COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR
Agendapunt 5 Onderwerp: Evaluatie systeem en onderwerpen begrotingswijzigingen
Nummer: 796075
In D&H: In Cie:
E. Lodder 5881 Management ondersteuning
In AB: Portefeuillehouder:
11-03-2014 BMZ 01-04-2014 SKK
Steller: Telefoonnummer: Afdeling:
Kromwijk
Dit onderwerp wordt geagendeerd ter kennisneming ter consultering ter advisering
Korte inhoudelijke omschrijving: Op 13 november 2013 heeft algemeen bestuur ingestemd met het bestuursvoorstel ‘2e Begrotingswijziging 2013’. Bij de behandeling van het betreffende voorstel in de gecombineerde commissievergadering van 16 oktober 2013 is gevraagd een evaluatie te houden over verwerking van de begrotingswijzigingen binnen HDSR in relatie tot de genomen besluitvorming door het algemeen bestuur. Het college heeft op 18 maart jongstleden besloten om akkoord te gaan met de voorgestelde uitgangspunten voor toekomstige begrotingswijzigingen en bijgesloten notitie ‘Evaluatie systeem en onderwerpen begrotingswijzigingen’ (DM 796163) ter consultatie in te brengen in de vergadering van de commissie BMZ op 1 april 2014. De consultatievraag voor de commissievergadering luidt: “Kunt u zich vinden in de voorgestelde lijn voor toekomstige begrotingswijzigingen zoals deze op basis van de evaluatie is opgesteld?”
Bijlage: 1. Evaluatienotitie (DM 796163)
794860
-1-
DM 796163
Begrotingswijzigingen Evaluatie van het systeem en onderwerpen van begrotingswijziging
Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden
Inhoud
1. Inleiding
3
2. Evaluatie van het systeem van begrotingswijzigingen
4
Conclusie
7
Bijlage 1
8
2
Inleiding 2013 gevraagd een evaluatie te houden over verwerking van de begrotingswijzigingen binnen HDSR in relatie tot de besluitvorming door het algemeen bestuur. Deze evaluatie is door het college toegezegd en is als punt 239 op de actiepuntenlijst vergaderingen commissies BMZ, SKK en algemeen bestuur opgenomen.
Met de invoering van de controle op rechtmatigheid heeft ook het fenomeen begrotingswijziging zijn intrede binnen ons waterschap gedaan. Bij een aantal behandelingen van bestuursvoorstellen met betrekking tot begrotingswijzigingen ontstond in het algemeen bestuur of in de commissievergadering discussie over de noodzaak van begrotingswijzigingen in het algemeen en over de onderwerpen waarvoor het al of niet noodzakelijk was een begrotingswijziging door te voeren.
Hierbij treft u de notitie aan waarin wordt bezien of de huidige wijze van omgaan met begrotingswijzigingen gehandhaafd moet worden of aanpassing behoeft.
Op 13 november 2013 heeft het algemeen bestuur ingestemd met het bestuursvoorstel ‘2e Begrotingswijziging 2013’. Bij de behandeling van dat voorstel heeft de gecombineerde commissievergadering van 16 oktober
In de conclusie wordt een beschrijving gegeven van de uitgangspunten voor toekomstige begrotingswijzigingen.
3
2. Evaluatie van het systeem van begrotingswijzigingen bestuursvergadering uitgebreid van gedachten gewisseld over de noodzaak en de wijze van het doorvoeren van begrotingswijzigingen. Een belangrijke basis voor de betreffende bestuursvoorstellen is vastgelegd in het advies van de rekeningcommissie op de jaarrekening van 2011. Tabel 1 is een weergave van de belangrijkste adviezen en conclusies uit diverse commissie- en algemeen bestuursvergaderingen. Voor de volledigheid zijn in bijlage 1 van deze notitie de betreffende bestuursvoorstellen, adviezen, conclusies en notulen verzameld.
Sinds het begrotingsjaar 2011 heeft het college jaarlijks twee begrotingswijzigingen aan het bestuur ter besluitvorming voorgelegd. Bij het meest recente voorstel, de tweede begrotingswijziging 2013, heeft het algemeen bestuur gevraagd om de voorbije jaren op dit vlak te evalueren. Het binnen HDSR gehanteerde systeem van begrotingswijzigingen is in een aantal stappen tot stand gekomen. Met name bij de behandeling van de begrotingswijzigingen van 2012 en 2013 is in de commissie- en algemeen
Tabel 1: Adviezen en conclusies commissie- en algemeen bestuursvergaderingen Advies rekeningcommissie Jaarrekening 2011 Commissie BMZ: 5 juni 2012 Algemeen Bestuur: 4 juli 2012 Aanbevelingen: - Fouten in de begroting repareren met technische BW - Beleidswijzigingen met grote fin.gevolgen direct voorzien van BW - Met begrotingswijzigingen moet terughoudend worden omgegaan 1e Begrotingswijziging 2012 Commissie BMZ: Algemeen Bestuur: Advies commissie:
Bestuursvoorstel: (aangepast)
5 juni 2012 4 juli 2012 - Besteed aandacht aan de onderbouwing in de zin van rechtmatigheid en het eventueel niet opportuun zijn van het verschuiven binnen programma's - Neem de suggestie mee om in de toekomst bij een begrotingswijziging direct bij het besluit over een onderwerp mee te nemen - Begrotingswijzing noodzakelijk ten behoeve van rechtmatigheid - Begrotingswijziging vloeit voort uit wijziging van vastgesteld beleid - Begrotingswijziging verhoogt in belangrijke mate transparantie en zicht op actualiteit
4
2e Begrotingswijziging 2012 Commissie BMZ/SKK: Algemeen Bestuur: Advies commissie:
Bestuursvoorstel (aangepast):
10 oktober 2012 21 november 2012 - Gezien de reacties wordt het voorstel teruggenomen. Het college zal zich hierover opnieuw beraden en eventueel met een beter gemotiveerd voorstel terugkomen. - Uitgebreide toelichting over de noodzaak van begrotingswijzigingen ten behoeve van de rechtmatigheid - Herhaling van in 1e Begrotingswijziging 2012 opgenomen criteria
1e Begrotingswijziging 2013 Commissie BMZ: Algemeen Bestuur: Conclusie commissie:
12 juni 2013 10 juli 2013 - Het bestuursvoorstel kan door naar het algemeen bestuur als debatstuk (en wordt dus inhoudelijk behandeld in het algemeen bestuur) Lijn college beantwooding vragen - Uitgangspunt is begroting gelijke tred te laten houden met met zaken commisie: die men zeker weet, conform afgesproken werkwijze. - Herhaling van eerder afgesproken criteria - Het college probeerrt de begroting inzichtelijk te houden, zodanig dat het college aan het eind van het jaar kan verantwoorden wat er in het afgelopen jaar gebeurd is. Lijn college beantwooding vragen - Bestuursvoorstel is overeenkomstig adviesen Rekeningcommissie en algemen bestuur: commissie BMZ. - De jaarrekening is een verantwoording van de begroting is inclusief - Het college probeerrt de begroting inzichtelijk te houden, zodanig dat het college aan het eind van het jaar kan verantwoorden wat er in het afgelopen jaar gebeurd is. - Herhaling van in 1e Begrotingswijziging 2012 opgenomen criteria Bestuursvoorstel (aangepast): - Op basis van de genoemde criteria is een aantal posten afgevoerd. 2e Begrotingswijziging 2013 Commissie BMZ/SKK: Algemeen Bestuur: Conclusie commissie:
16 oktober 2013 13 november 2013 - Meerdere fracties maken een voorbehoud bij dit voorstel. Het voorstel zal als discussiestuk worden doorgeleid naar het algemeen Lijn college beantwooding vragen - Voorstel om in het voorjaar 2014 de discussie te voeren over de commisie: wenselijkheid van tussentijdse begrotingswijzigingen en daarbij horen Lijn college beantwooding vragen - De burap krijgt vier kollommen met achtereenvolgens de algemen bestuur: vastgestelde begroting, de eerste en de tweede begrotingswijziging en, uiteindelijk, de jaarrekening. Hiermee wordt zichtbaar wat gedurende het jaar met de begroting is gebeurd.
Uit de in tabel 1 opgenomen adviezen en conclusies zijn de huidige uitgangspunten voor begrotingswijzigingen opgebouwd. Daarin is echter ook de regelgeving van
belangrijke waarde. Met name in het bestuursvoorstel 2e Begrotingswijziging 2012 is met onderstaande tekst uitgebreid stilgestaan bij de regelgeving omtrent begrotingswijzigingen.
5
Citaat bestuursvoorstel 2e Begrotings-wijziging 2012 “Het college is op basis van de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden gehouden begrotingswijzigingen aan te bieden bij afwijkingen op de vastgestelde begroting. De verordening is in 2010 door het AB geactualiseerd in verband met: - gewijzigde regelgeving Wet Fido / Ruddo; - gewijzigde regelgeving inzake rechtmatigheid; - verdere ontwikkeling integrale beheersing. Door begrotingswijzigingen vast te stellen autoriseert het AB bestuur de gewijzigde uitgaven en inkomsten per programma hetgeen de basis is voor de accountant voor de controle. Indien deze begrotingswijzigingen niet worden doorgevoerd zal de accountant de inkomsten en uitgaven, die op deze onderwerpen worden gedaan als onrechtmatig beschouwen en zal de goedkeurende verklaring van de account bij de jaarrekening ter discussie komen te staan.” Voortvloeiend uit het voorgaande worden posten, waarvoor het college het algemeen bestuur voorstelt om de begroting te wijzigen, getoetst aan de hand van de volgende uitgangspunten:
Rechtmatigheid: vanwege de in 2009 ingevoerde toets op rechtmatigheid, waaronder het onderdeel begrotingsrechtmatigheid, geldt voor over- en onderschrijdingen op programmaniveau dat afwijkingen kunnen leiden tot het niet krijgen van een goedkeurende verklaring op het gebied van rechtmatigheid. Het door het algemeen bestuur laten goedkeuren van begrotingswijzigingen zorgt ervoor dat deze afwijkingen niet meetellen in het criterium begrotingsrechtmatigheid. Daarnaast ligt de bevoegdheid om te schuiven met middelen tussen programma’s bij het algemeen bestuur. Vastgesteld beleid: gedurende het begrotingsjaar vindt bestuurlijke besluitvorming plaats met financiële consequenties voor het begrote netto-kostenniveau en/of het
6
investeringsniveau. Deze consequenties worden opgespaard om overzichtelijk in de begroting te verwerken. In begrotingswijzigingen wordt niet vooruitgelopen op besluitvorming die nog moet plaatsvinden. Transparantie: het met een goede toelichting verwerken van afwijkingen in een gewijzigde begroting verhoogt de transparantie van de verantwoording over de begroting. Uitgangspunt daarbij is wel dat in de jaarstukken ook de initiële begroting wordt weergegeven en op die wijze het verschil met de gewijzigde begroting in transparant is. Voordeel hiervan is dat afwijkingen over het gehele jaar binnen kostensoorten en programma’s in de toelichting niet tegen elkaar kunnen wegvallen. Daardoor worden onder- en overschrijdingen uiteindelijk beter toegelicht. Bijsturen op basis van actualiteit: zowel het dagelijks als het algemeen bestuur stuurt bij op afwijkingen van de realisatie ten opzichte van de begroting. Door
geconstateerde afwijkingen door middel van een begrotingswijziging gelijktijdig met de bestuursrapportage formeel te autoriseren in een aangepaste begroting, wordt de realisatie afgezet tegen een actueler beeld van de verwachte werkelijkheid. Dat leidt tot betere sturingsinformatie.
Of deze uitgangspunten de juiste criteria vormen voor de toekomstige begrotingswijzigingen is getoetst aan de hand van de richting die met name de laatste twee jaar is gegeven bij de behandeling van begrotingswijzigingen in commissievergaderingen en bij de behandeling van de jaarrekening 2011 in de rekeningcommissie. De belangrijkste voorwaarden die hierin zijn meegeven zijn: Beleidswijzigingen in een lopend begrotingsjaar, met grote financiële gevolgen, moeten direct worden voorzien van een begrotingswijziging (aanbeveling rekeningcommissie jaarrekening 2011). Een voorbeeld hiervan is de doorgevoerde begrotingswijziging op basis van besluitvorming in het kader van de GHIJ in 2013). De bevoegdheid van het goedkeuren van de begroting is belegd bij het algemeen bestuur. In die lijn is ook het goedkeuren van begrotingswijzigingen bij dit type besluiten bij het algemen bestuur belegd; Fouten in de begroting moeten worden gerepareerd met een
technische begrotingswijziging. Een technische begrotingswijziging brengt in principe geen verandering aan in het totale kostenniveau of het investeringsvolume (aanbeveling rekeningcommissie jaarrekening 2011); Met begrotingswijzigingen moet terughoudend worden omgegaan (aanbeveling rekeningcommissie jaarrekening 2011); Bij de vaststelling van de jaarrekening moeten de verschillen t.o.v. de oorspronkelijke begroting inzichtelijk worden gehouden (behandeling 2e begrotingswijziging 2013 in gezamenlijke commissievergadering 16-10-2013);
Ten aanzien van de gestelde voorwaarden week de uitvoering van de uitgangspunten alleen nog op het eerste punt af: begrotingswijzingen die voortvloeien uit beleidswijzigingen worden opgespaard zodat er enkele keren per jaar een begrotingswijzing aan het algemeen bestuur wordt voorgesteld. Dit wordt ook expliciet in het betreffende bestuursvoorstel gemeld. Met name ook de aanbeveling om terughoudend met begrotingswijzigingen om te gaan wordt opgevolgd. Jaarlijks wordt, normaliter op twee momenten per jaar die zijn gekoppeld aan de bestuursrapportage, voorgesteld de begroting op een beperkt aantal posten aan te passen.
7
Conclusie
Op basis van de evaluatie in het vorige deel van deze notitie wordt deze afgesloten met onderstaande conclusie.
Vastgesteld beleid; Transparantie; Zicht op actualiteit.
Aanvullend op deze lijn en aansluitend op adviezen vanuit de commissievergaderingen en de rekeningcommissie nog vast te stellen dat: terughoudend met begrotingswijzigingen omgegaan moet worden; steeds voldoende zicht wordt gehouden op de aansluiting tussen de oorspronkelijke begroting, de gewijzigde begroting en het definitieve rekeningresultaat door deze steeds apart weer te geven; De kaders zoals meegegeven door de rekeningcommissie en rechtmatigheid blijven hiermee op begrotingswijzigingen van toepassing.
Gelet op het voorgaande is ons voorstel om de lijn, zoals opgesteld bij de 1e en 2e begrotingswijziging in 2012 en bevestigd bij de laatste begrotingswijziging 2013, ook naar de toekomst toe voort te zetten. De gehanteerde lijn komt grotendeels overeen met de richting die de leden van het algemeen bestuur in commissie- en algemeen bestuursvergaderingen hebben meegegeven. Bij toepassing ervan wordt tevens voldaan aan de regelgeving. Vanuit deze lijn zijn uitgangspunten voor toekomstige begrotingswijzigingen daarom: De aanbevelingen van de rekeningcommissie; Rechtmatigheid;
8
