Anders doen, maar niet anders denken

Na d Se 4P er b rv S es ice Co ch & nst ou On ru wd de ct : rh ou d

Nieuwsbrief van 4PS - oktober 2006

Alewijnse Alewijnse kiest kiest met met 4PS 4PS Construct Construct voor voor een een toekomstvaste toekomstvaste oplossing oplossing

‘Anders doen, maar niet anders denken’ 4PS Construct - de marktstandaard in de bouw en installatietechniek

Economische groei!

2

Documentscanning:

3

Van factuurherkenning tot workflow BUKO kiest voor branche-

4/5

oplossing van 4PS Nader beschouwd:

6/7

4PS Construct Service en Onderhoud Alewijnse kiest met 4PS

8/10

Construct voor een toekomstvaste oplossing De kracht van geïntegreerde

11/12

informatie Nieuws

12

VOORWOORD

Inhoud

Economische groei! De economie in Nederland trekt weer aan! De hoogste economische groei in de Europese Unie! Enkele voorbeelden van kreten uit de media waarmee duidelijk wordt dat de BV Nederland uit het dal aan het kruipen is. Wij merken dat dit ook geldt voor de bouw- en installatiebedrijven. In gespreken met onze klanten horen we dat de marges aan het verbeteren zijn. Nog niet over de gehele linie of in de gewenste snelheid, maar het gaat vooruit. Ook onze software speelt hierin een rol. Sneller en slimmer om beter te reageren op veranderende omstandigheden. Dit is het thema bij BUKO. Als collega ondernemer is een tweede graadmeter de afzet van onze eigen oplossingen in uw doelmarkt. Als automatiseringspartner ervaren ook wij dat de bouw en vooral ook de installatiebedrijven weer gaan nadenken over investeringen in bedrijfsbrede ERP-oplossingen. In dit nummer leest u de ervaring bij de Alewijnse Groep waarmee wij begin 2006 de samenwerkingsovereenkomst tekenden. De eerste vestiging gaat in oktober 2006 operationeel. Niet alleen beloofd 2006 opnieuw een prima jaar voor 4PS te worden, met een respectabel aantal grote en middelgrote bedrijven die 4PS Construct al hebben geselecteerd.

Colofon 4PS nieuwsbrief Deze nieuwsbrief informeert u over de ontwikkelingen met betrekking tot ICT en ERP, onze 4PS Construct oplossing en aanvullende oplossingen van onze partners. Bestemt voor de installatie- en bouwbranche. Eindredactie: 4PS Einder Communicatie: Redactionele tekst Alewijnse Groep, BUKO Groep en Microsoft Integrated Innovation / Microsoft SQL Server Productie & Vormgeving: Meurs Grafische Vormgeving Fotografie: Anita Pantus

Groei aantal klanten (middel) grote Bouw & Installatiebedrijven

50 40 30 20 10

0

2000

2001

2002

2003

2004

2005

Gezien de toename van het aantal selectietrajecten verwachten wij dat deze ontwikkeling ook de komende tijd doorzet. Daarnaast zien we bij bestaande klanten optimalisatietrajecten opgestart worden, waarbij nieuwe functionaliteiten (nieuwe modules) of technologieën (waaronder Microsoft SharePoint) worden geïmplementeerd. Microsoft blijft onze ´gereedschapkist´ vullen met concrete producten. U leest er meer over in deze uitgave. En deze ontwikkeling stopt niet bij onze Zuidgrens. Ook in België worden successen geboekt met de inzet van 4PS Construct. Inmiddels zijn de eerste implementaties onderweg en gaan we u op de hoogte houden van de voortgang en nieuwe trajecten. Tot slot wens ik u veel leesplezier en succes in het ondernemen. Martin Westerink Partner 4PS

2

sep-06

Van factuurherkenning tot workflow Bij vooral bouwbedrijven lijkt het digitaliseren van factuurstromen het afgelopen jaar volop in de belangstelling te staan. De redenen hiervoor hebben of te maken met het terugdringen van ‘invoerwerkzaamheden’ doordat de scansoftware een inkoopfactuur automatisch voorregistreert, of het blijkt dat de factuurstroom door het bedrijf moeizaam gaat waardoor facturen niet zijn goed te keuren of zelfs verdwijnen. Ook 4PS krijgt veel vragen met betrekking tot documentscanning. Andre Overeem, partner bij 4PS vertelt: ‘Wij zijn dagelijks bezig met het optimaliseren van onze oplossing. Als onze klanten bijvoorbeeld financiële voordelen denken te behalen door de inzet een IT-oplossing, dan is er altijd overleg met ons over de technische (on)mogelijkheden hiervan. Dit geldt ook voor het scannen en digitaliseren van documenten. Uit het aantal contacten in de afgelopen twaalf maanden met IT-leveranciers van scanoplossingen, blijkt dat deze markt volop in de belangstelling staat. Wij vinden het onze taak om samen met klanten, partners te selecteren die voldoen aan onze voorwaarden ten aanzien van

Partner in beeld Wij spraken onlangs met Martin Schoonderbeek, directeur van Xcellent Automatisering B.V., over deze toepassing. ‘ManageMind® is een verzamelnaam voor diverse oplossingen om uw documentenstroom te digitaliseren waarbij de nadruk ligt op het herkennen en verwerken van data.’ Optimalisatie ‘Facturen scannen is al lang geen zaak meer van voorop lopen in het digitaliseren van documenten. Het is een beleidsmatige en financiële beslissing waarbij bedrijven een duidelijke terugverdientijd willen zien (ROI). Het scannen en verwerken van facturen bespaart op personeelskosten en vermindert men de kans op fouten,’ aldus Martin Schoonderbeek. ManageMind® De vraag naar ManageMind® software is volgens Martin Schoonderbeek groot. Dit komt vooral door de hoge herkenbaarheid van facturen en het feit dat ManageMind® een koppeling heeft met Microsoft Dynamics NAV / 4PS Construct. Dit maakt het automatiseren van het gehele proces

techniek, functionaliteit en stabiliteit. Tot op heden hebben we partnerovereenkomsten afgesloten met Xcellent, Korade (Basware), Lip Automatisering, K+V Van Alphen en HB Software.‘ Ervaringen ‘Voor bedrijven is het belangrijk om vooraf goed na te denken over het doel en het resultaat,’ vervolgt Overeem. ‘Gaat het om het herkennen en verwerken van data dan is bijvoorbeeld Xcellent een prima oplossing. Tijdens de laatste klantendag hebben zij een presentatie verzorgd over dit onderwerp, die gezien de respons erg goed werd ontvangen. Gaat het bij een bedrijf echter vooral over het bewaken

van de ‘goedkeuringsprocedure’ dan heeft HB Software daarvoor een praktische oplossing ontwikkeld waarbij iedere medewerker zijn of haar goed te keuren facturen inzichtelijk heeft. En dan is de feitelijke gescande factuur vanuit 4PS Construct aan te roepen. Zo heeft iedere partner zijn eigen voordeel.’ Veelbelovend Inmiddels zijn de eerste 4PS Constructbedrijven operationeel. ‘De uitkomsten bij klanten zijn veelbelovend,’ zegt Overeem. ‘Echter naast de functionele mogelijkheden is ook de mentaliteit van de leverancier bepalend voor een succesvolle samenwerking met onze klanten en 4PS. En ook hierin zien we vele positieve signalen.’ Meer weten over het digitaliseren van documenten? Vraag uw relatiebeheerder bij CTB, SDE (België) of 4PS naar meer informatie.

eenvoudiger en minder kostbaar. Met ManageMind® hoeft niet voor elke factuur een aparte sjabloon gemaakt te worden. Dit klinkt eenvoudig, maar is nogal bijzonder in vergelijking tot andere softwarepakketten die facturen scannen.

opdracht gaf in de bouwbranche om ManageMind® in te zetten voor haar bedrijfsproces. ‘ManageMind® is waar voor zijn geld, een eerlijk product van een no-nonsense Automatiseerder,’ aldus Peter Jongh Visscher, groepscontroller van Mulder Opdam.

Wat doet ManageMind® precies? ‘Met de software van ManageMind® worden facturen gescanned, herkend, verrijkt én automatisch ingeboekt in het ERP-systeem. Zodra een factuur wordt gescand, wordt er direct een aantal standaard controles uitgevoerd. Daarna kan een medewerker de factuur visueel controleren of aanvullen met ontbrekende gegevens. Dan pas wordt de factuur ingeboekt en gaat er een bericht naar degene die de factuur moet autoriseren. Het autorisatieproces verloopt volledig digitaal. De documenten worden op een aparte server opgeslagen, zodat deze weer zijn te gebruiken voor andere toepassingen, waaronder ManageMind Documentsystem of Microsoft SharePoint.’

Ervaringen:

Hillen & Roosen ‘Op het moment dat Hillen & Roosen koos voor Navision/4PS Construct, was het onderdeel documentenbeheer één van de onderdelen waaraan door ons meer eisen gesteld werden. Wij waren ons al wat langer aan het oriënteren om gebruik te maken van een zogenaamde projectportal. Hier zou dan het gehele projectdossier op moeten functioneren, dus dat betekende dat er ook gescand moest gaan worden. Vanuit eerdere contacten met Xcellent zijn gedachten uitgewisseld over dit onderwerp. Nadat we hadden gezien wat het product allemaal kon, en er tevens een oplossing voor het koppelen van de facturen aan Navision/4PS Construct beschikbaar was, was bij ons de beslissing snel genomen,’ aldus Henk Postma, ICT manager van Hillen & Roosen.

Mulder Obdam Mulder Obdam was de eerste klant die

Voor meer informatie: www.xcellent.nl

3

PRODUCTNIEUWS 4PS CONSTRUCT

Documentscanning:

BUKO kiest voor branchegerichte oplossing van 4PS

KLANTCASE

‘Een confectiepak dat voelt als een maatkostuum’ Bij BUKO Bouwplaatsinrichting en BUKO Bouwsystemen hadden ze slechte ervaringen met een volledig op maat gesneden bedrijfsinformatiesysteem. Het gaf niet de informatie die echt nodig was, voorzag niet in updates en was door de aanpassingen een aantal belangrijke functionaliteiten kwijtgeraakt. Reden voor BUKO om hun heil elders te zoeken. Na een grondige selectieprocedure viel de keus uiteindelijk op 4PS Construct. Het pakket draait nu ruim anderhalf jaar. De resultaten? Charles Nagel - directeur van beide BUKO-onderdelen - en Monique van der Kammen - Manager Kwaliteit en bij BUKO verantwoordelijk voor de implementatie - vatten het kernachtig samen: ‘We zijn vooral slimmer en sneller gaan werken.’ De BUKO Groep, waarvan BUKO Bouwplaatsinrichting en BUKO Bouwsystemen deel uitmaken, is een internationaal opererend concern met verschillende werkmaatschappijen. De kernactiviteiten van de groep betreffen tijdelijke huisvesting en de inrichting van bouwplaatsen. BUKO Bouwplaatsinrichting in Zaltbommel telt 102 medewerkers en houdt zich bezig met huisvesting op de bouwplaats, zoals units, keten en loodsen. Het 48 medewerkers tellende BUKO Bouwsystemen

4

in Vuren is gespecialiseerd in tijdelijke en semipermanente bedrijfshuisvesting. Charles Nagel: ‘Wij zorgen ervoor dat mensen en bedrijven gewoon door kunnen werken tijdens de bouw van hun nieuwe onderkomen.’ Behoefte aan een nieuw pakket Bij BUKO gelooft men in de kracht van decentrale aansturing. Alle onderdelen ondersteunen en raadplegen elkaar wanneer dat nodig is, maar hebben elk toch een duidelijke eigen identiteit en

aansturing. ‘Dat betekent ook’, aldus Nagel, ‘dat elk bedrijf zijn eigen automatisering kiest. Er was wel een speciaal voor BUKO ontwikkeld pakket, maar dat was voor ons niet echt geschikt. Bij Bouwplaatsinrichting hebben we het een tijdlang geprobeerd met een financieel pakket, maar dat leverde niet de gewenste informatie. En het was geen standaardpakket, dus we kregen geen updates. Bovendien was door alle aanpassingen veel van de oorspron-

KLANTCASE

kelijke functionaliteit verdwenen.’ Het was duidelijk dat er een nieuw pakket moest komen. Maar door schade en schande wijs geworden besloot BUKO tot een grondige selectieprocedure. Monique van der Kammen kreeg de leiding over het project, omdat Nagel binnen zijn organisatie niemand kende die daarvoor beter toegerust was: ‘Je moet iemand hebben die op de hoogte is van alle processen binnen je organisatie, die precies weet waar verbetering nodig is en hoe die eruit zou moeten zien. Monique is zo iemand.’ Betrouwbare partner Er werd een werkgroep geformeerd, die een selectie maakte, de diverse leveranciers bezocht en demonstraties bijwoonde. Volgens Monique van der Kammen was de keus toen al op 4PS gevallen: ‘Het verhaal van 4PS was helder en duidelijk. Ze hadden kennis van zaken en hun concept van een branchegerichte oplossing binnen een standaardpakket sprak ons direct aan.’ Maar daarmee alleen was Van der Kammen niet tevreden: ‘We waren vooral op zoek naar een betrouwbare partner, die de continuïteit van dat nieuwe pakket door middel van updates, professionele programmeurs en een financieel gezonde leverancier ook werkelijk kon garanderen.’ 4PS bleek helemaal in het geschetste profiel te passen: ‘De medewerkers van 4PS zijn vakbekwaam, ze kennen de bouw- en installatiebranche en ze doen wat ze beloven. Ze spreken onze taal. En ze zijn zeer betrokken.’ Dat laatste kan Charles Nagel alleen maar volmondig beamen: ‘Het commitment is ongelooflijk. ‘Het lijkt er wel een van ons’, heb ik onze mensen regelmatig horen zeggen.’ Rust en ruimte De voordelen van 4PS Construct? Monique van der Kammen: ‘Gegevensbeheer is eenvoudiger en kost minder tijd, doordat alle data

Charles Nagel (directeur) en Monique van der Kammen (manager kwaliteit)

Plezier in het werk

– artikelen, recepten, relaties, leveranciers, klanten – in één centraal bestand worden opgeslagen. Bovendien hebben we met 4PS Construct onze processen beter op elkaar af kunnen stemmen en onze protocollen kunnen standaardiseren.’ Ook zaken als projectbewaking en financiële maandrapportage hebben mede dankzij het pakket handen en voeten gekregen. Van der Kammen: ‘De winst is vooral dat de informatie die door het pakket toegankelijk wordt gemaakt, voor rust zorgt in onze organisatie en tegelijk de ruimte biedt die je nodig hebt om processen te vernieuwen en te verbeteren.’ BUKO Reflector Wat Charles Nagel vooral zo prettig aan het pakket vindt, is de supportmodule: ‘Gebruikers geven aan wat ze beter of anders willen, en 4PS doet daar dan ook iets mee. Op die manier werken we met z’n allen continu aan verbetering van het pakket. Zoals wijzelf continu werken aan de verbetering van onze bedrijfsprocessen en onze organisatie. Dat doen we met behulp van het INK-managementmodel en 4PS Construct sluit daar feilloos op aan. Het pakket wordt voor ons dan ook steeds meer een confectiepak dat voelt als een maatkostuum.’ Met het oog op de toekomst wil BUKO de managementrapportage verbeteren en vooral effectiever maken. Daartoe werd begin dit jaar ExSION in gebruik genomen. Van der Kammen: ‘Dat is een functionaliteit in Excel, die met behulp van de informatie in 4PS Construct,

in staat is actuele bedrijfsinformatie te genereren op cockpitniveau. Wij noemen dat de BUKO Reflector. We kunnen nu op elk gewenst moment zien hoe onze organisatie ervoor staat.’

Feiten in het kort Bedrijf BUKO Bouwplaatsinrichting BV BUKO Bouwsystemen BV Beide onderdeel van de BUKO Groep, zie www.buko.nl Activiteiten Produceren en plaatsen van tijdelijke en semi-permanente gebouwen (units, keten, loodsen), verzorgen van verkeersvoorzieningen, transport-, lift- en kraanwerkzaamheden, verhuur van sanitaire faciliteiten en het inrichten van bouwplaatsen. Branche Bouw Aantal gelijktijdige gebruikers 35 Modules Financieel, vaste activa, CRM, documentenbeheer, inkoop, voorraad, productie, projecten, personeel, artikelbeheer, calculaties, materieel. Tevens gebruik van ExSION. Besturingssysteem Windows Server 2003

5

PRODUCTNIEUWS 4PS CONSTRUCT

Nader beschouwd: 4PS Construct Service en Onderhoud In dit artikel geven we een toelichting op de nieuwe functionaliteiten in onze Service en Onderhoudsmodule (S&O). Deze module is destijds samen met onze klanten Verkerk Groep, Kropman Installatietechniek en Van Dam Installatietechniek ontwikkeld met de nadruk op het automatiseren van de bonnenstroom binnen installatiebedrijven. Vooral bedrijven die naast Projecten ook een Service en Onderhoudsdienst (ook wel technisch beheer genoemd) hebben, konden prima met deze functionaliteiten uit de voeten. Gezien het succes van 4PS Construct bij middelgrote en grote installatiebedrijven, werd onze applicatie ook geselecteerd door bedrijven die Service en Onderhoud / Technisch Beheer als kernactiviteit hebben. Om voor deze bedrijven een ‘state of the art’ oplossing te implementeren, is een groot aantal uitbreidingen toegevoegd aan de bestaande oplossing. Deze ontwikkelingen hebben de laatste maanden plaats gevonden in samenwerking met Imtech Maintenance en getoetst bij andere installatie-bedrijven. Ontwikkelingen in samenwerking met Imtech Maintenance ‘Een samenwerking met een strikje’, zo kun je het partnership tussen Imtech Maintenance en 4PS gerust noemen. Sinds 1 januari 2006 zijn 4PS- en Imtech-medewerkers actief bezig met de optimalisatie, ontwikkeling en invoering van 4PS Construct bij Imtech Maintenance. Het resultaat is een ‘state of the art’ S&O-oplossing en een operationele klant per 1 januari 2007. In een volgende nieuwsbrief leest u ongetwijfeld het nodige van de invoering bij Imtech Maintenance. Echter onderstaand lichten we op hoofdlijnen een aantal nieuwe mogelijkheden toe. Uitbreidingen binnen Service & Onderhoud De belangrijkste uitbreidingen in onze S&O-oplossing kunnen we als volgt rubriceren: 1. Onderhoudscalculatie 2. Grofplanning 3. Detailplanning via grafisch planbord 4. Koppeling buitendienst 5. Consignatiediensten 6. Monitoring service-orders / deadlinebewaking 7. Contractbewaking Onderhoudscalculatie De service- en onderhoudsmodule heeft een eigen calculatiemodule gekregen, waarmee de dynamiek van onderhoudscalculaties beter tot haar recht komt. Deze module onderscheidt zich in een aantal opzichten van de bestaande 4PS Construct calculatiemodule, die met name bedoeld is om nieuwbouwcalculaties (projecten) te maken.

6

Technisch is gewaarborgd dat de software efficiënt werkt en invoer eenmalig plaatsvindt, waardoor ook de consistentie gewaarborgd is. Het belangrijkste verschil tussen beide modules zit in de repetitiefactor van onderhoudscalculaties. De onderhoudswerkzaamheden of -taken worden daar met een tijdsinterval opgegeven, de zgn. onderhoudsinterval. Deze rekent altijd de kosten op jaarbasis door. Hieraan worden volgend jaar ook de meerjaren-onderhoudscalculaties toegevoegd. Grofplanning Uiteraard waren vanuit de contractregels ‘service-orders’ te genereren. Met een zekere ‘intelligentie’ ten aanzien van gelijktijdigheid van uitvoering op dezelfde locatie, stelde de programmatuur een onderhoudsplanning samen en werden de service-orders aangemaakt. Hierop is een belangrijke uitbreiding gerealiseerd. Het is nu namelijk mogelijk dat de gebruiker zelf zogenaamde ‘onderhoudsclusters’ samenstelt uit de taken die vastliggen als contractregels. Deze onderhoudsclusters kunt u ‘grof’ in de tijd uitzetten en in overleg met de klant verschuiven. Daarbij is het belangrijk om als bedrijf inzicht te krijgen in de verhouding ‘Werklast versus Bezetting’, en dat in de tijd gedimensioneerd. In 4PS Construct wordt deze informatie onder andere via grafische overzichten (zie rechterpagina) inzichtelijk gemaakt. De uitkomst biedt een bedrijf in één oogopslag inzicht in de belasting en knelpunten in de uitvoering van uw werk. De verwachte over- of onder-

capaciteit in de verschillende tijdvakken zijn direct inzichtelijk zodat u tijdig mensen kunt inhuren of juist uitlenen. Detailplanning via grafisch planbord Naast inzicht in de werkbelasting van uw organisatie, vormt nu ook de detailplanning een integraal onderdeel van 4PS Construct S&O. Dit planbord wordt ingezet voor de toekenning / planning van de serviceorders aan de mensen! Onze klanten hebben voor het plannen van monteurs, nu de keuze om door te werken op de huidige manier (tabellarische planning) of gebruik te maken van het integrale grafische planbord. Dit planbord werkt interactief en integraal in de 4PS Construct-applicatie. Dit wil zeggen, alle planningsacties die een datum (her)schrijven, een relatie leggen, een monteur of onderaannemer toekennen enz. worden direct in de gehele applicatie verwerkt en zijn inzichtelijk. Dit is een voorbeeld van de Microsoft ‘Integrated Innovation’ strategie, waarbij de SQL-database en .Net een belangrijke rol vervuld. Koppeling buitendienst Voor het elektronisch doorsturen van werkbonnen naar de PDA’s van servicemonteurs en het terug inlezen van de daadwerkelijke gegevens (tijd, materialen e.d.) hebben wij samenwerkingsverbanden met een aantal gerenommeerde leveranciers van mobiele applicaties, waaronder Tensing. Consignatiediensten In 4PS Construct was het al mogelijk om werktijden en afwezigheden per werknemer vast te leggen. Hiermee werd en wordt in de planning rekening gehouden. Nieuw is echter de mogelijkheid om meldingen, die buiten de reguliere werktijden binnenkomen, automatisch toe te laten kennen aan monteurs; dit geschiedt via de zogenaamde ‘consignatiedienstroosters.’ Dit zijn roosters waarin dienstdoende monteurs zijn benoemd. Hiervoor kunt u een roulatieschema per ‘wacht’ vastleggen. De consignatietijden zijn door de gebruiker zelf te bepalen (nachten, weekenden, feestdagen enz.). Bij het aanmelden van een storing buiten werktijd zal het systeem de melding automatisch toekennen

PRODUCTNIEUWS 4PS CONSTRUCT

aan de betreffende monteur. De consignatiedienstroosters zijn per regio, kostenplaats en/of discipline in te delen. Ook is het mogelijk om per locatie een vaste Wacht te activeren. Monitoring service-orders en deadlinebewaking 4PS Construct biedt de mogelijkheid om de lopende meldingen en serviceorders te bewaken op ‘tijdige opvolging.’ Een belangrijk aspect daarin zijn de deadlines. Deadlines worden berekend op het moment dat een melding wordt geregistreerd in het systeem. De orders die daaruit voortvloeien worden bewaakt op het verstrijken van deze deadlines. Dit is mogelijk gemaakt door aan het contract ‘prestatie-eisen’ te koppelen ten aanzien van de tijd die beschikbaar is om een storing op te lossen. Zo kennen we prestatietijden voor responstijd, stilstandtijd, reparatietijd enz. Ook andere sorteringen zijn te maken en natuurlijk staan de bekende Microsoft Dynamics Navisionfilters garant voor het maken van snelle doorsneden over de orders per regio, kostenplaats, contract, locatie enz.

In bovenstaande grafiek is blauw: het aantal uren aan onderhoudswerkzaamheden volgend uit de contractuele verplichtingen met klanten. De paarse kolom toont het aantal prognose-uren voor ‘buitencontractuele’ (of niet in contract geplande) werkzaamheden zoals storingen, reparaties, modificaties, vervangingen enz. De gele kolom toont de totale werklast. In het groen is de beschikbare capaciteit in manuren weergegeven.

De rode kolom geeft inzicht in de hoeveelheid uren in die periode qua over- of ondercapaciteit. Op dit overzicht kunt u filters zetten (regio, kostenplaats, vakgebied en/of discipline). Tevens kunt u de tijdsperiode variabel instellen, zoals dit binnen de gehele applicatie mogelijk is.

Contractbewaking De mogelijkheden die de contractbewaking biedt zijn verder uitgebreid. Zo is het nu mogelijk om vanuit het bewakingsoverzicht direct een dwarsdoorsnede over de bewaking te maken op basis van de kostencomponent. Afhankelijk van de inrichting geeft deze doorsnijding inzicht in verschillende contractonderdelen zoals preventief onderhoud, storingsafkoop, garantie enz. Verder geven prognoses inzicht in de verwachte resultaten. Uiteraard organiseren wij binnenkort informatiesessies rondom deze uitbreidingen. Voor onze klanten houden wij op 10 november a.s. een Service & Onderhoud seminar. Voor potentiële klanten worden er diverse sessies georganiseerd. Indien u geïnteresseerd bent, houdt dan onze website in de gaten of meldt u alvast (telefonisch) aan bij 4PS.

Geïntegreerd en grafisch plannen in 4PS Construct

7

KLANTCASE Alewijnse kiest met 4PS Construct voor een toekomstvaste oplossing

‘Anders doen, maar niet anders denken’ Elektrotechnisch installatiebedrijf Alewijnse gaat nog dit najaar live met 4PS Construct. Na maar liefst dertig jaar is het eigen ontwikkelde informatiseringsysteem dan eindelijk aan vervanging toe. Het heeft de grenzen van zijn kunnen bereikt. Uiteindelijk zullen wereldwijd 400 gebruikers aan de slag gaan met 4PS Construct. Voor 4PS een geweldig succes. Maar ook een niet misselijke opgave. Directeur Dick Alewijnse (rechts op de foto) en ict-manager Tom Zuijdwegt (links op de foto) vertellen over het hoe en waarom van hun keuze.

8

Eigen blauwdruk als basis De keuze bleek niet eenvoudig. Ja, 4PS had de beste oplossing. Maar een andere, grotere aanbieder kon duidelijker een adequate ondersteuning garanderen. Tom Zuijdwegt: ‘4PS is heel succesvol geweest in de afgelopen jaren. Dat is mooi, maar succes kent ook altijd een keerzijde: hebben ze wel voldoende vakmensen om ons te ondersteunen bij de implementatie – en daarna? Dick Alewijnse en Tom Zuijdwegt zagen zich simpelweg voor de keuze gesteld: gaan we voor het pakket of voor de ondersteuning? Uiteindelijk hebben ze voor het eerste gekozen. Dick Alewijnse: ‘We zochten een pakket met een grote toekomstvastheid. 4PS Construct wordt ondersteund door Microsoft, we kunnen er op rekenen dat het doorontwikkeld wordt. Het staat aan het begin van zijn levenscyclus en kan nog een hele tijd mee. Heel belangrijk, net als de gebruiksvriendelijkheid van het pakket. Daarbij wilden we een out-of-the-boxoplossing, een systeem waarmee we meteen aan de slag kunnen. We zijn bewust niet op zoek gegaan naar maatwerk.’ ‘Dat is hier en daar pijnlijk voor onze medewerkers. Handigheidjes die zij in de loop van de jaren hebben aangedragen en die in ons systeem zijn

KLANTCASE

Honderd-en-één eisen Alewijnse ziet de markt veranderen, ziet zijn business veranderen en weet dat zijn informatiseringsysteem, dat al draait sinds de jaren zeventig, de grenzen van zijn kunnen heeft bereikt. ‘Zowel qua techniek als qua functionaliteit’, aldus ict-manager Tom Zuijdwegt. ‘We hebben dat systeem destijds zelf gebouwd en altijd zelf onderhouden, maar dat is niet langer een optie. Om het optimaal te laten draaien, zouden we het moeten onderwerpen aan een complete re-design en dat willen we niet. We moesten uitkijken naar een andere oplossing.’ Op zoek naar een nieuw systeem doorliep Alewijnse zijn interne bedrijfsprocessen grondig. Aan welke eisen moet het nieuwe pakket voldoen, wat valt onder de noemer need to have? En wat is nice to have? Dat leverde een lijst op van meer dan honderd punten. Zuijdwegt: ‘Verder hebben we gesproken met collega’s uit de branche, over de sterke en zwakke punten van de pakketten die zij in gebruik hebben en natuurlijk hebben we beurzen bezocht. Uiteindelijk bleven drie leveranciers over, waaronder 4PS. Zij kregen de eisenlijst voorgelegd en mochten hun plannen uit de doeken doen.’

Eén van de Alewijnse werkplaatsen

Dick Alewijnse: ‘Wat voor ons trouwens heel leuk was om te zien bij de verschillende pakketten die we hebben beoordeeld, is dat de informatiseringsystemen voor de installatiebranche bijna allemaal gebaseerd zijn op een blauwdruk, zoals wij die ooit hebben ontworpen. Wij hebben jaren terug heel gedetailleerd in kaart gebracht hoe een elektrotechnisch installatiebedrijf in elkaar steekt en werkt en dat model vonden we terug in de verschillende pakketten die we onder ogen kregen, ook in dat van 4PS. Omdat we zelf volgens de structuur van dat model werken, is de omslag voor onze medewerkers relatief klein.’ Tom Zuijdwegt: ‘Het is anders doen, maar niet anders denken.’

daar geen oplossing voor. 4PS wel, dat is een groot voordeel.’ Dat wil niet zeggen dat de invoering in een complexe organisatie als Alewijnse van een leien dakje gaat. Tom Zuijdwegt: ‘Wij willen een aantal zaken centraal toegankelijk maken, met een decentrale verantwoordelijkheid. Die mogelijkheden zijn er, maar vergen enige aanpassing. Hierover zijn we met 4PS in gesprek. Een ander punt dat onze aandacht vraagt, is de autorisatie. In onze huidige oplossing hebben we zekerheden ingebouwd, waarbij we de gebruikers controleren aan de hand van input. Ze worden nu als het ware tegen zichzelf beschermd, omdat wij enkele mogelijkheden hebben afgeschermd. 4PS Construct is een ‘open’ oplossing. Dat maakt de mogelijkheden groter, maar het legt ook een grotere verantwoordelijkheid bij onze medewerkers.’

In de praktijk Zuijdwegt denkt winst te gaan boeken op het gebied van flexibiliteit, verbetering van de servicegraad, toepassingen voor klanten én op communicatief vlak. Dick Alewijnse onderstreept dat: ‘Internationale ontwikkeling houdt voor ons in dat we op meerdere plaatsen, in verschillende continenten, aan hetzelfde project werken. We kopen materialen over de hele wereld. Met een sterk ontwikkelde portal-functie kunnen we een goede invulling geven aan deze opzet.’ Om daar nog aan toe te voegen: ‘Klanten willen weten wat de status is van hun opdrachten of servicecalls. Ons huidige systeem heeft

Kostenbesparende investering De implementatie van 4PS Construct vraagt om een grote financiële investering. Betaalt die zichzelf in de toekomst nu daadwerkelijk terug? Dick Alewijnse: ‘Nou, we hebben het pakket op grond van een aantal andere redenen uitgekozen. Niet op een ROI op korte termijn, maar met het oog op de toekomst. Grondige berekeningen hebben ons op de nodige besparingen gewezen, die niet direct aan de oppervlakte zichtbaar zijn, maar die wel realiseerbaar zijn met 4PS Construct.’ Een van die besparingen is de koppeling automatiseringsgraad-communicatie. Er kan een grotere beslissings-

ingebouwd, missen ze nu. Maar dat is toch vooral een kwestie van gewenning,’ aldus Zuijdwegt.

9

KLANTCASE

ALEWIJNSE Alewijnse is in honderd jaar tijd uitgegroeid van een klein familiebedrijf tot een van de grootste Nederlandse elektrotechnisch installateurs. En het bedrijf groeit door. Snel: van de ruim duizend personeelsleden zijn er maar liefst 125 dit jaar aangenomen. Alewijnse bestaat uit een groep van zelfstandige dienstverleningsbedrijven, die allemaal een sterke scoop naar buiten hebben en de marktontwikkelingen op de voet volgen. Zij weten technische trends te vertalen naar interessante proposities voor opdrachtgevers. Alewijnse wil een innovatieve koploper zijn met name op de gebieden elektrotechniek, ICT en multimedia.

bevoegdheid worden neergelegd op de werkvloer. Door bijvoorbeeld een chefmonteur een beter online inzicht te geven in zijn project en zijn beslissingsbevoegdheid te vergroten, kan hij een deel van de logistieke stroom voor zijn rekening nemen. Nu moet hij eerst contact opnemen met kantoor, dat vervolgens een leverancier benadert, terwijl de schakel ‘kantoor’ hier eenvoudig tussenuit gehaald zou kunnen worden. Dick Alewijnse: ‘Als onze engineers hun tijd kunnen besteden aan datgene waarvoor zij opgeleid zijn, namelijk engineering, in plaats van tijd steken in materialen bestellen of werkstromen voorbereiden, dan levert ons dat uiteindelijk extra winst op. En zo hebben we

nen ondersteunen, maar dan hadden we genoegen moeten nemen met een minder ontwikkeld pakket en moeten kiezen voor een ruimer implementatiebudget. De mensen van 4PS met wie we werken zijn zeer kundig. We zetten er samen onze schouders onder en hebben een goed contact. Dat alles maakt het niet alleen een spannend, maar ook een leuk project.’

nog een aantal kostenbesparende trajecten kunnen definiëren.’ Schouders eronder Alewijnse gaat gefaseerd over van het oude systeem op het nieuwe, met om te beginnen Alewijnse Industrie op 16 oktober jl. Het bedrijf heeft bewust gekozen voor een stapsgewijze overgang, omdat er op deze manier altijd iemand aanwezig is met verstand van zaken om de gebruikers te helpen. Zuijdwegt: ‘Een bigbang overgang doen we niet. Bovendien leiden we een groep van onze eigen mensen op om de overgang mee te kunnen begeleiden. En ach, andere partijen hadden ons wellicht met meer mankracht kun-

‘We moesten uitkijken naar een nieuwe oplossing’

Feiten in het kort Bedrijf Alewijnse Groep Activiteiten Elektrotechniek en technische dienstverlening. Markten: Marine Sytems, Industrie, Utiliteitsbouw en Schakelpanelen Branche Installatietechniek Aantal gelijktijdige gebruikers 180 Modules CRM, Artikelbeheer, Calculatie, Werkvoorbereiding, Inkoop, Verkoop, Voorraad, Projecten, Planning, Koperbeheer, Materieel, Service & Onderhoud, Financieel, Barcodering, Documentenbeheer, SharePoint integratie Besturingssysteem Windows 2003 Server Alewijnse schakelpanelen

10

De kracht van geïntegreerde informatie Geïntegreerd werken met onder andere Outlook, Office, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft SQL Server 2005. Daarbij moet het niet uitmaken of informatie, gegevens in applicatie één of twee is opgeslagen. Onder het motto ´Integrated Innovation´ geeft Microsoft invulling aan deze strategie. Zowel Bouw- als Installatiebedrijven hebben behoefte om kantoorapplicaties te laten samenwerken met bedrijfskritische applicaties zoals 4PS Construct. In deze nieuwsbrief laten wij u kennis maken met één van de software-componenten uit het Microsoft-platform: Microsoft SQL Server 2005.

Arend-Jan Speksnijder, Technologie Specialist Microsoft

‘Het is niet ‘wéér een database.’ Gegevens invoeren en oproepen. Microsoft SQL Server haalt - in combinatie met Microsoft Dynamics NAV gericht informatie boven water, helpt met de analyse ervan én verwerkt het tot overzichtelijke rapportages. Informatie waarmee je de juiste beslissingen kunt nemen, op elk niveau in de organisatie.’ Dat vertelt Arend-Jan Speksnijder, Technology Specialist bij Microsoft. ‘En doordat we met partners uit verschillende branches werken, bijvoorbeeld met 4PS, sluiten onze producten naadloos aan op de specifieke bedrijfsprocessen.’ ‘Microsoft SQL Server 2005 kan veel meer dan het opslaan van data’, zegt Speksnijder. ‘Dat is slechts de basis. Je kunt vervolgens verschillende bronnen van informatie - óók zelfgemaakte applicaties - integreren en samen brengen in één database. Zo ontstaat er één grote bron van informatie. De volgende belangrijke stap is dat je de informatie aan elkaar kunt linken. Verwijzen welke stukken bij elkaar horen, welk effect ze op elkaar hebben. Zo wordt

die bron inzichtelijk én vooral bruikbaar, want dan kun je gaan analyseren. Gegevens tegen elkaar afzetten, combinaties maken, filteren… Ja, je kunt het eigenlijk zo gek niet bedenken, of je kunt er een overzicht van maken.’ Structureel inzichtelijk Om de analyses zichtbaar te maken, beschikken gebruikers van SQL Server 2005 over nog een belangrijk component: een geïntegreerd rapportagetool. Speksnijder: ‘Die bestaat uit de Report Designer en Report Builder. Met Report Designer ontwerp je elk gewenst rapport. Van lijstjes tot matrices en grafieken. Het is echt een tool voor IT’ers en ontwikkelaars. Je maakt informatie structureel inzichtelijk in vooraf gedefinieerde rapporten. Bijvoorbeeld met een zogenaamd drill-down report: hiermee kun je steeds dieper inzoomen op informatie. Stel je wilt de omzetcijfers per gebied of rayon vergelijken. Je ziet dan niet alleen meteen welke het wel of niet goed doen, maar je kunt ook de onderliggende data opvragen: Waar ligt het aan? Welke projecten liepen daar goed? Hoe was de voorraad?

Welke mensen werkten daaraan? Ad hoc simpele rapporten ‘Het andere rapportagetool is de Report Builder. Hiermee kunnen eindgebruikers ad hoc rapporten maken. Dat hangt af wie je toegang geeft tot bepaalde gegevens. Zo kun je bijvoorbeeld het hoofd van het magazijn laten werken met een afgeschermde dataset. Daarmee kan hij of zij zelf rapporten samenstellen en inzicht krijgen in de voorraad. Zonder dat hij nou veel ervaring nodig heeft om ermee om te gaan.’ Tegen gegevensverlies Microsoft SQL Server 2005 is een open systeem, zodat het ook eenvoudig is om het te integreren. ‘Zowel voor kleine als grote organisaties. Er zijn trouwens verschillende versies van SQL Server 2005, zodat je datamanagementsysteem gewoon met je organisatie kan meegroeien. Andere pluspunt van dit systeem is dat je met veel gebruikers gelijktijdig kunt werken. Dat komt omdat we met het zogenaamde record locking werken in plaats van tabel locking om maar eens een technologie-

11

PRODUCTNIEUWS MICROSOFT

Microsoft Integrated Innovation en Microsoft SQL Server:

MICROSOFT NIEUWS

aspect te noemen. Daarnaast heeft het systeem uitgebreide backup- en redundantie mogelijkheden, zoals mirroring en failover, en is het dus veilig.’ Op maat per branche Maar is Microsoft SQL Server 2005 ook geschikt voor de bouw en installatie? ‘Zeer zeker! Maar dan wel in combinatie met 4PS Construct. Je moet je voorstellen dat Microsoft een product heeft, waarin de standaard bedrijfsprocessen zijn verwerkt. Maar elke branche werkt natuurlijk weer anders. Daarom werken wij voor elke tak samen met een partner die zijn markt heel goed kent. Voor de bouw en installatietechniek is dat voor ons 4PS. Zij weten de logica achter de specifieke bedrijfsprocessen en wat de vraag van de klant is. In de bouwnijverheid is het bijvoorbeeld belangrijk om inzicht te hebben in projecten, geldstromen en goederen. Samen maken we zo een integrale bedrijfsoplossing dat naadloos aansluit op de wensen van een specifieke markt.’

Managementinformatie Het is duidelijk dat Speksnijder enthousiast is over zijn product. Lachend: ‘Ik zou echt niet weten hoe we nog meer functionaliteiten zo kunnen bundelen. Maar we hebben natuurlijk al wel toekomstplannen. Met de SQL Server 2005 kun je nu verschillende gebruikers toegang geven tot informatie, maar dat willen we nog veel verder doortrekken. Managementinformatie voor de eindgebruiker, daar komt het op neer. Je moet het zo zien dat straks een planner inlogt en in één oogopslag ziet hoe de planning van projecten ervoor staat. Een controller krijgt eenzelfde scherm, maar dan met alle informatie over bijvoorbeeld geldstromen. Ieder de informatie die hij of zij nodig heeft om de juiste beslissingen te kunnen nemen op het juiste niveau in de organisatie. Dat is de toekomst.’ 4PS heeft inmiddels een .NET-team klaarstaan die pro-actief praktische oplossingen ontwikkelt voor de bouw

Nieuwe website operationeel De afgelopen maanden hebben we hard gewerkt aan de nieuwe website. Wij vinden dat we geslaagd zijn in een professionele en informatieve website met een frisse, eigentijdse uitstraling. Regelmatig zorgen we voor nieuwe inhoud. Neem gerust een kijkje op onze website: www.4ps.nl De ´startpagina´ van 4PS

België succesvol Nieuwe klanten SDE, Microsoft Gold partner in België, is zeer succesvol in België met 4PS Construct. 4PS Construct is volledig gelokaliseerd aan de Belgische wet en regelgeving. De eerste drie klanten hebben inmiddels gekozen voor Buildmaster Construct (4PS Construct inside) en zijn bezig met de implementatie. Het betreft Bouwgroep B&R, Aannemingen De Peuter en Rano.

In het afgelopen half jaar mochten we weer een groot aantal nieuwe klanten verwelkomen. Ruim 35 nieuwe middelgrote en grote klanten vertrouwden op de bedrijfsbrede software-oplossing van 4PS. Inmiddels werken meer dan 150 klanten met de branche-oplossing 4PS Construct.

4PS Baron van Nagellstraat 136M 3771 LL Barneveld

T F E I

0342-425625 0342-425620 [email protected] www.4ps.nl

‘4PS kent heel goed de bouw en installatie’

en installatietechniek. Een voorbeeld is een geïntegreerde grafische planning in 4PS Construct. De komende jaren zullen er vele innovaties volgen. Met name onze klanten zullen hiervan gaan profiteren.

Agenda Productpresentatie Service & Onderhoud (bestemd voor bestaande klanten) Vrijdag 10 november 2006 CineMec Ede

Executive Briefing Microsoft Dynamics Bouw en Installatietechniek Donderdag 23 en vrijdag 24 november 2006 Microsoft Vedbaek Denemarken

Klantendag 4PS en CTB Donderdag 30 november 2006 CineMec Ede

Internationale Bouwbeurs 2007 Maandag 5 februari tot en met zaterdag 10 februari 2007 Jaarbeurs Utrecht

Service & Maintenance Congres Donderdag 15 februari 2007 Evenementenhal Gorinchem