Notulen algemene ledenvergadering Datum: Aanvang: Locatie:
Woensdag 18 mei 2016 20.00 uur Kurioskerk, Julianalaan 38 te Leeuwarden
Aanwezig: Mirjam Veltman, Lykele Feenstra, Sjoerd Holtrop, Donna Salverda, Cor Bakker, Lia Bakker-Nouna,
Arnold Delfstra, Anita Bloem-Floris, Johan Fonk, Ype Talsma, Carla vd Zee-Cieraad, Doortje Bouwhuis, Titia Blanken, Elly Weistra-Moed, Tiny Smit, Hendrik J. Douma, Klazina Struikhaars, Geesien Radelaar-Struikmans.
Afwezig met kennisgeving: Liam Wilming, Andre Eefting, Siebold Postma, Sibe Jan Kramer, Janny Drost, Trudy de Heer, Piettrix de Graaf, Bertus Hiemstra, Dora Buruma, Hilly Loonstra, Thea Wolfs. Gode Dijkstra.
Afwezig zonder kennisgeving: De overige leden.
1) Opening en Mededelingen De voorzitter opent de vergadering. Van de 205 leden zijn er 14 aanwezig en hebben 11 leden zich afgemeld. Er wordt door de voorzitter besproken wat er in het voorgaande jaar is gebeurd. Tijdens de ledenvergadering d.d. 18 mei 2015 is de secretaris niet herkozen. Hierdoor zijn de voorzitter en penningmeester vrijwillig afgetreden. Hulpverleners van de vereniging hebben zitting genomen in het interim bestuur. Zij hebben het op zich genomen om de administratie weer up-to-date te krijgen. Er is veel werk verzet. Dit heeft geresulteerd dat in december 2015 alle contributiebetalingen binnen waren. Vanaf 1 januari is er weer een normaal bestuur. In april 2016 zijn alle herhalingscursussen afgerond, op een aantal inhaaldagen na. Er is een basiscursus ehbo geweest, waarin 8 van de 9 zijn geslaagd. Ook is er les gegeven in kinder-ehbo, hiervan is iedereen geslaagd. Op 4 basisscholen is in groep 7-8 les gegeven en met een examen afgerond. De hulpverlening groeit nog steeds. Er komen steeds meer diensten bij. Dit doordat Cultureel Hoofdstad 2018 dichterbij komt, maar ook doordat de regelgeving strikter is geworden bij evenementen. Er wordt gekeken of er een samenwerkingverband kan komen tussen de hulpverleners van andere verenigingen. Er zijn nieuwe richtlijnen gemaakt door het Oranje Kruis en Rode Kruis tezamen. De verwachting is dat in het najaar deze richtlijnen ingaan. Een link naar de richtlijnen staat op de website. Er is een nieuwe Facebookpagina aangemaakt waar het bestuur berichten op zet, meldt bij welke evenementen de hulpverlening staat en is geweest, links zet van het Oranje Kruis en andere wetenwaardige sites. Ook heeft er een stukje in Huis-aan-Huis gestaan. Er wordt tevens getracht om op bepaalde sites een link te krijgen, die naar de verenigingswebsite leidt, zoals bijvoorbeeld reanimaatjespartner.nl
2) Vaststellen van de notulen van de extra ALV van 18-11-2015 Punt 5. Er wordt uitleg verleend over het niet-decharge verlenen van boekjaren 2013 en 2014. De boekhoudingen zijn gesloten en het bestuur begint met een schone lei vanaf 1 januari 2016. Er wordt navraag gedaan of het niet beter zou zijn om bedragen hoger dan € 50,- fiat te laten geven door een 2e man. Het bestuur meldt dat ze met zijn drieën zijn. Er wordt overlegt tussen de bestuursleden wanneer zij een aankoop doen. Tevens kunnen zij elkaar controleren op ‘internet bankieren’. Verder zijn er geen opmerkingen. Het jaarverslag wordt door de aanwezige leden vastgesteld. 3) Jubilarissen Van de 5 jubilarissen zijn er 3 aanwezig: - mevrouw Bloem, 25 jaar; - de heer Talsma, 25 jaar; - mevrouw Douna, 40 jaar; Zij worden gefeliciteerd met hun jubileum en krijgen een bos bloemen. De twee leden, mevrouw T. de Heer en de heer H. Everts die niet aanwezig waren krijgen hun bloemetje thuisgestuurd. 4) Verslag hulpverlening over 2015 Jaarverslag en financieel overzicht zijn afgesloten op 31 december 2015. De penningmeester doet het financiële verslag van de hulpverlening. In 2015 is er voor de hulpverlening van onze vereniging geen reclamemailing uitgedaan en geen nieuwe kleding aangeschaft. Wel zijn er meerdere verbruiksmaterialen aangeschaft. Er is in 2015 een etentje voor de hulpverleners georganiseerd en zijn er gezamenlijke herhalingslessen georganiseerd voor de hulpverleners in oktober/november. In december 2015 staan er 13 mensen op de dienstlijst paraat en 3 aspirant-hulpverleners. Totaal zijn er 25 geregistreerde hulpverleningen uitgevoerd, op allerlei gebied, door onze organisatie. Het aantal diensten is gelijk als in 2014. In 2015 hebben we geen diensten gratis gedraaid als sponsoring. Onderstaand overzicht geeft aan bij welke evenementen de hulpverlening aanwezig was in 2015: Europe dairy systems Open dag Wijbenga 21-03-2015 Evangelische Omroep Nederland zingt 24-02-2015 B.V. Sport Schoolvoetbal/-slagbaltoernooi 06-06-2015 Stichting Judopromotie Fr Judotoernooi (Fries Kampioenschap) 04-04-2015 Ned. Pencak Silatbond Pencak Silat toernooi 08-03-2015 Feestcommissie Tietjerk Dorpsfeest 1 middag, 2 avonden 05+06-06-2015 Dorpsfeest Goutum Dorpsfeest 1 middag , 2 avonden 12+13-06-2015 Projectbureau De Zuidlanden Beleef de Zuidlanden 27-06-2015 LWD Smaak 2015 Het groot Liwwadder Diner 17-09-2015 Sociaal Wijkteam Noord Horizon Festival 22-08-2015 Stenden Meeting U Sportdag Stenden 26-08-2015
Lions Ljouwert 80 Judo Ryo Cammingaburen Stichting Harmoniekwartier Stichting Harmoniekwartier Haspo Blauw/wit Scheuvelloper Schaatsvereniging
Ljouwert Culinair 3 dagen Judotoernooi Boyband B-Brave Hardstyle Festival Volleybaltoernooi Blauw/wit op zijn best Schaatswedstrijd
11tm13-09-2015 07-11-2015 06-11-2015 31-10-2015 13-11-2015 21-11-2015 21-12-2015
5) Verslag kascommissie over het financiële boekjaar 2015 Op 17 maart 2016 hebben de heer C. Bakker en mevrouw C. van der Zee de kascontrole ten behoeve van 2015 uitgevoerd voor de EHBO-vereniging Leeuwarden. Ze kwamen tot de volgende bevindingen: - de nog onderweg zijnde facturen uit 2014 zijn niet consequent op boekjaar verantwoord; - de verslaglegging is niet ‘op datum’; - de hulpverlening van de vereniging is niet kostendekkend; - de penningmeester meldt dat diverse facturen ontbreken als gevolg van de overname van het voorgaande bestuur; - bij meerdere kostensoorten is bij de uitgaaf geen min-teken opgenomen, zodat de kostenpost hoger is dan in de verantwoording is vermeld; - er is nog een spaarrekening, de afschriften zijn er mogelijk niet, in ieder geval waren ze op het moment van controle niet aanwezig; - een rentepost is niet in de administratie opgenomen (€ 15,88) ; - voor zover de controlecommissie heeft kunnen herleiden bestaat de toename van de liquiditeiten volgens de bankafschriften € 1259,54. Volgens de boekhouding zou dit € 1643,47 zijn. Een verschil van € 383,93. De indruk van de controlecommissie is dat transparant is verantwoord over een boekhouding die mogelijk onvolledig door het voorgaande bestuur is overgenomen. Er wordt gestemd door middel van hand opsteken, en er wordt wel decharge verleend aan het bestuur over boekjaar 2015. De stemming is unaniem, alle 19 aanwezigen stemmen voor om de boekhouding 2015 af te sluiten. 6) Financiële zaken met o.a. voorstel aanpassen boekjaren
(de begroting voor 2016/2017 is reeds vastgesteld op de extra ALV van 18-11-2015)
6.1) Het bestuur wil graag overgaan op een gebroken boekjaar die begint op 1 september en eindigt op 31 augustus. Dit omdat vanaf 1 september het cursusjaar begint. Met een gebroken boekjaar dat gelijk begint met het cursusjaar heeft het bestuur meer inzicht in de kosten en opbrengsten. De ledenvergadering zal dan, zoals in de statuten staat, plaatsvinden binnen 6 maanden na einde boekjaar plaatsvinden. Er wordt gestemd door middel van hand opsteken. De stemming is unaniem, alle 19 aanwezigen stemmen voor een gebroken boekjaar. 6.2) De investeringsplannen vanaf 1 september 2016 zijn een nieuwe laptop (huidige is 7 jaar oud) en een nieuwe reanimatiepop.
De prijzen voor hulpverlening zijn verlaagd om marktconform mee te spelen met andere aanbieders. De cursusbedragen blijven gelijk. De afschrijvingen van de materialen wordt in 1 jaar gedaan, om de kosten zo transparant mogelijk te houden. De basiscursus is niet kostendekkend geweest. Dit komt door: - voor huidige bestuur was dit nieuw; - een lid heeft basiscursus aangeboden gekregen in verband met onjuiste administratie van voorgaande bestuur; - materialen/materieel ten behoeve van basiscursus zijn geheel vernieuwd. In de begroting staat een bedrag gereserveerd voor een claim, die de vereniging kan krijgen van het Comenius College. Leerkrachten zijn opgegeven voor de herhalingscursus. Echter, er zijn toentertijd een aantal niet op komen dagen. Deze leerkrachten hebben daarom geen verlenging gekregen van hun diploma. Het Comenius heeft wel betaald voor deze herhalingen. De cursussen worden vanaf 2015 bij een andere vereniging gevolgd. Ook in de begroting wordt de post Bestuurskosten/vergoeding opgemerkt. Dit zijn de vergoedingen die het bestuur krijgt voor telefoonkosten, km-vergoeding, koffiegeld en dergelijke. 7) Vaststellen contributie cursusjaar 2016/2017 op 75 euro (standaard indexatie) Aan de aanwezige leden wordt gevraagd om akkoord te gaan met de verhoging van € 2,- op het contributiegeld. De stemming is 18 voor en 1 tegen. Het contributiebedrag wordt in 2016 het bedrag van € 75,Leden dienen drie herhalingslessen per jaar te volgen. Hiervoor betaald een ieder € 75, contributiegeld. Als een lid geen herhalingslessen wil volgen kan hij een competentietest doen, waarvoor hij € 60, - contributie betaald. Deze test is één avond, maar bij niet slagen zal het lid zijn diploma kwijt zijn en dient hij opnieuw de basiscursus te moeten volgen. Op de vraag waaruit het contributiebedrag is samengesteld kan het bestuur geen antwoord op geven. In vergelijking met andere ehbo-verenigingen zit EHBO Leeuwarden qua contributie er tussen in, niet de goedkoopste, maar ook niet de duurste. Er zal vanuit het nieuwe boekhoudsysteem facturen op naam via een e-mailbericht worden verstuurd. facturen van gedane cursussen kunt u opgeven bij uw zorgverzekering (wanneer deze ehbo-cursussen vergoed, graag bij uw eigen zorgverzekering nakijken). 8) Benoemen kascommissie voor het boekjaar 2016 en 2016/2017 De heer C. Bakker en de heer L. Feenstra zullen het boekjaar 2016 tot en met 31 augustus 2016 en het boekjaar 2016/2017 van 1 september 2016 tot en met 31 augustus 2017 op zich nemen. 9) Bestuursbenoemingen en herbenoemingen (Er zijn geen aftredende bestuursleden of herbenoemingen)
10) Toekomstvisie: Jaarplan EHBO vereniging Leeuwarden 2016/2017 Door het bestuur wordt een jaarplan gemaakt, waarin zij hun visie neerzetten. Hierin staat ook de organigram, de begroting, facturatieschema, hulpverlening, welke cursussen gegeven worden en de targets die het bestuur zichzelf oplegt, zoals bijvoorbeeld groei van de leden, goede financiële situatie en dergelijke. Bij de ledenvergadering zal dit jaarplan worden besproken. Het jaarplan is een leidraad voor het bestuur en zij kan hier niet op worden afgereageerd. 11) Rondvraag Lykele Feenstra: Het moddergooien naar het voorgaande bestuur moet nu over zijn. Bestuur: nu het boekjaar 2015 is afgerond, waarin het voorgaande bestuur nog zitting had, zal dit verleden tijd zijn. Lykele Feenstra: op de website zou neergezet moeten worden welke zorgverzekeraar wat vergoed, betreffende ehbo-lessen. Sommige zorgverzekeraars vergoeden alleen de basiscursus, anderen ook de herhalingen. Soms zit het in het basispakket en soms moet je daar aanvullend voor verzekerd zijn. Bestuur: Goed idee, om zo ook de instap naar een ehbo-cursus laag te maken. Lykele Feenstra: vorig jaar was de ledenvergadering tegelijkertijd met een cursusdag, waarop hij niet aanwezig kon zijn bij de vergadering. Bestuur: In de toekomst wordt hier rekening mee gehouden. Lykele Feenstra: bij een beginnerscursus graag twee dagen lotus-mensen laten meedoen, zodat de cursisten beter de praktijk kunnen leren. Het is dan prettig dat ook diezelfde lotus bij het examen aanwezig is. Bij herhalingslessen is het ook belangrijk om lotus-slachtoffers in te zetten. Bestuur: deze twee vragen zullen meegenomen worden naar de kaderledenvergadering. 12) Sluiting De voorzitter sluit de vergadering af met de woorden dat hij dankbaar is dat er veel beslissingen zijn genomen in deze vergadering. P.S. de nieuwe herhalingslessen voor 2016/2017 staan nu op de website. De eerste lessen zullen aanstaande september starten.
