat
pentingnya sistem prosedur dalam mendapatkan temu kembali arsip. b. Mendorong Kementerian Pekerjaan Umum untuk kebutuhan pengguna sehingga dapat mendukung aktivitas dan pencapaian tujuan manajemen sesuai target yang telah ditentukan agar mudah memproses sistem pengelolaan arsip.
8
c. Penelitian ini bermanfaat bagi penelitian untuk meningkatkan pemahaman dan menambah khazanah ilmu pengetahuan khususnya di bidang pengolahan arsip dinamis.
D. Definisi Istilah 1. Arsip Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi
kemasyarakatan
dan
perseorangan
dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.6 2. Arsip Aktif Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan dalam kegiatan langsung organisasi sebagai referensi untuk pengambilan keputusan dan sebagai bahan kerja. 7 3. Pemberkasan Permberkasan adalah fungsi yang dimiliki oleh seluruh pengguna untuk memberkaskan suatu arsip yang diterima ke dalam miliknya, berkas bawahan, atau berkas yang menjadi kewenangan.8
6
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Dra. Krihanta. MSi. “Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi Dalam Rangka Meningkatkan Layanan Kepada Masyarakat”. Jurnal Kearsipan ANRI vol.3 No.1 (Desember 2008). h.66 8 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003). 7
9
4. Klasifikasi Klasifikasi merupakan suatu proses identifikasi yang sistematis dan pengaturan aktivitas bisnis dan ataua rekod ke dalam kategori menurut perjanjian terstruktur berdasar logika, metode, dan aturan yang sesuai dengan prosedur yang ditampilkan dalam sistem klasifikasi.9 5. Rekod Elektronik Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, pertukaran data elektronik, surat elektronik, telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.10 6. Manajemen Rekod Manajemen Rekod adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan diperlihara sebagai bukti dan informasi oleh organisasi atau perorangan, dalam rangka kewajiban hukum atau transaksi bisnis.11 7. Temu Kembali Temu kembali adalah proses menempatkan dan memindahkan arsip atau file dari tempat penyimpanan.12 8. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) Tata Naskah Dinas Elektronik adalah suatu modul dari Perkantoran Elektronik di Kementrian Pekerjaan Umum yang dikembangkan 9
ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition. Undang-Undang Republik Indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. 11 ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition. 12 Read-Smith, dkk. “Records Management”.7th ed. (Australia: South-Westrn,2002).h.139. 10
10
dengan memanfaatkan teknologi intranet berbasis pada jaringan komputer yang sudah ada di Kementrian Pekerjaan Umum dan aplikasi web yang mengakses data surat di dalam program manajemen basis data.13
E. Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN Bab ini memuat argumentasi seputar penelitian, meliputi: latar belakang, perumusan dan pembatasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II : TINJAUAN LITERATUR Bab ini menjelaskan tentang landasan teori yang sesuai dengan jenis arsip yang diambil dan sejumlah variabel penelitian yang relevan dengan topik penelitian, meliputi: pengertian, legalitas, buku pedoman dan sejenisnya. BAB III : METODE PENELITIAN Bab ini membahas mengetahui arti pentingnya penelitian sehingga keputusan-keputusan yang dibuat dapat dipikirkan dan diatur dengan sebaik-baiknya. Dapat menilai hasil-hasil penelitian yang sudah ada, yaitu untuk mengukur sampai beberapa jauh hasil penelitian dapat dipertanggung jawabkan. Terdapatnya Jenis dan Pendekatan Penelitian, Sumber Data, Pemilihan Informan, Teknik Pengumpulan Data, Teknik Analisis Data, Jadwal Penelitian
13 Biro Umum Sekretariat Jenderal. “Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)”. (Jakarta:Kementrian Pekerjaan Umum,2013). h.1
11
BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan meliputi ,Gambaran Umum, lokasi geografis, dasar-dasar hukum, tujuan perpustakaan, visi dan misi, tugas dan fungsinya, koleksi, SDM, layanan, sarana dan prasarana, dan sejenisnya. Menjelasan lebih lanjut teknik pengambilan sampel atau kriteria informan yang ditetapkan, tahapan penelitian, penjelasan tentang informan, hasil penelitian yang berupa tabulasi dan cuplikan hasil wawancara dan diakhiri dengan pembahasan yang disesuaikan dan menjawab tujuan penelitian.
BAB V : PENUTUP Bab ini merupakan bab akhir dari penelitian, yang meliputi: penarikan kesimpulan dan beberapa rekomendasi berupa saransaran. Baik kesimpulan dan saran wajib menjawab tujuan penelitian secara singkat dan padat.
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Definisi Arsip Arsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1 Menurut NARA (National Archives and Records Administration), arsip adalah buku, kertas, peta, foto, material terbacakan mesin, atau materi dokumenter lain, tanpa memperhatikan bentuk fisik atau karakteristiknya, dibuat atau diterima oleh agensi Amerika Serikat dibawah hukum federal atau hubungannya dengan transaksi kepentingan publik dan dipreservasi oleh agensi tersebut sebagai bukti organisasi, fungsi, kebijakan, keputusan, prosedur, operasi, atau aktivitas lain pemerintahan atau karena alasan nilai informasi di dalamnya.2 Pengertian arsip menurut James Gregory Bradsher, 3 yaitu:
1
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan NARA (National Archives and Records Administration). Federal Enterprise Architecture Records Management Profile. http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-profile.pdf. diakses pada tanggal 20 april 2015. 2
3
James Gregory Bradsher “Managing Archives and Archival Institutions”. (The University Chicago Press,1991).h.3
12
13
“Archives are the official or organized records of governments, public and private institutions and organizations, gropus of people and individuals, whatever their date, form and material appearance, which are no longer needed to conduct current business, but are preserved, either as evidence of origins, structures, functions, and activities or because of the value of the information they contain, wheter or not they have been transferred to an archival institution.” Menurut International Councial on Archives, rekod adalah informasi terekam yang dihasilkan atau diterima sebagai bagian dari aktifitas institusi atau individu yang meliputi konten, konteks, dan struktur yang cukup untuk memberikan bukti suatu aktifitas.4 Dari beberapa pengertian yang telah penulis uraikan, maka pengertian rekod adalah informasi yang diciptakan, diterima dan dipelihara sebagai bukti dari kegiatan atau transaksi bisnis yang dilakukan oleh organisasi atau perorangan serta secara langsung masih digunakan untuk perencanaan atau pengambilan keputusan yang disimpan dalam jangka waktu tertentu. Arsip dapat dibedakan menurut fungsinya, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung untuk penyelenggaraan administarsi sehari-hari. Arsip dinamis ini masih aktual dan berlaku untuk menunjang penyelenggaraan administrasi sehari-
4
International Councial on Archives. Electronic Record: a workbook for archivist. Paris: ICA,2005.
14
hari.5 Oleh karena itu arsip dinamis masih berada di unit kerja atau unit pengolahan arsip. Arsip dinamis masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyaratan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan lainnya.6 Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan, berkebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggara sehari-hari administrasi Negara. Arsip mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional akan disimpan di ANRI, dan dapat diakses oleh masyarakat yang berkepentingan. Arsip dinamis dalam penggunaannya terbagi menjadi dua yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan dalam kegiatan langsung organisasi sebagai referensi untuk pengambilan keputusan dan sebagai bahan kerja.
7
Arsip ini akan dipergunakan dan diolah pada unit
pengolah. Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi dalam kegiatan keseharian organisasi. Dalam pelaksanaannya seharusnya arsip inaktif ini disimpan di pusat arsip. Selain itu, arsip dinamis perlu diatur, karena terdapat tiga fungsi dasar arsip dinamis8, yaitu:
5 Boedi martono. “Penyusutan dan Pemngamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan”. (Jakarta:Pustaka Sinar Harapan,1994). h.105 6 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003).h.2 7 Dra. Krihanta. MSi. “Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi Dalam Rangka Meningkatkan Layanan Kepada Masyarakat”. Jurnal Kearsipan ANRI vol.3 No.1 (Desember 2008). h.66 8 . Penn Ira A. “Records management handbook”.(England: Gower House, 1992).h.107
15
1. Sebagai bukti (evidence). 2. Sebagai bahan referens (reference material) bagi badan korporasi untuk fakta, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 3. Agar dapat
disesuaikan dengan peraturan
pemerintah
dalam
penjadwalan retensi arsip. Pada umumnya rekod aktif dikelola oleh unit kerja atau unit pengolah di suatu organisasi. Jika organisasi tersebut memiliki unit penyimpanan secara fisik yang terpusat, maka rekod aktif dikelola oleh unit tersebut, biasanya dikenal dengan istilah central file. Kegiatan yang dilakukan dalam mengelola rekod aktif9, adalah: a. Pemberkasan, yaitu kegiatan untuk melakukan penataan fisik berkas menurut metode tertentu (filling system) misalnya menurut nomor, abjad atau subjek. b. Pembuatan sistem temu kembali, yaitu kegiatan untuk membuat sarana temu balik rekod berupa pengawasan terhadap isi rekod berdasarkan prinsip asal-usul dan urutan asli. Kegiatan yang tercakup dalam pembuatan sistem temu kembali adalah pengklasifikasian dan pengindeksan. Sarana yang perlu diperhatikan dalam mengontrol isi intelektual rekod adalah skema klasifikasi atau thesaurus.
9
Nina Mayesti. Perancangan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Aktif Pada Pusat Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. (Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2003). h.20
16
Rekod dibedakan menjadi tiga jenis berdasarkan frekuensi penggunaannya 10, yaitu: a. Current Records Current Records disebut juga sebagai rekod aktif yang frekuensi penggunaannya masih tinggi pada suatu organisasi. Rekod aktif adalah rekod yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan keberadaan arsip ini di unit pengolah masing-masing unit kerja (central file) masingmasing organisasi. b. Semi-Current Records Semi-Current Records merupakan rekod semi aktif yang frekuensi penggunaanya sudah menurun. Rekod semi aktif berada diantara rekod aktif dengan rekod in-aktif yang berasal dari tahun lalu, namun masih digunakan untuk kepentingan tahun seakarang. c. Non-Current Records Non-Current Records merupakan rekod in-aktif, yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang. Rekod dapat diciptakan dalam berbagai bentuk atau media antara lain11, yaitu: a. Kertas, microfilm, atau elektronik. b. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar,foto dan lain-lain. 10
Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and practice (London: Facet Publishing, 2003), h. 6. 11 Kennedy,Jay and Cherry Schauder. “Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd ed.( Sydney: Longman Australia, 1998). h.5
17
c. Data dari sistem bisnis, dokumen pengolah data, spreadsheets, email, citra digital. d. Audio atau video. e. Dokumen tulisan tangan. f. Rekod yang tidak terlalu berstruktur, seperti surat dan dokumen yang sangat berstruktur seperti formulir.
B. Rekod Elektronik NARA mendefinisikan rekod elektronik adalah semua yang masuk dalam definisi rekod, tetapi disimpan dalam medium elektronik.12 Menurut William Saffady menambahkan karakteristik bahwa rekod elektronik adalah informasi terbacakan mesin (machine-readable). Rekod elektronik bisa menyimpan jenis informasi apapun seperti data kuantitatif dalam basisdata dan lembarkerja, teks didalam berkas aplikasi perkantoran, surat elektronik, gambar, termasuk video, animasi, suara, dan lain-lain. Rekod elektronik diciptakan oleh komputer dan peralatan lain yang berfungsi seperti komputer dan informasi disimpan dalam bentuk digital. Sebuah surat yang dibuat dengan aplikasi perkantoran dan disimpan sebagai berkas komputer adalah rekod elektronik, tetapi copy tercetak dari surat tersebut bukanlah rekod elektronik.13
12
NARA (National Archives and Records Administration). Federal Enterprise Architecture Records Management Profile. 2005. 13 William Saffady. Managing electronic records. 4Th ed. (New York: ARMA International 2009).
18
Dalam Undang-Undang Republik Indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik, disebutkan bahwa Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, pertukaran data elektronik, surat elektronik, telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.14 Rekod elektonik merupakan rekod yang penciptaannya berbentuk elektronik sampai masa retensi hingga diputuskan musnah atau disimpan permanenkan. Rekod elektronik bisa menyimpan jenis informasi apapun seperti dalam basisdata dan lembarkerja, teks didalam berkas aplikasi perkantoran, surat elektronik, gambar, termasuk video, animasi, suara, dan lain-lain. Informasi yang ada disimpan di dalam komputer, dan kode akses atau simbol dalam dokumen itu mempunyai arti agar mudah nya suatu pencarian dokumen.
C. Model Pengelolaan Rekod 1. Model Siklus Hidup Rekod memiliki siklus hidup sejak diciptakan hingga masa penyusutan. Siklus hidupnya lebih kompleks dari sumber informasi lainnya. Hal ini dikarenakan siklus hidup rekod berdasarkan pada nilai dan
14
Undang-Undang Republik Indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
19
penggunaan.15 Menurut Philip C. Bantin (n.d.) mendeskripsikan model daur-hidup sebuah rekod kedalam beberapa tahap atau periode, mirip seperti organisme hidup. Pada tahap pertama, rekod diciptakan. Pada tahap kedua rekod memasuki masa aktif dengan nilai primer maksimum, aktif dan sering digunakan oleh institusi pembuatnya serta digunakan untuk pengambilan keputusan (di Indonesia biasa disebut arsip dinamis aktif). Pada tahap ini rekod biasanya disimpan di kantor/unit kerja tempat penciptanya atau dimana rekod tersebut aktif digunakan. Pada akhir tahap kedua rekod akan dievaluasi dan ditentukan apakah dimusnahkan atau memasuki tahap berikutnya (ketiga) dan diubah statusnya menjadi semiaktif, artinya rekod tersebut masih mempunyai nilai tetapi tidak diperlukan untuk pengambilan keputusan sehari-hari (di Indonesia biasa disebut arsip dinamis inaktif). Karena rekod tidak digunakan secara reguler, maka biasanya disimpan ditempat berbeda (pusat penyimpanan). Pada akhir tahap ketiga, dilakukan evaluasi kembali untuk menentukan apakah rekod akan dimusnahkan atau memasuki tahap keempat. Yaitu disimpan sebagai menjadi rekod permanen, atau biasa disebut archives (di Indonesia biasa disebut arsip statis). Biasanya hanya sekitar 5-10% rekod yang menjadi arsip. Biasanya disimpan di pusat arsip setempat seperti pusat arsip
15
Penn. Ira A., dkk,. Records Management Handbook. (2nd ed.). (Cambridge:Gower,1994).h.12
20
propinsi atau nasional. Dilakukan aktifitas khusus dalam rangka preservasi dan mendeskripsikan archives yang disimpan.16 Didalam setiap fase ini ada berbagai elemen dan aktifitas. Diakhir siklus, sebuah rekod bisa menuju siklus berikutnya, siklus hidup arsip (statis).
Arsiparis
mengidentifikasi
dan
menilai
guna
rekod,
mengakuisisinya, mendokumentasikan, memelihara dan menyediakan akses ke arsip tersebut.17 Berbagai literatur menyebutkan fase atau tahapan yang dialami rekod dalam siklus hidupnya secara beragam. Penn Ira menyebutkan bahwa siklus hidup terdiri dari lahir (fase penciptaan), hidup (fase pemeliharaan dan penggunaan) dan mati (fase pemusnahan).18 Menurut Kennedy, siklus hidup rekod menjadi lima fase yaitu pencitaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.19 Sedangkan menurut Patria Wallace terdapat delapan fase yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, penyimpanan rekod aktif, pemindahan, penyimpanan rekod inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan permanen. Pada fase pertama sampai ke empat, rekod berupa rekod aktif yang dikelola dan disimpan oleh unit kerja penciptanya. Pada fase lima dan enam, rekod sudah menjadi rekod inaktif yang menjadi tanggung jawab dan disimpan di pusat rekod. Pusat rekod bisa berlokasi di lingkungan organisasi itu sendiri atau 16
Philip C Bantin. n.d. Strategies for managing elecrtonic records: a new archival paradigm? An affirmation of our archival traditions? http://www.indiana.edu/~libarch/ER/macpaper12.pdf. diunduh pada tanggal 30 April 2015. 17 Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd ed. (Sydney: Longman Australia, 1998).h.9 18 Penn. Ira A., dkk,. Records Management Handbook. (2nd ed.). (Cambridge:Gower,1994).h.12. 19 Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2 nd ed. (Sydney: Longman Australia, 1998).h.9
21
outsorcing ke pusat rekod komersial. Pada fase terakhir , rekod in aktif dinilai untuk dimusnahkan atau disimpan permanen di lembaga kearsipan atau depo/repository arsip. 20 Gambar 1 Menurut Patricia Wallace Model Siklus hidup Rekod21
2. Model Kontinum Model kontinum rekod merupakan model manajamen rekod sebagai sebuah proses berkesinambungan mulai dari rekod diciptakan sampai disebarluaskan. Model ini memandang perlunya mengelola rekod dari perspektif aktifitas yang didokumentasikan oleh organisasi, bukan visualisasi dalam tahapan berurutan, yang merupakan penekanan dari analogi siklus hidup. Hal ini seperti mengelola rekod dengan pertanyaan rekod apa yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bukti kegiatan, 20
Patricia Wallace. Record Management: Integrated Information System.( Englewood Cliff, NJ: Prentince Hall,1992).h.4 21
Ibid h.16
22
sistem dan peraturan apa yang diperlukan untuk menjamin rekod teratur dan terpelihara, berapa lama masa simpannya untuk kebutuhan organisasi dan siapa yang berhak mengakses rekod tersebut. Model kontinum mendorong antisipasi kebutuhan organisasi pada masa mendatang untuk dokumentasi pembuktian sebagai bagian integrasi manajemen operasional dan strategis.22 Kontinum rekod sebagai sebuah model mulai diformulasikan oleh Upward berdasarkan 4 prinsip23, yaitu: a. Sebuah konsep “rekod” yang termasuk didalamnya rekod dengan nilai berkelanjutan (archives) yang menekankan pada penggunaan untuk transaksi, pembuktian, dan tujuan ingatan, dan menyatukan pendekatan penataan rekod, apakah untuk disimpan sementara atau selamanya. b.
Fokus kepada rekod sebagai entitas logik daripada fisik tanpa melihat apakah berbentuk kertas atau elektronik.
c. Institusionalisasi profesi kearsipan menekankan pada kebutuhan mengintegrasikan kearsipan kedalam proses dan tujuan bisnis dan masyarakat. d. Ilmu kearsipan adalah dasar pengetahuan bagi penataan rekod.
22
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2 nd ed. (Sydney: Longman Australia, 1998).h.10 23 Frank Upward. Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial principles and properties. 1998.http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp1.html. Diunduh 30 April 2015.
23
Kennedy menerangkan empat dimensi yang digunakan Upward pada model kontinumnya24,yaitu: a.) Pada tingkatan pertama, model kontinum mengidentifikasi aktifitas yang akuntable dan menciptakan bukti aktifitas yang dapat diandalkan (reliable) dengan menangkap (capturing) rekod transaksi yang berhubungan. Rekod dari aktifitas bisnis diciptakan sebagai bagian dari komunikasi proses bisnis dalam organisasi (contoh: melalui email, software manajemen dokumen, atau software aplikasi lainnya). b.) Pada
tingkatan
kedua,
sistem
penataan
rekod
mengelola
“kumpulan” transaksi dan seri rekod yang mendokumentasikan proses pada unit kerja atau sebuah fungsi tunggal dari suatu kompleksitas. Rekod yang telah diciptakan atau diterima pada sebuah organisasi ditandai dengan metadata, termasuk bagaimana rekod bisa saling terhubung. c.) Institusionalisasi profesi kearsipan mensyaratkan penekanan khusus pada kebutuhan untuk mengintegrasikan penataan rekod kedalam bisnis dan proses dan tujuan masyarakat. d.) Pada tingkatan keempat, pembentukan kearsipan kolaboratif dibawah panduan otoritas kearsipan publik yang berwenang melayani masyarakat, fungsi konstituennya, dan entitas yang
24
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2 nd ed. (Sydney: Longman Australia, 1998).
24
mendukung
mereka.
Pendirian
kearsipan
untuk
melayani
kebutuhan dokumenter dari banyak entitas dalam wilayah guna memastikan akuntabilitas dan memori kultural masyarakat keseluruhan. Rekod mensyaratkan adanya tujuan akuntabilitas masyarakat atau bentuk lain memori kolektif menjadi bagian dari sistem arsip yang lebih luas meliputi rekod dari berbagai organisasi. Gambar 2. Menurut Frank Upward Model Rekod Kontinum25
25
Frank Upward. Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial principles and properties. 1998.http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp1.html. Diunduh 30 April 2015.
25
D. Manajemen Arsip Dinamis Arsip dapat dilihat bahwa terdapat keterkaitan antara arsip dan aktivitas organisasi. Hal ini karena arsip adalah bukti dari kegiatan dalam sebuah organisasi. Oleh karena itu arsip merupakan hal yang sangat penting dan perlu diperhatikan. Untuk itu diperlukan pengelolaan arsip yang baik pada setiap organisasi, pengelolaan arsip ini biasanya disebut manajemen kearsipan. Menurut Elizabeth Sheperd dan Geoffrey Yeo, hubungan antara kegiatan, arsip, dan manajemen arsip terlihat pada gambar berikut: 26 Gambar 3 Menurut Elizabeth Sheperd dan Geoffrey Yeo hubungan antara kegiatan, arsip, dan manajemen arsip Activites generate
determine the structure of are evidence of
support
are organized in record management
Records are used to manage
26
Elizabet and Geoffrey Yeo. “Managing Records: a handbook of principles and practice”. (London:Facet Publishing.2003).h.24
26
Menurut ISO 15489-1, manajemen rekod didefinisikan sebagai bagian dari kajian manajemen yang membahas pengelolaan rekod yang efisien dan sistematis: “field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records,including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.”27 Menurut Judith Read-Smith manajemen record adalah pengawasan sistematis dari semua rekod mulai dari penciptaan atau penerimaan, lalu tahap pemprosesan, distribusi, pengorganisasian, penyimpanan, dan temu kembali, sampai dengan tahap pemusnahan terakhir.28 Menurut Wallace, menjelaskan bahwa manajemen rekod merupakan sebuah kontrol yang sistematis dan konsisten mencakup keseluruhan daur hidup rekod.29 Berdasarkan penjelasan diatas, dapat diketahui bahwa manajemen rekod merupakan bagian terpenting dalam organisasi untuk memastikan aktivitas bisnis telah terdokumentasi dengan tepat sesuai dengan daur hidup rekod melalui rancangan dan implementasi sistem atau prosedur yang saling terkait. Sehingga rekod memiliki sistem akses temu kembali yang efektif dan efisien ke informasi yang tepat ketika dibutuhkan. 27
ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition. Read-Smith,dkk. “Record Management”. (USA: South Western,2002). h.2. 29 Patricia Wallace. “Record Management: Integrated Information System”. (Englewood Cliff, NJ: Prentince Hall,1992). 28
27
Tujuan manajemen rekod adalah menjaga akuntabilitas proses bisnis organisasi. Menurut Luciana Duranti akar teoritis manajemen rekod ada pada diplomatics yang sudah ada dan sudah dikembangkan sejak lebih seratus tahun yang lalu.30 Tujuan manajemen rekod adalah sebagai berikut31, yaitu: a. Untuk menyediakan informasi yang akurat dan lengkap yang dibutuhkan untuk menjalankan organisasi secara efisien, b. Untuk memproses informasi terekam seefisien mungkin, c. Untuk menyediakan informasi dan rekod dengan biaya yang murah, d. Untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan atau pengguna rekod. 1. Proses Manajemen Arsip Manajemen kearsipan sangat penting, dimana kita harus mengerti bagaimana melaksanakan manajemen kearsipan tersebut. Terdapat delapan tahap proses manajemen kearsipan32, yaitu: a. Capture (pencatatan) Proses pencatatan adalah proses penentuan rekod harus dibuat atau disimpan. Ini berlaku baik untuk rekod yang dibuat maupun diterima oleh organisasi. Pada tahapan ini, sudah ditentukan juga siapa saja diperbolehkan mengakses rekod tersebut dan beberapa lama masa
30 Luciana Duranti. Concepts and principles for the management of electronic records, or records management theory is archival diplomatics.Records Management Journal Vol.20 No.1,2010.h. 78-95 31 Robek, dkk. “Information and Record Management”. (California: Glencoe,1987).h.8. 32 ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition.
28
retensinya. Di dalam sistem rekod berbasis tercetak, pencatatan dapat berjalan efektif apabila menempatkan dokumen dalam urutan kronologis
dengan
file
atau
folder
yang
dilengkapi
judul.
Pengelompokkan ini menghubungkan dokumen-dokumen yang saling berhubungan dan memungkinkan pengguna untuk mendapatkan informasi yang saling berhubungan dengan mudah. Sistem yang menangkap rekod harus juga menangkap metadata yang berkaitan dengan rekod tersebut yang dapat menggambarkan konteks, isi dan struktur. Tujuan dari pencatatan rekod ke dalam sistem rekod adalah untuk menciptakan hubungan antara rekod dengan pencipta dan konteks kegiatan bisnis, menempatkan rekod dan hubungan dalam sistem rekod, dan menghubungkan kerekod-rekod lain. b. Registration (registrasi) Registrasi
adalah
kegiatan
untuk
memberikan
rekod
sebuah
identifikasi unik ketika berada dalam sistem. Dalam sistem-sistem yang menggunakan sistem registrasi, bertujuan untuk menyediakan bukti bahwa rekod telah diciptakan dan sudah masuk dalam sistem rekod. Tercakup di dalamnya deskripsi informasi singkat member penandaan unik. Proses registrasi biasanya jarang digunakan dalam sistem berbasik tercetak dalam beberapa budaya manajemen rekod. c. Clasification (Akses dan keamanan klasifikasi) Klasifikasi merupakan suatu proses identifikasi yang sistematis dan pengaturan aktivitas bisnis dan atau rekod ke dalam kategori menurut
29
perjanjian terstruktur berdasar logika, metode, dan aturan yang sesuai dengan prosedur yang ditampilkan dalam sistem klasifikasi. d. Access and security Clasification (akses dan keamanan klasifikasi) Pengaksesan adalah hak, kesempatan, dalam arti untuk dapat, mencari, menggunakan, dan menemukan kembali informasi di dalam rekod. e. Identification of disposition status (identifikasi status pemusnahan) Pada sistem rekod, mengidentifikasi status pemusnahan dan periode retensi dari suatu rekod dilakukan pada saat proses penangkapan dan registrasi. Proses ini, khususnya pada sistem rekod elektronik, dapat dihubungkan dengan kegiatan klasifikasi dan otomasi sebagai suatu bagian dari desain sistem. f. Storage (penyimpanan) Pengambilan keputusan untuk menangkap sebuah rekod berarti berencana untuk menyimpannya. Kondisi penyimpanan yang baik memastikan bahwa rekod tersebut terlindungi, dapat diakses, dan diatur dalam biaya yang efisien dan efektif. Tujuan penyimpanan rekod dapat dilihat dari format fisik, kegunaan, dan nilai rekod tersebut. Hal ini akan mempengaruhi fasilitas sistem penyimpanan dan pelayanan yang dibutuhkan untuk mengatur rekod tersebut selama diperlukan. Keefesienan dan keefektifan sebagai
tujuan dari
pengaturan, penanganan, dan penyimpanan adalah hal yang penting. Akan tetapi, yang tidak kalah penting adalah menyediakan pilihan sistem penyimpanan di dalam program manajemen rekod. Organisasi
30
akan melakukan hal ini dengan melakukan analisi resiko untuk memilih menyimpan secara fisik dan memilih penanganan yang sesuai atau memungkinkan untuk rekod mereka. Rekod yang penting bagi kelangsungan bisnis membutuhkan metode perlindungan dan duplikasi sebagai tambahan untuk memastikan bahwa rekod tersebut dapat diakses kembali jika terjadi becana. Faktor-faktor yang penting dalam memilih sistem penyimpanan dan penanganan meliputi: volume dan rata-rata pertumbuhan dari rekod, kegunaan dari rekod, keamanan rekod dan kebutuhan yang sensitive, karakteristik fisik, rekod digunakan untuk merefleksikan keperluan temu kembali, biaya yang diperlukan untuk pilihan penyimpanan, dan keperluan akses. g. Use and tracking (penggunaan dan pelacakan) Pengguna rekod adalah suatu transaksi manajemen rekod yang dibutuhkan untuk ditangkap oleh suatu sistem untuk membentuk bagian dari metadata. h. Implementation of disposition (implementasi dari pemusnahan) Penyusutan
adalah
proses
yang
berhubungan
dengan
pengimplementasian retensi rekod, penghancuran atau keputusan pemindahan rekod yang didokumentasikan dalam aturan pemusnahan atau alat yang lain. 2. Penyimpanan Arsip Dinamis Setiap organisasi atau perusahaan tentu perlu memelihara dan menjaga keutuhan arsip dinamis yang dimiliki setiap perusahaan. Dengan demikian
31
arsip dinamis perlu disimpan dengan baik agar apabila suatu saat diperlukan dapat diakses dengan cepat. Sistem penyimpanan arsip dinamis terdiri dari sentralisisasi, desentralisasi, dan kombinasi. Sistem sentralisasi adalah kegiatan pengelolaan dan penyimpanan arsip dinamis dipusatkan pada satu unit bisnis. Dengan sistem sentralisasi maka perusahaan dapat menghemat ruang dan peralatan sebab semua arsip dinamis dari masingmasing unit bisnis hanya akan dikelola oleh satu unit bisnis. Dengan pengelolaan yang berpusat ini maka sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan dan setiap duplikasi yang ada akan langsung dimusnakan. Dalam sistem desentralisasi setiap unit bisnis berhak untuk membuat kebijakan pengelolaan arsip dinamis sendiri yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Penerapan sistem ini sangat bermanfaat untuk perusahaan yang besar dan terpisah-pisah letaknya. Kebutuhan akan arsip dinamis pun dapat dengan cepat dilayani sebab penyimpanan arsip dinamis berada di unit bisnis masing-masing. Oleh karena itu perusahaan harus mengelurkan dana yang besar untuk menyediakan peralatan arsip dinamis di setiap unit bisnis.33 Selain sentralisasi dan desentralisasi terdapat juga sistem yang merupakan kombinasi dari kedua sistem tersebut. Beberapa perusahaan sudah menerapkan sistem kombinasi ini. hal ini diterapkan berdasarkan
33
Stefanus Syauta “ Kepuasan Karyawan terhadap layanan akses arsip dinamis filling room department pengadaan perusahaan ABC” (Skripsi S1 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2011). h.15
32
perusahaan sudah menerapkan sistem kombinasi. Hal ini diterapkan berdasarkan kebutuhan untuk mengakses arsip dinamis. Apabila arsip dinamis masih sangat dibutuhkan maka penyimpanan dilakukan pada unit bisnis masing-masing. Ketika penggunaanya sudah mulai menurun maka akan disimpan di tempat penyimpanan. Sentralisasi akan sangat baik diterapkan untuk arsip dinamis yang sudah jarang digunakan untuk aktifitas bisnis.34 Terdapat tempat penyimpanan arsip yangdikenal dengan nama records centre atau pusat arsip dinamis. Pusat arsip dinamis harus merupakan tempat penyimpanan secara fisik aman untuk melindungi arsip dinamis. Pusat arsip dinamis terdiri dari tiga pilihan35, yaitu: a. Penyimpanan On-site Jenis pusat arsip dinamis ini menggunakan ruangan yang tersedia di perusahaan yang bersangkutan. Ruangan tersebut harus memenuhi persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan arsip dinamis. Jenis ini cocok bagi perusahaan yang memiliki arsip dinamis dalam jumlah sedikit. b. Penyimpanan Off-site Pada jenis pusat dinamis ini, perusahaan harus mendirikan ruangan untuk menyimpan arsip dinamis. Biasanya lokasi penyimpanan jauh
34 35
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis.( Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003).
Elizabet and Geoffrey Yeo. “Managing Records: a handbook of principles and practice”.(London:Facet Publishing.2003).
33
dari kota dengan maksud untuk menghemat biaya. Pusat arsip dinamis ini disiapkan untuk menangani arsip dinamis dalam jumlah besar. c. Penyimpanan Komersial Pusat arsip dinamis ini dikelola oleh pihak swasta. Perusahaan dapat membuat kontrak kerja dengan perusahaan yang menyediakan layanan tersebut atau menyewa tempat yang dikelola suatu perusahaan untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip dinamis. 3. Sistem Informasi Kearsipan Untuk mengelola arsip tidak hanya dibutuhkan suatu teknik-teknik manajemen secara umum, tetapi juga diperlukan suatu sikap tertentu. Pengelolaan arsip merupakan suatu rangkaian suatu sistem yang terdiri masukan (input), proses dan keluaran (output). Dalam tahap input seluruh pengaturan arsip harus dapat menentukan taksiran untuk memastikan materi yang ada dapat dikelola dan diawasi. Arsip yang masuk ketempat penyimpanan
sebelumnya
harus
melalui
suatu
penilaian
untuk
memastikan transfer di pusat arsip. 36 Dalam tahap proses, secara normal materi arsip ditata menurut pengelompokannya, dibuat deskripsinya dan dikonservasi. Tujuan dari deskripsi arsip adalah sebagai kontrol administrasi (pengawasan atas materi melalui pengolahan secara fisik dan dalam penyimpanan) atau kontrol intelektual untuk memudahkan pencarian mekanis maupun dengan
36
Michael Cook “ Archives Administration A Manual fot Intermediate and Smaller Organization and Local Gonvernment”. (Kent: WM Dawson& son Ltd. 1977).h.37.
34
data layanan dapat dipromosikan dengan menyajikan materi yang tersedia. Kegiatan ini akan berlanjut, dengan penyediaan fasilitas akses bagi pengguna yang datang. Untuk hal yang lebih khusus perlu dirancang suatu sarana temu kembali yang di dasarkan atas deskripsi arsip, dan kalau mungkin menerbitkannya.37 Elemen-elemen yang perlu di perhatikan dalam pengelolaan arsip secara institusional (termasuk dalam hal ini program-program kearsipan guna mendukung sistem informasi kearsipan)38, meliputi: a. Penetapan tujuan (mission statement) b. Sumber financial yang cukup memadai c. Prosedur tertulis untuk melindungi materi kearisipan d. Arsiparis yang professional e. Komitmen untuk melayani dan kelanjutan pembelajaran f. Fasilitas yang memadai untuk penyimpanan dan penggunaan materi kearsipan g. Program kerja sama dengan pihak lain pengelolaan kearsipan. Sedangkan menurut James, sistem informasi kearsipan terdiri dari beberapa komponen kunci yang kesemuanya harus dapat bekerja sama untuk membentuk komunikasi yang efektif dengan pengguna. Dalam hal ini ada tiga bagian yang penting dari sistem informasi kearsipan. Pertama, informasi tentang rekod dan mereka yang menciptakannya. Kedua, alat37
Toto Widyarsono “Evaluasi Aksebilitas Arsip:Studi Kasus di Unit Layanan Informasi Arsip Nasional Republik Indonesia”. (Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2002).h.14 38 Richard J. Cox “Managing of Institational Archives Foundational Principles and Practices”. (New York:Greenwood Press.1992).h.26-27
35
alat yang digunakan untuk menunjukkan informasi. Ketiga, suatu standar dan aturan-aturan yang menindaklanjuti dan penciptaan alat-alat tersebut.39 Dalam hal ini informasi, harus ada uraian yang menerangkan bagian khusus atas informasi tentang rekod, asal-usulnya. Penggambaran selanjutnya mengenai isi intelektual atas rekod, penyediaan informasi tentang bagaimana menemukannya termasuk aksesnya dan hubungannya dengan rekod lain. Menurut Kennedy persyaratan fungsional sistem manajemen rekod adalah mengelola dan merekam proses penataan rekod yang mencakup registrasi, klasifikasi, pengindeksan, perawatan, penelurusan, temu kembali, pemusnahan, pelaporan, pelacakan dan akses kontrol.40
E. Sistem Temu Kembali Pada dasarnya arsip yang disimpan akan digunakan kembali oleh pengguna yang memiliki akses. Oleh karena itu, arsip yang disimpan memungkinkan
untuk
dipinjam
oleh
pengguna
ketika
dibutuhkan.
Peminjaman arsip yang telah disimpan dilakukan dengan tahapan-tahapan temu kembali arsip. Sebuah sistem penyimpanan arsip tidak dikatakan efektif, kecuali jika sistem tersebut dapat memberikan informasi secepat mungkin sesuai dengan permintaan. Sebuah pusat arsip dinamis dianggap baik dilihat dari 39
James M. O.Toole. “Understanding archives and manuscripts”. (Tian Xia Wenhua Chuban,1996).h.80. Kennedy,Jay and Cherry Schauder. “Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd ed. (Sydney: Longman Australia, 1998).h.199. 40
36
kemampuan temu kembali arsipnya. Prosedur untuk meminta arsip, meminjam,dan tindakan lanjutan merupakan syarat utama temu balik yang efisien. Oleh karena itu temu kembali arsip merupakan sebuah tahapan yang sangat penting dalam manajemen arsip.41 Menurut Chowdurry, Sistem temu kembali informasi adalah desain untuk mengambil dokumen atau informasi yang diperlukan oleh pengguna. Dengan sistem tersebut harus membuat ketersediaan informasi yang benar untuk
pengguna
sistem
temu
kembali
informasi
bertujuan
untuk
mengumpulkan dan mengorganisasi informasi pada satu atau lebih subjek didalam menyediakan jawaban atas pertanyaan pengguna.42 Sedangkan menurut Read-Smith temu kembali adalah proses menempatkan dan memindahkan arsip atau file dari tempat penyimpanan.43 Berdasarkan dua pengertian tersebut bahwa temu kembali arsip adalah proses pencarian arsip pada tempat penyimpanan dan memberikannya kepada pengguna hingga penempatan kembali arsip ke tempat penyimpanan semula. Namun dalam proses temu kembali arsip digital, diproses pengambilan arsip tidak dilakukan karena arsip yang diberikan merupakan hasil pengguna dapat mengaksesnya secara langsung ke sistem melalui personal. Sistem temu kembali informasi didesain untuk menemukan kembali dokumen atau informasi yang dibutuhkan oleh kelompok pemakai. Adanya sistem temu kembali informasi dengan demikian didesain tidak semata-mata 41
Sulistyo-basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003).h.16. Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. (London:Facet Publishing,2004).h.2 43 Read-Smith, dkk. “Records Management”.7th ed. (Australia: South-Westrn,2002).h.139. 42
37
didasarkan atas kebutuhan mengumpulkan dokumen atau informasi, akan tetapi juga upaya pengorganisasian dokumen atau informasi untuk disajikan dan diakses oleh pemakai secara mudah dan cepat.44 Arsip menyimpan informasi yang merupakan sumberdaya berharga dan merupakan aset penting organisasi. Pengelolaan rekod yang baik akan membantu pencarian informasi yang dibutuhkan secara tepat dan cepat. Riset oleh Feldman (2004) menyebutkan pekerja pengetahuan (knowledge workers) menghabiskan 15%-35% waktunya untuk mencari informasi terkait pekerjaan yang dilakukan. Riset oleh Lexis Nexis (2010a, 2010b) di Eropa, Asia Pasifik dan Afrika juga menguatkan bahwa information overload membuat para pekerja kewalahan dan mengalami demoralisasi. Pengelolaan rekod yang baik juga akan memudahkan proses saat organisasi ingin mengimplementasikan teknologi informasi. Hingga akhir 1970-an, rekod masih didominasi oleh media konvensional berupa kertas. Tahun 1981 IBM merilis komputer personal dengan sistem operasi DOS pertama kali, komputer mulai digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Tahun 1984 penggunaan komputer personal semakin marak dengan dirilisnya Komputer Personal dan perusahaan Apple merilis komputer Macintosh. Tahun itu juga dirilis perangkat lunak pengolah kata Word Perfect yang membuat PC marak digunakan untuk automasi perkantoran. Pertengahan tahun 1990-an internet sudah mempunyai dampak dahsyat terhadap kultur dan perekonomian dengan beragam metode
44
Agus Rifai. “Peran Pustakawan Intermediary dalam Memenuhi Informasi Pemakai”. Al Maktabah, vol 4. No 1, April 2002:1-12
38
komunikasi baru: surat elektronik, pesan instan, percakapan telepon Voice Over Internet Protocol, panggilan video dua arah, dan World Wide Web (WWW). 45 Para ahli dibidang informasi memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap perkambangan sistem temu kembali arsip dengan menggunakan komputer karena pada dasarnya penanganan temu kembali arsip mencakup langkah-langkah dasar dalam temu kembali informasi, namun tetap memiliki perbedaan prosedur-prosedur pengoperasian yang spesifik. Sasaran utama dari temu kembali arsip adalah menyediakan akses dengan cepat ke informasi yang dibutuhkan dan untuk orang yang tepat, membangun prosedur yang efisien untuk proses keluarnya arsip dari tempat penyimpanan, dan mengendalikan pengembalian arsip ke tempat penyimpanan. Para ahli berpendapat bahwa temu kembali arsip akan lebih efektif jika dilakukan dengan menggunakan komputer (terotomasi). Sebuah sistem temu kembali dirancang untuk menemukan kembali dokumen atau informasi yang dibutuhkan pengguna. Sebuah sistem harus dapat menyediakan arsip yang benar untuk pengguna yang tepat. Untuk memenuhi permintaan pengguna sebuah sistem temu kembali harus dapat menganalisis isi dari arsip berdasarkan pertanyaan (query) yang diberikan oleh pengguna dan mencocokannya untuk ditemukan kembali. Oleh karena itu, tugas sistem temu kembali adalah mengumpulkan dan mengelola arsip 45 Hendro Wicaksono. “Rancang Bangun Sistem Rekod Elektronik yang Terintegrasi dengan Sistem Penanganan Kasus pada Lembaga Bantuan Hukum Jakarta”. (Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2014).h.6
39
dalam satu atau beberapa subjek untuk diberikan ke pengguna. Terdapat tujuh fungsi utama sistem temu kembali46, yaitu: 1. Mengidentifikasi arsip sesuai dengan permintaan pengguna. 2. Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada. 3. Menggambarkan
isi,
hasil
dari
analisis
dengan
cara
yang
memungkinkan untuk mencocokkan permintaan pengguna. 4. Menganalisis permintaan pengguna dan mewakili mereka dalam bentuk yang dapat mencocokkan permintaan tersebut dengan database. 5. Mencocokkan pernyataan pencarian dengan pangkalan data. 6. Menemukan kembali informasi sesuai dengan permintaan pengguna. 7. Menyesuaikan sistem untuk kepentingan pengguna. Sistem temu kembali di desain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk menjembatani kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia dalam situasi seperti yang dikemukakan oleh Belkin47, yaitu: a. Penulis mempresentasikan sekumpulan ide dalam sebuah dokumen menggunakan sekumpulan konsep. b. Terdapat beberapa pengguna yang memerlukan ide yang dikemukakan oleh penulis tersebut, tapi mereka tidak dapat mengidentifikasikan dan menemukannya dengan baik. 46
Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. (London:Facet Publishing,2004).h.3 Belkin, N.J. “Anomalous State of Knowledge as a Basis for Information Retrieval”. Canadian Journal of Information Science,5, 1980. 47
40
c. Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mempertemukan ide yang dikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan (query). Lancaster mengatakan terdapat enam subsitem penting yang ada dalam sistem temu kembali48, yaitu: a. Subsistem dokumen b. Subsistem pengindeks c. Subsistem kosa kata d. Subsistem pencarian e. Sistem antarmuka (interface) pengguna f. Subsistem pencocokan. Sementara itu menurut Tague-Sutcliffe melihat Sistem Temu Kembali sebagai suatu proses yang terdiri dari enam komponen utama,49 yaitu: a. Kumpulan dokumen b. Pengindeks c. Kebutuhan informasi pemakai d. Strategi pencarian e. Kumpulan dokumen yang ditemukan f. Penilaian relevansi
48
Lancaster, F.W. “Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing and Evoluation”. 2nd ed.( New York: Wiley,1979). h.13 49 Tague-Sutclife, J.M., “Some Perspective on the Evaluation of Information Retrieval System”, Journal of the American Society for Information Science, 47(1), 1996. h.1-3.
41
Berdasarkan dari dua pendapat ini, perbedaan kompenen Sistem Temu Kembali terletak pada penilaian relevansi, yaitu suatu tahap dalam temu kembali untuk menentukan dokumen yang relevan dengan kebutuhan informasi pemakai. Umumnya sistem temu kembali dibuat oleh orang-orang yang ahli dalam bidang teknologi informasi. Namun, para pakar dibidang arsip juga memiliki peran penting dalam merancang sistem temu kembali arsip karena pada dasarnya pengelolaan arsip berbeda dengan pengelolaan informasi atau perpustakaan. Menurut Chowdhury merangkum dari beberapa pendapat mengenai racangan sistem temu kembali yang umum dimiliki50, yaitu: 1. Parameter umum a. Tujuan b. Cakupan c. Fungsi d. Bentuk organisasi e. Sumber-sumber keuangan 2. Parameter masukan a. Ulasan b. Tipe input c. Penerimaan (acquisition) d. Proses input
50
Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. (London:Facet Publishing,2004).h.7-8
42
e. Analisis subjek dan pengindeks 3. Parameter keluaran a. Layanan b. Produk c. Pengguna d. Pengolahan produk arsip e. Pemasaran dan perindustrian f. Umpan balik pengguna g. Standarisasi 4. Parameter internal a. Penyimpanan dokumen b. Penyimpanan data indeks c. Pengendalian kosa kata d. Tingkat mekanisasi e. Sentralisasi operasi f. Aspek pegawai Kegiatan penemuan kembali arsip akan sangat tergantung pada sistem pemberkasan yang dipergunakan dan tidak berdasarkan pada orang yang menyimpan. Pada dasarnya proses penemuan kembali sangat erat kaitannya dengan sistem penyimpanannya.51
51
Dirjen PT dan ANRI. “Bahan Ajar Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Arsip Dinamis:ManajemenArsip Aktif”. (Jakarta:Dirjen PT dan ANRI,2002).h.26
43
F. Proses Temu Kembali Arsip Dimasa lalu, ketika alat temu kembali berbasis kertas dan sering mengalami kesulitan dalam menggunakannya, para ahli arsip sering menjadi pilihan utama untuk keefektifan temu kembali. Sekarang, jika online database digunakan sebagai pengganti untuk daftar kertas dan indeks, arsiparis dapat mendukung untuk pencarian database dan mungkin perannya akan menjadi lebih sedikit. Namun dalam sistem arsip yang kompleks, peran arsiparis masih dibutuhkan untuk mendukung pengguna yang tidak berhasil dalam pencariannya. Jika arsip tercetak atau arsip elektronik yang disimpan secara offline dikirim pengguna, maka dalam proses pengiriman diperlukan tenaga pengiriman/arsiparis secara intensip. Sedangkan jika arsip ditangani secara online dan pengguna memiliki software yang dapat mengakses arsip tersebut, maka arsip-arsip dapat dikirim dengan intranet dengan mekanisme standar. Pada saat teknologi web digunakan, temu kembali dapat diakses melalui pencarian web dengan link langsung dari antarmuka pengguna ke tempat penyimpanan arsip. Sistem elektronik tidak membutuhkan manusia staf yang berfungsi sebagai penghubung temu kembali dan pengembalian arsip, kecuali apabila arsip yang disimpan dalam bentuk offline, seperti dalam pita atau piringan yang tidak dapat secara otomatis diakses melalui server. Ukuran untuk menjaga arsip dari pengguna yang tidak sah dapat dirancang ke dalam sistem. Oleh karena itu, dibutuhkan verifikasi secara manual mengenai hak akses.
44
Dokumen sebagai objek data dalam Sistem Temu Kembali merupakan sumber informasi. Dokumen biasanya dinyatakan dalam bentuk indeks atau kata kunci. Kata kunci dapat diekstrak secara langsung dari teks dokumen atau ditentukan secara khusus oleh pengguna subjek dalam proses pengindeksan yang dasarnya terdiri dari proses analisis dan representasi dokumen.
Pengindeksan
dilakukan
dengan
menggunakan
sistem
pengindeksan tertentu, yaitu himpunan kosa kata yang dapat dijadikan sebagai bahasa indeks sehingga diperoleh informasi yang terorganisasi. Sementara itu, pencarian diawali dengan adanya kebutuhan informasi pengguna. Dalam hal ini Sistem Temu Kembali Informasi berfungsi untuk menganalisis pertanyaan (query) pengguna yang merupakan representasi dari kebutuhan informasi untuk mendapatkan pertanyaan-pertanyaan pencarian yang tepat. Selanjutanya pertanyaan-pertanyaan pencarian tersebut dipertemukan dengan informasi yang telah terorganisasi dengan suatu fungsi penyesuaian (matchin function) tertentu sehingga ditemukan dokumen atau sekumpulan dokumen . Proses tersebut dapat diilustrasikan seperti Gambar 4.52
52
Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. (London:Facet Publishing,2004).h.4
45
Gambar 4. Menurut Chowdurry, G.G. Garis Besar Sistem Temu Kembali Sumber informasi/arsip
Analisis dan penggambaran
Menemukan informasi/arsip
Pengguna
Analisis query
Informasi /arsip yang dikelola
Penyesuaian
Pernyataan pencarian
Berdasarkan Gambar 4 Proses sistem temu kembali dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu analisis isi,dan pencarian dan temu kembali. Analisis isi mencakup tugas yang berhubungan dengan menganalisis, mengatur dan menyimpan arsip. Sedangkan pencarian dan temu kembali mencakup tugas yang berhubungan dengan menganalisis permintaan pengguna, menciptakan, sebuah formula pencarian, proses pencarian, dan menemukan kembali arsip.
46
Gambar 5. Menurut Baeza-Yates, Ricardo dan Ribeiro-Neto, Berthier Proses Temu Kembali
Antar muka pengguna kebutuhan pengguna
teks teks
Operasi teks
Umpan balik pengguna Logical View Operasi Query
Logical View Pengindeks
Modul pengelola deskripsi biblografi
Query Inverted file Pencarian
Indeks
Dokumen ditemukan kembali Pangkalan Data Perangkat
Dokumen Diperingkat Gambar 5 adalah gambar proses temu kembali dengan menggunakan arsitektur software yang sederhana dan umum digunakan. Hal yang terpenting dari proses temu kembali adalah pangkalan data (database).53 Pertama, 53
Baeza-Yates, Ricardo dan Ribeiro-Neto, Berthier. “Modern Information Retrieval”. (New York:ACM
Press,1999).h.10
47
pengguna
menentukan
kebutuhannya
kemudian
diuraikan
dan
ditransformasikan oleh operasi teks yang sama, yang diaplikasikan ke teks. Kemungkinan, operasi pertanyaan yang diberikan telah diaplikasikan sebelumnya dengan memberikan dokumen temu kembali. Kecepatan memproses pertanyaan tergantung dari struktur indeks yang dibangun. Sebelum dikirim ke pengguna, dokumen yang ditemukan diatur atau diberikan peringkat menurut kemungkinan yang paling sesuai. Kemudian pengguna memeriksa kumpulan dokumen yang telah diatur dalam pencarian untuk informasi berguna. Dalam sebuah siklus, sistem berguna untuk melakukan penyeleksian dokumen oleh pengguna untuk merubah formulasi pertanyaan.
Memodifikasi
pertanyaan
diharapkan
dapat
memberikan
gambaran yang lebih baik lagi mengenai kebutuhan pengguna sebenarnya. Setelah ditemukan, maka tahap selanjutnya adalah pencarian ke lokasi arsip yang dicari. Jika arsip yang dipinjam adalah tercetak atau elektronik yang disimpan dalam bentuk offline, maka perlu dilakukan proses peminjaman karena arsip tersebut harus dikembalikan. Sedangkan jika arsip yang dipinjam adalah arsip digital dan pengguna dapat menggunakannya langsung dari komputer, maka proses peminjaman tidak perlu dilakukan karena arsip tersebut tidak perlu dikembalikan. Namun, sistem harus dapat melindungi hak akses arsip-arsip tersebut. The Chambers science and technology dictionary yang dikutip dalam buku Chowdury, menyebutkan pangkalan data adalah kumpulan data
48
terstruktur yang berdiri sendiri dengan beberapa aplikasi khusus. Pangkalan data dikelola dalam sebuah indeks. Indeks sangatlah penting sebagai struktur data karena indeks dapat membantu perencanaan dengan cepat kapasitas data yang besar.
G. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) 1. Pengertian Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) merupakan suatu modul dari Perkantoran Elektronik di Kementrian Pekerjaan Umum yang dikembangkan dengan memanfaatkan teknologi intranet yang berbasis pada jaringan komputer yang sudah ada di Kementrian Pekerjaan Umum dan aplikasi web (asp script) yang mengakses data surat di dalam program manajemen basis data (SQL Server). Pemilihan teknologi jaringan intranet ini mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: a. Cepat dalam pengembanghan aplikasi. b. Mudah dalam distribusi aplikasi kepada pengguna. c. Data surat akan tersimpan dalam sebuah sistem manajemen basis data yang terpusat, sehingga mudah dalam pemiliharaan data. d. Mudah dalam perawatan dan pengembangan aplikasi, perubahan kode program hanya di web server dan database server. e. Untuk mengakses Software Aplikasi cukup mudah, karena langkah-langkahnya cenderung sederhana, karena aplikasi yang
49
dikembangkan didasarkan pada alur kerja penanganan surat seharihari. 1) Tujuan TNDE Tujuan TNDE ini
mewujudkan keterpaduan, keserasian dan
keseragaman dalam memberikan dukungan pelayanan kepada pimpinan dengan memanfaatkan jaringan intranet melalui aplikasi TNDE yang meliputi Persuratan Elektronik, Penelusuran Surat dan Disposisi, Agenda Harian, Sistem Berbasis Data dan Sistem Pengamanan. 2) Manfaat TNDE Dengan diimplementasikan aplikasi TNDE, diperoleh manfaat sebagai berikut: a) Mendukung kebijakan perkantoran elektronik guna menuju eGovernment. Dengan melaksanakan tata TNDE, berarti sudah melaksanakan sebagai fungsi perkantoran elektronik, antara lain terdiri dari: o Aplikasi dan sistem berbasis web o Penyajian informasi secara mudah dan tepat guna o Penelusuran disposisi dan tindak lanjut disposisi pimpinan o Agenda harian elektronik b) Efisiensi dan efektifitas pekerjaan
50
Naskah dinas yang sudah diinput di dalam TNDE dapat dipantau dan dicari kembali datanya dengan mudah dan dalam waktu yang singkat. c) Penghemat pengguna kertas Pengurangan penggunaan kertas karena data yang tersimpan dalam server TNDE dapat dibaca secara langsung. d) Penghemat dan kemudahan penggandaan Data tata naskah dinas yang tersimpan bisa dilihat dari Personal Computer (PC) dan dapat digandakan secara langsung. e) Penghematan tempat penyimpanan Dengan menyimpan data naskah dinas dalam server TNDE dapat mengurangi ruangan tempat penyimpan. f) Penghematan Waktu Pencarian Suatu Dokumen Waktu pencarian naskah dinas dapat dikurangi dengan sangat signifikan karena dengan mengetik kata kunci, informasi naskah dinas yang dimaksud dapat diperoleh secara mudah. g) Tidak ada resiko kehilangan dokumen Karena semua informasi naskah dinas terekam dan tersimpan dalam server TNDE yang back-up secara berkala, maka resiko kehilangan, kerusakan, dan salah simpan atau alasan lain dapat dikurangi. h) Kemudahan pengendalian naskah dinas dan penggunaannya
51
Secara otomatis dapat dikendalikan dan dimonitor aktivitas pengguna aplikasi TNDE dalam lingkup intranet sehingga memudahkan dalam pemantauan. i) Kemudahan pelacakan keberadaan dan status dokumen naskah dinas. Dalam lingkup intranet pengguna dapat secara langsung memonitor dokumen naskah dinas, alur naskah dinas, dan tindak lanjut disposisi naskah dinas yang sedang berjalan. 2. Topologi Jaringan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) Dalam rangka penerapan TNDE lingkup intranet yang produktif, transparan, tertib, cepat, mudah, akurat, terpadu, aman dan efisien di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum, maka diperlukan topologi TNDE yang dinamis, detail dan jelas. Topologi TNDE lingkup intranet di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum sebagaimana dimaksud adalah sebagai berikut: 54
Gambar 6. Menurut Kementerian Pekerjaan Umum Topologi Jaringan TNDE
REPLIKASI
SETJEN
BINA MARGA
REPLIKASI ITJEN
ES I-IV
54
Panduan Tata NaskahES Dinas Elektronik (TNDE) Kementrian Pekerjaan Umum (Jakarta:Biro Umum I-IV ES I-IV Sekretariat Jenderal,2013). h. 11
CIPTA KARYA
ES I-IV
JARINGAN KOMPUTER KEMENTRIAN PU
ES I-IV
BADAN LITBAG
52
REPLIKASI
REPLIKASI
TNDE
terkoneksi
melalui
jaringan
komputer
ke
seluruh
unit
organisasi/unit kerja di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum. Serverserver sistem TNDE yang terpasang di unit organisasi/unit kerja dapat melakukan replikasi database sehingga masing-masing pengguna sistem TNDE di unit organisasi/unit kerja dapat mengakses sistem TNDE melalui server yang bersangkutan dan beban server terbagi rata di setiap unit organisasi/unit kerja. 3. Penggunaan Tata Naskah Dinas Elektronik Kementrian Pekerjaan Umum a. Penggunaan Tata Naskah Dinas Elektronik
53
Sejalan dengan semakin tingginya volume tata naskah dinas dalam perkantoran
dan
meningkatnya
kebutuhan
kecepatan
dalam
penyampaian informasi, maka dibutuhkan alat bantu berupa Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE). TNDE mempunyai beberapa kelebihan yaitu dapat terhubung dengan pengguna lainnya dalam lingkup Local Area Network (LAN) lingkup intranet Kementrian Pekerjaan Umum. b. Pengguna Penelusuran Surat Penelusuran surat adalah sistem yang menelusuri dan memantau seluruh aliran surat masuk secara elektronik untuk memastikan korespondensi diproses dengan benar. c. Pengguna Penelusuran Disposisi Penelusuran disposisi adalah sistem yang menelusuri dan memantau aliran disposisi korespondensi secara elektronik untuk memastikan korespondensi diproses dengan benar. d. Penggunaan Templat Naskah Dinas Aplikasi
TNDE
Kementrian
Pekerjaan
Umum
menyediakan
templat/boring jenis dan format naskah dinas yang dapat diunduh sesuai Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No.10/PRT/M/2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kemetrian Pekerjaan Umum yang berlaku untuk semua Unit Organisasi/Unit Kerja sehingga terciptanya tertib keseragaman Jenis dan Format Naskah Dinas. e. Penggunaan Agenda Harian Elektronik
54
Agenda harian elektronik berfungsi sebagai alat untuk mencatat, mengingatkan, dan menunjukkan rencana kerja pimpinan. Pengguna agenda elektronik ini akan memudahkan proses pencarian dan pemantauan agenda acara. Agenda elektronik dapat ditampilkan dalam dimensi waktu, seperti harian, mingguan, dan bulanan. f. Penggunan Sistem Basis Data Sistem basis data berisikan informasi profil sampai keterangan rinci masing-masing entitas informasi seperti data kepegawaian, data perlengkapan dan sebagainya di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum, untuk dapat diakses oleh pemakai yang berhak. g. Penggunaan Sistem Keamanan Untuk mencegah kerusakan dan penyalahgunaan data atau informasi yang bersifat rahasia diperlukan sistem keamanan melalui kode akses (password),
identitas
pengguna
(account),
tingkat
otoritas
(authorization level), dan alat proteksi (block protection). Akses keamanan merupakan salah satu aspek yang sering dipertanyakan dalam implementasi sebuah sistem informasi. Jika kita ingin membuat sistem informasi yang sangat aman, maka akan sulit digunakan secara mudah dan bahkan menjadikannya tidak berfungsi. Untuk itu penggunaan tiap aplikasi perlu diberikan batasan. Dilihat dari fungsinya dalam sebuah sistem informasi, keamanan dapat dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu network security, sistem pengamanan yang terfokus pada media pembawa informasi/data, misalnya firewall
55
dan lainnya: komputer security, sistem pengamanan yang terfokus pada komputer (server, workstation, terminal), termasuk didalamnya masalah yang berhubungan dengan operating sistem; dan application security, sistem pengamanan yang terfokus pada program aplikasi (Perangkat Lunak (software)) dan database. h. Pemindaian Dokumen Aplikasi TNDE Kementrian Pekerjaan Umum dilengkapi dengan sistem pemindaian (scanning dokumen) yang berfungsi untuk dapat menyimpan surat-surat kedinasan pimpinan secara elektronik dengan cara memindai surat-surat yang berbentuk hardcopy menjadi softcopy.
H. Penelitian Terdahulu Skripsi yang pertama yaitu Kepuasan Karyawan Terhadap Layanan Akses Arsip Dinamis di Filling Departemen Pengadaan Perusahaan ABC
yang disusun oleh Stefanus Syauta, Fakultas Ilmu
Pengetahuan Budaya di Universitas Indonesia 2011. Dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan menggambarkan tingkat kepuasan karyawan Perusahaan ABC terhadap layanan akses arsip dinamis di Filling Room Departemen Pengadaan Perusahaan ABC dengan menggunakan metode Servqual dengan kepuasan karyawan secara keseluruhan. Tesis yang kedua yaitu Rancang Bangun Sistem Rekod Elektronik yang Terintegrasi dengan Sistem Penanganan Kasus pada Lembaga Bantuan Hukum Jakarta yang disusun oleh Hendro Wicaksono, Fakultas
56
Ilmu Pengetahuan Budaya di Universitas Indonesia 2014. Dengan tujuan untuk melaksanakan pembuatan rancangan bangun sistem manajemen rekod elektronik yang terintegrasi dengan proses bisnis organisasi (sistem manajemen kasus) yang memenuhi kebutuhan pengguna serta persyaratan sistem manajemen rekod serta tepat untuk diimplementasikan di PDBH< LBH Jakarta. Tesis yang ketiga yaitu Evaluasi Aksebilitas Arsip: Studi Kasus di Unit Layanan Informasi Arsip Nasional Republik Indonesia yang disusun oleh Toto Widyarsono, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya di Universitas Indonesia 2002. Dengan tujuan mengetahui pemanfaatan khasanah arsip di arsip Nasional RI oleh pengguna, mengidentifikasi kelompok pengguna arsip dalam melakukan akses terhadap arsip, mengidentifikasi kendala dan permasalahan yang dihadapi baik oleh pengguna dalam mengakses arsip maupun unit layanan dalam memberikan layanan kearsipan. Tesis yang keempat yaitu Perancangan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Aktif Pada Pusat Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas yang disusun oleh Nina Mayesti, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya di Universitas Indonesia 2003. Dengan tujuan untuk melakukan perancangan sistem otomasi manajemen rekod inaktif yang memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod serta tepat untuk diimplementasikan pada dasar Pusat Rekod Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.
57
58
BAB III METODE PENELITIAN
A. Pendekatan dan Jenis Penelitian Dalam penelitian ini, penulis mengambil jenis penelitian deskriptif dengan tujuan untuk mendapatkan informasi mengenai gambaran umum dari pengelolaan arsip dinamis. Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang mendeskripsikan dan memberi penjelasan mengenai keadaan yang terjadi di lapangan seperti apa adanya.53 Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang bertujuan untuk mengetahui “makna” (meaning) yang sebenarnya di balik fakta-fakta.54 Bodgan dan Taylor mengemukakan bahwa metodelogi kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati.55 B. Sumber Data 1. Data Primer Data primer adalah data yang diambil langsung tanpa adanya perantara atau langsung dari sumbernya. Dalam penelitian ini data primer diperoleh langsung dari lapangan (tempat penelitian) yaitu dari Kepala Sub Bagian Kearsipan, di bagian administrasi perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum.
53
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60. Ibid h.61 55 Lexy Moleong. J. Metodelogi Penelitian Kualitatif. (Bandung: Remaja Rosdakarya,2001).h.3 54
58
59
2. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang diambil secara tudak langsung dari sumbernya. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-dokumen (laporan, karya tulis orang lain, koran dan majalah). Atau, seseorang mendapat informan orang lain.56 Data sekunder merupakan data mendukung data primer.
C. Indikator Penilaian Dalam penelitian ini, dasar hukum yang digunakan untuk penentuan indikator penilaian adalah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan dan International Standard Organization (ISO) 15489 part 2 (guidelines) serta beberapa literatur yang diperoleh dari buku, skripsi dan jurnal. Adapun variabel yang digunakan sebagai indikator penilaian, terdiri dari: 1. Pengelolaan arsip dinamis, yang meliputi: penciptaan dan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan. 2. Perlengkapan arsip dinamis. 3. Kendala-kendala pengelolaan arsip dinamis 4. Dasar
hukum
Perkantoran di
pengelolaan
arsip
dinamis
pada
Administrasi
Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian
Pekerjaan Umum Republik Indonesia. 56
Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. (Jakarta: STIA-LAN, 1999).h.87.
60
Agar lebih jelas, penulis akan menguraikan variabel tersebut ke dalam bentuk tabel, sebagai berikut:57 Tabel 1. Indikator Penilaian No.
Dimensi
Indikator
Catatan
A. Pengelolaan Arsip Dinamis I
Penciptaan dan Penerimaan
57
1. Penciptaan a. Menciptakan arsip dinamis yang baik dan benar b. Mampu menggolongkan arsip dinamis yang diciptakan c. Mendistribusikan arsip dinamis, baik secara internal dan eksternal organisasi dengan cepat dan teliti d. Mencatat suratsurat pada buku agenda surat keluar 2. Penerimaan a. Menerima arsip dinamis dengan baik dan benar b. Mampu menggolongkan arsip dinamis yang diterima c. Merespon dengan cepat dan teliti mengenai arsip dinamis yang diterima dari eksternal organisasi
Sesuai dengan sistem TNDE
Sesuai dengan pedoman klasifikasi yang di terapkan di Kementrian Pekerjaan Umum. Distribusi surat sudah memakai elektronik, sistem pencariannya langsung terdapat perihal dan tanggal surat. Ada surat keluar dicatat melalui buku agenda.
Surat masuk langsung dicatat melalui TNDE. Langsung dikelompokkan sesuai klasifikasi .
Dalam pencarian surat sesuai dengan perihal dan tanggalnya surat masuk.
Yayah Fazriah, Pengelolaan Arsip di SMP An-Nisaa’ Pondok Aren, Skripsi Sarjana Pendidikan Islam (Jakarta: Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan, 2012), h. 49.
61
d. Mencatat suratsurat pada buku agenda surat masuk II
III
Penyimpanan
Pemeliharaan
Surat masuk langsung dicatat di TNDE surat keluar dengan buku agenda.
1. Menggunakan asas penyimpanan yang sesuai dengan lingkup organisasi 2. Menggunakan sistem penyimpanan yang konsisten dan sesuai dengan lingkup organisasi 3. Menemukan kembali arsip dinamis dengan cepat 4. Menentukan retensi arsip 5. Menyimpan arsip dinamis sesuai dengan prosedur
Arsip aktif masih di administrasi perkantoran dan in aktif di Kintaka Citerep.
1. Memelihara arsip dinamis dengan baik dan benar 2. Menggunakan ruang penyimpanan arsip dinamis yang sesuai dengan standar 3. Dapat menentukan arsip dinamis yang harus dipelihara
Dalam setiap setahun dua kali mengadakan fumigasi.
Dengan menggunakan sistem TNDE. Dengan sistem TNDE dan bisa mencari nomor klasifikasi di sistem itu. Yang sesuai dengan pedoman klasifikasi Kementrian. Setiap setahun dikirim arsip in aktif di Kintaka
Sesuai dengan yang diterapkan di bagian Biro Umum. Arsip aktif disimpan sesuai dengan ruangan di administrasi perkantoran dan in aktif ada di Kintaka dengan melakukan fumigasi setiap setahun dua kali.
62
IV
Penyusutan dan Pemusnahan
1. Melakukan penilaian arsip dinamis 2. Menyusutkan arsip sesuai dengan JRA 3. Memusnahkan arsip dengan metode yang baik dan benar 4. Menyerahkan arsip dinamis kepada ANRI
Ada tim penilaian jika melakukan penyusutan. Dengan melihat JRA . Melihat JRA lalu arsip yang sudah lewat JRA nya langsung di musnahkan. Tidak rutin karena harus dilihat dengan JRA lalu membuat tim penyerahan lalu diporkan ke ANRI.
B. Perlengkapan 1. Menggunakan perlengkapan yang sesuai dengan standar 2. Mendayagunakan perlengkapan yang tersedia 3. Merawat perlengkapan yang tersedia
Adanya rol O’pack, box, trolly dan lain-lain. Dalam penataan arsip perlengkapan digunakan. Jika terjadi kerusakan dalam perlengkapan langsung di perbaikan.
C. Kendala 1. Membuat anggaran khusus untuk pengelolaan arsip dinamis 2. Tersedianya fasilitas penunjang yang memadai 3. Mampu mengamankan arsip dinamis 4. Merekrut pegawai yang memiliki kualifikasi di bidang kearsipan 5. Mampu mengoptimalkan SDM yang tersedia untuk mengelola arsip dinamis dengan mengikuti berbagai kegiatan pembinaan/pelatihan
Setiap anggaran sudah dikelompokkan untuk masing-masing dalam pengelolaan arsip. Adanya kegiatan olahraga, kesehataan. Adanya satpam dan OB untuk menjaga ruangan. Dengan mendidik yang bukan ahli kearsipan dengan cara diklat. Pembinaan pengelolaan arsip dinamis yaitu tugas dari Biro Umum .
63
D. Dasar Hukum Pengelolaan Arsip Dinamis 1. Adanya keterlibatan pimpinan dalam pengelolaan arsip dinamis 2. Membuat kebijakan/peraturan/ SOP mengenai pengelolaan arsip dinamis
Adanya peraturan yang telah diterapkan di Kementrian Pekerjaan Umum tentang kearsipan. Setiap tahunnya dibikin dan ditinjau lagi SOP.
D. Pemilihan Informan Dalam melakukan penelitian, peneliti harus cermat dalam memilih orang-orang yang akan diwawancarai (informan).58 Peneliti ini mengambil informan sebanyak satu orang yaitu Kepala Sub Bagian Kearsipan bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum, kepala Subbagian Kearsipan dengan alasan yang bersangkutan dianggap sebagai pelaksana dan penanggung jawab dari kebijakan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum yang telah ditentukan.
E. Teknik Pengumpulan Data Adapun tenik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
58
Emzir, Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Pers, 2011), h. 53.
64
1. Observasi (Pengamatan) Peneliti melakukan observasi untuk melihat gambaran kejadian atau peristiwa yang terjadi dilapangan dan untuk menjawab pertanyaan. Observasi adalah sebagai pengamatan dan pencatatan
secara
sistematik terhadap suatu gejala yang tampak pada objek penelitian.59 Hal ini dilakukan dengan harapan dapat memperoleh data yang lengkap dan dapat membantu penelitian ini. Peneliti berperan sebagai pengamat yang mencoba mempelajari dan memahami hal-hal yang terjadi dan berkenan dengan objek penelitian. Penelitian akan melakukan observasi pada saat Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Biro Umum bagian Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekejaan Umum yang sedang dilakukan. 2. Wawancara Wawancara merupakan instrumen penelitian utama dalam proses penelitian ini. Wawancara adalah pengambilan data dengan cara menanyakan sesuatu kepada seseorang responden, caranya dengan bercakap-cakap secara tatap muka. Wawancara yang akan dilakukan oleh peneliti adalah wawancara secara mendalam dan terstruktur. Dengan adanya wawancara ini, peneliti melakukan pertanyaan yang sesuai indikator penilaian dengan objek penelitian yang dapat memberikan informasi mengenai Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Adminitrasi Perkantoran Biro Umum di Kementrian Pekerjaan Umum yang menangani arsip.
59
Ibid h.20
65
Pihak yang terkait dalam penelitian ini akan menjadi informasi dalam kegiatan wawancara yang dilakukan. Informan atau narasumber penelitian adalah seseorang yang diwawancari dan yang memberikan jawaban atas pertanyaan dari peneliti/pewawancara. 3. Dokumentasi Dokumentasi dilakukan dengan cara mengumpulkan data yang berisi penjelasan dan penilaian terhadap informan yang diteliti yang dapat membantu penelitian ini. Baik dari sumber-sumber yang berbentuk tulisan misalnya catatan harian, sejarah kehidupan, biografi, peraturan, dan kebijakan, maupun sumber-sumber yang berbentuk gambar, misalnya foto, gambar hidup dan lain-lain. Dokumentasi digunakan untuk memperoleh data nyata yang dijadikan sebagai objek penelitian yaitu tentang Sistem Pengelolaan Arsip Aktif bagian Administrasi Perkantoran Biro Umum di Kementrian Pekerjaan Umum, misalnya profil Kementrian Pekerjaan Umum, sistem pengelolaan arsip dan aplikasi yang digunakan dalam pencarian sistem arsip.
F. Teknik Analisis Data Teknik
analisis
data
kualitatif
yaitu
menguraikan
serta
menginterpretasikan data yang diperoleh di lapangan dari para informan. Dalam penelitian ini, penulis menganalisis secara langsung data-data yang penulis peroleh ketika melakukan observasi dan wawancara. Data-data yang diperoleh akan diolah dan disajikan dalam bentuk deskriptif yang bertujuan untuk mengemukakan permasalahan dan menemukan solusi
66
dengan disertai dengan teori-teori yang mendukung. Hasil analisis data berupa fakta-fakta yang terkait dengan objek penelitian. Analisis data yang dilakukan yaitu: 1.
Reduksi data Data yang diperoleh dari observasi, wawancara dan dokumentasi dicatat dengan rinci dengan memfokuskan dan memilih hal-hal yang penting, sehingga data yang diperoleh dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai topik yang sedang diteliti.
2. Penyajian data Setelah melakukan reduksi data, penulis menyajikan data dalam bentuk teks yang bersifat deskriptif. 3. Penarikan kesimpulan Setelah data-data terangkum dan dijabarkan, penulis akan membuat kesimpulan yang nantinya dapat digunakan untuk menjawab rumusan masalah.
G. Jadwal Penelitian Tabel 2. Jadwal Penelitian Tahun 2015 No. Jenis Kegiatan Januari Februari Maret 1.
Penyerahan Proposal
Skripsi
dan
Dosen
April
Mei
Juni
67
Pembimbing 2.
Pelaksanaan Bimbingan Skrispi
3.
Pengumpulan Literatur Mengenai Skripsi
4.
Melakukan Penelitian
5.
Analisis Data
6.
Penyerahan Laporan Skripsi
7.
Sidang Skripsi
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Kementerian Pekerjaan Umum 1. Kementerian Pekerjaan Umum Kementerian Pekerjaan Umum berdiri sejak zaman Belanda. Pada awalnya Kementerian Pekerjaan Umum bernama lengkap Dept.Van Burgerwrlijke Openbare Werken. Dalam bahasa Belanda, istilah Openbare Werken artinya Pekerjaan Umum (PU). Namun, pada zaman Hindia Belanda Openbare Werken disebut “Waterstaat Swerken” dimana lingkungan pusat Pekerjaan Umum dinamakan dengan Dep. V&W karena dibina oleh Dep.Van Verkeer &Waterstaat dan dikepalai oleh seorang Direktur. Organisasi Pekerjaan Umum tersebar di beberapa daerah di Indonesia dengan bidang Pekerjaan Umum (Openbare Werken) yang meliputi 1. Lands Gebouwen 2. Wegen 3. Irrigatie & Assainering 4. Water Kracht 5. Constructie bureau (untuk jembatan), afd. Havenwezen (Pelabuhan),afd. Electriciteitswezen (Kelistrikan) dan afd. Luchtvaart (Penerbangan Sipil). Pada tahun 1945 Kementerian Pekerjaan Umum berpusat di Bandung, dengan mengambil tempat bekas gedung V&W (dikenal dengan nama “Gedung Sate”). Tahun 1945-1949, Kementerian Pekerjaan Umum pindah ke Yogyakarta karena terjadi revolusi fisik, lalu berpindah lagi ke Jakarta setelah Belanda mengakui Kemerdekaan Republik Indonesia.
68
69
Perkembangan memproklamirkan
dan
situasi
kemerdekaannya
politik
Indonesia
mempengaruhi
sejak
perkembangan
Kementerian Pekerjaan Umum seperti sering mengalami perubahan pimpinan dan organisasi. Sejak tahun 1945, Kementerian Pekerjaan Umum mengalami beberapa pergantian pemimpin. Pada kabinet Dwikora atau Kabinet 100 Menteri, Kementerian Pekerjaan Umum mengalami perubahan organisasi dengan di pimpinan oleh Jenderal Suprajogi dan terbagi menjadi 5 Departemen, diantaranya: a. Departement Listrik dan Ketenagaan b. Departement Bina Marga c. Departement Cipta Karya Konstruksi d. Departement Pengairan Dasar e. Departement Jalan Raya Sumatera Pada masa orde baru, saat Kabinet Ampera Kemeterian Pekerjaan Umum dengan dipimpin oleh Ir.Soetami, telah memiliki suatu susunan struktur organisasi berlandas pada Surat Keputusan Menteri PUT tertanggal 17 Juni 1968 No. 3/PRT/1968 dan dirubah dengan Peraturan Menteri PUT tertanggal 1 Juni 1970 Nomor 4/PRT/1970. Berdasarkan Peraturan Presiden Repubik Indonesia Nomor 24 tahun 2010 tentang kedudukan, tugas dan fungsi Kementerian Negara serta susunan organisasi bahwa Kementrian Pekerjaan Umum berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden. Kementerian Pekerjaan Umum mempunyai tugas dan fungsi yang tercantum dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 08/PRT/M/2010
70
tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum. Dalam melaksanakan
tugasnya
yaitu
menyelenggarakan
urusan
dibidang
Pekerjaan Umum dalam pemerintahan untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan Pemerintahan Negara, Kementerian Pekerjaan Umum menyelenggarakan fungsi, diantaranya: a. Perumusan, penepatan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang Pekerjaan Umum. b. Pengelolaan barang milik/kekayaan Negara yang menjadi tanggung jawab Pekerjaan Umum. c. Pengawasan atas pelaksanan tugas di Lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum. d. Pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi atas pelaksanaan urusan Kemetrian Pekerjaan Umum di Daerah. e. Pelaksanaan kegiatan teknis yang berskala Nasional.
2. Visi dan Misi Kemeterian Pekerjaan Umum (2009-2014) Dalam menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi, Kementerian Pekerjaan Umum memiliki visi misi sebagai berikut: Visi Kementerian Pekerjaan Umum yaitu Tersedia Infrastruktur Pekerjaan Umum dan Pemukiman yang andal untuk mendukung Indonesia sejahtera 2025. Sedangkan Misi dari Kementrian Pekerjaan Umum adalah: a. Mewujudkan penataan ruang sebagai acuan matra spasial dari pembangunan nasional dan daerah serta keterpaduan pembangunan
71
insfrastruktur Pekerjaan Umum dan permukiman berbasis penataan ruang dalam rangka pembangunan berkelanjutan. b. Menyelenggarakan pengelolaan SDA secara efektif dan optimal untuk meningkatkan kelestarian fungsi dan keberlanjutan pemanfaatan SDA serta mengurangi resiko daya rusak air. c. Meningkatkan aksebilitas dan mobilitas wilayah dalam mendukung pertumbuhan ekonomi dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat dengan
penyediaan
jaringan
jalan
yang
andal,
terpadu
dan
berkelanjutan. d. Meningkatkan kualitas lingkungan permukiman yang layak huni dan produktif
melalui
pembinaan
dan
fasilitasi
pengembangan
insfrastruktur permukiman yang terpadu, andal dan berkelanjutan. e. Menyelenggarakan industri konstruksi yang kompetitif dengan menjamin adanya keterpaduan pengelolaan sektor konstruksi, proses penyelenggaraan konstruksi yang baik dan menjadikan pelaku sektor konstruksi tumbuh dan berkembang. f. Menyelenggarakan Penelitian dan Pengembangan serta Penerapan: IPTEK, norma, standart, pedoman, manual dan kriteria pendukung insfrastruktur PU dan permukiman. g. Menyelenggarakan dukungan manajemen fungsional dan sumber daya yang akuntabel dan kompeten, terintegrasi serta inovatif dengan menerapkan prinsip-prinsip good governance.
72
h. Meminimalkan penyimpanan dan praktik-praktik KKN di lingkungan Kementerian
Pekerjaan
Umum
dengan
meningkatkan
kualitas
pemeriksaan dan pengawasan professional. 3. Struktur Organisasi Kementerian Pekerjaan Umum a. Kementerian Pekerjaan Umum Dalam
Peraturan
Menteri
Pekerjaan
Umum
No.
08/PRT/M/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum bahwa Kementerian Pekerjaan Umum dipimpin oleh Menteri Pekerjaan Umum dan dibantu oleh Wakil Menteri mempunyai susunan organisasi Kementerian Pekerjaan Umum yang terdiri atas: a.) Wakil Menteri Pekerjaan Umum b.) Sekretariat Jenderal c.) Direktorat Jenderal Penataan Ruang d.) Direktorat Jenderal Sumber Daya Air e.) Direktorat Jenderal Bina Marga f.) Direktorat Jenderal Cipta Karya g.) Inspektorat Jenderal h.) Badan Pembinaan Konstruksi i.) Badan Penelitian dan Pengembangan j.) Staf Ahli Bidang Keterpaduan Pembangunan k.) Staf Ahli Bidang Ekonomi dan Investasi l.) Staf Ahli Bidang Sosial Budaya dan Masyarakat m.) Staf Ahli Bidang Hubungan Antar Lembaga
73
n.) Staf Ahi Bidang Pengembangan Keahlian dan Tenaga Fungsional o.) Pusat Pengolahan Data p.) Pusat Pendidikan dan Pelatihan q.) Pusat Komunikasi Publik r.) Pusat Kajian Strategis s.) Pusat Pengolahan Barang Milik Negara Berikut merupakan Struktur Organisasi Kementerian Pekerjaan Umum: Gambar 7. Struktur Organisasi Kementerian Pekerjaan Umum
74
b. Biro Umum Kementerian Pekerjaan Umum Dalam
Peraturan
Menteri
Pekerjaan
Umum
No.08/PRT/M/2010, BAB IV pasal 6 disebutkan bahwa Sekretariat Jenderal mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi dilingkungan Kementerian Pekerjaan Umum. Adapun struktur organisasi Sekretariat Jenderal tercantum pada pasal 8, yaitu: Susunan organisasi SEKJEN terdiri atas: a.) Biro Perencanaan dan Kerja sama Luar Negri b.) Biro Kepegawaian dan Ortala c.) Biro Keuangan d.) Biro Umum e.) Biro Hukum f.) Kelompok Jabatan Fungsional Biro Umum berada di bawah Sekretariat Jenderal mempunyai tugas yang tercantum dalam pasal 66 yaitu melaksanakan
pembinaan,
pengelolaan,
ketatausahaan,
administrasi perkantoran, dan Kementerian, kerumah tanggaan dan prasarana fisik. Dalam melaksanakan tugas Biro Umum sebagaimana dimaksud dalam pasal 66, Biro Umum melaksanakan fungsi-fungsi sebagaimana yang tertera pada pasal 67 mengenai fungsi Biro Umum, diantaranya:
75
a. Pelayanan
ketatausahaan
Kementerian,
administrasi
perkantoran, kerumah tanggaan dan prasarana fisik. b. Pelayanan ketatausahaan dan kerumah tanggaan Wakil Menteri, Sekretariat Jenderal, staff ahli dan staff khusus, serta urusan tata usaha dan rumah tangga biro. c. Pelaksanaan urusan Tata Naskah Dinas dan Kearsipan Kementerian serta penatausahaan barang milik Negara. d. Pelaksanaan urusan kesehatan, ketertiban dan keamanan, serta urusan dalam dan angkutan. e. Pelaksanaan urusan utilitas, bangunan gedung dan rumah jabatan, sarana dan prasarana lingkungan.
Berikut merupakan struktur organisasi Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum:
76
Gambar 8 Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum SEKRETARIAT JENDERAL Biro Perencanaan dan Kerja Sama Luar Negeri
Biro Kepegawaian dan Ortala
Biro Keuangan
Biro Umum
Bagian Perencanaan Umum
Bagian Informasi dan Tata Usaha Kepegawaian
Bagian Pembendahara
Bagian Tata Usaha
Bagian Program dan Anggaran
Bagian Administrasi Pengembangan Kepegawaian
Bagian Anggaran dan Pengembangan PNBP
Bagian Administrasi Perkantoran
Bagian Pemantauan dan Evaluasi
Bagian Mutasi
Bagian Verifikasi dan Akuntansi
Bagian Rumah Tangga
Bagian Kerjasama Luar Negri
Bagian Organisasi dan Tata Laksana
Bagian Pengusahaan BUMN PERUM
Bagian Prasarana Fisik
Biro Hukum
Bagian Penyusunan Peraturan PERUU-AN I
Bagian Penyusunan Peraturan PERUU-AN II
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Biro Umum terdiri dari beberapa unit di dalamnya, sebagaimana diatur pasal 68, yaitu Biro Umum terdiri atas: a. Bagian Tata Usaha b. Bagian Administrasi Perkantoran c. Bagian Rumah Tangga
Bagian Bantuan Hukum I Bagian Bantuan Hukum II
77
d. Bagian Prasarana Fisik e. Kelompok Jabatan Fungsional Berikut struktur organisasi dari Biro Umum Kementerian Pekerjaan Umum: Gambar 9. Struktur Organisasi dari Biro Umum Kementerian Pekerjaan Umum BIRO UMUM
Bagian Tata Usaha
Subbagian Tata Usaha Wakil Menteri Subbagian Tata Usaha Sekretariat Jenderal dan Staf
Subbagian Tata Usaha Biro
Bagian Administrasi Perkantoran
Bagian Rumah Tangga
Subbagian Tata Naskah Dinas
Subbagian Kearsipan
Subbagian Penatausahaan Barang Milik Negara
Subbagian Kesehatan
Subbagian UTILITAS
Subbagian Ketertiban dan Keamanan
Subbagian Bangunan Gedung dan Rumah Jabatan
Subbagian Urusan dalam dan Angkutan
Kelompok Jabatan Fungsional
Bagian Prasarana Fisik
Subbagian Sarana dan Prasarana dan Prasarana Lingkungan
78
c. Kegiatan Unit kearsipan Pengolahan surat-surat dari masa aktif hingga inaktif dilakukan bagian Administrasi Perkantoran. Dalam pasal 73 tugas bagian Administrasi Perkantoran adalah melaksanakan urusan pembinaan Tata Naskah Dinas dan Kearsipan Kementrian dan Perindustribusian surat serta penatausahaan barang milik Negara di lingkungan Sekretariat Jenderal. Administrasi Perkantoran mempunyai fungsi, diantaranya: a. Pembinaan dan pengelolaan tata naskah dinas. b. Pembinaan dan pengelolaan kearsipan dan distribusi surat. c. Pembinaan dan pengelolaan barang milik Negara di lingkungan SEKJEN. Sebagaimana tercantum dalam padal 75, Administrasi Perkantoran terdiri dari: a. Subbagian Tata Naskah Dinas Subbagian yang bertugas dalam mengelola surat-surat masuk dan keluar dengan menggunakan pedoman Tata Naskah Dinas yang diatur dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No.10/PRT/M/2011 tentang pedoman Tata Naskah Dinas Kementrian Pekerjaan Umum. b. Subbagian Kearsipan Dalam pasal 76 ayat 2, subbagian kearsipan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pedoman dan pembinaan penyelenggara kearsipan, pengelolaan dan pengolahan arsip
79
inatif,
penyiapan
bahan
penyerahan
arsip
statis,
pemusnahan arsip, pengembangan sistem dan informasi kearsipan
elektronis
Kementrian.
Pusat
kearsipan
Kementrian Pekerjaan Umum adalah Kintaka yang merupakan pusat penyimpanan kearsipan (PUSIMPAR) terletak di Jalan Pahlawan No.20, Citereup Bogor dan dirikan pada tahun 1982. c. Subbagian Penatausahaan Barang Milik Negara Subbagian
Penatausahaan
Barang
Milik
Negara
mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan kebutuhan
dan
anggaran,
pemanfaatan,
pengamanan,
penghapusan,
pemindah
pengadaan,
pengguna,
pemeliharaan,
penilaian,
tanganan,
penatausahaan,
pembinaan, pengawasan dan pengendalian, dan pelaporan Barang Milik Negara Lingkungan Sekretariat Jenderal. d. Organisasi dan Manajemen Kementrian Pekerjaan Umum 1. Organisasi dan Tata Laksana Kearsipan Secara struktural organisasi tata kearsipan Kementrian Pekerjaan Umum terdiri dari: a. Menteri Kementrian PU sebagai pimpinan kebijakan tata kearsipan. b. Sekretariat
Jenderal
sebagai
pembina
kearsipan. c. Biro Umum sebagai pelaksana Kearsipan.
kegiatan
80
d. Satuan-satuan
administrasi
kearsipan
(Satminar)
sebagai organisasi penyelenggara kegiatan kearsipan. Tiap Satminar mempunyai unit kearsipan yang terdiri dari unsur-unsur pelaksanaan (penerimaan-pengarahpencatat-dan penyimpanan). Satuan-satuan administrasi arsip adalah: a. Satminar I adalah Sekretariat Jenderal yang meliputi Satminar-satminar II yaitu Sekretariat Jenderal, Pusatpusat,
Kanwil
dan
proyek-proyek
dilingkungan
Sekretariat Jenderal. b.Satminar I adalah Inspektorat Jenderal yang meliputi Satminar-satminar II yaitu Inspektorat Jenderal dan Proyek-proyek dilingkungan Inspektorat Jenderal. c. Satminar I adalah Direktorat Jenderal yang meliputi Satminar-satminar II yaitu Sekertariat Direktorat Jenderal, Direktorat-Direktorat dan proyek-proyek dilingkungan Direktorat Jenderal. 2.
Sumber Daya Manusia (SDM) Pelakasanaan
kegiatan
kearsipan
Kementerian
Pekerjaan Umum dilakukan oleh Biro Umum yang terdiri dari empat orang arsiparis dengan latar belakang yang berbeda. Salah satunya adalah yang berlatar belakang pendidikan Komunikasi UI. Keseluruhan jumlah arsiparis Kementrian Pekerjaan Umum di Indonesia berjumlah 93
81
orang dengan latar belakang yang berbeda dari Lulusan SMA hingga S1.
B. Hasil Penelitian Pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara, observasi dan dengan indikator penilaian. Pelaksanaan indikator penilaian kearsipan terkait pada proses atau kegiatan yang dilakukannya, yaitu pengelolaan arsip dinamis, perlengkapan, kendala, dan dasar-dasar hukum pengelolaan arsip. Adapun hasil penelitian yang diperoleh, sebagai berikut: 1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran di bagian Biro UmumKementrian Pekerjaan Umum a. Penciptaan dan Penerimaan Proses pelaksanaan pengelolaan kearsipan dalam hal penciptaan suatu arsip tergantung dari masalah atau informasi yang akan disampaikan. Proses penciptaan yang umum dilaksanakan di Administrasi
Perkantoran
bagian
Biro
Umum
Kementrian
Pekerjaan Umum adalah: a.) Surat masuk b.) Dicatat di sistem TNDE c.) Lalu didisposisikan Yang berdasarkan hasil wawancara nya sebagai berikut: surat masuk langsung dicatat di komputer TNDE misalnya surat masuk yang tujuan kepada Kepala Biro Umum langsung masuk di TNDE. lalu diterima, dan sudah didisposisi oleh kepala biro bisa dilihat di handphone surat yang sudah didisposisikan. Jadi melalui handphone distribusinya dari kepala biro umum kepada ke kepala bagian administrasi perkantoran bisa lihat surat-surat masuk
82
untuk saya yang sudah didisposisi dari pak kepala bagian biro umum melalui email.58 Berdasarkan hasil wawancara prosedur yang dilaksanakan adalah
prosedur
dalam
menciptakan
arsip
korespondensi,
khususnya surat. Surat-surat yang akan diciptakan, telah disposisi oleh Kepala Biro Umum dan Kepala bagian kearsipan. Pencatatan atau pendistribusian arsip di administrasi perkantoran di Biro Umum menggunakan beberapa jenis yaitu sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) dan buku agenda surat keluar. TNDE digunakan untuk mencatat surat masuk, surat keluar, templat naskah dinas, dan agenda kerja pimpinan. Sebelum pendistribusian dimulai, surat yang dikirim oleh pos langsung diterima di bagian distribusi. Berdasarkan dalam wawancara tersebut yaitu: Mendistribusikan arsip dinamis, baik secara internal dan eksternal dengan cepat ini khususnya distribusi surat, disini ada bagian sub distribusi lancar-lancar saja malah disini pakai elektronik, data dimasukin lalu jika orang tanya untuk mencari surat, lalu dicari ada dalam sistem itu terdapat tanggal surat masuk dan perihal.59 Kemudian, setelah surat masuk diagendakan, tindak lanjutnya yaitu mengklasifikasi yang sesuai dengan pedoman klasifikasi Kementrian Pekerjaan Umum. Beradasarkan hasil wawancara:
58
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. 59
ibid
83
…..Pedoman klasifikasi arsip di Department Pekerjaan Umum, jadi kita memakai pedoman klasifikasi yang sudah ada dalam peraturan Mentri Pekerjaan Umum60 Dalam hasil wawancara selanjutnya surat masuk mempunyai prosedur yaitu: …….surat masuk dari luar ke kepada Biro Umum lalu dicatat dimasukkan dalam TNDE, dalam TNDE di isi dulukan data awalnya perihal tetapi belum didisposisikan di scan, lalu masuk kedalam kepemimpinan nanti dituliskan disposisi nya kembali ke sekretaris disposisi nya ditulis di surat masuk langsung dikirim kepada tujuan pada surat itu lalu masuk ke handphone nya masing-masing melalui TNDE itu ke email di handphone.61 Berdasarkan wawancara pada dasarnya semua surat keluar harus ada izin dari kepala bagian kearsiapan di administrasi perkantoran. Sebelum dibuat disposisi di buku agenda surat keluar. Disposisi dibuat oleh sekretaris lalu ditandatangani oleh kepala bagian kearsipan. Setelah disposisi
selesai dibuat, maka wajib
diperiksa kembali oleh sekretaris untuk diteliti, agar terhindar dari kesalahan baik dari segi penulisannya maupun segi isinya. Setelah disposisi diketik, langkah selanjutnya meminta tandatangan kepada kepala kearsipan bagian adminitrasi perkantoran. Surat yang ditandatangani oleh kepala arsip bagian administrasi perkantoran kemudian digandakan (discan) untuk dijadikan arsip dan disimpan di sistem TNDE. Proses pengurusan surat keluar atau surat yang dikirim dicatat kembali di buku agenda surat keluar dan dicatat di sistem TNDE. Kemudian surat yang sudah diproses diberi ke 60 61
ibid
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
84
sekretaris agar dikirim alamat yang terkait atau bisa juga masuk ke email yang dituju yang melalui sistem TNDE. Kegiatan pencatatan dan pendistribusian surat merupakan pengelolaan arsip untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Untuk surat keluar, yang bertanggungjawab atas isi surat yaitu pegawai bagian administrasi perkantoran. Dimana untuk pengurusan surat keluar yang dimaksud yaitu bagaimana pegawai administrasi perkantoran mengelola surat-surat yang akan dikirim kepada instansi yang dituju. Yang terdapat dalam wawancara tersebut yaitu: ……..kalau surat keluar nya baru pake buku agenda, dikirimkirimkan pakai buku agenda nanti di catat dengan penomoran lalu dikirim dengan buku pengiriman.62 b. Penyimpanan Dalam lingkup organisasi dapat menggunakan beberapa asas penyimpanan arsip dinamis berdasarkan besar atau kecil nya organisasi
tersebut.
Mengenai
asas
yang
digunakan
oleh
administrasi perkantoran di peroleh hasil wawancara sebagai berikut: Jadi kalau arsip aktif masih di bagian administrasi perkantoran, nanti transisi aktif dikirim di Kintaka di gedung citereup.63 Berdasarkan hasil wawancara arsip aktif ada di bagian di administrasi perkantoran, sedangkan yang in aktif ada di Kintaka
62
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. 63
ibid
85
Citerep.
Penyimpanan
arsip
dinamis
yang
digunakan
di
administrasi perkantoran di bagian Biro Umum adalah asas desentralisasi.
Dalam
hal
ini
pengelolaan
arsip
dinamis,
Administrasi Perkantoran bagian kearsipan mempunyai tanggung jawab. Mengenai sistem penyimpanan arsip dinamis pada administrasi perkantoran di Biro Umum, berikut penjelasan dari hasil wawancara yaitu: Tergantung yang dicari arsip apanya, apakah mau mencari arsip aktif atau in aktif, kalau arsip aktif misalnya dia mau mencari surat masuk ke kepala Biro Umum kan sudah masuk semuanya jadi sudah gampang dicari di box atau sesuai dengan klasifikasi nya.64 Informasi yang didapatkan yaitu sistem penyimpanan tergantung dalam masa arsip aktif ataupun arsip in aktif. Arsip aktif dapat mencari manual yang sesuai dengan klasifikasi. Sedangkan arsip in aktif pun juga mencari dengan manual yang sudah klasifikasi. Dalam penemuan kembali arsip dinamis dalam hasilwawancara yaitu: Kita ada website PU disitu ada TNDE jika di klik ada password nya dengan menggunakan password saya, sudah terdaftar id saya dan bisa menggunakan. Jadi di website PU di TNDE bisa dikoreksi surat masuk dengan konsep yang diinginkan.65 Dalam hasil wawancara dalam pencarian arsip dapat dilihat di sistem TNDE yang bisa dilihat di website Kementrian Pekerjaan 64
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. 65 Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
86
Umum dan menggunakan user dan password dengan identitas pegawai. Dalam pencarian arsip ini, arsip yang diinginkan bisa di buka di TNDE agar mudah dapat mencari arsip yang diinginkan. Mengenai
prosedur
penyimpanan
arsip
dinamis,
terdapat
wawancara yang dilakukan oleh penulis yaitu: ….Dan sudah di klasifikasinya yg sudah ada di box nya. Setiap tahunnya arsip yang sudah in aktif dikirim di Kintaka citerep66 Berdasarkan wawancara, prosedur penyimpanan arsip dinamis telah dilaksanakan di administrasi perkantoran yaitu dengan klasifikasi sesuai dengan pokok masalah. Dalam setiap setahun arsip yang transisi nya aktif dikirim ke gedung Kintaka Citerep. c. Pemeliharaan Indikator penilaian merupakan tahap ketiga dalam pengelolaan arsip dinamis. Indikator pemeliharaan ini, administrasi perkantoran di Biro Umum telah melakukan kegiatan agar arsip dinamis tetap terpelihara, baik segi isi maupun luar, seperti hasil wawancara yaitu: Dalam pemeliharaan setiap setahun 2x fumigasi. Arsip aktif ada ruangan nya baru, dulu penyimpanan arsip aktif ada disetiap bagian dan sekarang ada ruangan khusus untuk penyimpanan arsip aktif jadi semua arsip Biro ada disatu tempat di ruangan itu, supaya untuk menghindari banyak duplikasi jadi yang disitu hanya asli saja. Begitu surat masuk datang dari luar disimpan di staf kepada kepala Biro Umum, Kepala Biro Umum ada sentral file disitu. jawab digabung di sentral file yang copy-copy lain dibuang. Maka praktis sistem nya jadi yang akan datang tidak ada nya
66
ibid
87
tumpuk-tumpukan surat dimeja. Jadi dari sisi tata ruangan nya lebih bagus, rapih dan sehat. 67 Berdasarkan hasil wawancara dalam pemeliharaan administrasi perkantoran di Biro Umum, melakukan kegiatan dalam arsip aktif maupun in aktif. Kegiatan pemeliharaan arsip aktif
adanya
penyimpanan ruang untuk menyimpan surat yang masih aktif dan tertata dengan rapih, agar tidak terjadinya tumpukan-tumpukan surat yang dimeja pegawai. Sedangkan arsip in aktif setiap dua kali setahun melakukan kegiatan fumigasi agar tidak adanya terjadi kuman ataupun ada binatang. d. Penyusutan dan pemusnahan Indikator penyusutan dan pemusnahan adalah tahap akhir dalam mengenai pengelolaan arsip dinamis. Mengenai dalam indikator penyusutan dan pemusnahan melakukan penilaian arsip dinamis, dalam hasil wawancara yang didapatkan yaitu: ada tim nya, ini kan tidak setiap saat penilaian. Kalau ada usulan ingin melakukan penyusutan atau pemusnahan biasa dia melakukan pembentukan tim di unit itu. Tim penilaian, mana arsip yang akan dinilai arsip nya dari daftar arsip tim yang mana harus masih diperlukan atau masih yang tidak perlukan sesuai dengan JRA68 Berdasarkan wawancara dalam indikator penilaian melakukan penyusutan dan pemusnahan dalam melakukan tim dari unit yang ingin melakukan pemusnahan. Dari penilaian tim, menilai arsip
67
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. 68 Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
88
dinamis itu sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan dipilih arsip yang masih layak digunakan atau tidaknya. Dalam berapa kali arsip dinamis menyerahkan arsip administrasi perkantoran di Biro Umum kepada ANRI, yang terdapat dalam wawancara yaitu: Tidak rutin, jadi dilihat berdasarkan JRA nya. Lalu kita bikin tim penyerahan terus tim itu bekerja baru dilaporkan ke ANRI. Ini baru di data untuk diserahkan.69 Berdasarkan wawancara, kegiatan penyerahan arsip dinamis di adminitrasi perkantoran
ke ANRI membentuk tim untuk
memeriksa arsip mananya yang masa jadwal retensi arsip yang sudah lebih tapi arsipnya bersifat penting maka dikirim ke ANRI.
2. Perlengkapan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum Untuk mengetahui perlengkapan arsip dinamis yang digunakan di Administrasi Perkantoran di Biro Umum, maka hasil wawancara sebagai berikut: perlengkapan kita standar ada nya rool O’pac, box arsip, scanner, printer, komputer, ruang penyimpan arsip, rak penyimpanan arsip, meja dan kursi pemilah arsip, lemari besi arsip tahan api, tempat embarkasi arsip, penyedot debu, trolly, tempat tidur petugas (mess). 70
Berdasarkan wawancara, perlengkapan yang digunakan adminitrasi perkantoran di Biro Umum yaitu rool O’pac, box arsip, scanner,
69
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. 70
ibid
89
printer, komputer, ruang penyimpan arsip, rak penyimpanan arsip, meja dan kursi pemilah arsip, lemari besi arsip tahan api, tempat embarkasi arsip, penyedot debu, trolly, tempat tidur petugas (mess). 3. Kendala
pengelolaan
Arsip
Dinamis
pada
Administrasi
Perkantoran di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum Pengelolaan arsip dinamis, ada 5 kendala yang dihadapi oleh Administrasi Perkantoran di Biro Umum, yaitu anggaran dana dalam pengelolaan arsip,ruang penyimpanan arsip, sistem pengamanan arsip, merekrut pegawai di bidang kearsipan, dan melakukan kegiatan pelatihan untuk mengoptimalkan sumber daya manusia. Dalam hasil wawancara penulis mendapatkan informasi mengenai kendala dalam pengelolaan arsip dinamis sebagai berikut: a. Anggaran dana Kendala pertama dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu anggaran dana, sebagaimana hasil dari wawancara yaitu: Setiap tahun anggaran ada khususnya untuk arsip ini. anggaran pengelolaan arsip ada,anggaran perawatan gedung ada, anggaran pemeliharaan arsip ada, tunjangan-tunjangan kesejahteraan ada, tingkat kesehatan ada untuk kesehatan pegawainya.71 Berdasarkan jawaban dari wawancara, anggaran dana pengelolaan arsip dinamis setiap tahunnya ada. Anggaran dana tersebut sudah dikelompokkan seperti angggaran untuk pengelolaan arsip, anggaran untuk perawatan gedung, anggaran untuk pemeliharaan
71
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
90
arsip, anggaran untuk tunjangan kesejahteraan dan anggaran kesehatan untuk pegawai. b. Fasilitas Kendala kedua dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu fasilitas. Sebagaimana terdapat hasil wawancara sebagai berikut: Fasilitas penunjang yang memadai ada yaitu kantor gedung Kintaka,rak penyimpanan boks arsip, lemari besi arsip tahan api, ruang rapat, meja dan kursi untuk pemilahan arsip, tempat embarkasi arsip, mess kintaka, olahraga,senam dan lain-lain.72 Berdasarkan wawancara, fasilitas
dalam pengelolaan arsip
fasilitasnya memadai. Misalnya, kantor gedung Kintaka,rak penyimpanan boks arsip, lemari besi arsip tahan api, ruang rapat, meja dan kursi untuk pemilahan arsip, tempat embarkasi arsip, mess kintaka, olahraga,senam dan lain-lain. c. Sistem Pengamanan Arsip Dinamis Kendala ketiga dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu sistem pengamanan arsip dinamis. Mengenai dalam kendala ketiga wawancara didapatkan yaitu: Dan disana pun ada satpam, dan pegawai kebersihan taman, pegawai kebersihan arsip, kebersihan mess ada. Arsip aktif pun kan terawat jadi bisa dipantau oleh pegawainya dan setiaphari dibersihkan oleh petugas kebersihan jadi ringan tidak mengeluarkan biaya. Dalam sistem pengamanan nya ada kunci ruangan yang berlapis. 73 Hasil wawancara yang didapatkan dalam sistem pengaman pengelolaan arsip dinamis yaitu ada nya petugas kebersihan untuk 72 73
ibid
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
91
membersihkan ruang arsip dan ada satpam. Jika arsip aktif dengan sistem pengamanan bisa dipantau oleh pegawai dan di bersihkan oleh petugas kebersihan. Sedangkan arsip in aktif yang di Kintaka sistem pengamanan nya adanya kunci ruangan yang berlapis-lapis. d. Merekrut pegawai bidang kearsipan Kendala keempat dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu merekrut pegawai bidang kearsipan. Terdapat hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis yaitu: ……….. disini pegawai yang harian aja bukan PNS, OB saja disuruh bisa untuk menata arsip. Saya perdayakan begitu, kalau saya menghandalkan arsiparis tidak cukup, arsiparis kan persyaratan pegawai negri tidak setiap tahun pegawai negri adanya arsiparis dan tidak setiap tahun kita mendapatkan jatah arsiparis kalau mengharapkan itu tidak selesai pekerjaan saya.74 Hasil wawancara yang didapatkan dalam kendala merekrut pegawai bidang kearsipan yaitu tidak adanya perekrutan pegawai di bidang kearsipan, jadi Office boy pun bisa dihandalkan dalam penataan arsip. Jika menghandalkan arsiparis tidak cukup, karena persyaratan dalam arsiparis pegawai negri. Jadi setiap tahun administrasi perkantoran tidak mendapatkan pegawai bidang kearsipan, jika mengharapkan pegawai bidang kearsipan tidak selesainya pekerjaan pengelolaan arsip dinamis. e. Mengoptimalkan Sumber Daya Manusia Kendala yang kelima dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu mengoptimalkan SDM. Penulis memperoleh hasil wawancara sebagai berikut: 74
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
92
Kita selalu didik sendiri, terus kita sekolahain kalaupun ada diklat.75 Dalam hasil wawancara kendala pengelolaan arsip dinamis yaitu melakukan pembinaan atau bimbingan teknis dengan cara mengelola arsip dinamis yang baik. Jika ada kegiatan diklat pegawainya mengikuti kegiatan diklat tersebut.
4. Dasar Hukum Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum Dalam pengelolaan arsip dinamis terdapat dasar hukum yaitu membuat kebijakan/peraturan/SOP mengenai pengelolaan arsip dinamis. Hasil wawancara yang di dapatkan oleh penulis yaitu: Dasar hukum disini ada lengkap sesuai dengan Undang-Undang Kementrian Pekerjaan Umum dan membuat kebijakan SOP disini pun lengkap dan disini pun ada buku-buku SOP nya. Pada setiap tahun bikin kita SOP dan bisa merevesi SOP karena kan situasi nya berubah.76 Hasil wawancara dasar hukum pengelolaan arsip dinamis yaitu adanya dasar hukum yang sesuai dengan Undang-Undang Kemetrian Pekerjaan Umum. Administrasi perkantoran di Biro Umum membuat kebijakan SOP yang pada setiap tahun berubah karena dilihat dalam situasi yang didapatkan di bagian administrasi perkantoran .
75
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. 76
ibid
93
C. Pembahasan 1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran Di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum a. Penciptaan dan penerimaan Dalam rangka pengelolaan arsip, maka kita harus kembali ke daur hidup arsip, karena proses manajemen adalah suatu kendali atas keseluruhan daur hidup arsip. Menurut ISO 15489-1:2001 yang menyatakan manajemen rekod adalah bagian dari tanggung jawab manajemen untuk mrnciptakan suatu kontrol yang sistematis dan efisien mulai dari tahap penciptaan, penerimaan, pemeliharaan penggunaa, dan pemusnahan rekod, termasuk penilaian dan pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan rekod termasuk penilaian dan pemeliharaan bukti dan informasi mengenai aktivitas bisnis transaksi dalam bentuk rekod.77 Arsip dinamis dalam penciptaan mempunyai tanggung jawab utama untuk mengelola rekod dan disimpan oleh unit kerja penciptanya.78 Arsip dinamis yang diciptakan oleh administrasi perkantoran di Biro Umum yaitu surat masuk, surat keluar, templat naskah dinas, agenda kerja pimpinan.
77
ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition. Patricia Wallace. Record Management: Integrated Information System. Englewood Cliff, NJ: Prentince Hall,1992.h.4 78
94
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, arsip dinamis yang paling sering diciptakan di adminitrasi perkantoran yaitu surat masuk, surat keluar dan agenda kerja pimpinan. Setelah surat-surat yang diciptakan, surat-surat akan didistribusikan. Pendistribusian ini dapat bersifat eksternal maupun internal disebarkan melalui pos, kurir khusus, sistem surat antar kantor atau langsung ke pangkalan data komputer atau elektronik.79 Proses pelaksanaan manajemen kearsipan dalam hal penciptaan suau arsip tergantung dari masalah atau informasi yang akan disampaikan. Proses penciptaan surat di administrasi perkantoran dalam hasil wawancara dan observasi yaitu: a. Pengisian data baru b. Nomor agenda c. Nomor surat d. Tanggal surat 79
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003.h.36
95
e. Tanggal terima f. Pengirim g. Ditujukan h. Perihal i. Tanggal masuk j. Unit kerja k. Subjek Gambar Form Pengisian Surat Masuk
Hal ini dalam pelaksanaan penciptaan surat pada administrasi perkantoran berjalan dengan baik karena telah mengikuti sistem prosedur yang ada. Surat yang masuk ke bagian Biro Umum diterima oleh kepala Biro Umum melalui sistem TNDE untuk diberi disposisi. Setelah surat yang diterima kepala Biro umum lalu diperiksa oleh sekretaris sebelum didisposisikan dengan menulis nomor surat, perihal,dan tanggal surat masuk lalu discan suratnya. Setelah sudah disposisi oleh kepala Biro Umum surat masuk di
96
distribusikan melalui handphone kepada kepala bagian administrasi perkantoran. Jika ada surat masuk langsung masuk melalui email. Surat masuk yang sudah didisposisikan oleh kepala biro umum bisa langsung dilihat melaui sistem TNDE. Gambar Daftar Surat Disposisi
Namun, berdasarkan hasil wawancara, arsip yang paling sering diterima adalah rekod korespondensi yang berupa surat-surat. Adapun prosedur yang dapat dilakukan dalam proses penerimaan surat adalah:80 a. penerimaan b. penyortiran c. pencatatan d. penyimpanan surat masuk Surat-surat yang diterima secara langsung bagian Administrasi Perkantoran. Apabila instansi tidak membawa tanda terima, maka 80
Yayah Fazriah, Pengelolaan Arsip di SMP An-Nisaa’ Pondok Aren, Skripsi Sarjana Pendidikan Islam (Jakarta: Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan, 2012), h. 31.
97
sekretaris adminitrasi perkantoran memberikan tanda terima yang di stempel. Kemudian, surat disortir dengan cara melihat perihal dan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Setelah disortir, surat diagendakan dan disimpan di boks arsip. Dari sistem ini administrasi perkantoran melakukan prosedur penerimaan surat masuk dengan sistematis. Menurut Elizabeth Shepherd arsip dinamis dibedakan menjadi tiga jenis berdasarkan frekuensi penggunanya, yaitu current records (arsip dinamis aktif), semi-current records (arsip dinamis semi aktif) dan non-current records (arsip dinamis in-aktif).81 Berdasarkan hasil wawancara, arsip aktif pada adminitrasi perkantoran di Biro Umum meliputi arsip yang digunakan secara langsung (tahun yang berjalan). Sedagkan arsip in-aktif meliputi arsip yang sudah lewat diatas 5 tahun. b. Penyimpanan Sistem penyimpanan arsip dinamis pada dasarnya merupakan suatu cara atau metode yang digunakan oleh suatu organisasi dalam menyimpan arsip-arsip yang dihasilkan agar arsip-arsip tersebut dapat disimpan dan ditata dengan baik sesuai dengan keadaan organisasi maka akan mudah penemuan kembali arsip apabila suatu saat dibutuhkan. Menurut ISO 15489-2001 penyimpanan meliputi,82 yaitu:
81
Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and practice (London: Facet Publishing, 2003), h. 6. 82
ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition.
98
a.)
Lokasi harus dapat dijangkau dengan mudah dan harus berada di area yang tidak berisiko.
b.)
Struktur bangunan harus menyediakan keseimbangan temperature
dan
tingkat
kelembapan
yang
sesuai
kebutuhan, perlindungan dari bahaya api, perlindungan dari perusahaan karena air, perlindungan dari hal-hal yang dapat mengkontaminasi (seperti radioactive isotope dan jamur), ukuran keselamatan, kontrol akses ke area penyimpanan, sistem pendeteksi pada entri yang tidak diizinkan, perlindungan terhadap pengrusakan yang disebabkan oleh serangga. c.)
Perlengkapan. Seperti rak disesuaikan dengan format rekod dan cukup kuat menanggung bebabn berat.
Biro Umum bagian administrasi perkantoran memiliki tempat tersendiri untuk menyimpan arsip-arsipnya. Arsip aktif masih berada di unit kerja, sedangkan tempat penyimpanan arsip inaktif berada di Gedung Kintaka Citerep. Ruangan khusus penyimpanan arsip aktif dipenuhi arsip baik yang disimpan di map dan di box, yang sesuai dengan klasifikasi. Tempat penyimpanan arsip inaktif berisi roll o’pac beserta box dan arsip yang telah diberkaskan menurut pengelompokkannya. Ruangan ini sangat memadai untuk dijadikan ruangan arsip, ruangan ini dilengkapi dengan AC. Ruangan ini juga setiap tahunnya dibersikan dengan cara fumigasi.
99
Menurut Kennedy persyaratan fungsional sistem manajemen rekod adalah mengelola dan merekam proses penataan rekod mencakup registrasi, klasifikasi, perawatan, penelusuran, temu kembali, pemusnahan, pelaporan pelacakan dan akses kontrol.83 Berdasarkan hasil wawancara mengenai sistem penyimpanan arsip dinamis, sistem penyimpanan yang digunakan oleh Biro Umum bagian adminitrasi perkantoran adalah sistem penyimpanan berdasarkan subjek. Menurut Lancaster mengatakan terdapat enam subsitem penting yang ada dalam sistem temu kembali84, yaitu: a. Subsistem dokumen b. Subsistem pengindeks c. Subsistem kosa kata d. Subsistem pencarian e. Sistem antarmuka (interface) pengguna f. Subsistem pencocokan. Dalam hasil wawancara yang diperoleh Biro Umum bagian administrasi perkantoran sistem temu kembali arsip dengan sistem TNDE dengan melihat surat masuk yang terdisposisi, lalu mencari surat dengan tanggal awal ataupun dengan perihal. Maka surat yang dicari bisa dilihat dalam sistem TNDE.
83
Kennedy,Jay and Cherry Schauder. “Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd ed. Sydney: Longman Australia, 1998.h.199. 84 Lancaster, F.W. “Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing and Evoluation”. 2nd ed.( New York: Wiley,1979). h.13
100
Penyimpanan arsip aktif disimpan bisa sistem TNDE dan bisa disimpan diruangan administrasi perkantoran. Arsip yang masih aktif di bagian administrasi perkantoran dalam pencarian bisa melihat dengan penomoran klasifikasinya yang disesuaikan didalam box. Sedangkan arsip yang disimpan disistem TNDE bisa menggunakan dengan TNDE. Sistem TNDE ada di website Pekerjaan Umum dan mengklik TNDE. Aplikasi TNDE kemudian akan muncul SQL Server Login. Untuk memanggil fitur surat masuk atau surat yang terdisposisi pengguna menggunakan wajib untuk mengisi Login ID dan Password. Gambar SQL Server Login
101
c. Pemeliharaan Pemeliharaan rekod itu kegiatan yang tidak dapat diremehkan, karena rekod mempunyai peranan penting dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Dalam melakukan arsip, usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam pemeliharaan arsip dinamis,
yaitu:85
perlu
mempertimbangkan
ruangan
penyimpanan,suhu dan kelembaban udara, misalnya dengan cara membersihkan dan memeriksa ruangan, melakukan penyemprotan racun serangga kea rah dinding, lantai atau alat-alat yang terbuat dari kayu dan jangan sampai mengenai arsip dinamis, tidak makan dan merokok, menggunakan rak penyimpanan rekod yang terbuat dari logam, tidak meletakkan berdesak-desakan. Usaha yang dilakukan di administrasi perkantoran bagian Biro Umum seperti: memasukkan beberapa arsip dinamis (terutama rekod korespondensi) ke dalam lemari (locker) dan box. Dari beberapa
uraian
mengenai
pemeliharaan,
usaha-usaha
pemeliharaan arsip dinamis pada administrasi perkantoran bagian Biro Umum berjalan dengan maksimal, karena keterbatasan pengetahuan tentang cara memelihara arsip dinamis yang baik. d. Penyusutan dan pemusnahan Tahap penyusutan merupakan tahap pengelolaan arsip dinamis yang mengendalikan daur hidup terakhir arsip, yaitu tahap istirahat. Pada dasarnya kegiatan penyelamatan arsip meliputi penyimpanan,
85
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Bumi Aksara, 2012).h.58-60
102
perawatan, pemeliharaan, pengamanan, dan penyusutan termasuk pemindahan, pemusnahan serta penyerahan ke Arsip Nasional. Dari segala kegiatan tersebut, penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Seperti dikatakan bahwa penyusutan arsip dilakukan dengan cara menggolongkan surat-surat yang ada. Maksud menggolongkan surat-surat yaitu dilihat apakah arsip yang ada masih mempunyai nilai guna atau tidak berguna. Di administrasi perkatoran di bagian Biro Umum melaksanakan penyusutan arsip. Sebelum melaksanakan penyusutan arsip adanya tim penilaian. Tim penilaian memilah milih mana arsip yang JRA nya masi bisa digunakan atau tidak nya. Arsip yang tidak bisa digunakan
harus dipertimbangkan apakah dimusnahkan atau
masih diperlukan. Arsip yang masih layak, arsip yang berisi tentang surat tanah. Dalam metode yang digunakan dalam penyusutan dengan cara dibakar. Arsip yang penting diserahkan kepada ANRI. Sebelum diserahkan ke ANRI administrasi perkantoran di bagian Biro Umum membuat tim untuk melaporkan penyerahan arsip ke ANRI.
103
2. Perlengkapan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum Perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu: perangkat elektronik (komputer, mesin print, mesin scan, microreader, mesin fax dan sebagainya), map (terdiri dari: map biasa (stopmap folio), stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brief ordner), filing cabinet (filing cabinet berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet dan lateral filing cabinet), folder, guide, almari arsip, rak, box file, rotary filing, cardex dan file yang dapat dilihat (visible reference record file).86 Perlengkapan yang digunakan di administrasi perkantoran dalam pengelolaan arsip dinamis antara lain rool O’pac, box arsip, scanner, printer, komputer, ruang penyimpan arsip, rak penyimpanan arsip, meja dan kursi pemilah arsip, lemari besi arsip tahan api, tempat embarkasi arsip, penyedot debu, trolly, tempat tidur petugas (mess). 3. Kendala
Pengelolaan
Arsip
Dinamis
pada
Administrasi
Perkantoran di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum Dalam pengelolaan arsip dinamis, ada beberapa kendala yang dhadapi oleh lembaga/organisasi. keterbatasan dana, sumber daya manusia, manajemen yang belum baik, perlengkapan dan tempat sering menjadi kendala dalam pengelolaan arsip dinamis. Selain itu, ada beberapa kendala lain dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu penemuan kembali 86
Jonner Hasugian, “Pengantar Kearsipan,” artikel diakses pada 4 april 2015 dari http//usu.ac.id
104
arsip yang lama akibat sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh unit lain dalam organisasi yang tidak dikembalikan kembali ke unit pencipta arsip; Bertambahnya arsip dinamis tanpa disertai dengan penyusutan dan pemusnahan; Pegawai kearsipan yang tidak cukup dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan;
kearsipan
yang
tidak
memadai,
tidak
mengikuti
perkembangan ilmu kearsipan modern karena kurangnya dana yang tersedia.87 Berdasarkan wawancara dan observasi ada lima kendala yang dihadapi oleh administrasi perkantoran di Biro Umum dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu: dana, fasilitas, sistem pengamanan, perekrutan pegawai, dan kegiatan dalam mengoptimalkan SDM. Kendala pertama, yaitu dana. Anggaran pada setiap tahunnya ada khususnya di bagian arsip. Anggaran dalam kearsipan sudah di kelompokkan sesuai dengan kebutuhannya yaitu anggaran pengelolaan arsip,anggaran perawatan gedung, anggaran pemeliharaan arsip, tunjangan-tunjangan kesejahteraan, tingkat kesehatan untuk kesehatan pegawainya. Kendala kedua, yaitu fasilitas penunjang pengelolaan arsip dinamis. Fasilitas penunjang yang memadai yaitu kantor gedung Kintaka, rak penyimpanan boks arsip, lemari besi arsip tahan api, ruang rapat, meja dan kursi untuk pemilahan arsip, tempat embarkasi arsip, mess kintaka,
87
Wursanto, Ig. Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 29.
105
olahraga,senam dan lain-lain. Dari penjelasan diatas bahwa fasilitas penunjang pengelolaan arsip dinamis masih sederhana dan belum memadai serta ada beberapa fasilitas yang belum diberdayakan dengan maksimal sehingga mengakibatkan terjadinya
penumpukkan arsip
dinamis di beberapa sudut ruangan. Kendala ketiga, yaitu sistem pengamanan pengolaan arsip dinamis. sistem pengamanan adanya duplikat kunci yang berlapis-lapis dan adanya satpam dan petugas kebersihan. Dalam penjelasan diatas bahwa sistem pengamanan sederhana, karena kurangnya pengamanan dalam kearsipan, tidak adanya kamera tersembunyi diruangan itu. Kendala keempat, yaitu perekrutan pegawai. Perekrutan pegawai tidak adanya ahli di bidang kearsipan. Karena yang dibidang kearsipan disini mesti pegawai negri sedangkan setiap tahunnya tidak adanya pemasukan pegawai yang dibidang kearsipan. Dalam hal ini kendala keempat kurangnya pegawai yang dibidang kearsipan sehingga meminta bantuan petugas kebersihan ataupun orang yang magang dibagian administrasi perkantoran. Kendala kelima, yaitu kegiatan dalam mengoptimalkan SDM. Dalam kegiatan ini untuk mengoptimalkan SDM adanya kegiatan pendiklatan. Acara pendiklatan ini untuk menambahan pengetahuan tentang kearsipan karena tidak adanya keahlian bidang kearsipan.
106
4. Dasar
Hukum
Pengelolaan
Arsip
Dinamis
Administrasi
Perkantoran di Biro Umum Kemeterian Pekerjaan Umum Dasar hukum pengelolaan arsip dinamis ini adanya kebijakan, peraturan dan SOP mengenai pengelolaan arsip dinamis. Administrasi Perkantoran ini adanya dasar hukum yang sesuai dengan UndangUndang Kementrian Pekerjaan Umum dan adanya SOP yang setiap tahunnya ada perubahan karena situasi nya bisa berubah-rubah pada waktunya.
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian, mengenai sistem pengelolaan kearsipan yang telah dijalankan dalam pengelolaan arsip dinamis pada Administrasi Parkantoran Di Biro Umum Kementerian Pekerjaan Umum, yaitu sebagai berikut: 1. Sistem pengelolaan arsip dinamis pada Administrasi Perkantoran pada aspek penciptaan dan penerimaan arsip, penyimpanan, pemeliharaan, dan penyusutan yaitu: Dalam sisi penciptaan dan penerimaan arsip telah mengikuti ketentuan kearsipan yang ada dan arsip dinamis yang paling sering diciptakan dan diterima adalah rekod korepondensi (surat-surat). Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Administrasi Perkantoran di Biro Umum adalah sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE). Sistem TNDE ini agar data surat akan tersimpan dalam sebuah sistem manajemen basis data yang terpusat, sehingga mudah dalam pemeliharaan data. Pencarian sistem TNDE belum dapat dilakukan secara terotomasi yang terdapat di fitur akses dalam sistem tersebut. Untuk pemeliharaan arsip adanya pelaksanaan fumigasi pada setiap tahun dilakukan dua kali. Dalam rangka penyusutan arsip adanya tim penilaian arsip dinamis yang secara bergantian. Penyusutan arsip
107
108
sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip yang sudah lewat JRA akan langsung dimusnahkan dengan cara dibakar. 2. Perlengkapan arsip dinamis yang digunakan Adminitrasi Perkantoran di Biro Umum kondisinya cukup baik dan masih layak digunakan. Perlengkapan arsip dinamis yang digunakan pada Administrasi Perkantoran di Biro Umum yaitu perangkat elektronik, filing cabinet, box file, kertas pembungkusan atau boks arsip, trolly, rool o’pack. 3. Dalam pengelolaan arsip dinamis, ada 5 kendala yang dihadapi oleh Administrasi Perkantoran di Biro Umum yaitu anggaran dana yang meliputi anggaran pengelolaan arsip, anggaran perawatan gedung dan anggaran pemeliharaan arsip tetapi anggaran itu tidak sesuai yang di dapatkan oleh bagian sub kearsipan , sistem pengamanan seperti satpam dan kunci ruangan yang berlapis, kurang pegawai dalam bidang kearsipan, dan kegiatan dalam mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM). 4. Dasar hukum pengelolaan arsip dinamis di Administrasi Perkantoran di Biro Umum adanya kebijakan,
dan SOP mengenai persiapan
administratif penataan arsip in aktif, penataan arsip in aktif, persiapan adminitratif pemberkasan arsip aktif dan persiapan administratif pemindahan arsip in aktif. Dasar hukum yang digunakan di administrasi perkantorannya sesuai dengan Undang-Undang nomor 14 tahun 2008 tentang keterbukaan informasi Publik, Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, dan Peraturan Menteri Pekerjaan
Umum
Nomor
06/PRT/M/2013
tentang
petunjuk
109
pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik Kementerian Pekerjaan Umum.
B. Saran Dalam hasil kesimpulan di atas, penulis ingin memberikan beberapa saran mengenai pengelolaan arsip dinamis pada Administrasi Perkantoran di Biro Umum. Adapun saran-saran dari penulis, sebagai berikut: 1. Sebaiknya, sistem TNDE dikembangkan berdasarkan fitur-fitur yang ada dalam pencarian agar menemukan kembalinya lebih baik. 2. Perekrutan pegawai untuk arsiparis ditempat Adminitrasi Perkantoran di Biro Umum Kementerian Pekerjaan Umum, sebaiknya yang berlatar belakang di bidang kearsipan atau ilmu perpustakaan. 3. Sebaiknya mengadakan training, pelatihan, dan seminar kepada para pegawai tentang kearsipan dan sistem kearsipan yang dijalankan di kantor, sehinga membantu para pegawai untuk lebih memahami sistem dan mematuhi prosedur yang telah dibuat.
DAFTAR PUSTAKA
Agus Rifai. Peran Pustakawan Intermediary dalam Memenuhi Informasi Pemakai. Al Maktabah, vol 4. No 1, April 2002:1-12. Andi Prastowo. Menguasai Teknik-Teknik Koleksi Data Penelitian Kualitatif. Jogjakarta: Diva Press, 2010. Baeza-Yates, Ricardo dan Ribeiro-Neto, Berthier. Modern Information Retrieval. NewYork:ACM Press,1999. Basir Barthos. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2012.
Belkin, N.J. Anomalous State of Knowledge as a Basis for Information Retrieval. Canadian Journal of Information Science,5, 1980. Boedi Martono. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan.Jakarta: Pustaka Sinar, 1992.
---------------- Penyusutan dan Pemngamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta:Pustaka Sinar Harapan,1994 Biro Umum Sekretariat Jenderal. Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE). Jakarta:Kementrian Pekerjaan Umum,2013. Chowdurry, G.G. Introduction to Modern Information Retrieval. London: Facet Publishing,2004.
Dirjen PT dan ANRI. Bahan Ajar Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Arsip Dinamis:ManajemenArsip Aktif. Jakarta:Dirjen PT dan ANRI,2002. Dra. Krihanta. MSi. Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi Dalam Rangka Meningkatkan Layanan Kepada Masyarakat. Jurnal Kearsipan ANRI vol.3 No.1 Desember 2008.
110
111
Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and practice. London: Facet Publishing, 2003. Emzir. Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Pers, 2011.
Frank Upward. Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial principles and properties.1998.http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/crg/publica tions/recordscontinuum-fupp1.html. Diunduh 30 April 2015. Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. Hendro Wicaksono. Rancang Bangun Sistem Rekod Elektronik yang Terintegrasi dengan Sistem Penanganan Kasus pada Lembaga Bantuan Hukum Jakarta. Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2014. International Councial on Archives. Electronic Record: a workbook for archivist. Paris: ICA,2005. ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition.
James Gregory Bradsher Managing Archives and Archival Institutions.The University Chicago Press,1991. James M. O.Toole. Understanding archives and manuscripts. Tian Xia Wenhua Chuban,1996. Jonner Hasugian, “Pengantar Kearsipan,” artikel diakses pada 5 Desember 2014 dari http//usu.ac.id Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd ed. Sydney: Longman Australia, 1998. Lancaster, F.W. Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing and Evaluation. 2nd ed. New York: Wiley,1979.
112
Lexi Moleong J. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Rosda, 2009. Luciana Duranti. Concepts and principles for the management of electronic records, or records management theory is archival diplomatics.Records Management Journal Vol.20 No.1,2010. Michael David Cooper. Evaluation of Information Retrieval Systems: A Simulation and Cost Approach. Berkeley: University Of California, 1971.
Michael Cook . Archives Administration A Manual fot Intermediate and Smaller Organization and Local Gonvernment. Kent: WM Dawson& son Ltd. 1977.
Munadi. Aplikasi Pemberkasan Arsip di Politeknik Negeri Semarang dengan Menggunakan Sistem Pengarsipan dan Pola Klasifikasi Arsip. Artikel diakses pada tanggal 18 Desember 2014 dari www.polines.ac.id/orbith/files/Orbith_9-32013_Hal_186-194.pdf
NARA (National Archives and Records Administration). Federal Enterprise Architecture Records Management Profile. http://www.archives.gov/recordsmgmt/pdf/rm-profile.pdf. diakses pada tanggal 20 april 2015. Nina Mayesti. Perancangan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Aktif Pada Pusat Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2003.
Patricia Wallace. Record Management: Integrated Information System. Englewood Cliff, NJ: Prentince Hall,1992. Penn. Ira A., dkk,. Records Cambridge:Gower,1994.
Management
Handbook.
(2nd
ed.).
Philip C Bantin.Strategies for managing elecrtonic records: a new archival paradigm? An affirmation of our archivaltraditions? http://www.indiana.edu/~libarch/ER/macpaper12.pdf. diunduh pada tanggal 30 April 2015.
113
Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999. Read-Smith, dkk. Records Management.7th ed. Australia: South-Westrn,2002.
Richard J. Cox. Managing of Institational Archives Foundational Principles and Practices. New York:Greenwood Press.1992. Rusdawati. Sistem Penyimpanan Dan Prosedur Temu Kembali Arsip Dinamis Aktif di Kantor Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Barat. Artikel diakses pada tanggal 20 Desember 2014 dari http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/download/3314/2742 Robek, dkk. Information and Record Management. California: Glencoe,1987.
Stefan Büttcher, dkk. Information Retrieval: Implementing and Evaluating Search Engines. America: Massachusetts Institute of Technology,2010. Stefanus Syauta. Kepuasan Karyawan terhadap layanan akses arsip dinamis filling room department pengadaan perusahaan ABC. Skripsi S1 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia. 2011.
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003. Tague-Sutclife, J.M. Some Perspective on the Evaluation of Information Retrieval System. Journal of the American Society for Information Science Vol. 47 No.1 ,1996. Toto Widyarsono. Evaluasi Aksebilitas Arsip:Studi Kasus di Unit Layanan Informasi Arsip Nasional Republik Indonesia. Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2002. Undang-Undang Republik Indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
114
William Saffady. Managing electronic records. 4Th ed. New York: ARMA International 2009. Wursanto, Ig. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius, 1991. Yayan Daryan. Terminologi Kearsipan Indonesia. Jakarta: PT. Sigma Cipta Utama, 1998. Yayah Fazriah, Pengelolaan Arsip di SMP An-Nisaa’ Pondok Aren, Skripsi Sarjana Pendidikan Islam Jakarta: Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan, 2012. Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003.
Lampiran I Tampilan SQL Server Login
Lampiran II Halaman Utama
Lampiran III Input Surat Masuk
Lampiran IV Pencarian Surat
Lampiran V
Arsip Aktif yang sudah di klasifikasi
SOP bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum
Lampiran VI Pedoman Wawancara
1. Dalam pengelolaan apakah ada penciptaan dan penerimaan yang sesuai dengan sub bagian indikator? 2. Bagaimana pencarian yang digunakan dalam sistem TNDE? 3. Dalam sub bagian penerimaan, apakah merespon dengan cepat dan teliti mengenai arsip dinamis? 4. Menemukan kembali arsip dinamis dengan cepat itu menggunakan sistem TNDE atau dengan buku agenda? 5. Dalam melakukan penyusutan ini apakah ada tim penilaian? 6. Apakah perlengkapan arsip sesuai dengan standar ? 7. Apakah setiap tahun anggaran untuk arsip itu ada, berapa jumlah anggaran tiap tahunnya? 8. Apakah disini merekrut pegawai yang memiliki bidang kearsipan? 9. Apakah ada dasar hukum dan SOP dalam pengelolaan arsip dinamis?
UNDANG-UNDANG NOMOR 7 TAHUN 1971 TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
Menimbang a. bahwa untuk kepentingan generasi yang akan datang perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan bangsa Indonesia dimasa yang lampau, sekarang dan yang akan datang dan berhubungan dengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok tentang kearsipan; b. bahwa dalam rangka meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur Negara, khususnya di bidang kearsipan, materi yang terdapat dalam undangundang Nomor 19 Prps. Tahun 1961 perlu ditinjau kembali dan disesuaikan dengan perkembangan keadaan. Mengingat 1. Pasal 5 ayat (1) jo. Pasal 20 ayat (1) Undang-undang dasar 1945; 2. Undang-undang Nomor 5 tahun 1969 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1969 Nomor 36) Dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Gotong Royong: MEMUTUSKAN Mencabut : Undang-undang Nomor 19 Prps. Tahun 1961 (Lembaran Negara Tahun 1961 Nomor 310)
© Bagian Hukum dan Perundang-undangan Arsip Nasional Republik Indonesia
Menetapkan : UNDANG-UNDANG TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN BAB I KETENTUAN-KETENTUAN UMUM Pasal 1 Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan Arsip ialah : a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Pasal 2 Fungsi arsip membedakan: a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara; b. Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Pasal 3 Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. BAB II TUGAS PEMERINTAH Pasal 4 (1)Arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini adalah dalam wewenang dan tanggungjawab sepenuhnya dari Pemerintah. © Bagian Hukum dan Perundang-undangan Arsip Nasional Republik Indonesia
(2)Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf b Undang-undang ini sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, yang penguasaannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya. Pasal 5 Dalam melaksanakan penguasaan termaksud dalam pasal 4 Undang-undang ini Pemerintah berusaha menertibkan : a. Penyelenggaraan arsip-arsip dinamis; b. Pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip statis. Pasal 6 Pemerintah mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional dengan menggiatkan usaha-usaha : a. penyelenggaraan kearsipan yang membimbing ke arah kesempurnaan; b. pendidikan kader ahli kearsipan; c. penerangan/kontrole/pengawasan; d. perlengkapan-perlengkapan tehnis kearsipan; dan e penyelidikan-penyelidikan ilmiah di bidang kearsipan pada umumnya. Pasal 7 (1)Pemerintah mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan tenaga ahli kearsipan. (2)Pemerintah mengatur kedudukan hukum dan kewenangan tenaga ahli kearsipan. (3)Pemerintah melakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan tenaga ahli kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya. BAB III ORGANISASI KEARSIPAN Pasal 8 Untuk melaksanakan tugas termaksud dalam pasal 5 Undang-undang ini, Pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri: (1) Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat dan Daerah. (2) a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi © Bagian Hukum dan Perundang-undangan Arsip Nasional Republik Indonesia
daripada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat; b.Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerahdaerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah. BAB IV KEWAJIBAN KEARSIPAN Pasal 9 (1)Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat. (2)Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah. (3)Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan Swasta dan/atau perorangan. Pasal 10 (1)Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat maupun Daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf a Undang-undang ini. (2)Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat wajib menyerahkan naskah-naskah arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Pusat. (3)Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Daerah, serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah, wajib menyerahkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini kepada Arsip Nasional Daerah. BAB V KETENTUAN-KETENTUAN PIDANA Pasal 11 (1)Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun. (2)Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-undang ini, yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal © Bagian Hukum dan Perundang-undangan Arsip Nasional Republik Indonesia
tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidanan dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun. (3)Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) pasal ini adalah kejahatan. BAB IV KETENTUAN-KETENTUAN PENUTUP Pasal 12 Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Perundangan. Pasal 13 Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar supaya setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia. Disahkan di Jakarta pada tanggal 18 Mei 1971 PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA ttd SOEHARTO JENDERAL T.N.I. Diundangkan di Jakarta pada tanggal 18 Mei 1971 SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA, ttd. ALAMSJAH LETNAN JENDERAL T.N.I. LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 1971 NOMOR 32
© Bagian Hukum dan Perundang-undangan Arsip Nasional Republik Indonesia
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA, Menimbang
: a. bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai citacita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara; b. bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal; c.
bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu; d. bahwa . . .
-2d. bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri; e.
bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara;
f.
bahwa Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi;
g. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a sampai dengan huruf f perlu membentuk Undang-Undang Republik Indonesia tentang Kearsipan; Mengingat
:
Pasal 5 ayat (1), Pasal 20, dan Pasal 28F Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; Dengan Persetujuan Bersama
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA dan PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA MEMUTUSKAN: Menetapkan
: UNDANG-UNDANG TENTANG KEARSIPAN. BAB I . . .
-3BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Undang-Undang ini yang dimaksud dengan: 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 6. Arsip inaktif adalah arsip yang penggunaannya telah menurun.
frekuensi
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip . . .
-48. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. 10.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 11.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. 12.Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 13.Lembaga negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. 14.Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
15. Arsip . . .
-515.Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi. 16.Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten/kota. 17.Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. 18.Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. 19.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 20.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 21.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
22.
Jadwal . . .
-622.Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 23.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. 24.Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. 25.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. 26.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. 27.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
28. Sistem . . .
-728.Sistem kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antarberbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional. 29.Sistem informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional. 30.Jaringan informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. 31.Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
BAB II MAKSUD, TUJUAN, ASAS, DAN RUANG LINGKUP Bagian Kesatu Maksud dan Tujuan Pasal 2 Undang-Undang ini dimaksudkan memberikan kepastian hukum penyelenggaraan kearsipan nasional.
untuk dalam
Pasal 3 . . .
-8Pasal 3 Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk: a.
menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; d. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; f. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; g. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan h. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Bagian Kedua Asas Pasal 4 Penyelenggaraan berasaskan:
kearsipan
dilaksanakan
a. kepastian . . .
-9a. kepastian hukum; b. keautentikan dan keterpercayaan; c. keutuhan; d. asal usul (principle of provenance); e. aturan asli (principle of original order); f. keamanan dan keselamatan; g. keprofesionalan; h. keresponsifan; i. keantisipatifan; j. kepartisipatifan; k. akuntabilitas; l. kemanfaatan; m. aksesibilitas; dan n. kepentingan umum.
Bagian Ketiga Ruang Lingkup Pasal 5 (1)
Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
(2)
Ruang lingkup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan. BAB III . . .
- 10 BAB III PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Bagian Kesatu Umum Pasal 6 (1)
Penyelenggaraan kearsipan secara menjadi tanggung jawab ANRI penyelenggara kearsipan nasional.
nasional sebagai
(2)
Penyelenggaraan kearsipan provinsi menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah provinsi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi.
(3)
Penyelenggaraan menjadi tanggung kabupaten/kota lembaga kearsipan
(4)
Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi.
(5)
Tanggung jawab penyelenggara kearsipan nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip.
(6)
Untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1), penyelenggara kearsipan nasional melakukan penelitian dan pengembangan serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
kearsipan kabupaten/kota jawab pemerintahan daerah dan dilaksanakan oleh kabupaten/kota.
Pasal 7 kebijakan kearsipan nasional Penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (5) meliputi bidang: a. pembinaan . . .
- 11 a. pembinaan; b. pengelolaan arsip; c. pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN; d. organisasi; e. pengembangan sumber daya manusia; f. prasarana dan sarana; g. pelindungan dan penyelamatan arsip; h. sosialisasi kearsipan; i. kerja sama; dan j. pendanaan. Pasal 8 (1)
Pembinaan kearsipan nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (5) dilaksanakan oleh lembaga kearsipan nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi.
(2)
Pembinaan kearsipan provinsi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.
(3)
Pembinaan kearsipan kabupaten/kota dilaksanakan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.
(4)
Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. Pasal 9 . . .
- 12 Pasal 9 (1)
Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (5) dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.
(2)
Pengelolaan arsip dinamis dimaksud pada ayat (1) meliputi:
sebagaimana
a. arsip vital; b. arsip aktif; c. arsip inaktif. (3)
Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
(4)
Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
Bagian Kedua Pembangunan SKN, Pembangunan SIKN, dan Pembentukan JIKN Paragraf 1 Pembangunan SKN Pasal 10 (1)
Lembaga kearsipan nasional menyelenggarakan kearsipan yang komprehensif dan terpadu melalui SKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf c untuk menjaga autentisitas dan keutuhan arsip.
(2)
SKN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku untuk pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.
Pasal 11 . . .
- 13 Pasal 11 SKN sebagaimana berfungsi untuk:
dimaksud
dalam
Pasal
10
a. mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi di semua organisasi kearsipan; b. menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu keutuhan informasi; dan c. menjamin ketersediaan utuh, dan terpercaya.
arsip
yang
autentik,
Paragraf 2 Pembangunan SIKN Pasal 12 (1)
Lembaga kearsipan nasional membangun SIKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf c untuk memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.
(2)
Dalam melaksanakan fungsi SIKN, lembaga kearsipan nasional membentuk JIKN. Pasal 13
SIKN sebagaimana berfungsi untuk:
dimaksud
dalam
Pasal
12
a. mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara; b. menjamin akuntabilitas penyelenggaraan negara;
manajemen
c. menjamin penggunaan informasi hanya kepada pihak yang berhak; dan
d.
menjamin . . .
- 14 d. menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa. Paragraf 3 Pembentukan JIKN Pasal 14 (1)
JIKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf c berfungsi untuk meningkatkan: a. akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat;
(2)
b. kemanfaatan rakyat; dan
arsip
c.
masyarakat
peran serta kearsipan.
bagi
kesejahteraan dalam
bidang
Penyelenggara JIKN adalah ANRI sebagai pusat jaringan nasional serta lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi sebagai simpul jaringan. Pasal 15
Ketentuan lebih lanjut mengenai SKN, SIKN, dan JIKN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 sampai dengan Pasal 14 diatur dengan peraturan pemerintah. Bagian Ketiga Organisasi Kearsipan Pasal 16 (1)
Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan.
(2) Unit
...
- 15 (2)
Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dibentuk oleh setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara (BUMN), dan badan usaha milik daerah (BUMD).
(3)
Lembaga kearsipan sebagaimana pada ayat (1) terdiri atas:
dimaksud
a. ANRI; b. arsip daerah provinsi; c.
arsip daerah kabupaten/kota; dan
d. arsip perguruan tinggi. (4)
Arsip daerah provinsi wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi wajib dibentuk oleh perguruan tinggi negeri. Bagian Keempat Unit Kearsipan Pasal 17
(1)
Unit kearsipan pada pencipta arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) memiliki fungsi: a. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya; b. pengolahan arsip menjadi informasi; c. pemusnahan lembaganya;
dan
arsip
penyajian di
arsip
lingkungan
d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; dan
e. pembinaan . . .
- 16 e. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya. (2)
Unit kearsipan pada lembaga negara berada di lingkungan sekretariat setiap lembaga negara sesuai dengan struktur organisasinya.
(3)
Unit kearsipan pada lembaga negara sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memiliki tugas: a. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya; b. mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN dan SIKN; c. melaksanakan pemusnahan lingkungan lembaganya;
arsip
di
d. mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada ANRI; dan e. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya. Pasal 18 (1)
Unit kearsipan pada pemerintahan daerah berada di lingkungan satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah.
(2)
Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki tugas: a. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah;
b. melaksanakan . . .
- 17 b. melaksanakan pemusnahan arsip dari lingkungan satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah; c. mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kepada lembaga kearsipan daerah; dan d. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya. Bagian Kelima Lembaga Kearsipan Paragraf 1 ANRI Pasal 19 (1)
ANRI adalah lembaga kearsipan nasional.
(2)
ANRI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional yang diterima dari: a. b. c. d. e.
lembaga negara; perusahaan; organisasi politik; organisasi kemasyarakatan; dan perseorangan. Pasal 20
(1)
ANRI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 ayat (1) memiliki tugas melaksanakan pembinaan kearsipan secara nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi. (2) Pembinaan . . .
- 18 (2)
Pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan secara terkoordinasi dengan lembaga terkait. Pasal 21
Untuk kepentingan penyelamatan arsip pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan berbangsa dan bernegara, ANRI dapat membentuk depot dan/atau tempat penyimpanan arsip inaktif yang berfungsi sebagai penyimpan arsip inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan. Paragraf 2 Arsip Daerah Provinsi Pasal 22 (1)
Arsip daerah provinsi kearsipan daerah provinsi.
adalah
lembaga
(2)
Pemerintahan daerah provinsi membentuk arsip daerah provinsi.
(3)
Pembentukan arsip daerah dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
(4)
Arsip daerah provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
wajib
provinsi ketentuan
a. satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; b. lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota; c.
perusahaan;
d. organisasi politik; e.
organisasi kemasyarakatan; dan
f.
perseorangan.
Pasal 23 . . .
- 19 Pasal 23 Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 ayat (4), arsip daerah provinsi memiliki tugas melaksanakan: a.
pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota. Paragraf 3 Arsip Daerah Kabupaten/Kota Pasal 24 (1)
Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.
(2)
Pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib membentuk arsip daerah kabupaten/kota.
(3)
Pembentukan arsip daerah kabupaten/kota dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(4)
Arsip daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: a. satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; b. desa atau yang disebut dengan nama lain; c. perusahaan; d. organisasi politik; e. organisasi kemasyarakatan; dan f.
perseorangan.
Pasal 25 . . .
- 20 Pasal 25 Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (4), arsip daerah kabupaten/kota memiliki tugas melaksanakan: a.
pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan
b.
pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota. Pasal 26
Pembentukan arsip daerah provinsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 ayat (3) dan arsip daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (3) dilakukan oleh pemerintah daerah masing-masing. Paragraf 4 Arsip Perguruan Tinggi Pasal 27 (1)
Arsip perguruan tinggi adalah kearsipan perguruan tinggi.
(2)
Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi.
(3)
Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(4)
Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: a.
lembaga
satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan
b. civitas . . .
- 21 b. civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. Pasal 28 Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 ayat (4), arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan: a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi; dan b. pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan. Pasal 29 Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (2) harus dipimpin oleh sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan.
Bagian Keenam Pengembangan Sumber Daya Manusia Pasal 30 (1)
Pengembangan sumber daya manusia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf e terdiri atas arsiparis dan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.
(2)
Lembaga kearsipan nasional melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis melalui upaya: a. pengadaan . . .
- 22 a. pengadaan arsiparis; b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan; c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan d. penyediaan jaminan kesehatan tunjangan profesi untuk sumber kearsipan. (3)
dan daya
Ketentuan lebih lanjut mengenai kedudukan hukum, kewenangan, kompetensi, pendidikan dan pelatihan arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur dengan peraturan pemerintah. Bagian Ketujuh Prasarana dan Sarana Pasal 31
Pemerintah mengembangkan prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf f dengan mengatur standar kualitas dan spesifikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 32 (1)
Pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1).
(2) Prasarana . . .
- 23 (2)
Prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
Bagian Kedelapan Pelindungan dan Penyelamatan Arsip Pasal 33 Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara. Pasal 34 (1)
Negara menyelenggarakan pelindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf g, baik terhadap arsip yang keberadaanya di dalam maupun di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagai bahan pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik, dan kesejahteraan rakyat.
(2)
Negara secara khusus memberikan pelindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalahmasalah pemerintahan yang strategis.
(3)
Negara menyelenggarakan pelindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dari bencana alam, bencana sosial, perang, tindakan kriminal serta tindakan kejahatan yang mengandung unsur sabotase, spionase, dan terorisme. (4) Pelindungan
...
- 24 (4)
Pelindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan dan dikoordinasikan oleh ANRI, pencipta arsip, dan pihak terkait.
(5)
Pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana nasional dilaksanakan oleh ANRI dan pencipta arsip yang berkoordinasi dengan Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB).
(6)
Pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional dilaksanakan oleh pencipta arsip, arsip daerah provinsi, dan/atau arsip daerah kabupaten/kota yang berkoordinasi dengan BNPB. Pasal 35
(1)
Tanggung jawab penyelamatan arsip lembaga negara yang digabung dan/atau dibubarkan, dilaksanakan oleh ANRI bersama dengan lembaga negara yang bersangkutan sejak penggabungan dan/atau pembubaran ditetapkan.
(2)
Dalam hal terjadi penggabungan dan/atau pembubaran suatu satuan kerja perangkat daerah, pemerintah daerah mengambil tindakan untuk melakukan upaya penyelamatan arsip dari satuan kerja perangkat daerah tersebut.
(3)
Upaya penyelamatan arsip dari satuan kerja perangkat daerah sebagai akibat penggabungan dan/atau pembubaran sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan oleh arsip daerah provinsi atau arsip daerah kabupaten/kota sesuai dengan ruang lingkup fungsi dan tugas.
Bagian Kesembilan . . .
- 25 Bagian Kesembilan Sosialisasi Kearsipan Pasal 36 (1)
Lembaga kearsipan menggiatkan sosialisasi kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf h dalam mewujudkan masyarakat sadar arsip.
(2)
Sosialisasi kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui pendidikan, pelatihan, bimbingan, dan penyuluhan serta melalui penggunaan berbagai sarana media komunikasi dan informasi.
(3)
Sosialisasi kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditujukan pada lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan.
(4)
Lembaga kearsipan menyediakan layanan informasi arsip, konsultasi, dan bimbingan bagi pengelolaan arsip masyarakat. Bagian Kesepuluh Kerja Sama Pasal 37
(1)
Lembaga kearsipan dapat mengadakan kerja sama sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf i dengan pencipta arsip dan dapat mengadakan kerja sama dengan luar negeri.
(2)
Kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Bagian Kesebelas . . .
- 26 Bagian Kesebelas Pendanaan
Pasal 38 (1)
Pendanaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf j, dalam rangka penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh lembaga kearsipan nasional, lembaga negara, perguruan tinggi negeri, dan kegiatan kearsipan tertentu oleh pemerintahan daerah dialokasikan dalam anggaran pendapatan dan belanja negara (APBN).
(2)
Pendanaan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh pemerintahan daerah selain sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dialokasikan dalam anggaran pendapatan dan belanja daerah (APBD).
Pasal 39 (1)
Pendanaan pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang berskala nasional menjadi tanggung jawab Pemerintah.
(2)
Pendanaan pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang terjadi di daerah yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 ayat (6) menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah masing-masing.
BAB IV . . .
- 27 BAB IV PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Bagian Kesatu Ruang Lingkup Pengelolaan Pasal 40 (1)
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: a. andal; b. sistematis; c. utuh; d. menyeluruh; dan e. sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
(2)
Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (2) meliputi: a. penciptaan arsip; b. penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan c. penyusutan arsip.
(3)
Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.
(4)
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
(5) Pejabat . . .
- 28 (5)
Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.
Bagian Kedua Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Dinamis Paragraf 1 Penciptaan Pasal 41 (1)
Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf a dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2)
Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.
(3)
Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip.
(4)
Untuk memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3), pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat.
Paragraf 2 . . .
- 29 Paragraf 2 Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip Dinamis Pasal 42 (1)
Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
(2)
Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
(3)
Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga.
(4)
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara membuat daftar arsip dinamis, dan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) diatur dalam peraturan kepala ANRI. Pasal 43
(1)
Pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 ayat (2) wajib memberkaskan dan melaporkan arsipnya kepada ANRI.
(2)
Pemberkasan dan pelaporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilakukan paling lama 1 (satu) tahun sejak terjadinya kegiatan.
(3) Arsip . . .
- 30 (3)
Arsip yang tercipta pada lembaga negara, pemerintahan daerah, dan perguruan tinggi negeri yang berkaitan dengan kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 ayat (2) wajib diserahkan kepada ANRI dalam bentuk salinan autentik dari naskah asli paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan kepada ANRI.
(4)
Pejabat yang bertanggungjawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang kegiatannya berlangsung sebelum berlakunya UndangUndang ini, tanggungjawabnya menjadi tanggung jawab pimpinan instansi yang bersangkutan.
(5)
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pemberkasan dan pelaporan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan peraturan kepala ANRI. Pasal 44
(1)
Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat: a. menghambat proses penegakan hukum; b. mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat; c. membahayakan pertahanan dan keamanan negara; d. mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya; e. merugikan ketahanan ekonomi nasional; f.
merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
g. mengungkapkan . . .
- 31 g. mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum; h. mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan i.
mengungkap memorandum atau surat yang menurut sifatnya dirahasiakan.
suratperlu
(2)
Pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1).
(3)
Pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip.
Pasal 45 (1)
Pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf b dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip.
(2)
Pemeliharaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip.
Pasal 46 Ketentuan lebih lanjut mengenai penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 sampai dengan Pasal 45 diatur dengan peraturan pemerintah.
Paragraf 3 . . .
- 32 Paragraf 3 Penyusutan Arsip Pasal 47 (1)
Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c dilaksanakan oleh pencipta arsip.
(2)
Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.
(3)
Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah. Pasal 48
(1)
Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA.
(2)
JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.
(3)
Ketentuan lebih lanjut mengenai JRA diatur dengan peraturan pemerintah. Pasal 49
Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c meliputi: a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b. pemusnahan . . .
- 33 b. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan c. penyerahan arsip statis oleh kepada lembaga kearsipan.
pencipta
arsip
Pasal 50 Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf a diatur oleh pimpinan pencipta arsip.
Pasal 51 (1)
Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf b dilakukan terhadap arsip yang: a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan proses suatu perkara.
penyelesaian
(2)
Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
(3)
Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan.
Pasal 52 . . .
- 34 Pasal 52 (1)
Setiap lembaga negara dan lembaga yang terkena kewajiban berdasarkan undangundang ini dilarang melaksanakan pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar.
(2)
Ketentuan lebih lanjut mengenai prosedur pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan peraturan pemerintah. Pasal 53
(1)
Lembaga negara tingkat pusat menyerahkan arsip statis kepada ANRI.
wajib
(2)
Lembaga negara di daerah wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain.
(3)
Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah provinsi.
(4)
Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah kabupaten/kota.
(5)
Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi negeri wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip perguruan tinggi di lingkungannya.
(6)
Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan berdasarkan tingkatannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(7)
Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sampai dengan ayat (6) adalah arsip yang: a. memiliki . . .
- 35 a. memiliki nilai guna kesejarahan; dan b. telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA. (8)
Selain arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (7), arsip yang tidak dikenali penciptanya atau karena tidak adanya JRA dan dinyatakan dalam DPA oleh lembaga kearsipan dinyatakan sebagai arsip statis. Pasal 54
Pencipta arsip bertanggung jawab atas autentisitas, reliabilitas, dan keutuhan arsip statis yang diserahkan kepada lembaga kearsipan. Pasal 55 Ketentuan lebih lanjut mengenai pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna, dan penyerahan arsip statis, serta ketentuan mengenai JRA sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 sampai dengan Pasal 53 diatur dengan peraturan pemerintah. Paragraf 4 Arsip Vital Pasal 56 (1)
Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib membuat program arsip vital.
(2)
Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan: a. identifikasi; b. pelindungan dan pengamanan; dan c. penyelamatan dan pemulihan.
(3)
Ketentuan . . .
- 36 (3)
Ketentuan lebih lanjut mengenai program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) diatur dengan peraturan kepala ANRI. Bagian Ketiga Kewajiban Pencipta Arsip Pasal 57
(1)
Pencipta arsip yang terkena kewajiban pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 sampai dengan Pasal 45, dan Pasal 47 sampai dengan Pasal 54, serta Pasal 56 berlaku bagi: a. lembaga negara; b. pemerintahan daerah; c. perguruan tinggi negeri; dan d. BUMN dan/atau BUMD.
(2)
Kewajiban pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku pula bagi perusahaan dan perguruan tinggi swasta terhadap arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri. Pasal 58
(1)
Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib mengelola arsip yang diciptakan oleh pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja.
(2)
Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setelah pihak ketiga mempertanggungjawabkan kegiatannya kepada pemberi kerja dan lembaga lain yang terkait.
(3) Pihak . . .
- 37 (3)
Pihak ketiga yang menerima pekerjaan dari lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD berdasarkan perjanjian kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara kepada pemberi kerja. BAB V PENGELOLAAN ARSIP STATIS Bagian Kesatu Ruang Lingkup Pengelolaan Pasal 59
(1)
Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
(2)
Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. akuisisi arsip statis; b. pengolahan arsip statis; c. preservasi arsip statis; dan d. akses arsip statis.
Bagian Kedua Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Statis Paragraf 1 Akuisisi Arsip Statis Pasal 60 (1)
Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (2) huruf a. (2)
Akuisisi . . .
- 38 (2)
Akuisisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung.
(3)
Lembaga kearsipan wajib membuat DPA yang meliputi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan mengumumkannya kepada publik.
(4)
Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (3) wajib menyerahkan kepada ANRI atau lembaga kearsipan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA. Pasal 61
(1)
Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.
(2)
Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya. Paragraf 2 Pengolahan Arsip Statis Pasal 62
(1)
Pengolahan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (2) huruf b dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
(2)
Pengolahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan berdasarkan standar deskripsi arsip statis.
Paragraf 3 . . .
- 39 Paragraf 3 Preservasi Arsip Statis Pasal 63 (1)
Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (2) huruf c dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.
(2)
Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara preventif dan kuratif. Paragraf 4 Akses Arsip Statis Pasal 64
(1)
Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (2) huruf d bagi kepentingan pengguna arsip.
(2)
Akses arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
(3)
Akses arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
(4)
Lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan yang ditetapkan oleh ANRI serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal 65 . . .
- 40 Pasal 65 (1)
Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum.
(2)
Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut. Pasal 66
(1)
Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 64 ayat (3) atau karena sebab lain, kepala ANRI atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
(2)
Arsip statis dapat dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3)
Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan: a. tidak menghambat hukum;
proses
penegakan
b. tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat; c.
tidak membahayakan keamanan negara;
pertahanan
d.
dan
tidak . . .
- 41 d. tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya; e.
tidak merugikan nasional;
ketahanan
ekonomi
f.
tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
g.
tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
h. tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan i.
tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
(4)
Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan yang ketentuannya diatur dengan peraturan kepala ANRI.
(5)
Penetapan arsip statis menjadi tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan kepada dewan perwakilan rakyat sesuai dengan tingkatannya.
(6)
Penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (5) dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya.
(7)
Penetapan keterbukaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(8)
Ketentuan . . .
- 42 (8)
Ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku sejak arsip statis diterima oleh lembaga kearsipan. Pasal 67
Ketentuan lebih lanjut mengenai akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 sampai dengan Pasal 66 diatur dengan peraturan pemerintah. BAB VI AUTENTIKASI Pasal 68 (1)
Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain.
(2)
Autentikasi arsip statis terhadap arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan oleh lembaga kearsipan.
(3)
Ketentuan mengenai autentisitas arsip statis yang tercipta secara elektronik dan/atau hasil alih media sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dapat dibuktikan dengan persyaratan yang diatur dengan peraturan pemerintah. Pasal 69
(1)
Lembaga kearsipan berwenang melakukan autentikasi arsip statis dengan dukungan pembuktian.
(2) Untuk . . .
- 43 (2)
Untuk mendukung kapabilitas, kompetensi, serta kemandirian dan integritasnya dalam melakukan fungsi dan tugas penetapan autentisitas suatu arsip statis, lembaga kearsipan harus didukung peralatan dan teknologi yang memadai.
(3)
Dalam menetapkan autentisitas suatu arsip statis, lembaga kearsipan dapat berkoordinasi dengan instansi yang mempunyai kemampuan dan kompetensi.
BAB VII ORGANISASI PROFESI DAN PERAN SERTA MASYARAKAT Bagian Kesatu Organisasi Profesi Pasal 70 (1)
Arsiparis dapat membentuk organisasi profesi.
(2)
Pembinaan organisasi profesi arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Pemerintah dan pemerintah daerah.
(3)
Ketentuan lebih lanjut mengenai organisasi profesi arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Bagian Kedua . . .
- 44 Bagian Kedua Peran Serta Masyarakat Pasal 71 (1)
Masyarakat dapat berperan serta dalam kearsipan yang meliputi peran serta perseorangan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan dalam penyelenggaraan kearsipan.
(2)
Peran serta masyarakat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat diwujudkan dalam ruang lingkup pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, dan penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
(3)
Lembaga kearsipan dapat mengikutsertakan masyarakat dalam kegiatan pelindungan, penyelamatan, pengawasan, serta sosialisasi kearsipan. Pasal 72
Peran serta masyarakat dalam pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 ayat (2) dilaksanakan dengan cara: a.
menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban dalam rangka menjamin pelindungan hak-hak keperdataan dan hak atas kekayaan intelektual serta mendukung ketertiban kegiatan penyelenggaraan negara; dan
b.
menyimpan dan melindungi arsip perseorangan, keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan masing-masing sesuai dengan standar dan ketentuan peraturan perundangundangan. Pasal 73 . . .
- 45 Pasal 73 (1)
Peran serta masyarakat dalam penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 ayat (2) dilaksanakan dengan cara: a. b.
c.
menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan; melaporkan kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui terjadinya penjualan, pemusnahan, perusakan, pemalsuan, dan pengubahan arsip oleh lembaga negara tanpa melalui prosedur sebagaimana diatur dalam Undang-Undang ini; dan melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan arsip dari bencana alam, bencana sosial, perang, sabotase, spionase, dan terorisme melalui koordinasi dengan lembaga terkait.
(2)
Pemerintah dapat memberikan penghargaan kepada anggota masyarakat yang berperan serta dalam kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip.
(3)
Pemerintah dapat memberikan imbalan kepada anggota masyarakat yang berperan serta dalam penyerahan arsip yang masuk dalam kategori DPA. Pasal 74
Peran serta masyarakat dalam penggunaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 ayat (2) dilaksanakan melalui pembudayaan penggunaan dan pemanfaatan arsip sesuai dengan prosedur yang benar. Pasal 75 Peran serta masyarakat dalam penyediaan sumber daya pendukung sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 ayat (2) dilaksanakan dengan cara:
a. menggalang . . .
- 46 a. menggalang dan/atau menyumbangkan dana untuk penyelenggaraan kearsipan; b. melakukan pengawasan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan c. menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya. Pasal 76 Masyarakat dapat menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 ayat (2) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pasal 77 Organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan menyerahkan arsip statis dari kegiatan yang didanai dari anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri kepada lembaga kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
BAB VIII SANKSI ADMINISTRATIF Pasal 78 (1)
Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 ayat (2), Pasal 22 ayat (4), Pasal 24 ayat (4), Pasal 27 ayat (4), Pasal 48 ayat (1), dan Pasal 60 ayat (3) dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis.
(2) Apabila . . .
- 47 (2)
Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikenai sanksi administratif berupa penundaaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun.
(3)
Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dikenai sanksi administratif berupa penundaaan kenaikan pangkat untuk paling lama 1 (satu) tahun. Pasal 79
(1)
Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 ayat (1) dan Pasal 64 ayat (1) dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis.
(2)
Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikenai sanksi administratif berupa penurunan gaji sebesar satu kali kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun.
(3)
Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dikenai sanksi administratif berupa penurunan pangkat pada pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 (satu) tahun.
Pasal 80 . . .
- 48 Pasal 80 (1)
Pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (4), Pasal 42 ayat (1), dan Pasal 43 ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis.
(2)
Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikenai sanksi administratif berupa penurunan pangkat pada pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 (satu) tahun.
(3)
Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dikenai sanksi administratif berupa pembebasan dari jabatan. BAB IX KETENTUAN PIDANA Pasal 81
Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).
Pasal 82 . . .
- 49 Pasal 82 Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidak berhak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun atau denda paling banyak Rp125.000.000,00 (seratus dua puluh lima juta rupiah). Pasal 83 Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah). Pasal 84 Pejabat yang dengan sengaja tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah). Pasal 85 Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).
Pasal 86 . . .
- 50 Pasal 86 Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah). Pasal 87 Setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah). Pasal 88 Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 58 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).
BAB X KETENTUAN PERALIHAN Pasal 89 (1)
Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) terhadap kegiatan yang telah terjadi sebelum berlakunya Undang-Undang ini, mengikuti ketentuan Undang-Undang ini sejak diundangkan.
(2) Pada . . .
- 51 (2)
Pada saat berlakunya Undang-Undang ini, semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan kearsipan dinyatakan tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan atau belum dikeluarkan peraturan pelaksanaan baru berdasarkan Undang-Undang ini.
BAB XI KETENTUAN PENUTUP Pasal 90 (1)
Peraturan pemerintah yang diamanatkan Undang-Undang ini diselesaikan paling lama 1 (satu) tahun terhitung sejak Undang-Undang ini diberlakukan.
(2)
Peraturan kepala ANRI yang diamanatkan Undang-Undang ini diselesaikan paling lama 1 (satu) tahun terhitung sejak Undang-Undang ini diberlakukan.
Pasal 91 Pada saat Undang-Undang ini mulai berlaku, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964) dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 92 Undang-Undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar . . .
- 52 Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Undang-Undang ini dengan pengundangan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia. Disahkan di Jakarta pada tanggal 23 Oktober 2009 PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA, ttd. DR. H. SUSILO BAMBANG YUDHOYONO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 23 Oktober 2009 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. PATRIALIS AKBAR LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2009 NOMOR 152
Salinan sesuai dengan aslinya SEKRETARIAT NEGARA RI Kepala Biro Peraturan Perundang-undangan Bidang Politik dan Kesejahteraan Rakyat,
Wisnu Setiawan
PENJELASAN ATAS UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN I. UMUM Perjuangan dalam upaya mewujudkan dan mencapai cita-cita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 yang terekam dalam sejarah perjalanan bangsa Indonesia berfungsi sebagai memori kolektif bangsa. Perjuangan tersebut tercermin dalam upaya yang dilakukan oleh seluruh komponen masyarakat, bangsa, dan negara baik melalui lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik, perusahaan, maupun perseorangan. Memori kolektif bangsa yang merupakan rekaman dari sejarah perjalanan bangsa tersebut merupakan aset nasional yang menggambarkan identitas dan jati diri bangsa Indonesia yang sesungguhnya. Setiap langkah dan dinamika gerak maju bangsa, masyarakat, dan negara Indonesia ke depan harus didasarkan pada pemahaman, penghayatan, dan catatan atas identitas dan jati diri bangsa tersebut yang terekam dalam bentuk arsip. Dalam upaya mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik dan bersih serta dalam menjaga agar dinamika gerak maju masyarakat, bangsa, dan negara ke depan agar senantiasa berada pada pilar perjuangan mencapai cita-cita nasional, arsip yang tercipta harus dapat menjadi sumber informasi, acuan, dan bahan pembelajaran masyarakat, bangsa, dan negara. Oleh karena itu setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perusahaan dan perseorangan harus menunjukkan tanggung jawabnya dalam penyelenggaraan, penciptaan, pengelolaan, dan pelaporan arsip yang tercipta dari kegiatankegiatannya.
Pertanggungjawaban . . .
-2Pertanggungjawaban kegiatan dalam penciptaan, pengelolaan, dan pelaporan arsip tersebut diwujudkan dalam bentuk menghasilkan suatu sistem rekaman kegiatan yang faktual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan. Untuk mewujudkan pertanggungjawaban tersebut dibutuhkan kehadiran suatu lembaga kearsipan, baik yang bersifat nasional, daerah, maupun perguruan tinggi yang berfungsi mengendalikan kebijakan, pembinaan, pengelolaan kearsipan nasional agar terwujud sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu. Dalam rangka mewujudkan sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu, lembaga kearsipan nasional perlu membangun suatu sistem kearsipan nasional yang meliputi pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Sistem kearsipan nasional berfungsi menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya serta mampu mengidentifikasikan keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi pada semua organisasi kearsipan. Penyelenggaraan sistem kearsipan nasional sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari sistem penyelenggaraan kearsipan nasional akan dapat berjalan secara efektif apabila lembaga kearsipan nasional didukung oleh suatu sistem informasi kearsipan nasional. Pembangunan sistem informasi kearsipan nasional dalam kerangka sistem kearsipan nasional berfungsi untuk menyajikan informasi yang autentik, utuh, dan terpercaya serta mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia. Agar fungsi sistem informasi kearsipan nasional dapat berjalan secara optimal lembaga kearsipan kearsipan nasional perlu membentuk jaringan informasi kearsipan nasional dengan Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pusat jaringan nasional serta lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi sebagai simpul jaringan. Jaringan informasi kearsipan nasional pada lembagalembaga kearsipan berfungsi untuk meningkatkan akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, dan peran serta masyarakat di bidang kearsipan. Sistem . . .
-3Sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu harus dibangun dengan mengimplementasikan prinsip, kaidah, norma, standar, prosedur, dan kriteria, pembinaan kearsipan, sistem pengelolaan arsip, sumber daya pendukung, serta peran serta masyarakat dan organisasi profesi yang sedemikian rupa, sehingga mampu merespons tuntutan dinamika gerak maju masyarakat, bangsa, dan negara ke depan. Undang-Undang ini diharapkan dapat memberi kejelasan dan pengaturan mengenai kearsipan, antara lain: a. pengertian dan batasan penyelenggaraan kearsipan; b. asas, tujuan, dan ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan; c. sistem kearsipan nasional, sistem informasi kearsipan nasional, dan jaringan informasi kearsipan nasional; d. penyelenggaraan kearsipan; e. pengelolaan arsip; f. autentikasi; g. pembinaan kearsipan; h. organisasi; i. pendanaan; j. sumber daya manusia; k. prasarana dan sarana; l. pelindungan dan penyelamatan arsip; m. sosialisasi; n. peran serta masyarakat dan organisasi profesi; dan o. sanksi administratif dan ketentuan pidana. II. PASAL DEMI PASAL Pasal 1 Cukup jelas.
Pasal 2 . . .
-4Pasal 2 Yang dimaksud dengan “memberikan kepastian hukum” adalah bahwa Undang-Undang ini memberi landasan hukum bagi semua aktivitas penyelenggaraan kearsipan dan memberikan kepastian serta rasa aman bagi para penyelenggara kearsipan. Pasal 3 Huruf a Cukup jelas. Huruf b Yang dimaksud dengan “menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat disediakan atau disajikan dalam kondisi autentik dan terpercaya, sehingga dapat berfungsi sebagai alat bukti yang sah maupun dapat menjadi sumber informasi dalam pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang. Yang dimaksud dengan “arsip yang autentik” adalah arsip yang memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip. Yang dimaksud dengan “arsip terpercaya” adalah arsip yang isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya.
Huruf c . . .
-5Huruf c Yang dimaksud dengan “pengelolaan arsip yang andal” adalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan berdasarkan sistem yang mampu menampung dan merespons kebutuhan perkembangan zaman. Sistem pengelolaan arsip yang andal memiliki kemampuan: menjaring atau menangkap (capture) semua arsip dari seluruh kegiatan yang dihasilkan organisasi; menata arsip dengan cara yang mencerminkan proses kegiatan organisasi; melindungi arsip dari pengubahan, pengurangan, penambahan, atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang; menjadi sumber utama informasi secara rutin mengenai kegiatan yang terekam dalam arsip; dan menyediakan akses terhadap semua arsip berikut beserta metadatanya. Huruf d Yang dimaksud dengan hak-hak keperdataan rakyat meliputi: hak sosial, hak ekonomi, dan hak politik dan lainlain yang dibuktikan dalam arsip misalnya sertifikat tanah, ijazah, surat nikah, akte kelahiran, kartu penduduk, data kependudukan, surat wasiat, dan surat izin usaha. Huruf e Yang dimaksud dengan “mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional” adalah bahwa dengan adanya sistem yang komprehensif dan terpadu penyelenggaraan kearsipan menjadi lebih dinamis dan terarah. Huruf f Yang dimasud dengan “menjamin keselamatan dan keamanan arsip” adalah bahwa arsip baik secara fisik maupun informasinya harus dijaga keselamatan dan keamanannya, sehingga tidak mengalami kerusakan atau hilang. Arsip perlu dijaga kerahasiaanya dari pengaksesan oleh pihak yang tidak berhak, karena arsip merupakan bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Huruf g . . .
-6Huruf g Yang dimaksud dengan “aset nasional” adalah kekayaan negara dan masyarakat baik secara ekonomi, sosial, politik, budaya, maupun aspek kehidupan lain yang terekam dalam arsip seperti daftar kekayaan negara maupun bukti-bukti kepemilikan yang harus dilindungi dan dijaga keselamatannya. Huruf h Yang dimaksud dengan “meningkatkan kualitas pelayanan publik” adalah penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam memanfaatkan arsip yang dibutuhkan melalui ketersediaan arsip yang faktual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan. Pasal 4 Huruf a Yang dimaksud dengan asas “kepastian hukum” adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundangundangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku. Huruf b Yang dimaksud dengan asas “keautentikan dan keterpercayaan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.
Huruf c . . .
-7Huruf c dimaksud dengan asas “keutuhan” adalah Yang penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip. Huruf d Yang dimaksud dengan asas “asal-usul” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya. Huruf e Yang dimaksud dengan asas “aturan asli” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip. Huruf f Yang dimaksud dengan asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak. Yang dimaksud dengan asas “keselamatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia. Huruf g Yang dimaksud dengan asas “keprofesionalan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.
Huruf h . . .
-8Huruf h dimaksud dengan asas “keresponsifan”adalah Yang penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip. Huruf i Yang dimaksud dengan asas “keantisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan. Huruf j Yang dimaksud dengan asas “kepartisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan. Huruf k Yang dimaksud dengan asas “akuntabilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam. Huruf l Yang dimaksud dengan asas “kemanfaatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarat, berbangsa, dan bernegara. Huruf m Yang dimaksud dengan asas “aksesibilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip. Huruf n . . .
-9Huruf n Yang dimaksud dengan asas “kepentingan umum” adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi. Pasal 5 Cukup jelas. Pasal 6 Cukup jelas. Pasal 7 Huruf a Cukup jelas. Huruf b Cukup jelas. Huruf c Cukup jelas. Huruf d Cukup jelas. Huruf e Cukup jelas. Huruf f Cukup jelas. Huruf g Yang dimaksud dengan “pelindungan dan penyelamatan arsip” adalah negara menyelenggarakan pelindungan dan penyelamatan arsip yang dinyatakan sebagai arsip milik negara, baik terhadap arsip yang keberadaanya di dalam maupun di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dari kemungkinan kehilangan, kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor alam, biologi, fisika dan tindakan terorisme, spionase, sabotase, perang dan perbuatan vandalisme lainnya. Pelindungan dan penyelamatan dilakukan baik bersifat preventif maupun kuratif. Huruf h . . .
- 10 Huruf h Cukup jelas. Huruf i Cukup jelas. Huruf j Pendanaan yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan kearsipan bersumber dari APBN, APBD, bantuan luar negeri, dan/atau bantuan masyarakat. Pasal 8 Cukup jelas. Pasal 9 Cukup jelas. Pasal 10 Cukup jelas. Pasal 11 Cukup jelas. Pasal 12 Cukup jelas. Pasal 13 Cukup jelas. Pasal 14 Cukup jelas. Pasal 15 Cukup jelas.
Pasal 16 . . .
- 11 Pasal 16 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Huruf a Cukup jelas. Huruf b Cukup jelas. Huruf c Cukup jelas. Huruf d Arsip perguruan tinggi dibentuk untuk menyelamatkan arsip penting yang berkaitan dengan bukti status intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-karya intelektual lainnya, yang berkaitan dengan fungsi perguruan tinggi sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian masyarakat. Ayat (4) Cukup jelas. Pasal 17 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Berkaitan dengan tugas pengelolaan arsip inaktif, bagi lembaga yang lingkup tugasnya meliputi kawasan seluruh tanah air dimungkinkan membentuk unit kearsipan sebagai terminal penyimpanan arsip inaktif secara berjenjang sesuai dengan kebutuhan. Ayat (3) . . .
- 12 Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 18 Cukup jelas. Pasal 19 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Yang dimaksud dengan “arsip berskala nasional” adalah arsip dari kegiatan atau peristiwa yang dihasilkan pencipta arsip yang memiliki yurisdiksi kewenangan secara nasional dan/atau memiliki pengaruh terhadap kepentingan nasional. Huruf a Cukup jelas. Huruf b Yang dimaksud dengan ”perusahaan” adalah termasuk BUMN dan perusahaan swasta yang berskala nasional. Huruf c Cukup jelas. Huruf d Cukup jelas. Huruf e Cukup jelas. Pasal 20 Cukup jelas. Pasal 21 Cukup jelas.
Pasal 22 . . .
- 13 Pasal 22 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Huruf a Cukup jelas. Huruf b Cukup jelas. Huruf c Yang dimaksud dengan perusahaan adalah BUMD provinsi dan perusahaan swasta berskala provinsi. Huruf d Cukup jelas. Huruf e Cukup jelas. Huruf f Cukup jelas. Pasal 23 Huruf a Untuk efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip inaktif di pemerintahan daerah provinsi, arsip daerah provinsi hanya bertugas mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi. Untuk arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun pengelolaannya masih menjadi tanggung jawab unit kearsipan di setiap satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi.
Huruf b . . .
- 14 Huruf b Cukup jelas. Pasal 24 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat(2) Cukup jelas. Ayat(3) Cukup jelas. Ayat (4) Huruf a Cukup jelas. Huruf b Cukup jelas. Huruf c Yang dimaksud dengan perusahaan adalah BUMD kabupaten/kota dan perusahaan swasta berskala kabupaten/kota. Huruf d Cukup jelas. Huruf e Cukup jelas. Huruf f Cukup jelas.
Pasal 25 . . .
- 15 Pasal 25 Huruf a Untuk efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip inaktif di pemerintahan daerah kabupaten/kota, arsip daerah kabupaten/kota hanya bertugas mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota. Untuk arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun pengelolaannya masih menjadi tanggung jawab unit kearsipan di setiap satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota. Huruf b Cukup jelas. Pasal 26 Cukup jelas. Pasal 27 Ayat (1) Yang dimaksud “perguruan tinggi” adalah perguruan tinggi sebagaimana dimaksud dalam undang-undang di bidang pendidikan adalah perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh Pemerintah. Ayat (2) Yang diwajibkan membentuk arsip perguruan tinggi adalah perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh pemerintah, sedangkan pembentukan arsip perguruan tinggi di lingkungan perguruan tinggi swasta diserahkan kepada kebijakan internal perguruan tinggi yang bersangkutan. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) . . .
- 16 Ayat (4) Cukup jelas. Pasal 28 Cukup jelas. Pasal 29 Cukup jelas. Pasal 30 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Huruf a Cukup jelas. Huruf b Cukup jelas. Huruf c Yang dimaksud dengan “peran dan kedudukan hukum arsiparis” adalah yang berhubungan dengan fungsi dan peran dalam kegiatan kearsipan sejak penciptaan sampai dengan penyusutan dan akuisisi sampai dengan pemanfaatan arsip, serta kegiatan lainnya, yang dilindungi secara sah oleh peraturan perundangundangan. Huruf d Yang dimaksud dengan ”jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya manusia kearsipan” adalah yang berhubungan dengan risiko penyakit dan gangguan kesehatan pada pengelola arsip, sedangkan tunjangan profesi perlu diberikan kepada arsiparis sesuai dengan kompetensinya serta diberikan melalui standar dan kelulusan sertifikasi arsiparis. Ayat (3) . . .
- 17 Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 31 Yang dimaksud dengan “standar kualitas dan spesifikasi prasarana dan sarana kearsipan” adalah ketentuan standar tentang kualitas, bahan, bentuk, ukuran, jenis, dan lain-lain yang dijadikan acuan atau pedoman dalam pengadaan dan penggunaan prasarana dan sarana kearsipan. Pasal 32 Cukup jelas. Pasal 33 Yang dimaksud dengan “arsip milik negara” adalah arsip yang berasal dari lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan negeri, BUMN dan/atau BUMD, termasuk arsip yang dihasilkan dari semua kegiatan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang didanai oleh sumber dana negara. Pasal 34 Ayat (1) Dalam melindungi dan menyelamatkan arsip negara yang keberadaannya di luar negeri, ANRI melakukan upaya-upaya dengan melibatkan perwakilan Republik Indonesia di luar negeri. Ayat (2) Yang dimaksud dengan “kontrak karya” dalam ketentuan ini adalah kontrak karya sebagaimana dimaksud dalam peraturan perundang-undangan, termasuk di bidang energi dan sumber daya mineral. Ayat (3) Cukup jelas.
Ayat (4) . . .
- 18 Ayat (4) Yang dimaksud dengan “kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip” adalah ANRI berkoordinasi dengan lembaga lain yang terkait sesuai dengan fungsi dan tugas instansi terkait berdasarkan peraturan perundangundangan. Ayat (5) Penyelamatan arsip akibat bencana mengikuti mekanisme yang telah diatur dalam undang-undang tentang penanggulangan bencana. Ayat (6) Cukup jelas. Pasal 35 Cukup jelas. Pasal 36 Cukup jelas. Pasal 37 Cukup jelas. Pasal 38 Ayat (1) Yang dimaksud dengan “kegiatan kearsipan tertentu” adalah kegiatan yang pendanaannya bersumber dari dana dekonsentrasi, dana pembantuan, dana alokasi khusus, dan/atau dana alokasi umum yang diarahkan. Ayat (2) Cukup jelas. Pasal 39 Cukup jelas. Pasal 40 . . .
- 19 Pasal 40 Ayat (1) Huruf a Cukup jelas. Huruf b Yang dimaksud dengan “sistematis” adalah sistem pengelolaan arsip harus dapat menciptakan sampai dengan menyusutkan arsip secara sistematis. Pelaksanaan penciptaan sampai dengan penyusutan arsip harus tersistematisasi melalui desain dan pengoperasian sistem pengelolaan arsip dan sistem kerja. Huruf c Yang dimaksud dengan “utuh” adalah sistem pengelolaan arsip dilakukan dengan tindakan kontrol seperti pemantauan akses, verifikasi pengguna, serta otorisasi pemusnahan dan pengamanan yang dilakukan untuk mencegah akses, pengubahan, dan pemindahan arsip oleh pengguna yang tidak berhak. Huruf d Yang dimaksud dengan “menyeluruh” adalah sistem pengelolaan arsip harus dikelola sebagai hasil dari berbagai kegiatan yang lengkap bagi kebutuhan organisasi atau unit kerja yang mengelola arsip. Huruf e Yang dimaksud dengan “norma, standar, prosedur, dan kriteria” adalah sistem pengelolaan arsip harus dikelola sesuai dengan ketentuan-ketentuan pelaksanaan kegiatan, dan peraturan perundang-undangan, termasuk norma, standar, prosedur, dan kriteria teknis yang terkait.
Ayat (2) . . .
- 20 Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas. Ayat (5) Cukup jelas. Pasal 41 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Yang dimaksud dengan “struktur” adalah bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip yang diciptakan dalam media sehingga memungkinkan isi arsip dikomunikasikan. Yang dimaksud dengan “isi” adalah data, fakta, atau informasi yang direkam dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi ataupun perseorangan. Yang dimaksud dengan “konteks” adalah lingkungan administrasi dan sistem yang digunakan dalam penciptaan arsip. Ayat (4) Cukup jelas. Pasal 42 Cukup jelas. Pasal 43 . . .
- 21 Pasal 43 Cukup jelas. Pasal 44 Ayat (1) Huruf a Cukup jelas. Huruf b Cukup jelas. Huruf c Cukup jelas.
Huruf d Cukup jelas. Huruf e Cukup jelas. Huruf f Untuk kepentingan pelindungan penyelenggaraan negara penutupan akses dapat dilakukan oleh pencipta arsip selanjutnya pencipta arsip yang bersangkutan berkoordinasi dengan kementerian yang membidangi urusan luar negeri sesuai dengan ruang lingkup fungsi dan tugasnya. Huruf g Cukup jelas. Huruf h Cukup jelas. Huruf i Cukup jelas. Ayat (2) . . .
- 22 Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 45 Cukup jelas. Pasal 46 Cukup jelas. Pasal 47 Cukup jelas. Pasal 48 Cukup jelas. Pasal 49 Cukup jelas. Pasal 50 Cukup jelas. Pasal 51 Cukup jelas. Pasal 52 Cukup jelas. Pasal 53 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) . . .
- 23 Ayat (3) Kewajiban penyerahan arsip statis oleh satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat ini dilakukan dalam kedudukannya sebagai unit pengolah pada pemerintahan daerah dan dilakukan atas nama pemerintahan daerah provinsi. Ayat (4) Kewajiban penyerahan arsip statis oleh satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada ayat ini dilakukan dalam kedudukannya sebagai unit pengolah pada pemerintahan daerah dan dilakukan atas nama pemerintahan daerah kabupaten/kota. Ayat (5) Kewajiban penyerahan arsip statis oleh satuan kerja perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat ini dilakukan dalam kedudukannya sebagai unit pengolah pada perguruan tinggi dan dilakukan atas nama perguruan tinggi. Ayat (6) Yang dimaksud dengan “perusahaan” adalah termasuk BUMN dan BUMD serta perusahaan swasta yang memiliki arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional. Ayat (7) Cukup jelas. Ayat (8) Cukup jelas. Pasal 54 Cukup jelas. Pasal 55 Cukup jelas.
Pasal 56 . . .
- 24 Pasal 56 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Huruf a Yang dimaksud dengan “identifikasi” adalah menganalisis fungsi dan tugas organisasi dan yang tercipta dari pelaksanaan fungsi dan organisasi sehingga dapat dikenali arsip-arsip dinilai vital bagi organisasi.
cara arsip tugas yang
Huruf b Yang dimaksud dengan “pelindungan dan pengamanan” adalah upaya dan tindakan untuk mencegah kerusakan arsip sebelum dan pada saat terjadi bencana. Huruf c Yang dimaksud dengan “penyelamatan dan pemulihan” adalah upaya dan tindakan untuk pemeliharaan dan perawatan arsip pascabencana. Ayat( 3) Cukup jelas. Pasal 57 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Yang dimaksud dengan “anggaran negara” adalah anggaran yang teralokasikan dalam APBN atau APBD. Pasal 58 Cukup jelas. Pasal 59 . . .
- 25 Pasal 59 Cukup jelas. Pasal 60 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Yang dimaksud dengan “verifikasi secara langsung” adalah verifikasi terhadap arsip yang tercantum dalam JRA yang berketerangan dipermanenkan. Yang dimaksud dengan “verifikasi secara tidak langsung” adalah verifikasi terhadap arsip khususnya arsip negara yang belum tercantum dalam JRA tetapi memiliki nilai guna kesejarahan dengan didukung oleh bukti-bukti berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas. Pasal 61 Cukup jelas. Pasal 62 Cukup jelas. Pasal 63 Cukup jelas. Pasal 64 Cukup jelas. Pasal 65 Cukup jelas. Pasal 66 . . .
- 26 Pasal 66 Cukup jelas. Pasal 67 Cukup jelas. Pasal 68 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Yang dimaksud dengan ”autentikasi arsip statis” adalah pernyataan tertulis atau tanda yang menunjukkan bahwa arsip statis yang bersangkutan adalah asli atau sesuai dengan aslinya. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 69 Ayat (1) Yang dimaksud dengan “dukungan pembuktian” adalah usaha-usaha penelusuran dan pengungkapan serta pengujian terhadap arsip yang akan diautentikasi. Ayat (2) Yang dimaksud dengan “kemandirian dan integritasnya” adalah lembaga kearsipan harus menjaga netralitasnya dalam penetapan autentisitas dan tidak menyandarkan pembuktian pada instansi dan/atau pihak yang mempunyai kepentingan tertentu yang dapat menciderai kualitas pembuktian. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 70 Cukup jelas. Pasal 71 . . .
- 27 Pasal 71 Ayat (1) Yang dimaksud dengan “masyarakat” adalah sebagian, sekelompok, suatu komunitas tertentu, dan/atau masyarakat umum baik yang terhimpun dalam suatu wadah organisasi maupun yang tidak terhimpun dalam organisasi. Ayat (2) Yang dimaksud dengan “peran serta masyarakat di bidang pendidikan dan pelatihan kearsipan” adalah masyarakat dapat membentuk lembaga pendidikan kearsipan, baik secara sendiri-sendiri maupun bekerja sama dengan pihak terkait. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 72 Huruf a Yang dimaksud dengan “menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban” adalah senantiasa menciptakan arsip (perseorangan, keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan) atas berbagai aktivitas atau kegiatan yang dilakukan sehingga menumbuh dan mengembangkan budaya sadar arsip pada masyarakat dan dapat melindungi masyarakat atas hak-hak keperdataan, hak atas kekayaan intelektual, dan mendukung ketertiban administrasi pemerintahan dalam rangka kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Huruf b Yang dimaksud dengan “menyimpan dan melindungi arsip” adalah memelihara arsip yang dimilikinya sesuai dengan kaidah dan standar kearsipan sehingga arsip tersebut dapat terlindungi dan senantiasa dapat digunakan dalam rangka kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pasal 73 . . .
- 28 Pasal 73 Ayat (1) Huruf a Yang dimaksud dengan “menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan” adalah menyerahkan arsip statis yang dimiliki untuk dikelola oleh lembaga kearsipan nasional, provinsi, atau kabupaten/kota. Tanpa melepaskan asal-usul penciptanya, arsip tersebut menjadi khazanah lembaga kearsipan dan sebagai memori kolektif untuk dimanfaatkan bagi kepentingan publik. Huruf b Yang dimaksud dengan “melaporkan kepada lembaga kearsipan” adalah melaporkan tindakan melawan hukum tersebut kepada lembaga kearsipan nasional, provinsi, dan kabupaten/kota. Huruf c Yang dimaksud dengan “melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan arsip” adalah melakukan upaya dan tindakan penyelamatan secara terkoordinasi dengan pihak-pihak terkait yang memiliki kewenangan dan kompetensi, sehingga penyelamatan arsip dapat dilaksanakan dengan efisien dan efektif. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 74 Cukup jelas.
Pasal 75 . . .
- 29 Pasal 75 Huruf a Cukup jelas. Huruf b Cukup jelas. Huruf c Yang dimaksud dengan “menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip” adalah berperan serta dan berpartisipasi dalam kearsipan sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya, seperti bidang teknologi informasi dan komunikasi, pengelolaan arsip, dan pelestarian arsip, khususnya ketika terjadi bencana kearsipan. Pasal 76 Cukup jelas. Pasal 77 Cukup jelas. Pasal 78 Cukup jelas. Pasal 79 Cukup jelas. Pasal 80 Cukup jelas. Pasal 81 Cukup jelas. Pasal 82 Cukup jelas. Pasal 83 . . .
- 30 Pasal 83 Cukup jelas. Pasal 84 Cukup jelas. Pasal 85 Cukup jelas. Pasal 86 Cukup jelas. Pasal 87 Cukup jelas. Pasal 88 Cukup jelas. Pasal 89 Cukup jelas. Pasal 90 Cukup jelas. Pasal 91 Cukup jelas. Pasal 92 Cukup jelas. TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 5071
Draft Wawancara Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis bagian Administrasi Perkantoran di
Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan
Umum Republik Indonesia
Nama Informan
: Hajar Maruf, S.Sos
Jabatan
: Kepala Sub Bagian Kearsipan
Tempat Wawancara : Bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia Waktu Wawancara
Peneliti
: 29 Mei 2015
: Saya mau bertanya tentang sistem pengelolaan arsip dinamis ini bagian administrasi di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum. Pertanyaan saya yang sesuai dengan indikator penilaian dengan sistem pengelolaan arsip dinamis ini. Nah, di dalam pengelolaan arsip dinamis ini apakah ada penciptaan dan penerimaan yang sesuai dengan sub bagian indikator ini pak?
Informan
: Dalam Penciptaan dan Penerimaan arip ini di dalam sub bagian menggolongkan arsip dinamis ini yang dimaksud kan itu klasifikasi,ada juga pedoman klasifikasi arsip di Department Pekerjaan Umum, jadi kita memakai pedoman klasifikasi yang
sudah
ada
dalam
peraturan
Mentri
Pekerjaan
Umum.
Mendistribusikan arsip dinamis, baik secara internal dan eksternal dengan cepat ini khususnya distribusi surat, disini ada bagian sub distribusi lancar-lancar saja malah disini pakai elektronik, data dimasukin lalu jika orang tanya untuk mencari surat, lalu dicari ada dalam sistem itu terdapat tanggal surat masuk dan perihal. Peneliti
: Dengan cara TNDE itu bukan?
Informan
: Ya, disitu masi lokal karena belum dibuat link dipublikasi tapi bisa ditanyakan langsung melalui telephone dengan cara “pak saya kan cuman hanya sesaat distribusi ini ada surat dari pos ditujukan kepada salah direktorat lalu direktorat tim yang untuk bertugas mengambil surat itu sudah ada, jadi tiap hari ambil surat masuk. Kadang satu dua ada yang perlu ditanyakan ada surat dari parlemen jadi saat pengirim itu mengirim surat dia sudah telephone kepada yang bersangkutan yang menerima, akhirnya yang menerima belum dapat, lalu dia tanya kepada sub bagian distribusi apa sudah ada belumnya surat itu. Distribusi ini tidak ada masalah, internal masuk eksternal pun masuk tapi kalo ada surat-surat penting ya kadang-kadang dikirim melalui curer ditujukan kepada kepala Biro Umum langsung masuk ke bagian Biro Umum cepat dan tidak ada masalah. Dengan cara info cepat dan petugasnya setiap hari datang.
Peneliti
: Mencatat surat pada buku agenda surat masuk dan surat keluar?
Informan
: Ya, surat masuk langsung dicatat di komputer TNDE misalnya surat masuk yang tujuan kepada Kepala Biro Umum langsung masuk di TNDE. lalu diterima, dan sudah didisposisi oleh kepala biro bisa dilihat di handphone surat yang sudah didisposisikan. Jadi melalui handphone distribusinya dari kepala biro umum kepada ke kepala
bagian administrasi perkantoran bisa lihat
surat-surat masuk untuk saya yang sudah didisposisi dari pak kepala bagian biro umum melalui email. Semua persuratan di Kementrian Pekerjaan Umum ini sudah begitu. Jadi ada surat konsep jadi bisa merubah di TNDE jadi sudah canggih disini. Peneliti
: Dalam sub bagian penerimaan, apakah merespon dengan cepat dan teliti mengenai arsip ?
Informan
: Respon dengan cepat nya itu dengan TNDE seperti yang saya sudah bilang yang surat masuk kepada kepala Biro umum didisposisi kepala Biro umum surat datang dikasi surat lembar disposisi sudah dicatat masukkan di komputer itu tadi. Jadi sistem nya begini ada surat masuk dari luar ke kepada Biro Umum lalu dicatat dimasukkan dalam TNDE, dalam TNDE di isi dulukan data awalnya perihal tetapi belum didisposisikan di scan lalu masuk kedalam kepemimpinan nanti dituliskan disposisi nya
kembali ke sekretaris disposisi nya ditulis di surat masuk langsung dikirim kepada tujuan pada surat itu lalu masuk ke handphone nya masing-masing melalui TNDE itu ke email di handphone. Jada ada notifikasi yang diingatkan disitu ada. Peneliti
: Surat masuk atau surat keluar dicatat di buku agenda selain itu apa dicatat dikomputer atau tidak?
Informan
: Kalau yang distribusi langsung dicatat dikomputer, sekarang buku agenda itu buat ke pengirim jadi kalau di buku agenda lagi 2x kerja. Nah kalau surat keluar nya baru pake agenda, dikirimkirimkan pakai buku agenda nanti di agendakan dengan penomoran lalu dikirim dengan buku pengiriman.
Peneliti
: Bagian sub ke II yaitu penyimpanan apa sesuai dengan lingkup organisasi?
Informan
: Jadi kalau arsip aktif masih di bagian administrasi perkantoran, nanti transisi aktif dikirim di Kintaka di gedung citereup.
Peneliti
: Menemukan kembali arsip dinamis dengan cepat itu menggunakan sistem TNDE atau dengan buku agenda?
Informan
: Tergantung yang dicari arsip apanya, apakah mau mencari arsip aktif atau in aktif, kalau arsip aktif misalnya dia mau mencari surat masuk ke kepala Biro Umum kan sudah masuk semuanya
jadi sudah gampang dicari di box atau sesuai dengan klasifikasi nya. Kalau arsip aktif fisik arsip nya kan ada informasi arsipnya arsip bentuk yang bisa diliat doang dan ada bentuk fisiknya disetiap bagian-bagian itu ada dimeja belakang jadi cepat dilihatnya bisa dilihat di buku daftar arsip. Dan sudah di klasifikasinya yg sudah ada di box nya. Setiap tahunnya arsip yang sudah in aktif dikirim di Kintaka citerep. Dalam pemeliharaan setiap setahun 2x fumigasi. Arsip aktif ada ruangan nya baru, dulu penyimpanan arsip aktif ada disetiap bagian dan sekarang ada ruangan khusus untuk penyimpanan arsip aktif jadi semua arsip Biro ada disatu tempat di ruangan itu, supaya untuk menghindari banyak duplikasi jadi yang disitu hanya asli saja. Begitu surat masuk datang dari luar disimpan di staf kepada kepala Biro Umum, Kepala Biro Umum ada sentral file disitu. Kedepan pola nya begitu, ada sentral file jadi yang bikin copy nya saja begitu surat nya dijawab, jawab digabung di sentral file yang copy-copy lain dibuang. Maka praktis sistem nya jadi yang akan datang tidak ada nya tumpuk-tumpukan surat dimeja. Jadi dari sisi tata ruangan nya lebih bagus, rapih dan sehat. Peneliti
: Kalau mau melihat surat aktif kita harus minta izin ke petugasnya?
Informan
: Ya tergantung, kalau internal kita saja langsung ke petugasnya saja. Kalau dari luar harus pakai surat keperluannya apa, lembaga nya apa, kepentingannya apa. Kalau sifat nya informasi, apa surat saya sudah masuk atau belum, disposisi nya gimana, ya bisa dilihat di TNDE nanti bisa di print kan. Kalau pakai buku agenda kan tidak bisa dilihat cuman bisa dengan omongan saja nah kalau pakai TNDE kan bisa bilang sudah masuk pak disposisi nya diterima itu yang boleh. Kalau yang rahasia tidak boleh, kalau yang tidak rahasia boleh di printkan. Sudah lama kita menggunakan sistem itu jadi tidak menggunakan buku agenda. Nah ini baru-baru kita punya sudah dikeluarkan klasifikasi yang tadi saya bicarakan. Surat, disposisi langsung Mentri, pak Sekjen, pak Sekjen begitu surat dari Mentri turun ke Sekjen, Pak sekjen bisa sudah terima suratnya. Kita ada website PU disitu ada TNDE jika di klik ada password nya dengan menggunakan password saya, sudah terdaftar id saya dan bisa menggunakan. Jadi di website PU di TNDE bisa dikoreksi surat masuk dengan konsep yang diinginkan.
Peneliti
: Dalam melakukan penyusutan ini apakah ada tim penilaian?
Informan
: Ya ada tim nya, ini kan tidak setiap saat penilaian. Kalau ada usulan ingin melakukan penyusutan atau pemusnahan biasa dia melakukan pembentukan tim di unit itu. Tim penilaian, mana
arsip yang akan dinilai arsip nya dari daftar arsip tim yang mana harus masi diperlukan atau masih yang tidak perlukan sesuai dengan JRA. Peneliti
: Setahun berapa kali arsip dinamis diserahkan ke ANRI?
Informan
: Tidak rutin, jadi dilihat berdasarkan JRA nya. Lalu kita bikin tim penyerahan terus tim itu bekerja baru dilaporkan ke ANRI. Ini baru di data untuk diserahkan.
Peneliti
: apakah perlengkapan sesuai dengan standar ?
Informan
: perlengkapan kita standar ada nya rool O’pac, box arsip, scanner,
printer,
komputer,
ruang
penyimpan
arsip,
rak
penyimpanan arsip, meja dan kursi pemilah arsip, lemari besi arsip tahan api, tempat embarkasi arsip, penyedot debu, trolly, tempat tidur petugas (mess). Peneliti
: berapa kali dalam melakukan perawatan dalam perlengkapan?
Informan
: rutin, melakukan tindakan langsung dalam terjadi kerusakan dalam perlengkapan
Peneliti
: Apakah setiap tahun anggaran untuk arsip itu ada, berapa jumlah anggaran tiap tahunnya?
Informan
: Setiap tahun anggaran ada khususnya untuk arsip ini. anggaran pengelolaan arsip ada,anggaran perawatan gedung ada, anggaran
pemeliharaan arsip ada, tunjangan-tunjangan kesejahteraan ada, tingkat kesehatan ada untuk kesehatan pegawainya. Fasilitas penunjang yang memadai ada yaitu kantor gedung Kintaka, rak penyimpanan boks arsip, lemari besi arsip tahan api, ruang rapat, meja dan kursi untuk pemilahan arsip, tempat embarkasi arsip, mess kintaka, olahraga,senam dan lain-lain.Dan disana pun ada satpam, dan pegawai kebersihan taman, pegawai kebersihan arsip, kebersihan mess ada. Arsip aktif pun kan terawat jadi bisa dipantau oleh pegawainya dan setiaphari dibersihkan oleh petugas kebersihan jadi ringan tidak mengeluarkan biaya. Dalam sistem pengamanan nya ada kunci ruangan yang berlapis. Peneliti
: Apakah disini merekrut pegawai yang memiliki bidang kearsipan?
Informan
: Kita selalu didik sendiri, terus kita sekolahain kalaupun ada diklat. Tapi disini pegawai yang harian aja bukan PNS, OB saja disuruh bisa untuk menata arsip. Saya perdayakan begitu, kalau saya menghandalkan arsiparis tidak cukup, arsiparis kan persyaratan pegawai negri tidak setiap tahun pegawai negri adanya arsiparis dan tidak setiap tahun kita mendapatkan jatah arsiparis kalau mengharapkan itu tidak selesai pekerjaan saya. Jadi, bagaimana saya bisa mengoptimalkan. Karena kurang nya
orang pegawai jadi saya menyuruhkan OB untuk membantu dalam menata arsip ini. Penelitian
: Dalam ini apakah ada dasar hukum dan SOP dalam pengelolaan arsip dinamis?
Infoman
: Dasar hukum disini ada lengkap susuai dengan Undang-Undang Kementrian Pekerjaan Umum dan membuat kebijakan SOP disini pun lengkap dan disini pun ada buku-buku SOP nya. Pada setiap tahun bikin kita SOP dan bisa merefisi SOP karena kan situasi nya berubah.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
ANNISA NURULITA. Lahir di Jakarta, 22 Mei 1993. Anak kedua dari tiga bersaudara, ayahanda Chaidir Anwar dan ibunda Rosmala. Bertempat tinggal di Jalan Pramuka Jaya III RT.06 RW.04 No.6 Utan Kayu Utara Jakarta Timur. Pendidikan yang pernah ditempuh penulis, antara lain: pendidikan pra sekolah: Kelompok Bermain (1996-1998) dan TK Fajar, Jakarta Timur (1998-1999). Pendikan dasar dan menengahnya SDS Perguruan Rakyat 3, Jakarta Timur (1999-2005). Selanjutnya, penulis meneruskan sekolah ke SMPN 118 Jakarta Pusat (2005-2008). Kemudian, penulis melanjutkan ke SMAN 20 Jakarta Pusat (2008-2011). Pada tahun 2011 penulis memilih Program Studi Ilmu Perpustakaan FAH UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai pilihan pertamanya sebagai tempat kuliah. Dan, menulis skripsi dengan judul Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia. Semasa kuliah penulis memanfaatkan waktu liburan antar semesternya dengan bekerja di tempat yakni: Perpustakaan CSRC di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (2013). Melakukan Praktek Kerja Lapangan di Divisi Pengamanan dan Pengaturan Kearsipan Bank Indonesia Jakarta (2014), melakukan Praktek Kerja Lapangan di Administrasi Perkantoran bagian Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum (2015), dan melaksanakan Kuliah Kerja Nyata di Desa/Kelurahan Kramat Pakuhaji Tangerang (2014).
