TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN

PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN

NO.KELUARAN

:

05

NO.PINDAAN

:

00

TARIKH KUAT KUASA

:

15.02.08

MUKA SURAT

:

1/7

BPG-PPK-PUP-02

TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN

Disediakan oleh :

Diluluskan oleh :

…………………………………………

……………………………………………

Nama :

HJH. LATIFAH BT MAHAMUD

Nama :

DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN

Jawatan :

KETUA PENOLONG PENGARAH

Jawatan :

PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU

Tarikh :

15 FEBRUARI 2008

Tarikh :

15 FEBRUARI 2008

SALINAN TERKAWAL

Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan Jawatankuasa Dokumentasi Induk

Februari 2008


NO.KELUARAN

:

05

NO.PINDAAN

:

00

TARIKH KUAT KUASA

:

15.02.08

MUKA SURAT

:

2/7

BPG-PPK-PUP-02

1.0

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan menerangkan tatacara untuk mengambil tindakan pembetulan dan pencegahan terhadap sebarang ketidakpatuhan sebagai asas penambahbaikan dalam sistem kualiti.

2.0

SKOP Prosedur ini digunakan oleh Pengarah, Timbalan Pengarah Pendidikan Guru dan Pengarah Institut Pendidikan Guru untuk mengesan ketidakpatuhan dan mengambil tindakan pembetulan serta pencegahan, dan melaksanakan proses penambahbaikan secara menyeluruh bagi meningkatkan keberkesanan dan kecekapan sistem kualiti.

3.0

4.0

RUJUKAN 3.1

Manual Kualiti BPG-PPK-MK-01

3.2

Maklum Balas Pelanggan

3.3

Hasil Penemuan Audit

3.4

Hasil Analisis Data

3.5

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

3.6

Aktiviti Penandaarasan

3.7

Cadangan Penambahbaikan

3.8

Rekod-rekod Ketidakpatuhan

DEFINISI 4.1.

Istilah 4.1.1

Pra

mesyuarat

kajian

semula

pengurusan

merujuk

kepada

mesyuarat yang diadakan pada peringkat Institut Pendidikan Guru bagi mengkaji pencapaian dasar dan objektif kualiti organisasi sebelum MKSP.

Februari 2008


NO.KELUARAN

:

05

NO.PINDAAN

:

00

TARIKH KUAT KUASA

:

15.02.08

MUKA SURAT

:

3/7

BPG-PPK-PUP-02

4.1.2

Pembetulan merujuk tindakan yang diambil bagi membetulkan ketidakpatuhan dan kelemahan sistem kualiti supaya tidak berulang.

4.1.3

Pencegahan merujuk tindakan yang diambil bagi mencegah ketidakpatuhan/ kecacatan/ kelemahan daripada berlaku.

4.1.4

Penambahbaikan merujuk tindakan yang diambil untuk membaiki sistem yang sedia ada bagi meningkatkan pencapaian dasar dan objektif kualiti.

4.1.5

Pasukan Penambahbaikan merujuk pasukan yang ditubuhkan khas

oleh

WP/MKSP

untuk

melaksanakan

penambahbaikan yang telah diputuskan oleh MKSP.

4.2

Februari 2008

Singkatan

WP

:

Wakil Pengurusan

TWP

:

Timbalan Wakil Pengurusan

KJ

:

Ketua Jabatan

KU

:

Ketua Unit

AD

:

Audit Dalaman

Pra-MKSP

:

Pra Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

MKSP

:

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

KKU

:

Mesyuarat Ketua-ketua Unit

MPPP

:

Majlis Profesional Pengurusan dan Pentadbiran

JP

:

Jawatankuasa Pelaksana

JKP

:

Jawatankuasa Penambahbaikan

program


NO.KELUARAN

:

05

NO.PINDAAN

:

00

TARIKH KUAT KUASA

:

15.02.08

MUKA SURAT

:

4/7

BPG-PPK-PUP-02

5.0

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab

JKP/Pemegang PK

Tindakan A. Tindakan Pembetulan 1. Mengenal pasti ketidakpatuhan melalui: 1.1 Rekod Ketidakpatuhan 1.2 Aduan Pelanggan 1.3 Audit Dalaman 1.4 Hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 2. Menganalisis ketidakpatuhan dengan menggunakan teknik-teknik statistik. 3. Mengenal pasti dan memantau punca-punca. ketidakpatuhan dan mendapatkan maklumat.

Pengerusi JKP/Pemegang PK

4. Membuat cadangan pembetulan berdasarkan Langkah 5.2 dan 5.3 menggunakan borang LAM-PUP02-01. 5. Menentukan dan melaksanakan pelan tindakan pembetulan sekiranya bawah bidang kuasa WP/TWP dan melaporkannya kepada WP (sekiranya ada) menggunakan borang LAM-PUP02-01.

Pengerusi JKP /TWP

6. Mengemukakan cadangan tindakan pembetulan yang melibatkan dasar, sumber kewangan, keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau sistem sedia ada untuk diputuskan oleh WP/MKSP sebelum dilaksanakan (sekiranya ada) menggunakan borang LAM-PUP02-01.

Pemegang PK/ Pengerusi JKP /TWP/WP

JKP / Pemegang PK

TWP

Februari 2008

7. Menentukan pelan tindakan pembetulan yang telah diputuskan oleh MKSP dalam Langkah 5.6 dan melaksanakan pelan tindakan pembetulan tersebut (sekiranya ada). 8. Merekodkan hasil daripada tindakan pembetulan serta mengkaji keberkesanan tindakan pembetulan yang telah diambil (Langkah 5.5 dan Langkah 5.7). Gunakan borang LAM-PUP02-01. 9. Mengesahkan keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan dan melaporkannya kepada WP/MKSP, menggunakan borang LAM-PUP02-01.


NO.KELUARAN

:

05

NO.PINDAAN

:

00

TARIKH KUAT KUASA

:

15.02.08

MUKA SURAT

:

5/7

BPG-PPK-PUP-02

Tanggungjawab

Tindakan B. Tindakan Pencegahan

JKP/ Pemegang PK

10. Mengumpulkan maklumat daripada sumber-sumber yang dikenal pasti melalui; 10.1. Penentuan kemungkinan berlakunya ketidakpatuhan dan punca-puncanya, 10.2. Rekod-rekod ketidakpatuhan berulang, 10.3. Aduan Pelanggan, 10.4. Audit 10.5. Pra-MKSP/MKSP, 10.6. Perbandingan prestasi dengan organisasi yang serupa dan, 10.7. Melalui penandaarasan.

JKP/ Pemegang PK

11. Membuat analisis statistik dan penilaian hasil daripada maklumat Langkah 10.1 hingga 10.7. Hasil analisis ini digunakan untuk membuat cadangan pencegahan.

Pengerusi JKP/Pemegang PK

12. Mencadangkan pelan tindakan cadangan pencegahan segera yang di bawah bidang kuasa TWP dan melaksanakan tindakan pencegahan segera (sekiranya ada),menggunakan borang LAM-PUP02-02.

Pengerusi JKP//TWP

13. Mengemukakan pelan tindakan cadangan pencegahan yang melibatkan dasar, sumber kewangan, keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau sistem sedia ada kepada MKSP untuk diputuskan oleh Pengarah BPG (WP)/MKSP sebelum dilaksanakan (sekiranya ada),menggunakan borang LAM-PUP02-02.

TWP/Pengerusi JKP/Pemegang PK

14. Melaksanakan tindakan pencegahan yang diputuskan oleh pihak pengurusan dalam Langkah 5.13 (sekiranya ada).

JKP/Pemegang PK

15. Merekodkan keberkesanan tindakan pencegahan (Langkah 5.12 dan 5.14), menggunakan borang LAMPUP02-02.

TWP

Februari 2008

16. Mengesahkan rekod tindakan pencegahan dan melaporkannya kepada WP/MKSP,menggunakan borang LAM-PUP02-02.


NO.KELUARAN

:

05

NO.PINDAAN

:

00

TARIKH KUAT KUASA

:

15.02.08

MUKA SURAT

:

6/7

BPG-PPK-PUP-02

Tanggungjawab

Tindakan C. Penambahbaikan yang Menyeluruh (Continual Improvement)

JKP

17. Mengumpulkan maklumat/data melalui: 17.1. MKSP 17.2. Maklum balas pelanggan 17.3. Aktiviti Penandaarasan 17.4. Tindakan Pembetulan 17.5. Tindakan Pencegahan 17.6. Penilaian Semula Proses 18. Menganalisis data dan membuat perbandingan antara pencapaian sebenar dengan dasar dan objektif organisasi. Jika terdapat perbezaan, organisasi patut mengubah strategi asal untuk mencapai objektif berkenaan.

Pengerusi JKP/Pemegang PK/Ketua Jabatan/KPP

19. Berdasarkan analisis data di atas, kenal pasti bidang yang menunjukkan kelemahan dan cadangkan penambahbaikan (sekiranya ada).

Pengerusi JKP/TWP

20. Mengemukakan cadangan program penambahbaikan yang menyeluruh kepada MKSP, menggunakan panduan dan format dalam borang LAM-PUP02-03 (sekiranya ada).

WP/MKSP

21. Meneliti dan membincangkan program penambahbaikan, membuat keputusan dan mengesahkan pelaksanaannya. Sekiranya perlu, tubuhkan satu pasukan penambahbaikan untuk merancang dan melaksanakan pelan tindakan program penambahbaikan yang telah dikenal pasti.

Pasukan Penambahbaikan/Pemegang PK/KJ/KPP/Personel yang dikenal pasti

22. Melaksanakan pelan tindakan program penambahbaikan yang diputuskan oleh MKSP dalam Langkah 5.21 (sekiranya ada).

JK Bimbingan dan Pemantauan

23. Membuat pemantauan terhadap aktiviti dalam program penambahbaikan. (Sekiranya ada).

Pasukan Penambahbaikan/Pemegang

Februari 2008

24. Membuat penilaian dan membandingkannya dengan situasi sebelum penambahbaikan dilaksanakan


NO.KELUARAN

:

05

NO.PINDAAN

:

00

TARIKH KUAT KUASA

:

15.02.08

MUKA SURAT

:

7/7

BPG-PPK-PUP-02

Tanggungjawab

Tindakan

PK /KJ/KPP/Personel yang dikenal pasti

menggunakan panduan dan format dalam borang LAMPUP02-03 (sekiranya ada).

Pengerusi JKP/TWP

25. Mengemukakan laporan keberkesanan pelaksanaan program penambahbaikan yang menyeluruh menggunakan panduan dan format dalam borang LAMPUP02-03 (sekiranya ada).

Pengerusi JKP/TWP

26. Membentang Laporan Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan BPG-IPG di PraMKSP/MKSP

6.0 REKOD KUALITI

Jenis Rekod

Bil

Lokasi

Tempoh Rekod Disimpan 3 tahun

Lampiran

1.

Maklum Balas Pelanggan

Unit PPP/Unit R&D IPG

2.

Laporan Penemuan Audit

Unit PEN/Sekretariat

3.

Laporan Cadangan Tindakan Pembetulan (CAR)

Unit DPP/Sekretariat

3 tahun

4.

Laporan Tindakan Pencegahan (PAR)


3 tahun

LAM-PUP02-02

5.

Laporan Penambahbaikan yang Menyeluruh


3 tahun

LAM-PUP02-03

6.

Minit Mesyuarat Pra-MKSP

Sekretariat

3 tahun

Februari 2008

3 tahun

LAM-PUP02-01

TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN

Recommend Documents