JAARVERSLAG 2013
Inhoudsopgave Voorwoord van de voorzitter .................................................................................................................. 3 Van de directie ........................................................................................................................................ 4 1. Interne Organisatie.............................................................................................................................. 5 Raad van Bestuur................................................................................................................................. 5 Personeel ............................................................................................................................................. 6 Medewerkers in dienst van Theater Harderwijk ............................................................................. 6 Oproepkrachten .................................................................................................................................. 6 Oproepkrachten per 31 december 2013 ......................................................................................... 6 Ziekteverzuim / zwangerschapsverlof ................................................................................................. 7 Ziekteverzuim .................................................................................................................................. 7 Zwangerschapsverlof....................................................................................................................... 7 Stagiaires ............................................................................................................................................. 7 Vrijwilligers .......................................................................................................................................... 7 2. Marketing & Communicatie ................................................................................................................ 9 Kennen en Binden ............................................................................................................................... 9 Klanttevredenheidsonderzoek .......................................................................................................... 10 Conclusie en aanbevelingen uit het Klanttevredenheidsonderzoek ............................................. 10 Vrienden van Theater Harderwijk ..................................................................................................... 13 Publiekskeuze .................................................................................................................................... 13 Social Media ...................................................................................................................................... 13 Etaleren en Standaardiseren ............................................................................................................. 14 Theaterbrochure ........................................................................................................................... 14 Theaterkrant .................................................................................................................................. 14 Social Media .................................................................................................................................. 15 Mediaplanning............................................................................................................................... 15 Displays .......................................................................................................................................... 15 Direct Mailing ................................................................................................................................ 15 Sponsoren/adverteerders ............................................................................................................. 16 3. Programmering.................................................................................................................................. 17 Programma-aanbod .......................................................................................................................... 17 Genreverdeling 2013 ......................................................................................................................... 18 Preview .............................................................................................................................................. 19 Theater on tour ................................................................................................................................. 19 1
Opening Cultureel Seizoen ................................................................................................................ 20 Ladies Night ....................................................................................................................................... 20 4. Verhuringen ....................................................................................................................................... 21 5. Sociaal Maatschappelijke activiteiten ............................................................................................... 22 Theaterproject Rode Kruis................................................................................................................. 22 Colombinehuis ................................................................................................................................... 22 ’s Heeren Loo ..................................................................................................................................... 22
2
Voorwoord van de voorzitter Turbulente tijden voor Theater Harderwijk
Vanaf mijn aantreden als voorzitter van het theater (medio 2013) is er geen saai moment geweest. De fusie tussen de besturen van de drie podia: Catharinakapel, Estrado en Theater Harderwijk, is een goede aanzet geweest om tot een robuuste organisatie te komen, welke zal worden afgerond met een totale fusie van deze drie podia. En dat alles om voor Harderwijk een aantrekkelijk cultureel aanbod te kunnen blijven verwezenlijken, welke recht doet aan een stad met 45.000 inwoners en als centrumgemeente met een achterland van nog eens 100.000 mensen. Voor het theater speelt de mogelijkheid van een plaats in het Waterfront een belangrijke rol. Onze inspanningen zijn al jaren gericht op deze voor Harderwijk en dus ook voor ons, ideale plek. Helaas is de politiek (nog) niet bereid de noodzakelijke prijs voor een bescheiden theater te betalen, maar we blijven ons hiervoor inzetten eventueel en gaarne, in combinatie met andere partners. Het zou de uitstraling van Harderwijk goed doen, zowel voor de huidige bewoners als voor de (noodzakelijke) toekomstige bewoners. Ook in 2013 zijn de directie en besturen volop bezig geweest een toekomst perspectief te bieden, een stip op de horizon hebben we nodig. Om de tijd te overbruggen naar een nieuwe locatie is de directie druk bezig geweest om entourage en programma zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Creativiteit heeft ons ook op buitenlocaties gebracht (niet op straat natuurlijk) en met succes; het trekt veel bezoekers én ook veel nieuwe bezoekers dus we zullen daarmee zeker doorgaan. Het programma voor het komende seizoen ziet er voortreffelijk uit! Kortom, het zijn turbulente tijden voor ons theater en daarom ook alle hulde voor directie, medewerkers en gastvrouwen voor hun enthousiasme om de bezoeker te verwennen met een goed programma en een gastvrije ontvangst. Ik vertrouw op deze blijvende inzet en creativiteit en vraag aan de politiek om die stip op de horizon werkelijkheid te laten worden.
Jan van Walsem Bestuursvoorzitter
3
Van de directie In 2013 hebben we nog steeds te maken met de nodige uitdagingen. Er is nog geen zekerheid over een nieuwe theaterfaciliteit (Theater aan het Water), we hebben nog steeds te maken met de landelijke tendens dat er minder theaterbezoekers zijn en we zijn intensief met onze collega podia, Catherinakapel en Estrado, in gesprek om tot een fusie te komen. De bestuurlijke fusie is na de zomer in 2013 al tot stand gekomen. We zoeken telkens weer naar wegen om naast de subsidie en inkomsten uit kaartverkoop op een andere wijze geld te genereren. De verhuur aan de amateurkunsten is daar een onderdeel van. Om structureel meer inkomsten uit verhuur te krijgen, besluiten we dat we een onderzoek willen naar het opbouwen van een structurele relatie binnen de business-to-business markt. Zodoende nemen we een stagiaire aan die we dit onderzoek zullen laten uitvoeren. Ter continuering van onze marketingstrategie van 2012 willen we graag inzetten op het verbeteren van onze relatie met onze klanten zodat we nog beter in staat zijn om aan wensen en behoeften van de klanten te voldoen. We nemen een HBO-stagiaire aan die voor haar afstudeerstage een onderzoeksrapport zal schrijven voor een CRM-project. Als onderdeel van onze subsidieafspraak met de gemeente, dient er ook weer een 2-jaarlijks Klanttevredenheidsonderzoek plaats te vinden. Ook hiervoor wordt een stagiaire aangetrokken. Het KTO levert geen grote verrassingen op. Echter, ook uit het KTO komt naar voren dat het publiek uitkijkt naar een nieuwe locatie, bij voorkeur aan het water, waar ze een écht avondje uit kunnen gaan. Zolang er nog geen zicht is op een nieuwe theaterfaciliteit blijft ons team, dat bestaat uit 5 vaste medewerkers, 6 oproepkrachten techniek en 40 (!) vrijwilligers, zich met veel enthousiasme en betrokkenheid inzetten om de inwoners in Harderwijk én omgeving een geweldige theaterbeleving te bezorgen. Telkens weer slagen wij er in om een aantrekkelijke programmering met professionele theatervoorstellingen neer te zetten. Met voor elk wat wils want tenslotte zijn wij er voor iedereen!
Jessica Kroeske Directeur/programmeur
4
1. Interne Organisatie Raad van Bestuur In verband met de herijking van de culturele infrastructuur zijn de drie podia: Theater Harderwijk, Catharinakapel en Estrado, intensief met elkaar in gesprek over een verregaande samenwerking die uitmondt in een fusie. Als opmaat naar de organisatorische fusie, wordt besloten dat er per augustus 2013 alvast een bestuurlijke fusie komt. Er wordt een informateur aangesteld, in de persoon van Ton Schouten, om te inventariseren welke bestuursleden belangstelling hebben om zitting te nemen in het nieuwe bestuur voor de drie podia. De informateur kan na een gespreksronde met directies en bestuursleden, na twee weken al meedelen dat er binnen de drie besturen in totaal vier bestuursleden zitting willen nemen in het nieuw te vormen bestuur. Daarbij is tevens de voorkeur uitgesproken om een onafhankelijke, nieuwe voorzitter aan te stellen en het bestuur uit te breiden met twee bestuursleden. Gelukkig wordt de nieuwe voorzitter al snel gevonden en start het nieuwe bestuur in een vijf mans formatie met twee vacatures voor nieuwe bestuursleden. Samenstelling bestuur per 31 december 2013
Jan van Walsem Voorzitter
Kees Kooijman
Gert Laman
Vice voorzitter
Penningmeester
Jennie den Besten
Luuk Schalkwijk
Secretaris
Algemeen bestuurslid
5
Personeel Wegens het vertrek van de medewerker frontoffice, moeten we in mei 2013 op zoek naar een nieuwe collega. Via social media en onze website wordt de vacature uitgezet. We krijgen daar voldoende reacties op en na een aantal gesprekken kunnen we al snel een nieuwe medewerker frontoffice aanstellen. Medewerkers in dienst van Theater Harderwijk
Functie
Naam
Directeur/programmeur Financieel medewerker Medewerker marketing en communicatie Medewerker frontoffice
Jessica Kroeske Wil Koelewijn Priscilla Muller
Medewerker theatertechniek
Esmeralda Kakisina tot 15-05 Eline Bruijnes vanaf 22-05 Lambert Grolleman Totaal fte in vaste dienst
Omvang dienstverband In fte 1,0 0,44 0,66 0,44 0,72 3,26
Oproepkrachten Theater Harderwijk werkt met een flexibele schil binnen de theatertechniek. Hiervoor hebben we een pool met oproepkrachten (0-uren contract) die al naar gelang de vraag van de binnenkomende gezelschappen en aantal verhuringen worden ingepland. Ondanks diverse pogingen om meer oproepkrachten te werven voor Theater Harderwijk, blijft de pool krap. Desalniettemin slagen we er telkens weer in om de planning voor voorstellingen en andere activiteiten rond te krijgen. Oproepkrachten per 31 december 2013 Functie Lichttechnicus Lichttechnicus Lichttechnicus Lichttechnicus Geluidstechnicus Allround medewerker theatertechniek
Naam Sebastiaan van der Wal Dennis Groot Axel Hengstman Joost Duim Eric van Amerongen Pieter Schuijn
6
Ziekteverzuim / zwangerschapsverlof Ziekteverzuim De financieel medewerker moet in april 2013 een heupoperatie ondergaan. Zij heeft dit tijdig aangegeven zodat we voor de duur van haar ziekteverzuim een vervanger kunnen inzetten. Het ziekteverzuim duurt in totaal 10 weken. Daarna hervat ze op arbeidstherapeutische basis haar werkzaamheden en kan haar invaller langzaam afbouwen. Na 13 weken is er sprake van volledige werkhervatting. Zwangerschapsverlof De marketingmedewerker krijgt in 2013 haar eerste kindje en gaat met zwangerschapsverlof van 24 juni 2013 tot 14 oktober 2013. Haar afwezigheid wordt opgevangen door het inhuren van een oud-collega die als zzp-er voor zichzelf werkt.
Stagiaires De stagiaires bij Theater Harderwijk werken mee in een klein team en is er veel ruimte voor eigen inbreng en ideeën. Afhankelijk van hun wensen en capaciteiten bieden we stagiaires de mogelijkheid om als volwaardig teamlid mee te draaien in een dynamische organisatie, uiteraard onder goede begeleiding. We maken dankbaar gebruik van de “extra handen” om het vele werk dat gedaan moet worden te verlichten. In 2013 hebben we 7 stagiaires begeleid Naam Timo van Duschoten Angela Does Mark Aalten Heleen Kamps Denise Pothoven Madelon Groot André Jansen
Opleiding MBO Podiumtechniek MBO Podiumtechniek HBO Sportmarketing HBO Communicatie HBO Kunst & Economie HBO Media en Entertainment management HBO Communicatie en Multimediadesign
Duur stage 5 maanden 5 maanden 5 maanden 5 maanden 5 maanden 5 maanden
Opdracht meewerkstage meewerkstage meewerkstage afstudeerstage meewerkstage afstudeerstage
5 maanden
meewerkstage
Vrijwilligers Ook in 2013 hebben we weer afscheid van een paar vrijwilligers genomen. Een van de vrijwilligers heeft de 70 jarige leeftijd bereikt en moest stoppen met haar inzet. Een paar anderen vertrokken omdat ze zich graag voor een andere organisatie wilden inzetten. Gelukkig komen er gedurende het seizoen altijd weer spontaan aanmeldingen voor het gastvrouw- of gastheerschap zodat we de pool van vrijwilligers constant kunnen houden. Wederom hebben 8 vrijwilligers de herhalingstraining BHV gevolgd in september 2013 en 2 vrijwilligers hebben de volledige BHV-training gedaan. Uiteraard werd ook dit jaar weer een ontruimingsoefening gehouden met de vrijwilligers in bijzijn van directie, bestuur, medewerkers en oproepkrachten techniek.
7
Dat het geen overbodige luxe is om de BHV-organisatie op orde te hebben, komt in 2013 duidelijk aan de orde. Tijdens de voorstelling Kramer vs Kramer op 14 februari 2013 gaat, circa 15 minuten voor einde voorstelling, het brandalarm. Omdat veiligheid vóór alles gaat, is er direct overgegaan tot ontruiming van de zaal. Het bleek om een alarm te gaan in een ruimte van onze verhuurder, het CCNV, waar leerlingen een feestje hadden. Gelukkig dus een “loos alarm”. De zaal is goed en rustig ontruimd en uiteindelijk is de voorstelling hervat. Theater Harderwijk heeft direct opvolging gepleegd door een enquête te versturen aan de bezoekers om lering te trekken uit deze ontruiming. Als grootste aandachtspunt kwam hieruit de communicatie naar voren. Helaas hadden wij op zaterdag 13 juli wederom een brandalarm met een bomvolle zaal tijdens het slot van een verhuring aan een dansschool. Met de kennis uit de enquête van februari is er vlot ontruimd én goed gecommuniceerd met de bezoekers. Het bleek gelukkig weer om een loos alarm te gaan, veroorzaakt door het gebruik van een rookmachine in combinatie met confettiknallers. Voor het eerst in de geschiedenis is er, als dank voor hun inzet, een feestavond georganiseerd voor de vrijwilligers én hun partners, tezamen met de medewerkers van Theater Harderwijk. Het was een geslaagde avond met een grote opkomst waarbij bleek dat ook de vrijwilligers en medewerkers over de nodige theatertalenten beschikken. De feestavond vond plaats op het podium van Theater Harderwijk.
8
2. Marketing & Communicatie In 2013 hebben we de lijn die is ingezet in 2012 verder doorgevoerd. Marketing en PR/Communicatie gaan hand in hand. Vanuit één plan wordt gewerkt en ingezet op ‘etaleren en standaardiseren’, ‘binden’ en ‘kennen’. Hieronder lichten we enkele highlights toe.
Kennen en Binden CRM onderzoek Zoals in het jaarverslag van 2012 al werd aangekondigd is er een onderzoek gedaan naar de mogelijkheden voor Theater Harderwijk op het gebied van Customer Relationship Management (CRM). Heleen Kamps, stagiaire van Windesheim Zwolle, heeft dit onderzoek voor ons verricht. De adviesvraag luidde als volgt: “Hoe kan Theater Harderwijk, anno 2013 en in de toekomst, Customer Relationship Management (CRM) in haar communicatiebeleid en strategie inzetten, zodat zij een duurzame relatie met haar individuele vaste klanten opbouwt en onderhoudt?” Zij heeft in dit onderzoek vier CRM-pijlers gehanteerd gebaseerd op de theorie van Peelen; Klantkennis, Relatiestrategie, Waardepropositie en Communicatie. Er is onderzoek gedaan naar deze pijlers en vastgesteld hoe wij er nu voor staan. Om CRM te implementeren in ons communicatiebeleid en -strategie moeten we ervoor zorgen dat de klantgegevens actueel, correct, compleet en uniek zijn en dat de klanten persoonlijk benaderd worden. We moeten onze theaterproducten en diensten optimaliseren en onze huidige communicatiemiddelen handhaven. Klantkennis: De klantgegevens moeten actueel, correct, compleet en uniek zijn. Op dit moment is dat niet het geval. Het is van belang om klantkennis te vergaren om klantgroepen in te kunnen delen. Relatiestrategie: Er is volgens de respondenten, de vaste klanten van Theater Harderwijk, al sprake van een (positieve) relatie. Wel wensen zij nog meer een persoonlijke benadering. Waard propositie: Door het optimaliseren van onze theaterproducten en –diensten kan in de totaalbeleving waarde gecreëerd worden. Dé drijfveer is de voorstelling, het is dus belangrijk om de wensen en behoeften qua programma-aanbod te weten. Andere motieven zijn culturele recreatie, sociale binding en culturele transmissie. Hiermee wordt voldaan aan een onderdeel van ons mission statement “het publiek ervaart hun avondje/middagje uit als een sociale en culturele belevenis”. Het tijdstip van de voorstelling speelt ook een grote rol. Een groot deel geeft aan graag op zondagmiddag een voorstelling te willen bezoeken. Ook het voorafgaand kopen van kaarten heeft de voorkeur. Verder is er behoorlijk veel kritiek op de theaterzaal, de foyer en toiletten. Het advies is om ons hard te maken voor een nieuw theater. Communicatie: De huidige middelen voldoen in de behoefte, deze dienen gehandhaafd te worden.
9
Klanttevredenheidsonderzoek Conform de subsidieafspraak 2010 t/m 2013 vindt in 2013 het tweejaarlijkse Klanttevredenheidsonderzoek plaats. De HBO-stagiaire, Madelon de Groot, stelt een onderzoek op waarbij door middel van enquête de tevredenheid van (potentiële) bezoekers onderzocht wordt. De vragenlijst wordt online verstuurd aan het adressenbestand dat bekend is bij Theater Harderwijk én tijdens vier voorstellingen uit de diverse genres als hardcopy overhandigd aan de bezoekers. Conclusie en aanbevelingen uit het Klanttevredenheidsonderzoek Conclusies Bezoekers •
• •
68% van de respondenten zijn vrouwen en een kleine 32% man. Dit zijn de percentages van het geslacht dat de enquête heeft ingevuld. Dit wil dus niet zeggen dat er ook minder mannen dan vrouwen naar het theater gaan. De gemiddelde leeftijd van de bezoekers van Theater Harderwijk is 55 jaar. De meeste bezoekers komen vanuit Harderwijk en Ermelo, maar er komen ook nog een aantal bezoekers uit Hierden, Nijkerk, Nunspeet, Putten en Zeewolde.
Vriend van het theater •
•
33% van de ondervraagden is ‘Vriend van het Theater’ en ruim 17% is geïnteresseerd om het te worden. 49% van de ondervraagden is geen ‘Vriend van het Theater’ en wil het ook niet worden. De belangrijkste redenen om ‘Vriend van het Theater te zijn of te willen worden vinden de respondenten: voorrang hebben bij het reserveren, om als eerste over het nieuwe programma te beschikken, om Theater Harderwijk te steunen en de korting op een kaartje.
Informatievoorziening •
De meeste bezoekers van Theater Harderwijk worden het liefst over de voorstellingen en het theater geïnformeerd via de mail en de theaterbrochure.
Locatie •
De gasten zijn minder tevreden over de uitstraling van het theater, de uitstraling van de ontvangstruimte en over de toiletten.
Programma-aanbod •
De genres die het grootste gedeelte van de respondenten vaker terug wil zien zijn “muziek/show” en “cabaret”. Buiten de genres die Theater Harderwijk aanbiedt geven de mensen aan dat zij graag musicals of balletvoorstellingen in het theater willen zien. Ook wordt er aangegeven dat de bezoekers graag bekendere artiesten in het theater terug willen zien.
10
Theater Harderwijk •
• •
Ruim 77% van de respondenten geeft aan dat zij hun keuze om naar Theater Harderwijk te gaan op de voorstelling te baseren. Verder geven zij aan dat de keuze voor Theater Harderwijk ook vaak afhangt van het feit dat het “lekker dichtbij huis” is. Een kwart van de respondenten vindt Theater Harderwijk niet goed als theater herkenbaar. Ook vinden de meeste respondenten dat Theater Harderwijk een breed cultureel programma aanbiedt.
Opmerkingen, aanmerkingen, complimenten en tips • In de opmerkingen wordt veel gezegd dat de bezoekers verlangen naar een theater in het Waterfront dat meer mogelijkheden biedt voor het theater, de artiesten en de bezoekers. • Verder komt de ontevredenheid over de toiletten ter sprake. Bezoekers vinden het vies en stinken. • Ook de ambiance in de ontvangst/pauzezaal kan volgens veel bezoekers veel beter. Aanbevelingen Bezoekers •
Theater Harderwijk kan proberen om mensen in Hierden, Nijkerk, Nunspeet, Putten en Zeewolde aan te spreken door in deze plaatsen meer te promoten. In deze plaatsen wonen veel potentiële bezoekers van Theater Harderwijk en hier liggen dus veel kansen en mogelijkheden om meer bezoekers nar het theater toe te trekken.
Vriend van het theater •
17% van de respondenten is nog geen ‘Vriend van het theater’ maar is wel geïnteresseerd om dit te worden. Het is belangrijk dat Theater Harderwijk deze respondenten aanspreekt en ze ‘Vriend van het Theater’ maakt. Hiermee vergroot Theater Harderwijk het draagvlak en de naamsbekendheid van het theater.
Informatievoorziening •
Het grootste deel van de respondenten geeft aan graag via de theaterbrochure geïnformeerd te willen worden over het theater en de voorstellingen. Wederom een argument om de theaterbrochure zo goed en compleet mogelijk te maken en hier dus veel tijd en energie in te investeren.
Locatie •
•
De respondenten zijn ontevreden over de uitstraling en de ambiance van de ontvangst/pauze ruimte. Theater Harderwijk probeert er al zoveel mogelijk aan te doen om deze ruimte zo leuk en gezellig mogelijk aan te kleden, maar door de beperkte (financiële) middelen en de “schoolsfeer” blijft dit waarschijnlijk een probleem. De toiletten worden door veel bezoekers als vies en stinkend ervaren. Theater Harderwijk
11
kan hierover overleggen met de school en hier afspraken over maken. De toiletten kunnen vlak voor aanvang van een voorstelling schoon worden gemaakt, zodat er geen viezigheid en stank van de school (Christelijk College Nassau Veluwe) meer te vinden is. Programma-aanbod • De genres “Muziek/show” en “Cabaret” willen de ondervraagden graag vaker terug zien in het theater. Theater Harderwijk kan proberen om hier rekening mee te houden met het boeken van voorstellingen en artiesten in het volgende seizoen. Theater Harderwijk • Driekwart van de respondenten heeft aangegeven naar Theater Harderwijk toe te komen voor de voorstelling of omdat het “lekker dichtbij huis” is en niet voor de gezelligheid. Theater Harderwijk doet er alles aan om de sfeer in het theater (en dan vooral de ingang en de ontvangst/pauzeruimte) zo leuk mogelijk aan te kleden. Zolang Theater Harderwijk in de school blijft zitten zal dit probleem waarschijnlijk niet kunnen worden opgelost en zal dit een kritiekpunt van de bezoekers blijven. Opmerkingen, aanmerkingen, complimenten en tips • Het grootste deel van de respondenten en bezoekers geeft regelmatig aan dat Theater Harderwijk toe is aan een “echt” theater in het Waterfront. Een nieuw theater biedt meer mogelijkheden voor de techniek, het personeel, de artiesten en de bezoekers. De bezoekers zeggen vaak dat een stad als Harderwijk een “echt” theater verdient en behoort te hebben. Dit kan de gemeente meenemen in haar overweging om een nieuw theater in het Waterfront te bouwen en Theater Harderwijk daarheen te laten verhuizen.
12
Vrienden van Theater Harderwijk Extra aandacht is besteed aan de Vrienden van Theater Harderwijk. Eind 2012 is er onderzoek gedaan naar de tevredenheid onder de Vrienden en naar de reden van opzegging van dit lidmaatschap. Hieruit bleek dat veel mensen niet weten dat het lidmaatschap voor één seizoen geldt en zij zich jaarlijks opnieuw moeten aanmelden. Hierdoor zijn er onnodig lidmaatschappen verloren gegaan. Daarom is besloten een doorlopend lidmaatschap aan te bieden vanaf het seizoen 2013-2014. In januari 2013 is de eerste tweemaandelijkse Vriendennieuwsbrief verschenen. Hierin geven we de Vrienden achtergrondinformatie over alles wat hún theater aangaat. Zo is er een wisselende column door iemand die een rol heeft in het proces voordat de bezoeker de voorstelling ziet. Denk hierbij aan een regisseur, PR-medewerker van een impresariaat, de wethouder Cultuur, onze kassamedewerker enz. Ook staat er een Vriend in de spotlight. Het idee hierachter is dat de Vrienden elkaar nader leren kennen. We bieden in de nieuwsbrief een actie van een partner, denk aan de modezaken van de Ladies Night Modeshow of sportcentrum Iedema en kunnen de Vrienden zich opgeven voor een exclusief voor de Vrienden georganiseerde activiteit zoals een meet & greet met een artiest of het bijwonen van repetities. De Sinterklaasattentie was dit jaar ook voor de Vrienden. Zij ontvingen een cadeaubon ter waarde van € 5,00 die zij konden verzilveren bij een 3-tal geselecteerde voorstellingen. Bij één van deze voorstellingen was deze bon zelfs het dubbele waard. Publiekskeuze Net als in 2012 kon er weer gestemd worden op voorstellingen voor het nieuwe seizoen (eerder ook wel ‘The Voice of Harderwijk’ genoemd). Deze campagne is dit keer eerder van start gegaan om meer mensen te kunnen bereiken. Dit heeft geresulteerd in een verdubbeling van de respons. Zo kunnen we meer vraaggericht programmeren en uit cijfers blijkt dat men actief reserveert voor zelf gekozen voorstellingen. De 10 publiekskeuzes in seizoen 2012-2013 stonden in de top 20 van best verkochte voorstellingen.
Social Media Hoewel er geen Social Media beleid ligt hebben we wel accounts op de diverse platformen en groeit het aantal fans/vrienden enorm. In 2013 is het aantal ‘likes’ op Facebook bijna verdrievoudigd. We proberen actief de dialoog te zoeken en doen win-acties.
13
Etaleren en Standaardiseren Theaterbrochure In samenwerking met een nieuwe partner hebben we de theaterbrochure goed onder de loep genomen. Wijzigingen zijn gemaakt in de opmaak, indeling en oplage. Gekozen is voor een eenduidige opmaak; de voorstelling altijd op eenzelfde wijze weergegeven zodat de benodigde informatie op een voorspelbare plek te vinden is en dus makkelijk en snel te vinden. Ook zijn we overgestapt van een chronologisch volgorde naar een op genre, uitgaande van de motivatie waar iemand mee boekt. Onderaan iedere pagina is een duidelijke call-to-action opgenomen om de lezer te stimuleren ook meteen te gaan reserveren. De oplage is opnieuw verlaagd naar 5.000 stuks waarvan er zo’n 4.000 op adres verstuurd zijn.
Theaterkrant Vlak voor de opening van het culturele seizoen op 7 september 2013 hebben we i.s.m. Ediat Uitgevers een theaterkrant gemaakt. Om een breed publiek te bereiken, is deze theaterkrant huis aan huis in Harderwijk verspreid. Ondernemers uit Harderwijk hebben deze krant mogelijk gemaakt door het plaatsen van een advertentie.
14
Social Media Ook hier komt Social Media terug. Het is een belangrijke vorm van naar buiten treden en dat proberen we op eenduidige wijze te doen. Voor iedere voorstelling plaatsen we bijvoorbeeld een omslagfoto. Tevens zenden we informatie over de voorstellingen met foto’s en video’s.
Mediaplanning Met drie mediapartners maken we aan het begin van het seizoen een planning. Deze planning bestaat uit één advertentie in de Harderwijker Courant in de vorm van een maandladder in combinatie met de Catharinakapel, die iedere laatste woensdag van de maand gepubliceerd wordt. Daarnaast bestaat de planning met de Harderwijker Courant uit free-publicity zoals artikelen, aankondigingen, prijsvragen, column en tip van de directeur en lezersacties. De andere twee mediapartners zijn Harderwijk FM en Veluwe FM. Er wordt wekelijks aandacht besteed aan ons programma, wij komen regelmatig in de uitzending en doen acties voor luisteraars.
Displays Een heel seizoen vullen wij aaneengesloten mooie A0 citydisplays langs de hoofdwegen in Harderwijk met posters van aansprekende voorstellingen. Hiermee laten we zien wat we doen en attenderen we de voorbijganger op de voorstellingen én op Theater Harderwijk. Op de Markt in het centrum vullen we een display tussen ICI Paris en Coach. Hierin werd de maandladder geplaatst afgewisseld met posters. Deze display wordt gesponsord door Marinus Janssen Makelaardij. Een mooi voorbeeld van de uitvoering onder de pijler relatiestrategie is een persoonlijke aanbeveling van onze directeur/programmeur aan de Vrienden van Theater Harderwijk. Na het zien van de première van de voorstelling ‘Dubbelportret van Adèle Bloemendaal’ heeft zij een persoonlijke brief gestuurd aan deze groep theaterliefhebbers. De response was erg hoog en dat kwam de bezetting ten goede. Een van de reacties was: “Dit hadden we niet willen missen. Zonder jouw aanbeveling waren we deze prachtige voorstelling wél misgelopen!”. Direct Mailing Veel tijd is besteed aan het sturen van direct-mailings, zowel digitaal als per post. Bezoekers die eerder naar een bepaalde artiest zijn geweest attenderen op zijn komst of een speciale flyer naar scholen met voorstellingen die de jeugd aanspreken. Ook zijn bijvoorbeeld personeelsverenigingen aangeschreven om speciale groepstarieven onder de aandacht te brengen.
15
Sponsoren/adverteerders In januari zijn alle sponsoren/adverteerders uitgenodigd voor een nieuwjaarsborrel voorafgaand aan een voor hen gratis te bezoeken voorstelling Crazy Piano’s.
16
3. Programmering Programma-aanbod In 2013 heeft Theater Harderwijk 60 voorstellingen geprogrammeerd in de genres: • • • • •
Cabaret Jeugd Muziek/show Toneel Overig
Nog voor het verschijnen van de theaterbrochure 2013/2014 worden helaas twee voorstellingen teruggetrokken door de producenten: Ashton Brothers en Tineke Schouten. Beide voorstellingen worden teruggetrokken omdat het podium van Theater Harderwijk niet groot genoeg bleek te zijn en de producties in technisch opzicht niet te realiseren waren. Dit betekende dat er uiteindelijk 58 voorstellingen in de brochure werden opgenomen. Voorts kregen we in 2013, ná de bekendmaking van ons nieuwe seizoen, te maken met een aantal annuleringen van voorstellingen door andere omstandigheden: • • • • •
Ruben Nicolai, cabaret, in verband met ziekte Karin Bloemen, muziek/show, in verband met productietechnische achterstand High Heels, muziek/show, in verband met castwissel Ruth Jacott muziek/show, in verband met persoonlijke omstandigheden Yentl, muziek/show, in verband met vertraging maakproces
Uiteindelijk hebben er 53 voorstellingen plaatsgevonden in Theater Harderwijk en vijf voorstellingen op bijzondere locaties onder de noemer “Theater on Tour” .
17
Genreverdeling 2013 Cabaret
12
Jeugd
9
Muziek/show
25
Toneel
6
Overig
1
Theater on tour
5
Aantal
Cabaret Jeugd Muziek/show Toneel Overig Theater on tour
18
Preview Ook in 2013 hebben we, zoals gebruikelijk sinds 2011, op de tweede maandag in mei ons nieuwe programma gepresenteerd tijdens een live-preview. Deze preview, die speciaal voor de “Vrienden van Theater Harderwijk” wordt gegeven begon in 2011 met ca. 140 bezoekers, in 2012 met ca. 300 bezoekers en in 2013 mochten we maar liefst 450 aanmeldingen ontvangen. Het programma voor deze avond bestaat altijd uit een drietal live-acts van ongeveer 15 tot 20 minuten van artiesten/voorstellingen die het komende seizoen in het theater te zien zijn, afgewisseld met het vertonen van trailers en de overhandiging van de eerste brochure aan een bekende Harderwijker. In 2013 mochten de bezoekers tijdens de preview genieten van optredens van Vera Mann, Ernest Beuving en Nina June. Opvallend is altijd dat er naar aanleiding van de preview door de vrienden altijd enthousiast geboekt wordt voor de artiesten die op de preview zijn geweest. Zo ook dit jaar weer. Met name het optreden van Ernest Beuving valt erg in de smaak en hij is een week of 12 koploper in de reserveringen.
Theater on tour In navolging van het succes 2012 wordt in 2013 het concept “Theater on Tour” voortgezet. Er zijn twee muziekoptredens op Kasteel de Essenburgh in juni en september van respectievelijk Alderliefste en Fernando Lameirinhas. In 2012 hadden we 42 bezoekers voor Alderliefste en moesten we vanwege de stromende regen in het Kasteel spelen. In 2013 stond Alderliefste op een zonovergoten dag voor meer dan 120 bezoekers in de tuin van Kasteel de Essenburgh. We bieden in samenwerking met Kasteel de Essenburgh een volledig verzorgd arrangement van concert en buffet; een daverend succes!
Mede daardoor kan ook Fernando Lameirinhas in september rekenen op meer dan 100 bezoekers. Een zonnige dag, maar een stuk koeler. Ook hier bieden we de mogelijkheid van de combinatie met concert & Tapas eten.
19
Opening Cultureel Seizoen Voor het derde achtereenvolgende jaar werd op 7 september 2013 door de drie podia Catharinakapel, Estrado en Theater Harderwijk de opening van het culturele seizoen verzorgd op De Markt in Harderwijk. De culturele instellingen ’t Klooster, Theaterwerkplaats en Stichting Jeugdtheater haken wederom aan. Helaas laat het weer ons dit jaar in de steek en zijn er minder bezoekers dan voorgaande jaren. Vanuit Theater Harderwijk zijn er 2 optredens: de muziekshow Heeren van Oranje en de dansshow Ill Skill Squad.
Ladies Night Theater Harderwijk organiseert in 2013 voor het eerst een Ladies Night waarin een modeshow centraal staat. Hiervoor zoeken we de samenwerking met de ondernemers in de binnenstad. Een zevental modehuizen verzorgt een modeshow en tal van ondernemers zorgen voor een beursvloer met stands in de foyer. We doen een oproep in de plaatselijke krant voor “gewone” modellen, die de mode tijdens de Ladies Night mogen showen. Iedereen mag zich hiervoor opgeven, ongeacht leeftijd of maat. Ruim 100 vrouwen geven zich hiervoor op en na een echte screening op het podium van het theater worden 56 modellen gekozen voor de modeshow. Met een uitverkochte zaal, wordt de eerste échte Ladies Night in Theater Harderwijk een enorm succes.
20
4. Verhuringen Naast de primaire doelstelling van het theater om een cultureel aanbod van professionele voorstellingen te realiseren, bieden wij ons podium ook aan voor de amateurkunsten. Wij doen dat op basis van verhuur van de zaal, technische faciliteiten en technische, soms ook creatieve, ondersteuning van de shows. Daarnaast zijn we altijd verheugd als ook profit en non-profit organisatie ons weten te vinden voor bijeenkomsten en evenementen. Bovendien bieden deze verhuringen ons de mogelijkheid om extra inkomsten te genereren *. In 2013 vinden er 15 verhuringen plaats, waarvan er vijf meerdaagse verhuringen zijn. Het totaal aantal verhuurdagen bedraagt 27. Overzicht verhuringen Amateurkunsten Scholen Bedrijven/Instellingen Overig
7 2 3 3
Verhuringen
Amateurkunsten Scholen Bedrijven/Instellingen Overig
* Plaatselijke verenigingen ontvangen 45% korting op de zaalhuur
21
5. Sociaal Maatschappelijke activiteiten Theater Harderwijk wil graag een steentje bijdragen aan de maatschappij door het theater ook toegankelijk te maken voor die doelgroepen die het minder makkelijk hebben in de maatschappij of een drempel ervaren bij theaterbezoek.
Theaterproject Rode Kruis In 2013 is, in navolging van 2012, het theaterproject van het Rode Kruis gecontinueerd. Theater Harderwijk en het Rode Kruis bieden geselecteerde voorstellingen aan, al dan niet door het geven van een speciaal entreetarief. Het Rode Kruis zorgt voor vrijwilligers die belangstellenden kunnen begeleiden.
Colombinehuis We konden in 2012 een aantal voorstellingen aanbieden aan cliënten en vrijwilligers van het Colombinehuis, in 2013 hebben we tijdens de eerste echte Ladies Night in Theater Harderwijk, aan het Colombinehuis gratis de mogelijkheid geboden om hun stichting te promoten.
’s Heeren Loo Nadat we benaderd zijn door het management van Ronnie Tober, bieden we belangeloos onze medewerking en het theater aan voor een gratis optreden in juni van Ronnie Tober voor cliënten van ’s Heeren Loo. Na intensief contact slagen we er helaas niet in om de planning op elkaar afgestemd te krijgen en moeten we deze kans om mee te werken aan een unieke voorstelling voor ’s Heeren Loo voorbij laten gaan.
22
