Grafimediabedrijf 3 - sociale innovatie in de praktijk Het bedrijf is een samenwerkingsverband van een aantal zelfstandige grafimedia bedrijven die sinds 2000 de krachten bundelen. Op dit moment maken zeventien drukkerijen verspreid over heel Nederland deel uit van het bedrijf. Samen ondernemen ze stappen die andere partijen in de markt niet aandurven met als belangrijkste: organisatie van gezamenlijke verkooptrajecten en implementatie van de MDMX-community. Deze daadkracht spreekt ook grote bedrijven aan. Individuele bedrijven moeten het nut van Samenwerken Groep ervaren voor de eigen bedrijfsvoering. Het is een continu beleid van nutsbeleving: ieder bedrijf zoekt daarbij steeds een vervangend nut. Het samenwerkingsverband heeft namelijk geen businessmodel zoals andere samenwerkingsverbanden hebben. Leden zijn aandeelhouder; zij betalen geen abonnementsgeld zoals bij andere samenwerkingsverbanden wel het geval is. Zeker in de huidige marktsituatie is samenwerking nodig om bestaansrecht te hebben als klein bedrijf. Dit caseverslag is tot stand gekomen op basis van interviews met: Een adviseur en projectmanager van het bedrijf -
Een directeur van een van de aangesloten bedrijven
-
Een medewerker (DTP functie)
Aanleiding Reden voor het ontstaan van het samenwerkingsverband was in eerste instantie het inkoopvoordeel. In de loop van de afgelopen twaalf jaar is echter steeds meer ingezet op gezamenlijke marketing/verkoop en kennisdeling. Gezamenlijke verkoop door bedrijven in de grafimedia komt over het algemeen weinig tot stand. Belangrijk obstakel is dat bedrijven moeite hebben om een order, die ze gezamenlijk binnengehaald hebben, uit handen te geven aan een partner. Het samenwerkingsverband doet dit als volgt: partners bundelen allereerst samen de krachten om een order binnen te halen en pas later wordt gekeken hoe deze verdeeld gaat worden. Daarbij selecteert de directie de voor die order meest geschikte partner(s) – rekening houdend met de regio en de specifieke samenstelling van het orderpakket. Een evenredige verdeling van de order over de partners is immers niet mogelijk vanwege het grote aantal partners. De projectmanager geeft aan dat de potentie van bedrijven in de kennisdeling tussen medewerkers zit. Kennisdeling zorgt bijna altijd voor verrassende ontwikkelingen. Een directrice stelt: “Als je overlegt kom je tot beter ideeën.” Startsituatie In 2000 startte een aantal drukkerijen het samenwerkingsverband. Concurrentie speelde toen minder en de samenwerking had tot doel gezamenlijke inkoopvoordelen te behalen. In 2007 deed Het samenwerkingsverband Groep onderzoek naar andere ontwikkelmogelijkheden omdat men besefte dat alleen gezamenlijke inkoop niet genoeg was. Een rondje van de directie langs de verschillende partners leerde dat men het erover eens was dat bedrijven als groep meer konden dan alleen. Dat leidde in 2009 tot een gezamenlijke stap richting de markt. Daarbij werd meer ingezet op innovaties, verkoop en onderlinge communicatie. In het begin moesten veel partners wennen aan het nieuwe concept: bedrijven hadden moeite openheid te geven richting andere partners. Echter de verbeterde communicatie tussen de partnerbedrijven zorgde in de afgelopen tien jaar voor oplossingen. Zo is afgesproken dat partners van elkaars beste honderd klanten afblijven. Wel gebeurt het dat in onderling overleg een klant van de ene partner naar de andere overgedragen wordt. Het samenwerkingsverband beperkte zich in de eerste periode voornamelijk tot overleg tussen de directeuren van de verschillende partners (één keer in de zes weken). Ze kwamen tot het inzicht dat communicatie louter via het algemene overleg te statisch was om goed in te spelen op veranderingen in de markt. De komst van MDMX in 2012 biedt daarbij extra mogelijkheden. MDMX
zorgt ervoor dat de samenwerking over de volledige breedte van de partners benut wordt. MDMX faciliteert de MDMX-community, een flexibele kennisdelings- en marketingapplicatie voor álle medewerkers van de samenwerkingspartners. Het samenwerkingsverband kan zo sneller inspelen op ontwikkelingen in de markt; MDMX heeft gezorgd voor verregaande professionalisering van het samenwerkingsverband. Potentiële partners moeten jaarlijks tenminste € 1,5 miljoen omzet hebben en tenminste vijftien werknemers in dienst hebben. Het samenwerkingsverband is vooral op zoek naar bedrijven in de grafimedia die een toegevoegde waarde hebben ten opzichte van de partnerbedrijven. Verder hebben alle partners de verplichting om tenminste 80% van de overleggen bij te wonen. Het opkomstpercentage is daardoor altijd hoog.
‘Vergaderingen zijn geen ‘gezellige’ overleggen; het gaat echt om de ontwikkeling.’ Individuele belangen van bedrijven bepalen op welke gebieden er behoefte is aan samenwerking. Omzetverhoging, kostenreductie, verbetering van werkwijze, marktvergroting, ontwikkeling dienstverlening en personeelsontwikkeling zijn veel voorkomende behoeften. Een samenwerking op die terreinen kan bijvoorbeeld vorm krijgen door het gezamenlijk opzetten van marketingactiviteiten, trainingsactiviteiten en benchmarking. Ingezette middelen MDMX-community is in 2012 geïmplementeerd maar is nog volop in ontwikkeling. Het is een webapplicatie bestemd voor alle medewerkers van de verschillende partners. Een werknemer kan via een persoonlijk account inloggen op de site (mijn MDMX). In deze nieuwe digitale omgeving hebben partners de vrijheid om zelf dingen uit te testen en hun eigen invulling eraan te geven. In verschillende werkruimtes en werkgroepen in MDMX kunnen partners kennis met elkaar uitwisselen. Er is bijvoorbeeld een aparte werkruimte waar (nieuwe) regelgeving die betrekking heeft op de branche staat vermeld. Werkgroepen zijn onder andere ingericht naar de verschillende afdelingen van de partners, zoals afdeling commercieel, communicatie, maar ook drukkers en vormgevers. Op basis van de functie van een werknemer wordt deze toegewezen aan één of meerdere werkgroepen. Een werknemer kan ook altijd een aanvraag doen om toegevoegd te worden aan een andere werkgroep. Binnen de werkgroepen vindt kennisuitwisseling plaats. Het kan gaan om nieuwe ideeën die geïntroduceerd worden maar ook om technische of inhoudelijke vragen van een werknemer of partner richting andere werknemers of partners. Bovendien is het op die manier gemakkelijker om bijvoorbeeld doelgroepen voor trainingen te bepalen. Ook kunnen bepaalde trainingen centraal ingesproken of opgenomen worden en daarna direct in de juiste werkgroep aan de juiste doelgroep aangeboden worden. Daarnaast biedt de overzichtelijke inrichting van MDMX een hulpmiddel bij audits. MDMX biedt naast kennisdeling in het algemeen de mogelijkheid samen te werken bij Europese aanbestedingen, brengt nieuwe productontwikkelingen in beeld en bundelt goede ideeën met marktkansen vanuit partners.
2
Europese aanbestedingen De directie maakt de keuze op welke Europese aanbestedingen ingeschreven wordt en formeert een team van mensen van verschillende partners dat expertise heeft die goed aansluit bij de aanvraag. In geval van specifieke aanbestedingen wordt er een partner geselecteerd die de regie heeft aangevuld met een partner die als back-up dient. Bij uitval van de regiepartner kan de back-up partner zonder al teveel moeite de regierol overnemen. Daaromheen wordt een team van experts vanuit verschillende partners gevormd. Deze worden toegewezen door de directie. Hoewel werknemers die geen toegang hebben tot de specifieke aanbesteding een enkele keer zich afvraagt hoe het met de aanbesteding ervoor staat is er begrip dat het op deze manier georganiseerd is. Een werknemer geeft aan dat ze zich soms afvraagt waarom een bepaalde aanbesteding niet gegund is aan hen en dat er te weinig communicatie over is. Soms biedt een partner die niet gelinkt is een specifieke aanbesteding aan een prijscheck te doen op het bedrag in de aanbesteding. Als de werkgroep hier open voor staat gebeurt dat. Partners hebben ook de vrijheid om zelf te wijzen op interessante (aankomende) aanbestedingen. Dergelijke tips zijn soms ook afkomstig van werknemers omdat directies niet altijd alle mogelijkheden zien. Een eerder initiatief uit 2010 om aanbestedingen met verschillende partners aan te vliegen liep spaak. Destijds werd één partner als hoofdaannemer en één partner als onderaannemer aangewezen om een aanbesteding op zich te nemen. Het probleem was daarbij vaak dat de aangewezen partners te weinig aan elkaar gelinkt waren. Er was bijvoorbeeld geen informatiedeling omtrent hoe aan de vereisten binnen de aanbesteding voldaan kon worden. Het samenwerkingsverband kwam er bovendien achter dat het essentieel is om een marketing-/communicatiemedewerker in dienst te hebben. Een ander knelpunt bij het gezamenlijk indien van aanbestedingen is dat openheid van zaken geven nog steeds geen automatisme is bij partners. Het belangrijkste voorbeeld is het (vanuit een aanbesteding) verplichte overzicht van de financiële situatie van elk van de partners. Het aanmaken van een financieel tabblad zou de efficiëntie ten goede komen. Een aantal ‘voortrekkers’ geeft de andere partners op dit moment daarin het goede voorbeeld. Nieuwe productontwikkelingen Om tot vernieuwende ideeën te komen bezoekt de projectmanager ook geregeld (externe) kennisdelingsbijeenkomsten zoals van de Media-alliantie. Op die manier blijft het samenwerkingsverband op de hoogte van de voor hen interessante nieuwe ontwikkelingen in de branche. Via de algemene vergadering van directies van partners en via MDMX worden andere partners op de hoogte gesteld en wordt nagegaan of er interesse in die vernieuwingen is. Bovendien gaat men na welke partners goed gefaciliteerd zijn om vernieuwingen te implementeren. Deze worden dan vaak gekoppeld aan het vernieuwingsproject. Het is daarom belangrijk waar op de community je in eerste instantie melding maakt van een nieuwe ontwikkeling. Zodoende kun je de juiste doelgroep van afdelingen, personen, partners benaderen en hun ervaringen die daarmee verband houden delen. Goede ideeën Soms zijn er ontwikkelingen vanuit de markt die buiten de partners om plaatsvinden. Partners wordt dan gevraagd hierop in te haken door inspiraties die daar op een bepaalde manier aan gekoppeld zijn aan te leveren. Het gaat dan om inspirerende producten in het eigen aanbod. Deze goede voorbeelden bereiken via MDMX andere partners. De afdeling marketing zorgt dat deze inspirerende producten doorgeplaatst worden naar externe websites. Op die manier kunnen potentiële klanten geprikkeld worden tot een aanvraag. Ook hiervoor geldt dat er een aantal partners het goede
3
voorbeeld geeft en op die manier de rest van de partners probeert mee te trekken of anders erop aan te spreken. Behalve kennisdeling via MDMX vindt er binnen het samenwerkingsverband ook kennisdeling plaats via gezamenlijke trainingen. In de praktijk betekent het dat werknemers van dezelfde afdelingen maar werkzaam voor verschillende partners tijdens trainingsdagen samengebracht worden. Het aantal werknemers dat een partner afvaardigt voor een training is per partner verschillend en is tevens afhankelijk van het onderwerp. Door werknemers van verschillende partners op die manier samen te brengen vindt er kruisbestuiving plaats. Ook betekent het dat de drempel om elkaar vragen te stellen, als de training al afgerond is, kleiner wordt. Andere voordelen zijn dat overleg medewerkers scherp houdt en dat het heel nuttig is om juist met mensen die weten waar je het over hebt te ‘sparren’. Ook een werknemer ziet de voordelen van deze kennisuitwisseling; hierdoo r kom je er als organisatie sterker uit. Zij geeft wel aan dat de kennisuitwisseling na afloop van een eerdere partnerbrede training in praktijk nog niet van de grond gekomen is. Wel spreekt zij de hoop uit dat kennisuitwisseling met de introductie van MDMX gemakkelijker wordt. Daarnaast vindt zij dat er te weinig gedaan wordt aan ‘opvolging’ van trainingen: binnen een bedrijf zou meer aandacht besteed mogen worden aan hoe iemand het geleerde richting de klant kan toepassen.
‘Kennisuitwisseling met samenwerkingspartners na afloop van trainingen is nu nog beperkt. Hopelijk verbetert dat met MDMX.’ Draagvlak onder personeel Tijdens de ontwikkeling van MDMX zijn alle partners geraadpleegd. Een aantal mensen kon input geven. Er is bewust voor gekozen niet alle werknemers hierover te benaderen omdat dat het ontwikkelproces kan vertragen. Werknemers werd wel de gelegenheid geboden na introductie commentaar te geven op MDMX. Om personeel bekend te maken met MDMX is de directie vooraf bij alle partners langs geweest: een introductietour. MDMX is aan het personeel gepresenteerd en de inloggegevens voor het gebruik zijn uitgereikt. Ook kreeg iedere partner een MDMX-taart. De directie van elke partner moest de introductiebijeenkomst openen. Daarbij viel op dat het belang van MDMX in de groepsontwikkeling door vrijwel elke directeur heel positief gebracht werd. Het idee leeft dat medewerkers binnen het samenwerkingsverband dingen aan elkaar kunnen uitbesteden. Of zoals een directrice verwoordt:
‘Binnen het samenwerkingsverband moeten mensen elkaar de bal toe kunnen spelen.’ Iedere partner moest een lijst met medewerkers leveren die toegang kregen tot MDMX. Sommige personeelsleden (zoals een chauffeur) stonden niet op de lijst maar hadden wel de mogelijkheid zelf een account voor MDMX aan te vragen. MDMX geeft werknemers volgens een directrice een gevoel van trots. Een werkneemster onderkent dat de introductie va MDMX in deze moeilijke tijd een goede ontwikkeling is. Onder andere vanwege reorganisaties is in de afgelopen periode nog geen tijd geweest om na de introductiedag meer details toe te lichten over het gebruik en nut van MDMX aan alle werknemers. Sommige afdelingen moeten actief aangestuurd worden om ideeën te ontwikkelen en vragen te stellen via MDMX, andere afdelingen pakken dit zelf op natuurlijke wijze op. Belangrijk is daarbij om als directie het goede voorbeeld te geven en te laten zien op welke manier MDMX bijdraagt aan succes. In het algemeen geldt dat mensen nieuwe dingen als ‘eng’ ervaren. Wat dan goed helpt is weerstand wegnemen door het tonen van goede voorbeelden in stripverhaalvorm.
4
Wat volgens een directrice ook goed werkt is bij afdelingen als de drukkerij, die van oudsher een soort ‘status aparte’ had, af en toe een ballonnetje op te laten. Dan geef je mensen eerst de gelegenheid aan een vernieuwing te wennen, je kneedt ze op die manier. Pas later licht je de vernieuwing gedetailleerd toe. Toekomst In de toekomst wil het samenwerkingsverband de kennisdeling onder haar partners verder gaan uitbreiden. Wat nu nog ontbreekt is de productgerichte kennisdeling. Dat is met name van belang als je een product van één van de andere partners aan een klant wilt verkopen. Verder willen de meeste leden in de toekomst productiebedrijf blijven en om dat te kunnen blijven, is het nodig om een netwerk te hebben van kleine dienstverleners die hun werk laten produceren bij het samenwerkingsverband. Het samenwerkingsverband biedt nu infrastructuur voor een samenwerking tussen kleine en grote bedrijven. De MDMX-community is een goed voorbeeld van de manier waarop kleine bedrijven toegang gegeven kan worden tot kennis van grotere bedrijven om de ontwikkeling naar full-service dienstverlener te kunnen maken. Een ander streven voor de toekomst – zo geeft een directrice aan – is eventuele personeelsuitwisseling tussen partners bij vraag- en aanbodverschuivingen.
5
