SISTEM INFORMASI INVENTARIS GUDANG BERBASIS WEBSITE PADA GERAI UNIT GAWAT DAGADU Naskah Publikasi
diajukan oleh Fuad Hasyim 06.11.1203
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
WAREHOUSE INVENTORY INFORMATION SYSTEM WEB-BASED ON UNIT GAWAT DAGADU YOGYAKARTA
SISTEM INFORMASI INVENTARIS GUDANG BERBASIS WEBSITE PADA GERAI UNIT GAWAT DAGADU YOGYAKARTA
Fuad Hasyim Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Intensive outlets Dagadu has data such as the data stock of goods in the warehouse and the data in and out of stock items, but management is still manual and takes a very long time in the entry process, therefore it is necessary to find an alternative in handling such data. If we look together, the computer is the perfect solution to deal with problems in the stores, and for data processing. Computers are able to solve a variety of problems, not only in the calculation but also the ability to store and deliver information. However in today's modern society, many computers used as the central data (database) compared with other purposes. Because of the role of databases is very large, very reliable database processing to facilitate the SPV as a leader in the booth to get information and speed up the process of data input into the warehouse. Not only that store employees will also be lighter and faster in the importation of goods into the warehouse. Based on this background, the problem that arises is how to make a database system that suits your needs Intensive Dagadu warehouse outlets. The programming language used to create this system is to use Dreamweaver software is applied to PHP. So the SPV as authorized in the booth can access using existing computer. The purpose of this paper is to facilitate the SPV outlets in handling all the information about the stock in the warehouse, either stock or stock coming out of the barn, so as to minimize the data miss the existing stock. The results of the activities that will be implemented is a database management program warehouse stock. And how the system can work optimally, so as to facilitate the SPV. Keyword : computer, information, database, warehouse, stock, goods
1. Pendahuluan
Dalam dunia pedagangan baik jasa maupun barang, teknologi informasi sudah menjadi suatu kebutuhan yang sangat pokok untuk membantu melancarkan administrasi dan untuk memperoleh segala bentuk informasi, serta untuk meningkatkan mutu pelayanan terhadap konsumen, sehingga lebih berdaya hasil. Gerai-gerai atau factory outlet serta toko-toko elektronik dan komputer sudah banyak yang menggunakan sistem informasi komputerisasi. Pengelolannya pun perlu dimaksimalkan karena website hanya bisa di upload melalui browsing di internet.
Dalam dunia pemasaran, pasti ada barang yang di display serta ada juga barang yang disimpan di dalam gudang sebagai stok. Untuk itulah penulis berusaha memberikan solusi dengan merancang dan membuat sistem informasi inventaris gudang pada gerai Unit Gawat Dagadu Yogyakarta untuk membantu pendataan secara komputasi yang lebih efisien dan efektif.
2. Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Sistem Informasi
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi
Suatu sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan-kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.(James Martin, 1975)
2.1.2 Peranan Sistem Informasi
Manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung pengembalian keputusan yang akan dilakukan. Sistem informasi juga mempunyai peranan penting dalam menyediakan informasi bagi manajemen disemua tingkatan. Supaya informasi yang dihasilkan dapat mengena dan berguna bagi manajemen, maka analisis sistem haruslah mengetahui
kebutuhan-kebutuhan informasi yang diinginkan oleh manajemen. Sistem informasi mempunyai peranan penting didalam menyediakan informasi bagi manajemen semua tingkatan.
Adapun beberapa komponen sistem informasi, diantaranya : a. Input b. Output c.
Teknologi
d. Basis Data e. Kendali
2.2
Pengertian Inventaris
Inventaris merupakan kegiatan untuk memperoleh data seluruh logistik yang dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan. Dalam pengadaan inventaris, perusahaan membutuhkan sejumlah dana, oleh sebab itu setiap perusahaan harus dapat memperhatikan suatu jumlah inventaris yang cukup untuk menjamin kegiatan perusahaan. Jika inventaris barang terlalu sedikit, maka timbul permasalahan yang mengakibatkan tertundanya proses kegiatan, oleh sebab itu inventaris harus diatur dan dikendalikan agar dapat memenuhi kebutuhan dalam jumlah, mutu, waktu yang tepat dengn jumlah biaya serendahrendahnya.(WordPress)
2.3
MySQL MySQL (My Structure Query Language) atu bahasa yang biasa dibaca “mai-se-kuel”
adalah sebuah program pembuat databse yang bersifat open source, artinya siapa saja boleh mrnggunakannya dan tidak dicekal. MySQL sebenarnya produk yang berjalan pada platform Linux. Karena sifatnya yang open source, dia dapat dijalankan pada semua platform baik Windows maupun Linux. Selain itu MySQL juga merupakan program pengakses database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi Multi User (Banyak Pengguna). (Nugroho, 2004).
3. Analisis Untuk lebih detail dalam menganalisis masalah yang ada, maka akan digunakan metode analysis PIECES ( Performance, Information, Economic, Control, Efisiency, Service ).(Suyanto, 2004). Dengan analisis ini kita akan dapat menemukan beberapa masalah dan pada akhirnya dapat menemukan masalah utamanya.
1. Analisis Kinerja (Performance) Hasil analisis kerja dapat dilihat dalam Tabel 3.1
Tabel 3.1 Analisis kinerja Parameter -
Jmlah produksi
Hasil Analisis Dalam pencatatan persediaan barang yang adaa di gudang saat ini masih mengunakan metode konvensional belum menggunakan teknologi internet, sehingga masih sering terjadi ketidaksamaan jumlah barang yang ada di gudang dengan data yang ada.
-
Waktu tanggap
Terbatasnya waktu yang digunakan oleh spv atau gardep dalam penghitungan stok barang di gudang.
2. Analisis Informasi (Information) Hasil analisis informasi dapat dilihat dalam Tabel 3.2
Tabel 3.2 Analisis informasi Parameter -
Hasil Analisis
Tepat waktu
Ketika penambahan stok gudang, gardep bertugas menghitung dan mencatat jumlah stock yang dimasukkan. Terbatasnya waktu yang digunakan dalam pencatatan tersebut membuat sebagian jenis barang tidak sesuai
jumlahnya.
Akibatnya
terjadi
ketidaksamaan jumlah barang dengan data. -
Akurat
Masalah akurasi data, dalam hal ini data stok barang di gudang masih kurang.
-
Relevan
Inti dari sistem baru yang dibuat adalah untuk mempermudah pegawai di gerai dalam memperoleh data stok barang, maka informasi
yang
dipublikasikan
pastilah
sangat bermanfaat bagi yang menerima, dalam hal ini spv dalam pengecekan barang di gudang.
3. Analisis Ekonomi (Economics) Hasil analisis ekonomi dapat dilihat dalam Tabel 3.3
Tabel 3.3 Analisis ekonomi Parameter -
Biaya
Hasil Analisis Dalam pencatatan data barang yang ada di gudang secara manual, spv harus selalu mengeluarkan uang untuk menggandakan kertas sehingga terjadi pemborosan setiap kali memasukkan data.
4. Analisis Kendali (Control) Hasil dari analisis kendali dapat dilihat dalam Tabel 3.4
Tabel 3.4 Analisis kendali Parameter -
Hasil Analisis
Kontrol terhadap
Kontrol terhadap pemasukan barang dan
kinerja sistem
jumlah barang yang ada di gudang masih kurang karena belum terlaksananya kontrol secara
periodik
dan
kadang
terjadi
perbedaan jumlah barang dengan data yang ada.
5. Analisis Efisiensi (Efficiency) Hasil analisis efisiensi dapat dilihat dalam Tabel 3.5
Tabel 3.5 Analisis efisiensi Parameter -
Hasil Analisis
Penggunaan
Dengan adanya pegawai yang sudah
sumber daya
mengerti akan teknologi, maka dengan pemasukan data yang masih manual sekarang ini dirasa sangat kurang sekali.
6. Analisis Pelayanan (Service) Hasil analisis pelayanan dapat dilihat dalam Tabel 3.6
Tabel 3.6 Analisis pelayanan Parmeter -
Hasil Analisis
Fleksibilitas
Sistem yang ada sekarang ini belum mencakup fleksibilitas. Dengan sistem yang baru ini diharapkan nanti bisa sefleksibel mungkin, bisa diakses dimana
-
Easy to use
saja dan kapan saja. Sistem yang baru juga diharapkan mudah dalam penggunaannya, baik orang yang sudah mahir atau orang awam terhadap teknologi, dalam hal ini internet.
3.1
Identifikasi Masalah Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan
dalam tahapan analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak
dapat
dicapai.
Suatu
permasalahan
tidak
akan
timbul
dengan
sendirinya,
mengidentifikasi masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis, terdapat beberapa masalah : 1. Sistem pendataan barang di gudang masih manual. Sehingga waktu yang dibutuhkan sangat banyak, serta dalam hal keuangan lebih boros. 2. Spv hanya bisa mengakses sistem yang ada untuk mengetahui data inventaris gudang dari gerai saja, sehingga terjadi keterbatasan tempat untuk mengakses. 3. Gerai UGD sedang dalam tahap pengembangan dan peningkatan mutu pelyanan terhadap konsumen.
3.2
Analisis Kebutuhan Sistem
Setelah melakukan analisis sistem seperti yang sudah dijelaskan diatas, maka akan dipersempit lagi pembahasannya, yaitu tentang kebutuhan sistem. Kebutuhan sistem atau yang biasa disebut persyaratan dibagi menjadi dua kategori. Yaitu kebutuhan atau persyaratan fungsional dan kebutuhan atau persyaratan non fungsional.
3.2.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional merupakan pernyataan layanan sistem yang harus disediakan, bagaimana sistem harus bereaksi terhadap input tertentu dan bagaimana sistem harus berperilaku dalam situasi tertentu. Sebagai contoh adalah bagaimana sistem beroperasi terhadap input, informasi atau bentuk informasi yang bagaimana yang harus ditampilkan, dan sebagainya. Berikut adalah beberapa kebutuhan fungsional yang harus dipenuhi oleh sistem, dalam hal ini adalah sistem informasi inventori barang gudang UGD Yogyakarta. 1.
Sistem dapat memenejemen data,yaitu memasukkan data, mengedit data dan menghapus data.
2.
Sistem dapat menginformasikan kode barang, nama barang dan jumlah stok yang ada di gudang, sehingga mempermudah dalam pencarian data barang tertentu dan juga jumlah stok barang yang masih ada di gudang.
3.
Sistem dapat menginformasikan jumlah barang yang masuk ke gudang dan jumlah barang yang keluar dari gudang.
3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional
Kebutuhan non fungsional adalah persyaratan yang tidak langsung berhubungan dengan fungsi spesifik yang disediakan oleh sistem.(Ian, 2003). Biasanya kebutuhan non fungsional ini akan muncul setelah sistem tersebut dibangun. Kita akan mengetahui keandalan sistem tersebut. Berikut daftar beberapa kebutuhan non-fungsional yang nanti harus dipenuhi oleh sistem.
Tabel 3.7 Kebutuhan Non Fungsional No
Kebutuhan non-fungsional
Parameter
1
Tampilan menarik
Interaktif dan Easy to use
2
Ringan saat diakses
Tidak lebih dari 12 detik
3
Space
Minimal 200 MB
4
User friendly
Sederhana
5
Keamanan
Antisipasi captchia
menggunakan (challange-response
test)
4.
Perancangan Sistem
4.1
Data Flow Diagram Untuk memahami dan merealisasikan analisis sistem, maka diperlukan suatu gambaran
sistem dan arus data yang digunakan. Pemodelan diagram arus data merupakan penggambaran sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran penyimpanan data. Gambaran sistem dan arus ini selanjutnya dapat digunakan untuk mempermudah perancangan sistem. Berikut ini adalah gambar Data Flow Diagram yang diusulkan dalam sistem baru :
Menampilkan : 1. data gudang 2. data rak 3. data brand 4. data type 5. data barang 6. data desain
Admin
Input : 1. data gudang 2. data rak 3. data brand 4. data type 5. data barang 6. data desain
Sistem Informasi Inventaris Gudang
Menampilkan : 1. data barang Input : 1. data barang
SPV
Gambar 4.1 DFD Level 0
Admin
Data gudang
Data rak
Data barang
Data brand
Data type
Data desain
Data SPV
Manajemen data gudang 1
Manajemen data rak 2
Manajemen data barang 3
Manajemen data brand 4
Manajemen data type 5
Manajemen data desain 6
Manajemen data SPV 7
Data gudang
Data rak
Data barang
Data brand
Data type
Data desain
Data SPV
Data gudang
Data rak
Data barang
Data brand
Data type
Data desain
Data SPV
Pengolahan data dan laporan 8
Laporan data gudang Laporan data rak Laporan data barang Laporan data brand Laporan data type Laporan data desain Laporan data SPV
Admin
Gambar 4.2 DFD Level 1
4.2
Perancangan Database
Pada sistem informasi inventori gudang gerai UGD melakukan pendekatan dengan menggunakan suatu satuan basis data, adapun perancangan database ini meliputi ERD dan rancangan tabel datanya.
kdGudang
nmGudang
kdRak Rak
kdpenyimpanan
Gudang
n
Memiliki
1
kdGudang
n
kdBrand
1
Penyimpanan
Memiliki n
kdGudang
n
n
jenisLengan
kdType kodeBarang
1
jenisKerah
Barang
Brand
jenisBahan kdBrand
n
Type memiliki
memiliki
jenisDesain
1
nama
namaBrand
JenisBarang kdType
Desain kdDesain n admin
melakukan
Transaksi
Type Id
email
Kd_transaksi Tanggal
username Tanggal
password Tanggal
Jumlah
Gambar 4.3 ERD Sistem Informasi Inventaris Gudang Dagadu Djokdja
gudang PK
rak
kd_gudang
PK
kd_rak
nama
FK1
kd_gudang
transaksi gd_penyimpanan PK
kd_penyimpanan
FK1 FK2 FK3
kd_gudang kd__brand kd_type
brand PK
kd__brand
PK
id_transaksi
FK2 FK1
tanggal type jumlah kd_barang id
nama
kd_type jenis
PK
kd_barang
FK1 FK2
jenis_lengan jenis_kerah jenis_bahan jenis_desain kd_rak kd_desain
admin
type PK
barang
PK
id username password email
desain PK
kd_desain nama
Gambar 4.4 Relasi Antar Tabel
4.3
Instalasi Program Instalasi program merupakan tahap dimana penulis memasukkan aplikasi sisem
informasi invantaris gudang ke dalam sistem computer pada gerai unit gawat dagadu.setelah proses instalasi program selesai maka aplikasi perangkat lunak yang telah dibuatdapat
dibuka dan digunakan melalui menu start program pada computer. Berikut tampilan form data barang yang muncul setelah aplikasi selesai diinstal :
Gambar 4.5 Form Data Barang 5.
Kesimpulan
Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Dalam pembuatan sistem informasi inventaris gudang berbasis web ini, terlebih dahulu penulis merancang alur dan relasi antar tabel. Setelah itu penulis menggunakan php dan mysql untuk pembuatan script dan database. 2. Penulis menyerahkan sistem ini kepada pihak dagadu dalam pengelolannya. 3. Dibandingkan dengan sistem yang lama, penyajian informasi mengenai stok barang lebih mudah dipahami. 4. Di dalam stok barang, penulis menyajikan dengan menambahkan stok barang yang masuk dan keluar serta menambahkan detail mengenai transakasi yang terjadi.
DAFTAR PUSTAKA
James Martin, Database Organization Parth 1, New Jersey : Prentice-Hall inc, 1975. Jerry FitzGerald, Ardra F.FitzGerald, Warren D.Stalling, Jr, Fundamentals of System Analysis. New York : John Willey & Sons, 1981. Jogiyanto, Analisi dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Penerbit Andi, 1955. M.Suyanto, Analisis & Desain Aplikasi Multimedia untuk Pemasaran, Yogyakarta : Andi, 2004. Nugroho, Bunafit, Php dan MySQL Dengan Editor DreamweaverMX, Yogyakarta : Andi Offset, 2004. Tavri D Mahyuzir, Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data, Jakarta : PT Elex Media Komputindo, 1997.
