DIFFUSIE VAN ONDERNEMINGSDATABANKEN BIJ LOKALE BESTUREN

DIFFUSIE VAN ONDERNEMINGSDATABANKEN BIJ LOKALE BESTUREN Een verkennend onderzoek

Simon VANDER ELST Sabine ROTTHIER Filip DE RYNCK

Onderzoeksrapport

MAART 2011

©Departement Handelswetenschappen en Bestuurskunde - Hogeschool Gent Niets uit deze uitgave mag, zelfs gedeeltelijk, openbaar gemaakt worden, gereproduceerd, vertaald of aangepast, onder enige vorm ook, hierin begrepen fotokopie, microfilm, bandopname behoudens uitdrukkelijke en voorafgaandelijke toestemming van de uitgever.

Diffusie van ondernemingsdatabanken bij lokale besturen Een verkennend onderzoek

Simon VANDER ELST Sabine ROTTHIER Filip DE RYNCK

Onderzoeksrapport

MAART 2011

WOORD VOORAF De I-scans uitgevoerd door Hogeschool Gent tonen aan dat lokale besturen worstelen met het up-to-date houden van hun bestanden met ondernemingsgegevens. Een correcte organisatiebrede databank met bedrijfsgegevens is veeleer droom dan werkelijkheid. Nochtans zijn betrouwbare ondernemingsgegevens van groot belang voor de uitbouw van een lokaal economisch beleid, het heffen van gemeentelijke bedrijfsbelastingen enz. In dit rapport behandelen we de resultaten van een onderzoek naar de verspreiding van ondernemingsdata(banken) bij Vlaamse lokale besturen. We voerden een survey uit om het gebruik van ondernemingsdata(banken) in kaart te brengen. Vervolgens interviewden we lokale ambtenaren om zicht te krijgen op hoe steden en gemeenten ondernemingsdatabanken adopteren, implementeren en gebruiken en wat de effecten van dit innovatieproces zijn. Dat leverde een uniek beeld op van gemeentelijke praktijken m.b.t. het gebruik van ondernemingsgegevens. Dit rapport maakt deel uit van een nieuw onderzoeksspoor naar de effecten van ICTtoepassingen. In dit onderzoeksspoor onderzoeken we de effecten van de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en de Verrijkte Kruispuntbank voor Ondernemingen (VKBO) op Vlaamse steden en gemeenten. We trachten inzichten te krijgen in de wijze waarop lokale ambtenaren gebruik maken van deze authentieke gegevensbronnen, hoe gemeenten de verschillende KBO- en VKBO-ontsluitingstoepassingen implementeren en wat de effecten zijn op bijvoorbeeld de gemeentelijke dienstverlening, de werking van de backoffice enz. In de eerste plaats danken we alle lokale ambtenaren die deelnamen aan de survey en de interviews. Uit respect voor de onderzochte gemeenten laten we de gemeenten in de bespreking van de resultaten anoniem. We danken de Vlaamse overheid voor de steun voor het project en we bedanken zeer in het bijzonder de stuurgroep die ons veel vertrouwen heeft gegeven, die het hele project van dichtbij heeft begeleid en ondersteund en die ook als leescomité heeft gediend voor deze publicatie: Herman Callens (VVSG), Heidi Kestens (VVSG), Peter Hautekiet (V-IC-TOR), Geert Mareels en Jan Godderis (Corve, Vlaamse overheid).

DIFFUSIE VAN ONDERNEMINGSDATABANKEN BIJ LOKALE BESTUREN EEN VERKENNEND ONDERZOEK

DEEL I: INLEIDING .................................................................................................................................. 13

DEEL II: PERSPECTIEVEN OP ICT EN ORGANISATIE ................................................................................ 15

DEEL III: ONDERZOEKSFOCUS EN ONDERZOEKSOPZET ......................................................................... 17 3.1. Onderzoeksfocus ......................................................................................................................... 17 3.1.1.

eGovernment en authentieke gegevensbronnen .......................................................... 17

3.1.2.

Lokale besturen en de authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO ........................... 17

3.2. Onderzoeksopzet ........................................................................................................................ 20 3.2.1.

Semi-gestructureerde interviews ................................................................................... 20

3.2.2.

De survey ........................................................................................................................ 23

3.2.2.1. Opzet van de survey ....................................................................................................... 23 3.2.2.2. Surveyontwerp ............................................................................................................... 24

DEEL IV: ONDERZOEKSRESULTATEN ...................................................................................................... 25 4.1. De gebruikte databanken............................................................................................................ 25 4.1.1.

Vaststellingen uit de survey ........................................................................................... 25

4.1.2.

Vaststellingen uit de interviews ..................................................................................... 28

4.2. De behoefte aan ondernemingsgegevens .................................................................................. 30 4.2.1.

De gemeentelijke fiscaliteit ............................................................................................ 31

4.2.1.1. Vaststelling uit de survey ............................................................................................... 31 4.2.1.2. De Lokale fiscaliteit van de onderzochte gemeenten .................................................... 32 4.2.1.3. Welke databronnen en ontsluitingstoepassingen gebruiken financiële diensten? ....... 34 4.2.2.

Lokaal economisch beleid .............................................................................................. 36

4.2.2.1. Vaststellingen uit de survey ........................................................................................... 36 4.2.2.2. Het lokaal economisch beleid van de onderzochte gemeenten .................................... 37 4.2.2.3. Welke databronnen en ontsluitingstoepassingen gebruiken diensten lokale economie?38

4.3. Bespreking van het diffusieproces .............................................................................................. 40 4.3.1.

Adoptie van ICT: theoretisch overzicht .......................................................................... 41

4.3.1.1. Adoptiemodellen ............................................................................................................. 41 4.3.1.2. Onderzoeksvragen ........................................................................................................... 46 4.3.2.

Adoptie van ICT: empirische vaststellingen ................................................................... 47

4.3.2.1. Regelgeving en druk van buitenaf ................................................................................... 47 4.3.2.2. Supplier marketing activities ........................................................................................... 48 4.3.2.3. De perceptie van de verwachte voordelen...................................................................... 50 4.3.2.4. Compatibiliteit ................................................................................................................. 51 4.3.2.5. Complexiteit ..................................................................................................................... 51 4.3.2.6. Onzekerheid ..................................................................................................................... 52 4.3.2.7. De grootte van de gemeente ........................................................................................... 52 4.3.2.8. De uiteindelijke adoptiebeslissing ................................................................................... 53

4.3.3.

Implementatie van ICT: theoretisch overzicht ............................................................... 54

4.3.3.1. Implementatie en veranderingsmanagement ................................................................. 54 4.3.3.2. Implementatiestrategieën ............................................................................................... 55 4.3.3.3. Onderzoeksvragen ........................................................................................................... 56 4.3.4.

De Implementatiefase: empirische vaststellingen ......................................................... 57

4.3.4.1. Actoren betrokken tijdens de implementatiefase ........................................................... 58 4.3.4.2. Aanpassen van de ICT ...................................................................................................... 59 4.3.4.3. Welke middelen worden ingezet? ................................................................................... 60 4.3.4.4. Communicatie .................................................................................................................. 60 4.3.4.5. De implementatiestrategie .............................................................................................. 61

4.3.5.

ICT-gebruik: theoretisch overzicht ................................................................................. 62

4.3.5.1. Fysieke en affectieve toegankelijkheid .......................................................................... 62 4.3.5.2. Onderzoeksvragen ......................................................................................................... 62 4.3.6.

De fase van het gebruik: empirische vaststellingen ....................................................... 64

4.3.6.1. De gebruiksvriendelijkheid van de toepassing ................................................................ 64 4.3.6.2. Het ervaringsniveau van de gebruiker ............................................................................. 68

4.3.7.

Effecten van ICT: theoretisch overzicht ......................................................................... 68

4.3.7.1. Effecten op individueel niveau ........................................................................................ 69 4.3.7.2. Effecten op processen ..................................................................................................... 70 4.3.7.3. Effecten op organisatiestructuur ..................................................................................... 70 4.3.7.4. Financiële effecten........................................................................................................... 71 4.3.7.5. Effecten op interorganisatorische relaties ...................................................................... 71 4.3.7.6. Effecten op de interactie tussen organisatie en technologie .......................................... 72 4.3.7.7. Onderzoeksvragen ........................................................................................................... 72 4.3.8.

Effecten: empirische vaststellingen ............................................................................... 74

4.3.8.1. Effecten op de werkactiviteiten ..................................................................................... 74 4.3.8.2. Informationoverload ...................................................................................................... 75 4.3.8.3. Empowerment................................................................................................................ 75 4.3.8.4. Veranderende afhankelijkheidsrelaties tussen diensten ............................................... 78 4.3.8.5. Effecten op de dienstverlening ...................................................................................... 80 4.3.8.6. Effecten op beleid .......................................................................................................... 81 4.3.8.7. Effecten op de inschatting van de toepasbaarheid van de technologie ........................ 81 4.3.8.8. Veranderende interne en externe relaties..................................................................... 82 4.3.9.

Overzicht geformuleerde hypothesen ........................................................................... 84

DEEL V: CONCLUSIE ............................................................................................................................... 85 5.1. De gemeentelijke behoefte aan ondernemingsgegevens.......................................................... 85 5.2. Gebruik ....................................................................................................................................... 85 5.3. Adoptiefactoren en -beslissing ................................................................................................... 85 5.4. De implementatie ....................................................................................................................... 86 5.4. De Effecten ................................................................................................................................. 87

LITERATUUROVERZICHT ........................................................................................................................ 93

Deel I: Inleiding

DEEL I: INLEIDING Dit rapport maakt deel uit van een onderzoek naar de effecten van ICT-toepassingen bij lokale besturen. In dit rapport behandelen we de resultaten van verkennende interviews en een survey uitgevoerd bij Vlaamse steden en gemeenten. In totaal hielden we gesprekken bij negen lokale besturen, bij de Coördinatiecel Vlaamse eGovernment (CORVE) en bij de beheersdienst van de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Op basis van deze verkennende interviews en een literatuurstudie komen we in dit onderzoeksrapport tot een onderzoekskader om de diffusie en, in het bijzonder, de effecten van ICT-toepassingen bij lokale besturen te analyseren We vulden de inzichten uit de interviews aan met de resultaten uit een survey bij alle steden en gemeenten. Deze survey peilde voornamelijk naar het gebruik van ondernemingsgegevens door lokale besturen. Het laatste decennium is de wetenschappelijke aandacht voor eGovernment binnen Vlaanderen toegenomen.1 Het onderzoek uitgevoerd aan de Hogeschool Gent focuste de voorbije zes jaar op lokaal eGovernment, meer bepaald op de relatie tussen organisatie en ICT. In deze studies wordt ICT als één geheel aanzien. ICT is echter een verzamelterm voor verschillende technologische toepassingen en infrastructuren die lokale besturen kunnen implementeren. De diffusie van een specifieke ICT-toepassing, inclusief de effecten ervan voor de organisatie, is tot nu toe zelden onderzocht bij gemeenten. Via een nieuwe reeks onderzoeksrapporten vullen we deze leemte over de studie van eGovernment binnen de Vlaamse lokale besturen. Zijn steden en gemeenten niet in staat zichzelf te evalueren op het vlak van hun ICTtoepassingen? Uit empirisch onderzoek blijken twee zaken: ten eerste gebruiken gemeenten nog maar nauwelijks kwaliteitsmodellen zoals het CAF en de Balanced Scorecard (Bouckaert en Van Roosbroek, 2009); ten tweede zijn managementteams in de praktijk nog steeds bezig met hun oprichting en helemaal niet met de evaluatie van het beleid (Olislagers & Ackaert, 2009). Ook de I-scans bevestigen deze bevindingen (Boudry, e.a., 2009: 17-18). Er is nood aan onderzoek naar de effecten van ICT omdat ICT een steeds groter wordende rol speelt binnen lokale besturen en omwille van de beloften die het inhoudt. Zo blijkt uit onderzoek in het Verenigd Koninkrijk (Birch, 2003) dat “47 percent of local authorities reported change in the cost of providing information as a result of eGovernment - with 35% of local authorities seeing e-government as having brought a rise in these costs and only 12% reporting a reduction.” Hoe dat in Vlaanderen zit, weten we niet. We begeven ons met dit onderzoek in Vlaanderen op onontgonnen terrein, maar ook binnen de wetenschappelijke literatuur rond eGovernment ontbreekt het nog aan een “een goed theoretisch raamwerk om de impact van eGovernment te meten.” (Peters, Janssen & van Engers, 2004: 487) De focus van eGovernmentstudies ligt vaak op makkelijk meetbare outputindicatoren, zoals de evaluatie van het aantal front office-toepassingen die een gemeente aanbiedt: “Our analyzes shows a messy picture on the measurement of egovernment. Many measurement instruments take a too simplistic view and focus on 1

Zie de publicaties: “Diffusie van ICT in kleine Vlaamse gemeenten” (Rotthier, Boudry & De Rynck, 2005), “Egov in Vlaamse gemeenten” (Rotthier, 2006), “Egovernment bij lokale overheden” (Rotthier & De Rynck, 2005) en “Lokaal eGovernment, De ontwikkeling en implementatie bij Vlaamse gemeenten” (Rotthier & De Rynck, 2005).

13

Deel I: Inleiding

measuring what is easy to measure.” (Peters, Janssen & van Engers, 2004, Janssen, Rotthier & Snijkers, 2003) Dit onderzoeksrapport bevat vijf delen. Het eerste deel is deze inleidende tekst. In het tweede deel bespreken we onze visie op de relatie tussen ICT en organisaties. Deel drie gaat dieper in op het onderzoeksopzet. Vervolgens bespreken we in het vierde deel onze empirische bevindingen. We doen dit aan de hand van het ‘vier-fasen-model’ van Bouwman e.a. waarbij we dieper ingaan op de adoptie-, implementatie-, gebruiks- en effectenfase van de onderzochte ICT-toepassingen. Vooraleer we de empirische vaststellingen bespreken over elk van deze fasen maken we enkele theoretische beschouwingen die als leidraad dienen bij het lezen van de onderzoeksresultaten. In het vijfde deel vatten we de belangrijkste vaststellingen kort samen.

14

Deel II: Perspectieven op ICT en organisatie

DEEL II: PERSPECTIEVEN OP ICT EN ORGANISATIE Welke theoretische visies bestaan er om onderzoek over de effecten van ICT-toepassingen te kaderen? Er zijn drie visies over de verhouding tussen ICT en organisaties. De eerste benadering, het technologisch determinisme, legt het accent op de invloed die de informatietechnologie heeft op de structuur en cultuur van de organisatie en op het interne en externe functioneren van die organisatie (Van der Meer & Boer, 1994). Het technologisch determinisme gaat ervan uit dat de technologie een oorzakelijke invloed heeft op de wijze waarop een organisatie verandert (Rotthier, Boudry en De Rynck, 2006: 9). Een aantal auteurs heeft deze zienswijze aangevochten (Janssens, D., Rotthier, S & Snijkers K, 2004). Empirische bevindingen toonden aan dat effecten zich niet altijd eenduidig manifesteren. Kraemer en King (1986) stelden bijvoorbeeld vast “that there were few clear-cut answers to the key question of how computers affect organizations.” Gelijkaardige empirische bevindingen hebben bij een aantal onderzoekers (Zoudiris, 2001, Fountain, 2001) geleid tot een radicale ommezwaai in hun denken over de relatie tussen ICT en organisaties. Zij hanteren een andere theoretische benadering, namelijk het technologische constructivisme.2 Bouwman, e.a. (2002: 16) verwoorden deze zienswijze als volgt: “Het uitgangspunt is nu wat de organisatie aan structuren en processen kent en wat mensen er mee doen. Alleen die technologieën worden in huis gehaald waarvan op voorhand duidelijk is dat ze bij de processen en structuren aansluiten en passen in het gedrag van mensen.” of zoals Van der Meer en Boer (o.c.) het treffend verwoorden: “De keuze en vormgeving van architectuur, programmatuur en gebruiksroutines weerspiegelen volgens deze optiek de al bestaande organisatiestructuur, -cultuur en handelingspraktijken.” Vanuit een technologisch deterministische visie zijn de inherente kenmerken van de technologie de onafhankelijke variabelen; de afhankelijke variabelen zijn de organisatiestructuur, -cultuur3 en de samenstellende delen daarvan. Het technologische constructivisme draait de te operationaliseren variabelen om. Organisatiecultuur en structuur zijn verklarende variabelen voor de ingezette technologie. Is één van bovenstaande perspectieven dan bruikbaar voor een onderzoek naar de effecten van ICT op Vlaamse lokale besturen? Empirisch onderzoek van Rotthier, Boudry en De Rynck (o.c.) maakt duidelijk dat beide perspectieven hun waarde hebben. Zowel de organisatiestructuur als -cultuur beïnvloeden enerzijds ICT-innovatieprocessen: diensthoofden spelen immers een centrale rol in de diffusie van ICT-toepassingen door hun dienst. Anderzijds beïnvloeden technologische kenmerken ook de organisatiestructuur en cultuur. Zo hebben technologische innovaties in een aantal gemeenten geleid tot de aanstelling van een systeemverantwoordelijke en een schepen bevoegd voor informatica.

2

3

Rotthier, Boudry & De Rynck (2006) spreken over het organisationeel en sociaal, ofwel socio-organisatorisch determinisme. Van der Meer & Boer (1994) houden het bij een sociaal constructivistische visie. Ofwel structuur vanuit een functionele benadering als de functies, procedures, posities, ruimtelijke indeling, enz. en de organisatiecultuur vanuit een zelfde benadering te verstaan als waarden, normen, codes, manieren van praten, enz.

15

Deel II: Perspectieven op ICT en organisatie

Beide visies moeten met elkaar verbonden worden. Dit brengt ons bij de stroming van de ‘procesdynamica’. Eén van de theorieën die huist onder de procesdynamische stroming is de ‘adaptive structuration theory’. In deze theorie wordt de organisatie beschouwd als “een complex adaptief systeem dat zich voortdurend moet aanpassen aan de omgeving en aan nieuwe technologie. Het gaat niet om een technologisch determinisme of een sociaalorganisatorisch determinisme, maar om de wisselwerking van technologie en organisatie.” (Bouwman e.a., o.c.). Deze theorie heeft gevolgen voor de wijze waarop de diffusie van ICT binnen organisaties moet onderzocht worden. Omdat er sprake is van een wisselwerking tussen technologie en organisatie moeten we de effecten van ICT-toepassingen bestuderen binnen een breder innovatieproces. De theoretische modellen die huizen onder de ‘adaptive structuration theory’ hebben bijgevolg niet enkel aandacht voor de effecten van de ingezette technologie - die zijn immers niet enkel afhankelijk van de inherente kenmerken van de technologie, maar ook van de organisatiestructuur en -cultuur - maar schenken ook aandacht aan het bredere innovatieproces. Interessant is het onderzoeksmodel van Bouwman dat zich goed leent voor de studie van ICT-diffusieprocessen. Alvorens dieper in te gaan op dit model behandelen we in het hierop volgende deel het onderzoeksopzet.

16

Deel III: Onderzoeksfocus en onderzoeksopzet

DEEL III: ONDERZOEKSFOCUS EN ONDERZOEKSOPZET 3.1.

ONDERZOEKSFOCUS

In dit onderdeel duiden we welke ICT-toepassingen we in het kader van dit onderzoeksspoor onderzoeken. Daarnaast bespreken we het onderzoeksopzet. 3.1.1. eGovernment en authentieke gegevensbronnen Bekkers (2001: 53) definieert eGovernment als “het ondersteunen respectievelijk het herontwerpen van de bestaande/potentiële relaties en interacties die een overheid onderhoudt met relevante partijen in haar omgeving door middel van ICT-netwerken, zoals internet, teneinde toegevoegde waarde te bieden.” Daarmee linkt Bekkers het begrip ‘eGovernment’ aan het streven naar een toegevoegde waarde. Deze toegevoegde waarde ligt volgens Rotthier (2010) in het verbeteren van de toegankelijkheid van het openbaar bestuur, in een versterking van de kwaliteit van de dienstverlening, in het stimuleren van de politieke en publieke participatie van bijvoorbeeld burgers en in het realiseren van efficiëntiewinst. Ook binnen de Belgische en Vlaamse bestuurlijke context koppelen beleidsvoerders de ontwikkeling van eGovernment aan dergelijke te verwachten voordelen: “eGovernment moet zorgen voor een betere dienstverlening aan de klant en een efficiëntere overheid.” (CORVE, 2010). Eén van de concrete middelen om die efficiëntere overheid te realiseren zijn authentieke gegevensbronnen. Zowel de Vlaamse als de federale overheid zien in authentieke gegevensbronnen de sleutel om het principe van de “éénmalige gegevensopvraging, meervoudig (her)gebruik” in de praktijk te realiseren. In dit onderzoek focussen we op de authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO. De Kruispuntbank van Ondernemingen is de federale authentieke bron met ondernemingsgegevens. De Verrijkte Kruispuntbank van Ondernemingen is de Vlaamse authentieke gegevensbron met ondernemingsgegevens.4 Via deze databanken wil men enerzijds een betere dienstverlening ten aanzien van de klant, in casu ondernemingen, realiseren: gegevens worden éénmalig opgevraagd wat leidt tot een administratieve vereenvoudiging voor ondernemingen. Anderzijds levert de centralisatie en uniformisering van ondernemingsdata in één centrale databank die toegankelijk is voor de verschillende overheidsdiensten, voordelen op voor de overheid zelf. Een eenmalige opvraging van ondernemingsdata volstaat om deze data vervolgens meervoudig te gebruiken. Daarenboven beschikken overheidsdiensten over de meest actuele en juridische gegevens (FOD Economie, 2010). 3.1.2. Lokale besturen en de authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO Om het principe van de eenmalige gegevensopvraging succesvol te realiseren, is het noodzakelijk dat alle overheden toegang hebben tot de gegevens uit de authentieke gegevensbron. Zowel de KBO als de VKBO zijn toegankelijk voor lokale besturen. Deze 4

De VKBO is in essentie een KBO-kopie maar voegt extra gegevens, zogenaamde verrijkingen toe.

17


toegang is geregeld via een reeks ICT-toepassingen. Onderstaande tabel bevat een overzicht van deze ICT-toepassingen.

Vlaamse overheid

Federale overheid

Actor

18

ICT-toepassing

Data die worden ontsloten KBO-data niet beschermd door privacywet

1.

Beheers dienst KBO

KBO Public Search

2.

Beheers dienst KBO

KBO-wi (ook TAP)

KBO-data (focus op data van één onderneming)

3.

Beheers dienst KBO

KBO(wijzigingsextract en)

KBO-data

4.

Beheers dienst KBO

KBO-listings

KBO-data “bulkgegevens”

5.

Beheers dienst KBO

KBO-select

KBO-data volgens vraag van de gebruiker

6.

Beheers dienst KBO

KBO-webservices (ook TAP)

KBO-data

7.

CORVE

VKBO-GO

VKBO-data (focus op één onderneming)

8.

CORVE

VKBO-gemeentebestanden + generieke publicaties

VKBO-data “bulkgegevens”

Beperkte omschrijving

URL waar bepaalde KBO-data door iedereen geconsulteerd kunnen worden. Online applicatie voor alle overheidsentiteiten om KBO te consulteren, na toelatingsaanvraag. Via TAP kan een gemeente ook optreden als initiator. Een bestand met gegevens over ondernemingen aangeleverd via ftp. Een Excel-lijst met specifiek gefilterde gegevens van ondernemingen. Op vraag gestuurde front office toepassing van KBO waarbij de gebruiker listings op maat kan aanmaken. Software gemeente bevraagt KBO. Via TAP kan een gemeente ook optreden als initiator.

Online applicatie om VKBO te consulteren. Toegang via een systeem van gebruiksrechten. Alle ondernemingen en vestigingen binnen een bepaalde gemeente die aangeleverd worden via “ftp” of e-mail in een “csv”-formaat dat integreerbaar is in bestaande databanken (bv. Excel of Acces) of software bij lokale besturen. Meerdere varianten. Updates mogelijk via generieke publicaties.

Provinciale overheid

ICT-dienstenleveranciers

Deel III: Onderzoeksfocus en onderzoeksopzet 9.

CORVE

VKBO-gemeenterapport

VKBO-data “bulkgegevens”

10.

CORVE

VKBOwebservices

11.

CORVE

VKBOgeografische user interface

VKBO-data (focus op één onderneming) VKBO-data geografische weergegeven

12.

Cipal

Themis

13.

Cevi

Lokovest

14.

Remmicom

Dossieropvolging “Ruimtelijke Ordening”

15.

Anaxis

Gemeentelijke websites

Gekoppeld aan VKBO-data via periodieke aangeleverde bestanden of webservice

16.

Intercommunal e Leiedal

Bedrijvengids

VKBO-data: webservices en periodiek aangeleverde bestanden

17.

Provincie WestVlaanderen

Digitaal Economische Kaart

VKBO-data: webservices en periodiek aangeleverde bestanden

Gekoppeld aan VKBO via webservice en periodieke gemeentebestanden Gekoppeld aan KBO via webservice Gekoppeld aan VKBO

Alle ondernemingen en vestigingen binnen een gemeente in een Excellijst aangeleverd via e-mail. Software gemeente bevraagt VKBO vanuit toepassing gemeente. Via geocodering kunnen ondernemingen op kaart worden weergegeven. Geïntegreerde database met koppeling naar VKBO en naar andere CIPALtoepassingen KBO wordt bevraagd vanuit bepaalde CEVItoepassingen. VKBO-data zijn gekoppeld aan het dossieropvolgingssysteem van Remmicom Genereert een overzicht van de ondernemingen en vestigingen uit VKBO via lijst of geografisch op de gemeentelijke website waarbij gemeenten data kunnen wijzigingen/aanvullen Genereert een overzicht van de ondernemingen en vestigingen van een gemeente op kaart waarbij ondernemers gegevens kunnen wijzigen/aanvullen. Genereert een overzicht van de ondernemingen en vestigingen van een gemeente op kaart waarbij ondernemers gegevens kunnen wijzigen/aanvullen.

19

Deel III: Onderzoeksfocus en onderzoeksopzet 18.

Provincie Antwerpen

Databank Locatus

Niet gelinkt aan KBO of VKBO

De ‘Locatuslijst’ bevat een overzicht van de kleinhandel van de Antwerpse gemeenten. De provincie Antwerpen stelt de gegevens aan haar lokale besturen ter beschikking. 5 Tabel 1: overzicht ICT-toepassingen die KBO en VKBO ontsluiten naar lokale besturen

Volgende opmerkingen bij deze tabel zijn belangrijk:  De federale overheid ontsluit de KBO naar lokale besturen via een aantal ICTontsluitingstoepassingen ontwikkeld door de Beheersdienst KBO (1-6) en via een koppeling met de ICT-toepassingen ‘Lokovest’ (13) van de softwareleverancier Cevi en de Digitaal Economische Kaart (17) van de provincie West-Vlaanderen.  De Vlaamse Coördinatiecel Vlaams eGovernment ontsluit anno 2010 de VKBO naar lokale besturen via een aantal ICT-ontsluitingstoepassingen (7-11) en via koppelingen met de ICT-toepassingen ‘Themis’ (12) van ICT-dienstenleverancier Cipal, het ‘dossieropvolgingsprogramma Ruimtelijke Ordening’ van ICT-dienstenleverancier (14) van Remmicom, gemeentelijke websites gebouwd door ICT-dienstenleverancier Anaxis (15) en de ICT-toepassing Bedrijvengids (16) van intercommunale Leiedal.  Afhankelijk van de ICT-toepassing waaraan de authentieke gegevensbron gekoppeld is, zijn er verschillende gebruikstoepassingen mogelijk voor gemeenten, worden er meer of minder data ontsloten, zijn er verschillende toelatingsprocedures enz. 3.2.

ONDERZOEKSOPZET

3.2.1. Semi-gestructureerde interviews In het globale micro-onderzoek onderzoeken we de effecten van de ontsluiting van de authentieke gegevensdatabanken KBO en VKBO bij lokale besturen. In dit eerste rapport bespreken we de resultaten van een reeks verkennende gesprekken die we hebben gevoerd met lokale ambtenaren van verschillende gemeentebesturen. Op basis van dit verkennend onderzoek formuleren we een aantal hypothesen voor verder onderzoek. Onderstaande tabel bevat een overzicht van de gesprekken.

5

20

Voor een uitgebreide bespreking zie het onderzoeksrapport ‘Lokale besturen en ondernemingsdata. Wie levert de data?’.

Deel III: Onderzoeksfocus en onderzoeksopzet Functie Gemeente/organisatie Adviseur Beheersdienst KBO Adviseur data integratie ondernemingsgegevens Coördinatiecel en de verantwoordelijke voor de ‘coördinatie Vlaamse eGov.

Gemeente 1 Gemeente 2 Gemeente 3 Gemeente 4 Gemeente 5 Gemeente 6 Gemeente 7 Gemeente 8 Gemeente 9

projecten lokale overheden’ Diensthoofd maatschappelijke zaken en ontvanger Ontvanger en stedenbouwkundig ambtenaar Communicatieambtenaar, ICT-verantwoordelijke en ontvanger Ambtenaar lokale economie, medewerker dienst belastingen, GIS-verantwoordelijke, communicatieverantwoordelijke Medewerker externe betrekkingen, GISverantwoordelijke en ontvanger Projectmedewerker, medewerker dienst belastingen, medewerker economie Medewerker lokale economie en databeheerder Medewerker lokale economie, GIS-coördinator, verantwoordelijke dienst lokale economie, centrummanager Medewerker sectie handel en economie

Tabel 2: overzicht gesprekspersonen

De gesprekken met CORVE en de Beheersdienst KBO hadden tot doel inzicht te krijgen in het ontstaan, de inhoud, de ontsluitingstoepassingen, enz. van de KBO- en VKBO-databanken. De gemeenten werden niet willekeurig geselecteerd. Er werd rekening gehouden met een aantal parameters:  De ondernemingsdatabanken die de gemeenten gebruiken: omdat ondernemingsdata uit KBO en VKBO via een aantal verschillende ICT-toepassingen worden ontsloten naar gemeenten, hebben we een selectie van gemeenten gemaakt van gemeenten waarbinnen verschillende ondernemingsdatabanken worden gebruikt. Dit was het belangrijkste selectiecriterium. Vervolgens selecteerden we op basis van:  het aantal inwoners: zowel middelgrote, centrumsteden als grote steden kwamen aan bod. Hoewel ook kleine gemeenten werden gevraagd deel te nemen aan dit verkennende onderzoek, ging geen van deze gemeenten in op onze vraag.  de provincie: er werden gesprekken gevoerd met gemeenten uit de provincies West- en Oost-Vlaanderen, Antwerpen en Vlaams-Brabant. De lokale besturen uit de provincie Limburg zullen in het vervolgonderzoek aan bod komen.

21


Op basis van deze parameters kunnen we tabel 2 verder aanvullen: Gemeente

Aantal inw.

Provincie

Gemeente 1

+/30000 +/20000

Oost-Vl.

Gemeente 2

West-Vl.

KBO Public Search, Graydon gratis lijsten, Belgisch Staatsblad (B.S.) VKBOgemeenterapporten Locatus handelsdatabank Digitaal Economische Kaart VKBOgemeenterapporten Lokovest Bedrijvengids Lokovest VKBO-GO VKBOgemeentebestanden en rapporten Themis van Cipal Locatus handelsdatabank Graydon Trends top Bel-First VKBO-GO Lokovest Coface Zelf samengestelde lijsten VKBO-gemeenterapport Themis

Gemeente 3

+/20000

Antwerpen

Gemeente 4

+/55000

West-Vl.

Gemeente 5

+/35000 +/80000

West-Vl.

Gemeente 6

Gebruikte ondernemingsdatabanke n ICT-toepassingen Lokovest

Antwerpen

Gemeente 7

+/250000

Oost-Vl.

Gemeente 8

+/77000

Oost-Vl.

Gemeente 9

+/40000

Vlaams-Brabant

Tabel 3: overzicht gemeenten en selectieparameters

In elk van bovenstaande gemeenten werd een gesprek gevoerd op basis van een semigestructureerde vragenlijst. Er werd niet geopteerd voor een volledige gestructureerde vragenlijst omdat de specifieke context van elk van de onderzochte gemeenten complete standaardisering niet toeliet en omdat het onderzoek kwalitatief en verkennend was. Vooraf aan de gesprekken hielden we per gemeente een vooronderzoek:  Raadpleging van het organogram;  Het identificeren van de sleutelactoren m.b.t. het gebruik van ondernemingsdata;  Het analyseren van de dienstverlening die deze gemeenten bieden ten aanzien van ondernemingen; 22


 Het in kaart brengen van de gemeentelijke belastingen die betrekking hebben op ondernemingen;  Het vergaren van informatie m.b.t. het diffusieproces van ondernemingsdatabanken. Dit vooronderzoek leverde per gemeente een semigestructureerde vragenlijst op waarin volgende onderdelen per gemeente aan bod kwamen:  Kennismakingsvragen: een eerste reeks van vragen peilde naar de achtergrond van de geïnterviewden binnen de gemeentelijke organisatie.  De gebruikte data(banken): aan de gespreksdeelnemers vroegen we welke databanken zij adopteerden en via welke ICT-toepassingen de data naar hen worden ontsloten.  De taken die ondernemingsdata vereisen: aan alle geïnterviewden vroegen we naar zijn/haar professionele activiteiten die data over ondernemingen vereisen.  Adoptie: een aantal vragen waren gericht op de redenen die het gebruik van de databanken verklaren, zowel de organisatorische als individuele adoptiebeslissing kwamen aan bod.  Implementatie: in dit onderdeel stonden vragen centraal die peilden naar hoe de implementatie van de verschillende databanken vorm kreeg.  Gebruik: via een reeks van vragen peilden we naar hoe de geïnterviewden ondernemingsdata gebruiken.  Effecten: in dit laatste onderdeel analyseerden we de effecten die het gebruik van de verschillende databanken genereren. We schreven vervolgens alle interviews uit. Deze transcripten bezorgden we aan de betrokken personen voor verificatie. Deze gecontroleerde transcripten vormen de basis voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen. 3.2.2. De survey 3.2.2.1. Opzet van de survey De interviews vormden de basis voor diepgaande inzichten in de diffusie van ondernemingsdatabanken bij een aantal lokale besturen. Om een beter zicht te krijgen op het gebruik van ondernemingsdata en -databanken bij alle Vlaamse steden en gemeenten organiseerden we een verkennende survey. Deze survey werd elektronisch verzonden naar secretarissen, ontvangers, ICT-verantwoordelijken en medewerkers lokale economie van de 308 Vlaamse gemeenten. Daarenboven konden deelnemers de survey doorsturen naar andere lokale medewerkers. Dat verklaart de deelname van 61 deelnemers met een andere functie. De survey had niet tot doel het ganse diffusieproces m.b.t. ondernemingsdatabanken kwantitatief te bevragen, maar moest ons een zicht bieden op een aantal afgelijnde onderzoeksvragen:    

Welke ondernemingsdatabanken gebruiken lokale besturen? Welke gemeentelijke diensten gebruiken welke ondernemingsdatabanken? Welke lokale ambtenaren gebruiken ondernemingsgegevens? Welke ondernemingsdata ondersteunen welke taken, processen en activiteiten van lokale besturen? 23


3.2.2.2. Surveyontwerp Tabel 4 bevat de vragen uit de survey.

Gebruikt u ondernemingsgegevens in uw gemeente?

Postcode van het bestuur Functie in Secretaris, ontvanger, ICT- verantwoordelijke, medewerker het bestuur lokale economie, andere functie: … Naam E-mailadres Ja, neen, weet niet/NVT Indien ja, waar haalt u deze KBO, VKBO, Graydon, Coface, ondernemingsgegevens? Infobel, zelf samengestelde lijsten, nog andere bronnen, nl. … Indien u in de voorgaande vraag niet de VKBO aanduidde, weet u ook waarom u niet voor de VKBOdata koos? … In welke diensten gebruikt u Financiële dienst, dienst lokale deze gegevens? economie, aankoopdienst, diensten van de secretaris, secretariaat, PWA, technische dienst, communicatiedienst, dienst R.O., dienst leefmilieu, GIS- afdeling, nog andere … Kan u kort omschrijven waarvoor u deze gegevens allemaal gebruikt? Indien neen, waarom gebruikt u geen ondernemingsgegevens of weet u dit niet? Indien weet niet/NVT, waarom gebruikt u geen ondernemingsgegevens of weet u dit niet? Tabel 4: Inhoud van de survey

De verwerking van de survey werd uitgevoerd met behulp van SPSS en Excel. Een aantal ‘eenvoudige’ filterbewerkingen werden uitgevoerd in Excel. Andere analyses werden uitgevoerd met behulp van SPSS.

24

Deel IV: Onderzoeksresultaten

DEEL IV: ONDERZOEKSRESULTATEN Dit hoofdstuk bevat de rapportering van de verkennende interviews aangevuld met de resultaten uit de survey. We hanteren de indeling uit de semigestructureerde vragenlijst. We starten met de bespreking van de gebruikte databanken en ontsluitingstoepassingen. Daarna gaan we dieper in op de behoefte die lokale besturen hebben aan ondernemingsgegevens, de adoptie-, implementatie-, gebruiks- en effectenfase. Wanneer we in de hierop volgende hoofdstukken spreken over de onderzochte gemeenten bedoelen we de gemeenten waarbij we een interview voerden met lokale ambtenaren. 4.1. DE GEBRUIKTE DATABANKEN In de hierop volgende paragrafen gaan we dieper in op het gebruik van ondernemingsdatabanken door lokale ambtenaren. We bespreken de resultaten uit de survey die ons een beeld geven van de databronnen die gemeentelijke ambtenaren raadplegen. Vervolgens gaan we dieper in op de geadopteerde databronnen en ontsluitingstoepassingen binnen de onderzochte gemeenten. 4.1.1. Vaststellingen uit de survey De interviews en de survey geven aan dat lokale besturen verschillende ondernemingsdatabanken gebruiken. Van de 268 lokale ambtenaren6 die deelnamen aan de survey blijkt de grootste groep ‘zelf samengestelde lijsten7’ te gebruiken gevolgd door ‘KBO’, andere databronnen, VKBO, Graydon, Coface en Infobel. Lokale ambtenaren maken weinig gebruik van de commerciële databanken. Opvallend is dat meer dan 18 % geen gebruik maakt van ondernemingsgegevens. Meer dan 40 % van de respondenten gebruikt KBO en één op drie respondenten gebruikt VKBO.8 Belangrijk bij het interpreteren van deze grafiek is dat lokale ambtenaren meerdere databronnen gebruiken.

6

7

8

Er namen in totaal 268 lokale ambtenaren deel aan de survey: 8 secretarissen, 82 ontvangers, 49 ICTverantwoordelijken, 68 medewerkers lokale economie en 61 andere functies. We bespreken de resultaten uit de survey op het niveau van de respondenten en niet op het niveau van de gemeenten, aangezien er meerdere respondenten van eenzelfde gemeente deelnamen en daarenboven verschillende antwoorden gaven, is het immers niet mogelijk deze antwoorden samen te voegen. Zelf samengestelde lijsten zijn lijsten gebaseerd op visuele waarnemingen in de straat, zelf verzamelde gegevens, ad hoc opgestelde lijsten, gegevens samengevoegd uit meerdere andere databronnen. In grafiek 1 wordt dit verwoord als ‘eigen lijsten’. Merk op dat deze gebruikscijfers niet overeenstemmen met de officiële en juiste gebruikscijfers van de Beheersdienst KBO en de Vlaamse CORVE: ongeveer vijftig gemeenten maken gebruik van de ontsluitingstoepassingen van de Beheersdienst KBO, exclusief de KBO Public Search en gekoppelde toepassingen zoals de Digitaal Economische Kaart en Lokovest. Wat VKBO betreft hebben reeds meer dan 160 gemeenten een VKBO-gemeenterapport aangevraagd en gebruiken meer dan 20 gemeenten de webservices of gemeentebestanden. De cijfers uit de grafiek moeten dus genuanceerd worden.

25


Grafiek 1: Procentueel gebruik van de verschillende ondernemingsdatabanken (N=268)

Lokale ambtenaren doen beroep op meerdere databronnen. Grafiek 2 geeft weer hoeveel verschillende ondernemingsgegevensbronnen lokale ambtenaren gebruiken.9 Uit de survey blijkt dat 25 % van de lokale ambtenaren twee verschillende databronnen raadplegen, iets meer dan 10 % beschikt over drie bronnen en een kleine minderheid vier bronnen.

9

26

Het gebruik van ‘andere’ databronnen is in deze grafiek niet meegeteld waardoor het aantal respondenten die geen ondernemingsgegevens gebruikt in grafiek 2 hoger ligt dan in grafiek 1. De aangegeven ‘andere’ databronnen van de respondenten waren immers vaak zogenaamde ontsluitingstoepassingen of andere niet relevante antwoorden.


Grafiek 2: Aantal gebruikte ondernemingsbronnen per lokale ambtenaar (N=268)

Op basis van bovenstaande grafiek gaan we na welke databronnen in combinatie met elkaar gebruikt worden. We focussen op het gebruik van twee databronnen; van de 268 respondenten gebruikt:      

20,14 % KBO en zelf samengestelde lijsten; 16,41 % KBO en VKBO; 16,42 % VKBO en zelf samengestelde lijsten; 3,36 % KBO en Graydon; 3,36 % KBO en Coface; 2,6 % Coface en zelf samengestelde lijsten;

      

2,29 % VKBO en Graydon; 2,29 % Graydon en zelf samengestelde lijsten; 2,23 % KBO en Infobel; 1,87 % Infobel en zelf samengestelde lijsten. 1,12 % VKBO en Coface; 0,37 % VKBO en Infobel; 0,37 % Graydon en Infobel.

Gemeentelijke ambtenaren blijken nog andere databronnen te raadplegen. Tabel 5 geeft een overzicht van andere databronnen die respondenten gebruiken.

27


Cluster Federale entiteiten Internet Telefoongidsen Drukwerk Werkgeverorganisaties Lokaal gevestigde ondernemingen Provinciebesturen / Provinciaal niveau Private aanbieders

Andere

Databronnen FOD Justitie, FOD Financiën, Digiflow, Staatsblad Google Witte gids, Gouden gids, Handelsgids Tijdschriften, reclame VOKA, Unizo, KMOnet Wijnegem shopping Center, middenstandsverenigingen, visuele waarnemingen in de stad, gemeentelijke adviesraad Provincie, Digitaal economische kaart, Provinciale ontwikkelingsmaatschappij WestVlaanderen, RESOC Locatus, Trends Top, Kadaster.be, Companyweb, NBB, Infobase, Spectron Business solutions Confederatie Bouw

Tabel 5: andere gebruikte databronnen

Ondanks het feit dat lokale besturen toegang hebben tot twee authentieke gegevensbronnen met officiële gegevens over ondernemingen doen lokale ambtenaren toch beroep op een breed scala aan andere ondernemingsdatabronnen. 4.1.2. Vaststellingen uit de interviews Niet alle onderzochte gemeenten gebruiken enkel de KBO- en/of VKBO-data. Volgende tabel geeft een overzicht van welke databanken de onderzochte gemeenten gebruiken. We maken een onderscheid tussen de gehanteerde databanken binnen de financiële dienst en de databanken die worden gebruikt in het kader van het gemeentelijke economisch beleid (lokale economie)10; we duiden ook welke ICT-toepassingen de data ontsluiten naar de gemeenten in kwestie. M.b.t. deze ontsluitingstoepassingen werden in de survey geen vragen opgenomen. Gemeente Lokale economie: het diensthoofd maatschappelijke zaken beschikt over een 1 lijst met ongeveer 2400 adressen getrokken uit de Cevi-toepassing Lokovest die KBO ontsluit. Financiële dienst: de medewerkers van de financiële dienst gebruiken eveneens de Cevi-toepassing Lokovest die gekoppeld is aan het boekhoudprogramma. Lokale ambtenaren raadplegen de KBO-public search wanneer Lokovest (bijvoorbeeld door het uitvoeren van een update) buiten gebruik is. Gemeente Lokale economie: niet uitgebouwd 2 Financiële dienst: de ontvanger gebruikt informatie op internet via Grayon/Unizo/KBO/B.S. voor falingen. BTW-nummers worden opgezocht via 10

28

De interviews werden voornamelijk gehouden met medewerkers van de financiële diensten verantwoordelijk voor de inning van belastingen en medewerkers lokale economie. Bij drie gemeenten werd enkel een gesprek gevoerd met medewerkers van de dienst lokale economie.


Gemeente 3

Gemeente 4

Gemeente 5

Gemeente 6

Gemeente 7

Gemeente 8

Gemeente 9

Unizo/KBO/B.S. en andere. Het aantal vestigingseenheden wordt opgezocht via KBO Public Search/B.S. Lokale economie: de medewerker van de cel economie gebruikt de Locatus handelsdatabank met informatie over de detailhandel in de gemeente. In de toekomst wil men werken met het VKBO-gemeenterapport. Financiële dienst: de ontvanger krijgt vanuit de dienst ICT maandelijks een VKBO-gemeenterapport, de financiële dienst gebruikt het rapport om de zelf samengestelde lijsten uit te zuiveren, daarnaast maakt de ontvanger ook gebruik van de Graydonlijsten en gegevens afkomstig van de BTWadministratie. Lokale economie: via het project Digitaal Economische Kaart beschikt de dienst lokale economie over een databank met ondernemingsgegevens uit KBO en VKBO aangevuld met gegevens van ondernemingen. Financiële dienst: de dienst verantwoordelijk voor de inning van de gemeentebelastingen gebruikt de KBO-gegevens via de toepassing Lokovest van Cevi, de Graydonlijsten en het Belgisch Staatsblad. Lokale economie: via het Bedrijvengids-project van de intercommunale Leiedal beschikt de dienst lokale economie over een databank met ondernemingsgegevens uit KBO en VKBO aangevuld met gegevens van ondernemingen. Financiële dienst: de ontvanger gebruikt de KBO-gegevens via de toepassing Lokovest van Cevi. Lokale economie: m.b.t. het leegstandsbeleid worden er opzoekingen verricht via VKBO-GO, KBO-WI, de KBO Public Search, de VKBOgemeenterapporten en het Belgische Staatsblad. De centrummanager steunt volledig op de Locatusdatabank. M.b.t. het bedrijvenbeleid wordt gewerkt met de VKBO-bestanden (generieke publicaties) van CORVE: ondernemingsbestanden, activiteitenbestanden, in en uitstroombestanden, bestanden met verhuisbewegingen en bestanden met de stopzettingen. Financiële dienst: voor de inning van belastingen werkt de financiële dienst met VKBO-gemeenterapporten, VKBO-GO, KBO-WI. Lokale economie: er worden meerdere databanken gebruikt: Trends Top voor het rapporteren aan subsidiërende overheden, Graydon voor het nagaan van de startende en falende ondernemingen, Bel First voor het raadplegen van jaarrekeningen en balansen. Daarnaast gebruikt de dienst lokale economie ook VKBO-go. Lokale economie: er worden meerdere databanken gebruikt: Lokovest, Trends Top en Coface. Deze databanken vormen de basis voor een zelf samengestelde lijst. Afhankelijk van de medewerker worden één of meerdere databanken gebruikt. Daarnaast zijn ook de VKBOgemeenterapporten aangevraagd, doch deze worden nog niet gebruikt. Lokale economie: de sectie handel en economie heeft toegang tot de VKBOdata via de toepassing Themis van Cipal. Daarnaast raadpleegt men ook data van de Kamer van Koophandel en gebruikt men KBO-wi, VKBO-GO en de KBO Public Search-toepassing. Voor het leegstandsbeleid gebruikt de dienst lokale economie de data van het Agentschap Economie van de Vlaamse overheid. Tabel 6: gebruikte databanken

29


De onderzochte gemeenten doen beroep op meerdere databanken. Naast het gebruik van de officiële authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO merken we het gebruik op van private ondernemingsdatabanken. Gebruikte databronnen Graydon: gratis lijsten Graydon: te betalen lijsten Trends Top-databank Locatus handelsdatabank Bel-First-data Coface

Aantal gemeenten 3 1 2 2 1 1

Tabel 7: Gebruikte commerciële databanken

Gemeenten kunnen data uit VKBO en KBO raadplegen via meerdere ontsluitingstoepassingen. De onderzochte gemeenten hebben meerdere ontsluitingstoepassingen geadopteerd. Gebruikte ontsluitingstoepassingen VKBO-gemeenterapporten VKBO-gemeentebestanden Public Search van KBO VKBO-GO KBO-wi KBO-webservices via Lokovest van Cevi VKBO-webservices via Themis van Cipal Digitaal Economische Kaart van de provincie West-Vlaanderen Bedrijvengids van Leiedal

Aantal gemeenten 3 1 3 3 2 4 2 1 1

Tabel 8: Gebruikte KBO en VKBO-ontsluitingstoepassingen

4.2. DE BEHOEFTE AAN ONDERNEMINGSGEGEVENS Zowel uit de survey als de diepte-interviews blijkt dat lokale ambtenaren gebruik maken van meerdere databronnen met ondernemingsgegevens. Daarenboven adopteerden alle onderzochte gemeenten waar een interview plaatsvond één of beide authentieke gegevensbronnen. Onderstaande grafiek relateert het gebruik van ondernemingsgegevens van de respondenten uit de survey aan de verschillende gemeentelijke diensten. De respondenten konden meerdere antwoorden aanvinken.

30


300

250 74 97

Gebruikt niet binnen dienst

200 169

179 180 174

184 186 217

150

201

186

201 Gebruikt binnen dienst

145 122

100

50

35

33

50

0

30

30

30

30

30

2 30

19

19

19

19

19

19

Gebruikt geen ond. geg.

40

39

45

30

30

30

30

30

30

19

19

19

19

19

19

18

33

18 weet niet/NvT

Grafiek 3: Het gebruik van ondernemingsgegevens binnen gemeentelijke diensten (N: 268)

We zien dat de financiële dienst en de dienst lokale economie het meest gebruik maken van ondernemingsgegevens. Bij andere gemeentelijke diensten is het gebruik van ondernemingsgegevens beperkt. Daarom spitsten we de interviews toe op de gemeentelijke diensten lokale economie en de financiële diensten. We bespreken hierna het gebruik van en de behoefte aan ondernemingsdata binnen de financiële dienst en de dienst lokale economie. 4.2.1. De gemeentelijke fiscaliteit 4.2.1.1. Vaststelling uit de survey Zowel de survey als de diepte-interviews tonen aan dat het heffen van eigen gemeentebelastingen op bedrijven ondernemingsgegevens vereist. Uit de survey blijkt dat 145 of 54,1 % van de 268 respondenten aangeven dat de financiële dienst ondernemingsgegevens gebruikt voor de inning van belastingen.11 Respondenten die stellen

11

Daarbij merken we op dat een aantal respondenten uit gemeenten met meerdere respondenten die deelnamen aan de survey tegenstrijdige antwoorden gaven. Dit kan er op wijzen dat lokale ambtenaren niet altijd zicht hebben op het gebruik van ondernemingsgegevens binnen andere diensten.

31


dat de financiële dienst geen ondernemingsgegevens gebruikt, linken dit aan het feit dat er geen lokale bedrijfsbelastingen zijn. Uit grafiek 4 blijkt dat van de 82 ontvangers die deelnamen aan de survey, 14 ontvangers geen ondernemingsgegevens gebruiken, twee ontvangers dit niet weten en 66 ontvangers wel ondernemingsgegevens gebruiken.

Grafiek 4: Gebruik van ondernemingsgegevens door ontvangers binnen financiële diensten

4.2.1.2. De Lokale fiscaliteit van de onderzochte gemeenten De onderzochte gemeenten hebben één of meerdere specifieke belastingsreglementen van toepassing op ondernemingen.12 Dienst die belastingen int Gemeente Dienst financiën 1

Gemeente Ontvangerij 2

12

32

Belastingen van toepassing op lokaal gevestigde ondernemingen Belasting op eetkramen op niet gemeentelijk domein Milieubelasting gezinnen en bedrijven Belasting op vaste frituren op gemeentelijk domein Belasting op drijfkracht / motoren Belasting op voertuigen bestemd voor de exploitatie van taxidiensten en diensten voor het verhuren van voertuigen met bestuurder Belasting op drijfkracht Belastingen op banken en financiële instellingen Milieubelasting Belasting op hinderlijke inrichtingen

Hoewel we in totaal gesprekken hebben gevoerd bij negen verschillende gemeenten bevat tabel 9 slechts zes gemeenten. Bij drie gemeenten hebben we immers geen gesprek gevoerd met een medewerker verantwoordelijk voor de inning van belastingen.

Deel IV: Onderzoeksresultaten Gemeente Dienst financiën 3

Belasting op motoren Belasting op woon- en bedrijfsruimten Indirecte belasting op het openen of veranderen van gevaarlijke, ongezonde en hinderlijke bedrijven Gemeente Dienst belastingen, Belasting op lostoestellen langs de kaaien van de vaart 4 departement Belasting op olie en motorstofbrandpompen financiën Belasting gevestigd op de voertuigen bestemd voor de exploitatie van een taxidienst. Indirecte belasting inzake de meldingen en/of milieuvergunningen conform de Vlarem-wetgeving Belasting op straatvergunningen Belasting op standrechten op de markten Belasting voor gebruik van de openbare weg Belastingen op reclamedrukwerk Gemeente Dienst Algemene milieubelasting 5 gemeentebelastingen Belasting op plaatsrechten op openbare markten Belasting op de vergunningen voor de exploitatie van diensten voor het verhuren van voertuigen met persoon Gemeente Dienst belastingen en Directe belasting op het in bars en soortgelijke 6 inningen, inrichtingen tewerkgesteld personeel. departement Indirecte belasting op ambulante activiteiten. financiën Directe belasting op toestellen tot het bevoorraden van motorvoertuigen met brandstof. Plaatsrecht op de foorinrichtingen (wijkkermissen). Directe belasting op de niet-bebouwde gronden, gelegen in gebieden bestemd voor wonen en industrie volgens het plannenregister en palende aan een openbare weg die voldoende is uitgerust. Belasting op bedrijfsgebouwen op bedrijfsruimten die beschouwd worden als onafgewerkt, leegstaand of verwaarloosd. Belasting op gebouwen en/of woningen die beschouwd worden als onbewoonbaar, ongeschikt, verwaarloosd, bouwvallig of leegstaand Belasting op telefoonwinkels Belasting op nachtwinkels Aangifte verspreiden van reclamedrukwerk. Indirecte belasting op het huis-aan-huis en op de openbare weg verspreiden van reclamedrukwerk en daarmee gelijkgestelde producten. Indirecte belasting op het verspreiden van telefoonboeken en/of -gidsen. Indirecte belasting op de opening of verandering van hinderlijke inrichtingen. Belasting op bedrijfsruimten Directe belasting op de aanplakborden. Indirecte belasting op het maken van publiciteit op de openbare weg. Directe belasting voor het afleveren van een vergunning tot het exploiteren van een taxidienst en van verhuur 33

Deel IV: Onderzoeksresultaten van voertuigen met bestuurder. Directe belasting op de agentschappen weddenschappen op paardenwedrennen.

voor

Tabel 9: Overzicht gemeentebelastingen van toepassing op ondernemingen

We merken een grote verscheidenheid aan gemeentelijke belastingsreglementen op ondernemingen. Deze gemeentebelastingen zijn niet noodzakelijk van toepassing op alle ondernemingen: ze hebben vaak betrekking op specifieke ondernemingen zoals taxibedrijven, horecazaken, enz. Het heffen van gemeentelijke belastingen vereist ondernemingsdata op twee momenten van de inningscyclus: een eerste maal bij de opstelling van het kohier of de lijst van belastingsplichtigen, en eventueel een tweede maal indien de innende dienst geconfronteerd wordt met één of meerdere bezwaarschriften op de door haar verzonden aanslagen. In dit laatste geval zal de innende dienst nagaan of het bezwaarschrift terecht werd ingediend. Dit vereist veelal bijkomende gegevens over de bedrijven die een bezwaarschrift indienden. Welke ondernemingsgegevens hebben gemeenten in het kader van hun gemeentelijke fiscaliteit nodig? De behoefte aan ondernemingsgegevens blijkt afhankelijk te zijn van belasting tot belasting. Uit de interviews blijkt dat ontvangers of ambtenaren verantwoordelijk voor de inning van gemeentebelastingen vaak ondernemings- en vestigingsnummers, btw-nummers, vestigingsadressen, gegevens m.b.t. maatschappelijke zetel, faillissementsgegevens, fusiegegevens, verhuisgegevens en gegevens over de bestuurders nodig hebben. Daarnaast hebben de innende gemeentediensten, afhankelijk van de belasting specifieke gegevens nodig: een bedrijfsbelasting op hinderlijkheid behoeft gegevens m.b.t. de hinderlijkheidsgraad, een bedrijfsbelasting op bedrijfsruimte vereist kennis van de bedrijfsoppervlakte, enz. De toegevoegde waarde van de huidige authentieke bronnen moet m.b.t. de inning van belastingen enigszins genuanceerd worden. Dat verklaart waarom financiële diensten vaak op basis van zelf samengestelde lijsten met ondernemingsdata werken. De authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO worden verder aangevuld met eigen verworven gegevens in een nieuwe lijst. 4.2.1.3. Welke databronnen en ontsluitingstoepassingen gebruiken financiële diensten? Grafiek 5 bevat een overzicht van de databronnen die de 82 ontvangers uit de survey, gebruiken. Daaruit blijkt dat de grootste groep KBO raadpleegt, gevolgd door zelf samengestelde lijsten, VKBO, Graydon, Coface en Infobel. Ontvangers gebruiken ook meerdere databronnen.

34


Grafiek 5: Ondernemingsdatabronnen gebruikt door ontvangers

Binnen de onderzochte gemeenten hebben alle financiële diensten een behoefte aan een overzicht van alle ondernemingen met een vestiging binnen de gemeente. Dit betreft zogenaamde bulkgegevens of overzichtslijsten die de ganse lokale economie van een gemeente in kaart brengt. Daarvoor gebruiken de financiële diensten van de onderzochte gemeenten meerdere toepassingen: drie gemeenten gebruiken KBO via de toepassing Lokovest, twee gemeenten gebruiken de Graydonlijsten (voornamelijk voor faillissementsgegevens) en twee financiële diensten gebruiken de VKBOgemeenterapporten. In een aantal gemeenten merken we bij ontvangers de behoefte op om specifieke gegevens omtrent één onderneming op te zoeken. De toepassingen KBO-wi en VKBO-GO lenen zich daar toe. Slechts in twee van de onderzochte gemeenten gebruikt de financiële dienst deze toepassingen. Drie gemeenten raadplegen de toepassing KBO Public Search. Daarnaast gaan enkele gemeentelijke ambtenaren ook op zoek naar gegevens in het Belgisch Staatsblad 13 of vragen die op bij de btw-diensten. Het feit dat ontvangers m.b.t. gemeentebelastingen vaak specifieke gegevens nodig hebben, zorgt er voor dat zij zelf lijsten aanleggen (cf. infra). Deze zelf samengestelde lijsten bevatten gegevens van verschillende databronnen en zijn vaak aangevuld met gegevens afkomstig van de ondernemingen zelf (via bijvoorbeeld aanslagbiljet). Dit kan het hoge aantal gebruikte ‘zelf samengestelde lijsten’ uit de survey verklaren.

13

Zonder de link in VKBO-GO of KBO-wi te gebruiken

35


4.2.2. Lokaal economisch beleid 4.2.2.1. Vaststellingen uit de survey 68 van de 268 respondenten uit de survey zijn medewerkers van een gemeentelijke dienst lokale economie. 94 % daarvan geeft aan met ondernemingsgegevens te werken. Tabel 10 bevat de antwoorden uit de survey van de medewerkers lokale economie op de vraag waarom zij of andere ambtenaren binnen de gemeente ondernemingsgegevens gebruiken. Uit deze tabel leiden we af dat gemeenten ondernemingsgegevens gebruiken voor de inning van lokale bedrijfsbelastingen. Hoewel medewerkers lokale economie niet verantwoordelijk zijn voor de inning van bedrijfsbelastingen relateren zij het gebruik van ondernemingsgegevens er wel aan. Daarnaast hanteren lokale ambtenaren bedrijfsgegevens voor communicatie naar ondernemers, de online publicatie van een bedrijvengids en het verstrekken en controleren van gemeentelijke toelatingen en vergunningen. Activiteit i.k.v. lokale economie Communicatieaangelegenheden: - Mailings; - Voor het verstrekken van informatie; - Opstarten van nieuwsbrief voor ondernemers; - Uitnodigingen voor events; - Infokrant. Inning gemeentebelastingen van toepassing op bedrijven Verstrekken en controleren van vergunningen en toelatingen Gemeentelijke economische acties organiseren Analyse van het economisch weefsel Analyse van de leegstand Bedrijvengids of online publicatie van ondernemingsgegevens op gemeentelijke website Onderzoek in opdracht van andere diensten waaronder ook de politie Ondersteuning gemeentelijke adviesraad voor lokale economie Overheidsopdrachten Rapportage bij subsidiërende overheden(gesubsidieerde projecten) Aanschrijven nieuwe zelfstandigen en controle of ze nog een activiteit hebben

Aantal respondenten 37

10 7 3 6 1 15 2 2 2 1 1

Tabel 10: Overzicht van activiteiten van ambtenaren lokale economie die ondernemingsgegevens behoeven

36


4.2.2.2. Het lokaal economisch beleid van de onderzochte gemeenten Het lokaal economisch beleid krijgt in de onderzochte gemeenten verschillende invullingen. Er zijn verschillen m.b.t. de inhoud van het lokaal economische beleid, de uitgebreidheid ervan, de verantwoordelijken ervoor, enz. Daarnaast is bij alle onderzochte gemeenten het lokaal economisch beleid nog in volle ontwikkeling. In de onderzochte gemeenten is de coördinatie van het lokaal economisch beleid een verantwoordelijkheid van verschillende diensten. Op één gemeente na, hebben alle gemeenten één specifieke dienst of medewerker verantwoordelijk voor lokale economie. Deze dienst bevindt zich op verschillende plaatsen in het organogram: de dienst maatschappelijke zaken, de cel lokale economie van de dienst communicatie, de dienst economie van het departement stadsontwikkeling, de verantwoordelijke externe betrekkingen, de dienst economie van het departement stedelijke ontwikkeling, de dienst economie van het departement werk en economie, de dienst economische zaken en de sectie handel en lokale economie van de dienst stedelijke ontwikkeling. Het lokaal economisch beleid is een verzamelterm voor allerhande diensten ten aanzien van ondernemingen. De belangrijkste zijn ongetwijfeld:             

het organiseren van activiteiten ter stimulering van de lokale economie; het ondersteunen van een adviesraad lokale economie; het verstrekken van vergunningen; het informeren van startende ondernemingen over de te vervullen formaliteiten; het informeren van ondernemingen over wegwerkzaamheden, omleidingen en wegenwerken; het informeren van burgers en ondernemingen over de lokaal gevestigde economische actoren; het doorverwijzen van ondernemers naar andere diensten en overheden, het uitbouwen van digitaal bedrijvenloket; het analyseren van het lokaal economische weefsel; het beantwoorden van vragen m.b.t. bedrijfsgegevens aan burgers, andere gemeentelijke diensten en ondernemingen; het voeren van een centrumbeleid; het voeren van een leegstandsbeleid, management van bedrijvenzone’s; het controleren van ondernemingen op het vlak van vergunningen, toelatingen en inschrijving in de authentieke gegevensbronnen.

Welke activiteiten, diensten ondernemingsgegevens?

en

opdrachten

m.b.t.

lokale

economie

vereisen

Ten eerste heeft één gemeente geen behoefte aan ondernemingsdata in het kader van haar lokaal economisch beleid. In een andere gemeente is de behoefte beperkt. Deze gemeenten stonden het minst ver in de uitbouw van hun lokaal economisch beleid. “We doen daar het minimale. Als we een brief krijgen, beantwoorden we die. Het zit allemaal verspreid. Er is geen dienst lokale economie. Het bestuur ondersteunt enkel materieel of financieel. Er zijn daar geen specifieke personen mee bezig.” (ontvanger)

37


Ten tweede stellen we bij een aantal gemeenten de toenemende wil vast om actiever, doelgerichter en efficiënter te communiceren met de op hun grondgebied gevestigde ondernemingen. Deze gemeenten willen bedrijven inlichten met op maat ‘gemaakte’ informatie over wegenwerken, over het bestaan van specifieke acties waaraan ondernemingen deel aan kunnen nemen, over startersinfo voor beginnende ondernemingen, enz. Dergelijke, op maat van de onderneming, gevoerde communicatie vereist gegevens over ondernemingen. Uit de interviews blijkt dat medewerkers lokale economie vooral nood hebben aan adresgegevens m.b.t. maatschappelijke zetel en vestigingen, contactgegevens zoals e-mailadressen, namen en functies van bestuurders, de naam van de ondernemingen (vooral de commerciële naam is belangrijk), de activiteiten die ondernemingen uitvoeren, openingsuren, btw-, ondernemings-, vestigings- en bankrekeningnummers. Ten derde is een aantal van de onderzochte gemeenten gestart met het in kaart brengen van de op hun grondgebied gevestigde ondernemingen. Dat leidt tot de ontwikkeling van online bedrijvengidsen. De burger kan zo op zoek gaan naar ondernemingen gevestigd binnen zijn gemeente. Het is belangrijk dat de gemeente beschikt over een lijst met alle op haar grondgebied gevestigde ondernemingen. Bedrijfsgegevens die hierbij van belang zijn betreffen de naam van de onderneming, openingsuren, activiteiten, contactgegevens, enz. Ten vierde merken we een toenemende behoefte op aan ondernemingsdata in het kader van de ontwikkeling van een economisch beleid. Een dergelijk beleid gaat verder dan communicatie naar ondernemingen en heeft betrekking op het voeren van bijvoorbeeld een leegstandsbeleid, het inventariseren van bedrijventerreinen enz. Dit vereist specifieke en algemene gegevens zoals maatschappelijke zetel, vestiging, tewerkstellingsgegevens, activiteiten, starters, stoppers, verhuizers, enz. Een leegstandsbeleid noodzaakt gegevens over het eventuele in gebruik zijn van bedrijfspanden en terreinen. 4.2.2.3. Welke databronnen en ontsluitingstoepassingen gebruiken diensten lokale economie? Grafiek 6 bevat een overzicht van de databronnen die medewerkers lokale economie uit de survey gebruiken. Daaruit blijkt dat de grootste groep ‘zelf samengestelde lijsten’ gebruikt, gevolgd door VKBO, KBO, Coface, Graydon en Infobel. We zien dat 51,5 % van de medewerkers lokale economie VKBO raadplegen terwijl dit percentage bij de ontvangers opmerkelijk lager ligt. Waar ontvangers m.a.w. vooral gebruik maken van de KBO; is dit niet het geval voor de medewerkers lokale economie. Een mogelijke verklaring is dat de finaliteit m.b.t. het gebruik van ondernemingsgegevens tussen beide diensten verschilt. Hoewel ook VKBO de officiële KBO-ondernemingsgegevens bevat kunnen ontvangers de KBO-data percipiëren als de enige officiële gegevens.

38


45 45 40 33

35 30 30 25 20 15 10 5

4 2

5

2

1

0 Weet Gebruikt Gebruikt Gebruikt Gebruikt Gebruikt Gebruikt Gebuikt niet/NVT geen KBO VKBO Graydon Coface Infobel eigen ond. geg. lijsten

Grafiek 6: Ondernemingsdatabronnen gebruikt door medewerkers lokale economie

Uit de interviews met medewerkers lokale economie blijkt de variatie in de gebruikte databronnen nog groter te zijn. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de databronnen en ontsluitingstoepassingen die medewerkers lokale economie gebruiken. Gebruikte databron KBO KBO KBO VKBO VKBO VKBO VKBO VKBO VKBO Coface Trends Top Graydon Locatus Bel First Belgisch Staatsblad Kamer van Koophandel

Gebruikte ontsluitingstoepassing Lokovest van Cevi KBO-wi Public search VKBO-go Gemeenterapporten Digitaal Economische Kaart Bedrijvengids Gemeentebestanden Themis (webservices) NVT NVT NVT NVT NVT NVT NVT

Aantal medewerkers 2 2 2 3 2 1 1 1 1 1 2 1 2 1 1 1

Tabel 11: Gebruikte databronnen en ontsluitingstoepassingen door medewerkers lokale economie

39


Het gebruik van verschillende databronnen en ontsluitingstoepassingen is afhankelijk van de doelstelling. Medewerkers lokale economie hebben het meest nood aan bulkgegevens of lijsten die een totaaloverzicht bieden van het gemeentelijke economisch weefsel. Op basis van dergelijke lijsten worden filteringen uitgevoerd in het kader van communicatiecampagnes en economische acties. Om een dergelijk overzicht te krijgen, gebruikt men VKBO-gemeenterapporten, lijsten uit Lokovest, VKBO-gemeentebestanden, de Locatushandelsdatabank, de databanken gekoppeld aan de Bedrijvengids en de Digitaal Economische Kaart, gegevens uit de Trends Top-databank en lijsten van VOKA, Kamer van Koophandel. Het in kaart brengen van ondernemingen op de gemeentelijke website gebeurt binnen de onderzochte gemeenten op basis van de toepassingen Bedrijvengids en Digitaal Economische kaart. In twee van de onderzochte gemeenten raadplegen de verantwoordelijken economie ook de toepassingen Public Search en KBO-wi, drie medewerkers gebruiken de VKBO-GO. Het gebruik van deze online webinterfaces kadert in één gemeente binnen het voeren van een leegstandsbeleid. In een andere gemeente heeft dit vooral betrekking op het nagaan van de oprichtingsdatum en andere gegevens uit het Belgisch Staatsblad met het oog op het verlenen van bepaalde vergunningen. Deze gemeente gebruikt voor het leegstandbeleid de data afkomstig van het Agentschap Economie. Eén dienst economie gebruikt de Bel-Firstdata voor het raadplegen van de jaarrekeningen van ondernemingen. 4.3. BESPREKING VAN HET DIFFUSIEPROCES Nu we een zicht hebben op databanken en ontsluitingstoepassingen die gemeenten en lokale ambtenaren gebruiken, gaan we dieper in op het diffusieproces van deze databanken. We behandelen achtereenvolgens de adoptie-, implementatie-, gebruiks- en effectenfase. We leiden elke fase in met een theoretische reflectie op basis van het gehanteerde ‘vierfasen-model’ van Bouwman e.a. (2002). Bouwman e.a. (2002) onderscheiden vier fasen m.b.t. de diffusie van ICT in organisaties: adoptie, implementatie, gebruik en effecten. Daarnaast benoemen de auteurs drie analyseniveaus die elk in een bepaalde mate invloed uitoefenen op de verschillende fasen: individu, organisatie en omgeving. Dit leidt tot onderstaand schema. Individu

Organisatie

Omgeving

Adoptie Implementatie Gebruik Effecten Figuur 1: Model van Bouwman e.a. (2002)

De cellen uit bovenstaand schema roepen bepaalde vragen op. Op basis van die vragen kunnen we de diffusie van ICT-toepassingen in beeld brengen. We hanteren hierna het kader 40


van Bouwman e.a., geflankeerd met andere theoretische inzichten en empirische bevindingen, om tot concrete onderzoeksvragen te komen. We geven daarbij een definitie van elk van bovenstaande fasen en gaan na in welke mate de drie analyseniveaus een invloed uitoefenen op de verschillende fasen. Vervolgens bespreken we per fase onze empirische onderzoeksresultaten. 4.3.1. Adoptie van ICT: theoretisch overzicht In de wetenschappelijke literatuur gaat veel aandacht naar de factoren die de adoptie van ICT door organisaties verklaren. Bouwman e.a. maken in hun ‘vier-fasen-model’ een strikte scheiding tussen de adoptie- en implementatiefase. Ze definiëren de adoptiefase als: “Het begin van het proces, de fase waarin op basis van verkenning van het aanbod op de markt van ICT-toepassingen en het in kaart brengen van de behoeften van de organisatie ten aanzien van dergelijke toepassingen en de strategische voordelen of de efficiëntiewinst die men denkt te behalen, uiteindelijk een besluit wordt genomen om een bepaalde toepassing al of niet in de organisatie te gaan inzetten.” (Bouwman e.a., 2002: 27) Het eindpunt van de adoptiefase is de uiteindelijke beslissing die de organisatie neemt: het al dan niet adopteren van een bepaalde toepassing. De definities van Andriessen (1989) en Rogers (1983) geven deze fase een gelijkaardige invulling: “(…) de fase van de verkenning, onderzoek, afweging en besluitvorming om een nieuw systeem binnen de organisatie te halen.” (Andriessen, 1989) “The process through which an individual or other decision making unit passes from first knowledge of an innovation, to forming an attitude toward the innovation, to a decision to adopt or reject, to implementation of the new idea, and to confirmation of this decision.” (Rogers, 1985) Deze auteurs bakenen de adoptiefase af op basis van het tijdstip waarop een organisatie al dan niet beslist een bepaalde ICT-toepassing te adopteren. Deze beslissing is het resultaat van het besluitvormingsproces. In die zin spreekt men van een organisatorische adoptiebeslissing waarbij de organisatie beslist om een ICT-toepassing al of niet bij de leden van de organisatie te introduceren. Naast de organisatorische is er ook een individuele adoptiebeslissing waarbij de individuele gebruikers beslissen om eventueel te werken met de nieuwe ICT-toepassing (Rotthier, De Rynck & Boudry, 2006). De individuele adoptiebeslissing bepaalt of de leden van een organisatie overgaan tot het effectief gebruik van de ICT-toepassing. 4.3.1.1. Adoptiemodellen A. Frambach & Schillewaert Frambach en Schillewaert (1999: 15) hebben onderzoek verricht naar de factoren die de adoptie van ICT binnen organisaties beïnvloeden. Op basis van een uitgebreide literatuurstudie komen zij tot een overzicht van determinanten. De samenbundeling van een 41


groot aantal onderzoeksresultaten uit ‘adoptiestudies’ maakt hun model toepasbaar binnen verschillende organisatorische contexten. Frambach en Schillewaert pogen twee onderzoeksstromen binnen de adoptieliteratuur te integreren: namelijk de adoptie op individueel en organisationeel niveau (cf. supra). Zij stellen dat een integratie van beide modellen noodzakelijk is, omdat de factoren die de individuele adoptie bepalen hun evenbeeld hebben op het niveau van de organisatorische adoptie. Met betrekking tot de individuele adoptie gebruiken zij volgend model van adoptiefactoren.

Figuur 2: A Conceptual Framework of Individual Innovation Acceptance in Organizations (Frambach & Schillewaert, 1999)

Een eerste determinant uit dit model is de ‘attitude towards the innovation’ of de subjectieve ‘oordelen’ en ‘gevoelens’ die individuen hebben ten aanzien van innovaties. Deze ‘beliefs’ en ‘affects’ zijn afhankelijk van de gepercipieerde statusverbetering verbonden aan de innovatie, de verwachte effecten die de innovatie met zich zou teweegbrengen en de mate waarin de innovatie wordt gepercipieerd als zichtbaar. ‘Organizational facilitators’ en ‘social influences’ beïnvloeden de individuele aanvaarding t.a.v. innovaties op indirecte wijze. ‘Organizational facilitators’, bijvoorbeeld training, opleiding, technische ondersteuning, incentives en controlestructuren beïnvloeden de individuele adoptiebeslissing, omdat ze de kennis over de innovatie bij individuen doen toenemen en omdat ze het functioneren en het nut van een innovatie aantonen. ‘Social Usage’ heeft betrekking op de mate waarin een innovatie is doorgedrongen in de omgeving van een individu. De stelling is dat wanneer collega’s gebruik maken van een bepaalde 42


toepassing, andere medewerkers daardoor sneller overgaan tot adoptie van de ICTtoepassing14 (‘= network externalities’). Andere ‘social influences’ die Frambach en Schillewaert aanhalen, zijn de overtuigingskracht en de communicatie die uitgaan van de groep (management en collega’s) op individuele medewerkers. Tot slot speelt ook de zogenaamde ‘personal dispositional innovativeness’ - of de mate waarin medewerkers open staan voor innovaties - een determinerende rol m.b.t. de individuele adoptie. ‘Persoonlijke kenmerken’ van een individu zoals: demografie, ‘job and company tenure’, ervaring met gelijkaardige producten en persoonlijke waarden determineren op hun beurt de mate van openheid. Voor de organisatorische adoptiebeslissing onderscheiden Frambach en Schillewaert volgende determinanten:

Figuur 3: A conceptuel framework of Organizational Innovation Adoption (Frambach & Schillewaert, 1999)

Een eerste factor die de organisatorische adoptiebeslissing rechtstreeks beïnvloedt, is de zogenaamde ‘subjectieve perceptie van de karakteristieken van de innovatie’ waarbij Frambach en Schillewaert verwijzen naar de vijf innovatiekenmerken - relatief voordeel, de compatibiliteit, complexiteit, zichtbaarheid, testbaarheid en onzekerheid - van Rogers (1995). Het relatief voordeel heeft betrekking op “de mate waarin een innovatie als beter wordt beschouwd dan het idee dat deze moet vervangen.” (Bouwman e.a., 2002: 99) Compatibiliteit slaat op de mate waarin een nieuwe toepassing compatibel is met de reeds 14

Zie ook het ‘me too’-fenomeen.

43


aanwezige toepassingen en infrastructuur. De complexiteit van een toepassing heeft te maken met de gepercipieerde gebruiksvriendelijkheid van de toepassing. (Rotthier, Boudry & De Rynck, 2006: 15) Met zichtbaarheid bedoelt Rogers (1995) de mate waarin een toepassing zichtbaar is voor anderen. Zichtbare toepassingen worden immers vaker geadopteerd dan niet-zichtbare (Rogers, 1995). Testbaarheid slaat op de mate waarin een bepaalde toepassing vooraf aan de definitieve adoptiebeslissing door de organisatie kan uitgetest worden (Rogers, 1995). Onzekerheid ten slotte slaat op de mate waarin er twijfels zijn over het technische potentieel, de financiële haalbaarheid en de mate van conflict welke een nieuwe innovatie kan teweegbrengen. Een tweede groep van organisatorische adoptiefactoren die Frambach en Schillewaert onderscheiden zijn organisatiekenmerken zoals de ‘grootte’ van een organisatie, de organisatiestructuur (in termen van formele, informele, gecentraliseerde en gedecentraliseerde organisatiestructuur) en de mate van organisatorische openheid ten aanzien van innovaties. Belangrijk om op te merken is dat de invloed van deze determinanten op de uiteindelijke adoptiebeslissing niet altijd empirisch eenduidig vast te stellen is: “Size is found to be positively related to innovation adoption. Larger organisations generally feel more need to adopt innovations (…). On the other hand, it is argued that smaller organizations are more flexible and innovative themselves (…)” (Frambach en Schillewaert, 1999) Frambach en Schillewaert (1999) hechten ook belang aan de invloed van de omgeving als verklarende factor voor adoptiebeslissingen. Cruciale factor is volgens hen de matching tussen het technologisch aanbod enerzijds en de behoefte van de potentiële afnemer anderzijds. Die matching heeft op zijn beurt betrekking op meerdere determinanten. Ten eerste onderscheiden de auteurs drie zogenaamde ‘supplier marketing activities’ die opgedeeld kunnen worden in:  ‘Targeting’ of de wijze waarop aanbieders specifieke organisaties viseren met het oog op adoptie.  ‘Communication’ of de mate waarin leveranciers communiceren over hun producten en daarmee de percepties van mogelijke adopterende organisaties beïnvloeden.  ‘Risk reduction’ of de pogingen van aanbieders om de gepercipieerde risico’s verbonden aan een toepassing te minimaliseren. Daarnaast beïnvloedt ook het ‘sociale netwerk’ in en rond organisaties de organisatorische adoptiebeslissing. Dit gebeurt volgens de auteurs op twee manieren: door participatie van medewerkers in informele netwerken of via zogenaamde ‘interconnectedness’ of de mate waarin organisaties informatie delen met andere organisaties. Tot slot spelen ook zogenaamde ‘environmental influences’ een rol m.b.t. de adoptie van ICT op het niveau van de organisatie. Frambach en Schillewaert onderscheiden enerzijds ‘network externalities’ waarmee zij bedoelen dat de adoptie van een bepaalde toepassing door andere organisaties voldoende kan zijn voor een organisatie om dit zelf ook te doen (Rotthier en De Rynck, 2006: 14). Anderzijds verwijzen de auteurs ook naar zogenaamde ‘competitive pressures’ als een tweede vorm van ‘environmental influences’ waarmee ze bedoelen dat het niet adopteren van een bepaalde ICT-toepassing kan leiden tot een 44


concurrentieel nadeel ten aanzien van andere organisaties die diezelfde toepassing wel adopteerden. Uit het bovenstaande blijkt duidelijk dat de drie analyseniveaus van Bouwman (individu, omgeving en organisatie) volgens Frambach en Schillewaert alle drie betrokken zijn bij de adoptiefase. B. Tornatzky & Fleischer: Het technology-organization-environnment-framework (TOE) Het TOE-raamwerk van Tornatzky en Fleischer (1990) gaat uit van de veronderstelling dat drie ‘organizational components’ (technologie, organisatie en de omgeving) een invloed uitoefenen op de adoptie van technologische innovaties door een organisatie. Het ‘originele’ TOE-raamwerk ziet er als volgt uit:

Figuur 4: Het TOE-framework Tornatzky en Fleischer (1990)

Het gebruik van dit model binnen andere empirische studies m.b.t. de adoptie van technologie heeft echter geleid tot de ontwikkeling van tal van varianten 15 op het TOEraamwerk. De brede scope van de adoptiefactoren die het model bevat, maakte dergelijke adaptaties van het model mogelijk. Het TOE-model hanteert een aantal andere verklarende adoptiefactoren ten aanzien van de modellen van Frambach en Schillewaert. Vooral op het niveau van de ‘externe taakomgeving’ bevat het TOE-model enkele adoptiefactoren die interessant kunnen zijn m.b.t. de studie van ICT-diffusie binnen de context van publieke organisaties.

15

Zie Lippert, S. K. & Govindarajulu C. (2006: 148-149) voor een overzicht van de studies die dit raamwerk gebruiken.

45


4.3.1.2. Onderzoeksvragen In de wetenschappelijke literatuur zijn er heel wat modellen die de adoptie van ICT door organisaties trachten te verklaren. We merken daarbij algemene en specifieke classificaties op van adoptiefactoren. We hebben hierboven twee van deze adoptiemodellen besproken. Op basis van deze modellen komen we tot een aantal onderzoeksvragen met betrekking tot de adoptiefase.

Tabel 12: Onderzoeksvragen m.b.t. adoptiefase gebaseerd op Frambach en Schillewaert (o.c.) en Tornatzky en Fleischer (o.c.)

46


Frambach en Schillewaert waarschuwen voor het feit dat het voorgestelde conceptueel model en de relaties daarin steeds moeten aangepast worden aan de innovatie en de organisatorische context waarop de innovatie betrekking heeft. Omdat dit onderzoek betrekking heeft op de diffusie van ICT-toepassingen binnen de gemeentelijke organisatie in Vlaanderen kunnen we verwachten dat dit model niet volledig toepasbaar is. De modellen zijn immers voornamelijk geïnspireerd op bevindingen uit studies waarin de diffusie van ICT in private organisaties werd onderzocht. Ook Rotthier, Boudry en De Rynck (2006) maken een gelijkaardige opmerking wanneer zij stellen dat “vooral inzake adoptie gemeenten veel minder autonoom keuzes kunnen maken dan private organisaties.” Dit impliceert echter niet dat we de deductieve onderzoeksmethode met betrekking tot dit onderzoek moeten uitsluiten; de geformuleerde modellen hebben immers hun nut bewezen. 4.3.2. Adoptie van ICT: empirische vaststellingen Hierna bespreken we de mate waarin voorgenoemde theoretische adoptiefactoren van toepassing zijn bij de onderzochte gemeenten. We hebben in dit onderdeel vooral aandacht voor de keuzes gemaakt door gemeentelijke organisaties als een geheel. Individuele adoptiefactoren komen aan bod tijdens de bespreking van de gebruiksfase nadat we de implementatiefase hebben besproken. De bespreking van de implementatiefase is immers van belang om de individuele adoptiebeslissingen te kaderen. 4.3.2.1. Regelgeving en druk van buitenaf Er geldt voor steden en gemeenten geen enkele wettelijke verplichting om de authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO te gebruiken. Gemeenten zijn niet verplicht het principe van ‘de eenmalige gegevensopvraging, meervoudig (her)gebruik’ na te leven. Zij worden daartoe door de Vlaamse overheid wel aangemoedigd. “Andere instanties, zoals de lokale besturen, zullen wel aangemoedigd, begeleid en gesteund worden om het principe van de eenmalige gegevensopvraging zoveel mogelijk na te leven. Momenteel kan er echter niet van alle lokale besturen worden verwacht dat ze in staat zijn om de beschikbare gegevens voortaan uitsluitend bij authentieke gegevensbronnen op te vragen.” (Vlaamse Regering, 2008) De kans bestaat echter dat de Vlaamse overheid dit principe in de toekomst decretaal zal verankeren voor de lokale besturen. “Het lijkt me een terechte ambitie om tegen het einde van deze regeerperiode de provincies eveneens te verplichten onder dit principe te werken en te onderzoeken in welke mate we de steden en gemeenten kunnen overtuigen zich bij haar aan te sluiten.” (Vlaamse Regering, 2009) Indirect is er wel sprake van externe druk. Zo worden lokale besturen sedert enkele jaren aangemoedigd tot het voeren van een lokaal economisch beleid, getuige de campagnes ‘Ondernemingsvriendelijke gemeente 2005-2007’, ‘Ondernemingsvriendelijke gemeente 2009’ en de daaruit voortvloeiende actieplannen. Hoewel gemeenten niet verplicht zijn de authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO te gebruiken, is er wel sprake van een zekere 47


externe druk. Het gebruik van ondernemingsgegevens, zo blijkt uit bovenstaande hoofdstukken, is immers sterk verbonden met de uitbouw van de dienst lokale economie. Ook sommige financiële diensten van gemeenten ervaren externe druk om met de authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO te werken. Deze databanken bevatten immers de officiële ondernemingsgegevens van ondernemingen. In één gemeente blijkt dit een zeer duidelijke adoptiefactor te zijn. “De reden daarvoor is dat VKBO eigenlijk als enige de wettelijke gegevens bevat. Aangezien de opmaak van een belastingsrol volgens de wet en vast vaste procedures moet gebeuren is dit dus de enige manier waarop dit mogelijk is.” (medewerker lokale economie) Daarnaast heeft externe druk betrekking op het feit dat andere gemeenten reeds zijn overgaan tot de adoptie van een bepaalde databank of toepassing. De theorie benoemt dit als het ‘me too’-fenomeen (cf. ook ‘network externalities’) . Slechts één van de onderzochte gemeenten haalde dit argument aan waardoor we stellen dat het ‘me too’-fenomeen geen beïnvloedende factor is op de adoptie van ondernemingsdatabanken of ontsluitingstoepassingen. Een mogelijke verklaring is dat ondernemingsdata vooral betrekking hebben op de - van buitenaf - minder zichtbare backoffice van gemeenten. Daarenboven blijkt het ‘me too’fenomeen in deze case juist betrekking te hebben op een toepassing waaraan een zichtbare frontofficetoepassing component is gekoppeld, namelijk de Digitaal Economische kaart. “De Digitaal Economische Kaart was reeds geïmplementeerd in een aantal gemeenten en dat leek vrij goed te werken.” (verantwoordelijke dienst economie) Bedrijvengidsen zorgen voor een applicatie op de gemeentelijke website waarlangs burgers op zoek kunnen gaan naar ondernemingen gevestigd binnen de gemeente. Daarnaast levert deze toepassing ook de mogelijkheid voor bedrijven om hun gegevens online verder aan te vullen. Er is dus sprake van een zichtbare innovatie. Deze zichtbaarheid blijkt in één gemeente een belangrijke adoptiefactor geweest te zijn. “We wilden iets meer op onze website hebben dan andere gemeenten.” (verantwoordelijke externe betrekkingen) De ontvanger van deze gemeente spreekt in dit verband over een zekere ‘profileringsdrang’ vanuit het college van burgemeester en schepenen. Hypothese 1: Lokale besturen ervaren alleen en overwegend indirecte externe druk om met de authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO te werken. Hypothese 2: De zichtbaarheid van de toepassing voor de buitenwereld stuurt mee de adoptiebeslissing. 4.3.2.2. Supplier marketing activities In het theoretisch kader bespraken we de mogelijkheden waarover aanbieders van ICTtoepassingen beschikken om de adoptiebeslissing van potentiële afnemers te beïnvloeden. 48


We stellen bij meerdere gemeenten een gebrek aan kennis vast over het bestaan en de (gebruiks)mogelijkheden van de authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO. Sommige respondenten kennen enkel de Public Search-toepassing van KBO; andere geïnterviewden hebben enkel kennis van de VKBO-gemeenterapporten, maar weten niets af van het bestaan van andere ontsluitingstoepassingen zoals VKBO-GO, KBO-wi, enz. Ook over de gebruiksmogelijkheden van de verschillende toepassingen en de inhoud van de databanken blijken er misverstanden te bestaan. Dit wijst er op dat de communicatie vanuit de aanbiedende actoren eerder onvoldoende is of dat lokale besturen het aanbod onvoldoende verkennen. “Ik weet niets van de mogelijkheden van KBO of Graydon en dergelijke. Ik denk dat voor de zaken die wij nodig hebben KBO misschien wel zal volstaan.” (medewerker lokale economie) “Ik weet niet hoe je uit KBO faillissementen kan afleiden.” (ontvanger) Nochtans valt op dat CORVE (in samenwerking met VVSG) in vergelijking met de Beheersdienst KBO meer aandacht heeft besteed aan het communiceren van de gebruiksmogelijkheden en het bestaan van de VKBO. Meerdere geïnterviewde lokale ambtenaren stellen kennis te hebben genomen van de VKBO via de communicatie die uitging van CORVE en VVSG en ervaren deze communicatie als verrijkend. “We hebben er kennis van genomen via V-ICT-OR en VVSG en de publicaties van de Vlaamse overheid.” (ICT-verantwoordelijke) “(…) daarnaast hebben we dan ooit via de VVSG-nieuwsbrief en de eerste voorstelling van VKBO in oktober 2006, de mogelijkheden gezien en een Cd-rom meegekregen met alle bedrijvendata op een bepaalde datum.” (medewerker dienst inning belastingen) “Wij zijn in contact gekomen via een begeleidingstraject met VVSG waarvan VKBOgebruik een onderdeel is. Ik ben daar al tweemaal naar een opleidingsdag van geweest.” (medewerker lokale economie) De federale overheid heeft m.b.t. KBO nooit een dergelijke communicatiecampagne gevoerd. Dat blijkt ook uit de interviews: geen van de onderzochte gemeenten heeft regelmatige contacten met de Beheersdienst KBO. “Met KBO hebben wij veel minder contact, enkel wanneer er een nieuwe update of zo is, krijg ik een mail.” (medewerker dienst inning belastingen) Daarnaast valt op dat gemeenten het moeilijk hebben met het gediversifieerde aanbod aan toepassingen en actoren die KBO en VKBO ontsluiten. Ook het verschil tussen de KBO en VKBO-databank is niet altijd gekend of duidelijk bij lokale ambtenaren. Eén ontvanger en een verantwoordelijke voor lokale economie verwoorden dit treffend. “De vaststelling is dat elk niveau, het federale, het Vlaamse, zelfs het arrondissementele niveau met iets bezig is rond databanken en dat de versnippering zodanig groot is dat men soms elkaar in de wielen aan het rijden is.” (ontvanger)

49


“Raar is dat er ook een KBO-wi is, dat is hetzelfde als VKBO-GO en dat wordt vanuit Vlaanderen nooit gezegd. Niemand weet dat ook bijna en eigenlijk zit er meer in KBOwi.” (medewerker lokale economie) Het feit dat diverse actoren ondernemingsdata ontsluiten naar lokale besturen heeft op zich al een invloed op de adoptiebeslissing. Een provinciaal initiatief, zoals bijvoorbeeld de Digitaal Economische Kaart, genereert enkel mogelijkheden voor West-Vlaamse gemeenten. Ook de bedrijvengids van Leiedal was in eerste instantie (voor de uitrol naar de provincie West-Vlaanderen) slechts adopteerbaar voor een beperkt aantal gemeenten.

Hypothese 3: De communicatie uitgaande van de aanbieders is sturend bij de adoptiebeslissing. 4.3.2.3. De perceptie van de verwachte voordelen In welke mate beschouwen lokale besturen de geadopteerde toepassingen als beter dan diegene die ze moeten vervangen? Alvorens gemeenten kiezen voor de adoptie van een ondernemingsdatabank koppelen zij bepaalde te verwachten voordelen aan het eventuele gebruik ervan. We stellen vast dat lokale ambtenaren de adoptie linkten aan:  Het correcter innen van belastingen: ontvangers blijken het gebruik van ondernemingsdatabanken te koppelen aan een effectievere inning van gemeentebelastingen.  Een effectievere en efficiënte communicatie met ondernemingen: gemeenten koppelen de adoptie van ondernemingsdatabanken aan de doelstelling om efficiënter en effectiever te communiceren met ondernemingen. De gepercipieerde voordelen van lokale ambtenaren moeten worden gelinkt aan de gebruikte ontsluitingstoepassing. Bijvoorbeeld, één van de onderzochte gemeenten tekende in op het project Digitaal Economische Kaart (DEK) van de provincie West-Vlaanderen vanuit de vaststelling dat de databanken KBO en VKBO zelf te kort schieten. De vooropgestelde doelen bij deze gemeente hadden betrekking op: de lancering van een nieuwsbrief, het efficiënter versturen van facturen en het beter in staat zijn te communiceren met ondernemingen. “Met KBO en VKBO hinkten we voortdurend achterop. Er zit een enorme foutenmarge in. Het was voortdurend zoeken naar data in Excel-tabellen en stagiaires die dienden ingeschakeld te worden.” (verantwoordelijke externe betrekkingen) Binnen één gemeente wordt VKBO al een aantal jaren geraadpleegd via een koppeling aan de toepassing Themis van Cipal. Met deze toepassing hoopt men in de toekomst ook gerichte mailings te kunnen versturen naar ondernemingen. Het gepercipieerde voordeel heeft bij deze gemeente eerder betrekking op de toepassing die de data ontsluit veeleer dan op de databank VKBO zelf. Hierboven hebben we reeds gesteld dat de zichtbaarheid een factor was die de organisatorische adoptiebeslissing beïnvloedt. Algemeen kunnen we nu stellen dat bepaalde verwachte voordelen de organisatorische adoptiebeslissing beïnvloeden. 50


4.3.2.4. Compatibiliteit Compatibiliteit slaat op de mate waarin een nieuwe toepassing compatibel is met de reeds aanwezige toepassingen en infrastructuur. Binnen één gemeente is de compatibiliteit van de ontsluitingstoepassing met andere toepassingen de belangrijkste factor in de keuze voor een ondernemingsdatabank. Deze gemeente werkt met verschillende Cevi-toepassingen. De keuze voor de toepassing Lokovest van Cevi lag voor de hand omdat deze toepassing de KBO-data rechtstreeks bevraagt vanuit de andere Cevi-toepassingen, bijvoorbeeld het boekhoudpakket Unibel. Deze compatibiliteit is volgens de ontvanger van groot belang. “Hoe meer je over compatibele pakketten beschikt, hoe beter dat is. Wanneer iemand bijvoorbeeld een update doet dan heeft iedereen die.” (ontvanger) Overigens blijkt ook de keuze om ICT-dienstenleveranciers een rol te laten spelen in de ontsluiting van ondernemingsgegevens de adoptiebeslissing van gemeenten te beïnvloeden. Niet elke leverancier is immers even ver gevorderd in het koppelen van zijn toepassingen aan de authentieke gegevensbronnen. De ICT-dienstenleverancier(s) waarop een gemeente beroep doet, heeft dus een invloed op adoptie van ondernemingsdatabanken door lokale besturen. Gemeenten zijn immers vaak trouw aan één leverancier omwille van comptabiliteit. Een medewerker lokale economie omschrijft dit als volgt: “De rol van CORVE m.b.t. VKBO is dat CORVE de data aanlevert en dan heb je leveranciers zoals Cipal, Cevi enz. die dan verantwoordelijk zijn voor de ontsluiting. En een gemeente verder doet dat ook en komt dan uit bij een andere firma en al die leveranciers passeren langs de kassa.”(medewerker lokale economie) Daarnaast wijst één ICT-medewerker dat het Iris-project dat op stapel staat binnen de provincie Antwerpen gevolgen kan hebben op het vlak van compatibiliteit. “Ik begrijp dergelijke initiatieven niet op provinciaal niveau. Dit moet op Vlaams niveau gebeuren. Compatibiliteit komt dan weer in gedrang, we werken niet met Cipal.” (ICT-medewerker) Hypothese 4: De compatibiliteit is sturend bij de adoptie van toepassingen die ondernemingsdatabanken ontsluiten. 4.3.2.5. Complexiteit Complexiteit heeft betrekking op de inschatting van de gebruiksvriendelijkheid van de verschillende KBO- en VKBO-ontsluitingstoepassingen. We merken in alle onderzochte gemeenten op dat lokale ambtenaren bedenkingen hebben bij de gebruiksvriendelijkheid en de correctheid van de verschillende databanken en ontsluitingstoepassingen. Deze adoptiefactor heeft vooral betrekking op het individuele adoptieniveau en wordt besproken tijdens de fase van het gebruik. De individuele adoptiebeslissing bepaalt immers of lokale ambtenaren ook in hun dagdagelijkse activiteiten gebruik maken van de databanken.

51


4.3.2.6. Onzekerheid Onzekerheid slaat op de mate waarin er twijfels zijn over het technische potentieel, de financiële haalbaarheid en de mate van conflict die een nieuwe innovatie kan teweegbrengen. De financiële haalbaarheid is bij meerdere gemeenten een adoptiefactor. Het feit dat KBO en VKBO gratis zijn, is een reden om de databanken te adopteren. Ook de geringe kostprijs van toepassingen zoals de Digitaal Economische Kaart en de Bedrijvengids hebben de adoptiebeslissing van de onderzochte gemeenten positief beïnvloed. “Het is gratis. Commerciële databedrijven moet je betalen.” (ICT-verantwoordelijke) We merken ook op dat gemeenten bepaalde ondernemingsdatabanken juist niet adopteerden omwille van de kostprijs. “We houden bewust de boot af voor zaken zoals Graydon, daar kan je allerlei lijsten opvragen, maar dat kost handenvol geld.” (diensthoofd maatschappelijke zaken) “Graydon gebruiken wij niet, dat is ooit overwogen geweest, maar de kostprijs bleek te hoog te zijn.” (medewerker dienst inning belastingen) Binnen één gemeente was het feit dat VKBO gratis ter beschikking werd gesteld voldoende om een abonnement bij een commerciële databank stop te zetten. “Vrij snel werd duidelijk dat we VKBO gratis konden krijgen terwijl Euro DB betalend en vrij duur was.” (verantwoordelijke sectie handel en economie) Bij een andere gemeente bleek de hoge kostprijs van de commerciële dataleverancier echter geen invloed uit te oefenen op de adoptiebeslissing. “Als ik de kostprijs van Graydon vergelijk met de kostprijs van andere databanken vind ik dat niet overdreven duur. Zeker niet als je kijkt naar het personeel dat bezig is met de aanpassing van de databanken. Er is bijvoorbeeld tien man personeel om de kranten te lezen en zo zaken op te pikken en bepaalde zaken van ondernemingen aan te passen. Het is wel niet goedkoop, maar ik begrijp vanwaar de kostprijs komt.” (medewerker dienst economie) Het voorgaande hoeft weinig te verbazen. Het spreekt immers voor zich dat gemeenten of lokale ambtenaren in hun keuzes beïnvloed worden door de kostprijs van ICT-toepassingen. 4.3.2.7. De grootte van de gemeente Uit eerder gevoerd onderzoek (Rogers, 1983, Bouwman, 2002) blijkt dat grote organisaties sneller overgaan tot de adoptie van innovaties. We komen echter tot de vaststelling dat alle onderzochte gemeenten ondernemingsdatabanken of een daarop gebaseerde toepassing hebben geadopteerd. Hoewel we geen interviews bij kleine gemeenten (< 20 000) hebben gevoerd (cf. supra) stellen we op basis van de surveyresultaten vast dat ook zij ondernemingsdatabanken adopteerden. Daarbij merken we op dat 27 van de 30 respondenten die aangeven geen ondernemingsgegevens te gebruiken afkomstig zijn uit gemeenten met minder dan 15 000 inwoners. De grootte van de gemeente (uitgedrukt in 52


aantal inwoners) blijkt dus een factor te zijn die de adoptie van ondernemingsdatabanken beïnvloedt. 80

70

9

60

10

50 6 40

9

Weet niet/NvT gebruikt niet

30

54

20

34

0

2 1

39 25

10 0

1 6

0 1 11

0 2 1

0 14

22

Gebruikt 1 1

19

Grafiek 7: Het gebruik van ondernemingsgegevens door lokale ambtenaren naar aantal inwoners per gemeente in klassen (N: 268)

4.3.2.8. De uiteindelijke adoptiebeslissing In de theorie was er sprake van een adoptiebeslissing op individueel en organisatorisch niveau. Hierboven hebben we de factoren besproken die de organisatorische adoptiebeslissing beïnvloeden. We komen tot de conclusie dat de eigenlijke organisatorische adoptiebeslissing eerder een dienstgebonden beslissing is: vaak beslissen één of meerdere lokale ambtenaren om te werken met één of meerdere databanken. Het gebruik van een databank is vaak niet meer dan het gevolg van een historische gegroeide situatie of een bepaalde gewoonte. Het belangrijkste gevolg hiervan is dat binnen meerdere gemeentelijke diensten van eenzelfde gemeente verschillende databanken worden gebruikt en dat ondernemingsgegevens dienstgebonden zijn. Twee van de onderzochte gemeenten vormen hier echter een uitzondering op. Binnen deze gemeenten valt dan ook het streven op naar de ontwikkeling van een centrale databank met (o.a.) ondernemingsgegevens. Binnen één van deze gemeente, moet dit proces nog grotendeels beginnen. De andere gemeente heeft dit proces aangevat. Ondanks de adoptie van Themis gebruikt de ambtenaar lokale economie gegevens van VOKA. Themis wordt dus niet altijd gebruikt. De adoptie van Themis is in deze gemeenten wel een organisatorische adoptiebeslissing.

53


De formele bekrachtiging van de beslissing om met een bepaalde databank te werken heeft daarentegen wel betrekking op het niveau van de organisatie. Het is bijvoorbeeld het gemeentebestuur dat gemachtigd is een overeenkomst met VKBO of KBO af te sluiten en het is de secretaris of een gedelegeerde die m.b.t. sommige toepassingen (VKBO-GO) de gebruiksrechten toekent. Verder zullen we ook zien dat binnen gemeentelijke diensten ook individuele ambtenaren zelf over een bepaalde keuzevrijheid beschikken om met een bepaalde databank of ontsluitingstoepassing te werken. Hypothese 5: De beslissing om een bepaalde ondernemingsdatabank of ontsluitingstoepassing te adopteren is een dienstgebonden beslissing. 4.3.3. Implementatie van ICT: theoretisch overzicht Onderzoek naar het belang van implementatie, verschillen in implementatiestrategieën en het realiseren van de gewenste doelen is beperkt van aard (Bouwman e.a., 2002). Toch mogen we het belang van deze fase niet onderschatten: de implementatie heeft immers het feitelijk gebruik van de geadopteerde ICT-toepassing tot doel. Bouwman e.a. definiëren de implementatiefase als: “(…) de fase van interne strategievorming, projectdefinities en activiteiten waarin een geadopteerde toepassing in de organisatie wordt geïntroduceerd, met als doel weerstanden weg te nemen en een optimaal gebruik van de toepassing te stimuleren.” Daarbij merken de auteurs op dat: “slechts zelden kunnen organisaties bestaande toepassingen zonder nadere aanpassingen implementeren in hun organisatie.” We merken dat de implementatiefase betrekking heeft op het analyseniveau van de organisatie en het individu. Het is de organisatie die door het hanteren van een welbepaalde implementatiestrategie de medewerker probeert te overtuigen tot het nemen van een positieve individuele adoptiebeslissing. De verschillende implementatiestrategieën komen hieronder aan bod. Daarnaast hebben we aandacht voor het breder geheel aan activiteiten binnen organisaties tijdens de implementatiefase. 4.3.3.1. Implementatie en veranderingsmanagement In de wetenschappelijke literatuur zijn een aantal modellen voorhanden om veranderingsprocessen binnen organisaties te bestuderen. Meerdere auteurs (Linton, 2002, Bouwman e.a., 2002) geven aan dat implementatie nauw verwant is aan veranderingsmanagement. Veranderingsprocessen zijn breder dan de implementatiefase omdat ze ook betrekking hebben op de andere fasen van het ICT-innovatieproces. Daarom zijn deze modellen ook geschikt om de implementatie van ICT in organisaties te bestuderen. Andriessen, Steen en Hondeghem (2003) ontwikkelden een model om veranderingsprocessen te analyseren. Daarbij komen volgende vragen aan bod: 54


 Wie zijn de betrokken actoren? Het differentiëren van actoren is bij deze vraag van groot belang. De auteurs onderscheiden procesinitiatoren die het eigenlijke implementatieproces in gang zetten, interne en externe adviseurs die het implementatieproces mede sturen en andere actoren.  Hoe ziet de betrokkenheid eruit? Het betrekken van medewerkers kan op meerdere manieren gebeuren: informeren, inspraak verlenen en medezeggenschap. Het doel van betrokkenheid is volgens de auteurs tweeledig: enerzijds wint men expertise in; anderzijds creëert men draagvlak voor de implementatie.  Hoe wordt er gecommuniceerd over de implementatie? Hierbij zijn een aantal deelvragen aan de orde. Wat werd gecommuniceerd? Door wie? Op welke manier? In welk tijdsinterval? Aan wie?  Hoe wordt er omgegaan met weerstand? Over het algemeen roepen veranderingen weerstand op (Bouwman, 2002). Belangrijke vragen bij de studie van implementatieprocessen zijn: is er weerstand? Van wie? Waarover? Hoe wordt dit opgelost?  Welke middelen worden ingezet? Met betrekking tot deze vraag maken de auteurs enerzijds een onderscheid tussen de financiële middelen die werden voorzien; anderzijds hebben middelen ook betrekking op de instrumenten en methodieken die worden aangewend om de implementatie te sturen en te stimuleren. Bovenstaande vragen bieden een interessant kader om de implementatie van ICT binnen organisaties te analyseren. Daarenboven zijn ze voor een deel ook verklarend voor het verloop van de adoptiefase aangezien de studie van veranderingsprocessen ook betrekking heeft op de andere fasen. 4.3.3.2. Implementatiestrategieën Bouwman e.a. onderscheiden vier verschillende implementatiestrategieën met betrekking tot ICT:

Top-down

Bottom-up

Directief Dicteren: sancties, machtsmiddelen, autoriteit Regisseren: informeren, projectteams, controle

Participatief Organiseren: training, opinieleiders, attitudes beïnvloeden Stimuleren: gebruikersgroepen, dialoog, pilotgroepen

Tabel 13: Implementatiestrategieën naar Bouwman (2002)

Rotthier, Boudry en De Rynck (2006) verduidelijken de inhoud van bovenstaande tabel als volgt:

55


 Dicteren: door middel van machtsmiddelen, sancties en het uitoefenen van autoriteit wordt de beslissing alsook de invoering van een nieuwe toepassing van bovenaf opgelegd aan de organisatie.  Regisseren: het management van de organisatie stuurt het besluitvormings- en implementatieproces zodat de vooropgestelde doelstelling wordt bereikt vanuit de basis.  Organiseren: in dit geval is er een brede betrokkenheid van medewerkers bij de besluitvorming. De organisatie bereikt een evenwicht tussen participatie en topdown besluitvorming door medewerkers opleiding en training aan te bieden.  Stimuleren: deze strategie behelst een maximale betrokkenheid van de medewerkers bij het implementatieproces. Bemerk hoe bovenstaande strategieën aansluiten bij de vragen geformuleerd in het model van Andriessen, Steen en Hondeghem. 4.3.3.3. Onderzoeksvragen Tijdens de implementatiefase staat de interne strategievorming en de uitvoering door de organisatie centraal. Toch kunnen individuen in deze fase een belangrijke rol spelen in de invulling en uitvoering ervan (Rotthier e.a., 2006). Vooral het analyseniveau ‘omgeving’ lijkt weinig tot geen rol te spelen tijdens de implementatiefase. Dit is echter maar ten dele juist; ook de omgeving kan de implementatiefase beïnvloeden. Zo kunnen bijvoorbeeld externe adviseurs een rol spelen tijdens deze fase. Bovenstaande theorie leidt tot volgende onderzoeksvragen m.b.t. de implementatiefase:

56


Tabel 14: Onderzoeksvragen m.b.t. implementatiefase

Het onderzoek van Rotthier e.a. (2006) wees uit dat kleine gemeenten geen strategie hanteren voor het implementeren van ICT-toepassingen. Het empirische luik van dit onderzoek moet dergelijke bevindingen m.b.t. de onderzochte ICT-toepassingen al dan niet opnieuw bevestigen. 4.3.4. De Implementatiefase: empirische vaststellingen De implementatiefase gaat over de operationalisering van een positieve adoptiebeslissing. Hieronder gaan we na hoe de onderzochte gemeenten de geadopteerde technologie hebben geïmplementeerd. 57


De implementatie van KBO- en VKBO-ontsluitingstoepassingen gebeurt in de onderzochte gemeenten in het merendeel van de gevallen niet op basis van een doordachte implementatiestrategie. Vaak beslissen één lokale ambtenaar of een gemeentelijke dienst met een bepaalde toepassing te werken. Na deze beslissing maakt de dienst of ambtenaar de toepassing vervolgens gebruiksklaar. Afhankelijk van gemeente tot gemeente en van de geïmplementeerde ontsluitingstoepassing zijn er verschillen vast te stellen in de wijze van implementatie, de middelen die worden ingezet en de actoren betrokken bij de implementatie. 4.3.4.1. Actoren betrokken tijdens de implementatiefase Hoewel meerdere geïnterviewden een rol toekennen aan ICT-medewerkers m.b.t. de implementatie van VKBO, KBO en de ontsluitingstoepassingen is de dienst ICT niet in elke gemeente betrokken bij de implementatie. “Het zal er op aan komen bij de dienst informatica gehoor te krijgen.” (diensthoofd economie) Binnen één onderzochte gemeente speelt de ICT-verantwoordelijke een beperkte rol in de implementatie van de VKBO-gemeenterapporten: de ICT-medewerker is verantwoordelijk voor het aanvragen van de VKBO-gemeenterapporten aan de Coördinatiecel Vlaams Egovernement en het vervolgens maandelijks doorsturen van de VKBO-rapporten naar de cel lokale economie en de financiële dienst. Binnen twee gemeenten is er momenteel een koppeling gelegd tussen VKBO en de toepassing Themis van Cipal via webservices. De technische complexiteit van webservices noodzaakt de betrokkenheid van de dienst ICT. Binnen één gemeente speelt de dienst ICT een belangrijke rol. De andere gemeente heeft beroep gedaan op een medewerker van Cipal. Het is duidelijk dat afhankelijk van de ontsluitingstoepassingen die lokale ambtenaren adopteerden, ICT-medewerkers wel of niet een rol spelen tijdens de implementatiefase. Technisch minder complexe toepassingen zoals VKBO-GO en KBO-wi vereisen bijvoorbeeld geen tussenkomst van ICT-medewerkers. In de gemeenten waar de Digitaal Economische Kaart van de provincie West-Vlaanderen en de Bedrijvengids van de Intercommunale Leiedal geïmplementeerd werd, was er tijdens de implementatiefase een belangrijke rol weggelegd voor de GIS-coördinatoren. Zij waren verantwoordelijk voor het gebruiksklaar maken van de toepassing door het ‘prikken van de adrespunten’ (cf. infra). Ook externe actoren zoals consultants of andere overheden kunnen een rol spelen m.b.t. de implementatie van ondernemingsdatabanken. Die rol spitst zich toe op het updaten van de databanken, het gebruiksklaar maken van toepassingen (Themis) die gekoppeld zijn aan VKBO via technisch complexe webservices, het ter beschikking stellen van begeleidingshandboeken (VKBO), het organiseren van infomomenten en opleidingen (Cevi m.b.t. Lokovest, Corve/VVSG m.b.t. VKBO) en het begeleiden van gemeenten bij de implementatie van een bepaalde toepassing (Bedrijvengids en Digitaal Economische Kaart).

58


De rol van de gemeentesecretaris beperkt zich in de onderzochte gemeenten tot het toekennen van de gebruiksrechten aan medewerkers die werken met de toepassing VKBOGO. In één gemeente, die werkt op basis van de Cipal-toepassing Themis, speelde de secretaris ook een rol m.b.t. de adoptiebeslissing (cf. supra). De rol van het gemeentebestuur beperkt zich tot de formele ondertekening van overeenkomsten afgesloten tussen de gemeente (gebruiker) en de dataverstrekker (KBO of VKBO). Vaak zijn het dus de betrokken diensten of de lokale ambtenaren zelf die een bepaalde databank en ontsluitingstoepassing implementeren. Die implementatie heeft vooral betrekking op het operationeel hanteerbaar maken van databestanden zoals de VKBOgemeenterapporten en -bestanden. Hypothese 6: Afhankelijk van de toepassing spelen één of meerdere actoren een rol m.b.t. de implementatie van ondernemingsdatabanken. 4.3.4.2. Aanpassen van de ICT Binnen alle onderzochte gemeenten worden bepaalde geadopteerde databanken met ondernemingsgegevens aangepast alvorens ze effectief worden gebruikt. Hierbij zien we opnieuw dat aanpassingen afhankelijk zijn van de geïmplementeerde toepassing. Enkele voorbeelden ter illustratie:  De cel lokale economie van één gemeente gebruikt de Locatus handelsdatabank. Alvorens deze te gebruiken, worden een aantal zelf verzamelde gegevens toegevoegd aan de databank en worden een aantal zoekfilters op de databank geïnstalleerd.  De dienst maatschappelijke zaken van één gemeente gebruikt een lijst met ondernemingsdata getrokken uit de toepassing Lokovest. Deze lijst wordt voor gebruik eerst aangevuld en gecorrigeerd door de leden van de adviesraad lokale economie.  Een consulent bedrijvenbeleid werkt op basis van de VKBO-bestanden: zij importeert de data eerst in Acces, schrijft daarop een aantal queries en voert vervolgens een aantal filterbewerkingen uit.  Binnen één gemeente werkt de dienst lokale economie met Lokovest, Coface en VKBO-gemeenterapporten. Op basis van data uit de Lokovestdatabank en Coface werd een eigen databank met zoek en -filtermogelijkheden ontworpen.  Ontvangers of lokale ambtenaren verantwoordelijk voor de inning van gemeentebelastingen blijken ondernemingsdatabanken verder aan te vullen met andere gegevens, bijvoorbeeld zelf verworven data.  Vooral de implementatie van de toepassingen Digitaal Economische Kaart en de Bedrijvengids blijkt een omvattend werk te zijn. Eerst moeten de adressen uit VKBO ‘geprikt’ worden op kaart waardoor een koppeling mogelijk wordt met het adrespunt en de gegevens van de economische kaart. Vervolgens vindt er een terreincontrole plaats waarbij men nagaat of de locatie en de onderneming effectief bestaan. Tot slot worden alle ondernemingen een login en paswoord toegezonden en wordt hen per brief gevraagd hun gegevens te controleren en verder aan te vullen. 59


 De koppeling van VKBO aan Themis impliceert dat de reeds in de toepassing vervatte data moeten uitgezuiverd worden. Toepassingen zoals de KBO-wi, VKBO-GO en Public Search vereisen echter geen voorbereidend werk - op het afhandelen van enkele administratieve formaliteiten na - om de toepassing gebruiksklaar te krijgen. Dit zijn webinterfaces waarbij de modaliteiten voor de gebruiker op voorhand bepaald zijn. Vooraleer de geadopteerde databanken of toepassingen gebruiksklaar zijn, stellen we een proces vast waarbij lokale ambtenaren de toepassingen operationeel maken. Tijdens de fase van het gebruik bespreken we de redenen die voorgenoemde aanpassingen verklaren. Hypothese 7: Ondernemingsdatabanken worden aangepast vooral ze effectief worden gebruikt. 4.3.4.3. Welke middelen worden ingezet? Middelen hebben betrekking op de instrumenten en methodieken die worden aangewend om de implementatie te sturen en te stimuleren. Afhankelijk van de toepassing die gemeenten of gemeentelijke diensten implementeren is er bij meerdere van de onderzochte gemeenten sprake van een zekere begeleiding tijdens deze fase. We illustreren dit met twee voorbeelden:  Eén gemeente implementeerde de Bedrijvengids van de intercommunale Leiedal. Aangezien het een pilootproject betrof, werd er begeleiding voorzien: de intercommunale Leiedal organiseerde vergaderingen waarbij gebruikers feedback konden geven en waarbij de mogelijkheden van de toepassing werden toegelicht.  Gemeenten die VKBO-toepassingen hebben geïmplementeerd konden rekenen op externe begeleiding vanuit CORVE: er werden toelichtende documenten verzonden die de mogelijkheden van de databank verduidelijken, handleidingen doorgemaild over hoe men het best de databank gebruikt en interpreteert en er was steeds mogelijkheid tot feedback en het stellen van vragen. Gemeentelijke diensten konden dus vooral rekenen op externe begeleiding voorzien door de leveranciers van de databank of de toepassing zelf. Verder zullen we ook zien dat sommige lokale ambtenaren meer nood aan begeleiding hebben om op een efficiënte manier met de verschillende toepassingen aan de slag te gaan. Vandaar de formulering van hypothese acht. Hypothese 8: Gemeentelijke diensten rekenen op externe begeleiding bij de implementatie van ondernemingsdatabanken. 4.3.4.4. Communicatie Communicatie tijdens de implementatiefase gaat, gezien het overwegend dienstgebonden karakter van de implementatie, vaak uit van de medewerkers van de implementerende dienst. Er kan daarbij gesproken worden van een informeel leerproces tussen de leden van een gemeentelijke dienst. Wanneer een gemeente wil overgaan tot de ontwikkeling van één 60


centrale databank met ondernemingsgegevens neemt de nood aan een dienst overschrijdende communicatie toe. Binnen de gemeente die overging tot de adoptie van de Digitaal Economische Kaart gaat de dienst economie binnenkort van start met een communicatiecampagne om de databank verbonden aan de DEK ook beter bekend te maken bij de andere diensten zodat ook deze de databank kunnen gebruiken. Hoewel de toepassing Bedrijvengids gelijkaardig van opzet is, wordt binnen de gemeente die deze toepassing adopteerde geen dergelijke communicatiecampagne gevoerd, het zijn de andere diensten die het initiatief moeten nemen. “Als er diensten zijn die een vraag hebben om te koppelen met de bedrijvengids, willen we dat meteen doen, maar de diensten moeten zelf vragende partij zijn.” (GIScoördinator) Communicatie tijdens de implementatie van een bepaalde ondernemingsdatabank is dus beperkt. De verklarende factor hiervoor is dat het implementatieproces in hoofdzaak een dienstgebonden aangelegenheid is. Behalve bij gemeenten die (van plan zijn te) werken met organisatiebrede toepassingen, bijvoorbeeld Themis neemt het belang van communicatie toe. 4.3.4.5. De implementatiestrategie Bij de bespreking van het literatuuroverzicht hebben we een typologie van implementatiestrategieën voorgesteld. De vraag is bijgevolg welke strategieën we in de praktijk vaststellen m.b.t. de implementatie van ondernemingsdatabanken. We hebben gesteld dat er bij de onderzochte gemeenten niet echt sprake is van een implementatiestrategie. In die zin zijn de verschillende types uit het theoretisch model niet van toepassing binnen deze case. We besluiten dat gemeentelijke diensten een grote autonomie hebben bij de implementatie van ondernemingsdatabanken omdat de adoptie en implementatie van ondernemingsdatabanken vaak niet het gevolg is van een organisatorische adoptiebeslissing maar veeleer van de beslissing van een gemeentelijke dienst. Daarbij valt op dat wanneer gemeenten willen overgaan tot de implementatie van een centrale databank een organisatorische implementatiestrategie zich opdringt. Eén van de geïnterviewden weet dit treffend te verwoorden. “Het komt er op neer dat je dat van in begin de zaken consequent en duidelijk moet aanpakken en een aantal zaken duidelijk moet formuleren: Wie heeft lijsten nodig? Wie is verantwoordelijk voor updates? Wie heeft welke rechten? Hoe worden fouten gemeld? Hoe worden data ingelezen?” (medewerker sectie handel en economie) Gemeenten met een (organisatorische) implementatiestrategie zijn de uitzondering. Dat hoeft niet te verwonderen aangezien de adoptiebeslissing vaak een dienstgebonden aangelegenheid (cf. supra) is. Beide vaststellingen hangen dus nauw samen en behoeven bijgevolg geen extra hypothese.

61


4.3.5. ICT-gebruik: theoretisch overzicht Centraal in deze fase staat de vraag of individuen de geadopteerde ICT effectief gebruiken en hoe zij die gebruiken. Daarover zijn in de wetenschappelijke literatuur weinig theoretische kaders voorhanden. We gaan binnen deze fase dan ook enkel dieper in op de zogenaamde affectieve en fysieke toegankelijkheid van ICT die Bouwman e.a. onderscheiden. De fase van het gebruik heeft primair aandacht voor het individuele analyseniveau uit het model van Bouwman. Deze auteur definieert deze fase als: “(…) de fase waarin de leden van een organisatie overgaan tot de operationele inzet van de ICT-toepassing in hun werkzaamheden.” We hebben tijdens de bespreking van de adoptiefase aandacht gehad voor de factoren die de individuele adoptiebeslissing beïnvloeden. Deze zijn determinerend voor het effectief gebruik van de ICT. Wanneer we verder in dit rapport aandacht schenken aan de individuele adoptiebeslissing, dan moet de lezer dit verbinden met de fase van het gebruik. 4.3.5.1. Fysieke en affectieve toegankelijkheid Fysieke toegankelijkheid heeft betrekking op de vraag of een potentiële gebruiker directe toegang heeft tot een dienst. Hierbij spelen drie aspecten een rol (Bouwman e.a., 2002):  Technologie: welke technologie is nodig om van een dienst of applicatie gebruik te maken?  Geavanceerdheid: gaat het om een heel nieuw systeem of om een nieuwe softwaretoepassing?  Context: is een toepassing vanaf iemands werkplek toegankelijk, of moet een gebruiker naar een specifieke ruimte gaan om gebruik te kunnen maken van de toepassing. Merk hierbij de belangrijke rol op van eventuele andere gebruikers en hun rol in het bereikbaar maken van een bepaalde technologie. Affectieve toegankelijkheid omvat de vraag of de aard van het medium aansluit bij de leefwereld van de gebruiker. We onderscheiden volgende aspecten:  het gedrag en de kennis van de gebruiker bepalen mede de kans dat de ICT effectief gebruikt wordt;  de gebruiksvriendelijkheid van een systeem als drempel voor effectief gebruik;  het ervaringsniveau van de gebruiker. 4.3.5.2. Onderzoeksvragen De fase van het gebruik heeft betrekking op de mate waarin individuen de door de organisatie geadopteerde technologie werkelijk implementeren in hun dagdagelijkse werkzaamheden. In dat verband hebben we tijdens de theoretische bespreking van de adoptiefase de factoren besproken die de individuele adoptiebeslissing beïnvloeden. We toetsen deze individuele factoren hierna af. Het gebruik slaat echter ook op de gebruikscijfers, deze hebben we hierboven besproken (cf. de hoofdstukken 4.1. en 4.2.) Onderstaande tabel bevat de onderzoeksvragen die betrekking hebben op de fase van het gebruik. 62


Tabel 15: Onderzoeksvragen m.b.t. gebruiksfase

Door de fase van het gebruik in beeld te brengen, kunnen we de sprong naar de effecten van de geadopteerde ICT-toepassing maken. Deze effecten komen in het volgende hoofdstuk aan bod.

63


4.3.6. De fase van het gebruik: empirische vaststellingen De onderzoeksresultaten tonen aan dat het gebruik van de ondernemingsdata uit KBO en VKBO op het niveau van de lokale ambtenaar afhankelijk is van de gebruiksvriendelijkheid van de databank of toepassing en het ervaringsniveau van de medewerker. We bespreken deze vaststellingen in de hierop volgende paragrafen uitgebreider. 4.3.6.1. De gebruiksvriendelijkheid van de toepassing De beslissing van lokale ambtenaren om met KBO of VKBO te werken, wordt in sterke mate beïnvloed door de perceptie die de mogelijke gebruikers hebben over de gebruiksvriendelijkheid en de correctheid van de KBO- en VKBO-databanken en de toepassingen die deze databanken ontsluiten. Naargelang de verschillende ontsluitingstoepassingen maken lokale ambtenaren melding van andere voor- en nadelen m.b.t. de gebruiksvriendelijkheid en correctheid. Ten eerste stellen een aantal respondenten dat VKBO en KBO te veel informatie bevatten. Dit teveel aan informatie heeft vooral betrekking op het feit dat naast ondernemingen ook verenigingen zoals kerkfabrieken en zelfstandigen in bijberoep in KBO en VKBO zijn opgenomen. “Er staat teveel informatie in, we hebben veel gegevens niet nodig voor ons.” (medewerker cel lokale economie) “Die lijst heeft een zekere waarde, maar bevat ook heel veel mensen die niet tot onze doelgroep behoren.” (diensthoofd maatschappelijke zaken) “Er zitten immers een aantal zaken in die voor mij niet relevant zijn, een aantal rechtsvormen zoals kerkfabrieken.” (consulent bedrijvenbeleid) Een aantal geïnterviewden geven aan dat de databanken KBO en VKBO te weinig of onduidelijke informatie bevatten. Vooral medewerkers lokale economie klagen over onduidelijke informatie m.b.t. de activiteiten die ondernemingen ontplooien. Ook het ontbreken van de commerciële naam van ondernemingen en het emailadres van ondernemers blijkt een pijnpunt te zijn. “Wij weten niet altijd welke activiteiten ondernemingen ontplooien. Dat is het grote gebrek. Van sommige ondernemingen staat het aangeduid van andere niet. De lijst is hier niet altijd volledig.” (diensthoofd maatschappelijke aken) “Eén van de dingen die er bijvoorbeeld niet inzitten is het aantal werknemers: dat kan wel interessant zijn. Die gegevens missen we nog.” (verantwoordelijke dienst economie) “Het is vervelend om op activiteiten te zoeken met die nacecodes” (medewerker economie) “Als je in de huidige toestand enkel kappers wil aanschrijven dan heb je met VKBO een probleem en moet je er echt de gele gids bijnemen.” (verantwoordelijk sectie Handel en economie) 64


Een ander voorkomend probleem blijkt de foutenlast in KBO en VKBO te zijn: lokale ambtenaren bemerken onder meer foute adresgegevens, ondernemingen die niet meer bestaan maar toch nog in KBO voorkomen en ontbrekende vestigingen die feitelijk bestaan. “Er is verbetering merkbaar m.b.t. KBO, maar om nu te zeggen dat het goed is, dat is nog wat anders: er zijn nog fouten en vertragingen, sommige btw-nummers staan onterecht actief.” (ontvanger) “Het is een authentieke bron, maar er zitten fouten in.” (ICT-verantwoordelijke) “Anderzijds zitten er nog ondernemingen in die niet meer bestaan. Vaak zien we ook foute adressen.” (verantwoordelijke sectie handel en economie) “Wat ik nodig heb, zijn de analyses voor de starters en de falingen in gemeente X. Maar niet alle gefailleerden worden uit de KBO gehaald, men moet immers betalen om daaruit verwijderd te worden. Die zitten er dus allemaal nog in, dus dat zegt eigenlijk niks. Als ik daar op filter, dan is die foutenmarge zodanig groot dat die data niet meer relevant zijn.” (medewerker dienst economie) De respondenten gaan op verschillende manieren om met deze tekortkomingen. Een aantal van de respondenten werkt effectief met de lijsten maar een herwerking van de databank dringt zich dan op.16 “Ik werk met csv-bestanden van CORVE. Ik importeer die in acces en schrijf een aantal queries om die hanteerbaar te maken. Er zit wel een zeer sterke filter op. Via logisch redeneren kan ik de historische vervuiling voor een stuk achterhalen.” (consulent bedrijvenbeleid) Binnen één onderzochte gemeente werkt een medewerker momenteel aan de herwerking van het VKBO-gemeenterapport. Dat blijkt een hele opgave te zijn: “Het is niet evident om die lijst gebruiksklaar te krijgen.” (medewerker cel lokale economie). Een medewerker lokale economie uit een andere gemeente laat de lijst verder aanvullen en corrigeren door de leden uit de adviesraad lokale economie: “We proberen ons te behelpen met die lijst, aangevuld en uitgezuiverd door lokale mensen, mensen die in de lokale adviesraad lokale economie zetelen.” (diensthoofd maatschappelijke zaken) Sommige lokale ambtenaren verkiezen omwille van de foutenlast in KBO en VKBO om met andere databanken te werken. Binnen twee van de onderzochte gemeenten verkiezen medewerkers lokale economie de Locatus Handelsdatabank boven de databanken KBO en VKBO. “Onze centrummanager steunt volledig op de Locatusdatabank, een aangekochte databank die nu door de provincie Antwerpen gratis wordt aangeboden aan de gemeenten. Deze databank bevat een kleiner foutenpercentage dan KBO en bevat 16

Zie ook 4.4.2. Aanpassen van de ICT.

65


veel extra data zoals winkeloppervlakte, geen nacebelcodering maar een eenvoudige activiteitencategorie. Deze databank is heel handig.” (consulent bedrijvenbeleid) Binnen één gemeente opteert een medewerker voor de databank van Graydon. “De data uit de Graydondatabank zijn correcter. Wij kopen die aan bij Graydon. We krijgen de data elke maand en zij corrigeren die ook wel.” (medewerker dienst economie) Het hoofd van de sectie handel en economie van een andere gemeente verkiest de data van VOKA, Kamer van Koophandel te gebruiken wanneer de VKBO-data niet voldoen. “Het is wel zo dat aangezien VKBO niet alle gegevens bevat, wij niet altijd VKBO gebruiken. Als we bijvoorbeeld een activiteit doen naar grote bedrijven is dat bijna altijd in samenwerking met de Kamer van Koophandel, dan gebruiken wij hun klantencontacten.” (verantwoordelijke sectie handel en economie) Sommige van de ontvangers wijzen op de gevaren die de foutenlast met zich mee kan brengen: “De data die van belang zijn om een aanslag te vestigen moeten natuurlijk correct zijn. Dat moet zo naar eerlijkheid naar de onderneming.” (ontvanger) “Wij moeten het gelijkheidsprincipe respecteren, dat is moeilijk als je niet over de juiste info beschikt. Meerdere belastingdiensten hebben dit probleem.” (ontvanger) Andere ontvangers en lokale ambtenaren lijken het foutenprobleem uit KBO en VKBO te neutraliseren door deze databanken te gebruiken in combinatie met andere databanken. Vooral voor het controleren van faillissementen gebruiken zij andere databanken, zoals de gratis lijsten van Graydon en het Belgisch Staatsblad. Daarnaast hebben sommige medewerkers van financiële diensten en ontvangers moeite met de ‘beperkte’ zoekmodaliteiten van KBO en VKBO. Daardoor verkiezen zij andere databanken boven KBO en VKBO: “Graydon is makkelijker werkbaar, omdat je daar op adres kan zoeken; in KBO moet je ofwel over een correcte naam of ondernemingsnummer beschikken.” (medewerker dienst inning belastingen) De foutenlast in KBO en VKBO heeft bij twee gemeenten geleid tot de adoptie van de Digitaal Economische Kaart en de Bedrijvengids. Deze toepassingen laten ondernemingen toe via een login en paswoord hun gegevens (online toegang via de gemeentelijke website) te corrigeren en aan te vullen. Op die manier worden de gegevens in de officiële ondernemingsbronnen niet aangepast, maar wel de gegevens in de door de gemeente gebruikte databank. Het voordeel is tweeledig: enerzijds bezit de gemeente een databank met een verminderde foutenlast dan KBO of VKBO (die wel de basisdatabank zijn voor de DEK en de bedrijvengids); anderzijds beschikt de gemeente over extra data (data die door de ondernemingen worden aangevuld).

66


Ook ontsluitingstoepassingen van ICT-dienstenleveranciers vertonen in sommige gevallen bepaalde tekortkomingen. M.b.t. de toepassing Lokovest maakt een centrummanager volgende bemerkingen. “Ik werk niet veel met VKBO/Lokovest, ik heb eens een poging gedaan om alle bedrijven te filteren die in de voeding zaten (in het kader van week van de smaak) maar dat is niet goed gelukt. Via Lokovest konden we wel met de nacebelcodes weg maar de lijst was zodanig lang en de verwerking van de gegevens kon niet via ‘twee klikken’ bij wijze van spreken.” (centrummanager) “Een nadeel van Lokovest is ook dat je geen data kan toevoegen, bijvoorbeeld een telefoonnummer, vandaar dat wij onze eigen lijst en databanken blijven gebruiken. De bedoeling is om op basis van VKBO een eigen databank te ontwikkelen.” (ontvanger) Daarnaast kan gebruiksvriendelijkheid ook een positieve invloed hebben op de individuele adoptiebeslissing. Toegankelijke toepassingen zoals Public Search worden door meerdere geïnterviewden geapprecieerd. “KBO heeft ook een public search, dit hebben ze bij VKBO niet en die gebruik ik wel vaak, dat communiceert wel vrij makkelijk, je gaat naar website en typt dat eens in en je bent vertrokken” (verantwoordelijke sectie handel en economie) Ook VKBO-GO en KBO-wi zijn toepassingen die zich lenen voor het raadplegen van gegevens omtrent één specifieke onderneming. Lokale ambtenaren appreciëren deze toepassingen omwille van de data en gebruiksvriendelijkheid. “VKBO-GO en KBO-wi zijn zeer makkelijk wanneer je werkt rond één specifiek bedrijf, je komt heel wat te weten en kan heel diep gaan in de gegevens. Maar dit is niet bruikbaar voor bulkgegevens. Daar gebruiken wij nu de gemeenterapporten.” (medewerker dienst inning belastingen) Eén lokale ambtenaar heeft echter bedenkingen bij de gebruiksvriendelijkheid van VKBO-GO. “Je moet redelijk veel pagina’s doorlopen vooraleer je in die toepassing geraakt: verificatie, codes invoeren, linken doorlopen vooraleer je bent waar je moet zijn. Dat is via een ambtenarentoken.” (medewerker lokale economie) We besluiten dat lokale ambtenaren wel degelijk gebruik maken van de officiële ondernemingsdatabanken KBO en VKBO, maar dat zij dit vaak doen na herwerking van de databanken, in combinatie met andere bronnen of na correctie en aanvulling van de data door de ondernemers zelf. In een beperkt aantal gevallen kiezen ambtenaren ervoor om met andere databanken te werken. Hypothese 9: De gebruiksvriendelijkheid, correctheid en volledigheid beïnvloeden het individuele gebruik van ondernemingsdata(banken) door lokale ambtenaren.

67


4.3.6.2. Het ervaringsniveau van de gebruiker Het gebruik van KBO- en VKBO-gegevens vereist kennis over de manier waarop deze databanken zijn opgebouwd. Zo moeten lokale ambtenaren leren omgaan met de notie vestigingen en onderneming. Elke entiteit opgenomen binnen de KBO en VKBO heeft immers één ondernemingsnummer en één of meerdere vestigingsnummer(s) wat de informatiewaarde van KBO aanzienlijk heeft verhoogd. Er is m.a.w. een juridische dimensie: namelijk de ‘onderneming’ (maatschappelijke zetel); en een geografische dimensie: namelijk de ‘vestiging’. Sommige lokale ambtenaren blijken te worstelen met deze notie. “Als ik dit moet uitleggen aan andere collega’s is dat niet zo eenvoudig. Daarmee moeten we oppassen, mensen gaan meer data krijgen, maar gaan die niet altijd kunnen kaderen, dat is een van de valkuilen wat voor frustratie kan zorgen.” (medewerker dienst inning belastingen) “Ik merk meer van mensen van buiten de dienst economie, dat als je praat over vestigingen en maatschappelijke zaken dat ze niet goed weten waarover het gaat.” (consulent bedrijvenbeleid) Binnen de dienst economie van een andere gemeente worden meerdere databanken gebruikt: Lokovest, Coface en een zelf samengestelde lijst. Onlangs heeft men de VKBOgemeenterapporten aangevraagd bij CORVE. Het operationaliseren van deze databank laat echter op zich wachten omwille van het feit dat de medewerkers lokale economie de databank niet gebruiksklaar krijgen: “Wanneer er iemand dat bestand kan up to date stellen in een werkbaar bestand waarbij het ons duidelijk is hoe je de updates uitvoert willen we er meteen mee werken.” (medewerker economie) Ondanks de toelichtende nota’s die gemeenteambtenaren kunnen raadplegen wanneer zij VKBO gebruiken, blijkt een aantal VKBO- en KBO-gebruikers onvoldoende vertrouwd te zijn met de opbouw en de inhoud van KBO en VKBO. Dat leidt soms tot weerstand om KBO of VKBO te gebruiken. Bij één gemeente is er een grote behoefte aan meer (externe) begeleiding: “Er zitten echt wel goeie dingen in maar als wij dat zelf willen opstarten en naar onze hand zetten. Ik zie mij dat zelf niet doen. Ik denk dat we daar nog kennis missen en ondersteuning kunnen gebruiken. We zien er ons echter gene man over om daar structuur in te krijgen. Het is te complex.” (centrummanager) Hypothese 10: Het ervaringsniveau en de kennis van lokale ambtenaren beïnvloeden het gebruik van KBO en VKBO. 4.3.7. Effecten van ICT: theoretisch overzicht De effectenfase is de laatste fase uit het model van Bouwman e.a. Dit hoofdstuk geeft een overzicht van de effecten die in de theorie aan ICT worden toegeschreven. Bouwman e.a. definiëren de fase van de effecten als: 68


“(…) de fase waarin de gevolgen van het gebruik van een ICT-toepassing voor de organisatie zich manifesteren, gevolgen voor de individuele taakuitvoering binnen de organisatie, voor communicatieprocessen en -structuren binnen en tussen organisaties, en voor de positie van een organisatie binnen haar omgeving.” De effecten van een ICT-innovatieproces hebben in deze definitie betrekking op de drie analyseniveaus individu, organisatie en omgeving. 4.3.7.1. Effecten op individueel niveau Met effecten op het individuele niveau bedoelen Bouwman e.a. de gevolgen die de adoptie, implementatie en het gebruik van een bepaalde ICT-toepassing hebben op de individuele taakuitvoering. Volgens Bouwman gaat het hier veelal om ‘eerste-orde-effecten’ of “(…) effecten die direct met de individuele taakuitvoering te maken hebben: het gaat om veranderingen in de efficiëntie van de taakuitvoering, in de productiviteit van individuele werknemers (en dus van de organisatie als geheel).” Daarbij stelt deze auteur dat “over het geheel genomen ICT een positieve bijdrage lijkt te leveren op dit terrein.” Toch komt hierbij niet altijd een coherent beeld naar boven. Deze vaststelling werd gemaakt door Kraemer en King (1986: 490) wanneer zij het effect van ICT op werkgelegenheid beschrijven: “(…) if computing does result in reduction of need for people in some jobs, it can also create new jobs.” Daarenboven laten efficiëntie en effectiviteit zich niet altijd makkelijk meten. Met betrekking tot het voorbeeld van werkgelegenheid stellen Kraemer en King verder dat “many interacting factors contribute to employment effects in addition to the technology.” Kennis over de context waarbinnen de technologie wordt ingezet, blijkt essentieel; technologie heeft ‘dual potentialities’ (Walton, 1989). Ducatel (1994) bespreekt een aantal negatieve effecten van ICT met betrekking tot de individuele taakuitvoering: toegenomen werkdruk, afgenomen arbeidsprestatie, afgenomen participatie in besluitvormingsprocessen, isolatie, angst voor apparaten en cognitieve overbelasting. Van cognitieve overbelasting of information overload is er volgens Bouwman e.a. sprake wanneer de hoeveelheid informatie die een medewerker te verwerken krijgt, zijn verwerkingscapaciteit te boven gaat. De andere kant van de medaille is volgens Kraemer en King dat ICT kan helpen bij het nemen van betere beslissingen op het juiste tijdstip, aangezien ICT “includes the ability to retrieve the right information at the right time.” Omwille van dergelijke tegenstrijdige empirische vaststellingen nuanceert Ducatel de veralgemeenbaarheid van de door hem beschreven negatieve effecten en linkt hij ze aan de wijze waarop men de technologie inzet. ICT kan ook een aantal effecten genereren op de positie van medewerkers in de organisatie. Bouwman e.a. spreken over empowerment waarmee bedoeld wordt dat, mede dankzij de inzet van ICT, individuele medewerkers meer controle kunnen hebben over hun eigen werkzaamheden en makkelijker toegang kunnen hebben tot essentiële informatie binnen de organisatie. Het omgekeerde blijkt ook mogelijk te zijn: zo stellen Bouwman e.a. dat ICT ook tot een toename van verticale controle kan leiden (cf. infra). Daarmee bevinden we ons op het snijpunt van effecten op het individuele en organisatorische analyseniveau.

69


4.3.7.2. Effecten op processen Met betrekking tot processen stellen Bouwman e.a. dat ICT op zichzelf niet leidt tot meer productiviteit, maar een onderdeel is van een breder scala van organisatorische veranderingen. Sinds de opkomst van het ‘Business Process Redesign’ (BPR) is de kijk op de manier waarop ICT een rol kan spelen in het herdenken van processen sterk veranderd. De nadruk ligt vandaag niet enkel op de interne efficiëntieverbeteringen die de inzet van ICT kan teweegbrengen, maar vooral op het verhogen van de externe effectiviteit of de interactie tussen klant en organisatie. ICT dient daarbij als instrument voor de herschikking van het primaire proces. (Bouwman, 2002: 174) Weggeman (1997, 2000) stelt in dit verband dat ICT een hulpmiddel is voor de ontwikkeling van de kennisintensieve organisatie doordat het effecten genereert op verschillende kennisprocessen: kenniscreatie, kennistoegang, kennisdeling en kennistoepassing. In dat opzicht spreken Bouwman e.a. over zogenaamde ‘communaliteit’ en ‘connectiviteit’ als effecten van de inzet van ICT. Communaliteit slaat op de aanwezigheid van een gemeenschappelijke toegankelijke voorraad informatie. Connectiviteit heeft te maken met de mogelijkheid voor betrokkenen om met elkaar te communiceren. 4.3.7.3. Effecten op organisatiestructuur ICT beïnvloedt volgens Bouwman e.a. ook de organisatiestructuur. In die zin is er sprake van minder verwachte, onvoorspelbare ‘tweede-orde-effecten’. Zo kan ICT een invloed uitoefenen op:  De grootte, scope en het productdomein: de verwachting m.b.t. grootte is dat een organisatie, uitgedrukt in aantal werknemers, zal kleiner worden. Empirische onderzoeksresultaten zijn echter niet altijd eenduidig gebleken (cf. supra). De scope van een organisatie heeft betrekking op de ‘core business’, de verwachting is dat ICT de organisatiescope verkleint vanuit de veronderstelling dat ICT de transactiekosten m.b.t. een zogenaamde ‘outsourcingsproces’ reduceert. Diensten zouden door ICT dus meer uitbesteed worden. M.b.t. het productdomein van organisaties zou ICT in het algemeen zorgen voor een verschuiving van organisaties als productorganisaties naar organisaties als informatieleveranciers.  Verticale controle: Bouwman e.a. merken op dat ICT volgens sommige auteurs zou leiden tot decentralisatie of het ‘vlakker’ worden van de organisatie (door o.a. een toegenomen empowerment op individueel niveau). Andere auteurs beweren volgens Bouwman e.a. het tegendeel door te stellen dat een verhoogd gebruik van ICT ervoor zorgt dat ook de controle en monitoring van activiteiten van medewerkers en hun activiteiten toeneemt. Ook Kraemer en King (1986) hebben interessant onderzoek verricht naar de invloed van ICT op decentralisering en centralisering van organisaties. Het feit dat zij focussen op publieke organisaties verhoogt het belang van hun werk. Hun conclusies liggen volledig in de lijn van hetgeen Bouwman e.a. (2002) later concludeerden (cf. supra): “The empirical research suggests that computing per se is neither a centralizing nor a decentralizing influence. (…) The context in which computing is used is a much

70


stronger influence on whether organizations centralize or decentralize than is the technology.” Zo stellen deze auteurs dat sommige studies uitwijzen dat ICT zorgt voor de centralisatie van besluitvorming aangezien “computing would centralize most organizational decision making by remplacing human decision makers with machines and increasing top-management control.” Ze maken ook de volgende empirische vaststellingen: “through decentralized access to central information, many decisions formerly handled by top management would be handled by middle management and operatives.” Hierbij is dus sprake van een decentraliserende invloed van ICT op de besluitvorming. ICT kan overigens ook een invloed uitoefenen op de ‘machtscomponent’ binnen publieke organisaties. Die invloed vloeit volgens Kraemer en King (1986) uit drie vaststellingen: ten eerste, hoewel informatie niet perse macht inhoudt, slagen diegenen met de beste informatie er vaak in hun doelstellingen te bereiken. Ten tweede stellen de auteurs dat diegenen die verantwoordelijk zijn voor de werking van ICT daardoor ook controle hebben over de zogenaamde ‘organizational resources’. Controle over deze bronnen levert volgens Kraemer en King macht op. Ten derde genereert ICT ook een soort ‘affective power’. De stelling is dat individuen die geassocieerd worden met het gebruik van complexe technologieën, beschouwd worden als ‘gesofistikeerde professionelen’ die daardoor aan invloed binnen de organisatie winnen. Vandaar ook dat de verwachte statusverbetering en zichtbaarheid gelinkt aan een bepaalde ICT-toepassing determinerende factoren zijn voor de individuele adoptiebeslissing. 4.3.7.4. Financiële effecten De implementatie van eGovernment werd van bij het begin steeds gekoppeld aan een efficiëntere overheid. Vanuit financieel oogpunt duikt bijgevolg de vraag op of de implementatie van ICT-toepassingen ook leidt tot kostenbesparingen. Nog maar weinig studies hebben de financiële impact van ICT-toepassingen op organisaties bestudeerd (Foley & Alfonso, 2009). Irani, Love en Jones stellen (2008: 159) dat lokale besturen geen behoefte hebben aan een evaluatie van eGovermentprojecten vanuit een financieel perspectief. De auteurs stellen dat dergelijke evaluatiemethoden “are viewed as not being appropriate for the public sector ICT projects and were not used to evaluate eGovernment. The public sector is not motivated by financial gain and has to demonstrate economic probity and value for money to the citizen.” Nochtans is er een gans scala aan evaluatiemethoden om eGovernmentprojecten vanuit een economisch perspectief te meten (Foley & Alfonso, 2008: 378), bijvoorbeeld: net present value of cost benefit analysis. 4.3.7.5. Effecten op interorganisatorische relaties Bouwman e.a. kennen ICT een groot belang toe in de evolutie van organisaties naar netwerkorganisaties. De kern van de netwerkorganisatie is volgens deze auteurs dat “deze gebaseerd is op gezamenlijke belangen van de verschillende actoren.” In een netwerkorganisatie staat de mate waarin actoren wederzijds van elkaar kunnen profiteren van andermans kennis, diensten, producten, netwerk, of wat dan ook - centraal. De rol van ICT in deze evolutie beschrijven de auteurs als volgt: “Netwerkorganisaties zijn gebouwd op 71


een fundament van ICT, dat snelle, accurate, kosteneffectieve uitwisseling van informatie tussen actoren binnen het netwerk mogelijk maakt.” 4.3.7.6. Effecten op de interactie tussen organisatie en technologie Bouwman e.a. stellen dat ICT-gebruik ook effecten genereert op de technologie zelf. Zij verwoorden dergelijke effecten als volgt: “een effect van ICT-gebruik op de technologie zelf is een verandering van de inschatting van de toepasbaarheid van de toepassing voor bepaalde taken.” De auteurs verwijzen daarbij naar Van den Hoof die een longitudinale studie heeft gevoerd naar het gebruik van e-mail in een organisatie en waaruit blijkt dat ICT-toepassingen kunnen leiden tot nieuwe functionaliteiten tijdens hun gebruik. 4.3.7.7. Onderzoeksvragen We hebben hierboven de effecten beschreven van ICT-toepassingen op de drie analyseniveaus uit het model van Bouwman e.a.: individu, organisatie en omgeving. In tabel 16 formuleren we onze onderzoeksvragen.

72


Tabel 16: Onderzoeksvragen m.b.t. effectenfase

Het is duidelijk dat er m.b.t. effecten van ICT geen sprake is van een simpel oorzaak-gevolg model. Uit empirisch onderzoek is meermaals naar voren gekomen dat ICT zogenaamde ‘dual potentialities’ heeft. Afhankelijk van de wijze waarop organisaties ICT inzetten, kan deze andere effecten genereren. (Bouwman e.a., 2002)

73


4.3.8. Effecten: empirische vaststellingen In de hierop volgende paragrafen bespreken we de effecten die de adoptie van ondernemingsdatabanken bij de onderzochte gemeenten genereren. 4.3.8.1. Effecten op de werkactiviteiten De adoptie van KBO, VKBO of andere toepassingen zoals de DEK heeft in de onderzochte gemeenten gevolgen voor de werkactiviteiten van lokale ambtenaren. Nieuwe taken direct verbonden aan het gebruik van KBO en VKBO hebben betrekking op het herwerken en het analyseren van de lijsten. Deze bijkomende taken worden echter gecompenseerd door het wegvallen van andere (vaak tijdrovende) activiteiten zoals bijvoorbeeld het zelf samenstellen van lijsten op basis van fysieke waarnemingen in de straat, het doorzoeken van reclamebladen, de Gouden Gids of het uitpluizen van archieven. Alhoewel niet al deze activiteiten altijd tot het verleden behoren. “Ik geloof wel in het nut van die lijsten. Vroeger moesten we immers de archieven induiken of zelf de straat op gaan. Dat is pas een tijdsinvestering.” (medewerker cel lokale economie) Daarnaast valt op dat toepassingen zoals de Digitaal Economische Kaart en de Bedrijvengids extra werklast met zich meebrengen tijdens de opstarten gebruiksfase. Bij de opstart moeten alle ondernemingen voor de eerste keer op kaart ingeput worden, er moet een brief naar alle ondernemingen worden verzonden, enz. Eenmaal de toepassing gelanceerd is, moet de toepassing ook up-to-date gehouden worden: bedrijven die stoppen met hun werkzaamheden moeten van de kaart verwijderd worden, nieuwe bedrijven moeten toegevoegd worden, enz. Het up-to-date houden van dergelijke toepassingen is een arbeidsintensieve bezigheid. “Dat is enorm veel werk die maandelijkse updates. Zelfs voor een kleinere stad als de onze is dat veel. 400 adrespunten per maand, dat gaat van een adresverandering tot een nieuwe zaak. Maar alles moet erin en moet apart gecontroleerd worden. Het is dus enorm arbeidsintensief: één iemand is hier elke maand een aantal dagen mee bezig.” (verantwoordelijke dienst economie) Deze hoge onderhoudskost blijkt voor een andere gemeente zelfs een reden te zijn om niet met de Digitaal Economische Kaart te starten: “Als je iets opstart, moet dit ook intensief opgevolgd worden, we hebben geen capaciteit voor dit systeem.” (ontvanger) Het up-to-date houden, het uitzuiveren of herwerken van de data heeft niet enkel betrekking op de toepassingen DEK of de bedrijvengids. We besluiten dat bijna alle gebruikstoepassingen bijkomend werk genereren. Het gebruik van ondernemingsdatabanken genereert effecten op de werkactiviteiten van lokale ambtenaren. De vaststelling is dubbel: enerzijds is er een uitgebreider aanbod aan ondernemingsgegevens; anderzijds zorgt het feit dat databanken up-to-date moeten gehouden worden voor extra werk en vraagt dit een niet te onderschatten tijdsinvestering. Daarenboven blijkt dat deze extra tijdsinvestering voortvloeit uit het feit dat de databanken 74


en gegevens niet in de gewenste gebruiksvorm worden aangeleverd of dat gegevens niet altijd correct zijn. Doch hebben dergelijke door de geïnterviewden gepercipieerde tekortkomingen niet betrekking op alle toepassingen. Toepassingen zoals Public Search, KBO-wi en VKBO-GO (op één geïnterviewde na) worden door een aantal lokale ambtenaren geprezen omwille van hun gebruiksvriendelijkheid m.b.t. het opzoeken van gegevens over één onderneming. Hypothese 11: Het gebruik van databanken genereert verschuivingen op de werkactiviteiten van lokale ambtenaren. 4.3.8.2. Informationoverload Van ‘informationoverload’ is er volgens Bouwman e.a. (2002) sprake wanneer de hoeveelheid informatie die een medewerker te verwerken krijgt, zijn verwerkingscapaciteit te boven gaat. We hebben hierboven gesteld dat er in sommige van de onderzochte gemeenten sprake is van een teveel aan informatie (cf. de gebruiksfase). Dit overaanbod van informatie heeft betrekking op het feit dat rechtspersonen zoals kerkfabrieken, verenigingen en zelfstandigen in bijberoep ook zijn opgenomen in de KBO en VKBO. Een aantal medewerkers lokale economie blijken echter geen of weinig behoefte te hebben aan dergelijke gegevens. Informationoverload heeft ook betrekking op de wijze waarop de data worden ontsloten. Zo blijken een aantal lokale ambtenaren moeite te hebben met de grote hoeveelheid data in bulklijsten. “We hebben het nog niet gebruikt in verwerking. Ik heb het meer over de grote van het bestand. Er zit heel wat in maar het lijkt teveel.” (centrummanager) Deze ‘informationoverload’ staat het gebruik van de databanken niet in de weg. Daarenboven heeft deze vaststelling geen betrekking op alle ontsluitingstoepassingen. Bepaalde toepassingen zoals de public search en VKBO-GO lenen zich bijvoorbeeld goed om snel informatie over ondernemingen terug te vinden. We moeten het gevoel van informationoverload nuanceren. Het bijhouden en up-to-date houden van grote hoeveelheden data blijkt in sommige gemeenten problematisch te zijn. Het gevoel van ‘informationoverload’ van sommige lokale ambtenaren heeft eerder betrekking op de gebruiksvriendelijkheid van de ontsluitingstoepassingen en het ervarings- en kennisniveau van de lokale ambtenaren om de ondernemingsgegevens correct te interpreteren en efficiënt te gebruiken. Er is nood aan bijkomend onderzoek vooraleer we een nieuwe hypothese formuleren. 4.3.8.3. Empowerment Bouwman e.a. spreken over empowerment waarmee de auteurs bedoelen dat mede dankzij de inzet van ICT, individuele medewerkers meer controle hebben over hun eigen werkzaamheden en makkelijker toegang kunnen hebben tot essentiële informatie binnen de organisatie.

75


Een eerste vaststelling is dat de meerderheid van de geïnterviewde lokale ambtenaren het bestaan van de authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO ervaren als een verbetering in vergelijking met het verleden. “Vroeger hadden we niets tenzij we mensen op de baan stuurden en daar hebben we het geld niet voor, dus het is een zeer goede verbetering.” (consulent bedrijvenbeleid) Het ontstaan van online bedrijvengidsen, doelgerichte mailings naar ondernemingen, diepgaandere analyses van het economisch weefsel, enz. zijn er bij de onderzochte gemeenten gekomen of in ontwikkeling mede dankzij het feit dat KBO en VKBO toegankelijk zijn voor lokale besturen. “Onze bedrijvengids was de eerste tool om doelgericht te communiceren naar ondernemingen.” (verantwoordelijke externe betrekkingen) Ook snelle en individuele opzoekingen naar gegevens omtrent één onderneming zijn nu mogelijk dankzij VKBO-GO en KBO-wi en Public Search. Een aantal geïnterviewden beamen dit maar het lage gebruik van deze toepassingen en de onbekendheid ervan valt op. Een aantal factoren dreigen echter de voordelen of het toegenomen empowerment van lokale ambtenaren (deels) teniet te doen: de foutenlast, de in sommige gevallen gebrekkige kennis omtrent gebruiksmogelijkheden en de betekenis van de data, de complexiteit en de feitelijke gebruiksonvriendelijkheid van sommige toepassingen. In een aantal gevallen kan dit leiden tot een verminderde kwaliteit van de dienstverlening. “VKBO is een goed instrument maar je kan je als stad niet riskeren om mailings te doen naar alle bedrijven waarvan er dan tien of twintig brieven van terug komen.” (verantwoordelijke sectie handel en economie) “De ‘nacebel-codes’ zijn heel belangrijk voor ons, maar die zijn eigenlijk veel te ruim om gericht te kunnen communiceren. Als we alle bakkers aanschrijven dan zitten er ook de industriële bakkers bij. We hebben daar al een slechte ervaring mee gehad,” (verantwoordelijke externe betrekkingen) Voor ontvangers en medewerkers belast met de inning van gemeentebelastingen impliceert het gebruik van KBO en VKBO meer controle over de werkzaamheden. Zij beschikken nu over de officiële ondernemingsgegevens uit KBO en VKBO. Deze juridische correcte informatie betekent enerzijds een vooruitgang: het legt immers de basis voor een correcte inning van belastingen. Anderzijds zorgt de incongruentie - die vaak te wijten is aan de ondernemer zelf - tussen de officiële ondernemingsgegevens en de feitelijke situatie op het terrein soms voor ‘pijnlijke’ situaties: financiële diensten worden geconfronteerd met bezwaarschriften en andere klachten omtrent onterechte aanslagen. Dit zorgt er voor dat het merendeel van de lokale financiële diensten de officiële (V)KBO-gegevens wel degelijk gebruiken, maar deze verder aanvullen op basis van feitelijk gemaakte waarnemingen. In sommige gevallen biedt ook de mogelijkheid tot een aangifteplicht enig soelaas. “We hebben weinig bezwaarschriften, want onze belasting gebeurt op basis van een aangifte door de belastingplichtige en dan hebben ze een aangifteformulier ondertekend en ingevuld dus achteraf hebben ze niet veel meer om op te staan. Moesten we onmiddellijk aanslagbiljetten uitsturen, zouden we veel meer 76


bezwaarschriften krijgen. Nu weten het merendeel van de bedrijven dat er iets komt.” (ontvanger) “Veel voorkomend is de inschrijving op een bepaald adres wat in werkelijkheid niet meer klopt. Dat kom je te weten als je dingen verstuurd en dingen komen terug. Er worden ook fysieke controles gedaan ter plaatse. Wat doen we dan? Als er nog een ingeschreven vestiging is, zijn ze belastbaar en krijgen ze een aangifteformulier. Vaak reageren de mensen dan. Soms schrijven we de mensen ook aan wanneer we weten dat die firma er absoluut niet is. Ze kunnen dan hun gegevens wijzigen. Wanneer ze niet reageren, krijgen ze dan op de duur een ambtshalve aanslag.” (medewerker dienst inning belastingen) “Het algemeen beleid is dat wanneer men zich niet aangepast heeft in VKBO men de belasting nog dient te betalen.” (verantwoordelijke sectie handel en economie) “De vraag is echter of de informatie betrouwbaar is. Ik moet zeggen dat we er meer informatie uithalen dan we vroeger hadden. Maar het is nu afchecken of die informatie allemaal klopt. Je krijgt meer aangiftes terug dan vroeger, of doorstreepte of opmerkingen zoals “we doen dit niet meer”. Dan wordt het weer een zoektocht: ‘jullie zitten niet meer op dat adres en wie zit daar dan wel?’ Je zou daar gemakkelijk een man of twee kunnen op inzetten om je daar in te verdiepen.” (ontvanger) De problematiek van de ondernemer die bij faillissement of stopzetting van zijn activiteiten moet betalen voor schrapping uit de KBO is een belangrijke oorzaak die het efficiënt gebruik van officiële ondernemingsgegevens verhindert. Dit werpt vragen op omtrent de voedingsprocessen van KBO en de rol die ondernemingsloketten hebben m.b.t. de input van gegevens in de authentieke gegevensbron KBO. Deze rol zou in een vervolgonderzoek uitgebreider onderzocht moeten worden. Lokale ambtenaren kennen deze problematiek en zijn verantwoordelijkheid die onder meer de ondernemingen dragen.

zich

bewust

van

de

“Wat we vaak zien is een onderneming met maatschappelijke zetel in x die hier iets beginnen en nergens hun vestiging aangeven. Een bakker of beenhouwer zet vaak zijn maatschappelijke zetel thuis in x bijvoorbeeld en dan kennen wij die niet. Anderzijds zitten er nog ondernemingen in die niet meer bestaan”. (verantwoordelijke sectie handel en economie) “De fout ligt niet echt bij KBO, maar bij diegenen (onderneming dus) die zijn data er te lang laten instaan.” (ICT-verantwoordelijke) Niet alle fouten zijn toe te schrijven aan een nalatigheid van de ondernemer; zo zorgen procesmatige fouten of vertragingen ook voor bepaalde ongemakken. “Bij ons is 1 januari de sleuteldatum. Als je dan ziet dat het ondernemingsnummer opgezegd is in januari en de onderneming er maar uitgaat in maart krijgen mensen onterecht een aanslag.” (ontvanger)

77


Terugkomend op onze vraag of KBO en VKBO lokale ambtenaren empoweren, zien we dus een dubbel verhaal. Verder onderzoek moet dieper ingaan op de foutenlast, de gebruiksvriendelijkheid van de databanken en het ervaringsniveau van lokale ambtenaren. Op die manier kunnen we definitieve conclusies maken m.b.t. een toegenomen empowerment. 4.3.8.4. Veranderende afhankelijkheidsrelaties tussen diensten Ondernemingsgegevens hebben in grote mate een dienstgebonden karakter: er is weinig sprake van centralisatie van databanken op het niveau van de gemeentelijke organisatie. De vaststelling is dat in het merendeel van de gemeenten elke dienst afzonderlijk bepaalde databanken raadpleegt en ontsluitingstoepassingen implementeert en gebruikt. Enkele voorbeelden kunnen dit illustreren:  Binnen één gemeente heeft de implementatie van de Digitaal Economische Kaart een nieuwe databank gegenereerd voor de dienst economie. Een voordeel van deze databank is dat ondernemingen extra data kunnen toevoegen. Daarenboven bevat deze databank ook door ondernemingen gemaakte correcties. Toch is de financiële dienst eerder weigerachtig om deze databank te implementeren en gebruikt zij de toepassing Lokovest, gecombineerd met Graydonlijsten en gegevens uit het Belgisch Staatsblad, omdat de databank verbonden aan de DEK nog steeds niet volledig correct is.  Een gelijkaardige conclusie kunnen we maken voor de gemeente die de bedrijvengids van Leiedal implementeerde. Ook daar beschikt de dienst externe betrekkingen over een databank met door ondernemingen gecorrigeerde gegevens. De financiële dienst blijft echter gebruik maken van de toepassing Lokovest. Een andere vaststelling is dat gemeentelijke diensten soms weigerachtig staan t.a.v. het uitwisselen van gegevens met andere diensten: “Het bestand is nog niet naar andere diensten overgemaakt, want je werkt met zoveel filters en je moet zoveel aanpassingen maken dat wanneer je dit voor iedereen wil openstellen, je dat heel goed zou moeten bespreken en het probleem is dat we nog geen beheersregels hebben voor dat bestand. Dus tegenwoordig houden we dit dus voor onszelf.” (verantwoordelijke cel lokale economie) Andere respondenten wijzen dan weer op de weerstand die bij sommige diensten de kop opsteekt indien zij verplicht zouden worden met een andere databank te werken: “Als er diensten zijn die een vraag hebben om te koppelen met onze Bedrijvengids willen we dat meteen doen maar de diensten moeten vragende partij zijn, als je dat moet opdringen, komt dat toch niet van de grond.” (GIS-verantwoordelijke) “We moeten misschien een moment voorzien voor de mensen die er echt zijn in geïnteresseerd. Er is nog altijd de drempel om met een nieuwe databank te werken.” (communicatieverantwoordelijke) Toch zijn er aanduidingen van veranderende relaties tussen diensten als gevolg van de adoptie van ondernemingsdatabanken. Ten eerste beschikt een dienst die een 78


ondernemingsdatabank of een bepaalde ontsluitingstoepassing adopteerde over bepaalde informatie (cf. ‘organizational resources’) die relevant of belangrijk is voor andere diensten: een dienst mobiliteit is voor de communicatie van wegenwerken afhankelijk van de dienst lokale economie die op basis van de DEK de getroffen bedrijven binnen een bepaalde zone kan afbakenen. In meerdere gemeenten zien we dat de dienst economie evolueert naar een soort aanspreekpunt voor het beantwoorden van vragen van andere gemeentelijke diensten, politie en het gemeentebestuur. Nieuwe afhankelijkheidsrelaties nemen ook andere vormen aan. De implementatie van technisch complexe webservices die toepassingen zoals Themis en Lokovest koppelen aan KBO of VKBO maken dat ICT-verantwoordelijken of externe consultants van ICTdienstenleveranciers een zekere invloed uitoefenen op hoe gebruikstoepassingen en ondernemingsdata zullen gebruikt worden binnen gemeentelijke diensten. De manier waarop ICT-toepassingen zijn bedacht en geïmplementeerd bepalen in grote mate het effectief gebruik ervan. Deze bevindingen hebben betrekking op een kleine minderheid van de onderzochte gemeenten. Slechts twee gemeenten werken op basis van de toepassing Themis die via webservices gekoppeld worden aan VKBO. Binnen een aantal gemeenten is er sprake van een toegenomen verticale controle. Hoewel het toepassingsgebied m.b.t. het systeem van ‘gebruikersbeheer’ breder is dan de toegang tot de VKBO, toont dit systeem aan dat ICT kan leiden tot een toenemende verticale controle binnen gemeentebesturen. Omwille van het feit dat sommige lokale ambtenaren onterecht toegang hadden tot bepaalde databanken of toepassingen, lanceerde de Vlaamse overheid een systeem van ‘gebruikersbeheer’. Dit systeem is van toepassing op de VKBO-GO. De gemeentesecretaris en/of zijn lokale beheerder (bv. diensthoofd) kunnen via het gebruikersbeheer zelf toegangsrechten aanmaken op een toenemend aantal Vlaamse en federale toepassingen (CORVE, 2010) en bepalen zo de toegang die lokale ambtenaren hebben tot bepaalde gegevens en toepassingen. Verticale controle neemt daardoor toe. Deze voorbeelden illustreren hoe ICT zowel een decentraliserende als centraliserende invloed kan hebben op de “beschikkingsmacht over organisatiemiddelen” in organisaties. Enerzijds neemt ‘top management control’ toe, zie bijvoorbeeld het systeem van gebruikersbeheer; anderzijds is sprake van een meer gedecentraliseerde toegang tot informatie: elke medewerker heeft dankzij een laagdrempelige ontsluitingstoepassing zoals KBO Public Search toegang tot een massa nieuwe ondernemingsgegevens. Alvorens hieromtrent een hypothese te formuleren dringt meer onderzoek zich op. Tot slot zal de adoptie van ondernemingsdatabanken vooral een invloed hebben op de gemeentelijke organisatie wanneer dit kadert binnen een breder innovatieproces waarbij de ganse gemeentelijke organisatie de realisatie van een centraal adressenbestand nastreeft. In dat verband maakt het begrip midoffice meer en meer opgang. Een midoffice is een verzameling van gegevensbronnen en werkinstrumenten (toepassingen) die gemeenschappelijk zijn voor verschillende backofficetoepassingen en die optreden als schakel tussen de frontoffice en backoffice (Stuurgroep Midoffice, 2010). Op die manier kunnen doelstellingen zoals een organisatiebrede dossierafhandeling gerealiseerd worden. Een midoffice maakt kans op slagen indien mechanismen of toepassingen voorhanden zijn die applicaties of personen over (ondernemings)gegevens laten beschikken. Binnen één onderzochte gemeente merken we de uitbouw van een dergelijke midoffice op. Concrete realisaties zijn vooralsnog de mogelijkheid voor bedrijven om de stand van hun 79


milieuvergunning op te volgen via een online bedrijvenloket (frontoffice). De milieu-aanvraag wordt vanuit de Remmicom ROL 200017 databank (backoffice) gecommuniceerd naar het bedrijvenloket. Deze innovaties strekken verder dan enkel de adoptie van authentieke gegevensbronnen VKBO en KBO maar de implementatie van deze databanken kan wel een kritische succesfactor zijn. Hypothese 12: De adoptie van ondernemingsdatabanken kan verhoudingen op het vlak van data-afhankelijkheid tussen verschillende gemeentelijke diensten wijzigen. 4.3.8.5. Effecten op de dienstverlening We hebben hierboven gesteld dat de onderzochte gemeenten meer inspanningen leveren teneinde hun economisch beleid verder uit te bouwen. De adoptie van ondernemingsdatabanken en ontsluitingstoepassingen is onlosmakelijk verbonden met deze evolutie. KBO en VKBO empoweren lokale ambtenaren immers met ondernemingsdata. Empowerment op het vlak van gegevens impliceert echter niet dat de dienstverlening ten aanzien van ondernemingen zomaar wijzigt. Afhankelijk van de ontsluitingstoepassing die de organisatie implementeerde, kunnen we spreken van nieuw ontwikkelde dienstverleningen ten aanzien van ondernemingen en burgers. Bij toepassingen zoals de DEK en de Bedrijvengids zijn de veranderingen in het productdomein het meest zichtbaar: ondernemingen kunnen hun gegevens posten op de gemeentelijke website wat leidt tot naambekendheid, ondernemingen kunnen gegevens aanvullen en wijzigen en burgers kunnen bedrijven opsporen op kaart. Daarnaast blijken ondernemingsgegevens ook noodzakelijke hulpbronnen te zijn voor een aantal andere diensten en activiteiten van gemeenten, enkele voorbeelden:  Doelgerichtere communicatieacties naar ondernemingen: communicatie heeft betrekking op zaken zoals wegenwerken, omleidingen, startersinformatie, informatie over belastingen, enz.  Het efficiënter organiseren van gemeentelijke acties: kennis over ondernemingen maakt dat lokale besturen acties zoals ‘met belgerinkel naar de winkel’ efficiënter kunnen organiseren.  Het controleren van ondernemingen m.b.t. de door hen na te komen verplichtingen op het vlak van vergunningen en toelatingen.  Een leegstandsbeleid.  Het innen van gemeentebelastingen.  Een sectorenwerking: binnen één gemeente moet het gebruik van ondernemingsgegevens er toe leiden dat bepaalde problemen of economische opportuniteiten respectievelijk verholpen of maximaal kunnen benut worden. We stellen vast dat het gebruik van ondernemingsgegevens kan bijdragen tot de ontwikkeling van nieuwe diensten, nieuwe vormen van communicatie en een impact kan genereren op de relatie tussen bedrijven en lokale overheden. De adoptie van 17

ROL2000 is de vergunningensuite van Remmicom (ruimtelijke ordening en leefmilieu).

80


ondernemingsdatabanken is niet de enige beïnvloedende factor maar maakt deel uit van een breder innovatieproces gekenmerkt door een streven naar een verbeterde dienstverlening ten aanzien van ondernemingen. Voorgaande bemerkingen hangen nauw samen met de vraag of ondernemingsdatabanken en ontsluitingstoepassingen lokale ambtenaren empoweren. We stellen de formulering van een hypothese uit. 4.3.8.6. Effecten op beleid Ondernemingsdatabanken bevatten een schat aan informatie m.b.t. het gemeentelijk economisch weefsel. Dergelijke data bevatten opportuniteiten voor het voeren van een economisch beleid en het nemen van beleidsbeslissingen gesteund op cijfergegevens. We merken bij een aantal gemeenten de (voorgenomen) doelstelling op om beleidsbeslissingen gerelateerd aan economie, K.M.O., middenstand, enz. meer te baseren op informatie uit de authentieke gegevensbronnen. Dit komt tot uiting in een aantal nieuwe gemeentelijke diensten, functies of afdelingen: centrummanagers, consulenten bedrijvenbeleid, economische adviseurs of ondersteuningspunten voor ondernemers. Daarenboven komen we binnen een aantal gemeenten tot de vaststelling dat lokale politici nood hebben aan gegevens over ondernemingen. Beide tendensen wijzen op de mogelijke rol die authentieke gegevensbronnen kunnen spelen m.b.t. de beleidsbeslissingen van lokale beleidsvoerders. De correctheid van de data speelt een bepalende rol in het effectief gebruik van de data ter ondersteuning van beleidsbeslissingen. “Bij KBO weet ik dit niet, wij baseren ons daar gewoon niet op omwille van de fouten. Dat heeft geen zin. Deze cijfers worden ook politiek gebruikt dus ze moeten wel juist zijn. “ (medewerker economie) Vooraleer definitieve uitspraken te doen over het effect van authentieke gegevensbronnen op de beleidsbeslissingen van lokale beleidsvoerders dringt verder onderzoek zich op. 4.3.8.7. Effecten op de inschatting van de toepasbaarheid van de technologie Het aanbod aan toepassingen die KBO en VKBO ontsluiten, is de laatste jaren sterk geëvolueerd. Enerzijds merken we op dat zowel CORVE als de beheersdienst KBO steeds nieuwe ontsluitingstoepassingen hebben ontwikkeld. Anderzijds hebben andere actoren zoals de provincies, de intercommunale Leiedal en private ICT-dienstenleveranciers een aantal toepassingen ontwikkeld gebaseerd op de KBO- en VKBO-databanken. De toepasbaarheid van deze technologie is doorheen de tijd verder geëvolueerd. Dit valt het meest op bij de toepassingen Digitaal Economische Kaart en de Bedrijvengids van de intercommunale Leiedal. Daar waar gemeenten in eerste instantie via KBO of VKBO ‘enkel’ beschikten over een overzicht van alle ondernemingen gevestigd binnen de gemeenten, hebben andere toepassingen (zoals de DEK en de Bedrijvengids) nieuwe gebruiksmogelijkheden gecreëerd: ondernemingen worden gevisualiseerd op kaart en ondernemingen kunnen gegevens aanvullen of wijzigen. Het gebruik van KBO en VKBO heeft dus effecten gegenereerd op de technologie zelf, getuige de nieuwe gebruikstoepassingen. Een tweede bemerking is de toenemende vraag van sommige lokale besturen om zelf gegevens aan de authentieke bronnen te kunnen toevoegen of bestaande gegevens te 81


kunnen corrigeren of wijzigen. Gemeenten worden immers vaak geconfronteerd met de nog bestaande foutenlast in KBO en VKBO en zien daar een rol voor zichzelf weggelegd. Omdat gemeenten als lokaal bestuursniveau het dichtst bij de ondernemingen staan, zouden zij een rol kunnen spelen in de sensibilisering van ondernemingen om hun gegevens in KBO up-todate te houden. Een aantal gemeenten doet dit trouwens al. “De bijwerking van de officiële gegevens is het probleem. Je moet het bedrijf daartoe meer aanmoedigen.” (ICT-verantwoordelijke) “Wenst u bepaalde gegevens officieel aan te passen, wegens bijvoorbeeld stopzetting van de handelsactiviteit of wijziging van uw commercieel adres, dan kunt u dit volledig gratis via de KBO private search.” (website gemeente) “Het invullen van gegevens in de stedelijk bedrijvengids ontslaat de onderneming geenszins van de wettelijke verplichting tot aanpassing van de gegevens in KBO, via een ondernemingsloket en/of griffie. Correcte registratie in KBO is de aangewezen weg en geeft de beste garantie voor correcte administratieve afhandeling op alle terreinen, ook voor deze stedelijke databank.” (website gemeente) Daarnaast merken we bij één gemeente de vraag op om lokale verrijkingen in de officiële authentieke gegevensbronnen mogelijk te maken. Gemeenten beschikken vaak zelf over authentieke ondernemingsgegevens luidt het. “Wij merken dingen op die niet kloppen in KBO-databank, maar we kunnen die gegevens niet wijzigen. Dat is het vreemde.” (medewerker cel lokale economie) Dit toont duidelijk aan dat het gebruik van nieuwe ICT-toepassingen kan leiden tot nieuwe percepties op de toepasbaarheid van die ICT. Vandaar onze motivatie voor de formulering van hypothese 13. Hypothese 13: Het gebruik van ondernemingsdatabanken leidt tot nieuwe gebruikstoepassingen. 4.3.8.8. Veranderende interne en externe relaties Bouwman e.a. kennen ICT een groot belang toe in de evolutie van organisaties naar netwerkorganisaties. De kern van de netwerkorganisatie is volgens deze auteurs dat “deze gebaseerd is op gezamenlijke belangen van de verschillende actoren.” De rol van ICT in deze evolutie beschrijven de auteurs als volgt: “Netwerkorganisaties zijn gebouwd op een fundament van ICT, dat snelle, accurate, kosteneffectieve uitwisseling van informatie tussen actoren binnen het netwerk mogelijk maakt.” Kunnen we dan spreken van dergelijke effecten binnen de onderzochte gemeenten? Ten eerste beïnvloeden toepassingen zoals de DEK en de bedrijvengids de manier van informatiedeling tussen gemeenten, burgers en ondernemingen. De inlogmogelijkheid voor ondernemingen maakt dat zij hun gegevens kunnen wijzigen en aanvullen. Dit toont aan dat de wijze van informatiedeling tussen ondernemingen, lokale besturen en burgers kan veranderen op basis van VKBO en KBO. 82


Ten tweede impliceren de toegangsmogelijkheden die lokale besturen hebben m.b.t. VKBO en KBO op zich al dat actoren profiteren van elkaars kennis: lokale besturen kunnen de officiële informatie verzameld op het federale niveau en verrijkt op het Vlaamse bestuursniveau immers gebruiken ter ondersteuning van hun eigen processen. Toekomstige evoluties zoals de lokale verrijkingen in de authentieke gegevensbronnen zullen dergelijke effecten nog versterken. Wat zijn dan de gemeenschappelijke belangen van de verschillende actoren? En over welke actoren hebben we het nog? De laatste vraag heeft zowel betrekking op de interne en externe component van steden en gemeenten. De interne component heeft betrekking op de verschillende gemeentelijke diensten en lokale ambtenaren die elkaars gegevens gebruiken met het oog op de realisatie van een gemeenschappelijk belang; namelijk een verbeterde en horizontaal geïntegreerde dienstverlening ten aanzien van ondernemingen gebaseerd op efficiënte en effectieve backofficeprocessen. De externe component heeft betrekking op meerdere actoren: verschillende administratieve entiteiten op verschillende bestuursniveaus, ondernemingen en burgers die in onderlinge relatie staan tot elkaar. Het gemeenschappelijk belang voor verschillende overheden heeft betrekking op een effectieve en efficiënte gegevensdeling zodat het principe ‘vraag niet wat je al weet’ in de praktijk kan gerealiseerd worden. Het middel om dit te bereiken is een technologische innovatie, namelijk ICT-toepassingen die authentieke gegevensbronnen ontsluiten naar de verschillende overheden en hun administraties. Daarbij wordt in de theorie de realisatie van een verticale geïntegreerde publieke dienstverlening gebaseerd op het principe van one stop shopping beschouwd als het maximaal te behalen streefdoel. De uitwisseling van (ondernemings)gegevens moet deze doelstelling helpen realiseren maar is niet de enige succesfactor. De realisatie van het principe ‘vraag niet wat je al weet’ is voordelig voor ondernemingen. Gegevens moeten maar éénmaal opgevraagd worden en kunnen maximaal (her)gebruikt worden door publieke entiteiten. Ook ondernemingen en overheden delen dus gemeenschappelijke belangen en weer is de technologie de katalysator om het doel te bereiken. Wijzigende relaties tussen voorgenoemde actoren zullen zich voordoen wanneer de authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO leiden tot een toegenomen empowerment van lokale ambtenaren wat op zijn beurt moet leiden tot een wijzigende dienstverlening ten aanzien van ondernemingen en burgers. Vandaar de formulering van hypothese 14. Hypothese 14: Het gebruik van ondernemingsdatabanken kan leiden tot een veranderende relatie tussen overheden onderling en tussen overheden, burgers en ondernemingen.

83


4.3.9. Overzicht geformuleerde hypothesen Op basis van het verkennende onderzoek komen we tot een aantal hypothesen die kunnen worden gebruikt in verder onderzoek. Adoptiefase: Hypothese 1: Lokale besturen ervaren alleen en overwegend indirecte externe druk om met de authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO te werken. Hypothese 2: De zichtbaarheid van de toepassing voor de buitenwereld stuurt mee de adoptiebeslissing. Hypothese 3: De communicatie uitgaande van de aanbieders is sturend bij de adoptiebeslissing. Hypothese 4: De compatibiliteit is sturend bij de adoptie van toepassingen die ondernemingsdatabanken ontsluiten. Hypothese 5: De beslissing om een bepaalde ondernemingsdatabank of ontsluitingstoepassing te adopteren is een dienstgebonden beslissing. Implementatiefase Hypothese 6: Afhankelijk van de toepassing spelen één of meerdere actoren een rol m.b.t. de implementatie van ondernemingsdatabanken. Hypothese 7: Ondernemingsdatabanken worden aangepast vooral ze effectief worden gebruikt. Hypothese 8: Gemeentelijke diensten rekenen op externe begeleiding bij de implementatie van ondernemingsdatabanken. De fase van gebruik Hypothese 9: De gebruiksvriendelijkheid, correctheid en volledigheid beïnvloeden het individuele gebruik van ondernemingsdata(banken) door lokale ambtenaren. Hypothese 10: Het ervaringsniveau en de kennis van lokale ambtenaren beïnvloeden het gebruik van KBO en VKBO. Effecten Hypothese 11: Het gebruik van databanken genereert verschuivingen op de werkactiviteiten van lokale ambtenaren. Hypothese 12: De adoptie van ondernemingsdatabanken kan verhoudingen op het vlak van data-afhankelijkheid tussen verschillende gemeentelijke diensten wijzigen. Hypothese 13: Het gebruik van ondernemingsdatabanken leidt tot nieuwe gebruikstoepassingen. Hypothese 14: Het gebruik van ondernemingsdatabanken kan leiden tot een veranderende relaties tussen overheden onderling en tussen overheden, burgers en ondernemingen.

84

Deel V: Conclusie

DEEL V: CONCLUSIE Op basis van een reeks verkennende diepte-interviews en de resultaten van een survey zijn we tot een eerste verkennende schets gekomen van de diffusie van ondernemingsdatabanken bij lokale besturen. We bespreken hierna beknopt de voornaamste conclusies. 5.1. DE GEMEENTELIJKE BEHOEFTE AAN ONDERNEMINGSGEGEVENS Zowel de interviews als de surveyresultaten maken duidelijk dat lokale ambtenaren nood hebben aan gegevens over ondernemingen. De financiële diensten en diensten lokale economie zijn de belangrijkste ‘afnemers’ van ondernemingsgegevens. Dit vloeit voort uit het takenpakket van beide diensten. De dienst financiën is verantwoordelijk voor de inning van gemeentelijke bedrijfsbelastingen. De dienst lokale economie is verantwoordelijk voor het voeren van een economisch beleid: een proactief communicatiebeleid naar bedrijven, het coördineren van een performante dienstverlening naar ondernemingen en het monitoren van evoluties in het gemeentelijke economisch weefsel. 5.2. GEBRUIK Het overgrote deel van de Vlaamse gemeenten gebruikt ondernemingsgegevens. Enkel gemeenten met minder dan 15 000 inwoners doen dat minder of niet. We stellen vast dat ontvangers vaker gebruik maken van de KBO-gegevens dan medewerkers lokale economie. Deze laatste groep maakt ten aanzien van de medewerkers van gemeentelijke financiële diensten meer gebruik van de VKBO. Beide databanken bevatten echter - op een aantal verrijkingen in KBO na - dezelfde gegevens waardoor we deze vaststellingen moeten nuanceren. Wanneer we kijken naar het gebruik van ontsluitingstoepassingen bij de onderzochte gemeenten stellen we vast dat zowel financiële diensten als diensten lokale economie verschillende ontsluitingstoepassingen gebruiken en dat beide diensten toepassingen adopteerden die zowel gekoppeld zijn aan KBO als aan VKBO. Naast de authentieke gegevensbronnen gebruiken lokale ambtenaren nog een hele reeks andere databronnen. We concluderen dat het gebruik van commerciële databanken uit de survey eerder beperkt blijkt te zijn maar dat de geïnterviewde lokale ambtenaren wel gebruik maken van de databanken van private dataleveranciers zoals Graydon, Trends Top, Bel First en Locatus. Gemeentelijke diensten lokale economie en financiële diensten maken ook nog gebruik maken van zelf samengestelde lijsten. 5.3. ADOPTIEFACTOREN EN -BESLISSING Hoe kunnen we de vaststellingen m.b.t. het gebruik van bedrijfsgegevens verklaren? Ten eerste is er een belangrijke invloed van de omgeving op gemeenten om met ondernemingsgegevens te werken. Hoewel er geen decretale verplichtingen zijn om de authentieke gegevensbronnen te raadplegen is er sprake van een externe druk om dit wel te doen. Deze externe druk neemt verschillende vormen aan: de druk om een ondernemingsvriendelijke dienstverlening uit te bouwen, het heffen van bedrijfsbelastingen op basis van officiële gegevens. Ook het feit dat andere gemeenten hun dienstverlening ten 85

Deel V: Conclusie

aanzien van burgers en ondernemingen verder uitbouwen met online bedrijvengidsen, e.d. blijkt een determinerende factor te zijn voor het gebruik van ondernemingsgegevens. Ten tweede blijkt de keuze om de authentieke gegevensbronnen KBO en VKBO te koppelen aan de toepassingen van ICT-dienstenleveranciers de uptake positief te beïnvloeden. De keerzijde van de medaille is dat de compatibiliteit opnieuw een bepalende factor wordt in de keuze voor een bepaalde ontsluitingstoepassing. Lokale ambtenaren stellen zich ook vragen bij het niveau waarop nieuwe ICT-toepassingen ontwikkeld worden die gekoppeld zijn aan KBO of VKBO. Daarenboven is het voor lokale ambtenaren niet steeds duidelijk welke actor nu welke ontsluitingsmogelijkheden aanbiedt. Ten derde moeten we ook de kostprijs in beschouwing nemen. Vandaag hebben lokale ambtenaren gratis toegang tot de officiële gegevens over ondernemingen. De autonomie die lokale medewerkers hebben m.b.t. het gebruik van een bepaalde databank blijkt groot te zijn. Er is in het merendeel van de onderzochte gemeenten sprake van een adoptiebeslissing op het niveau van de gemeentelijke dienst in plaats van op het niveau van de gemeentelijke organisatie. Het feit dat meerdere verschillende diensten van eenzelfde gemeente vaak verschillende ontsluitingstoepassingen en databronnen implementeerden bevestigt deze vaststelling. Naast de beslissing op het niveau van de gemeentelijke dienst of organisatie hebben lokale ambtenaren zelf ook een bepaalde keuzevrijheid. Cruciaal in het gebruik van ondernemingsdata, -databanken en -ontsluitingstoepassingen is de gebruiksvriendelijkheid, correctheid, volledigheid van de data(bank), het ervaringsniveau en de kennis die lokale ambtenaren bezitten over het efficiënt en correct aanwenden van de data. De mate waarin deze factoren zich voordoen is bepalend voor de manier waarop bedrijfsdata worden gebruikt. 5.4. DE IMPLEMENTATIE De implementatiefase volgt op de adoptiefase. We hebben de betrokken actoren, de operationalisering van de verschillende toepassingen, de ingezette middelen en de communicatie tijdens deze fase onderzocht. Afhankelijk van de geadopteerde toepassing zal de implementatie van de gekozen ontsluitingstoepassing op een andere wijze verlopen. Technisch minder complexe toepassingen zoals VKBO-GO vereisen bijvoorbeeld geen externe begeleiding voor lokale ambtenaren. Bij een aantal gemeenten stellen we wel een behoefte aan meer externe begeleiding en duiding door de beheerders van de authentieke gegevensbronnen vast. Bij technische complexe koppelingen via bijvoorbeeld webservices met toepassingen van ICT-dienstenleveranciers zien we een grotere rol weggelegd voor ICTverantwoordelijken en externen. Tijdens de implementatiefase worden de toepassingen geoperationaliseerd: bulklijsten worden uitgezuiverd, bestaande databestanden worden uitgefilterd, gegevens worden gecorrigeerd en geverifieerd.

86

Deel V: Conclusie

5.4. DE EFFECTEN De implementatiefase mondt uit in het uiteindelijke gebruik van de databanken waarbij er zich na verloop van tijd bepaalde effecten manifesteren. De adoptie van ondernemingsdatabanken is geen geïsoleerd gebeuren maar is vaak een onderdeel van andere veranderingsprocessen zoals de uitbouw van de dienst lokale economie. Het gebruik van ondernemingsdatabanken heeft gevolgen op de werkactiviteiten van lokale ambtenaren: databanken met ondernemingsgegevens en toepassingen zoals de DEK en de bedrijvengids moeten up-to-date gehouden worden. Het uiteindelijk effect van dergelijke activiteiten is dat lokale ambtenaren vandaag beschikken over meer en betere ondernemingsgegevens die in een samenspel met andere factoren de dienstverlening en taken van lokale ambtenaren beïnvloeden. Meer onderzoek is nodig omdat de foutenlast een niet optimale gebruiksvriendelijkheid en een soms gebrekkige kennis van zaken bij lokale ambtenaren het toegenomen empowerment soms te niet doet. Ook op de gemeentelijke organisatie zelf stellen we effecten vast: gemeentelijke diensten worden afhankelijker van elkaar, technische complexe toepassingen zorgen voor een toenemend belang van een goed functionerende ICT-dienst en het gebruik van ondernemingsdatabanken kan een belangrijke succesfactor zijn in het welslagen van een centraal databeheer. De gebruiksmogelijkheden van de authentieke gegevensbronnen zijn doorheen de tijd steeds verder geëvolueerd zodat we durven spreken van effecten op de ICT zelf: de VKBO lag aan de basis van toepassingen zoals de DEK en de bedrijvengids die een duidelijke invloed hebben gehad op de onderlinge relaties tussen ondernemingen, lokale besturen en burgers: de eerste kan zijn gegevens publiceren op de gemeentelijke website, de lokale overheid beschikt over extra ondernemingsgegevens via het log in systeem en de burger heeft zicht op de lokale economie binnen zijn gemeente. Onderstaande tabel vat alle gemaakte conclusies per ontsluitingstoepassing samen.

87

88 Ac to r

ICTtoepassing

Beheersdienst KBO

KBO-wi (ook TAP)

KBO-data (focus op data van één onderneming)

Omschrijving

Adoptiefactoren

Implementatie

Gebruik

Effecten

URL waarop bepaalde KBOdata door iedereen geconsulteerd kunnen worden.

Pos.: toegankelijkheid en snelle weergave van opzoeking wordt als positief ervaren

Vereist geen implementatie, vrij toegankelijk voor iedereen

Toegankelijkheid van data neemt toe

Min: niet altijd gekend

Individueel

Pos.: toegang tot een groot aantal gegevens / onderneming

Vereist invulling aanvraagformulier Ambtenarentoken/ user id/Eid/paswoord

Ad hoc opzoeking in kader van leegstandsbeleid Financiële dienst en dienst lokale economie Individuele opzoekingen i.k.v. een leegstandsbeleid, dient lokale economie en financiële dienst

Online applicatie voor alle overheidsentiteiten om KBO te consulteren, na toelatingsaanvraag. Via TAP kan een gemeente ook optreden als initiator.

Pos.: gegevens m.b.t. B.S. gaan ver Min: niet altijd gekend

KBO(wijzigingsextracten)

KBO-data

KBO-listings

KBO-data “bulkgegeven s”

KBO-select

KBOwebservices (ook TAP)

KBO-data volgens vraag van de gebruiker KBO-data

Een bestand met gegevens over ondernemingen aangeleverd via ftp na toelatingsaanvraag Een Excel-lijst met specifiek gefilterde gegevens van ondernemingen, na toelatingsaanvraag Op vraag gestuurde front office toepassing van KBO waarbij de gebruiker listings op maat kan aanmaken, na toelatingsaanvraag Software gemeente bevraagt KBO. Via TAP kan een gemeente ook optreden als initiator.

Enkel regelen toegang Individueel

Empowerment: lokale ambtenaren kunnen diepgaande opzoekingen doen m.b.t. één onderneming Zorgt voor tijdswinst bij opzoeking

NIET ONDERZOCHT

NIET ONDERZOCHT

IN TESTFASE

NIET ONDERZOCHT: slechts één Vlaamse gemeente gebruikt KBO-webservice zonder tussenkomst van een toepassing van een ICT-dienstenleverancier, zie ook Lokovest van Cevi

Deel V: Conclusie

Federale overheid

KBO Public Search

Data die worden ontsloten KBO-data niet beschermd door privacywet

VKBO-GO


Online applicatie om VKBO te consulteren. Toegang via een systeem van gebruiksrechten.

Min: niet altijd gekend

Enkel regelen toegang

Pos.: mogelijkheid tot opslag van zoekopdracht

Individueel

Coördinatiecel Vlaams Egovernment

VKBOgemeentebestanden + generieke publicaties

VKBOgemeenterapport

VKBO-data “bulkgegeven s”

VKBO-data “bulkgegeven s”

Alle ondernemingen en vestigingen binnen een bepaalde gemeente die aangeleverd worden via “ftp” of e-mail in een “csv”formaat dat integreerbaar is in bestaande databanken (bv. Excel of Acces) of software bij lokale besturen. Meerdere varianten. Updates mogelijk via generieke publicaties. Alle ondernemingen en vestigingen binnen een gemeente in een Excellijst aangeleverd via e-mail.

Pos.: Toegang tot een groot aantal gegevens Min: Foutenlast

Inlogprocedure soms als omslachtig ervaren

Vereist technische kennis: inbreng in acces of excel, uitfiltering

Software gemeente bevraagt VKBO vanuit toepassing gemeente.

Empowerment: faciliteert heffen van bedrijfsbelastingen maar ook bepaalde tekortkomingen

Dienstgebonden binnen onderzochte case Min: Foutenlast, ≠ feitelijke en juridische werkelijkheid, gebrekkige gebruiksvriendelijkheid en filtermogelijkheden worden aangehaald

Dienstgebonden Vaak één gebruiker Uitzuiveren bestand Nood aan begeleiding


Basis voor heffen van gemeentebelastingen

Empowerment: lokale ambtenaren kunnen diepgaande opzoekingen doen m.b.t. één onderneming Communicatie naar ondernemingen verloopt efficiënter

Schrijven van queries

Pos.: Bevat ‘ganse’ economie van een gemeente

VKBOwebservices

Gebruikersbeheer zorgt voor toename management control

Leegstandsbeleid Lokale economie

Gevoel van informationoverload

BASIS VOOR KOPPELING AAN TOEPASSINGEN VAN ICT-DIENSTENLEVERANCIERS, zie Themis van Cipal

Deel V: Conclusie

Vlaamse overheid

Pos.: toegang tot een groot aantal gegevens / onderneming

Gebruik in het kader van leegstandsbeleid Dienst lokale economie en voor inning van belastingen Vaak aanvullende zoekopdrachten Gebruik in kader van lokaal bedrijvenbeleid

89

90 VKBOgeografische user interface

VKBO-data geografische weergegeven

Via geocodering kunnen ondernemingen op kaart worden weergegeven.

Themis

Gekoppeld aan VKBO via webservice en periodieke gemeentebest anden

Geïntegreerde database met koppeling naar VKBO en naar andere CIPAL-toepassingen

IN ONTWIKKELINGSFASE I Pos.: mogelijkheid tot centraal beheer contacten en adressen

Cipal

Pos.: eigen databank op basis van authentieke gegevens en verdere aanvullingen

Nood aan externe begeleiding Nood aan ondersteuning door ICT-verantwoordelijke Vereist communicatie omtrent gebruik

Gekoppeld aan KBO via webservice

Cevi

Lokovest

KBO-data kunnen worden bevraagd vanuit bepaalde CEVI-toepassingen Databank

Pos.: compatibiliteit Min en pos: Gebruiksvriendelijkheid en (beperkte) filtermogelijkheden (verschillende percepties)

Organisatiebreed Aanvulling lijst met zelf verworven gegevens Nood aan opleiding in 1 gemeente Dienstgebonden

Min: Foutenlast uit KBO Remmico m

Dossieropvolging “Ruimtelijke Ordening”

Gekoppeld aan VKBO

VKBO-data zijn gekoppeld aan het dossieropvolgingssysteem van Remmicom

Effecten nog niet goed zichtbaar binnen 2 gemeenten: o.v. geen maximale benuttig en start implementatie

Updates verlopen na succesvolle implementatie volledig automatisch

Verwachting: effecten op organisatie door realisatie van een midoffice

Veelal door financiële diensten via koppeling aan Unibel, e.d.

Andere diensten worden afhankelijk van lijst

Genereert lijst + opzoekmogelijkheden

NIET ONDERZOCHT

Empowerment: basis om lokale belastingen te innen

Deel V: Conclusie

Vereist uitzuivering van bestaande data vooraleer koppeling met VKBO

Organisatiebrede toepassing leidt niet altijd tot organisatiebreed gebruik

Anaxis

Gemeentelijk e websites

Bedrijvengids

Gekoppeld aan VKBOdata via periodieke aangeleverde bestanden of webservice VKBO-data: webservices en periodiek aangeleverde bestanden

Genereert een overzicht van de ondernemingen en vestigingen uit VKBO via lijst of geografisch op de gemeentelijke website waarbij gemeenten data kunnen wijzigingen/aanvullen Genereert een overzicht van de ondernemingen en vestigingen van een gemeente op kaart waarbij ondernemers gegevens kunnen wijzigen/aanvullen.

NIET ONDERZOCHT

Pos.: Uitzuivering en aanvulling van foute gegevens uit KBO/VKBO Pos.: Zichtbaarheid

Meerdere personen: implementerende dienst, GIScoördinator en externen (Leiedal)

Pos.: Kostprijs = laag

Niet organisatiebreed

Leiedal

Invloed op werkactiviteiten o.v. onderhoud

Financiële diensten gebruiken de aangevulde gegevens niet

Empowerment op het vlak van gegevens: KBO/VKBO-data + aanvulling door ondernemingen

Nacebelcodering staat correcte mailing soms in de weg

Nieuwe dienstverlening: gerichtere en proactieve communicatie op sommige vlakken, bedrijvengids

Up-to-date houden = arbeidsintensief

Andere relatie met ondernemingen Andere (maar niet alle) diensten worden afhankelijk van databank

Deel V: Conclusie

Arbeidsintensief

Gebruik door lokale dienst economie

91

92 VKBO-data: webservices en periodiek aangeleverde bestanden

Genereert een overzicht van de ondernemingen en vestigingen van een gemeente op kaart waarbij ondernemers gegevens kunnen wijzigen/aanvullen.

Pos.: verwachte effecten op communicatie met ondernemingen Pos.: uitzuivering en aanvulling van foute gegevens uit KBO/VKBO Pos.: me too- fenomeen

Meerdere personen: implementerende dienst, GIScoördinator en externe (provincie) Arbeidsintensief Niet organisatiebreed

Pos.: kostprijs = laag

Antwerpen

Databank Locatus

Niet gelinkt aan KBO of VKBO

De ‘Locatuslijst’ bevat een overzicht van de kleinhandelaars per Antwerpse gemeenten en wordt door de provincie Antwerpen aan haar lokale besturen ter beschikking gesteld.

Min: verwachte onderhoudsinvestering Pos.: kleinere foutenlast dan in KBO/VKBO Pos.: eenvoudige activiteitencategorie

Aanvullen en uitzuivering met zelf verworven gegevens Dienstgebonden

Pos.: extra gegevens zoals commerciële naam en winkeloppervlakte, …

Min: bevat geen info over grote/industriële ondernemingen Tabel 17: Overzicht van bevindingen naargelang de toepassing

Gebruik door lokale dienst economie

Invloed op werkactiviteiten o.v. onderhoud

Financiële diensten gebruiken de aangevulde gegevens niet

Empowerment op het vlak van gegevens: KBO/VKBO-data + aanvulling door ondernemingen

Up-to-date houden = arbeidsintensief

Te vroeg: implementatie nog maar net gestart

Gebruik uitsluitend door lokale diensten economie i.k.v. kleinhandel/cent rummanagement

Basis voor communicatie naar kleinhandelaar Ondersteunende cijfers voor analyse kleinhandelweefsel

Mailings Beperkte tijdsbesteding aan up-to-date houden

Deel V: Conclusie

Provinciale overheid

West-Vlaanderen

Digitaal Economische Kaart

LITERATUUROVERZICHT Wetenschappelijke publicaties Andriessen, J.H.T.H. (1989). Nieuwe media in organisaties: gebruikt of niet? In: Bouwman, H. & Janovski, N. (red.) Interactieve Media op komst. Amsterdam: Otto Cramwinckel Uitgever. Andriessen, M., Pelgrims, C. & Steen T. (2003). Leiderschap vanuit verandering. Casestudy ‘La Releve’. Leuven: SBOV. Birch, D. (2003). Local e-Government, a survey of local authorities. London: Local and Regional Government Research Unit, Office of the Deputy Prime Minister. Bekkers, V. J. J. M. (2001). De strategische positionering van e-government. Klantgericht werken in de publieke sector: inrichting van de elektronische overheid. in: van Duivenbode H. & Lips M. (Eds.). Klantgericht werken in de publieke sector: inrichting van de elektronische overheid. Culemborg: Lemma, 17-30. Boudry, E., De Rynck, F., Janssens, S & Rotthier, S. (2009). E-government: nieuwe kans of nieuw probleem. Brugge: Die Keure. Bouwman, H., van Dijk, J., van den Hooff, B. & van de Wijngaert, L. (2002). ICT in organisaties, Amsterdam: Uitgeverij Boom. Davy, J. , Rotthier, S. & Snijkers, K. (2003). Benchmarken van egovernment. Leuven: SBOV. Ducatel, K. (1994). Employment and Technical Change in Europe. Work organization, Skills and training. Edward Elgar Publishing Limited. Foley, P. & Alfonso, X. (2009). Egovernment and the transformation agenda. in: Public Administration, volume 87, issue 2, 371-396. Frambach, R.T. & Schillewaert, N. (1999). Organizational Innovation Adoption: A Multi-Level Framework of Determinants and Opportunities for Future Research. In: ISBM Report 29-1999. Irani, Z., Love P.E.D., Elliman T. & Jones, S. (2005). Evaluating e-government: learning from the experiences of two UK local authorities. in: Info Systems, 2005, 15, p. 61-82. Kraemer, K.L. & King, J.L. (1986). Computing and public organization. in: Public Administration Review, 46, 448-496. Linton, J.D. (2002). Implementation research: state of the art and future directions. Technovation (22), 65-79. Peters R. M., Janssen M. & van Engers, T. M. (2004). Measuring e-government impact: Existing practices and shortcomings. in: Janssen, M., Sol, H. & Wagenaar, R. (red.) (2003) Proceedings of the Sixth International Conference on Electronic Commerce. ICEC04, p. 480-489. Rogers, E.M. (1983). Diffusion of innovations. New York: The free press. Rogers, E. M. (1995). Diffusion of Innovations, 4th ed. New York: The Free Press.

93

Rotthier, S., Boudry, E. & De Rynck, F. (2006). Diffusie van ICT in kleine Vlaamse gemeenten. Leuven: Leuven. Tornatzky, L. G. & Fleischer, M. (red.) (1990). The Processes of Technological Innovation. Lexington: Lexington Books. Van der Meer, F.-B. & Boer, H. (1994). Organisatie: theoretische perspectieven. in: Zuurmond, A., Huigen, J., Frissen, P.H.A., Snellen, I.Th.M. & Tops, P.W. Informatisering in het openbaar Bestuur. Den Haag: VUGA, 191-205. Weggeman, M. (1997). Kennismanagement. Inrichting en sturing van kennisintensieve organisaties. Schiedam: Scriptum. Walton, R. (1989). Up and Running. Integration Information Technology and the Organization. Cambridge, MA: Harvard Business School Press. Artikels uit tijdschriften Olislagers, E. & Ackaert, J. (2010). Effecten gemeentedecreet nog niet echt zichtbaar. Lokaal, 16 februari 2010. Van Roosbroek, S. & Bouckaert, G. (2009). Work in Progress, Kwaliteitsmanagement in de Vlaamse lokale besturen. Lokaal, 1 november 2009. Parlementaire stukken Vlaamse Regering (2009). Antwoord op vraag nr. 32 van 10 september 2009: E-government en ondernemen - Lokale besturen. Parl. St. Vlaams Parlement, vraag nr. 32. Vlaamse Regering (2008). Ontwerp van decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer. Parl. St. Vlaams Parlement, stuk 1712. Internetbronnen Coördinatiecel Vlaams eGovernment (2010). Over e-government, wat is e-government? (Website CORVE, Brussel, België). Retrieved from: http://www.corve.be/overegov/wat/index.php FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie (2010). Kruispuntbank van Ondernemingen: ontstaan (Website, FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Economie, Brussel, België). Retrieved from: http://economie.fgov.be/nl/ondernemingen/KBO/over/opdracht/index.jsp Andere Rotthier, S. (2010). Informatiemanagement: begrip eGovernment. (Slides hoorcollege), Departement Handelswetenschappen en Bestuurskunde, Hogeschool Gent.

94

Over de auteurs…

Simon VANDER ELST (Hogeschool Gent - [email protected] - °1985) is bachelor in het Bedrijfsmanagement en master in de Bestuurskunde en Publiek Management. Sinds september 2010 werkt hij aan het departement Handelswetenschappen en Bestuurskunde van de Hogeschool Gent waar hij momenteel een onderzoek voert naar eGovernment bij lokale besturen.

Sabine ROTTHIER (Hogeschool Gent - [email protected] - °1978) is licentiate in de Politieke Wetenschappen, optie Bestuurswetenschappen (Universiteit Gent). Zij is assistente aan het departement Handelswetenschappen en Bestuurskunde van de Hogeschool Gent, is coördinator van het I-scanproject en legt momenteel de laatste hand aan haar doctoraatsstudie.

Filip DE RYNCK (Hogeschool Gent - [email protected] - °1956) is licentiaat en doctor in de Sociale wetenschappen (K.U.Leuven, 1979 en 1995). Hij is nu hoogleraar Bestuurskunde aan de Hogeschool Gent. Hij verricht onderzoek, doceert en publiceert over lokaal bestuur, beleidsnetwerken, burgerparticipatie, binnenlands bestuur.

Lokale besturen hebben nood aan betrouwbare ondernemingsgegevens voor het voeren van een lokaal economisch beleid, het heffen van gemeentelijke bedrijfsbelastingen, enz. In het verleden waren lokale besturen op zichzelf aangewezen voor het verwerven van ondernemingsgegevens. Sinds 2003 en 2006 hebben steden en gemeenten toegang tot respectievelijk de federale Kruispuntbank van Ondernemingen en de Vlaamse Verrijkte Kruispuntbank voor Ondernemingen. Dit onderzoeksrapport behandelt de resultaten van een survey en interviews met lokale ambtenaren. De survey peilde naar het gebruik van ondernemingsdata en -databanken bij lokale besturen. Tijdens de interviews gingen we dieper in op de adoptie, implementatie, het gebruik en de effecten van ondernemingsdata(banken). Dit rapport maakt deel uit van een onderzoek naar de effecten van ICT-toepassingen bij lokale besturen in opdracht van de stuurgroep ‘Iscan II’. De leden van de stuurgroep zijn: de VVSG, V-ICT-OR, CORVE en Hogeschool Gent.

DIFFUSIE VAN ONDERNEMINGSDATABANKEN BIJ LOKALE BESTUREN

Recommend Documents