ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 3. ea.: Projektek szervezete • • • • • •
Programok szereplői Tradicionális projektszervezet Mátrix típusú projektszervezet Projektszereplők és projektszerepek Projektvezetés Vezetési típusok
Program bonyolítás Ellenőrzés – Monitoring - Értékelés MONITORING BIZOTTSÁG
FINANSZÍROZÓ SZERVEZET
pénz
BONYOLÍTÓ SZERVEZET
pénz
PROJEKT GAZDA, KEDVEZMÉNYEZETT KEDVEZMÉNYEZETT, VÉGREHAJTÓ
MONITORING O O G BIZOTTSÁG O SÁG
Ellenőrzés – Monitoring g - Értékelés Ellenőrzés: pénzügyi, jogi és adminisztratív előírások M it i Monitoring: eredményesség d é é Értékelés:
problémamegoldás
Finanszírozó • Fel vagyok hatalmazva arra, hogy bizonyos dolgok alakulásába l k lá áb b beleszóljak l ólj k ((pl. l EU) é és ehhez hh forrásokkal (EURO) is rendelkezem, amit programokk indításával i dítá á l ((pl. l PHARE) valósítok ló ít k meg. • A bonyolítást vagy valamely saját szervezetem végzi, vagy másokat bízok meg ezzel. g az alap pp prioritásokat,, g globális • Meghatározom célkitűzéseket és az elérendő végső eredményt.
A finanszírozó célja • Valamilyen nagy horderejű probléma oldódjon meg • Valamilyen kedvezőtlen hatás mérséklődjön • A jelenlegi állapotról valamilyen irányba mozduljunk el • Valamilyen politika valósuljon meg
Közreműködő szervezet • Megpróbálja megszerezni a megbízást (pl. ESZA Kht RFÜ, Kht., RFÜ stb.) stb ) - pályázat, pályázat ajánlat ⇒ szerződés • Meghatározza a részletes prioritásokat • Projekteket generál (tájékoztatás, konzultáció) pályázati y kiírást ((forma,, tartalom,, • Elkészíti a p határidők, pályázók köre) • Felállítja az adminisztratív és pénzügyi bonyolításért felelős egységet • Kiírja a pályázatot (tájékoztatás (tájékoztatás, konzultáció)
Közreműködő szervezet • • • • • • • •
Befogadja a pályázatokat É Értékeli a pályázatokat y Szerződéseket köt a nyertesekkel Folyamatosan ellenőrzi és követi a futó projekteket Előkészíti a projekt zárást (konzultáció, beszámoló és jelentések) Lezárja a projekteket (adminisztratív, szakmai és pénzügyi) é ü i) Kiértékeli a projekteket (szakmai és pénzügyi) Jelentést készít a finanszírozó felé
Projekt gazda • • • • • • • • • •
Ismeri a helyi gondokat és problémákat Kevés a saját forrása azok megoldására Kiegészítő forrásokat kutat ⇒ talál (pályázat) ? Együttgondolkodás, partnerség Koncepció, tervezés Pályázat írás és beadás ⇒ nyer ? Szerződéskötés !!! Végrehajtás, megvalósítás Beszámolás és elszámolás „Továbbélés"
Ap projekt j szervezete Lehet egyszeri a megvalósítást irányító szervezet, amely a projekt befejezése után megszűnik A szervezet két értelemben létezik:
– Belső (a vizsgáltunk tárgya tárgya, a cégen belüli projekt menedzsment) – Külső (a projekt menedzselése házon kívül) • nagyobb projekteknél szponzorok, finanszírozók, tanácsadó testületek külső csoportjai lehetnek illetékesek • a szervezet kialakításának körülményei a projektmenedzser hatáskörén kívül esnek.
Leggyakoribb (belső) projekt szervezet típusok:
– Tradicionális projekt szervezet – Mátrix projekt szervezet
Tradicionális projekt szervezet
Tradicionális p projekt j szervezet • ELŐNYÖK Ő Ö
– a projekt vezetőnek teljes kompetenciája van – a felelősség e e ősség kérdése é dése egyértelműen tisztázott – zavarok a arok esetén g gyors ors reagálás – munkatársak bevonása célirányos
• HÁTRÁNYOK
– a projekt tagok kiválasztásánál a projekt vezetője függőségben van a szervezeti egységek vezetőivel – a munkatársak projekthez rendelése miatt gondoskodni kell pótlólagos munkaerőről – a projekt j kt b befejezése f j é után tá problémás lehet a tagok re-integrációja g j a szervezetbe
Mátrix projekt szervezet
Kulcskérdés a funkcionális vezetők és a projekt menedzser közötti hatáskör és felelősség HEFOP 3.3.1. megosztása
Mátrix szervezet • A projekttevékenységeket a funkcionális szervezetek munkatársai végzik a projektmenedzser és szervezetének horizontális koordinációja mellett mellett. A projekt teljesítésével összefüggő döntések megoszlanak a funkcionális egységek vezetői és a projektmenedzser között. Felső vezetés
Pénzügy
Kereskedelem
Fejl/Terv.
Term. irány.
Min. bizt.
Projekt men.
Alaptevékenységek
Projektmenedzser döntése és felelőssége: mit és mikor, funkcionális vezető döntése: hogyan és ki
Mátrix típusú projekt szervezet • ELŐNYÖK
– a projekt vezetője és a team tagok is felelősnek é ik magukat érzik k ta megvalósításért – a team t tagok t k biztonsága nagyobb mert nincsenek kivéve a vállalati szervezetből, így a projekt befejezése után nincs szükség a re-integrálásra re integrálásra
• HÁTRÁNYOK
– kompetencia konfliktusok alakulhatnak ki a szervezeti és projekt vezetők között a prioritások és erőforrások őf á k területén t ül té – a projektben d l dolgozóknak ók k két vezetőjük van
Projektszereplők MEGBÍZÓ PROJEKT MEGBÍZOTT k di á koordinátor ÉRINTETTEK, ÉRINTETTEK FELHASZNÁLÓK
PROJEKTVEZETŐ
TERVEZŐ ÉS VÉGREHAJTÓ TEAM-EK
DÖNTÉSHOZÓK
Vezetési stílus
Magatartási formák
Projektszervezés / vezetés
• Vezetési stílusok: – – – –
Irányító vezető (megmondja, hogy mit, hogyan) Meggyőző vezető (megmondja, hogy miért úgy) Konzultáló vezető (meg lehet vele beszélni) Megbízó g vezető ((csak a célt adja j meg) g)
A modell szerint nem a vezető kedvelt stílusa, hanem a vezetett szükséglete határozza meg, hogy melyik stílus lesz sikeres!!! • Szempontok: z
–
Vezetett felkészültsége, hozzáértése
–
Vezetett hozzáállása, önbizalma
PM TUDÁ TUDÁS ÉS KÉ KÉPESS PESSÉ ÉGEK (A) explicit tudás (tankönyvi tudásbázisra épül, épül lexikális, technikai, technológiai) (B) alkalmazási képesség (tacit tudás)
TUDÁS ÉS KÉPESSÉGEK FEJLESZTÉSE fiatalkorban (20(20-ig) az explicit tudás fejlesztése é b és befogadása f dá h hatékony ték felnőttkorban az alkalmazási képesség, gyakorlatias alkalmazás fejlődik (folyamatos tanulás)
Lehetséges egyéni tudásprofilok a projekt teamben
SPECIALISTA egy gy területet nagyon gy mélyen ismer z a saját területén jó válaszai vannak z
GENERALISTA sok területen van tudása,, de nem mély z érti a területek közötti összefüggéseket z jó kérdéseket tud feltenni bármely területen z
A projektmenedzser személye • Feladata: a projektmegvalósítás folyamatának • vezetése • irányítása • szervezése • Tényleges hatásköre erősen függ a befolyásolási képességétől, a szükséges alábbi alaptulajdonságok mellett : – Erős, Erős de elfogadott személyiség személyiség, jó tárgyalási készséggel és diplomáciai érzékkel – Bizonyítottan o y totta magas agas sszakmai a a kvalitás a tás a projekttevékenységek legalább egy ágazatában – Szakismeretén kívüli területek elfogadása, ö összefüggésekben fü é kb látá látás ké képessége é – Érdekeltség a projekt sikeres befejezésében – Pénzügyi folyamatok folyamatok, szerződési jog ismerete, ismerete vállalkozói dinamizmus
A projektmenedzser Tulajdonságai, feladatai: ¾ ismeri a p projektet j és környezetét y ¾ rendszerben gondolkozik, nem specialista ¾ feladata az együttműködés elősegítése ¾ felelősséggel tartozik ¾a projektet koordináló intézmény és a partnerek felé ¾ a projekt felé ¾a projektcsapat tagjai felé
Team tagok választása Team-en belüli feladatok szerinti válogatás g (ideális esetben): – Vezetés – Ötletadás, tevékenységi irányokra javaslatok – Feladatok F l d t k (munka) ( k ) ‘mozgatása ‘ tá ` – Adatkeresés, információgyűjtés – Összegezés – Külső Külső-belső belső „őrszem „őrszem” funkciók: team-en team en belüli feszültségoldás, zavaró tényezők távoltartása
A projekt team felépítése A csapatban szükséges szerepek: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾
a kreatív a motivátor a precíz a gyakorlatias a kritikus az adminisztrátor
(személyiségbeli)
Projekt szerepek
(formális)
• • • •
Megbízó (dönt az indításról) Felhasználó, kliens (a projekt végtermékét fogja használni) Projekt felügyelő (a megbízó képviselője) Projekt Irányító Bizottság (PIB) (a ( projekt j kt iirányító á ító és é dö döntéshozó té h ó
• • • • • •
Projekt menedzser (PM) (a projekt operatív irányító vezetője) Projekt mag (kreatív tagok csoportja, ők készítik el a projekt tervet) Projekt munkacsoport vezető (alprojektek vezetője, szakmaiság) Projekt csapat (véglegesített projekt tagok) Projekt titkár (adminisztráció és kommunikáció) Minőségbiztosítási g felelős ((visszacsatolások,, módosítások
testülete, 1 elnök és 3-4 tag, elnöke a projekt felügyelő)
menedzselése)
• Szakértői team (külső szakma-specifikus tanácsadó team) • Alvállalkozó (szerződéses „külső külső erőforrás erőforrás”))
Belbin-féle fé szerepek a csoporton belül (személyiségbeli)
i ) ELNÖK (Ch (Chairman) Jelentős személyes tekintélye van, de nem uralkodik másokon N Nyugodt, dt ffegyelmezett l tt Elkötelezettje a kitűzött céloknak Átlátja a dolgokat és tiszteli az embereket Általában intelligens, de nem feltétlenül kreatív Tisztában van a team és az egyes emberek erős és gyenge pontjaival Ha nem elég erős, a Formáló kikezdheti vezető szerepét Ha nem elég okos, nem biztos, hogy megérti az Ötletember és az Erőforrásszerző gondolatait Gondoskodik G d k dik róla, ól h hogy mindenki i d ki ttudja, dj a feladatát, f l d tát és é megkapja k j a szükséges ük é információkat. Tájékoztatja a teamet az ügyek állásáról. Elősegíti a gondolkodást anélkül, hogy saját elgondolásait erőltetné. Kérdez, HEFOPfigyel, 3.3.1. összegez.
ÖTLETEMBER (Plant) Alkotó,, eredeti gondolkodó, g , magas g IQ-val Q és előrelátó képességgel Néha belebonyolódik saját ötleteibe, és elveszti a kapcsolatot a valósággal ó á Nagy vonalakban gondolkodik Részletkérdésekben könnyen hibázhat Rosszul tűri a kritikát, ami kreatív ötleteit éri Gyakran magányos Alapkérdések foglalkoztatják. Az új ötletek kiapadhatatlan forrása. A régi dolgokat új megvilágításba helyezi, régi problémákra új megoldásokat talál. HEFOP 3.3.1.
ERŐFORRÁSSZERZŐ (Resource Investigator) Az egyéni munka untatja Jó érzéke van az üzlethez Könnyű elterelni a figyelmét a feladatról Nyomás alatt nyújtja a legtöbbet Ha nincs sokk munka, k könnyű k ű életet él él Szerteágazó érdeklődése miatt nem mindig csinálja meg, amit megígért „Soha sincs a szobájában, de ha mégis, akkor telefonál.” Könnyen lelkesedik, de kedvező fogadtatás híján hamar l l h d a lelkesedése lelohad l lk dé Jókedélyű, szórakoztató, társaságkedvelő, közösségi ember Új ötleteket, lehetőségeket, kezdeményezéseket, híreket hoz a külvilágból a teambe. Nem alkot új ötleteket, de felismeri mások új ötleteinek jelentőségét. HEFOP 3.3.1. Lényegretörően kérdez.
ÉRTÉKELŐ (M (Monitor it – Evaluator) E l t ) Komoly gondolkodású, megfontolt, intelligens ember Lassan, de helyesen dönt. Nem ragadja el a lelkesedés Nem érdekli a körítés, csak a tények Hűvös,, tárgyilagosan gy g elemző kritikája j lelohasztja a team lelkesedését Népszerűtlenné válthat A hibák korai felismerésével és hangoztatásával árthat a team kreativitásának Elemzi, értékeli az ötleteket. Feltárja a hibákat, és eközben hatalmas mennyiségű információt dolgoz fel. a megbeszéléseken inkább gondolataiba HEFOP 3.3.1. mélyedve hallgat, de ha megszólal, elemző bírálata rendszerint helytálló.
FORMÁLÓ (Shaper) ( p ) Energikus nyughatatlan, nyughatatlan türelmetlen Energikus, türelmetlen, lobbanékony Élvezi a kihívást Hamar méregbe gurul, gurul de gyorsan túl is van rajta Hajlamos azt hinni, hogy összeesküdtek ellene Csak a kézzel fogható eredmények érdeklik Nekiront azoknak a team-tagoknak, akikről úgy gondolja hogy nem elég célratörően ténykednek gondolja, ténykednek. Gyakorlati lépések irányába tereli a teamet. Ha egyszer eldőlt, mit kell csinálni, azonnal munkához lát, és ő lesz a team motorja. Az Elnöktől eltérően a vitában rendre előhozakodik saját gondolataival. Ha nincs Elnök a HEFOP 3.3.1. teamben, ő látja el ezt a szerepet.
SZERVEZŐ (Company Worker) Fegyelmezett, precíz, őszinte, becsületes Erős jellem Inkább a vállalatért dolgozik, mint magáért Olyat is elvégez, elvégez amit senki más nem vállalna Teamen belüli pozícióját féltékenyen őrzi Gyakran kritizál más munkastílusú embereket Világos célokra és a feladatok egyértelmű meghatározására van szüksége Bosszantja, ha a célok menet közben megváltoznak A döntés meghozatala után konkrét munkatervet és munkamegosztást dolgoz ki. Logikus, módszeres, gyakorlatias tervező és szervező, aki rendszerességet visz a tea munkájába. Társait is átgondolt, szisztematikus tevékenységre HEFOP 3.3.1. ösztökéli.
TEAMMUNKÁS (Team Worker) Élénken érdeklődik más emberek iránt Jó a kommunikációs készsége Könnyen együtt tud működni másokkal Kedves, barátságos Kezelni tudja a nehéz embereket Képes megelőzni vagy elsimítani a konfliktusokat Harmóniát teremt a teamben Kedvező hatást gyakorol a csapatszellemre azáltal, hogy a team céljait önérdeke elé helyezi. Odafigyel társaira, figyelmesen meghallgatja őket. Elősegíti, hogy mindeni elmondhassa, amit fontosnak tart. Jelenléte szinte HEFOP 3.3.1. észrevehetetlen, de hiánya nagyon is szembetűnő.
HAJRÁZÓ (Completer – Finisher) Inkább befelé, mint kifelé forduló alkat Fegyelmezett, szorgalmas, lelkiismeretes, aggódó Jobban hisz a szüntelen erőfeszítésekben, mint a látványos akciókban Hajlamos elveszni a részletekben, amivel bosszantja a nagy vonalakban gondolkodókat Irgalmatlan következetessége miatt népszerűtlenné válhat Nélküle a team sohasem tudna eleget tenni a határidőknek. Naprakészen tartja az ütemterveket, noszogatja a többieket. Ellenőrzi a részleteket, folyton kérdez, hogy minden rendben van-e. Ügyel a minőségre, semmi sem HEFOP 3.3.1. kerülheti el a figyelmét.
ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA •
•
A projektek j kt k minden i d esetben tb ö álló a szervezethez önálló, th külö bö ő módon különböző ód kapcsolódó, meghatározott ideig fenntartott szervezeti egységek is egyben. A projektben betöltött szerepek között függőségi (alá-, fölé, mellérendelési) kapcsolatokat rögzíti a szervezeti felépítés. A projekt szintjétől, típusától és céljától éljától függetlenül fü tl ül többféle többfél szervezetben tb működhet. űködh t A különböző külö bö ő szervezetek projekt menedzselési gyakorlatában a bemutatásra kerülő kétféle szervezeti forma jelenik meg a leggyakrabban: – tradicionális projekt szervezeti forma, – mátrix szervezeti forma. A projektek bonyolítása minden esetben megköveteli bizonyos projekt szereplők és szerepek meglétét. A leggyakrabban meghatározható általános projektszereplőket j kt lők t és é meghatározásukat h tá á k t a következők: kö tk ők M bí ó Megbízó; Felhasználó, kliens; Projekt felügyelő; Projekt Irányító Bizottság (PIB); Projekt menedzser (PM); Projekt mag; Projekt munkacsoport vezető; Projekt csapat; Projekt titkár; Minőségbiztosítási felelős; Szakértői t team; Al áll lk ó Alvállalkozó.
ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI • • •
IIsmertesse t a tradicionális t di i áli projekt j kt szervezeti formát és annak előnyeit / hátrányait! Ismertesse a mátrix típusú p p projekt j szervezeti formát és annak előnyeit / át á ya t hátrányait! Ismertesse és jellemezze az alapvető projektszereplőket és személyiségbeli jegyeiket!
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME: CÍME 4. ea.: Projekttervezés I.
