PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENGGAJIAN DAN PENGELUARAN KAS BERBASIS WEB PADA PT. POSO ENERGY
M. Iqbal Saputra, Arta Moro Sundjaja, Hery Harjono Muljo Universitas Bina Nusantara, Komplek Harapan Baru Taman Bunga Blok A4 No 18, 081311494453,
[email protected]
Abstrak Tujuan dari penelitian skripsi ini adalah mengidentifikasi kebutuhan informasi mengenai proses bisnis penggajian dan pengeluaran kas yang sedang berjalan pada PT. POSO ENERGY dan memberikan usulan pemecahan masalah dengan merancang dan membangun sistem aplikasi berbasis web untuk untuk mendukung sistem penggajian dan pengeluaran kas pada PT Poso Energy. Metodologi penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode pengumpulan data. Diantaranya, terdiri dari metode studi pustaka, observasi langsung ke perusahaan, wawancara dengan pihak terkait, dan metode analisis dan perancangan. Hasil yang ingin dicapai dari pembuatan skripsi ini adalah memberikan aplikasi berbasis web yang berguna untuk mendukung proses penggajian pada PT. POSO ENERGY. Simpulan dari penulisan skripsi ini, yaitu sistem aplikasi penggajian yang dibangun dapat membantu perusahaan dalam melakukan proses penggajian dengan melakukan proses update pada sistem yang dibangun berhubungan dengan komponen penggajian sehingga aktivitas penggajian dilakukan dengan cepat tanpa perlu input manual, serta sistem aplikasi penggajian yang dirancang memiliki hak akses untuk masing-masing pengguna bertujuan agar mencegah terjadi penyalahgunaan data.
The aim of this thesis research is to identify the information needs of the business processes payroll and disbursements that are running on the PT. POSO ENERGY and propose solutions by designing and building a web-based application system to support the payroll system and disbursements at PT. POSO ENERGY. The research methodology used in this thesis is the method of data collection. Among them, consists of methods literature, direct observation to the company, interviewswith stakeholders, and methods of analysis and design. The results to be achieved from the manufacture of this paper is to provide a webbased application that is useful to support the payroll process in PT. POSO ENERGY. The conclusions of this thesis, namely payroll application system built to help companies in the process of payroll to perform the update on a system built payroll related components so that payroll activities done quickly without the need for manual input, as well as payroll
application system designed to have the right access to each user aims to prevent any misuse of the data.
Kata Kunci : Sistem informasi, sistem informasi akuntansi, penggajian, pengeluaran
kas
PENDAHULUAN Seiring dengan teknologi yang semakin berkembang membuat manusia bergantung pada teknologi itu sendiri. Terutama pada sebuah perusahaan yang sangat membutuhkan adanya suatu perangkat yang dapat mempermudah aktivitas bisnisnya. Dengan demikian, dibutuhkan adanya sistem informasi yang merupakan sebuah komponen berbasis komputer untuk melakukan input data dan diproses sehingga menghasilkan output. Sistem informasi ini sangat diperlukan untuk mendukung dan mengelola kinerja suatu perusahaan (Noerlina, Johan, dan Yoswara, 2011). Selain penerapan sistem informasi yang dinilai dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan, faktor sumber daya manusia sebagai penggunanya harus diperhatikan dengan baik. Menurut Rivai, Veithzal dan Ella Jauvani Sagala (2010), dalam jurnalnya yang berjudul “Dampak Strategis Manajemen Sumber Daya Manusia terhadap Kinerja Organisasi” mengatakan bahwa sumber daya manusia diperlukan untuk dapat mencapai tujuan strategis organisasi untuk mendapatkan dan mempertahankan keunggulan kompetitifnya. Sumber daya manusia yang dimaksud adalah para pegawai yang bekerja di dalam organisasi karena pegawai bertugas melakukan pengelolaan terhadap sumber daya lainnya untuk dapat menunjang berjalannya kegiatan operasional bisnis pada suatu perusahaan. Perusahaan juga memantau karyawan terhadap kinerja selama bekerja serta meningkatkan motivasi dengan cara memberikan upah, gaji, tunjangan, dan bonus yang sesuai kepada setiap karyawan karena karyawan juga berhak untuk menerima hasil berupa upah, gaji, tunjangan dan bonus atas kinerja selama bekerja di perusahaan. Muljani (2012) mengatakan, sebuah perusahaan dirasa dapat mensejahterahkan pegawainya jika perusahaan dapat menerapkan program kompensasi yang adil dan memberikan reward berupa bonus. Hal ini dapat memotivasi dan membuat kinerja karyawan menjadi lebih produktif. Dengan inilah karyawan bisa bersikap loyalitas terhadap perusahaan dan tujuan perusahaan dapat tercapai. Sebelum masuk ke pokok permasalahan, adapun beberapa indikasi penyebab gangguan pada sistem penggajian, yakni adanya keluhan dari beberapa karyawan mengenai gaji yang diterima tiap bulannya. Ketidaksesuaian gaji yang diterima di akhir bulan disebabkan karena kurang telitinya karyawan melihat notifikasi dalam melakukan absensi ataupun Kesalahan rekapitulasi absensi akibat kesalahan teknis. Tidak hanya itu, kurangnya sumber daya manusia yang menangani masalah penggajian di PT Poso Energy juga memperngaruhi sistem dari penggajian tersebut. Dari hasil survei dan pengamatan, ditemukan beberapa masalah seperti adanya kesalahan input data mengenai sistem penggajian. Kesalahan input disebabkan oleh human error. Keterlambatan proses penggajian juga menjadi suatu masalah seperti adanya hambatan jaringan untuk mengakses sistem
penggajian tersebut dan juga proses olah data untuk dibuat dalam anggaran penggajian juga terlambat. Selain itu, sistem penghitungan gaji terpisah dengan sistem penghitungan pajak sehingga bagian penggajian harus menarik data pajak dan menghitung kembali gaji yang telah dikurangi dengan pajak. Dari berbagai macam masalah tersebut, PT Poso Energy memerlukan sistem yang lebih handal yang dapat membantu proses penggajian agar masalah-masalah yang dihadapi dapat teratasi. Dengan begitu, proses aktivitas penggajian dapat berjalan secara akurat, tepat, dan tanpa hambatan.
Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah : 1.
Mengidentifikasi kebutuhan informasi mengenai proses bisnis penggajian dan pengeluaran kas pada PT Poso Energy
2.
Merancang dan membangun aplikasi sistem berbasis web untuk mendukung sistem penggajian dan pengeluaran kas pada PT Poso Energy
METODE PENELITIAN Metodologi penelitian yang dipakai dalam penulisan tugas akhir ini meliputi : 1.
Metode Pengumpulan Data a. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan metode pengumpulan data dan informasi yang relevan berdasarkan buku, jurnal, disertasi, dan hasil penelitian dengan topik sistem informasi dalam bisnis, penggajian, pengeluaran kas, dan metodologi penelitian. Pencarian jurnal, buku, atau pendukung dokumen lainnya tersebut dilakukan di perpustakaan Universitas Bina Nusantara dan Universitas Indonesia. Dokumen lain juga didapatkan dari beberapa website yang menyediakan unggahan e-book dan e-journal, seperti google e-book dan google scholar. b. Penelitian Lapangan Dilakukan secara langsung pada objek pembahasan dengan cara: a.
Observasi Hal pertama yang dilakukan dalam melakukan observasi adalah melakukan pendekatan kepada subjek penelitian. Dalam proses pendekatan ini akan dilakukan pengumpulan data pada kegiatan observasi dengan mengamati siklus penggajian dan siklus pengeluaran kas. Untuk itu metode observasi bermanfaat untuk menganalisis data, membuktikan kebenaran, dan memberikan usulan dari permasalahan yang ditemukan dari sebuah penelitian.
b.
Wawancara Metode wawancara ini dilakukan dengan cara menciptakan suasana informal sehingga dapat memberikan kesempatan seluas-
luasnya pada informan untuk mengungkapkan secara bebas tentang pengetahuannya mengenai sistem penggajian yang sedang berjalan. c.
Dokumentasi Metode dokumentasi dilakukan dengan cara pengumpulan data untuk menelusuri data histories. Pengumpulan data ini dilakukan dalam bentuk hasil berupa data dokumen. Data dokumen ini penting dilakukan guna sebagai pelengkap dalam proses penelitian berdasarkan tingkat kredibilitas dari penggunaan dokumen yang ada. Dalam penelitian ini, metode dokumentasi dilakukan dengan cara menelusuri bukti-bukti beserta dokumen yang dimiliki PT Poso Energy terkait dengan penggajian seperti slip gaji, autorisasi lembur, daftar absensi, daftar karyawan, dan bukti kas keluar.
2.
Metode Analisis dan Perancangan Menurut Satzinger et al., (2009: 61) metode analisis dan perancangan yang akan digunakan adalah menggunakan Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek (Object Oriented Analysis and Design) yaitu: 1) Inception Dalam fase ini hal yang dilakukan adalah menentukan ruang lingkup, membuat kasus bisnis, dan menghasilkan estimasi kasar untuk cost dan schedule . Untuk itu, tim proyek akan mengetahui apakah sumber daya itu memiliki peran tersendiri dalam penggunaan sistem. 2) Elaboration Dalam fase ini hal yang dilakukan adalah menjelaskan semua requirement, menyelesaikan ruang lingkup, merancang dan implementasi arsitektur inti dan fungsi-fungsinya, dan memecahkan masalah. 3) Construction Dalam fase ini dilakukan pembangunan sistem dan mengimplementasi resiko-resiko sederhana secara berkala serta menyiapkan deployment. 4) Transition Dalam fase ini dilakukan tes uji coba dan deployment agar pengguna akhir memiliki sistem kerja.
HASIL DAN BAHASAN Hasil dan bahasan dalam penulisan skripsi ini diantaranya: 1.
2.
Sistem absensi akan langsung terintegrasi dan terkalkulasi secara otomatis dimana jika kayawan yang terlambat hadir atau tidak hadir akan langsung dikenakan potongan ke dalam proses perhitungan penggajian. Karyawan yang ingin mengajukan cuti, lembur, pinjaman, dan klaim pengobatan dapat langsung diinput ke dalam sistem sehingga tanpa harus mengajukan melalui form manual.
3. 4. 5.
Karyawan dapat mencetak slip gajinya sendiri. Perhitungan pajak terintgrasi langsung pada proses perhitungan penggajian karyawan. Pencatatan jurnal penggajian dan pengeluaran kas terintegrasi ke dalam sistem penggajian sehingga tidak perlu melakukan pencatatan secara manua.
Berikut contoh user interface hasil dan bahasan mengenai sistem penggajian:
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis sistem informasi akuntansi penggajian yang sedang berjalan pada PT Poso Energy masih ada beberapa kekurangan. Untuk itu diperlukan pengembangan lebih lanjut mengenai sistem informasi akuntansi pengajian agar mempermudah user dalam melakukan aktivitas yang berkaitan dengan proses penggajian. Berikut simpulan dari perancangann sistem informasi akuntansi penggajian pada PT Poso Energy: 1.
Dalam mengisi form lembur, cuti, klaim pengobatan, dan pinjaman bisa dilakukan di dalam sistem sehingga mengurangi aktivitas surat-menyurat/paperless.
2.
Data cuti, klaim pengobatan, dan pinjaman yang diajukan oleh karyawan dapat langsung dilakukan proses otorisasi oleh bagian HR & GA dan manajer bagian.
3.
Penetapan hasil gaji karyawan yang diterima pada akhir periode dilakukan dengan cepat karena tidak perlu diinput secara manual. Hanya dengan melakukan proses update pada sistem yang dibangun yang berhubungan dengan komponen penggajian seperti absensi, pph21, pinjaman, dll, maka data itu semua langsung terkalkulasi secara otomatis berapa total jumlah gaji karyawan yang diterima pada akhir periode.
4.
Menyajikan laporan-laporan yang berkaitan dengan penggajian dan pengeluaran kas seperti laporan gaji, pph21, jurnal, rekening debit, dan slip gaji untuk mengetahui transaksi-transaksi yang terjadi secara detail dari proses penggajian tersebut.
5.
Sistem informasi akuntansi penggajian yang telah dirancang memiliki hak akses untuk masing-masing pengguna bertujuan agar mencegah terjadi penyalahgunaan data.
Untuk dapat memberikan hasil yang lebih baik setelah diterapkan sistem informasi akuntansi penggajian PT Poso Energy, makan saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut: 1.
Memberikan pelatihan pada para pengguna sistem yang sudah dirancang tersebut agar dapat mempermudah penggunaannya.
2.
Melakukan proses back-up
data untuk menghindari terjadinya ancaman-ancaman seperti
kerusakan server, banjir, kebakaran, dll. 3.
Perusahaan melakukan pemeliharaan dan evaluasi pada sistem yang sedang berjalan untuk mengetahui kemungkinan masalah yang akan terjadi.
REFERENSI Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2009). System Analysis and Design in a Changing World. (5th Ed). Canada : Course Technology, Cengage Learning.
RIWAYAT PENULIS M. Iqbal Saputra, lahir di kota Jakarta pada 10 Juli 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Ekonomi dan Komputer pada 2015.
