Samen verantwoordelijk voor de marketing van Ameland
Plan van de Stichting Ameland Promotie om het draagvlak voor de Stichting en de bijdrage van de ondernemers aan Ameland promotie te verhogen.
Hoofdstuk 1: Inleiding...................................................................................................................2 1.1 Doelstelling en resultaten............................................................................................................... 2 1.2 leeswijzer ......................................................................................................................................... 2
Hoofdstuk 2: Analyse.....................................................................................................................3 2.1 Motivatie ......................................................................................................................................... 3 2.2 Capaciteit ........................................................................................................................................ 4 2.3 Gelegenheid..................................................................................................................................... 5
Hoofdstuk 3: Bijdrage aan de SAP ...............................................................................................6 3.1 Richtbedragen voor ondernemers ................................................................................................ 6 3.2
Financieel management ................................................................................................................ 6
Hoofdstuk 4: Aanpassen organisatiestructuur .............................................................................7 Hoofdstuk 5: Communicatieplan .................................................................................................8 5.1 Doelstelling en doelgroepen ........................................................................................................... 8 5.2: Communicatiestrategie .................................................................................................................. 9 5.3: Communicatiedoelstellingen per doelgroep ................................................................................. 9 5.4: Communicatiemiddelen ............................................................................................................... 10
Hoofdstuk 6: Uitvoering en planning .........................................................................................14
1
Hoofdstuk 1:
Inleiding
Ameland promotie is een zaak van zowel de gemeente als de ondernemers. De ondernemers hebben de afspraak met de gemeente gemaakt dat de gemeente hetzelfde bijdraagt als de ondernemer (met een maximum van € 150.000). De bijdrage van de ondernemers loopt de laatste jaren terug met als gevolg dat we het maximum van € 150.000 niet meer halen. Dit plan analyseert de oorzaken van de terugloop en komt met een voorstel hoe de Stichting Ameland Promotie (SAP) het tij kan keren om zodoende meer geld van de ondernemers binnen te halen. Zonder extra inspanningen verwachten we voor 2009 € 125.000,= van de ondernemers, het plan moet dit met € 50.000 verhogen tot een bijdrage van € 175.000,= 1.1 Doelstelling en resultaten Op basis van de analyse is een plan gemaakt. Dit is opgebouwd uit een doelstelling, te bereiken resultaten en bijhorende activiteiten. De doelstelling is: De bijdrage van ondernemers bedraagt in 2009 € 175.0001 Om dit doel te bereiken zijn de volgende resultaten geformuleerd 1. De doelgroep heeft een positief beeld van de Stichting Ameland Promotie, waardoor niet betalende ondernemers overwegen een financiële bijdrage te leveren en betalende ondernemers dit graag blijven doen. 2. Richtbedragen voor ondernemers zijn bekend, transparant en voor iedereen uit te leggen 3. De SAP maakt het ondernemers makkelijk om hun bijdrage te doen en is in staat om vanaf 2010 mensen gemakkelijk aanschrijven om een bijdrage te doen. 4. De SAP heeft vanaf 2010 een andere organisatiestructuur
1.2
leeswijzer
Hoofdstuk 2 gaat in op de hoogte van de bijdrage en de manier van innen. Het derde hoofdstuk beschrijft de komende verandering in de organisatiestructuur van de SAP. Hoofdstuk 4 omschrijft hoe de communicatie wordt ingericht: hoe we zorgen dat ondernemers en alle Amelanders weten wat de SAP doet, deed en waarom. Het laatste hoofdstuk, vijf, beschrijft de uitvoering en mijlpalen.
1
Dit is inclusief de eventuele bijdrage van Wagenborg passagiersdiensten BV, deze is direct afhankelijk van het promotieplan 2009
2
Hoofdstuk 2:
Analyse
We analyseren de huidige situatie aan de hand van het triade model, gecombineerd met wetenschap van de persuasieve communicatie, dat aangeeft dat mensen het gewenste gedrag laten zien als er voldaan is aan de volgende voorwaarden: a) Motivatie. De mate waarin een ondernemer belangstelling heeft voor (het resultaat van) Ameland promotie. We combineren dit onderdeel van het Triade-model met de wetenschap van de persuasieve communicatie. Deze vorm van communicatie gaat uit van het principe dat het beïnvloeden van iemands attitude en gedragsverandering teweeg kan brengen. Gemotiveerd zijn om iets te doen, impliceert een positieve attitude hebben ten opzichte van dat onderwerp. Maar hoe beïnvloed je een attitude? Hier zijn drie zaken van belang: I) De voorkennis van II) De bestaande attitude over III) En de betrokkenheid bij het onderwerp (de marketing van Ameland) b) Capaciteit. De mate waarin een ondernemer over de eigenschappen, macht, vaardigheden en instrumenten beschikt om bij te dragen aan Ameland promotie. c) Gelegenheid. De mate waarin tijd en de omstandigheden dit gedrag stimuleren of belemmeren. Het uiteindelijke resultaat is de vermenigvuldiging van de drie factor (die scoren tussen 0 en 1). Het mooie van het model is dat als je op één onderdeel laag scoort je nooit je doel bereikt. Alle drie moeten goed zijn om je doel te bereiken. 2.1
Motivatie
2.1.1 Voorkennis Het grootste deel van de doelgroep heeft relatief weinig voorkennis. De Stichting bestaat nu zo’n twee jaar en heeft nog weinig gecommuniceerd. Wat men weet van de Stichting is datgene dat van mond-tot-mond gaat en gecommuniceerd is via de bestuursleden en De Nieuwe Amelander. Soms gaan er ‘geruchten’ rond over bijvoorbeeld de verschillen in tarieven die de verschillende particuliere verhuurders ten opzichte van de grote commerciële verhuurders betalen. De bekendheid met wat de stichting Ameland promotie allemaal doet is niet goed. Ondernemers die wel denken te weten wat de SAP doet zijn het soms niet eens met wat er gedaan wordt of vinden de organisatiestructuur niet goed. Concreet: 1. Ondernemers weten niet waar de SAP allemaal voor verantwoordelijk is 2. De resultaten van de SAP zijn niet bekend 3. Men wil niet bijdragen omdat men het niet eens is met de shirtreclame bij FC Groningen. 4. Men wil wel bijdrage aan de Amelandpromotie maar niet via de SAP, veelal is de reden hiervoor de organisatiestructuur. 5. De Amelanders in het algemeen zijn niet goed op de hoogte van de activiteiten van de SAP. We kunnen eigenlijk weer vanaf nul gaan communiceren. Laat zien wat de stichting doet, welke resultaten dit oplevert, wie wat betaalt, etc. Openheid, transparantie en betrouwbaarheid zijn hierbij erg belangrijk.
3
2.1.2 Betrokkenheid Het grootste deel van de doelgroep voelt zich momenteel niet genoeg betrokken bij het Ameland promotie, terwijl zij wel belanghebbenden zijn zonder dat ze het zich beseffen. Welke ondernemer en inwoner wil zijn portemonnee nu niet vullen? Grote commerciële ondernemers zien waarschijnlijk wel degelijk het nut van een goede marketing en promotie van Ameland. Sommige ondernemers denken dat zonder Ameland promotie via de SAP de gasten wel komen. Zij hebben gedeeltelijk gelijk. Een bepaalde basis zal altijd blijven komen, maar het zijn juist de extra mensen die een seizoen goed of slecht maken. Het gaat hierbij juist om die klanten die Ameland al wel kennen maar voor wie het niet natuurlijk is om vaker te gaan, door onderhoudspromotie blijft Ameland in hun gedachte. Redenen die men aanvoert om niet bij te dragen: 6. Herhalingsbezoek, ik wil niet meer klanten; 7. Geen direct zichtbaar voordeel van de Ameland Promotie, dit geld met name voor sommige niet verhuurders; 8. Freeriders: ook zonder te betalen wordt er promotie gemaakt voor Ameland, dus mijn bijdrage is niet nodig. Het is wel van belang te noemen dat veel ondernemers trots zijn op Ameland en de intrinsieke motivatie wel degelijk aanwezig is.
2.1.3 Bestaande attitude De doelgroep heeft niet een overwegend positief beeld van de Stichting Ameland Promotie. De oorzaak hiervan ligt te weinig en gebrekkige communicatie en een gebrek aan transparantie en openheid. Weinig informatie of verkeerde informatie en veel informatie dat van mond tot mond gaat hebben hiertoe geleid. Het zal lastig worden een negatieve houding om te buigen naar een positieve houding. Een negatieve houding is gebaseerd op verschillende negatieve overtuigingen die iemand heeft. Die zullen we één voor één moeten wegnemen. Dit doen we door vanaf nul te communiceren en in rekening te houden met de bestaande overtuigingen die de doelgroep heeft. Verder constateren we een (soms negatief werkende) wederzijdse afhankelijkheid tussen de VVV en de SAP. De inning van de bijdrage loopt momenteel via de VVV. De VVV is ook vaak de afzender van de boodschap, we communiceren Ameland maar de uitvoering, en eerst contact ligt bij de VVV. Dit leidt tot de volgende problemen: 9. Mensen die geen lid zijn van de VVV (om wat voor reden dan ook) profiteren minder van de promotie, ze gedijen wel bij de naamsbekendheid maar niet bij de direct sales. Als men het product van de VVV niet goed vindt, heeft dit zijn weerslag op de SAP: men draagt dan vaak ook niet bij aan de Amelandpromotie. Andersom geldt hetzelfde. 10. De VVV is met haar activiteiten soms in directe concurrentie met potentiële bedrijven die wel zouden willen / moeten bijdragen. Deze bedrijven gaan niet indirect de concurrent steunen. 2.2 Capaciteit Dit gaat eigenlijk over de vraag kan men bijdrage? In de meeste gevallen is dat geen probleem, de ondernemers kunnen zelf over hun promotiebudget beschikken. De afgelopen jaren zijn geen slechte jaren geweest dus ook financieel zoude ruimte er moeten zijn.
4
2.3 Gelegenheid We merken ook dat er ondernemers zijn die wel willen bijdrage maar dat niet via de VVV willen doen. Men kan direct geld overmaken aan de SAP maar dit is niet goed genoeg bekend. De SAP faciliteert dit onvoldoende. Ook zijn er ondernemers die niet bijdragen nog nooit door de SAP benaderd. Een schatting van de waarde van de verschillende onderdelen laat zien dat de motivatie erg laag is, de gelegenheid is redelijk maar kan veel beter en de capaciteit is goed. Het plan zal zich daarom vooral richten op het verhogen van de motivatie gevolgd door de gelegenheid.
5
Hoofdstuk 3:
Bijdrage aan de SAP
Dit hoofdstuk behandelt doelstellingen twee en drie. We gaan de richtbedragen voor ondernemers vaststellen en zorgen dat de structuur van de SAP bevordert dat iedereen die een bijdrage doet dit makkelijk kan doen en hiervoor ook een rekening en of een betalingsbewijs ontvangt. 3.1
Richtbedragen voor ondernemers
Resultaat: de richtbedragen voor ondernemers zijn bekend, transparant en voor iedereen uit te leggen. Voor de meeste beddenverhuurders zijn de tarieven die men betaalt voor de Amelandpromotie inzichtelijk. Er is nog wel onduidelijkheid over de bijdrage van de grote parken in relatie tot het al dan niet in eigendom en beheer hebben van de verhuureenheden. Voor zakenleden (niet beddenverhuurders) lijkt het tarief dat men betaalt voor de promotiebijdrage niet op objectieve criteria gebaseerd maar meer op historische gronden. Hierdoor zijn ze ook niet uit te leggen. Het Uitgangspunt is om samen met het VVV de tariefstructuur voor de promotiebijdrage voor de verschillende partijen transparant, duidelijk en inzichtelijk te maken Acties: 1. Overleg SAP en VVV over de hoogte van de bijdrages van beddenverhuurders 2. In overleg met de VVV stellen wij de grondslag vast voor de bijdrage van zakenleden. Hiervoor benaderen wij ondernemers, zodat zij hun mening kunnen ventileren. 3. Richtbedragen duidelijk communiceren 3.2
Financieel management
Resultaat: de SAP maakt het ondernemers makkelijk om hun bijdrage te doen en kan vanaf 2010 ook mensen makkelijk aanschrijven om een bijdrage te doen/heeft een incassobeleid. Momenteel is de structuur van de SAP nog niet berekend op het omgaan met bijdrages van ondernemers. De penningmeester van de SAP zal de structuur zo moeten inrichten dat we snel en zakelijk de transacties kunnen afhandelen. Acties 1. Ontwikkelen database voor ondernemersbijdragen aan de SAP 2. Ontwikkelen procedure voor afhandeling van bijdrage 3. Betaalmogelijkheden duidelijk communiceren
6
Hoofdstuk 4:
Aanpassen organisatiestructuur
De organisatiestructuur van de SAP is ontstaan door een compromis tussen de gemeente en de ondernemers. Betrokkenen ervaren de huidige structuur als inefficiënt. Niet direct betrokken begrijpen vaak niet hoe de SAP werkt en waarvoor ze bij de SAP kunnen aankloppen. Inmiddels zijn er gesprekken geweest met de gemeente en de ondernemers. Er is gekozen voor een ontwikkelingsrichting van de SAP en de relatie tussen de VVV, gemeente en ondernemersverenigingen. De voorgestelde organisatiestructuur zal onder regie van het dagelijks bestuur van de SAP worden gerealiseerd. Acties: Gesprekken met betrokken partijen: het gaat hierbij vooral om partijen die nieuw bij de SAP betrokken worden, waaronder de SPA, Wagenborg en andere evenementenorganisaties. In deze gesprekken geeft de SAP aan waarom er verandering nodig is. Ook willen we van deze organisaties weten wat nodig is om hen te laten deelnemen aan de SAP: welke randvoorwaarden stellen zij?; Financieringsvoorstel ontwikkelen met lange termijn commitment van de verschillende partijen; Afstemmingsworkshop, doel is om te zorgen dat iedereen hetzelfde beeld heeft bij de gekozen richting ( informatiesynchronisatie); Ontwikkelen nieuwe statuten; Tijdens een vergadering de nieuwe statuten vaststellen, waarbij alle partijen aanwezig zijn die straks een rol gaan spelen in de ‘SAP nieuwe stijl’. Hiervoor hebben de betrokken de statutenwijziging al besproken in hun eigen vergadering. Ook de gemeenteraad zal gevraagd worden in te stemmen met de wijzigingen. De nieuwe structuur valt of staat met een duurzame financiering en heldere beschrijving van de verantwoordelijkheden.
7
Hoofdstuk 5:
Communicatieplan
De doelstelling van het project is om €50.000,= extra te werven bij ondernemers ten gunste van de Stichting Ameland Promotie. Zonder een goed uitgewerkte communicatiestrategie is dit vrij lastig te realiseren. 5.1
Doelstelling en doelgroepen
5.1.1
De communicatiedoelstelling
De doelgroep heeft een positief beeld van de Stichting Ameland Promotie, waardoor niet betalende ondernemers overwegen een financiële bijdrage te leveren, betalende ondernemers dit graag blijven doen en geselecteerde partijen graag willen participeren binnen de SAP.
5.1.2 Doelgroepen We onderscheiden in dit project de volgende communicatiedoelgroepen:
Bestuursleden SAP: wat zij uitdragen heeft invloed op de beeldvorming en het imago van de Stichting Ameland Promotie. Inwoners: de beeldvorming rond en het uiteindelijke imago van de Stichting Ameland Promotie wordt voor het grootste gedeelte bepaald door de inwoners van Ameland. Intensieve communicatie met deze doelgroep bevordert een positief imago, wat zijn invloed heeft op de houding en het gedrag van andere groepen. Deze groep omvat bijvoorbeeld ook alle evenementenorganisatoren, ondernemers en particuliere verhuurders. Achterban SAP: dit zijn de ondernemers die zich verenigd hebben en zijn vertegenwoordigd in de SAP. Niet alle ondernemers uit deze groep betalen mee aan de Amelandpromotie. Dit zijn de zgn. freeriders. In de communicatie richten wij ons op de achterban in zijn geheel. Verhuurders niet aangesloten bij een van de partijen die de SAP vormen: Dit is een moeilijk te bereiken groep, niet altijd woonachtig op Ameland en soms verhuurt men weinig. Dit zijn vooral verhuurders van huisjes en stacaravans. Ondernemers die actief zijn op de recreatieve vastgoedmarkt op Ameland: dit zijn de ondernemers die nu tussen wal en schip vallen. De grootste winst is hier te behalen bij de ondernemers die bij de VVV nu ook niet in beeld zijn: partijen die geld verdienen doordat het goed gaat met het toerisme op Ameland. We richten ons hier vooral op de vastgoedsector: makelaars, projectontwikkelaars, aannemers, installateurs en bijvoorbeeld rietdekkers. Website eigenaren: Dit zijn de eigenaren van websites die commercieel aan de toeristische markt op Ameland verdienen. Denk aan Op ameland.nl, ameland-tips.de, ameland.net, etc. Externe evenementenorganisaties: organisaties van buiten het eiland die zich specifiek richten op het organiseren van evenementen, bijeenkomsten en congressen op Ameland of de Wadden. Potentiële nieuwe partijen: dit zijn de partijen die in de nieuwe structuur misschien worden opgenomen binnen de SAP, zoals Wagenborg, Stichting Sportpromotie Ameland en andere evenementenorganisaties.
8
5.2: Communicatiestrategie We richten ons in de communicatie vooral op beïnvloeding van de attitude (houding) van de doelgroep door informatieoverdracht. De attitude van de doelgroep is van belang omdat deze de motivatie en het gedrag kan beïnvloeden. Hierbij richten we ons op de (voor)kennis, de betrokkenheid bij het onderwerp en de bestaande attitude van de doelgroep. Het spreekt voor zich dat het gedrag van iemand die zich niet betrokken voelt bij Ameland promotie en de resultaten daarvan of een negatieve houding heeft ten aanzien van de SAP, lastig te beïnvloeden is. Door de verschillende doelgroepen via verschillende wegen te benaderen (de ondernemer wordt als inwoner, ondernemer en als lid van bijvoorbeeld het MKB bereikt), vergroten we de kans op succes. 5.3: Communicatiedoelstellingen per doelgroep Per doelgroep is de communicatiedoelstelling beschreven. De inhoud van de boodschappen in de communicatierichting de betreffende doelgroep geven antwoord op de vraag/vragen die per doelgroep vermeld staan. Bestuursleden SAP: De bestuursleden van de SAP brengen dezelfde informatie op eenduidige positieve wijze naar buiten. Welk antwoord geef ik op veelgestelde vragen? Inwoners: De inwoners van Ameland hebben een positief beeld van de Stichting Ameland Promotie. Waarom bestaat de Stichting Ameland Promotie? Hoe steekt de stichting in elkaar steekt (ook financieel)? Wat is het belang van Amelandpromotie voor Ameland, maar ook voor mij persoonlijk? Wat zijn de (persoonlijke) consequenties als Ameland niet gepromoot wordt? Welke bedragen de verschillende ondernemers/particulieren aan Ameland promotie? Waarvoor kan ik bij de stichting terecht? Hoe bereik ik de stichting (ook voor donaties)? Achterban SAP: De achterban van de Sap heeft een positief beeld van de stichting Ameland promotie. De inhoud van de boodschappen in de communicatie richting de achterban van de SAP geeft antwoord op dezelfde vragen als bij de inwoners, plus: Welke bedragen de verschillende ondernemers/particulieren aan Ameland promotie? Ik wil graag een bijdrage rechtstreeks aan de stichting betalen, hoe doe ik dat?
Verhuurders niet aangesloten bij een van de partijen die de SAP vormen De verhuurders begrijpen dat Amelandpromotie ook in hun belang is, zowel wat betreft de verhuurmogelijkheden als de waardestijging / -behoud van het onroerend goed. Waarom bestaat de Stichting Ameland Promotie? Wat zijn de consequenties als Ameland niet gepromoot wordt? Welke bedragen de verschillende ondernemers/particulieren aan Ameland promotie? Hoe kan ik bijdragen aan de Amelandpromotie direct of via een belangenorganisatie? Hoe kan ik profiteren van de aandacht voor Ameland? Ondernemers die actief zijn op de recreatieve vastgoedmarkt op Ameland, website eigenaren en externe evenementenorganisaties: Deze ondernemers hebben een positief beeld van de Stichting Ameland Promotie.
9
Deze ondernemers zien het (persoonlijke) belang van een goede Amelandpromotie in en zijn bereid hierin te investeren. De inhoud van de boodschappen in de communicatie richting deze doelgroepen geeft antwoord op onderstaande vragen. Waarom bestaat de Stichting Ameland Promotie, wat doet zij en waarom? Wat is het belang van Ameland promotie voor mij persoonlijk en wat is het effect op mijn onderneming als Ameland niet gepromoot wordt? Waarom zou ik de SAP doneren en niet zelf mijn promotie/reclame/marketing verzorgen? Heb ik invloed op de wijze waarop Ameland gepromoot wordt? Kan ik met naam en toenaam genoemd worden in de uitingen van de SAP? Leveren jullie ook maatwerk? Wat gaat het mij kosten? Hoe kan ik jullie steunen? Potentiële nieuwe partijen: De door de SAP geselecteerde potentiële nieuwe partijen hebben een positief beeld van de SAP en willen graag (financieel) participeren binnen de SAP. In de communicatie met deze doelgroep is het antwoord op de volgende vragen van belang: Hoe ziet de nieuwe organisatiestructuur eruit? Waarom zou ik participeren binnen de SAP, wat zijn de voordelen voor mijn organisatie? Wat is mijn invloed binnen de ‘SAP nieuwe structuur’? Wat verwachten jullie van mij? Wat kan ik van de SAP verwachten? 5.4: Communicatiemiddelen We moeten oppassen dat we in 2009 niet keer op keer hetzelfde verhaal via verschillende wegen communiceren. Dan krijgen we last van SAP-fatigue en zijn mensen niet meer geïnteresseerd in wat we vertellen en niet meer bereid een artikel te lezen of te luisteren. Bij iedere communicatie-uiting is het van belang om zorgvuldig af te wegen aan welke informatie de groep behoefte heeft, wat zij al weten en wat wij graag willen vertellen. 5.4.1 Algemene massamediale communicatiemiddelen Website De portal www.ameland.nl is geen reclame voor Ameland, maar ook niet voor de stichting. We willen dat mensen ons kunnen vinden, weten waarvoor ze ons kunnen benaderen en weten wat we doen, etc. Het is noodzakelijk om op www.ameland.nl een gedeelte “Over de SAP” in te richten. Dit is informatie voor ondernemers, evenementenorganisatoren en geïnteresseerden in de stichting. We plaatsen hier ook alle verschenen publicaties vanuit de stichting op. Doorlink of informatie op websites van verenigingen/koepelorganisaties Reeds gepubliceerde informatie en algemene informatie over de stichting Ameland Promotie moet te vinden zijn via de website van bij de SAP aangesloten verenigingen en stichtingen. Als de portal van Ameland goed is, kan dat via een verwijzing naar de eigen website. Tot dat moment verzoeken we webmasters om door de stichting geselecteerde informatie op hun site te plaatsen. Publicaties in De Nieuwe Amelander
10
In iedere editie van De Nieuwe Amelander kunnen wij kosteloos een redactioneel artikel publiceren. We richten ons hierbij op de inwoners van Ameland en de achterban van de SAP. Het is aan te bevelen om minstens éénmaal een artikel te publiceren. De inhoud van de tekst geeft antwoord op één of meerdere vragen die voor deze doelgroepen zijn geformuleerd. Persberichten Zodra wij als Stichting of Ameland in zijn algemeenheid (waarbij een link met de stichting gelegd kan worden) resultaten behalen of activiteiten ondernemen waarmee wij door communicatie een positief beeld van Ameland of de Stichting overbrengen op onze doelgroepen, dan is het aan te bevelen over dat onderwerp een persbericht te schrijven. Afhankelijk van het onderwerp en de impact kiezen we voor lokale, regionale of landelijke media. Folder Niet alle ondernemers zijn persoonlijk te benaderen door de Stichting, anderen willen nog eens rustig lezen wat de doelen van de stichting zijn en hoe zij kunnen bijdragen. Om daar aan tegemoet te komen maakt de stichting een folder met daarin de basisinformatie over de stichting. Deze folder kan ook opgestuurd worden. 5.4.2 Doelgroepafhankelijke communicatiemiddelen Presentatie tijdens jaarvergadering van bij SAP aangesloten organen De Sap presenteert zich hier tijdens jaarvergaderingen van de bij de SAP aangesloten verenigingen en stichtingen. We vertellen hier in ieder geval: wat we momenteel doen, wat we het komend jaar doen en welke resultaten we geboekt hebben. We moeten de inhoud van een presentatie volledig afstemmen op de toehoorders. Van tevoren informeren we bij het bestuurslid welke vragen er binnen zijn of haar achterban zijn voor de SAP. Dit wordt meenomen in de presentatie. Ter plaatse kunnen we vragen beantwoorden (een goede voorbereiding is wenselijk om een eenduidig beeld uit te dragen). Informatie- /discussiebijeenkomst ‘nieuwe’ ondernemers De laatste drie doelgroepen (ondernemers binnen de eilander recreatieve vastgoedmarkt, website eigenaren en externe evenementenorganisatoren) nodigen we persoonlijk uit voor een informatie- en discussiebijeenkomst. Dit is een eerste kennismaking met de SAP. We vertellen deze doelgroepen op het hoe en waarom van de SAP en het belang van Amelandpromotie. We gaan nog niet specifiek in op de persoonlijke situatie van de ondernemers. Ideeën voor een centraal thema: Samen sterk De som der delen maakt het verschil Grote aanpak voor veel individueel resultaat Naar aanleiding van deze presentatie proberen we in gesprek te komen met deze ondernemers. Het is belangrijk om van tevoren goed na te denken over wat er van de bestuursleden wordt verwacht, wat hun rol is en welke tactiek zij moeten toepassen. Met deze bijeenkomst geven we een eerste indruk van de Stichting. Het is aan te bevelen om hier één of meerdere collegeleden voor uit te nodigen. Zij kunnen vertellen waarom zij veel waarde aan de SAP
11
hechten. De burgemeester kan deze rol uitstekend op zich nemen. Hiermee laten we zien en bevestigen we dat de stichting politiek onder- en gesteund wordt. Dit zal veel ondernemers positief beïnvloeden. Details: iedere genodigde krijgt iets namens de stichting. Het presentje staat symbool voor de wijze waarop wij Ameland promoten. Opiniepeiling Na afloop van de bovenstaande informatiebijeenkomst vragen we de ondernemers een korte vragenlijst in te vullen. Hierop kunnen zij aangeven hoe ze denken over Amelandpromotie, de SAP en of zij bereid zijn om met ons in gesprek te gaan over een mogelijke samenwerking. Persoonlijke gesprek Of dit gesprek er komt is afhankelijk van de bereidheid van de ondernemer om met ons in gesprek te gaan. Weggeefdocument Hierin kan een potentiële donateur nalezen wat de stichting doet, wat het oplevert en wat de stichting van plan is te gaan doen. Presentatie college en raad Om het college en de raad te informeren over waar de SAP mee bezig is, wil gaan doen en oplevert. Het is aan te raden dit minimaal één keer per jaar te doen. VGV-overzicht Een veel-gestelde-vragen-overzicht voor de bestuursleden van de SAP. Dit document dient ervoor om te voorkomen dat op veelgestelde vragen door verschillende mensen een ander antwoord wordt gegeven. We geven deze informatie zowel schriftelijk als digitaal. Het is aan te raden ook de collegeleden en raadsleden van dit document te voorzien, aangezien zij in contact staan met een groot deel van de doelgroepen. Amelanders kennis laten maken met FC Groningen Samen met FC Groningen een reis organiseren naar een wedstrijd waarbij men tegen een gereduceerd tarief mee kan. Een bestuurslid van de SAP treed op als gastheer / vrouw en geeft wat informatie over het hoe en waarom van de samenwerking met FC Groningen, de tot nu toe bereikte resultaten. Tijdens de ontvangst door FC Groningen krijgen de deelnemers ook nog een toelichting van FC Groningen maar ook een wedstrijd voorbeschouwing. Gesprekken met potentiële nieuwe partijen In deze gesprekken geeft de SAP aan waarom er verandering nodig is. Ook willen we van deze organisaties weten wat nodig is om hen te laten deelnemen aan de SAP: welke randvoorwaarden stellen zij? Afstemmingsworkshop Met de SAP-bestuursleden en eventuele nieuwe partijen. Het doel is om te zorgen dat iedereen hetzelfde beeld heeft bij de gekozen richting van de SAP (informatiesynchronisatie).
12
13
Hoofdstuk 6:
Uitvoering en planning
Uitvoering van dit plan is veel werk. Een deel is nu beschreven maar er zal nog veel werk verzet moeten worden. De leden van de SAP zullen allemaal in een commissie plaats nemen om een deel van het werk te doen. Hierdoor blijft het behapbaar voor iedereen. In elke werkgroep heeft één lid van het DB zitting. Deze zorgt voor de terugkoppeling naar het DB dat minimaal één keer per maand bijeenkomt.
Monitoring Aan de hand van de volgende mijlpalen zal de voortgang gemonitord worden. De SAP zal één keer in de twee maanden rapporteren aan het college wat de stand van zaken is wat betreft de bijdrage van de ondernemers. Mijlpalen 1. Vorming werkgroepen (februari) 2. Duidelijkheid over de bijdragen van kampeerterreinen (februari) 3. Procedure financiën (februari) 4. Database van bijdragende ondernemers (maart) 5. Database van Ondernemers die actief zijn op de recreatieve vastgoedmarkt op Ameland, website eigenaren en externe evenementenorganisaties (maart) 6. Voorlichting Raad (februari) 7. Website Ameland.nl aangepast (april) 8. Planning artikelen nieuwe Amelander (maart en daarna maandelijks plaatsing) 9. Schema voor bijdrage niet beddenverhuurders op de website (april) 10. Gesprekken met belanghebbenden Ameland promotie herstructurering stichting (maart) 11. Document met veel gestelde vragen actueel en beschikbaar (april) 12. Voorlichting op de vergaderingen van kampeerdersverenigingen (maart tot augustus) 13. Gesprek / voorlichting ondernemers en nieuwe ondernemers(april tot juni) 14. Voorlichting op ledenvergadering van deelnemende parijen (vanaf maart) 15. Bezoek wedstrijd FC Groningen met Amelanders (april) 16. Richting voor de financiering van de SAP vanaf 2010 vastgesteld. (augustus) 17. Afstemmingsworkshop nieuwe structuur (september) 18. Vaststellen nieuwe statuten (november) Budget: Voor de uitvoering van het plan si de SAP afhankelijk van de inzet van de ondernemers betrokken bij de SAP, met name de bestuursleden van de SAP en de bestuursleden van de betrokken organisaties. Daarnaast is er een budget nodig voor onder andere drukwerk, bijeenkomsten en post. De kosten hiervoor zijn geraamd op € 5.000,-
14
