HEAD-Congres 2015
Anders kijken,anders denken, anders doen.
Even voorstellen: Cordaan •
Zorginstelling met de basis in Amsterdam en biedt aan 20.000 cliënten: – – – –
•
thuiszorg en ondersteuning en begeleiding in de wijk verzorging en verpleging aan ouderen zorg aan mensen met een verstandelijke beperking geestelijke gezondheidszorg
Kenmerken Cordaan: – –
Omvang: ca. 5100 FTE, 7400 mdws en 2200 vrijwilligers. Omzet ca. € 370 mln Circa. 120 locaties met vestigingen in Amsterdam, Diemen, Huizen, Maartensdijk, Zaandam en Nieuw Vennep
Sprekers: • • •
Tamara Oostdam: manager bedrijfsvoering sector VGZ Geert-Jan Boedart: teamleider Planning en Control Christiaan Boiten: consultant 2
Inhoudsopgave: 1) Regie in teams 2) Implementatietraject CostA 3) Toelichting CostA
3
“Anders kijken, anders denken, anders doen”
4
Doel Regie In Team • Goed leven • Mooi werk • Financieel gezond
5
Uitgangspunten Regie In Team • Gedeeld eigenaarschap = medezeggenschap
• Verantwoordelijkheid nemen voor eigen locatie / team • Continue verbeteren
6
MEDEZEGGENSCHAP staat centraal Cliënten
Verwanten
Medewerkers
Organisatie 7
Fundament Regie In Team (= LEAN) 1. Alleen datgene doen wat waarde toevoegt voor de klant
8
Goed leven!
Fundament Regie In Team (= LEAN) 1. Alleen datgene doen wat waarde toevoegt voor de klant
2. Denken in processen
9
Fundament Regie In Team (= LEAN) 1. Alleen datgene doen wat waarde toevoegt voor de klant 2. Denken in processen 3. Voorkomen van verspillingen
10
Fundament Regie In Team (= LEAN) 1. Alleen datgene doen wat waarde toevoegt voor de klant 2. Denken in processen 3. Voorkomen van verspillingen
4. Continu kijken hoe het beter kan Eigen winkel runnen Werken vanuit eigen kracht
11
Fundament Regie In Team (= LEAN) 1. Alleen datgene doen wat waarde toevoegt voor de klant 2. Denken in processen 3. Voorkomen van verspillingen 4. Continu kijken hoe het beter kan 5. Eigen winkel runnen
12
Fundament Regie In Team (= LEAN) 1. Alleen datgene doen wat waarde toevoegt voor de klant 2. Denken in processen 3. Voorkomen van Verspillingen 4. Continu kijken hoe het beter kan 5. Eigen winkel runnen 6. Werken vanuit eigen kracht
13
Hard
Hart 14
RIT
< --------STEMMEN VAN -------- >
Oordeel
Cynisme
Angst
DOWNLOADEN (oordelen uit gewoonte)
ANDERS KIJKEN (met frisse blik)
VERBINDING (gezamenlijk / dialoog)
Open geest Open hart Open wil
LATEN GAAN
VERRICHTEN (uitvoeren)
INRICHTEN (vorm geven)
RICHTEN ( visie en intentie)
LATEN KOMEN 15
Onderkennen
Vanuit Eigen Kracht Wat kan / wil ik bijdragen
Implementeren
Start
Tussen
bijeenkomst
bijeenkomst
Eind 1-meting
0-meting
bijeenkomst
2-meting
Week 1
Week 2-6
Week 6-16
Week 16 en verder
Opstart
Diagnose
Uitrollen/verbeteren
Vasthouden
‘Foto’ van het team Knelpunten in kaart Kernteam analyseert | bewaakt voortgang / inhoud
Opstarten verbeterteams RIT- instrumenten 16 Kleine winsten, continue verbeteren
Borgingsinstrumenten • • • •
Keek op de Week Waar Loop Ik Tegen Aan bord Zo werken wij map Continu verbeterplan
17
Na het maken van de procesmeter geeft de broer van Nel (die in het kernteam zit) aan: “Jullie doen zoveel op een dag. Ik snapte nooit waarom jullie niet meer met Nel konden doen, nu begrijp ik het wel. Vind het nog steeds jammer, maar ik begrijp dat we dit op een andere manier moeten oplossen”
18
Hoe faciliteren de ondersteunende diensten Regie in Teams? - Versimpelen administratieve processen - Het verder faciliteren van integraal management - Nieuw begrotingspakket CostA geïmplementeerd; de teammanager moet zelf een begroting kunnen opstellen. - Aanpassen systematiek doorbelasting kosten ondersteunende diensten - Verfijnen van bestaande stuur informatie; uitbreiden van stuur informatie voor teams. Zowel qua inhoud, als qua vorm.
19
Implementatie nieuw begrotingspakket CostA Aanleiding • Begrotingsproces kende lange doorlooptijd; zeer intensief door de werkwijze waar gebruik wordt gemaakt van veel Excelsheets (erg foutgevoelig); • Deze werkwijze werd als belastend ervaren door control en ICT; begrotingsproces werd teveel door controllers uitgevoerd; • Onvoldoende overzicht op status en voortgang; grote afhankelijkheid van MIS voor voortgangsrapportage en overzichten; • Wijzigingen in parameters en kaders leidden tot veel handmatige aanpassingen en herstelwerkzaamheden.
Doelstelling • “De teammanager moet zelf een begroting kunnen opstellen”; 200 gebruikers moeten tegelijk kunnen begroten. • Gebruiksvriendelijke tool die leidt tot een compleet overzicht van de begrote opbrengsten, personele, materiële en (intern) doorbelaste 20 kosten.
Implementatie nieuw begrotingspakket CostA Aanpak [na pakketselectie]: • • • • •
Samenstellen gebalanceerde projectgroep; Matching wensen organisatie en mogelijkheden pakket; Configureren/aanpassen tool en daarna goed testen! Betrekken eindgebruikers om user–interface te optimaliseren; Opleiden eindgebruikers (200 teammanagers en 20 controllers);
Leerpunten: • • • • •
Neem de tijd en zorg voor voldoende projectcapaciteit; Betrek de diverse disciplines (sectoren, controllers, ITC) vroegtijdig; Flexibiliteit pakket tunen op organisatie, maar perk het wel in; Lay-out schermen en menu’s: overzichtelijk voor teammanagers; Randvoorwaarde blijft deskundig management!
Conclusie: • CostA is een middel dat Regie in Teams kan ondersteunen als voldaan 21 wordt aan de bovenstaande punten.
CostA: 4 modules
Logis biedt met het product CostA software ter ondersteuning van Financiële Planning & Business Intelligence Voor de zorg sector zijn 4 modules beschikbaar: • Budgettering / begroting • Meerjarenplanning • Kostprijzen • Business Intelligence
22
CostA: plannen in 3 stappen Menu structuur ingericht op basis van drie stappen: 1. Begroot productie (1b. Controleer normformatie) 2. Rond begroting af - Formatie planning - Financiële planning
3. Rapportage (dashboard)
23
CostA: overzichtelijke rapportages
24
25
