PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF Studi Kasus pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian RI
Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh BIMO NUGERAHA NIM: 1113025100037
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1438 H/ 2017 M
LEMBARAN PENGESAHAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF Studi Kasus pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian RI
Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh: Bimo Nugeraha NIM: 1113025100037
Di Bawah Bimbingan
Mukmin Suprayogi, M.Si NIP. 19620301 199903 1 001
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1438 H/ 2017 M
i
LEMBAR PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Mahasiswa
: BIMO NUGERAHA
NIM
: 1113025100037
Program Studi
: Ilmu Perpustakaan
Dengan ini menyatakan bahwa Skripsi ini adalah hasil karya saya sendiri yang merupakan hasil penelitian, pengolahan dan analisis saya sendiri serta bukan merupakan replikasi maupun saduran dari hasil karya atau hasil penelitian orang lain. Apabila terbukti skripsi ini merupakan plagiat atau replikasi maka skripsi dianggap gugur dan harus melakukan penelitian ulang untuk menyusun skripsi baru dan kelulusan serta gelarnya dibatalkan. Demikian pernyataan ini dibuat dengan segala akibat yang timbul dikemudian hari menjadi tanggung jawab saya.
Jakarta,
Juni 2017
BIMO NUGERAHA
ii
LEMBAR PENGESAHAN PANITIA UJIAN SKRIPSI
Nama
: Bimo Nugeraha
NIM
: 1113025100037
Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian RI Ujian Skripsi : 20 Juni 2017 Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai saran dan komentar Tim Penguji sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1) pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta, 14 Juli 2017
Tanda Tangan
Tanggal
: Pungki Purnonomo, M.Lis NIP. 19641215 199903 1 005
........................
.............
2. Sekretaris Sidang : Mukmin Suprayogi, M.Si NIP. 19620301 199903 1 001
........................
.............
3. Pembimbing
: Mukmin Suprayogi, M.Si NIP. 19620301 199903 1 001
........................
.............
4. Penguji 1
: Nurul Hayati. M. Hum
........................
.............
........................
.............
1. Ketua Sidang
NIP.
5. Penguji 2
: Fahma Rianti, M. Hum NIP.
iii
ABSTRAK Bimo Nugeraha (NIM: 1113025100037). Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian RI. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2017. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui mekanisme pengelolaan dan perlengkapan arsip dinamis inaktif serta kendala-kendala pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian RI. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah wawancara, observasi, riset kepustakaan dan dokumentasi. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan meliputi reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian mengungkapkan bahwa dalam melakukan mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian RI sudah sesuai dengan mekanisme yang berlaku pada lingkup Kementerian Pertanian RI. Akan tetapi, terdapat unit pengolah yang belum melaksanakan mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif sesuai dengan mekanisme yang berlaku terutama dalam mekanisme pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah menuju Unit Kearsipan. Fasilitas yang digunakan untuk melakukan mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif sudah sesuai dengan standar. Namun, terdapat fasilitas yang perlu diperdayagunakan secara maksimal dalam membantu pengelolaan arsip dinamis inaktif, seperti aplikasi Sistem Informasi Manajemen INAKTIF (SIM INAKTIF). Juga, terdapat kendala dalam melakukan mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif, yaitu: kurangnya kesadaran dan tidak ada samanya pemahaman antara unit pengolah dengan Unit Kearsipan mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif dan tidak adanya anggaran khusus pada unit pengolah dalam melakukan pengelolaan arsip.
Kata kunci: pengelolaan arsip dinamis inaktif, arsip dinamis inaktif, Unit Kearsipan.
iv
ABSTRACT Bimo Nugeraha (NIM: 1113025100037). Management of Inactive Records: Case Study at Archives Unit and The Bureau of Public Procurement of The Ministry of Agriculture of RI. Supervised by Mukmin Suprayogi, M.Si. Library and Information Science Courses Faculty of Adab and Humanities Islamic State University Syarif Hidayatullah Jakarta. 2017. The purpose of this study was to determine the mechanism of the management of inactive records and equipment as well as constraints on the management of inactive records at Archives Unit and the Bureau of Public Procurement of the Ministry of Agriculture of RI. This type of research is descriptive qualitative approach. Techniques used in data collection are observation, interviews, library research and documentation. Data analysis technique used include data reduction, data presentation, and conclusion. The results revealed that in conducting the mechanism of management of inactive records in the Archives Unit of Bureau of Public and Procurement of Ministry of Agriculture of RI is in accordance with the mechanism applicable to the scope of the Ministry of Agriculture of RI. However, there is a processing unit which has not implemented an inactive records management mechanism in accordance with the prevailing mechanism especially in the inactive inactive records transfer mechanism from the processing unit to the Archive Unit. The facilities used to carry out the inactive records management mechanism are in line with the standards. However, there are facilities that need to be maximally leveraged in assisting inactive archives management, such as INAKTIF Management Information System (SIM INAKTIF). Also, there are obstacles in conducting inactive records management mechanisms: lack of awareness and unequal understanding between the processing unit and the Archive Unit on the management of the inactive records and the absence of a special budget on the processing unit in managing the records.
Keywords: management of records inactive, inactive records, Archives Unit.
v
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil ‘Alamiin, segala puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah Subhanahu wa Ta’ala. Shalawat serta salam penulis sampaikan bagi junjungan Nabi besar Muhammad Shallallah ‘Alayhi wa Sallam beserta keluarga dan sahabatnya. Karena, berkat rahmat dan pertolongan-Nya penulis dapat menghadapi segala kendala dan menyelesaikan skripsi berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian”. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa terdapat kekurangan dan keterbatasan ilmu yag dimiliki, sehingga skripsi ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, segala saran dan kritik yang membangun tentunya penulis butuhkan dalam rangka penyempurnaan skripsi ini. Dalam pelaksanaan penulisan skripsi ini, penulis banyak mendapatkan bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Pada kesempatan kali ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN
vi
Syarif Hidayatullah Jakarta, sekaligus dosen pembimbing yang telah berkenan untuk memberikan bimbingan dan pengarahan serta meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam penyelesaian skripsi ini. 4. Bapak Ade Abdul Hak, M.Hum, selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah memberikan pengarahan dan serta masukan atas penelitian penulis. 5. Seluruh Bapak/ Ibu Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, yang telah senantiasan mencurahkan ilmu pengetahuan yang sangat bermanfaat bagi masa depan penulis nantinya. 6. Ibu Luh Putu Yuni Anggraeni, SE, MM, selaku Kepala Subbag Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian yang telah memberikan izin serta memberikan dukungan kepada penulis dalam melaksanakan penelitian.
7. Bapak Lucki Engel K. S.Hum dan Ibu Marviana Dewi, A.md, selaku Arsiparis pada Subbagian Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian yang telah meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu penyusuna skripsi ini.
8. Bapak Isman, Ibu Cici, dan Ibu Lita, selaku Arsiparis pada Unit Pengolah Kementerian Pertanian yang telah meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu penyusuna skripsi ini.
vii
9. Segenap Arsiparis pada Subbagian Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian.
10. Teristimewa, untuk kedua orangtua penulis tercinta, bapak Samsudin dan mama Tumini, yang selalu melimpahkan kasih sayang yang amat besar kepada penulis, serta tidak pernah merasa lelah untuk terus mendidik, membimbing, mengingatkan, senantiasa mendo’akan dan memberikan bantuan moril dan materil kepada penulis.
11. Adik tercinta Naria Eliestyanti, yang selalu memberikan dukungan dan perhatian kepada penulis.
12. Nenek tercinta penulis, Nenek Asmi, yang selalu memberikan perhatian dan senantiasa memberikan do’a tiada hentinya kepada penulis.
13. Keluarga Besar Alm. Saenan selaku orangtua bapak, yang selalu memberikan perhatian dan senantiasa memberikan do’a tiada hentinya kepada penulis.
14. Keluarga Besar Mbah Lamin selaku orangtua ibu, yang selalu memberikan perhatian dan senantiasa memberikan do’a tiada hentinya kepada penulis.
15. Sahabatku, Fahmi, Dito, Ari, Ade, Miko, Iqbal, Arif, Ageng, dan Adam. Terimakasih telah memberikan saran dan mengingatkan ketika ada perilaku yang salah. 16. Teman-teman seperjuangan Ilmu Perpustakaan dan Informasi angkatan 2013, khususnya IPI A 2013. Semoga kita semua dapat menjadi orang-orang yang bermanfaat bagi diri sendiri dan orang lain. Amiiin Yaa Rabbal’alamin.
viii
17. Teman-teman KKN HIJRAH dan KKN EKALAYA 2016, Rizky, Puji, Riska, Annita, Nabila, Tara, Rina, Ilyas, Yoga, Bahar, Cici, Ilham S.R, Iham S, Riski, Hakiki, Luthfi, Syamsul, Hilda Eneng, Fitri, dan Dwi. 18. Keluarga Besar UKM Bola Voli UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Dan semua yang sudah banyak mendukung penulis dalam menyelesaikan skripsi, yang tidak dapat diucapkan saru persatu, Terima kasih atas perhatian dan dukungannya, semoga Allah membalas semua kebaikan dan doa yang sudah diberikan kepada penulis. Aamiiiiin.
Jakarta, 23 Maret 2017
Penulis
ix
DAFTAR ISI
LEMBARAN PENGESAHAN.............................................................................. i LEMBAR PERNYATAAN .................................................................................. ii LEMBAR PENGESAHAN PANITIA UJIAN SKRIPSI ................................. iii ABSTRAK ............................................................................................................ iv ABSTRACT ........................................................................................................... v KATA PENGANTAR .......................................................................................... vi DAFTAR ISI .......................................................................................................... x DAFTAR TABEL .............................................................................................. xiii DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiv DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xv BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ............................................................. 1 B. Identifikasi Masalah .................................................................... 6 C. Pembatasan dan Perumusan Masalah ......................................... 7 D. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................... 8 E. Definisi Istilah ............................................................................ 9 F. Sistematika Penulisan ................................................................. 9
BAB II
TINJAUAN LITERATUR A. Unit Kerasipan .......................................................................... 11 1. Definisi Unit Kearsipan ....................................................... 11 2. Fungsi Unit Kearsipan ......................................................... 11 B. Arsip Dinamis Inaktif ............................................................... 12 1. Definisi Arsip Dinamis ........................................................ 12 2. Definisi Arsip Dinamis Inaktif ............................................. 13 3. Pengelolaan Arsip Dinamis Inakif ....................................... 14
x
a.
Definisi Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif ................. 14
b.
Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif ................... 16 a) Penciptaan dan Penerimaan ...................................... 17 b) Penyimpanan ............................................................. 20 c) Pemeliharaan ............................................................. 29 d) Penyusutan dan Pemusnahan .................................... 33
4. Perlengkapan Arsip Dinamis Inakif ..................................... 37 C. Penelitian Terdahulu ................................................................. 38 BAB III
METODE PENELITIAN A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ............................................... 41 B. Kriteria Informan ...................................................................... 42 C. Indikator Penelitian ................................................................... 43 D. Teknik Pengumpulan Data ....................................................... 46 a) Sumber Data Primer ............................................................. 46 b) Sumber Data Sekunder......................................................... 47 E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data ...................................... 48 1. Teknik Pengolahan Data ...................................................... 48 2. Teknik Analisis Data ............................................................ 49 F. Tempat dan Jadwal Penelitian .................................................. 50 1. Tempat Penelitian ................................................................ 50 2. Jadwal Penelitian.................................................................. 50
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil Objek Penelitian ............................................................. 52 1. Sejarah Beridirinya Unit Kearsipan Biro UP KEMENTAN 52 2. Visi, Misi, Tugas dan Fungsi Unit Kearsipan Biro UP KEMENTAN ....................................................................... 54 3. Struktur Organisasi Biro UP KEMENTAN ......................... 56 4. Rencana Program Kegiatan Unit Kearsipan Biro UP KEMENTAN ....................................................................... 57 5. Rencana Kerja Kegiatan Unit Kearsipan Biro UP KEMENTAN Tahun 2016-2017 .......................................... 57 6. Koleksi Arsip Dinamis Inaktif ............................................. 59 xi
7. Sarana dan Prasarana ........................................................... 60 8. Waktu Kerja ......................................................................... 63 9. Kebijakan Kearsipan Kementerian Pertanian ...................... 63 10.Anggaran .............................................................................. 65 B. Hasil Penelitian ......................................................................... 65 1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan Kementerian Pertanian ......................................................... 66 (a) Penciptaan dan Penerimaan .......................................... 66 (b) Penyimpanan ................................................................ 71 (c) Pemeliharaan ................................................................. 75 (d) Penyusutan dan Pemusnahan......................................... 78 2. Fasilitas Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan Kementerian Pertanian ......................................................... 82 3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan Kementerian Pertanian ...................................... 85 C. Pembahasan .............................................................................. 87 1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan Kementerian Pertanian ......................................................... 87 (a) Penciptaan dan Penerimaan .......................................... 87 (b) Penyimpanan ................................................................ 91 (c) Pemeliharaan ................................................................ 94 (d) Penyusutan dan Pemusnahan ....................................... 96 2. Fasilitas Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan Kementerian Pertanian ......................................................... 98 3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsipan Kementerian Pertanian ........................................ 99 BAB V
PENUTUP A. Kesimpulan ............................................................................. 101 B. Saran ....................................................................................... 102
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 104 LAMPIRAN-LAMPIRAN BIODATA PENULIS xii
DAFTAR TABEL
1. Tabel 2.1:
Jadwal Retensi Arsip.......................................................... 29
2. Tabel 3.1:
Indikator Penelitian ............................................................ 44
3. Tabel 3.2:
Jadwal Penelitian ............................................................... 50
4. Tabel 4.1:
Rencana Kerja Unit Kearsipan........................................... 57
5. Tabel 4.2:
Daftar Inventaris Arsip Dinamis Inaktif ............................ 59
6. Tabel 4.3:
Sarana dan Prasaran Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif .. 61
7. Tabel 4.4:
Jam Kerja Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan..... 63
8. Tabel 4.5:
Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif ....... 64
9. Tabel 4.6
JUKLAK/ JUKNIS/ SOP/ PEDOMAN ............................. 64
10. Tabel 4.7:
Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsipan .................................................................. 83
11. Tabel 4.8:
Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Pengolah Biro KP....................................................... 84
12. Tabel 4.9:
Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Pengolah Biro Perencanaan ....................................... 84
13. Tabel 4.10:
Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Pengolah Biro UP....................................................... 84
xiii
DAFTAR GAMBAR 1. Gambar 2.1:
Siklus Hidup Arsip Dinamis .......................................... 17
2. Gambar 4.1:
Struktur Organisasi Biro UP .......................................... 56
3. Gambar 4.2:
Anggaran Unit Kearsipan Biro UP ................................ 65
4. Gambar 4.3:
Flowchart Pemindahan Arsip ........................................ 68
5. Gambar 4.3:
Flowchart Penerimaan Arsip ......................................... 70
6. Gambar 4.4:
Flowchart Penyimpanan Arsip Hasil Pemindahan ........ 73
7. Gambar 4.5:
Flowchart Penyimpanan Arsip Hasil Penataan.............. 74
8. Gambar 4.6:
Flowchart Penyusutan dan Pemusnahan Arsip .............. 80
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Surat Permohonan Dosen Pembimbing
Lampiran 2
Surat Tugas Menjadi Dosen Pembimbing
Lampiran 3
Surat Pergantian Judul Skripsi
Lampiran 4
Surat Izin Penelitian
Lampiran 5
Saranan dan Prasarana Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian
Lampiran 6
Piagam Penyelenggaraan Kearsipan dari Arsip Nasional Indonesia (ANRI) Kepada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian
Lampiran 7
Surat Edaran Penyelenggaraan Kearsipan pada Lingkup Kementerian Pertanian
Lampiran 8
Serah Terima dan Daftar Arsip Terlampir Penyusutan Arsip Kementerian Pertanian
Lampiran 9
Draft Pertanyaan Wawancara
Lampiran 10
Lembar Observasi
xv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya sebuah organisasi, baik pada kantor Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Sebab, kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan
kebijakan,
pengambilan
keputusan,
pembuatan
laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.1 Setiap kegiatan tersebut, baik kantor lembaga negara, swasta, dan perguruan tinggi selalu memiliki masalah yang berkaitan dengan arsip. Arsip merupakan kumpulan dokumen yang memiliki harga sebagai nilai berkelanjutan.2 Melihat arsip memiliki nilai berkelanjutan, hal ini sangatlah penting keberadaanya bagi sebuah organisasi. Arsip memiliki peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi suatu organisasi dalam proses pengambilan keputusan dan perumusan kebijakan di organisasi tersebut.3 Merupakan hal yang mustahil apabila suatu organisasi baik itu instansi perkantoran maupun sebuah organisasi dapat memberikan sebuah data dan
1 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta Dan Perguruan Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 1997). h. 2 2 Kennedy Schauder, Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping, 2nd (Australia: LONGMAN, 1998), h. 7 3 Basir Barthos, h. 2
1
informasi yang baik, lengkap, dan akurat kepada seluruh anggota organisasi jika tanpa adanya sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Dengan adanya sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan, dapat memberikan pelayanan yang efektif bagi seluruh anggota organisasi tersebut. Melihat sangat pentingnya kearsipan, Pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar mengenai Kearsipan. Hal ini dibuktikan dengn terdapat peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai kearsipan. Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menimbang bahwa arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori,
acuan,
dan
bahan
pertanggungjawaban
dalam
kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh Negara.4 Berdasarkan ketentuan fungsi arsip, menegaskan adanya dua jenis sifat arsip dan arti arsip secara fungsionil, yakni: arsip dinamis dan arsip statis.5 Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.6 Karena arsip merupakan salah satu dari sumber informasi, maka membutuhkan sistem pengelolaan (manajemen) yang tepat dalam menciptakan efektifitas, efisiensi, dan produktivitas organisasi. Oleh sebab itu dibutuhkan
4
Republik Indonesia, Undang-Undang No. 43 Tentang Kearsipan, 2009, h. 1 Basir Barthos, h. 12 6 Basir Barthos, h. 3 5
2
suatu pengelolaan (manajemen) arsip yang baik di sebuah organisasi. Salah satu bentuk arsip yang membutuhkan perhatian khusus dalam pengelolaannya yaitu arsip dinamis inaktif. Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan (Biro UP) Kementerian Pertanian adalah unit pengolah arsip yang berada di bawah salah satu Biro yang terdapat di bawah Kementerian Pertanian (Kementan). Sesuai dengan namanya, Unit Kearsipan Biro UP Kementan mempunyai tugas melaksanakan koordinasi dan penyelenggaraan kearsipan, serta memliki fungsi pelaksanaan pengelolaan arsip dan dokumentasi serta bimbingan kearsipan lingkup Kementan. Berdasarkan tugas pokok dan fungsinya, Unit ini mengatur koordinasi dan penyelenggaraan kearsipan di lingkup Kementan, mulai dari penciptaan dan penerimaan arsip lalu proses penyebaran, penggunaan, penyimpanan hingga penempatan dan pemusnahan arsip seperti: Surat Keputusan Menteri Pertanian, Surat Kepegawaian juga yang lainnya. Hasil observasi awal menunjukkan bahwa Kementan, telah memiliki Unit Kearsipan yang berada di bawah Biro UP Kementan. Sekalipun telah terbentuknya Unit Kearsipan, namun sering sekali terjadi ada sejumlah dokumen yang nampaknya belum dikelola dengan baik. Pengelolaan yang baik, yang sesuai dengan prosedur diperlukan agar dokumen dapat dikelola sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku. Permasalahan yang ditemukan saat dilakukan observasi awal antara lain: 1. Pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan masih terdapat nonarsip seperti blanko yang tercampur dengan arsip.
3
2. SOP yang kurang berjalan dengan baik 3. Fasilitas temu kembali arsip dan alat bantu penunjang pengelolaan arsip yang kurang termanfaatkan dengan baik Masih ada terjadi arsip kacau atau sering kali terjadi sebuah dokumen sulit untuk ditemukan dan apabila ditemukan diperlukan waktu yang cukup lama. Melihat kondisi yang terjadi di lingkup Kementan masih banyak arsip inaktif yang masih tersimpan di masing-masing unit kerja dan dalam penyimpanannya pada unit kerja masih ditemukan arsip yang di simpan di dalam karung, tentunya hal ini dapat merusak kondisi fisik arsip menjadi kotor bahkan rusak. Selain itu, saat melakukan proses pemindahan arsip inaktif yang terdapat di unit kerja menuju ke Unit Kearsipan, arsip inaktif yang diterima oleh Unit Kearsipan dari unit kerja masih belum dikelola sesuai dengan ketentuan yang berlaku, arsip dinamis inaktif yang diserahkan masih tercampur dengan nonarsip (blanko). Akibatnya fungsi dari Unit Kearsipan Biro UP Kementan sebagai pelaksanaan pengelolaan arsip dan dokumentasi serta bimbingan kearsipan lingkup Kementan pemanfaatannya masih sangat terbatas, seperti penemuan kembali arsip yang dibutuhkan ternyata tidak ada. Hasil temuan lainnya saat melakukan observasi awal yaitu terdapat fasilitas untuk membantu pengelolaan arsip dinamis inaktif melalui sebuah sistem infomasi yang disebut SIM
INAKTIF
(Sistem
Informasi
Manajemen
INAKTIF)
belum
termanfaatkan dengan optimal, serta dengan terdapatnya arsip-arsip yang masih menumpuk dan saat dilakukan pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan masih tercampur dengan non-arsip, mengindikasikan bahwa
4
arsiparis yang terdapat di unit kerja belum menjalankan SOP (Standard Operating Procedure) dengan baik. Pengelolaan dokumen yang tertata rapi dan bersih, diajarkan dan dianjurkan di dalam ajaran Islam. Hal ini disebutkan dalam firman atau hadits riwayat Muslim No. 135 dari Abu Malik Asj’ary, yaitu: “Ath-thahuuru syatrul iimaan.” Artinya: ”Kebersihan itu sebagian dari keimanan”.7 Ajaran dan anjuran tentang kebersihan juga diisyaratkan pada bidang pengeloaan, bahwa setiap dokumen dalam hal ini setiap pekerjaan di dalam dokumentasi juga harus bersih dan rapih. Dengan demikian, maka dokumen tersebut bisa ditemukan kembali dengan baik dan benar, serta pelayanan yang diberikan juga maksimal. Pelayanan diberikan secara maksimal-pun juga diajarkan dalam agama Islam, yang disebutkan di dalam sabda Rasulullah yang berbunyi: “Janganlah kalian membebani mereka dengan sesuatu yang mereka tidak mampu. Jika kalian membebankan sesuatu kepada mereka, maka bantulah.”8 Dengan demikian, maka pelayanan yang maksimal dapat terwujud dengan cara memperlakukan orang lain dengan sebaik-baiknya. Pengaturan dokumen yang tertata rapih bisa mengalahkan kebatilan yang tidak terorganisasi. Peringatan agama bagi organisasi yang tidak melakukan kebenaran yang terorganisasi seperti yang diungkapan oleh Ali bin Abi Thalib, yaitu: “Kebenaran yang tidak terorganisasi akan dikalahkan oleh kebatilan
7 H.A. Razak and H. Rais Latief, Terjemahan Hadis Shahih Muslim, 1st ed. (Jakarta: Pustaka Al-Husna, 1978), h. 144 8 Abdul Aziz bin Fathi as-Sayyid Nada, ‘Pasal 1 Adab Al-Ijaarah: Memperkejakan Orang’, Ensiklopedia Adab Islam: Menurut al-Qur’an Dan as-Sunnah, Vol. 1 (Jakarta: Pustaka Imam Syafii, 2007), h. 50
5
yang terorganisasi”. Oleh sebab itu, penataan dokumen oleh Nabi sejak dahulu sudah menganjurkan bahwa pengaturan itu secara terorganisasi sudah ditekankan oleh Nabi, karena organisasi yang tidak teratur dan berantakan akan dapat dihancurkan oleh organisasi yang tertata rapih namun batil. Pengaturan dokumen yang rapih, juga mencerminkan pelayanan prima. Secara hukum lembaga
tersebut
sudah
accountable,
secara
akuntabilitas
atau
pertanggungjawabannya kepada masyarakat juga terpenuhi. Sebagaimana prinsip dari suatu pengaturan record, yaitu harus memiliki nilai evidence, accountability, dan informasi. Jika sudah seperti ini, kebenaran yang tidak terorganisasi bisa saja dilakukan oleh orang-orang yang berniat tidak baik. Organisasi tersebut bisa saja memanfaatkan bukti yang ada, yang dapat dipertanggungjawabkan, dan informatif yang dimiliki untuk menghancurkan organisasi yang baik namun tidak tertata dengan rapih. Jika seumpamanya kebenaran tidak berprinsip pada seperti ini, bisa saja dikalahkan dengan kebatilan yang terorganisasi. Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian dan pengkajian lebih lanjut mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif, yang kemudian dituangkan ke dalam skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian”. B. Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas, terdapat berbagai permasalahan dalam penelitian yang dilakukan oleh peneliti
6
pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian. Permasalahan tersebut antara lain: 1. Pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan masih terdapat nonarsip seperti blanko yang tercampur dengan arsip. 2. SOP yang kurang berjalan dengan baik 3. Fasilitas temu kembali arsip dan alat bantu penunjang pengelolaan arsip yang kurang termanfaatkan dengan baik C. Pembatasan dan Perumusan Masalah Berdasarkan identifikasi masalah di atas, maka penulis memberikan pembatasan masalah menjadi: a. Mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kearsipan Kementerian Pertanian. b. Fasilitas yang digunakan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif. c. Kendala dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif. Dari pembatasan masalah di atas, untuk mempermudah pelaksanaan penelitian ini, maka penulis merumuskan masalah penelitian ke dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan. Sehingga rumusan masalah penelitian ini adalah: a. Bagaimana
mekanisme
pengelolaan
arsip
dinamis
inaktif
pada
Kementerian Pertanian? b. Fasilitas apa saja yang digunakan dalam melakukan mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kementerian Pertanian?
7
c. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kementerian Pertanian? D. Tujuan dan Manfaat Penelitian Berdasarkan pada perumusan masalah di atas, penelitian ini bertujuan untuk: a. Untuk mengetahui mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Kementerian Pertanian. b. Untuk mengetahui fasilitas apa saja yang digunakan dalam melakukan mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kementerian Pertanian. c. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kementerian Pertanian. Berdasarkan tujuan penelitian di atas, penelitian ini dapat memberikan manfaat sebagai berikut: a. Secara praktis, diharapkan dari hasil penelitian ini dapat menjadi acuan dan memberikan kontribusi atau sebagai bahan masukkan kepada Unit
Kearsipan di
Kementerian Pertanian
dalam
pengelolaan arsip dinamis inaktif. b. Manfaat keilmuan untuk penelitian ini adalah untuk menjadi salah satu acuan dalam mengembangkan Ilmu Perpustakaan khususnya tentang arsip dinamis atau records management (RM).
8
c. Dari penelitian ini tentunya dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuan bagi peneliti tentang pengelolaan arsip dinamis khususnya pengelolaan arsip dinamis inaktif dan memberikan manfaat di kemudian hari bagi peneliti saat terjun langsung di dunia kerja. Serta, penelitian ini juga merupakan salah satu syarat bagi penulis untuk memperoleh gelar S.IP E. Definisi Istilah Pengelolaan arsip adalah upaya untuk merencanakan, melaksanakan, memantau dan mengevaluasi kegiatan kearsipan di Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya telah menurun (jarang digunakan) dan dipergunakan untuk kepentingan referensi yang berlaku di Kementerian Pertanian. Unit Kearsipan adalah unit pengolah arsip dinamis inaktif yang berada di bawah lingkup Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian. F. Sistematika Penulisan Untuk mempermudah pembahasan penelitian ini, penulis menguraikan secara sistematis pembahasan ke dalam lima bab, sebagai berikut: Bab I:
Pendahuluan Pada bab ini penulis mengemukaan tentang: latar belakang, identifikasi masalah, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan penelitian dan manfaat penelitian, definisi istilah, serta sistematika penulisan. 9
Bab II:
Tinjauan Literatur Bab ini membahasa mengenai definisi unit kearsipan, fungsi unit kearsipan, definisi arsip dinamis, definisi arsip dinamis inaktif, perlengkapan arsip dinamis inaktif, definisi pengelolaan arsip dinamis inaktif, aspek-aspek pengelolaan arsip dinamis inaktif dan penelitian terdahulu.
Bab III: Metode Penelitian Bab ini berisi tentang jenis dan pendekatan penelitian, kriteria informan, indikator penelitian, teknik pengumpulan data, serta teknik pengolahan dan analisis data, serta tempat dan jadwal penelitian. Bab IV: Hasil Penelitian dan Pembahasan Bab ini membahas tentang gambaran umum objek penelitian, hasil penelitian dan pembahasan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian. BAB V: Penutup Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang diberikan untuk bagian Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif.
10
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Unit Kerasipan 1. Definisi Unit Kearsipan Adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola Arsip yang sudah diselesaikan oleh Unit Pengolahan/ Unit Kerja untuk disimpan, dipelihara, dan digunakan.9 Menurut UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dijelaskan bahwa unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 2. Fungsi Unit Kearsipan Unit kearsipan pada pencipta arsip sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 17 ayat (1) tentang Kearsipan memiliki fungsi:10 a. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya; b. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi; c. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya; d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
9 Unit Kearsipan Kementerian Pertanian, Panduan Penyusutan Arsip Kementerian Pertanian (Jakarta, 2013), h. 3 10 Republik Indonesia, h. 15
11
B. Arsip Dinamis Inaktif 1. Definisi Arsip Dinamis Secara etimologi istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa Inggris disebut archive yang berasal dari bahasa Yunani, yaitu ”Arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata ”Arche” berkembang menjadi kata ”ta archia” yang berarti catatan. Lalu dari kata ”ta archia” berkembang lagi menjadi kata ”archeon” yang berarti ”gedung pemerintahan”.11 Secara terminologi, arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.12 Dalam bahasa Inggris, terdapat tiga istilah yang berkaitan dengan arsip yaitu: file, record dan archive.13 Istilah file lebih mengarah kepada tempat penyimpanan arsip, record mengarah kepada arsip dinamis, sedangkan archive lebih mengarah kepada arsip statis.
11 Hadi Abubakar, Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali, 4th ed. (Jakarta: Djambatan, 1996), h. 8-9 12 Ig. Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 18 13 Ig. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 11
12
Menurut ISO: 15489 mendefinisikan arsip dinamis adalah sebagai berikut: “information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.”14 Arsip dinamis adalah proses informasi diciptakan, diterima, dan disimpan sebagai bukti dan informasi bagi organisasi atau perorangan, dalam pembuatan kebijakan atau bukti transaksi bisnis. Sedangkan definisi lain menjelaskan bahwa, arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.15 Sehingga dapat disimpulkan bahwa, arsip dinamis merupakan kumpulan arsip yang masih digunakan oleh suatu organisasi, lembaga pemerintahan, lembaga swasta maupun perguruan tinggi untuk melakukan suatu perencanaan, penyelenggaraan, pembuktian, serta evaluasi dalam menjaga kelancaran serta keakuratan informasi bagi seluruh anggota organisasi. 2. Definisi Arsip Dinamis Inaktif Seperti yang sudah dijelaskan pada pembahasan sebelumnya bahwa istilah record lebih mengarah kepada arsip dinamis. Arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
Pauline Joseph, Shelda Debowski, and Peter Goldschmidt, ‘Emerald Article: Pardigm Shifts in Recordkeeping Responsisbilities: Implications for ISO 15489’s Implementation’, Records Management Journal, Vol. 22 (2012), h. 55–77 diakses pada 20 Maret 2017 dari http://members.rimpa.com.au/lib/StaticContent/StaticPages/pubs/nat/inForum2011/inForum2011_ PJoseph_paper.pdf 15 Basir Barthos, h. 3 14
13
kegiatan perkantoran sehari-hari.16 Arsip dinamis itu sendiri dibagi menjadi dua jenis, yaitu: arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip Dinamis Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah, sedangkan Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi seharihari serta dikelola oleh Pusat Arsip (Records Center). 3. Pengelolaan Arsip Dinamis Inakif a. Definisi Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Pengelolaan arsip dinamis merupakan hal yang penting dilakukan bagi suatu lembaga untuk menjamin dan membantu ketersediaan informasi dalam penyelenggaraan kegiatan suatu lembaga sebagai bahan akuntabilitas, akurat, dan alat bukti yang sah. Pengelolaan arsip dinamis adalah suatu kegiatan yang secara efisien dan sistematis meliputi penciptaan dan penerimaan, penyimpanan,
penggunaan,
pemeliharaan,
penyusutan
dan
pemusnahan. “Records management is the field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, reciept, maintenance, use and disposition of records”.17
16
Ig. Wursanto, Kearsipan 1, h. 28 Elizabeth Sheperd and Geoffrey Yeo, Managing Records: A Handbook of Principles and Practice (London: Facet Publishing, 2003), h. 1 17
14
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: 1) andal; 2) sistematis; 3) utuh; 4) menyeluruh; dan 5) sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.18 Pengelolaan arsip dinamis bertujuan untuk mengontrol dan memanfaatkan arsip dan informasi yang terkandung, untuk menciptakan keuntungan bagi organisasi. “Records management service, therefore, aims to control and exploit the records and their information they contain, for the benefit of the creating organization”.19 Dari beberapa penjalasan mengenai pengelolaan arsip dinamis di dapat bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah suatu kegiatan yang secara efisien dan sistematis meliputi penciptaan dan penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan yang bertujuan untuk mengontrol dan memanfaatkan arsip dan informasi yang terkandung, untuk menciptakan keuntungan bagi organisasi selama arsip tersebut masih dibutuhkan dan digunakan oleh
18
Republik Indonesia, h. 27 Michael Cook, The Management of Information from Archives, 2nd ed (London: Gower Publishing Company Limited, 1999), h. 8 19
15
suatu organisasi, lembaga negeri, lembaga swasta, maupun perguruan tinggi. b. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Manajemen arsip sebagai sistem pengendalian terhadap semua rekod, mulai dari penciptaan atau penerimaan, dan selanjutnya pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan dan temu kembali, hingga disposisi terakhir.20 Secara umum, manajemen arsip dinamis tidak lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip, yaitu: tahap penciptaan dan penerimaan dari luar organisassi (creation), tahap distribusi (distribution),
tahap
penggunaan
(use),
tahap
pemeliharaan
(maintenance), dan disposisi akhir (disposition).21 Sedangankan menurut Sulistyo Basuki, terdapat lima fase siklus hidup arsip dinamis. Fase tersebut dimulai dari awal penciptaan dan penerimaan arsip lalu proses penyebaran, penggunaan, penyimpanan hingga penempatan dan pemusnahan dengan alur siklus sebagai berikut:22
20
Elizabeth Sheperd and Geoffrey Yeo, h. 1 Judith-Read Smith, et. all., Record Management (USA: South Western, 2002), h. 135 22 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia, 2003), h. 19 21
16
Penciptaan dan Penerimaan Korespondensi Formulir Laporan Gambar Salinan Mikrobentuk Penempatan Penyimpanan Pemusnahah
Penyimpanan Berkas Temu Balik Transfer
Penyebaran Internal Eksternal
Penggunaan Pengambilan keputusan Dokumentasi Respon
Rujukan
Gambar 2.1: Siklus Hidup Arsip Dinamis Berikut uraian mengenai beberapa tahapan yang terjadi dalam siklus hidup arsip dinamis inaktif: a) Penciptaan dan Penerimaan Penciptaan dan penerimaan merupakan tahap awal
dari
pengelolaan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis inaktif yang di ciptakan atau diterima organisasi memuat berbagai informasi yang terkait dengan seluruh kegiatan dan berguna sebagai pedoman bagi manager dalam menentukan suatu kebijakan bagi lembaganya. Karena arsip dinamis inaktif tidak tercipta dengan sendirinya, atau dapat dikatakan arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang diciptakan oleh unit pengolah berdasarkan tugas dan fungsinya dan sudah mencapai jangka waktu tertentu untuk dipindahkan ke Unit Kearsipan dari penyimpanannya di unit pengolah, maka prosedur
17
yang dapat dilakukan dalam proses pemindahan arsip dari unit pengolah ke Unit Kearsipan sebagai berikut:23 1) Menyiangi (Weeding) Memisahkan antara arsip-arsip yang telah sampai jangka waktu penyimpanannyaa dan arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unit pengolah atau satuan unit kerja yang bersangkutan. Kegiatan menyiangi (weeding) akan menghasilkan: a) Arsip-arsip
yang
dapat
dipindahkan
ke
Pusat
Penyimpanan Arsip b) Arsip-arsip yang dapat dimusnahkan oleh unit pengolah yang bersangkutan, dan c) Arsip-arsip yang kadang-kadang masih dipergunakan oleh unit pengolah bersangkutan sehingga harus ditinggal sebagai arsip semi aktif pada unit pengolah. 2) Mempersiapkan Alat-Alat Sebelum melakukan pemindahan, harus dipersiapkan terlebih dahulu alat-alat yang dipergunakan untuk menampung pemindahan tersebut, seperti: folder, filling cabinet, guide, rak, dan lain-lain. Apabila perlu, disiapkan juga ruangan tersendiri.
23
Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 217-219
18
3) Membuat Daftar Arsip dinamis inaktif yang akan dipindahkan dari unit pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip harus dibbuatkan daftarnya, daftar tersebut berisi: a) Nama Unit Pengolah yang memindahkan b) Pokok Masalah c) Masalah d) Jangka waktu penyimpanan berkas e) Tahun berkas yang bersangkutan f) Jenis fisik arsip (gambar, bagan, foto, peta, pita rekaman, microfilm, dan lain-lain) g) Keadaan fisik arsip (baik, rusak) h) Jumlah berkas 4) Menyiapkan Daftar atau Surat Isian Pemindahan Arsip ke Pusat Penyimpanan Arsip Dalam surat isian tersebut antara lain disebutkan: a) Nama Unit Pengolah b) Tanggal Persetujuan c) Tanggal Penyerahan d) Pejabat yang Menyerahkan e) Tanggal Penerimaan Penyerahan f) Pejabat yang Menerima Penyerahan 5) Mempersiapkan Berita Acara Pemindahan Arsip
19
Dalam berita acara tersebut antara lain disebutkan: a) Tanggal, Bulan dan Tahun saat berita acara itu dibuat. b) Nama, jabatan pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. Sedangkan prosedur yang dapat dilakukan dalam proses penerimaan arsip dinamis inaktif yaitu:24 a) Memeriksa kelengkapan naskah, b) Penandatanganan bukti penerimaan, c) Penyortiran, d) Pembukaan, dan e) Pemberian cap penerimaan b) Penyimpanan Penyimpanan merupakan tahap kedua dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Penyimpanan hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan: 1) Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. 2) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
24 Yeyen Sukrilah, ‘Kegiatan Kearsipan Tata Usaha SMP Negeri Se-Kecamatan Sleman’, Hanata Widya: Jurnal Manajemen Pendidikan, Vol. 2 (2013), h. 4 diakses pada 06 Juli 2017 dari journal.student.uny.ac.id/ojs/index.php/fipmp/article/viewFile/562/550
20
3) Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. Beberapa faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan kembali arsip adalah sebagai berikut:25 a. Melakukan
kegiatan
menghimpun,
mengklasifikasi,
menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan. b. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain : 1. Kesederhanaan 2. Ketepatan Menyimpan Arsip 3. Penempatan Arsip 4. Petugas Arsip c
Unit arsip harus mengadakan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.
d Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya agar dapat dijadikan alat bantu untuk
25 Kurniatun, ‘Peran Pengelolaan Arsip Kartografi Dalam Menunjang Layanan Informasi Di Arsip UGM’, Jurnal Kearsipan, Vol. 6 (2011), h. 121 diakses pada 03 Juni 2016 dari http://www.anri.go.id/detail/90-166-Jurnal-Kearsipan
21
menemukan
atau
mempertimbangkan
kembali
bila
sewaktu–waktu diperlukan. e Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu. Untuk arsip dinamis inaktif itu sendiri disimpan pada pusat rekod (records center). Penyimpanan arsip dapat menggunakan beberapa asas, yaitu: a. Sentralisasi Asas sentralisasi adalah asas yang digunakan oleh organisasi untuk menyimpan arsip dinamis dalam satu unit kerja secara terpusat. Semua arsip dinamis disimpan pada pusat penyimpanan, dan jika ada unit kerja yang ingin menggunakan arsip dinamis dapat menghubungi pusat rekod (records center).26 b. Desentralisasi Asas desentralisasi adalah asas yang digunakan suatu organisasi dalam menyimpan arsip dinamis berdasarkan unit kerja masing-masing.27 Pada pengunaan asas ini, arsip dinamis akan disimpan di bagian yang bersangkutan
26
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 62 Saiman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002), h. 106
27
22
sehingga menghemat waktu untuk mencari informasi yang tepat dan akurat. c. Kombinasi Pada asas ini masing-masing bagian menyimpan arsip dinamis di bawah kendali sistem terpusat.28 Biasanya digunakan pada organisasi yang memilik cabang. Secara umum, prosedur penyimpanan antara lain:29 a) Membuat indeks. Kegiatan indeks yaitu:30 1. Membaca secara cermat untuk menentukan inti arsip dinamis. 2. Menentukan judul/ caption arsip dinamis secara tepat. 3. Memberikan
keterangan-keterangan
lain
yang
menjadi petunjuk (indeks) dari arsip dinamis yang bersangkutan . 4. Membutuhkan caption utama dan kode masalahnya (sub subjek) dari arsip dinamis. b) Memberi Kode c)
Menyortir
d)
Menyimpan atau menempatkan di lemari arsip dan diberi label
28
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 62 Malabay, ‘Kajian Analisis Dan Perancangan Model Manajemen Arsip Dalam Rangka Tertib Administrasi Kearsipan Studi Kasus: Fakultas Ilmu Komputer’, Jurnal Ilmu Komputer, 2014, h. 76 diakses pada 12 Februari 2017 dari http://digilib.esaunggul.ac.id/public/UEU-Journal3655-malabay2.pdf. 30 Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 16 29
23
Arsip dinamis inaktif dapat disimpan dengan menggunakan beberapa sistem penyimpanan, antara lain: a) Sistem Abjad (Alphabetic Filling System) Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dinamis berdasarkan abjad nama orang, organisasi atau kantor.31 Sistem abjad juga berkaitan dengan nama tempat, nama benda, nama kota atau daerah.32 Sistem penyimpanan berdasarkan sistem abjad, memiliki dua format penyimpanan, yaitu: 1. Susunan abjad huruf demi huruf. Susunan ini dibedakan lagi menjadi dua, yaitu: susunan kamus (A-Z) dan susunan kelompok atau golongan. Misalnya: Administrasi Negara, Lembaga. 2. Susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan ini nama-nama yang terdiri dari dua kata atau lebih, tidak ditulis menjadi satu. Misalnya: Amiruddin, Bandungan. b) Sistem Subjek (Subject Filling System) Subject Filling merupakan tata cara penyimpanan arsiparsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya.33 Misalnya:
31 A. W. Widjaja, Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar (Jakarta: Rajawali Press, 1986), h. 105 32 Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 79 33 Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 102
24
KEPEGAWAIAN (main subject) Pengangkatan (sub subject) Pengangkatan Capeg (sub-sub subject) Pengangkatan PNS (sub-sub subject) Pengangkatan dalam pangkat (sub-sub subject) c) Sistem Nomor atau Angka (Numerical Filling System) Sistem nomor adalah tata cara menyusun arsip-arsip dengan mempergunakan urutan angka-angka sebagai pedoman untuk mengaturnya.34 Nomor dapat diberikan menurut sistem seri (serial numeric) atau menurut sistem persepuluhan atau decimal numeric, misalnya: 00, 10, 20, 30, 40, dan seterusnya sampai dengan 90, atau 000, 100, 200, 300, 400, dan seterusnya sampai dengan 900. Contohnya: 090
Perjalanan Dinas
091
Perjalanan Dinas Presiden/ Wakil Presiden ke Daerah
092
Perjalanan Dinas Para Menteri ke Daerah
093
Perjalanan Dinas Pejabat Tinggi
094
Perjalan Dinas Para Pegawai
095
Perjalanan Dinas tam asing ke Daerah
34
Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 121
25
d) Sistem Wilayah (Geoghraphic Filling System) Sistem wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah.35 Susunan satuan wilayah atau daerah dapat berupa satuan-satuan wilayah atau daerah menurut sistem ketatanegaraan seperti misalnya propinsi, kabupaten/ kotamadya, kecamatan, dapat juga menurut sesuatu lingkungan geografis seperti misalnya pulau, kepulauan, ibu kota propinsi dan sebagainya. e) Sistem Kronologis (Chronological Filling System) Sistem kronologis adalah suatu sistem penyimpanan arsip dengan menunjukkan:36 1. waktu surat itu ditandatangani 2. mulai berlakunya surat tersebut 3. saat dikeluarkannya surat bersangkutan 4. saat yang menunjukkan hari, bulan dan tahun dari berlangsungnya suatu kejadian atau peristiwa Pada tahap penyimpanan ini, organisasi atau lembaga dapat membuat jadwal retensi arsip (JRA) yang berguna sebagai acuan atau pedoman dalam penyusutuan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah
35
Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 184 Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 198
36
26
daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.37 Tujuan pembuatan jadwal retensi arsip (JRA) yaitu: a) Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak memiliki jangka waktu simpan lama. b) Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan bagi kepentingan administrasi. c) Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen. Penetapan JRA dapat dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: a) JRA ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintah masing-masing Daerah setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional. b) JRA disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari para pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan
instansinya
masing-masing.
Dan
dalam
melaksanakan tugasnya, panitia tersebut perlu mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) jika menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan
37
Republik Indonesia, h. 6
27
Administrasi Kepegawaian Negara jika menyangkut masalah kepegawaian. c) Rancangan JRA hasil kerja panitia tersbut harus mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional sebelum ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintah yang bersangkutan. d) Untuk JRA Pemerintah Daerah perlu terlebih dahulu memperhatikan pendapat Menteri Dalam Negeri. Dalam menentukan waktu penyimpanan arsip dinamis inaktif, hal terpenting
yang
dilakukan
dari
penyusunan
JRA
yaitu:
mengadakan inventarisasi dan menilai kegunaan arsip.38 Adapun nilai kegunaan arsip itu sendiri sebagai berikut: a. Nilai kegunaan Administratif b. Nilai kegunan Dokumentasi c. Nilai kegunaan Hukum d. Nilai kegunaan Fiskal e. Nilai kegunaan Perorangan f. Nilai kegunaan Pemeriksaan g. Nilai kegunaan Penunjangn h. Nilai kegunaan Penelitian/ Sejarah Bentuk jadwal retensi arsip adalah tabel dengan pembidangan kelompok maslah pokok (main subject) yang dapat diperinci lebih
38
Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 212
28
lanjut menjadi pokok masalah yang lebih kecil (sub subject). Subjek-subjek yang terdapat dalam tabel JRA merupakan pokok masalah, perincian masalah, jangka waktu penyimpanan (rekod aktif/ inaktif) dan nilai (sementara/ permanen).39 Tabel 2.1: Jadwal Retensi Arsip Pokok Kepegawa -ian
Pengada -an Pegawai
Perincian 1. Lamaran 2. Penyaringan 3. 4.
Jangka waktu Penyimpanan Aktif............th Inaktif.........th Aktif............th Inaktif.........th
Nilai Sementara Permanen
c) Pemeliharaan Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.40 Pemeliharaan arsip dinamis dapat dibagi menjadi tiga, yaitu: pemeliharaan dari segi fisik, isi dan perlengkapan penunjang pengelolaan arsip dinamis inaktif. Pemeliharaan arsip dinamis inaktif dapat mempertimbangkan ruang penyimpanan dan pengaturan suhu ruangan. Ruang penyimpanan arsip sebaiknya jangan terlalu lembab, harus terang dan menggunakan penerangan alam (sinar matahari), ada ventilasi secukupnya, bebas dari kemungkinan terjadinya: kebakaran, banjir, dan serangga, terpisah
39
Basir Barthos, h. 121-122 Ig. Wursanto, Kearsipan 1, h. 220
40
29
dari ruangan-ruangan kantor yang lain, dan disesuaian dengan bentuk arsip yang disimpan. Sedangkan untuk pengaturan suhu ruangan, suhu udara berkisar antara 65°F sampai 75°F, dan kelembaban udara sekitar 50° dan 65°, jika kelembaban melebihi 65° akan mengakibatkan kelapukan pada arsip.41 Dalam pengaturan suhu ruangan, dapat juga menggunakan A.C yang dipasang selama 24jam non-stop yang berfungsi untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara juga mengurangi banyaknya debu. Secara umum, usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam pemeliharaan arsip dinamis adalah:42 1) Membersihkan ruangan. Sebaiknya ruang penyimpanan dibersihkan dengan alat penyedot debu (vacuum cleaner) sekurang-kurangnya seminggu sekali. 2) Pemeriksaan ruang dan sekitarnya. Sedikitnya setiap enam bulan sekali ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif diperiksa untuk mengawasi jika ada serangga yang dapat merusak arsip dinamis. 3) Penggunaan racun serangga. Setiap enam bulan sekali ruang penyimpanan arsip disemprot dengan dengan racun serangga seperti D.D.T., Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride yang dilakukan kearah dinding,
41
Basir Barthos, h. 56 Basir Barthos, h. 58-60
42
30
lantai atau alat-alat yang terbuat dari kayu. Penggunaan racun serangga ini disebut dengan fumigasi. Fumigasi merupakan salah satu tindakan yang bertujuan mencegah, mengobati, dan mensterilkan arsip.43 4) Mengawasi serangga anai-anai.Untuk mengawasi serangga anai-anai, kita dapat menggunakan sodium arsenite. Sodium ini dapat diletakan di celah-celah lemari. Sedangkan untuk almari yang terbuat dari kayu, sebaiknya dioles dengan dieldrin dengan cara mengolesinya dengan kuas sejalan dengan garis-garis kayu. 5) Larangan makan dan merokok. Semua jenis makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif karena sisa-sisa makanan merupakan daya tarik serangga dan tikus. Selain itu, merokok di dalam ruang penyimpanan arsip juga dilarang karena ruang penyimpanan harus bebas dari asap rokok, terlebih jika ruangan ber-AC. Untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan tersebut, maka kita dapat menggunakan gas CO2. 6) Rak penyimpanan. Rak penyimpanan arsip dinamis inaktif sebaiknya terbuat dari logam, dimana jarak papan rak yang
43 Yayan Daryana, Modul 1: Konsep Dasar Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip (Jakarta: Universitas Terbuka), h. 10 diakses pada 14 Juni 2017 dari repository.ut.ac.id/4105/1/ASIP4320-M1.pdf
31
terbawah lantai sekitar enam inchi (6 inch), sehingga memudahkan
bergeraknya
udara
dan
memudahkan
membersihkan lantai pada bagian bawah rak. 7) Meletakkan arsip. Arsip dinamis inaktif jangan diletakkan secara berdesak-desakan dan jangan diletakkan pada tempat yang lebih kecil dari ukuran arsip dinamis. 8) Mengeringkan arsip yang basah. Sebaiknya, arsip dinamis inaktif yang basah jangan dikeringkan di bawah sinar matahari secara langsung. Untuk mempercepat pengeringan arsip dinamis inaktif, dapat menggunakan kipas angin atau dapat membuka jendela-jendela dan pintu-pintu. Selain itu, dapat juga menggunakan kertas penyerap (blotting). 9) Arsip dinamis yang tidak terpakai. Sebaiknya, arsip dinamis inaktif disimpan pada tempat tersendiri secara teratur agar tidak menimbulkan penumpukkan. 10) Arsip dinamis yang rusak atau sobek. Untuk arsip dinamis inaktif yang sobek, kita dapat menggunakan perekat berbahan dasar kanji agar tulisan atau kertas tidak rusak juga. Untuk pemeliharaan arsip elektronik/ digital, dapat dilakukan dengan cara menjaga atau meng-upgrade media, software, format
32
penyimpanan, dan isi arsip dinamis. Berikut ini merupakan panduan dalam pengelolaan arsip dinamis elektronik/ digital:44 1. Jauhkan arsip dinamis elektronik resmi dan pribadi terpisah 2. Simpan ke format standar seperti Portable Document Format (PDF), Post Scrip (PS), atau file teks. 3. Gunakan folder bernama sesui dengan jenis atau seri untuk menyimpan arsip dinamis. 4. Simpan arsip dinamis ke folder tertentu pada drive atau server cadangan, bukan pada komputer. d) Penyusutan dan Pemusnahan Aspek terakhir dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah penyusutan dan pemusnahan. Tujuan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif dapat dilihat dari dua segi, yaitu dari segi administratif dan dari segi penelitian:45 1. Dari Segi Admisitratif a. Menghindari pencampuradukan antara arsip-arsip yang masih aktif dengan arsip inaktif. b. Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktuwaktu diperlukan. c. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian dan lain-lain.
44 Fermi National Laboratory (FERMILAB), Employee Records Management (FERMILAB, 2012), h. 13 45 Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 11
33
d. File aktif akan lebih longgar untuk menampung bertambahnya arsip yang baru. e. Untuk
memantapkan
jangka
hidup
arsip
dan
menempatkan arsip inaktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik. f. Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen, sehingga arsip tersebut dapat diperlukan dan diatur dengan baik, terlindung dari segala faktor bahaya. g. Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional. 2. Dari Segi Penelitian Ilmiah Membantu para ilmuwan dalam mengadakan penelitian, terutama apabila arsip-arsip sudah mencapai masa statis, karena arsip statis akan menonjol kegunaannya di bidang penelitian ilmiah. Dasar pertimbangan tentang penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis yaitu Perturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 sebagai pelaksanaan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, yang memuat hal-hal sebagai berikut:46 a) Bahwa volume arsip sebagai akibat kegiatan administrasi pemerintah dan pembangunan berkembang dengan cepat seirama dengan dinamika kehidupan bangsa.
46
Republik Indonesia, Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip Sebagai Pelakasanaan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, 1979, h. 1
34
b) Bahwa dalam rangka meningkatkan dayaguna dan tepatguna kearsipan
serta
untuk
menjamin
keselamatan
bahan
pertanggungjawaban nasional seperti dimaksudkan dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971, dipandang perlu mengatur penyusutan arsip dalam Peraturan Pemerintah. Sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan Penyusutan dan Pemusnahan arsip dinamis inaktif, organisasi dapat merujuk Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jadwal retensi arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat suatu kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat digunakan atau dimusnahkan.47 JRA berguna untuk meninjau kembali arsip dinamis inaktif yang akan dipermanenkan/ dimusnahkan. Prosedur atau tahapan dalam melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif erat kaitannya dengan prosedur pemindahan arsip, yaitu: a) Menyiangi
(Weeding).
Tujuan
dari
weeding
adalah
memisahkan antara arsip-arsip yang telah sampai jangka waktu penyimpanannya dan arsip yang sudah tidak digunakan lagi oleh unit pengolah atau satuan kerja yang bersangkutan.48 b) Mempersiapkan Alat-Alat. Peralatan yang dipergunakan antara lain: folder, filling cabinet, guide, rak, dan lain-lain
47
Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 210 Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 217
48
35
yang digunakan untuk menampung pemindahan arsip dinamis dari unit pencipta ke pusat rekod. c) Membuat Daftar. Dibuatkan daftar arsip dinamis inaktif yang akan dipindahkan dari unit pengolah ke pusat penyimpanan rekod. Daftar tersebut berisi: 1. Nama Unit Pengolah yang memindahkan 2. Pokok Masalah 3. Masalah 4. Jangka waktu penyimpanan berkas 5. Tahun berkas yang bersangkutan 6. Jenis fisik arsip (gambar, bagan, foto, peta, pita rekaman, microfilm, dan lain-lain) 7. Keadaan fisik arsip (baik, rusak) 8. Jumlah berkas d) Menyiapkan Daftar atau Surat Isian Pemindahan Arsip ke Pusat Penyimpanan Arsip. Surat isian pemindahan arsip tersebut berisi antara lain: 1. Nama Unit Pengolah 2. Tanggal Persetujuan 3. Tanggal Penyerahan 4. Pejabat yang Menyerahkan 5. Tanggal Penerimaan Penyerahan 6. Pejabat yang Menerima Penyerahan
36
e) Mempersiapkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Dalam berita acara disebutkan tanggal, bulan, tahun, nama dan jabatan pihak yang menyerahkan juga yang menerima arsip dinamis inaktif. 4. Perlengkapan Arsip Dinamis Inaktif Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya.49 Penjelasan mengenai kriteria pemilihan peralatan dan perlengkapan yang tepat dikemukan oleh Betty R. Rick:50 “Equipment selection criteria can be categorized as (1) storage and retrival requirements, (2) space requirement, (3) security requirements, (4) equipment cost, (5) operation cost, (6) number of individuals regularly accessing the records, and (7) physical characteristics of the records.” Kriteria pemilihan peralatan dapat dikategorikan sebagai berikut, (1) kebutuhan penyimpanan dan penemuan kembali, (2) kebutuhan ruang, (3) kebutuhan keamanan, (4) harga peralatan, (5) biaya pengoperasian, (6) jumlah orang yang secara rutin mengakses arsip tersebut, dan (7) karakter fisik arsip. Berdasarkan penjelasan tersebut, Perlengkapan arsip bisa berupa map, folder, guide, filling cabinet, lemari, rak, dan rotatory filling.51 Sedangkan berdasarkan Perka ANRI Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara, standar prasarana dan sarana kearsipan meliputi:
49 Jonner Hasugian, ‘Pengantar Kearsipan’, h. 7 diakses pada 15 Juni 2016 dari http://repository.usu.ac.id/xmlui/handle/123456789/1804 50 Kurniatun, h. 117 51 Ig. Wursanto, Kearsipan 1, h. 32
37
a. Gedung penyimpanan arsip, yang terdiri dari: 1) Ruang transit arsip; 2) Ruang pengolahan; 3) Ruang penyimpanan; 4) Ruang restorasi; dan 5) Ruang pelayanan b. Standar pengamanan gedung dari bencana (faktor alam, non alam, dan sosial); c. Peralatan kearsipan (rak, boks, folder, guide, out indicator, tickler file, roll o’pack); dan d. Sarana bantu penemuan arsip (daftar arsip aktif, daftar arsip inaktif, daftar berkas, daftar isi berkas). C. Penelitian Terdahulu Skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Studi Kasus pada Sekretariat Majelis Ulama Indonesia (MUI) Kota Tangerang Selatan” yang disusun oleh Rizca Amelia Akbar dan diajukan pada tanggal 17 April 2015. Skripsi ini diperoleh dari Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora, Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta. Metode yang digunakan pada skripsi tersebut adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif dengan tema yang relevan dengan skripsi penulis. Sedangkan, yang membedakan skripsi tersebut dengan skripsi penulis yaitu: tempat penelitian, cakupan dan pembahasan, serta pemilihan informan dan kriterianya. Hasilnya adalah pengelolaan arsip dinamis pada Sekretariat Majelis Ulama Indonesia
38
(MUI) Kota Tangerang Selatan belum sepenuhnya berjalan dengan baik, khususnya pada aspek penyimpanan, pemeliharaan, pemusnahan dan penyusutan. Namun dari segi penciptaan dan penerimaan, telah berjalan dengan baik. Perlengkapan arsip yang digunakan Sekretariat Majelis Ulama Indonesia (MUI) Kota Tangerang Selatan kondisinya cukup baik dan layak digunakan, namun perlu dilakukan penambahan perlengkapan arsip dinamis dan digunakan secara maksimal. Dan kendala dalam pengelolaan arsip dinamis, terdiri dari: anggaran, fasilitas penunjang, sistem pengamanan, Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan. Sedangkan artikel jurnal ilmiah yang penulis anggap relevan dengan penelitian yang dilakukan penulis bersumber dari Jurnal Kearsipan ANRI Vol. 6/ANRI/12/2011 yang berjudul “Peran Pengelolaan Arsip Kartografi Dalam Menunjang Layanan Informasi Di Arsip UGM” yang ditulis oleh Kurniatun. Artikel dalam Jurnal ini penulis peroleh dari situs internet yaitu: http://www.anri.go.id/detail/90-166-Jurnal-Kearsipan.
Metode
yang
digunakan pada artikel jurnal tersebut adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Yang membedakan artikel jurnal tersebut dengan skripsi penulis yaitu: tema penelitian, tempat penelitian, cakupan dan pembahasan, serta pemilihan informan dan kriterianya. Hasilnya adalah penerapan sistem penataan arsip kartografi di Arsip UGM belum semuanya sesuai dengan teori kearsipan, perubahan penggunaan sistem penataan arsip kartografi, temu kembali
arsip menggunakan Daftar Koleksi
Arsip
Kartografi
dan
39
Kearsitekturan (DKA), dan tingkat kepuasan layanan temu kembali arsip masih kurang karena belum adanya daftar katalog arsip.
40
BAB III METODE PENELITIAN
Metode penelitian sendiri dapat diartikan sebagai cara yang digunakan untuk mendapatkan sebuah data dengan tujuan dan kegunaan tertentu.52 Dalam metode penelitian ini, penulis akan memberikan pemaparan mengenai metode yang digunakan dalam penelitian ini yang meliputi: jenis dan pendekatan penelitian, kriteria informan, indikator penelitian, teknik pengumpulan data, teknik pengolahan dan analisis data serta penelitian terdahulu. A. Jenis dan Pendekatan Penelitian Dalam penelitian ini penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif analisis yang bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kementerian Pertanian. Penelitian deskriptif yaitu penelitian yang bertujuan untuk mendeskripsikan dan menjelaskan suatu keadaan sesuai dengan kenyataan yang sebenarnya atau apa adanya.53 Tujuan penelitian deskriptif ini adalah untuk menggambarkan secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan yang diselidiki.54 Penelitian ini umumnya dilakukan pada penelitian dalam bentuk
52 Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D (Bandung: Alfabet, 2013), h. 2 53 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60 54 Mohammad Natsir, Metode Penelitian (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2003), h. 54
41
studi kasus. Penelitian studi kasus adalah penelitian yang menempatkan sesuatu atau objek yang diteliti sebagai kasus.55 Pendekatan penelitian yang penulis gunakan dalam penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian misalnya perilaku, persepsi, motivasi, dll., secara holistik, dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, dan dengan suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah.56 Pendekatan penelitian ini dipilih karena digunakan untuk mendapatkan data yang mendalam, suatu data yang mengandung makna.57 B. Kriteria Informan Dalam melakukan penelitian kualitatif, penulis harus cermat dalam menentukan orang-orang (informan) yang akan diwawancarai.58 Penulis mengambil informan sebanyak 5 orang, yaitu: 1) Kepala Subbag. Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian, yaitu Luh Putu Yuni Anggraeni, SE, MM. Alasan penulis memilih beliau sebagai informan, karena beliau merupakan kepala dari
55
Imam Gunawan, Metode Penelitian Kualitatif: Teori Dan Praktik (Jakarta: Bumi Aksara, 2013), h. 113 56 Lexy J. Moleong, Metode Pendekatan Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2009), h. 6 57 Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2014), h. 3 58 Emzir, Analsis Data: Metode Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Press, 2011), h. 53
42
Subbag. Unit Kearsipan Kementerian Pertanian. Beliau juga yang memiliki 2) wewenang dalam membuat semua kebijakan terkait pengelolaan arsip dinamis, terutama arsip dinamis inaktif yang menjadi tusi dari Unit Kearsipan. 3) Pengadministrasi Umum Subbag. Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian (Arsiparis Ahli), yaitu Lucki Engel K. S.Hum. Alasan penulis memilih beliau sebagai informan, karena beliau merupakan staf atau arsiparis ahli di Unit Kearsipan. Beliau yang menangani atau melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif yang terdapat di Kementerian Pertanian. 4) 3 (tiga) orang arsiparis dari unit pengolah, yaitu Isman dari Biro Keuangan dan Perlengkapan, Cici dari Biro Perencanaan, dan Lita dari Biro Umum dan Pengadaan. Alasan penulis memilih beliau sebagai informan, karena di setiap Biro Kementerian Pertanian terdapat unit yang melakukan pengelolaan arsip, serta penulis ingin mengetahuai sejauh mana pengelolaan arsip dinamis di masing-masing unit pengolah terutama arsip dinamis inaktif. C. Indikator Penelitian Dalam penelitian, dasar hukum yang digunakan untuk penentuan indikator penilaian adalah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Perka ANRI Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman
43
Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara, serta beberapa literatur yang diperoleh dari buku dan jurnal. Adapun variabel yang digunakan penulis sebagai indikator penilaian dalam penelitian ini, antara lain: a) Pengelolaan arsip dinamis inaktif berdasarkan siklus hidup arsip dinamis inaktif dan dasar hukum pengelolaan arsip dinamis pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian. b) Fasilitas yang digunakan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif. c) Kendala-kendala dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif. Agar lebih jelas, penulis akan menguraikan variabel penelitian tersebut ke dalam bentuk tabel, sebagai berikut: Tabel 3.1: Indikator Penelitian No.
Variabel Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
1.
Sub Variabel Siklus Hidup Arsip Dinamis Inaktif
Indikator 1.
Penciptaan dan Peneriman: Penciptaan
Menciptakan arsip dinamis inaktif yang baik dan benar. Mampu menggolongkan arsip dinamis inaktif yang tercipta. Melakukan pemindahan arsip inaktif sesuai dengan SOP Pemindahan Arsip. Mencatat surat-surat pada buku agenda surat keluar
Penerimaan
Menerima arsip dinamis inaktif dengan baik dan benar. Mampu menggolongkan arsip dinamis inaktif yang diterima.
44
2.
Penyimpanan:
3.
2.
Fasilitas Arsip Dinamis Inaktif
1.
Sarana dan Prasaran Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
1.
2.
2. 3.
Memelihara arsip dinamis inaktif dengan baik dan benar. Menggunakan ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif yang sesuai dengan standar.
Penyusutan dan Pemusnahan:
Dasar Hukum Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
Menggunakan asas penyimpanan yang sesuai dengan lingkup Kementerian Pertanian. Menggunakan sistem penyimpanan yang konsisten dan sesuai dengan lingkup Kementerian Pertanian. Menemukan kembali arsip dinamis inaktif dengan cepat. Menentukan retensi arsip dinamis inaktif. Menyimpan arsip dinamis inaktif sesuai dengan prosedur.
Pemeliharaan:
4.
Menerima pemindahan arsip dinamis inaktif sesuai dengan SOP Pemindahan Arsip. Mencatat surat-surat pada buku agenda surat masuk
Melakukan penilaian arsip dinamis inaktif. Menyusutkan arsip sesuai dengan JRA. Memusnahkan arsip dinamis inaktif dengan metode yang baik dan benar. Menyerahka arsip dinamis inaktif yang memiliki nilai guna ke ANRI.
Adanya keterlibatan pimpinan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif Membuat kebijakan/ peraturan/ SOP mengenai pengelolaan arsip dinamis Menggunakan perlengkapan yang sesuai dengan standar. Mendayagunakan perlengkapan yang tersedia. Merawat perlengkapan yang tersedia.
45
Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
3.
Hambatan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif
1. 2. 3.
4.
5.
Tersedianya fasilitas penunjang yang memadai Mampu mengamankan arsip dinamis inaktif Merekrut pegawai yang memiliki kualifikasi di bidang kearsipan atau serupa. Mampu mengoptimalkan SDM yang tersedia untuk mengelola arsip dinamis dengan mengikuti berbagai kegiatan pembinaan. Membuat anggaran khusus untuk pengelolaan arsip dinamis inaktif.
D. Teknik Pengumpulan Data Dalam suatu penelitian teknik pengumpulan data adalah hal yang sangat penting untuk memperoleh data yang akan digunakan untuk proses analisis data lebih lanjut. Sumber data penelitian ini diperoleh dari dua sumber data, yakni sumber data primer dan sumber data sekunder. a) Sumber Data Primer Sumber data primer adalah sumber data pertama atau asli yang diperoleh di lapangan, meliputi: wawancara dan observasi. Adapun sumber data primer pada penelitian ini antara lain: 1) Wawancara Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu.59 Penulis melakukan tanya jawab secara lisan kepada informan. Wawancara dilakukan untuk menjawab permasalahan penelitian mengenai mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif dan
59
Lexy J. Moleong, h. 186
46
kendala yang terjadi dalam mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif. 2) Observasi Observasi digunakan untuk memfokuskan terhadap suatu gejala, kejadian dengan maksud menafsirkannya, mengungkapkan faktor-faktor penyebabnya, dan menemukan kaidah-kaidah yang mengaturnya.60
Teknik
ini
digunakan
untuk
menjawab
permasalahan penelitian mengenai fasilitas yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. b) Sumber Data Sekunder Sumber data sekunder adalah sumber data kedua yang diperoleh melalui perantara atau secara tidak langsung yang diigunakan sebagai pelengkap data pada penelitian, meliputi: riset kepustakaan dan dokumentasi. Adapun sumber data sekunder pada penelitian ini antara lain: 1) Riset Kepustakaan Adalah kegiatan yang dilakukan untuk mencari sumber data tertulis yang dapat dijadikan landasan teori untuk memperkuat proses analisis data. Penulis melakukan pencarian data menggunakan bahan-bahan pustaka yang terkait dengan permasalahan penelitian baik berupa fisik maupun elektronik.
60
Emzir, h. 38
47
2) Dokumentasi Adalah sumber tertulis yang berisikan tentang informasi. Peneliti akan mencari dokumen yang berkaitan dengan penelitian, seperti: otobiografi, surat-surat pribadi, buku atau catatan harian, memorial kliping, dokumen pemerintah atau swasta, data di server dan flashdisk, data tersimpan di website, dan lain-lain.61 E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data 1. Teknik Pengolahan Data Adalah teknik yang digunakan dalam mengolah data yang bersumber dari informan mengenai topik tertentu yang dilakukan dengan wawancara oleh penulis dengan informan ke dalam tulisan untuk kemudian dianalisis untuk menjadi sebuah data. Teknik pengolahan data yang digunakan pada penelitian ini berupa data penelitian yang diperoleh dari jawaban para informan dengan menggunakan instrumen penelitian berupa daftar pertanyaan dan wawancara. Setelah data diperoleh melalui wawancara dengan para informan, maka percakapan yang dihasilkan dari rekaman wawancara tersebut dicatat dan dibuat tranksripnya untuk kemudian dianalisis lebih lanjut. Wawancara tersebut menggunakan handphone sebagai salah satu instrumen yaitu alat perekam.
61
Imam Gunawan, h. 175
48
Dalam mengambil data untuk diolah diperlukan instrumen yang menunjang. Instrumen penelitian adalah suatu alat yang digunakan untuk mengukur suatu fenomena alam maupun sosial yang diamati. Fenomena ini disebut juga sebagai variabel penelitian. Dalam penelitian kualitatif instrumen penelitian atau alat penelitian yang utama adalah peneliti itu sendiri. Tetapi secara spesifik instrumen penelitian yang digunakan adalah daftar pertanyaan untuk wawancara. Kemudian data diolah berdasarkan rekaman yang dihasilkan. 2. Teknik Analisis Data Teknik analisis data adalah sebuah kegiatan untuk mengatur mengurutkan,
mengelompokkan,
memberi
kode/
tanda,
dan
mengategorikannya sehingga diperoleh suatu temuan berdasarkan fokus masalah yang ingin dijawab.62 Adapun teknik analisis data sebagai berikut:63 (a) Reduksi Data Merupakan
kegiatan
merangkum,
memilih
hal-hal
pokok,
memfokuskan pada hal-hal penting, dan mencari tema dan polanya. (b) Penyajian Data Merupakan sekumpulan informasi tersusun, digunakan untuk lebih meningkatkan pemahaman dan analisis sajian data.
62
Imam Gunawan, h. 209 Imam Gunawan, h. 211
63
49
(c) Penarikan Kesimpulan Merupakan hasil penelitian yang menjawab fokus penelitian berdasarkan analisis data. Dan disajikan dalam bentuk deskriptif objek penelitian dengan berpedoman pada kajian penelitian. F. Tempat dan Jadwal Penelitian 1. Tempat Penelitian Penelitian ini di laksanakan di Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian yang beralamat di Jalan Harsono RM No. 3 Ragunan, Jakarta Selatan. 2. Jadwal Penelitian Setelah penulis menentukan tempat penelitian, selanjutnya penulis melakukan observasi awal dan permintaan izin untuk melakukan penelitian. Penelitian dilaksanankan dari bulan Desember 2015, JanuariFebruari 2016, dan Maret 2016. Tabel 3.2: Jadwal Penelitian
No
Kegiatan
1.
Penyusunan Proposal Skripsi Pengajuan Proposal dan Dosen Pembimbing
Januari 1
2.
2
3
4
1
2017 Februari Minggu 2 3
Maret 4
1
2
3
4
50
3.
4. 5. 6.
Pelaksanaan Bimbingan Skripsi Penelitian Penyusunan Skripsi Pengajuan Sidang
51
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian64 1. Sejarah Beridirinya Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian Kementerian Pertanian merupakan salah satu Kementerian yang memiliki peran strategis dalam perekonomian nasional melalui penyediaan bahan pangan, bahan baku industri, pakan dan bioenergi sebagai sumber devisa negara dan penyedia lapangan kerja. Untuk mewujudkan tujuan dan sasaran pembangunan pertanian, Kementerian Pertanian memiliki rencana strategis dan rencana kinerja tahunan. Seluruh aktivitas Kinerja Kementerian Pertanian sesuai Rencana Strategis dan Rencana Kinerja Tahunan tersebut secara keseluruhan tercatat atau terekam dalam arsip. Struktur organisasi yang besar dan banyaknya program dan kegiatan yang dilakukan akan menghasilkan arsip yang banyak. Dalam jangka waktu 1 Tahun, kita bisa membayangkan ribuan arsip akan dihasilkan. Oleh karena itu perlu pengelolaan arsip yang profesional. Jika tidak, maka
Sub Bagian Kearsipan, ‘Profil Unit Kearsipan Kementerian Pertanian’ (Kementerian Pertanian, 2015) 64
52
kita akan kehilangan sumber informasi yang sangat penting. Pentingnya arsip dapat dilihat dari 3 dimensi, yaitu arsip sebagai dokumentasi masa lalu, catatan masa kini dan informasi untuk masa yang akan datang. Pengelolaan arsip yang tidak profesional akan menimbulkan berbagai permasalahan antara lain: arsip sukar ditemukan jika segera diperlukan, penumpukan arsip pada ruang kerja, bercampurnya arsip lama dan baru, rusaknya arsip bahkan hilang atau musnahnya arsip yang bernilai guna tinggi. Sub Bagian Kearsipan pertama kali berada di bawah Biro Tata Usaha pada Tahun 1986, mengalami beberapa kali perubahan nomenklatur dari Biro Tata Usaha dan Perlengkapan, Biro Tata Usaha dan Kepegawaian, sampai Biro Tata Usaha dan Organisasi Tata Laksana. Namun sempat menjadi Bagian Kearsipan dan Penggandaan Biro Perencanaan. Bagian Kearsipan dan Penggandaan membawahi Sub Bagian Penataan dan Pemeliharaan; Sub Bagian Penyusutan; dan Sub Bagian Penggandaan. Lalu Kembali lagi menjadi Sub Bagian Kearsipan Bagian Tata Usaha di Biro Perencanaan Tahun 2010. Pada tahun 2011 Sub Bagian Kearsipan di bawah Bagian Kearsipan dan Administrasi Biro Keuangan dan Perlengkapan. Kemudian, Sub Bagian Kearsipan mengalami perubahan nomenklatur kembali pada Tahun 2015 di bawah Bagian Kearsipan dan Tata Usaha Biro Umum dan Pengadaan, berdasarkan Permentan No. 43/Permentan/OT.010/8/2015 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertanian, dan juga sesuai dengan:
53
a) UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Bab II Pasal 17 Ayat 2 “Unit Kearsipan pada Lembaga Negara berada di lingkungan sekretariat pada setiap lembaga negara sesuai dengan struktur organisasi”, b) Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2015 Tentang Organisasi Kementerian Lembaga, c) Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Lembaga Negara. 2. Visi, Misi, Tugas dan Fungsi Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian mempunyai visi, misi, tugas dan fungsi untuk melaksanankan dan mengontrol pengelolaan arsip di lingkungan Kementerian Pertanian. Berikut merupakan visi, misi, tugas dan fungsi Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian, yaitu: a) Visi Terwujudnya arsip sebagai sumber informasi yang memiliki akuntabilitas (accountability) dan transparansi sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada publik (masyarakat umum) dan kepada para stakeholders yang tertata, tertib, rapi, aman, akurat, serta dapat disajikan secara cepat dan tepat.
54
b) Misi 1) Menyelenggarakan
Penciptaan,
Penataan,
Perawatan,
Pemeliharaan, Pelestarian dan Pemanfaatan arsip konvensional dan media baru (elektronik). 2) Meningkatkan kajian dan Pengembangan sistem, sarana dan prasarana, sumber daya manusia dan permasyarakatan serta pengawasan kearsipan. c) Tugas Unit Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan koordinasi dan penyelenggaraan kearsipan. d) Fungsi Unit Kearsipan menyelenggarakan fungsi pelaksanaan pengelolan arsip dan dokumentasi, serta bimbingan kearsipan lingkup kementerian pertanian.
55
3. Struktur Organisasi Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian
Gambar 4.1: Struktur Organisasi Biro Umum dan Pengadaan Adapun sumber daya manusia pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian, adalah sebagai berikut: 1. Kas.Subag Unit Kearsipan 2. Arsiparis Ahli
3. Arsiparis Terampil 4. Staff/Umum
5. THL
: Luh Putu Yuni A, SE,MM : Lucki Angel Karwar, S.Hum Ella Juliana, SE Kunaeroh, SE : Marviana Dewi, A.md Rosqi Nurani MW, A.md : Asti Yulia Agustina, SE Titi Trian Rati Sumirat Wijiyati Bhara Nur Phasma, S.Hum Imam Subarkah, S.Sos Risna P. : Fathur Rohman, A.md
56
4. Rencana Program Kegiatan Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian pertanian memiliki beberapa program kegiatan, yaitu: a) Program Arsip Aset/ Vital b) Program Arsip Terjaga c) Program Arsip Media Baru d) Program
Pengembangan
Jaringan
Elektronisasi
Kearsipan
Kementerian Pertanian e) Program Pengawasan/ Audit Kearsipan Internail 5. Rencana Kerja Kegiatan Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian Tahun 2016-2017 Berdasarkan rencana program kegiatan yang akan dilakukan Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian, untuk memastikan program Unit Kearsipan berjalan dengan lancar, maka disusun rencana kegiatan Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian sebagai berikut: Tabel 4.1: Rencana Kerja Unit Kearsipan NO 1
KEGIATAN
TAHUN
Penyusunan Kebijakan
Penyelesaian Permentan tentang Jadwal Retensi Arsip
2016
57
Penyelesaian Permentan tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
2016
Penyusunan Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Kementerian Pertanian
2016
Penyusunan Juknis Pengelolaan Arsip Aktif Penyusunan Juknis Alih Media Arsip
2016
2
3
4
2017
Pembinaan Kearsipan
Bimtek Penyusunan DUPAK Arsiparis
2016
Sosialiasi PERKA ANRI No. 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan
2016
Forum Arsiparis Kementerian Pertanian
2016
Diklat Pengangkatan Arsiparis Ahli dan Terampil
2016 - 2017
Diklat Teknis Kearsipan
2016 - 2017
Lomba Tertib Arsip
2016 - 2017
Lomba Arsiparis Teladan
2016
Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip terjaga, seperti MOU kerjasama Luar Negeri Bidang Pertanian
2017
Pengelolaan arsip vital
2017
Implementasi TNDE pada Eselon I lingkup Kementan
2016 - 2017
Pengembangan Jaringan Elektronisasi Arsip Inaktif
2016 - 2017
Pengembangan Sarana dan Prasarana Kearsipan
58
Renovasi ruang penyimpanan arsip
2016 - 2017
Penyediaan Sarana Penyimpanan Arsip Media Baru, seperti peta, CD, Foto dll.
2016 - 2017
Penambahan Rak Arsip Statis
2016 - 2017
Penyediaan sarana kearsipan lainnya
2016 - 2017
6. Koleksi Arsip Dinamis Inaktif Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian memiliki koleksi arsip dinamis inaktif yang beragam yang tersimpan pada records center atau pusat arsip, seperti pada tabel berikut: Tabel 4.2: Daftar Inventaris Arsip Dinamis Inaktif No.
Kode Klasifikasi
Uraian
Kurun Waktu
Tingkat Perkemb angan
Media Arsip
Kond isi
Juml ah
PL 230
Folder
1
5.G.024
1
Dinilai Kembali
1
5.G.024
1
Dinilai Kembali
1
5.G.024
1
Dinilai Kembali
3
Pusat Arsip Kementria n Pertanian
1
5.G.024
1
Dinilai Kembali
3
Pusat Arsip Kementria n Pertanian
1
5.G.024
1
Dinilai Kembali
1995
Copy
Kertas
Baik
3
1995
Asli
Kertas
Baik
2
1995
Asli
Kertas
Baik
2
Izin Anggota Panitia Tender 2.
PL 420
Kampus APP Malang 3.
4.
5.
PL 420
PL 420
PL 420
Usul Penetapan Pemenang Tenmder Projeck Pengembangan Benih Kedelai Hubah Pemerintah Jepang Usul Penetapan Pemenang Tenmder Projeck Pengembangan
1995
1995
Asli
Copy
Kertas
Kertas
Baik
Baik
Gedung Pusat Arsip Kementria n Pertanian Pusat Arsip Kementria n Pertanian Pusat Arsip Kementria n Pertanian
Rak
Baris
Status
Boks
Pemanfaatan BLPP dan BKPI 1.
Lokasi Simpan
59
6.
7.
8.
9.
10.
PL 420
PL 420
PL 420
PL 420
PL 420
Benih Kedelai Hubah Pemerintah Jepang Pemohonan Persetujuan Pemilihan Langsung Pengadaan Bibit Teh T.A. 1994/1995 untuk Tahun Tanam 1995/1996 pada Bagian Project TCSSP Jawa Barat Pengelolaan Fasilitas Slipway Milik Perum Prasarana Perikanan Samudera Pengelolaan Fasilitas Slipway Milik Perum Prasarana Perikanan Samudera Pengelolaan Fasilitas Slipway Milik Perum Prasarana Perikanan Samudera Pengelolaan Fasilitas Slipway Milik Perum Prasarana Perikanan Samudera
1995
1995
1995
1995
1995
Copy
Asli
Copy
Copy
Copy
Kertas
Kertas
Kertas
Kertas
Kertas
Baik
Baik
Baik
Baik
Baik
23
Pusat Arsip Kementria n Pertanian
1
5.G.024
1
Dinilai Kembali
12
Pusat Arsip Kementria n Pertanian
1
5.G.024
1
Dinilai Kembali
5
Pusat Arsip Kementria n Pertanian
1
5.G.024
1
Dinilai Kembali
5
Pusat Arsip Kementria n Pertanian
1
5.G.024
1
Dinilai Kembali
5
Pusat Arsip Kementria n Pertanian
1
5.G.024
1
Dinilai Kembali
7. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasaran yang dimiliki Unit Kearsipan yang digunakan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif, yaitu:
60
Tabel 4.3: Sarana dan Prasarana Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif No. Jenis Barang 1. Boks Arsip
2.
Hanging Map and Guide
3.
Filling Cabinet
4.
Rak Statis
5.
Mobile File
Bentuk
61
6.
Komputer dan Printer
9.
Komputer Temu Kembali dan Scanner
10.
Meja
11.
Thermohygrometer
62
13.
Gedung Arsip
14.
Air Conditioner (AC)
8. Waktu Kerja Waktu kerja efektif Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian adalah: Tabel 4.4: Jam Kerja Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Hari Senin-Kamis Jum’at
Jam Kerja 07.30 - 16.00 08.00 - 16.30
9. Kebijakan Kearsipan Kementerian Pertanian Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian juga sudah membuat kebijakan terkait pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementerian Pertanian yang dijelaskan dalam tabel berikut:
63
Tabel 4.5: Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis NO
1
2
INSTRUMEN
07/Permentan/TU.120/2/2016,
Tata Naskah Dinas
Klasifikasi Arsip
Tgl. 12 Februari 2016 121/Permentan/OT.140/10/2014, Tgl. 17 Okt 2014
3
JRA Tahun 2006
77/Kpts/OT.140/2/2006, Tgl. 6 Februari 2006
4
PERIHAL
NO & TANGGAL PERATURAN
JRA Tahun 2016
JRA Substantif No.B/327/TU.140/A/02/2016,
(Penyempurnaan)
tgl 2 Februari 2016
KET
Tata Naskah Dinas Kementerian Pertanian
-
Klasifikasi Arsip lingkup Kementerian Pertanian
-
Pedoman Tata Cara Penyusutan Arsip dan Jadwal Retensi Arsip Departemen Pertanian
-
Surat Permohonan Persetujuan JRA Subtantif dan Fasilitatif
Dalam proses persetujuan ANRI
JRA Fasilitatif No.B-841/TU.140/03/2016, tgl 10 Maret 2016 5
Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses
DRAFT PERMENTAN tentang Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Kementerian Pertanian
-
Tabel 4.6: JUKLAK/ JUKNIS/ SOP/ PEDOMAN NO 1
INSTRUMEN Pedoman Penilaian Lomba Tertib Arsip
NO & TANGGAL PERATURAN Penetapan Kepala Biro Keuangan dan Perlengkapan, 2014
PERIHAL Pedoman Penilaian dan Pemberian Penghargaan Lomba Tertib Arsip Bagi Unit Kerja Lingkup Kementerian Pertanian
64
2
SOP Penyusutan Arsip
Penetapan Kepala Biro Keuangan dan Perlengkapan, 2014
Standar Operasional Prosedur Penyusutan Arsip Kementerian Pertanian
10. Anggaran Dalam melaksanakan semua tugas dan rencana kerja dari Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan, dibutuhkan anggaran guna melancarkan semua tugas dan rencana kerja dari Unit Kearsipan. Berikut anggaran yang dianggarkan oleh Unit Kearsipan setiap tahunnya:
2016; 2,9 M
2011; 4 M
2015; 2 M 2014; 1,7 M
2012; 2,1 M 2013; 2,3 M
Gambar 4.2: Anggaran Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan B. Hasil Penelitian Berdasarkan tujuan penelitian, penulis akan memaparkan hasil penelitian yang diperoleh melalui wawancara. Adapun hasil yang diperoleh adalah sebagai berikut:
65
1. Pengelolaan
Arsip
Dinamis
Inaktif
pada
Unit
Kearsiapan
Kementerian Pertanian (a) Penciptaan dan Penerimaan Dalam penciptaan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan tidak semua arsip dinamis inaktif tercipta dari Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan, tetapi juga dari masingmasing unit pengolah yang berada di Kementerian Pertanian. Dari unit kearsipan dan unit pengolah tersebut tercipta berbagai jenis arsip dinamis inaktif, seperti hasil wawancara sebagai berikut: Arsip yang tercipta banyak sesuai dengan tusi nya Cuma masalahnya belum semua unit kerja itu melaksanakan penyusutan. Cuma yang terbanyak saat ini hanya dari fungsi Fasilitatif yang ada di Sekjen.65 Yaa kalau disini kan semuanya arsip keuangan, kalau yang lagi saya proses semuanya arsip keuangan yang berbentuk SPJ keuangan semuanya ngumpul disini.66 Disini yang baru tercipta itu DIPA dan SPPLS dan TUP.67 Di Biro Umum dan Pengadaan selaku studi panitranya ya, arsipnya itu arsip masuk dan arsip keluar. Ada surat masuk biasa, segera sama undangan.68 Berdasarkan jawaban hasil wawancara dengan para informan, arsip dinamis inaktif yang tercipta dari unit kearsipan dan unit pengolah yaitu: SPJ Keuangan, DIPA, SPPLS, TUP, surat masuk dan surat keluar, serta arsip tercipta berdasarkan tusi dari tiap unit pengolah. Pada tahap penciptaan arsip dinamis inaktif, sebenarnya tidak ada
65
Lucki Engel, Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif, 2017. Isman, Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif, 2017. 67 Cici, Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif, 2017. 68 Lita, Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif, 2017. 66
66
prosedur khusus dalam penciptaannya. Sebagaimana hasil wawancara sebagai berikut: Kalau arsip dinamis inaktif itu kan tidak sengaja diciptakan, memang tercipta secara otomatis dari hasil pelaksanaan kegiatan beda dengan buku. Minimal sesuai dengan Tata Naskah.69 Hal senada diungkapkan dalam penciptannya arsip dinamis inaktif tidak memiliki prosedur khusus dalam penciptaannya, yang ada hanya prosedur pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan. Sebagaiamana hasil wawancara sebagai berikut: Kalau inaktif..........proses pemindahan dari unit pengolah.........mereka mengirimnkan misalkan arsip misalnya udah ada daftar arsipnya memindahkan arsip sesuai dengan jenjangnya dulu dari unit pengolah ke unit kearsipan 2 dulu, dari 2 masuk ke 1, dari 1 baru ke pusat sehingga itu nanti menjadi tahapan yang benarbenar dikawal oleh penciptannya jadi tidak langsung.70 Ya prosedurnya itu tadi, pertama saya data dulu, udah saya data, saya laporkan ke pimpinan saya kepala Biro, nanti kepala Biro bersurat untuk memindahkan arsip karena arsip yang terdapat disini volumenya udah penuh ke Biro Umum ke Biro Bu Putu, nanti ada balasan dari Biro Bu Putu bahwa disetujui, daftar arsip saya jilid satunya buat Bu Putu, satunya buat arsip saya bahwa saya udah pernah mengirimkan ini berkas, setelah siap dikirim ada berita acara serah terima, yang tanda tangan berita acara serah terima kepala Biro di sana sama disini.71 Kita pilah-pilah dari karung, ke susunan data, kita urutkan dulu sesuai sifatnya, tahunanya, itu bagian kepegawaian, keuangan, dipipih-pilih dulu setelah itu nanti kita masukkan ke tabel lembar kelasifikasi, setelah di data dimasukkan ke dalam boks arsip, dicatat kode, nomor boks, tahunnya dan jumlah file di dalam satu boks itu.72 Berdasarkan
jawaban
para
informan
tersebut,
prosedur
pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, 69
Lucki Engel. Luh Putu Yuni Anggraeni, Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif, 2017. 71 Isman. 72 Cici. 70
67
yaitu: pertama, memilah arsip dinamis inaktif yang akan dipindahkan, kedua, dibuatkan daftar arsip dinamis inaktif yang akan dipindahkan, ketiga, mengajukan surat pemindahan arsip, keempat, jika sudah ada surat balasan baru dikirimkan arsip dinamis inaktif yang akan dipindahkan.
Mulai Mempersiapkan & meneliti Arsip Pindah Jadwal Retensi
Menyeleksi retensi & memilah Arsip Pindah
Daftar Arsip Pindah
Membuat Daftar Arsip pindah Memeriksa & mencocokkan Arsip pindah dengan Daftar Arsip
Daftar Arsip Pindah
Tidak
Sesuai? Ya
SELESAI
Gambar 4.3: Flowchart Pemindahan Arsip Hal tersebut sudah sesuai dengan SOP pemindahan arsip yang berlaku di Kementerian Pertanian, sebagaimana hasil wawancara sebagai berikut: Mulai beberapa tahun ini kita sudah mulai tertib sudah sesuai, yang pertama ada surat usul untuk pemindahan, terus arsip yang dipindahin harus ada daftarnya, udah tertata dalam boks, terus dibuat berita acara.73 73
Lucki Engel.
68
Akan tetapi, terdapat unit pengolah yang masih belum mengetahui bagaiman prosedur pemindahan arsip dinamis inaktif ke unit kearsipan. Sebagaimana hasil wawancara sebagai berikut: Saya kurang mengetahui gimana prosedurnya.74 Selain itu, terdapat juga prosedur penerimaan arsip dinamis inaktif yang diterima oleh unit kearsipan dari unit pengolah. Penulis memperoleh hasil wawancara sebagai berikut: Pertama ngajuin surat permohonan usul pemindahan, setelah itu diterima disposisinya ke arsiparis yang punya tanggungjawab ke unit pemindahan tersebut. Kita sudah bagi tugas tiap unit esolon berbeda, nanti dari kita mengecek daftar dengan fisiknya keseluruhan, terus memeriksa daftarnya secara kaidahnya sudah informatif atau belum, kalau memang sudah sesuai antara daftar dengan fisiknya baru pelaksanaan pemindahannya, kalau sudah ditandatanganin berita acaranya.75 Berdasarkan jawaban informan, proses penerimaan arsip dinamis inaktif yang dilakukan unit kearsipan yaitu: pertama, pengajuan usul pemindahan, kedua, dilakukan pengecekan atau penyesuaian daftar arsip dengan fisiknya, ketiga, memeriksa daftar berdasarkan kaidahnya, keempat, melaksanakan penerimaan, dan kelima, dibuatkan berita acaranya.
74
Lita. Lucki Engel.
75
69
Mulai Mempersiapkan & meneliti Arsip Pindah Jadwal Retensi
Menyeleksi retensi & memilah Arsip Pindah
Daftar Arsip Pindah
Membuat Daftar Arsip pindah Memeriksa & mencocokkan Arsip pindah dengan Daftar Arsip
Sesuai? Daftar Arsip Pindah
Tidak Ya Menata Arsip Pindah Memberikan label boks Arsip Pindah Menerima Arsip
Memindahkan Arsip
- Berita Acara - Pemindahan/ - Daftar Arsip
Filing
SELESAI
Gambar 4.4: Flowchart Penerimaan Arsip Terkait dengan penerimaan arsip dinamis inaktif, tidak ada kriteria khusus dalam penerimaan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah. Sebagaimana hasil wawancara sebagai berikut:
70
JRA, kan kita punya JRA jadi kan tau ini arsip udah harus diserahkan. Setahu saya kalau masih aktif 2 tahun, tapi kalau sudah inaktif 10 tahun baru dimusnahkan.76 Baru hanya DIPA dan LS, itu yang memang sudah dari tahun-tahun lama 2009, 2008 sampai yang terakhir yang baru dikasih bagian ini 2012.77 Semua surat ga ada yang ga diserahin, terakhir tahun 2016.78 Dari hasil wawancara tersebut, unit pengolah mengirimkan arsip dinamis inaktif kepada unit kearsipan jika arsip dinamis tersebut telah memasuki masa retensinya berdasarkan pedoman pada JRA (Jadwal Retensi Arsip) yang dimiliki. (b) Penyimpanan Organisasi/
Lembaga
dapat
menggunakan
beberapa
asas
penyimpanan arsip dinamis inaktif berdasarkan besar atau kecilnya suatu organisasi/ lembaga tersebut. Mengenai asas yang digunakan Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian, diperoleh hasil wawancara sebagai berikut: Lebih ke desentralisasi, kalaupun dengan rentan kendali yang kayak gini kayaknya sentralisasi ga mungking, karena sentralisasinya hanya di pengolah saja hanya di TU, jadi setiap surat masuk keluar harus lewat TU. Tapi untuk sentralisasi tidak mungkin dengan rentan kendali kami yang seperti ini.79 Berdasarkan hasil wawancara, asas penyimpanan arsip dinamis inaktif yang digunakan Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian adalah asas desentralisasi. Akan tetapi,
76
Isman. Cici. 78 Lita. 79 Luh Putu Yuni Anggraeni. 77
71
walaupun arsip dinamis inaktif merupakan tusi dari Unit Kearsipan, dalam penciptaanya arsip dinamis inaktif merupakan pemindahan dari unit pengolah ke Unit Kearsipan, jadi dalam hal ini memberikan tanggung jawab kepada masing-masing unit pengolah dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif sebelum dilakukan pemindahan ke Unit Kearsipan. Dalam melakukan penyimpanan arsip dinamis inaktif yang disimpan, terdapat pedoman yang berlaku dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif tersebut, seperti hasil wawancara berikut: Kalau penyimpanan sudah kita coba bantu dengan JRA kita yang kita punya, JRA Fasilitatif dan JRA Substantif. Kalau yang Fasilitatif kan lebih ke yang adminsitrasi, keuangan dan sebagainya, sedangkan Substantif lebih ke teknis karena Kementerian Pertanian merupakan Kementerian teknis yang notabene sangat luat rentan kendali.........80 Yang jelas ada tempatnya, jadi kita pedomannya dari orang arsip di sana. Yang jelas ada tempat arsipnya, arsipnya harus di boks-in.81 Kode Klasifikasi.82 Berdasarkan jawaban para informan tersebut, dalam melakukan penyimpanan arsip dinamis inaktif pada records center Unit Kearsipan serta unit pengolah menggunakan pedoman penyimpanan berupa: JRA dan Kode Klasifikasi. Namun, terdapat unit pengolah yang belum menggunakan pedoman sama sekali dalam melakukan penyimpanan arsip dinamis inaktif, sebagaimana hasil wawancara beritkut:
80
Luh Putu Yuni Anggraeni. Isman. 82 Cici. 81
72
Kalau di sini tidak menggunakan, karena sifatnya masih sederhana. Di sini disimpen aja, tapi kiranya udah lama banget kayak tahun 2011 baru kita pindahin.83 Dalam melakukan penyimpanan tersebut, digunakan juga prosedur melakukan penyimpanan arsip dinamis inaktif, penulis memperoleh hasil wawancara sebagai berikut: Pertama kalau hasil dari pemindahan kita sudah tentukan dengan lokasi simpan, ini blok apa, nomor rak nya berapa, jadi kita udah punya kode posisi simpan, Jadi setelah dilakukan tandatangan, kita lakukan yang namanya re-boksin, jadi boks yang terima itu kita kasih nomor boks sesuai dengan lokasi tempat simpan. Jadi nomor boks nya kita ganti dengan nomor lokasi simpan. Kalau yang penataan juga begitu, setelah di tata dan entri kita kasih nomor label sesuai dengan lokasi simpan.84 Berdasarkan jawaban wawancara, prosedur yang telah digunakan Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian pada records center, yaitu: jika berasal dari pemindahan, ditentukan kode simpan, lalu melakukan pengeboksan ulang, dan nomor boksnya diganti dengan lokasi simpan. Sedangkan penaataan, setelah di tata dan di entri, diberi label sesuai dengan lokasi simpannya. Pemindahan Menentukan Kode Simpan Mempersiapkan & meneliti Arsip Pindah Pengeboksan Ulang
Selesai
Gambar 4.5: Flowchart Penyimpanan Arsip Hasil Pemindahan
83
Lita. Lucki Engel.
84
73
Penataan Meng-entri Arsip Menentukan Lokasi Simpan dan Diberi Label
Selesai
Gambar 4.6: Flowchart Penyimpanan Arsip Hasil Pemindahan Terkait dengan waktu penyimpanan arsip dinamis inaktif, jawaban yang diperoleh adalah sebagai berikut: Sesuai dan tergantung jenis arsipnya, berdasarkan JRA.85 Kalau disini 2 tahun..........86 Itu sesuai dengan sifatnya, dengan JRA (Jadwal Retensi Arsip).87 Berdasarkan hasil jawaban wawancara, Unit Kearsipan sudah memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip yang berlaku di unit kearsipan dan unit pengolah. Akan tetapi terdapat unit pengolah yang belum menggunakannya, seperti hasil wawancara berikut: Jangka waktunya, kita nyimpen juga dari yang tahun 2014. Jadi sekitar 3 tahun.88 Berdasarkan hasil wawancara tersebut, tidak semua unit pengolah menggunakan JRA (Jadwal Retensi Arsip) dalam melakukan penyimpanan arsip dinamis inaktif.
85
Lucki Engel. Isman. 87 Cici. 88 Lita. 86
74
Dalam menemukan arsip dinamis inaktif yang tersimpan, sebelum adanya aplikasi untuk temu kembali arsip, menggunakan daftar arsip. Namun, nantinya akan digunakan sebuah aplikasi yang digunakan untuk temu kembali arsip yang tersimpan. Seperti hasil wawancara berikut: Arahnya nanti menggunakan aplikasi, kalau udah ter-input di aplikasi tinggal ketik lalu search kata kuncinya, lalu langsung ketemu. Lalu karena belum semua ke input, biasanya dari daftar arsip.89 Berdasarkan hasil jawaban wawancara, dalam temu kembali arsip dinamis inaktif yang tersimpan akan digunakan sebuah aplikasi dalam pencarian arsip yang tersimpan. Namun, karena belum semua arsip yang ada terinput ke dalam aplikasi tersebut, mengakibatkan harus menggunakan daftar arsip dalam pencariannya. Sehingga pencarian arsip yang tersimpan, sedikit lebih lama dari pada menggunakan aplikasi. (c) Pemeliharaan Dalam melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif, unit kearsipan memiliki usaha-usaha agar arsip dinamis tetap terjaga dengan baik kondisinya, seperti hasil wawancara berikut: Pemeliharaan kalau dari sarana, untuk menjaga suhu pakai AC, terus untuk mencegah kelembapan pakai silica gel di taruh di masingmasing boks, lalu ada pakai kamper untuk mencegah tikus atau serangga lainnya, terus ada alat pengukur suhu pakai termohygrometer.90
89
Lucki Engel. Lucki Engel.
90
75
Juga, dalam memelihara arsip dinamis inaktif yang tersimpan pernah dilakukan proses fumigasi. Namun proses fumigasi tersebut hanya sekali dilakukan. Sebagaimana hasil wawancara berikut: ..........Fumigasi pernah kita lakukan sekali, kalau itu arsip yang memang lama dan kondisinya udah parah, tapi setelah itu tidak pernah dilakukan dan terakhir 2014 pas awal pemungsian gedung arsip.91 Berdasarkan hasil jawaban wawancara, usaha-usaha untuk menjaga arsip dinamis inaktif agar tetap terjaga dengan baik, cara yang dilakukan unit kearsipan yaitu: kalau dari sarana, menggunakan AC untuk menjaga suhu, lalu digunakan termohygrometer guna mengetahui kondisi suhu ruangan. Sedangkan cara untuk menjaga arsip dinamis inaktif agar tetap terjaga, digunakan silica gel yang di taruh dalam tiap boks arsip dan penggunaan kamper di rak arsip guna mencegah gangguan dari tikus dan serangga, serta dilakukan fumigasi. Sebelum usaha-usaha pemeliharaan tersebut dilakukan, terlebih dahulu dilakukan survey/ pengecekan arsip dinamis inaktif yang tersimpan. Sebagaimana hasil wawancara berikut: Peninjauan kembali, di beberapa tahun ini, itu yang dilakukan. Karena banyak perpindahan misalkan dari Gedung A ke sini, terus lagi datang rak baru harus di tata lagi, jadi banyak posisi arsip yang daftarnya ada tapi fisiknya kurang.92
91
Lucki Engel. Lucki Engel.
92
76
Berdasarkan hasil wawancara tersebut, unit kearsipan dalam beberapa tahun ke belakang selalu melakukan peninjauan kembali arsip dinamis inaktif yang tersimpan. Karena datangnya rak baru hasil pemindahan
subbagian
kearsipan
dari
Biro
Keuangan
dan
Perlengkapan ke Biro Umum dan Pengadaan, serta mengakibatkan banyaknya arsip dinamis inaktif yang ada daftarnya tetapi fisiknya tidak ada. Dalam melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif, semua jenis arsip dinamis yang tersimpan termasuk dalam kegiatan pemeliharaan arsip dinamis inaktif. Sebagaimana hasil wawancara berikut: Semua, kan treatment nya dilakukan di satu lantai gedung itu. Paling yang beda seperti SK Menteri di taruh penyimpanannya pada mobile file.93 Berdasarkan hasil wawancara, tidak ada kriteria khusus untuk menentukan jenis arsip dinamis inaktif apa yang akan dilakukan pemeliharaan. Yang berbeda hanya SK Menteri yang disimpan pada mobile file. Dalam melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif, unit kearsipan membuat SOP (Standard Operating Procedure) dalam melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif. Seperti hasil wawancara berikut: SOP tahun ini baru dibikin tentang pemeliharaan. Sebelumnya mungkin ada, tapi tidak dijalankan.........94
93
Lucki Engel. Lucki Engel.
94
77
Berdasarkan hasil wawancara tersebut, prosedur unit kearsipan baru akan membuat SOP tentang pemeliharaan arsip dinamis inaktif. Dijelaskan bahwa, sebelumnya mungkin terdapat SOP mengenai pemeliharaan namun tidak berjalan. Demi menjaga nilai-nilai khazanah yang terdapat pada arsip dinamis inaktif, pihak Kementerian Pertanian memberikan kebijakan khusus terkait pemeliharaan arsip dinamis inaktif. Sebagaimana hasil wawancara berikut ini: ..........kita udah beberapa kali mengeluarkan surat edaran, isinya mengatur penyiapan ruangan, melakukan penyusutan secara berkala, pemberkasan arsip, menyediakan anggaran itu bentuknya surat edaran sekretaris jenderal.95 Berdasarkan hasil wawancara, pihak Kementerian Pertanian memberikan perhatian khusus terkait pemeliharaan arsip dinamis inaktif yang termuat dalam surat edaran yang isinya mengatur penyimpanan ruangan, melakukan penyusutan berkala, pemberkasan arsip, dan menyediakan anggaran yang keluarkan oleh sekretaris jenderal. (d) Penyusutan dan Pemusnahan Penyusutan dan pemusnahan merupakan tahap terakhir dari pengelolaan arsip dinamis inaktif. Unit Kearsipan melakukan kegiatan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif yang tersimpan, sebagaimana hasil wawancara berikut:
95
Lucki Engel.
78
Kalau ga dilakukan nanti penuh, lalu ga efisien juga. Untuk mengurangi volume signifikan dilakukan pemusnahan, jadi ga menghabiskan ruang penyimpanan sama biaya pemeliharaan. Juga penyelamatan nilai guna ke ANRI.96 Berdasarkan hasil wawancara tersebut, unit kearsipan melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif guna mengurangi jumlah volume arsip serta, serta tidak menghabiskan ruang penyimpanan dan mengurangi biaya pemeliharaan sehingga lebih efisien. Dalam melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif, digunakan prosedur penyusutan dan pemindahan arsip dinamis inaktif. Sebagaimana hasil wawancara berikut: Pertama tim arsiparis menyiapkan daftar arsip yang akan dimusnahkan, setelah ada daftarnya, masuk ke Bu Putu diajukan rekomendasi pemusnahan, diadakan rapat bersama ANRI, unit pencipta, lalu disusun notulen, disusun rekomendasi penilaian, lalu dibuat surat usul musnah ke Arsip Nasional, kelengkapannya yaitu: daftar arsip usul musnah, surat turunan peninjau panitia penilai, notulen rapat, setelah itu sampling dari daftar tersebut, setelah oke baru surat persetujuan dari kepala ANRI ke sekjen. Setelah itu dibuatkan SK penetapan musnah yang ditandatangan sekjen, lalu usul pemusnahan, lau digunakan pihak ketiga untuk pencacahan, lalu dibuatkan berita acara pemusnahannya ditandatangan dari Biro Hukum, dari Irjen, sama arsiparis yang ikut menyakiskan pencacahan.97 Berdasarkan
hasil
wawancara,
prosedur
penyusutan
dan
pemusnahan arsip dinamis inaktif adalah dibuatkan daftar arsip yang akan dimusnahkan, kemudian diajukan rekomendasi usul musnah, diadakan rapat antara ANRI, unit pencipta, dan Unit Kearsipan, lalu
96
Lucki Engel. Lucki Engel.
97
79
dibuatkan notulen rapat dan disusun rekomendasi penilaian, kemudian menunggu keputusan dari kepala ANRI, setelah itu dibuatkan SK penetapan musnah yang ditandatangani sekjen, kemudian usul musnah dan dilakukan pencacahan oleh pihak ketiga, terakhir dibuatkan berita acara pemusnahannya yang ditandatangani oleh Biro Hukum, Irjen, dan arsiparis yang menyaksikan pencacahan.
MULAI Mencocokkan Arsip yang diusulkan musnah dengan daftar Arsip Usul Musnah
tidak Sesuai ?
ya ya
Mengajukan permintaan persetujuan dengan melampirkan rekomendasi Panitia
Setuju
tidak
Melaksanakan Pemusnahan SK Tim Notulen rapat Rekomendasi SK Persetujuan Musnah Berita Acara Daftar Pertelaan Arsip Musnah
Filing
SELESAI
Gambar 4.7: Flowchart Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Sebelum dilakukan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif yang tersimpan, dilakukan peninjauan kembali arsip dinamis
80
inaktif yang akan disusutkan dan dimusnahkan. Seperti hasil wawancara berikut: Prosesnya..........misalkan satu orang atau satu tim menyiapkan daftar yang akan dimusnahkan, setelah itu baru adakan rapat yang mengundang ANRI, unit penciptannya, sama arsiparis, nanti dibedah satu-satu, terus setalah itu ada rekomendasi, notulen rapat dikirim ke ANRI nanti di sana diperiksa kembali, kalau sudah setuju baru dimusnahkan.98 Berdasarkan hasil wawancara tersebut, dilakukan peninjauan kembali arsip dinamis inaktif yang akan dilakukan penyusutan dan pemusnahan. Dalam menentukan arsip dinamis inaktif yang akan dilakukan penyusutan dan pemusnahan, digunakan JRA (Jadwal Retensi Arsip) sebagai kriteria dalam penentuan arsip dinamis inaktif yang akan dilakukan penyusutkan dan dimusnahkan. Sebagaimana hasil wawancara berikut: Karena kita sudah punya JRA, jadi berdasarkan JRA. Kalau tanpa JRA, kita pakai kriteria nilai guna.99 Berdasarkan hasil wawancara, kriteria penentuan arsip dinamis inaktif yang akan dilakukan penyusutan dan pemusnahan dengan menggunakan JRA (Jadwal Retensi Arsip). Jika tidak menggunakan JRA, ditentukan berdasarkan kriteria nilai guna arsip dinamis inaktif.
98
Lucki Engel. Lucki Engel.
99
81
Proses penysutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif, diperlukan saksi guna mengawal proses penysutan dan pemusnahan sesuai dengan prosedurnya. Sebagaimana hasil wawancara berikut: Ada, dari uni pencipta, sekjen, irjen sama dari ANRI.100 Berdasarkan hasil wawancara, proses penyusutan dan pemusnahan arsip terdapat saksi yang mengawal proses berlangsungnya penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif, yaitu: unit pencipta, sekjen, irjen, dan ANRI. 2. Fasilitas Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan Kementerian Pertanian Sesuai dengan tujuan kedua dari skripsi ini, yaitu untuk mengetahui fasilitas apa saja yang digunakan Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif, maka hasil wawancara diperoleh sebagai berikut: Kita ada mobile file, ada rak arsip statis, kalau termasuk sarana kita juga punya gedung atau ruang.101 Hal senada juga diungkapkan oleh arsiparis yang berada di unit pengolah, sebgaimana hasil wawancara berikut: Ya medianya kertas, komputer itu saja kalau disini. Sama itu tadi mobile file ada 4 dibelakang.102 Yaitu boks arsip aja.103
100
Lucki Engel. Lucki Engel. 102 Isman. 103 Cici. 101
82
Boks file, kalau yang masih baru masih di bindeks itu, ga ada tempat penyimpanan khusus, paling disimpen di ruang belakang aja.104 Berdasarkan hasil wawancara tersebut, fasilitas yang digunakan oleh unit kearsipan dan unit pengolah dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif antara lain: mobile file, rak arsip statis, komputer, boks arsip, dan gedung penyimpanan arsip dinamis inaktif. Hasil observasi yang dilakukan peneliti juga menunjukkan, bahwa fasilitas yang digunakan untuk melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif antara lain: Tabel 4.7: Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsipan Jenis
Jumlah
Kondisi
Ruang Penyimpanan Arsip
1
Baik
Mobile File
6
Baik
Rak Arsip
295
Baik
Komputer Kerja
17
Baik
Meja Kerja
26
Baik
Kursi Kerja
22
Baik
Boks Arsip
7.475
Baik
1
Baik
Lemari Arsip
104
Lita.
83
Tabel 4.8: Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Pengolah Biro Keuangan dan Perlengkapan Jenis
Jumlah
Kondisi
Ruang Penyimpanan Arsip
1
Baik
Mobile File
4
Baik
Boks Arsip
100
Baik
Meja Kerja
1
Baik
Kursi Kerja
1
Baik
Komputer Kerja
1
Baik
Tabel 4.9: Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Pengolah Biro Perencanaan Jenis
Jumlah
Kondisi
Ruang Penyimpanan Arsip
1
Baik
Lemari Arsip
10
Baik
Boks Arsip
160
Baik
Meja Kerja
1
Baik
Kursi Kerja
4
Baik
Tabel 4.9: Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Pengolah Biro Umum dan Pengadaan Jenis
Jumlah
Kondisi
Boks Arsip
14
Baik
Meja Kerja
2
Baik
84
Kursi Kerja
2
Baik
Komputer Kerja
2
Baik
3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan Kementerian Pertanian Dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif, terdapat beberapa kendala yang dihadapi oleh Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian yaitu, kurangnya kesadaran dan tidak samanya pemahaman antara unit kearsipan dengan unit pengolah dan anggaran dana. Penulis memperoleh hasil wawancara mengenai kendala dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif sebagai berikut: (a) Kurangnya Kesadaran dan Tidak Samanya Pemahaman Kendala pertama yaitu, kurangnya kesadaran dan tidak samanya pemahaman, sebagaimana hasil wawancara berikut ini: Kendalanya banyak kalau bicara mengenai kendala, teman-teman yang tadi pemahamannya belum sama ketika menyerahkan arsip dalam boks memang benar sudah rapih, namun ketika teman-teman arsiparis mengecek kembali isinya kadang-kadang sesuai itu kendala yang paling utama. Sehingga kami khawatir di daftar arsipnya isinya A tetapi isinya B ini yang harus kita, karena kita yang bertanggjawab atas arsip yang sudah dipindahkan itu. Proses pemindahan yang perlu harus kawal, apa isi fisiknya dengan softcopy dengan hardcopynya sesuai.105 Hal senada juga diungkapkan oleh arsiparis ahli Unit Kearsipan, sebagaimana hasil wawancara berikut: Kendalanya itu, Pertama kesadaran dari pihak-pihak pengolah atau ketidaktahuan dari unit pengolah untuk melakasanakan proses 105
Isman.
85
pemberkasan arsip dari awal tercipta, jadi akhinya menumpuk. Kemudian sosialisasi yang tidak berjalan dari eselon 1 bagian sub. Tata usaha, setelah dilakukan sosialisasi tidak disampaikan ke unit atau UPT di bawahnya, jadi tidak berjenjang dilakukan sosisalisasi. Lalu arsip yang diserahkan terpisah-pisah tidak satu kesatuan, jadi banyak deskripsinya.106 Berdasarkan jawaban wawancara, unit pengolah di Kementerian Pertanian masih belum sadar akan pentingnya melakukan pengelolaan arsip dinamis, terutama arsip dinamis inaktif. Meskipun sudah dilakukan sosialisasi oleh pihak Unit Kearsipan, namun sosialisasi tersebut tidak berjenjang dilakukan, misalkan: Unit Kearsipan melakukan sosialisasi ke eselon 1 bagian sub. Tata Usaha, tetapi tidak disampaikan kembali ke unit atau UPT yang berada di bawahnya. (b) Anggaran Dana Kendala ketiga, yaitu anggaran dana. Sebagaimana hasil wawancara berikut: ...........Juga boks arsip yang habis karena tidak ada anggaran untuk membeli boks lagi.107 Berdasarkan jawaban wawancara, unit pengolah tidak memiliki anggaran dana khusus dalam melakukan pengelolaan arip dinamis inaktif. Karena anggaran dana hanya di prioritaskan pada kegiatan atau rencana kerja dari Biro yang menaungi unit pengolah tersebut.
106
Lucki Engel. Cici.
107
86
C. Pembahasan 1. Pengelolaan
Arsip
Dinamis
Inaktif
pada
Unit
Kearsiapan
Kementerian Pertanian (a) Penciptaan dan Penerimaan Penciptaan dan penerimaan merupakan tahap awal dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis inaktif yang tercipta dari unit kearsipan dan unit pengolah yaitu: SPJ Keuangan, DIPA, SPPLS, TUP, surat masuk dan surat keluar, serta arsip tercipta berdasarkan tusi dari tiap unit pengolah. Berdasarkan hasil wawancara, sebenarnya arsip dinamis inaktif tidak tercipta dengan sendirinya pada unit kearsipan dan unit pengolah. Tetapi, melalui proses pemindahan arsip dari unit pengolah ke Unit Kearsipan yang sudah mencapai masa inaktif atau telah sampai jangka waktunya, dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip.108 Dalam proses pemindahan arsip tersebut, terdapat prosedur yang dapat dilakukan dalam proses pemindahan arsip dari unit pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip sebagai berikut:109 1.
Menyiangi (Weeding) Memisahkan antara arsip-arsip yang telah sampai jangka waktu penyimpanannyaa dan arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unti pengolah atau satuan unit kerja yang
108
Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 217 Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 217-219
109
87
bersangkutan.
Kegiatan
menyiangi
(weeding)
akan
menghasilkan: a). Arsip-arsip yang dapat dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip b) Arsip-arsip yang dapat dimusnahkan oleh unit pengolah yang bersangkutan, dan c) Arsip-arsip yang kadang-kadang masih dipergunakan oleh unit pengolah bersangkutan sehingga harus ditinggal sebagai arsip semi aktif pada unit pengolah. 2. Mempersiapkan Alat-Alat Sebelum melakukan pemindahan, harus dipersiapkan terlebih dahulu alat-alat yang dipergunakan untuk menampung pemindahan tersebut, seperti: folder, filling cabinet, guide, rak, dan lain-lain. Apabila perlu, disiapkan juga ruangan tersendiri. 3. Membuat Daftar Arsip dinamis inaktif yang akan dipindahkan dari unit pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip harus dibbuatkan daftarnya, daftar tersebut berisi: a) Nama Unit Pengolah yang memindahkan b) Pokok Masalah c) Masalah d) Jangka waktu penyimpanan berkas e) Tahun berkas yang bersangkutan
88
f) Jenis fisik arsip (gambar, bagan, foto, peta, pita rekaman, microfilm, dan lain-lain) g) Keadaan fisik arsip (baik, rusak) h) Jumlah berkas 4. Menyiapkan Daftar atau Surat Isian Pemindahan Arsip ke Pusat Penyimpanan Arsip Dalam surat isian tersebut antara lain disebutkan: a) Nama Unit Pengolah b) Tanggal Persetujuan c) Tanggal Penyerahan d) Pejabat yang Menyerahkan e) Tanggal Penerimaan Penyerahan f) Pejabat yang Menerima Penyerahan 5.
Mempersiapkan Berita Acara Pemindahan Arsip Dalam berita acara tersebut antara lain disebutkan: a) Tanggal, Bulan dan Tahun saat berita acara itu dibuat. b) Nama, jabatan pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. Prosedur pemindahan arsip dinamis inaktif yang dilakukan dari
unit pengolah ke unit kearsipan, sudah sesuai dengan prosedur pemindahan arsip, walaupun masih terdapat unit pengolah yang belum melakukan pemindahan arsip sesuai dengan prosedur yang berlaku. Sebelum dilakukan pemindahan, unit pengolah memilah arsip dinamis
89
inaktif yang akan dipindahkan, kemudian membuat daftar arsip dinamis inaktif yang akan dipindahkan ke Unit Kearsipan, lalu unit pengolah mengajukan surat pemindahan arsip, terakhir jika sudah ada surat balasan dari Unit Kearsipan baru dilakukan pemindahan arsip dinamis inaktif ke Unit Kearsipan. Kemudian, prosedur yang dapat dilakukan dalam prosedur yang dapat dilakukan dalam proses penerimaan arsip dinamis inaktif yaitu:110 a) Memeriksa kelengkapan naskah, b) Penandatanganan bukti penerimaan, c) Penyortiran, d) Pembukaan, dan e) Pemberian cap penerimaan Dalam proses penerimaan arsip dinamis inaktif yang dilakukan Unit Kearsipan dari unit pengolah, juga sudah sesuai dengan prosedur yang berlaku, yaitu: Unit Kearsipan menerima pengajuan usul pemindahan arsip dinamis inaktif, kemudian pihak Unit Kearsipan melakukan pengecekan atau penyesuaian daftar arsip dinamis inaktif dengan fisiknya, setelah itu Unit Kearsipan memeriksa daftar arsip dinamis inaktif berdasarkan kaidahnya, lalu Unit Kearsipan melaksanakan penerimaan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah,
110
Yeyen Sukrilah, h. 4
90
dan terakhir, Unit Kearsipan membuat berita acaranya pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan. (b) Penyimpanan Asas penyimpanan arsip dinamis inaktif pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian menggunakan asas desentralisasi. Asas desentralisasi adalah asas yang digunakan suatu organisasi dalam menyimpan arsip dinamis berdasarkan unit kerja masing-masing.111 Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadan Kementerian Pertanian memberikan tanggung jawab kepada masingmasing unit pengolah untuk menyimpan arsip dinamisnya sendiri. Namun, jika sudah mencapai masa retensinya dan menjadi arsip dinamis inaktif akan dilakukan pemindahan arsip dinamis inaktif ke Unit Kearsipan dan disimpan pada records center. Karena arsip dinamis inaktif yang diserahkan ke Unit Kearsipan dari unit pengolah, sudah menjadi tanggung jawab dari Unit Kearsipan sepenuhnya. Berdasarkan hasil wawancara mengenai sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif pada records center Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian pertanian, adalah sistem penyimpanan berdasarkan subjek. Sistem penyimpanan subjek (Subject Filling) merupakan
tata
mempergunakan
cara pokok
penyimpanan masalah
arsip-arsip
sebagai
pedoman
dengan untuk
111
Saiman, h. 106
91
mengaturnya.112 Namun terdapat perbedaan dalam melakukan penyimpanan arsip dinamis inaktif antara Unit Kearsipan dengan unit pengolah. Terdapat unit pengolah dalam melakukan penyimpan arsip dinamis inaktif hanya berdasarkan pada bulan dan tahunnya saja. Sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan oleh Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan adalah sistem penyimpanan subjek, maka prosedur yang dapat dilakukan dalam penyimpanan menurut subjek, yaitu:113 a) Membuat indeks. Kegiatan indeks yaitu:114 1. Membaca secara cermat untuk menentukan inti arsip dinamis. 2. Menentukan judul/ caption arsip dinamis secara tepat. 3. Memberikan keterangan-keterangan lain yang menjadi petunjuk (indeks) dari arsip dinamis yang bersangkutan . 4.
Membutuhkan caption utama dan kode masalahnya (sub subjek) dari arsip dinamis.
b) Memberi Kode c)
Menyortir
d)
Menyimpan atau menempatkan di lemari arsip dan diberi label Berdasarkan hasil wawancara prosedur penyimpanan arsip
dinamis inaktif yang telah dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan adalah membaca, menentukan judul, memberi
112
Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 102 Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 112-114 114 Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h. 16 113
92
kode, menyortir, dan menyimpan serta menempatkan arsip juga pemberian label. Dari 4 prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif berdasarkan subjek, Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan telah melakukan penyimpanan arsip dinamis inaktif sesuai dengan prosedur. Walaupun, pada kenyataannya sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif yang dilakukan antara Unit Kearsipan dan unit pengolah belum seragam. Terkait dengan waktu penyimpanan arsip dinamis inaktif, organisasi/ lembaga dapat membuat Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai pedoman/ acuan ketika akan melaksanakan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.115 Dari hasil wawancara diperoleh, Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian sudah membuat dan memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA). Tetapi, Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang terdapat dan berlaku di Kementerian Pertanian dibagi menjadi dua jenis, yaitu: JRA fungsi Fasilitatif dan JRA fungsi Substantif. Untuk JRA Fasilitatif baru selesai di revisi pada tahun 2016 kemarin,
115
Republik Indonesia, Undang-Undang No. 43 Tentang Kearsipan. h. 6
93
sedangkan JRA Substantif hingga saat ini masih dalam proses penggarapan. Dalam memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip dinamis inaktif yang tersimpan, sebelum adanya aplikasi temu kembali arsip, Unit Kearsipan menggunakan daftar arsip untuk menemukan kembali arsip yang tersimpan. Namun, saat ini Unit Kearsipan sudah menggunakan aplikasi temu kembali yang bernama Sistem Informasi Manajemen Inaktif (SIM INAKTIF) yang merupakan pengembangan dari aplikasi RECIS (Record’s Center Information System) yang dibuat oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) karena menyesuaikan dengan kebutuhan dari unit pengolah di Kementerian Pertanian. Namun aplikasi ini belum bisa diakses secara online, untuk dapat mengaksesnya harus datang terlebih dahulu ke records center yang berada di Kementerian Pertanian. (c) Pemeliharaan Dalam melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif, usahausaha yang dapat dilakukan dalam pemeliharaan arsip dinamis inaktif dibagi menjadi tiga, yaitu: pemeliharaan dari segi fisik, isi dan perlengkapan
penunjang
pengelolaan
arsip
dinamis
inaktif.
Pemeliharaan arsip dinamis inaktif dapat mempertimbangkan ruang penyimpanan dan pengaturan suhu ruangan. Ruang penyimpanan arsip sebaiknya jangan terlalu lembab, harus terang dan menggunakan
94
penerangan alam (sinar matahari), ada ventilasi secukupnya, bebas dari kemungkinan terjadinya: kebakaran, banjir, dan serangga, terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang lain, dan disesuaian dengan bentuk arsip yang disimpan. Untuk menghindarkan arsip dari gangguan serangga, bisa dilakukan fumigasi. Fumigasi merupakan salah satu tindakan yang bertujuan mencegah, mengobati, dan mensterilkan arsip.116 Sedangkan untuk pengaturan suhu ruangan, suhu udara berkisar antara 65°F sampai 75°F, dan kelembaban udara sekitar 50° dan 65°, jika kelembaban melebihi 65° akan mengakibatkan kelapukan pada arsip.117 Usaha-usaha yang telah dilakukan Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian, seperti: kalau dari sarana menggunakan AC, terus untuk mencegah kelembapan pakai silica gel di taruh di masing-masing boks, lalu ada pakai kamper untuk mencegah tikus atau serangga lainnya, terus ada alat pengukur suhu pakai termohygrometer, serta pernah dilakukan fumigasi pada tahun 2014 pada saat awal pemungsian records center. Juga tahun ini sedang digarap mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) yang mengatur tentang pemeliharaan arsip dinamis inaktif. Sehingga arsip dinamis inaktif lebih terjaga kelestarian juga khazanahnya.
116
Yayan Daryana, h. 10 Basir Barthos, h. 56
117
95
(d) Penyusutan dan Pemusnahan Langkah terakhir dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah tahap penyusutan dan pemusnahan. Dasar pertimbangan tentang penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis yaitu Perturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 sebagai pelaksanaan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, yang memuat hal-hal sebagai berikut:118 1.
Bahwa volume arsip sebagai akibat kegiatan administrasi pemerintah dan pembangunan berkembang dengan cepat seirama dengan dinamika kehidupan bangsa.
2.
Bahwa dalam rangka meningkatkan dayaguna dan tepatguna kearsipan
serta
untuk
menjamin
keselamatan
bahan
pertanggungjawaban nasional seperti dimaksudkan dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971, dipandang perlu mengatur penyusutan arsip dalam Peraturan Pemerintah. Berdasarkan hasil wawancara, Unit Kearsipan Biro Umum dan Kementerian Pertanian sudah melakukan kegiatan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif. Kegiatan ini dilakukan karena, untuk mengurangi volume arsip dinamis inaktif yang tersimpan juga tidak mengahabiskan ruang penyimpanan serta mengurangi biaya pemeliharaan arsip. Arsip dinamis inaktif yang akan dilakukan penyusutan dan pemusnahan ditentukan berdasarkan Jadwal Retensi
118
Republik Indonesia, Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip Sebagai Pelakasanaan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, h. 1
96
Arsip (JRA) yang sudah dibuat oleh Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian. Alur kerja atau prosedur penyustan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif erat kaitannya dengan arsip dinamis inaktif. Prosedur pemusnahan arsip dinamis inaktif yang dilakukan Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian adalah dibuatkan daftar arsip yang akan dimusnahkan, kemudian diajukan rekomendasi usul musnah, diadakan rapat antara ANRI, unit pencipta, dan unit kearsipan, lalu dibuatkan notulen rapat dan disusun rekomendasi penilaian, kemudian menunggu keputusan dari kepala ANRI, setelah itu dibuatkan SK penetapan musnah yang ditandatangani sekjen, kemudian usul musnah dan dilakukan pencacahan oleh pihak ketiga, terakhir dibuatkan berita acara pemusnahannya yang ditandatangani oleh Biro Hukum, Irjen, dan arsiparis yang menyaksikan pencacahan. Kemudian proses penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif terebut terdapat saksi yang mengawal proses berlangsungnya penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif, yaitu: unit pencipta, sekjen, irjen, dan ANRI. Serta sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) tiap tahun rutin dilakukan penyerahan arsip ke Arsip Nasional Republik Indonesia.
97
2. Fasilitas Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan Kementerian Pertanian Dalam penggunaan fasilitas kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif, dapat dilakukan dengan memilih kriteria sebagai berikut: (1) kebutuhan penyimpanan dan penemuan kembali, (2) kebutuhan ruang, (3) kebutuhan keamanan, (4) harga peralatan, (5) biaya pengoperasian, (6) jumlah orang yang secara rutin mengakses arsip tersebut, dan (7) karakter fisik arsip. Perlengkapan arsip dinamis inaktif itu sendiri bisa berupa map, folder, guide, filling cabinet, lemari, rak, dan rotatory filling.119 Berdasarkan Perka ANRI Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara, standar prasarana dan sarana kearsipan meliputi: a) Gedung penyimpanan arsip, yang terdiri dari: (1) Ruang transit arsip; (2) Ruang pengolahan; (3) Ruang penyimpanan; (4) Ruang restorasi; dan (5) Ruang pelayanan b) Standar pengamanan gedung dari bencana (faktor alam, non alam, dan sosial); c) Peralatan kearsipan (rak, boks, folder, guide, out indicator, tickler file, roll o’pack); dan
119
Ig. Wursanto, Kearsipan 1, h. 32
98
d) Sarana bantu penemuan arsip (daftar arsip aktif, daftar arsip inaktif, daftar berkas, daftar isi berkas). Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, fasilitas yang digunakan oleh Unit Kearsipan sudah sesuai dengan standar yang berlaku, yaitu: mobile file, rak arsip statis, komputer, boks arsip, dan gedung penyimpanan arsip dinamis inaktif. Namun di unit pengolah, hanya beberapa unit pengolah saja yang ada dan menggunakan fasilitas tersebut, seperti: boks arsip, mobile file, dan ruang penyimpan arsip dinamis inaktif, selebihnya hanya menaruh arsip di boks arsip saja dan tidak ada tempat penyimpanan khusus arsip dinamis inaktif. 3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsiapan Kementerian Pertanian Dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif, terkadang terdapat kendala yang dihadapi oleh organisasi/ lembaga. Kendala dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif, antara lain: 1). Kurangnya kesadaran terhadap pentingnya arsip bagi organisasi; 2). Pegawai kearsipan yang kurang cakap; 3). Peralatan yang tidak memadai, karena kurangnya dana.120 Berdasarkan hasil wawancara, ada 2 kendala yang dihadapi Unit Kearsipan Biro UP Kementan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif, yaitu: kurangnya kesadaran dan tidak samanya pemahaman, tenaga/ SDM, dan anggaran dana.
120
Ig. Wursanto, Kearsipan 1, h. 29
99
Kendala Pertama, yaitu kurangnya kesadaran dan tidak samanya pemahaman. Unit pengolah yang belum mengkuti secara sepenuhnya SOP yang berlaku mengakibatkan banyaknya ketidaksesuaian antara daftar arsip dinamis inaktif yang dipindahkan dengan fisiknya. Sosialisasi sudah diberikan oleh Unit Kearsipan, akan tetapi sosialisasi ini tidak berjenjang dalam arti pihak yang diberi sosialisai tidak mensosialisasikan kembali informasi yang di terima ke jenjang yang dibawahnya. Misalkan, pihak eselon 1 menerima sosialisasi mengenai pengelolaan kearsipan, namun tidak diteruskan hasil sosialisasi tersebut kepada unit keja atau UPT di bawahnya. Kendala Kedua, yaitu anggaran dana. Sebenarnya untuk di Unit Kearsipan sudah memiliki anggaran dana tersendiri setiap tahunnya untuk melakukan pengelolaan arsip. Untuk tahun ini saja, anggaran yang dianggarakan oleh Unit Kearsipan sekitar 1,5milliar rupiah yang berasal dari dana APBN. Jumlah tersebut disesuaikan dengan belanja modal pada tiap tahunnya. Akan tetapi kondisi tersebut berbanding terbalik yang terjadi pada unit pengolah. Unit pengolah tidak memiliki anggaran khusus dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif. Misalkan: ada unit pengolah yang kehabisan boks untuk menyimpan arsip, karena tidak adanya anggaran maka arsip tersebut masing berada di dalam karung dalam penyimpannya.
100
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan Berdasarkan hasil dari pengumpulan data, pengolahan data, analisis data dan pembahasan dalam penelitian ini perihal pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kearsipan Biro UP Kementan, dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut: 1. Mekanisme pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kearsipan Kementan sudah sesuai dengan mekanisme yang berlaku. Akan tetapi, masih terdapat unit pengolah yang masih belum melakukan pemindahan arsip sesuai dengan mekanisme pemindahan arsip. Juga, dalam mekanisme pemeliharaan arsip masih belum maksimal dilakukan. Kegiatan pemeliharaan arsip dengan cara fumigasi baru sekali dilakukan pada tahun 2014. 2. Fasilitas yang digunakan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian sudah sesuai dengan standar. Namun ada beberapa perlengkapan yang perlu adanya pendayagunaan yang maksimal, seperti: terdapat aplikasi yang dapat membantu melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif dengan cepat dan mudah yang bernama Sistem Informasi Manajemen Inaktif (SIM INAKTIF).
101
3. Dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif, ada 2 kendala yang dihadapi oleh Unit Kearsipan Biro UP Kementan, yaitu: kurangnya kesadaran dan tidak adanya kesamaan pemahaman antara unit pengolah dengan Unit Kearsipan dan tidak adanya anggaran khusus pada unit pengolah dalam melakukan pengelolaan arsip. B. Saran Berdasarkan hasil kesimpulan yang telah disebutkan di atas, penulis hendak mengemukakan beberapa saran kepada Unit Kearsipan Biro UP Kementan mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif, sebagai berikut: 1. Sebaiknya Unit Kearsipan melakukan proses evaluasi (evaluation) dan pengawasan (controlling) terkait dengan mekanisme pengelolaan arsip agar sesuai dengan mekanisme yang ada. Juga, dalam mekanisme pemeliharaan arsip sebaiknya proses fumigasi dilakukan secara berkala untuk menjaga kelestarian arsip dan menjaga khazanah arsip yang tersimpan. 2. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen INAKTIF (SIM INAKTIF) sebaiknya perlu dikembangkan lagi agar dapat digunakan secara optimal dan membantu pengelolaan serta temu kembali arsip di lingkungan Kementan. 3. Sebaiknya Unit Kearsipan yang mempunyai tugas sebagai pembina kearsipan di lingkup Kementan memberikan pengertian-pengertian kembali atau sosialisasi secara berkelanjutan akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik dan membantu merumuskan kebijakan-kebijakan yang
102
mendukung proses pengelolaan arsip pada unit kerja agar tidak ada lagi unit kerja yang tidak memiliki anggaran tersendiri dalam melakukan pengelolaan arsip. 4. Saran untuk penelitian selanjutnya dalam mengembangkan tema penelitian ini mengenai aspek pengelolaan arsip dinamis inakitf yaitu mengenai peran aplikasi SIM INAKTIF dalam menunjang kebutuhan informasi bagi Kementerian Pertanian dan organisasi lain yang terkait agar lebih maksimal penggunaanya.
103
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali, 4th ed. Jakarta: Djambatan, 1996. ANRI. Perka ANRI Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara. 2012. Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta Dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara, 1997. Cook, Michael. The Management of Information from Archives, 2nd ed. London: Gower Publishing Company Limited, 1999. Daryana, Yayan. Modul 1: Konsep Dasar Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip (Jakarta: Universitas Terbuka), h. 10 diakses pada 14 Juni 2017 dari repository.ut.ac.id/4105/1/ASIP4320-M1.pdf Emzir. Analsis Data: Metode Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Press, 2011. Fermi National Laboratory (FERMILAB). Employee Records Management. FERMILAB, 2012. Goldschmidt, Pauline Joseph, Shelda Debowski, and Peter, ‘Emerald Article: Pardigm Shifts in Recordkeeping Responsisbilities: Implications for ISO 15489’s Implementation’, Records Management Journal, Vol. 22 (2012), h. 55–77 diakses pada 20 Maret 2017 dari http://members.rimpa.com.au/lib/StaticContent/StaticPages/pubs/nat/inForum 2011/inForum2011_PJoseph_paper.pdf Gunawan, Imam. Metode Penelitian Kualitatif: Teori Dan Praktik. Jakarta: Bumi Aksara, 2013. Hasugian, Jonner, ‘Pengantar Kearsipan’, h. 7 diakses pada 15 Juni 2016 dari http://repository.usu.ac.id/xmlui/handle/123456789/1804 Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999. Kurniatun, ‘Peran Pengelolaan Arsip Kartografi Dalam Menunjang Layanan Informasi Di Arsip UGM’, Jurnal Kearsipan, Vol. 6 (2011), h. 117 diakses pada 03 Juni 2016 dari http://www.anri.go.id/detail/90-166-Jurnal-Kearsipan Latief, H.A. Razak and H. Rais. Terjemahan Hadis Shahih Muslim, 1st ed. Jakarta: Pustaka Al-Husna, 1978.
104
Malabay, ‘Kajian Analisis Dan Perancangan Model Manajemen Arsip Dalam Rangka Tertib Administrasi Kearsipan Studi Kasus: Fakultas Ilmu Komputer’, Jurnal Ilmu Komputer, 2014, h. 76 diakses pada 12 Februari 2017 dari http://digilib.esaunggul.ac.id/public/UEU-Journal-3655-malabay2.pdf. Moleong, Lexy J. Metode Pendekatan Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya, 2009. Nada, Abdul Aziz bin Fathi as-Sayyid. ‘Pasal 1 Adab Al-Ijaarah: Memperkejakan Orang’, Ensiklopedia Adab Islam: Menurut al-Qur’an Dan as-Sunnah, Vol. 1. Jakarta: Pustaka Imam Syafii, 2007. Natsir, Mohammad. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2003. Republik Indonesia, Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip Sebagai Pelakasanaan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971. 1979. Republik Indonesia. Undang-Undang No. 43 Tentang Kearsipan, 2009. Saiman. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002. Schauder, Kennedy. Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping, 2nd ed. Australia: LONGMAN, 1998. Smith, Judith-Read, et. all. Record Management. USA: South Western, 2002. Sub Bagian Kearsipan, ‘Profil Unit Kearsipan Kementerian Pertanian’. Kementerian Pertanian, 2015. Sugiyono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta, 2014. Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabet, 2013. Sukrilah,Yeyen Sukrilah, ‘Kegiatan Kearsipan Tata Usaha SMP Negeri SeKecamatan Sleman’, Hanata Widya: Jurnal Manajemen Pendidikan, 2 (2013), 4. diakses pada 06 Juli 2017 dari journal.student.uny.ac.id/ojs/index.php/fipmp/article/viewFile/562/550 Sulistyo Basuki. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 1996. ____________. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia, 2003. Unit Kearsipan Kementerian Pertanian. Panduan Penyusutan Arsip Kementerian Pertanian. Jakarta, 2013.
105
Widjaja, A. W. Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Press, 1986. Wursanto, Ig. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius, 1991. __________. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius, 1991. Yeo, Elizabeth Sheperd and Geoffrey. Managing Records: A Handbook of Principles and Practice. London: Facet Publishing, 2003.
106
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Permohonan Dosen Pembimbing
Lampiran 2 Surat Tugas Menjadi Dosen Pembimbing
Lampiran 3 Surat Pergantian Judul Skripsi
Lampiran 4 Surat Izin Penelitian
Lampiran 5 Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian 1. Boks Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif
2. Rak Statis Penyimpanan Boks Arsip
3. Moile File Penyimpanan Boks Arsip
4. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen INAKTIF (SIM INAKTIF)
5. Komputer Temu Kembali Arsip Dinamis Inaktif yang Tersimpan
6. Ruang Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif
7. Lemari Penyimpanan ArsipVideo
Lampiran 6 Piagam Penghargaan Penyelenggaraan Kearsipan dari Arsip Nasional Indonesia (ANRI) Kepada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian
Lampiran 7 Surat Edaran Penyelenggaraan Kearsipan pada Lingkup Kementerian Pertanian
Lampiran 8 Berita Acara Serah Terima dan Daftar Arsip Terlampir Penyusutan Arsip Kementerian Pertanian 1. Pemindahan
2. Penyerahan
3. Pemusnahan
Lampiran 9 Draft Pertanyaan Wawancara Draft Pertanyaan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Kementerian Pertanian Nama Informan
: Luh Putu Yuni Anggraeni, SE, MM.
Jabatan
: Kepala Subbagian Kearsipan
Tempat Wawancara
: Records Center Kementerian Pertanian
Waktu Wawancara
: 17 Maret 2017
1. Bagaimana sejarah berdirinya Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian? Jawab: Pertama unit kami Unit Kearsipan Kementerian itu awalnya memang pindah-pindah belum kerumpunnya, baru 2016 lalu kita baru masuk kerumpunnya yaitu Biro Umum dan Pengadaan. Sebelumnya kita di Biro Keuangan dan Perlengkapan yang kor. Bisnis di Biro Keuangan dan Perlangkapan adalah laporan keuangan menuju YPP, tetapi ada kearsipan disitu sudah bagian dari yang terpisah sebenarnya, sehingga setelah digodok struktur organisasinya yang pas itu harus masuk kerumpunnya yaitu Biro Umum, kan dimana-mana kan umum itu masuk sub kearsipan karena disitu ada arsip tercipta, penggunaannya, pemeliharaannya, sampai ke penyusutan itu lebih pas di Umum fungsinya. Kita baru bergabung di Biro Umum baru untuk sampai saat ini baru se-tahun. Kondisi kenapa kita di Biro Umum yang tadi kan sudah terjawab, karena sudah masuk dalam satu rumpunnya. 2. Apa saja visi, misi, tujuan dan fungsi Unit Kearsipan? Jawab: Ya kalau misi, visi, sudah bapak bisa baca disana ya, kalau misinya kan memang kita ingin mencapai, ingin meningkatkan penciptaan, penataan, perawatan, pemeliharaan, kelestarian, pemanfaatan arsip konvensional dan media baru sesuai dengan yang diamanatkan Undang-Undang 43 terkait Kearsipan itu misi kami. Kalau visi itu sendiri ya, kita mewujudkan arsip sebagai sumber informasi yang sudah akuntabilitas itu sudah jelas, kita ingin dulu menata arsip yang tadinya notabene itu kacau atau berantakan dan sebainya belum tertata dengan rapi sampai dengan arsip yang memang sudah gelondongan seperti itu kita tata dulu sambil kita juga paralel membenahi sistemnya yang kedepannya, jadi jangan sampai nanti contohnya orang mengirim arsip ke Unit Kearsipan atau Unit Pengolah mengirim arsip ke Unit Kearsipan itu tidak sesuai dengan prosedur misalkan pakai karung, atau dus-dus rokok dan sebagainnya itu sudah tidak sesuai, padahal di dalam karung itu pun belum tentu seluruhnya arsip, sebagian kecil saja arsip dan sebagian besar adalah non-arsip.
3. Secara keseluruhan, ada berapa jumlah staf pada Unit Kearsipan ? dan rata-rata apa latar belakang pendidikannya? Jawab: Kalau background pendidikan mereka memang ada yang dari kearsipan dari UGM, dari yang ada sekarang 14 sub, 11orang, 12 orang dan ada orang yang THL itu 1, itu 3 atau 4 itu sudah usia di atas 50 dan yang bener-bener arsiparis itu baru 5, 2 calon, nah yang 2 calon itu hasil diklat. 4. Berapa hari kerja efektif Unit Kearsipan selama seminggu? Mulai dari jam berapa sampai jam berapa waktu kerjanya? Jawab: Ya kalau efektif, sesuaidengan kami di aturan PNS setengah 8 sampai jam 4 kalau senin-kami, tapi kalau hari jum’at tambah setengah jam lagi, setengah 8 sampai setengah 5. Itu efektif kami kerja dari jam kantor, tapi kerja betul itu pun bisa ada jam istirahat jam 12 sampai jam 1. 5. Apa saja program kerja Unit Kearsipan? Apakah semua program tersebut sudah berjalan dengan baik? Jawab: Ya kalau program kan, kami akui dengan kondisi yang masih kami proses pembenahan ini masih banyak program yang harus kita benahi dalam proses misalnya program penyusutan, yang awalnya pemahaman itu belum seluruhnya tau itu bagaiman proses penyusutan arsip, perlu kami tegaskan kembali pada masing-masing eselon 1 supaya program bisa berjalan harus dilakukan secara berjenjang bukan ujug-ujug memindahkan langsung ke eselon 1, karena masing-masing eselon 1 juga punya disarankan punya anggaran untuk membina bagaimana tata kelola arsip dilingkupnya sehingga kami harus selalu mengadakan koordinasi dengan eselon 1 terkait Kementerian Pertanian yaitu 11 eselon 1 saat ini tadinya 12 eselon 1, satu eselon 1 di liquidasi yaitu Irjen. P2HP. 6. Arsip dinamis inaktif apa saja yang diterima Unit Kearsipan? Dan berapa jumlah arsip dinamis inaktif yang dimiliki? Jawab: Kalau liat jumlah kami belum bisa keseluruhan karena kami juga akan mencoba membuat aturan terkait aplikasi itu jauh lebih bisa terekam jumlahnya nanti. Untuk jenis arsip apa saja kalau di records center posisi di gedung arsip pusat otomatis yang berada di pusat, untuk badan litbang, untuk tanaman pangan dan dirjen. Hortikultura posisinya di pasar minggu. 7. Apakah ada SOP mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif? Jika ada, berikan alasannya membuat SOP dan bagaimana bentuk SOP tersebut? Namun, jika tidak ada, panduan/ pedoman apa yang digunakan dalam mengelola arsip dinamis inaktif? Jawab:
Kalau SOP kami coba bangun, karena yang namanya arsip dinamis kan, arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital. Kalau inaktif nya karena itu menjadi tusi kami, kami coba bangun namanya SOP Pemindahan Arsip, Pemusnahanan dan Penyerahan Arsip. 8. Bagaimana alur kerja pengelolaan arsip dinamis inaktif? Jawab: Kalau inaktif kami sudah punya yang tadi saya bilang SOP nya, proses pemindahan dari unit pengolah kami utamakan yang di kantor pusat berjalan, mereka mengirimnkan misalkan arsip misalnya udah ada daftar arsipnya memindahkan arsip sesuai dengan jenjangnya dulu dari unit pengolah ke unit kearsipan 2 dulu, dari 2 masuk ke 1, dari 1 baru ke pusat sehingga itu nanti menjadi tahapan yang benar-benar dikawal oleh penciptannya jadi tidak langsung. 9. Asas apa yang dipakai dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif? (Ada asas sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi). Jika menggunakan salah satu asas tersebut, berikan alasan mengapa menggunakan asas tersebut? Jawab: Lebih ke desentralisasi, kalaupun dengan rentan kendali yang kayak gini kayaknya sentralisasi ga mungking, karena sentralisasinya hanya di pengolah saja hanya di TU, jadi setiap surat masuk keluar harus lewat TU. Tapi untuk sentralisasi tidak mungkin dengan rentan kendali kami yang seperti ini. 10. Fasilitas apa saja yang menunjang pengelolaan arsip dinamis inaktif? Jawab: Kalau fasilitas, luar biasa kami kembali ke komitmen pimpinan kami saat ini..........kami melakukan dulu setelah keliatan yang iniloh tidak ada saranannya ini yang kami butuhkan jauh lebih cepat untuk mendapatkan sarananya. 11. Bagaimana penyimpanan arsip dinamis inaktif? Disimpan berdasarkan apa? Dan berapa lama masa penyimpananya? Jawab: Kalau penyimpanan sudah kita coba bantu dengan JRA kita yang kita punya, JRA Fasilitatif dan JRA Substantif. Kalau yang Fasilitatif kan lebih ke yang adminsitrasi, keuangan dan sebagainya, sedangkan Substantif lebih ke teknis karena Kementerian Pertanian merupakan Kementerian teknis yang notabene sangat luat rentan kendali teknisnya disitu ada perkebunan, disitu ada tanaman pangan, disitu ada hortikultura dan badan ketahanan pangan. 12. Adakah anggaran khusus dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif? Kalau ada, berapa besar jumlah anggaran tersebut dan berasal dari mana sumber dana tersebut? Jawab: Kalau anggaran APBN sudah jelas, ga mungkin dari luar APBN..........terus kalau jumlahnya fluktuatif artinya ada misalnya dana yang tinggi itu karena terkait belanja modal, belanja modal terkait saranan dan prasarana, kalau lebih banyak belanja sarana
dan prasarana tentunya dia akan membesar, tetapi ada tahun yang sarana dan prasarananya tidak kami tonjolkan lebih ke pembinannya tidak terlalu besar jadi fluktuatif..........untuk tahun 2017 sekitar 1,5-an sampai 1,6-an karena kita ada belanja terkait dengan rak statis. 13. Kendala apa saja yang terjadi dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif? Jawab: Kendalanya banyak kalau bicara mengenai kendala, teman-teman yang tadi pemahamannya belum sama ketika menyerahkan arsip dalam boks memang benar sudah rapih, namun ketika teman-teman arsiparis mengecek kembali isinya kadangkadang sesuai itu kendala yang paling utama. Sehingga kami khawatir di daftar arsipnya isinya A tetapi isinya B ini yang harus kita, karena kita yang bertanggjawab atas arsip yang sudah dipindahkan itu. Proses pemindahan yang perlu harus kawal, apa isi fisiknya dengan softcopy dengan hardcopynya sesuai. 14. Apa tanggung jawab Unit Kerja kepada Unit Kearsipan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif? Jawab: Ya tanggungjawabnya kalau melihat amanat Undang-Undang sudah jelas banget, mereka mempunyai tanggung jawab untuk mengolah arsipnya dulu, benar-banar di tata dalam bentuk di berkasakan misalnya di dalam boks arsip tidak diserahkan dalam bentuk karung, terus ada daftarnya dan tanggungjawabnya memberikan informasi ke Unit Kearsipan jenjang di atasnya..........Tanggungjawab kami(Unit Kearsipan) bagaimana mengamankan informasi yang baik itu fisik maupun yang masih kondisi fisiknya juga dan informasinya bisa kita menyimpan, memelihara, bahkan merawat ketika nanti dibutuhkan kami siap memberikan informasi. 15. Apa yang menjadi fokus Unit Kearsipan kedepannya? Jawab: Kalau fokus kami, gedung arsip ini full menjadi tanggungjawab kami dalam arti difungsikan betul, karena bisa di lihat di lantai 2 gedung arsip ini masih menempel dengan kantor yang seharusnya gedung arsip ini sudah full fungsinya untuk sebagai penyimpanan arsip.
Draft Pertanyaan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Kementerian Pertanian Nama Informan Jabatan
: Lucki Engel K. S.Hum : Pengadministrasi Umum Subbagian Kearsipan (Arsiparis Ahli)
Tempat Wawancara
: Kantor Unit Kearsipan Kementerian Pertanian
Waktu Wawancara
: 16 Maret 2017
A. Penciptaan dan Penerimaan Arsip Dinamis Inaktif 1. Penciptaan a. Arsip dinamis inaktif apa saja yang tercipta dari Unit Kearsipan maupun dari tiap Unit Kerja eselon 1 Kementerian Pertanian? Jawab: Arsip yang tercipta banyak sesuai dengan tusi nya Cuma masalahnya belum semua unit kerja itu melaksanakan penyusutan. Cuma yang terbanyak saat ini hanya dari fungsi Fasilitatif yang ada di Sekjen. Kalau dari eselon lain ada dari peternakan, dirjen P2HP karena bagian ini bubar semua arsipnya diserahkan ke kami. b. Bagaimana prosedur penciptaan arsip dinamis inaktif? Langkah-langkah apa saja yang dilakukan dalam penciptaan arsip dinamis inaktif? Jawab: Kalau arsip dinamis inaktif itu kan tidak sengaja diciptakan, memang tercipta secara otomatis dari hasil pelaksanaan kegiatan beda dengan buku. Minimal sesuai dengan Tata Naskah. c. Bagaimana bentuk dan format daftar/ berkas inventaris arsip dinamis inaktif yang diciptakan? Jawab: Kita sudah standar kalau sosialisasi ke eselon 1, UPT ataupun unit kerja bahwa format daftarnya itu sesuai dengan aplikasi yang kita punya. Jadi kalau sudah sesuai dengan format kita bisa tinggal pindahkan ke aplikasi karena sudah sesuai formatnya. d. Apakah dalam penciptaan arsip dinamis inaktif dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas dari tiap unit eselon 1? Berikan alasannya? Jawab: Seperti yang saya bilang tadi, arsip tercipta karena melaksankan fungsinya sesuai dengan tupoksi nya. Jadi tercipta berdasarkan fungsinya.
e. Apakah ada buku agenda arsip dinamis inaktif keluar? Jawab: Kalau form peminjaman ada, juga ada buku agenda peminjamanya, kita juga bikin laporan peminjaman arsip dinamis inaktif setiap tahun. f. Apakah pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan sudah dilakukan sesuai dengan SOP Pemindahan Arsip? Jawab: Mulai beberapa tahun ini kita sudah mulai tertib sudah sesuai, yang pertama ada surat usul untuk pemindahan, terus arsip yang dipindahin harus ada daftarnya, udah tertata dalam boks, terus dibuat berita acara. g. Apakah Unit Kearsipan memiliki arsip dinami inaktif dalam bentuk elektronik/ digital? Jika iya, berdasarkan kriteria apa? Dan bagaiman cara pengelolaannya? Jawab: Kalau ektronik udah ada, sudah mulai di scan tapi masih skalai prioritas, seperti peraturan menteri, terus SK menteri tetapi volumenya belum terlalu banyak karena kita masih fokus untuk entri data seluruh koleksi yang ada. Terus yang ada juga masih metadata nya saja belum full elektronik. h. Dalam setahun, ada berapa banyak arsip dinamis inaktif yang tercipta dari unit kerja dan unit kearsipan? Jawab: Kita belum pernah hitung volume secara keseluruhan dari tiap tahunnya. 2. Penerimaan a. Arsip dinamis inaktif apa saja yang diterima dari Unit Kearsipan maupun dari tiap Unit Kerja eselon 1 Kementerian Pertanian? Jawab: Pada saat dia usul, pada saat dia inaktif atau umurnya sudah inaktif kita terima, kita ga nentuin kriterianya. Karena sudah kewajiban kita mengelola arsip inaktif, jadi tanpa melihat bentuk atau jenis arsipnya.Tapi kita ada kebijakan arahan, jika ada pemindahan ke pusat arsip kementerian, arsip substansi dan yang punya nilai permanen atau umurnya panjang. b. Bagaimana prosedur penerimaan arsip dinamis inaktif? Langkah-langkah apa saja yang dilakukan dalam penerimaan arsip dinamis inaktif? Jawab: Pertama ngajuin surat permohonan usul pemindahan, setelah itu diterima disposisinya ke arsiparis yang punya tanggungjawab ke unit pemindahan tersebut. Kita sudah bagi tugas tiap unit esolon berbeda, nanti dari kita mengecek daftar dengan fisiknya keseluruhan, terus memeriksa daftarnya secara kaidahnya sudah informatif atau belum, kalau memang sudah sesuai antara daftar dengan fisiknya baru pelaksanaan pemindahannya, kalau sudah ditandatanganin berita acaranya.
c. Bagaimana bentuk dan format daftar/ berkas inventaris arsip dinamis inaktif yang diterima? Jawab: Banyak dari lingkup sekretaris jenderal, terus banyak lagi dari ditjen. Peternakan dan kesehatan hewan, ada dari dirjen. Hortikultura, terus hasil akuisisi dari unit eselon 1 yang di likuidasi. d. Apakah ada buku agenda arsip dinamis inaktif masuk? Jawab: Lebih dibuatkan enteri sekitar 20rb-an berkas e. Dari mana saja arsip dinamis inaktif diperoleh? Jawab: Dari unit eselon 2 lingkup sekjen, sama eselon 1 beberapa. Karena seperti tanaman pangan mereka punya gedung sendiri, jadi bukan diarahi untuk dipindahin ke pusat, karena kita punya tempat terbatas, jadi di keep di mereka sampai retensinya habis. f. Apakah Unit Kearsipan menerima arsip diamis inaktif dalam bentuk digital/ elektronik? Jika iyak, arsip dinamis inaktif apa yang diterima? Jawab: Belum, paling ada beberapa arsip-arsip bentuk video dari Humas. Karena banyak bikin filler tentang paket tayangan siaran di tv, iklan layanan masyarakat. g. Apakah dalam menerima arsip dinamis inaktif menjadi tanggung jawab sepenuhnya Unit Kearsipan? Jawab: Ya dari berita acara tersebut kita sebutin bahwa sesudah melakukan pemindahan itu, hak pengelolaan dan tanggungjawab itu sepenuhnya menjadi tanggungjawab Unit Kearsipan. h. Asas apa yang dipakai dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif? (Ada asas sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi). Jika menggunakan salah satu asas tersebut, berikan alasan mengapa menggunakan asas tersebut? Jawab: Inaktif, kita desentralisasi. Jadi pertama kan unit kerja kita kan banyak, dan tempatnya itu bukan satu lokasi, jadi ada di beberapa tempat lokasinya berbeda dan mereka punya depot atau ruang penyimpanan kearsipan sendiri. Kita sarankan juga agar memiliki tempat penyimpanan arsip inaktif.
B. Penyimpanan 1.
Bagaimana prosedur penyimpanan arsip dinamis inaktif? Langkah-langkah apa yang dilakukan? Jawab: Pertama kalau hasil dari pemindahan kita sudah tentukan dengan lokasi simpan, ini blok apa, nomor rak nya berapa, jadi kita udah punya kode posisi simpan, Jadi setelah dilakukan tandatangan, kita lakunya yang namanya re-boksin, jadi boks yang terima itu kita kasih nomor boks sesuai dengan lokasi tempat simpan. Jadi nomor boks nya kita ganti dengan nomor lokasi simpan. Kalau yang penataan juga begitu, setelah di tata dan entri kita kasih nomor label sesuai dengan lokasi simpan.
2.
Media/ perlengkapan penyimpanan arsip dinamis inaktif apa saja yang dimiliki Unit Kearsipan? Jawab: Kita ada mobile file, ada rak arsip statis, kalau termasuk sarana kita juga punya gedung atau ruang.
3.
Berapa lama jangka waktu arsip dinamis inaktif disimpan? Jawab: Sesuai dan tergantung jenis arsipnya, berdasarkan JRA.
4. Pedoman apa yang dipakai dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif? Berikan alasan? Jawab: Kalau pedoman belum dibikin, paling kita buat layout penyimpanan. 5.
Dalam menemukan kembali arsip dinamis inaktif yang tersimpan, bagaimana cara menemukannya kembali? Jawab: Arahnya nanti menggunakan aplikasi, kalau udah ter-input di aplikasi tinggal ketik lalu search kata kuncinya, lalu langsung ketemu. Lalu karena belum semua ke input, biasanya dari daftar arsip.
C. Pemeliharaan 1. Adakah SOP/ kebijakan tertulis mengenai pemeliharaan arsip dinamis inaktif? Berikan alasannya? Jawab: SOP tahun ini baru dibikin tentang pemeliharaan. Sebelumnya mungkin ada, tapi tidak dijalankan. Paling pembersihan ruangan secara rutin oleh cleaning service, tapi kalau pembersihan sampai ke boks tidak rutin dilakukan tiap minggu. Fumigasi pernah kita lakukan sekali, kalau itu arsip yang memang lama dan kondisinya udah parah, tapi setelah itu tidak pernah dilakukan dan terakhir 2014 pas awal pemungsian gedung arsip.
2.
Terkait dengan pemeliharaan arsip dinamis inaktif, apakah ada survey/ pengecekan arsip dinamis inaktif? Jawab: Peninjauan kembali, di beberapa tahun ini, itu yang dilakukan. Karena banyak perpindahan misalkan dari Gedung A ke sini, terus lagi datang rak baru harus di tata lagi, jadi banyak posisi arsip yang daftarnya ada tapi fisiknya kurang.
3.
Bagaimana cara/ usaha untuk melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif? Jawab: Pemeliharaan kalau dari sarana, untuk menjaga suhu pakai AC, terus untuk mencegah kelembapan pakai silica gel di taruh di masing-masing boks, lalu ada pakai kamper untuk mencegah tikus atau serangga lainnya, terus ada alat pengukur suhu pakai termohygrometer.
4.
Kriteria arsip dinamis inaktif apa saja yang termasuk kedalam kegiatan pemeliharaan arsip dinamis inaktif? Jawab: Semua, kan treatment nya dilakukan di satu lantai gedung itu. Paling yang beda seperti SK Menteri di taruh penyimpanannya pada mobile file.
5.
Apakah ada instruksi dari pihak Kementerian Pertanian khususnya Menteri Pertanian untuk memelihara arsip dinamis inaktif? Jawab: Ada, kita udah beberapa kali mengeluarkan surat edaran, isinya mengatur penyiapan ruangan, melakukan penyusutan secara berkala, pemberkasan arsip, menyediakan anggaran itu bentuknya surat edaran sekretari jenderal.
D. Penyusutan/ Pemusnahan 1.
Apakah Unit Kearsipa telah melakukan kegiatan penyusutan/ pemusnahan arsip dinamis inaktif? Berikan alasan? Jawab: Kalau ga dilakukan nanti penuh, lalu ga efisien juga. Untuk mengurangi volume signifikan dilakukan pemusnahan, jadi ga menghabiskan ruang penyimpanan sama biaya pemeliharaan. Juga penyelamatan nilai guna ke ANRI.
2.
Apakah Unit Kearsipan melakukan peninjauan kembali arsip dinamis inaktif yang akan disusutkan/ dimusnakan? Berikan alasannya? Jawab: Prosesnya panjang, misalkan satu orang atau satu tim menyiapkan daftar yang akan dimusnahkan, setelah itu baru adakan rapat yang mengundang ANRI, unit penciptannya, sama arsiparis, nanti dibedah satu-satu, terus setalah itu ada rekomendasi, notulen rapat dikiri ke ANRI nanti disanan diperiksa kembali, kalau sudah setuju baru dimusnahkan.
3.
Kriteria penilaian apa yang digunakan untuk menyusutkan/ memusnahkan arsip dinamis inaktif? Berikan alasannya? Jawab: Karena kita sudah punya JRA, jadi berdasarkan JRA. Kalau tanpa JRA, kita pakai kriteria nilai guna.
4.
Bagaiman alur kerja pemusnahan arsip dinamis inaktif pada Unit Kearsipan? Jawab: Pertama tim arsiparis menyiapkan daftar arsip yang akan dimusnahkan, setelah ada daftarnya, masuk ke Bu Putu diajukan rekomendasi pemusnahan, diadakan rapat bersama ANRI, unit pencipta, lalu disusun notulen, disusun rekomendasi penilaian, lalu dibuat surat usul musnah ke Arsip Nasional, kelengkapannya yaitu: daftar arsip usul musnah, surat turunan peninjau panitia penilai, notulen rapat, setelah itu sampling dari daftar tersebut, setelah oke baru surat persetujuan dari kepala ANRI ke sekjen. Setelah itu dibuatkan SK penetapan musnah yang ditandatangan sekjen, lalu usul pemusnahan, lau digunakan pihak ketiga untuk pencacahan, lalu dibuatkan berita acara pemusnahannya ditandatangan dari Biro Hukum, dari Irjen, sama arsiparis yang ikut menyakiskan pencacahan.
5.
Bagaimana metode/ cara pemusnahan arsip dinamis inaktif pada Unit Kearsipan? Jawab: Dari pihak ketiga langsung dicacah, nanti dari pihak ketiga dibikin surat pernyataan di atas materai dari pihak ketiga.
6.
Apakah Unit Kearsipan membuat daftar jenis arsip dinamis inaktif yang akan disusutkan/ dimusnahkan? Berikan alasannya? Jawab: Ya tadi sudah dijelaskan dalam prosesnya
7. Apakah Unit Kearsipan membuat surat dan berita acara penyusutan/ pemusnahan arsip dinamis inaktif? Jawab: Ya dibuat semua, yang tadi dijelaskan prosesnya. 8.
Apakah ada saksi dalam pemusnahan arsip dinamis inaktif? Siapa saja saksinya? Jawab: Ada, dari uni pencipta, sekjen, irjen sama dari ANRI
9.
Arsip dinamis inaktif apa saja yang termasuk kategori arip yang dimusnahkan/ dipermanenkan? Apakah ada kebijakan dari Unit Kearsipan untuk menyerahkan arsip dinamis inakif ke Arsip Nasional Indonesia (ANRI)? Berikan alasannya? Jawab: Seperti yang udah dibilang tadi, udah termuat di dalam JRA. Disitu sudah ada jenis arsip, retensi dan nasib akhirnya. Ya rutin, setiap tahun ada yang diserahkan .
10. Apakah ada perlengkapan yang digunakan dalam penyusutan/ pemusnahan arsip dinamis inaktif? Jika ada, apa saja? Jawab: Untuk pencacahan ya kita gunakan mesin pencacah dari yang besar dan yang kecil mesinnya ada, tapi ya butuh waktu yang lama untuk melakukannya, karena butuh waktu dan tenaga yang banyak. 11. Bagaimana dengan penentuan nasib akhir/ retensi arsip dinamis inaktif? Apakah akan dimusnahkan atau disimpan secara permanen? Berikan alasannya? Jawab: Itu udah tertuang di dalam JRA.
D. Pertanyaan Tambahan 1. Kendala apa saja dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif? Jawab: Kendalanya itu, Pertama kesadaran dari pihak-pihak pengolah atau ketidaktahuan dari unit pengolah untuk melakasanakan proses pemberkasan arsip dari awal tercipta, jadi akhinya menumpuk. Kemudian sosialisasi yang tidak berjalan dari eselon 1 bagian sub. Tata usaha, setelah dilakukan sosialisasi tidak disampaikan ke unit atau UPT di bawahnya, jadi tidak berjenjang dilakukan sosisalisasi. Lalu arsip yang diserahkan terpisah-pisah tidak satu kesatuan, jadi banyak deskripsinya. 2. Arsip apa saja yang termasuk arsip dinamis inaktif di Pusat Arsip? Jawab: Khazanah yang lumayan lengkap itu Surat Korespondensi Sekretaris Jenderal sama Menteri, terus Surat-Surat Keputusan Sekretaris Jenderal sama Menteri itu yang utama dan yang paling sering dicari. Terus pertanggungjawaban keuangan sekitar 50% sisanya ada dari Pusdatin, itu data-data statistik, dari Pusat Perizinan, dari Peternakan, dari P2HP.
Draft Pertanyaan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Kementerian Pertanian Nama Informan Jabatan
1.
: Isman : Arsiparis Unit Pengolah Biro Keuangan dan Perlengkapan
Tempat Wawancara
: Kantor Subbag Keuangan
Waktu Wawancara
: 17 Maret 2017
Arsip dinamis inaktif apa saja yang tercipta dari tiap Unit Kerja? Jawab: Yaa kalau disini kan semuanya arsip keuangan, kalau yang lagi saya proses semuanya arsip keuangan yang berbentuk SPJ keuangan semuanya ngumpul disini.
2.
Bagaimana bentuk dan format daftar/ berkas inventaris arsip dinamis inaktif yang diciptakan? Jawab: Disusun berdasarkan tahun
3.
Dalam setahun, ada berapa banyak arsip dinamis inaktif yang tercipta pada unit kerja? Jawab: Ga nentu juga, karena tergantung volume anggaran dan kegiatan. Tahun 2014 ada 27 dus, kalau yang 2011 hampir 92 bus, jadi tidak bisa diprediksi berapa jumlah arsip yang harus tercipta, tetapi sekitar 1000 arsip lebih.
4.
Berapa lama jangka waktu arsip dinamis inaktif disimpan pada Unit Kerja? Jawab: Kalau disini 2 tahun..........ini kemarin kenapa agak lama disini karena saya sendiri yang mengerjakan sahurusnya setiap 2tahun harus dikirim ke gedung arsip.
5.
Pedoman apa yang dipakai dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif? Berikan alasan? Jawab: Yang jelas ada tempatnya, jadi kita pedomannya dari orang arsip disana. Yang jelas ada tempat arsipnya, arsipnya harus di boks-in.
6.
Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kerja? Jawab: Karena saya sendiri ya seperti biasa aja, pertama tahun berjalan kan masih aktif masih belum saya kelola. Kalau yang sudah inaktif baru saya dus-dusin dan saya data. Lalu saya simpan di ruang arsip baru dipindahkan ke gedung arsip.
7.
Apakah pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan sudah dilakukan sesuai dengan SOP Pemindahan Arsip? Berikan alasannya? Jawab: Udah, karena saya mengikuti aturan dari Bu Putu. Harus di data dulu, harus dimasukin boks, boksnya itu ditulis apa aja isinya, baru kita kirim arsipnya.
8.
Bagaiman prosedur pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan? Jawab: Ya prosedurnya itu tadi, pertama saya data dulu, udah saya data, saya laporkan ke pimpinan saya kepala Biro, nanti kepala Biro bersurat untuk memindahkan arsip karena arsip yang terdapat disini volumenya udah penuh ke Biro Umum ke Biro Bu Putu, nanti ada balasan dari Biro Bu Putu bahwa disetujui, daftar arsip saya jilid satunya buat Bu Putu, satunya buat arsip saya bahwa saya udah pernah mengirimkan ini berkas, setelah siap dikirim ada berita acara serah terima, yang tanda tangan berita acara serah terima kepala Biro disana sama disini.
8.
Kendala apa saja yang terjadi dalam melakukan pemindahan arsip dinamis dari unit kerja ke unit kearsipan? Berikan alasannya? Jawab: Yang pertama karena saya sendiri itu perlu tenaga untuk mengerjakan ini, saya meminta bantuan OB dan kadang anak PKL yang laki-laki untuk mengangkat ini semua karena ga ada tenaga saya mindahin sendirian.
9.
Apakah dibuatkan daftar arsip dinamis inaktif yang akan diserahkan kepada Unit Kearsipan? Berikan alasan? Jawab: Iya dibuatkan
10. Apakah dibuatkan bukti serah terima atau berita acara pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan? Berikan alasan? Jawab: Nanti, setelah ada surat balasan baru dibikin berita acara serah terima tersebut pakai materai di tandatangan pimpinan, saya pegang satu dan yang satu lagi Biro Umum. 11. Kriteria apa yang digunakan dalam menentukan arsip dinamis inaktif yang akan diserahkan ke Unit Kearsipan? Berikan alasan? Jawab: JRA, kan kita punya JRA jadi kan tau ini arsip udah harus diserahkan. Setahu saya kalau masih aktif 2 tahun, tapi kalau sudah inaktif 10 tahun baru dimusnahkan.
12. Media/ fasilitas apa saja yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kerja? Jawab: Ya medianya kertas, komputer itu saja kalau disini. Sama itu tadi mobile file ada 4 dibelakang.
Draft Pertanyaan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Kementerian Pertanian
1.
Nama Informan
: Cici
Jabatan
: Arsiparis Unit Pengolah Biro Perencanaan
Tempat Wawancara
: Ruang Rapat Terbatas Biro Perencanaan
Waktu Wawancara
: 17 Maret 2017
Arsip dinamis inaktif apa saja yang tercipta dari tiap Unit Kerja? Jawab: Disini yang baru tercipta itu DIPA dan SPPLS dan TUP
2.
Bagaimana bentuk dan format daftar/ berkas inventaris arsip dinamis inaktif yang diciptakan? Jawab: Berupa kertas, mayoritas berupa buku, kertas, lembaran, peta wilayah juga ada.
3.
Dalam setahun, ada berapa banyak arsip dinamis inaktif yang tercipta pada unit kerja? Jawab: Satu tahun itu kemarin aja 2000 berkas yang sudah inaktif yang diserahkan dari Biro Perencanaan ke records center.
4.
Berapa lama jangka waktu arsip dinamis inaktif disimpan pada Unit Kerja? Jawab: Itu sesuai dengan sifatnya, dengan JRA (Jadwal Retensi Arsip).
5.
Pedoman apa yang dipakai dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif? Berikan alasan? Jawab: Kode Klasifikasi
6.
Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kerja? Jawab: Pengelolaanya itu kita dari berupa karung-karung, masih ngacak masih bercampur, dari satu karung itu kami pilah-pilah lagi, kita rapikan kembali, lalu kita mencatat pada tabel kode klasifikasi arsip lalu masuk ke arsip dinamis inaktif...........Setelah 2000-an ke atas itu dicampur gitu aja, dulu sih sistemnya masih dicampur-campur gitu aja.
7.
Apakah pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan sudah dilakukan sesuai dengan SOP Pemindahan Arsip? Berikan alasannya? Jawab: Sudah, karena kan dia ada tanda terima penyerahan Kabbag, Kasub, ke bagian kearsipan sudah sesuai SOP dan sudah persetujuan kedua belah pihak antara Biro Perencanaan dan Kearsipan untuk dipindahkan ke ruang records center.
8.
Bagaiman prosedur pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan? Jawab: Kita pilah-pilah dari karung, ke susunan data, kita urutkan dulu sesuai sifatnya, tahunanya, itu bagian kepegawaian, keuangan, dipipih-pilih dulu setelah itu nanti kita masukkan ke tabel lembar kelasifikasi, setelah di data dimasukkan ke dalam boks arsip, dicatat kode, nomor boks, tahunnya dan jumlah file di dalam satu boks itu.
8.
Kendala apa saja yang terjadi dalam melakukan pemindahan arsip dinamis dari unit kerja ke unit kearsipan? Berikan alasannya? Jawab: Kendalanya itu jika satu map itu tercecer, tidak sesuai dengan urutannya, masih tercampur dengan map-map lainnya. Juga boks arsip yang habis karena tidak ada anggaran untuk membeli boks lagi.
9.
Apakah dibuatkan daftar arsip dinamis inaktif yang akan diserahkan kepada Unit Kearsipan? Berikan alasan? Jawab: Dibuatkan, itu diserahkan ke ruang arsipnya memang harus ada daftarnya karena biar mengecek dalam 1 boks isinya ada apa aja, dan inaktif nya dari tahun keberapa.
10. Apakah dibuatkan bukti serah terima atau berita acara pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan? Berikan alasan? Jawab: Serah terima dan berita acaranya ada, kan sesuai dengan SOP. 11. Kriteria apa yang digunakan dalam menentukan arsip dinamis inaktif yang akan diserahkan ke Unit Kearsipan? Berikan alasan? Jawab: Baru hanya DIPA dan LS, itu yang memang sudah dari tahun-tahun lama 2009, 2008 sampai yang terakhir yang baru dikasih bagian ini 2012.
12. Media/ fasilitas apa saja yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kerja? Jawab: Yaitu boks arsip aja.
Draft Pertanyaan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Kementerian Pertanian
1.
Nama Informan
: Lita
Jabatan
: Arsiparis Unit Pengolah Biro Umum dan Pengadaan
Tempat Wawancara
: Ruang Kepala Biro Umum dan Pengadaan
Waktu Wawancara
: 17 Maret 2017
Arsip dinamis inaktif apa saja yang tercipta dari tiap Unit Kerja? Jawab: Di Biro Umum dan Pengadaan selakuk studi panitranya ya, arsipnya itu arsip masuk dan arsip keluar. Ada surat masuk biasa, segera sama undangan.
2.
Bagaimana bentuk dan format daftar/ berkas inventaris arsip dinamis inaktif yang diciptakan? Jawab: Hanya kertas saja ga ada yang lain.
3.
Dalam setahun, ada berapa banyak arsip dinamis inaktif yang tercipta pada unit kerja? Jawab: Banyak yaa, untuk yang keluar untuk tahun 2016 sekitar 2000-an.
4.
Berapa lama jangka waktu arsip dinamis inaktif disimpan pada Unit Kerja? Jawab: Jangka waktunya, kita nyimpen juga dari yang tahun 2014. Jadi sekitar 2 tahun
5.
Pedoman apa yang dipakai dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif? Berikan alasan? Jawab: Kalau disini tidak menggunakan, karena sifatnya masih sederhana. Disini disimpen aja, tapi kiranya udah lama banget kayak tahun 2011 baru kita pindahin.
6.
Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kerja? Jawab: Biasanya kita file aja sih, dibundle terus dimasukkin boks arsip lalu ditaruh diruang kecil dibelakang ruangan.
7.
Apakah pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan sudah dilakukan sesuai dengan SOP Pemindahan Arsip? Berikan alasannya? Jawab: Selama ini belum dilakukan, masih hanya disimpen aja disini. Baru melaksanankan kemarin karena diminta dan sudah di klasifikasi di unit kearsipan
8.
Bagaiman prosedur pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan? Jawab: Saya kurang mengetahui gimana prosedurnya.
8.
Kendala apa saja yang terjadi dalam melakukan pemindahan arsip dinamis dari unit kerja ke unit kearsipan? Berikan alasannya? Jawab: Kayaknya ga ada kendala, karena kita sudah urutin berdasarkan bulan, tanggal, langsung dikirim aja, nanti unit kearsipan yang sortir lagi berdasarkan kode.
9.
Apakah dibuatkan daftar arsip dinamis inaktif yang akan diserahkan kepada Unit Kearsipan? Berikan alasan? Jawab: Kurang mengetahui karena saya hanya mengurusi surat masuk saja dan belum dibuatkan daftarnya, karena yang nge-file kemarin teman saya
10. Apakah dibuatkan bukti serah terima atau berita acara pemindahan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan? Berikan alasan? Jawab: Karena sudah kenal dengan orang di Unit Kearsipan langsung diserahkan saja, karena juga satu Biro jadi tidak perlu dibuatkan. 11. Kriteria apa yang digunakan dalam menentukan arsip dinamis inaktif yang akan diserahkan ke Unit Kearsipan? Berikan alasan? Jawab: Semua surat ga ada yang ga diserahin, terakhir tahun 2016. 12. Media/ fasilitas apa saja yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Unit Kerja? Jawab: Boks file, kalau yang masih baru masih di bindeks itu, ga ada tempat penyimpanan khusus, paling disimpen di ruang belakang aja.
Lampiran 10 Lembar Observasi
BIODATA PENULIS
Bimo Nugeraha. Lahir di Kota Jakarta, pada tanggal 19 Oktober 1995. Penulis merupakan anak pertama dari dua bersaudara. Ayahanda penulis bernama Samsudin dan ibunda bernama Tumini. Memiliki adik perempuan yang bernama Naria Elies Tyanti. Saat ini, penulis bertempat tinggal di Jalan Jati Padang III RT 005 RW 05 No. 16 Kel. Jati Padang Kec. Pasar Minggu, Jakarta Selatan. Riwayat pendidikan yang pernah ditempuh penulis, yaitu dimulai dari Playgroup Melati Suci (1999-2000), Taman Kanak-Kanak Islam Raudhatul Athfal Nurul Iman (2000-2001), SDN Jati Padang 05 Pagi (2001-2007), SMPN 218 Jakarta (2007-2010), dan SMA FATAHILLAH (2010-2013). Kemudian, pada tahun 2013 penulis melanjutkan pendidikan S1 di Universitas Islam Negri Syarif Hidayatullah Jakarta dengan mengambil program studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora. Prestasi Non-akademik yang pernah diraih yakni pernah juara 2 lomba Murottal antar SD, juara 1, 2 dan 3 dalam kejuaraan bola voli tingkat SMP, juga pernah mewakili Tim Jakarta Selatan dalam kejauaraan bola voli tingkat DKI tahun 2013 dan pernah mewakili kontingen UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam perhelatan PIONIR 2015 di Palu, Sulawesi Tengah cabang Bola Voli, mewakili UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam ajang The 3rd Padjadjaran National Volleyball (VOLTOUR) di UNPAD, Jatinangor pada bulan Mei 2016, mewakili UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam ajang Volleyball Competition Of IPB (VOLLACI) di IPB, Dramaga, Bogor bulan Desember 2016 dan mewakili UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam ajang Pekan Olahraga Mahasiswa Provinsi (POMPROV) DKI Jakarta ke V dan ke VI pada tahun 2014 & 2017. Prestasi akademik yang dimiliki yakni pernah mengikuti olimpiade biologi antar SMP dan mengikuti olimpiade ekonomi antar SMA. Adapun organisasi dan ekstrakurikuler yang pernah diikuti adalah: 1. 2. 3. 4. 5.
Anggota Tim Bola Voli SMPN 218 Jakarta (tahun: 2007-2010) Anggota ROHIS SMA Fatahillah (tahun: 2011-2013) Anggota Pancoran Student Leadership Program (PSLP) (tahun: 2011) Ketua Karang Taruna Unit RW Kelurahan Jatipadang (tahun: 2014-2015) Anggota Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Federasi Olahraga Mahasiswa (FORSA) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (tahun: 2013-sekarang) 6. Ketua Divisi Bola Voli FORSA UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (tahun: 2016)
