LAMPIRAN 1 PANDUAN TINDAKAN PENCEGAHAN PENGURUSAN KEWANGAN PROSES / AKTIVITI TERAS 1. PENERIMAAN WANG
ASPEK RISIKO
KAEDAH TINDAKAN PENCEGAHAN
Proses penerimaan wang yang tidak selamat.
1.1 Pejabat Bendahari yang mempunyai kaunter penerimaan
Kehilangan wang kutipan/ pungutan Penerimaan wang tanpa kuasa
Pegawai yang hendaklah memastikan keperluan asas kaunter penerimaan bertanggungjawab ke atas penerimaan / seperti berikut dilaksanakan supaya proses penerimaan wang kutipan wang dilaksanakan dengan selamat dan mengikut peraturan yang ditetapkan. a)
Mempunyai peti besi / kabinet kalis api yang kukuh untuk menyimpan selamat semua buku resit, setem, dokumen, barang-barang lain yang berharga dan terimaan wang
Penyalahgunaan Wang Pengendalian peti besi yang tidak selamat dan tidak mengikut peraturan boleh mengundang risiko kehilangan wang kutipan / pungutan.
TANGGUNGJAWAB
sepanjang masa sebelum dihantar ke bank (Arahan Perbendaharan 125 dan 126(a) ). b)
Mempunyai nombor kombinasi peti besi dan dua (2) kunci peti besi berasingan yang dipegang oleh dua (2) orang pegawai
yang
berlainan
yang
seorang
daripadanya
hendaklah berjawatan dalam Kumpulan Sokongan 1 dan ke atas. Bagi peti besi model lama yang masih boleh digunakan dan hanya mempunyai satu (1) kunci sahaja, kunci tersebut hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci. Kunci kabinet 1
PROSES / AKTIVITI TERAS
ASPEK RISIKO
KAEDAH TINDAKAN PENCEGAHAN
TANGGUNGJAWAB
berkunci tersebut hendaklah disimpan dalam bilik Ketua Jabatan. c)
Nombor kombinasi peti besi hendaklah ditukar apabila terdapat pertukaran pegawai yang bertanggunjawab.
d)
Mempunyai Daftar Pemegang Kunci Peti Besi / Kabinet Kalis Api dan dikemaskini setiap kali ada pertukaran pegawai yang bertanggunjawab. (Lampiran 2).
e)
Peti besi/ kabinet kalis api tidak menyimpan selain dari wang, cek, dokumen atau barang berharga kepunyaan Universiti. Wang tunai yang disimpan tidak melebihi RM500.00 dan jumlah pungutan (termasuk tunai, cek, wang pos dan kiriman wang) tidak melebihi RM2,000.00 (Arahan Perbendaharaan 78). Jika penyimpanan melebihi jumlah ini, hendaklah mendapat kelulusan Ketua Jabatan. Had nilai di atas tidak termasuk panjar wang runcit yang telah diluluskan oleh Bendahari.
f)
Kandungan peti besi/ kabinet kalis api disenaraikan dan disahkan
semasa
berlaku
pertukaran
pegawai
yang
bertanggungjawab. Senarai ini hendaklah dimasukkan di dalam
Nota
Serah
Tugas
bersama-sama
dengan 2
PROSES / AKTIVITI TERAS
ASPEK RISIKO
KAEDAH TINDAKAN PENCEGAHAN
TANGGUNGJAWAB
penyerahan kunci peti besi. g)
Mempunyai
kabinet
atau
laci
berkunci
untuk
tujuan
penyimpanan selamat terimaan wang sepanjang masa sebelum dimasukkan ke dalam peti besi atau sebelum dihantar ke bank. h)
Mempunyai akses kepada Financial Accounting Integrated System
(FAIS)
untuk
merekod
terimaan
wang
dan
mempunyai pencetak resit rasmi. i)
Mempunyai bilik khas berasingan untuk menempatkan kaunter kutipan/terimaan wang. Jika tidak mempunyai bilik khas dan ruang yang mencukupi, kaunter penerimaan hendaklah diletakkan di tempat yang selamat.
j)
Mempunyai buku log / daftar staf yang bertanggungjawab menjaga kaunter penerimaan setiap hari.
k)
Jika kutipan dibuat di luar pejabat seperti kutipan yuran seminar, hendaklah mempunyai peti wang runcit (petty cash box) atau bekas yang boleh dikunci untuk menyimpan wang, resit manual dan terminal kad kredit (jika perlu).
1.2
Sebagai langkah mencegah risiko memungut / menerima wang 3
PROSES / AKTIVITI TERAS
ASPEK RISIKO
KAEDAH TINDAKAN PENCEGAHAN
TANGGUNGJAWAB
tanpa kebenaran, Ketua Jabatan hendaklah memastikan staf yang bertanggungjawab dalam urusan pungutan / terimaan wang telah diberi kuasa. 1.3
Klausa kuasa yang diberi adalah terbatal dengan sendirinya apabila dinaikkan pangkat dan bertukar jabatan, bertukar jawatan, bertukar tempat bertugas atau tamat perkhidmatan dengan UiTM telah dimasukkan ke dalam surat kuasa yang diberikan dan klausa yang sama dimasukkan ke dalam surat arahan berpindah jabatan. Menu FAIS yang telah diberikan juga hendaklah ditarik balik oleh Bahagian Pengurusan Akaun dan Sistem dan menu yang baru hendaklah diberikan mengikut skop tugas yang baru.
1.4
Ketua Jabatan hendaklah melakukan pemeriksaan berkala tidak kurang dari sekali dalam tempoh enam (6) bulan ke atas peti besi, bilik kebal, laci atau bekas-bekas lain untuk menyimpan wang tunai (Arahan Perbendaharan 309(a) ). Hasil pemeriksaan hendaklah direkodkan dalam Laporan Pemeriksaan Berkala Peti Besi/ Kabinet Kalis Api (Lampiran 3).
1.5
Ketua Jabatan hendaklah melakukan pemeriksaan berkala 4
PROSES / AKTIVITI TERAS
ASPEK RISIKO
KAEDAH TINDAKAN PENCEGAHAN
TANGGUNGJAWAB
sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun ke atas kemudahan (keperluan asas kaunter penerimaan) dan pelaksanaan sistem kawalan di kaunter penerimaan hendaklah dilakukan. Hasil pemeriksaan
hendaklah
direkodkan
dalam
Laporan
Pemeriksaan Berkala Kaunter Penerimaan (Lampiran 4). 1.6
Senarai semak keperluan asas bagi sesebuah kaunter penerimaan adalah seperti di Lampiran 5 (hanya diisi kali pertama).
2. BAYARAN MELALUI CEK
Kehilangan
(i)
Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan stok cek
Penipuan
hendaklah membuat semakan secara bulanan ke atas stok
Pengklonan Cek
cek.
Pegawai yang bertanggungjawab ke atas stok cek
(ii) Ketua Jabatan hendaklah membuat semakan stok cek sekurang-kurangnya 2 kali setahun dan direkod (AP 115). Pemeriksaan ini meliputi semakan ke atas daftar pengeluaran cek, daftar buka palang cek dan daftar stok cek di tangan. Hasil pemeriksaan hendaklah dicatatkan ke dalam Daftar Laporan Pemeriksaan Stok Cek (Lampiran 6). (iii) Penyelenggaraan Daftar Penggunaan-Pengeluaran Stok Cek. 5
PROSES / AKTIVITI TERAS
ASPEK RISIKO
KAEDAH TINDAKAN PENCEGAHAN
TANGGUNGJAWAB
(iv) Makluman bertulis pembatalan stok blok cek kepada pihak bank setiap kali berlaku penukaran cek blok oleh pihak bank/penutupan akaun. Contoh; Apabila pihak bank mengubah rekabentuk pada cek blok. Cek lama yang masih ada dalam stok/ stok yang tidak digunakan lagi hendaklah dibatalkan stok cek supaya pihak bank boleh melaksanakan tindakan cek blok tersebut dalam sistemnya. Cek yang telah tidak boleh digunakan hendaklah dilupuskan.
6
