SISTEM INFORMASI BERBASIS WEBSITE PADA KANTOR UPT PELAYANAN PENDIDIKAN KECAMATAN BERBAH
NASKAH PUBLIKASI
Diajukan oleh : Wahyu Arien Tari 11.22.1375
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
1
2
Analysis dan Desain Web Based Information System at UPT Yandik Berbah Analisis dan Desain Sistem Informasi Berbasis Website Pada kantor UPT Yandik Kecamatan Berbah Wahyu Arien Tari Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Development of science and technology in this modern era of increasingly rapid. Media delivery of information is one factor in the success or failure of that information to the user. Media used should be interesting and interactive as well as title or web address you use must be consistent so that users do not get bored and tired when the information is searchable and readable PHP is a software application that offers an interactive and interesting shapes for use as a medium of information delivery. Such development canMhelp human beings in order to enter a new civilization in this era of technology that created man himself to help ease the routine activities of daily living. The use of technology by humans of course be balanced with the demands of adaptability as a user (the user). A logical consequence of the adoption of superior technology is the creation of an information technology advances in the field of general science, which utilizes technology that efficient and effective processing of resources and the quality and completeness of the facts in the form of news or information. Why do the necessary site for the company's website?Especially for those who are open to public employment, and has a marketplace of products that extends almost all the major cities. Keyword : Web based Information System
3
1.
PENDAHULUAN UPT Yandik Kecamatan Berbah adalah sebuah kantor unit pelayanan pendidikan
yang berada di bawah wewenang Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kabupaten Sleman beralamat di jalan Parasamya Beran, Tridadi, Sleman. UPT Yandik Kecamatan Berbah memiliki beberapa informasi sekolah-sekolah jenjang SD, SMP, SMA di kecamatan Berbah baik negeri maupun swasta. UPT Yandik Kecamatan Berbah sampai dengan saat ini belum mempunyai website resmi seperti halnya di tempat lain. UPT Yandik Kecamatan Berbah memang berada di daerah yang cukup jauh dari kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kabupaten Sleman, tetapi sekolahan di kecamatan tersebut cukup banyak dan semuanya dibawahi oleh UPT Yandik Kecamatan Berbah, disamping itu kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pendidikan juga sering terjadi hampir setiap hari di kantor UPT Yandik Kecamatan Berbah tersebut. Para pengurus sekolah yang ada di kecamatan Berbah baik negeri maupun swasta seringkali dihadapkan pada kesulitan untuk mengetahui segala informasi yang berhubungan dengan pendidikan di kecamatan Berbah. UPT Yandik Kecamatan Berbah membutuhkan suatu website yang dapat membantu mempermudah pihak yang berkaitan dalam mengetahui segala informasi mengenai kegiatan yang berhubungan dengan pendidikan di kecamatan Berbah. Website yang ada diharapkan dapat digunakan dan dapat memberikan informasi secara cepat. Website tersebut akan dikembangkan dalam bentuk script PHP dan database dengan aplikasi MySQL. Ruang lingkup pemanfaatan sistem informasi sangatlah luas sesuai dengan fungsi dan aplikasinya yang berbeda pada masing-masing bidang. Oleh karena itu penulis memberi batasan permasalahan yaitu : Sistem dibuat hanya berfokus pada bagaimana cara mempercepat dan mempermudah proses untuk memperoleh segala informasi yang berhubungan dengan Pendidikan di Kecamatan Berbah. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah 1.
Membuat suatu sistem informasi berbasis website atau situs web pada Kantor UPT Yandik Kecamatan Berbah agar mempermudah dalam penyampaian informasi khususnya di lingkungan pendidikan.
2.
Memberikan alternatif dalam mempermudah penyampaian informasi yang didapat dari Dinas Pendidikan.
3.
Mengembangkan kemmapuan dibidang Sistem Informasi khususnya dalam pembuatan website.
4
Adapun manfaat dari penelitian ini antara lain : 1.
Dengan sistem informasi yang baru diharapkan dapat memudahkan sekolahsekolah dalam mendapatkan segala informasi yang diberikan pemerintah khususnya dibidang Pendidikan.
2.
Dengan sistem informasi ini diharapkan dapat menunjang kinerja pegawai agar segala informasi yang ada dapat diterima dengan mudah dan tepat sasaran. Serta dapat membuka wawasan baru dibidang sistem informasi khususnya dibidang website.
Adapun metode yang digunakan untuk membuat penelitian ini antara lain : a.
Metode Observasi. Melakukan pengamatan langsung terhadap obyek yang di teliti dalam penelitian ini obyek yang diteliti adalah Kantor UPT Yandik Kecamatan Berbah.
b.
Metode Kepustakaan. Metode ini di gunakan untuk menambah refrensi dalam melakuakan pembahasan masalah yang diteliti dan juga sebagai tambahan dari data yang di lakukan dalam metode observasi.
c.
Metode Wawancara. Pengumpulan data dengan cara peneliti langsung mengajuakn pertanyaan – pertanyaan kepada pihak terkait. Dalam hal ini adalah guru-guru dan pegawai Kantor UPT Yandik Berbah sesuai dengan masalah yang dihadapi.
2. LANDASAN TEORI 2.1
Sistem Informasi Berbasis Website Pentingnya peranan komputer di dalam sistem informasi, disebabkan besarnya
volume data serta banyaknya informasi yang akan diolah. Di samping itu, penyampaian informasi yang kompleks jika dikerjakan secara manual tidak dapat menjamin ketelitian dan kebenarannya. Sistem informasi pada Kantor UPT Yandik Kecamatan Berbah merupakan sebuah sistem informasi yang mengelola dan mengolah data dari proses manual ke dalam sistem berbasis computer/website. Komponen-komponen yang terdapat dalam sistem informasi berbasis website ini adalah: 1. Orang yang mengoperasikan sistem (user) 2. informasi tentang pendidikan dan tenaga kependidikan 3. Prosedur, baik manual ataupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam pengumpulan, pemrosesan dan penyimpanan data.
5
4. Software yang digunakan. 5. Infrastuktur teknologi informasi . 2.2
Konsep Dasar SDLC (System Development Life Cycle) System Development Life Cycle (SDLC) merupakan metodedologi umum dalam
pengembangan sistem yang menandai kemajuan usaha analisis dan desain. (Hanif Al Fatta 2007). Merupakan tahapan yang dilakukan oleh programmer dan analisis sistem dalam membangun sistem informasi, yang berisi keseluruhan proses dalam beberapa langkah. Ada beberapa model dalam SDLC, yaitu waterfall, prototype, RAD, incremental, dan spiral model. Model yang paling banyak digunakan adalah model waterfall. Metode pengembangan software model waterfall terdiri dari 5 (lima) tahap yang saling bekaitan, seperti pada gambar berikut ini :
Analisis Sistem Desain Sistem Penulisan Kode Program Pengujian Program Penerapan Program Gambar 2.1 SDLC Model Waterfall
3. ANALISIS 3.1
Kantor UPT Yandik Kec. Berbah Kantor Unit Pelaksana Teknis ( UPT ) Pelayanan Pendidikan yang selanjutnya
disebut UPT Yandik Kecamatan Berbah merupakan pelaksana sebagian urusan di bidang pendidikan di Kecamatan Berbah dan sekitarnya, yang dipimpin oleh seorang Kepala
UPT
Yandik
Kecamatan
Berbah
yg
berkedudukan
dibawah
dan
bertanggungjawab kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Sleman melalui Sekretaris. Kantor UPT Yandik Kecamatan Berbah mempunyai tugas pokok melakukan sebagian
tugas
pokok
Dinas
Pendidikan,
6
membina
TK,
SD,
SMP,
SMA,
mengkoordinasikan seluruh jenjang satuan pendidikan di Kecamatan Berbah dan pengelolaan urusan tata usaha serta keuangan maupun pengumpulan data dan statistik. 3.2
Analisis Sistem Menurut Whitten, dkk (2004), Analisis Sistem / System Analysis merupakan
sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagianbagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan mereka. Secara mendasar, analisis sistem adalah mengenai pemecahan masalah. Ada banyak pendekatan untuk pemecahan masalah, oleh sebab itu tidaklah mengejutkan jika ada banyak pendekatan untuk analisis sistem. Beberapa pendekatan analisis sistem yang populer diantaranya adalah analisis terstruktur (teknik model-driven yang berpusat pada proses), teknik informasi (teknik model-driven yang berpusat pada data), dan analisis berorientasi objek (teknik model-driven yang
mengintegrasikan data dan proses ke
dalam konstruksi yang disebut objek). Ketiga pendekatan tersebut merupan contohcontoh dari model driven yaitu sebuah pendekatan pemecahan masalah yang menekankan
pembuatan
gambar
model-model
sistem
yang
bergambar
untuk
mendokumentasikan dan memvalidasikan sistem-sistem yang ada dan atau diusulkan. Tujuan dari fase analisis adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem informasi yang baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Untuk mempermudah analis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analis membagi kebutuhan system ke dalam 2 jenis. Jenis pertama adalah kebutuhan fungsional (functional requirement) dan jenis kedua adalah kebutuhan nonfungsional (nonfunctional requirements). 3.2.1 Kebutuhan Fungsional Jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan sistem. Tabel 3.1 Kebutuhan Fungsional No
Aktor
1
Admin
Deskripsi Untuk mengakses halaman utama maka admin harus melakukan login terlebih dahulu untuk memastikan bahwa user yang mengakses halaman ini telah terdaftar. User yang login menggunakan data yang tidak valid maka sistem akan memberikan peringatan. Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru,
7
mengupdate, dan menghapus informasi menu agenda yang telah disediakan. Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru, mengupdate, dan menghapus informasi menu banner yang telah disediakan. Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru, mengupdate, dan menghapus informasi menu berita yang telah disediakan. Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru, mengupdate, dan menghapus informasi menu gallery yang telah disediakan. Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru, mengupdate, dan menghapus informasi menu informasi yang telah disediakan. Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru, mengupdate, dan menghapus informasi menu pengumuman yang telah disediakan. Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru, mengupdate, dan menghapus informasi menu user yang telah disediakan. Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru, mengupdate, dan menghapus informasi menu buku tamu yang telah disediakan. Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru, mengupdate, dan menghapus informasi menu modul yang telah disediakan. Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru, mengupdate, dan menghapus informasi menu pegawai yang telah disediakan. Sistem harus bisa menampilkan data, entri data baru, mengupdate, dan menghapus informasi menu upload yang telah disediakan.
3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan ini adalah tipe kebutuhan yang berisi property perilaku yang dimiliki oleh sistem. 1. Operasional a. Bisa digunakan pada sistem operasi Microsoft Windows maupun Linux versi apapun. b. Spesifikasi komputer minimum Pentium. c.
Kebutuhan memori minimum 64 MB RAM.
d. Bisa dikembangkan untuk aplikasi mobile.
8
2. Security a. Sistem aplikasinya maupun databasenya dilengkapi password. b. Semua password yang telah terenkripsi. c.
Admin yang akan melakukan login harus menggunakan account yang telah terdaftar dan password yang telah terenkripsi baru bisa mendapat hak akses ke dalam halaman admin.
d. Pada halaman admin, setiap link harus melalui proses login yang legal sehingga tidak diijinkan mengakses link tanpa melalui tahapan yang benar. e. Masih pada halaman admin juga dengan alasan keamanan apabila sistem tidak digunakan
dalam
beberapa
detik
maka
sistem
akan
logout
otomatis
menggunakan teknik SESSION. 3. Informasi a. Digunakan untuk menginformasikan apabila password yang dimasukkan oleh pengguna salah. b. Digunakan untuk menampilkan informasi seputar pendidikan. 4. Kinerja a. Layanan yang dibangun ini Multiplatform bagi sistem operasi. b. Sistem ini akan mendata semua informasi yang berhubungan dengan pendidikan dan tenaga kependidikan. c.
Untuk lebih mempermudah, maka sistem bisa juga dikembangkan untuk versi mobile.
3.3
Perancangan Sistem Perancangan sistem dimaksudkan untuk memberi gambaran secara umum
mengenai sistem yang akan diusulkan. Rancangan ini mengidentifikasikan komponenkomponen sistem yang dirancang secara rinci. Adapun rancangan sistem yang dilakukan disini meliputi perancangan proses dan perancangan basis data. 3.3.1 Perancangan Proses Berikut diuraikan mengenai pemodelan proses sistem yang dibuat menggunakan pemodelan fisik (phisical model) dengan membuat flowchart system dan pemodelan logic (logical model) dengan membuat diagram konteks, diagram berjenjang proses, diagram alir data level 0, level 1 dst. 3.3.1.1 Data Flow Diagram ( DFD )
9
Data
Flow
Diagram
atau
Diagram
Alir
Data
dipergunakan
untuk
mendokumentasikan proses aliran data sistem serta untuk menjelaskan bagaimana nantinya fungsi-fungsi pada sistem informasi secara logika akan bekerja. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Keuntungan menggunakan sistem data flow diagram adalah memudahkan pemakai dalam memahami sistem yang akan dikerjakan atau dikembangkan. Adapun gambar Data Flow Diagram sistem informasi berbasis website pada kantor UPT Yandik kecamatan Berbah seperti gambar dibawah ini
Simbol DFD
Keterangan SOURCE (KESATUAN LUAR) PROSES DATA FLOW (ARUS DATA) DATA STORE (SIMPANAN DATA)
G Gambar 3. 1 DFD Level 0
10
Gambar 3. 2 DFD Level 1
11
3.3.2 Perancangan Basis Data Pada tahap ini, rancangan basis data dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah diidentifikasikan pada desain secara umum. Teknik normalisasi akan digunakan dalam perancangan database secara rinci ini agar diperoleh basis data yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan,terhindar dari penumpukan data, ketidak konsistennya data dan mudah dalam pemanipulasian data. 3.3.2.1 Entity Relationship Diagram ( ERD ) E.R.D adalah diagram yang memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan-hubungan (relasi) antar entitas. Penekanan pada ERD adalah tabel-tabel yang merepresentasikan entitas-entitas serta tabel-tabel yang mempresentasikan relasi antar entitas itu sendiri.
Keterangan Simbol E.R.D (Entity Relationship Diagram) : = Simbol Atribut = Simbol Entity = Simbol Relasi
12
Gambar 3. 3 menunjukan E.R.D
13
Adapun pada perancangan basis data pada sistem informasi berbasis website pada kantor UPT Yandik kecamatan Berbah ini menggunakan relasi antar tabel yang dapat dilihat seperti pada gambar 3.4 dibawah ini
Gambar 3. 4 Relasi Antar Tabel
14
4. MANUAL PROGRAM
Manual Program. Manual program dibuat untuk digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan program aplikasi. Manual program yang bagus dapat menjadi pemandu
pengguna
dalam
memanfaatkan
aplikasi
tanpa
harus
menghubungi
pengembang aplikasi tersebut. 4.1 Form login Form Login. Login merupakan syarat untuk dapat memanfaatkan program secara keseluruhan. Hanya admin yang sudah terdaftar yang berhak untuk login untuk mengoperasikan Sistem Informasi Berbasis Website pada Kantor UPT Yandik Kecamatan Berbah
Gambar 4.1 Tampilan Form Login 4.2 Form Utama Form Utama. Pada form utama ini terdapat beberapa menu yaitu menu Home ,Profil, Galery, Informasi dan hubungi kami yang akan aktif setelah user berhasil login Sistem Informasi Berbasis Website pada Kantor UPT Yandik Kecamatan Berbah ini
15
Gambar 4.2 Tampilan Form Utama 4.3 Form Galery Pada form gallery ini admin dapat memasukkan,mendelete,mengupdate beberapa foto dokumentasi kegiatan yang diselenggarakan oleh sekolah-sekolah dilingkungan kantor UPT Yandik Kecamatan Berbah
Gambar 4. Tampilan Form Galery 4.4 Form Profil Pada form profil ini terdapat visi dan misi kantor UPT Yandik kecamatan Berbah. Adapula terdapat tujuan dari kantor UPT Yandik kecamatan Berbah yang dapat dilihat
16
pada gambar dibawah ini.
Gambar 4.3 Tampilan Form Profil
4.5 Form Hubungi Kami Dalam form ini pengguna atau admin dapat melihat siapa saja yang berusaha mengirim pesan anya jawab atau menghubungi kantor UPT yandik kecamatan Berbah
Gambar 4.4 Tampilan Form Hubungi Kami
17
4.6 Form Informasi Pada form informasi ini terdapat beberapa informasi kedinasan yang ditujukan buat sekolah-sekolah maupun tenaga pendidik dilingkungan kantor UPT yandik kecamatan Berbah yang dapat diambah, dihapus, diupdate kapan saja oleh admin.
Gambar 4.5 Tampilan Form Informasi 4.7 Form Logout Setelah pengguna atau admin selesai melakukan tambah data, hapus data atau update data maka apabila admin ingin keluar dari sistem bisa melihat form logout
Gambar 4.5 Tampilan Form logout
18
5. PENUTUP Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang dilakukan mengenai sistem Informasi berbasis web pada kantor UPT Yandik Kecamatan Berbah, maka penulis mengambil kesimpulan dan memberikan beberapa saran sebagai berikut : 5.1
Kesimpulan
1. Dengan adanya sistem informasi berbasis web pada kantor UPT Yandik Kec. Berbah dapat memberikan cara penyampaian informasi dan pelayanan yang baru kepada siswa, guru ataupun karyawan yaitu dengan penyampaian informasi secara online. 2. Kelebihan sistem yang dibuat adalah bahwa melalui sistem ini siswa dapat mengetahui informasi sekolah dimana dan kapan saja dengan menggunakan media internet. Guru dapat menggugah dan mengundug materi, melihat jadwal, mengetahui daftar siswa serta informasi penting lainnya dimana saja dan kapan saja. Bagian tata usaha juga lebih mudah dan lebih rapi dalam melakukan penyimpanan data maupun pencarian kembali terhadap data-data siswa, guru, nilai dan pendaftaran siswa baru di sekplah-sekolah khususnya di Kecamatan Berbah. Pihak sekolah secara umum akan lebih mudah dan cepat serta dapat meraih cakupan area yang luas dalam penyampian informasi kepada masyarakat. 5.2
Saran
1. Untuk menjangkau masyarakat asing (masyarakat internasional) disarankan agar
sistem informasi berbasis web ini dapat dikembangkan menjadi sistem dengan informasi multi bahasa. 2. Dalam mengelola suatu sistem informasi berbasis web, keamanan data merupakan aspek yang paling penting. Oleh karena itu harus menjadi perhatian utama dalam hal pengelolaannya. Untuk menghindari aksi pencurian data serta aksi kejahatan dunia maya yang semakin canggih dari waktu ke waktu, disarankan agar selalu dilakukan pengembangan dan pembaharuan sistem keamanan secara terus menerus agar sistem selalu terjaga keamanannya. 6. DAFTAR PUSTAKA Budi Sutedjo Dharma Oetomo, 2007, “Pengantar Teknologi Informasi Internet Konsep dan Aplikasi”, ANDI, Yogyakarta Bunafit Nugroho, 2004, “Php an MySQL dengan Editor Dreamweaver MX”, ANDI, Yogyakarta
19
Fathansyah, 2002, “Basis Data”, Informatika, Bandung Foenadioen, 2008,
“Pedoman Praktis Pengembangan Aplikasi
Web Database
Menggunakan Java Server Page”, ANDI, Yogyakarta Hanif Al Fatta, 2007, “Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern”, ANDI, Yogyakarta M. Suyanto, 2003, “Strategi Periklanan pada E-Commerce Perusahaan Top Dunia”, ANDI, Yogyakarta Oscar Rachman, 2008, “TCP/IP dalam Dunia Informatika&Telekomunikasi”, Informatika, Bandung
20
