Kwaliteitsvolle formulieren bij de lokale besturen

Kwaliteitsvolle formulieren bij de lokale besturen Een toepassing van reguleringsmanagement in Vlaanderen Dienst Wetsmatiging - Departement Bestuurszaken

Kwaliteitsvolle formulieren bij de lokale besturen Een toepassing van reguleringsmanagement in Vlaanderen

Dienst Wetsmatiging - Departement Bestuurszaken

Kwaliteitsvolle formulieren bij de lokale besturen. Een toepassing van reguleringsmanagement in Vlaanderen. D/2006/3241/248

Inhoud Inleiding......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 4 Leeswijzer................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 5 1 HET OPSTELLEN EN EVALUEREN VAN KWALITEITSVOLLE FORMULIEREN .............................................................................. 7 1 Doelstellingen .............................................................................................................................................................................................................................................................................................. 8 2 Definitie ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 8 3 Verdere uitwerking van de definitie van een formulier ...................................................................................................................................................... 10 4 Structuur van een formulier ............................................................................................................................................................................................................................................ 13 5 Tips ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 14 6 Juridische bepalingen in het formulier ............................................................................................................................................................................................................. 19 7 Hulpinstrumenten ............................................................................................................................................................................................................................................................................. 20 8 Uitdagingen voor de lokale besturen ............................................................................................................................................................................................................... 23 2 ADMINISTRATIEVE LASTENVERMINDERING DOOR GOEDE FORMULIEREN ...................................................................... 25 1 Doelstellingen .......................................................................................................................................................................................................................................................................................... 26 2 Definitie ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 26 3 Tips ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 29 4 Hulpinstrumenten ............................................................................................................................................................................................................................................................................. 30 5 Uitdagingen voor lokale besturen .......................................................................................................................................................................................................................... 32 3 FORMULIERENBEHEER ..................................................................................................................................................................................................................................................................... 33 1 Doelstellingen .......................................................................................................................................................................................................................................................................................... 34 2 Definitie ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 34 3 Knelpunten ................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 37 4 Hulpinstrumenten ............................................................................................................................................................................................................................................................................. 38 5 Uitdagingen voor de lokale besturen ............................................................................................................................................................................................................... 39 4 DE ONTWIKKELING VAN EEN DIGITAAL LOKET ...................................................................................................................................................................... 41 1 Doelstellingen .......................................................................................................................................................................................................................................................................................... 42 2 Definitie ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 42 3 Tips ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 50 4 Hulpinstrumenten ............................................................................................................................................................................................................................................................................. 51 5 Uitdagingen voor de lokale besturen ............................................................................................................................................................................................................... 52 5 AANBEVELINGEN VOOR DE LOKALE BESTUREN - SYNTHESE

...................................................................................................................... 53

6 BIJLAGEN .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 58 1 Goede voorbeelden ..................................................................................................................................................................................................................................................................... 59 2 Lexicon ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 70 3. Juridische memo met betrekking tot openbaarheid van bestuur ..................................................................................................................... 71 7.

OVERZICHT ILLUSTRATIES .................................................................................................................................................................................................................................................... 83 1. Overzicht kaders ............................................................................................................................................................................................................................................................................... 84 2. Overzicht figuren ........................................................................................................................................................................................................................................................................... 84 3. Overzicht hulpinstrumenten .......................................................................................................................................................................................................................................... 84

.

Inleiding Reguleringsmanagement De Dienst Wetsmatiging heeft een project uitgevoerd dat tot doel had het reguleringsmanagement binnen gemeenten en provincies in Vlaanderen verder uit te bouwen. Hierbij werden onder meer Vlaamse methoden voor reguleringsmanagement geïntroduceerd. Reguleringsmanagement heeft als doel administratieve vereenvoudiging te realiseren en de kwaliteit van regelgeving te verbeteren. Het komt tegemoet aan de behoeften van zowel burgers als ondernemingen. De lokale besturen spelen daarbij een cruciale rol, omdat ze het dichtst bij de bevolking staan. Deze publicatie richt zich in het bijzonder op de mogelijkheden waarover lokale besturen beschikken om administratieve vereenvoudiging te realiseren door middel van formulierenbeheer. Ze is het resultaat van een project waarbij de aandacht ging naar vier domeinen: 1. het opstellen en evalueren van kwaliteitsvolle formulieren; 2. het realiseren van administratieve lastenvermindering door kwaliteitsvolle formulieren; 3. het versterken van het formulierenbeheer; 4. het verder uitbouwen van een digitaal loket (webformulieren). Die vier domeinen worden in deze publicatie gedetailleerd besproken. De publicatie heeft als doel aanbevelingen op maat van lokale besturen aan te reiken zodat ze administratieve vereenvoudiging kunnen realiseren door middel van een versterkt formulierenbeheer. Alle facetten van het formulierbeheer die van belang zijn voor lokale besturen, komen erin aan bod. De publicatie vloeit voort uit zes proefprojecten in Balen, Knokke-Heist, Sint-Katelijne-Waver, Vilvoorde, Willebroek en het provinciebestuur Limburg. Door een grote betrokkenheid vanuit de praktijk was het mogelijk om op de concrete ervaringen van lokale besturen voort te bouwen.

Andere publicaties over kwaliteitsvolle formulieren U kunt deze publicatie het best samen met twee andere publicaties lezen: - de Formulierenleidraad, die de Cel Taaladvies van de Vlaamse overheid heeft opgesteld; - de Checklist formulieren die de Dienst Wetsmatiging als aanvulling op de Formulierenleidraad heeft gepubliceerd. Met behulp van de Checklist formulieren kunt u beoordelen welke formulieren beter afgeschaft kunnen worden of kunt u formulieren opstellen met een minimum aan administratieve lasten. Beide publicaties hebben als doel de kwaliteit van de formulieren en het formulierenbeheer binnen overheidsinstellingen te verbeteren. Een goede kennis van beide publicaties vormt een stevige basis voor de lectuur van dit rapport.

.

kader 1

B e s c h r i j v i n g v a n d e F o r m u l i e r e n l e idraad en de Checklist formulieren Formulierenleidraad Deze leidraad van de cel Taaladvies is een volledige handleiding voor de ontwerpers van papieren en elektronische formulieren, met gedetailleerde richtlijnen voor: - de opbouw en structuur van formulieren; - de inhoud van formulieren; - de vormgeving van formulieren; - het beheer van formulieren. Die richtlijnen zijn in grote mate voortgekomen uit de praktijkervaring die de cel Taaladvies heeft opgebouwd bij de revisie van formulieren van de Vlaamse overheid. Checklist formulieren Deze checklist vormt een aanvulling op de Formulierenleidraad, met de belangrijkste aandachtspunten voor administratieve lastenverlaging door goede formulieren. Hij bestaat uit twee delen: - een checklist voor de opmaak van formulieren; - een checklist voor het beheer van formulieren. U kunt de publicaties downloaden op de website van de Dienst Wetsmatiging: www.vlaanderen.be/wetsmatiging.be

Sommige termen in deze publicatie zijn cursief gedrukt: u vindt een verklaring van die woorden in het lexicon op pagina 70.

Leeswijzer Inhoud van deze publicatie Hoofdstuk 1: Het opstellen en evalueren van kwaliteitsvolle formulieren Hoe kunt u een nieuw formulier opstellen of een bestaand formulier herwerken? Via concrete tips leert u hoe u de opmaak van een formulier kunt verbeteren. Hoofdstuk 2: Het realiseren van administratieve lastenvermindering via . kwaliteitsvolle formulieren Hoe kunt u de administratieve lasten door een formulier verminderen? U krijgt een toelichting over het begrip administratieve lasten en over de methode Meten is weten. Een goed inzicht in die methode is noodzakelijk om formulieren op te stellen die zo weinig mogelijk administratieve lasten voor burgers of ondernemingen meebrengen.

.

Hoofdstuk 3: Het versterken van het formulierenbeheer Wat zijn de voordelen van een geprofessionaliseerd formulierenbeheer bij de lokale besturen? Een lokaal bestuur beschikt over tientallen formulieren waarvan de oorsprong en het gebruik sterk kunnen verschillen. Voor een goed formulierenbeheer is onder meer het aanstellen van een formulierencoördinator en het uitwerken van een formulierencatalogus noodzakelijk. Hoofdstuk 4: Het verder uitbouwen van het digitaal loket Wat zijn de mogelijkheden van een digitaal loket en voor welke andere technische uitdagingen staan de lokale besturen. De meeste lokale besturen beschikken over een website. Steeds meer lokale besturen bieden formulieren via hun website. Het is belangrijk dat ze de mogelijkheden van zo’n digitaal loket verder uitbouwen en vormgeven. Hoofdstuk 5: Aanbevelingen voor lokale besturen Het laatste hoofdstuk van deze publicatie bevat een synthese van alle aanbevelingen die in de eerste vier hoofdstukken zijn opgenomen. Die aanbevelingen zijn een uitnodiging voor lokale besturen om werk te maken van een krachtig formulierenbeheer en op die manier een administratieve vereenvoudiging te realiseren. Aan het einde van elk hoofdstuk worden concrete hulpinstrumenten op maat van lokale besturen aangeboden, aan de hand waarvan ze hun formulieren verder kunnen verbeteren.

Meer informatie? Voor meer gedetailleerde informatie en voor een toelichting bij de gehanteerde begrippen verwijzen we naar de Formulierenleidraad en de Checklist formulieren (www.vlaanderen.be/wetsmatiging). Als u suggesties of tips hebt om deze publicatie te verbeteren of aan te vullen, kunt u die bezorgen aan:

Departement Bestuurszaken Dienst Wetsmatiging Koning Albert II-laan 19 1210 BRUSSEL E-mail: [email protected] Tel. 02 553 17 11

.

1

Het opstellen en evalueren van kwaliteitsvolle formulieren

.

1 Doelstellingen • Inzicht verschaffen in methoden om kwaliteitsvolle formulieren op te stellen en te evalueren. • Inzicht verschaffen in vaak voorkomende knelpunten bij het opstellen en evalueren van kwaliteitsvolle formulieren. • Praktische hulpmiddelen aanreiken voor het opstellen en evalueren van kwaliteitsvolle formulieren op maat van lokale besturen. In dit hoofdstuk gaat het alleen over papieren formulieren. Het gebruik van webformulieren komt aan bod in hoofdstuk 4, dat handelt over het ontwikkelen van een digitaal loket (p. 41).

2 Definitie Een formulier is een administratief document dat noodzakelijk is om de interactie met klanten - zowel burgers als bedrijven - op een efficiënte wijze te realiseren. Het heeft drie hoofdkenmerken: • Het dient voor de toepassing van een procedure. • Het vraagt gegevens op die nodig zijn voor het uitvoeren van die procedure. • Het bevat antwoordruimten waarin die gegevens moeten worden genoteerd. Een formulier heeft als doel gegevens te verzamelen opdat een specifieke procedure kan worden toegepast. Meestal is de regelgeving die aan een formulier ten grondslag liggen, lokaal geïnspireerd, bijvoorbeeld een reglement voor het verhuren van een feestzaal. Toch hebben lokale besturen veel formulieren die hun grondslag vinden bij een hogere overheid, zoals de Vlaamse of de federale overheid. Lokale besturen staan het dichtst bij de bevolking en vervullen daarom een belangrijke rol voor de éénloketfunctie. Dat verklaart onder meer ook het grote aanbod en de variatie aan formulieren bij de lokale besturen. Formulieren zijn onvermijdelijk voor de werking van een lokaal bestuur. Het aanbod aan formulieren is bovendien geen statisch gegeven. Naargelang regelgeving ontstaat, aangepast of geschrapt wordt, worden nieuwe formulieren toegevoegd of bestaande formulieren aangepast. Een actief beleid inzake reguleringsmanagement heeft dan ook een impact op het formulierenbeheer van een lokaal bestuur. Het formulierenbeheer is een belangrijk onderdeel van het kwaliteitsvol functioneren van elke organisatie.

kader 2

D e d y n a m i e k v a n f o r m u l i e r e n b e h e er: voorbeelden

1 Nieuwe regelgeving In het voorjaar van 2006 was er een acute dreiging op besmetting van pluimvee door het vogelgriepvirus. Het Federale Voedselagentschap vaardigde nieuwe regelgeving uit. Alle lokale besturen moesten daarom een nieuw formulier ontwerpen: het registratieformulier voor pluimvee. 2 Aangepaste regelgeving Sinds februari 2006 moeten aanstaande trouwers niet langer zelf alle documenten en attesten verzamelen voor de aangifte van hun huwelijk. Voortaan doet de ambtenaar van de burgerlijke stand dat in hun plaats. Die aanpassing van de regelgeving betekent voor burgers een aanzienlijke lastenvermindering. Hun geboorteakte moesten ze bijvoorbeeld opvragen in hun geboorteplaats. Ze moesten daarvoor soms een flinke afstand afleggen, terwijl de ambtenaar van de burgerlijke stand veel gegevens gewoon via het Rijksregister kan achterhalen.

.

3 Afgeschafte formulieren Sinds begin 2006 hoeven mannelijke sollicitanten geen militiegetuigschrift meer af te geven als ze bij de overheid solliciteren. Het formulier is ook niet meer nodig voor het vaststellen van het pensioen. De lokale besturen leveren dat attest dus niet langer meer af.

kader 3

V o o r b e e l d e n v a n f o r m u l i e r e n b i j d e lokale besturen, gerangschikt volgens beleidsdomein

Bevolking - Aanvraag van een bewijs van leven

- Aanvraag van een getuigschrift van goed zedelijk gedrag

- Aanvraag van een bewijs van nationaliteit

- Aangifte van aankomst in de gemeente

- Aanvraag van een getuigschrift van woonst

- Aangifte van vertrek naar het buitenland

- Aangifte van een adreswijziging binnen de gemeente

-…

Burgerlijke stand - Aanvraag van een afschrift van huwelijk

- Aanvraag van een afschrift van vaderschapsbetwisting

- Aanvraag van een afschrift van echtscheiding

- Aanvraag van uittreksels van burgerzaken

- Aanvraag van een afschrift van overlijden

- …

- Aanvraag van een afschrift van geslachtswisseling

Cultuur - Huuraanvraag van een feestzaal

- Aanvraag van de erkenning van culturele verenigingen

- Huuraanvraag van een vergaderzaal

- Suggesties voor aankoop van boeken voor de bibliotheek

- Melding van culturele activiteiten

- …

Sport - Aanvraag van de huur van sportaccommodatie

- Deelname aan een sportkamp

- Aanvraag van een subsidie voor een sportvereniging

-…

- Aanvraag voor het huren of uitlenen van sportmateriaal

Ruimtelijke ordening - Aanvraag van een bodemattest

- Aanvraag voor een aansluiting op het rioleringsnet

- Aanvraag van een uittreksel uit het plannenregister

- Aanvraag van een verkavelingsvergunning

- Aanvraag van een uittreksel uit het vergunningenregister

- Aanvraag van een premie voor afbraakpreventie

- Aanvraag van een stedenbouwkundig attest

-…

- Aanvraag van een premie voor de bouw van een individuele waterzuiveringsinstallatie

Andere - Meldingskaart

- Aanvraag van een mantelzorgtoelage

- Aanvraag van een staanplaats op de markt

-…

.

Er zijn twee soorten formulieren, afhankelijk van de doelgroep: interne en externe formulieren. Interne formulieren zijn gericht aan medewerkers van de lokale besturen zelf. Ze maken een efficiënte werking binnen het bestuur mogelijk. Externe formulieren richten zich tot de externe klanten van een lokaal bestuur, namelijk burgers, bedrijven en organisaties. Die externe formulieren vinden hun oorsprong bij het lokale bestuur zelf, ofwel bij een hogere overheid (Kader 4).

kader 4

V o o r b e e l d e n v a n f o r m u l i e r e n , g e r angschikt volgens de doelgroep Interne formulieren - Aanvraag van formulieren door een personeelslid

- Aanvraag van de aankoop van een vakpublicatie

- Aanvraag van een fietsvergoeding

-…

- Evaluatie van …

Externe formulieren van een lokale overheid - Aanvraag van een aansluiting op het rioleringsnet

- Aanvraag van een identiteitsbewijs

- Aanvraag van een crematie

- Aanvraag van een abonnement voor het cultureel centrum

- Grafconcessie

- Inschrijving in de sportacademie

- Aanvraag van een getuigschrift van woonst

- Aanvraag van een speelstraat

- Aanvraag van een uittreksel uit de geboorteakte

-…

- Aanvraag van een getuigschrift van huwelijk

Externe formulieren van een hogere overheid - Aanvraag van een leervergunning (FOD Mobiliteit en Vervoer)

- Aanvraag van een rijbewijs (FOD Mobiliteit en Vervoer)

- Aanvraag van de inschrijving van een EU-onderdaan op kiezerslijst (FOD P&O) FOD = Federale Overheidsdienst

- Aangifte van een kind jonger dan een jaar of van een doodgeboorte (FOD Economie, NIS)

3. Verdere uitwerking van de definitie van een formulier Hierboven werd het formulier omschreven als een administratief document met drie hoofdkenmerken: • Het dient voor de toepassing van een procedure. • Het vraagt gegevens op die nodig zijn voor het uitvoeren van die procedure. • Het bevat antwoordruimten waarin die gegevens moeten worden genoteerd. Hieronder vindt u meer uitleg over de kenmerken van een formulier.

10.

A. Een formulier dient voor de toepassing van een procedure en is daarom gekoppeld aan een reglementering Ieder formulier vindt direct of indirect zijn oorsprong in regelgeving. Die regelgeving kan zowel lokaal als op een hoger niveau haar oorsprong vinden. De vorm kan sterk variëren: een reglement, een decreet van de Vlaamse overheid enzovoort.

kader 5

V o o r b e e l d e n v a n f o r m u l i e r e n , g e r angschikt naar het type van regelgeving

Reglement - Reglement voor het huren van een feestzaal

- Aanvraag voor het huren van een feestzaal

Decreet - Decreet op de ruimtelijke ordening

- Aanvraag van een stedenbouwkundige vergunning

- Milieuvergunningendecreet en VLAREM

- Aanvraag van een milieuvergunning

Wet - Koninklijk besluit van 23 maart1998 betreffende het rijbewijs

- Aanvraag van een voorlopig rijbewijs

- Wet van 27 januari 1999 tot wijziging van de wet van 19 oktober - Aanvraag van de inschrijving van een EU-onderdaan op 1921 tot regeling van de provincieraadsverkiezingen, van de nieuwe kiezerslijst Gemeentewet en van de Gemeentekieswet, en tot uitvoering van de Richtlijn van de Raad van de EU nr. 94/80/EG van 19 december 1994

B. Een formulier vraagt gegevens op die nodig zijn voor het uitvoeren van die procedure Het doel van een formulier is het opvragen van gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een procedure. De invuller moet die gegevens elke keer opnieuw verzamelen en vervolgens invullen. De gegevens zijn nodig voor zowel de identificatie van de invuller als voor het goede verloop van de procedure. Geregeld vragen overheden in het kader van verschillende procedures dezelfde gegevens op. Bij de opmaak of het herwerken van een formulier moet u daarom steeds nagaan of een bepaalde overheid, ongeacht het bestuursniveau, al beschikt over de gevraagde gegevens. Als de gegevens beschikbaar zijn, moet u onderzoeken of het mogelijk is om gegevens tussen de verschillende organisaties uit te wisselen. Er moet voor de nodige infrastructuur worden gezorgd en er moeten afspraken gemaakt worden om de uitwisseling van gegevens technisch mogelijk te maken. Het maximaal uitwerken van het principe van unieke gegevensinzameling, waarbij dezelfde gegevens maar één keer aan de overheid hoeven te worden bezorgd, brengt een aanzienlijke lastenverlaging voor burgers en ondernemingen mee. Het levert bovendien ook voordelen op voor de overheid die de gegevens moet verwerken omdat de kans op foutieve gegevens kleiner wordt.

11.

kader 6

M a x i m a l e g e g e v e n s d e l i n g t u s s e n a dministraties (MAGD A) en het vlaams integratie platform (VIP)

Wat het hergebruik van gegevens betreft, kunnen lokale besturen nog een aanzienlijke verlaging van de administratieve lasten bij burgers en ondernemingen realiseren. De Coördinatiecel Vlaams e-government speelt een belangrijke rol in het stimuleren van het hergebruik van gegevens binnen de Vlaamse overheid. Hiervoor moet immers de juiste infrastructuur opgezet worden om de uitwisseling van gegevens en de integratie van applicaties te ondersteunen. Dat is wat het programma voor maximale gegevensdeling tussen administraties (MAGDA) met de uitbouw van het Vlaams Integratie Platform (VIP) voor ogen heeft. De bouw en promotie van het platform is een van de kerntaken van de Coördinatiecel Vlaams e-government. Het platform maakt het mogelijk dat gegevens uitgewisseld worden ondanks de verschillende structuur van databanken en applicaties. Het VIP is als het ware een kruispunt voor gegevensuitwisseling tussen de verschillende administraties, zowel op Vlaams als op federaal niveau. De uitbouw van het Vlaams Integratie Platform zal vraaggericht zijn, enerzijds door het opzetten van overlegstructuren en samenwerkingsverbanden, en anderzijds door het begeleiden van Vlaamse integratieprojecten, waarbij projecten worden ondersteund die gebruikmaken van basisvoorzieningen. Het ministerie van de Vlaamse gemeenschap en de agentschappen kunnen gebruik maken van het VIP. Deze organisaties kunnen via het VIP ook koppelingen voorzien met bestanden van derden (vb. provincies en gemeenten). Meer info: www.vlaanderen.be/e-government

Als je werk wilt maken van het uitwisselen van gegevens met andere administraties, stel dan steeds de volgende vragen: • Heb ik gegevens nodig uit verschillende bronnen . (bijvoorbeeld uit het Rijksregister, de Kruispuntbank Sociale Zekerheid enzovoort)? • Heb ik gegevens nodig van derden (bijvoorbeeld van de Vlaamse of de federale overheid)? • Heb ik gegevens nodig die steeds up-to-date zijn • Beschik ik zelf over gegevens die interessant kunnen zijn voor andere toepassingen?

C. Een formulier bevat antwoordruimten om de gegevens in te noteren Elk formulier bevat antwoordruimten waarin de gegevens moeten worden genoteerd. Die antwoordruimte varieert naargelang het vraagtype. Er zijn drie soorten vragen: • controlevraag: de invuller controleert en corrigeert indien nodig de opgenomen gegevens; • keuzevraag: de invuller kiest één of meer opties uit de keuzelijst; • open vraag: de invuller formuleert zelf een antwoord. Afhankelijk van het vraagtype ziet de antwoordruimte er anders uit: bijvoorbeeld een open invulruimte of aankruishokjes. Een goed gestructureerd formulier is cruciaal om de juiste antwoordgegevens op een efficiënte wijze te genereren.

12.

Nadat.de.organisatie.de.ingevulde.formulieren.heeft.ontvangen,.moet.ze.die.verwerken..Ook.bij.de.verwerking. van.formulieren.kunnen.efficiëntiewinsten.worden.gerealiseerd..Ook.dossierbehandelaars.of.onthaalbedienden. kunnen.immers.als.gebruikers.van.formulieren.worden.beschouwd..Een.formulier.moet.opgesteld.worden.met.als. doel.een.efficiënt.gebruik.door.zowel.de.invuller.als.de.verwerker..

. stRuCtuuR VAn een FoRMulIeR Een.formulier.bevat.drie.grote.delen:.. 1.. het.formulierhoofd; . . 2.. de.formulierdialoog; . . 3.. de.afsluiting. Hieronder.vindt.u.meer.uitleg.bij.de.onderdelen.aan.de.hand.van.een.fictief.voorbeeldformulier.

14CD-01-060916

Rapportering van een gesubsidieerde leeskring in 2006 Dienst Cultuur van de stad Menen Yvonne Serruysstraat 28, 8930 MENEN Bezoektijd: elke werkdag van 9 tot 12 uur Tel. Elke werkdag van 9 tot 12 uur op 056-55 69 03 Fax 056-55 69 01 E-mail: [email protected]

Het formulierhoofd.zorgt.voor.de.identificatie.van.het.formulier.. De.titel.maakt.duidelijk.over.welk.formulier.het.gaat..Dat.betekent. dat.de.titel.uniek.is.en.duidelijk.moet.zijn.voor.de.gebruikers.van. het.formulier..In.de.algemene.aanwijzingen.kunt.u.een.toelichting. geven.bij.het.gebruik.van.het.formulier.(Waarvoor.dient.dit.formulier),.bij.de.doelgroep.van.het.formulier.(Wie.vult.dit.formulier. in?),.bij.de.indieningsdatum.of.–wijze.enzovoort..De.algemene. aanwijzingen.staan.onder.de.contactgevens,.vlak.boven.de.formulierdialoog.

In te vullen door de behandelende dienst

ontvangstdatum

Waarvoor dient dit formulier? Met dit formulier bewijst u dat de leeskringactiviteiten hebben plaatsgevonden en in aanmerking komen voor de uitbetaling van de vergoeding aan de leeskringbegeleider. Wie vult dit formulier in? Dit formulier moet door de leeskringleden, de leeskringbegeleider en de organisator of de contactpersoon van de vereniging ingevuld en ondertekend worden.

In te vullen door de leeskringbegeleider 1 Vul hieronder uw persoonlijke gegevens in. voornaam en achternaam straat en nummer postnummer en gemeente telefoonnummer

faxnummer

e-mail

In te vullen door de organisator of contactpersoon van de vereniging Gegevens van de organisator of de vereniging 2 Vul hieronder de gegevens van de organisatie of vereniging in. Als uw organisatie of vereniging een lokale afdeling is van een grotere organisatie of vereniging, dan vult u de gegevens in van de lokale organisatie of vereniging.

naam van de organisatie of de vereniging straat en nummer postnummer en gemeente telefoonnummer

faxnummer

voornaam en achternaam van de contactpersoon

De.formulierdialoog.is.het.gedeelte.van.het.formulier.dat.de. gewenste.gegevens.opvraagt..De.vragen.staan.in.een.logische.volgorde..Er.wordt.voor.voldoende.antwoordruimte.gezorgd.

Gegevens van de leeskringactiviteiten 3 Vul hieronder het tijdstip in waarop de leeskringactiviteit werkelijk heeft plaatsgevonden. datum

van

tot

dag

maand

jaar

uur

uur

dag

maand

jaar

uur

uur

dag

maand

jaar

uur

uur

Rapportering van een gesubsidieerde leeskring in 2006 - Pagina 2 van 2

Ondertekening 4 Vul de onderstaande verklaring in. Ik bevestig dat de bovengenoemde leeskringactiviteiten hebben plaatsgevonden en adviseer de uitbetaling van de vergoeding aan de leeskringbegeleider.

datum

dag

maand

jaar

handtekening

Aan wie bezorgt u dit formulier? 5 Als organisator of contactpersoon van de vereniging stuurt u dit formulier uiterlijk vijftien werkdagen na afloop van de leeskringactiviteiten naar: Dienst Cultuur van de stad Menen Yvonne Serruysstraat 28 8930 MENEN

Hoe gaat het nu verder met dit formulier? 6 De dienst Cultuur van de stad Menen controleert de gegevens in dit formulier. Binnen een maand nadat u dit formulier hebt opgestuurd, wordt de vergoeding aan de leeskringbegeleider uitbetaald.

De.afsluiting.is.het.einde.van.het.formulier..In.dit.onderdeel.krijgt. de.invuller.informatie.over.wat.hij.moet.doen.nadat.hij.het.formulier.heeft.ingevuld.en.wat.er.verder.met.het.formulier.gebeurt..De. afsluiting.kan.ook.informatie.bevatten.over.hoelang.de.procedure. zal.lopen.en.bij.wie.de.invuller.terechtkan.voor.meer.informatie.

1.

5. TIPS Hieronder vindt u tips voor het opmaken en evalueren van een formulier.

Ti p s

1 2 3 4 6 7 8 9

Respecteer de volgorde van persoonlijke gegevens in ieder formulier: - voor- en achternaam; - straat en nummer; postnummer en gemeente; - telefoonnummer en gsm-nummer; - faxnummer; - e-mailadres. Nummer in complexe en lange formulieren alle vragen doorlopend. Orden de vragen logisch, vanuit het standpunt van de invuller. Maak duidelijk wanneer de invuller vragen kan overslaan. Plaats vragen met betrekking tot algemene gegevens vóór vragen naar specifieke gegevens. Orden hoofd- en subvragen tot een logisch geheel. Kies de meest geschikte vraagsoort: (1) controlevragen, (2) keuzevragen, (3) open vragen. Organiseer een invulonderzoek bij potentiële gebruikers om de leesbaarheid en duidelijkheid van formulieren na te gaan en te verbeteren.

Aan de hand van twee voorbeeldformulieren lichten we hiernaast de belangrijkste aandachtspunten toe. U kunt die aandachtspunten het best lezen samen met de Formulierenleidraad van de cel Taaladvies van de Vlaamse overheid, die u kunt downloaden op www.vlaanderen.be/wetsmatiging. In het eerste voorbeeld van de sportdienst van de stad Vilvoorde worden sterke punten en verbeteringspunten toegelicht. Aan de hand van een tweede voorbeeldformulier worden tips en aanwijzingen geïllustreerd.

voorbeeld 1. STAD VILVOORDE DIENST SPORT

Sterke punten - - - - - - -

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

eenvoudig en kort formulier. duidelijke rubricering. duidelijke herkomst door het gebruik van een logo. ruimte voor de registratie van de datum van afgifte. duidelijke formulering van de vragen. helder taalgebruik. verwijzing naar relevante procedures (bijvoorbeeld huur van podia, afsluitingen).

14.

datum afgifte aanvraag:

1

Stad Vilvoorde dienst Sport

16 8

3

Frans Geldersstraat 23 - 1800 Vilvoorde tel.: 02 255 47 41 fax: 02 255 47 49

9

10

4 e-mail: [email protected]

aanvraagformulier huur sportaccommodaties vereniging maatschappelijke zetel vereniging naam verantwoordelijke adres verantwoordelijke telefoonnummer

gsm

e-mail facturatiegegevens

naam adres

datum activiteit

beginuur activiteit

begindatum voorbereiding

beginuur voorbereiding

totale duur activiteit (voorbereiding niet inbegrepen)

12

aard activiteit doelgroep

volwassenen (+18)

aantal deelnemers

jeugd (-18)

volw.+jeugd

vrouw

man

optie gaat in op (dd/mm/jj)

14 kalenderdagen

optie verloopt op (dd/mm/jj)

14-01-00

gewenste sportaccommodatie 2

Stadion Domein 3 Fonteinen

A-terrein / atletiekterrein B-terrein C-terrein D-terrein kleine kantine kleedkamers geluidsinstallatie foto-finish

Stedelijke Sporthal

5 11

Luchthal Houtem

Sportaccomm. Hazeweide

1/2 zaal ganse zaal polyvalente zaal cafetaria kleedkamers tribunes scorebord geluidsinstallatie

6

Sporthal Koningslo

ganse zaal cafetaria in hall kleedkamers scorebord

sted. zwembad 't Zeepaardje

ganse zaal cafetaria in sporthal kleedkamers scorebord

Turnzaal Vestenstraat

zwembad recreatie zwembad competitie klein bad groot bad

Turnzaal Groenstraat

turnzaal

ganse zaal kleedkamers

Voetbalterrein Etrimo

turnzaal

voetbalterrein Diversen

13

7 Opgelet:: aanvragen voor de huur van podia, nadars, tafels, stoelen, … moeten afzonderlijk en rechtstreeks gericht worden aan de stedelijke uitleendienst, Rondeweg 40 - tel.: 02 255 47 00 - fax: 02 255 47 19 - e-mail: [email protected]

datum

Voor akkoord huishoudelijk reglement

handtekening

handtekening

14

17

15

Verbeterpunten -. -. . -. -. -. . -. -. -. -. -.

(8). Het.woord.formulier.in.de.titel.is.overbodig. (9). De.algemene.aanwijzingen.of.uitleg.over.het.doel.van.het.formulier.en.over.de.doelgroep.ontbreken. . (bijvoorbeeld:.Kunnen.inwoners.uit.andere.gemeentes.het.formulier.ook.invullen?). (10). De.openingstijden.ontbreken. (11). Bij.de.meerkeuzevragen.is.het.niet.duidelijk.hoeveel.opties.kunnen.worden.aangekruist. (12). Een.aantal.open.vragen.kunnen.misschien.worden.vervangen.door.andere.vraagtypes. . (bijvoorbeeld.aard.activiteit). (13). Het.is.niet.duidelijk.wat.in.de.rubriek.Diversen.moet.worden.ingevuld. (14). Het.is.onvoldoende.duidelijk.aan.welke.instantie.het.formulier.moet.worden.bezorgd. (15). Het.vervolg.van.de.procedure.is.niet.duidelijk.(bijvoorbeeld.de.behandelingstijd.van.het.formulier). (16). Kan.het.formulier.worden.ingevuld.zonder.dat.de.invuller.het.reglement.heeft.gelezen?. (17). Het.is.niet.duidelijk.wie.het.formulier.moet.ondertekenen.

1.

VOORBEELD.2..RAPPORTERING.VAN.EEN.GESUBSIDIEERDE.LEESKRING.IN.2006

Rapportering van een gesubsidieerde leeskring in 2006 7

5

Dienst Cultuur van de stad Menen Yvonne Serruysstraat 28, 8930 MENEN Bezoektijd: elke werkdag van 9 tot 12 uur Tel. Elke werkdag van 9 tot 12 uur op 056-55 69 03 Fax 056-55 69 01 E-mail: [email protected]

3

14CD-01-060916

6

10

9 11


ontvangstdatum

13

4

Waarvoor dient dit formulier? Met dit formulier bewijst u dat de leeskringactiviteiten hebben plaatsgevonden en in aanmerking komen voor de uitbetaling van de vergoeding aan de leeskringbegeleider.

1

Wie vult dit formulier in? Dit formulier moet door de leeskringleden, de leeskringbegeleider en de organisator of de contactpersoon van de vereniging ingevuld en ondertekend worden.

12

8

In te vullen door de leeskringbegeleider 1 Vul hieronder uw persoonlijke gegevens in. voornaam en achternaam straat en nummer postnummer en gemeente telefoonnummer

faxnummer

e-mail

In te vullen door de organisator of contactpersoon van de vereniging

2

Gegevens van de organisator of de vereniging 2 Vul hieronder de gegevens van de organisatie of vereniging in.

Als uw organisatie of vereniging een lokale afdeling is van een grotere organisatie of vereniging, dan vult u de gegevens in van de lokale organisatie of vereniging.

14 15

naam van de organisatie of de vereniging straat en nummer postnummer en gemeente

18

telefoonnummer

8

faxnummer

voornaam en achternaam van de contactpersoon Gegevens van de leeskringactiviteiten

2

16

3 Vul hieronder het tijdstip in waarop de leeskringactiviteit werkelijk heeft plaatsgevonden. datum

van

tot

dag

maand

jaar

uur

uur

dag

maand

jaar

uur

uur

dag

maand

jaar

uur

uur

kwaliteitsvolle rubricering en een doelgroepgerichte benadering -. -. . -. .

(1). (2). . . .

Stem.uw.formulier.af.op.de.doelgroep.(bijvoorbeeld.jongeren,.laaggeschoolden) Maak.in.een.langer.formulier.gebruik.van.rubrieken:.invullersrubrieken.(In.te.vullen.door.…).of.onder-. werpsrubrieken.(Persoonlijke.gegevens,.Gegevens.van.de.organisatie.enzovoort). Voeg.vanaf.de.tweede.pagina.van.het.formulier.eventueel.een.kop-.of.voettekst.toe.met.de.titel.van.het.. formulier.en.het.paginanummer.(bijvoorbeeld.pagina.2.van.4).

titel -. (3). Neem.een.logo.op:.dat.maakt.het.formulier.herkenbaar.. -. (4). Vermijd.het.opnemen.of.verwijzen.naar.regelgeving..Een.goed.formulier.is.de.adequate.vertaling.van.een.. . . procedure.en.moet.leesbaar.zijn.op.zich..Een.verwijzing.naar.het.doel.van.het.formulier.kan.wel.zinvol.zijn.

1.

- (5) - (6) - (7)

Houd de titel zo kort mogelijk. Gebruik liever geen subtitel. Een toevoeging aan de titel is wel mogelijk (bijvoorbeeld in 2006 of voor 65+’ers). Aanvullende informatie over het formulier kunt u in de algemene aanwijzingen opnemen. Gebruik het woord formulier niet in de titel. Controleer of de titel uniek is. Als verschillende formulieren (bijna) dezelfde naam hebben, staat dat een efficiënt formulierenbeheer in de weg. Een formulierencatalogus is hiervoor een handig hulpmiddel. Neem in de titel alleen een jaartal op als dat echt nodig is. Anders moet u het formulier jaarlijks aanpassen, wat het formulierenbeheer complexer maakt.

Administratieve gegevens - (8) Maak duidelijk wie het formulier moet invullen: bijvoorbeeld Aanvraag van een huisvestingspremie: huurder of eigenaar? bijvoorbeeld Aanvraag van een subsidie voor een vereniging: wie is de verantwoordelijke van de vereniging: secretaris, penningmeester, voorzitter …? Als er verschillende invullers zijn, maak dan duidelijk wie welke vragen moet beantwoorden (bijvoorbeeld door invullersrubrieken te gebruiken). - (9) Ken een identificatiecode toe aan het formulier. Zet die bij voorkeur in een klein lettertype, op een voor de invuller niet opvallende plaats. Een unieke identificatiecode, met een datum en versienummer, maakt het formulierenbeheer gemakkelijker. - (10) Neem duidelijke herkomstgegevens op in het formulier. Vermeld bij voorkeur maar één instantie en . vermijd verwarring tussen het post- en het bezoekadres als het om twee verschillende adressen gaat. - (11) Vermeld indien mogelijk de openingstijden van de bevoegde diensten. Gegevens over de toegankelijkheid van een dienst zijn belangrijk om invullers indien nodig meer informatie te geven over het formulier. Ze dragen bij tot goed bestuur. - (12) Vermeld duidelijk wanneer een formulier moet worden ingediend. Bijvoorbeeld: “U moet het formulier indienen binnen veertien dagen na de laatste leeskringsessie”. - (13) Laat ruimte vrij voor het noteren van een ontvangstdatum of een dossiernummer.

Algemene aanwijzingen - (14) Voeg bij de aanwijzingen een motivatie van het formulier toe: waarom moet het formulier worden . ingevuld? - (15) Verwijs alleen naar de regelgeving als dat echt nodig is. Houd er rekening mee dat een formulier leesbaar moet zijn zonder kennis van de achterliggende regelgeving. Controleer daarom altijd of de regelgeving duidelijk vertaald is in het formulier.

Soorten vragen en vraagformulering - (16) Geef de voorkeur aan gesloten vragen (controle- of keuzevragen) in plaats van open vragen. Gesloten vragen zijn immers duidelijker voor de invuller en vereenvoudigen het verwerken van de gegevens.

De formulering van de vragen en de antwoorden - (17) In een aanwijzing bij een vraag kunt u bijvoorbeeld een moeilijke term verklaren of aangeven waar de invuller een attest kan opvragen. Aanwijzingen bij de vragen zijn vaak nodig voor een goed begrip van de vragen.

De presentatie van de vragen - (18) Nummer de vragen in een lang en complex formulier. Gebruik een doorlopende nummering. Gebruik geen complexe nummering (bijvoorbeeld II.B.2.5).

17.



datum

dag

maand

21

jaar

handtekening

Aan wie bezorgt u dit formulier? 5 Als organisator of contactpersoon van de vereniging stuurt u dit formulier uiterlijk vijftien werkdagen na afloop van de leeskringactiviteiten naar: Dienst Cultuur van de stad Menen Yvonne Serruysstraat 28 8930 MENEN

19

Hoe gaat het nu verder met dit formulier? 6 De dienst Cultuur van de stad Menen controleert de gegevens in dit formulier. Binnen een maand nadat u dit formulier hebt opgestuurd, wordt de vergoeding aan de leeskringbegeleider uitbetaald.

20

22

23

de verwerking van de gegevens -. . . .

(19). Maak.een.duidelijk.onderscheid.aan.wie.het.formulier.moet.bezorgd.worden.en.wie.gecontacteerd.moet.. . worden.voor.meer.informatie..Voeg.bij.voorkeur.de.contactgegevens.toe.over.de.verantwoordelijke.. . dossier.behandelaars..Hierdoor.krijgt.de.invuller.de.mogelijkheid.om.te.informeren.naar.de.status.van.een.. . formulier,.dossier.of.procedure.

de afsluiting -. (20). Neem.eventueel.een.privacyverklaring.op.in.het.formulier,.bijvoorbeeld:.De gegevens die u meedeelt, worden opgeslagen in een bestand. Ze zijn nodig voor de behandeling van uw dossier. Uw gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld. Ze worden alleen meegedeeld aan derden als dat in overeenstemming is met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. U hebt het recht om uw gegevens in dit bestand te raadplegen en te laten verbeteren.”.. . . (zie.verder.punt.1.6,.Juridische.bepalingen). -. (21). Maak.duidelijk.wie.het.formulier.moet.ondertekenen. -. (22). Maak.duidelijk.welke.bewijsstukken.eventueel.moeten.worden.toegevoegd. -. (23). Geef.duidelijkheid.over.het.vervolg.van.de.procedure,.bijvoorbeeld:.Moet.de.borg.voor.het.huren.van.. . . sportmateriaal.gestort.worden.voor.of.na.de.goedkeuring.van.de.aanvraag?.

1.

6. Juridische bepalingen in het formulier Hieronder vindt u meer uitleg over de mate waarin specifieke juridische clausules over de openbaarheid van bestuur en de wetgeving inzake de persoonlijke levenssfeer in een formulier moeten worden opgenomen.

Decreet Openbaarheid van Bestuur Het principe van de passieve openbaarheid verplicht de lokale overheid (met uitzondering van een paar gevallen) inzage te verlenen in elk bestuursdocument, er een afschrift van te verschaffen en de gegevens eventueel te wijzigen. De passieve openbaarheid van bestuur geldt voor bestuursdocumenten waarover de lokale overheden beschikken, zowel voor bijvoorbeeld blanco en ingevulde formulieren als voor alle andere bestuursdocumenten die relevant kunnen zijn om een formulier in te vullen. In een aantal gevallen is het recht op de passieve openbaarheid niet van toepassing, bijvoorbeeld als het om de persoonlijke gegevens van een derde persoon gaat en de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van diens persoonlijke levenssfeer. De actieve openbaarheid van bestuur vereist dat bij briefwisseling die uitgaat van een lokale overheid, steeds de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier, wordt vermeld. Het decreet geeft geen uitsluitsel over de vraag of die vereiste ook geldt voor formulieren. Tenzij het om een formulier gaat dat in gesloten omslag aan een persoon wordt verstuurd, kan een blanco formulier logischerwijs niet als briefwisseling worden beschouwd. De decretale regels voor actieve openbaarheid hoeven in dat geval dus niet te worden nageleefd. Wel moet de invuller van het formulier voldoende geïnformeerd zijn over onder meer de inhoud en het opzet van het formulier, de gevolgen van het indienen ervan, de bevoegde overheidsinstantie, de verwerkingswijze van de verstrekte gegevens enzovoort. Dat wordt minstens ingegeven door de beginselen van behoorlijk bestuur en leunt inhoudelijk dus sterk aan bij de actieve openbaarheid van bestuur. De beginselen van behoorlijk bestuur vormen hier een onvoldoende grondslag om de lokale overheid te verplichten op blanco formulieren de informatieverschaffing conform de actieve openbaarheidsregels toe te passen. In het kader van een goede werking van het bestuur, de klantvriendelijkheid en het deugdelijk management van de eigen administratieve diensten, kan die werkwijze wel sterk aanbevolen worden. Aangezien ingevulde formulieren uitgaan van de invuller en niet van een lokale overheid, zijn de regels van de actieve openbaarheid hier niet van toepassing.

Verantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens in het formulier De invuller is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens in het formulier. Het is wel de taak van de lokale overheid, minstens vanuit haar zorgvuldigheids- en motiveringsplicht, om de juistheid van de gegevens te controleren. Een clausule als “Ik bevestig dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid zijn ingevuld.”, ontheft de lokale overheid niet van die verplichting. De verplichting geldt alleen voor gegevens waarvan de juistheid door de lokale overheid redelijkerwijs kán worden gecontroleerd (bijvoorbeeld zelf afgeleverde vergunningen of bevolkingsgegevens van de eigen inwoners). Als uitzondering gelden de gegevens die uit zichzelf een bepaald gezag of geloofwaardigheid uitstralen (bijvoorbeeld een fiscaal attest, de erkenning door een overheidsinstelling, een vergunning of goedkeuring die door een andere overheid werd toegekend).

19.

In het formulier kan een bepaling worden opgenomen waarin de invuller aan de lokale overheid uitdrukkelijk de toestemming verleent om de gegevens verder aan te vullen en te controleren, bijvoorbeeld: “Ik geef aan de dossierbehandelaar de toestemming om bij [naam van het bestuur] de inlichtingen op te vragen die nodig zijn voor de behandeling van deze aanvraag.”

Wet Persoonlijke Levenssfeer van 8 december 1992 De overheid verzamelt via formulieren gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een bepaalde procedure. Op die gegevens zijn meestal de bepalingen van de Wet Persoonlijke Levenssfeer van toepassing. Dat impliceert dat met name persoonlijke gegevens op een correcte wijze moeten worden verwerkt. Als die persoonlijke gegevens bij de invuller zelf worden opgevraagd, moet de invuller uiterlijk op het moment dat hij het formulier inlevert, op passende wijze worden geïnformeerd over de wijze waarop de lokale overheid die gegevens zal verwerken. Als u de volgende formule opneemt in het formulier, voldoet u aan de verplichting inzake het gebruik van persoonsgegevens: “De gegevens die u meedeelt, worden opgeslagen in een bestand. Ze zijn nodig voor de behandeling van uw dossier. Uw gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld. Ze worden alleen meegedeeld aan derden als dat in overeenstemming is met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. U hebt het recht om uw gegevens in dit bestand te raadplegen en te laten verbeteren.”

7. HULPinstrumenten 1° Hulpinstrument: Kwaliteitscriteria voor formulieren Hieronder vindt u een lijst met de belangrijkste kwaliteitscriteria voor formulieren. U kunt de vragen gebruiken bij het opstellen of het evalueren van een formulier. Dit hulpinstrument wordt bij voorkeur toegepast in samenhang met de Formulierenleidraad en de Checklist Formulieren waarin meer detailinformatie is opgenomen.

1 Doeltreffendheid - - - -

Voert het formulier de procedure die volgt uit de regeling correct uit? Lokken de vragen de juiste antwoorden van de invuller uit? Zijn de gevraagde gegevens primair (in een originele bron) te vinden en beschikbaar bij de invuller? Wordt alle relevante wetgeving (bijvoorbeeld de privacywetgeving) gerespecteerd?

2 Gebruiksvriendelijkheid - - - - - - -

Kan de invuller het formulier zelfstandig invullen? Kan de invuller het formulier met zo weinig mogelijk inspanningen invullen? Kan de dossierbehandelaar het formulier efficiënt verwerken? Zijn de zinsbouw en het woordgebruik helder en eenduidig? Is het woordgebruik afgestemd op de doelgroep van het formulier (leeftijd, opleidingsniveau, beroepsdoelgroep)? Zijn de vragen helder en duidelijk geformuleerd? Worden de vragen voldoende toegelicht?

20.

3 Aantrekkelijkheid - Is het formulier overzichtelijk? - Is de taal levendig en modern? - Is het taalgebruik afgestemd op de doelgroep?

2° Hulpinstrument: Checklist voor het opstellen en evalueren van formulieren Hieronder vindt u een checklist die u kunt gebruiken voor het opstellen of evalueren van een formulier. Als u een nieuw formulier moet opstellen, kunt u het best vooraf een lijst opstellen met alle gegevens die u volgens de achterliggende procedure nodig hebt. Als u een bestaand formulier wilt evalueren, kunt u voor iedere rubriek de sterke punten en de aandachtspunten opnemen in een lijst. Op basis van die oefening kunt u het formulier dan verder verbeteren. De rubrieken en de nummers in deze checklist stemmen overeen met de rubrieken en nummers in de Formulierenleidraad van de cel Taaladvies. U vindt een toelichting bij die rubrieken in de Formulierenleidraad, die u kunt downloaden op www.vlaanderen.be/wetsmatiging.

1. De voorbereiding

Sterke punten

Aandachtspunten

* Zijn alle gewenste gegevens opgenomen en in vragen geformuleerd? * Zijn de vragen goed geordend en gerubriceerd? * Zijn de vragen doelgroepspecifiek geformuleerd? * Als er meer dan een invuller is, is het dan duidelijk in welke . volgorde het formulier moet worden ingevuld?

2-4. Het formulierhoofd Titel * Is de titel uniek en duidelijk geformuleerd? * Is de formulering van de titel afgestemd op het type . formulier? * Staan er geen codes in de titel? * Wordt het woord formulier niet gebruikt in de titel? * Gebruikt u geen telegramstijl in de titel? * Verwijst u niet naar de regelgeving in de titel? Administratieve gegevens * Staan de herkomstgegevens duidelijk vermeld (naam van de overheid, logo)? * Staan de contactgegevens duidelijk vermeld (dossierbehandelaar, telefoonnummer, openingstijden enzovoort)? * Bevat het formulier een unieke identificatiecode? * Is er ruimte om de ontvangstdatum of het dossiernummer te noteren? * Bevat het formulier vanaf de tweede pagina een kop- of voettekst met het paginanummer en de titel van het formulier?

21.

Algemene aanwijzingen * Zijn de algemene aanwijzingen relevant, beknopt geformuleerd, direct (met een persoonlijke aanspreking van de invuller of een bevelende vorm), positief geformuleerd en opvallend (op een zichtbare plaats en gemarkeerd)? * Is de formulering van de algemene aanwijzingen aangepast aan de doelgroep? * Bevatten de algemene aanwijzingen een duidelijke motivering van het doel van het formulier en de beoogde doelgroep? * Staat er in de algemene aanwijzingen duidelijk vermeld wanneer de invuller het formulier uiterlijk moet indienen, als er een tijdslimiet is? * Staan er in de algemene aanwijzingen geen overbodige verwijzingen naar de regelgeving?

5-7. De vragen Soorten vragen en de keuze van de vraagsoort * Gebruikt u voor elke vraag de juiste vraagvorm (waarbij u de vraag eerst als een controlevraag probeert te formuleren, als dat niet gaat een keuzevraag gebruikt of uiteindelijk een open vraag)? De formulering van de vragen en de antwoorden * Verwijst u alleen naar de regelgeving als dat echt noodzakelijk is? * Gebruikt u geen samengestelde vragen (waarbij u twee of meer gegevens tegelijk opvraagt)? * Maakt u bij keuzevragen gebruik van aankruishokjes? * Is bij een meerkeuzevraag de keuzelijst volledig? De presentatie van de vragen * Is het verband tussen de vragen duidelijk (staan de afhankelijke vragen bij de vraag waarbij ze behoren)? * Staan de subvragen achter de hoofdvragen waarbij ze behoren? * Zijn er duidelijke ‘ga naar’-instructies als de invuller vragen mag overslaan? * Zijn eventuele tabelvragen duidelijk gepresenteerd? * Zijn de vragen genummerd?

8. De aanwijzingen bij de vragen * * * * * *

Moeten complexe begrippen worden toegelicht? Moeten bepaalde vragen worden gemotiveerd? Is er een bronvermelding nodig bij de vraag? Is er antwoordinstructie nodig bij de vraag? Is er een vervolginstructie nodig bij de vraag? Zijn alle aanwijzingen bij de vragen duidelijk geformeerd?

9. De afsluiting De afhandeling door de invuller * Moet er een lijst worden opgenomen met bewijsstukken die bij het formulier moeten worden gevoegd? * Is er een ondertekende verklaring nodig?

22.

* Zijn er gegevens die niet nodig zijn volgens de procedure maar die relevante informatie kunnen opleveren voor het beleid (niet-verplichte vragen)? * Is er een duidelijke retourinstructie (tijdslimiet, aantal exemplaren enzovoort)? De verwerking van de gegevens * Wordt het vervolg van de procedure duidelijk vermeld? * Zijn de acties van de dossierbehandelaar duidelijk? * Is de privacy gewaarborgd (privacyverklaring)? De volgorde en de plaats van de onderdelen in de afsluiting * Staan de onderdelen van de afsluiting in een logische . volgorde?

10. De begeleidende documenten * Moet er een aanbiedingsbrief samen met het formulier . worden verstuurd? * Moeten de algemene aanwijzingen in een aparte toelichtingsbijlage worden opgenomen omdat ze te lang zijn? * Is er een retourenvelop nodig?

11. Taalgebruik * Is het taalgebruik correct . (spelling volgens de Woordenlijst 2005)? * Is het taalgebruik helder en precies? * Is het taalgebruik aantrekkelijk? * Is het taalgebruik passend? * Is het taalgebruik sekseneutraal? * Is het taalgebruik lezersgericht: leeftijd, scholingsgraad, . voorkennis?

12. De opmaak * Is het formulier opgemaakt in de huisstijl van uw organisatie?

8. Uitdagingen voor de lokale besturen • Sommige lokale besturen geven talloze formulieren uit. Over de relevantie van die formulieren wordt niet altijd nagedacht. Voor u een nieuw formulier ontwerpt, kunt u zich het best altijd afvragen of het formulier wel nodig is. • Bij het evalueren van de kwaliteit van een formulier moet u een eenduidig antwoord kunnen formuleren op de volgende vragen: - Wat is de procedure en de regelgeving? - Welke gegevens zijn noodzakelijk om de procedure correct te kunnen uitvoeren? • Een formulier moet duidelijk zijn voor de invuller. • Neem geen verwijzingen naar regelgeving op in het formulier als dat niet echt noodzakelijk is om het formulier te begrijpen. Zorg ervoor dat het formulier in een eenvoudige en duidelijke taal is opgesteld. Leg alle complexe begrippen uit waardoor de invuller in staat is het formulier zonder fouten in te vullen. • Lokale besturen moeten voor ieder formulier nagaan of de gewenste gegevens niet al bij een andere overheids instelling bekend zijn in het kader van andere procedures. Het principe van de unieke gegevensinzameling kan leiden tot diverse mogelijkheden voor administratieve vereenvoudiging.

23.

• Lokale besturen moeten verder investeren in een uniforme huisstijl voor alle formulieren. Dat verhoogt de herkenbaarheid van die formulieren. • Het beheren van kwaliteitsvolle formulieren eindigt niet bij de opmaak van een formulier. Bestaande formulieren moeten op regelmatige tijdstippen worden geëvalueerd en geactualiseerd.

24.

2

Administratieve lastenvermindering door goede formulieren

25.

1 Doelstellingen • Het inzicht versterken in de methodiek om administratieve lasten van burgers, bedrijven en organisaties te meten. • Het inzicht versterken in mogelijke knelpunten bij administratieve lastenvermindering door goede formulieren op te stellen. • Praktische hulpmiddelen aanreiken om de administratieve lasten te verminderen door goede formulieren op maat van lokale besturen op te stellen.

2 Definitie De Dienst Wetsmatiging heeft een meetinstrument ontwikkeld om administratieve lasten te meten. Het doel hiervan is administratieve lastenvermindering. Door administratieve lasten te kwantificeren kunnen acties ondernomen worden om de administratieve rompslomp bij burgers, bedrijven en organisaties te verminderen. De volgende acties doen de administratieve lasten bij burgers of ondernemingen dalen: • formulieren elektronisch laten invullen en versturen; • de frequentie van informatieverplichtingen beperken door bijvoorbeeld een eenmalige aangifte te vragen in plaats van een halfjaarlijkse aangifte; • geen gegevens opvragen die al beschikbaar zijn bij andere administraties en tussen overheden kunnen worden uitgewisseld. Administratieve lasten zijn de kosten die actoren (burgers, bedrijven …) moeten maken om de door de wetgever of lokale besturen opgelegde informatieverplichtingen na te leven. Informatieverplichtingen hebben als doel de overheid te informeren over inhoudelijke verplichtingen die in de wetgeving of regelgeving aan actoren worden opgelegd. Daarom worden de kosten soms ook informatienalevingskosten genoemd. Die kosten zijn gekoppeld aan de tijd die actoren eraan besteden om bepaalde handelingen te verrichten. Daarnaast zijn de kosten ook afhankelijk van de handeling die de actor moet verrichten. Zo worden de kosten om een formulier te versturen geraamd op basis van de tijd die een actor nodig heeft om naar het postkantoor te gaan, aan te schuiven aan het loket … en op basis van de prijs van een postzegel of een aangetekende zending. De kosten kunnen structureel of eenmalig zijn. Ze mogen niet verward worden met de beheerskosten of de kosten die de overheid maakt om de verkregen informatie te verwerken en te controleren. Het kwantificeren van de lasten is een handig hulpmiddel om administratieve lastenvermindering na te streven. We verwijzen hierbij expliciet naar het rapport ‘Meten is weten. Handleiding bij het meten van administratieve lasten’ (www.vlaanderen.be/wetsmatiging). Een goed inzicht in die methodiek maakt de impact op formulierenbeheer duidelijk.

kader 7

E e n v o o r b e e l d v a n a d m i n i s t r a t i e v e lasten DEFINITIES publiek doel: energie besparen en de CO2-uitstoot verminderen door de plaatsing van zonnepanelen te subsidiëren actor: burger inhoudelijke verplichting: bewijzen dat zonnepanelen geplaatst worden informatieverplichting: een subsidieaanvraag indienen administratieve lasten: formulieren invullen en indienen, een attest van de leverancier verkrijgen, bewijsstukken verzamelen …

26.

De methodiek vertrekt vanuit de regelgeving (zie figuur 1). De informatieverplichtingen die volgen uit de procedures worden opgelijst. Vervolgens worden de administratieve handelingen opgesomd die actoren moeten uitvoeren om de informatieverplichting na te leven. Voor die handelingen worden de volgende parameters vastgelegd: (1) de frequentie: de periodiciteit of het aantal keren per jaar dat de handelingen worden uitgevoerd . (bv. maandelijks, eenmalig), vermenigvuldigd met het aantal actoren; (2) de tijdsbesteding: de tijd die iedere handeling in beslag neemt; (3) het tarief: de bruto-uurloonkosten van de actor die de handeling uitvoert. De parameters worden doorgaans geraamd via klantenonderzoek, of door experten of federaties. Op basis van de parameters kunnen de administratieve kosten worden bepaald. Voor generieke taken heeft de Dienst Wetsmatiging een raming van de tijdsbesteding gemaakt. De Dienst heeft ook richttarieven vastgelegd per niveau en per sector.

figuur 1

V o o r s t e l l i n g v a n d e b e r e k e n i n g v a n administratieve lasten (‘Meten is weten’)

Regelgeving A

Informatieverplichting 1


Administratieve handeling 1

Administratieve handeling 2

P = tarief x tijd Q = aantal actoren x periodiciteit AL van administratieve handelingen = P x Q

Informatieverplichtingen

Administratieve handelingen

De Dienst Wetsmatiging heeft een specifieke methode uitgewerkt om de administratieve lasten van burgers en bedrijven te meten. Die methode is gebaseerd op het Standard Cost Measurement Model (SCM) dat internationaal erkend is om administratieve lasten te meten. De administratieve lasten zijn het resultaat van de volgende factoren: • het aantal actoren: het aantal burgers, bedrijven of organisaties dat een administratieve handeling uitvoert; • de periodiciteit: het aantal keren dat een administratieve handeling moet worden uitgevoerd; • de tijdsbesteding: het aantal minuten dat gemiddeld nodig is om een administratieve handeling uit te voeren; • het tarief: de bruto-uurkosten van de persoon die de administratieve handeling uitvoert, inclusief 25% overheadkosten (ermee rekening houdend dat een administratieve kracht minder kost dan een leidinggevende); • de out-of-pocketkosten: de vaste kosten die gekoppeld zijn aan de administratieve handeling, bijvoorbeeld de prijs van een aangetekende zending, van fiscale zegels. Door die paramaters te becijferen voor een bestaande situatie (‘nulmeting’) en de nieuwe situatie (‘eenmeting’) kan berekend worden hoeveel winsten geboekt worden op het vlak van administratieve lastenvermindering. Die vergelijking maakt het mogelijk om prioriteiten te stellen bij administratieve lastenvermindering. Administratieve lasten meten geeft inzicht in de samenstellende delen ervan. Meten is echter geen doel op zich.

27.

Administratieve lasten kunnen verminderd worden door voor iedere informatieverplichting de volgende vragen te stellen: 1. Is de gevraagde informatie noodzakelijk? Is de informatie al beschikbaar bij andere actoren? 2. Kunnen sommige administratieve handelingen geschrapt worden? 3. Kunnen de out-of-pocketkosten worden gereduceerd? 4. Hoe kan de tijdsbesteding per administratieve handeling worden beperkt? 5. Hoe kan het aantal actoren worden beperkt? 6. Kan de periodiciteit van de informatieverplichting worden aangepast? Administratieve lasten worden gemeten bij externe doelgroepen, zoals bijvoorbeeld landbouwers of KMO’s. De lasten voor interne diensten zoals dossierbehandelaars kunnen in kaart gebracht worden door middel van dezelfde methodiek. Het is dan wel zeer belangrijk dat de lasten voor de interne dossierbehandelaars als een aparte kostencategorie worden gedefinieerd.

figuur 2

A d m i n i s t r a t i e v e v e r e e n v o u d i g i n g d oor de aanpassing van formulieren

4. Hoe kan de tijdsbesteding

5. Kan het aantal betrokken

van de doelgroep worden beperkt?

1. Is de gevraagde informatie noodzakelijk?

Is de informatie al beschikbaar op andere plaatsen?

handelingen geschrapt worden? Bijvoorbeeld door gegevens op te vragen die al bij andere administraties aanwezig zijn.

3. Kunnen de out-of-pocketkosten .

gereduceerd worden? Bijvoorbeeld door de afschaffing van de eensluidendverklaring sinds 31 maart 2004.

beperkt?

INFORMATIEVERPLICHTING: ADMINISTRATIEVE HANDELINGEN

AH 1

2. Kunnen bepaalde administratieve .

6. Kan de periodiciteit worden

actoren worden beperkt?

Tarief

Tijd

Operatoren

Frequentie

Totaal

xx euro/uur

x uur

x

x

x

AH 2 AH 3 AH ... Subtotaal OUT-OF-POCKET KOSTEN

Subtotaal TOTAAL

Administratieve lasten verminderen bij doelgroepen

Ê

Administratieve lastenvermindering vanuit het perspectief van de doelgroep

Betrokkenheid doelgroep Betrokkenheid andere overheden

28.

kader 8

E e n v o o r b e e l d v a n h e t m e t e n v a n administratieve lasten: subsidiëring van een individuele afvalwaterzuiveringsinstallatie

nr 1

2

3

4

5

6

OMSCHRIJVING INFORMATIEVERPLICHTING

PARAMETERS

nr

tijd

omschrijving handeling

uitbestedingsartikel percentage Zich informeren over de code van goede praktijk en de premie voor een individu- art.1 ele afwaterzuiveringsinstallatie 1.1 Naar de administratie van Leefmilieu gaan 1.2 De documentatie inkijken 1.3 Nagaan wie in aanmerking komt voor de premie De premie aanvragen art.4 punt 1 2.1 Het formulier aanvragen 2.2 Het formulier invullen 2.3 Een situeringsplan bij het formulier voegen 2.4 Een schets van het geïnstalleerde systeem bij het formulier voegen 2.5 Het dossier bezorgen aan de gemeente De principiële beslissing ontvangen art.4 punt 1 3.1 De principiële beslissing ontvangen Een kopie van de facturen met de gemaakte kosten bezorgen aan het gemeente- art.4 bestuur punt 2 4.1 Een kopie van de facturen met de gemaakte kosten bezorgen aan het gemeentebestuur Plaatsbezoek door de gemeente art.4 punt 3 5.1 Plaatsbezoek door de gemeente De betaling ontvangen art.4 punt 4 6.1 De betaling ontvangen

uurtarief

externe kosten

frequentie

Informatieverplichting 1 60 17,2 euro 0 euro 60 17,2 euro 0 euro 20 17,2 euro 0 euro Informatieverplichting 2

100 100 100

30 30 30 30

0 euro 0 euro 0 euro 0 euro

100 100 100 100

30 17,2 euro 0 euro Informatieverplichting 3

100


100

30

0 euro

100


100

10

100

17,2 euro 17,2 euro 17,2 euro 17,2 euro

17,2euro


17,2 euro 0 euro

3 TIPS Hieronder staan de belangrijkste tips voor administratieve vereenvoudiging: • Neem de methodologie ‘Meten is weten’ van de Dienst Wetsmatiging grondig door. Gebruik die methodologie bij initiatieven om administratieve lasten te verminderen. • Probeer een goed inzicht te verwerven in de methodologie ‘Meten is weten’ om formulieren op te stellen met zo weinig mogelijk administratieve lasten voor burgers en ondernemingen. • Meet de administratieve lasten om de juiste prioriteiten te stellen bij de administratieve lastenvermindering. • Focus in de eerste plaats op de formulieren die door de gemeenten zelf beheerd worden en analyseer systematisch in welke mate administratieve vereenvoudiging mogelijk is. Stel hiervoor de volgende vragen: - Is de gevraagde informatie noodzakelijk? Is de informatie al beschikbaar binnen de organisatie of bij andere actoren? Kunnen samenwerkingsverbanden opgezet worden om gegevens uit te wisselen? - Welke administratieve handelingen kunnen geschrapt worden? - Welke out-of-pocketkosten kunnen worden gereduceerd? - Hoe kan de tijdsbesteding per administratieve handeling worden beperkt? - Hoe kan het aantal operatoren worden beperkt? - Kan de frequentie van de informatieverplichting worden aangepast? • Gebruik hefbomen op het vlak van e-government (bv. eID) om de administratieve vereenvoudiging verder door te voeren.

29.

V o o r b e e l d e n v a n a d m i n i s t r a t i e v e vereenvoudiging en administratieve lastenvermindering door middel van formulieren

1 Is de gevraagde informatie noodzakelijk? Is de informatie al beschikbaar bij andere actoren? Voorbeeld: De gegevens over de militietewerkstelling zijn noodzakelijk om het pensioen correct te bepalen. De overheid beschikt al over die gegevens. Door een betere informatie-uitwisseling tussen overheden hoeven die gegevens slechts één keer opgevraagd te worden bij burgers. 2 Kunnen sommige administratieve handelingen geschrapt worden? Voorbeeld: De eensluidendverklaring van een kopie is niet langer noodzakelijk voor de meeste overheidsdiensten. Hierdoor hoeven burgers niet meer naar het gemeentehuis te gaan om een kopie eensluidend te laten verklaren. 3 Kunnen out-of-pocketkosten worden gereduceerd? Voorbeeld: Een formulier hoeft niet aangetekend verstuurd te worden (5,4 euro), maar mag ook elektronisch ingediend worden. De vooraf te betalen retributies zijn afgeschaft. 4 Hoe kan de tijdsbesteding per administratieve handeling worden beperkt? Voorbeeld: Het kost doorgaans minder tijd om formulieren online in te vullen. Bovendien krijgt de invuller dan onmiddellijk een ontvangstbevestiging. 5 Hoe kan het aantal actoren worden beperkt? Voorbeeld: Sinds 1 juli 2006 hoeven bedrijven niet langer overheidsattesten te bezorgen als ze een offerte voor een overheidsopdracht indienen. De contractant hoeft pas overheidsattesten in te dienen bij de definitieve gunning van de opdracht. 6 Kan de periodiciteit van de informatieverplichting worden aangepast? Voorbeeld: Een huurlokaal kan jaarlijks aangevraagd worden in plaats van maandelijks.

4 hulpinstrumenten 3° Hulpinstrument: Checklist voor administratieve vereenvoudiging door middel van formulieren De onderstaande checklist kan gebruikt worden om formulieren op te stellen of te evalueren. De vragen en acties die zijn opgenomen verwijzen specifiek naar handelingen die de administratieve lasten van burgers of bedrijven kunnen verlagen. De acties hebben te maken met (1) de informatievraag, (2) de doelgroep, (3) de redactie van het formulier, (4) het berichtenverkeer, en (5) de communicatie. De checklist maakt deel uit van de Checklist formulieren.

30.

1. De voorbereiding Soorten vragen en de keuze van de vraagsoort * Zijn de gevraagde gegevens noodzakelijk voor het beleid? * Is het noodzakelijk dat de gegevens aan de overheid worden bezorgd?

Wordt alleen informatie opgevraagd die nog niet beschikbaar is? * Wordt informatie opgevraagd die nog niet beschikbaar is in de organisatie? * Wordt informatie opgevraagd die niet beschikbaar is bij een andere organisatie?

Acties - Maak een lijst van de gegevens die u wilt opvragen. - Geef bij elke vraag aan waarvoor u de informatie precies nodig hebt. - Ga na of de gegevens voortvloeien uit een wettelijke verplichting en zet eventueel de nodige stappen om de regelgeving aan te passen. - Ga na of het echt noodzakelijk is dat de informatie wordt bezorgd aan de overheid. - Ga na of de gegevens af te leiden zijn uit gegevens die al beschikbaar zijn. - Ga na bij wie de nodige gegevens worden opgevraagd. - Ga na of de doelgroep al bepaalde gegevens heeft bezorgd aan de overheid. - Raadpleeg de formulierencatalogus en vermijd overlappingen. - Maak zo veel mogelijk gebruik van informatie die al aanwezig is. - Vraag geen gegevens op die al door een andere organisatie zijn opgevraagd.

2. De doelgroep Is het aantal invullers zo klein mogelijk? * Is het noodzakelijk dat de leden van de doelgroep de informatie bezorgen? * Is een nog kleinere selectie of steekproef ongewenst?

- Ga na of de informatie aan alle leden van de doelgroep gevraagd moet worden. - Ga na of verdere selectie van de doelgroep mogelijk is. Zet indien nodig stappen om de regelgeving aan te passen.

Is het aantal formulieren per invuller zo klein mogelijk? * Is het aantal keren dat de doelgroep informatie moet bezorgen zo klein mogelijk? * Is de informatievraag zo veel mogelijk gebundeld in één formulier dat op één tijdstip aan één instantie moet worden bezorgd?

- Ga na of de frequentie beperkt kan worden en hou die zo laag mogelijk, bijvoorbeeld jaarlijks in plaats van driemaandelijks. - Ga na of het mogelijk is om inhoudelijk samenhangende formulieren te bundelen. - Vermijd dat invullers meerdere keren per jaar soortgelijke informatie moeten bezorgen. - Vermijd dat invullers formulieren aan verschillende diensten moeten bezorgen.

3. De redactie van het formulier Is het formulier op maat van de doelgroep ontworpen? * Bevat het formulier alleen vragen die relevant zijn voor alle leden van de doelgroep? * Is het formulier duidelijk en makkelijk te begrijpen voor de doelgroep?

- Maak formulieren op maat van de doelgroep. Verdeel eventueel een heterogene doelgroep in homogene segmenten en stel een formulier op per segment. - Maak duidelijk wie het formulier moet invullen. - Zorg voor duidelijke vragen en instructies op maat van de invuller. - Licht complexe begrippen toe.

Kan de doelgroep het formulier eenvoudig en snel invullen? * Is het formulier beknopt en gemakkelijk in te vullen? * ISluit het formulier aan bij de manier waarop de doelgroep zelf informatie bijhoudt of bezit in brondocumenten?

- Zorg ervoor dat de invuller zo weinig mogelijk moeite hoeft te doen om de gewenste gegevens te verzamelen en in te vullen. - Maak duidelijk wie het formulier het best kan invullen. - Geef instructies en verduidelijk complexe begrippen. - Geef zo precies mogelijk aan waar de invuller informatie kan vinden.

31.

4. Het berichtenverkeer

Acties

Wordt maximaal gebruikgemaakt van e-governmentapplicaties? * Is zo veel mogelijk gebruikgemaakt van moderne informatie- en communicatietechnologie om het formulier te ontwikkelen en het aan het formulier gekoppelde databeheer te automatiseren? * Kan de invuller het formulier elektronisch terugbezorgen?

- Onderzoek alle mogelijkheden om het formulier via het internet aan te bieden en het databeheer te automatiseren. - Onderzoek het gebruik van webformulieren die online kunnen worden ingevuld. - Gebruik alleen papieren formulieren als dat juridisch noodzakelijk is of wenselijk is met het oog op de doelgroep. - Als niet alle leden van de doelgroep voldoende vertrouwd zijn met e-governmentapplicaties, stel dan ook steeds een papieren formulier ter beschikking.

Kan de invuller het formulier zonder overbodige administratieve lasten terugbezorgen? * Sluiten het tijdstip en de tijdslimiet aan bij de agenda van de doelgroep? * Is het aantal exemplaren en toe te voegen bewijsstukken dat de invuller moet bezorgen zo klein mogelijk?

- Ga na of er knelpunten zijn met de tijdslimieten. - Zorg ervoor dat de invuller ontbrekende bewijsstukken kan bezorgen nadat hij het formulier heeft ingediend.

5. De communicatie Wordt de doelgroep betrokken bij de voorbereiding van het formulier? * Is de informatievraag met vertegenwoordigers van de doelgroep besproken? * Werd het ontwerpformulier aan een invulonderzoek onderworpen?

- Betrek vertegenwoordigers van de doelgroep bij het ontwerp of de revisie van formulieren. - Gebruik een invulonderzoek om de administratieve last van een formulier te berekenen. - Gebruik het invulonderzoek om het ontwerp van het formulier bij te sturen.

Is er voorzien in een goede communicatie met de invuller, ook nadat hij het formulier heeft terugbezorgd? * Is er (indien zinvol) vervolginformatie opgenomen in het formulier? * Wordt aan de invuller actuele informatie bezorgd over de voortgang van de verwerking van het formulier?

- Neem relevante vervolginformatie op in de afsluiting van het formulier. - Hou de invuller zo veel mogelijk op de hoogte van de voortgang van de verwerking van het formulier.

5 Uitdagingen voor lokale besturen - Lokale besturen kunnen nog vele stappen vooruitzetten om administratieve vereenvoudiging door te voeren. Ze kunnen hierbij zelf het heft in handen nemen. Een goede kennis van de methodiek ‘Meten is weten’ is sterk aanbevolen. - Vooral hun eigen formulieren kunnen lokale besturen verder vereenvoudigen. De Dienst Wetsmatiging stelt een uitgebreid instrumentarium beschikbaar opdat lokale besturen zelf administratieve lasten kunnen meten en op basis van prioriteiten procedures structureel kunnen aanpakken. Een goed inzicht in de methodologie ‘Meten is weten’ is noodzakelijk om bij het opstellen of evalueren van formulieren overbodige administratieve lasten te vermijden. - Parallel wordt er gewerkt aan procedures die hun oorsprong vinden in de federale of Vlaamse wetgeving. Op het federale en Vlaamse niveau worden hiervoor initiatieven genomen, respectievelijk door de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (www.kafka.be) en de Dienst Wetsmatiging (www.vlaanderen.be/wetsmatiging). Die initiatieven creëren een bijzondere dynamiek. - De prioriteiten van lokale besturen bij administratieve vereenvoudiging zijn evenwel niet noodzakelijk gelijk aan de prioriteiten van hogere overheden. Ze moeten dus op elkaar afgestemd worden. - Administratieve vereenvoudiging heeft vaak een impact op de regelgeving. De aanpassing van de regelgeving is een proces dat veel tijd vergt. - Het gebruik van nieuwe kanalen, onder andere de introductie van digitale loketten of het gebruik van de eID (elektronische identiteitskaart), is een extra hefboom om administratieve vereenvoudiging in praktijk te brengen.

32.

3

Formulierenbeheer

33.

1 Doelstellingen - Het inzicht in het formulierenbeheer versterken. - Concrete en praktische aanbevelingen formuleren om een gecentraliseerd formulierenbeheer op te zetten.

2 Definitie Formulierenbeheer is het proces binnen een organisatie waarbij formulieren op permanente wijze worden ontworpen, geëvalueerd en bijgestuurd (zie figuur 3). Het is een uitdaging voor elk lokaal bestuur om zijn eigen formulierenbeheer te professionaliseren. Dat houdt in dat de volgende kernprocessen van formulierenbeheer verder gestructureerd worden: - het ontwerp van formulieren; - de herwerking van formulieren; - administratieve vereenvoudiging door middel van formulieren. Terwijl het ontwerpen van een nieuw formulier eenmalig wordt uitgevoerd, moet de evaluatie van formulieren periodiek worden georganiseerd. Hierbij worden opmerkingen verzameld van externe actoren of dossierbehandelaars. Dat kan onrechtstreeks door klachten bij te houden of rechtstreeks door feedback van actoren systematisch te registreren. Op basis van de resultaten van de evaluatie moet het formulier aangepast worden. Formulierenbeheer is geen statisch maar een cyclisch proces. Dat cyclische proces opzetten binnen de organisatie, de juiste personen aanstellen en hen de geschikte verantwoordelijkheden geven en rekening houden met de feedback van klanten zijn cruciale randvoorwaarden om een doeltreffend formulierenbeheer mogelijk te maken.

figuur 3

Het proces formulierenbeheer

Het evalueren en ontwerpen van een formulier is een permanent proces binnen een organisatie ontwerpen

kwaliteitsvolle formulieren

Ê

evalueren

Ê

• Het formulier redigeren en layouten • Een ontwerper of ontwerpteam aanstellen • Het formulier afstemmen op de huisstijl om standaardisatie mogelijk te maken

permanent

• Feedback van burgers registreren • Feedback van de administratie registreren • Procedureproblemen melden • Alle formulieren periodiek evalueren

permanent

34.

Een uitgebouwd formulierenbeheer anticipeert op een reeks van knelpunten die in vele lokale besturen . terugkomen: 1 Formulieren vinden hun oorsprong in de regelgeving. Binnen lokale besturen wordt die regelgeving vaak gevolgd door een of meer ambtenaren en worden formulieren ontworpen door dossierbehandelaars. Daardoor varieert het uitzicht van formulieren van dienst tot dienst en gaan formulieren soms een eigen leven leiden. 2 Er bestaan onvoldoende duidelijke richtlijnen voor de opmaak van formulieren. Daardoor zijn formulieren niet altijd voldoende herkenbaar. De kwaliteit van formulieren kan bovendien sterk uiteenlopen. 3 Soms circuleren meerdere versies van hetzelfde formulier. Een gestructureerd versiebeheer is noodzakelijk voor ieder formulier. 4 Dossierbehandelaars worden geconfronteerd met onduidelijke of onvolledige formulieren. Het is voor hen niet altijd duidelijk op welke wijze ze de formulieren kunnen verbeteren. 5 Er bestaan binnen de organisatie verschillende versies van formulieren. Het is niet duidelijk wie de eigenaar is van een specifiek formulier. 6 Er wordt niet altijd rekening gehouden met de opmerkingen die de invullers van formulieren geven omdat die opmerkingen niet systematisch geregistreerd worden. 7 Bestaande formulieren worden zelden of nooit kritisch gereviseerd of aangepast aan gewijzigde omstandigheden. De bovenstaande knelpunten kunnen aangepakt worden door een formulierenbeheer in te voeren binnen de organisatie. Dat betekent concreet meer aandacht voor (1) standaardisatie, (2) kwaliteitsbewaking, (3) uniforme registratie van formulieren, (4) aansluiting op geïntegreerde databanken, (5) vermindering van administratieve lasten, (6) voorraadbeheer.

1 Standaardisatie De inhoud van ieder formulier kan sterk verschillen, maar de opbouw ervan kan gestandaardiseerd worden. Een uniforme huisstijl voor alle formulieren heeft als voordeel dat alle formulieren van een organisatie herkenbaar zijn. Bovendien is het mogelijk om enkele kwaliteitsnormen vast te leggen en na te streven.

2 Kwaliteitsbewaking Door het formulierenbeheer in te voeren kan de kwaliteit van formulieren op gestructureerde wijze versterkt worden. Dat betekent op de eerste plaats de systematische evaluatie van formulieren en de bepaling van de kwaliteitsnormen voor ieder formulier.

3 Uniforme registratie Formulieren worden geregistreerd met unieke codes zodat de organisatie over een inventaris van alle unieke formulieren beschikt.

4 Aansluiting op geïntegreerde databanken Een centraal formulierenbeheer versterkt het inzicht binnen de organisatie om een databankenstructuur te ontwikkelen voor de verwerking van alle formulieren. Die werkwijze verhoogt de efficiëntie.

35.

5 Vermindering van administratieve lasten Een centraal formulierenbeheer laat de organisatie toe prioriteiten te stellen bij de administratieve lastenvermindering. Zo kan de organisatie eerst aandacht besteden aan de formulieren waarbij de lasten van burgers en bedrijven het meest kunnen dalen.

6 Versiebeheer De organisatie van versiebeheer maakt impliciet deel uit van het formulierenbeheer omdat zo mee wordt gewaakt over de versie van de formulieren die wordt gebruikt. Het is dan onder meer duidelijk wie de eigenaar is van unieke formulieren. Om die knelpunten aan te pakken, moet een organisatie investeren in twee randvoorwaarden: (1) een centrale formulierencatalogus; (2) duidelijke rollen en verantwoordelijkheden.

1 Een centrale formulierencatalogus Een centrale formulierencatalogus is een inventaris van alle unieke formulieren die worden gebruikt binnen een organisatie. Van elk formulier kunnen meerdere metagegevens bijgehouden worden, zoals de datum van opmaak, de datum van herziening, de eigenaar en de toegepaste regelgeving, het gebruik, de beschikbaarheid van het formulier op het internet. Een dergelijke catalogus heeft verschillende voordelen: - Alle unieke formulieren zijn geregistreerd. - Het is duidelijk wie de eigenaar is van een formulier. - Standaardisatie is mogelijk. - Het is mogelijk om te waken over de kwaliteit van de formulieren door het ontwerp van de formulieren te coördineren en de formulieren te evalueren. - Er wordt versiebeheer georganiseerd. - De formulieren worden gedocumenteerd, bijvoorbeeld met regelgeving of relevante wetgeving.

kader 9

F o r m u l i e r e n b e h e e r b i j d e s t a d V i l voorde

De stad Vilvoorde beschikt over een centrale catalogus van 170 formulieren. In die centrale catalogus wordt een onderscheid gemaakt tussen externe formulieren van de stad of van een hogere overheid en interne formulieren. . De catalogus bevat vooral externe formulieren (108 formulieren). Bij de externe formulieren wordt telkens vermeld wie de verantwoordelijke dienst is. De stad Vilvoorde geeft ook duidelijk aan welke formulieren online beschikbaar worden gesteld via het digitale loket. Van de externe formulieren wordt er 31% via het digitale loket aangeboden. De interne formulieren zijn bijna allemaal elektronisch beschikbaar. Dankzij de formulierencatalogus kan de formulierencoördinator de nodige stappen zetten om formulieren te beheren en te evalueren. Een centraal aangestelde formulierencoördinator krijgt de steun van de schepen van informatie om het formulierenbeheer . verder vorm te geven.

2 Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden Om formulierenbeheer te organiseren is het cruciaal dat een centrale formulierencoördinator en een formulierenverantwoordelijke of aanspreekpunt per dienst worden aangewezen.

36.

kader 10

D e r o l v a n d e f o r m u l i e r e n c o ö r d i n ator en de formulierenverantwoordelijke

formulierencoördinator I formulieren ontwerpen of ondersteuning bieden bij het ontwerp - de kwaliteit van de redactie en opmaak van formulieren controleren (taalgebruik, huisstijl, administratieve lastenvermindering …) - instrumenten aanreiken om formulieren uniform op te maken, bijvoorbeeld handleidingen, checklists - een vooronderzoek en invulonderzoek organiseren II formulieren evalueren - problemen registreren die ambtenaren bij de verwerking ondervinden - problemen registreren die burgers bij het invullen ondervinden - invulonderzoeken organiseren III formulieren beheren - alle formulieren inventariseren in een formulierencatalogus - formulieren registreren - versiebeheer organiseren - voorraadbeheer organiseren IV rapporteren over problemen en suggesties - rapporteren over het formulierenbeheer aan het diensthoofd of het college van burgemeester en schepenen V overleg met andere diensten organiseren - overleg met andere diensten organiseren, bijvoorbeeld met de formulierenverantwoordelijken van de diensten, met de dossierbehandelaars of met andere formulierencoördinatoren formulierenverantwoordelijke per dienst - vanuit zijn expertise in de dienst de formulierencoördinator ondersteunen bij zijn taken - in zijn dienst de functie vervullen van aanspreekpunt voor het formulierenbeheer - formulieren ontwerpen met de hulp van de formulierencoördinator

3 Knelpunten De volgende knelpunten doen zich vaak voor: 1 In vele lokale besturen wordt er geen formulierenbeheer georganiseerd. Er bestaat geen proces om formulieren systematisch te evalueren en te verbeteren. 2 Soms zijn de centrale formulierencatalogi niet volledig. 3 Formulieren die zijn opgenomen in een formulierencatalogus hebben niet altijd een unieke code, waardoor het versiebeheer wordt bemoeilijkt. 4 Informatie over het gebruik van bepaalde formulieren wordt zelden bijgehouden, waardoor het nut van sommige formulieren in de catalogus moeilijk geëvalueerd kan worden. 5 Het versiebeheer is niet altijd goed georganiseerd. Daardoor bestaat het risico dat meerdere versies van een formulier binnen de organisatie circuleren.

37.

4 Hulpinstrumenten 4° Hulpinstrument: Checklist om formulierenbeheer te optimaliseren De onderstaande checklist kan gehanteerd worden om het formulierenbeheer binnen iedere organisatie te optimaliseren. Ze is gebaseerd op de Formulierenleidraad (www.vlaanderen.be/wetsmatiging). Door de sterke punten en aandachtspunten op te lijsten, kan het formulierenbeheer in de organisatie opgestart of verder uitgewerkt worden.

1. Evaluatie van bestaande formulieren

Sterke punten

Aandachtspunten

Worden bestaande formulieren aan een bureauonderzoek onderworpen? - gebruik van de noodzakelijke checklists en hulpinstrumenten Wordt een verwerkingsonderzoek uitgevoerd als een formulier een tijdlang in gebruik is? - gestructureerde verwerking van problemen die dossierbehandelaars ondervinden - registratie van suggesties en knelpunten die burgers melden

2. Melding van procedureproblemen Worden problemen of knelpunten gemeld die hun oorsprong vinden in de procedure waarvoor het formulier dient? - melding van procedureproblemen die verbonden zijn aan de regelgeving Wordt gecontroleerd welk gevolg is gegeven aan die melding? - voortgangscontrole van procedureproblemen

3. Organisatie van formulierenbeheer Is er een centraal formulierenbeheer dat zorgt voor de standaardisatie, de kwaliteitsbewaking en de registratie van formulieren? - standaardisatie: de huisstijl bewaken - kwaliteitsbewaking: adviseren over de redactie en lay-out van nieuwe formulieren en nieuwe versies evalueren - registratie: een formulierencatalogus beheren Is er een verantwoordelijke aangesteld voor het ontwerpen van de formulieren, voor het voorraadbeheer en de documentatie? - ontwerp: nieuwe (versies van) formulieren redigeren en lay-outen - voorraadbeheer: formulieren bestellen en leveren - documentatie: alle versies van het formulier, evaluatiedocumenten, bestelformulieren … verzamelen

4. Organisatie van het formulierenbeleid Beschikt uw beleidsdomein over een uitgebouwd formulierenbeleid dat ervoor zorgt dat uw afdeling of entiteit goede formulieren opmaakt en onderhoudt? - duidelijke rollen en verantwoordelijkheden bij alle diensten: het takenpakket van de centrale formulierencoördinator en van de formulierenverantwoordelijke bij de dienst invullen

38.

Bestaat er een planning voor de evaluatie van al uw formulieren? - gestructureerde evaluaties van formulieren - registratie van suggesties en knelpunten die de invullers gemeld hebben Stromen de gemelde procedureproblemen door naar de beleidsmakers? Worden procedureproblemen behandeld? - afstemming met beleidsmakers over procedureproblemen Is er overleg met andere diensten om het formulierenbeleid verder te ontwikkelen? - maximaal gebruik van e-governmentapplicaties - overleg met dossierbehandelaars

5° Hulpinstrument: Stappenplan om een formulierenbeheer te ontwikkelen Het onderstaande stappenplan kan gebruikt worden om een centraal formulierenbeheer op te zetten. Stap 1: Inventariseer alle unieke formulieren (intern/extern/hogere overheid). - Geef alle formulieren een identificatiecode.. Voorbeeld: III24 (III: Dienst Sport, 24: Aanvraag huur sportzaal) - Vermeld minstens de volgende gegevens op elk formulier: titel, code, datum, eigenaar, laatste versie, inschatting van de frequentie.

Stap 2: Neem alle unieke formulieren op in een formulierencatalogus. - Beheer de formulierencatalogus op permanente wijze. - Stel de formulierencatalogus centraal beschikbaar en leg een procedure vast om de formulierencatalogus te actualiseren in geval van nieuwe of bijgewerkte formulieren.

Stap 3: Werk rollen en verantwoordelijkheden uit voor de formulierencoördinatie. - Wijs één formulierencoördinator aan. - Maak duidelijk hoe en hoe frequent samengewerkt zal worden met de verschillende dossierbehandelaars per dienst. Zorg ervoor dat de samenwerking gestructureerd verloopt en vermijd ad-hocsamenwerking. - Vraag steun van het management.

Stap 4: Werk een frontoffice uit om formulieren aan te bieden. - Maak duidelijk hoe formulieren worden aangeboden aan de burger: per gebouw, per loket, per dienst, per klantengroep, per product …

Stap 5: Werk een digitaal loket uit. - Onderzoek bij welke formulieren het zinvol is om ze ook online aan te bieden. - Geef duidelijk aan in welk formaat de formulieren worden aangeboden (pdf, Word of webformulier).

5 Uitdagingen voor de lokale besturen - Een centrale formulierencatalogus opstellen en beheren is een eerste noodzakelijke stap om een doeltreffend formulierenbeheer uit te bouwen. - Het is cruciaal dat bepaalde taken en verantwoordelijkheden duidelijk toegewezen worden aan bepaalde personen: één centrale formulierencoördinator en aanspreekpunten die verantwoordelijk zijn voor de formulieren van hun dienst.

39.

- De processen voor de ontwikkeling en evaluatie van formulieren moeten uitgewerkt worden binnen de . organisatie. Daarbij moet expliciet aandacht worden geschonken aan voldoende kwaliteitsmechanismen. . De processen moeten verankerd worden binnen de organisatie. - De organisatie moet systematisch rekening houden met de feedback van actoren om de formulieren verder . te verbeteren. Een invul- en verwerkingsonderzoek moeten standaard georganiseerd worden. - Door ICT-diensten erbij te betrekken kunnen mogelijkheden voor administratieve vereenvoudiging door . middel van e-governmenttoepassingen ontwikkeld worden.

40.

4

DE ONTWIKKELING VAN EEN DIGITAAL LOKET

41.

1 Doelstellingen - - - -

Concrete en praktische aanbevelingen formuleren voor de opmaak van kwaliteitsvolle webformulieren. Aanbevelingen aanreiken voor administratieve vereenvoudiging door een sterker e-government. Aanbevelingen aanreiken voor een optimaal formulierenbeheer door een sterker e-government. Concrete en praktische aanbevelingen formuleren voor de introductie van een digitaal loket.

2 Definitie Voor een goed begrip van de term digitaal loket zijn twee andere termen belangrijk: e-government en webformulieren. 1 Wat is e-government? E-government is een nieuwe, geïntegreerde en permanente manier om openbare diensten te leveren via een optimaal gebruik van informatie- en communicatietechnologie (ICT) in de interne en externe processen. Voorbeelden: - Tussen de overheid en burgers/bedrijven: Tax-on-web (FOD Financiën), het digitale bevolkingsloket voor de aanvraag van attesten, de aanvraag van studietoelagen (Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming), de aanvraag van adviescheques (Vlaams Ministerie van Economie, Wetenschap en Innovatie), de elektronische aanvraag van een nummerplaat. - Tussen overheden: Digiflow (attesten voor overheidsopdrachten). 2 Wat zijn webformulieren? Webformulieren zijn formulieren die in een internet- of intranetomgeving gebruikt worden. Webformulieren die in een digitaal loket geïntegreerd zijn, zijn een vorm van e-government waarbij er in het kader van een procedure een transactie is tussen een overheid en burgers of ondernemingen. De drie kenmerken van een papieren formulier blijven dan geldig: (1) het formulier dient voor de toepassing van een procedure, (2) het vraagt data op die nodig zijn voor die procedure en (3) het bevat antwoordruimte om de gevraagde gegevens in te vullen. De introductie van digitale loketten bij de overheid moet in een ruimer verband geschetst worden. De overheid wil een vraaggerichte dienstverlening creëren, dat wil zeggen een dienstverlening op maat van de vragen en behoeften van burgers en bedrijven. In die aanpak staan vijf doelstellingen centraal (zie figuur 4):

(1) (2) (3) (4) (5)

betrouwbaarheid toegankelijkheid snelheid administratieve vereenvoudiging efficiëntie

Deze doelstellingen worden niet alleen door middel van een digitaal loket bereikt. Ook de klassieke dienstverlening via het fysieke loket, telefoon of fax blijft een belangrijke rol spelen. Een digitaal loket vult de bestaande vormen van dienstverlening aan. Het is een specifiek kanaal dat vanuit het e-government bijdraagt tot een betere dienstverlening voor burgers en bedrijven. In een multikanaalbenadering kunnen burgers via verschillende kanalen met de lokale overheid communiceren en interageren. De multikanaalbenadering maakt duidelijk dat een geïntegreerde benadering van het concept dienstverlening belangrijk is.

42.

Digitale loketten passen in het streven van organisaties naar een betere dienstverlening. Essentieel is de integratie van het e-government in de administratieve vereenvoudiging. De versterking van het e-government leidt tot diverse kansen om administratieve lasten van burgers en bedrijven te verminderen. Bovendien zijn er efficiëntiewinsten in de administratie mogelijk. Informatie kan immers geautomatiseerd verwerkt worden en foutenmarges zijn doorgaans kleiner. E-government sluit de andere wijzen van dienstverlening niet uit. Integendeel, de nieuwe interactievormen kunnen verder ontwikkeld worden zonder de aandacht voor de klassieke dienstverlening uit het oog te verliezen. Het is aan te bevelen het dienstverleningsconcept voor burgers en bedrijven op een geïntegreerde en vraaggerichte wijze uit te werken.

figuur 4

D e p o s i t i o n e r i n g v a n h e t d i g i t a l e l oket bij het versterken van de vraaggerichte d i e n s t v e r l e n i n g v a n o p e n b a r e b e s t uren 1. Betrouwbaarheid

2. Toegankelijkheid

Ê

Ê

3. Snelheid

Ê

4. Administratieve vereenvoudiging

Ê

5. Efficiëntie

Ê

Een vraaggerichte dienstverlening Front-office

Fysiek loket

Back-office

Brief - fax e-mail

Multikanaal-benadering

kader 11

tabel 11

Callcenter

Website

Digitaal loket

Digitale televisie

E-government

To e l i c h t i n g v a n h e t c o n c e p t v r a a g gerichte dienstverlening

1. Betrouwbaarheid - - - - -

De juiste gegevens worden ter beschikking gesteld. De privacy wordt gerespecteerd. De aanvrager wordt erkend en herkend (authenticatie). Er is een taakverdeling voor de validering en het beheer van informatie. Er zijn minder fraudemogelijkheden.

2. Toegankelijkheid - - - - - -

De dienstverlening is 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar, ongeacht de locatie. De dienstverlening kan meer gepersonaliseerd verlopen (identificatie klant, dossierstatus). Er is één virtuele overheid (over alle bestuurslagen heen). Er zijn diverse kanalen (pc, iDTV, gsm). Door goed leesbare informatie wordt de digitale kloof niet verder vergroot. De kwaliteit van het dienstverleningsproces kan worden gecontroleerd (de gebruiker kan de status volgen).

43.

3. Snelheid - - - -

De feedback verloopt realtime. De snelheid neemt toe als de processen automatisch verlopen. Er zijn geen verplaatsingen naar het loket en geen wachttijden. Er zijn minder verplichte contactmomenten met de overheid.

4. Administratieve vereenvoudiging - Er is een unieke gegevensinzameling (beschikbare gegevens worden niet steeds opnieuw gevraagd, er wordt gewerkt met authentieke bronnen bij het opvragen en beheren van gegevens). - Er is een maximaal hergebruik van informatiegegevens. - Er worden gegevens met andere besturen uitgewisseld, onder meer door de integratie van backofficeapplicaties. - De administratieve formaliteiten verminderen. - De reis- en wachttijden verminderen.

5. Efficiëntie - Door automatisering kunnen efficiëntiewinsten gerealiseerd worden en kan het werkvolume in de organisatie dalen. - De backofficeprocessen worden aan de frontoffice aangepast. - Het formulierenbeheer verloopt efficiënter (archivering, voorraadbeheer).

figuur 5

D e d o e l s t e l l i n g e n v a n e - g o v e r n m e nt

E-government is meer dan het aanbieden van internet: E-government is primair gericht op het efficiënter maken van de organisatie en het bevorderen van administratieve vereenvoudiging. De voordelen zijn ook beschikbaar voor zij die zich op de traditionele manier aan een loket aanbieden.

‰

‰ technische toepassingen

samenwerking tussen meerdere overheden

aanpassen van de administratieve processen aan elektronische dienstverlening

bescherming van de persoonlijke levenssfeer

reorganisatie van structuur en werking

Ê gekoppeld aan de versterking van het volledige concept lokettendienstverlening: afhaalbalie, snelloket, doorverwijsfunctie

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen drie soorten webformulieren:

(1) afdrukformulier (2) tekstverwerkingsformulier (3) geautomatiseerd formulier

44.

O v e r z i c h t v a n d e s o o r t e n w e b f o r mulieren

VOORDELEN

kader 12

‰

Afdrukformulier

1

‰

Webformulieren

Tekstverwerkingsformulier

2

‰

figuur 6

Geautomatiseerd formulier

3

- De gebruiker kan het formulier afdrukken en manueel invullen

- De gebruiker kan het formulier afdrukken en manueel invullen - De gebruiker kan het formulier invullen via een tekstverwerkingsprogramma, opslaan, afdrukken, (elektronisch) versturen

- De gebruiker vult een formulier in via een invulprogramma om gegevens in te vullen en op te slaan - De koppeling met een geautomatiseerd databeheer is noodzakelijk

De communicatie met burgers verbetert

De communicatie met burgers verbetert

- De communicatie met burgers verbetert - De interactie met gebruikers wordt geoptimaliseerd - De resultaten van de interactie kunnen onmiddellijk beschikbaar worden gesteld - Er is een geautomatiseerd en meer efficiënt formulierenbeheer - Formulieren kunnen meer efficiënt worden verwerkt binnen de organisatie

K e n m e r k e n v a n h e t t e k s t v e r w e r k i ngsformulier en geautomatiseerd formulier

KENMERKEN VAN TEKSTVERWERKINGSFORMULIEREN - De gebruiker kan het formulier afdrukken en manueel invullen. - De gebruiker kan het formulier invullen via een tekstverwerkingsprogramma (bv. MS Word, Pdf Editor …) en afdrukken. In veel gevallen kan hij het ook opslaan en elektronisch versturen.

KENMERKEN VAN GEAUTOMATISEERDE FIGUREN: - De gebruiker vult het formulier in met een specifiek invulprogramma en slaat daar de gegevens ook mee op. - Het geautomatiseerde databeheer is rechtstreeks gekoppeld aan de administratie.

VOORDELEN: - Er is een betere communicatie met burgers en ondernemingen. - Voor eenvoudige formulieren is er snel een quick win te realiseren. - Formulieren waarvoor geen elektronische handtekening vereist is, kunnen elektronisch worden verstuurd.

VOORDELEN: - Er is een betere communicatie met burgers en ondernemingen. - De interactie met de gebruiker is optimaler (bv. door de zoekfunctie, de koppeling aan een brochure). - De resultaten zijn meestal onmiddellijk beschikbaar. - Het formulierenbeheer is geautomatiseerd en daardoor ook efficiënter.

BEPERKINGEN - Er is geen elektronische handtekening mogelijk. Als het formulier nog manueel ondertekend moet worden, is de winstmarge beperkt tot het downloaden van het formulier. - Er is geen integratie met een backofficeapplicatie. TOEPASSINGEN - Meldingskaart gemeente - Aanvraag van afschrift geboorteakte

BEPERKINGEN - Er is een toegang tot het internet nodig (met bepaalde technische minimumvereisten). - De toegang moet beveiligd zijn. - Er is een elektronische toegang via authenticatie nodig (eID, Rijksregister, token van de federale overheid). TOEPASSINGEN - Formulieren voor burgerzaken. - …

45.

Het uitzicht van een tekstverwerkingsformulier is in de meeste gevallen helemaal hetzelfde als dat van een papieren formulier. Het enige verschil is dat de gebruiker het formulier via een pc kan invullen. De Formulierenleidraad is een belangrijk hulpmiddel om formulieren op te stellen en te evalueren. Dat geldt zowel voor afdrukformulieren, tekstverwerkingsformulieren als geautomatiseerde formulieren. Voor geautomatiseerde formulieren is er wel een uitgebreider stappenplan.

STAPPENPLAN Afdrukformulier De opmaak is zoals bij papieren formulieren (zie hoofdstuk 1).

Maak een kwalitatief hoogstaand papieren formulier dat voldoet aan alle inhoudelijke en vormelijke vereisten.

‰

Geautomatiseerd formulier De opmaak is zoals bij papieren formulieren (zie hoofdstuk 1), maar er zijn extra mogelijkheden voor een betere interactie met de invuller en voor de grafische opbouw van het scherm (bv. vermelden van foutboodschappen, automatisch doorverwijzen naar bepaalde rubrieken, onmiddellijk aanbieden van resultaten, onzichtbaar maken van niet-relevante rubrieken, aanbieden van een zoek- of helpfunctie). Deze mogelijkheden leiden tot een . grotere gebruiksvriendelijkheid en tot vereenvoudiging.

‰

Tekstverwerkingsformulier De opmaak is zoals bij papieren formulieren (zie hoofdstuk 1).

Maak een technisch routeschema op door de vragen in de volgorde te plaatsen zoals de gebruiker deze moet beantwoorden. Hierdoor krijgt de gebruiker geen overbodige vragen of informatie gepresenteerd en zal hij enkel noodzakelijke vragen invullen.

‰ Optimaliseer de gebruiksvriendelijkheid rekening houdende met de grafische schermopbouw: weglaten van verwijzingen, nummering, speciale knoppen, zoekfunctie, …

kader 13

C i j f e r s o v e r h e t g e b r u i k e n d e a a n wezigheid van portaalsites

- - - - -

88 % van alle Vlaamse gemeenten hebben een eigen website. 20% levert inspanningen voor andersvaliden. 50% beschikt over een productencatalogus. 73% beschikt over nieuwsberichten. 60% publiceert de agenda en de verslagen van de gemeenteraden, 40% publiceert de beleidsnota’s en informatie over adviesraden. - 5% beschikt over onlineforums. - 42% beschikt over een e-loket. - Maar drie besturen werken met eID’s en elektronische handtekeningen. Indigov: Monitor lokale besturen (www.indigov.be)

In de praktijk bestaan er verschillende gebruiksvormen voor een digitaal loket. We onderscheiden er vier: - - - -

het aanbieden van invulformulieren en brochures op internet of intranet. het aanvragen van attesten via internet of intranet. het aanbieden van tekstverwerkingsformulieren via internet of intranet. online aanvragen en aanbieden van geautomatiseerde formulieren via internet of intranet.

46.

Deze vormen van een digitaal loket worden gerealiseerd via een gemeentelijke website (1) en waarbij via een digitaal frontofficeloket handelingen mogelijk zijn zonder authenticatie van de gebruiker (2) of waarbij er een koppeling is voorzien tussen de frontoffice en de backoffice, en waarbij de authenticatie van de gebruiker zeer belangrijk is (3). Deze vormen worden hierna besproken.

3 De gemeentelijke website 1 Doelstellingen Gemeentelijke websites hebben een dubbel doel: - communiceren met burgers: informatie over evenementen en gebeurtenissen, activiteiten van een cultureel centrum, inspraakvergaderingen, nieuwsberichten. - informeren van burgers: wegwijs in de gemeentelijke diensten (contactpersonen, openingsuren), voorstelling van de gemeente (statistieken), interactief stratenplan. 2 De kostprijs De kostprijs van een gemeentelijke website wordt bepaald door de volgende elementen: - de opmaak van de website (voorstudie, maquette, domeinnaam, e-mailadressen, domein, servers). - de technische ondersteuning voor de HTML-codering. - de webhosting (toegankelijkheid, snelheid, beheer, dagelijkse back-up, domeinnaam, bescherming van gebruikersnamen en paswoorden). - acties die gericht zijn op het beperken van de digitale kloof: uitbouw van informatiekiosken in de gemeenten, hotspots met internetaansluiting, gratis internet in de bibliotheek. 3 Randvoorwaarden Bij de ontwikkeling van een gemeentelijke website moeten lokale besturen rekening houden met de volgende randvoorwaarden die het gebruik van websites kunnen versterken: - een grotere effectiviteit door een elektronische nieuwsbrief (bv. wekelijkse nieuwsbrief van de gemeente Schoten). - een grotere effectiviteit door een multimodale aanpak (bv. informatieblad gemeente, informatiekiosken, berichten via sms), waardoor de hele dienstverlening verbetert. - een betere structurering van het informatieaanbod voor specifieke doelgroepen (burgers, bedrijven, bezoekers), bijvoorbeeld door levenslijnen met de belangrijke gebeurtenissen in het leven van burgers of in het bestaan van bedrijven (bv. geboorte, wonen). - het aanbieden van oplossingen voor personen die niet over een pc of over de noodzakelijke vaardigheden beschikken (bv. gratis internet in de bibliotheek). - een betere ontsluiting van de informatie door een zoekfunctie, een sitemap, de toepassing van de normen voor het Anysurferlabel anderstalige informatie (bv. voor buitenlandse toeristen) zonder schending van de taalwetgeving. 4 Impact op de organisatie De samenwerking met communicatie- en voorlichtingsdiensten is cruciaal voor de ontwikkeling en het beheer van gemeentelijke websites. 5 Toepassingsgraad in Vlaanderen De ontwikkeling van een gemeentelijke website is doorgaans de eerste prioriteit voor veel lokale besturen, samen met een digitaal frontofficeloket. Nagenoeg alle lokale besturen beschikken over een uitgebouwde website waarop via het digitale loket afdrukformulieren en brochures worden aangeboden.

47.

4 Het digitale frontofficeloket 1 Doelstellingen Een digitaal frontofficeloket is een onderdeel van een gemeentelijke website waarmee burgers met een lokaal bestuur in interactie kunnen treden zonder dat daarvoor authenticatie nodig is. Een digitaal frontofficeloket biedt diverse mogelijkheden: - - - - - -

Bezoekers kunnen handelingen uitvoeren waarvoor geen authenticatie noodzakelijk is. Bezoekers kunnen formulieren downloaden, invulformulieren en tekstverwerkingsformulieren invullen. Bezoekers kunnen online documenten (bv. jaarverslag, brochures) en formulieren aanvragen. Bezoekers kunnen zaken melden (bv. wespennesten, defecten). Bezoekers kunnen via zoektermen de weg vinden naar het juiste loket (bv. burgerlijke stand). Bezoekers kunnen een lijst met e-mailadressen raadplegen zodat ze de contactpersonen per dienst te weten kunnen komen. - Een digitaal loket voor burgers en bedrijven is een goede voorbereiding voor een verdere en meer diepgaande integratie met backofficeapplicaties.

2 De kostprijs De kostprijs is hetzelfde als voor een gemeentelijke website en wordt bepaald door de volgende elementen: - de opmaak van de website (voorstudie, maquette, domeinnaam, e-mailadressen, domein, servers). - de technische ondersteuning voor de HTML-codering. - de webhosting (toegankelijkheid, snelheid, beheer, dagelijkse back-up, domeinnaam, bescherming van gebruikersnamen en paswoorden). - acties die gericht zijn op het beperken van de digitale kloof: uitbouw van informatiekiosken in de gemeenten, hotspots met internetaansluiting, gratis internet in de bibliotheek. 3 Randvoorwaarden Bij de ontwikkeling van een digitaal frontofficeloket moeten lokale besturen rekening houden met de volgende randvoorwaarden: - De effectiviteit wordt op dit moment ingeperkt omdat slechts een beperkt aantal formulieren zonder authenticatie elektronisch verstuurd kan worden. De meeste formulieren moeten via de post verstuurd worden of moeten aan het loket afgegeven worden omdat een handtekening nog steeds noodzakelijk is. - De effectiviteit wordt groter door formulieren toe te voegen waarvoor geen authenticatie nodig is. Het einddoel van elke informatiestroom moet daarom onderzocht worden. - Er is een digitale kloof: niet iedereen beschikt over een pc en over de noodzakelijke vaardigheden. 4 Impact op de organisatie Samenwerking met een gecentraliseerd formulierenbeheer is noodzakelijk. 5 Toepassingsgraad in Vlaanderen Digitale frontofficeloketten zijn een eerste prioriteit voor veel lokale besturen.

5 Het digitale loket met een koppeling tussen de front- en de backoffice 1 Doelstellingen Een digitaal loket waarbij de front- en backoffice aan elkaar worden gekoppeld, gaat nog een stap verder dan

48.

een digitaal frontofficeloket. De gegevens worden elektronisch opgevraagd en daarna automatisch verwerkt in de systemen van de lokale overheid. Op die manier kan de informatie op een efficiënte wijze verwerkt worden. Als er authenticatie mogelijk is en de gegevens beveiligd zijn, kunnen klanten de status van dossiers opvragen. Er kan dan via het internet zeer uitgebreid met de klanten gecommuniceerd worden. Hierdoor zijn de mogelijkheden van het e-government ook veel groter in vergelijking met de andere oplossingen. Een digitaal loket met een koppeling tussen de front- en backoffice geeft diverse mogelijkheden: - - - - -

Er kan overheidsinformatie verstrekt worden over de aanvraag en het uitreiken van documenten. Er is een directe interactie met burgers en bedrijven. Uittreksels en attesten kunnen via webformulieren aangevraagd worden. Dossiers kunnen gevolgd worden via een refertenummer. De informatie over de verwerking van formulieren is ook voor ambtenaren beschikbaar door een integratie met de backofficetoepassingen.

2 De kostprijs Door een koppeling van de backoffice aan de frontoffice valt de kostprijs van het digitale loket veel hoger uit. . De kostprijs wordt bepaald door onder meer de volgende elementen: - de proceshertekeningen die nodig zijn om frontoffice- en backofficedatabanken en de bijbehorende processen te integreren. - de procedures voor authenticatie (bv. beveiligde login en paswoord, token van de federale overheid, Rijksregister, eID) en de afspraken die nodig zijn tussen de verschillende betrokken partijen (veiligheidsplannen en -consulenten, opleidingen). - het gebruik van eID’s en de verspreiding van de daarvoor vereiste kaartlezers en software. - de interne organisatie per dienst om de front- of backoffice op elkaar te laten aansluiten. - acties om de informatie eenvoudiger te ontsluiten (zoekfunctie, sitemap, Anysurferlabel voor blinden en slechtzienden, anderstalige informatie voor bijvoorbeeld buitenlandse toeristen - het gebruik van service level agreements met providers en authentieke bronnen om een minimale kwaliteitsvolle dienstverlening te garanderen. 3 Randvoorwaarden Bij het ontwikkelen van een digitaal loket moeten lokale besturen rekening houden met de volgende randvoorwaarden: - de proceshertekeningen. - de loskoppeling van de webhosting. - de vereiste softwarelicenties naar gelang van de behoeften van het bestuur, de onderhoudskosten, . de opleidingskosten. - een centrale implementatie voor diverse loketinitiatieven (bv. burgerzaken, woonloket, evenementenloket, . kinderopvangloket, inburgeringloket). 4 Impact op de organisatie Samenwerking met dossierbehandelaars, systeembeheerders, communicatie- en voorlichtingsambtenaren, procesverantwoordelijken is noodzakelijk. 5 Toepassingsgraad in Vlaanderen Deze vorm van digitaal loket wordt het meest toegepast in de dienstverlening van de burgerlijke stand. De ontwikkeling hiervan is in volle voorbereiding.

49.

3 Tips Hierna volgen enkele belangrijke gegevens en tips rond de randvoorwaarden die een impact hebben op de implementatie van een digitaal loket. 1 Digitale kloof - Heel wat burgers hebben geen toegang tot internet en hebben niet de vaardigheden om internet te ontsluiten. Een goed inzicht in de doelgroep die het voorwerp is van een informatieverplichting is cruciaal om gerichte acties op te zetten. - Mogelijke oplossingen daarvoor zijn levenslang leren (cursus internet) en gratis surfen in de bibliotheek. 2 Beperkt gebruik - De contactratio bij gemeentelijke diensten is vrij laag: het aantal bezoeken van burgers en ondernemingen bij gemeentelijke diensten is laag. De impact van digitale dienstverlening voor burgers en bedrijven is dan ook vrij beperkt, vooral in kleinere gemeenten. Een kosten-batenanalyse en een permanente evaluatie van het gebruik na de implementatie zijn dan ook cruciaal. 3 Procesre-engineering - De perceptie bestaat dat bij het ontwikkelen van digitale loketten externe motieven (bv. de vergelijking met andere lokale besturen) harder doorwegen dan interne motieven (bv. interne efficiëntiewinsten). - Een digitaal loket moet het resultaat zijn van een proceshertekening en moet zich richten op een optimalere dienstverlening voor de doelgroepen. - De processen moeten aangepast worden aan de nieuwe vormen van elektronische dienstverlening. Hierdoor kunnen efficiëntiewinsten worden gerealiseeerd. 4 Inzicht in werking en processen - Het uitgangspunt van een digitaal loket is een betere dienstverlening voor burgers en bedrijven. Dat veronderstelt een goed inzicht in de werking en de processen, en gaat verder dan uitsluitend het communicatiemanagement. Een permanent overleg tussen de trekkers van de administratieve vereenvoudiging, de proceshertekening, de communicatie en het systeembeheer is dan ook noodzakelijk. 5 Ambities van de verschillende overheden - Veel informatieverplichtingen van lokale besturen zijn gekoppeld aan hogere overheden (federale overheid, Vlaamse overheid). Het overleg met die actoren vergt tijd en energie. Er kunnen bovendien verschillende . ambitieniveaus zijn die wisselende prioriteiten weerspiegelen. 6 Privacywetgeving - De informatie over de wijze van verwerking van de gegevens moet worden meegedeeld uiterlijk op het moment dat de aanvrager de informatie aan de overheid verstrekt. 7 Technologie - Lokale besturen laten zich inspireren door het technologieaanbod op de markt en niet door de eigen behoeften. - De technologie werkt nog onvoldoende met open standaarden. Een keuze voor een technologische applicatie heeft gevolgen voor andere applicaties. 8 Kostprijs van technologie op de privémarkt - Onderhoudscontracten impliceren updates van de technologie, maar de updates zijn niet gekoppeld aan de wijzigingen in wetgeving of reglementeringen. - Lokale besturen zijn soms onvoldoende op de hoogte van wijzigingen in de wetgeving. Hierdoor worden er overbodige investeringen gedaan.

50.

4 Hulpinstrumenten 6° Hulpinstrument: Stappenplan voor het opstellen van een digitaal loket Dit hulpinstrument kan toegepast worden bij de ontwikkeling van een volwaardig digitaal loket in openbare . besturen.

- Downloaden van formulieren en brochures voor digitale versturing - Meldingen of vragen - Raadplegen catalogus bibliotheek - Abonnement op agenda van de gemeenteraad - … - Online reserveringen van zalen - Reserveren van tickets / activiteiten - Opvragen van attesten (bv. geboorteakte, …) - Inschrijving kindjes voor kinderopvang - Reservatie boeken bibliotheek - Raadpleging status van aanvragen - …

1. Ontwikkel en onderhoud een officiële gemeentelijke website 2. Versterk de front office door het aanbieden van diensten waarbij geen authenticatie noodzakelijk is 3. Ontwikkel stapsgewijs interactieve dienstverlening voor de minder complexe processen waarbij authenticatie noodzakelijk is

NEEN

JA

NEEN

A. Beschrijf het bestaande proces

Is een kritisch aantal gebruikers gegarandeerd?

‰

‰

Is het formulier verbonden aan een proces dat niet behoort tot een hogere overheid?

‰

‰

4. Ontwikkel stapsgewijs interactieve dienstverlening voor de complexe processen waarbij authenticatie noodzakelijk is

JA

B. Onderzoek sterken, zwakten en verbeteringsmogelijkheden C. Beschrijf het toekomstige proces E. Automatiseer stappen waar mogelijk

7° Hulpinstrument: Checklist voor het opstellen van webformulieren Dit hulpinstrument kan toegepast worden bij het opstellen van webformulieren. Alle vragen - Pas geen nummering van de vragen toe. - Gebruik geen vervolginstructies, maar automatische doorverwijzingen. - Maak het technisch onmogelijk om vragen over te slaan. - Voorkom dat de gebruiker wordt geconfronteerd met voor hem overbodige vragen. - Neem waar dat nodig is waarschuwingsboodschappen op (bv. als een vraag wordt overgeslagen, als een vraag fout is beantwoord). - Neem knoppen op waarmee invullers de ingevulde schermen kunnen aanpassen en goedkeuren. - Bouw bij complexe materies en lange formulieren een helpfunctie in. - Bouw de mogelijkheid in om het formulier af te printen. - Bouw de mogelijkheid in om de verzending van het formulier te bevestigen.

Controlevragen - Stel controlevragen door middel van gegevens die in databanken beschikbaar zijn (bv. adresgegevens).

Keuzevragen - Controleer het aantal keuzemogelijkheden voor de invuller zo veel mogelijk (bv. als de invuller maar één antwoord uit een reeks mag aanvinken, kan er technisch ook maar één hokje aangekruist worden).

51.

Uiteraard blijven alle aanbevelingen voor het ontwerp en de evaluatie van papieren formulieren ook geldig voor webformulieren.

5 Uitdagingen voor de lokale besturen - Lokale besturen geven doorgaans prioriteit aan de ontwikkeling van een website, eventueel gekoppeld aan een digitaal loket. De grootste mogelijkheden zijn echter weggelegd voor verbeteringen in de backofficedienstverlening die aan de frontofficedienstverlening gekoppeld is. - De lokale besturen staan daarbij voor verschillende uitdagingen: 1 Technologische uitdagingen - Het gebruik van de eID is in 2006 nog maar beperkt tot enkele gemeenten. De eID biedt mogelijkheden voor authenticatie en hergebruik van gegevens. - Nieuwe kanalen kunnen ingezet worden, bijvoorbeeld digitale televisie of iDTV (waarop de Vlaamse Infolijn is aangesloten), palmtops, draadloze platformen. 2 Een geïntegreerde benadering van e-government - Een multikanaalbenadering van de dienstverlening is cruciaal (fysiek loket, gsm, telefoon, iDTV, callcenter). - Voor burgers bestaan er geen bestuurslagen: er is alleen dé overheid. Digitale loketten geven de gelegenheid om in één virtuele overheid op een efficiënte wijze door te verwijzen. - Er is een integratie nodig van de (elektronische) dienstverlening die de verschillende entiteiten op lokaal niveau aanbieden (gemeentebestuur, OCMW, politiezone). 3 Primaire aandacht voor backoffice-integratie en proceshertekening - De koppeling tussen front- en backoffice is niet altijd zichtbaar voor de buitenwereld. Toch levert dit de meeste winsten op. Primaire aandacht zou dan ook moeten gaan naar deze integratie. - De dienstverlening kan geoptimaliseerd worden door onder meer nieuwe processen voor de elektronische dienstverlening uit te tekenen. 4 Samenwerken met andere besturen - Om unieke gegevensinzameling en hergebruik van gegevens mogelijk te maken is samenwerking met andere besturen cruciaal. Die samenwerking veronderstelt afstemming voor diverse aspecten (standaarden, technologie, veiligheidsplannen) en het gebruik van open standaarden en platformen.

52.

5

Aanbevelingen voor de lokale besturen - . synthese

53.

Algemene aanbevelingen 1 Openbare besturen hebben al verschillende stappen gezet in de richting van een goed formulierenbeheer. Het formulierenbeheer verder uitwerken is noodzakelijk om een actief reguleringsmanagement binnen de lokale besturen te ondersteunen. Reguleringsmanagement komt tegemoet aan de wensen en behoeften van burgers en ondernemingen. Formulieren zijn bovendien een belangrijke uiting van de interactie tussen de overheid enerzijds, en de burgers en ondernemingen anderzijds. 2

De versterking van het formulierenbeheer speelt zich af op verschillende niveaus: (1) de opmaak van formulieren; (2) het realiseren van administratieve vereenvoudiging bij formulieren; (3) het organiseren van formulierenbeheer binnen de organisatie; (4) het ontwikkelen van digitale loketten.

3 De opmaak van formulieren kan verder geoptimaliseerd worden op basis van de richtlijnen in de Formulierenleidraad van de cel Taaladvies. Die richtlijnen kunnen ook toegepast worden bij het evalueren en aanpassen van formulieren. Belangrijke aandachtspunten zijn het aanbieden van duidelijke vervolginformatie en het opnemen van duidelijke herkomst- en bestemmingsinformatie. 4 Het systematisch organiseren van een invulonderzoek of het registreren van suggesties en opmerkingen bij een formulier is noodzakelijk. Die feedback van burgers en bedrijven is zeer relevant voor het verbeteren van formulieren. 5 Een goed inzicht in de methode Meten is weten is wenselijk bij het opstellen en evalueren van formulieren. Hierdoor kunnen administratieve lasten maximaal beperkt worden. 6 Het uitbouwen van een centraal formulierenbeheer is cruciaal. Openbare besturen moeten daarbij in de eerste plaats een formulierencatalogus opstellen en beheren. Een goed zicht op het gebruik van formulieren is belangrijk om in onbruik geraakte formulieren af te schaffen. Daarnaast moeten duidelijke rollen en verantwoordelijkheden verdeeld worden, er moet met andere woorden gezorgd worden voor een formulierencoördinator met aanspreekpunten voor iedere dienst. 7 Het uitbouwen van een digitaal loket heeft een impact op de opmaak van formulieren, de mogelijkheden om administratieve vereenvoudiging toe te passen en het formulierenbeheer te optimaliseren. Vaak gaat de aandacht van lokale besturen alleen naar het uitbouwen van een website en het aanbieden van een paar onlineformulieren. Een betere afstemming tussen de frontoffice- en backofficedienstverlening zal de kwaliteit van de dienstverlening in het algemeen verbeteren. Daarbij moet er niet alleen aandacht worden besteed aan aspecten van e-government. De aanpak moet geïntegreerd worden met de andere kanalen van dienstverlening. E-government en klassieke dienstverlening gaan immers hand in hand. 8 E-government biedt mogelijkheden om administratieve vereenvoudiging te realiseren, onder meer door het gebruik van de elektronische identiteitskaart. 9 Het toepassen van acties op deze terreinen levert winst op voor de administratieve vereenvoudiging. De initiatieven kunnen pas slagen als zowel de ambtelijke als de politieke top ze steunt. Administratieve vereenvoudiging moet daarom hoog op de agenda van de lokale overheid staan. Door het creëren van een afzonderlijk beleidsdomein is de kans groter dat de nodige acties worden uitgevoerd en dat er een zekere continuïteit is tijdens de hele legislatuur.

54.

A Het opstellen en evalueren van kwaliteitsvolle formulieren 10 Sommige lokale besturen geven talloze formulieren uit. Over de relevantie van die formulieren wordt niet altijd nagedacht. Voor u een nieuw formulier ontwerpt, kunt u zich het best altijd afvragen of het formulier wel nodig is. 11 Bij het evalueren van de kwaliteit van een formulier moet u een eenduidig antwoord kunnen formuleren op de volgende vragen: (1) Wat is de procedure en de regelgeving? (2) Welke gegevens zijn noodzakelijk om de procedure correct te kunnen uitvoeren? 12 Een formulier moet op zich kunnen bestaan. Neem geen regelgeving op in het formulier als dat niet echt noodzakelijk is voor de begrijpelijkheid van het formulier. Zorg ervoor dat het formulier in een eenvoudige en duidelijke taal is opgesteld. 13 Lokale besturen moeten voor ieder formulier nagaan of de gewenste gegevens niet al bij een andere overheidsinstelling bekend zijn in het kader van andere procedures. Het principe van de unieke gegevensinzameling kan leiden tot diverse mogelijkheden voor administratieve vereenvoudiging. 14 Lokale besturen moeten verder investeren in een uniforme huisstijl voor alle formulieren. Dat verhoogt de herkenbaarheid van die formulieren. 15 Het beheren van kwaliteitsvolle formulieren eindigt niet bij de opmaak van een formulier. Bestaande formulieren moeten op regelmatige tijdstippen worden geëvalueerd en geactualiseerd. 16 Een invulonderzoek kan een belangrijke meerwaarde betekenen tijdens het opstellen of evalueren van een formulier. Het registreren van de feedback van gebruikers is een goed alternatief. 17 De wetgeving inzake de openbaarheid van bestuur en de persoonlijke levenssfeer heeft tot gevolg dat ieder formulier de toegankelijkheid van de overheid moet bevorderen (bijvoorbeeld door het vermelden van de dossierbehandelaar en de openingstijden). Anderzijds moet worden vermeld dat gegevens niet zomaar beschikbaar worden gesteld aan derden.

B Administratieve lastenvermindering door goede formulieren 18 Lokale besturen kunnen nog vele stappen vooruitzetten om administratieve vereenvoudiging door te voeren. Ze kunnen hierbij zelf het heft in handen nemen. Een goede kennis van de methodiek ‘Meten is weten’ is sterk aanbevolen. 19 Parallel wordt er gewerkt aan procedures die hun oorsprong vinden in de federale of Vlaamse wetgeving. Op het federale en Vlaamse niveau worden hiervoor initiatieven genomen, respectievelijk door de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (www.kafka.be) en de Dienst Wetsmatiging (www.vlaanderen.be/wetsmatiging). Die initiatieven creëren een bijzondere dynamiek. 20 Vooral hun eigen formulieren kunnen lokale besturen verder vereenvoudigen. De Dienst Wetsmatiging stelt een uitgebreid instrumentarium beschikbaar opdat lokale besturen zelf administratieve lasten kunnen meten en op basis van prioriteiten procedures structureel kunnen aanpakken. Een goed inzicht in de methodologie ‘Meten is weten’ is noodzakelijk om bij het opstellen of evalueren van formulieren overbodige administratieve lasten te vermijden.

55.

21 De prioriteiten van lokale besturen bij administratieve vereenvoudiging zijn evenwel niet noodzakelijk gelijk aan de prioriteiten van hogere overheden. Ze moeten dus op elkaar afgestemd worden. 22 Administratieve vereenvoudiging heeft vaak een impact op de regelgeving. De aanpassing van de regelgeving is een proces dat veel tijd vergt. 23 Het gebruik van nieuwe kanalen, onder andere de introductie van digitale loketten of het gebruik van de eID (elektronische identiteitskaart), is een extra hefboom om administratieve vereenvoudiging in praktijk te brengen.

C Formulierenbeheer 24 Een centrale formulierencatalogus opstellen en beheren is een eerste noodzakelijke stap om een doeltreffend formulierenbeheer uit te bouwen. 25 Het is cruciaal dat bepaalde taken en verantwoordelijkheden duidelijk toegewezen worden aan bepaalde personen: één centrale formulierencoördinator en aanspreekpunten die verantwoordelijk zijn voor de formulieren van hun dienst. 26 De processen voor de ontwikkeling en evaluatie van formulieren moeten uitgewerkt worden binnen de organisatie. Daarbij moet expliciet aandacht worden geschonken aan voldoende kwaliteitsmechanismen. De processen moeten verankerd worden binnen de organisatie. 27 De organisatie moet systematisch rekening houden met de feedback van actoren om de formulieren verder te verbeteren. Een invul- en verwerkingsonderzoek moeten standaard georganiseerd worden. 28 Door ICT-diensten erbij te betrekken kunnen mogelijkheden voor administratieve vereenvoudiging door middel van e-governmenttoepassingen ontwikkeld worden.

D De ontwikkeling van een digitaal loket 29 Lokale besturen geven doorgaans prioriteit aan de ontwikkeling van een website, eventueel gekoppeld aan een digitaal loket. De grootste mogelijkheden zijn echter weggelegd voor verbeteringen in de backofficedienstverlening die aan de frontofficedienstverlening is gekoppeld. 30 De lokale besturen staan daarbij voor verschillende uitdagingen: (1) Technologische uitdagingen - Het gebruik van de eID is in 2006 nog maar beperkt tot enkele gemeenten. De eID biedt mogelijkheden voor authenticatie en hergebruik van gegevens. - Nieuwe kanalen kunnen ingezet worden, bijvoorbeeld digitale televisie of iDTV (waarop de Vlaamse Infolijn is aangesloten), palmtops, draadloze platformen.

(2) Een geïntegreerde benadering van e-government - Een multikanaalbenadering van de dienstverlening is cruciaal (fysiek loket, gsm, telefoon, iDTV, callcenter). - Voor burgers bestaan er geen bestuurslagen: er is alleen dé overheid. Digitale loketten geven de gelegenheid om in één virtuele overheid op een efficiënte wijze door te verwijzen. - Er is een integratie nodig van de (elektronische) dienstverlening die de verschillende entiteiten op lokaal niveau aanbieden (gemeentebestuur, OCMW, politiezone).

56.

(3) Primaire aandacht voor backoffice-integratie en proceshertekening - De koppeling tussen front- en backoffice is niet altijd zichtbaar voor de buitenwereld. Toch levert dit de meeste winsten op. Primaire aandacht zou dan ook moeten gaan naar deze integratie. De dienstverlening kan geoptimaliseerd worden door onder meer nieuwe processen voor de elektronische dienstverlening uit te tekenen.

(4) Samenwerken met andere besturen – Om een unieke gegevensinzameling en hergebruik van gegevens mogelijk te maken is samenwerking met andere besturen cruciaal. Die samenwerking veronderstelt een afstemming voor diverse aspecten (standaarden, technologie, veiligheidsplannen) en het gebruik van open standaarden en platformen.

57.

6

Bijlagen

58.

1. GOEDE VOORBEELDEN 1° voorbeeld: Rapportering van een gesubsidieerde leeskring in 2005

Rapportering van een gesubsidieerde leeskring in 2005 Dienst Cultuur van de stad Menen Yvonne Serruysstraat 28, 8930 MENEN Tel. 059-553 69 03 – Fax 059-553 69 01 E-mail: [email protected]

14CD-01-030916


ontvangstdatum

Waarvoor dient dit formulier? Met dit formulier bewijst u dat de leeskringactiviteiten hebben plaatsgevonden en in aanmerking komen voor de uitbetaling van de vergoeding aan de leeskringbegeleider. Wie vult dit formulier in? Dit formulier moet door de leeskringleden, de leeskringbegeleider en de organisator of de contactpersoon van de vereniging ingevuld en ondertekend worden. Wanneer moet u dit formulier uiterlijk terugbezorgen? Als organisator of contactpersoon van de vereniging stuurt u dit formulier uiterlijk vijftien werkdagen na afloop van de leeskringactiviteiten naar het bovenstaande adres.

In te vullen door de leeskringleden 1 Schrijf in de onderstaande tabel uw naam en handtekening om uw deelname aan de leeskring te bevestigen. voornaam en achternaam

handtekening

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

59.


In te vullen door de leeskringbegeleider 2 Vul hieronder uw persoonlijke gegevens in. voornaam en achternaam straat en nummer postnummer en gemeente telefoonnummer faxnummer e-mail 3 Hebt u van de organisatie een vergoeding voor de leeskringbegeleiding gekregen? ja. Vul

hieronder het bedrag in. euro

nee

4 Vul de onderstaande verklaring in. Ik bevestig dat de gegevens in deze rubriek naar waarheid zijn ingevuld.

datum

dag

maand

jaar

handtekening

In te vullen door de organisator of contactpersoon van de vereniging Gegevens van de organisator of de vereniging 5 Vul hieronder de gegevens van de organisatie of vereniging in. Als uw organisatie of vereniging een lokale afdeling is van een grotere organisatie of vereniging, dan vult u de gegevens in van de lokale organisatie of vereniging.

naam van de organisatie of de vereniging straat en nummer postnummer en gemeente telefoonnummer faxnummer voornaam en achternaam van de contactpersoon

60.


Gegevens van de leeskringactiviteiten 6 Waar vonden de leeskringactiviteiten plaats? straat en nummer postnummer en gemeente 7 Vul hieronder de tijdstippen in waarop de leeskringactiviteiten werkelijk hebben plaatsgevonden. datum

van

tot

dag

maand

jaar

uur

uur

dag

maand

jaar

uur

uur

dag

maand

jaar

uur

uur

dag

maand

jaar

uur

uur

dag

maand

jaar

uur

uur

dag

maand

jaar

uur

uur

8 Vul hieronder de auteurs en de titels van de boeken in die in de leeskring werden behandeld. auteur

titel

1 2 3 4 5 6

9 Kruis de gemiddelde leeftijd van de leeskringleden aan. jonger dan 13 jaar 13 - 18 jaar 19 - 55 jaar ouder dan 55 jaar

61.


Beoordeling van de leeskringbegeleider 10 Beantwoordden de begeleiding en het verloop van de boekbesprekingen aan de doelstellingen en de afspraken met de begeleider? ja

nee

11 Was er voldoende interactie met de deelnemers tijdens de boekbesprekingen? ja

nee

12 Bent u tevreden over de aanpak van de begeleider? ja

nee

13 Zou u de begeleider opnieuw uitnodigen? ja

nee

14 Geef hieronder een korte evaluatie van de begeleider.


datum

dag

maand

jaar

handtekening

voornaam en achternaam

62.

2 ° voorbeeld: Aanvraag van mobilimumsubsidie

Infrastructuur, Ruimtelijke Ordening, Milieu en Natuur

3de Directie

Sectie 3.2.3

Mobiliteit

.AANVRAAG VAN DE MOBILIMSUBSIDIE. Waarvoor dient dit formulier? Met dit formulier kan een onderwijsinstelling een subsidie aanvragen voor een project verkeersveiligheid en/of mobiliteit. Op basis van de aangereikte gegevens formuleert de Provinciale Commissie Verkeersveiligheid en Mobiliteit (PCVM) een advies voor de bestendige deputatie. De bestendige deputatie keurt de subsidiëring al dan niet goed. De subsidie kan slechts worden toegekend voor maximaal 90 % van de uitgaven en kan per project op jaarbasis niet meer dan 5 000 euro bedragen. Wie vult dit formulier in? Dit formulier moet ingevuld worden door de directeur van de onderwijsinstelling. Wanneer bezorgt u dit formulier? U dient het formulier in voor 1 februari, 1 mei, 1 augustus of 1 november, telkens ten minste zes weken voor de aanvang van het project. U stuurt het formulier naar de sectie Mobiliteit op het onderstaand adres. Waar kunt u terecht voor meer informatie? Meer informatie en het volledige subsidiereglement vindt u op www.limburg.be/mobiliteit. Als u vragen hebt, kunt u (tussen 9 en 12 en tussen 14 en 16 uur) terecht bij: Provinciebestuur Limburg 3de dir. - sectie Mobiliteit Universiteitslaan 1 3500 HASSELT tel. 011 23 83 40 fax 011 23 73 10 e-mail: [email protected] webadres: www.limburg.be/mobiliteit

Gegevens van de onderwijsinstelling 1. Vul hieronder de gegevens van uw onderwijsinstelling in. instellingsnummer

....... . . . . . . . . .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

volledige benaming

....... . . . . . . . . .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

....... . . . . . . . . .

.

.

.

.

.

.

.

.

adres

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

....... . . . . . . . . . . . . . . . . . . (straat, nummer, postnummer en gemeente)

.

.

.

.

.

.

.

.

.

....... . . . . . . . . .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

telefoonnummer

....... . . . . . . . . .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

faxnummer

....... . . . . . . . . .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

e-mailadres

....... . . . . . . . . .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

rekeningnummer

....... . . . . . . . . .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

voor- en achternaam directeur

....... . . . . . . . . .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

63.

Aanvraag van de mobilimsubsidie - pag. 2 van 7

voor- en achternaam contactpersoon

....... . . . . . . . . .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

functie van de contactpersoon

....... . . . . . . . . .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

Gegevens van het schoolvervoerplan 2. Werd er in uw onderwijsinstelling al een schoolvervoerplan opgesteld? JA

o

In welk jaar werd het schoolvervoerplan opgesteld?

....... . . . . . . . . .

.

Voeg dat document bij dit formulier. NEEN

o

Ga naar vraag 4.

3. Is het schoolvervoerplan al geüpdatet? JA

o

NEEN

o

In welk jaar werd de updating gemaakt ?

....... . . . . . . . . .

.

.

.

.

.

.

.

Projectomschrijving 4. Wat is de titel van uw project? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5. Wat zijn de doelstellingen van uw project? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6. Welke doelgroepen wilt u bereiken? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7. Welke activiteiten rond verkeersveiligheid en/of mobiliteit organiseert u in uw project? Voeg bij dit formulier eventuele informatiefolders en brochures over dit project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

64.


8. Hoe zorgt u ervoor dat uw project een duurzaam effect heeft op de beoogde doelgroep? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9. Op welke manier is uw project een voorbeeld voor andere onderwijsinstellingen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10. Hoe past uw project in het schoolvervoerplan? U hoeft deze vraag alleen te beantwoorden als u een schoolvervoerplan hebt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11. Hoe evalueert u het effect van uw project op de beoogde doelgroep? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12. Wat is de begindatum van het project? 13. Wat is de einddatum van het project?

.

.

.

.

-

.

.

.

.

-

.

.

-

-

.

.

.

.

.

(jaar-maand-dag) (jaar-maand-dag)

.

Uiterlijk één maand na de einddatum van het project dient u een verslag over het verloop en de resultaten van het project in samen met een financieel verslag. 14. Op welke locatie organiseert u het project? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

15. Zijn er andere partners dan uw organisatie betrokken bij de uitvoering van het project of initiatief? JA

NEEN

o

Wie zijn die partners? ....... . . . . . . . . .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

....... . . . . . . . . .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

....... . . . . . . . . .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

o

65.


Raming van de uitgaven en de inkomsten

16. Vul de bijgevoegde raming van de uitgaven en de inkomsten in. U houdt hierbij rekening met de volgende richtlijnen: - U vermeldt alle prijzen inclusief btw. - Bij elke post specificeert u de uitgaven en de inkomsten. - Bij de inkomsten vermeldt u de Mobilimsubsidie niet. - De uitgaven voor infrastructuurwerken neemt u niet op in de raming, tenzij het gaat om fietsenstallingen die op het schooldomein geplaatst worden volgens de richtlijnen van de Stallingswijzer. U kunt de Stallingswijzer downloaden van www.limburg.be/mobiliteit. - Fluorescerende jasjes, fietshelmen voor kinderen en volwassenen en afneembare fietsverlichting koopt u bij de firma die de deputatie heeft aangewezen. De gegevens van die firma kunt u opvragen bij de sectie Mobiliteit van de provincie Limburg.

66.


UITGAVEN uitgavenpost

eenheidsprijs (incl. btw)

hoeveelheid

totaalprijs (incl. btw)

leverancier (indien al bekend)

externe begeleiding Kosten voor eigen personeel komen niet in aanmerking voor subsidie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

drukwerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

materialen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

cateringkosten (maximaal subsidieerbaar voor 100 euro) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

andere kosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

totaal uitgaven in het kader van het project

euro

67.


INKOMSTEN

externe financiële inkomsten Hieronder vallen financiële bijdragen, subsidies van derden, toegangsprijzen, drankverkoop, enzovoort.

herkomst

opmerkingen en aanvullende

Geef aan of de inkomsten komen van publiek, individuele ouders,

informatie

het gemeentebestuur, enzovoort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

totaal inkomsten in het kader van het project

euro�

TOTAAL

totaalbedrag uitgaven

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

totaalbedrag inkomsten

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

totale nettoprojectkosten

euro� euro euro

U verkrijgt de totale nettoprojectkosten door de inkomsten af te trekken van de uitgaven. Op dat bedrag wordt de subsidie berekend.

68.


Bij te voegen bewijsstukken 17. Verzamel alle bewijsstukken die u voor de beantwoording van vraag 2 en 7 bij dit formulier moet voegen. 18. Kruis alle bewijsstukken aan die u bij dit formulier voegt. schoolvervoerplan update van het schoolvervoerplan informatiefolders of brochures over het project

Ondertekening 19. Vul de onderstaande verklaring in. Ik bevestig dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid ingevuld zijn. Ik verbind me er toe uiterlijk 1 maand na de afloop van het project een volledig financieel verslag en een evaluatieverslag in te dienen bij de sectie Mobiliteit. Ik verbind me ertoe in alle perscontacten, op alle publicaties, gadgets en op alle andere materialen die resulteren uit dit project, de provincie te vermelden als ondersteunende overheid door middel van het provincielogo dat op de website www.limburg.be/logo staat.

datum

.

.

.

.

-

.

.

-

.

.

handtekening van de directeur

Aan wie bezorgt u dit formulier? 20. Stuur voor 1 februari, 1 mei, 1 augustus of 1 november, en ten minste zes weken voor de aanvang van het project naar: Provincie Limburg 3de dir. - Sectie Mobiliteit Universiteitslaan 1 3500 Hasselt fax: 011 23 73 10 e-mail: [email protected]

Hoe gaat het nu verder met uw aanvraag? 21. Nadat u de aanvraag hebt ingediend, krijgt u een ontvangstmelding waarin is opgenomen wanneer de aanvraag voor advies wordt voorgelegd aan de PCVM. Na deze datum wordt het dossier voor principiële goedkeuring voorgelegd aan de deputatie. 22. De sectie Mobiliteit brengt u schriftelijk op de hoogte van de beslissing van de deputatie. Als de deputatie een principiële goedkeuring verleent en u dient een bewijs van start in, ontvangt u automatisch 50 % van de goedgekeurde subsidie. 23. Uiterlijk één maand na de einddatum van uw project stuurt u een financieel verslag en een verslag over het verloop en de resultaten van het project naar de sectie Mobiliteit. Die controleert de ingezonden stukken en berekent het subsidiebedrag. Het dossier wordt vervolgens voor definitieve goedkeuring voorgelegd aan de deputatie. 24. De sectie mobiliteit brengt u opnieuw schriftelijk op de hoogte van de beslissing van de deputatie. Als de deputatie een definitieve goedkeuring verleent, krijgt u het saldo uitbetaald.

69.

2. Lexicon Inleiding - Reguleringsmanagement: het geheel van structurele initiatieven op het vlak van administratieve vereenvoudiging en de verbetering van de kwaliteit van regelgeving. Hoofdstuk 1 - Hoofdinvuller: een persoon die via een formulier gegevens verstrekt die nodig zijn voor een procedure. - Neveninvuller: een persoon die via een formulier aanvullende gegevens verstrekt die nodig zijn voor een procedure. - Unieke gegevensinzameling: het verzamelen van gegevens via een primaire gegevensbron. - Webformulier: een formulier dat opgemaakt is voor het gebruik in een intranet- of internetomgeving, waarbij de invuller de gegevens met de hand, een schrijfmachine of via de computer invult. Hoofdstuk 2 - Administratieve last: de kosten van alle administratieve formaliteiten en verplichtingen die opgelegd worden aan burgers, ondernemingen en non-profitorganisaties, die direct of indirect verbonden zijn aan de uitvoering, naleving of handhaving van een bij wet, besluit, reglement, omzendbrief of internationale verbintenis vastgesteld recht, verbod of verplichting. - Beheerskosten: de kosten die de overheid maakt om verkregen informatie te verwerken en te controleren. - Informatieverplichting: de verplichting om de overheid te informeren over inhoudelijke verplichtingen die in de wetgeving of regelgeving aan actoren worden opgelegd. - Out-of-pocketkosten: de vaste kosten die gekoppeld zijn aan het realiseren van een administratieve handeling, bijvoorbeeld de kostprijs van een aangetekende zending, - SKM-methode: methode volgens het Standaardkostenmodel, een internationaal meetmodel voor het meten van administratieve lasten van burgers, organisaties en bedrijven voor verschillende sectoren. Hoofdstuk 3 - Bureauonderzoek: onderzoek waarin een formulier wordt getoetst aan de vereisten waaraan een goed formulier moet voldoen. - Invulonderzoek: onderzoek waarin een aantal proefpersonen een formulier evalueren. - Verwerkingsonderzoek: onderzoek waarin wordt nagegaan welke verwerkingsproblemen de dossierbehandelaars met formulieren hebben. Hoofdstuk 4 - Authenticatie: de bevestiging van de echtheid van een gebruiker. Authenticatie is bijvoorbeeld noodzakelijk voor de elektronische handtekening in formulieren. - Backoffice: de achterliggende activiteiten en systemen waarbij de organisatie niet rechtstreeks in contact komt met klanten. - Frontoffice: de activiteiten en systemen waarbij de lokale overheid rechtstreeks in contact komt met klanten (bv. portaalsite). - Anysurferlabel: een toegankelijkheidslabel waaraan visueel gehandicapte internetgebruikers kunnen merken dat een website voor hen vlot toegankelijk is. Blinden en slechtzienden kunnen de website dan raadplegen met hulpmiddelen zoals vergrotingsprogramma’s en spraaksynthesesoftware (www.anysurfer.be). - Hotspot: een plaats waar het internet draadloos toegankelijk is.

70.

- Maquette: een visuele voorstelling van een website. - Multikanaalbenadering: de benadering waarbij diverse kanalen op een geïntegreerde wijze worden ingezet . (bv. telefoon, fax, e-mail). - Provider: een bedrijf dat klanten toegang tot bepaalde internetdiensten verschaft. - Service level agreement: overeenkomst tussen twee partijen over de diensten die ze aan elkaar leveren. - Server: Een webserver is een server die specifiek wordt ingezet voor het dienen van webstekken. De server ontvangt verzoeken van bezoekers die webpagina’s opvragen. Hij verwerkt die aanvragen, evenals bijkomende opdrachten zoals het uitvoeren van programmatuur en het bijhouden van logfiles, en stuurt de afgewerkte webpagina’s terug naar de bezoeker van de webstek. - Webhosting: webhosting is het herbergen van webstekken, zodanig dat die continu oproepbaar zijn via internet.

3. Juridische memo met betrekking tot openbaarheid van bestuur Vraagstelling Formulieren zijn documenten met drie kenmerken: - het dient voor de toepassing van een procedure; - het vraagt data op, die nodig zijn voor die procedure; en - het bevat antwoordruimten om de gegevens in te noteren1. Een formulier dient met andere woorden om de overheid te informeren in het kader van een bepaalde procedure, opdat een specifieke regeling op de aanvrager van toepassing zou kunnen worden2. Vanuit juridisch standpunt en eveneens in het licht van de beginselen van behoorlijk bestuur, rijst de vraag of de overheid bij het opstellen / uitgeven van zulke formulieren onderworpen is aan de verplichtingen betreffende de (actieve) openbaarheid van bestuur. De actieve openbaarheid van bestuur is die vorm van openbaarheid, waarbij de overheid op eigen initiatief de nodige informatie verschaft aan de burger. In bevestigend geval impliceert dit immers dat bepaalde verplichtingen, o.m. op het vlak van te verschaffen inlichtingen (zoals het vermelden van de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier), in acht moeten worden genomen door de betrokken overheid bij het opstellen van deze formulieren. Van belang is vervolgens de verwerking achteraf van de met behulp van deze aanvraagformulieren bekomen gegevens, die door de aanvrager op het formulier werden ingevuld. In dit kader stelt zich de vraag of de overheid, bij het opstellen van de formulieren een clausule moet inlassen ter garantie van een correcte verwerking. Hiertoe zal moeten worden onderzocht of de Wet Persoonlijke Levenssfeer van toepassing is. Onderhavige memo behandelt deze twee aspecten (de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de actieve openbaarheid van bestuur) in het kader van aanvraagformulieren die worden opgesteld door lokale besturen.

1 2

Cel Taaladvies, Formulierenleidraad, Brussel, Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, 2003, 13 (hierna: Formulierenleidraad). Formulierenleidraad, 14.

71.

Meer bepaald, zal worden onderzocht of de lokale overheid bij het opstellen van aanvraagformulieren: - clausules dient op te nemen omtrent de verwerking achteraf van de door de aanvrager op het aanvraagformulier ingevulde gegevens, conform de regelgeving omtrent de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; en/ of - zij de verplichtingen die voortvloeien uit de regelgeving inzake de (actieve) openbaarheid van bestuur dient te respecteren. Wettelijke referenties - Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, BS 18 maart 1993 (Wet Persoonlijke Levenssfeer). - Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, BS 1 juli 20043 (Decreet Openbaarheid Bestuur). Wet Persoonlijke Levenssfeer 1 Voorwerp van de studie Het eerste onderdeel van deze memo strekt ertoe na te gaan of de bepalingen van de Wet Persoonlijke Levenssfeer een rol spelen bij het opstellen van aanvraagformulieren door de lokale overheid. Zoals we hierboven reeds stelden, is een aanvraagformulier een instrument om de overheid te informeren in het kader van een bepaalde procedure, waardoor een specifieke regeling op de aanvrager van toepassing zou kunnen worden4. Het lijkt vanzelfsprekend dat de overheid de door het formulier verstrekte informatie dient te verzamelen en . verwerken op gepaste wijze en met inachtname van de bepalingen van de Wet Persoonlijke Levenssfeer. De vraag stelt zich evenwel of dit voor haar ook verplichtingen met zich meebrengt bij het opstellen van de aanvraagformulieren en - in bevestigend geval - of deze verplichtingen gelden voor elk type van aanvraagformulier, ongeacht van de informatie die de overheid ermee beoogt te ontvangen. Meer bepaald gaan we na of de aanvrager, wiens gegevens - zoals verstrekt door middel van het aanvraag formulier - worden verwerkt, op voorhand op de hoogte moeten worden gebracht van het feit dat deze gegevens zullen worden verwerkt en opgeslagen. 2 Toepassingsgebied van de Wet Overeenkomstig haar artikel 3, is de Wet Persoonlijke Levenssfeer van toepassing op elke (gedeeltelijk) geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede op elke niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Teneinde de juiste draagwijdte van dit artikel te begrijpen, dienen volgende begrippen nader verklaard te worden5: Persoonsgegevens: “Iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (…), hierna ‘betrokkene’ genoemd.” (eigen onderlijning). Verwerking: “Elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procédés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, 3

4 5

Dit decreet heft volgende bepalingen op: het decreet van 18 mei 1999 betreffende de openbaarheid van bestuur; en 2° de wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in de provincies en gemeenten, voor wat betreft de provincies en de gemeenten in het Vlaamse Gewest. Formulierenleidraad, 14. Deze definities zijn terug te vinden in artikel 2 Wet Persoonlijke Levenssfeer.

72.

opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens.” Een bestand: “Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd dan wel gedecentraliseerd is of verspreid op een functioneel of geografisch bepaalde wijze”. Verantwoordelijke voor de verwerking: “De natuurlijke persoon of de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur verstaan die alleen of samen met anderen het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt. Indien het doel en de middelen voor de verwerking door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie zijn bepaald, is de verantwoordelijke voor de verwerking de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur die door of krachtens de wet, het decreet of de ordonnantie als de voor de verwerking verantwoordelijke wordt aangewezen.” Met andere woorden, van zodra de lokale overheid overgaat tot het verzamelen, vastleggen en/ of ter beschikking stellen van persoonsgegevens, die worden opgenomen in een (onder bepaalde voorwaarden) toegankelijk bestand, gelden de bepalingen van de Wet Persoonlijke Levenssfeer. Dit impliceert in de eerste plaats dat de gegevens op correcte wijze dienen te verwerkt6, maar ook dat op passende wijze informatie dient te worden verstrekt over deze verwerking. De verplichting tot het verstrekken van informatie over de verwerking, volgt uit artikel 9, §1, van de Wet op de Persoonlijke Levenssfeer, dat de ‘verantwoordelijke voor de verwerking’ de taak oplegt om aan de betrokkene, indien de gegevens betreffende deze laatste bij hemzelf werden verkregen7 - en uiterlijk op het moment dat deze gegevens werden verkregen - onder meer de hierna volgende informatie te verstrekken, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is:

6

De beschrijving van de wijze waarop de gegevens precies moeten worden verwerkt conform de Wet Persoonlijke Levenssfeer, zou ons te ver afleiden van het opzet van hoofdstuk 4 van deze memo, meer bepaald of bepaalde informatie moet worden verstrekt op aanvraagformulieren. Voor de algemene voorwaarden betreffende de rechtmatigheid van de verwerking van de persoonsgegevens, verwijzen wij naar artikel 4 Wet Persoonlijke Levenssfeer: “§ 1. Persoonsgegevens dienen: 1° eerlijk en rechtmatig te worden verwerkt; 2° voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden te worden verkregen en niet verder te worden verwerkt op een wijze die, rekening houdend met alle relevante factoren, met name met de redelijke verwachtingen van de betrokkene en met de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen, onverenigbaar is met die doeleinden. Onder de voorwaarden vastgesteld door de Koning na advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, wordt verdere verwerking van de gegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden niet als onverenigbaar beschouwd; 3° toereikend, terzake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt; 4° nauwkeurig te zijn en, zo nodig, te worden bijgewerkt; alle redelijke maatregelen dienen te worden getroffen om de gegevens die, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt, onnauwkeurig of onvolledig zijn, uit te wissen of te verbeteren; 5° in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren, niet langer te worden bewaard dan voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of verder worden verwerkt, noodzakelijk is. De Koning voorziet, na advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, in passende waarborgen voor persoonsgegevens die, langer dan hiervoor bepaald, voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard.” 7 Ook indien de data niet bij de persoon zelf wordt verkregen, gelden bepaalde regels omtrent informatie over de verwerking. Deze werden opgenomen in artikel 9 § 2 van de Wet Persoonlijke Levenssfeer: “§ 2. Indien de persoonsgegevens niet bij de betrokkene zijn verkregen, moet de verantwoordelijke voor de verwerking of zijn vertegenwoordiger, op het moment van de registratie van de gegevens of wanneer mededeling van de gegevens aan een derde wordt overwogen, uiterlijk op het moment van de eerste mededeling van de gegevens, ten minste de volgende informatie verstrekken, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is: a) de naam en het adres van de verantwoordelijke voor de verwerking en, in voorkomend geval, van diens vertegenwoordiger; b) de doeleinden van de verwerking;

73.

- de naam en het adres van de verantwoordelijke voor de verwerking en, in voorkomend geval, van diens vertegenwoordiger; - de doeleinden van de verwerking; - het bestaan van een recht om zich op verzoek en kosteloos tegen de voorgenomen verwerking van hem betreffende persoonsgegevens te verzetten, indien de verwerking verricht wordt met het oog op direct marketing; - andere bijkomende informatie: - de ontvangers of de categorieën ontvangers van de gegevens; - het al dan niet verplichte karakter van het antwoord en de eventuele gevolgen van niet-beantwoording; - het bestaan van een recht op toegang en op verbetering van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben. - … behalve indien die verdere informatie, met inachtneming van de specifieke omstandigheden waaronder de persoonsgegevens verkregen worden, niet nodig is om tegenover de betrokkene een eerlijke verwerking te waarborgen; - andere informatie afhankelijk van de specifieke aard van de verwerking, die wordt opgelegd door de Koning na advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De Wet Persoonlijke Levenssfeer laat er geen twijfel over bestaan dat een (lokale) overheid als verantwoordelijke van de voor de verwerking opgenomen gegevens, een informatieverplichting omtrent deze verwerking heeft ten aanzien van de betrokkene, om wiens (persoons)gegevens het gaat. Uit de hierboven geciteerde wettelijke definitie, blijkt dat verwerking zeer ruim wordt geïnterpreteerd. Elke bewerking, zelfs het louter verzamelen van gegevens die in een bestand worden opgenomen, is voldoende om onder het toepassingsveld te vallen. De manier waarop deze gegevens worden verzameld, is niet van belang en kan dus geschieden met behulp van formulieren. Wanneer deze persoonsgegevens worden opgevraagd door middel van een aanvraagformulier uitgaande van de overheid, worden de gegevens niet opgezocht door de overheid zelf, maar wel verstrekt door de aanvrager in kwestie. In dat geval is de overheid, bij wie het formulier wordt ingediend, verplicht om de in artikel 9, § 1 van de Wet op de Persoonlijke Levenssfeer te verstrekken aan de betrokkene. Dit moet gebeuren uiterlijk op het moment dat deze gegevens worden verkregen, tenzij de betrokkene reeds op de hoogte is van deze informatie. Wij kunnen hieruit concluderen dat de wetgever de overheid (en elke andere verantwoordelijke voor de verwerking) redelijk vrijlaat in de manier waarop zij deze informatie moet verstrekken. De informatie over de verwerking van de gegevens moet, volgens een letterlijke lezing van de Wet, niet a priori op het aanvraagformulier worden vermeld. De aanvrager moet de betrokken informatie slechts hebben op het moment van het verstrekken van de > uiterlijk op het moment van de eerste mededeling van de gegevens, ten minste de volgende informatie verstrekken, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is: a) de naam en het adres van de verantwoordelijke voor de verwerking en, in voorkomend geval, van diens vertegenwoordiger; b) de doeleinden van de verwerking; c) het bestaan van een recht om zich op verzoek en kosteloos tegen de voorgenomen verwerking van hem betreffende persoonsgegevens te verzetten, indien de verwerking verricht wordt met het oog op direct marketing; in dit geval dient de betrokkene in kennis te worden gesteld vooraleer de persoonsgegevens voor de eerste keer aan een derde worden verstrekt of voor rekening van derden worden gebruikt voor direct marketing; d) andere bijkomende informatie, met name: - de betrokken gegevenscategorieën; - de ontvangers of de categorieën ontvangers; - het bestaan van een recht op toegang en op verbetering van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben; behalve indien die verdere informatie, met inachtneming van de specifieke omstandigheden waaronder de gegevens verwerkt worden, niet nodig is om tegenover de betrokkene een eerlijke verwerking te waarborgen; e) andere informatie afhankelijk van de specifieke aard van de verwerking, die wordt opgelegd door de Koning na advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.”

74.

gegevens aan de overheid. Zo kan de informatie worden verstrekt op het moment van het overhandigen van het aanvraagformulier aan de gemeentelijke ambtenaar of kunnen de betrokken gegevens door de overheid worden vermeld op de begeleidende brief bij het aanvraagformulier. Het vermelden van deze gegevens of de opname van bepaalde clausules op het aanvraagformulier is eveneens een manier voor de overheid om aan haar verplichting te voldoen. Als voorbeeld van dit laatste kan volgende formule worden geciteerd:

“De gegevens die u mededeelt, worden opgeslagen in een bestand. Ze zijn nodig voor de behandeling van uw dossier. De gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en enkel medegedeeld aan derden, voor zover in overeenstemming met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. U hebt het recht om uw gegevens in dit bestand in te kijken en zo nodig de verbetering ervan aan te vragen”.

De Wet Persoonlijke Levenssfeer stelt straffen op de overtreding van haar bepalingen. Zo stelt artikel 39 dat:

“Met geldboete van honderd frank [100 EUR] tot honderdduizend frank [100.000 EUR] wordt gestraft: “(…) 4° de verantwoordelijke voor de verwerking, zijn vertegenwoordiger in België, zijn aangestelde of gemachtigde die de verplichtingen bepaald in artikel 9 niet heeft nageleefd; (…)” Bij zulke strafrechtelijke veroordeling, kan de rechtbank bevelen dat het vonnis in zijn geheel of bij uittreksel wordt opgenomen in één of meer dagbladen “Bij veroordeling wegens een misdrijf omschreven in de artikelen 38 of 39, kan de rechtbank bevelen dat het vonnis in zijn geheel of bij uittreksel wordt opgenomen in één of meer dagbladen op de wijze die zij bepaalt, een en ander op kosten van de veroordeelde.”

Tenslotte dient verwezen te worden naar de burgerlijke aansprakelijkheid die de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens heeft: “De (verantwoordelijke voor de verwerking) of zijn vertegenwoordiger in België is burgerrechtelijk aansprakelijk voor de betaling van de boeten waartoe zijn aangestelde of lasthebber is veroordeeld.” 8

“Indien een betrokkene schade lijdt doordat ten opzichte van hem in strijd wordt gehandeld met de bij of krachtens deze wet bepaalde voorschriften, zijn het hiernavolgende tweede en derde lid van toepassing, onverminderd de aanspraken op grond van andere wettelijke regels. De verantwoordelijke voor de verwerking is aansprakelijk voor de schade die voortvloeit uit een handeling in strijd met de bij of krachtens deze wet bepaalde voorschriften. Hij is van deze aansprakelijkheid ontheven indien hij bewijst dat het feit dat de schade heeft veroorzaakt hem niet kan worden toegerekend.” 9

Wij kunnen dan ook concluderen dat de lokale overheid, als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens, die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen, verplicht is informatie over de verwerking te verschaffen. Voorwaarde hierbij is dat de aanvrager de informatie heeft op het moment van het verstrekken van de gegevens aan de overheid. Het niet naleven van deze informatieverplichting kan leiden tot bepaalde strafrechtelijke sancties. Uiteraard is de lokale overheid hierbij ook onderworpen aan het algemeen administratief toezicht van de hiërarchisch hogere overheid, die beslissingen van de lokale overheden, wegens schending van de wet of het algemeen belang, kan schorsen of vernietigen.

8 9

Artikel 42 Wet Persoonlijke Levenssfeer. Artikel 15bis Wet Persoonlijke Levenssfeer

75.

Decreet Openbaarheid van Bestuur 1 Actieve Openbaarheid van Bestuur

A. Principes In het kader van de actieve openbaarheid van bestuur, hebben lokale overheden twee decretale verplichtingen: - In afwachting van een gezamenlijk bestand met wegwijsinformatie en eerstelijnsinformatie dat zal worden opgemaakt door de Vlaamse Overheid, is elke lokale overheid verplicht een document op te stellen, te publiceren en ter beschikking te stellen met een beschrijving van de bevoegdheden en de interne organisatie van alle administratieve overheden die eronder ressorteren (artikel 29, § 1 en § 2)10. Het betreft hier een algemeen informatieverstrekkend document met beschrijving van de lokale overheid in kwestie, dat echter los staat van andere van de gemeente uitgaande documenten. Deze bepaling doet niet terzake bij onderhavige studie. - Verder dient elke briefwisseling, die uitgaat van een lokale overheid de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier, te bevatten (artikel 34).

“Elke briefwisseling die uitgaat van een bestuursinstantie als genoemd in artikel 4, § 1, bevat de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier.”

Het feit dat het hier wel degelijk gaat om een ‘verplichting’ tot verschaffing van welbepaalde informatie, blijkt tevens uit de parlementaire werkzaamheden11:

“Iemand die briefwisseling krijgt van een instantie, zoals genoemd in artikel 4, § 1, moet weten bij welke persoon hij terecht kan met eventuele vragen over de inhoud van deze brief. Daarom moet deze briefwisseling altijd de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer bevatten van deze persoon. Deze verplichting was – voor wat de gemeenten en de provincies betreft – reeds opgenomen in de wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in de provincies en gemeenten.”(eigen onderlijning).

In deze memo zal worden nagegaan of ook aanvraagformulieren onder de bepalingen van het artikel 34 van het Decreet Openbaarheid Bestuur vallen.

Voorafgaand hieraan, merken wij op dat de decreetgever er niet voor heeft gekozen specifieke strafbepalingen in het decreet op te nemen. Dit impliceert evenwel niet dat de lokale overheden de bepalingen met betrekking tot de (actieve) openbaarheid te pas en te onpas buiten toepassing kunnen laten. Voor de provinciale en gemeentelijke overheden gelden immers de regels van het algemeen administratief toezicht vanwege de toezichthoudende overheid. Deze kan, bij schending van een wettelijke regel - in casu het Decreet Openbaarheid Bestuur – en het algemeen belang,

10 Artikel 29 Decreet Openbaarheid Bestuur luidt als volgt: “§ 1. Er wordt een gezamenlijk bestand met wegwijsinformatie en eerstelijnsinformatie van en over de in artikel 4, § 1, genoemde bestuursinstanties uitgebouwd. De wegwijsinformatie geeft aan waar de informatiezoeker terecht kan hetzij voor informatie over een bepaald onderwerp, hetzij voor de behandeling van een probleem of administratieve procedure. Eerstelijnsinformatie is niet-dossiergebonden basisinformatie die op een eenvoudige manier verstrekt wordt. Het databestand is vrij en gratis toegankelijk voor eenieder, zowel digitaal als via de loketten van de betrokken bestuursinstanties. § 2. In afwachting van de realisatie van het in § 1 uit te bouwen gezamenlijk bestand, publiceert elke provincie en elke gemeente een document met de beschrijving van de bevoegdheden en de interne organisatie van alle administratieve overheden die eronder ressorteren en dit document wordt ter beschikking gesteld van eenieder die erom vraagt. Van zodra het gezamenlijk bestand is gerealiseerd, vervalt de in deze paragraaf opgelegde verplichting voor de provincies en de gemeenten.” 11 Parl. St., Vl. R. 2002 – 2003, nr. 1732/1, 49.

76.

overgaan tot schorsing en / of vernietiging van de beslissing, waarbij het met het decreet strijdige document werd vastgesteld. B. Aanvraagformulieren Het is niet meteen duidelijk of blanco aanvraagformulieren kunnen worden beschouwd als ‘briefwisseling’ en of dus, overeenkomstig de reglementering inzake openbaarheid van bestuur, de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier op een aanvraagformulier dienen te worden vermeld. Het decreet, noch de parlementaire werkzaamheden bieden hieromtrent immers enige duidelijkheid, onder meer omdat nergens een definitie wordt gegeven van het begrip “briefwisseling”. Indien een beroep mag gedaan worden op de betekenis die Van Dale aan het begrip geeft, blijkt dat briefwisseling wordt omschreven als: “1. Correspondentie; 2. Verzameling gewisselde brieven”. Het woord correspondentie verwijst eveneens naar het geheel aan gewisselde brieven. Maar een brief wordt omschreven als een “1. Geschrift dat aan iemand is gericht, en gesloten en van een adres voorzien wordt verzonden 2. Schriftelijk bewijsstuk”. Het lijkt ons inziens - op basis van een eigen interpretatie – mogelijk dat een BLANCO aanvraagformulier als een brief wordt beschouwd, doch enkel wanneer zulk formulier in een gesloten omslag aan de aanvrager wordt geadresseerd. Hoe dan ook, dit zal slechts het geval zijn voor een aantal aanvraagformulieren.

Op basis van een letterlijke lezing van het decreet, kan een blanco aanvraagformulier niet worden aanzien als “briefwisseling”, zodat men er mag van uitgaan dat een aanvraagformulier niet onder het toepassingsgebied van artikel 34 van het Decreet valt. Bijgevolg dient een lokale overheid de vermeldingen, opgesomd in artikel 34 Decreet Openbaarheid Bestuur, niet op het blanco aanvraagformulier te vermelden. Ingevulde aanvraagformulieren gaan uit van de aanvrager en niet van een lokale overheid: de regels van de actieve openbaarheid gelden hier niet.

Anderzijds is het moeilijk aan te nemen dat de lokale overheden helemaal niet gebonden zouden zijn door de achterliggende principes van de actieve openbaarheid bij het opstellen van aanvraagformulieren (namelijk het uit zichzelf verstrekken van informatie aan rechtszoekenden, …). Het lijkt niet meer dan normaal dat de aanvrager zowel voor, tijdens als na het invullen van het formulier voldoende geïnformeerd moet zijn over de inhoud en het opzet van het formulier, over de gevolgen van het indienen van het formulier en, niet te vergeten, over de bevoegde overheidsinstantie, die achteraf de gegevens op het formulier zal verwerken. Bovendien moet de aanvrager voor én na het indienen van het formulier de kans krijgen, de nodige documenten op te vragen en in te zien (de zogenaamde ‘passieve openbaarheid’12). Dit sluit ook aan bij de door de lokale besturen in acht te nemen principes van behoorlijk bestuur. Meer bepaald denken wij hierbij aan het zorgvuldigheidsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.

77.

De overheid moet alles in het werk stellen om de burger de nodige basisgegevens te bezorgen, waaronder de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier. Het bestuur wordt immers geacht haar beslissingen en documenten grondig voor te bereiden en de vereiste zorgvuldigheid aan de dag te leggen bij het uitoefenen van haar informatieplicht 13. Deze gegevens kunnen dan ook reeds vermeld worden op het aanvraagformulier of kunnen worden meegedeeld door middel van een ontvangstmelding na indiening van het aanvraagformulier. De zorgvuldigheidsplicht betekent ook dat de lokale overheid niet vrijgesteld kan zijn van haar verdere zoektocht naar informatie en naar de correctheid van deze informatie, door het louter opnemen van een clausule, stellende dat:

“de ondertekenaar van dit formulier bevestigt dat de erin opgenomen gegevens correct zijn”.

Wel integendeel. Zulke clausule kan geen blanco cheque zijn waardoor de overheid wordt vrijgesteld om de (publieke) gegevens te controleren, wanneer het gegevens betreft die zij zelf gemakkelijk kan controleren (bv. bij de eigen dienst ‘bevolking’). Als uitzondering gelden de gegevens die in se bekleed zijn met een bepaald gezag of geloofwaardigheid (bijvoorbeeld een fiscaal attest, de erkenning door een overheidsinstelling, een vergunning of toelating toegekend door een andere overheid, …). Indien het formulier onvolledig werd ingevuld en de ontbrekende gegevens zonder al te veel problemen op te vragen zijn, is het de plicht van de overheid het formulier zelf te vervolledigen14. Indien gewenst, kan wel een bepaling worden opgenomen, waardoor de aanvrager de lokale overheid uitdrukkelijk de toestemming geeft de gegevens verder aan te vullen/ te controleren. Dit zou dan kunnen luiden als volgt:

“Ik verklaar dat de gegevens opgenomen in dit formulier naar waarheid ingevuld zijn en geef aan de dossierbehandelaar de toestemming om aan [naam van het bestuur] de inlichtingen op te vragen die nodig zijn om dit formulier te behandelen.”15

De beginselen van behoorlijk bestuur vormen hier evenwel een onvoldoende grondslag om de lokale overheid te verplichten de informatieverschaffing, conform de actieve openbaarheidsregels toe te passen op de blanco aanvraagformulieren. In het kader van een goede werking van het bestuur, de klantvriendelijkheid en het deugdelijk management van de eigen administratieve diensten, kan deze werkwijze wel gesuggereerd worden. In de rand hiervan kunnen wij nog verwijzen naar het bestuurlijk toezicht. Immers, ook al is lokale autonomie de regel, lokale besturen moeten naast het eerbiedigen de hogere rechtsnormen (wetten, decreten, besluiten, …) ook de algemene beginselen van behoorlijk bestuur naleven. Om na te gaan of zij zich daadwerkelijk hieraan houden, heeft de wetgever voorzien in een systeem van administratief toezicht op hun handelingen, waarbij werd gestreefd naar een evenwicht tussen bestuurlijke autonomie en bestuurlijk toezicht. Tenzij hiervan uitdrukkelijk wordt afgeweken en men opteert voor het voorafgaandelijk goedkeuringstoezicht, geldt 12 Met passieve openbaarheid wordt bedoeld het recht van iedere burger om, op schriftelijk verzoek, elk bestuursdocument van een administratieve overheid ter plaatse in te zien, daarover uitleg te krijgen en een afschrift ervan te ontvangen. In principe is hiertoe geen belang vereist, tenzij de documenten van persoonlijke aard zijn. De inzage en uitleg zijn steeds kosteloos, terwijl voor een afschrift wel een bedrag kan worden gevraagd ter compensatie van de kostprijs. Aan de openbaarheid van bestuursdocumenten is ook het recht op verbetering en aanvulling gekoppeld, wanneer wordt aangetoond dat de gegevens over de betrokkene onjuist of onvolledig zijn. Dit recht is evenwel geen absoluut recht. Wanneer de openbaarheid in conflict komt met een andere fundamentele belang, zoals bijvoorbeeld de veiligheid van de bevolking, fundamentele rechten en vrijheden, … kan de inzage in een bestuursdocument geweigerd worden (hoofdstuk II Decreet Openbaarheid Bestuur). 13 Cass. 4 januari 1973, RW 1972 – ’73, kol. 1279. 14 A. VAN MENSEL, Het beginsel van behoorlijk bestuur, Gent, Mys & Breesch, 1997, 97. 15 Formulierenleidraad, 120.

78.

voor de lokale besturen meestal slechts de lichtste vorm van controle . Dit is het algemeen administratief toezicht, waarbij de administratieve beslissingen niet meer vooraf ter goedkeuring dienen te worden ingezonden, maar wel vermeld moeten worden op een overzichtslijst die naar de toezichthoudende overheid wordt verstuurd. Deze overheid (de provinciegouverneur of de bevoegde Vlaamse minister) kan dan achteraf tegen deze besluiten optreden door middel van schorsing of vernietiging, wegens schending van de wet of het algemeen belang16. Dit laatste kan worden gedefinieerd als “de belangen van een ruime(re) gemeenschap, het belang van het algemeen welzijn van de bevolking”17. Elke overheidstaak moet gericht zijn op het algemeen belang. Het is evenwel zeer twijfelachtig of een hogere overheid tegen een dergelijke beslissing om reden van het niet afdoende vermelden van gegevens op een blanco aanvraagformulier, zal optreden. Dit algemeen administratief toezicht is ook van toepassing op beslissingen waardoor een aanvraagprocedure, inclusief aanvraagformulier wordt goedgekeurd.

2 Passieve Openbaarheid van Bestuur De verplichtingen van de lokale overheid inzake actieve openbaarheid zijn alleszins opmerkelijk beperkter dan die op vlak van de passieve openbaarheid. Wij maken hier de vergelijking tussen de actieve en passieve openbaarheid van bestuur. Het principe van de passieve openbaarheid verplicht de lokale overheid - in zoverre men zich niet bevindt in één van de uitzonderingssituaties - inzage te leveren in elk “bestuursdocument”, er een afschrift van te verschaffen en de gegevens eventueel te wijzigen. Met andere woorden, daar waar de gegevens vermeld in artikel 34 (de actieve openbaarheid) enkel verplicht moeten worden weergegeven in briefwisseling, gelden de regels in verband met het recht van inzage, toelichting, verkrijgen van een afschrift (de passieve openbaarheid) in principe voor elk bestuurs document. Artikel 3, 4° Decreet Openbaarheid Bestuur definieert een bestuursdocument als:

“de drager, in welke vorm ook, van informatie waarover een instantie beschikt” (eigen onderlijning).

De decreetgever had hiermee een zeer ruim toepassingsgebied voor ogen, wat ook blijkt uit de parlementaire werkzaamheden bij het Decreet Openbaarheid Bestuur18, waar men verwijst naar de uitgebreide omschrijving, die werd gehanteerd tijdens de parlementaire voorbereidingen tot wijziging van de Grondwet en die ondertussen werd bijgetreden in de ‘openbaarheidsregelingen’ van de diverse decreet- en ordonnantiegevers.

“Het betreft alle beschikbare informatie, welke ook de informatiedrager is: schriftelijke stukken, geluids- en beeldopnamen met inbegrip van de gegevens vervat in de geautomatiseerde informatieverwerking, sommige notulen en processen-verbaal, statistieken, administratieve richtlijnen, omzendbrieven, contracten en vergunningen, registers van openbaar onderzoek, examencohiers, films, foto’s, enz. waarover een overheid beschikt zijn in regel openbaar, behoudens wanneer een uitzonderingsgrond moet worden toegepast”.

Hieruit kan worden afgeleid dat INGEVULDE en BLANCO aanvraagformulieren onder het toepassingsgebied van het decreet vallen, voor wat betreft de passieve openbaarheid.

16 Dit wordt ten andere bevestigd in hoofdstuk I van titel VIII van het Gemeentedecreet 17 Definitie zoals gepubliceerd op de website van de Vlaamse Overheid (http://www2.vlaanderen.be/ned/sites/bbb/woordenlijst/) 18 Parl. St., Vl. R. 2002 – 2003, nr. 1732/1, 13.

79.

79.

Het is evident dat de bepalingen inzake de passieve openbaarheid van bestuur voornamelijk zullen worden ingeroepen in geval van ingevulde aanvraagformulieren. De aanvragers kunnen een beroep doen op het principe van de passieve openbaarheid van bestuur en op de rechten die daaruit voortvloeien voor wat betreft de door middel van het aanvraagformulier verstrekte gegevens, daar dit onder de noemer ‘bestuursdocument’ valt. Zij hebben het recht deze gegevens in te zien, er een afschrift van te vragen en, bij een niet correcte weergave ervan, een rechtzetting ervan te eisen. Dit alles, opnieuw, slechts in de mate de uitzonderingen op de passieve openbaarheid van bestuur hier niet van toepassing zijn. Bijkomend stelt zich hier de vraag naar de verenigbaarheid van het recht van de aanvrager én van een derde om een beroep te doen op de passieve openbaarheid enerzijds, met de hierboven gesuggereerde clausule omtrent de verwerking van persoonsgegevens anderzijds, meer bepaald, “De gegevens die u mededeelt, worden opgeslagen in een bestand. Ze zijn nodig voor de behandeling van uw dossier. De gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en enkel medegedeeld aan derden, voor zover in overeenstemming met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. U hebt het recht om uw gegevens in dit bestand in te kijken en zo nodig de verbetering ervan aan te vragen.” anderzijds. Het beginsel van de passieve openbaarheid van bestuur verplicht de (lokale) overheid inzage te leveren in elk bestuursdocument en er desnoods een afschrift van te verschaffen aan ieder natuurlijk persoon, rechtspersoon of groepering ervan die informatie zoekt waarover de instantie beschikt en die haar daartoe verzoekt. Slechts in zoverre het informatie van persoonlijke aard betreft, dienen deze laatste te doen blijken van een belang19. Met informatie van persoonlijke aard wordt bedoeld de informatie die een waardeoordeel over of een gedragsbeschrijving van een persoon inhoudt. Dit is als het ware een eerste toetssteen. De tweede toetssteen betreft de vraag of de openbaarmaking schade toebrengt aan de persoonlijke levenssfeer. Hiervoor kan een beroep worden gedaan op de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonlijke Levenssfeer, teneinde te kunnen vaststellen of de openbaarmaking van de informatie er al dan niet afbreuk aan doet. Indien dit het geval is, moet de aanvraag tot openbaarmaking geweigerd worden en geldt geen passieve openbaarheid van bestuur. Van belang is de vraag naar de implicaties van het principe van de passieve openbaarheid op het principe van de actieve openbaarheid in hoofde van de lokale overheid bij het opstellen van de blanco aanvraagformulieren. Wij dienen hier te wijzen op het verband tussen de achterliggende principes van de actieve openbaarheid, ingegeven door de beginselen van behoorlijk bestuur, van toepassing op de blanco aanvraagformulieren (cfr. supra) en de gevolgen van de toepassing van de passieve openbaarheid van bestuur op ingevulde aanvraagformulieren.

19 Artikel 17, § 2 Decreet Openbaarheid Bestuur. In zulk geval, moet de aanvrager aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie kan worden geraakt door de informatie, de beslissing waarop de informatie betrekking heeft of de beslissing ter voorbereiding waarvan het document dat de informatie bevat, werd opgesteld. 20 Volledigheidshalve verwijzen wij in dit kader naar de mogelijkheid voorzien in artikel 22 van het Decreet Openbaarheid Bestuur (hoofdstuk over de passieve openbaarheid), waarbij de verzoeker die inzage vraagt in bepaalde gegevens en die hierbij moeilijkheden – van welke aard ook – ondervindt, een beroep kan instellen bij de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur: “De aanvrager kan beroep instellen tegen een beslissing van een in artikel 4, § 1, bedoelde instantie, of na het verstrijken van de termijn waarbinnen de beslissing moest worden genomen, of in geval van een onwillige uitvoering van een beslissing. Hij stelt dat beroep in bij een beroepsinstantie die is samengesteld uit ambtenaren en die door de Vlaamse regering is aangewezen. Het beroep moet schriftelijk, per fax of per E-post worden ingediend binnen een termijn van dertig kalenderdagen die, naargelang het geval, ingaat: - de dag na het versturen van de beslissing; - de dag na het verstrijken van de termijn, bedoeld in artikel 20, § 3, eerste lid.

80.

De aanvrager zal zich immers slechts nuttig kunnen beroepen op het principe van de passieve openbaarheid (mbt. ingevulde aanvraagformulieren), in zoverre de overheid hem daartoe de facto de mogelijkheid geeft, meer bepaald door het vermelden van de nodige gegevens op het blanco aanvraagformulier20. Om die reden verwijzen we naar de suggesties die eerder werden gedaan onder het hoofdstuk van de actieve openbaarheid van bestuur. Conclusie De vraag moet gesteld worden of bij het opstellen van formulieren specifieke juridische clausules moeten opgenomen worden omtrent de openbaarheid van bestuur en de wetgeving inzake persoonlijke levenssfeer. Decreet Openbaarheid Bestuur De ‘passieve openbaarheid van bestuur’ geldt ten aanzien van bestuursdocumenten waarover de lokale overheden beschikken, zowel ten aanzien van bijvoorbeeld blanco en ingevulde aanvraagformulieren als ten aanzien van alle andere bestuursdocumenten, die relevant kunnen zijn voor de aanvrager om het aanvraagformulier in te vullen. Dit alles uiteraard in de mate dat de uitzonderingen op de passieve openbaarheid van bestuur niet van toepassing zijn. Zo kan het recht op de passieve openbaarheid bijvoorbeeld worden ontzegd, indien het de persoonlijke gegevens van een derde persoon betreft, waarvan de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van diens persoonlijke levenssfeer. De ‘actieve openbaarheid van bestuur’ vereist dat elke briefwisseling, die uitgaat van een lokale overheid de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier, bevat. Het Decreet geeft geen uitsluitsel of deze vereiste ook geldt voor aanvraagformulieren. Tenzij het een aanvraagformulier in gesloten omslag betreft, kan men een blanco aanvraagformulier logischerwijze niet beschouwen als ‘briefwisseling’, zodat de decretale regels aangaande actieve openbaarheid niet dienen te worden nageleefd. Wel dient de aanvrager bij het invullen van het formulier voldoende geïnformeerd te zijn over o.m. de inhoud en het opzet van het formulier, over de gevolgen van het indienen ervan, de bevoegde overheidsinstantie, de wijze van de verwerking van de ingevulde gegevens, …. Dit wordt minstens ingegeven door de beginselen van behoorlijk bestuur en leunt inhoudelijk dus sterk aan bij de actieve openbaarheid van bestuur. De beginselen van behoorlijk bestuur vormen hier evenwel een onvoldoende grondslag om de lokale overheid te verplichten de informatieverschaffing, conform de actieve openbaarheidsregels toe te passen op de blanco aanvraagformulieren. In het kader van een goede werking van het bestuur, de klantvriendelijkheid en het deugdelijk management van de eigen administratieve diensten, kan deze werkwijze wel gesuggereerd worden. Daar ingevulde aanvraagformulieren uitgaan van de aanvrager en niet van een lokale overheid gelden de regels van de actieve openbaarheid niet. Verantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens in het aanvraagformulier De aanvrager is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens in het aanvraagformulier. De lokale overheid heeft evenwel, minstens vanuit haar zorgvuldigheids- en motiveringsplicht, de verplichting om de juistheid van de gegevens te controleren. Een clausule, zoals “de ondertekenaar van dit formulier bevestigt dat de erin opgenomen gegevens correct zijn”, ontheft de lokale overheid niet van deze verplichting. De verplichting geldt enkel ten aanzien van gegevens waarvan de juistheid door de lokale overheid redelijkerwijze kán worden gecontroleerd (bv. zelf afgeleverde vergunningen, bevolkingsgegevens van eigen inwoners, …). Als uitzondering gelden de gegevens die in se bekleed zijn met een bepaald gezag of geloofwaardigheid (bijvoorbeeld een fiscaal attest, de erkenning door een overheidsinstelling, een vergunning of toelating toegekend door een andere overheid, …).

81.

In het aanvraagformulier kan een bepaling worden opgenomen waarbij door de aanvrager aan de lokale overheid uitdrukkelijk de toestemming wordt gegegeven de gegevens verder aan te vullen en/of te controleren, zoals “Ik verklaar dat de gegevens opgenomen in dit formulier naar waarheid ingevuld zijn en geef aan de dossierbehandelaar de toestemming om aan [naam van het bestuur] de inlichtingen op te vragen die nodig zijn om dit formulier te behandelen.” Wet Persoonlijke levenssfeer van 8 december 1992 De overheid verzamelt via formulieren gegevens in het kader van een bepaalde procedure, waaronder persoonsgegevens zodat in dat geval de bepalingen van de Wet Persoonlijke Levenssfeer gelden. Dit impliceert dat de persoonsgegevens op correcte wijze moeten worden verwerkt. Indien de persoonsgegevens worden verkregen bij de aanvrager, moet deze uiterlijk op het moment van het indienen van het aanvraagformulier, op passende wijze worden geïnformeerd over de wijze waarop zijn persoonsgegevens door de lokale overheid zullen worden verwerkt. Met de volgende passus wordt op eenvoudige wijze aan de verplichting voldaan inzake het gebruik van persoonsgegevens: “De gegevens die u mededeelt, worden opgeslagen in een bestand. Ze zijn nodig voor de behandeling van uw dossier. De gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en enkel medegedeeld aan derden, voor zover in overeenstemming met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. U hebt het recht om uw gegevens in dit bestand in te kijken en zo nodig de verbetering ervan aan te vragen”.

82.

7

Overzicht illustraties

83.

1. Overzicht kaders Kader 1. Beschrijving van de Formulierenleidraad en de Checklist formulieren ......................................................................................................5 Kader 2. De dynamiek van formulierenbeheer: voorbeelden ................................................................................................................................................................8 Kader 3. Voorbeelden van formulieren bij de lokale besturen, gerangschikt volgens beleidsdomein .................................9 Kader 4. Voorbeelden van formulieren, gerangschikt volgens de doelgroep ...........................................................................................................10 Kader 5. Voorbeelden van formulieren, gerangschikt naar het type van regelgeving .................................................................................11 Kader 6. Maximale gegevensdeling tussen administraties (MAGDA) . en het Vlaams Integratie Platform (VIP) ..................................................................................................................................................................................................................................12 Kader 7. Een voorbeeld van administratieve lasten ............................................................................................................................................................................................26 Kader 8. Een voorbeeld van het meten van administratieve lasten: . subsidiëring van een individuele afvalwaterzuiveringsinstallatie ..........................................................................................................................................................29 Kader 9. Formulierenbeheer bij de stad Vilvoorde .............................................................................................................................................................................................36 Kader 10. De rol van de formulierencoördinator en de formulierenverantwoordelijken ...................................................................37 Kader 11. Toelichting van het concept vraaggerichte dienstverlening .................................................................................................................................43 Kader 12. Kenmerken van het tekstverwerkingsformulier en geautomatiseerd formulier ..................................................................45 Kader 13. Cijfers over het gebruik en de aanwezigheid van portaalsites .......................................................................................................................46

2. Overzicht figuren Figuur 1. Voorstelling van de berekening van administratieve lasten (‘Meten is weten’) ......................................................................27 Figuur 2. Administratieve vereenvoudiging door de aanpassing van formulieren ..............................................................................................28 Figuur 3. Het proces formulierenbeheer ..............................................................................................................................................................................................................................34 Figuur 4. De positionering van het digitale loket . bij het versterken van de vraaggerichte dienstverlening van openbare besturen ...............................................................................................43 Figuur 5. De doelstellingen van e-government ...........................................................................................................................................................................................................44 Figuur 6. Overzicht van de soorten webformulieren .......................................................................................................................................................................................46

3. Overzicht hulpinstrumenten Hulpinstrument Hulpinstrument Hulpinstrument Hulpinstrument Hulpinstrument Hulpinstrument Hulpinstrument

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Kwaliteitscriteria voor formulieren ...................................................................................................................................................................................20 Checklist voor het opstellen en evalueren van formulieren .................................................................................................21 Checklist voor administratieve vereenvoudiging door middel van formulieren ....................................30 Checklist om formulierenbeheer te optimaliseren ...............................................................................................................................38 Stappenplan om een formulierenbeheer te ontwikkelen ..........................................................................................................39 Stappenplan voor het opstellen van een digitaal loket ..................................................................................................................51 Checklist voor het opstellen van webformulieren ................................................................................................................................51

84.

C O L O F O N

Vlaamse overheid Verantwoordelijke uitgever Dhr. Luc Lathouwers Departement Bestuurszaken Koning Albert II-laan 20 (bus 2) 1000 BRUSSEL Tel: 02 553 72 02 Fax: 02 553 72 05 Redactie Dienst Wetsmatiging i.s.m. Deloitte Consulting, Cel Taaladvies, Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Contact Johan Van Steelandt Hoofd Dienst Wetsmatiging Tel: 02 553 17 11 Depotnummer D/2006/3241/248 Uitgave oktober 2006

DIENST WETSMATIGING www.vlaanderen.be/wetsmatiging

Kwaliteitsvolle formulieren bij de lokale besturen

Recommend Documents