PERANCANGAN KERANGKA KERJA UNTUK IMPLEMENTASI KNOWLEDGE SHARING
TESIS Karya tulis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister dari Institut Teknologi Bandung
Oleh
AMBAR SUWARDI NIM : 23507034 Program Studi Magister Informatika
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
2009
i
ABSTRAK PERANCANGAN KERANGKA KERJA UNTUK IMPLEMENTASI KNOWLEDGE SHARING Oleh
AMBAR SUWARDI NIM : 23507034 Program Studi Magister Informatika Pengetahuan merupakan aset utama yang dimiliki organisasi dan melekat pada setiap individunya. Pengetahuan yang dimaksud merupakan pengetahuan dalam domain sistem informasi/teknologi informasi (IS/IT) yang terkait dengan kebutuhan bisnis organisasi. Organisasi dituntut untuk dapat mengelola pengetahuan (knowledge management, KM) dengan baik agar pengetahuan yang dimiliki organisasi tersebut dapat memberi nilai tambah dan nilai kompetitif bagi organisasi, misalnya sebagai dasar dalam sistem pendukung keputusan. Knowledge sharing merupakan salah satu bagian penting dalam KM. Knowledge sharing menyangkut keinginan dari setiap individu di dalam organisasi untuk berbagi pengetahuan yang dimiliki kepada individu lainnya. Knowledge sharing dikatakan berhasil jika individu penerima dapat memahami dan menguasai pengetahuan yang diperolehnya dari sumber pengetahuan. Penelitian ini menggunakan kerangka kerja penelitian kajian sistem informasi yang telah dikembangkan oleh Hevner dkk. sebagai acuan agar penelitian dapat dilakukan secara sistematis dan terkendali. Analisis yang dilakukan meliputi penetapan perspektif, penyusunan kumpulan pengetahuan, penetapan faktor-faktor penting, penetapan aktivitas pendukung, serta penetapan atribut kualitas yang relevan. Penetapan perspektif dilakukan agar permasalahan dapat dilihat dari sudut pandang yang berbeda, dalam hal ini yaitu individu dan organisasi. Kumpulan pengetahuan diperoleh dari hasil penelitian-penelitian yang telah dilakukan sebelumnya dan kemudian digunakan sebagai dasar dalam menetapkan faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi knowledge sharing secara dominan. Pada penelitian ini ditentukan lima faktor-faktor penting yang dapat mempengaruhi sikap seseorang terhadap knowledge sharing. Faktor-faktor yang dimaksud yaitu faktor kemampuan individu untuk menyerap pengetahuan yang diterimanya, faktor kemampuan komunikasi baik yang dilakukan oleh sumber pengetahuan maupun penerima pengetahuan, faktor hubungan timbal balik atas pengetahuan yang diperoleh sehingga terjadi interaksi antara sumber dan penerima, faktor perasaan senang membantu individu lainnya, dan faktor penghargaan yang diberikan oleh organisasi atas kontribusi pengetahuan yang dilakukan individu. Penetapan aktivitas pendukung dimaksudkan agar dapat mempermudah pemahaman mengenai aktivitas apa saja yang perlu dilakukan dalam mendukung terlaksananya knowledge sharing. Empat aktivitas yang dapat mendukung faktor-faktor penting yang dapat mempengaruhi knowledge sharing yaitu menciptakan iklim dan budaya organisasi yang mendukung; menyediakan fasilitas sharing seperti forum, diskusi, pelatihan, seminar; membentuk komunitas/perkumpulan di dalam organisasi; serta menggunakan teknologi yang tepat untuk keperluan sharing pengetahuan.
ii
Esensi dari penelitian ini yaitu membangun artifak yang meliputi constructs, models, methods, dan instantiation. Constructs dan models direpresentasikan dalam bentuk kerangka kerja, methods direpresentasikan dalam bentuk panduan implementasi, sedangkan instantiation tidak direpresentasikan dalam penelitian ini karena perlu melalui implementasi secara nyata di lingkungan kerja. Constructs yang dimaksud dalam penelitian ini meliputi faktor-faktor penting yang dapat mempengaruhi knowledge sharing serta aktivitas-aktivitas yang diperlukan dalam mendukung terlaksananya knowledge sharing. Untuk menguji constructs yang telah berhasil diidentifikasi, dilakukan pengumpulan data terhadap 32 orang responden yang merupakan pegawai dari divisi teknologi informasi pada perusahaan-perusahaan di Indonesia. Hasil akhir dari penelitian ini yaitu berupa usulan kerangka kerja untuk implementasi knowledge sharing yang dapat dijadikan panduan bagi organisasi yang berencana untuk mengimplementasikan knowledge sharing secara nyata di lingkungan organisasi pada masa mendatang. Penelitian ini telah memberikan kontribusi berupa pengetahuan baru mengenai bagaimana mengidentifikasi faktor-faktor penting yang dapat mempengaruhi knowledge sharing, bagaimana mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang diperlukan dalam mendukung knowledge sharing, serta bagaimana membangun dan menerapkan kerangka kerja untuk implementasi knowledge sharing di lingkungan organisasi. Kata kunci: knowledge management, knowledge sharing, teknologi informasi, sistem informasi
iii
ABSTRACT FRAMEWORK DESIGN FOR KNOWLEDGE SHARING IMPLEMENTATION Oleh
AMBAR SUWARDI NIM: 23507034 Program Studi Magister Informatika Knowledge is a fundamental asset that organization has and embedded on its individuals. Such knowledge is concerned with information systems/information technology (IS/IT) with respect to organizational business needs. Organization must be able to manage their knowledge (knowledge management, KM) well in order to increase their value and competitive advantages by their knowledge, for instance when making an appropriate decision in Decision Support Systems (DSS). Knowledge sharing is a sub system of KM. Knowledge sharing is concerned with individual’s intention to share their knowledge with others in organizations. Knowledge sharing is considered to be successful when the knowledge recipient could understand and apply the knowledge which they obtained from the knowledge source. An information systems research framework developed by Hevner et al. was employed as a reference so that this study may be conducted in systematically and controllable. The analytical phase in this study includes defining the perspective, collecting the knowledge library, defining the important factors, defining the supporting activities, and defining the relevant attribute of quality. The objective of defining the perspective step is to give a clear understanding of problem scope from different point of view, mention in this case as individual perspective and organization perspective. The knowledge library is obtained from the results of recent research and used in order to have the basis for defining the factors that may influence the knowledge sharing in dominant. Five factors are defined as influencing factors toward knowledge sharing. Those factors including absorptive capacity factor, communication competence factor, reciprocal relationship factor, sense of enjoy helping factor, and organizational reward factor. The step of defining supporting activities aims to give a clear understanding about activities need to be conducted by the organization in order to support the implementation of knowledge sharing. Those activities consists of creating the organization climate and culture; facilitating sharing activities such as forum, discussion, training, and seminar; establishing the communities of practice; using appropriate technology in behalf of effective knowledge sharing. The essence of this study is to develop or build artifact which consists of constructs, models, methods, and instantiation. Constructs and models are represented in framework, methods are represented in implementation guidelines, while instantiation is not represented in this study because it needs to be implemented in the field. Constructs in this study consist of important factors that may influence the knowledge sharing and
iv
activities need to support the implementation of knowledge sharing. Data were collected from 32 respondent of employee in information technology division across the Indonesian enterprises to validate those identified constructs. The final result of this study shows a framework design proposal for knowledge sharing implementation which may be employed as guidance for organization that has planned to implement knowledge sharing in their field in the future. This study has contributed to new knowledge concerning on how to identify the important factors that may influence the knowledge sharing, how to identify the activities need to support the implementation of knowledge sharing, thus how to design and conduct the knowledge sharing implementation framework in organizational field. Keywords: knowledge management, knowledge sharing, information technology, information systems
v
LEMBAR PENGESAHAN PERANCANGAN KERANGKA KERJA UNTUK IMPLEMENTASI KNOWLEDGE SHARING
Oleh
AMBAR SUWARDI NIM: 23507034 Program Studi Magister Informatika Institut teknologi Bandung
Menyetujui Pembimbing Tanggal ...............................
___________________________ (Dr. Ir. Husni S. Sastramihardja, M. T.) NIP: 130 675 823
vi
PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS Tesis S2 yang tidak dipublikasikan terdaftar dan tersedia di Perpustakaan Institut Teknologi Bandung, dan terbuka untuk umum dengan ketentuan bahwa hak cipta ada pada pengarang dengan mengikuti aturan HaKI yang berlaku di Institut Teknologi Bandung. Referensi kepustakaan diperkenankan dicatat, tetapi pengutipan atau peringkasan hanya dapat dilakukan seizin pengarang dan harus disertai dengan kebiasaan ilmiah untuk menyebutkan sumbernya.
Memperbanyak atau menerbitkan sebagian atau seluruh tesis haruslah seizin Dekan Sekolah Pascasarjana, Institut Teknologi Bandung.
vii
KATA PENGANTAR Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT atas berkah rahmat serta petunjuk-Nya sehingga Laporan Tesis ini akhirnya dapat diselesaikan. Laporan Tesis ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister dari Institut Teknologi Bandung.
Penulis menyadari bahwa penyusunan Laporan Tesis ini jauh dari sempurna. Maka penulis mohon maaf apabila terdapat kesalahan ataupun kekurangan dalam penulisan maupun hal-hal lain yang kurang berkenan. Penulis akan sangat berlapang dada apabila terdapat saran dan kritik perbaikan demi kesempurnaan Laporan Tesis ini. Penulis berharap semoga Laporan Tesis ini dapat bermanfaat bagi kita semua dan semoga dapat menambah pengetahuan dan wawasan kita.
Akhirnya dengan penuh rasa hormat, penghargaan dan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya atas bantuan yang penulis terima disampaikan kepada: 1. Ibu dan Bapakku atas bantuan, doa, dukungan, perhatian, dan pengertiannya. 2. Bapak Dr. Ir. Husni S. Sastramihardja, M. T. selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan, koreksi, dan masukan bagi penulis. 3. Bapak Ir. Kridanto Surendro, M.Sc., Ph.D selaku dosen wali mahasiswa. 4. Para dosen penguji tesis atas masukan dan koreksinya yang berharga. 5. Seluruh Staf Pengajar dan Staf Tata Usaha STEI. 6. Kantika Rahayu beserta keluarga atas semangat, dukungan, dan doanya. 7. Rekan-rekan forum tesis, atas masukan dan koreksinya yang bermanfaat. 8. Rekan-rekan Sistem Informasi ITB Angkatan 2007. 9. Rekan-rekan Magister Informatika ITB Angkatan 2007. 10. Yanstri, Ibu Windy, dan seluruh rekan-rekan PT Aspros Binareka. 11. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu-persatu baik secara langsung maupun tidak langsung telah membantu kelancaran penelitian ini. Bandung, Juni 2009
Penulis
viii
DAFTAR ISI ABSTRAK ..................................................................................................................... i ABSTRACT ................................................................................................................. iii LEMBAR PENGESAHAN .............................................................................................v PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS ............................................................................ vi KATA PENGANTAR.................................................................................................. vii DAFTAR ISI .............................................................................................................. viii DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................................x DAFTAR GAMBAR .................................................................................................... xi DAFTAR TABEL ........................................................................................................ xii DAFTAR ISTILAH .................................................................................................... xiii DAFTAR SIMBOL....................................................................................................... xv Bab I I.1 I.2 I.3 I.4 I.5 I.6 I.7
Pendahuluan .....................................................................................................1 Latar Belakang .................................................................................................1 Rumusan Masalah ............................................................................................3 Tujuan Penelitian .............................................................................................3 Batasan Masalah ..............................................................................................3 Kegunaan Hasil ................................................................................................3 Metodologi.......................................................................................................4 Sistematika Penulisan .......................................................................................7
Bab II Tinjauan Pustaka ..............................................................................................9 II.1 Data, Informasi, dan Knowledge .......................................................................9 II.2 Kategori, Tipe, dan Sumber Knowledge .......................................................... 11 II.3 Tahap-tahap Fundamental .............................................................................. 14 II.4 Knowledge Management ................................................................................ 15 II.5 Permasalahan Knowledge ............................................................................... 16 II.6 Model SECI ................................................................................................... 18 II.7 Knowledge Repository .................................................................................... 19 II.8 Pengertian Knowledge Sharing ....................................................................... 20 II.9 Manfaat Knowledge Sharing Bagi Organisasi ................................................. 21 II.10 Kegagalan Penerapan Knowledge Sharing ...................................................... 21 II.11 Kajian atas Beberapa Kerangka Kerja ............................................................. 21 II.11.1 Pemicu Transfer Pengetahuan dari Konsultan ke Klien ............................ 21 II.11.2 Peran Ekstrinsik Motivator, Tekanan Sosial-Psikologis, dan Kultur Organisasi ............................................................................................... 23 II.11.3 Motivasi Individual, Social Capital, dan Kontribusi Pengetahuan ............ 25 II.11.4 Penggunaan EKR oleh Kontributor Pengetahuan ..................................... 26 II.12 Penelitian Kuantitatif ...................................................................................... 28 II.13 Design Science dalam Penelitian Sistem Informasi ......................................... 30 II.13.1 Kerangka Kerja Penelitian Sistem Informasi ........................................... 30 II.13.2 Pedoman bagi Design Science dalam Penelitian Sistem Informasi ........... 32 Bab III Analisis .......................................................................................................... 34 III.1 Objek Analisis ................................................................................................ 34 III.2 Tujuan Analisis .............................................................................................. 34 III.3 Metode Analisis ............................................................................................. 35 III.3.1 Penetapan Perspektif ............................................................................... 35 III.3.2 Penyusunan Kumpulan Pengetahuan ....................................................... 37 III.3.3 Penetapan Faktor-faktor Penting ............................................................. 43
ix
III.3.4 III.3.5
Penetapan Aktivitas-aktivitas Pendukung ................................................ 49 Penetapan Atribut Kualitas yang Relevan ................................................ 51
Bab IV Perancangan ................................................................................................... 53 IV.1 Objek Perancangan......................................................................................... 53 IV.2 Tujuan Perancangan ....................................................................................... 54 IV.3 Metode Perancangan ...................................................................................... 54 IV.3.1 Penetapan Elemen-elemen Pembangun Kerangka Kerja .......................... 54 IV.3.2 Perancangan Arsitektur Umum Kerangka Kerja ...................................... 54 IV.3.3 Perancangan Usulan Kerangka Kerja....................................................... 56 IV.3.4 Perancangan Panduan Implementasi ........................................................ 60 Bab V Evaluasi ......................................................................................................... 61 V.1 Skenario Evaluasi ........................................................................................... 61 V.2 Penetapan Teknik Pengumpulan Data ............................................................. 62 V.3 Penetapan Sampel Penelitian .......................................................................... 62 V.4 Penyusunan Instrumen.................................................................................... 62 V.5 Penetapan Teknik Pengukuran Sampling ........................................................ 63 V.6 Pengumpulan Data ......................................................................................... 63 V.7 Hasil Pengujian .............................................................................................. 64 V.7.1 Validitas dan Reliabilitas ........................................................................ 64 V.7.2 Uji Korelasi ............................................................................................ 66 V.7.3 Uji Bobot ................................................................................................ 66 V.7.4 Uji Keefektifan Panduan Implementasi ................................................... 69 Bab VI Kesimpulan dan Saran .................................................................................... 71 VI.1 Kesimpulan .................................................................................................... 71 VI.2 Saran .............................................................................................................. 71 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 72 Lampiran
x
DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN A LAMPIRAN B LAMPIRAN C LAMPIRAN D LAMPIRAN E
Panduan Implementasi ................................................................. 74 Rekap Database........................................................................... 80 Output SPSS ................................................................................ 85 Perhitungan Bobot tiap faktor/variabel ......................................... 90 Contoh Kuesioner ........................................................................ 92
xi
DAFTAR GAMBAR Gambar I.1 Metodologi yang digunakan ..........................................................................4 Gambar II.1 Elemen dasar utilisasi pengetahuan dan perangkat teknologi yang dapat digunakan untuk mendukung setiap tahapan (Tiwana, 2000) ................... 14 Gambar II.2 Model SECI Nonaka dan posisi dimana IT dapat mendukung (Tiwana, 2000) ............................................................................................................... 19 Gambar II.3 Model penelitian - pemicu transfer pengetahuan dari konsultan ke klien (Ko dkk., 2005).............................................................................................. 22 Gambar II.4 Peran ekstrinsik motivator, tekanan sosial-psikologis, dan kultur organisasi (Bock dkk., 2005) ................................................................................... 24 Gambar II.5 Motivasi individual, social capital, dan kontribusi pengetahuan (Wasko dan Faraj, 2005) ............................................................................................ 26 Gambar II.6 Model penelitian penggunaan EKR oleh kontributor pengetahuan (Kankanhalli dkk., 2005)......................................................................... 27 Gambar II.7 Proses penelitian kuantitatif - modifikasi dari Tuckman (Sugiyono, 2008) . 30 Gambar II.8 Kerangka kerja penelitian kajian sistem informasi (Hevner dkk., 2004)...... 31 Gambar IV.1 Rancangan arsitektur umum kerangka kerja............................................. 55 Gambar IV.2 Usulan kerangka kerja untuk implementasi knowledge sharing................. 58
xii
DAFTAR TABEL Tabel II.1 Sumber-sumber pengetahuan bagi sistem pengelolaan pengetahuan (Tiwana, 2000) ........................................................................................................... 13 Tabel II.2 Hambatan dalam knowledge sharing (Tiwana, 2000) ..................................... 16 Tabel II.3 Karakteristik penelitian kuantitatif (Sugiyono, 2008) ..................................... 28 Tabel II.4 Pedoman penelitian design science (Hevner dkk., 2004) ................................ 32 Tabel III.1 Daftar literatur acuan usulan kerangka kerja ................................................. 38 Tabel III.2 Hasil pengujian hipotesis dari literatur 1 pada Tabel III.1 ............................. 39 Tabel III.3 Hasil pengujian hipotesis dari literatur 2 pada Tabel III.1 ............................. 40 Tabel III.4 Hasil pengujian hipotesis dari literatur 3 pada Tabel III.1 ............................. 41 Tabel III.5 Hasil pengujian hipotesis dari literatur 4 pada Tabel III.1 ............................. 42 Tabel III.6 Hasil pengujian hipotesis dari literatur 5 pada Tabel III.1 ............................. 42 Tabel III.7 Klasifikasi faktor-faktor yang mungkin muncul............................................ 46 Tabel III.8 Dukungan terhadap penetapan dugaan yang dilakukan ................................. 48 Tabel III.9 Pemetaan aktivitas pendukung terhadap faktor-faktor dugaan ....................... 51 Tabel V.1 Representasi variabel terhadap constructs yang ingin diukur ......................... 64 Tabel V.2 Hasil uji validitas tahap 1 .............................................................................. 65 Tabel V.3 Hasil uji validitas tahap 2 .............................................................................. 65 Tabel V.4 Hasil uji reliabilitas menggunakan aplikasi SPSS .......................................... 66 Tabel V.5 Perhitungan bobot pengaruh faktor-faktor dan aktivitas pendukung ............... 67
xiii
DAFTAR ISTILAH Istilah
Definisi operasional
Pemakaian pertama kali pada halaman
Artifak
Suatu bentuk yang terdiri dari latar belakang
30
teori, prinsip perancangan, struktur, dan diagram yang merepresentasikan cara mengelola dan memperoleh wawasan dan pengetahuan dari informasi yang diberikan Constructs
Kata-kata
dan
simbol-simbol,
dimana
5
permasalahan dan solusi didefinisikan dan dikomunikasikan Implementasi Penerapan atau pelaksanaan pada kondisi nyata
3
di lingkungan organisasi dalam periode waktu tertentu Instantiation
Sistem yang terimplementasi serta prototype,
30
yang menunjukkan bahwa constructs, models, dan methods dapat diimplementasikan pada sistem kerja Kerangka
Sekumpulan asumsi, konsep, nilai, praktek, serta
Kerja
tahapan proses yang terstruktur yang berperan sebagai
alat
bantu
untuk
3
mewujudkan
tercapainya implementasi knowledge sharing yang baik Knowledge
Basis
pengetahuan
yang
bersumber
dari
Base
penelitian yang relevan, berkontribusi penting dalam penyelesaian masalah, berisi pengetahuan yang dapat digunakan dalam tahap perancangan dan evaluasi, terdiri atas foundations (dasar-
5
xiv
Istilah
Definisi operasional
Pemakaian pertama kali pada halaman
dasar yang digunakan dalam tahap perancangan) serta methodologies (panduan yang digunakan dalam tahap evaluasi) Knowledge
Keinginan
dari
setiap
individu
di
dalam
sharing
organisasi untuk berbagi pengetahuan yang telah
1
didapatkan atau diciptakan kepada individu lainnya. Methods
Algoritma dan pelaksanaan, proses,
memberikan
mendefinisikan
pedoman
30
bagaimana
menyelesaikan permasalahan. Models
Abstraksi
dan
representasi,
menggunakan
12
constructs untuk merepresentasikan situasi dan kondisi pada dunia nyata, membantu dalam pemahaman permasalahan dan solusi yang ada. Organization
Wadah bagi setiap individu untuk melakukan
15
aktivitas knowledge sharing dimana pengetahuan individu diubah menjadi pengetahuan organisasi. People
Setiap individu di dalam organisasi yang terlibat
31
dalam aktivitas knowledge sharing, dimana setiap orang memiliki pengetahuan individu masing-masing. Perspektif
Suatu
cara
yang
memungkinkan
domain
permasalahan dilihat dari sudut pandang orang yang terlibat di dalamnya, dalam hal ini yaitu individu (people) dan organisasi (organization).
5
xv
DAFTAR SIMBOL Simbol
Arti
Pemakaian pertama kali pada halaman
Menunjukkan tahap, atau langkah yang
4
dilakukan
Menunjukkan parent dari tahap tertentu,
4
dimana terdapat sub-sub tahap di dalamnya
Menunjukkan output atau hasil dari tahap
4
sebelumnya serta menjadi input bagi tahap berikutnya
Menunjukkan keruntutan tahap
4
Menunjukkan bahwa tahap-tahap dapat
4
dilakukan secara paralel atau tidak harus dilakukan secara berurutan.
Menunjukkan arah pengembangan untuk
55
kustomisasi jika terjadi penambahan atau perubahan-perubahan.
A
Menunjukkan bahwa faktor A ditentukan oleh faktor B atau faktor B dapat mempengaruhi
B
faktor A
58
