Bijlage bij raadsvoorstel inzake mogelijke samenwerking op vlak van automatisering.
Plan van aanpak 2011 RID Oost Utrecht Baarn, De Bilt, Bunnik, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede, RSD Kromme Rijn Heuvelrug
Opdrachtgever Opdrachtnemer Versie
: Stuurgroep, namens de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten en RSD : Henk Albers (Telengy Management en Advies) : 0.3
1
Datum
: 14 februari 2011
2
VERSIEBEHEER Versie
Verspreid aan
Datum
Wijzigingen
0.1
Stuurgroep
6 januari 2011
Eerste concept
0.2
Stuurgroep
24 januari 2011
Tweede concept
0.3
Stuurgroep
14 februari 2011
Verdeling projectkosten aangepast. Werkgroepen gewijzigd in projectopdrachten.
INHOUDSOPGAVE 1. BESLISPUNTEN .................................................................................................... 3 2. INLEIDING ............................................................................................................. 5 2.1. Aanleiding ..................................................................................................................................... 5 2.2. Doelstelling plan van aanpak ........................................................................................................ 5 2.3. Aanpak .......................................................................................................................................... 5
3. UITGANGSPUNTEN .............................................................................................. 6 3.1. Gedane zaken nemen geen keer ................................................................................................. 6 3.2. Deelname gemeente De Bilt ......................................................................................................... 6 3.3. Startdatum RID Oost Utrecht ........................................................................................................ 6 3.4. Beheer bestaande ICT-infrastructuren ......................................................................................... 6
4. VORMING GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING ............................................... 7 4.1. Samenwerkingstraject................................................................................................................... 7 4.2. Functiehuis .................................................................................................................................... 8 4.3. Sociaal plan .................................................................................................................................. 8 4.4. Overlegstructuur ........................................................................................................................... 9 4.5. Gemeenschappelijke regeling ...................................................................................................... 9
5. PROJECTORGANISATIE .................................................................................... 10 5.1. Opdrachtgever ............................................................................................................................ 10 5.2. Opdrachtnemer ........................................................................................................................... 10 5.3. Ambassadeurs ............................................................................................................................ 11 5.4. Projectopdrachten ....................................................................................................................... 11 5.5. Communicatie ............................................................................................................................. 15 5.6. Projectstructuur ........................................................................................................................... 16
6. PLANNING, ACTIVITEITEN EN MIDDELEN ....................................................... 17 6.1. Tijdsplanning ............................................................................................................................... 17 6.2. Benodigde capaciteit en financiële middelen ............................................................................. 17
7. Bijlage A. Planning ............................................................................................. 19 8. Bijlage B. Communicatie/interactie ................................................................... 20 8.1. Inleiding ....................................................................................................................................... 20 8.2. Communicatiedoelstelling ........................................................................................................... 21 8.3. Kernboodschappen ..................................................................................................................... 21 8.4. Afzender ...................................................................................................................................... 21 8.5. Doelgroepen ............................................................................................................................... 21 8.6. Communicatie-instrumenten ....................................................................................................... 22
2
1. BESLISPUNTEN De stuurgroep wordt gevraagd akkoord te gaan met onderstaande punten ten aanzien van de inrichting van de gemeenschappelijke regeling voor de RID Oost Utrecht: Vrijmaken personele middelen Voor de uitvoering van de activiteiten in 2011 wordt ongeveer 1.000 uren van de organisaties gevraagd. Met het accorderen van dit plan van aanpak worden deze uren beschikbaar gesteld. Vrijmaken financiële middelen Voor de uitvoering van de activiteiten in 2011 bedragen de geschatte kosten € 281.620. Deze kosten worden naar rato van het aantal werkplekken verdeeld tussen de deelnemende organisaties. Met het accorderen van dit plan (door colleges en gemeenteraden) wordt het projectbudget beschikbaar gesteld. Tijdsplanning De planning is er op gericht om op 1 januari 2012 de gemeenschappelijke regeling te hebben opgericht en de betreffende medewerkers in dienst te hebben. Een gedetailleerde planning van de activiteiten na 1 januari 2012 wordt opgesteld na vaststelling van het definitieve migratiescenario. Streven is vooralsnog om op 1 januari 2013 (of zoveel eerder als mogelijk blijkt) een operationele RID Oost Utrecht te hebben met een eigen huisvesting en gekoppelde locaties. Met het accorderen van dit plan van aanpak stemt de stuurgroep in met deze globale planning. Projectorganisatie Een stuurgroep bestaande uit gemeentesecretarissen/directeuren bedrijfsvoering stuurt het proces als opdrachtgever. Opdrachtnemer is de projectleider Henk Albers van Telengy Management en Advies tot het moment dat de directeur RID Oost Utrecht is aangesteld. De projectleider stuurt de uitvoering van de projectopdrachten financiën, juridische zaken, huisvesting, HRM en ICT aan. Met het accorderen van dit plan van aanpak wordt ingestemd met deze projectorganisatie. Verwachte resultaten De volgende resultaten worden in 2011 verwacht: -
een opgericht openbaar lichaam (gemeenschappelijke regeling); een begroting 2012; een ingerichte administratieve organisatie met P&C cyclus en rapportages; een sociaal statuut voor de oprichting van de RID Oost Utrecht; een functieboek voor de personele invulling; een organisatierapport met beschrijving van de werkwijze, organisatiestructuur en niveau van dienstverlening; geplaatste medewerkers in de nieuwe organisatie; een concreet programma van eisen voor de huisvesting; een concreet programma van eisen voor de verwerving van een nieuwe ICT-infrastructuur; een scenario en planning om te migreren van de huidige situatie naar de nieuwe ICTinfrastructuur.
Bunnik, d.d. 31 januari 2011
Voor akkoord,
De opdrachtgever:
De opdrachtnemer:
3
Abdou Najib Gemeentesecretaris gemeente Baarn
Henk Albers Telengy Management en Advies
Gert Veenhof Gemeentesecretaris gemeente Bunnik
Age Veenstra Gemeentesecretaris gemeente Soest
Rabia Nazir Directeur bedrijfsvoering gemeente Utrechtse Heuvelrug
Wilma van de Werken Directeur bedrijfsvoering gemeente Wijk bij Duurstede
Kees Mosselman Directeur RSD Kromme Rijn Heuvelrug
4
2. INLEIDING 2.1. Aanleiding Na een zorgvuldige voorbereiding met besluitvorming in de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten is eind 2010 besloten om de vorming van een shared service center projectmatig aan te pakken. De deelnemende organisaties zijn: Organisatie Gemeente Baarn Gemeente De Bilt Gemeente Bunnik Gemeente Soest Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Wijk bij Duurstede RSD Kromme Rijn Heuvelrug Totaal
Inwoneraantal 24.335 41.984 14.407 45.711 48.893 23.252 198.582
Voorliggend plan van aanpak beschrijft welke aanpak in 2011 gevolgd wordt (resultaten, activiteiten, aansturing, betrokkenen, planning, etc.).
2.2. Doelstelling plan van aanpak De doelstelling van dit plan van aanpak is : inzicht geven in de uit te voeren activiteiten, de benodigde personele en financiële middelen, de tijdsplanning en de organisatie in 2011; de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de projectorganisatie helder te maken; instemming te verkrijgen van de gemeenten en de RSD over de aanpak.
2.3. Aanpak Dit plan van aanpak is tot stand gekomen door: Het bestuderen van de volgende documenten: o Strategiedocument regionale ICT-samenwerking (Amersfoort, Baarn, Leusden en Soest, d.d. 7 januari 2009) o Bedrijfsplan ICT Shared Service Center versie 1.2 (Baarn, Bunnik, Houten, Soest en Wijk bij Duurstede, d.d. 25 september 2009) o Managementsamenvatting Bedrijfsplan ICT Shared Service Center versie 1.2 (Baarn, Bunnik, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en RSD Kromme Rijn Heuvelrug, d.d. november 2010) o Rapport ICT-inventarisatie versie 1.1 (Baarn, Bunnik, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en RSD Kromme Rijn Heuvelrug, d.d. 14 september 2010) o Verslagen vergaderingen stuurgroep en regiegroep. Overleg met de stuurgroep en portefeuillehouders op 17 december 2010. Overleg met de stuurgroep op 14 januari 2011, 31 januari 2011 en 11 februari 2011.
5
3. UITGANGSPUNTEN 3.1. Gedane zaken nemen geen keer Dit plan van aanpak gaat uit van de gemaakte keuzes in vastgestelde documenten: Strategiedocument regionale ICT-samenwerking (Amersfoort, Baarn, Leusden en Soest, d.d. 7 januari 2009) Bedrijfsplan ICT Shared Service Center versie 1.2 (Baarn, Bunnik, Houten, Soest en Wijk bij Duurstede, d.d. 25 september 2009) Managementsamenvatting Bedrijfsplan ICT Shared Service Center versie 1.2 (Baarn, Bunnik, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en RSD Kromme Rijn Heuvelrug, d.d. 16 april 2010) Rapport ICT-inventarisatie versie 1.1 (Baarn, Bunnik, Soest, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en RSD Kromme Rijn Heuvelrug, d.d. 14 september 2010) Deze keuzes staan niet meer ter discussie, tenzij de stuurgroep opdracht geeft voor een heroverweging op basis van nieuwe inzichten.
3.2. Deelname gemeente De Bilt In december 2010 heeft de gemeente De Bilt verzocht om deel te mogen nemen aan de voorbereidingen voor de oprichting van de RID Oost Utrecht. In de stuurgroepvergadering van 14 januari 2011 is besloten dat deze mogelijkheid geboden wordt onder een aantal voorwaarden. Op basis van dit besluit is dit plan van aanpak aangepast met als uitgangspunt dat de gemeente De Bilt in 2011 volwaardig en gelijkwaardig deelneemt in het proces. Definitieve besluitvorming over deelname door De Bilt vindt in de tweede helft van 2011 plaats.
3.3. Startdatum RID Oost Utrecht Hoewel een gemeenschappelijke regeling op iedere willekeurige datum in het jaar gestart kan worden, gaan we uit van een start per 1 januari 2012. Voordeel is dat daardoor administratief geen “gebroken” jaar gaat ontstaan. Na 1 januari 2012 is nog tijd nodig om de RID Oost Utrecht ook in praktische zin in te richten. Belangrijkste factor daarin is het werven van huisvesting voor personeel en apparatuur én het koppelen van alle locaties op een dusdanige wijze dat de beheerwerkzaamheden vanuit een centrale locatie uitgevoerd kunnen worden. De formele start per 1 januari 2012 houdt in dat de medewerkers op dat moment wel geplaatst zijn in de RID Oost Utrecht, maar nog een groot deel van 2012 in hun huidige organisatie werkzaam zullen zijn.
3.4. Beheer bestaande ICT -infrastructuren Uitgangspunt is dat de gemeenten in 2011 zelf zorgen voor het beheer van de huidige eigen ICTinfrastructuren. Dit beheer valt buiten de scope van dit plan van aanpak. De coördinatoren I&A zien er op toe dat lokale investeringen gedaan worden alleen in het licht van de vorming van de ICT-infrastructuur van de RID Oost Utrecht. Zij nemen zelf het initiatief om dit te bespreken met de collega‟s in de andere gemeenten. Hiervoor hebben zij tweemaandelijks een afstemmingsoverleg. Een optie kan zijn dat de projectleider daaraan deelneemt.
6
4. VORMING GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Om het proces van de vorming van een gemeenschappelijke regeling goed te laten verlopen is een planning vereist. De planning heeft betrekking op: het traject tot het opstellen van de gemeenschappelijke regeling; de voorwaarden voor de overgang van de medewerkers van wie de taken over gaan (sociaal plan); de inrichting van het overleg met de medezeggenschap en de vakorganisaties; de definitieve plaatsing van de medewerkers in de nieuwe organisatie. De planning bevat alle acties die uitgevoerd moeten worden om bovenstaande te realiseren, inclusief een toewijzing van acties aan actoren. Vanzelfsprekend is de uitvoering van de acties in dit traject mede afhankelijk van het verloop van het overleg met de besturen, de vakbonden, de ondernemingsraden en de medewerkers. Ook kunnen gedurende het proces de inzichten veranderen, waardoor de planning moet worden bijgesteld. Hieronder worden de belangrijkste acties beschreven rond 5 hoofdthema‟s: A. B. C. D. E.
het samenwerkingstraject; het functiehuis; het sociaal plan; de overlegstructuur en de gemeenschappelijke regeling (RID Oost Utrecht).
Voor alle besluitvormingsprocessen geldt dat rekening moet worden gehouden met mogelijk beperkte beschikbaarheid van bestuurders en ambtelijk management in vakantieperiodes. N.B.
Dit hoofdstuk bevat een beschrijving van het proces in de meest uitgebreide vorm. In de praktijk kan op onderdelen gekozen worden voor een meer praktische aanpak met kortere doorlooptijden.
4.1. Samenw erkingstraject Het resultaat moet zijn dat 1 januari 2012 het proces is afgerond en de medewerkers zijn geplaatst in een functie bij de nieuwe samenwerkingsorganisatie. Uitgangspunt is dat de medewerkers hun taken volgen naar de samenwerkingsorganisatie en in eerste instantie op hun huidige functie geplaatst worden in de nieuwe organisatie. In een later stadium kunnen taken/functies herverdeeld worden en kunnen medewerkers andere functies krijgen. Met deze aanpak is een plaatsingsadvies (nu) niet nodig. Iedereen behoudt dan gewoon zijn/haar huidige functie. Overleg met ondernemingsraden en vakbonden zal uit moeten wijzen of deze aanpak gevolgd kan worden. In de meest uitgebreide vorm moeten de volgende acties uitgevoerd worden: -
een projectorganisatie zal aan de slag gaan om de beoogde samenwerkingsorganisatie per 1 januari 2012 te verwezenlijken. Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden moeten worden benoemd in de projectorganisatie. Deze projectorganisatie wordt beschreven in het plan van aanpak dat door de projectleider wordt opgesteld. Mijlpaal:
-
de nieuwe werkgever moet kunnen beschikken over een eenduidige beschrijving van de rechtspositie en arbeidsvoorwaarden van de betrokken medewerkers. Een statusbrief per individuele medewerker voorziet daarin. Dat betekent dat de personele informatie van de medewerkers in de deelnemende organisaties in kaart moet worden gebracht aan de hand van personeelsdossiers en getoetst op juistheid bij de betrokken medewerkers. Mijlpaal:
-
het vaststellen van het plan van aanpak (projectorganisatie en projectplanning).
het vaststellen van de rechtspositionele status van iedere medewerker.
medewerkers van de deelnemende organisaties moeten formeel worden geplaatst in de nieuwe organisatie. Dit betekent ten eerste dat moet worden bepaald of en zo ja, welke functie kan worden aangeboden en dat een plaatsingsadviescommissie de belangstelling voor functies zal peilen.
7
Mijlpaal: -
de plaatsingsadviescommissie (PAC) adviseert de stuurgroep over de plaatsing van medewerkers in de nieuwe organisatie in haar plaatsingsadvies. Mijlpaal:
-
het uitbrengen van het plaatsingsadvies door de PAC.
na besluitvorming door de stuurgroep worden de voorgenomen plaatsingsbesluiten aan de medewerkers verzonden. Hierop kunnen zij hun bedenkingen tegenover de bedenkingenadviescommissie kenbaar maken. Mijlpaal:
-
het verzenden van de belangstellingsbrief aan de medewerkers zodat zij hun belangstelling kunnen bepalen en kenbaar kunnen maken.
het verzenden van de voorgenomen plaatsingsbesluiten aan de medewerkers.
de plaatsing van de medewerkers in de nieuwe organisatie. Daarvoor zullen de medewerkers moeten worden ontslagen bij de huidige werkgever. Mijlpaal:
het verzenden van ontslagbrieven en plaatsingsbesluiten aan de medewerkers.
4.2. Functiehuis De nieuwe organisatie moet beschikken over een functiehuis om de medewerkers een passende functie te kunnen aanbieden. De nieuwe organisatie stelt o.a. daarvoor een organisatierapport op. Daarnaast moet de formatie bepaald worden en de functies worden beschreven en gewaardeerd. Dit vraagt om de volgende acties: -
het opstellen van een organisatierapport waarin de werkwijze en inrichting van de nieuwe organisatie zijn beschreven. Dit organisatierapport moet door het bevoegd gezag van de nieuwe organisatie – en bij het ontbreken hiervan door de stuurgroep – worden vastgesteld. Mijlpaal:
-
het opstellen van een functieboek en formatierapport waarin de functieprofielen en de aantallen functies en salarisschalen worden weergegeven. Deze documenten moeten door het bevoegd gezag van de nieuwe organisatie – en bij het ontbreken hiervan door de stuurgroep – worden vastgesteld. Mijlpaal:
-
het vaststellen van het organisatierapport.
het vaststellen van het functieboek en formatierapport.
het bespreken van het organisatierapport en het functieboek met formatierapport met de ondernemingsraden (BOR). Afhankelijk van de lokale gebruiken kunnen deze stukken voor advies worden voorgelegd, maar voorgeschreven is het niet. Mijlpaal:
het overleggen met en ontvangen van een positief advies van de BOR over het organisatierapport, het functieboek en het formatierapport.
4.3. Sociaal plan In het overleg met de vakorganisaties zal overeenstemming moeten worden bereikt over de personele gevolgen voor de medewerkers die over gaan naar de nieuwe organisatie. In het sociaal plan worden daartoe de uitgangspunten en de voorwaarden van de overgang, de plaatsingsprocedure en zo nodig de sociaal flankerende maatregelen voor de medewerkers die over gaan bepaald. Dit vraagt om de volgende acties: -
het vaststellen van de vergelijking van de lokale arbeidsvoorwaardenregelingen en de verschillen in functiewaardering en inschaling. Een goede vergelijking van de huidige arbeidsvoorwaarden biedt de nieuwe werkgever inzicht in de mogelijkheid tot (toekomstige) harmonisatie van verschillen. Mijlpaal:
-
het opleveren van de vergelijking van arbeidsvoorwaarden.
het opstellen van het sociaal plan voor de overgang van medewerkers naar de nieuwe organisatie. Mijlpaal:
het vaststellen van het sociaal plan.
8
-
het onderhandelen met de vakorganisaties in het BGO over het sociaal plan. Mijlpaal:
het ondertekenen van het sociaal plan.
4.4. Overlegstructuur Er moet worden bepaald welke structuur wenselijk is voor het overleg met de ondernemingsraden en met de vakorganisaties. Voor het overleg over de rechtspositionele zaken rond de samenwerking kan een Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) worden ingesteld, zodat aan één tafel met de vakcentrales kan worden gesproken. Voor de medezeggenschap kan uit de bestaande ondernemingsraden een Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) worden ingesteld om de OR-zaken die de nieuwe organisatie betreffen mee af te stemmen. Dit vraagt om de volgende acties: -
het opstellen van een verordening Bijzonder Georganiseerd Overleg. Aanbevolen wordt om het BGO te formaliseren in een verordening, vastgesteld door de huidige werkgevers van de medewerkers die bij de samenwerking betrokken zijn. Mijlpaal:
-
het instellen van het Bijzonder Georganiseerd Overleg.
het instellen van een bijzondere ondernemingsraad (BOR) in een convenant (art. 32, tweede lid van de WOR). Hierin worden ook de bevoegdheden bepaald van de nieuwe bestuurder in het overleg met de BOR. Mijlpaal:
het instellen van de Bijzondere Ondernemingsraad.
4.5. Gemeenschappelijke regeling De nieuwe organisatie wordt – naar verwachting – ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling in de vorm van een openbaar lichaam met rechtspersoonlijkheid. Dit vraagt om de volgende acties: -
het opstellen van een concept tekst gemeenschappelijke regeling RID Oost Utrecht. De inhoud hiervan wordt besproken met de ambtenaren van de vakafdelingen. Er moet afgestemd worden over beslispunten. Dit zijn punten waarover de stuurgroep beslissingen moet nemen. Indien nodig worden politieke keuzes voorbereid en afgestemd zodat de colleges een eenduidige besluit nemen. Mijlpaal:
-
het vaststellen van de gemeenschappelijke regeling RID Oost Utrecht in de stuurgroep.
het voorleggen van de oprichtingsbeslissing aan de gemeenten. De bestuurlijke besluitvorming is afhankelijk van de keuze voor de specifieke vorm van de gemeenschappelijke regeling. Uitgangspunt is dat de regeling gesloten wordt tussen de colleges en de colleges zullen daartoe dan moeten beslissen. Wel is in dit geval de toestemming van de gemeenteraden nodig (art. 1 lid 2 WGR). Mijlpaal:
het vaststellen van de gemeenschappelijke regeling RID Oost Utrecht in de colleges.
9
5. PROJECTORGANISATIE 5.1. Opdrachtgever De colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten zijn bestuurlijk opdrachtgever voor samenwerkingsinitiatieven. Een stuurgroep bestaande uit de gemeentesecretarissen/directeuren bedrijfsvoering stuurt dit project aan en fungeert als ambtelijk opdrachtgever. De stuurgroep is gezamenlijk verantwoordelijk voor: Het stellen van eisen en randvoorwaarden voor de uitvoering van het project; Het aangeven van strategische kaders en beschikbare middelen; Het tijdig beoordelen en accorderen van (tussentijdse) resultaten. De leden van de stuurgroep zijn individueel verantwoordelijk voor: Het eventueel bijstellen van prioriteiten om benodigde capaciteit in de eigen organisaties daadwerkelijk beschikbaar te stellen om de voortgang van het project te waarborgen; Het nemen van concrete maatregelen om de voortgang van het samenwerkingsproces maximaal te bevorderen. Het informeren van de eigen organisatie over de ontwikkelingen in het onderzoek; Het verantwoorden van de aanpak en de resultaten van het onderzoek naar de eigen medewerkers, management en bestuur. De stuurgroep bestaat uit: Naam Abdou Najib Erik Wietses Gert Veenhof Age Veenstra (voorzitter) Rabia Nazir Wilma van de Werken Kees Mosselman
Organisatie Gemeente Baarn Gemeente De Bilt Gemeente Bunnik Gemeente Soest Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Wijk bij Duurstede RSD Kromme Rijn Heuvelrug
Functie Gemeentesecretaris Adjunct gemeentesecretaris Gemeentesecretaris Gemeentesecretaris Directeur bedrijfsvoering Directeur bedrijfsvoering Directeur
De stuurgroep zal eenmaal per maand vergaderen. De leden van de stuurgroep vertegenwoordigen enerzijds de eigen organisatie in het samenwerkingsverband en zijn in die zin belangenbehartiger. Anderzijds is de stuurgroep het toekomstige dagelijks bestuur van de RID Oost Utrecht en dat is een wezenlijk andere rol. Van de leden van de stuurgroep wordt creativiteit en flexibiliteit gevraagd om te kunnen schakelen tussen deze beide rollen.
5.2. Opdrachtnemer Opdrachtnemer is Henk Albers van Telengy Management en Advies. Hij is als projectleider verantwoordelijk voor het opstarten en uitvoeren van de werkzaamheden voor het inrichten van de RID Oost Utrecht zoals beschreven in dit plan van aanpak. Medio 2011 zal deze rol overgenomen worden door een aan te stellen directeur van de RID Oost Utrecht in oprichting. De projectleider zorgt voor uitvoering van de projectopdrachten (zie 5.4) en zorgt er anderzijds voor dat de resultaten ter besluitvorming voorgelegd worden aan de stuurgroep. Ook rapporteert hij de voortgang aan de stuurgroep en legt daarmee verantwoording af over het verloop van het project. De projectleider wordt bijgestaan door een projectassistente (Kitty Hallie). Haar taken zijn: Het organiseren van vergaderingen (plannen, uitnodigingen en agenda‟s versturen) van stuurgroep en bijeenkomsten met medewerkers; Het versturen van relevante informatie en documentatie aan belanghebbenden; Het maken van verslagen van vergaderingen (actiepunten en besluitenlijsten); Het maken van periodieke nieuwsbrieven over het verloop van het project.
10
5.3. Ambassadeurs De stuurgroep stuurt het proces op hoofdlijnen. Daarnaast is er in iedere organisatie behoefte aan een centraal punt op tactisch niveau. Iemand die goed op de hoogte is van het “waarom” en het “hoe” van het samenwerkingsproces. Iemand die acties kan (laten) starten in de organisatie en de voortgang kan volgen en bewaken. Iemand die aanspreekpunt is voor de projectleider en informant voor de stuurgroepdeelnemer. Deze personen noemen we de ambassadeurs van het samenwerkingsproces, de Gideonsbende. Van de ambassadeurs wordt verwacht dat zij: nut en noodzaak van het aan gaan van een samenwerking op ICT-gebied tussen de deelnemende organisaties erkennen en onderschrijven; op beleidsniveau mee kunnen denken over alle aspecten die de samenwerking aan gaan (personeel, financiën, juridisch, huisvesting en ICT); goed om te kunnen gaan met vertrouwelijke informatie; er voor kunnen zorgen dat benodigde informatie (bijv. personeel, financiën, e.d.) vanuit de eigen gemeente beschikbaar komt voor de samenwerking. De ambassadeurs initiëren tevens het proces van bestuurlijke besluitvorming in de eigen organisatie en bewaken de voortgang daarvan. Gedurende het proces kan blijken dat het zinvol is dat de ambassadeurs periodiek bijeen komen. De ambassadeurs zijn: Naam Stephan van Iperen Karel van Leeuwen Michel van Klaveren Joke van der Drift Nog niet bekend (Rabia Nazir) Hannie Hengeveld Bert van der Weij
Organisatie Gemeente Baarn Gemeente De Bilt Gemeente Bunnik Gemeente Soest Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Wijk bij Duurstede RSD Kromme Rijn Heuvelrug
5.4. Projectopdrachten Het starten van een samenwerking op ICT-gebied tussen 7 organisaties is een complexe operatie waarbij diverse aspectgebieden aandacht vragen: Financiën; HRM; Juridisch; Huisvesting; ICT. Doelstelling is om: a. indien mogelijk en zoveel mogelijk gebruik te maken van beschikbare expertise in de deelnemende organisaties; b. zoveel mogelijk gebruik te maken van voorbeelden uit de praktijk elders in het land; c. te voorkomen dat uitwerkingen op aspectgebieden eenzijdig door één organisatie worden gedaan en de andere organisaties er niet mee in kunnen stemmen; d. tempo te maken in de uitwerking van de aspectgebieden. Voor de genoemde aspectgebieden zijn projectopdrachten benoemd. Per projectopdracht is er een verantwoordelijke persoon aangesteld. De volgende principes gelden: -
de projectleider stuurt de personen aan die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van een projectopdracht; deze personen kunnen werkzaam zijn in één van de deelnemende organisaties (en gedeeltelijk vrijgesteld zijn voor de uitvoering van de deelopdracht) of extern ingehuurd worden;
11
-
per aspectgebied helpen medewerkers uit de deelnemende organisaties mee om de deelopdracht adequaat uit te voeren. Primaire rol van deze medewerkers is het beschikbaar stellen van gegevens en informatie uit de deelnemende organisaties.
De stuurgroep heeft aangedrongen op het maken van tempo in de oprichting van het samenwerkingsverband. Om daaraan te kunnen voldoen, is beschikbaarheid van voldoende capaciteit en kwaliteit een voorwaarde voor het uitvoeren van de projectopdrachten. 5.4.1. Projectopdracht Financiën Om de gemeenschappelijke regeling RID Oost Utrecht te kunnen starten op 1 januari 2012 zal er in de eerste helft van 2011 een conceptbegroting moeten worden opgesteld. Om een begroting op te kunnen stellen, moet bekend zijn welke taken/activiteiten door de RID Oost Utrecht worden uitgevoerd en welke kosten daarmee gemoeid zijn. Om taken en activiteiten voor 2012 te kunnen benoemen, moet een concrete meerjarenplanning met mijlpalen afgesproken zijn. In het bedrijfsplan is daarvoor een plateauplanning opgesteld. Op het eerste plateau is gerealiseerd dat er één organisatie is en dat inkoop van ICT onder regie van die organisatie zal plaatsvinden op basis van een vastgesteld automatiseringsbeleid. Uitgangspunt is dat dit plateau op 1 januari 2012 bereikt zal zijn en dat in 2012 taken en activiteiten worden uitgevoerd om plateau 2 te bereiken: met glasvezel gekoppelde locaties, inclusief een nieuw te verwerven centrale locatie. Alle financiële aspecten van de opzet van de RID Oost Utrecht moeten vanaf het begin goed worden gemanaged. Voor 2011 vertalen we dit naar de volgende projectopdracht: 1. Maak de huidige ICT-kosten in de deelnemende organisaties (peiljaar is 2011, het jaar voorafgaand aan de start van de RID Oost Utrecht) inzichtelijk en vergelijkbaar. 2. Bepaal de waarde van de over te dragen ICT-voorzieningen. (Dit is niet nodig als besloten wordt om ICT-voorzieningen niet over te dragen aan de RID Oost Utrecht). 3. Bepaal welke ICT-verplichtingen en bijbehorende budgetten in welk jaar overgedragen worden aan de RID Oost Utrecht. 4. Beschrijf welke financiële en inhoudelijke informatie de RID Oost Utrecht op welke momenten op moet leveren om daarmee tijdig input te geven voor de diverse rapportages in de individuele organisaties (begroting, jaarrekening, voorjaarsnota, najaarsnota, managementrapportages, bestuursrapportages, e.d.) (planning en control cyclus). 5. Beschrijf welke kosten gezamenlijk gemaakt (en dus verdeeld) worden en welke kosten (voorlopig) voor eigen rekening zullen blijven. 6. Verwerk alle resultaten in een conceptbegroting RID Oost Utrecht 2012. 7. Beschrijf de administratieve organisatie van de RID Oost Utrecht; de manier waarop de (financiële) administratie van de RID Oost Utrecht gevoerd gaat worden, inclusief taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Punt 1 t/m 6 moet in de eerste helft van 2011 worden afgerond. Punt 7 kan in de tweede helft van 2011 worden ingevuld. Deze projectopdracht wordt uitgevoerd door Kees Kroes van de gemeente Bunnik. Voor het aanleveren van benodigde financiële informatie zal hij de volgende personen inschakelen: Naam <nog invullen> <nog invullen> <nog invullen> <nog invullen> <nog invullen> <nog invullen>
Organisatie Gemeente Baarn Gemeente De Bilt Gemeente Soest Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Wijk bij Duurstede RSD Kromme Rijn Heuvelrug
12
5.4.2. Projectopdracht HRM In 2011 zal de gemeenschappelijke regeling RID Oost Utrecht worden opgericht. De personele bezetting zal uiteindelijk grotendeels bestaan uit de huidige ICT-medewerkers van de deelnemende organisaties. Een aan te stellen manager zal leiding geven aan de medewerkers. Om te kunnen bepalen welke activiteiten op personeel gebied in 2011 moeten worden uitgevoerd, is het antwoord op de volgende vragen relevant: 1. Op welk moment treden de huidige ICT-medewerkers in dienst van de RID Oost Utrecht? 2. Behouden deze medewerkers bij indiensttreding hun huidige functie? Uitgangspunt is dat de medewerkers met ingang van 1 januari 2012 in dienst komen van de RID Oost Utrecht in hun oude functie. Dat betekent dat de projectopdracht HRM omvat: 1. Maak een functiebeschrijving voor de functie van manager; 2. Zet de wervingsprocedure op voor deze functie; 3. Vergelijk de arbeidsvoorwaarden, functiewaardering en sociaal statuten in de deelnemende organisaties; 4. Verzamel de functiebeschrijvingen van de huidige ICT-medewerkers; 5. Bepaal de arbeidsvoorwaarden in de RID Oost Utrecht; 6. Stel een functieboek en formatierapport op op basis van bestaande functiebeschrijvingen; 7. Stel een sociaal plan op (onderdeel is rechtspositieregeling); 8. Organiseer het overleg met de medezeggenschap en de vakorganisaties (+verordening/ feitelijke instelling van BOR en BGO). 9. Zet het plaatsingsproces op. Deze projectopdracht wordt uitgevoerd door <nog invullen> van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Voor het aanleveren van benodigde personele informatie worden de volgende personen ingeschakeld: Naam <nog invullen> <nog invullen> <nog invullen> <nog invullen> <nog invullen> <nog invullen>
Organisatie Gemeente Baarn Gemeente De Bilt Gemeente Bunnik Gemeente Soest Gemeente Wijk bij Duurstede RSD Kromme Rijn Heuvelrug
5.4.3. Projectopdracht Juridisch Deze projectopdracht omvat de juridische aspecten van de opzet van de RID Oost Utrecht. De projectopdracht luidt: 1. Stel concepttekst voor de gemeenschappelijke regeling op. 2. Bespreek conceptteksten met de stuurgroep en stel de definitieve tekst op; 3. Zorg voor de bestuurlijke besluitvorming van dit traject (zie ook hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron iet gevonden.). Deze projectopdracht wordt uitgevoerd door <nog invullen> van RSD Kromme Rijn Heuvelrug. 5.4.4. Projectopdracht Huisvesting Voor het aspect Huisvesting moeten eerst de kaders worden gesteld. Vragen die nog moeten worden beantwoord, zijn: Wat is het meest geschikte moment om de huisvesting van de RID Oost Utrecht beschikbaar te hebben? Antwoord is afhankelijk van het te kiezen migratiescenario en de daarbij behorende planning (zie 5.4.5) Hoeveel medewerkers moeten er maximaal een werkplek vinden? Welke eisen en wensen worden gesteld aan de huisvesting van het personeel (kantoorruimte) van de RID Oost Utrecht? (o.a. vestigingsplaats). Uitgangspunten: geografisch centraal gelegen, goede bereikbaarheid met openbaar vervoer en zo mogelijk passend in een bestaand of te bouwen gemeentehuis (bijv. Utrechtse Heuvelrug).
13
Welke eisen en wensen worden gesteld aan het datacenter (computerruimte) van de RID Oost Utrecht? Uitgangspunten: professioneel, goed beveiligd (toegang, brand, water), bestand tegen stroomuitval, zo mogelijk een eigen uitwijklocatie. De projectleider (Henk Albers) zal hiervoor in de eerste helft van 2011 een kadernotitie opstellen en voor besluitvorming voorleggen aan de stuurgroep. 5.4.5. Projectopdracht ICT In het bedrijfsplan is in een plateauplanning het ontwikkelpad op ICT-gebied geschetst: Plateau 1
2
3 4
Wat is gereed/beschikbaar? Gemeenschappelijke regeling Centrale inkoop van ICT Vastgesteld automatiseringsbeleid Huisvesting Computerruimte centrale apparatuur Gekoppelde locaties Rekencentrum Nieuwe applicatieservers in rekencentrum Gestandaardiseerde nieuwe werkplekken Nieuwe telefonievoorzieningen op werkplek
Datum/doorlooptijd 1 januari 2012
1 oktober 2012 (9 maanden)
1 april 2013 (6 maanden) 1 april 2014 (12 maanden)
Impliciet uitgangspunt van deze plateauplanning is de volgende migratiestrategie. Naast alle bestaande ICT-infrastructuren van de deelnemende organisaties wordt één compleet nieuwe ICTinfrastructuur aangeschaft en ingericht wordt. Deze infrastructuur wordt vervolgens in een zo kort mogelijke doorlooptijd in gebruik genomen, zodat de ICT van de organisaties zo snel mogelijk uniform is. Aan deze migratiestrategie kleven ook nadelen/risico‟s: bestaande ICT-oplossingen moeten mogelijk vervroegd afgeschreven worden (kapitaalvernietiging); grote investeringen moeten in een vroeg stadium gedaan (en bekostigd) worden, terwijl het feitelijk gebruik in de organisaties minimaal nog 12 maanden op zich laat wachten; huisvesting en (dure) datacommunicatieverbindingen moeten zeer vroegtijdig beschikbaar zijn, terwijl deze dan feitelijk nog niet gebruikt worden; voor een dergelijk tijdkritisch en grootschalig project moet bovenmatig veel externe expertise ingeschakeld worden om het traject een redelijke kans van slagen te geven. de doorlooptijd kan wel eens veel langer blijken te zijn dan aangenomen, waardoor ook weer de kosten toenemen; de beschikbaarheid van de ICT voor bedrijfsvoering en dienstverlening in de deelnemende organisaties kan in gevaar komen onder druk van de snelheid om de ICT van de organisaties te uniformeren; individuele organisaties kunnen in de problemen komen als hun (verouderde) ICT-infrastructuur niet snel vervangen kan worden. Naast deze nadelen speelt de uitvoerbaarheidvraag: is het mogelijk om wel te standaardiseren op applicatieservers (plateau 3) en (nog) niet op werkplekken (plateau 4)? In de uitwerking van de plateauplanning worden daarom eerst de volgende varianten van het migratiescenario bezien: 1. herbruikbaarheid van bestaande ICT-voorzieningen, zodat er minder sprake meer is van kapitaalvernietiging. 2. een gefaseerde overgang per deelnemende organisatie, afhankelijk van urgentie van vervanging van de ICT-infrastructuren. Met name de tweede variant lijkt kansen te bieden om de gehele migratie beter beheersbaar en efficiënter uit te voeren.
14
Let wel: het uitgangspunt dat de deelnemende organisaties streven naar een uniforme ICTinfrastructuur staat niet ter discussie. Wel wordt dus bezien of de voorgestelde plateauplanning de meest aantrekkelijke weg is om de gewenste eindsituatie te bereiken. Deze projectopdracht wordt uitgevoerd door Willem Isendoorn van Telengy.
5.5. Communicatie Communicatie over projectvoortgang zal door de projectleider en projectassistent worden verzorgd. Daarbij zal zoveel mogelijk aangesloten worden op relevante beslismomenten. Bijlage B beschrijft de communicatieaanpak en bevat een matrix van doelgroepen en instrumenten van communicatie.
15
5.6. Projectstructuur
Stuurgroep (ambtelijk opdrachtgever) Projectleider Henk Albers (opdrachtnemer)
Projectassistent Kitty Hallie
Financiën
HRM
Huisvesting
Juridisch
ICT
Kees Kroes
<nog invullen>
Henk Albers
<nog invullen>
Willem Isendoorn
16
6. PLANNING, ACTIVITEITEN EN MIDDELEN 6.1. Tijdsplanning De globale tijdsplanning in 2011 is als volgt (zie ook detailplanning in bijlage A.): Mijlpaal Projectorganisatie ingericht Instemming gemeenteraden met start voorbereiding RID Oost Utrecht Begroting RID Oost Utrecht 2012 Functiehuis RID Oost Utrecht vastgesteld Overeenstemming sociaal plan met vakbonden Instemming gemeenteraden met definitieve start RID Oost Utrecht Medewerkers geplaatst in functie in RID Oost Utrecht
Datum Februari 2011 Maart/april 2011 April/mei 2011 September 2011 September/oktober 2011 September/oktober 2011 December 2011
6.2. Benodigde capaciteit en financiële middelen Voor de medewerkers van de deelnemende organisaties wordt in 2011 de volgende tijdsbesteding gevraagd (schatting): Totaal Naam Uren Aantal (schatting) 336 Leden stuurgroep: 12 vergaderingen x 4 uur 48 7 224 Verzamelen financiële informatie en bespreken (32 uur per organisatie) 32 7 112 Verzamelen personele informatie en bespreken (16 uur per organisatie) 16 7 168 Medewerkers ICT (t.b.v. project): 6x overleg 24 7 168 Overleg coördinatoren I&A (t.b.v. lopende zaken): 6 vergaderingen x 4 uur 24 7 1.008 Totaal Genoemde uren zijn een schatting van de benodigde uren voor uitvoering van de werkzaamheden in 2011. Uitgangspunt is dat iedere organisatie een gelijke bijdrage levert en er dus geen kostenverrekening over bovenstaande uren nodig is. Naast interne tijdsbesteding zullen de volgende kosten in 2011 worden gemaakt: Activiteit Inhuur projectleider: 26 weken x 2 dagen x € 1.000 (periode 1 december 2010 tot 1 juni 2011, 1 maand overloop) Directeur: vanaf 1 mei 2011 (8 maanden x € 8.000) schaal 13/14 Kosten wervingsbureau Ondersteuning P&O Kosten voorlopige ondernemingsraad Kosten functiewaardering Inhuur projectassistent: Inhuur projectopdracht ICT Inhuur projectopdracht Financiën Overige kosten (o.a. teambuilding, nieuwsbrieven, etc.) Uitvoeren nulmeting klanttevredenheid Onvoorzien (5%) Totaal projectkosten in 2011
17
Dagen 52
Tarief € 1.000
Totaal € 52.000 € 64.000
48 30 15
€ 440 € 1.000 € 1.000
€ 25.000 € 20.000 € 5.000 € 20.000 € 21.120 € 30.000 € 15.000 € 11.000 € 5.000 € 13.500 € 281.620
Deze kosten worden naar rato van het aantal werkplekken verdeeld onder de deelnemende organisaties: Organisatie Baarn De Bilt Bunnik Soest Utrechtse Heuvelrug Wijk bij Duurstede RSD Kromme Rijn Heuvelrug Totaal
Werkplekken 192 347 124 318 361 210 220 1.772
Percentage 10,84% 19,58% 7,00% 17,95% 20,37% 11,85% 12,41% 100,00%
Bedrag € 30.528 € 55.141 € 19.713 € 50.551 € 57.366 € 33.372 € 34.949 € 281.620
De projectkosten zullen in 2011 betaald worden door de gemeente Soest. De gemeente Soest zal daarvoor een projectadministratie inrichten en bijhouden. Om de administratieve lasten zoveel mogelijk te beperken, zal de gemeente Soest een “voorschotfactuur” sturen naar de overige deelnemende organisaties. Na afloop van het jaar volgt dan een afrekening op basis van het werkelijke aantal werkplekken en de werkelijk gemaakte kosten. Het projectbudget zal bewaakt worden door de projectleider (later de directeur) met periodieke rapportage in de stuurgroep.
18
7. Bijlage A. Planning
19
8. Bijlage B. Communicatie/interactie 8.1. Inleiding Het opzetten van een samenwerking tussen organisaties is een veranderproces met veel betrokkenen en belanghebbenden. Voor het laten slagen van zo‟n proces is van belang: -
Mensen moeten het nut en de noodzaak van de voorgestelde verandering inzien (urgentiebesef). Ontbreekt dit inzicht en besef dan zullen mensen minder/niet genegen zijn hun medewerking te verlenen. Mensen moeten weten waar het proces toe leidt (ambitie). Als dit niet bekend is, dan zullen mensen niet meegaan in de verandering. Mensen willen in een plan of een aanpak zien hoe de verandering tot stand gebracht wordt (strategie of planning). Mensen willen zien dat de leiding van hun organisatie de verandering echt wil (leiderschap). Als de leiding niet achter de verandering staat, dan zullen de mensen ook niet mee veranderen. “Last but not least” is communicatie nodig om mensen mee te krijgen in de verandering. Of beter nog: interactie, d.w.z. communicatie in twee richtingen.
In deze bijlage wordt het laatste aspect uitgewerkt. Daarbij benadrukken we eerst nog het belang van een aantal principes om draagvlak en motivatie bij de direct betrokken ICT-medewerkers te creëren en te behouden: 1. Eerlijke communicatie. Gaande het proces zal steeds concreter worden hoe de samenwerking er uit gaat zien. Daarmee worden steeds meer vragen beantwoord, maar worden ook nieuwe vragen opgeworpen. Niet alle vragen zullen direct beantwoord kunnen worden en met eerlijke communicatie bedoelen we dat we het ook laten weten als “we het nog niet weten”. 2. Informeer ICT-medewerkers vroegtijdig. Intern beginnen is extern winnen. Een bekende en veelzeggende uitspraak. In dit geval betekent dit: eerst de ICT-medewerkers, daarna de rest van de organisatie, daarna extern. Tenzij er zwaarwegende argumenten zijn om het niet te doen, zullen ICT-medewerkers altijd tevoren worden geïnformeerd over voorgenomen bestuurlijke besluiten. 3. Geef direct betrokkenen persoonlijk aandacht. Het aan gaan van een samenwerking is voor de gemeenten een ingrijpend proces, maar voor de ICT-medewerkers verandert het takenpakket, maar ook hun collega‟s, hun werkomgeving en de organisatie van hun werk. Sommige mensen beschouwen dit als een kans, maar voor anderen is het een bedreiging. Voor dit laatste moet er persoonlijke aandacht zijn. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt – tot de plaatsing in de nieuwe functie – bij de (huidige) direct leidinggevende.
20
8.2. Communicatiedoelstelling Mensen veranderen niet en bewegen niet mee van papier of van een scherm. Interactie en communicatie, elkaar ontmoeten en face-to-face communiceren brengt en houdt het veranderproces op gang. Het stimuleert het verkrijgen van inzicht, het begrijpen waarom en het mee willen denken in het proces. De communicatiedoelstelling is: “We streven naar een open, eerlijke en actuele communicatie gedurende het gehele proces. Hiermee willen we bereiken dat alle betrokkenen/belanghebbenden weten waarom de ICT-samenwerking een ‘must’ is, begrijpen ze de argumenten waarom en werken ze constructief mee aan de totstandkoming van de ICT-samenwerking.”
8.3. Kernboodschappen De algemene kernboodschap is: “Samenwerking op ICT-gebied maakt zelfstandig doorgaan als gemeente mogelijk. Wij beseffen dat individueel doorgaan niet meer lukt en daarom werken wij samen constructief en zorgvuldig aan de totstandkoming van een gezamenlijke ICT-dienst. De voordelen van samenwerking vinden we in het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening aan de klant, het efficiënt kunnen realiseren van de noodzakelijke en gewenste ICT-ontwikkelingen, beperken van de kwetsbaarheid en een structurele besparing op de ICT-budgetten van de individuele gemeenten.” Een tweede algemene kernboodschap ligt meer op het personele vlak voor de betrokken ICTmedewerkers: “Door de samenwerking op ICT-gebied ontstaan nieuwe functies, mogelijkheden en kansen. Alle huidige medewerkers van de huidige ICT-diensten krijgen straks een functie in de nieuwe ICT-dienst. Het kan dan zijn dat het takenpakket van de diverse medewerkers wijzigt, maar zij worden – eventueel met aanvullende opleidingen – gesteund om die nieuwe taken uit te kunnen voeren.” Een derde algemene boodschap is gericht op alle medewerkers van de gemeentelijke organisaties: “Samenwerking op ICT-gebied heeft alleen nut als we uniformeren in ICT-oplossingen. De consequentie daarvan is dat de aanschaf van nieuwe software of hardware alleen gedaan kan worden in het licht van de samenwerking.”
8.4. Afzender De stuurgroep is vanuit zijn rol als opdrachtgever eindverantwoordelijk voor de communicatie. Externe communicatieve uitingen en communicatie richting bestuur zijn dan ook afkomstig van de stuurgroep. Naar buiten toe is het van belang de woordvoering te structureren. Hoewel zes organisaties deelnemen aan de samenwerking is het verstandig om met één gezicht en mond naar buiten te communiceren. Dit maakt het ook voor de buitenwacht herkenbaar als het gaat om ICT-samenwerking. De woordvoering zal door de gemeentesecretaris van de gemeente Soest gedaan worden. De projectleider is in zijn rol als opdrachtnemer afzender van alle communicatie uitingen binnen het project.
8.5. Doelgroepen We onderscheiden primaire en secundaire doelgroepen: 8.5.1. Primaire doelgroepen Primaire doelgroepen hebben direct te maken met de ICT-samenwerking. Enerzijds gaat dit om een groep mensen die hun functie, hun werk en hun werkomgeving in meer of mindere mate zien veranderen. Anderzijds gaat dit om het politieke bestuur en bedrijfsvoeringmanagement, die beslissingen moet nemen over de nieuw op te zetten ICT-dienst en er dus alle belang bij hebben om voldoende informatie te hebben, zodat ze een gedegen en gedragen besluit kunnen nemen. De verschillende primaire doelgroepen in kaart gebracht:
21
-
Medewerkers die over gaan naar de RID Oost Utrecht. Stuurgroep. Portefeuillehouders I&A. Zij hebben een belangrijke rol in het politiek bestuur als het gaat om het voor het voetlicht brengen van de voorstellen omtrent de samenwerking. Zij moeten goed op de hoogte zijn van argumenten, voors en tegens en waarom bepaalde voorstellen worden gedaan.
8.5.2. Secundaire doelgroepen Secundaire doelgroepen hebben indirect te maken met de ICT-samenwerking. Een onderscheid tussen intern en extern is relevant. Secundaire interne doelgroepen zijn: -
Medewerkers die functioneel wel direct te maken krijgen met de gevolgen van de ICT samenwerking, maar niet mee gaan naar de nieuwe ICT dienst: de applicatiebeheerders. De gemeentebesturen (de colleges van B&W, de commissies en de gemeenteraden). Ondernemingsraden van de gemeentelijke organisaties. Overige medewerkers van de gemeentelijke organisaties.
Secundaire externe doelgroepen zijn: -
de pers. burgers van de deelnemende gemeenten. leveranciers/ externe partijen die zaken doen met de ICT-dienst.
8.6. Communicatie -instrumenten 8.6.1. Naamgeving van de dienst en logo Voorlopig wordt gekozen voor één (werk)naam, die eenduidig gebruikt wordt: Regionale ICT Dienst Oost Utrecht, kortweg RID Oost Utrecht. Het moment dat de nieuwe ICT-dienst een feit wordt, is een logisch moment om deze naam nog eens onder de loep te nemen. Voor de herkenbaarheid is het belangrijk om een eigen „gezicht‟ te hebben. Een logo kan de herkenbaarheid en daarmee het bereik van de boodschap versterken. Het gaat te ver om in dit stadium een complete huisstijl te ontwikkelen, maar wel wordt op alle uitingen het volgende logo gebruikt: Dit logo symboliseert de samenwerking tussen zes organisatie. Gezien de beperkte externe communicatie is het uitgangspunt dat de ICT-dienst geen eigen huisstijl ontwikkelt.
8.6.2. Digitale nieuwsbrief Een (interne) digitale nieuwsbrief is bedoeld om op hoofdlijnen over de stand van zaken en de belangrijkste beslissingen te informeren. Er is geen vast verschijningsmoment, maar er wordt gekozen om nieuwsbrieven uit te brengen na belangrijke mijlpalen in het project. De eerste mijlpaal zal het vaststellen van het plan van aanpak zijn. De nieuwsbrief wordt in eerste instantie aan alle ICT-medewerkers gemaild en een dag later via de communicatiemedewerkers van de organisaties verspreid. Zij zorgen vervolgens voor verspreiding in hun organisatie via e-mail of via intranet. Planning: circa 4 tot 6 keer per jaar, in elke geval op mijlpaal- en nieuwsmomenten. 8.6.3. Vergaderingen Er is een vaste vergaderstructuur van de stuurgroep. Communicatie is een vast agendapunt. Het is van belang om steeds te bepalen of en wat er gecommuniceerd wordt. Valkuil is dat het te lang stil is
22
en er daardoor onrust kan ontstaan. De kans dat informele communicatie de overhand krijgt is dan aanwezig en dit kan (negatieve) speculatie en onrust tot gevolg hebben. 8.6.4. Informatieve bijeenkomsten Op belangrijke momenten (mijlpalen en beslismomenten door bijvoorbeeld de gemeenteraden) is het belangrijk om diverse doelgroepen mondeling en persoonlijk te informeren. Het voordeel daarvan is dat iedereen ineens dezelfde informatie krijgt. Ook kunnen dan direct vragen worden gesteld en zaken verduidelijkt worden. 8.6.5. Workshops Daar waar meedenken en inbreng van doelgroepen van belang is, worden workshops georganiseerd. Mensen gaan met een bepaalde opdracht aan de slag en de uitkomsten van die workshop worden meegenomen in de uiteindelijke uitwerking. Dit middel kan bijv. ingezet worden voor de ICT medewerkers. 8.6.6. Informele bijeenkomsten Het bijeen brengen van zes organisatieonderdelen is op papier van heel andere aard dan het daadwerkelijk laten samenwerken van de medewerkers van deze zes – nu nog aparte – organisatieonderdelen. Op dit moment is er nog sprake van een wij-zij gevoel, dat in de loop van de tijd moet veranderen in een „wij-gevoel‟. Elkaar leren kennen en elkaar kunnen vinden, draagt bij aan deze verandering. Het bij elkaar in de keuken kijken en praten over de goede en minder goede ervaringen in een ontspannen setting zijn belangrijk. Vandaar dat periodiek één van de organisaties de ICT-medewerkers (systeembeheerders en helpdeskmedewerkers) uitnodigt om eens bij hen „in de keuken‟ te kijken. Ideeën en ervaringen kunnen worden uitgewisseld en de medewerkers kunnen elkaar leren kennen. Dat maakt het op langere termijn ook eenvoudiger om elkaar te bellen of te mailen met bijvoorbeeld een vraag. 8.6.7. Persberichten/persinformatie/persgesprek Steeds als er een bestuurlijke beslissing is genomen, wordt de pers (en daarmee de bevolking) geïnformeerd. Zoals eerder aangegeven is het belangrijk om woordvoering bij één persoon neer te leggen. De communicatieadviseurs van de organisaties ontvangen een afschrift van het verzonden persbericht, zodat zij die op gebruikelijke wijze op hun intranet/website/BIS kunnen publiceren. 8.6.8. Gemeentepagina Bij persberichten is en blijft het de vrijheid van de pers om iets met het bericht te doen of niet. Eigen actieve communicatie blijft daarom van belang. De gemeentepagina‟s van de gemeenten kunnen daarvoor ingezet worden. Vanuit één centraal punt (projectassistente) worden artikelen voorbereid. De datum van publicatie wordt afgestemd met de gemeenten en RSD, waarna het artikel via de communicatiemedewerkers van de gemeenten gelijktijdig wordt gepubliceerd op de gemeentepagina.
23
8.6.9. Instrumenten versus doelgroepen Primair intern ICTmed.
Secundair intern
Secundair extern
Stuurgroep
Port. houders ICT
Appl. beheer ders
College / commissie / raad
Medewerkers
BOR
Pers
Bevolking
Leveranciers
x
x
x
x
x
Naamgeving, logo en huisstijl
x
x
x
x
x
x
x
Interne nieuwsbrief
x
x
x
x
x
x
x
Vergaderingen
x
x
Informatieve bijeenkomsten
x
x
Workshop
x
Informele bijeenkomsten
x
Persberichten en -gesprekken
x
x
x
Gemeentepagina
x
x
x
X
x
x
x
x
24
x
x
x
x
x
