Notulen AB vergadering 27 januari 2015 definitieve versie

Groenstichting Rozendaal

Notulen AB vergadering 27 januari 2015 –definitieve versie Agnes Keijzer sluit later nog aan tbv toelichting visieontwikkeling (punt 13) Enno is afwezig. Aanwezig

0* (met kennisgeving)

27-1

DB Menno Boersma

1

DB Marjolein Akkermans

1

DB Arjen Cozijn

1

DB Paul vden Hengel

1

DB Andrea van der Poel

1

Aragon

2

Ardennen

1*

Bohemen

2

Bretagne

1*

Calabrië

0

Dalmatië

1*

Dordogne

2

Essex

2

Finnmark

1*

Galicië

0

Gironde

1*

Henegouwen

1

Beheerder: Barbara Mohr

1

Groencommissie:

1

Tenniscommissie:

Nvt

Redactie/Cai: Robbert-Jan

0*

Zwembad: Tineke Mekkes

1

Gasten:

1

14-4

30-6

15-9

27-10

1-12

Nvt

Nvt

Nvt

Nvt

Nvy

1. Opening en vaststelling agenda Welkom aan iedereen en aan Ellen Vreenegoor (Essex, plv. pv) in het bijzonder! . 2. Mededelingen  Check svp je gegevens op de presentie lijst.

Notulen AB vergadering 27 januari 2015

1


3. Ingekomen stukken Tkg. Via de mail: (vragen?) 1. uitnodiging winter BBQ vrijwilligers 8 februari 2015 2. div. mbt garagesale 3. aanbieding: Koffiezetapparaat 4. aanbieding: Yammer 5. aanbieding Verpas: groothandel in kunststof doppen & producten 6. tkg: onderhoud website, (maandelijks), backup 7. De Tuin: agenda 8. gemeente Leusden: weeknieuws (wat het college heeft besloten.. per week) 9. aanbieding: webdesign 10. suggestie: gluren bij de buren (Eric jan Tuinstra) 11. diverse positieve reacties op nieuwsbrief december 12. aanbieding: Horecawebshop 13. aanbieding: Telefooncentrale 14. aanbieding: offertes payrolling 15. voorzitter de tuin over vergaderrooster 2015-2016 16. diverse reactie pleinen op SWOT 17. diverse mailwisseling op boom Gironde/Galicië 18. diverse mailwisseling rondom domeinnamen van onze stichting 19. Prolongatie Centrale Antenne Systeem-verzekering tnv Groenstichting Rozendaal (7738846T0001) 20. aanbieding: Boekhoudsoftware en beheer van de facturatie op maat van Groenstichting Rozendaal 21. aanbieding: offertes voor brandpreventie 22. sollicitatie financieel ondersteuner Groenstichting 23. sollicitatie lid lustrum comité 24. uitnodiging update wordpress 4.01 25. aanbieding: waterkoelers 26. aanbieding: Controleer in real-time de locatie van uw voertuigen voor optimale controle en planning 27. aanbieding: offertes voor kopieermachines 28. afwijzing: Excuses, Groenstichting Rozendaal is niet door naar de finale (fitness Leusen 2014) 29. aanbieding: offertes voor camerabewaking 30. aanbieding: Offerte HoutPellets en HoutBriketten besluit: dergelijke info hoeft niet meer gedeeld.


2


4. Concept notulen en actielijst AB vergadering d.d. 25 november 2014 Reacties: Dordogne: Wij werden er door 1 van onze bewoners op geattendeerd dat er geen Actielijst meegestuurd is. Hij schrijft: Ik mis in het verslag een actielijst met taken, verantwoordelijken en

einddata. Het ziet er erg vrijblijvend uit op deze manier. Komt deze actielijst nog? > staat achteraan.(marjolein) NOTULEN 25 NOVEMBER 2014 ZIJN AKKOORD. Stand van zaken mbt besluitenlijst/ actielijst: Actie nav 25 nov 2014: Advies vanuit Menno/Robbert-Jan: doe het gewoon lekker in Excel. Dat bericht kwam aan het einde van de kerstvakantie. De Excellijst wordt dan ook verder uitgewerkt door Marjolein maar is nu nog niet af. Dat betekent dat de actiepunten van vorige vergaderingen in rode tekst terugkomen in relevante punten van deze vergaderingen. Welke NIET terugkomen onder volgende punten staan hieronder: a) Actie mbt communicatieplan: Andrea en Paul zullen de komende weken met het uitvoerings- en controle plan aan de slag gaan en in december hierop terug komen bij het DB om het basiscontract voor in ieder geval 1 jaar rond te maken. BLIJFT STAAN. Volgend AB (na volgend DB) b) Actie: mbt taken pleinvertegenwoordigers: Er wordt afgesproken dat Martijn concreet zijn vragen bij het DB/Marjolein neergelegd als het gaat om meer informatie over het pleinvertegenwoordiger zijn. KLAAR Is geregeld mbv Arjen. c) DB onderzoekt ondersteuning voor secretaris: Blijft STAAN DB gaat speciale methodiek tbv verdeling bestuurstaken nog uitvoeren. d) Actie mbt hovenier: DB / Andrea / Paul: basiscontract definitief maken BLIJFT STAAN: Nog niet klaar; a.s. dinsdag 3 februari is er een volgend gesprek. e) Actie mbt uitvoerings-controleplan Hovenier: DB / Andrea / Paul / Hovenier met Gemeente Komt terug bij uitwerken communicatieplan. 5. Rondje langs de pleinen Diverse pleinen Nieuwjaarsborrels! Met een behoorlijke opkomst. Meestal bij iemand thuis. (knelpuntje voor Ardennen.. maar sommigen deden het ook buiten > Minke is geïnspireerd) Gironde: Zwarte Piet feestje! Essex: nieuwjaarsborrel met iemand die er al 40 jaar woont, een tentoonstelling etc. Bohemen: binnenkort een bijzondere activiteit: Snert en boerengolf Finnmark: kerstboom moet nog afgetuigd worden. 6. Verslag van de commissies en werkgroepen:

Groen(commissie): (Franc Magnee) a)

b)

c) d)

Redelijk stil momenteel. Update IPC 6. Bezoeken afgelegd hierover bij sommige bewoners Bohemen. Nieuwe hovenier kijkt er ook nog naar. Wordt in werkbaar plan vertaald. Kapronde: inventarisatie is bijna klaar. Komt nog check bij een paar aanvragen. Dordogne vraagt nog om een antwoord op een kapverzoek over een kastanjeboom. Actie: Franc met pleinvertegenwoordigers. (zij sturen aanvraag nogmaals door) IPC 7 wordt in gang gezet na IPC 6. Leden groencommissie: vooralsnog 2 vaste en nog 2 nieuwe mensen die nog niet werkelijk toegetreden zijn. Aanvulling welkom.


3


e) f)

Actie nav AB 25 nov: Groencommissie: kwestie populieren veldje afhandelen NIET BESPROKEN 27-1-2015 Besluit uit DB 12 januari 2015: Mbt Dordogne: besluit: we accepteren de offerte van Ridder vanwege het gevaar. Prijs prima. De pergola wordt afgebroken en de stronk blijft staan. We vragen het zsm te doen. Actie nav DB 12 januari 2015:: er is geen geld voor een totale renovatie maar er zijn nog wel wat alternatieven. Dit wordt besproken met pleinvertegenwoordigers. Nav AB 29 jan: Actie van Andrea voor a.s. dinsdag met gesprek hovenier. De stronk blijft staan omdat het wellicht bij het nieuwe plan toch een plek krijgt. Vraag naar vervolg ontwikkelen plein: Actie Andrea

g)

Besluit uit DB 12 januari 2015:: bestek vinden we belangrijk om professioneel de hovenier te kunnen volgen en er bedragen over kunnen afspreken. We laten een bestek maken. Actie nav DB 12 januari 2015: Andrea vraagt diverse offertes op van bedrijven die een bestek kunnen opstellen. Reactie AB:. Er ontstaat een discussie of dit werkelijk nodig zou zijn. De vierkante meterprijs voor renovatie en de vierkante meterprijs voor onderhoud is verschillend. Is het wel realistisch een standaardprijs per meter te hebben? Een meter gras is wat anders dan een meter struiken. Actie: DB onderzoekt of het advies van de gemeente (een bestek hebben) inderdaad zo zinvol is als het zich laat uitzien. Wellicht moeten we toch iets anders gaan zoeken om meer zicht en grip te krijgen op de kosten en op onze reacties op offertes. Wordt vervolgd volgend AB. Actie voor Andrea en Paul.

h)

Besluit DB 12 januari 2015: : boom Galicië/Gironde laten staan vanwege redenen zoals hieronder. Van de zomer kijken hoe het uitziet. Motivatie: zowel om financiële redenen (duur!) als om redenen dat dat indertijd bepaald is vanuit een wijkbepalende visie. .

CAI commissie: (Robbert Jan) a) Actie 25 nov 2014: CAI werkgroep: plan van aanpak uitwerken. Samenstelling werkgroep: Menno, Herman, Robbert-Jan, Agnes, Bart L. Kickoff.: 4 februari a.s. KLAAR

Redactiecommissie: (Robbert Jan) a) Actie 25 nov 2014: Redactiecommissie: uitwerken nieuwsbrief december 2014 GEDAAN. PRACHTIG! b) Actie 25 nov 2014: uitwerken artikel mbt Oranjefonds: mogelijkheden voor pleinen wat betreft Oranjefonds. e.d. als het gaat om bijvoorbeeld burendag of het aanschaffen van materialen voor het plein of het houden van activiteiten. NIET BESPROKEN.. c) …?

Sport- en activiteitenwerkgroep (Janny Appel-Eelman) a) Acties 25 nov 2014: - uitwerken vrijwilligerslijst tbv uitnodigingen BBQ 8 februari GEDAAN - uitwerken uitnodiging 8 februari GEDAAN - organiseren BBQ plus benodigde zaken, kosten afstemmen met penningmeester INFO OP AB VERGADERING.. GEDAAN b) - verder uitwerken plan 2015: vrijwilligers en concrete data + communiceren via website Notulen AB vergadering 27 januari 2015

4


en social media GEDAAN. Er is een kort verslag gedaan door Marjolein en Tineke omdat Janny er nog niet was. In het kort: De werkgroep heeft voor elke maand een activiteit bedacht en zoekt daar nu mensen bij die dat willen uitvoeren. Veel activiteiten zijn zo al aan ‘de man/vrouw’. In principe is er voor elke doelgroep in de wijk wel een keer iets te doen. De Werkgroep denkt erover om naast de website ook via een flyer iedereen hiervan op de hoogte te brengen. 7. Lustrum 2015 Actie nov 2015: In de nieuwsbrief zal wel aangegeven worden dat in 2015 onze wijk 45 jaar bestaat. GEDAAN. Inmiddels is er een heus lustrum comité. Stand van zaken via Janny Appel-Eelman Op hoofdlijnen: Zaterdag 27 juni. In de middag: idee om met je eigen plein een bakwedstrijd te houden Vanaf 18 uur: Muziek en feestje voor kinderen. Catering: mogelijkheid om iets te eten op het zwembad (tegen betaling bij een gezellig standje van een externe ondernemer) Drank: kopen we in via een slijter. Verkoop tegen kostprijs. Vanaf 20.00 uur: optreden van een swingende band 8. Verslag beheerder Er zijn geen nieuwe zaken te melden over de afgelopen december maand. Veel lopende zaken zoals Ziggo storing ism Robbert-jan gemeld, sleutels inname en uitgifte, de kerstbomen zijn afgelopen dinsdag opgehaald door de Ridder, a) Actie 25 nov: De 4 bordjes ( verboden voor honden) moeten nog geplaatst worden. Menno zal dit alsnog oppakken. NOG NIET KLAAR b) Actie mbt afsluiten tennisbaan rondom jaarwisseling: Menno en Andrea GEDAAN. c) Actie mbt takken en baggeren: Barbara zal het laten liggen van takken nav het baggeren snel opnemen het baggerbedrijf. Ron Ferwerda: Bij het baggeren zijn er vele takken uit het water gehaald. Deze zijn echter niet allemaal verwijderd door het baggerbedrijf en liggen op verschillende plekken alweer in het water (Essex | Bretagne | Henegouwen). ACTIE is NIET UITGEVOERD> alle takken liggen er nog. Jammer als het gaat vriezen! Ron geeft aan dat de hele wijk best vol is met losse takken, stronken e.d. Kan dat niet opgeruimd ? Het is rommelig. Opruimronde zou wenselijk zijn. Er is wel een opruimronde mbt het vuurwerkafval geweest. Actie: wordt meegenomen in bespreking a.s. dinsdag 3 februari. (Andrea) Nb: opruim/schoonmaakactie met de hele wijk is vroeger een gedeeltelijk succes. De vorige hovenier hielp toen alles opruimen. Helaas misbruikten veel mensen die actie. Niet voor herhaling vatbaar. Wel gelukt was de nationale opruimactie per plein. Toen ruimde de gemeente e.e.a. op. Is zo’n actie nog nodig? Het leverde een goede betrokkenheid op bij Essex om het daarna ook schoner te houden. Actie: Ron onderzoekt of dit een optie is. Hij haakt hiervoor aan bij de activiteitencommissie. Daar brengen we het onder. Wordt vervolgd. d) Gat in hek zwembad: wordt gerepareerd. e) Prullenbak bij avontureneiland: is opgeblazen. Er is nog geen nieuwe (Actie Andrea) Notulen AB vergadering 27 januari 2015

5


9. Verslag zwembad Zie bijlage voor stand van zaken en planning 2015 a) Vragen en opmerkingen nav verslag: toevoeging w.s. biocidenverhaal uit het verslag: Arjen informeert het AB over de wetgeving rondom biociden met certificering etc. We hebben nog even de tijd.

10.Vrijwilligers Actie: Concrete klussen zullen via de website/social media gecommuniceerd worden. Actie: In de nieuwsbrief zal ook nogmaals worden gewezen op de openstaande vacatures. GEDAAN. MÉT RESULTAAT: Reacties : Henk voor financiële ondersteuning, Franki Klarenbeek voor lid lustrumcomité

11. Vergaderpunten en activiteiten 2015 (zie planning concept 3) Er is een nieuw voorstel w.b.. vergaderdata 2015. Nb: Tuin moet nog akkoord zeggen.  DB stelt voor om 2 x als DB te vergaderen en 1 x als AB. Dat betekent dat we elkaar minder maar wel anders en intensiever willen ontmoeten. Zie bijlage w.b. planning. Op vergadering idee w,b, inrichting AB vergaderingen.. Meer inzet van werkgroepen? Omdat daar dan ook meer tijd voor komt? Graag aandacht voor: Elkaar blijven informeren / communicatie Hoe blijven we op de hoogte van gedachtegang DB? Hoe kan het AB daarop blijven meebewegen / reageren etc. Hoe betrekken we de werkgroepen en commissies? Actie: DB maakt hier een plan op. Komend jaar nog een tussenvorm.. We proberen het uit.  Volgend AB overleg op Larikslaan 5 (Scouting NL) > 14 april 20.00 uur.

12. Rondvraag / wvttk (ong 21.00 uur) Geen gebruik van gemaakt. 13. Visie-ontwikkeling (ong. 1 uur) Acties nav 25 nov: De presentatie zal aan iedereen worden gemaild. Aan iedereen het verzoek een top 3 te mailen voor 9 december, wat betreft prioriteit en eventuele aanvullende zaken. GEDAAN> niet door elk plein maar wel een aantal. De werkgroep (Edwin) had twee items waar we met elkaar aan hebben gewerkt: 1) Presentatie filmpje over hedendaagse kijk op visie, structuur en cultuur van een vereniging (in ons geval: van de wijk Rozendaal) Zoals beloofd het filmpje: zoek op youtube naar KNVB: Back to basics 1. Daarna is het ook leuk om te kijken naar Back to basics 2. 2) In groepen hebben we gesproken over de priorering nav de SWOT . De werkgroep visie ontwikkeling gaat hiermee verder op 11 februari. Minke sluit zich aan bij deze werkgroep gezien haar expertise op SWOT.

14. Afsluiting Notulen AB vergadering 27 januari 2015

6

Notulen AB vergadering 27 januari 2015 definitieve versie

Recommend Documents