MAGYAR TURIZMUS ZÁRTKÖRŐEN MŐKÖDİ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG SZERVEZETI ÉS MŐKÖDÉSI SZABÁLYZATA Hatályos: 2012. január 19.
Tartalomjegyzék BEVEZETÉS .................................................................................................................................................. 4 1.
A TÁRSASÁG FİBB ADATAI ............................................................................................................ 4
1.1
A TÁRSASÁG ALAPADATAI ............................................................................................................. 4
1.2
A TÁRSASÁG TEVÉKENYSÉGE ....................................................................................................... 4
2.
A TÁRSASÁG TESTÜLETI SZERVEI, ELLENİRZÉSE ................................................................. 5
2.1
A TAGGYŐLÉS HATÁSKÖRÉBEN ELJÁRÓ TULAJDONOS ........................................................ 5
2.2
FELÜGYELİBIZOTTSÁG.................................................................................................................. 5
2.3
KÖNYVVIZSGÁLÓ.............................................................................................................................. 5
3.
A TÁRSASÁG VEZETÉSE, IRÁNYÍTÁSI RENDSZERE.................................................................. 5
3.1
VEZETİÁLLÁSÚ MUNKAKÖRÖK .................................................................................................. 5 3.1.1
3.2
Vezérigazgató .................................................................................................................................. 5
VEZETİI MUNKAKÖRÖK, FELADATUK ÉS FELELİSSÉGÜK ................................................. 6 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4
Vezetıi munkakörök ........................................................................................................................ 6 A vezetıi munkakört ellátók feladatai ............................................................................................. 6 A vezetıi munkakört ellátók felelıssége .......................................................................................... 7 Helyettesítés .................................................................................................................................... 7
4.
A TÁRSASÁG SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE, A SZERVEZETI EGYSÉGEK FELADATAI ........... 8
4.1
SZERVEZETI FELÉPÍTÉS .................................................................................................................. 8
4.2
SZERVEZETI EGYSÉGEK ÉS FELADATAIK ................................................................................. 8 4.2.1 Vezérigazgatóság ............................................................................................................................ 8 4.2.1.1 Kommunikációs Iroda ................................................................................................................ 9 4.2.1.2 Emberi Erıforrás Iroda .............................................................................................................. 9 4.2.1.3 IT Iroda..................................................................................................................................... 10 4.2.2 Igazgatóságok ............................................................................................................................... 10 4.2.3 Magyar Kongresszusi Igazgatóság................................................................................................ 10 4.2.4 Marketing Igazgatóság .................................................................................................................. 11 4.2.4.1 Kiállítás Szervezési Iroda ......................................................................................................... 12 4.2.4.2 Marketing Kommunikációs Iroda ............................................................................................. 12 4.2.4.2.1. Logisztikai csoport ............................................................................................................... 13 4.2.4.3 Termékmenedzsment Iroda ....................................................................................................... 13 4.2.4.4 E-marketing Iroda .................................................................................................................... 13 4.2.4.4.1 Contact Center .............................................................................................................................. 14 4.2.4.5 Kutatási Iroda........................................................................................................................... 14 4.2.5 Belföldi Igazgatóság ...................................................................................................................... 15 4.2.5.1 Regionális Marketing Igazgatóságok ....................................................................................... 15 4.2.6 Nemzetközi Értékesítés Ösztönzés Igazgatóság ............................................................................. 16 4.2.6.1 Turisztikai Árualap Fejlesztési Iroda ....................................................................................... 16 4.2.6.2 Külképviseleti koordináció ....................................................................................................... 17 4.2.6.3 Külképviseletek ......................................................................................................................... 17 4.2.6.4 Piacfejlesztési Iroda ................................................................................................................. 18 4.2.7 Gazdasági Igazgatóság ................................................................................................................. 18 4.2.7.1 Gazdasági Iroda ....................................................................................................................... 19 4.2.7.1.1 Pénzügyi csoport ...................................................................................................................... 19 4.2.7.1.2 Kontrolling csoport .................................................................................................................. 19 4.2.7.1.3 Számviteli csoport ..................................................................................................................... 20 4.2.7.1.4 Bérszámfejtési csoport .............................................................................................................. 20
2
4.2.7.1.5
Létesítményüzemeltetési Iroda .................................................................................................. 21
MUNKAKÖRÖK ......................................................................................................................................... 21 5.
A TÁRSASÁG MŐKÖDÉSE .............................................................................................................. 21
5.1
KÉPVISELET, CÉGJEGYZÉS, ALÁÍRÁSI JOGKÖRÖK .............................................................. 21
5.2
KÖTELEZETTSÉG VÁLLALÁSOK RENDJE ................................................................................ 21
5.3
A TÁRSASÁG BELSİ SZABÁLYZATAI, SZABÁLYOZÁSI ESZKÖZEI ..................................... 22
5.4
UTALVÁNYOZÁSI JOGKÖRÖK ..................................................................................................... 23
5.5
UTASÍTÁSI JOG ................................................................................................................................ 23
5.6
MUNKÁLTATÓI JOGOK GYAKORLÁSA ..................................................................................... 23
5.7
MUNKAVÉGZÉS ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI ................................................................................ 24
5.8
MUNKAKÖR ÁTADÁS-ÁTVÉTEL .................................................................................................. 25
6.
HATÁLYBA LÉPÉS ........................................................................................................................... 25
7.
MELLÉKLETEK ................................................................................................................................ 26
3
Bevezetés Jelen Szervezeti és Mőködési Szabályzat célja, hogy a Magyar Turizmus Zártkörően Mőködı Részvénytársaság (továbbiakban Társaság) egészére és egységeire nézve kötelezı jelleggel meghatározza a Társaság szervezeti felépítését és mőködési rendjét.
1.
A Társaság fıbb adatai 1.1 A Társaság alapadatai
(1) A Társaság elnevezése: Magyar Turizmus Zártkörően Mőködı Részvénytársaság. (2) A Társaság székhelye: 1115 Budapest, Bartók Béla út 105-113. (az Alapító Okirat módosításával automatikusan változik). (3) A Társaságra vonatkozó alapadatokat az Alapító Okirat tartalmazza. (4) A Társaság jegyzett tıkéje: 61.292.654 Ft.
1.2 A Társaság tevékenysége (1) A Társaság a nemzeti turisztikai marketing tevékenység ellátására létrehozott szervezet, feladatai kiemelten: •
•
elsıdleges feladata a marketing kommunikáció és a beutazó és belföldi turizmus ösztönzésével erısíteni a keresleti oldalt a turizmus konjunkturális fejlıdéséhez, alapfeladatának ellátása érdekében létrehozza és fejleszti a regionális és külképviseleti hálózatot, az országos Tourinform Iroda-hálózat szakmai irányítója és védjegy tulajdonosa,
•
ellátja a TDM szakmai koordinációs feladatokat,
•
ellátja az Alapító Okiratban meghatározott egyéb feladatokat.
•
(2) A Társaság tevékenységének költségeit a Turisztikai Célelıirányzatból nyújtott vissza nem térítendı támogatások és saját bevételei fedezik.
4
2.
A Társaság testületi szervei, ellenırzése 2.1 A taggyőlés hatáskörében eljáró tulajdonos
(1) A Társaság a gazdasági társaságokról szóló 2006. évi IV. törvény 283. § (1) bekezdése szerint létrejött egyszemélyes részvénytársaság, melynek egyedüli részvényese a Magyar Állam. A Társaság tulajdonosi jogait az MFB Magyar Fejlesztési Bank Zrt. (a továbbiakban Tulajdonos) alapítói határozatok útján gyakorolja.
2.2 Felügyelıbizottság (1) A Társaság felügyelıbizottsága ellenırzi a Társaság mőködését és gazdálkodását a hatályos jogszabályok, az Alapító Okirat és a felügyelıbizottság ügyrendjében foglaltak szerint. (2) A felügyelıbizottság a Társaság éves mérlegét és beszámolóját a tárgyévet követı év február 28. napjáig tárgyalja és javaslataival együtt elfogadásra megküldi a Tulajdonosnak.
2.3 Könyvvizsgáló (1) Az Alapító Okiratban foglaltak szerint megbízott könyvvizsgáló ellenırzi a Társaság számadásainak, számvitelének, vagyonkimutatásainak és az éves mérlegnek a valódiságát és jogszerőségét. Megállapításairól tájékoztatja a vezérigazgatót és a felügyelıbizottságot, a Tulajdonos elé terjeszti az éves beszámolóhoz kötıdı vizsgálati jelentését.
3.
A Társaság vezetése, irányítási rendszere 3.1 Vezetıállású munkakörök
(1) A Társaságnál vezetıállású munkakörnek a vezérigazgató minısül.
3.1.1
Vezérigazgató
(1) A vezérigazgató a Társaság egyszemélyi felelıs vezetıje. (2) Az Alapító Okirat felhatalmazza a vezérigazgatót az igazgatóság jogkörében való eljárásra. (3) A vezérigazgató feladata a Társaság törvényes és belsı szabályzatok szerinti mőködtetése, a mőködés személyi és tárgyi feltételeinek biztosítása, valamint a stratégiai tervezés és
5
operatív irányítás felügyelete az Alapító Okiratban rögzítetteknek és az alapítói határozatoknak megfelelıen. (4) A vezérigazgató feladata a kapcsolattartás a Tulajdonossal és a felügyelıbizottsággal. (5) A nemzetközi szervezetekben a Társaságot a vezérigazgató képviseli.
3.2 Vezetıi munkakörök, feladatuk és felelısségük 3.2.1
Vezetıi munkakörök
(1) Vezetıi munkaköröknek minısülnek az igazgatóságok, irodák, csoportok, a hálózati egységek (külképviseletek és a Regionális Marketing Igazgatóságok) vezetıi.
3.2.2
A vezetıi munkakört ellátók feladatai
(1) Valamennyi vezetı kiemelt feladata megvalósításában való aktív részvétel.
a
Társaság
alapvetı
célkitőzéseinek
(2) A Társaság egyes szervezeti egységeinek vezetıi irányítják és felügyelik a szervezeti egység munkáját, gondoskodnak a hatékony munkaszervezésrıl, a feladatellátásról, az ahhoz szükséges erıforrások tervezésérıl és az azzal való hatékony gazdálkodásról, továbbá a hatáskörükbe tartozó munkafolyamatok rendszeres ellenırzésérıl. Feladatuk kiemelten: •
a vezetett szervezeti egység tevékenységével kapcsolatos célkitőzı, koncepcióalkotó, tervezési, szervezési, irányítási, ellenırzési és értékelési feladatok elvégzése,
•
a vezetett szervezeti egység munkafeltételeinek biztosítása,
•
a szervezet erıforrásaival (anyagi és személyi) való hatékony gazdálkodás, a szervezeti egység mőködési hiányosságainak feltárása, munkamódszerének javítása, fejlıdıképességének biztosítása,
•
a feladatok végrehajtására legalkalmasabb munkamegosztás részfeladatok összehangolása, a mőködés szabályozása,
•
a munkaköri leírások elkészítése, azok aktualizálása, az Emberi Erıforrás Irodával együttmőködve,
•
a beosztottak munkájának minısítése, értékelése teljesítményértékelésrıl szóló belsı szabályozás alapján,
kialakítása,
a
a
vonatkozó,
6
•
a saját és munkatársai szakmai ismereteinek, képzettségének és saját vezetési módszerüknek a fejlesztése.
3.2.3
A vezetıi munkakört ellátók felelıssége
(1) A vezetık felelısek a Társaság szakmai és gazdasági érdekeinek érvényesítéséért, az általuk irányított szervezetek hatás- és feladatkörébe utalt feladatok maradéktalan, szakszerő, hatékony és eredményes ellátásáért, ezen belül kiemelten: •
a szakterületükre vonatkozó jogszabályok, belsı szabályzatok, a szervezeti egység feladatait, mőködését szabályozó elıírások megismertetéséért, betartásáért, betartatásáért,
•
a szervezeti egység részére – a hierarchiában elfoglalt helyétıl függetlenül – biztosított pénzügyi keretükön belüli gazdálkodásért,
•
a munkafegyelem, bizonylati fegyelem, a feladatokra elıírt határidık betartásáért és betartatásáért,
•
az üzleti titok megırzéséért és megıriztetéséért, biztonsági intézkedések betartásáért (üzleti titoknak minısül minden olyan tény, adat, körülmény vagy megoldás melynek titokban tartásához a Társaságnak gazdasági érdeke főzıdik, vagy amit a Társaság ilyennek minısít),
•
a Társaság vagyonának megırzéséért és a rendelkezésre álló vagyon és a pénzügyi források hatékony mőködtetéséért,
•
jó munkahelyi légkör megteremtéséért és fenntartásáért,
•
a szervezeti egységek közötti együttmőködés biztosításáért,
•
a jelenléti ívek ellenırzéséért, a szabadságok kiadásáért, illetve a szabadságok engedélyezéséért,
•
a tőz- munka- és balesetvédelmi elıírások betartásáért és betartatásáért.
3.2.4
Helyettesítés
(1) A vezérigazgató távolléte, vagy tartós akadályoztatása esetén helyettesítésére a vezérigazgató közvetlen irányítása alá tartozó igazgatók valamelyike jogosult a vezérigazgató kijelölése, felhatalmazása alapján. (2) A vezérigazgató és az igazgatók egyidejő távolléte esetére a vezérigazgató az irodavezetık közül egyedi felhatalmazás alapján jelöli ki helyettesét.
7
(3) A Vezérigazgatót helyettesítı a vezérigazgató távollétében, vagy tartós akadályoztatása esetén sem dönthet a vezérigazgató hatáskörébe utalt következı kérdésekben, amennyiben azok az akadályoztatás megszőnéséig halaszthatók: • alapvetı munkáltatói jogok gyakorlása • Üzleti Terv módosítása. (4) A vezetık távollétük esetén önállóan jelölik ki helyettesüket, egyben gondoskodnak arról, hogy a hozzájuk tartozó feladatok maradéktalan ellátása a munkatársak egymás közötti helyettesítésével megoldott legyen. (5) A helyettesítés során a döntéseknél a helyetteseket a helyettesített vezetıvel azonos jogok illetik meg és azonos felelısség terheli (kivételt képeznek az alapvetı munkáltatói jogok).
4.
A Társaság szervezeti felépítése, a szervezeti egységek feladatai 4.1 Szervezeti felépítés
(1) A Társaság szervezeti felépítését a melléklet tartalmazza.
4.2 Szervezeti egységek és feladataik 4.2.1
Vezérigazgatóság
(1) Szervezeti egység vezetıje: vezérigazgató (2) Szervezeti egység feladata: •
a vezérigazgató hatáskörébe tartozó döntések elıkészítése, napi programok koordinálása,
•
a vezérigazgató munkájának támogatása, ezzel összefüggı szakmai, gazdasági, jogi, ellenırzési és adminisztratív feladatok ellátása,
•
kapcsolattartás a tulajdonosi jogokat gyakorló MFB Magyar Fejlesztési Bankkal, Nemzeti Fejlesztési Minisztériummal, a szakmai felügyeletet ellátó Nemzetgazdasági Minisztériummal, parlamenti szakbizottsággal, illetve további szaktárcákkal, társintézményekkel és szakmai szervezetekkel,
•
felügyelıbizottság mőködésével kapcsolatos adminisztratív teendık ellátása,
•
a társaság tevékenységének egységes kommunikációja,
•
emberi erıforrás gazdálkodással kapcsolatos feladatok ellátása.
8
(3) A vezérigazgató közvetlen irányítása alatt a stratégiai igazgató, a marketing igazgató, a gazdasági igazgató, a kongresszusi igazgató, a belföldi igazgató, a nemzetközi igazgató, a szakmai titkár, , a vezérigazgatói titkárságvezetı, a kommunikációs irodavezetı, az emberi erıforrás vezetı, valamint az IT irodavezetı dolgoznak. (4) A jogi tevékenységet és a belsı ellenırzési feladatokat külsı szakértık látják el. (5) Szervezeti egységei: •
Kommunikációs Iroda,
•
Emberi erıforrás Iroda,
•
IT Iroda.
4.2.1.1
Kommunikációs Iroda
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: vezérigazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: kommunikációs irodavezetı (3) Szervezeti egység feladata: •
elızetesen kidolgozott éves kommunikációs terv alapján, valamint az egyes szakterületek vezetıivel egyeztetve a társaság tevékenységének egységes kommunikációja,
•
a társaság által ellátott és koordinált feladatokról a magyar lakosság, valamint a gazdasági szaksajtó és a turisztikai szakma felé történı tájékoztatás a hazai turisztikai kínálat megismertetése és a belföldi turizmus presztízsének további növelése érdekében.
4.2.1.2
Emberi Erıforrás Iroda
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: vezérigazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: emberi erıforrás vezetı (3) Szervezeti egység feladata: •
biztosítja a társaság céljainak megvalósításához elengedhetetlen személyi feltételeket, a szakképzett munkaerıt,
•
elıkészíti a létszám- és bérgazdálkodással, javadalmazási rendszerrel kapcsolatos döntéseket,
•
az emberi erıforrások fejlesztése érdekében képzési és oktatási programokat szervez és adminisztrál,
9
•
fejleszti és mőködteti a teljesítményértékelési rendszert,
•
mőködteti a gyakornoki programot.
4.2.1.3
IT Iroda
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: vezérigazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: IT irodavezetı (3) Szervezeti egység feladata: •
informatikai eszközök (hardware, software) beszerzése, üzemeltetése, fejlesztések irányítása a központban és a teljes hálózatban,
•
informatikai adatvédelmi és kezelési rendszer mőködtetése,
•
informatikai folyamatok leszabályozása és felügyelete,
•
rendszergazda feladatok ellátása,
•
az intranet és a Társaság honlapja közérdekő részének tartalmi és mőszaki karbantartása.
4.2.2
Igazgatóságok
(1) A Társaság szakmai területeit öt igazgatóság irányítja: •
Magyar Kongresszusi Igazgatóság
•
Marketing Igazgatóság
•
Belföldi Igazgatóság
•
Nemzetközi Értékesítés Ösztönzés Igazgatóság
•
Gazdasági Igazgatóság
4.2.3
Magyar Kongresszusi Igazgatóság
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: vezérigazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: kongresszusi igazgató (3) Szervezeti egység feladata: •
népszerősíteni hazánk konferenciaturisztikai adottságait, helyszíneit kül- és belföldön egyaránt, 10
•
a nemzetközi szakmát érintı jelentıs vásárok, workshopok, study tourok megszervezése, azokon való részvétel,
•
az üzleti lehetıségek aktív felkutatása,
•
nemzetközi szervezetekkel való kapcsolattartás és a szakma képviselete,
•
az érdeklıdık és a piaci szereplık folyamatos informálása, az adatgyőjtés és -kezelés, promóciós anyagok készítése.
(4) A kongresszusi igazgató közvetlen irányítása alatt a projektkoordinátorok, a projektmenedzser és a senior projektmenedzserek dolgoznak.
4.2.4
Marketing Igazgatóság
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: vezérigazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: marketing igazgató (3) Szervezeti egység feladata: •
a marketing stratégia megvalósítása, akciótervre való lebontása és eszközrendszerének kidolgozása az arculati elemekben, a hazai és külföldi marketingkommunikációban, valamint a termék- és szolgáltatásfejlesztésben,
•
marketingkommunikációs terv készítése a marketing és kereskedelmi stratégia alapján a külföldi és a magyar piacra vonatkozóan, a marketing kommunikációs terv akciótervekre való lebontása, megvalósítása,
•
a marketing költségkeret piacokra és projektekre való leosztása, a költségkeretek betartása,
•
a társaság promóciós, arculat kommunikációs, fogyasztói és szakmai marketing tevékenységének tervezése a piaci sajátosságok figyelembe vételével,
•
a szakmai tevékenység, marketingkommunikáció és stratégia meghatározásához szükséges kutatások meghatározása, végzése és koordinálása,
•
a termékmenedzsment alapját szolgáló folyamatos piackutatások, konkurenciaanalízis elkészítése,
•
együttmőködés hazai és nemzetközi szakmai szervezetekkel,
•
saját akciók és kampányok hatékonyságmérése,
•
a társaság weboldalainak arculati kialakítása és a szakmai tartalom folyamatos karbantartása,
•
stratégiai partnerek felkutatása, folyamatos kapcsolattartás, kampányok koordinálása, közös megjelenések, akciók kidolgozása és véghezvitele.
(5) A marketing igazgató közvetlen irányítása alatt igazgatói asszisztens, projektmenedzser, senior projektmenedzser, a kiállításszervezési irodavezetı, a marketingkommunikációs 11
irodavezetı, a kutatási irodavezetı, az e-marketing irodavezetı és a termékmenedzsment irodavezetı dolgoznak. (6) A Marketing Igazgatóság szervezeti egységei: •
Kiállítás Szervezési Iroda
•
Marketing Kommunikációs Iroda
•
Termékmenedzsment Iroda
•
E-marketing Iroda
•
Kutatási Iroda
4.2.4.1
Kiállítás Szervezési Iroda
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: marketing igazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: kiállítás szervezési irodavezetı (3) Szervezeti egység feladata: •
bel- és külföldi szakmai vásárokon való megjelenés koncepciójának meghatározása,
•
a kiállítások teljes körő tervezése és lebonyolítása,
•
a kiállításokon résztvevı szolgáltatókon keresztül a kitőzött árbevétel elérése.
4.2.4.2
Marketing Kommunikációs Iroda
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: marketing igazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: marketing kommunikációs irodavezetı (3) Szervezeti egység feladata: •
kampányokhoz kapcsolódó média tervek elkészítése,
•
a médiával való kapcsolattartás és az egyes kommunikációs csatornákban szereplı programajánlókhoz a szakmai és tartalmi elemek koordinációja és az ezzel kapcsolatos tevékenység ellátása,
•
belföldi és külföldi marketing kommunikációs kampányok tervezése és lebonyolítása, valamint az arculattal kapcsolatos szakmai feladatok ellátása,
•
BTL (Below The Line) tevékenység ellátása,
•
nyomtatott kiadványok és reklámanyagok elkészítése,
12
•
a marketing feladatok ellátáshoz kapcsolódó logisztikai feladatok ellátása,
•
kampányokkal és programokkal kapcsolatos call center tevékenység végzése.
(4) A marketing feladatok ellátáshoz kapcsolódó logisztikai feladatokat az Irodához tartozó Logisztikai Csoport látja el.
4.2.4.2.1. Logisztikai csoport (1) Felettes szervezeti egység vezetıje: marketing kommunikációs irodavezetı (2) Szervezeti egység vezetıje: logisztikai csoportvezetı (3) Szervezeti egység feladata: •
marketing anyagok, kiadványok tárolása, raktárnyilvántartás vezetése, a kiadványok Regionális Marketing Igazgatóságokra való eljuttatása,
•
elektronikus marketing anyagok kezelése,
•
a Társaság irattári anyagainak kezelése,
•
bérszállítás, bérraktározás.
4.2.4.3
Termékmenedzsment Iroda
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: marketing igazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: termékmenedzsment irodavezetı (3) Szervezeti egység feladata: •
turisztikai termékfeladatok ellátása: kultúra, kiemelt rendezvények, víz-, bor- és gasztronómiai turizmus, falusi/öko turizmus, vadászat, horgászat, kemping, golf, kerékpár, egészség és aktív turizmus területén,
•
Budapest és a Balaton, mint önálló kiemelt termékekkel kapcsolatos termékfejlesztés és termékfeladatok ellátása.
4.2.4.4
E-marketing Iroda
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: marketing igazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: e-marketing irodavezetı (3) Szervezeti egység feladata:
13
•
webfejlesztési és webintegrálási projektek végrehajtása, tartalomfrissítés,
•
a video- és képgaléria teljes körő felügyelete, menedzselése, a meglévı filmek vágása.
(4) Az Irodához kapcsolódik a Contact Center mőködésének irányítása.
4.2.4.4.1 Contact Center (1) Felettes szervezeti egység vezetıje: e-marketing irodavezetı (2) Szervezeti egység vezetıje: e-marketing irodavezetı (3) Szervezeti egység feladatai: •
a telefonon és írásban érdeklıdı külföldi és belföldi turisták magas színvonalú kiszolgálása turisztikai információkkal, magyar és idegen nyelveken,
•
Police Inform szolgáltatás: a rendırség és a turisták közötti kommunikáció bonyolítása
•
a NETA adatbázisának karbantartása, bıvítése, adatainak hitelesítése, valamint a Tourinform Irodák adattöltési oktatásának évente min. 2 alkalommal szervezése és lebonyolítása,
•
NETA
4.2.4.5
help-desk
szolgáltatás
nyújtása
a
Tourinform-irodáknak.
Kutatási Iroda
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: marketing igazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: kutatási irodavezetı (3) Szervezeti egység feladata: •
saját elsıdleges kutatások végzése, másodlagos adatok győjtése és elemzése, az eredmények feldolgozása,
•
kapcsolatépítés
és
együttmőködés
a
hazai
és
nemzetközi
szakmai
szövetségekkel/szervezetekkel, szolgáltatókkal, turisztikai oktatási intézményekkel és kutatóintézetekkel, •
kiemelt
kampányok
és
marketingakciók
hatékonyságának
mérése,
a
hatékonyságmérési adatok értékelése, a Társaság egész mőködésére vonatkozó hatékonyságmérési adatok feldolgozása, értékelése,
14
•
hazai és külföldi elsıdleges felmérések és kutatások megrendelése, a kutatások koordinálása, az eredmények feldolgozása,
4.2.5
Belföldi Igazgatóság
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: vezérigazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: belföldi igazgató (3) Szervezeti egység feladata: •
regionális koordináció, azaz a Társaság saját hálózataként mőködı Regionális Marketing Igazgatóságok irányítása, marketing munkájuk koordinálása, a regionális marketing munka segítése a regionális és az országos turisztikai marketing összehangolásával, a belföldi turizmus ösztönzése érdekében,
•
a nem saját, szekunder (Tourinform iroda hálózata) és tercier (TDM szervezetek) területek koordinációja keretében: o Tourinform Iroda-hálózat szakmai irányítása és a védjegy tulajdonosi feladatok ellátása, o TDM szakmai koordinációs feladatok ellátása,
•
a minıségi díjakkal kapcsolatos feladatok menedzselése.
(4) A belföldi igazgató közvetlen irányítása alatt régiós referensek, Tourinform koordinátor, TDM koordinátor és regionális marketing igazgatók dolgoznak. (5) A Belföldi Igazgatóság szervezeti egységei: Regionális Marketing Igazgatóságok
4.2.5.1
Regionális Marketing Igazgatóságok
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: belföldi igazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: regionális marketing igazgató (3) Szervezeti egység feladata: •
a regionális identitás növelése, a belföldi turisztikai kínálat ismertté tétele,
•
a régiós szolgáltatók ösztönzése a minıségi turisztikai termékek kialakítására és szintentartására,
•
a régiós szolgáltatók versenysemleges piacra juttatása és piacon tartása. 15
4.2.6
Nemzetközi Értékesítés Ösztönzés Igazgatóság
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: vezérigazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: nemzetközi értékesítés ösztönzés igazgató (3) Szervezeti egység feladata: •
a külképviseleti hálózat munkájának koordinálása és irányítása,
•
a Társaság munkavállalóinak utaztatásával kapcsolatos feladatainak koordinálása,
•
a Társaság stratégiai döntéseinek külpiacokon való megvalósítása a külképviseleti hálózat segítségével,
•
marketing akciókkal ösztönzi a Magyarországra történı beutazást.
(4) A nemzetközi értékesítés ösztönzés igazgató közvetlen irányítása alatt külképviseleti referensek, a turisztikai árualapfejlesztési irodavezetı, külképviselet vezetık, utaztatási referens, valamint piacfejlesztési menedzserek dolgoznak. (5) A Nemzetközi Értékesítés Ösztönzés Igazgatóság szervezeti egységei: •
Turisztikai Árualap Fejlesztési Iroda
•
Külképviseleti koordináció
•
Külképviseletek
•
Piacfejlesztési Iroda
4.2.6.1
Turisztikai Árualap Fejlesztési Iroda
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: nemzetközi értékesítés ösztönzési igazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: turisztikai árualap fejlesztési irodavezetı (3) Szervezeti egység feladata: •
értékesítés ösztönzı study tourokat szervez és bonyolít, a study tourok nyomán született cikkeket és elektronikus megjelenéseket összegyőjti, és adatbázist képez belıle,
•
a piaci szereplıket bevonja az értékesítést és desztináció promóciót elısegítı study tourok megszervezésébe, erre együttmőködéseket dolgoz ki.
16
4.2.6.2
Külképviseleti koordináció
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: nemzetközi értékesítés ösztönzési igazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: nemzetközi értékesítés ösztönzési igazgató (3) Szervezeti egység feladata: •
a külképviseletek által készített marketingterv összehangolása a Magyar Turizmus Zrt. marketingtervével,
•
havi marketing jelentések és negyedéves trendriportok összegzése – kiértékelése, a központi igazgatóságok tájékoztatása,
•
a külföldi piac és a magyarországi szolgáltatók között információáramlás biztosítása és mőködtetése,
•
Társintézményekkel és szakmai szervezetekkel való kapcsolattartás, részükre a külképviseleti munkával illetve a változásokkal kapcsolatos információk megküldése, a közösen szervezett marketing akciók összehangolása és szerzıdéseinek elıkészítése, annak lebonyolítása,
•
a külképviseletek munkájának koordinálása, mőködési feltételeinek biztosítása.
4.2.6.3
Külképviseletek
(3) Felettes szervezeti egység vezetıje: nemzetközi értékesítés ösztönzés igazgató (3) Szervezeti egység vezetıje: külképviselet vezetı (3) Szervezeti egység feladata: •
PR tevékenység a képviselet adott piacán,
•
a képviselet külpiaci (adott piacon tevékenykedı), a magyarországi beutazásban érdekelt szereplıkkel való üzleti kapcsolattartás, új értékesítési csatornák és piaci szereplık felkutatása,
•
az adott piacon tevékenykedı más országok képviseleteivel való kapcsolattartás, együttmőködések kialakítása országok közötti, esetleg régiós szinten,
•
Magyarországról, a szolgáltatóktól érkezı kérések végrehajtása, az együttmőködések, az adott piacon való szolgáltatói jelenlét hatékony megszervezése, javaslattétel,
•
sales és státusz riportok készítése.
17
4.2.6.4
Piacfejlesztési Iroda
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: nemzetközi értékesítés ösztönzés igazgató (2) A szervezeti egységben tevékenykedık felettese a nemzetközi értékesítés ösztönzı igazgató. (3) Szervezeti egység feladata: • jelenlét biztosítása a képviselettel nem rendelkezı, de potenciálisan piacot jelentı országokban, adott piacon ellátva a képviseletekkel megegyezı feladatokat:
4.2.7
o
PR tevékenység az adott piacon,
o
adott piacon tevékenykedı, a magyarországi beutazásban érdekelt szereplıkkel való üzleti kapcsolattartás, új értékesítési csatornák és piaci szereplık felkutatása,
o
az adott piacon tevékenykedı más országok képviseleteivel való kapcsolattartás, együttmőködések kialakítása országok közötti, esetleg régiós szinten,
o
a hazai szolgáltatóktól érkezı kérések végrehajtása, az együttmőködések, az adott piacon való szolgáltatói jelenlét hatékony megszervezése, javaslattétel,
o
sales és státusz riportok készítése.
Gazdasági Igazgatóság
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: vezérigazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: gazdasági igazgató (3) Szervezeti egység feladata: •
a Társaság számviteli, pénzügyi, adózási, bérszámfejtési, egyéb gazdasági és gazdálkodási feladatainak irányítása és ellátása,
•
a központ és hálózat üzemeltetési feladatainak irányítása és ellátása,
•
közbeszerzések koordinálása.
(4) A gazdasági igazgató közvetlen irányítás alatt közbeszerzési referens, gazdasági irodavezetı és az üzemeltetési munkatársak dolgoznak. (5) A Gazdasági Igazgatóság szervezeti egységei: •
Gazdasági Iroda
•
Létesítmény Üzemeltetési Iroda
18
4.2.7.1
Gazdasági Iroda
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: gazdasági igazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: gazdasági irodavezetı (3) Szervezeti egység feladata: •
gazdálkodás a Társaság tárgyi- és pénzügyi eszközeivel,
•
a gazdasági folyamatokhoz kapcsolódó számviteli, adózási, pénzügyi feladatok elvégzése,
•
a kötelezettségvállalások és pénzügyi teljesítésük nyomon követése, kontrolling tevékenység,
•
bérelszámolási feladatok ellátása.
(4) A Gazdasági Iroda szervezeti egységei: •
Pénzügyi csoport
•
Kontrolling csoport
•
Számviteli csoport
•
Bérszámfejtési csoport
4.2.7.1.1 Pénzügyi csoport (1) Felettes szervezeti egység vezetıje: gazdasági irodavezetı (2) Szervezeti egységben tevékenykedı pénzügyi munkatársak felettese a gazdasági iroda vezetıje. (3) Szervezeti egység feladata: •
beérkezı számlák iktatása, teljesítésigazolásra kiadása, utalások,
•
vevıszámlázás, kintlévıségek kezelése,
•
forint fıpénztár és valutapénztár kezelése, kiküldetések elszámolása,
•
banki kapcsolattartás, likviditáskezelés, banki lekötések.
4.2.7.1.2 Kontrolling csoport
19
(1) Felettes szervezeti egység vezetıje: gazdasági irodavezetı (2) Szervezeti egységben tevékenykedı kontrollerek felettese a gazdasági iroda vezetıje. (3) Szervezeti egység feladata: •
kötelezettségvállalások nyilvántartása,
•
szerzıdés-nyilvántartás,
•
tervezés, elemzés,
•
vezetıi információs rendszer mőködtetése,
•
naprakész elszámolás a támogatási keretek és a saját bevételek felhasználásáról.
4.2.7.1.3 Számviteli csoport (1) Felettes szervezeti egység vezetıje: gazdasági irodavezetı (2) Szervezeti egység vezetıje: fıkönyvelı (3) Szervezeti egység feladata: •
könyvelési feladatok ellátása, havi és negyedéves zárlati munkák elvégzése, mérlegek és éves beszámoló készítése,
•
adózási feladatok ellátása (kivéve személyi jövedelemadó),
•
statisztikai és egyéb adatszolgáltatások teljesítése.
4.2.7.1.4 Bérszámfejtési csoport (1) Felettes szervezeti egység vezetıje: gazdasági irodavezetı (2) Szervezeti egységben tevékenykedı bér és-TB számfejtı munkatársak felettese a gazdasági iroda vezetıje.
(3) Szervezeti egység feladata: •
illetmények és egyéb juttatások számfejtése,
•
társadalombiztosítási kifizetések,
•
a Társaság személyi jövedelemadózással kapcsolatos feladatainak ellátása,
nyilvántartások
vezetése,
táppénzek
elszámolása,
gyed
20
•
statisztikai és egyéb adatszolgáltatások teljesítése.
4.2.7.1.5 Létesítményüzemeltetési Iroda (1) Felettes szervezeti egység vezetıje: gazdasági igazgató (2) Szervezeti egység vezetıje: üzemeltetési irodavezetı (3) Szervezeti egység feladata: •
a központ, a külképviseletek, és a Regionális Marketing Igazgatóságok teljes körő üzemeltetési feladatainak koordinálása és ellátása, ennek keretében: o az üzemi eszközök beszerzése, o
ingatlangazdálkodás,
o telekommunikációs rendszerek koordinációs és üzemeltetési feladatainak ellátása, o céges gépkocsipark üzemeltetésének felügyelete, o nyilvántartások vezetése, o központi postázás, futárszolgálat intézése, o takarítás- és költözés felügyelete.
Munkakörök (1) Az egyes szervezeti egységeken belül, az igazgató szint alatt a munkaköröket a vezérigazgató belsı szabályzatban rögzítve határozza meg.
5.
A Társaság mőködése 5.1 Képviselet, cégjegyzés, aláírási jogkörök
(1) A Társaság cégszerő képviseletére jogosultakat a Társaság Alapító Okirata, az aláírási jogköröket a vezérigazgató által hatályba léptetett belsı szabályzat határozza meg.
5.2 Kötelezettség vállalások rendje
21
(1) Kötelezettségvállalásnak minısül a Társaság nevében tett minden olyan anyagi következménnyel járó jognyilatkozat, intézkedés, amely a Társaság terhére fizetési, szolgáltatási kötelezettségekkel jár. Jellemzı megjelenési formái: szerzıdés, megrendelés, készpénzes vásárlás, cégszerő levelezés. (2) A Társaság vezérigazgatója: • önállóan írhat alá kötelezettségvállalásokat bruttó 100 millió Ft értékhatárig, • a bruttó 100 millió Ft értékhatárt meghaladó, bruttó 300 millió Ft-ot elérı kötelezettségvállalásnál a felügyelıbizottság elızetes jóváhagyása szükséges, • a bruttó 300 millió Ft értékhatárt meghaladó kötelezettségvállalás esetében a Tulajdonos elızetes jóváhagyása szükséges, • közbeszerzési eljárás során kötendı szerzıdések aláírására egyedül a vezérigazgató jogosult a következık szerint: o önállóan írhat alá közbeszerzési eljárás során kötendı szerzıdést bruttó 100 millió Ft értékhatárig, o a bruttó 100 millió Ft értékhatárt meghaladó, bruttó 300 millió Ft-ot elérı közbeszerzés során kötendı szerzıdések aláírásához a felügyelıbizottság elızetes jóváhagyása szükséges, o a bruttó 300 millió Ft értékhatárt meghaladó közbeszerzési eljárás során kötendı szerzıdés esetében a Tulajdonos elızetes jóváhagyása szükséges. (3) A 100 millió Ft értékhatár alatti, nem közbeszerzési eljárású kötelezettségvállalások esetében a vezérigazgató e jogkörét belsı szabályzatban rögzítettek szerint átruházhatja a Társaság munkavállalóira.
5.3 A Társaság belsı szabályzatai, szabályozási eszközei (1) A Társaság mőködését az alábbi belsı szabályzatok és szabályozó eszközök határozzák meg: • Alapítói határozatok, • felügyelıbizottság határozatai • Szervezeti és Mőködési Szabályzat, • vezérigazgató által hatályba léptetett szabályzatok, • vezérigazgató által kiadott utasítás, körlevél, intézkedés, • igazgatók által hatályba léptetett utasítások, • szakmai területek vezetıi által kiadott körlevelek.
22
A fenti felsorolás sorrendje irányadó az egyes szabályozó eszközök egymáshoz viszonyított hierarchiáját tekintve, akként, hogy az elıbb felsorolt szabályozó eszköz magasabb szintőnek számít, mint az utóbb felsorolt. (2) A magasabb szintő szabályozási eszközzel ellentétes intézkedés, utasítás, egyéb szabályozás semmis. (3) A Társaság feladatait a felügyelıbizottság elızetes jóváhagyását követıen a vezérigazgató által elfogadott Üzleti Tervben meghatározott pénzügyi keretek figyelembe vételével látja el azzal a kitétellel, hogy a támogatási szerzıdésben foglaltak alapvetıen irányadóak.
5.4 Utalványozási jogkörök (1) Az utalványozás a Társaság pénzeszközei (készpénz, számlapénz) feletti rendelkezési jogot jelenti. (2) Utalványozásra a vezérigazgató önállóan jogosult. (3) A kötelezettségek teljesítésébıl eredı kifizetések (átutalások és pénztári) teljesítésére a vezérigazgató által arra felhatalmazott munkatársak jogosultak.
5.5 Utasítási jog (1) A szervezeti egységek vezetıi utasítási joggal csak a függelmi rendszernek megfelelıen rendelkeznek. A funkcionális kapcsolatból utasítási jog nem következik. (2) A Társaság egészére kiterjedı, valamennyi egységeit jogkövetkezményeket eredményez, csak írásbeli utasítás lehet.
érintı
utasítás,
mely
5.6 Munkáltatói jogok gyakorlása (1) A munkáltatói jogok gyakorlása (az alapvetı munkáltatói jogok kivételével) igazodik a Társaság szervezeti felépítése szerinti függelmi rendszerhez, a vezetık hatásköréhez és felelısségéhez. (2) A Tulajdonos hatáskörébe tartozik a Társaság munkaszervezetét irányító vezérigazgatóval való munkaviszony létesítése, munkaviszonyának megszüntetése, díjazásának megállapítása. (3) A vezérigazgató gyakorolja az alapvetı munkáltatói jogokat a Társaság valamennyi dolgozója felett. Alapvetı munkáltatói jogok: • a munkaviszony létesítése, • a munkaviszony megszüntetése, 23
• • •
személyi alapbér és ösztönzı rendszer megállapítása, kártérítési felelısség megállapítása, munkaszerzıdés módosítása, Társaságon belüli áthelyezés.
A beosztott dolgozók személyi alapbérének megállapítása, a kártérítési felelısségre vonás, illetve a munkaviszony módosítása esetében, a vezérigazgató a jogkörét az illetékes igazgató elıterjesztése alapján gyakorolja. A közvetlen vezetı a fentiekkel kapcsolatban jogosult a javaslattételre (4) A vezérigazgató az egyéb munkáltatói jogok gyakorlására vonatkozó jogosultságot maga gyakorolja a felé közvetlen jelentési kötelezettséggel tartozó beosztottak vonatkozásában. Ugyanezen jogokat az igazgatóságokon dolgozó munkavállalók esetében az igazgatók gyakorolják. Egyéb munkáltatói jogok: • munkaidı-beosztás és az ezzel kapcsolatos valamennyi kérdés, • feladat-meghatározás, • munkavégzéssel kapcsolatos ellenırzés, beszámoltatás. (5) A fizetés nélküli szabadságot minden esetben a vezérigazgató engedélyezheti a Társaság valamennyi munkavállalójával kapcsolatosan. (6) A Társasággal nem kerülhet munkavállalói kapcsolatba olyan személy, akinek a Társaságnál vezetıi vagy vagyonkezelıi munkakörben dolgozó házastársa, egyenes ági rokona, örökbefogadott, mostoha- és nevelt gyermeke, valamint testvére; élettársa, egyenes ági rokona házastársa, jegyese, házastársa egyenes ági rokona és testvére, valamint testvére házastársa dolgozik, ha ezáltal egymással alá- fölérendeltségi, vagy elszámolási viszonyba kerülnének.
5.7 Munkavégzés általános szabályai (1) A munkavállalók munkaköri feladatait a munkaszerzıdés mellékletét képezı munkaköri leírás határozza meg. (2) A munkavállalók kötelezettsége: •
a munkakörük ellátásához szükséges jogszabályok és elıírások megismerése, a munkavégzés során maradéktalan alkalmazása, munkaköri feladataik ellátása során a jogszabályok elıírásainak maradéktalan betartása,
•
munkahelyi vezetı által részükre meghatározott feladatok maradéktalan elvégzése, lelkiismeretes, hatékony, gyors és szakszerő ügyintézés, a feladatoknak az elıírt határidıre, elvárt minıségben való végrehajtása, a napi munkaidı teljes mértékő kihasználása, a határidık maradéktalan betartása,
•
a Társaság tulajdona védelmével kapcsolatos elıírások maradéktalan betartása,
•
a munkarend, a munka- és bizonylati fegyelem betartása,
24
•
a munka- és tőzvédelmi, továbbá balesetvédelmi és egyéb biztonsági elıírások és berendezések megismerése, a szabályok betartása, idıszakos oktatásokon és vizsgákon való részvétel,
•
szakmai felkészültségük folyamatos fejlesztése,
•
a jogszabályokkal ellentétes, a Társaság érdekét sértı intézkedések ellen észrevétel benyújtása,
•
az üzleti titok megtartása, tartózkodás minden olyan magatartástól, nyilatkozattól, tény, adat vagy körülmény közlésétıl, amely a Társaság jogos szakmai és/vagy gazdasági érdekeit vagy jó hírnevét sérti vagy veszélyezteti,
•
a munkavégzés során észlelt hiányosságok feltárása.
5.8 Munkakör átadás-átvétel (1) Személyi vagy szervezeti változás esetén a vezetıi és az érdemi ügyintézıi munkaköröket jegyzıkönyv készítésével kell átadni az új vezetınek, illetıleg az új érdemi ügyintézınek vagy ennek akadálya esetén a vezérigazgató által kijelölt személynek. (2) A nem vezetı munkakör átadás-átvételi eljárás szerinti átvételétıl a közvetlen vezetı eltekinthet.
6.
Hatályba lépés
Jelen egységes szerkezető Szervezeti és Mőködési Szabályzat 2012. január 19-én lép hatályba, amelyet a Társaság felügyelıbizottsága a 2011. december 14-i ülésén jóváhagyott. Budapest, 2012. január 19.
25
7.
Mellékletek
A szervezeti felépítés ábrája
26
A Magyar Turizmus Zrt. szervezeti felépítése
melléklet
