Kunstendecreet
Handleiding
Subsidiëring van niet-periodieke publicaties in het kader van het Kunstendecreet van 2 april 2004* Richtlijnen voor het aanvragen van subsidies
Inleiding Deze handleiding geldt als leidraad voor het aanvragen van een subsidie voor een niet-periodieke publicatie in het kader van het Kunstendecreet en het besluit van de Vlaamse Regering van 18 juli 2008 betreffende de uitvoering van het Kunstendecreet.
Inhoud Inleiding
1
Subsidievoorwarden, -mogelijkheden en beoordelingscriteria
2
Als handleiding is dit document een gestructureerde samenvatting van de belangrijkste informatie uit het decreet, het uitvoeringsbesluit en de memorie van toelichting. De handleiding streeft echter geen volledigheid na, vandaar de vele verwijzingen naar het decreet (aangegeven als Kd) en het uitvoeringsbesluit (aangegeven als BVR, afkorting van besluit van de Vlaamse Regering). Enkel het decreet en het uitvoeringsbesluit zijn rechtsgeldig; de memorie van toelichting beoogt, net als de handleiding, enkel verduidelijking.
Aanvraagdossier en procedure
5
U kunt de volledige decreettekst, het besluit van de Vlaamse Regering en de memorie van toelichting terugvinden op www.kunstenenerfgoed.be.
Kwaliteitsbeoordeling
5
Vertrekkend vanuit de vele doelgroepen die het Kunstendecreet beoogt, worden in deze handleiding de basisvoorwaarden, beoordelingscriteria, de te volgen aanvraagprocedure… op een rijtje gezet. Daarnaast bevat de handleiding heel wat praktische (rand)informatie en inhoudelijke opmerkingen, die de bedoelingen van het decreet helpen verduidelijken.
* gewijzigd bij de decreten van 3 juni 2005, 22 december 2006 en 20 juni 2008
Kunstendecreet
Pagina 2
Uitgevers van niet-periodieke publicaties 1. Subsidiemogelijkheden, -voorwaarden en beoordelingscriteria Het letterenbeleid in Vlaanderen is een zaak van gedeelde verantwoordelijkheid tussen het Vlaams Fonds voor de Letteren en het agentschap. In 1999 werd het Vlaams Fonds voor de Letteren (VFL) opgericht waaraan de uitvoering van het letterenbeleid, voor wat de literaire genres betreft, werd toevertrouwd. Onder de literaire genres verstaan we: proza, essay en kritiek, toneelschrijfkunst, poëzie, kinder- en jeugdliteratuur, en literaire vertalingen. Het VFL verleent subsidies in de vorm van werkbeurzen en stimuleringsbeurzen aan professionele literaire auteurs, vertalers, literaire verenigingen, tijdschriften en manifestaties. Het verstrekt ook productiesubsidies aan uitgevers voor literair werk en strips. Daarnaast ondersteunt het VFL een aantal focuspunten: het Beschrijf, het Poëziecentrum, Behoud de Begeerte, het Nationaal Centrum voor Jeugdliteratuur. Focuspunten zijn professionele organisaties die een intermediaire rol vervullen tussen het veld en het Fonds, en die optreden vanuit een opgebouwde expertise en specialisatie. Het VFL moet eveneens de uitstraling van de Nederlandstalige literatuur in binnen- en buitenland bevorderen. Dat gebeurt vooral door promotioneel aanwezig te zijn op grote buitenlandse boekenbeurzen zoals Frankfurt, Bologna, Londen, Parijs. Naast het zuiver literaire segment van de letteren is er het niet-literaire segment dat door het agentschap wordt behartigd en gesubsidieerd. Het betreft het ondersteunen van algemeen culturele (met inbegrip van het Erfgoeddecreet) en kunstkritische publicaties. Concreet betekent dit het subsidiëren van tijdschriften en het verlenen van productiesubsidies aan uitgevers van boeken in dit niet-literaire segment. Wij spitsen ons in deze handleiding enkel toe op de niet-periodieke publicaties. Met niet-periodieke publicaties worden eenmalige publicaties, ongeacht de drager (hiertoe behoren dus ook elektronische publicaties), bedoeld. De publicatie moet een duidelijk artistieke, culturele en/of kunstkritische inhoud hebben. Wetenschappelijke publicaties worden uitgesloten, alsook de publicaties die onder toepassing vallen van een ander decreet (Kd artikel 60, 61 en 65).
Kunstendecreet
Pagina 3
2. Subsidiëringsvoorwaarden (Kd artikel 58 en 65) Om voor subsidiëring in aanmerking te kunnen komen, moet de uitgever van een nietperiodieke publicatie aan de volgende voorwaarden voldoen: · gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied BrusselHoofdstad; · een natuurlijke persoon of rechtspersoon zijn; · voldoende expertise kunnen voorleggen met betrekking tot het uitgeven en distribueren van publicaties of kunnen aantonen dat hij daarop afdoende een beroep kan doen; · een degelijk publicatiedossier kunnen voorleggen dat minstens de volgende gegevens omvat: een inhoudsopgave, een manuscript of een significant deel ervan, een biografie van de auteur of vertaler en een calculatiemodel van de geraamde kosten en inkomsten. In uitzonderlijke gevallen kan een subsidie voor een niet-periodieke publicatie worden toegekend aan een natuurlijke persoon die niet gevestigd is in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad, als het belang van de publicatie voor de Vlaamse cultuur aangetoond kan worden. Belangrijke opmerking! Organisaties die binnen het Kunstendecreet een werkingssubsidie ontvangen die gelijk is aan of hoger dan 300.000 euro, instellingen van de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten kunnen geen subsidies aanvragen voor een niet-periodieke publicatie.
3. Beoordelingscriteria (Kd artikel 66) Om in aanmerking te komen voor subsidiëring, moet de niet-periodieke publicatie aan de volgende beoordelingscriteria voldoen: · voldoende relevantie hebben voor het culturele veld in het algemeen en voor een artistieke sector in het bijzonder; · een duidelijke creatieve inbreng hebben in of een geambieerd belang hebben voor een artistieke sector en voor het culturele veld; · het kunnen aantonen van een bovenregionale uitstraling en eventueel van een internationale uitstraling; · een degelijke kwaliteit bieden, zowel naar inhoud als naar vormgeving; · voldoende publieksgerichtheid, promotie en distributie beogen; · een gedegen zakelijk beheer en financiële onderbouw waarborgen. Belangrijke opmerking! De Vlaamse Regering mag, al dan niet op initiatief van de adviescommissie, extra criteria bepalen op basis van haar prioriteiten en beleidsaccenten.
4. Timing (BVR artikel 39 §4) Projectperiode
Uitgevers van nietperiodieke publicaties
Indiening OntvankeBeslissing lijkheid Publicatie 1 janu- 15 septem- binnen 15 Uiterlijk 4 ari t.e.m. 31 deber werkdagen maanden na cember voorgaand uiterlijke injaar diendatum Publicatie 1 juli 15 maart binnen 15 Uiterlijk 4 t.e.m. 31 decem- zelfde jaar werkdagen maanden na ber uiterlijke indiendatum
Mededeling beslissing 15 werkdagen vanaf de datum van het ondertekende besluit 15 werkdagen vanaf de datum van het ondertekende besluit
Het aanvraagformulier is verplicht voor alle subsidieaanvragen voor niet-periodieke publicaties.
Kunstendecreet
Pagina 4
5. Samenstelling dossier (BVR artikel 39 §3) Een aanvraag tot subsidiëring van een niet-periodieke publicatie moet alle informatie en documenten bevatten die nodig en nuttig zijn om zowel de artistieke/inhoudelijke kwaliteit van de georganiseerde activiteit, als de werking en het beheer van de organisatie te kunnen beoordelen aan de hand van de voorwaarden en beoordelingscriteria (cfr. supra). Uitgevers van niet-periodieke publicaties zijn verplicht het aanvraagformulier in het aanvraagdossier op te nemen. Dat is terug te vinden op de website www.kunstenenerfgoed.be. Het aanvraagformulier moet de originele handtekeningen bevatten van de verantwoordelijke(n) van de organisatie of van de aanvrager (geen kopieën) . Op het aanvraagformulier vult u onder meer de volgende gegevens in: . · · ·
de verschijningsdatum; de verkoopprijs; een gedetailleerde raming van de kosten en opbrengsten; de geplande oplage in het eerste jaar.
Daarnaast voegt u bij het dossier de volgende documenten: · · · . · .
de inhoudsopgave; het manuscript en/of een representatief deel ervan; een curriculum vitae van de auteur; een beschrijving van de voorziene distributie; een beschrijving van de geplande promotie; een toelichting bij de raming van de kosten en opbrengsten.
Belangrijke opmerking! Het voorzien van een (representatief deel van het) manuscript in het aanvraagdossier is een voorwaarde voor de toekenning van een subsidie. Het aanvraagdossier moet in twaalf exemplaren worden ingediend.
6. Uitbetalingsmodaliteiten (BVR artikel 43 §1, §2) De subsidies, bedoeld worden als volgt beschikbaar gesteld: 1° een voorschot van 90 procent van de subsidie wordt uitbetaald na de ondertekening van het besluit, waarin de subsidie wordt toegekend; 2° het saldo van 10 procent van de subsidie wordt uitbetaald nadat het agentschap heeft vastgesteld dat de voorwaarden waaronder de subsidie toegekend werd, nageleefd werden en dat de subsidie aangewend werd voor de doeleinden waarvoor ze werd verleend. Uiterlijk 15 maanden na de datum van ondertekening van het besluit, waarin de subsidie werd toegekend, en uiterlijk op 15 september van het jaar dat volgt op het jaar waarin de subsidie werd toegekend, moeten de volgende documenten in drie exemplaren per aangetekende brief naar het agentschap verstuurd worden of tegen ontvangstbewijs aan het agentschap bezorgd worden: 1° de resultatenrekening met betrekking tot de realisatie van de publicatie met een specificatie van alle vermelde kosten- en opbrengstenrekeningen en een toelichting per post; 2° als de toegekende subsidie minstens 50.000 euro bedraagt: het verslag van een erkend accountant die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse artistieke, organisatorische of zakelijke werking van de organisatie die de publicatie realiseerde, met commentaar bij de resultatenrekening; 3° een werkingsverslag; 4° tien exemplaren van de publicatie waarvoor de subsidie werd toegekend.
Kunstendecreet
Pagina 5
AANVRAAGDOSSIER EN PROCEDURE De aanvragen worden ingediend bij het agentschap. U doet uw aanvraag zowel digitaal als op papier. Vul het aanvraagformulier formulier digitaal in, druk het af, onderteken het en stuur het samen met de bijlage(n) in twaalf exemplaren en aangetekend naar: Kunsten en Erfgoed Commissie Publicaties Arenbergstraat 9 1000 BRUSSEL. U kunt uw aanvraagdossier ook op dat adres afgeven tegen ontvangstbewijs. Alle exemplaren van het aanvraagformulier moeten voorzien zijn van de originele handtekening van de indiener. Stuur daarnaast een digitale versie van het aanvraagformulier en van de bijlage(n) per e-mail naar
[email protected], met in cc:
[email protected]. Vermeld in de onderwerpsregel van uw e-mailbericht: 'Aanvraag subsidiëring niet-periodieke publicatie kunsten’. De eerste stap die het dossier doorloopt, is de ontvankelijkheidstoets. Het agentschap kijkt na of het aanvraagdossier: (1) tijdig is ingediend (cfr. supra) (2) voldoet aan de nodige voorwaarden (cfr. supra). Binnen 15 werkdagen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de aanvraag, stuurt het agentschap een bericht naar de aanvrager met de melding of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is. In geval van onontvankelijkheid vermeldt het bericht de reden daarvan.
KWALITEITSBEOORDELING 1. Stappen in het beoordelingsproces In het Kunstendecreet slaat de kwaliteitsbeoordeling zowel op de artistiekinhoudelijke als op de zakelijke, beheersmatige aspecten van het aanvraagdossier. Het beoordelingsproces verloopt als volgt: 1. Het agentschap beheert het aanvraagdossier. Ze treft de nodige voorbereidingen, controleert alle vormelijke aspecten (ontvankelijkheidstoets) en legt het dossier voor aan de beoordelingscommissie in kwestie. 2. Het agentschap zal vervolgens ook een advies opmaken over de zakelijke aspecten van de aanvraag. 3. De beoordelingscommissie stelt een artistiek of inhoudelijk advies op. 4. Een definitieve beslissing valt uiterlijk vier maanden na de uiterlijke indieningdatum van de aanvragen. Belangrijke opmerking! De Vlaamse Regering is niet verplicht de adviezen van het agentschap en de beoordelingscommissies te volgen.
2. Beoordelingcommissie (BVR artikel 48 §1, §3, §4) De beoordelingscommissie publicaties bestaat uit een voorzitter, een ondervoorzitter en 7 leden, die allemaal benoemd zijn voor 4 jaar. Om een gezond evenwicht te verkrijgen tussen continuïteit en flexibiliteit (en vernieuwing), wordt de helft van de leden om de vier jaar vervangen. Een lid kan maximaal twee mandaten vervullen.
Binnen 15 werkdagen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de aanvraag, stuurt het agentschap een bericht naar de aanvrager met de melding of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is.
INLEIDING
1
UITGEVERS VAN NIET-PERIODIEKE PUBLICATIES
2
1. Subsidiemogelijkheden, -voorwaarden en beoordelingscriteria
2
2. Subsidiëringsvoorwaarden
3
3. Beoordelingscriteria
3
4. Timing
3
5. Samenstelling dossier
4
6. Uitbetalingsmodaliteiten
4
AANVRAAGDOSSIER EN PROCEDURE
5
KWALITEITSBEOORDELING
5
1. Stappen in het beoordelingsproces
5
2. Beoordelingscommissie
5
Bezoek ons op het web! www.kunstenenerfgoed.be
Kunsten en Erfgoed Afdeling Kunsten Arenbergstraat 9 1000 Brussel
