Notulen Algemene Ledenvergadering
E.S.U.V. Messed Up
30-09-2014
5
10
15
20
25
30
35
40
Aanwezig: Michelle van Mierlo Kristel de Groot Wessel Straatman Dennis Pel Gandolf van der Griend Guus Rammeloo Thomas van Berkel Ditte Moejes Inge Tensen Henk Klooster Corine Laan Mark Beerstra Xavier Veul Richard Boon Sjuul Verheij Nienke Nijenhuis Joeri Landman Afgemeld: Iris Borgman Eduard Pupupin Machtigingen: Guus Kuiper Wessel Straatman Clara Stegehuis Gandolf van der Griend
1. Opening Sjuul opent de vergadering om 20.05 uur. 2. Vaststellen van de agenda Er worden drie punten toegevoegd. Onder de w.v.t.t.k. van het huidige bestuur komt het ISSTT. Onder de w.v.t.t.k. van het huidige bestuur komt de huidige status van de NeFUB. Onder w.v.t.t.k. van het komende bestuur komt de motie van Wessel. 3. Mededelingen Michelle leest de machtigingen voor en vermeld dat de notulen zonder spelfouten op de site staan. Degene die rond gestuurd zijn, waren een vorige versie. 4. Ingekomen stukken Henk had een mail gestuurd over het ISSTT. Is al bij het vaststellen van de agenda besproken. Wessel heeft twee moties ingediend. Is ook al besproken bij het vaststellen van de agenda.
45
50
5. Notulen afgelopen ALV ter goedkeuring Wessel: Regel 55-56, waarom is WIKI en WESP niet aangepast? Sjuul: Gaan we volgende week doen. Wessel: Doe dit. Er staat 3 jaar oud HR op WESP, handig als dat wel gebeurt want het zijn officiële documenten. Kunnen we er een actiepunt van maken? 2
55
60
65
70
75
80
85
Henk: Nienke: Michelle: Wessel: Sjuul: Henk: Ditte: Sjuul: Wessel: Sjuul: Nienke: Wessel: Sjuul: Wessel: Sjuul: Ditte: Nienke: Wessel: Sjuul: Wessel: Sjuul: Wessel: Sjuul: Nienke: Henk: Sjuul: Wessel: Sjuul: Henk: Sjuul: Inge: Gandolf: Wessel: Nienke: Wessel: Sjuul: Wessel:
90
95
Sjuul: Richard: Wessel: Richard: Wessel: Ditte:
Geld het zelfde voor de website. Het langetermijnbeleid vervangt het strategisch plan en technisch meerjarenplan. Heb ik vandaag mail over gestuurd naar webco. Regel 103, hoe is de website actief ingezet? Het ging beter. Er miste nog enkele activiteit Weet iedereen hoe je iets aan moet passen? En het nieuwe bestuur? Ik weet het. Huidig bestuur wel Weet jullie bestuur hoe je WESP gebruikt? En het nieuwe bestuur? Nee, het nieuwe bestuur niet. Handleiding staat op WIKI En weet nieuwe bestuur hoe WIKI werkt? Ja, en ze hebben er al meer van ontdekt. Regel 225, welkomstboekje op tijd meegegeven? Nieuw bestuur wilde geen welkomstboekje maken. Hebben we het niet over gehad. Hebben we het wel over gehad. Conclusie? Wij hebben nog iets liggen en er is niets nieuws. Regel 159, Messed Up webshop? Niet aan toegekomen. Regel 264, wat is er van het toernooi terecht gekomen? De meeste verenigingen hebben samen een lustrum. Niets mee gedaan verder. Misschien met de lustrumcommissie verder oppakken? Waarom is het ineens een probleem? Dat was het eerst niet. Arriba vond het een tof plan. Ik weet hier niets vanaf. Regel 279, is het contract met Sticks en Stuff ondertekend? Ja. Er staat nog geen banner op de site omdat deze nog niet ontvangen is. Wanneer is contract ondertekend? Al een tijdje geleden. Misschien handig om leden ook te vertellen. Ik wist het pas door het financieel jaarverslag Regel 411, is er al een standaarddocument gemaakt? TC is er mee bezig geweest maar verder niets. Op de hAVL is geconcludeerd dat het voor de penningmeester was dus betrek die erbij. TC en penningmeester gaan er aan werken Regel 428 – verder onderling over financiën babbelen. Is het 2e half jaar verbeterd en hoe gaat het nieuwe bestuur dat doen? We hebben na de ALV wel over binnenkomen facturen gehad. Meer gepraat over de kosten. Niet iedere keer een volledig overzicht over de kosten. Niet nodig? Te veel werk. Nieuwe bestuur? Standaard puntje op de agenda voor Xavier.
3
Wessel:
100
Xavier: Wessel:
105
Richard: Sjuul: Henk: Kristel:
Tip voor Xavier, houd een lopende afrekening bij. Excel of iets en kopjes begroting met realisatie. Bespreek 1x per maand en dan weet iedereen het. Ga ik doen. Regel 512-514, er ging een correctie van de financiële stukken nagestuurd worden. Waarom is dat niet gebeurd? Is ons ontgaan. Als je ze nog wil, heb ik ze voor je. Kan er een besluitenlijst bijkomen? Ga ik bijhouden.
De notulen zijn goedgekeurd om 20.27 uur.
110
115
120
125
6. Secretarieel jaarverslag en beleidsverantwoording 2013-2014 ter goedkeuring Secretarieel jaarverslag 3. Betalende leden 2013-2014 Inge: Wordt er aan leden gevraagd of ze donateur willen worden? Sjuul: Ja. Wessel: Hoeveel betalende waren er aan het eind van het jaar? Sjuul: Zonder nieuwe leden 38. Michelle: Dat is met leden die afgezegd hebben? Sjuul: 38 van de oude leden zijn doorgegaan naar dit collegejaar. Wessel: Hoeveel leden hadden we 00.01 uur op het nieuwe verenigingsjaar (1 augustus). Dat is iets wat hier moet staan. Wat is het jaar in regel 43? Henk: Begin van hun bestuursjaar. Wessel: Dus dan moeten het er 44 zijn. Wordt dit aangepast? Zoek dit uit en maakt het kloppend. Gandolf: Kan dit ook op de site aangepast worden? 5. NEFUB-Kleinveldcompetitie Wessel: Namens Guus, misschien noemen dat het twee kleinveld toernooien zijn. Inge: Dit is wel duidelijk omdat het 2 rankings zijn. Sjuul: Wat Guus dus wil is dat het er duidelijker komt te staan. Wordt aangepast Guus: NeFUB schrijf je anders.
130
135
140
7. Toernooien Wessel: Inge: Richard: Wessel: Henk: Sjuul: 9. Clinics Wessel: Richard: Wessel:
Guus wil graag meer standen, haakje smiley, uitroepteken. Kan me voorstellen dat het niet van elk toernooi is bijgehouden. Wie moet dat bijhouden, bestuur of TC Schijnt secretarieel jaarverslag te zijn. Ik heb van de zomer meegedaan aan zomertoernooi, staat er niet in. Moet erbij.
Guus vraagt zich af waarom het secretarieel verslag zegt dat er geen is geweest en het financieel zegt dat het wel is geweest. In augustus zou clinic voor Duitse taalcursus zijn, maar ging niet door en hebben we nog wel geld voor ontvangen. Oke 4
145
10. Activiteiten Henk: Sjuul: Wessel: Sjuul:
Hoeveel borrels hebben we gehad? Geen idee uit mijn hoofd. Wordt het bijgewerkt Ja.
150 Beleidsverantwoording Henk: Het is een verantwoording, geen evaluatie. Sjuul: Wordt aangepast. 155
160
165
170
175
180
185
190
1. Inleiding Henk: Gandolf: Henk: Sjuul:
Is een stabiele vereniging qua ledenaantal niet gewoon een vereniging die geen leden trekt? Nee want dan ga je naar beneden. Is nu wel positieve verwoording, van iets dat niet heel positief is. Dat klopt.
2.1. Besluitvorming Henk: In de zomervakantie geen vergadering gehouden? Is alles (Kick-In, Zomertoernooi, etc.) dan voor de vakantie allemaal al in kruiken? Sjuul: Via Facebook contact gehouden. Er was geen andere mogelijkheid. Thomas: Modern Inge: Ook niet met deel van bestuur? Henk: En zouden jullie dat aanraden? Sjuul: Nee. Ik hoop dat het komende bestuur in ieder geval met z’n vijven blijft. Inge: Je kunt ook met z’n tweeën vergaderen. Wessel: Hoe vond de rest van het bestuur de zomercommunicatie? Nienke: Communicatie ging af en toe moeizaam, maar dat kwam ook door mensen in het buitenland. Richard: Er waren ook weinig dingen die gebeurd moesten worden. Wessel: Tim en Marnix zijn ook nog in paniek opgebeld door de NeFUB? Nienke: Ja dat is raar. Gandolf: Vooraf besproken wie mail ging beantwoorden, etc? Sjuul: Ja. Ik. Alleen heb ik niets over de zaalhuur gezien. Nienke: Doet er niet toe. Wessel: Eigenlijk wel. Is het nu nog te controleren? Nienke: Ze hebben eerst mij gebeld toen ik in bus naar vakantie zat. 3. Communicatie Wessel: Jullie zeggen ‘laatste periode is de website minder goed bijgehouden’ is een understatement. Michelle: Het ging echt over de laatste maand. Sjuul: De laatste periode zijn alleen de activiteiten in de agenda gedaan. Wessel: De verwoording stoort me meer dan het andere. Sjuul: Wordt veranderd in de website is het hele jaar minder goed bijgehouden. Henk: Hoe werkt Facebook volgens jullie? Sjuul: Het helpt wel, is makkelijker vanwege berichten naar buiten tonen. Inge: Zitten alle leden in de Facebookgroep? 5
Nienke: Inge: 195 Sjuul: Henk: Corine: 200
205
210
215
Waarschijnlijk wel. Nieuwe leden staan er al in. Moet wel gecontroleerd worden als hier meer communicatie overheen gaat. Controle nieuwe bestuur dat alle leden toegevoegd worden. Het blijft bij het komende bestuur ook secundaire communicatie. Blijf wel dingen posten. Een dode Facebookgroep is ook niets. Zet zelfde bericht op gastenboek en Facebook.
4.1 Activiteiten Henk: Wanneer kwalificeert een spontane activiteit zich als een grote of een kleine spontane activiteit. Sjuul: Wanneer er meerdere mensen zijn. Wessel: Was de pizza eten en faal filmpjes kijken een grote of kleine spontane activiteit. Sjuul: Best grote. Wessel: Dus pizza op kosten van Messed Up? Dennis: Eerst subsidie aanvragen, daarna activiteit doen. Xavier: Spontaan kan ook later. Henk: Kerstdiner was buiten bestuur om en zomertoernooi was ook spontaan. Nienke: Zomertoernooi hoort bij toernooien. Inge: Wordt niet vernoemd, maar was Ingetoernooi. Nienke: Ik heb zaal geregeld Inge: Ook hier missen borrels. Tapcursus en bestuursborrel. Wessel: Henk, vraag beantwoord? Henk: Jajaja 4.2 Activisme Wessel:
Jullie zeggen we hebben actieve leden activiteit georganiseerd, poolen en daarna bij Richard cadeautjes. Maar er waren maar 3 mensen bij Richard. Anders verwoorden We kunnen erbij zetten dat twee verre locaties niet handig zijn. Wanneer is een nieuw lid een nieuw lid? De leden die er dat jaar bij komen. Eerstejaars dus.
220
Inge: Sjuul: Henk: Sjuul:
225
235
4.3 Commissies GuusR: 161 Hoe zit het met de taartencommissie die weg gaat? Nienke: Daar gaat het nieuwe bestuur over. Inge: Ik mis hoe het met de promo, de webco, de sponsorcommissie gaat. Want ik denk niet dat daar alles goed ging. Sjuul: Dat klopt. Henk: Er mag van iedere commissie een terugkoppeling komen. Niet alleen van de taartencommissie. Wessel: Kleine evaluatie van iedere commissie. Het is wel goed om evaluatie te zien voor nieuw bestuur. Sjuul: Wordt meegegeven.
240
4.4 Ledenbinding Inge: Hebben de nieuwe leden al een welkomstpakketje gehad? Wessel: Heb jij er een gehad? Joeri: Wat is dat?
230
6
245
250
255
Sjuul: Corine: Inge: Nienke: Corine: Gandolf: Henk: Inge: Wessel: Guus: Inge: Henk: Nienke: Richard: Michelle: Corine: Nienke:
260 Henk: Inge:
265
270
275
280
285
Wordt na de AKIT gegeven. Waarom niet meteen na het inschrijven? Dat was ook zo en das handiger. Heb er niet bij nagedacht. Hoeft niet veel tijd te kosten wanneer ze klaar liggen. En anders geef je ze wanneer je ze terug krijgt. Tip voor komend bestuur: Maak ze van te voren. Inventarisatie van MUrchandise was raar. Hoe is dat gegaan? Stond wel op de website. Maar die deed het niet. Was niet direct een bestelformulier, meer een inventarisatie. Heel veel mensen zagen de broeken omdat hij op de incasso stond. Had iets duidelijker gekund. Michelle kan misschien wel even mailen. Het idee was ook dat het via de webshop zou komen. Ik dacht dat via de site meteen vaststond. Was bestelformulier. Niet waar, was interesse. Weet ook net of alle maten er nog zijn. De titel is: ‘Welke maat Messed Up sportbroek wil je kopen?’ Daaronder staat iets over inventarisatie. Formulier spreekt zichzelf tegen. Er is in het verleden ook bestelformulier geweest, dit had je kunnen aanpassen. Had dit ook kunnen staan. Maar stuur mensen mail en dat ze er niet via incasso achter komen.
5.1. Promotie Inge: Ik vroeg me af wat opkomst vriendentoernooi was? Er staat voor open training maart lage opkomst, en dat vriendentoernooi ook zo lijkt. Wessel: Lijkt alsof er ctrl c + ctrl v is gedaan van de hALV evaluatie. Inge: Dus moet aangepast worden met verantwoording. Henk: De eerste zin over de promotiecommissie komt laat op gang komt mij bekent voor. Nienke: Dit jaar puur mijn fout. Inge: Algemeen probleem bij Messed Up dat commissies die niet regelmatig vergaderen traag op gang komen. Wessel: Heeft Nienke het hier met Dennis over gehad? Nienke: Dennis neemt de promo niet over… Dennis: Ik heb wel een idee hoe het beter kan, zit zelf al 2 jaar in promo. Inge: Kom vaker bij elkaar. Geldt ook voor andere commissies, sponsorcommissie Henk: Maak deadlines. Open trainingen, vriendentoernooi, etc. Twee weken is niet genoeg om een open training te promoten. Sjuul: Komend bestuur heeft een goede jaarplanning in elkaar gezet. Eerste commissievergaderingen moeten er ook in. Mark: Wordt chaos Sjuul: Alleen eerste vergadering. Henk: Zorg ook voor op tijd subsidie. GuusR: Subsidie voor vriendentoernooi moet drie maanden van te voren. Guus: (later op teruggekomen) regel 212 Klopt niet Dennis: Twee teams moet veranderd worden in vijf. Sjuul: Mooie posters 7
290
295
300
305
310
315
320
325
5.2. Sponsoring Henk: Wanneer komt de gulle sponsor weer langs om sticks te verkopen. Sjuul: Nog geen vaste datum maar hopelijk binnen twee weken. Corine: Wanneer staat die datum vast, wil ik wel graag weten? Ditte: Als dit geverifieerd is. Wessel: Ik lees dat er weinig gebeurd is voor een nieuwe sponsor. Wat is er wel gebeurd? Richard: Contract met Sticks en Stuff. En begonnen met het opstellen van een brief en een lijst van potentiële bedrijven. Wessel: Is dat ooit overlegd met sponsorcommissie? Richard: Nee. 5.3. Clincis Inge: Sjuul: Inge: Henk: Nienke:
6. Opvolging bestuur Henk: Zijn de draaiboeken geüpdate? Sjuul: Ja. Behalve de voorzitter. Inge: Die heb ik je gegeven. Sjuul: Ik heb het niet gevonden. Inge: Ik weet het 100% zeker. Mark: Materiaalcommissaris is ook oud, stonden stukken in over 2012 Sjuul: Zijn stukken geschiedenis. Ditte: Kan je hem dan nog updaten? GuusR: Henk, bedoel je bestuursliddraaiboeken. Henk: Ja. Algemeen Wessel: Sjuul: Wessel: Sjuul: Nienke: Wessel:
330 Inge: Nienke: Wessel: 335
Ging de Duitse taalcursus niet door of Twente Academy vanwege gebrek aan zalen? Twente Academy ging niet door doordat er geen zaal was. In het financieel jaarverslag staat het dan fout. Is er contact geweest met de gemeente? Ja. Dennis heeft ook al opnieuw gemaild.
Hoe hebben jullie onderling de samenwerking ervaren? De samenwerking had een stuk beter gekund. Werd vaker alleen gedaan dan als team. Is dit als wenselijk ervaren? En wat hebben jullie eraan getracht te veranderen? Nee, niet wenselijk. Niks. Communicatie verliep vaak heel stroef. Vaal lange tijd wachten op reactie. Had beter gekund en meer actief. Guus en ik hadden het beeld dat door gebrekkige communicatie dingen ontschoten of niet gebeurd zijn. Dat er spanningen waren waardoor dingen half of slecht gebeurden. Allemaal onwenselijke situaties. Jammer dat jullie niet hebben gezocht naar een probleem en daarnaast vraag ik me af (maakt zin niet af). En vind ik het jammer dat er van RvA naar bestuur en van bestuur naar RvA geen contact was. Ik ben vergeten dat ik in de RVA zit. Er was geen RvA contact want de halve RvA zit niet meer in de vereniging. Ook voor het nieuwe bestuur, weet dan ook dat je ook naar de RvA kan. Negeer het niet. Anders krijg je situaties zoals de afgelopen maanden en daar leiden zowel de vereniging als je eigen plezier onder. 8
340
345
350
355
Sjuul: Henk: Nienke: Henk: Gandolf: Corine: Nienke: Corine: Nienke: Joeri: Nienke: GuusR: Wessel: Corine: Sjuul: Nienke: Wessel: Sjuul: Henk: Sjuul:
Zijn er nog andere dingen? Enige link naar trainingsbroek was via Facebook. En gastenboek. Vraag dan aan de webco als het je zelf niet lukt. Kan de webco geen cursus website gebruik geven aan het nieuwe bestuur? Had Nienke geen handleiding geschreven? Is voor de TC maar werkt in principe hetzelfde. Maar het werkt dus niet helemaal blijkbaar. Misschien handig als iemand anders het dan uitlegt. Niet ik. Webco ofzo. Staat niet op de WIKI hoe dat moet? Nee. Misschien wel handig. Wie moet ermee aan de slag? Wel handig als het geschreven wordt. Conclusie: huidige bestuur weet dus niet hoe ze de website moeten beheren. OEEEH. Ook als het niet lukt dus meteen naar de webco in plaats van niets doen. We zullen het meegeven. Plaspauze? Moeten er geen dingen goedgekeurd worden? Terug naar de notulen. Heeft er iemand met de voorgestelde wijzigingen Komt er ook besluitenlijst bij notulen HALV? Ja. Dan wil ik ze goedkeuren. En wil ik ook de beleidsevaluatie met voorgestelde wijzigingen goedkeuren. En tien minuten plaspauze.
360 21.20 uur zijn beleidsverantwoording, secretarieel jaarverslag en beleidsverantwoording onder voorwaarde aanpassingen goedgekeurd. De pauzeversnaperingen (Groene MU schuimpjes van Nienke) zijn goedgekeurd. 365 7. Financieel jaarverslag 2013-2014 ter goedkeuring Richard krijgt het woord Richard: We gaan het stapsgewijs doorlopen. 370
Inleiding GuusR: Joeri:
375
380
Wessel:
In regel 6 zeg je dat MU dit boekjaar een verlies heeft gemaakt. Lager dan in begroot. Maar dit moet zijn ‘verlies is groter dan in begroot’. Er staat verlies. Als je verlies omzet naar ‘batig saldo’ dan klopt de tweede regel ook. Je mag namelijk geen verlies maken. Tenzij je het anders formuleert.
2. Organisatie toernooien Henk: Hoe zit het met ISSTT? Richard: In het boekjaar van Marnix is er verlies gedraaid, dat is bij dit puntje neergezet. Henk: Maar hoe zit het nu, dit jaar? Sjuul: Dit jaar is er ongeveer €300 winst gemaakt. Ik weet nog niet exact hoe de situatie nu is. Misschien willen de Strechers het geld eruit halen en dan is er minder winst. Henk: Maar dan krijgen wij toch ook geld? Wessel: Hebben we het straks over. 9
385 GuusR:
390
395
Nienke: Inge: Corine: Nienke: GuusR: Henk:
400
Richard: Henk: Wessel:
Henk:
Het vriendentoernooi heeft groot verlies geboekt vanwege late subsidie. Volgens mij kwam dit niet door subsidie voor zaalhuur maar voor toernooi in het algemeen. En ik kan het weten, want ik heb hem te laat ingediend. Ik dacht dat we de subsidie van vorig jaar alsnog hadden gekregen. Volgens mij was dat omdat zij verschillende onduidelijkheden hadden. Volgens mij ook. Toen hadden we ook reclame. Moet eigenlijk aan Marnix of Pieter nagevraagd worden. Mijn punt is dat de cijfers dan wel kloppen, maar de tekst niet. De rekensom klopt niet van het vriendentoernooi. We waren sowieso op verlies uitgekomen, ook als we subsidie van €200,- hadden gehad. Waarom nog steeds zo veel? Er komt nog wat bij. Subsidie van 2013 is niet uitgekeerd, daardoor kom je op dit resultaat. Klopt wel. Staat nog op te ontvangen van Marnix jaar. Maar het is niet ontvangen en het is niet zo netjes dat dat nu onder vriendentoernooi van dit jaar staat. Plaats het onder onvoorzien, want je mag geen nieuwe kopjes maken. Dus de 360 onder onvoorzien. Het lijkt nu een heel duur vriendentoernooi.
405 5. Clinics Inge: Richard: Henk: 410 Wessel:
415
420
425
430
Joeri: Richard: Wessel:
Duitse taalcursus moet Twente Academy zijn. Oke Bijspijkerkampen is betaling van vorig jaar dat gedaan moest worden. Conflicteert met secretarieel jaarverslag. En aangezien het secretarieel jaarverslag klopte, moet financieel jaarverslag aangepast worden. ‘Verlies’ vervangen door ‘tekort’, het zijn geen uitgaven maar minder inkomsten. Twente Academy bij onvoorzien? Nee, dit jaar betaling ontvangen voor vorig jaar clinics
6. Toernooideelname Inge: Grootveld zomertoernooi staat er weer niet bij. Wessel: Krijgen we daar ook korting op? Richard: Nee Inge: Maar in z’n algemeenheid: het grootveldtoernooi valt overal buiten. Ook geen korting. Waarom niet? Richard: Was vorig jaar ook zo. Wessel: Dat is geen argument. Richard: Is wel mijn grootste argument waarom we dit jaar ook geen korting hebben gegeven. Henk: Het gaat niet om veel geld maar is wel een beetje gek omdat we er als MU naartoe gingen. Xavier: Maar het vriendentoernooi niet Wessel: Daar ga je niet als MU naar toe Inge: Dit is ook weer discussie als wij met twee dames aan een toernooi meedoen. Sjuul: Dat is deels Henk: Als de naam Messed Up Flames is, gaat dat nog 10
435
440
Wessel: Dennis: Inge: Richard: Inge: Xavier:
Messed Up in de naam is goed Tenzij in het vriendentoernooi Hebben wij hiervoor geld gehad? Is van de incasso afgehaald Maakt voor dit jaar niet veel meer uit. Maar het is in principe een toernooi. Ga ik wel voor zorgen, dus bij deelnamen als Messed Up korting op toernooi.
450
7. Competitiedeelname Wessel: Guus en ik vroegen ons af hoe het met de organisatiebijdrage voor wedstrijddagen zit? Richard: Heb NeFUB hierover gemaild. Normaal komt de NeFUB hier zelf mee, dat is dit jaar niet gebeurd. Tijdens het optellen is het me pas opgevallen. Moeten dus nog €125 (€25 X 5) ontvangen van NeFub. Nienke: Je krijgt bijdrage voor wedstrijddag als je die organiseerd. GuusR: En als je je eigen boarding gebruikt? Ditte: Je moet gewoon zorgen dat er boarding is. Wessel: Jij verwacht dat het geld er nog komt? Richard: Ja. Wordt aangepast op de balans onder te ontvangen.
455
8. Barinkomsten Henk: Werkstudenten onder barteamdrank zetten kan niet. Dit hoort bij onvoorzien. Hebben we extra inkomsten van vorig jaar. Richard: Ja, en hij zal naar onvoorzien gaan.
445
460
465
470
475
9. Contributie Wessel: Guus zegt dat bijdrage van leden €11,25 is, hoe kan het grote bedrag geen veelvouden van €11,25 zijn? Richard: Typefout? Anders geen idee. Ik ga het controleren. Sjuul: Verklaart ook 1 cent aan het begin. Henk: Hoeveel donateurs zijn we verloren? We hebben minder ontvangen. 1,5 kwijtgeraakt en 2 bijgekomen. Corine: Ik ben een half jaar donateur geweest. Richard: Ik heb de lijst van ledenadministratie gebruikt. Daar stonden vijf donateurs. Wessel: Ik neem aan dat de begroting op het huidige aantal gebaseerd was. Dat waren er dus 6,5. Zijn we donateurs verloren of was er op een andere manier begroot? Richard: Er is in begroot op het resultaat van vorig jaar. Wessel: Waarom is het dan niet gelijk wanneer er geen mensen verloren zijn? Nienke: Misschien heeft iemand meer betaalt? Wessel: Richard gaat met Marnix uitzoeken welke donateurs er in het vorige boekjaar waren en wat hun bijdrage toen was. Daarna gaat hij uitzoeken waarom er 1 discrepantie zit tussen het resultaat van vorig jaar en dit jaar en eventueel te weinig geïncasseerd geld alsnog verhalen bij die donateurs. 10. Bestuur Wessel: Verjaardag kosten van Messed Up waren minder dan verwacht. Wist het team dat dit organiseerde het bedrag? Ditte: Nee. Wij dachten €70,00
11
Wessel: 480
485
490
495
500
505
510
515
Nienke: Guus: Richard: Wessel: Inge: GuusR: Sjuul:
Dus voor het volgend bestuur duidelijk maken. Maar het is lustrum, laat maar, maar wel voor daarna. Archiveren op WIKI. Verder waren er minder kosten voor rondje bestuur. FOEI. We zullen zo ons best doen voor het volgende bestuur. Wat is het credit van €33,88 van de bijdrage van het ledenweekend? Dat was de incasso van de leden, de €2,- die je ervoor hebt moeten betalen. Hoe kan dit rond bedrag zijn? Het was €1,97 oid. Waarom moeten we dat dan betalen? Er staat bedrag voor ingepland, de rest wordt bijgelegd door de leden.
11. Materiaal Henk: De afschrijving van het bestaande materiaal. Wat is erbij gekomen? Richard: De €60,00 kwam van de snelheidsmeter, die nu helemaal afgeschreven is. En de stickers die over vier jaar worden afgeschreven. Wessel: Als het enkel de stickers zijn, waarom is er niet begonnen met de afschrijving van de andere dingen, zoals keepers materiaal en gratis doeltje en taktik boards? Richard: De keerperskleding is in een keer afgeschreven. De doeltjes zijn onder sponsoring maar zijn niet afgeschreven. Vier jaar ofzo? Wessel: Dan moet er dus nog een kwart van de doeltjes bij komen voor de doeltjes. Guus: De credit van het resultaat 2013-2014. Wat hadden jullie begroot om uit te geven aan de goals? Richard: Alleen de reparatie. Guus: Hoe kom je dan op €24? Sjuul: Twee kratten bier. Guus: Mag ik volgend bestuur aanraden om wedstrijdballen in te begroten? Henk: De wedstijdballen kunnen dan misschien van het ISSTT komen. Sjuul: De vraag is of we dan nog ballen krijgen. Gandolf: Wat voor ballen? Sjuul: Gewone ballen Kristel: Hebben we die gekregen afgelopen ISSTT? Sjuul: Ja halve verhuisdoos vol. Guus: Hebben jullie van het sportcentrum ballen gekregen? Sjuul: Volgens mij niet. Gandolf: Je krijgt alleen ballen voor de training. Niet voor wedstrijden. Henk: Dat weten ze toch niet… Xavier: Wel of niet wedstijdballen bestellen komend jaar? Inge: Kijk in het hok bij het ISSTT. Daar liggen wel ballen die je kan claimen. * Meer gezeik over ballen
520
13. Rente Wessel:
525
Richard:
Het gemiddelde saldo is lager gebleven dan vorig boekjaar. Lijkt me logisch wanneer er later geïncasseerd wordt. We hadden er meer rente uit kunnen halen. Ook namens Guus, de incasso is niet alleen te laat maar ook te weinig. Het is aangeraden om minsten twee keer per jaar de incasso’s te halen, om ook rente te kunnen trekken. Dit probleem komt door overstappen naar nieuwe SEPA. Daardoor moest er een nieuw contract ondertekend worden. Ik dacht dat Marnix dit al had gedaan omdat 12
Wessel: Richard: Wessel:
het nog in zijn bestuursjaar gebeurden. Er waren ook al twee brieven in zijn map getekend aanwezig die niet rechtsgeldig bleken te zijn. Ik kwam er pas in april achter dat we geen SEPA contract hadden. Door een fout bij de bank is er vervolgens best lang vertraging opgelopen. Ze hadden eerst verkeerd contract op gestuurd, toen moest het opnieuw, heen en weer. Pas begin juni hadden we een SEPA incassocontract. Als alleen het weekend en de bbq nog zouden komen, leek het logischer om alles in een keer te doen. Scheelt ook weer incasso kosten. Er zit nog best een gat tussen 1 juni en 1 oktober. Ik heb nog best lang moeten wachten voordat alle kosten bekend waren. Nog steeds een groot gat. Waarom is dit niet op de hALV meegedeeld? Rond die tijd kwam ik er pas achter. Hopelijk gaat dit volgend jaar wel goed met twee incasso’s, want het contract is nu ondertekend. Hoe is het over het afgelopen jaar gegaan over de liquiditeit van de vereniging. Ik heb geen problemen gehad met betalen van dingen. Okee.
14. Diversen Wessel: Richard: Wessel: Richard: Nienke: Richard: Henk: Richard: Gandolf:
Klopt het dat er geen bijdrage meer betaalt hoeft te worden voor de KvK? Dat klopt. De €206 zijn dus alleen bankkosten. En de KvK regeling blijft? Ja. De bankkosten zijn met de incasso omhoog gegaan. Incassocontract is €10,- duurder per maand. De IMA kosten zijn richting de €160 euro, dit jaar rond de €114. Wat is er veranderd? Niets. We betalen nog steeds 1% van alle zaalhuurkosten. Dus is goedkoper geworden.
15. Onvoorzien Wessel: Richard: Gandolf: Richard: Inge: Nienke: Henk: Richard: Wessel: Richard: Inge: Henk: Richard:
Ik wil ook het bedrag weten, maar betalen we voor de zaal voor de hAVL? Ja want die was in de Vrijhof. Je mag 1x per jaar kosteloos een zaal in de Vrijhof huren. Moet je dan subsidie aanvragen? In de Bastille 3x of 4x per jaar gratis. Dus in principe hoeven we nooit te betalen. Misschien omdat we een grote zaal hadden in de Vrijhof? Gaan jullie uitzoeken hoe het zit? Is goed. Hoeveel was het? €40,Misschien dat het nog in hetzelfde jaar viel. Welke gulle gever heeft €9 door de brievenbus gegooid. Zomaar verschenen. Op onverklaarbare wijze.
530
535
Wessel: Richard: Wessel: Gandolf: Richard: Sjuul:
540
545
550
555
560
565
570 Balans Wessel: Richard:
Namens Guus: Er staat een negatief bedrag bij te ontvangen. Moet het dan niet bij baten? Je kan niet negatief geld ontvangen. Is de €63 niet van het zomertoernooi. 13
575
580
585
590
Wessel: Richard: Nienke: Inge: Richard: Wessel: Joeri: Wessel: Richard: Gandolf: Wessel: GuusR: Sjuul: Wessel: Richard: GuusR:
595
Henk: Wessel:
600
Sjuul: Wessel: Gandolf: Joeri:
605
Algemeen Henk: Richard: Sjuul: GuusR: Wessel:
610
Thomas: Henk:
Sjuul: 615
Er staat dat je negatief geld ontvangt, dus moet je het betalen. Nee, nog ontvangen bij de incasso. Is het niet contant van Inge? Heb ik gegeven. Geld van Messed Uppers moet nog ontvangen worden bij de incasso. Maar is gek. Dan is balans niet in balans Zou het kunnen zijn dat het negatief op de balans staat zodat het weer op nul staat wanneer je het ontvangt? Maar niet mooi opgeschreven. Ik denk dat dat het dan is, maar niet 100% zeker. Ga het uitzoeken. Kanttekening, er staat iets bij regel 111, reservering voor Floorball Weekend, waar iets mee is voor €61,80. Floorballweekeind was grootveld toernooi waar jarenlang voor gepot is. Wessel, je wilt dit bij eigen vermogen zien? Nee Ik stel voor om het bij lustrum te gooien. Als je het geld bij grootveldtoernooien gooit dan wordt het misschien voor MU leden aantrekkelijker. Hoe maak je iets op terugwerkende kracht aantrekkelijker? Laten we er actiepunt voor Xavier van maken, dat hij bij de hALV presenteert wat er met dit geld gaat gebeuren. Maar voor lustrum moet nu besloten worden. Ja maar op hALV presenteren. Kloppen de balansdata? Ja. Start dit boekjaar.
Wanneer weten we hoe het zit met de wedstijdbijdragen, de zaalhuur en de balans? Over twee weken vrijdag? Uiterlijk vrijdag 17 oktober in iedereens mailbox. Vrijdag 17 oktober is er mail, actiepunt. Op de laatste regel, staat gemiste subsidie, kan dit gecheckt worden dit hoort bij het vorige stukje over vriendentoernooi. Meer procedurele vraag. Als er nu dingen veranderd moeten worden, is het dan procedureel gezien wel goed te keuren? Met wijzigingen. Na die mail heb je nog een week om te reageren. Niet gereageerd, dan is het goedgekeurd. Goedgekeurd onder voorbehoud van genoemde wijzigingen indien niemand na de mail binnen een week commentaar heeft geleverd. Dus 17e oktober opsturen en 24 oktober goedkeuren.
22.20 uur. 620
8. W.v.t.t.k. (bestuur 2013-2014) Status ISSTT
14
Sjuul:
625
630
635
Henk: Gandolf: Ditte: Henk: Wessel: Sjuul:
Wessel: Sjuul: 640 Wessel:
645
Sjuul:
650
Kristel: Sjuul: Wessel: Kristel:
655
660
665
Ik probeer contact te krijgen met de Strechers. Ik heb niet het idee dat ze mensen gaan leveren voor het ISSTT. Het ziet er naar uit dat het ons eigen toernooi wordt. Vorig jaar hebben de Strechers gezegd dat ze geld erin hebben gestoken dat ze terug willen hebben. Het is wel een beetje raar om er nu geld uit te halen wat je er 10 jaar geleden in hebt gestoken. Ook is er gevraagd of de afrekening op de hALV gepresenteerd kan worden, ik ben hier zelf wel voorstander voor. Dit moet waarschijnlijk in het HR komen te staan als we het willen verplichten. Het gaat om veel geld. Willen we er geen stichting van maken? Dat is het al. Dan gaat stichting faiet ipv Messed Up. Het is wel handig als wij alles bespreken op de hALV. Houd het contract erbij met de afhandeling met de Strechers. Er staat ergens een ontbindingsclausule. Kijk even goed naar de voorwaarden. Ik weet niet hoe het contract opgesteld is. Het is meer vriendschappelijk dan wettelijk. De Strechters blijven zo te zien nog bestaan en we kunnen met het ISSTT hun hulp nog wel gebruiken. Het lijkt met ook dat je het dan vriendschappelijk op kan lossen. Er moet vastgesteld worden dat de afrekening op de hAVL moet komen. Ik weet niet hoe we dat echt kunnen vaststellen. Bij de hALV in het HR opnemen? Er moet bij de aankondiging van de ALV vermeld worden dat er een HR wijziging komt. Deze moet vijf dagen van te voren gestuurd worden. Wat nu voldoende is, is dat er een actiepunt komt waarin gezegd wordt dat jij (Sjuul) een HR voorstel schrijft. Zo kunnen alle HR wijzigingsvoorstellen vastgesteld worden. Dus nu aan het nieuw bestuur doorgeven of bij de volgende hALV er een afrekening voor het ISSTT komt. Jij hebt contact met de Strechers, blijf jij dat dan doen? Ja Doe het dan wel samen met het nieuwe bestuur. Met mij dan, ik ben bestuursverantwoordelijke voor het ISSTT.
Huidige status NeFUB Sjuul: Het gaat nu best goed met de NeFUB. We hebben een bestuur en geld. De laatste ALV is een tijdje geleden. Er zijn een aantal voorstellen via de mail gestuurd. Ze zijn allemaal goedgekeurd behalve de sancties. De NeFUB zoekt mensen die vrijwillig willen werken. Gandolf: Ze bieden je korting op de contributie aan volgens mij. Sjuul: Morgen komt een link op het gastenboek naar de vacatures. Wessel: Waar ik vooral benieuwd naar ben, en Guus ook, er was iets over dat er geld geleend ging worden en met een toekomstvisie etc. Is er geld geleend, hoeveel, etc. Sjuul: Een deel van de geldproblemen is magisch opgelost. Wessel: Hebben we een toekomstvisie gezien? Sjuul: Nee, is niet meer nodig omdat we nu ook geen geld meer hebben hoeven te lenen. Misschien is er nog wat verder in de boekhouding gedoken. Gandolf: Maar hoe kunnen geldproblemen magisch weggaan? * Niemand weet het. Wessel: Messed Up heeft dus geen geld in de NeFUB gestoken? De bond is niet failliet en we mogen nog spelen. Sjuul: Inderdaad.
670 15
Nienke:
675
Ditte: Sjuul: Wessel:
680
Nienke:
685
Wessel: Ditte: Mark: Wessel: Mark: Wessel: Sjuul: 22.32 uur.
Nog even over het ISSTT, de samenwerkingsovereenkomst. Er staat weinig in over het opheffen. Bij aanvang was startkapitaal nodig, deze kosten zijn gelijk verdeeld. De naam ISSTT en de domeinnaam ISSTT.nl is eigendom van de Strechers wanneer de Strechers eruit gaan. Hoe hoog is het startkapitaal? Kan ik opzoeken. Mijn punt is dat het geld dat er nu in het ISSTT zit, het ISSTT geld is. Als de Strechers er uit stappen is het contract ontbonden en wordt het geld (of de schulden) verdeeld over de twee partijen. Daarna kunnen wij er een herstart van maken. Als wij ze helft startkapitaal geven, willen wij wel de domeinnaam en de naam behouden. Tenzij de helft meer is dan ze willen hebben. Maar zoiets kan wel Dit is wel fair Strechers bestaan nog. Wat als ze opgeheven worden. Dan wordt het contract ook ontbonden. Dus niet dat dat geld dan weg is? Nee dat niet. Ik ga er mee aan de slag.
690
695
700
705
710
715
9. Rondvraag (bestuur 2013-2014) Wessel: Zouden jullie ervoor kunnen zorgen dat de ledenlijst ook bijgewerkt wordt? Michelle: Heb ik vanmiddag gedaan. Wessel: Dat is lichtelijk vals spelen maar ik keur het goed. We hebben het gehad over nieuwe regelboekjes. Toen is toegezegd dat die gedrukt zouden worden en beschikbaar gezet zouden worden. Nienke: Moet ik er een datum aan vast stellen? Hij is iig al online beschikbaar. Wessel: Kortom, 17 oktober zijn er uitgeprinte, afgedrukte regelboekjes. 50 stuks. Guus: Als we het dan toch over blauwe boekjes hebben. We hadden ook groene beknopte regelboekjes. Check of die ook bijgewerkt en –gedrukt moeten worden. Bestel die ook. Wessel: Dan mijn laatste vraag. Hebben jullie het naar je zin gehad? Sjuul: Ja, ik vond het wel leuk. Michelle: Ik vond het een leuk en leerzaam jaar. Richard: Ik ook. Nienke: Dat is wel bekend toch? Guus: Mag ik jullie alvast bedanken voor jullie inzet dit jaar? En mag er zo meteen nog een rondje vragen komen? Sjuul: Ja. Henk: Zouden de mensen die nu niet met achternaam in de ledenlijst staan er met hun achternaam bij kunnen? En het zijn er 55 terwijl we niet zoveel leden hebben. Michelle: Donateurs staan er ook tussen. Ditte: Kan er nog een apart kopje komen met donateurs en leden? Guus? Webco? En donateurs niet met telefoonnummer. Guus: Als jullie een duidelijke lijst met namen en verwachte acties doorgeven aan de Webco, dan kijken we wat we kunnen doen. 22.39 uur. 16
720
10. Beleidsplan 2014-2015 ter goedkeuring Ditte krijgt het woord. Voorkant: Corine: Ditte:
Hoe zijn jullie op de voorkant gekomen? Wikipedia en een middag bij elkaar zitten.
725 1. Inleiding Henk:
730
Ditte: Henk: Ditte:
735
Sjuul: Inge: Henk:
Ditte:
Ledenbinding is bij afgelopen twee besturen ook speerpunt geweest. Hoe gaan jullie het anders doen? Zullen we dat zo meteen bij het kopje ledenbinding bespreken? Doe nu maar. We willen persoonlijk als bestuur naar nieuwe leden toe zorgen dat mensen actief betrokken zijn. Bij trainingen deze mensen aanspreken en gezellig een praatje maken. Hoe is dat anders dan nu? Waar staat het dan nu in het beleidsplan? Ik kan er wel iets over zeggen. Ik denk dat jullie sinds best lange tijd het jongste bestuur zijn. Ik zou zeggen dat jullie enthousiasme uit moeten stralen. Niet alleen voor de sport maar ook naar de algemene vereniging op zich. Wij gaan ons best doen, gaat voor mezelf iig lukken.
740
745
750
755
760
765
2.2 Commissies Guus: Taartencommissie vervalt. Er wordt cru gezegd dat de commissie al langer niet actief was. En je zegt dat de rest ongewijzigd blijft, het lijkt alsof de rest erachteraan hobbelt. Ditte: Het gaat nog verder, er staat ook nog dat er een lustrumcommissie komt. In de tabel staan opmerkingen over de commissies. Sjuul: Waarom staat bij een aantal commissies dat er nieuwe leden nodig zijn? Ditte: Er zijn een aantal commissies (ISSTT, eerstejaars, weekend) die zijn uiteraard nog niet zijn gevuld. Dat is op zich niet anders dan voorgaande jaren. Daarom hoeft er niet expliciet gemeld te worden dat er nieuwe leden voor nodig zijn. Bij de andere commissies wel omdat deze niet ieder jaar opnieuw gevuld worden. Inge: En het clinics team? Ditte: Eerst clinics regelen, daarna het clinics team vullen. Dennis: Dit staat ook in het beleidsplan van de TC. Het opleiden is geen probleem dus vandaar. Henk: Vorig lustrum was een soort combinatie met het weekend. Waarom zijn er twee commissies? Ditte: Op dit moment zijn deze nog gescheiden. Mocht het zo zijn dat de lustrumcommissie het samen wil, dan kan dat. Gandolf: Het is misschien ook wel handig als je meer mensen hebt voor het weekend. Wessel: Er is dus nog de mogelijkheid om het apart te doen. Ditte: Inderdaad. Samenwerking kan er komen. Corine: En als de lustrumcommissie een weekend wil, kan de weekendcommissie dan opgeheven worden? Ditte: Ja. En als er meer mensen nodig zijn om het weekend dan te organiseren dan kan dat in de vorm van een weekend commissie. 17
Henk: Mark: 770 Henk:
775
Ditte: Corine: Ditte: Wessel:
780
Gandolf: Wessel:
785
790
Henk: Nienke: Ditte: Wessel:
795
800
805
810
815
Het lustrum is een beetje afwezig op het hele beleidsplan. Wat is de planning ervan? Mensen van eerdere jaren oprakelen, etc. Lustrumcommissie is twee weken geleden voor het eerst bij elkaar gekomen. Morgen gaan we brainstormen. Dat moet dan op korte termijn gebeuren. En oud-leden warm maken voor een lustrum. Moet lukken. We zullen het meenemen. Ook om de oud-leden er dus eerder bij te betrekken. Dit is vooral voor de lustrumcommissie. Er zijn voldoende bestuursleden die een vinger in de pap hebben bij de lustrumcommissie. Ik ben het er deels mee eens dat het voor de lustrumcommissie is. Toch is dit ook wel echt iets dat jullie paradepaardje kan worden. Daar kan je ook veel leden mee binden. Tuurlijk, de precieze invulling is aan de commissie. Het zou alleen leuk geweest zijn om in jullie beleid iets terug te zien over hoe jullie het lustrum voor jullie zien. Dat geldt voor meer dingen in het beleid. Ik zie weinig vervolgvisie terug. Over het algemeen is het dan vaak dat de reactie is dat de commissie er over na mag denken. Het lustrum komt enkel terug bij de lustrumcommissie. Dat is wel heel weinig. Een les voor jullie is dat het leuk was als het al gedaan was. Ook leuk om als bestuur na te denken hoe jullie het lustrum voor jullie zien. Hoe kan de lustrumcommissie daar invulling aan geven? Er is vijf jaar geleden ook een draaiboek gemaakt voor het lustrum. Kijk daarnaar. Er staat betrekkelijk weinig op WESP. Het klopt dat we niet veel meer met het lustrum hebben gedaan. We gaan er wel ons best voor doen. Het is natuurlijk ook leuk voor jullie jaar. Dat jullie kunnen zeggen dat jullie daarvoor gezorgd hebben.
2.3 Vergadercyclus Inge: Er staat dat commissies zelf bepalen hoe vaak ze bij elkaar komen. Hoe gaat dit? Want dit gebeurd niet altijd. Ditte: De bestuursverantwoordelijke zorgt ervoor dat ze genoeg bij elkaar komen. Inge: 1x per maand? Ditte: Dat is per commissie anders en dus krom om neer te zetten. Inge: Er moet wel iets veranderen aan de formulering. Ditte: Dan gaan we ervoor zorgen dat de bestuursverantwoordelijke ervoor zorgt dat de commissies vaak genoeg bij elkaar komen. Guus: Verschillende commissies hebben een draaiboek. Staan de commissies ook in jullie jaarplanning. Ditte: Die staan nog niet per commissie in de jaarplanning. Dat is ook onrealistisch. Guus: In ieder geval dat je op je eigen jaarplanning. Zorg dat je hebt staan wanneer welke commissie ongeveer vergaderd. Wessel: Als jullie een jaarplanning hebben waar staat wanneer er een activiteit moet zijn, lijkt het me dat de bestuursverantwoordelijke weet welke commissie moet vergaderen. Ditte: Er wordt iedere vergadering gekeken naar de jaarplanning en wanneer welke commissies kunnen beginnen. Henk: Zet de data op de site. Ditte: Komt ook binnen nu en snel op de site. Hij is af en moet alleen nog op de site komen. Door mij of door de Webco. 18
Wessel:
820
Inge: Ditte: Wessel: Kristel:
Over punt 2.3, 2.4 en punt 6, zijn deze stukjes geen overblijfselen uit een oudere periode? Deze punten hoeven op zich niet te blijven staan in een beleidsplan. Waar Guus wel aan toe wil voegen is dat jullie de RvA noemen in 2.4. Dat is goed. Voor jullie opvolgers kunnen alle open deuren eruit. Er mogen ook best dingen toegevoegd worden. Ben ik het deels mee eens. Sommige dingen blijven relevant. Je zet toch niet alles neer. Sommige open deuren zijn wel lastig om te bepalen. We misten ook wel iemand naar wie we toe konden (bijvoorbeeld een RvA).
825
830
835
840
845
850
855
860
2.5 Ledenbinding Henk: Een goede manier om leden te binden: competitie. Ik kan me niet herinneren wanneer een competitie spelend lid is weggegaan omdat hij het niet meer leuk vond. Ditte: Dat klopt. Er zijn nu ook al nieuwe leden die competitie doen. We zullen dit ook actief stimuleren. Gandolf: Je kan ze tenminste voor kleinveld vragen. Mark: Dennis en ik zijn er ook al mee bezig geweest. Gandolf: We hebben nu ook al twee nieuwe leden bij Heren 2. Mark: En misschien nog twee. Ditte: Of het 2e half jaar. Dennis: Er is tijdens AKIT al actief gevraagd. Corine: Alleen dames is lastig Inge: Waarom zijn er twee kopjes ledenbinding? Ditte: Over het hoofd gezien. Inge: Ik zou er bij 4.3 gewoon één kopje van maken, het hoort niet onder organisatie. Ditte: Het kan inderdaad onder één stukje. Moeten we dat in dit beleid aanpassen? Gandolf: Ik denk wel dat het stukje heel goed past bij 4.3. Wessel: Verander maar. 3. Communicatie Guus: Wat er in de derde alinea over de Messed Up site staat is conventioneel, er zouden spannendere doelen gesteld mogen worden. Mark: Wat bedoel je met spannend? Guus: Uitdagend. Je hebt het over het fotoalbum, prima, maar er mag meer visie vanuit het bestuur in. Dit document heeft een andere opmaak dan het huidige bestuur. Is het niet eens een idee om te kijken naar de huisstijl. Wessel: We hebben nog een MSN schermafbeelding… Ditte: Is zeker een idee om er iets mee te doen. We willen de site sowieso beter onderhouden dus er zal meer communicatie met de Webco zijn. Henk: Twee dingen. We hebben de Facebook groep en de Facebook pagina. Ik denk dat het bestuur de activiteiten nogmaals aankondigt in de groep. Wat doen jullie met de pagina? Ditte: Algemene dingen als wedstrijddagen, uitslagen van wedstrijden, open trainingen, Vriendentoernooi. Dingen die voor iedereen toegankelijk zijn. Henk: Zouden jullie dat kunnen onderverdelen? Ditte: Ja. Henk: Krijgen we nu een webshop? Ditte: Kan ik niet garanderen, maar we gaan het proberen. 19
865
870
875
880
885
890
Henk: Ditte: Henk: Wessel:
Ditte: Corine: Ditte: 4.1 Activiteiten Inge: Ditte: Inge: Ditte: Dennis: Nienke: Corine: Inge: Henk: Inge: Ditte: Wessel:
Gandolf:
Gaan de dames ook een activiteit organiseren? Ik denk dat alle dames een activiteit kunnen organiseren. Ook met nieuwe dames. Als we een activiteit voor alleen de dames organiseren, kan dat ook met Messed Up? Dat hangt er vanaf. Dat hangt er vanaf hoeveel dames er zijn. Het is niet eerlijk om mensen uit te sluiten. Het is wel een idee om meer mensen te binden. Inderdaad, misschien blijven dames dan meer hangen. Is het probleem niet het vinden van dames in plaats van binden van dames? Beide. We hebben wel een aantal dames maar ze spelen weinig competitie. Ik vind het een goed idee om een besloten damesactiviteit te organiseren. Er werden bij Astine ook zulke avonden gedaan. Het zorgt ervoor dat dames zich meer betrokken voelen bij de vereniging. De vraag was meer of het vanuit de vereniging kan. Ik zou het best een goed idee vinden. Proportioneel. Geen €70,00 voor drie vrouwen. Het kan onder spontane initiatieven. Is het nog steeds een doel om borrels te doen als er ook al activiteiten zijn? Ja, er staat ook dat er gemiddeld 1 activiteit per maand wordt georganiseerd. Het zou ook kunnen dat er dan een borrel bij zit. We kunnen dus twaalf activiteiten verwachten dit jaar. Op zijn minst.
4.2 Activisme Inge: Sjuul:
De meeste actieve leden krijgen een presentje. De rest niet? Er staat de meest actieve…
Inge: Wessel: Dennis: Henk: Henk: Ditte:
895
900
905
910
Krijgen we nieuwe MUrchandise? Ja. Kan dat er ook in, onder ledenbinding? Een tip namens mij. De jaarplanning die jullie op de website gaan zetten, zorg ervoor dat je de interne en de externe gelijk houdt. De vraag van Guus. Wie gaat er foto’s maken? Dat kan ik doen. Andere mensen van het bestuur of iemand die het leuk vind. Voor een activiteit kan je iemand aanwijzen die het kan doen. Dat zal geen probleem zijn.
4.3 Ledenbinding Henk: Krijgen we een welkomstboekje of niet? Ditte: We krijgen een welkomstboekje maar dan voor volgend jaar. Dus na de volgende Kick-In. Inge: Dus jullie maken het welkomstboekje. Sjuul: En de mensen die nu lid worden, krijgen een mooie foto van ons? Wessel: Ja dus. Henk: Het boekje zal er niet binnen twee weken zijn. Maar probeer die voor de volgende hALV af te hebben. Ditte: Inderdaad op tijd beginnen. 20
915
Kristel: Inge: Dennis: Henk: 5.3 Clinics Henk:
920
Inge: Ditte: Algemeen Inge:
925
930
Henk: Ditte: Inge: Ditte: Guus: Ditte:
Het is als streven voor de volgende hALV gezet. Ieder lid wordt persoonlijk geïnformeerd. Bestuurstaak of TC taak? Mijn verantwoordelijkheid. Zowel bestuur als TC dus. Ik ben jarig vandaag en jullie wisselen vandaag. Krijg ik een kaartje?
Kan er dit jaar wel voor gezorgd worden dat Twente Academy en de Duitse taalcursus gedaan worden? Twente Academy is er niet meer op die manier. Die zal dus sowieso niet door gaan. We gaan er ons best voor doen.
Wordt het zomertoernooi georganiseerd en door wie? Het was de afgelopen jaren maar gewoon een beetje een initiatief. Er is geld voor begroot. Dat is de verantwoordelijkheid van het bestuur en wordt georganiseerd. Met een commissie of niet? We gaan kijken wie het precies gaat doen. Bestuur, TC, commissie of Inge. Revival of the MUppet? We hebben er naar gekeken. Is een secundair actiepuntje.
Het beleidsplan 2014-2015 is goedgekeurd onder voorbehoud van de wijzigingen om 23.19 uur. 935
11. Begroting 2014-2015 ter goedkeuring Xavier krijgt het woord. 1. Overzicht Joeri:
940 Ditte: Inge: Ditte:
Jullie gaan een gepland verlies draaien. Dat is omdat jullie winst gedraaid hebben. Hebben jullie een doel wat jullie eigen vermogen moet zijn volgens het meerjarenplan? Er moet een nieuw meerjarenplan geschreven worden. Gaan jullie dat zelf schrijven of met een commissie? Weten we nog niet. Gaan we uitzoeken.
945 2.2 Commissies Xavier: Opmerking. Er staat €600 euro voor begroot. Dit zijn 10 activiteiten voor €60,00 per activiteit. Niet €70,00. 950
955
2.3 Promotie Henk:
Richard: Wessel: Henk: Wessel:
Julie willen niet alleen een MUrchandise artikel hebben maar ook verkopen natuurlijk. Doe er een bedrag bovenop en begroot het ook in als inkomsten. Geef geen gratis dingen weg zoals er nu staat. Je weet nog niet wat je wilt kopen en voor wat voor bedrag. Het idee blijft hetzelfde. Je geeft nu iets weg. Zeker niet aanpassen.
2.4 Clinics 21
960
Wessel: Xavier: Dennis:
965
2.5 Toernooideelname Henk: Zomertoernooi moet er nog bij.
970
975
980
985
990
995
1000
1005
Is €200 wel reëel? We kijken of het haalbaar is. Vorig jaar stond er €400 voor in begroot. We willen ook contact opnemen met scholen zelf. Niet alleen via de gemeente clinics regelen.
2.6 Competitiedeelname Henk: Klop 24 grootveldspelers nog? Xavier: We zijn niet van verandering uitgegaan. Maar we kunnen wel van meer uitgaan, zal ik hem op 27 zetten? Gandolf: 30 Wessel: Keur de begroting als dusdanig goed en dan zien we op de hALV wel weer. Dan weet je het zeker. Sjuul: Momenteel zijn de inschrijfkosten voor de teams bepaald. Deze kunnen er dan bij, misschien is heren 1 duurder dan heren 2. Nienke: Over damesgrootveldteam moet je het misschien naar rato doen. Wessel: Nog steeds moeten er officiële afspraken gemaakt worden. 2.7 Barinkomsten Wessel: Klopt die €2020? Over barteamshirts. Xavier: Volgens mij wel. Joeri: Kleding ga je toch niet over meer dan twee jaar afschrijven? Gandolf: Volgens mij is het over vier of vijf jaar afgeschreven. Wessel: Kijk gewoon even of je het niet sneller af wil schrijven. Laat het weten op de hALV. Zoek even uit hoe het zit. 2.8 Contributies Joeri: Ik zie dat jullie ervan uit gaan dat jullie net zoveel leden verliezen als afgelopen jaar. Xavier: Bij het maken van de begroting heb ik naar de ledenlijst gekeken. Joeri: Het leek erop dat de afname doorgezet ging worden. Dennis: Het is niet de bedoeling. Alle spookleden zijn weg. Joeri: Jullie gaan ervan uit dat jullie meer donateurs krijgen? Sjuul: We hebben er momenteel al twee bij. Wessel: Dit wordt al uitgezocht. Henk: Ik vind het raar dat de contributie niet aangepast gaat worden als de contributie van de NeFUB €4,50 omhoog gaat. Xavier: Klopt, gaan we zo over stemmen. Wessel: Ik vind het eigenlijk zo gek nog niet dat de vereniging het betaalt als we het financieel kunnen hebben als vereniging. Waarom zou je het dan niet doen? Henk: Omdat we volgend jaar de Exxellence Group gaat missen. Dus dan zit je op een behoorlijk bedrag wat je dan gaat missen. Dan zou ik nu al de stap maken om de contributie omhoog te tillen zodat je de contributie volgend jaar niet ineens heel hard omhoog moet tillen. Wessel: Sponsor was ik inderdaad vergeten. Dan komt dat zo wel. Xavier: Wat betreft de NeFUB, ik heb in begroot dat we minder dan 50 leden hebben. Als we er meer hebben dan kost het ons ook meer. 22
Henk: 1010
1015
1020
1025
1030
1035
1040
2.9 Bestuur Wessel:
Xavier: Wessel: Xavier: Joeri:
Kijk even wanneer de NeFUB telt.
Een vraag namens Guus en namens mij. Jullie zeggen er is geen Dies, er is lustrum. Prima. Er is geld voor. Prima. Er is vijf jaar geld gereserveerd voor het lustrum. Waar is jullie reservering voor het lustrum hierna? Die staat erop bij diversen. Dan hebben Guus en ik dat gemist. Sorry. Ik wist niet hoe ik dit erop moest zetten. Via inkomsten van dit jaar, en staat op de balans. Het zit nu waarschijnlijk goed, later naar kijken.
2.10 Materiaalkosten Joeri: Afgelopen jaar is er een subsidie van het sportcentrum gekomen van 60%. Is dat niet structureel? Sjuul: Er moet nog een contract ondertekend worden. Joeri: Moet dat nog in de begroting komen? Richard: Het gaat alleen om keepersmateriaal en de boarding dus niet echt. Joeri: Nog iets. Er stond Floorballshop wat blijkbaar hetzelfde is als Sticks and Stuff VOF. Gebruik overal dezelfde naam. Henk: Het tientje voor de goals kan er vanaf. Oh nee, dat is al wel jullie boekjaar. Maak er dan drie euro van. Xavier: Ik maak er drie euro van. Wessel: Laat het tientje maar staan want het is nog niet klaar. 2.11 Sponsoring Wessel: Guus had een opmerking. Je krijgt de materiaal sponsoring alleen wanneer er iets gekocht is. Als wij zeggen dat we voor €200 materiaal halen, kunnen we ook maximaal €200 sponsoring halen. Begrotingstechnisch gezien is het netter om het gelijk te trekken met materiaal. Sjuul: Ik zou gewoon €100 extra uitgeven aan materiaal. 2.12 Rente Xavier:
Incasso wordt twee keer per jaar gedaan.
2.13 Diversen Wessel: Wanneer er geen KvK kosten meer zijn, maak het dan gewoon bankkosten. 1045 2.14 Onvoorzien Richard: Nu de kosten van de teams bekend zijn, valt dat niet meer onder onvoorzien. Xavier: Zal ik daaruit halen. 1050
1055
De begroting 2014-2015 wordt goedgekeurd onder voorbehoud van de voorgestelde wijzigingen om 23.40 uur. 12. Contributie, bijdrage donateurs en standaardboete 2014-2015 vaststellen Sjuul leest voorstel voor en stelt voor om de donateursbijdrage ook gelijk te houden. Wessel: Zullen we van de contributie €27,50 maken? 23
1060
Nienke: Wessel: Inge: Thomas: Sjuul: Wessel:
Een half jaar lid, kan dat ook tot 1 februari? Dat kan niet. Je kan pas lid af worden aan het einde van het jaar. Gaat de donateursbijdrage omhoog? In de agenda staat er iets over standaardboete, wat is die? Ik weet niet wat de standaardboete is. Zullen we hem gelijk stellen aan vorig jaar dan?
De contributie wordt vastgesteld op €27,50 voor een jaar en €13,75 voor een half jaar. De donateursbijdrage blijft €20,00 en de standaardboete blijft gelijk aan vorig jaar. 1065 13. Dechargeren bestuur 2013-2014 en chargeren bestuur 2014-2015 Het bestuur 2013-2014 bestaande uit Sjuul Verheij, Michelle van Mierlo, Richard Boon en Nienke Nijenhuis is gedechargeerd en het bestuur 2014-2015 bestaande uit Ditte Moejes, Kristel de Groot, Xavier Veul, Dennis Pel en Mark Beersta is gechargeerd om 23.43 uur. 1070 14. Mededelingen Ditte bedankt het bestuur. Maar de rest komt straks, we hebben nog maar kort de tijd.
1075
1080
15. Dechargeren Kascommissie 2013-2014 en chargeren Kascommissie 2014-2015 De Kascommissie 2013-2014 bestaande uit Tim Nuninga, Thomas van Berkel en Guus Kuiper is gedechargeerd en de Kascommissie 2014-2015 bestaande uit Marnix van Schrojenstein Lantman, Thomas van Berkel en Guus Kuiper is gechargeerd om 23.44 uur. 16. Dechargeren Technische Commissie 2013-2014 en chargeren Technische Commissie 20142015 De Technische Commissie 2013-2014 bestaande uit Nienke Nijenhuis (Wedstrijdcommissaris), Corine Laan, Ditte Moejes, Tim Nuninga, Dennis Pel en Eduard Pupupin is gedechargeerd en de Technische Commissie 2014-2015 bestaande uit Dennis Pel (Wedstrijdcommissaris), Nienke Nijenhuis, Inge Tensen en Richard Boon is gechargeerd om 23.45 uur.
1085
1090
1095
1100
17. Doelenplan technische commissie 2014-2015 Wessel: Heel kort. Ik vind de bovenste helft over nieuwe spelers wel heel optimistisch. Daar wordt later wel over gesproken. Dennis: Wil je het aangepast zien? Jullie hebben wel gewonnen. Wessel: Hebben we het later wel over. 18. W.v.t.t.k. Moties Wessel Wessel legt zijn moties uit. Het is allemaal voor de hALV pas officieel. RvA moet formeel geregeld worden in HR. De huidige RvA kan vriendelijk bedankt worden in ruil voor een aanwezige RvA. Dit kan heel makkelijk buiten deze ALV om omdat het nog niet formeel geregeld is in het HR. Dit kan meteen geregeld worden. Per volgende ALV wil Wessel dat erover gestemd wordt. Henk: Wessel: Richard: Wessel:
Voorstel voor HR wijziging voor volgende ALV. We kunnen de moties alvast in stemming brengen. Gek dat leden van het bestuur minstens een half jaar niet actief geweest mogen zijn. Ervaringen bij eigen en andere verenigingen hebben geleerd dat je even afstand moet nemen voordat je met zoiets kan beginnen. 24
1105
Richard: Wessel: Henk:
1110
Motie 1: Aan de algemene ledenvergadering der E.S.U.V. Messed Up, bijeengekomen op dinsdag 30-09-2014. Gezien het feit dat: -er, met betrekking tot het bijeenroepen van een algemene ledenvergadering, slechts officieel vastgelegd is wat beschreven is in statuten artikel 15 lid 3, -dit inhoudt dat het bij het bijeenroepen van een algemene ledenvergadering slechts noodzakelijk is om uiterlijk 7 dagen voor aanvang van deze vergadering een agenda met te bespreken onderwerpen rond te sturen. Overwegende dat: -het wenselijk is dat, naast een aankondiging van de onderwerpen, ook formeel vastgelegd wordt wanneer de overige vergaderstukken verspreid moeten worden onder de stemgerechtigde leden van de vereniging. Stelt voor dat: -er op de eerstvolgende ALV formeel gestemd zal worden over deel I uit het bijgevoegde Voorstel tot Wijziging van het Huishoudelijk Reglement, -tot die tijd, tenzij deze motie verworpen wordt, de voorstellen uit deel I van het bijgevoegde Voorstel tot Wijziging van het Huishoudelijk Reglement informeel al nageleefd zullen worden, en gaat over tot de orde van de dag.
1115
1120
1125
1130
Alle officiële stukken binnen de vereniging. Wat houdt dat precies in? Alle WIKI dingen toch? Het bestuur moet dat soort dingen uitzoeken voor de volgende hAVL en op de hALV presenteren.
Stemming: 19 voor 0 tegen 0 blanco Motie 1 is aangenomen om 23.51 uur.
1135
1140
1145
1150
Motie 2: Aan de algemene ledenvergadering der E.S.U.V. Messed Up, bijeengekomen op dinsdag 30-09-2014. Gezien het feit dat: -er binnen Messed Up sprake is van een Raad van Advies, maar deze nergens formeel vastgelegd is, -bijna niemand binnen Messed Up precies weet wie er in de Raad van Advies zitten en wat hun rol is. Overwegende dat: -het wenselijk is dat de rol en de taken van een Raad van Advies formeel vastgelegd zijn, bijvoorbeeld in een huishoudelijk reglement, -een actieve Raad van Advies het belang van de vereniging dient, -een Raad van Advies eigenlijk een vertegenwoordiging van de algemene ledenvergadering zou moeten zijn, -de afwezigheid van leden van de Raad van Advies bij verenigingsactiviteiten zoals trainingen, algemene ledenvergaderingen en andere contactmomenten niet bijdraagt aan de vertegenwoordigende waarde van een Raad van Advies. Stelt voor dat: -er op de eerstvolgende ALV formeel gestemd zal worden over deel II uit het bijgevoegde Voorstel tot Wijziging van het Huishoudelijk Reglement, -tot die tijd, tenzij deze motie verworpen wordt, de voorstellen uit deel II van het bijgevoegde Voorstel tot Wijziging van het Huishoudelijk Reglement informeel al nageleefd zullen worden,
25
1155
1165
-er actief gezocht zal worden naar nieuwe leden voor de Raad van Advies onder de groep leden die actief betrokken is bij de vereniging en dit nog enige tijd zal blijven, -het bestuur van de vereniging minimaal 2 keer per jaar bijeen zal komen met de Raad van Advies om de stand van zaken te bespreken, -het kandidaatsbestuur, of de kandidaatsbesturen, minimaal 1 keer bijeen zal komen met de Raad van Advies voordat zij hun definitieve beleid en begroting aan de algemene ledenvergadering voorleggen, zodat het kandidaatsbestuur, of de kandidaatsbesturen, volledig geïnformeerd en geadviseerd aan hun beleid kunnen werken, -de Raad van Advies een actievere rol op zich zal nemen, en door hen of door (een deel van de) algemene ledenvergadering opgemerkte zaken actief zal aankaarten bij het bestuur, en gaat over tot de orde van de dag.
1170
Stemming: 19 voor 0 tegen 0 blanco
1160
Motie 2 is aangenomen om 23.52 uur.
1175
1180
19. Rondvraag Corine: Namens Sophie, kunnen we nieuwe sporttassen krijgen? En dan beloof ik dat ik niet meer met mijn Harambee tas ga lopen. Thomas: Succes 20. Sluiting Ditte sluit de ALV om 23.52 uur.
26
