TOEPASSING SOCIALE VOORWAARDEN IN DE PRAKTIJK WORKSHOP 1 Harold Thijssen: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Leonie Blokhuis: Hivos/ Stop Kinderarbeid Sandra Poels: Gemeente Eindhoven
24
APRIL 2014
-
Korte introductie op de grondbeginselen m.b.t. de toepassing van de sociale voorwaarden (Harold Thijssen)
-
De “theoretische” toepassing van de sociale voorwaarden in de eerste “4” van de “6” inkoopstappen (Harold Thijssen)
-
Bronnen en instrumenten voor inkopers teneinde in voorbereidings- en specificatiefase te kunnen bepalen of risico’s voorzien zijn (Leonie Blokhuis)
-
De toepassing van de sociale voorwaarden in de praktijk – Casus gemeente Eindhoven (Sandra Poels)
-
Overzicht hulpmiddelen en instrumenten voor inkopers (Harold Thijssen)
Grondbeginselen m.b.t. de toepassing van de sociale voorwaarden (zoals vastgelegd in kabinetsbesluit 2009) •
Voor alle grote opdrachten voor leveringen, diensten en werken > Europese aanbestedingswaarde (relatie met inhoud opdr., adm. lasten, proportionaliteit).
•
Geen selectie- of gunningscriterium maar bijzonden voorwaarde m.b.t. uitvoering van de opdracht
•
Geen resultaat maar “redelijke” inspanningsverplichting opdrachtnemer
•
Opdrachtnemer hoeft nog niet op dag 1 te garanderen dat alle misstanden zijn uitgebannen!
•
Gaat om naleving in de eigen bedrijfsvoering en om het realiseren van verbeteringen in de keten (directe toeleveranciers)
•
High Trust – Opdrachtnemer kiest regime – wel verplichte ondertekening verklaring
•
In 2014 (beleids)evaluatie toepassing van de SV in de rijksinkoop
Generieke en aanvullende voorwaarde en de drie regimes •
Generieke sociale voorwaarden zijn bedoeld voor alle productgroepen.
•
Aanvullende sociale voorwaarden voor: – koffie en thee (catering en drankautomaten); cacao (drankaut.); textiel (bedrijfskleding); bloemen, (natuursteen) De drie regimes: 1: opdrachtnemer is aangesloten bij een gekwalificeerd keteninitiatief. 2: opdrachtnemer voorziet geen risico's op schending van de sociale normen. 3: risico's zijn aanwezig of onzeker
De zes inkoopstappen van prof. Van Weele
Workhop 1: Toepassing sociale voorwaarden in de praktijk
Voorbereiding
Fase 1: Specificeren
Fase 2: Selecteren
Workhop 2: Omgaan met signalen en beoordeling verantwoordingsformulieren leveranciers
Fase 3: Contracteren
Fase 4: Bestellen
Fase 5: Bewaken
Fse 6:
Fase 6: Nazorg Nazorg
Gebruiksfase
Stap 1 voorbereiden (aanbesteding) •
Bepalen passendheid en proportionaliteit toepassing (factsheet juridische toelichting)
•
Bepalen of generieke of aanvullende voorwaarden van toepassing zijn (factsheets sociale normen)
•
Bepalen risico’s (factsheet signalen en specifieke meldingen, MVO, risicochecker, toolkits, media, standaardtekst m.b.t. opnemen risico-informatie)
•
Marktverkenning (dialoog)
•
Evt. check bij helpdesk PIANOo op (best) practices.
Stap 2 Specificeren •
Standaard bestekteksten m.b.t. de sociale voorwaarden opnemen in de aanbestedingsdocumenten.
•
Standaard uitvoeringvoorwaarden SV opnemen in de overeenkomst
•
In geval van mogelijke risico’s (factsheets signalen, specifieke meldingen e.d.), specifieke vragen opnemen in het bestek
•
Bijsluiten (door opdrachtnemer te ondertekenen) verklaring
•
Optioneel; inschrijvers wijzen waar zij informatie kunnen vinden (PIANO, MVO Nederland, …)
Stap 3 selecteren •
Geen selectiecriterium, wel verplichte ondertekening verklaring
•
Beantwoorden vragen – Nota van Inlichtingen Bronnen voor de inkoper: - factsheets op PIANOo desk - helpdesk inkopers bij PIANOo
Stap 4 contracteren •
Opdrachtnemer geselecteerd – voorgenomen gunning op de post!
•
Opdrachtnemer kiest regime en ondertekent verklaring
•
Indien regime 3: afspraken maken over op te leveren jaarrapportage (factsheet plan van aanpak en jaarrapportage)
•
Indien aanvullende voorwaarden van toepassing zijn: afspraken maken over op te leveren plan van aanpak en jaarrapportage.
Verdieping stap 1 en 2: Risicocheck in de voorbereidingsen specificatiefase om te kunnen bepalen of er risico’s zijn
Leonie Blokhuis Advocacy Officer Stop Kinderarbeid Hivos 24 april 2014 10
Het belang van weten wat er speelt. Want stel je voor dat achteraf blijkt dat er kinderarbeid is gebruikt! Risicoproducten en diensten: • Koffie, thee en cacao • De ‘kinderkopjes’ voor de straten van de binnenstad • Laptops en telefoons, oa vanwege de grondstoffen • Bedrijfskleding en schoenen • Natuursteen voor bestrating en gebouwen • Bloemen • Verschepen van elektrische apparaten voor een 2e leven of ontmanteling
Bereid je dus goed voor! Doe zelf onderzoek en gebruik beschikbare tools en informatiebronnen Nuttige tools en informatiebronnen: • MVO Risicochecker • Productdossiers van MVO Nederland • Toolkit Kinderarbeidvrij inkopen door overheidsinstanties • Keteninitiatieven • SOMO: sectoren en ketens, bijv. elektronica • ILO: sector- en landenstudies • Rijksdienst voor Ondernemend Nederland • Media (via zoekmachine) 12
Vragen om zelf uit te zoeken tijdens de voorbereidingsfase • Welke producten of diensten koop je in? • Wat zijn de halffabricaten of grondstoffen van de gevraagde producten? Als je bijvoorbeeld vraagt om dienstauto’s, dan zitten daar veel risicovolle grondstoffen in, zoals rubber en metaal. • In welke landen worden die geproduceerd? • Is daar kans op kinderarbeid? • Is er kans op andere schendingen van arbeids- en mensenrechten? • Is er een keurmerk voor je product of dienst dat kinderarbeid en andere misstanden tegengaat?
De toolkit van Stop Kinderarbeid
Waar risico is op kinderarbeid zijn meestal ook andere schendingen van arbeidsrechten
Wanneer moet je extra alert zijn? Bij het inkopen van openbare werken en leveringen met grondstoffen of halffabricaten uit risicolanden Als er in de productieketen veel verschillende schakels zijn Als leveranciers niet goed weten waar hun producten gemaakt worden of waar halffabricaten of grondstoffen vandaan komen Bij het inkopen van diensten voor het ontmantelen of recyclen van elektronisch afval, zoals computers, telefoons, televisies en andere apparaten.
Wat zijn risicolanden? In 83 landen is er ‘extreem risico’ op kinderarbeid. Veelal ontwikkelingslanden maar ook Rusland, China, India, Indonesië, Brazilië en Turkije Let op: Natuursteen: India, China, Nigeria, Zuid-Afrika Metalen (koper, platinum, goud): DR Kongo, Zuid- Afrika, Ghana Textiel: China, India, Bangladesh, Cambodja, Turkije Koffie: Oeganda, Kenia, Ethiopië, Guatemala, Honduras Cacao: Ivoorkust, Ghana Thee: Kenia, Zimbabwe, India Tip: gebruik de toolkit kinderarbeid
Wat te doen als er risico’s zijn? • Benoem ze dan specifiek in je offerteaanvraag / bestek aanvullende sociale voorwaarden voor koffie, thee, cacao, textiel en bloemen voor andere risico’s specifieke vragen en/of criteria opstellen • Wijs de opdrachtnemer / potentiële leverancier op de risico’s, relevantie informatiebronnen en de verwachtingen • Ga het gesprek aan met de opdrachtnemer en stel kritische vragen. Gebruik hiervoor de beschikbare tools en informatie
Sociale Voorwaarden in Eindhoven pilot telefoniediensten
Sandra Poels Adviseur Duurzaam Inkopen & Aanbesteden 24 april 2014
Europese aanbesteding Telefoniediensten
• Vaste telefonie • Mobiele communicatie • Mobiele randapparatuur en beheer
ProAssist Voor ons was het leveren onder sociale voorwaarden een nieuwe ervaring. De case met de Gemeente Eindhoven heeft er niet alleen voor gezorgd dat we ons bewust werden van de definitie Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen maar het heeft ons ook aangespoord om zelf een MVO verantwoorde onderneming te worden. Momenteel zijn we dan ook druk doende om de ISO 26000 zelfverklaring te kunnen realiseren. Door dit ook uit te dragen naar onze klanten en leveranciers hopen wij, net als de Gemeente Eindhoven, andere organisaties te inspireren om ook mee te werken aan betere sociale omstandigheden in iedere keten. Vodafone De pilot sociale voorwaarden heeft ons 2 zaken gebracht: De interne realisatie dat sociale voorwaarden ook door onze klanten belangrijk wordt gevonden. En daarnaast het besef dat verbeteringen van de sociale voorwaarden in de keten beter speciek kunnen worden gemaakt, dan de sociale voorwaarden algemeen te houden. Tele2 In het kader van ons eigen verantwoord ketenbeheer, is het voor ons erg waardevol om met gemeente Eindhoven de dialoog aan te gaan over de Sociale Voorwaarden; te horen welke thema's en aanpak de gemeente belangrijk vindt; en wat zij van ons verwachten op dit gebied. De bevindingen van deze dialoog hebben extra richting gegeven aan onze aanpak. Tevens is het voor ons in onze dialoog met onze leveranciers goed om te kunnen aangeven dat wij ook weer vragen vanuit onze klanten krijgen, de ketenbenadering kan zo zo'n werk doen.
Beantwoording vragen?
•
31
Instrumenten en ondersteuning voor inkopers Handleiding, bestekteksten, factsheets
Helpdesk voor inkopers, voor vragen, (best) practices, vindplaats documenten
Handleiding sociale voorwaarden
WWW.PIANOo.nl
Standaardbestekteksten (generiek of aanvullend)
070-3798299,
[email protected]
Eigen verklaring generiek of aanv.
Factsheets
Interessante hulpmiddelen voor inkopers
Juridische toelichting
MVO Risico checker
Sociale Normen
Toolkit kinderarbeid
Signalen
Informatie Keteninitiatieven
Regimes
Informatie Fair Trade, SOMO, Electronic watch ……
Redelijke inspanning (opdrachtnemer)
Helpdesk”voor leveranciers
Plan van aanpak en jaarrapportage
MVO Nederland
Marginale toetsing
Documenten op PIANOo desk
