Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana (Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan)
Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh Reza Nawafella Alya Parangu NIM: 1112025100016
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1438 H/ 2016 M
ABSTRAK
Reza Nawafella Alya Parangu (NIM: 1112025100016). Pengelolaan Arsip Dinamis Perkara Pidana Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2016. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana dan peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip tersebut, serta mengidentifikasi hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah observasi, wawancara, kajian pustaka, dan dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa Pengadilan Negeri Jakarta Selatan dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif perkara pidana menggunakan sistem penyimpanan ganda yaitu menurut subjek dan kronologi, selain itu azas penyimpanan yang digunakan adalah azas sentralisasi. Peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel masih tergolong sederhana,yaitu terdiri atas lemari baja, rak besi, filing cabinet, beberapa peralatan atk, map, dan plastik pembungkus map, dan untuk menjaga suhu agar tetap lembab menggunakan kipas angin, namun demikian peralatan tersebut terbilang masih layak untuk digunakan. Dalam pengelolaan arsip pidana PN Jaksel ada beberapa hambatan atau kendala yang dihadapi, yaitu: beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif belum dilakukan secara sistematis, khususnya dalam aspek penyusutan dan pemusnahan, belum adanya jadwal retensi arsip (JRA), ruangan yang tidak terlalu luas, dan terbatasnya fasilitas penunjang seperti komputer, AC dan sistem pengamanan. Kata kunci: pengelolaan arsip dinamis inaktif, arsip dinamis inaktif, arsip pidana
i
KATA PENGANTAR Alhamdulillahirabbil’alamiin, puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, maha sumber ilmu yang telah memberikan nikmat jasmani dan rohani, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana (Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan)”. Shalawat dan salam tak lupa penulis curahkan kepada junjunganku Baginda Rasulullah, Nabi Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya. Semoga segala kasih sayangnya dapat terus kita rasakan hingga akhir perjalanan hidup kita. Aamiin YRA. Bantuan dan partisapasi telah diberikan oleh berbagai pihak dalam peneyelesaian skripsi ini mulai dari awal studi, penyusunan proposal hingga skripsi ini siap dijilid. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan sekaligus Dosen Pembimbing Skripsi yang telah berkenan untuk memberikan bimbingan dan pengarahan serta meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu penyelesaian skripsi ini. ii
5. Bapak Nuryudi, M.LIS selaku Dosen Pembimbing Akademik yang memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini. 6. Ibu Nurul Hayati, M.Hum, selaku Dosen Penguji I dan Bapak M. Azwar, M.Hum, selaku Dosen Penguji II yang telah memberikan saran yang bermanfaat dan meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu menyelesaikan skripsi ini. 7. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu perpustakaan yang telah memberikan ilmu pengetahuan yang bermanfaat baik di bidang akademis, sosial, dan keagamaan. 8. Koordinator Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan yang sudah mengijinkan penulis melakukan penelitian di lembaga yang bersangkutan. 9. Bapak Jul Rizal, SH.MH dan Bapak Dadang, sebagai narasumber yang telah banyak membantu selama penulis melaksanakan penelitian di Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. 10. Kedua Orangtua ku, Bapak Ali Maksum dan Ibu
Sulistyowati tercinta,
terimakasih bapak dan ibu telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan moril dan materil serta untaian do’a yang tak pernah putus, nasehat, perhatian, dan memberikan semangat yang mendorong penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. 11. Kakak ku Kaukabilla Alya Parangu, dan Adik ku Nabil Bintang Ananda yang telah memberikan dukungannya kepada penulis, serta seluruh keluarga besar penulis yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. 12. Sahabatku Endorse Sosialita: Pupu Ressy Lusita, Maria Tunggal, Nurfitriani Arfah, Putri Novia Hartanti, Nur Halimah, Atikah Fajriati Mudrikah dan Rahmi
iii
Izzati. Terimakasih telah memberikan semangat, saran serta selalu memberikan keceriaan disela-sela kepenatan. 13. Teman-teman Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi angkatan 2012 khususnya IPI A: Alfi, Mae, Cesilia, Berliani, Lulu, Lala, Ratu, Stephanie, Almas, Mardiah, Diva, Dewi, Astrid, Luthfia, Reni, Ifah, Panggih, Roni, Ihsan, Ari, Djalinus, Braja, Sufaili, Adit, Farhan, Joese, yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsinya, semoga kita semua menjadi orang-orang yang bermanfaat bagi diri sendiri dan orang lain. Aamiin YRA. 14. Teman-teman BMC: Eli Karlina, Eni Haryanti, Pupu Reslus, Nur Kumala, Wulan Purnamasari, Febrilia Syifa, Yayah Asiyah dan semuanya yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah tinggal bersama selama beberapa tahun terakhir, terimakasih sudah mau berbagi suka, duka, canda, tawa dan bahagia. Dan terimakasih karena telah sama-sama mengingatkan untuk menyelesaikan skripsi secepatnya. 15. Teman-teman KKN LENTERA 2015 yang memberikan banyak pengalaman selama pelaksanaan KKN di Desa Leuwisadeng, Bogor. 16. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, hanya do’a dan ucapan terimakasih yang dapat penulis sampaikan. Semoga Allah SWT membalas segala amal kebaikan kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan skripsi ini, Aamiin. Kesempurnaan hanya milik Allah, dan ibarat ‘tiada gading yang tak retak’, demikian pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih bertaburan sejumlah kekurangan dan kekeliruan, maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh masukan
iv
berupa kritik dan saran membangun. Dengan demikian, diharapkan skripsi ini dapat mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk sekecil apapun, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.
Jakarta, 3 Oktober 2016
Penulis
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK .............................................................................................................. i KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi DAFTAR TABEL ............................................................................................... iix DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. x
BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang ........................................................................................ 1 B. Pembatasan dan Perumusan Masalah................................................... 7 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................. 8 D. Definisi Istilah ......................................................................................... 9
BAB II
TINJAUAN LITERATUR A. Arsip ....................................................................................................... 11 1. Definisi Arsip ................................................................................... 11 2. Nilai Arsip ........................................................................................ 13 3. Jenis Arsip ........................................................................................ 14 B. Peralatan Arsip Dinamis ...................................................................... 19 C. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif .................................................... 20 1. Penciptaan dan Penerimaan Arsip ................................................. 24 2. Penyimpanan Arsip ......................................................................... 25 3. Pemeliharaan Arsip ......................................................................... 30 4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip .............................................. 33 D. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis .................................. 36 E. Arsip Perkara Pidana ............................................................................ 37
vi
F. Penelitian Terdahulu ............................................................................. 39
BAB III
METODE PENELITIAN A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ......................................................... 42 B. Pemilihan Informan .............................................................................. 42 C. Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 43 1. Data Primer ...................................................................................... 43 2. Data Sekunder .................................................................................. 46 D. Teknik Analisis Data ............................................................................ 47 1. Reduksi Data .................................................................................... 47 2. Penyajian Data ................................................................................. 47 3. Penarikan Kesimpulan .................................................................... 48 E. Teknik Penguji Keabsahan Data ......................................................... 48 1. Perpanjangan pengamatan .............................................................. 49 2. Trianggulasi ...................................................................................... 49 F. Tempat dan Waktu Penelitian.............................................................. 49
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil Pengadilan Negeri Jakarta Selatan .......................................... 51 1. Struktur Organisasi .......................................................................... 53 2. Wilayah Yuridiksi ........................................................................... 55 3. Waktu Kerja ..................................................................................... 56 4. Letak Geografis ............................................................................... 56 B. Profil Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ................... 56 C. Hasil Penelitian dan Pembahasan ....................................................... 59 1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan .................................................................... 59
vii
2. Peralatan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan .................................................................... 69 3. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ................................................................................. 70
BAB V
KESIMPULAN A. Kesimpulan ............................................................................................ 72
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 75 LAMPIRAN-LAMPIRAN BIODATA PENULIS
viii
DAFTAR TABEL Tabel 3.1
Informan ................................................................................... 42
Tabel 3.2
Jadwal Penelitian ...................................................................... 49
Tabel 4.3
Struktur Organisasi ................................................................... 54
Tabel 4.4
SDM ......................................................................................... 57
Tabel 4.5
Peralatan Arsip Pidana ............................................................ 57
Tabel 4.6
Jenis Berkas Perkara ................................................................ 58
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
Jenis Arsip Secara Fungsional ........................................... 15
Gambar 2.2
Arsip Dinamis .................................................................... 20
Gambar 2.3
Daur Hidup Arsip .............................................................. 23
Gambar 4.4
Struktur Organisasi ............................................................. 54
Gambar 4.5
Wilayah Yuridiksi PN Jaksel .............................................. 55
Gambar 4.6
Letak Geografis PN Jaksel .................................................. 56
x
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Dewasa ini, di era globalisasi terlihat bahwa pentingnya suatu informasi semakin meningkat yang menjadikan kebutuhan informasi menjadi sangat penting di rumah, di masyarakat luas dan terutama di instansi/organisasi, khususnya dalam instansi/organisasi arsip berperan untuk mendukung proses administrasi serta pelaksanaan fungsi manajemennya. Arsip adalah salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi di sebuah instansi/organisasi, setiap kegiatan administrasi yang terjadi akan selalu menghasilkan arsip. Dalam surat Al-Qalam (68: 1)
Artinya: “Nùn. Demi pena dan apa yang mereka tuliskan.”1 Dalam tafsir Al Qurthubi, Al Walid bin Muslim meriwayatkan, dia berkata: Malik bin Anas menceritakan kepada kami dari Sumay budak Abu Bakar, dari Abu Shalih As-Saman, dari Abu Hurairah, dia berkata: Aku pernah mendengar Rasulullah SAW bersabda, yang artinya:2 “Hal pertama yang Allah ciptakan adalah qalam (pena), lalu dia menciptakan Nun yaitu wadah tinta. Itulah firman Allah Ta’ala: ‘Nun, demi Qalam.’ (Al-Qalam [68]:1). Setelah itu Allah berfirman kepada Qalam (pena): ‘Tulislah!’ Qalam (pena) berkata ‘Apa yang akan saya tulis?’ Allah berfirman, ‘Apa yang telah dan akan terjadi sampai hari kiamat, baik itu Pustaka ALFATIH, Al-Qur’an & Terjemahannya, Al-Qalam (68: 1). Syaikh Imam Al Qurthubi, Tafsir Al Qurthubi. Penerjemah Ahmad Khatib, dkk (Jakarta: Pustaka Azzam, 2009), h.56-57. 1 2
1
2
amal perbuatan, ajal, rezeki, atau pun jejak.’ Maka Qalam (pena) pun menulis apa yang akan terjadi sampai hari kiamat. Setelah itu mulut Qalam (pena) ditutup, sehingga ia tidak dapat berbicara, dan ia tidak akan berbicara sampai hari kiamat.”
ْ “ َوDemi Qalam,” yakni Aku bersumpah Setelah itu Allah berfirman, ُالقلَم dengan Qalam, sebab ia dapat memerikan penjelasan seperti lidah. Sumpah itu mengenai semua Qalam yang digunakan menulis oleh makhluk yang ada di langit dan makhluk yang ada di bumi. Termasuk ke dalam pengertian itulah ucapan seorang penyair Abu Al Fath Al Busti:3
ْ ُم َّماُيَ ْكسِب َ س َمُاأل ْب ُُال َم ْجدَُ َو ْال َك َر َم ِ س ْي ِف ِه ُْمُُُُ َو َعد َّوه َ ِطالُيَ ْو ًماُب َ إِذَاأ ْق ْ َكفَىُقَلَم ُس َمُ ِب ْالقَلَ ِم ِ ُال ِكتَا َ اُو ِر ْف َعةًُُُُُُُُُ َمدَىُالدَّ ْه ِرأ َ َّنُهللاَُأ َ ْق َ بُ ِع َّز Artinya: “ Jika suatu hari para ksatria bersumpah dengan pedangnya terhadap musuhnya yang mendatangkan kemuliaan dan penghormatan, maka (sesungguhnya) pena kitab dapat memberikan kemuliaan dan keluhuran di sepanjang masa, karena Allah telah bersumpah dengan pena.” Para penyair memilki banyak bait yang lebih mengistimewakan pena daripada pedang. Seorang penyair arab masa Abbasiyah, Ibnu al-Muqaffa berkata: “Ungkapan lidah itu terasa hanya pada sesuatu yang dekat dan hadir, sedangkap ungkapan tulisan itu berguna bagi yang menyaksikan dan yang tidak menyaksikan, bagi orang yang dulu dan yang akan datang. Ia seperti orang yang berdiri sepanjang waktu.” Tulisan merupakan bukti yang dapat diterima, penulisan untuk urusan kecil maupun besar tidak boleh diremehkan sehingga tidak hilang. Hal ini akan
3
Al Qurthubi, Tafsir Al Qurthubi, h. 60-61
3
menjadi adil, karena kesaksian yang tertulis lebih adil dan lebih dapat membantu menjelaskan kebenaran. Memang tidak ada yang abadi di dunia ini, tapi ada yang tetap ada setelah manusia itu tiada, inilah yang disebut dengan menulis untuk keabadian.4 Arsip adalah salah satu bentuk tulisan yang abadi, disimpan untuk bukti di masa yang akan datang, disebutkan bahwa arsip adalah sebuah rekaman baik itu berupa tulisan, foto, film, mikro film, rekaman suara, dan lain sebagainya dalam segala macam bentuk dan sifatnya. Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna, jika arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Sebagai endapan informasi kegiatan administrasi dan manajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang sejalan dengan semakin kompleksnya fungsi dari organisasi, dampaknya arsip semakin menumpuk secara tidak terkontrol.5 Oleh sebab itu diperlukan adanya pengelolaan arsip, dengan melaksanakan dan menyelenggarakan pengelolaan arsip yang konsisten dan sistematis dari mulai terciptanya arsip, pendistribusian arsip, penggunaan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip, hingga pemusnahan arsip, tahap-tahap ini disebut dengan lingkar hidup suatu arsip .
4 Bahron Ansori, Menulis untuk ‘Keabadian’. Mi’raj Islamic News Agency (MINA) 26 March 2016. Diakses pada 25 November 2016 dari www.mirajnews.com 5 Mustari Irawan, “Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan” Suara Badar I , 2001, h.10.
4
Adalah mustahil bila suatu instansi/organisasi dapat memberikan data dan informasi yang baik, lengkap dan akurat, apabila instansi/organisasi tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuanketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Berdasarkan UU Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menimbang bahwa arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara. Oleh sebab itu, instansi/organisasi perlu untuk meningkatkan dan menyempurnakan pengelolaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, dan dapat berguna dalam mencapai tujuan. Agar kegiatan administrasi di sebuah instansi/organisasi menjadi lancar diperlukan pengelolaan arsip yang baik, namun hal ini sering kali diabaikan, sering kali didapati bahwa bidang kerasipan belum mendapat perhatian yang baik dengan berbagai alasan seperti terbatasnya peralatan dan kurangnya SDM, hal ini terjadi hampir di sebagian instansi/organisasi baik itu pemerintah maupun swasta. Demi lancarnya sebuah pengelolaan arsip, maka perlu ditunjang oleh faktor-faktor kearsipan seperti pegawai arsip yang cakap dan profesional serta peralatan yang memadai, dengan demikian maka pengelolaan arsip terutama dalam hal penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan cepat dan tepat. Suatu sistem penyimpanan arsip dapat dikatakan baik apabila arsip yang diperlukan mudah untuk ditemukan secara cepat dan tepat, sehingga diperlukan
5
pengelolaan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan pengelolaan arsip dan penemuan kembali. Salah satu arsip yang pengelolaannya penting untuk diperhatikan adalah arsip dinamis baik itu bersifat aktif maupun inaktif. Dikatakan penting karena arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya masih tinggi, masih digunakan dalam kegiatan administrasi instansi/organisasi. Dengan mengelola arsip dinamis aktif secara konsisten dan sistematis maka akan memudahkan dalam tindak kerja administrasi. Selain itu, arsip dinamis inaktif adalah mulanya arsip dinamis aktif di mana arsip tersebut frekuensi penggunaanya telah menurun namun keberadaanya harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan di masa mendatang atau untuk memenuhi persyaratan retensi arsip sesuai dengan ketentuan undangundang.6 Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai kegunaanya. Retensi arsip harus dijadwalkan agar pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik. Jadwal retensi arsip disusun untuk menentukan jangka waktu pengelolaan dan pemusnahan arsip, serta penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), hal ini penting dalam pelaksanaan tugas suatu instansi/organisasi. Pentingnya jadwal retensi arsip (JRA) berkaitan dengan amanat Pasal 17 UU Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang berbunyi “Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya
6
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan mengelola informasi dan dokumen (Jakarta: Gramedia Pustaka, 2003)
6
Jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.” Pengadilan Negeri Jakarta Selatan (yang kemudian di singkat PN Jakarta Selatan) merupakan sebuah lembaga peradilan di lingkungan Peradilan Umum yang berkedudukan di Jakarta Selatan. Sebagai Pengadilan Tingkat Pertama, PN Jakarta Selatan berfungsi untuk memeriksa, memutus, dan menyelesaikan perkara pidana dan perdata bagi rakyat pencari keadilan di wilayah Jakarta Selatan. Pengadilan dilarang menolak untuk memeriksa, mengadili, dan memutus suatu perkara yang diajukan dengan dalih bahwa hukum tidak ada atau kurang jelas melainkan wajib untuk memeriksa dan mengadilinya.7 Sehubungan dengan tugas tersebut maka Pengadilan Negeri Jakarta Selatan memegang peranan penting dalam rangka menegakkan keadilan. Pengadilan Negeri Jakarta Selatan mengelola beberapa jenis arsip, salah satunya adalah arsip perkara. Ada dua jenis arsip perkara yaitu arsip perkara pidana dan arsip perkara perdata. Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia no. 25 tahun 2012 Pasal 1 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip, pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan, serta penyusutan dan pemusnahan arsip.
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, “Profil Pengadilan Negeri Jakarta Selatan” Diakses 2 Februari 2016 dari www.pn-jakartaselatan.go.id. 7
7
Namun, observasi awal menunjukkan bahwa pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan belum mengikuti ketentuan tentang kearsipan, hal itu dikarenakan belum adanya kebijakan tertulis mengenai jadwal retensi arsip sehingga salah satu kegiatan dari pengelolaan arsip yaitu penyusutan dan pemusnahan arsip belum berjalan sebagaimana mestinya, hal ini mengakibatkan volume penumpukan arsip dari tahun ke tahun semakin bertambah. Selain itu, peralatan pun tampaknya masih terbatas dalam pengelolaan arsip. Namun, arsip Pengadilan Negeri Jakarta Selatan khususnya arsip perkara pidana telah sistematis dalam penyimpanan arsipnya, disimpan dalam rak-rak baja dan lemari arsip sesuai dengan subjek dan kronologi. Sejalan dengan hal tersebut, maka peneliti memutuskan untuk meninjau dan mengkaji lebih dalam lagi mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif. Penelitian ini diberi judul “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana (Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan)”. B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, serta untuk memperjelas arah penelitian, maka peneliti perlu memberikan batasan masalah dalam penelitian ini. Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, peralatan yang digunakan pada kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, dan hambatan dalam pegelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
8
2.
Perumusan Masalah Berdasarkan pembatasan masalah yang telah dikemukakan di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut : a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ? b. Apa saja peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ? c. Apa saja hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan dari penelitian ini, yaitu : a. Untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. b. Untuk mengetahui peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. c. Untuk mengetahui hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. 2. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat, antara lain: a. Manfaat Akademis Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat mengembangkan kajian keilmuan di bidang kearsipan, digunakan sebagai bahan pertimbangan penelitian yang sejenis dan pengembangan studi kearsipan, selain itu dapat memberikan manfaat di kemudian hari ketika peneliti terjun lagsung ke dunia kerja.
9
b. Manfaat Praktis Penelitian ini diharapkan dapat menjadi acuan dan memberikan kontribusi yang berguna bagi unit kearsipan pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana. D. Definisi Istilah 1. Arsip Dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Arsip dinamis yang di maksud di sini adalah arsip pidana. 2. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, namun sesekali masih dipergunakan sebagai referensi dalam penyelenggaraan administrasi pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. 3. Pengelolaan Arsip adalah proses kegiatan yang dilakukan dimulai dari penciptaan dan penerimaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan, penyusutan, dan pemusnahan arsip. 4. Arsip pidana adalah arsip dinamis inaktif yang bernilai hukum pidana yang tercipta di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
E. Sistematika Penulisan Bab I
Pendahuluan Bab ini memuat argumentasi seputar penelitian, meliputi latar belakang, pembatasan masalah dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah, dan sistematika penulisan.
Bab II
Tinjauan Literatur
10
Bab ini menjelaskan tentang landasan teori mengenai definisi arsip, jenis arsip, peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip dinamis, hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis, arsip perkara pidana dan penelitian terdahulu. Bab III
Metode Penelitian Bab ini membahas tentang jenis dan pendekatan penelitian, pemilihan informan, teknik pengumpulan data, teknik analisis data, keabsahan data dan jadwal penelitian.
Bab IV
Hasil Penelitian dan Pembahasan Bab ini berisi tentang profil objek penelitian, hasil penelitian dan pembahasan tentang pengelolaan arsip dinamis perkara pidana studi kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
Bab V
Penutup Bab ini merupakan bab akhir yang terdiri dari kesimpulan dari keseluruhan pembahasan dan saran terkait temuan-temuan hasil dari penelitian yang telah dilakukan.
BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Arsip 1. Definisi Arsip Konsep arsip menurut pengertian Indonesia yang menyatukan records dan archives menjadi satu nama, yaitu arsip, hanya saja records merupakan arsip dinamis sedangkan archives dalam konteks Anglo-Saxon adalah arsip statis.8 Jika mendengar kata arsip, secara langsung muncul pikiran tentang tumpukan/kumpulan kertas kotor yang disimpan di ruangan yang penuh debu, pada kenyataanya, pegertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan atau di terima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Pasal 1 Nomor 25 Tahun 2012 disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemeritah daerah, lembaga pendidikan,
8
Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan. (Jakarta: Universitas Terbuka, 1996), h. 4.
11
12
perusahaan,
organisasi,
politik,
organisasi
kemasyarakatan,
dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.9 Dengan kata lain arsip adalah sebuah rekaman dari suatu kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang berfungsi sebagai sumber informasi. Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) nomor 25 tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan arsip bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.10 Sedangkan menurut Basir Bartos Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang secara langsung digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, dan penyelenggaraan administrasi negara.11 Arsip dinamis adalah arsip-arsip aparatur pemerintah/negara yang berbeda dalam lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dan secara fungsionil masih aktuil dan berlaku, tetapi menuju ke arah pengabadian sesuai dengan fungsi, usia, dan nilainya. Dengan kata lain, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis memiliki berbagai kegunaan seperti untuk mengambil keputusan, keperluan dokumentasi, jawaban atas pertanyaan, dan sebagai rujukan ataupun membantu tuntutan hukum.12
9
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip 11 Bartos, Manajemen Kearsipan, h.109. 12 Sulityo Basuki. Pengantar Kearsipan, h. 36. 10
13
2. Nilai Arsip Dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, The Liang Gie mengemukakan bahwa arsip mempunyai 6 nilai yang disingkat dengan ALFRED, yaitu:13 a. Nilai administrasi (administrative value) b. Nilai hukum (legal value) c. Nilai keuangan (fiscal value) d. Niali penelitian (research value) e. Nilai pendidikan (education value), dan f. Nilai dokumentasi (documentary value) Nilai ALFRED berkisar antara 0 s.d 100 dihitung berdasarkan jumlah persentase dari ke enam komponennya. Sehingga ada 4 (empat) penggolongan arsip, yaitu sebagai berikut:14 a. Arsip vital (persentase nilai 90-100) Arsip sangat peting dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini harus disimpan abadi di perkantoran yang bersangkutan. Contoh: akte pendirian perusahaan. b. Arsip penting (persentase nilai 50-89) Arsip ini melengkapi kegiatan rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini simpan di file aktif selama lima tahun dan di file inaktif selama 25 tahun. Contoh: arsip bukti-bukti keuangan.
13
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Ed.4 (Yogyakrta: Liberty,2000),
14
Saiman, Manajemen Sekertaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.), h.105.
h.117.
14
c.
Arsip berguna (persentase nilai 10-49) Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama 2 tahun dan inaktif selama 10 tahun. Contoh: surat pesanan
d.
Arsip tidak berguna (persentase nilai 0-9) Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama
arsip ini disimpan 3 bulan di file inaktif. Contoh: surat undangan dan memo 3. Jenis Arsip a. Jenis-jenis arsip menurut UU No.43 Th 2009 tentang Kearsipan adalah sebagai berikut : 1) Arsip Aktif Arsip aktif adalah arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi /kantor. Jenis arsip ini disebut pula dengan active record(s) yang frekuensi penggunaannya paling sedikit 10 kali setahun. 2) Arsip Inaktif Pada jangka waktu tertentu arsip aktif akan mengalami penurunan kegunaan, karena nilai informasi yang terkandung telah selesai digunakan sehingga arsip tidak digunakan secara terus menerus tetapi hanya digunakan sesekali sebagai referensi atau alasan non operasional lainnya, arsip inilah yang kemudian disebut dengan arsip inaktif.
15
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun, yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip. Arsip inaktif dikenal juga dengan nama non-current record(s) atau inactive record(s) di mana frekuensi penggunaanya kurang dari 10 kali dalam setahun. 3) Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 4) Arsip Vital Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 5) Arsip Terjaga Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
16
6) Arsip Umum Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. b. Jenis arsip secara fungsional menurut Boedi Martono15
Dinamis (records) ARSIP Statis (Archives)
Aktif (Current Records) Inakif (Dormant Records)
Gambar 2. 1 Jenis Arsip Secara Fungsional
1) Arsip dinamis atau records adalah arsip yang masih berada pada setiap organisasi yang dipelihara karena secara fungsional berlaku untuk menyelesaikan berbagai urusan. Arsip dinamis (records) bila ditinjau dari tingkat dan lingkup kepentingan dan kegunaanya dapat dibedakan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. a) Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi kegunaannya untuk penyelenggaraan kerja masih tinggi, masih sering digunakan sebagai berkas kerja. b) Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang tidak lagi digunakan secara terus-menerus sebagai berkas kerja karena urusanya telah selesai. Tetapi masih digunakan sekali waktu sebagai bahan referensi atau alasan non-operasional lainnya.
15
Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis: Penyusustan dan Pemeliharaan Arsip (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), h.22
17
2) Bagi arsip yang tidak memiliki informasi penting baik sebagai bahan pertanggungjawaban kegiatan organisasi maupun kepentingan lainnya, arsip tersebut dimusnahkan. Namun, bagi arsip yang memiliki nilai informasi yang cukup penting, dipertahankan kelangsungan hidupnya dan disimpan permanen, jenis arsip inilah yang disebut arsip statis (archives). Arsip statis (archives) adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi oleh organisasi, tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi, masih memiliki nilai berkelanjutan (setelah nilai kegunaanya bagi manajemen telah selesai) maka arsip tersebut masih tetap disimpan dan dipelihara c. Jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan16 1) Arsip otentik Arsip otentik adalah arsip yang terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari isi arsip tersebut (bukan fotokopi/film) 2) Arsip tidak otentik Arsip yang berupa fotokopi, salinan dan sebagainya di mana di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.
16
Saiman, Manajemen Sekretaris, h.103.
18
d. Menurut Penn dalam Enemute Basil Iwhiwhu membagi record dalam 3 bentuk, yaitu: 17 1) Aktif (active or current) Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan sehari-hari dalam pelaksanaan fungsi administrasi dan untuk membantu dalam mengambil keputusan, record dapat diklasifikasikan sebagai rahasia atau tidak rahasia tergantung dengan jenis informasi yang dikandungnya. Arsip aktif ini perlu dikelola secara efektif untuk penggunaan yang efisien. 2) Semi aktif (semi-active or semi-current) Arsip inaktif adalah termasuk jenis arsip yang tidak sering digunakan namun, sesekali masih digunakan menjadi referensi. Arsip semi akif ini harus dipindahkan atau disimpan di record centre. 3) Inaktif (inactive or non-current) Arsip inaktif adalah arsip yang sudah tidak diperlukan dalam kegiatan sehari-hari, namun memiliki nilai abadi yang berharga di mana berisi informasi mengenai kegiatan dan fungsi dari suatu lembaga/organisasi
yaitu
nilai
sejarah/
nilai
penelitian.
Pemusnahan/penghancuran arsip inaktif ini harus dilakukan dengan hati-hati.
Enemute Basil Iwhiwhu, “Management of Records in Nigerian Universities: Problems and Prospects,” The Electronic Library, vol.23, no.3, (2005), h. 348. 17
19
B. Peralatan Arsip Dinamis Peralatan kearsipan adalah salah satu faktor pendukung keberhasilan dalam pengelolaan suatu arsip. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip, yaitu dapat menyimpan dan menemukan kembali arsip secara cepat dan tepat. Berikut beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan arsip:18 1. Anggaran yang tersedia. 2. Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan 3. Jenis-jenis arsip yang akan disimpan (ukuran, jumlah, berat, nilai, dan sebagainya). 4. Frekuensi penggunaan arsip. 5. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan. Beberapa jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif antara lain:19 1. Ordner Ordner adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip, di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah diperforator atau dilubangi pinggirnya. 2. Rak Buku (Lemari Terbuka) Rak buku seperti di perpustakaan yang terbuat dari kayu atau besi baja, digunakan untuk menyimpan ordner dan sejenisnya.
18
Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. (Bandung: Mandar Maju, 2003), h. 43. 19 Sedarmayanti, Tata Kearsipan, h. 44.
20
3.
Boks Arsip Menurut Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip, boks arsip adalah sarana tempat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam rak arsip, terbuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya. Boks arsip disarankan berwarna coklat, coklat muda, biru muda, dan warna lain yang tidak menyilaukan atau terlalu gelap. Kertas bergelombang adalah karton yang dibuat dari satu atau beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat. Kertas medium adalah kertas yang dipakai sebagai lapisan bergelombang pada karton gelombang. Kertas lainer adalah kertas yang dipakai sebagai penyekat dan pelapis pada karton gelombang. Beberapa jenis fasilitas lain yang digunakan dalam pengelolaan arsip
dinamis inaktif antara lain:20 1. Lemari tahan api 2. Sistem sembur air 3. Alarm pencuri dan api 4. Jasa fotokopi, facsimile, dll. C. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Arsip dinamis harus dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya. Pengelolaan arsip dinamis dalam bahasa asing dikenal
20
Sulityo Basuki, Pengantar Kearsipan, h.96.
21
dengan record(s) management. Arsip dinamis dalam suatu organisasi terdiri dari arsip aktif yang frekuensi penggunaannya dalam kegiatan masih tinggi dan arsip inaktif yang frekuensi penggunaannya dalam kegiatan sudah menurun. 21 Aktif
Arsip Dinamis Inaktif
Gambar 2.2 Arsip Dinamis
Manajemen arsip aktif adalah suatu pengelolaan arsip yang diciptakan dan dipergunakan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan teknis/substantive dan administrasi/fasilitatif. Manajemen arsip dinamis inaktif adalah suatu pengelolaan dan penyimpanan arsip yang sudah tidak sering dipergunakan dalam kegiatan operasional organisasi, tetapi masih disimpan sebagai bahan refrensi, untuk memenuhi ketentuan refrensi, bernilai guna hukum atau alasan lainnya. Manajemen arsip bertujuan untuk
mempermudah pengguna arsip
menemukan kembali informasi yang diperlukan dalam waktu yang tidak terlalu lama. Selain itu, pengelolaan arsip juga memungkinkan upaya pemeliharaan penyimpanan arsip dalam format yang dapat digunakan selama masih diperlukan. Menurut Lundgren and Lundgren dalam Mustari Irawan “Manajemen kearsipan pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip (life cycle of record), pegelolaan arsip dinamis bertujuan untuk 21
Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis, h.22
22
mengontrol secara sistematis terhadap arsip dinamis sejak arsip tersebut diciptakan, disimpan, dipelihara, disusutkan dan dimusnahkan.”22 Dapat disimpulkan bahwa kegiatan manajemen kearsipan meliputi suatu siklus kehidupan arsip sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting akan disimpan selama-lamanya di lembaga yang bersangkutan sebagai arsip abadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di suatu lembaga tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan sebagai arsip statis. Manajemen kearsipan meliputi suatu siklus arsip sejak lahir sampai mati, hal tersebut juga diungkapkan oleh Elizabeth Shepherd and Geoffery Yeo dalam bukunya Managing Records: A Handbook of Principles and Practice
“The records lifecycle is a concept in common use. It indicates that records are not static, but have a life similar to that of biological organisms: they are born, live through youth and old age and then die.”23 Hal senada juga diungkapkan oleh Rhoads dalam Enemute Basil Iwhiwhu “The Life-cycle concept of records is based on the fact that records have simiar to a biological organism – it is born (creation), it lives (use and maintenance) and it dies (disposition).”24 Dari dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa siklus hidup arsip mirip dengan organisme biologis, mereka lahir, hidup (digunakan dan dipelihara), dan kemudian mati (disusutkan dan dimusnahkan).
22
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h. 12. Elizabeth Shepherd and Geoffery Yeo, Managing Records: A Handbook of Principles and Practice, (London: Facet Publishing, 2003), h.5. 24 Enemute Basil Iwhiwhu, “Management of Records in Nigerian Universities: Problems and Prospects,” The Electronic Library, vol.23, no.3, (2005), h. 347. 23
23
Menurut Sedarmayanti lingkaran hidup kearsipan (life span of records) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi menjadi tujuh yaitu: 25 1. Tahap penciptaan arsip, tahap awal dari proses kehidupan arsip. Arsip dapat tercipta karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan misal; peraturan-peraturan, pemberian ijin, pemberian informasi ke pihak lain dan sebagainya atau arsip tercipta karena organisasi menerima dari pihak lain misal; surat permohonan, saran-saran, informasi, dan sebagainya. 2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap di mana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. 3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu. 4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip. 5. Tahap pemusnahan, yakni pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi. 6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, di mana arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah
25
Sedarmayati, Tata Kearsipan, h.20.
24
penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku. 7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah. Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.
Namun, daur hidup arsip sesungguhnnya dapat disederhanakan menjadi tiga fase yaitu fase penciptaan dan penerimaan arsip, penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan arsip, dan fase penyusutan dan pemusnahan arsip sebagai masa istirahat arsip.26
Gambar 2.3 Daur Hidup Arsip
1. Penciptaan dan Penerimaan Arsip Arsip dinamis dimulai dengan penciptaan dokumen yang menjadi awal dari siklus arsip. Fase Penciptaan sebagai tahap awal arsip akan menentukan "perjalanan hidup" arsip selanjutnya. Pada fase inilah sesungguhnya cikal bakal suatu informasi akan menjadi arsip atau tidak. Oleh karenanya pengelolaan (manajemen) arsip dimulai pada fase penciptaan ini. Dewasa ini, penciptaan arsip semakin berkembang dengan adanya mesin produksi yang lebih modern sehingga dengan mudah menciptakan arsip tanpa pembatasan. Semakin tinggi kegiatan dalam
26
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.13.
25
suatu organisasi maka semakin cepat pertambahan jumlah arsip sehingga diperlukan adanya kegiatan pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip untuk menanggulangi pertambahan volume arsip yang telah tercipta. 2. Penyimpanan Arsip Arsip dapat disimpan dengan penataan terhadap arsip - arsip yang sudah dikelompokkan. Kegiatan penataan berkas ini merupakan kegiatan yang bersifat mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat, tepat, dan akurat. Arsip dinamis aktif dan inaktif disimpan secara terpisah, arsip dinamis aktif disimpan pada unit pencipta rekod (central file), sedangkan arsip dinamis inaktif disimpan pada pusat rekod (record center). Arsip dinamis dapat disimpan menggunakan 3 azas penyimpanan, yaitu:27 a. Azas Sentralisasi Azas sentralisasi adalah azas yang digunakan oleh organisasi untuk menyimpan arsip dinamis dalam satu unit kerja secara terpusat. Semua arsip dinamis disimpan di pusat penyimpanan.28 Azas Sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip.29
27
Sedarmayanti, Tata Kearsipan, h.21. Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, h.62 29 Sedarmayanti, Tata Kearsipan, h. 21 28
26
Penyimpanan arsip secara sentral lebih afisien dan efektif bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil, rentang tugasnya pendek, tidak terlalu kompleks, beban kerja tidak terlalu besar dan lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap. Dengan menerapkan azas sentralisasi ini maka sistem penyimpanan yang digunakan akan menjadi standar, dan akan lebih mudah dalam pengendalian dan penelusurannya karena keseragaman sistem dan prosedur.30 b. Azas Desentralisasi Arsip dinamis akan disimpan di bagian unit yang bersangkutan, sehingga menghemat waktu ketika akan mencari informasi yang relevan.31 Azas desentralisasi adalah azas yang digunakan suatu organisasi dalam menyimpan arsip dinamis berdasarkan unit kerja masingmasing.32 Azas desentralisasi lebih efektif dan efisien jika diterapkan pada organisasi yang relatif besar, dalam azas ini semua unit kerja diberikan otoritas untuk menyimpan dan mengelola arsip aktifnya masing-masing. Azas ini dapat diterapkan jika organisasi mempunyai rentang tugas yang panjang, beban kerja yang besar dan lingkup kerjanya tidak berada dalam satu gedung atau satu atap melainkan berpencar dan berjauhan, mempunyai kantor cabang atau kantor perwakilan di beberapa tempat.33
30
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.14. Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, h.62. 32 Saiman, Manajemen Sekretaris, h.106. 33 Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.14. 31
27
c. Gabungan Azas gabungan adalah kombinasi dari azas sentralisasi dan azas desentralisigasi. Menerapkan azas sentralisasi dalam prosedur, sistem,
peralatan
dan
SDM
dan
desentralisasi
dalam
pelaksanaannya. Prinsip azas ini adalah bahwa setiap unit kerja diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan pengelolaan arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara terpusat oleh suatu unit khusus di dalam organisasi.34 Dalam menyimpan arsip dinamis dapat menggunakan beberapa sistem penyimpanan, yaitu:35 a. Alphabetic filing system Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem abjad. Penyimpanan arsip menurut abjad berarti arsip yang dihasilkan atau yang dibuat dan yang diterima oleh suatu kantor/lembaga yang di dalamnya termuat nama-nama seperti nama orang, nama organisasi, nama tempat atau nama wilayah atau nama pokok soal yang disimpan menurut tata urutan susunan abjad. Dengan demikian kode yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip adalah abjad.36 b. Subject filing system Dalam filing sistem subjek yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah atau judul pokok soal, atau istilah yang lebih
34
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.14. E.Martono, Kearsipan: Rekod Manajemen dalam Praktek Perkantoran Modern, (Jakarta: Karya Utama, 1997), h. 78. 36 Ig. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h.49. 35
28
populer, atau subject hiding, yang terdapat dalam suatu surat.37 Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok soal atau pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya.38 Arsip-arsip disimpan dan diatur menurut pokok masalah yang terdapat dalam suatu arsip; misalnya arsip-arsip yang memuat masalah narkotika dihimpun dan disimpan menjadi satu dalam berkas tersediri, arsip yang memuat masalah pembunuhan dihimpun dan disimpan menjadi satu dalam berkas tersendiri kemudian arsiparsip tersebut diurutkan
menurut abjad, dan abjad yang
dipergunakan adalah huruf pertama dari masing-masing pokok masalah.39 c. Numerical filing system Sistem nomor atau angka adalah sistem penyimpanan arsip dinamis dengan menggunakan urutan angka-angka sebagai pedoman untuk mengaturnya. Nomor dapat diberikan menurut sistem seri (serial numeric) atau menurut sistem persepuluh atau decimal numeric, misal; 00, 10, sampai dengan 90 atau 000, 100, 200, dan seterusnya sampai dengan 900. Jadi, nomor yang dipergunakan bukanlah nomor yang tercantum pada surat.40 Dalam filing sistem nomor, setiap surat diberi nomor yang sudah ditentukan
sebagai
kode
penyimpanannya,
dan
disimpan
berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditentukan tersebut.
37
Wursanto, Kearsipan 2, h. 101. A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan (Jakarta: Rajawali Press,1986), h. 106. 39 Wursanto, Kearsipan 2, h.102. 40 Wursanto, Kearsipan 2, h. 121. 38
29
d. Geographic filing system Sistem wilayah atau sistem ilmu bumi adalah sistem penyusunan berdasarkan nama wilayah atau derah dari alamat surat. Arsip-arsip yang termasuk dalam suatu satuan wilayah atau daerah dihimpun dalam satu berkas, kemudian arsip tersebut dapat disusun menurut urutan abjad, abjad yang dipergunakan diambil dari huruf pertama nama masing-masing wilayah atau daerah.41 Umumnya sistem ini digunakan oleh kantor-kantor yang mempunyai cabang, atau perwakilan kantor di wilayah tertentu.42 e. Chronological filing system Sistem kronologis adalah sistem yang menyusun arsip berdasarkan waktu. Sistem kearsipan dengan menyimpan arsip surat ataupun dokumen lainnya berdasarkan hari, tanggal, bulan, dan tahun.43 Tidak
selamanya
arsip
akan
disimpan,
oleh
sebab
itu
instansi/lembaga harus merumuskan jadwal retensi asip. Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.44 Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat dengan JRA merupakan alat yang sangat mendukung dalam pengelolaan arsip, karena dengan adanya JRA dengan mudah akan mengetahui arsip mana
41
Wursanto, Kearsipan 2, h. 184. Gina Madiana dan Iwan Setiawan, Kearsipan (Bandung: Armico, 1994), h. 159. 43 Madiana dan Setiawan, Kearsipan, h. 165. 44 Peraturan Kepala ANRI No.13 Tahun 2014 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Kesejahteraan Rakyat Urusan Pendidikan dan Kebudayaan, h.3 42
30
yang akan disimpan dalam jangka waktu panjang, dalam jangka waktu pendek, serta mengetahui berapa lama arsip tersebut akan disimpan dan kapan arsip tersebut akan dimusnahkan.45 Menurut Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menjelaskan bahwa jadwal retensi arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.46 3. Pemeliharaan Arsip Upaya untuk
memelihara arsip terutama
ditujukan untuk
melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan - tindakan untuk menyelamatkan fisik terutama informasi arsip, disamping menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan. Pemeliharaan arsip inaktif harus memperhatikan dua faktor pokok, pertama faktor intern yang dapat menyebabkan kerusakan pada fisik arsip, sehingga perlu dilakukan tindakan untuk memelihara, menjaga dan mengamankan terhadap perusak kertas secara langsung. Kedua, faktor ekstern dari lingkungan di mana arsip tersimpan, yang dapat merusak arsip secara tidak langsung.
45 Oktarino Arizola dan Eva Rahmah. Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Kantor Wali Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Vol.2, No. 2, Seri A, Maret 2014, h.1. 46 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, h.6.
31
Berikut faktor yang menyebabkan kerusakan pada arsip yang disebabkan dari dalam antara lain :47 a. Kertas Kertas mempunyai kandungan baik itu bersifat pengawet maupun bersifat penghancur terhadap kertas itu sendiri, bahanbahan yang digunakan untuk lapisan atas kertas terbuat dari kanji, cuka, garam mineral, yang merupakan bahan-bahan makanan yang menarik bagi serangga dan bagi pertumbuhan berbagai bakteri. Namun, sebaik apapun kertas yang kita gunakan, apabila perawatan dan penyimpaannya tidak baik, daya tahan kertaspun tidak akan bertahan lama. b. Tinta Sebaiknya tinta yang digunakan tidak menimbulkan aksi-aksi kimia yang menyebabkan kerusakan kertas yaitu tinta karbon yang terbuat dari arang hitam (langes), karena tinta yang terbuat dari getah kayu oak akan menimbulkan reaksi-reaksi kimia yang akan merusak kertas. Sekarang banyak percetakan yang menggunakan tinta karbon. c. Pasta/Lem Dalam menggunakan perekat harus dicarikan yang baik, jangan menggunakan perekat yang dibuat dari getah arab ataupun celluloce tape dan sejenisnya karena akan merusak kertas.
47
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, h.50-53.
32
Sedangkan kerusakan dari faktor ekstern, yang dapat merusak arsip secara tidak langsung, diakibatkan dari serangan luar antara lain :48 a. Kelembaban Kelembaban udara yang tidak terkontrol akan mengakibatkan timbulnya jamur, pasta/lem hilang, kertas menjadi lemah dan merusak kulit. b. Udara yang terlampau kering Udara yang terlampau kering akan merusak kertas, kertas akan menjadi kering, kesat dan mudah patas. Kelembaban udara harus diatur sedemikian rupa, tidak melampaui 75º dan temperatur udara diantara 65º F dan 85º F. c. Sinar matahari Sinar matahari yang jatuh langsung di atas bundel-bundel kertas, karena sinar ultraviolet dapat membahayakan kertas-kertas, mengancam struktur molekul kertas dan kulit, yang mengakibatkan kertas menjadi buruk, coklat, dan tinta luntur. d. Debu dan Serangga Walaupun debu kecil, tetap dapat merusak kertas dan kulit. Sebaiknya pasang jaring kawat yang halus (wire mesh) pda pintupintu dan jendela-jendela, hal ini berguna untuk menyaring udara masuk dan menahan masuknya jenis-jenis serangga di dalam ruang penyimpanan arsip.
48
Bartos, Manajemen Kearsipan, h.52-55.
33
e. Jamur dan sejenisnya Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dan temperatur udara yang tidak terkontrol. 4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Penyusutan arsip bukan sekedar masalah mendesak yang harus dilakukan karena banyak arsip yang tidak terkendali, berserakan, dan menumpuk di sudut ruangan, tetapi juga terkait apresiasi pimpinan.49 Arsip - arsip yang telah semakin menurun frekwensi penggunaannya oleh organisasi atau digunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun dikatakan sebagai arsip inaktif. Arsip inaktif tersebut disimpan di pusat arsip (Record Centres). Menurut Mabbs dalam Peterson dan Nathan “ The need to establish records centres stems from the very large quantities of records which are produced by modern administrative organizations and the necessity to keep them as economically as possible before they can be destroyed or transferred to the National Archives.”50 Record centre digunakan untuk menjaga atau menyimpan arsip inaktif dengan jumlah yang sangat besar yang dihasilkan oleh organisasi administrasi secara ekonomis sebelum record inaktif tersebut dihancurkan atau dipindakan ke Arsip Nasional karena arsip inaktif tidak akan selamanya disimpan di Pusat Arsip (Record Centre), tetapi sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip inaktif yang tidak bernilai guna tinggi, hanya memiliki nilai guna primer, akan
49 Machmoed Effendi, Implementasi Penyusutan Arsip di Lingkungan Universitas Gadjah Mada. Materi Rakor Penyusunan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Tengah, 26 April 2011. 50 Peterson Dewah and Nathan Mnjama, “An Assessment Of The National Archives Of Zimbabwe’s Gweru Records Centre,” Esarbica Journal, vol.32, (1 February 2013), h.55.
34
dimusnahkan. Sementara arsip yang bernilai guna tinggi, memiliki nilai guna primer dan sekunder, akan diserahkan ke Arsip Nasional RI sebagai arsip statis. Pemusnahan dan penyerahan arsip harus melalui prosedur dan ketentuan peraturan perundang - undangan yang berlaku. Dalam Undang-undang Republik Indonesia Pasal 1 No, 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Kegiatan - kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip meliputi : a. Penilaian terhadap arsip yang sudah melampaui jangka simpannya. b. Penyisihan dan seleksi arsip-arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang akan disimpan. c. Pendaftaran arsip dalam daftar pertelaan, pemusnahan dan penyerahan arsip. Fase penyusutan merupakan penentuan masa simpan arsip. Dalam fase ini ditentukan apakah suatu arsip harus dimusnahkan, dipindahkan atau disimpan secara permanen. Pengelolaan arsip inaktif pada dasarnya tidak dapat dilepaskan dari pengelolaan semasa aktifnya. Apabila pada masa aktifnya arsip dikelola dengan baik, maka pada masa inaktifnya akan menjadi baik, sehingga akan memudahkan proses penyusutan dan penataan arsip pada masa statis.
35
Pemusnahan arsip inaktif artinya pemusnahan arsip yang tidak diperlukan lagi bagi instansi/lembaga. Metode pemusnahan arsip meliputi
pencacahan,
pembakaran,
pemusnahan
kimiawi
dan
pembuburan.51 a. Pencacahan Pencacahan adalah metode yang sering digunakan di Indonesia dalam pemusnahan dokumen dan mikrofilm, yaitu menyobek menjadi potongan-potongan kecil menggunakan alat pencacah. Berbagai macam jenis alat pencacah yaitu: Shredders, sebuah alat pemotong yang menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik, menyobek kertas menjadi potongan-potongan kecil. Disintegrator,
menggunakan
pemotong
berputar
sehingga
menghasilkan potongan dokumen berupa partikel kecil-kecil, alat jenis ini cocok untuk pengamanan tingkat tinggi. Ada pula berbagai alat pemotong lainnya, mulai dari mesin kecil yang dapat diletakkan di atas meja, sampai mesin besar yang mampu mencacah 2 ton kertas per jam, dan ada pula mesin pencacah yang dapat memotong kertas datar maupun gumpalan kertas. b. Pembakaran Pembakaran adalah metode yang telah lama dikenal, metode ini pernah dianggap sebagai metode paling aman namun pengalaman lapangan menunjukkan bahwa dokumen yang dibakar seringkali terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada dokumen
51
Sulityo Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 105.
36
rahasia yang dapat diketahui lawan, dan kini metode pembakaran dianggap tidak bersahabat dengan lingkungan. c. Pemusnahan Kimiawi Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi guna melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan, termasuk mikrofilm. Pemusnahan kimiawi lebih hemat daripada pencacahan. d. Pembuburan Pembuburan atau pulping adalah metode pemusnahan dokumen rahasia yang ekonomis, aman, bersih, nyaman dan takterulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur air kemudian dicacah lalu dialirkan melalui saringan, hasil pembuburan berupa residu kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga hasilnya adalah lapisan bubur, lapisan ini kemudian disiram air lagi lalu dibuang. Pembuburan banyak dilakukan oleh bank dan instansi/ lembaga yang menuntut pengamanan yang tinggi. Metodei ini belum populer di Indonesia.52 D. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Berikut hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis menurut Ig Wursanto :53 1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
52 53
Sulityo Basuki. Pengantar Kearsipan, h.106. Ig.Wursanto. Kearsipan 2, h.29.
37
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan. 3. Bertambahnya arsip dinamis inaktif tanpa diikuti dengan penyusutan dan pemusnahan yang kemudian akan mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi. 4. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan. 5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai. 6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya E. Arsip Perkara Pidana Berkas kasus adalah file yang berisi dokumen-dokumen yang berhubungan dengan hal yang spesifik, dan peristiwa dengan waktu yang terbatas. “A case file is a file that contains documents that relate to a specific, time-limited entity or event, such as person, event, project, or organization. A case file series is a set of files that deal with similar types of cases.” 54 54 PWS Corporate Information Management, “Record Management Tip: Record management advice prepared for GNWT records professionals by the Records management Unit,” Northwest Territories. no.12, february 2004, h.1.
38
Berkas kasus dengan waktu yang terbatas (time-limited) berarti bahwa suatu peristiwa atau tindakan harus berlangsung sebelum berkas kasus dibuka (dibuat), sebagai contoh; sebuah file proyek tidak akan dibuat sampai proyek tersebut direncanakan, file klien tidak akan dibuat sampai klien tersebut muncul. Serangkaian berkas kasus adalah satu set file yang berhubungan dengan jenis kasus yang sama. Arsip berkas perkara adalah arsip yang memiliki nilai referensi dan dibutuhkan oleh pengacara untuk mengingatkan kembali apa yang sudah terjadi, dan juga digunakan untuk bahan penelitian sebagai perbandingan jika ada perkara yang mirip dengan perkara yang sudah ada sebelumnya. Salah satu jenis arsip berkas perkara adalah arsip perkara pidana. Arsip perkara pidana tercipta dari setiap kasus hukum pidana yang terjadi, tindak pidana dapat dibagi menjadi 2, yaitu tindak pidana umum dan tindak pidana khusus. Tindak pidana umum adalah tindak pidana yang termasuk dan diatur dalam KUHP (kitab undang-undang hukum pidana) dan belum diatur secara tersendiri dalam Undang-undang khusus, yang termasuk dalam tindak pidana umum meliputi; kejahatan terhadap martabat presiden dan wakil presiden, pemalsuan, penghinaan, kejahatan asusila, membuka rahasia, pembunuhan, penganiayaan, pencurian, penggelapan, pelanggaran ketertiban umum dan lain sebagainya. Sedangkan tindak pidana khusus adalah tindak pidana yang pengaturannya berada diluar KUHP, dan telah diatur secara khusus pada Undang-undang Khusus, yang termasuk dalam
39
tindak pidana khusus meliputi; narkotika/psikotropika, korupsi, pencucian uang, kejahatan HAM dan lain sebagainya.55 F. Penelitian Terdahulu Penelitian yang relevan dengan judul penelitian ini diambil dari dua judul skripsi. Penelitian sebelumnya pernah dilakukan oleh Widaryono Mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab dan Ilmu Budaya, UIN Sunan Kalijaga, Yogyakarta, pada tahun 2010 dengan judul “Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD) Kota Yogyakarta”. Skripsi ini diperoleh dari repository UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Tujuan dari penelitian yang dilakukan tersebut adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD) Kota Yogyakarta. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan menggunakan metode pengumpulan data melalui wawancara, observasi dan dokumentasi. Langkah-langkah dalam menganalisis data adalah dengan menggunakan metode reduksi data, penyajian data, dan pengambilan kesimpulan atau verifikasi. Hasil penelitian yang diperoleh menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta sudah sepenuhnya dilaksanakan sesuai dengan pedoman tata kearsipan yang ada. Perbedaan dengan penelitian yang penulis lakukan adalah pertama pada studi kasus, peneliti terdahulu bertempat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD)
Hukum Prodeo, “Jenis-jenis Perbuatan yang Termasuk Tindak Pidana.” Diakses 18 Agustus 2016 dari www.hukumprodeo.com 55
40
Kota Yogyakarta sementara yang penulis teliti yaitu pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Perbedaan yang kedua adalah pada tujuan penelitian, peneliti terdahulu hanya bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (KAPD) Kota Yogyakarta, sedangkan pada penelitian ini penulis bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif serta hambatan yang ada dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Persamaan dengan penelitian yang penulis lakukan yang pertama adalah pada salah satu tujuan yaitu untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip, persamaan kedua terletak pada metode penelitian yang digunakan yaitu deskriptif kualitatif, persamaan ketiga terletak pada teknik pengumpulan data yaitu observasi, wawancara, kajian pustaka dan dokumentasi, selain itu persamaan juga terletak pada teknik analisa data yang digunakan yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Penelitian kedua ditulis oleh Rinda Ayunda Mahasiswi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Fakultas Adab dan Humaniora, Jurusan Ilmu Perpustakaan pada tahun 2014 dalam skripsi yang berjudul “ Pengelolaan Rekod Pada Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidikan dan Tenaga Kependidikan (PPPPTK) Bisnis dan Pariwisata”. Skripsi ini diperoleh dari repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kebijakan pengelolaan rekod, jenis rekod yang tercipta, pengelolaan rekod, dan kendala yang dihadapinya.
41
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dan pendekatannya ialah kualitatif. Hasil penelitian adalah pengelolaan rekod di PPPPTK Bisnis dan Pariwisata Kebijakan pengelolaan rekod, belum ada secara tertulis akan tetapi menggunakan peraturan pemerintah. Jenis rekod yang tercipta di PPPPTK Bisnis dan Pariwisata ialah rekod aktif dan rekod inaktif. Sistem penyimpanan rekod berdasarkan subjek/masalah dan disusun berdasarkan tanggal surat datang. Proses penyimpanan rekodnya adalah azas gabung. Perbedaan dengan penelitian yang penulis lakukan adalah pertama pada studi kasus, peneliti terdahulu bertempat pada Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidikan dan Tenaga Kependidikan (PPPPTK) Bisnis dan Pariwisata sementara yang penulis teliti yaitu pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Perbedaan yang kedua adalah pada tujuan penelitian, peneliti terdahulu bertujuan untuk mengetahui kebijakan pengelolaan rekod, jenis rekod yang tercipta, pengelolaan rekod, dan kendala yang dihadapinya sedangkan pada penelitian ini penulis bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif dan hambatan yang ada dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Persamaan dengan penelitian yang penulis lakukan yang pertama adalah pada tujuan penelitian yaitu untuk mengetahui pengelolaan arsip dan kendala yang dihadapi. Persamaan kedua terletak pada jenis penelitian yang menggunakan deskriptif kualitatif.
BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis dan Pendekatan Penelitian Dalam penelitian ini, jenis penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif adalah metode penelitian yang menuturkan dan menafsirkan data yang berkenaan dengan fakta, keadaan, variabel, dan fenomena yang didapatkan di lapangan saat penelitian dan menyajikan dan mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya.56 Metode penelitian ini dipilih untuk mendeskripsikan atau menggambarkan secara umum bagaimana pengelolaan arsip dinamis di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Pendekatan penelitian yang dilakukan peneliti adalah dengan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang dimaksudkan untuk menghasilkan data-data deskriptif berupa kata-kata tertulis, atau lisan dari orang-orang yang dapat diamati sesuai dengan pendapat.57 Dengan pendekatan ini penulis menggambarkan temuan-temuan penelitian dan memperoleh pemahaman yang mendalam sehingga dapat ditarik kesimpulan. B. Pemilihan Informan Informan adalah orang yang memberi informasi atau orang yang menjadi sumber data, bisa juga disebut orang yang diwawancarai.58 Informan adalah orang yang diperkirakan menguasai dan memahami data , informasi, ataupun fakta dari suatu objek penelitian.59
56 57
Subana M. Dasar-Dasar Penelitian Ilmiah (Bandung: Pustaka Setia, 2005), h. 89. Lexy J. Moleong. Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya,
2007), h.4. 58
Emzir, Metode Penelitian Kualitatif Analisa Data (Jakarta: Rajawali Press, 2010), h.53. M. Burhan Bungin. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), h. 108. 59
42
43
Kriteria informan yang akan menjadi narasumber adalah orang yang memahami tentang pengelolaan arsip yaitu kepala arsip dan staf/pegawai arsip pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Dalam melakukan penelitian kualitatif, penulis harus cermat dalam memilih narasumber (informan) yang akan di wawancarai, penulis megambil informan sebanyak 2 orang, yaitu: Tabel 3.1 Informan
No.
Nama
Jabatan
1.
Jul Rizal, SH.MH. NIP. 19610731 198303 1 004
Panitera Muda Hukum Koordinator Arsip Pidana
2.
Dadang NIP. 19620505 201408 1 001
Juru 1/c dan Staf Arsip Pidana
&
Penulis berharap dapat mendapatkan informasi mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana, peralatan yang digunakan dan hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana serta pengalaman yang beliau miliki. C. Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan merupakan langkah awal yang penting dalam penelitian. Data yang terkumpul akan digunakan sebagai bahan analisis. Oleh karena itu, pengumpulan data harus dilakukan dengan sistematis, terarah, dan sesuai dengan masalah penelitian. Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data yang digunakan antara lain: 1. Data Primer Data primer adalah data yang diambil langsung tanpa perantara, atau langsung dari sumbernya. Seorang penulis bisa mendapatkan data-data
44
primer dengan cara menyebarkan kuisioner, melakukan wawancara, atau melakukan
pengamatan
langsung
terhadap
suatu
aktifitas
pada
masyarakat.60 Dalam penelitian ini data diperoleh secara langsung dari hasil observasi lokasi penelitian yaitu arsip pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan dan hasil wawancara dengan koordinator dan staff arsip pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. a. Observasi Observasi merupakan suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengadakan penelitian secara teliti, serta pencatatan secara sistematis. Data observasi berupa deskripsi faktual, cermat dan terinci mengenai keadaan lapangan, kegiatan manusia dan situasi sosial, serta konteks di mana kegiatan-kegiatan itu terjadi. Data itu diperoleh berkat adanya peneliti di lapangan dengan mengadakan pengamatan
secara
langsung.61
Observasi
merupakan
metode
pengumpulan data yang sangat diperlukan dalam penelitian, apalagi dengan pendekatan kualitatif. Objek dari observasi ini adalah Unit Kearsipan Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, penelitian yang dilakukan pada teknik observasi ini dengan cara melihat dan mengamati langsung kegiatan pengelolaan arsip, mengumpulkan fakta-fakta, pernyataanpernyataan yang merupakan hasil dari kenyataan untuk dibahas dalam hasil penelitian.
Teknik observasi ini dilakukan untuk menjawab
60 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar teori dan panduan praktispenelitian sosial bagi mahasiswa dan peneliti pemula (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 86-87. 61 S. Nasution. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif ( Bandung: Tarsito, 2003), h.59.
45
rumusan masalah mengenai pengelolaan arsip perkara pidana, peralatan yang digunakan serta hambatan dalam pengelolaan arsip. b. Wawancara Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman wawancara, di mana pewawancara dan informan terlibat dalam kehidupan sosial yang relatif lama.62 Wawancara ini merupakan pembicaraan yang mempunyai tujuan dan didahului beberapa pertanyaan berkisar dari pertanyaan informal ke formal, untuk mendapatkan kejelasan mengenai permasalahan yang ada, khususnya yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Bentuk wawancara yang digunakan adalah wawancara tidak terstruktur, wawancara tidak terstruktur merupakan
cara
untuk
memperoleh
data
bila
subjek
sulit
mengekspresikan diri, pewawancara dapat memodifikasi pertanyaan yang akan diajukan. Dengan menggunakan wawancara tidak terstruktur diharapkan dapat memperoleh data yang lebih mendalam, lebih khusus dan lebih tepat dengan mengajukan pertanyaan tambahan untuk mengurangi respon-respon yang tidak jelas.63 Teknik wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan hasil observasi awal dan menjawab
62 63
Bungin. Penelitian Kualitatif, h.108. Moleong. Metode Penelitian Kualitatif, h.190.
46
rumusan masalah mengenai pengelolaan arsip dan hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di PN Jaksel. 2. Data Sekunder Data Sekunder adalah data yang diperoleh atau dikumpulkan dari sumber-sumber yang telah ada. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-dokumen antara lain dari laporan, karya tulis, koran dan majalah.64 Data sekunder dalam penelitian ini bersumber dari dokumentasi dan kepustakaan, yang terdiri dari berbagai literatur dan artikel yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. a. Kajian Pustaka Kajian Pustaka merupakan suatu teknik mengumpulkan dan mempelajari dari perpustakaan yang berhubungan dengan masalah yang penulis bahas. b. Dokumentasi Dokumentasi adalah salah satu teknik pengumpulan data yang digunakan untuk menelusuri data historis. Secara detail bahan dokumenter terbagi beberapa macam yaitu: 1). Otobiografi, 2). Suratsurat pribadi, buku-buku catatan harian, memorial, 3). Kliping, 4). Dokumen pemerintah maupun swasta, 5). Cerita roman dan cerita rakyat, 6). Data di server atau di flashdisk, 7). Data tersimpan di web site, 8). Foto-foto.65 Data dokumenter yang penulis peroleh di kantor
64 65
Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 87 Bungin. Penelitian Kualitatif, h.121.
47
Arsip Pidana berupa foto-foto yang penulis ambil sendiri setelah meminta izin dari pihak PN Jaksel dengan tujuan sebagai bukti yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini. D. Teknik Analisis Data Dalam teknik analisa data kualitatif yaitu peneliti menguraikan dan menginterpretasikan data yang telah diperoleh dari lapangan dan dari narasumber (informan). Data-data yang diperoleh akan diolah dan disajikan dalam bentuk deskriptif untuk mengemukakan permasalahan dan menemukan solusi di sertai dengan teori-teori yang mendukung. Hasil analisis data berupa fakta-fakta yang terkait dengan objek penelitian. Data akan dianalisis melalui tiga tahapan yaitu : 1. Reduksi Data Data yang diperoleh dari lapagan ditulis/diketik dalam bentuk uraian atau laporan terinci. Kemudian data tersebut dirangkum, dipilih hal-hal yang pokok, difokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema atau polanya, dan dijadikan susunan yang lebih sistematis, sehingga lebih mudah untuk dikendalikan. Data yang direduksi memberi gambaran yang lebih tajam tentang hasil pengamatan, juga mempermudah peneliti untuk menemukan kembali data yang diperoleh bila diperlukan.66 2. Penyajian Data Agar dapat melihat gambaran keseluruhannya untuk mengambil kesimpulan yang tepat peneliti harus menguasai data dengan membuat
66
Nasution. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif , h.129.
48
“display” data,67 setelah data direduksi maka penulis melakukan penyajian dalam bentuk teks yang bersifat naratif versi peneliti. 3. Penarikan Kesimpulan Data yang diperoleh dicoba untuk mengambil kesimpulan, mulanya kesimpulan masih kabur, diragukan, namun dengan bertambahnya data kesimpulan tersebut menjadi lebih jelas dan bulat.68 Data-data telah dijabarkan dalam bentuk naratif tadi, kemudian penulis membuat kesimpulanya. Sedangkan kesimpulan tersebut untuk menjawab rumusan masalah pokok yang telah dijabarkan sebelumnya. E. Teknik Penguji Keabsahan Data Penelitian ilmiah tidak lepas dari kepercayaan terhadap proses penelitian dan hasilnya. Suatu penelitian dikatakan ilmiah apabila mengandung tingkat objektifitas yang tinggi. Data dapat dikatakan valid apabila antara data yang dilaporkan oleh peneliti dengan data yang sesungguhnya terjadi pada objek penelitian tidak ada perbedaan.69 Mempertanggungjawabkan keabsahan suatu penelitian dapat ditelusuri dari cara-cara memperoleh kepercayaan, pertanggung jawaban penelitian kualitatif terletak pada cara memperoleh kepercayaan suatu peneitian dengan penerapan beberapa metode yang tepat dengan prosedur yang konsisten.
67
Nasution. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif, h.129 Nasution, Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif, h.130. 69 Djama’an Satori dan Aan Komariah, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2013), h.161-162 68
49
Teknik yang digunakan untuk menguji keabsahan terhadap data hasil penelitian kualitatif dalam penelitian ini adalah dengan meningkatkan kredibilitas atau validitas internal, dengan beberapa cara sebagai berikut: 70 1. Perpanjangan pengamatan Perpanjangan pengamatan memungkinkan terjadinya hubungan antara peneliti dengan informan semakin terbuka dan saling mempercayai. Dengan memperpanjang pengamatan memperoleh informasi yang sebenarnya. Lama dari perpanjangan pengamatan tergantung pada ke dalaman, keluasan dan kepastian data. 2. Trianggulasi Tidak mustahil akan terjadi perbedaan antara yang dibicarakan dengan kenyataan sesungguhnya, maka diperlukan trianggulasi yang berarti pengecekan data dari berbagai sumber dengan berbagai cara dan waktu. F. Tempat dan Waktu Penelitian Pengadilan Negeri Jakarta Selatan mengelola beberapa jenis arsip, salah satunya adalah arsip perkara. Ada dua jenis arsip perkara yaitu arsip perkara pidana dan arsip perkara perdata. Alasan penelitian ini lebih difokuskan terhadap arsip perkara pidana adalah karena arsip perkara pidana dan arsip perkara perdata di PN Jakarta Selatan terletak pada ruangan yang berbeda ( arsip perdata terletak di lantai 1 dan arsip pidana terletak di lantai 2) hal ini dikarenakan keterbatasan ruangan di lantai bawah. Selain itu, juga terdapat beberapa perbedaan fasilitas antara arsip pidana
70
Satori dan Komariah, Metodologi Penelitian Kualitatif , h..168-170
50
dan arsip perdata, observasi awal menunjukkan bahwa arsip perkara perdata memiliki fasilitas dan tata ruang yang lebih baik, sedangkan arsip perkara pidana bisa dikatakan memiliki fasilitas yang sederhana namun masih layak untuk digunakan. Sehingga penelitian ini dilaksanakan pada Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan yang terletak di Jalan Ampera Raya, Nomor 133, Jakarta Selatan. Penelitian dilaksanakan selama 8 bulan (Maret- Oktober 2016) dengan perincian sebagai berikut: Tabel 3.2 Jadwal Penelitian
Tahun 2016 No.
Jenis Kegiatan Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sept Okt Nov
1.
2.
3. 4. 5. 6.
Observasi awal Penyerahan Proposal Skripsi dan Mendapatkan Dosen Pembimbing Bimbingan Skripsi Observasi dan wawancara kedua Pergantian Judul Observasi dan wawancara ketiga
7.
Analisis data
8.
Penyusunan Skripsi
51
9.
Sidang Skripsi
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil Pengadilan Negeri Jakarta Selatan Pengadilan Negeri Jakarta Selatan atau yang biasa disingkat dengan PN Jaksel merupakan sebuah lembaga peradilan di lingkungan Peradilan Umum yang berkedudukan di Jakarta Selatan. Sebagai Pengadilan Tingkat Pertama, PN Jakarta Selatan berfungsi untuk memeriksa, memutus, dan menyelesaikan perkara pidana dan perdata bagi rakyat pencari keadilan di wilayah Jakarta Selatan. Secara detail, kewajiban dan kewenangan Pengadilan Negeri tersebut dapat kita lihat dalam Pasal 84 ayat (1), ayat (2), ayat (3), dan ayat (4), Pasal 85, dan Pasal 86 Undang-undang nomor 8 Tahun 1981 tentang Kitab Undang-undang Hukum Acara Pidana. Berdasarkan Pasal 84 ayat (1), ayat (2), ayat (3), dan ayat (4) menyatakan bahwa:71 1. Pengadilan Negeri berwenang mengadili segala perkara mengenai tindak pidana yang dilakukan dalam daerah hukumnya. 2. Pengadilan Negeri yang di dalam daerah hukumnya terdakwa bertempat tinggal, berdiam terakhir, di tempat ia diketemukan atau ditahan, hanya berwenang mengadili perkara terdakwa tersebut apabila tempat kediaman sebagian besar saksi yang dipanggil lebih dekat pada tempat pengadilan
Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. “Profil Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.” Diakses pada 14 September 2016 dari www.pn-jakartaselatan.go.id 71
51
52
negeri itu dari pada tempat kedudukan pengadilan negeri yang di dalam daerahnya tindak pidana itu dilakukan. 3. Apabila seseorang terdakwa melakukan beberapa tindak pidana dalam daerah hukum pelbagai pengadilan negeri, maka tiap pengadilan negeri itu masing-masing berwenang mengadili perkara pidana itu. 4. Terhadap beberapa perkara pidana yang satu sama lain ada sangkut pautnya dan dilakukan oleh seseorang dalam daerah hukum pelbagai pengadilan negeri, diadili oleh masing-masing pengadilan negeri dengan ketentuan dibuka kemungkinan penggabungan perkara tersebut. Berdasarkan Pasal 85 KUHAP menyatakan bahwa dalam hal keadaan daerah tidak mengizinkan suatu pengadilan negeri untuk mengadili suatu perkara, maka atas usul ketua pengadilan negeri atau kepala kejaksaan negeri yang bersangkutan. Mahkamah Agung mengusulkan kepada Menteri Kehakiman untuk menetapkan atau menunjuk pengadilan negeri lain dari pada yang tersebut pada pasal 84 untuk mengadili perkara yang dimaksud. Berdasarkan Pasal 86 KUHAP menyatakan bahwa apabila seorang melakukan tindak pidana di luar negeri yang dapat diadili menurut hukum Republik Indonesia, maka Pengadilan Negeri Jakarta Pusat yang berwenang mengadilinya. Berdasarkan Pasal 10 ayat (1) Undang-undang Nomor 48 Tahun 2009 Tentang Kekuasaan Kehakiman, menyebutkan bahwa pengadilan dilarang menolak untuk memeriksa, mengadili, dan memutus suatu perkara yang diajukan dengan dalih bahwa hukum tidak ada atau kurang jelas, melainkan wajib untuk memeriksa dan mengadilinya.
53
Di sini dapat dikatakan bahwa letak pilar hukum adalah pengadilan, pengadilan sebagai benteng keadilan dijalankan oleh para hakim. Untuk itu hakim sebagai organ pengadilan di anggap memahami hokum, pencari keadilan datang padanya untuk mohon keadilan. Andaikata ia tidak menemukan hukum tertulis, ia wajib menggali hukum tidak tertulis untuk memutus perkara berdasarkan hukum sebagai seorang yang bijaksana dan bertanggung jawab penuh kepada Tuhan Yang Maha Esa, diri sendiri, masyarakat, bangsa dan negara. Meskipun kekuasaan kehakiman adalah kekuasaan negara yang merdeka, tetapi tidak menutup kerja sama atau koordinasi antar pengadilan. Dinyatakan, untuk kepentingan peradilan semua pengadilan wajib saling memberi bantuan yang di minta. 1. Struktur Organisasi Berikut merupakan susunan struktur organisasi Pengadilan Negeri Jakarta Selatan: a. Ketua Pengadilan Negeri Jakarta Selatan b. Wakil Ketua Pengadilan Negeri Jakarta Selatan c. Para Hakim d. Panitera Sekretaris e. Wakil Panitera f. Wakil Sekretaris g. PanMud Pidana h. PanMud Perdata i. PanMud Hukum
54
j. Kasub. Umum k. Kasub. Keuangan l. Kasub. Kepegawaian m. Panitera Pengganti n. Juru Sita Tabel 4.3 Struktur Organisasi
Jabatan Ketua Wakil Ketua Panitera Sekretaris Kabag. Umum PanMud Hukum
Nama H. Prim Haryadi, SH.,M.H. Wayan Karya, SH.,M.Hum I Gde Ngurah Arya Winaya, SH. MH H. Ahmad Hakir, S.H., M.H. H.M Taufik, SH.,MH Jul Rizal, SH.MH
Gambar 4.4 Struktur Organisasi (sumber: www.pn-jakartaselatan.go.id)
55
2. Wilayah Yuridiksi Pengadilan Negeri Jakarta Selatan membawahi wilayah hukum Jakarta Selatan yang terdiri dari: a. Kebayoran Baru b. Kebayoran Lama c. Pesanggrahan d. Cilandak e. Pasar Minggu f. Jagakarsa g. Mampang h. Prapatan i. Pancoran j. Tebet k. Setiabudi
Gambar 4.5 Wilayah Yuridiksi PN Jaksel (sumber: www.pn-jakartaselatan.go.id)
56
3. Waktu Kerja Waktu kerja Pengadilan Negeri Jakarta Selatan adalah pada hari Senin s/d Kamis pukul 08.00 WIB s/d 16.30 WIB dan hari Jum’at pukul 08.00 WIB s/d 17.00 WIB dengan jam istirahat hari Senin s/d Jum’at pukul 12.00 WIB s/d 13.00 WIB. 4. Letak Geografis Pengadilan Negeri Jakarta Selatan terletak di Jl. Ampera Raya, No. 133, Jakarta Selatan, Kode Pos 12550.
Gambar 4.6 Letak Geografis PN Jaksel (sumber: www.pn-jakartaselatan.go.id)
B. Profil Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan Arsip pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan berada di bawah naungan divisi bagian hukum. Letak ruangan arsip pidana berada di lantai atas bagian belakang gedung pengadilan, memiliki ruangan yang disekat-sekat oleh lemarilemari arsip.
57
1. Sumber Daya Manusia (SDM) SDM yang bertugas di arsip pidana bukan dari bidang kearsipan, namun memiliki pengalaman yang cukup mumpuni dalam hal pengelolaan arsip. Terdapat 2 orang SDM pada arsip pidana PN Jaksel: Tabel 4.4 SDM
No.
Nama
Jabatan
1.
Jul Rizal, SH.MH. NIP. 19610731 198303 1 004
Panitera Muda Hukum Koordinator Arsip Pidana
2.
Dadang NIP. 19620505 201408 1 001
Juru 1/c dan Staf Arsip Pidana
&
2. Peralatan Arsip Pidana Berikut beberapa peralatan penunjang pengelolaan arsip yang dimiliki oleh arsip pidana PN Jaksel: Tabel 4.5 Peralatan Arsip Pidana
No.
Jenis Barang
1.
Meja Kerja
2.
Lemari Baja
3.
Rak Besi
4.
Filing Cabinet
5.
Kipas Angin
6.
ATK
7.
Meja Tamu
8.
Buku Register 7 Subjek
9.
Buku Pintar
10.
Plastik Pembungkus Arsip
11.
Tali Rafia
58
peralatan yang dimiliki arsip pidana PN Jaksel dapat dikataan sederhana namun masih layak untuk digunakan. 3. Isi Arsip Setiap berkas perkara yang akan masuk ke ruang arsip, sebelumnya akan di cek dahulu kelengkapannya. Dalam satu bundel arsip terdiri dari 3-8 map (tergantung seberapa tebal map tersebut) dengan nama terdakwa yang berbeda, kemudian dalam satu map atas satu nama terdakwa terdiri dari beberapa jenis berkas, yaitu: Tabel 4.6 Jenis Berkas Perkara
Jenis Berkas Perkara 1.
Sampul
14.
Berita acara penangkapan
2.
Daftar isi berkas perkara
15.
Berita acara penahanan
3.
Identitas terdakwa
16.
Berita acara penyitaan
4.
Resume
17.
Surat perintah penangkapan
5.
Surat laporan Polisi
18.
Surat perintah tugas
6.
Surat perintah penyelidikan
19.
Surat perintah penahanan
7. 8.
Surat pemberitahuan kepada 20. Kejaksaan Negeri 21. Photo KTP
9.
BAP di TKP
Surat perintah penyitaan
22.
Surat kepada Pengadilan Negeri untuk permintaan persetujuan penyitaan barang bukti Photo barang bukti
10. BAP saksi-saksi
23.
Daftar tersangka
11. BAP terdakwa
24.
Daftar saksi
59
12. Surat penyataan jika 25. menolak di dampingi kuasa hukum 13. Berita acara penolakan 26. kuasa hukum
Daftar barang bukti
Lampiran (surat perintah penahanan dari kejaksaan negeri, berita acara pelaksanaan penahanan, surat pengiriman berkas)
C. Hasil Penelitian dan Pembahasan Penulis akan memaparkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diperoleh melalui hasil observasi dan wawancara di lapangan terhadap pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan serta hambatan yang dihadapi ketika melaksanakan pengelolaan arsip dinamis inaktif.. Adapun hasil penelitian yang diperoleh, sebagai berikut: 1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan a. Penciptaan dan Penerimaan Arsip 1) Terjadinya arsip Tahap pertama dalam pengelolaan arsip adalah penciptaan dan penerimaan arsip, pada arsip pidana PN Jaksel, penciptaan arsip terjadi karena adanya penerimaan berkas-berkas dari berbagai pihak. Seperti hasil wawancara sebagai berikut : “Ya jadi gini misalnya dari satu perkara dari polisi kirim ke kejaksaan, dari kejaksaan kirim ke pengadilan terus dicek kelengkapannya baru kirim ke wakil hakim terus ditunjuk hakim untuk tata cara pidana terus sampai sidang kan. Ya setelah sidang selesai di cek lagi kelengkapannya kalo sudah lengkap langsung dikirim ke arsip pidana.”72 72
Wawancara Pribadi dengan Dadang, Jakarta Selatan, 15 September 2016.
60
Hal yang sama juga diungkapkan oleh staf arsip pidana, sebagaimana hasil wawancara berikut ini: “..... berkas dari panitera yang udah di putus kemudian diminit ke bagian hukum, lalu di cek ke absahannya, udah lengkap apa belum, kalo sudah lengkap langsung dikirim ke arsip pidana.”73 Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan tersebut, penciptaan arsip pidana PN Jaksel terjadi saat adanya penerimaan berkas masuk dari terdakwa kasus pidana, yang telah selesai sidang perkara dan sudah di cek kelengkapannya. Hal tersebut sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Penn dalam Sri Kusniawati bahwa arsip diciptakan/diterima dalam bentuk apapun, seperti surat, formulir, laporan, gambaran, microform, maupun input/ouput computer.74 2) Jumlah arsip masuk Selain itu, penulis mengajukan pertanyaan mengenai jumlah arsip pidana yang diterima dalam setahun, hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut: “Banyak ya sekitar 800-1500 perkara, tapi itu belum semuanya benar-benar jadi arsip, jadi masih ada beberapa berkas yang mau banding atau kasasi.” Dari hasil wawancara dengan informan, di dapat bahwa arsip yang masuk berjumlah 800-1500 perkara namun dari jumlah tersebut tidak semua berkas tersebut langsung masuk ke arsip pidana, karena
73 74
Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH., Jakarta Selatan, 15 September 2016. Kustianawati, Peranan Manajmen Arsip Dinamis, h. 2.
61
beberapa berkas perkara tersebut masih diperlukan untuk banding dan kasasi. Berdasarkan hasil di atas, arsip pidana tercipta karena adanya penerimaan berkas masuk dari terdakwa, berkas-berkas tersebut akan memasuki ruangan arsip apabila telah dicek kelengkapannya setelah sidang selesai. 3) Buku agenda masuk Dengan demikian, apabila ada berkas masuk maka akan ada penulisan untuk data berkas masuk Maka selanjutnya penulis mengajukan pertanyaan mengenai buku agenda arsip masuk, dan hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut: “Ada, namanya buku register. Formatnya sesuai dengan klasifikasi. Buku register ini sebenernya ada 7 jenis, dipisahin sesuai subjek ada narkotika, penipuan dan penggelapan, pencurian, penadahan, pembunuhan, lingkungan hidup dan imigrasi tapi kan kalo ada 7 buku register kaya gitu nanti ribet, jadi dibikin lah ini buku pintar, buku register pertahun yang mencakup semua subjek, biar semua staff bisa gampang nemuin arsip yang dibutuhkan gitu, jadi ga harus nunggu ada saya. Formatnya itu ada, nomor urut,nomor perkara, nama terdakwa, pasal, keterangan box sesuai klasifikasinya, keterangan lain.”75 Berdasarkan hasil wawancara tersebut Arsip Pidana PN Jaksel memiliki buku registrasi arsip masuk berjumlah tujuh jenis berdasarkan subjek, yaitu: Narkotika, Penipuan dan Penggelapan, Pencurian, Penadahan, Pembunuhan, Lingkungan Hidup dan Imigrasi. Namun, di permudah dengan satu buku registrasi yang
75
Wawancara Pribadi dengan Dadang.
62
telah mencakup tujuh subjek tersebut yang disebut dengan buku pintar. Buku pintar dibuat dengan alasan untuk mempermudah pencatatan, buku pintar telah mencakup semua subjek dalam kurun satu tahun. b. Penggunaan Arsip 1) Penggunaan Dalam penggunaan arsip pidana di PN Jaksel, diperoleh hasil wawancara sebagai berikut: “Hakim atau staf di sini ya pasti, buat penelitian-penelitian juga bisa, buat keperluan kaya kamu gini lah keperluan akademis. Ketentuannya ya kalau dari luar disertai dengan surat pengantar.”76 Berdasarkan
hasil
wawancara
dengan
informan
tersebut,
penggunaan arsip pidana tidak dibatasi, boleh digunakan oleh siapapun baik itu pegawai atau staf PN Jaksel maupun dari masyarakat umum untuk tujuan akademis dengan disertai surat pengantar atau surat izin akses. Hal tersebut sesuai dengan teori yang telah dikemukakan oleh Sulistyo Basuki yaitu arsip dinamis memiliki berbagai kegunaan seperti untuk mengambil keputusan, keperluan dokumentasi, jawaban atas pertanyaan, dan sebagai rujukan ataupun membantu tuntutan hukum.77 Arsip dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel digunakan oleh hakim, atau staf PN Jaksel untuk mengambil
76 77
Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH. Sulityo Basuki. Pengantar Kearsipan,h. 36.
63
keputusan dalam membantu tuntutan hukum, selain itu dapat pula digunakan dalam keperluan akademis, dan keperluan dokumentasi. 2) Buku agenda keluar Penggunaan arsip pidana tidak lepas dari buku agenda arsip keluar, sehingga penulis mengajukan pertanyaan mengenai hal tersebut, dan diperoleh hasil wawancara sebagai berikut: “Ada, namanya register pengebon. Formatnya sama kaya buku register tadi.”78 Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, Arsip Pidana PN Jaksel memiliki buku agenda untuk arsip keluar yaitu buku register keluar, di mana untuk formatnya sama dengan format buku register arsip masuk atau buku pintar, yaitu: nomor urut, nomor perkara, nama terdakwa, pasal, keterangan putusan, box dan klasifikasinya, dan keterangan. c. Penyimpanan Arsip 1) Pedoman penyimpanan Kegiatan penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang bersifat mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat, tepat, dan akurat. Mengenai pedoman yang mengatur dalam pengelolaan arsip khususnya dalam kegiatan penyimpanan arsip diperoleh hasil wawancara sebagai berikut:
78
Wawancara Pribadi dengan Dadang.
64
“Kalo pedoman tertulis untuk pengelolaan arsip sih belum ada, di sini arsip saya kelola sesuai dengan pemikiran saya jadi bagaimana nanti arsip bisa gampang ditemukan.”79 Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, pedoman untuk mengatur penyimpanan arsip belum ada sehingga dalam menyimpan arsip mengunakan pemikiran pribadi bagaimana arsip agar mudah untuk ditemukan kembali. Agar dapat dengan mudah ditemukan kembali, arsip disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan, yaitu disimpan perkelompok sesuai dengan subjek, nomor, tanggal, geografi dan kronologi. 2) Sistem penyimpanan Mengenai sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel di dapat hasil wawancara sebagai berikut: “Arsip disimpan sesuai subjek kejadian, per-tanggal arsip masuk dan di kelompokkan pertahun.” Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan informan, sistem penyimpanan yang digunakan dalam penngelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel menggunakan sistem penyimpanan ganda yaitu berdasarkan subjek dan kronologi. Subjek yang dijadikan sebagai pedoman penyimpanan diambil dari pokok masalah berkas terdakwa, misal; narkotika, pencurian, penipuan. Sedangkan, sistem kronologi yang digunakan adalah
79
Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH.
65
berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun berkas-berkas terdakwa masuk ke arsip pidana. Hal tersebut sesuai dengan teori menurut A.W.Widjaja yang menyebutkan bahwa sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok soal atau pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya.80 Dan sesuai dengan teori yang diutarakan oleh Madiana dan Setiawan, Sistem kronologis adalah sistem yang menyusun arsip berdasarkan waktu. Sistem kearsipan dengan menyimpan arsip surat ataupun dokumen lainnya berdasarkan hari, tanggal, bulan, dan tahun.81 Sistem penyimpanan yang diterapkan oleh Arsip Pidana PN Jaksel sudah sistematis, dengan sistem penyimpanan ini arsip dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel dapat dengan mudah ditemukan. 3) Azas penyimpanan Berdasarkan
observasi,
Pengadilan
Negeri
Jakarta
Selatan
merupakan lembaga negara yang memiliki lingkup kerja berada dalam satu gedung, sehingga seluruh arsip mengenai perkara pidana disimpan dalam satu unit terpusat. Sehingga, azas penyimpanan yang digunakan pada PN Jaksel adalah azas sentralisasi, Arsip Pidana PN Jaksel sebagai pusat penyimpanan seluruh arsip dinamis inaktif perkara pidana di lingkup kerja PN Jaksel.
80 81
A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan, h. 106. Madiana dan Setiawan, Kearsipan, h. 165.
66
Hal ini sesuai dengan teori menurut Basuki, Azas sentralisasi adalah azas yang digunakan oleh organisasi untuk menyimpan arsip dinamis dalam satu unit kerja secara terpusat. Semua arsip dinamis disimpan di pusat penyimpanan.82 4) Isi map Saat observasi penulis melihat dalam satu box plastik arsip terdapat beberapa map arsip, sehingga penulis mengajukan pertanyaan mengenai hal tersebut, dan hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut: “Satu bundel misalkan satu bundel itu ada dari 3 sampai 8, karena apa? Kan kalo arsip itu ada yang kecil ada yang besar jadi ya sesuai dengan tebal arsip nya yaa.... ada juga yang satu itu tebel banget.“83 Dari hasil wawancara tersebut, dalam satu box plastik terdapat 3 sampai 8 map (tergantung sberapa tebal map) yang berisi arsip, map-map tersebut memiliki subjek yang sama namun dengan nama terdakwa yang berbeda. d. Pemeliharaan Arsip Upaya untuk
memelihara arsip terutama
ditujukan untuk
melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan - tindakan untuk menyelamatkan fisik terutama informasi arsip, disamping menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan, dalam aspek pemeliharaan ini arsip pidana PN Jaksel mengelola arsip dinamis inaktif perkara pidana sebagaimana hasil wawancara berikut:
82 83
Basuki, Pengantar Kearsipan, h.62 Wawancara Pribadi dengan Dadang.
67
“... ya biar wangi dikasih kamper apa gitukan, supaya ga berdebu di plastikin arsipnya.”84 Berdasarkan hasil wawancara tersebut, usaha-usaha yang dilakukan oleh arsip pidana PN Jaksel tergolong masih sederhana. Adapun usaha-usaha yang telah dilakukan oleh arsip pidana PN Jaksel dalam pemeliharaan arsip dinamis inaktif perkara pidana adalah dengan menggunakan kamper agar arsip tetap wangi dan serangga tidak merusak kertas-kertas arsip, menggunakan plastik untuk membungkus map yang berisi arsip yang bertujuan agar map-map berisi arsip tersebut tidak cepat berdebu. Usaha-usaha yang dilakukan oleh Arsip Pidana PN Jaksel tersebut untuk mencegah keruskan arsip dari faktor ekstern atau kerusakan dari luar, sesuai dengan beberapa faktor yang telah disebutkan oleh Basir Barthos yaitu kerusakan akibat debu dan serangga. e. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip 1) Jangka penyimpanan arsip Tahap penyusutan dan pemusnahan arsip adalah tahap terakhir dalam pengelolaan arsip dinamis. Tidak selamanya arsip akan disimpan, oleh sebab itu instansi/lembaga harus merumuskan jadwal retensi asip. Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.85 Jangka penyimpanan arsip pada PN Jaksel menurut hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai beikut:
84
Wawancara Pribadi dengan Dadang. Peraturan Kepala ANRI No.13 Tahun 2014 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Kesejahteraan Rakyat Urusan Pendidikan dan Kebudayaan, h.3 85
68
“Sekitar 30 tahun.” Menurut hasil observasi dan wawancara dengan informan, arsip pidana pada PN Jaksel disimpan selama sekitar 30 tahun dan belum ada Jadwal Retensi Arsip (JRA) sehingga kegiatan penyusutan belum sepenuhnya terlaksana, hal ini tidak sesuai dengan pernyataan yang tercantum dalam Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 Tahun 2009 yang berbunyi “ Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA.” 2) Pemusnahan arsip Mengenai kegiatan pemusnahan arsip perkara pidana pada PN Jaksel hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut : “Belum, karena dari atas juga belum ada perintahnya, seharusnya sih ya pemusnahan itu harus dilakukan.” “Karena pemusnahan belum dilakukan. Tapi biasanya tu di bakar.” “kalau saksi ya harus ada kalau dalam pemusnahan, tapikan kita belum ada pemusnahan.”86 Berdasarkan
hasil
wawancara
dengan
informan,
kegiatan
penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel belum pernah dilaksanakan. Hal tersebut tidak sesuai dengan penrnyataan dalam Undangundang Republik Indonesia Pasal 1 No, 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan di mana disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah
86
Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH.
69
kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Selain itu, hal tersebut juga tidak sesuai dengan teori yang telah di sebutkan oleh Sulistyo Basuki bahwa pemusnahan arsip inaktif artinya pemusnahan arsip yang tidak diperlukan lagi bagi instansi/lembaga. Metode pemusnahan arsip meliputi pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi dan pembuburan.87 2. Peralatan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan Sesuai dengan tujuan yang kedua dari skripsi ini, yaitu untuk mengetahui peralatan yang digunakan pada pengelolaan arsip dinamis perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, maka hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut: “Yaa seperti yang dilihat sekarang nih ada lemari arsip, filing cabinet, rak-rak besi terus ada plastik buat nyimpen arsipnya biar gak berdebu, buku, pulpen, ya alat-alat tulis yang mendukung.”88 Jawaban yang tidak jauh beda juga diungkapkan oleh staff arsip pidana, berikut hasil wawancaranya: “Ada peralatan atk (pulpen, pensil), ordner, buku registrasi untuk mencatat arsip masuk biasanya ini kita sebut buku pintar yaa karena ini daftar biar gampang nemuin arsip, terus ini lemari-lemari besi, kipas anginjadi ya masih sederhana gitulah.”89
87
Sulityo Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 105. Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH. 89 Wawancara Pribadi dengan Dadang. 88
70
Berdasarkan
jawaban
dari
wawacara
dengan
para
informan,
perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, yaitu: lemari baja, rak besi, filing cabinet, alat administrasi/peralatan atk, kipas angin, map, dan plastik pembungkus map. Arsip Pidana PN Jaksel telah menggunakan peralatan arsip dinamis inaktif sesuai dengan teori yang telah dikemukakan oleh Sedarmayati yaitu bebrapa jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan arsip inaktif antara lain: ordner, rak buku (lemari terbuka), box file.90 Begitu pula teori menurut Sulistyo Basuki yang menyebutkan beberapa jenis fasilitas dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif salah satunya adalah lemari tahan api, atau lemari baja.91 3. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan Tujuan yang ketiga dari skripsi ini, yaitu untuk mengidentifikasi hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, maka hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut: “Kendalanya ga ada komputer. Jadi arsipnya masih manual belum terkomputerisasi. Ruangan juga ya apa adanya kaya gini, seharusnya sih dibesarin lagi ruangannya.”92
90
Sedarmayati, Tata Kearsipan, h. 44. Sulityo Basuki, Pengantar Kearsipan, h.96. 92 Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH. 91
71
Pernyataan yang sama diungkapkan oleh staff arsip pidana, hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut: “Ya kalo kendalanya mah tempat luas lapangannya, belum komputerisasi, terus ruangannya harusnya sejuk kan pengelolaan arsip mah harus wangi dan ga berdebu biar arsipnya juga ga cepet rusak.”93 Berdasarkan hasil observasi dan jawaban dari wawancara di atas, maka hambatan yang sedang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis perkara pidana pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan adalah ruang arsip pidana yang tidak terlalu luas dan terbatasnya fasilitas seperti komputer dan AC. Hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip oleh Ig. Wursanto yaitu penemuan kembali, hilangnya arsip karena tidak dikembalikan lagi oleh peminjam karena jangka waktu peminjamannya lama, peralatan kearsipan yang tidak memadai, sistem keamanan yang kurang sempurna, dan bertambahnya arsip tanpa disertai dengan kegiatan penyusutan dan pemusnahan. 94 Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah diperoleh, hambatan yang sedang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis perkara pidana pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan adalah ruang arsip pidana yang tidak terlalu luas, fasilitas yang masih sederhana dan terbatasnya fasilitas yaitu AC dan komputer, sistem keamanan yang kurang sempurna, belum terlaksananya kegiatan pemusnahan arsip, dan tidak memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA).
93 94
Wawancara Pribadi dengan Dadang. Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h.29.
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarlan hasil penelitian, mengenai pengelolaan arsip yang telah dijalankan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1. Salah satu aspek penting dalam pengelolaan arsip adalah penyimpanan. Pengadilan Negeri Jakarta Selatan dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif perkara pidana menggunakan sistem penyimpanan ganda yaitu menurut subjek dan kronologi, selain itu azas penyimpanan yang digunakan adalah azas sentralisasi. Dengan begitu, aspek penyimpanan pada arsip pidana PN Jaksel sudah bisa dikatakan sistematis. Namun, akan lebih sempurna lagi apabila jadwal retensi arsip (JRA) tersedia, karena dengan adanya JRA akan lebih mudah untuk mengontrol arsip mana yang tetap disimpan atau akan dimusnahkan. 2. Peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada Arsip Pindana PN Jaksel masih tergolong sederhana, antara lain: lemari baja, rak besi, filing cabinet, alat administrasi/peralatan atk, kipas angin, map, dan plastik pembungkus map. Namun demikian, peralatan tersebut terbilang masih layak untuk digunakan. 3. Dalam pengelolaan arsip pidana PN Jaksel ada beberapa hambatan atau kendala yang dihadapi, yaitu: beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis yang belum dilakukan secara sistematis khususnya dalam aspek penyusutan dan pemusnahan, tidak tersedianya pedoman pengelolaan arsip
72
73
dan jadwal retensi arsip (JRA), ruangan yang tidak terlalu luas, terbatasnya fasilitas penunjang seperti komputer, AC dan sistem pengamanan. B. Saran Berdasarkan hasil penelitan yang telah dilakukan, penulis ingin memberikan saran yang dapat dijadikan pertimbangan guna memaksimalkan pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatann. Adapun saran-saran dari penulis adalah sebagai berikut: 1. Dengan penyimpanan arsip yang sudah terbilang sistematis, ada baiknya untuk melengkapi dengan salah satu aspek dalam memudahkan saat mengontrol arsip mana yang tetap disimpan atau akan dimusnahkan yaitu dengan dibuatkan jadwal retensi arsip (JRA). Sehingga, sangat disarankan PN Jakarta Selatan untuk merencanakan jadwal retensi arsip (JRA) sesuai dengan Peraturan Sekretaris Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor 002 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang Berada di Bawahnya. 2. Peralatan yang terbilang sederhana namun masih layak untuk digunakan, sebaiknya menambah beberapa peralatan lain seperti; box arsip untuk tempat arsip yang belum disusun sehingga tidak berserakan, menambah pendingin ruangan (AC/Kipas Angin) agar suhu ruangan tidak teralu panas. 3. Sebaiknya dalam waktu dekat dilakukan penyusutan dan pemusnahan arsip supaya kedepannya tidak terjadi penumpukan arsip, dan dibuatkan JRA seperti tercantum pada saran sebelumnya. Dalam hal fasilitas, sebaiknya Arsip Pidana PN Jaksel merencanakan untuk menata ulang ruangan arsip
74
serta menambah beberapa fasilitas arsip seperti komputer, AC, jasa fotokopi dan sistem pengamanan seperti sistem sembur air dan alarm pencuri dan api.
DAFTAR PUSTAKA Al Qurthubi, Syaikh Imam. Tafsir Al Qurthubi. Penerjemah Ahad Khatib, dkk (Jakarta: Pustaka Azzam, 2009) Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia, 2003. Arizola, Oktarino dan Rahmah, Elva. “Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Kantor Wali Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat.” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, v.2, no.2, Seri A (Maret 2014): h. 1-8. Arsip Nasional Republik Indonesia. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip. ______. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip. ______. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip. Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2007. Bungin, M. Burhan. Penelitian Kualitatif:Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana, 2009. Dewah, Peterson and Mnjama, Nathan. “An Assessment Of The National Archives Of Zimbabwe’s Gweru Records Centre.” ESARBICA Journal, v.32, (1 February 2013): h.55-67. Dewi, Irra Chrisyanti. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka, 2011. Effendi, Machmoed. “Implementasi Penyusutan Arsip di Lingkungan Universitas Gadjah Mada.” Materi Rakor Penyusunan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Tengah, 26 April 2011. Emzir. Analisa Data: Metode Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Press, 2010. Gie, The Liang. Administrasi Perkantoran Modern, ed.4. Yogyakarta: Liberty, 2000. Holverstott, Lyle J. “Records Management.” The American Archivist, v.3, no.14, (Juli 1951): h. 261-264. Hukum Prodeo. “Jenis-jenis Perbuatan yang Termasuk Tindak Pidana”. Diakses pada 18 Agustus 2016 dari http://www.hukumprodeo.com
75
76
Irawan, Mustari. “Manajemen Arsip Dinamis : Suatu Pendekatan Kearsipan” . Suara Badar I, (2001): h. 10-16. Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar teori dan panduan praktispenelitian sosial bagi mahasiswa dan peneliti pemula. Jakarta: STIA-LAN, 1999. Iwhiwhu, Enemute Basil. “Management of Records in Nigerian Universities: Problems and prospects.” The Electronic Library, v.23, no.3, (2005): h. 345355. Kennedy, Jay and Scauder, Cherryl. Record Management : a guide to corporate records keeping. Australia : Longman Australia, 1998. M, Subana. Dasar-Dasar Penelitian Ilmiah. Bandung: Pustaka Setia, 2005. Madiana, Gina dan Setiawan, Iwan. Kearsipan. Bandung: Armico, 1994.
Martono, Boedi. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990. Martono, E. Kearsipan: Rekod Manajemen dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta: Karya Utama, 1997. Moleong, Lexy J. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007. Muljono, Pudji. “Pengelolaan Arsip Secara Modern.” Pelatihan Otomasi Arsip Berbasis Teks Lengkap dalam Menyongsong Otonomi Daerah / Lembaga Angkatan V. Bogor: Perpustakaan IPB, 2001. Nasution, S. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif . Bandung: Tarsito, 2003. Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. “Profil Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.” diakses pada 2 februari 2016 dari www.pn-jakartaselatan.go.id PWS Corporate Information Management. “Record Management Tip: Record management advice prepared for GNWT records professionals by the Records management Unit.” Northwest Territories. no.12 (February 2004): h. 1-2. Republik Indonesia. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
77
Riels Grafika dan Indiva Media Kreasi, Al-Qur’an & Terjemahannya, Al-Qalam (68: 1). Klaten.
Saiman. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002. Satori, Djam’an dan Komariah, Aan. Metodologi Penelitian Kulitatif. Bandung: Alfabeta, 2013. Sedarmayanti. Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju, 2003. Shepherd, Elizabeth dan Yeo, Geoffery. Managing Records: A Handbook of Principles and Practice. London: Facet Publishing, 2003. Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan mengelola informasi dan dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka, 2003. ______. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 1996. Suraja, Yohannes. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma, 2006. UIN Syarif Hidayatullah. Pedoman Akademik Universitas Islam Negeri (UIN) Sarif Hidayatullah Jakarta 2012/2013. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan UIN Syarif Hidayatullah. Jakarta, 2012. Wursanto, Ig. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius, 1991.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1 1. Ruangan Arsip Pidana PN Jaksel
2. Arsip-arsip pidana PN Jaksel
3. Buku Register Arsip Masuk / Buku Pintar
4. Failitas Arsip Pidana PN Jaksel
Lampiran 2 Wawancara
Lampiran 3
TRANSKRIP WAWANCARA PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PERKARA PIDANA STUDI KASUS PENGADILAN NEGERI JAKARTA SELATAN Nama Informan
: Bpk. Jul Rizal, SH.MH
Jabatan
: Sub. Kepaniteraan Hukum
Tempat Wawancara : Ruang Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jaksel Waktu Wawancara : 15 – September – 2016
1. Divisi apa yang menaungi arsip pidana ? Jawab: arsip pidana ini ada di divisi Bagian Hukum 2. Berapa staff yang bekerja pada bagian arsip pidana PN Jaksel ? apa latar belakang pendidikannya dan apa tugasnya? Jawab: Ada 3 orang, latar belakang pendidikannya tidak ada maksudnya pendidikannya bukan dari bidang kearsipan tetapi mereka memiliki pengalaman dalam bidang kearsipan. 3. Bagaimana alur kerja arsip pidana PN Jaksel ? Jawab:...... berkas dari panitera yang udah di putus kemudian diminit ke bagian hukum, lalu di cek ke absahannya, udah lengkap apa belum, kalo sudah lengkap langsung dikirim ke arsip pidana. 4. Pedoman apa yang dipakai dalam pengelolaan arsip pidana PN Jaksel ? Jawab: kalo pedoman tertulis untuk pengelolaan arsip sih belum ada, disini arsip saya kelola sesuai dengan pemikiran saya jadi bagaimana nanti arsip bisa gampang ditemukan. 5. Bagaimana sistem penyimpanan arsip pidana ? Jawab: arsip disimpan sesuai subjek kejadian, per-tanggal arsip masuk dan di kelompokkan pertahun. 6. Perlengkapan apa saja yang menunjang dalam pengelolaan arsip pidana ? Jawab: Yaa seperti yang dilihat sekarang nih ada lemari arsip, filing cabinet, rak-rak besi terus ada plastik buat nyimpen arsipnya biar gak berdebu, buku, pulpen, ya alat-alat tulis yang mendukung. 7. Berapa lama jangka waktu arsip pidana disimpan ? Jawab: kira-kira sekitar 30 Tahun
8. Apa saja kendala dalam pengelolaan arsip pidana pada PN Jaksel ? Jawab: kendalanya ga ada komputer. Jadi arsipnya masih manual belum terkomputerisasi. Ruangan juga ya apa adanya kaya gini, seharusnya sih dibesarin lagi ruangannya. 9. Dalam satu tahun, berapa banyak arsip pidana yang di terima bagian arsip pidana PN Jaksel ? Jawab: banyak ya sekitar 800-1500 perkara, tapi itu belum semuanya benar-benar jadi arsip, jadi masih ada beberapa berkas yang mau banding atau kasasi. 10. Siapa saja yang dapat mengakses arsip pidana PN Jaksel ? dan bagaimana ketentuannya ? Jawab: Hakim atau staf disini ya pasti, buat penelitian-penelitian juga bisa, buat keperluan kaya kamu gini lah keperluan akademis. Ketentuannya ya kalau dari luar disertai dengan surat pengantar. 11. Apakah arsip pidanan PN Jaksel telah mengadakan kegiatan pemusnahan arsip? berikan alasannya. Jawab: Belum, karena dari atas juga belum ada perintahnya, seharusnya sih ya pemusnahan itu harus dilakukan. 12. Bagaimana cara pemusnahan arsip pidana PN Jaksel? (cara pemusnahan sesuai standar: dibakar, dilebur, dicacah) Jawab: karena pemusnahan belum dilakukan. Tapi biasanya tu di bakar 13. Apakah ada saksi dalam pemusnahan arsip pidana ? Jawab: kalau saksi ya harus ada kalau dalam pemusnahan, tapikan kita belum ada pemusnahan. Jakarta Selatan, 15 September 2016
TRANSKRIP WAWANCARA PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PERKARA PIDANA STUDI KASUS PENGADILAN NEGERI JAKARTA SELATAN
Nama Informan
: Bpk. Dadang
Jabatan
: Staff Arsip Pidana
Tempat Wawancara : Ruang Arsip Pidana Pengadilan Negeri Jaksel Waktu Wawancara : 15 – September – 2016
1. Dalam salah satu bundel arsip pidana, berkas-berkas apa saja yang ada di dalamnya? Jawab: 1 bundel misalkan 1 bundel itu ada dari 3 sampai 8, karena apa? Kan kalo arsip itu ada yang kecil ada yang besar jadi ya sesuai dengan tebal arsip nya yaa.... ada juga yang 1 itu tebel banget. 2. Bagaimana prosesnya sehingga berkas-berkas tersebut dapat menjadi arsip ? Jawab: ya jadi gini misalnya dari satu perkara dari polisi kirim ke kejaksaan, dari kejaksaan kirim ke pengadilan terus dicek kelengkapannya baru kirim ke wakil hakim terus ditunjuk hakim untuk tata cara pidana terus sampai sidang kan. Ya setelah sidang selesai di cek lagi kelengkapannya kalo sudah lengkap langsung dikirim ke arsip pidana. 3. Apakah ada buku agenda arsip masuk ? Jika ada, bagaimana formatnya? Jawab: ada, namanya buku register. Formatnya sesuai dengan klasifikasi. Buku register ini sebenernya ada 7 jenis, dipisahin sesuai subjek ada narkotika, penipuan dan penggelapan, pencurian, penadahan, pembunuhan, lingkungan hidup dan imigrasi tapi kan kalo ada 7 buku register kaya gitu nanti ribet, jadi dibikin lah ini buku pintar, buku register pertahun yang mencakup semua subjek, biar semua staff bisa gampang nemuin arsip yang dibutuhkan gitu, jadi ga harus nunggu ada saya. Formatnya itu ada, nomor urut,nomor perkara, nama terdakwa, pasal, keterangan box sesuai klasifikasinya, keterangan lain.
4. Apakah ada buku agenda arsip keluar ? Jika ada, bagaimana formatnya? Jawab: ada, namanya register keluar. Formatnya sama kaya buku register tadi. 5. Bagaimana sistem penyimpanan arsip pidana PN Jaksel ? Jawab: penyimpanannya pertahun, di susun di rak atau lemari sesuai dengan jenis perkara, setiap perkara itu di susun sesuai tanggal arsip perkara itu masuk ke sini. 6. Berapa lama arsip pidana ini disimpan ? Jawab: sekitar 30 tahun. 7. Perlengkapan apa saja yang menunjang dalam pengelolaan arsip pidana ? Jawab: Ada peralatan atk (pulpen, pensil), ordner, buku registrasi untuk mencatat arsip masuk biasanya ini kita sebut buku pintar yaa karena ini daftar biar gampang nemuin arsip, terus ini lemari-lemari besi,, kipas jadi ya masih sederhana gitulah 8. Apa yang dilakukan untuk pemeliharaan arsip pidana ? Jawab: ... ya biar wangi dikasih kamper apa gitukan, supaya ga berdebu di plastikin arsipnya. 9. Apakah ada kendala dalam pengelolaan arsip pidana? Jawab: ya kalo kendalanya mah tempat luas lapangannya, belum komputerisasi, terus ruangannya harusnya sejuk kan pengelolaan arsip mah harus wangi dan ga berdebu biar arsipnya juga ga cepet rusak.
Jakarta Selatan, 15 September 2016
LEMBAR OBSERVASI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PERKARA PIDANA (STUDI KASUS PENGADILAN NEGERI JAKARTA SELATAN)
No. 1.
Tanggal 01 Maret 2016
Lokasi Pengamatan Arsip Pidana
Hasil Pengamatan 1. Penulis melakukan pengamatan
Pengadilan Negeri
terhadap
SDM
pada
arsip
Jakarta Selatan
pidana, didapati bahwa SDM berlatar belakang bukan dari bidang
kearsipan,
memiliki
namun
pengalaman
cukup mumpuni
yang
dalam
hal
pengelolaan arsip. 2.
05 September 2016
Arsip Pidana
1. Penulis melakukan pengamatan
Pengadilan Negeri
terhadap penyimpanan arsip,
Jakarta Selatan
penulis menyimpulkan bahwa sistem yang digunakan dalam penyimpanan
arsip
pidana
adalah sistem subjek, karena tertera dengan jelas setiap lemari terdapat papan nama subjek. 2. Selain
itu,
melakukan terhadap
penulis
juga
pengamatan peralatan
yang
menunjang dalam pegelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana, terlihat bahwa peralatan yang
digunakan
dalam
pengelolaan tergolong masih sederhana, yaitu terdiri dari: lemari baja, rak besi, filing
cabinet, beberapa peralatan atk, kipas angin, map dan plastik pembungkus arsip.
BIODATA PENULIS
Reza Nawafella Alya Parangu. Lahir di Metro, Lampung pada tanggal 4 Juli 1995. Anak kedua dari tiga bersaudara dari pasangan Drs. Ali Maksum, Mz. M.Pd.I dan Dra. Sulistyowati, M.Pd.I. Penulis beralamat di Jl. Bukhori Muslim, Mojopahit RT/RW 012/006, Kecamatan Punggur, Lampung Tengah. Pendidikan yang telah ditempuh oleh penulis, antara lain: TK Pertiwi, Mojopahit (1999), kemudian penulis melanjutkan pendidikan di MI An-nur Guppi Mojopahit (2000-2006). Setelah lulus, penulis melanjutkan pendidikan di MTs Guppi 03 Astomulyo (2006-2009) dan dibarengi dengan pendidikan agama di TKA/TPA Babussalam (2006-2009). Kemudian setelah menamatkan pendidikan di MTs, pendidikan dilanjutkan ke MAN 1 Metro, Lampung (2009-2012). Pada tahun 2012 penulis melanjutkan pendidikan S1 di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dengan mengambil program studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab dan Humaniora (FAH), dan menulis skripsi yang berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Selama menempuh pendidikan, penulis mendapatkan prestasi di bidang akademik juara II Matematika tingkat SD/MI Kecamatan Punggur, Lampung Tengah (2006). Anggota Pencak Silat Satria Muda Indonesia (2009-2011). Pada tahun 2015 melakukan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), dan melaksanakan Kuliah Kerja Nyata di Desa Leuwisadeng, Bogor (2015).
