Jaarverslag 2011 interne audit

Federaal Agentschap voor de veiligheid van de Voedselketen

Jaarverslag 2011 interne audit Raadgevend Comité 20 juni 2012

Guy Mommens, diensthoofd IAQP Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen

Jaarverslag 2011 structuur (1)

Nieuwigheid : aanpassing structuur jaarverslag naar wensen Auditcomité van de Federale Overheid (ACFO) Dubbele bestemming : - Jaarverslag interne audit FAVV, publicatie intranet - Rapportering aan ACFO

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen

2


1. Woord vooraf door voorzitter (Dhr. Diricks) 2. Rol, missie en doelstellingen van de interne audit en werkterrein van de dienst interne audit 3. Actoren van interne en externe audit : – – – – – –

Het ACFO Het auditcomité van het FAVV De cel interne audit Technische experten Het FVO als Europese speler Andere nationale spelers (vb. Rekenhof, bedrijfsrevisor)


3


4. Organisatie van de interne auditdienst (structuur, werking, functieprofielen, bijscholingen, doorlichting van de cel door FOD Binnenlandse zaken, rapportering van de activiteiten) 5. Overzicht uitvoering activiteiten 2011 (zie later realisaties) 6. De inwerkingsstelling van de actieplannen (zie later, opvolgingsaudits) 7. Eventuele bemerkingen op het rapport interne controle 8. Algemene conclusies


4

Realisatie auditprogramma 2011 (1)

Interne audits • IAQP : 23 van de 28 geplande audits werden gerealiseerd – – – – – –

•

In het kader van de certificering ISO 9001 en accreditatie 17020 ook bij externen : veilingen vooroogst 1 door externe firma voor ICT 1 door FOD Binnenlandse zaken voor dienst interne audit zelf 4 niet uitgevoerd als gevolg vertrek van NL auditor en opleidingsperiode nieuwe 1 niet uitgevoerd wegens onbeschikbaarheid technisch expert, sectorhoofd en kwaliteitscoördinator in PCE

Labo : -

-

In kader van ISO 17025 (Labo’s) : 28 audits allemaal uitgevoerd door Q-team van het Bestuur Laboratoria, zowel voor het kwaliteitsmanagementsysteem als technische audits 15 voor milieu (EMAS) in labo’s en PCE’s

-

5 veiligheid (chemisch, biologisch, radiologisch gevaar) in labo’s Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen

5


•

onderwerpen audits 9001 -

•

Beheer CVTI’s, RASFF, notificaties Databanken : Sanitel Inspectieprogramma Samenwerking diensten die internationale relaties verzekeren Samenwerking andere overheidsdiensten Juridische dienst, beheer personeel, arbeidspreventie, cel AER Dienstverlening ICT

onderwerpen operationele audits -

Controle van vooroogst door erkende instellingen (veilingen) Externe evaluatie van de interne auditactiviteiten binnen het FAVV


6


•

onderwerpen audits 17020 (PRI en TRA) -

controles vleessector diervoeders meststoffen - slib – compostering groenten – fruit – akkerbouw levensmiddelen van niet dierlijke oorsprong (2) runderen en kleine herkauwers paarden en eenhoevigen verzamelcentra landbouwbedrijven die transformeren en/of hoeveverkoop


7


• Gerealiseerde KPI’s IAQP

KPI

Binnen termijn

Objectief

Realisatie

80%

85,36%

0 - 4 weken

80%

63,00%

0 - 8 weken

100%

97,00%

> 8 weken

0

3,00% (1)

0 - 2 weken

80%

91,00%

0 - 4 weken

100%

97,00%

> 4 weken

0

3,00% (1)

Uitvoeren gepland auditprogramma Opstellen draftrapport

Opstellen finaal rapport na opmerkingen


8

Voornaamste auditvaststellingen 2011 (1) • ISO 9001 : – Documentair in orde, processen beschreven, registers bijgehouden, … – Samenwerking met externen verloopt goed maar punctuele problemen – Specifieke diensten zijn voorbereid (Jurid dienst, AER, …) Transversale processen kunnen nog beter gestroomlijnd worden – KPI zijn gedefinieerd en worden opgevolgd, bijsturing indien nodig – Dienstverlening ICT dient geoptimaliseerd, nagaan uitbesteding externen

• Externe audit : uitbreiding fase III OK => 100% van de activiteiten HB FAVV + beheer DMO’s PCE onder certificering


9

Voornaamste auditvaststellingen 2011 (2)

• ISO 17020 uitbreiding PRI en TRA – – – – – –

andere sectoren hebben kunnen profiteren van piloot DIS opletten blind overnemen systeem of documenten objectieven gekend en men tracht ze te realiseren opleiding, coaching en evaluaties krijgen nodige aandacht materiaal en dispatching worden opgevolgd belangrijkste opmerkingen : planning inspecties kan fijner afgestemd worden (gebruik BOOD), hercontroles nog niet systematisch uitgevoerd

• Externe audit : non-conformiteit voor weegschalen aardappelen, na actieplan accreditatie behaald


10

Voornaamste auditvaststellingen 2011 (3) • ISO 17025 en 17043 DG LABO • Registraties niet altijd geactualiseerd • Sommige validatiedossiers niet volledig (meetonzekerheid, berekeningen) • Onderhoud toestellen wordt punctueel uitgevoerd • Goede kwaliteitsopvolging testen en systeem • Competente analisten

• Externe audit : geen Belac audit ondergaan


11

Voornaamste auditvaststellingen 2011 (4)

• EMAS • • • •

Directiebeoordelingen nog niet uitgevoerd Overzicht attesten onderhoud installaties niet altijd aanwezig Milieuverklaringen nog niet gefinaliseerd Niet altijd conformiteit met wetgeving (vergunning, afvalstromen, evacuatieoefening) • Beleid gekend en bewustwording personeel • Milieurisico-analyses degelijk uitgevoerd

• Externe audit : dossier uitbreiding 10 PCE’s : conformiteit wettelijk register, aangepast wachtende op definitief rapport


12

Inwerkingstelling actieplannen (1) Opvolgingsaudits • 12 van de 13 geplande opvolgingsaudits werden uitgevoerd • Resultaten wisselvallig, afhankelijk dienst • Aanbevelingen worden per dienst opgenomen in tabel en wel degelijk opgevolgd • 85 % kan afgesloten worden (andere in uitvoering of hergeformuleerd) • Veel aanbevelingen uit druk programma 2010 en 2011 => focus in 2012 opvolgingsaudits in PCE’s


13

Algemene conclusies • Kwaliteitssysteem in voege, effectief • Mature organisatie die tekortkomingen aanpakt • Transversale processen momenteel nog grootste uitdaging • Toekomst interne audit ? Voorstel ACFO gecentraliseerde dienst


14

Jaarverslag 2011 interne audit

Recommend Documents