PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA UNIT PELAYANAN TEKNIS UNIVERSITAS TANJUNGPURA PONTIANAK

Publika, Jurnal S-1 Ilmu Administrasi Negara Volume 4 Nomor 2 Edisi Juni 2015 http://jurmafis.untan.ac.id

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA UNIT PELAYANAN TEKNIS UNIVERSITAS TANJUNGPURA PONTIANAK Oleh: ALESIA NIM. E21111018 Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Tanjungpura Pontianak, 2015 Email : [email protected]

ABSTRAK Permasalahan dalam penelitian ini yaitu: (1). Tenaga profesional yang menangani arsip tidak sesuai. (2). Terbatasnya fasilitas pendukung seperti sarana dan prasarana penyimpanan arsip (3). Sistem penyimpanan arsip belum tertata dengan baik. Tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan dan menganalisis faktor-faktor yang menyebabkan pengelolaan arsip dinamis pada Unit Pelayanan Teknis Perpustakaan Universitas Tanjungpura Pontianak yang belum optimal. Penelitian ini dianalisis dengan mengunakan teori The Liang Gie dimana terdapat 3 (tiga) faktor yang mempengaruhi keberhasilan pengelolaan arsip dinamis, yaitu faktor petugas yang memenuhi syarat, fasilitas kearsipan memenuhi syarat, sistem penyimpanan secara tepat. Dalam peneitianini jenis penelitian yang digunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan pendekatan medode kualitatif. Adapun hasil dari penelitian ini menunjukan: bahwa sikap dan tangungjawab petugas pengelola arsip sudah cukup baik, namun ada faktor penghambat didalam melaksanakan pekerjaan khususnya arsip dinamis yaitu: 1. Tenaga profesional yang belum dimiliki oleh UPT.Perpustakaan Untan. 2. Kurangnya fasilitas penunjang seperti filing kabinet, rak penyimpan arsip.3. Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar sesuai kriteria yang ditentukan. Saran yang dapat diberikan peneliti bahwa pada indicator sumber daya manusia yaitu penyediaan tenaga professional sesuai dengan bidang yang dihadapi, (arsip dinamis), fasilitas sarana dan prasarana perlu menjadi perhartian pejabat yang berwenanng (rektor), sistem penyimpanan mengikuti cara yang modern dan meningkatkan pengawasan yang berkelanjutan kepada staf pengelola arsip dinamis. Kata-kata kunci: Pengelolaan,

arsip

dinamis, UPT. Perpustakaan Untan

1 ALESIA, NIM. E21111018 Program Studi Ilmu Administrasi Fisip UNTAN


arsip. (3). Sarana dan prasarana yang tidak

A. PENDAHULUAN Keberhasilan

sebuah

organisasi

memadai. Tujuan dari penelitian ini yaitu ingin

dalam mengelola asrip sangat ditentukan oleh kualitas sumber daya manusianya. Kualitas sumber daya manusia itu sendiri dapat ditingkatkan melalui pendidikan dan pelatihan.

Pendidikan untuk menentukan

mendeskripsikan dan menganalisis factorfaktor yang menyebabkan pengelolaan arsip dinamis pada UPT. Perpustakaan Universitas Tanungpura Pontianak belum optimal. Adapun manpaat dari penelitian ini,

kualitas dan efektipitas juga pemahaman bagi tenaga perusahaan tersebut, dalam memperaktekkan

kerja

serta

mampu

menjalankan tugas yang diberikan oleh perusahaan tersebut dalam mencapai sebuah

Inilah yang menjadi permasalahan pada Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Universitas Tanjungpura Pontianak. masalah sumber daya manusia yang balum ada untuk mengelola arsip-arsip secara baik dan benar. rangka

pembaharuan

untuk

meningkatkan kualitas pengelolan arsip pada UPT. Perpustakaan Untan sudah seyogianya UPT.

Perpustakaan

Untan

menyiapkan

sumber daya manusia yang professional, agar tercapai kepentingan tujuan organisasi. Kenyataan

dan manfaat praktis. Manfaat teoristisnya yang dapat diambil untuk menambah dan memberikan dengan

tujuan organisasi.

Dalam

dibagi menjadi dua yaitu manfaat teoristis

yang

dihadapi

UPT.

Perpustakaan Untan dalam mengelolaa arsip dinamis mengalami kendala sebagai berikut:

informasi

manajemen

yang

berkaitan

perencanaa

dan

pengelolaan kearsipan, khususnya sumber daya manusia yang mengelola arsip dinamis di UPT. Perpustakaan Untan. Manfaat lainyang dapat diambil dari penelitian ini memberikan informsasi kepada pembaca untuk menjadi acuan pemikiran dalam memahami teori pengalolaan arsip dinamis, sedangkan manfaat praktisnya diharapkan dapat memberikan solusi bagi pemecahan masalah

yang

Perpustakaan

dihadapi

Untan

untuk

pada

mengatahui

faktor-faktor

yang menghambat

pengelolaan

arsip

dinamis

UPT.

di

jalanya UPT.

Perpustakaan Untan.

(1). Sumber daya manusia yang belum terpenuhi.

(2).

Kurangnya

fasilitas

pendukung seperti filing kabinet dan rak



6. Dengan latihan dan pendidikan berarti

B. TINJAUAN PUSTAKA Wursanto

(1989:61)

bahwa baik pegawai lama maupun pegawai baru perlu diberikan suatu latihan dan pendidikan,

karena

latihan

Salah satunya pegawai/staf yang bekerja bagian pengelola kearsipan. Karena petugas arsip

tidak

cukup

hanya

mendapatkan pengarahan dari pimpinan saja, sebagai langkah menuju tertib administrasi dalam

pengelolaan

arsip

sudah

harus

dipersiapkan dari sekarang. Tujuan diselengarakannya pelatihan dan pendidikan antara lain : 1. Latihan

dan

pendidikan

dapat

meningkatkan stabilitas pegawai. 2. Latihan

dan

memperbaiki

pendidikan cara

sehingga

cara

bersifat

statis

disesuaikan

kerja

kerja

pegawai,

mereka

melainkan

dengan

dapat

tidak selalu

perkembangan

organisasi volume kerja. 3. Dengan pendidikan dan latihan pegawai dapat dikembangkan dengan cepat. 4. Dengan latihan dan pendidikan pegawai mampu bekerja lebih efisien. 5. Dengan latihan dan pendidikan pegawai mampu melaksanakan tugas dengan lebih baik.

diberi

kesempatan

untuk

mengembangkan diri. 7. Latihan dan pendidikan meningkatkan semangat kerja pegawai.

sangat

bermanfaat bagi mereka yang menbutuhkan,

pengelola

pegawai

mengatakan

Dalam pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat

bukti

pelaksanaan

yang fungsi

sah dan

dalam

rangka

tugas

sebagai

lembaga perguruan tinggi. Pengelolaan ini meliputi,

penciptaan,

penggunaan

pemeliharaan, penyusutan serta program arsip vital dan arsip terjaga lainnya. Kebijakan Pemerintah dalam hal kearsipan ini adalah dengan dikeluarkanya beberapa peraturan dan undang-undang yang antara lain adalah

Peraturan Pemerintah

Nomor 34 tahun 1979 tentang penyusunan arsip. Menurut The Liang Gie (1996 :120), masalah-masalah pokok dibidang kearsipan yang umumnya dihadapi suatu organisasi itu adalah : 1. Tidak dapat menemukan kembali secara tepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau suatu organisasilainya. 2. Peminjaman

atau

pemekaian

suatu

suratoleh pimpinan suatu organisasi lainya yang jangka waktunya sangat



lama,

bahkan

kadang-kadang

tidak

dikembalikan.

dapat ditemukan dengan mudah untuk kepentingan tujuan organisasi.

3. Bertambahnya terus-menerus surat-surat dalam

bagian

arsip

tanpa

ada

Adapun

kerangka

pikir

pada

penelitian ini adalah sebagai berikut :

penyingkirannya sehingga tempat dan 1.UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang

peralatan tidak lagi mencukupi.

ketentuan-ketentuan pokok arsip 2. ANRI dan BAKN Nomor 01/SEB/190 dan Nomor 46/SE/1990 (Arsip Nasional Republik Indonesia)

4. Tata kerja peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai –

pegawai arsip yang

tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur. Selanjutnya dalam pengelolaan arsip tidak luput dari manajemen sumber daya

-

MASALAH Pendidikan tidak sesuai ( pengelola arsip) Sarana dan prasarana (filing cabinet,ruangan)

The Liang Gie : (1996:120) Sistem Kearsipan kearsipan yang baik: - Petugas yang memenuhi syarat - Fasilitas kearsipan memenuhi syarat - Sistem penyimpanan secara tepat

manusia Yuniarsih dan Suwanto(2008:3) juga mengungkapkan kegiatan pengelolaan sumber daya manusia yang memusatkan

Arsip dapat ditemukan dengan mudah untuk kepentingan tujuan Organisasi.

kepada praktek dan kebijakan, serta fungsifungsi manajemen untuk mencapai tujuan

C. METODE PENELITIAN

organisasi. Berdasarkan penelitian awal yang

Pendekatanpenelitian

yang

telah dilakukan oleh peneliti, maka peneliti

digunakandalampenelitianiniadalahpendekat

menilai salah satu pendekatan yang cocok

an kualitatifdenganjenis penelitian deskriptif,

untuk

dalam

sehingga pemecahan masalahnya dilakukan

penelitian ini, pendekatan seperti yang

dengan mengangabarkan apa yang terdamuat

diungkapkan oleh The Liang Gie sistem

di dalam tujuan penelitian berdasarkan

kearsipan yang baik tidak terlepas pada

temuan dilapangan.

memecahkan

masalah

petugas/staf yang memenuhi syarat , fasilitas

Penelitian ini dilakukan di Unit

system

Pelayanan Teknis Perpustakaan Universitas

penyimpanan secara tepat, sehingga arsip

Tanjungpura Pontianak. Penelitian dilakukan

kearsipan

memenuhi

syarat,

penulis dari bulan Febuari 2015 sampai 4 ALESIA, NIM. E21111018 Program Studi Ilmu Administrasi Fisip UNTAN


dengan April 2015. Sedangkan waktu untuk

Unit

penyusunan

Untan Pontianak adalah :

laporan

dan

konsultasi

dilakukan dari bulan Maret sampai bulan

a.

Juni 2015.

Pelaksanaan

Teknis

Perpustakaan

Pegawai/staf yang menangani arsip Pegawai atau petugas yang bertugas

Adapun

yang

menjadi

subyek

menangani dan mengelola arsip disuatu

penelitian adalah sebagai berikut:(1). Kepala UPT. Perpustakaan UntanKasubbag TU. (2).

kantor atau organisasi disebut arsiparis. b.

Tempat atau ruangan penyimpanan arsip

Staf bagian pengelola Arsip. (3). Mahasiswa

Tempat atau ruangan penyimpanan arsip

pengguna arsip

yang ada di Unit Pelasanaan Teknis

Dalam

penelitian

peneliti

Perpustakaan Untan belum memiliki

mengunakan 3 teknik pengumpulan data

ruang khusus sehingga penyimpanan

yaitu

arsip tersebut

dengan

ini

melakukanobservasi,

wawancara dan dokumentasi. Sedangkan alat pengumpulan data ialah pedoman

masih menjadi

satu

dengan ruangan kerja petugas/pegawai. c.

Proses penemuan kembali arsip yang

observasi, pedoman wawancara,dokumentasi

disimpan

. Tahap analisis data yang digunaka yaitu

Proses yang dilakukan dalam penemuan

reduksi

kembali

data,

display

dan

verifikasi

arsip

ini

terkadang

sulit

data.Adapun untuk menguji validitas data

ditemukan karena penyimpanan yang

penulis mengunakan metode perpanjangan

tersebar.

pengamatan serta triangulasi. Karena penulis

Berdasarkan wawancara yang penulis

ingin mengecek data kepada sumber yang

lakukan, kepada sumber informan kepala

sama dengan teknik yang berbeda, yaitu

kantor UPT. Perpustakaan Untan, yang

dengan memperoleh data dari wawancara,

menjadi

observasi, dan dokumentasi.

pengelolaan arsip, yakni :

hambatan-hambatan

dalam

‘’Belum terdapatnya sumber daya manusia

yang

keahlian/keterampilan

D. HASIL DAN PEMBAHASAN

memiliki di

bidang

kearsipan, kurangnya sarana dan 1. Petugas pengelola arsip dinamis Adapun

kendala-kendala

prasarana dalam penyimpanan baik yang

dihadapi dalam penyimpanan arsip di kantor

dari

segi

kualitas

maupun

kuantitasnya, sistem penyimpanan 5

ALESIA, NIM. E21111018 Program Studi Ilmu Administrasi Fisip UNTAN


arsip belum dilaksanakan dengan

2. Fasilitas Sarana dan Prasarana arsip

baik dan benar serta tempat/ruang

dinamis

penyimpanan arsip yang kurang memadai.

Sehingga

pengelolaan

atau

arsip

belum

Arsip merupakan hal yang sangat

dalam

penting di dalam penyusunan dokumen atau

dapat

surat-surat di dalam suatu instansi atau

dikelola secara optimal.

kantor, karena arsip sebagai pusat catatan

Dengan demikian, perlu diadakan

dan pengingat kegiatan yang terjadi di dalam

diusulkan

instansi atau kantor tersebut. Agar kegiatan

untuk

pelatihan

dan

pembinaan bagi pegawai yang bekerja di

administrasi

bidang kearsipan, yang belum memeiliki

berjalan dengan baik dan lancar, maka

keahlian dan keterampilan di bidangnya,

didalam pengarsipan harus menggunakan

penambahan

sistem penyimpanan yang baik dan benar.

sarana

dan

prasarana

penyimpanan arsip serta dana untuk biaya

kearsipan

Sedangkan

tersebut

dapat

penyimpanan

dan

pengelolaan kearsipan biar bagaimanapun

penetapan berkas atau arsip dapat dibedakan

keberhasilan pengelolaan arsip tidak terlepas

menjadi 3 (tiga) macam yaitu :

dari sumber pembiayaan baik itu biaya untuk

1. Penyimpanan berkas arsip secara

membeli tempat penyimpanan arsip, maupun

vertikal, yakni menyusun berkas

biaya untuk pelatihan dan pembinaan tenaga

arsip dalam folder yang diletakan

kerja yang bekerja di bidang kearsipan.

secara vertical dari laci lemari

Lanjut kepala UPT. Perpustakan Untan

yang dapat ditarik keluar dan

Mangatakan yakni :

kedalam.

‘’Kami

memang

mengajukan mengikuti arsip

belum

staf

kami,

pelatihan

dengan

pernah untuk

pengelolaan

alasan

kami

mendahulukan pelatihan pengenalan

2. Penyimpanan secara leteral, yakni menempatkan berkas

dan

atau

menyusun

arsip

secara

tegak/menyamping di atas rak. 3. Penyimpanan

arsip

secara

perpustakaan, untuk kedepanya akan

horizontal yakni, menyimpan arsip

diusulkan

untuk

didalam folder dan folder disusun

diklat/pelatihan

secara mendatar (ditumpuk) di

petugas/stap

mengikuti pengolahan arsip.

dalam

lemari

arsip.Sistem

penyimpanan arsip yang baik dan 6 ALESIA, NIM. E21111018 Program Studi Ilmu Administrasi Fisip UNTAN


benar mempunyai beberapa tujuan

papabila diperlukan dapat dengan cepat dan

antara lain menghemat waktu,

tepat disajikan ditiap saat.

tenaga dan tepat.

3. Sitem Penyimpanan dan pengelolaan

Berdasarkan

pengamatan

dan

Arsip Dinamis

wawancara dengan pegawai dikantor UPT. Perpustakaan

Untan,

dan

dengan tertib sudah seharusnya pegawai/staf

pengawasan terkait dengan penyimpanan

memiliki pengetahuan dan keterampilan

,pemeliharaan arsip mempergunakan 2 (dua)

serta didukung dengan

cara yaitu :

lengkap

‘’Arsip

pengarahan

Untuk menyimpan arsip agar berjalan

disimpan

berdasarkan

dan

memenuhi

peralatan yang syarat

untuk

menjamin kelancaran penyimpanan arsip.

tanggal kedalam map ordner lalu

Berdasarkan

pengamatan

dan

dimasukan kedalam filing cabinet

wawancara dengan mahasiswa pengguna

sesuai arahan dari pimpinan’’

arsip

‘’Arsip

penyimpanan dan penemuan kembali arsip

dipisahkan

berdasarkan

kelompok. Dimasukan kedalam kotak dan

map

UPT.

Perpustakaan

Untan,

yang dibutuhkanbelum maksimal seperti :

memudahkan

‘’yang saya alami waktu membuat

pengambilan kembali arsip tersebut,

surat bebas pinjam syarat untuk

sebenarnya

sidang

disimpan

untuk

di

arsip-arsip lemari

skripsi,

petugas/staf

arsip

mengatakan besok surat tersebut

dikarnakan kami tidak punya lemari

boleh diambil tiba pada waktunya

arsip terpaksa mengunakan kotak-

saya datang untuk mengambil surat

kotak bekas.’’

yang dijanjikan petugas /staf mencari

Sistem penyimpanan arsip tersebut

ternyata suratnya tidak ada dalam

diperlukan untuk

dalam

tersebut

`mempermudah

map, setelah lama dicari ternyata

pengawasan arsip dari ganguan perusak serta

surat tersebut dapat diatas CPU

meng antisifasi agar arsip tidak banyak yang

akhirnya saya dijanjikan besoknya

hilang. atau dipinjam dan

menampung

lagi, saya merasa kecewa dengan

beraneka ragam bahan informasi yang

ketidak telitian petugas/staf tersebut.

berguna, karena bahan informasi yang

’’

penting itu harus selalu diingat sehimgga



E. PENUTUP 1. Kesimpulan 1.

bertujuan

untuk

membantu

kelancaran

oprasional

sebuah

organisasi didalam menentukan

Petugas

Pengeolaan

Arsip

kebijakan

atau

mengambil

Dinamis.

keputusan, maka dari itu terkait

Pengelolaan arsip yang berkaitan

system

pengelolaan

arsip

dengan

dinamis

di

kantor

UPT.

pengorgansasiaan tidak terlepas

Perpustakaan

Unatan

untuk

dari Sumber Daya Manusia yang

penataan

handal, tidak demikian pada

masih mengunakan cara lama

kantor

Perpustakaan

yaitu: map, filing cabinet dan

Universitas

Tanjungpura

odner berdasarkan tanggal,bulan

Pontianak.

Berdasarkan

dan tahun. Untuk mendapatkan

kenyataan

bahwa

perencanaan

UPT.

dan

hasil

dan

yang

penyimpanan

baik

dalam

UPT.PerpustakaanUniversitas

pengelolaan

arsip

Tanjungpura Pontianak. Dalam

dibutuhkan

orang-orang

tata cara pengelolaan arsip belum

mempunyai

mengikuti aturan atau kaidah

ketekunan,keuletan,kesabaran

yang

UU

ketelitian dan loyal terhadap

nomor 43 tahun 2009 tentang

pekerjaannya. Sepetri yang ada

pengelolaan kearsipan.

pada UPT. Perpustakaan Untan

Hal ini disebabkan kurangnya

pegawai yang menangani arsip

pemahaman pegawai terhadap

kurang

aturan yang ditetapkan pada

pengelolaan arsip yang baik dan

peraturan tersebut serta tidak

yang benar.

adanya

ditetapkan

dalam

penunjang

dalam

2.

memahami

sangat

tata

yang

cara

Fasilitas Sarana dan Prasarana

penyimpanan arsip ditambah lagi

Arsip Dinamis

kurangnya sarana dan prasarana.

Pada dasarnya terkait dengan

Perencanaan

dan

penyimpanan dan pemeliharaan

pengorganisasiaan terkait dengan

arsip dinamis telah mengikuti

pengelolaan

pedoman tata cara bagaimana

arsip

dinamis



yang

tertuang

kedalam

UU

dalam pengelolaan arsip haruslah

nomor 43 tahun 2009, supaya

pegawai yang ahli. Dimaksudkan

pengarahan

pengawasan

supaya apa bila arsip tersebut

dapat berjalan dengan baik maka

akan di butuhkan dapat dengan

penyimpanan dan pemeliharaan

mudah dan cepat menemukan

mengacu kepada aturan yang ada

kembali. Sehingga tercapailah

yaitu:

tujuan organisasi dalam rangka

dan

mengunakan

system

nomor,tanggal,tahundan

bulan

manuju tata kelola yang baik.

yang disimpan secara menumpuk pada

satu

tempat

akhirnya

pegawai yang sesuai

menyulitkan pengawasan bagi

dengan

petugas arsip.

keahlian

khususnya

bidang

kearsipan,

Pengarahan untuk

dan

pengawasan

bidang

menbentu

pegawai

meningkatkan kualitas

arsip

dalam

sumber daya manusia

pengelola menjalankan

3.

Saran : Perlunya penambahan

tugas

dan

terutama

pegawai

tangungjawabnya, tanpa adanya

yang menangani arsip

penggerakan dan pengawasan

dengan

sulit untuk mengetahui apakah

mengikutsertakan

arsip sudah tertata dengan baik

dalam

atau belum.

(pendidikan

Sistem

Penyimpanan

cara

diklat dan

Arsip

latihan)

tingkat

Dinamis terkait dengan Suber

nasional

atau

Daya Manusia.

menyekolahkan

pada

Pengelolaan arsip dinamis harus

jurusan sesuai bidang

membutuhkan

tuganya.

pegawai

yang

terlatih dan terdidik serta cepat tanggap dalam memilah arsip, karena arsip merupakan ingatan dan

sumber

informasi

bagi

sebuah kantor/organisasi maka

2. Saran-saran 1.

Sumber daya Perlunya penembahan pegawai yang

sesuai

dengan

bidang 9

ALESIA, NIM. E21111018 Program Studi Ilmu Administrasi Fisip UNTAN


keahlian

khususnya

bidang

kearsipan, meningkatka kualitas sumber daya manusia dengan cara

mengikutsertakan

dalam

Chisyanti, irra. 2011. Manajemen perkantoran.prestasi pustaka raya: Jakarta Liang Gie, The; 1996, Administrasi Perkantoran Moderen, Cetakan IV, Yogyakarta, Liberty.

diklat (pendidikan dan latihan) tingkat

nasional

menyekolahkan

pada

atau jurusan

sesuai bidang tugasnya. 2.

Fasilitas Perlunya penambahan fasilitas seperti filing kabinet , rak arsip lemari arsip , dan ruangan yang khusus untuk menyimpan arsip.

F. REPERENSI Buku-buku : Abubakar, Hadi, ; 1995, Pola Kearsipan Moderen ( Sistem Kartu Kendali), Jakarta, Djabatan. Barthos, Basir, : 2007, Manjemen Kearsipan, Jakarta Bumi Aksara

Mariandinata, Juhana, S. ; 1991, Kearsipan (SMEA-1), Bandung, CV. Yogyakarta Liberty. Miles dan Huberman; 1992, Analisis Data Kualitatif, Cetakan 1, Jakarta, Universitas Indonesia. Tjokroaminoto, Bintoro, 1987, Pengantar Administrasi Pembangunan, Jakarta. LP3S Tri Lestari, Endang, Wiryatmi; 1993, Arsip Dinamis Dalam Arus Informasi, Cetakan I, Jakarta, Arikha Media Cipta. Widjadja, A. W.; 1993, Administrasi Kearsipan, Cetakan IV, Jakarta, PT. Rejagrafindo Persada. Wursanto. Ig. Drs. : 1991, Kearsipan 1 Yogyakarta, Kanisius. Dokumen Resmi:

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang ketentuan –ketentuan pokok arsip


PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA UNIT PELAYANAN TEKNIS UNIVERSITAS TANJUNGPURA PONTIANAK

Recommend Documents