EXPERTGROEP 3D
Risicomanagement
VPNG
Vereniging Projectmanagement Nederlandse Gemeenten
1
2
Risicomanagement
3
VOORWOORD De expertgroep professionaliseren projectmanagement, binnen de VPNG, heeft als missie om de projectmanagers met elkaar in contact te brengen over professionaliseringsvragen rond het vak projectmanagement. Dit doen we door middel van landelijke bijeenkomsten en door het organiseren van intervisie. Voor u ligt de publicatie van de bijeenkomst op 5 juni ,waar Norbert Mulder, projectmanager binnen de gemeente Deventer, onze gastheer was. Gastspreker was Aldert Koop, projectmanager van de gemeente Zwolle. We hopen dat u met deze publicatie een slag dieper informatie tot u neemt, en het u aanmoedigt om meer gebruik te maken van elkaars kennis en ervaring.
Namens de VPNG willen we de volgende gastsprekers bedanken: Aldert Koop Norbert Mulder
Projectmanager Zwolle Projectmanager Deventer
BESTUUR VPNG Francois van Doesburg Leon Busschops Henk Twisk Gert Bolkesteijn Ivo Dielemans
Afdelingsmanager Projecten Veenendaal
Hoofd Projectbureau Veldhoven
Afdelingshoofd Projectmanagement Delft
Hoofd Team Projecten Hoogeveen
Manager Projectmanagement Maastricht
Deze uitgave is een initiatief van de Vereniging Projectmanagement Nederlandse Gemeenten. Kijk voor meer informatie over deze vereniging op www.vpng.nl. 4
Managementsamenvatting Voor u ligt de publicatie “Risicomanagement”. Deze bijdrage bevat een bundeling aan waardevolle informatie voor gemeentelijke projectmanagers, projectleiders en andere betrokkenen die geïnteresseerd zijn in risicomanagement. Om meer over het onderwerp te weten te komen is ten eerste gesproken met Aldert Koop, projectmanager Projectontwikkeling binnen de gemeente Zwolle. Binnen zijn gemeente is hij degene die alles rond risicomanagement trekt en coördineert. Bent u benieuwd wat zijn definitie van risicomanagement is en wat het belang hiervan is? Of wilt u weten op welke wijze de gemeente Zwolle de risico’s in kaart brengt? Lees dan het interview met Aldert Koop.
Daarnaast is ook Norbert Mulder geïnterviewd. Als projectmanager infrastructuur en gebiedsontwikkeling binnen de gemeente Deventer is hij de trekker geweest van het structureren van risicomanagement binnen zijn gemeente. In het gesprek wordt de methode van Deventer uitgebreid besproken. Wilt u weten hoe de risico’s binnen deze gemeente worden geïdentificeerd en op welke wijze er naar buiten toe wordt gecommuniceerd? En bent u benieuwd naar de tips die Norbert Mulder voor u heeft? Lees dit dan in hoofdstuk 2.
Colofon Eindredactie Enrico Kraijo
Redactie
Widjai Magrey
Grafische vormgeving Conny Goller
Uitgave
November 2014
Als derde komt Harry Smits aan het woord, programmamanager Gebiedsontwikkeling binnen de gemeente Roosendaal. Gesproken wordt over in hoeverre risico’s geaccepteerd mogen worden en over de mogelijkheid om alle risico’s in kaart te krijgen. Ook komt het financiële aspect van risicomanagement aan bod en wordt ingegaan op het bewustwordingsproces om risicomanagement binnen gemeenten blijvend te gebruiken. Deze onderwerpen kunt u terug vinden in hoofdstuk 3.
Verder wordt er verslag gelegd over de expertgroepbijeenkomst Professionalisering Projectmanagement: ‘Risicomanagement’ georganiseerd door de VPNG. Hier waren ongeveer 30 vertegenwoordigers van gemeenten, zoals projectmanagers en projectleiders, bij aanwezig en het doel van deze bijeenkomst was om kennis en ervaringen over de dilemma’s behorend bij risicomanagement uit te wisselen. De belangrijkste thema’s worden hier besproken. Tot slot zijn relevante documenten over het onderwerp aan dit artikel gevoegd.
5
INHOUDSOPGAVE
1. Risicomanagement in de gemeente Zwolle 9 2. Risicomanagement binnen de gemeente Deventer 17 3. Interview Harry Smits 21 4. Verslag expertgroep 25 5. Relevante documenten/ Websites 29
6
7
8
1. Risicomanagement in de gemeente Zwolle
Kunt u zich voorstellen?
Ik ben Aldert Koop en werk al ongeveer 15 jaar bij de afdeling Projectontwikkeling van de gemeente Zwolle. Ik ben één van de projectmanagers en we houden ons bezig met allerlei soorten gebiedsontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de uitbreidingswijk Stadshagen, maar ook vastgoed ontwikkelingen en andere complexe problemen in de stad. Hierbij heb ik verschillende soorten project begeleid, maar wat je vooral ziet is dat onze takenpakket aan het verbreden is. Zo zijn we aan het kijken of we ons ook kunnen gaan richten op maatschappelijke projecten. Binnen onze afdeling ben ik degene die alles rond risicomanagement trekt en coördineert,
waarbij natuurlijk wel de insteek is dat projectmanagers dit zelf moeten doen. Feitelijk is de basis dat concreet gemaakt moet worden wat de risico’s zijn, hoe groot de kans is dat het risico zich voordoet en wat het effect is. Om dit te meten en inzichtelijk te maken zijn er diverse soorten methodes beschikbaar.
9
1. Risicomanagement in de gemeente Zwolle Op dit punt wil ik graag nog even op inhaken. Wat is volgens u de essentie van het risicomanagement van de gemeente Zwolle?
Het doel van de gemeente Zwolle is om uiteindelijk aan de hand van de resultaten van de risicoanalyses het weerstandsvermogen van de organisatie te bepalen. Dus hoeveel geld moeten wij als buffer hebben om onze risico’s voldoende af te dekken. Dat is gemeentebreed de reden waarom de gemeente zich met risicomanagement bezig moet houden. Voor de projectmanagers gaat het er primair om dat wij op projectniveau onze risico’s inzichtelijk maken en kunnen vertalen in financiële risico’s. Op eenheidsniveau is het de Afdeling Planning & Controle die op grond van onze risicoanalyses moet kunnen bepalen of de projectmanagers een realistisch beeld van de risico’s geeft en de mogelijke financiële consequenties. Op grond van deze informatie wordt door PCO op hoofdlijn een rapportage voor de Raad geleverd en een deel van de financiële informatie voor het totale weerstandsvermogen van de gemeente. Dus er is een soort gelaagdheid van fijn naar grof in te herkennen.
10
Daarnaast is er nog een ander punt belangrijk. Naar mijn beeld een punt waar nog te weinig aandacht aan besteed wordt, maar wel erg belangrijk. Dit gaat namelijk over de manier waarop de risicoanalyses tot stand komen. Als
projectmanager moet je niet achter je bureau gaan verzinnen wat de risico’s zijn, maar het gaat juist om het groepsproces dat erbij hoort. Dus maak een risicoanalyse vooral met de mensen uit de verschillende disciplines die dat project onder handen heeft.
1. Risicomanagement in de gemeente Zwolle In een team kijken de verschillende mensen met hun verschillende achtergrond, ervaring en deskundigheid anders naar risico’s. Daardoor wordt een risico vanuit meerdere invalshoeken beoordeeld. Zo kan de ene een probleem als een risico zien en de ander niet. Hier kan dan een discussie over ontstaan, maar ook over de kans dat het zich voordoet en over het effect van het risico. Door het in de groep te doen, ontstaat een meer eenduidig beeld. Aan
de ene kant gaat het om het resultaat van de bijeenkomst (een risicoanalyse), maar aan de andere kant is het juist ook interessant om te horen welke argumenten worden uitgewisseld wanneer mensen verschillende inschattingen maken. Het uiteindelijke resultaat is dat gezamenlijk de risico’s gekwantificeerd zijn en daar in de groep een eenduidig beeld over is ontstaan.
11
12
1. Risicomanagement in de gemeente Zwolle Waarom wordt hier te weinig aandacht aan besteedt?
Mensen vinden het eng om een groepsproces te leiden. Daarnaast zou het ook te maken kunnen hebben met het beeld dat het te veel tijd gaat kosten omdat het moeilijk is om met een heel diverse groep tot conclusies te komen.
Omdat het maken en uitwerken van een analyse tijd vraagt kijken we wel op welke punten we moeten analyseren. Zo kun je bij een langlopende fase er voor kiezen de eerste analyse alleen te updaten. Voor de kleine projecten kiezen we er soms ook voor geen analyse te maken.
Wat zijn volgens u de belangrijkste uitgangspunten van het risicomanagement binnen de gemeente?
Wij vinden het belangrijk dat er een eenduidige aanpak is waarin volgens eenzelfde principe wordt gewerkt waardoor de uitslagen van alle analyses eenduidig zijn. Daarom werken wij allemaal met dezelfde format. Ook moet er tijdens de bijeenkomst met dezelfde eenduidige legenda worden gewerkt om de risico’s te beoordelen. Hierdoor maakt het niet meer uit om wat voor soort project het gaat en hoe complex het is, de uitkomst zal daardoor eenduidig zijn. We heb-
ben dus een best practice model, variërend van een eenvoudige analyse, standaardanalyse en complexere analyse, waarbij de opbouw van de analyse in essentie in al die analyses hetzelfde is. In de samenvatting van de analyse kan eenduidig inzichtelijk worden gemaakt wat het maximale risico per categorie is. Hierdoor wordt het ook makkelijker om anderen, zoals de gemeenteraad, te laten zien wat het risicoprofiel is.
13
1. Risicomanagement in de gemeente Zwolle Analyses Standaardanalyse (basismodel)
Eenvoudige analyse (van het basismodel)
Complexere analyse (van het basismodel)
Principe • • • • • • • • •
Risico’s thematiseren en Kans x Effect benoemen Risicogetal in een kleur geven Effect zoals financiële gevolgen in kaart brengen Eenvoudige duiding risico op basis van legenda Creëert een globaler beeld over de risico’s Vooral bruikbaar als project net gestart is Risico’s thematiseren en Kans x Effect benoemen voor tijd, geld en resultaat Risicogetal in een kleur geven Bruikbaar als gedetailleerde risico informatie nodig is
Tabel 1: De risicoanalyses van de gemeente Zwolle
1. Risicomanagement in de gemeente Zwolle Voeren jullie deze analyses ook uit op het sociale domein? In feite voeren wij deze analyses alleen uit op het fysieke domein. In het sociale domein gebeurt dit voor zover ik weet niet, ik denk zelfs dat ze helemaal geen risicomanagement kennen. Maar dat wij ons bezig houden met
fysieke projecten betekent niet dat wij alleen naar de financiële risico’s kijken, wij kijken namelijk ook juist naar de politieke risico’s en de maatschappelijke risico’s. We kennen hierbij geen rangorde van de risico thema’s.
Op welke wijze worden de risico’s in kaart gebracht?
Op memo stickers mogen de projectteamleden individueel de belangrijkste risico’s die ze kunnen bedenken noteren. Vervolgens geef ik aan dat ik de belangrijkste drie risico’s per persoon wil horen en hang deze op, waarbij de risico’s ingedeeld worden op de thema’s. Daarna volgt altijd nog een rondje waarin mensen kunnen aangeven welke van de risico’s die ze nog hebben meegenomen moet worden. Met de groep worden dan de gevolgen van het risico, de kans en de effecten benoemd. Daarvoor moet iedereen beschikken over de legenda met de wegingen (1 t/m 4). De inbreng is gebeurd op basis van de inzicht, ervaring, perceptie en gevoel van de groepsleden. Deze bijeenkomsten begeleid ik. Om voldoende voortgang te houden doe ik doorgaans een voorzet waar op gereageerd. Wat ik zie is dat iedereen een eigen beeld en perceptie heeft over de risico’s. Toch wordt er over het algemeen bij een discussie ook vrij snel consensus bereikt.
15
1. Risicomanagement in de gemeente Zwolle In principe zou je denken dat alle gemeenten zo min mogelijk verlies willen leiden en de risico’s willen beperken. Waarom gebeurd dit volgens u nog te weinig?
In het land zie je dat het moeite kost om risicomanagement van de grond te krijgen. Het hangt erg af of er mensen binnen de organisatie zijn zich bezig willen houden met dit thema. Wat ik merk is dat binnen gemeenten mensen nodig zijn die risicomanagement op gang brengen en het op gang houden. Dus gemeenten moeten
Zijn er ook nadelen verbonden aan de aanpak van de gemeente Zwolle?
Een belangrijk aandachtspunt is dat risicoanalyses niet vanzelfsprekend worden gemaakt. Wanneer er onvoldoende aandacht en energie in wordt gestoken, bestaat de kans dat het zal verwateren. Op dit moment is het nog
16
eerst onderkennen dat het nodig is, maar daarnaast zullen er ook mensen moeten zijn die het de benodigde aandacht geven. Dit vergt een permanente inspanning. Wat bijvoorbeeld zou kunnen helpen is dat iemand die risicomanagement binnen de organisatie trekt de projectleiders daarbij in praktische zin ondersteunt.
te persoonsafhankelijk in welke mate men aandacht besteedt aan risicomanagement. Het moet meer een vanzelfsprekendheid worden dat voor projecten risicoanalyses worden gemaakt.
2. Risicomanagement binnen de gemeente Deventer Op welke wijze bent u betrokken bij het risicomanagement in de gemeente Deventer?
Als projectmanager infrastructuur en gebiedsontwikkeling ben ik de trekker geweest van een groep die zich bezig hield met het structureren van risicomanagement binnen de gemeente. Maar we wilden dit wel op een overzichtelijke manier presenteren en ons ook richten op de externen. We hebben hiervoor
een presentatie gemaakt en in een projectteam gepresenteerd. Dit bleek een succes en ook andere team vroegen ons om deze presentatie te geven. Bij de bewustwording van het belang van risicomanagement ben ik dus nauw betrokken bij geweest.
Je moet je ook bewust worden van de keuzes die je hebt in risicomanagement. Je moet niet denken dat je alle risico’s moet beheersen. Je kunt bijvoorbeeld risico’s overdragen, vermijden of zelfs accepteren. Soms zijn de risico’s zo klein dat we er niets mee doen. Je kunt moeilijk alles vermijden. Bovendien kan je ook nog geld in je zak houden. De risico’s kan je ook verminderen door de kans te verkleinen, maar misschien is het wel verstandiger om het gevolg te vermijden. Deze bewustwording proberen wij over te dragen aan de mensen binnen te gemeente. Om een voorbeeld te geven heb ik jarenlang gewerkt aan de Noord/Zuidlijn in Amsterdam en binnen dit project was alles op papier goed geregeld. Als we vertraging op zouden lopen,
zouden we niet 8 maar 16 uur per dag werken door dubbele teams in te zetten. Alles was van te voren geregeld. Maar dit bleek niet zo te zijn, want de stadsdeelraden wilden geen 16 uur per dag overlast. Alle opgestelde beheersmaatregelen waren toen in een keer van de tafel gegooid. Technisch was het allemaal in orde, maar aspecten als draagvlak en bestuur waren niet meegenomen. Het blijkt dus erg moeilijk om alles in kaart te krijgen en als alles technisch in orde blijkt, wil dit niet zeggen dat het een succes wordt. Maar toch moet je jezelf dwingen om aan de slag te gaan met risicomanagement en de risico’s te analyseren.
Hoe gaan jullie om met risico’s?
17
2. Risicomanagement binnen de gemeente Deventer
Daarbij moet je met een hele groep betrokkenen, zowel intern als extern als het nodig is, risico’s inventariseren en waarderen. De kartrekkers moeten uiteindelijk hier nog eens goed naar kijken aan de hand van hun kennis en informatie. En aan de hand van onze risicoanalyses zien we precies waar we rekening mee moeten houden. Zo kan aan risico’s die onderaan komen te staan minder aandacht besteed worden, maar wanneer de risico’s niet in kaart waren gebracht kon onbewust veel aandacht aan deze risico’s worden besteed, terwijl andere risico’s belangrijker kunnen zijn.
Hoe worden de risico’s precies geïdentificeerd?
18
We hebben iets van 12 laptops die aangesloten zijn aan één scherm. Aan de hand van een schema kunnen de groepsleden dan zelf invullen wat bij hun opkomt als mogelijke risico’s. Op het scherm kan dan gezien worden of het risico al is genoemd. Binnen 20 minuten heb je dan al je risico’s van een project te pakken als je de goede mensen aan tafel hebt. Dit gebeurd op basis van een onderbuikgevoel en de eigen benadering, zoals milieu of financiën, van het project. Vervolgens moeten de groepsleden
uiteen zetten waarom ze het een risico vinden en worden de zienswijzen uitgewisseld.
De volgende stap is om de risico’s te beoordelen en bedragen aan te hangen. Wanneer iets een groot risico is dat niet vermeden kan worden, zal er een buffer worden ingebouwd. Echter zal ook voorkomen moeten worden dat er geen enkel risico meer genomen durft te worden.
2. Risicomanagement binnen de gemeente Deventer En wordt het ook overal toegepast? Risicomanagement wordt vooral in het fysieke domein toegepast, al vind ik het interessant om te kijken of dit ook mogelijk is in het sociale domein.
Wat zijn de uitgangspunten van de aanpak van de gemeente?
De bewustwording is een belangrijk aspect. De betrokkenen hebben vaak meer kennis en kunde dan men vaak denkt. Door deze bewustwording kan je wat meer het gezamenlijk belang benadrukken en de bedreigingen en kansen zien. Wij leggen ook de nadruk op de bewustwording van de keuzemogelijkheden die je hebt. Je kan het zien als een verplichte bewustwording en een vrije format, aangezien er niet steeds hetzelfde wordt gedaan. Ook moet het praktisch en pragmatisch blijven. Het systeem is niet heilig, alleen het doel is heilig.
Hoe verlopen de gesprekken met de externe partijen die toch wel hun belangen hebben?
Dit blijkt erg leerzaam te zijn. In het begin was ik ook wel bang dat ze vooral hun eigen belangen na zouden streven, maar in de praktijk blijkt het een win-win-situatie te zijn. De belangen komen wel naar voren, maar soms is het ook geven en nemen. Uiteindelijk komt het de gemeente ten goede als alle partijen een open houding aannemen. Ook kan het soms zo zijn dat de verantwoordelijkheid voor de risico’s worden afgedragen. De risicobeheersing ligt dan bij andere partijen. 19
2. Risicomanagement binnen de gemeente Deventer Waar moet je op letten bij het risicomanagement? Je moet hier wel de tijd voor nemen en er goed over nadenken. Ook moet je elkaar erop wijzen als het niet gebeurd. Risicomanagement gebeurd niet van de ene op de andere dag. Je moet ervoor gaan leven en je moet het ook dus niet gaan voorschrijven.
Waar je altijd voor moet waken is dat de getallen heilig worden. Zo kan er zonder voldoende reden of onvoldoende informatie teveel geld in kas worden gehouden. Dit moet niet zomaar gebeuren.
Wat kunnen andere gemeente van jullie aanpak leren? Vooral het tussen de oren krijgen. Op een pragmatische manier moet risicomanagement binnen de organisatie worden ingevoerd.
20
Hiervoor heb je wel een paar voorlopers voor nodig die het proces op gang brengen en de anderen inlichten.
3. Interview Harry Smits
Kunt u zich voorstellen?
Ik heet Harry Smits en ik werk nu ongeveer 12 jaar voor de gemeente Roosendaal. Hier heb ik eerst 7 jaar gewerkt als directeur Sociale Zaken en nu ben 5 jaar bezig met Gebiedsontwikkeling. Je zou hierbij kunnen denken aan een vernieuwing van een woonwijk en zulke zaken.
Wat is volgens u de essentie van risicomanagement binnen de gemeente?
De essentie van risicomanagement is dat je een voorspelling maakt van de risico’s die op je afkomen en dat je daar beheersmaatregelen voor gaat bedenken, waardoor je die risico’s gaat minimaliseren. Want daar gaat het om bij risicomanagement. Het gaat er niet zozeer om de risico’s te identificeren, maar de impact van de risico’s in te kaart brengen en beheersmaatregelen voor de top 10 risico’s te treffen. Op deze wijze worden de risico’s beheerst en geminimaliseerd, dat is de kern van risicomanagement.
21
3. Interview Harry Smits In hoeverre is het mogelijk dat de risico’s geaccepteerd worden?
Het gaat er eigenlijk niet om in hoeverre de risico’s geaccepteerd worden, het gaat erom welke risico’s je ziet en of de andere partij waarmee je samenwerkt dezelfde risico’s zien. Het is dus niet zo dat je een limitatieve lijst met risico’s opstelt, maar dat we een construct met elkaar bouwen waardoor ik niet word overvallen door iets wat ik aan de voorkant niet heb bedacht. Dat is het belangrijkst. Want het gaat vooral om het verrassingselement eruit te halen. Want als er iets gebeurd wat je niet had
22
voorspelt en geen maatregelen ervoor paraat hebt, ben je al te laat. Het tijdspad dat gaat lopen wanneer iets gebeurd en je reactie erop wil je zo klein mogelijk houden. De financiële risico’s worden dan ook beperkt.
Is het ook altijd mogelijk om de risico’s in kaart te brengen?
Alle risico’s in kaart brengen is een utopie. Met een groepje bekijk je samen welke risico’s er zich voor kunnen doen. Het is altijd de beperktheid van de groep mensen waarmee je de risico’s analyseert. Maar risicomanagement is geen eenmalig proces, dat is een proces dat zich blijft herhalen. Hier gaan mensen soms de mist in. Dan brengen ze de risico’s in kaart, maar doen er vervolgens niets mee. Je moet in je project continu aandacht blijven besteden aan deze risico’s. Want de risico’s kunnen ook gaan verschuiven in de verschillende fasen van het project. Zo kunnen er bijvoorbeeld nieuwe risico’s bijkomen en ‘oude’ risico’s afvallen. Als je het over risicomanagement hebt, is het keten dat continu in de tijd meeloopt met je project. Als deze risico’s niet optreden is dat prima, maar als ze wel optreden heb je een pakket maatregelen klaar liggen.
3. Interview Harry Smits Op welke wijze zijn jullie bezig met risicomanagement?
Wat wij doen is dat we met een projectgroep elke keer inventariseren wat de risico’s zijn. Wat zijn de maatregelen, hebben er zich incidenten voorgedaan en hoe is hierop gereageerd? Zulke vragen behandelen wij dan. Je moet continu definiëren welke risico’s zich hebben voorgedaan, wat de kans is dat de risico’s zich nog gaan voordoen en vervolgens bespreken we gezamenlijk wat de maatregelen zijn. Dan weten we allemaal hoe we met de risico’s moeten omgaan. Het is meer een bewustwordingsproces dat men zich hier steeds weer mee bezig moet zijn. Wij voe-
ren misschien eens per 3 maanden de gehele analyse uit en bekijken wekelijks of deze lijst dan nog actueel is.
Is het dan altijd mogelijk om alles in financiën uit te drukken?
Ja altijd, want je kan alles in financiën uitdrukken. Een mooi voorbeeld is dat als je naar de jeugdzorg kijkt, een groot risico aanwezig is omtrent de leveranciersbetrouwbaarheid. Met de leverancier heb je een financiële afspraak gemaakt over de geleverde producten en een afspraak over de omvang van het product. Zodra de prijs of omvang veranderd, veranderd mijn financieel risico. Het onderwerp is hier
betrouwbaarheid, maar het effect is dat ik hier meer geld aan moet uitgeven. Dus dan is de vraag welke indicatoren ik ga opzetten om de leveranciersbetrouwbaarheid te meten. Je kan hierbij denken aan rapportages over de leverancier, de aantallen die diegene heeft behandeld en welke zaken nog lopen. Ik kan dan op tijd maatregelen treffen om dit risico te beheersen. 23
3. Interview Harry Smits Waarom gebeurd risicomanagement volgens u nog te weinig?
Omdat heel veel gemeenten beleidsgestuurd zijn en veel te weinig gericht zijn op hun bedrijfsvoering. Hierdoor worden gemeenten steeds weer overrompeld door dingen die ze niet wisten. Te veel gebeurd achteraf of wordt niet op tijd vastgesteld. Aan de voorkant moet je de belangrijkste risico’s in kaart brengen en aan de achterkant moet je zo snel mogelijk de voorgedane risico’s herstellen. Risicomanagement is van iedereen, niet alleen van de directeuren of controllers. Iedereen moet hierbij mee doen. Het is een manier van sturen in de organisatie. Ook de tijd en moeite die de gemeenten daadwerkelijk willen leve-
ren speelt een rol. Dit komt doordat wij niet bottom-line worden afgerekend, in tegenstelling tot bedrijven. Hier is de druk groter om het proces te implementeren, omdat anders de winst en voortbestaan van de organisatie in gevaar kan komen. Ook politieke zaken, zoals het voorstellen van een populair, maar onrealistisch plan waardoor iemand kan worden herkozen, kunnen meespelen. Het gaat om Plan, Do, Act en Check. De P en de D hebben we onder controle, de laatste twee hebben we veel minder onder controle. Bij risicomanagement praat je eigenlijk over Act en Check.
Wat moet er volgens u gebeuren om het bewustwordingsproces omtrent risicomanagement te vergroten?
24
Dat moet bovenaan de trap gebeuren. De wethouders moeten het belangrijk vinden, waardoor de rest van de organisatie het ook belangrijk gaat vinden. Echter moet er niet té veel waarde hieraan worden gehecht. Je moet niet straks alles gaan dichttimmeren, waardoor je niks meer kan doen. Hier moet je een middenweg in zien te vinden, waarbij de kosten niet groter zijn dan de opbrengsten.
4. Verslag expertgroep Donderdagochtend 5 juni heeft de VPNG de expertgroepbijeenkomst gericht op risicomanagement binnen gemeenten georganiseerd. Deze vond plaats in een restaurant gelegen op een oude opslagloods op het Havenkwartier te Deventer. Met ruim 30 projectmanagers, -leiders en beleidsmedewerkers vanuit verschillende gemeenten was de opkomst groot. Doel van deze bijeenkomst was om de ambtenaren met elkaar in contact te laten komen en kennis en ervaringen over risicomanagement uit te wisselen.
4.1 Introductie Om 11 uur ging de bijeenkomst van start en heette Enrico Kraijo de bezoekers welkom. Hij probeerde de bezoekers te laten nadenken over wat hun precieze vragen waren, waarna hij ze uitnodigde om naar voren te komen. Hij stelde voor om in een lijn te gaan staan, waarbij de ene uiterste voorstelde dat het risicomanagement binnen hun gemeente erg professioneel was geregeld en de andere uiterste hier nog niet erg ver in waren. Op deze wijze konden de aanwezigen zien van wie ze wellicht nog veel konden leren. Nadat enkele verhalen waren aangehoord, was het de bedoeling dat de bezoekers partners vanuit verschillende gemeenten zochten, waarmee nagedacht moest worden met welke vraagstukken zij te maken hadden. Vervolgens werd er met de hele zaal een top 5 samengesteld, waarbij de cultuur van risicobeheersingbeheersing opbouwen binnen de gehele organisatie, de manier waarop je risicomanagement gaat implementeren en sturen en de communicatie tussen de wethouders en ambtenaren het duidelijkst naar voren kwamen.
25
4. Verslag expertgroep
4.2 Presentatie Aldert Koop Na deze introductie werd het woord gegeven aan Aldert Koop, projectmanager bij de afdeling Projectontwikkeling van de gemeente Zwolle. Hij vertelde over de manier waarop het er binnen de gemeente Zwolle aan toe gaat op het gebied van risicomanagement. Als belangrijkste boodschappen gaf hij mee dat het maken van risicoanalyses een dagelijkse bezigheid moet zijn. Hierbij moet de projectmanager dit proces meestal gaan trekken en is het van belang dat de druk erop wordt gehouden bij het daadwerkelijk maken van die analyses. Zelf doet hij deze risicoanalyses met de gehele projectgroep en wordt er gewerkt met een standaardformaat aan de hand van een duidelijk scoretabel en legenda. Dit blijkt goed te werken binnen de gemeente.
26
4.3 Presentatie Norbert Mulder Vervolgens was het de beurt aan Norbert Mulder, projectmanager infrastructuur en gebiedsontwikkeling binnen de gemeente Deventer. Hij vertelde over risicomanagement binnen zijn eigen gemeente. Naar voren kwam dat in 2011 het besef kwam dat de gemeente Deventer het risicomanagement moest professionaliseren en hij speelde hierbij een belangrijke rol. Meegegeven werd dat het verstandig is om veel meer open te zijn over de risico’s. Mensen moeten begrijpen waar je het over hebt en niet alleen de bestuurders, maar ook de bevolking. Als voorbeeld werd de Noord/Zuidlijn in Amsterdam aangehaald. Ook vertelde hij dat men zich met name op de belangrijkste risico’s moeten richten. Dit werd verduidelijkt met een kort filmpje. Na de presentaties was het tijd voor een lunch. Ook konden de deelnemers een kijkje nemen op het Havenkwartier. Na de pauze vertelde Dennis Laing nog kort over hoe de gemeente hier te werk is gegaan aan de hand van het zogenaamde ‘Vlaamse model’. Als boodschap gaf hij mee dat men de dingen niet onnodig groot moeten maken, maar juist klein moeten maken.
4. Verslag expertgroep
4.4 Subgroepen Tot slot werd uiteen gegaan in drie subgroepen, waarbij elke subgroep dieper inging op een bepaalde thema. De deelnemers konden kiezen uit thema’s die ingingen op de vraagstukken ‘hoe ga je risicomanagement en het proces hieromheen implementeren’, ‘hoe betrek ik de rest van de organisatie en wellicht de burgers bij risicomanagement’ en ‘hoe ga je risicomanagement organisatiebreed aanpakken’. In deze laatste subgroep werd elke deelnemer kort het woord gegeven om hun belangrijkste kernvragen te uiten. Daarna lichtte Enrico de vier verschillende culturen toe die binnen organisaties bestaan (zie figuur). Ook is ingegaan op de theorie omtrent inzicht, ervaring en taak. Als voorbeeld werd gegeven dat rokers weten dat roken slecht voor hun is (inzicht), en proberen om hiermee te stoppen (ervaring). De taak is dan om hier daadwerkelijk iets tegen de doen en de verleiding te weerstaan om opnieuw een sigaret aan te raken. Bij risicomanagement zal er daardoor gestuurd moeten worden op de ‘taak’. Afgesloten werd met het uitlichten van één case en deze wat dieper te bekijken.
Machtgericht • Kennis • contacten • toegang tot informatie Mensgericht • Persoonlijke ontwikkeling • Vrienden behouden
Organisatie cultuur
Taakgericht • wijze waarop resultaat is niet van belang, als het maar word gehaald
Rolgericht • je doet wat is afgesproken
4.5 Borrel Toen de groep weer compleet was werd nog kort geëvalueerd wat de deelnemers hadden geleerd. Na de bijeenkomst was er nog de gelegenheid om even iets te drinken en na te praten met elkaar. De bijeenkomst was geslaagd aangezien er veel ervaringen zijn uitgewisseld. Ook zijn de deelnemers nu een paar waardevolle contacten rijker.
27
28
5. Relevante documenten / websites
Mocht de interesse zijn gewekt in het proces rond risicomanagement en wilt u hier meer over te weten komen, dan zijn hieronder relevante documenten over dit onderwerp opgenomen. Gezocht is naar meer inhoudelijke diepgang en de documenten zijn vervolgens op thema’s gesorteerd.
1.
Risicomanagement binnen de drie decentralisaties: Sturen op kritieke succesfactoren. Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. http://gemeentenvandetoekomst.nl/infodragerscmspublicaties/140102113317_131223100353_presentatie-risicomanagement-decentralisaties.pdf
In deze presentatie wordt kort ingegaan op de succesfactoren bij risicomanagement.
2. Top 10: Adviezen voor risicomanagement. Ernst & Young.
http://www.gemeente.nu/Bestuurszaken/Nieuws/2011/4/Top-10-Adviezen-voor-risicomanagementGEMNU054383W/
De resultaten van een onderzoek van Ernst & Young worden hier weergegeven in de vorm van 10 aanbevelingen.
29
5. Relevante documenten / websites
3.
Nieuw model helpt gemeenten bij risicomanagement. Universiteit Twente.
http://www.utwente.nl/nieuwsevents/2014/1/210707/nieuw-model-helpt-gemeenten-bij-risicomanagement
Risicomanagement is een trend in bijna elke sector. Publieke organisaties zoals gemeenten blijven achter op dit terrein, maar zij hebben nu een nieuw hulpmodel in handen. De uit Chili afkomstige Ignacio Cienfuegos Spikin, onlangs gepromoveerd aan de Universiteit
4.
Twente, onderzocht de status van risicomanagement bij gemeenten. Hij toetste een door hem ontwikkeld ‘Risk maturity model’ bij 72 gemeenten. “Het model biedt waardevolle informatie aan besluitvormers”.
Nota weerstandsvermogen en risicomanagement. Gemeente Nieuwkoop.
http://praktijkvoorbeelden.vng.nl/databank/gemeentefinanci%C3%ABn/financi%C3%ABle-nota-enverordening/nota-weerstandsvermogen-en-risicomanagement.aspx
Met de nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen worden de volgende doelen beoogd in de gemeente Nieuwkoop:
30
• • •
Kaderstelling raad en formulering van beleidsuitgangspunten; Het voldoen aan wet- en regelgeving; Het verhogen van het risicobewustzijn
5. Relevante documenten / websites
5.
Nota weerstandsvermogen en risicomanagement. Gemeente Geldermalsen.
http://www.geldermalsen.nl%2Fbis%2Fdsresource%3Fobjectid%3D40037&ei=WzdtU4-nBJCb1AXd_oD YBg&usg=AFQjCNFRDs3Tq1OIqVQcWOiLaEAiHiHTEg
In deze nota wordt het beleid ten aanzien van weerstandsvermogen en risicomanagement van de gemeente Geldermalsen uiteengezet. In deze nota worden vanuit een wettelijk kader en een uitleg van de belangrijkste begrippen eerst de doelstellingen van deze nota bepaald.
6.
Daarna volgt een opsomming van de belangrijkste componenten van de weerstandscapaciteit. Vervolgens wordt aangegeven op welke wijze de risico’s in beeld gebracht worden en hoe het risicomanagement wordt ingericht.
Een onderzoek naar risicomanagement bij 100.000+ gemeenten. Masterscriptie.
http://www.primonederland.eu/wp-content/uploads/2011/01/Scriptie-Risicomanagement-door-PatrickSchouten.pdf
1. Onderzoeken wat verstaan wordt onder risicomanagement in het algemeen en bij 100.000+ gemeenten in het bijzonder. 2. Onderzoeken hoe 100.000+ gemeenten risicomanagement vormgeven. 3. Onderzoeken hoe 100.000+ gemeenten het risicomanagementbeleid uitvoeren. 4. Voorstellen doen voor de verbetering van de opzet en de uitvoering van het risicomanagement.
31
5. Relevante documenten / websites
7.
Risicoanalyse. Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
www.inspectieszw.nl/Images/Risicoanalyse_tcm335-336421.pdf
In deze publicatie presenteert de Inspectie SZW stap voor stap hoe zij de inspectiebrede risicoanalyse voor de eerste keer heeft uitgevoerd. Enerzijds is het bedoeld om andere (toe-
8.
zicht)organisaties te inspireren. Anderzijds om hen uit te nodigen om over het complexe proces van weging van pluriforme risico’s van gedachten te wisselen.
Risicoanalyse: Bureau Integriteit. Gemeente Amsterdam.
http://www.amsterdam.nl/gemeente/organisatie-diensten/integriteit-0/onze-diensten-0/risicoanalyse/
De risicoanalisten van Bureau Integriteit adviseren bedrijven, diensten en stadsdelen van de gemeente Amsterdam en regiogemeenten bij het in kaart brengen, beheersen en verminderen van integriteitrisico’s. Zij beoordelen en analyseren tijdens risicoanalyses op gedetailleerde wijze de integriteitrisico’s die samenhangen met een specifiek onderwerp of werkproces. Op de website wordt hier dieper op ingegaan.
32
5. Relevante documenten / websites
9.
Risicomanagement: Veel kansen zijn nog niet benut!
http://risicomanagement.nl/advies/assets/files/bestanden/Implementatie/Risicomanagement%20 Veel%20kansen%20nog%20niet%20benut.%20Haisma%20en%20Boorsma.%20xxxx.pdf
In dit artikel worden een viertal faalfactoren in beeld gebracht waarom risicomanagement niet zo werkt zoals het zou moeten werken. Vervolgens wordt een stappenplan gegeven met concrete handreikingen om risicomanagement te verbeteren.
10.
Risicomanagement: Meer dan de som der delen. Deloitte.
http://www.deloitte.com/assets/Dcom-Netherlands/Local%20Assets/Documents/NL/Diensten/Risicomanagement/nl_nl_Gemeente_Governance_Handboek_Risicomanagement_0909.pdf
Dit boek biedt de nodige handvatten voor gemeentelijke organisaties, en ook andere organisaties, om een dergelijk systeem op te zetten en in te richten. De kunst is om juist de elementen te kiezen die relevant zijn voor uw
organisatie. U wordt daarbij geholpen door praktische voorbeelden van vergelijkbare organisaties waar (delen van) een risicomanagementsysteem succesvol is/zijn geïmplementeerd.
33
34
35
De essentie van onze verening is de ontmoeting tussen projectprofesionals en hun leidinggevenden. Ieder jaar organiseren wij tientallen bijeenkomsten, waarin het opdoen van nieuwe inspiratie en het uitwisselen van kennis en ervaring centraal staan. Deze publicatie is de spin-off van het uitwisselen van deze kennis en ervaring. Niet alleen vind u in deze publicatie het verslag van een bijeenkomst, u kunt samenvattingen lezen van interessante achtergrond artikelen, die aansluiten op het thema en via een link naar ze ‘doorklikken’. De opgenomen interviews met de sprekers verbinden de theorie met de weerbarstige praktijk. Motor achter deze publicatiereeks zijn onze drie expertgroepen van 2014: • Gebiedsontwikkeling • Professionaliseren gemeentelijk projectmanagement • Decentralisaties in het sociale domein
We hopen u met deze publicatie te inspireren om uw kerntaak nog beter in te vullen, namelijk vanuit een krachtige project filosofie mensen en organisaties verbinden om de stad nog mooier te maken! Francois van Doesburg, Voorzitter VPNG
VPNG
Vereniging Projectmanagement Nederlandse Gemeenten
36
