Efficiënt omgaan met

Efficiënt omgaan met e-mail

Muis Netwerken


versie 17-8-2004 Dit document is gemaakt met Open Office, het gratis alternatief voor Microsoft Office.

-1-


Muis Netwerken

Tips voor efficiënt gebruik van e-mail Tegenwoordig verloopt een groot deel van de communicatie per e-mail. Het is niet ongewoon dat iemand op z'n werk zo'n 25 e-mailberichten per dag ontvangt. Het zal duidelijk zijn dat dergelijke hoeveelheden alleen te behappen zijn als iedereen zich inzet om de uitwisseling efficiënt te laten verlopen. In de loop der jaren zijn hiervoor een aantal richtlijnen ontwikkeld die bekend staan als e-mailnetiquette. Hieronder zijn de belangrijkste richtlijnen op een rijtje gezet en hier en daar van wat toelichting voorzien. Geef een duidelijke omschrijving van het onderwerp van je bericht Met 25 berichten per dag valt alleen te leven als het voor de ontvanger onmiddellijk duidelijk is waar een bericht over gaat en hoe urgent het is om het te lezen. Voorzie je bericht daarom van een duidelijke subjectregel waaruit dit in één oogopslag blijkt en die bovendien kan dienen om het bericht later terug te vinden. Subjectregels als 'vraagje', 'agenda', 'mededeling', 'call for papers', 'uitnodiging' en 'urgent!!!' zijn te weinig specifiek. Duidelijk zijn regels als 'afmelding voor statistiek 3', 'probleem met inleveren paper grondslagen natuurwetenschappen', 'vergadering stuurgroep netiquette verzet', 'agenda werkbespreking 29 mei', 'CFP: LSE conference on evolution and morality', 'invitation to speak at conference on Mysticism, Art and Literature' en 'recept pompoensoep'. Maak je berichten niet op E-mailcommunicatie verloopt alleen efficiënt als het bericht dat je verstuurt door de ontvanger zonder moeite gelezen kan worden, ook als die ontvanger z'n post thuis met een traag modem op een verouderde computer leest. Dit betekent dat je je het best kunt beperken tot onopgemaakte, platte tekst (letters, cijfers en leestekens). Gezien de aard van de meeste e-mailberichten (korte mededelingen of vragen) is opmaak meestal ook niet echt nodig. HTML is om een aantal redenen uit den boze. Ten eerste is een in HTML opgemaakte tekst onleesbaar als het emailprogramma van de ontvanger geen HTML begrijpt. Ten tweede wordt het bericht onnodig groot (Word, Outlook Express en Netscape zijn berucht om de inefficiënte manier waarop ze HTML produceren). Ten derde levert HTML problemen op als je op een efficiënte manier wilt quoten (zie hieronder). Hetzelfde soort bezwaren is van toepassing op 'enriched text format' en RTF. Leer quoten Als je een korte en kale reactie ('Afgesproken!') op een e-mail verstuurd, is het voor degene aan wie je de reactie stuurt meestal niet duidelijk waar die reactie op slaat. Iets duidelijker wordt het, als je het hele bericht aan je reactie toevoegt, maar ook dan leest de ontvanger het antwoord voor hij door heeft welke vraag aan de orde is. Bovendien leidt deze manier van reageren tot onoverzichtelijke en volumineuze berichten en verwarring over de kwestie welke vraag nu precies beantwoord wordt. Bekijk het volgende voorbeeld maar eens:

-2-


Muis Netwerken

To: [email protected] From: [email protected] Subject: Re: voorstel paper ingeleverd Ja, leuk! -- Original message --To: [email protected] From: [email protected] Subject: voorstel paper ingeleverd Beste Dirk, Ik heb ons voorstel voor een paper bij Ali ingediend. Ze zal het morgen bekijken en dan contact met mij opnemen. Ik zie echter net dat ik dan in Maastricht zit. Misschien is het beter als jij haar even mailt. Ik heb Tinus gepolst over het feest. 10 januari kwam hem goed uit. Hij wil graag even met jou en mij overleggen. Zie ik je vanmiddag om 5 uur in de kroeg? Doei! Peter. -Peter Grootjans. Student interactiewetenschappen. E-mail: [email protected] Dirks reactie is onoverzichtelijk en het is niet helemaal duidelijk waar het 'ja leuk!' nu op slaat. Het is veel duidelijker als Dirk het bericht van Peter op een efficiënte manier citeert. Bijvoorbeeld zo: To: [email protected] From: [email protected] Subject: Re: voorstel paper ingeleverd Op 5 december 2000 schreef je: > Zie ik je vanmiddag om 5 uur in de kroeg? Ja, leuk! Dirk.

-3-


Muis Netwerken

Het bericht is nu kort en overzichtelijk. Voor Peter is het in één oogopslag duidelijk waar Dirks antwoord op slaat (ook als Peter inmiddels 20 andere berichten heeft verstuurd en ook als Peter de e-mail 3 dagen later onder ogen krijgt). Het >-teken geeft aan dat de betreffende regel geciteerd is uit een vorig bericht. Dat maakt het extra duidelijk wie wat geschreven heeft. Mocht Peter nog weer op Dirks antwoord willen reageren dan gaat dat (bijvoorbeeld) zo: To: [email protected] From: [email protected] Subject: Re: voorstel paper ingeleverd > Op 5 december 2000 schreef je: > > Zie ik je vanmiddag om 5 uur in de kroeg? > > Ja, leuk! Helaas is er iets tussen gekomen. Ik kom pas om 6 uur. Peter. Merk op dat het bericht kort en overzichtelijk blijft en dat er dankzij de citatietekens geen twijfel over bestaat wie wat geschreven heeft.

-4-


Muis Netwerken

Tenslotte nog een voorbeeld waarin meerdere vragen in één bericht beantwoord worden: To: [email protected] From: [email protected] Subject: Re: voorstel paper ingeleverd Op 5 december 2000 schreef je: > Ik heb ons voorstel voor een paper bij Ali ingediend. Blij dit te horen. > Misschien is het beter als jij haar > even mailt. OK, doe ik. Wat is haar e-mailadres? > Zie ik je vanmiddag om 5 uur in de kroeg? Ja, leuk! Dirk Dirk zet zijn reactie hier tussen de geciteerde tekst, telkens onmiddellijk onder het citaat waar hij op reageert. Op die manier maakt hij duidelijk waar z'n antwoorden op slaan. Als het bericht waarop je reageert nogal wijdlopig is, of zich om een andere reden niet leent voor een kort maar krachtig citaat, is het het handigst om in plaats van een citaat een korte en krachtige samenvatting te geven. Deze zet je tussen rechte haken: To: [email protected] From: [email protected] Subject: Re: voorstel paper ingeleverd Op 5 december 2000 schreef je: > [wat is het e-mailadres van Ali?] [email protected] De regels voor efficiënt reageren zijn als volgt: – Citeer ('quote') de tekst waarop je reageert, – Voorzie elke regel van het citaat (de quote) van het citatieteken (>), – Laat irrelevante passages weg en vat lange passages samen, – Zet je reactie direct onder het citaat.

-5-


Muis Netwerken

Citeren heet in internetjargon 'quoten'. Vandaar dat men iemand die niet of onduidelijk citeert soms de opmerking 'leer quoten' naar het hoofd slingert (ik heb ook wel eens 'je kwoot kut' gezien). De meeste mailprogramma's zetten, nadat je op de reply-knop gedrukt hebt, de tekst waarop je reageert alvast met citatietekens in je reactie. Je hoeft dan alleen nog maar de irrelevante passages te verwijderen en je commentaar toe te voegen. Voor het kleine aantal programma's dat niet op deze manier werkt is vaak een (gratis) aanvulling verkrijgbaar waardoor ook zij op deze efficiënte manier te werk gaan. Wees voorzichtig met attachments De meeste e-mailprogramma's bieden de mogelijkheid om een attachment (bijlage) met een e-mailbericht mee te sturen. Op deze manier kun je bijvoorbeeld Word documenten, spreadsheets, computerprogramma's, foto's, muziek en filmpjes via de e-mail versturen. Attachments kunnen echter nogal wat problemen veroorzaken: – Attachments zijn relatief volumineus. Hierdoor is iemand die met een traag modem z'n mail leest meestal niet blij met een attachment van 50Kb. Netwerkbeheerders vinden het evenmin leuk als er 30 exemplaren van een attachment (bestemd voor 30 verschillende gebruikers) tegelijkertijd over het netwerk verstuurd worden en vervolgens in 30-voud ruimte op de server in beslag nemen. En zelfs iemand met een snel modem vindt het zonde om telefoonkosten te betalen voor het binnenhalen een bestand van 1Mb waarin hij niet geïnteresseerd blijkt. – Attachments zijn een ideaal voertuig voor virussen, wormen en andere ongein. – Om de attachments te kunnen lezen moet de ontvanger over de geschikte programma's beschikken: om een Word 97 document te kunnen lezen moet hij over de juiste versie van Word beschikken, om een MP3 te kunnen beluisteren moet hij over een MP3 speler beschikken, om een .exe file uit te voeren moet hij DOS of Windows draaien, etc. etc. Niemand vind het leuk als zijn telefoon 20 minuten staat te tikken om een bestand op te halen dat hij bij gebrek aan geschikte software niet kan lezen/beluisteren/bekijken. Denk niet te snel dat iedereen wel een exemplaar van Word 2000 gestolen heeft. Er zijn allerlei goede redenen waarom sommige mensen (de meeste recente versie van) Word niet kunnen of willen gebruiken. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat iemand liever een eenvoudiger tekstverwerker gebruikt (of een goedkopere, of een betere). Het kan ook zijn dat iemand al aan een andere tekstverwerker verslaaft was voor Word in beeld kwam. Weer een andere reden is het gebruik van oude apparatuur waarop de nieuwere versies van Word niet werken (ik ken iemand die haar mail leest met een 13 jaar oude zwart/wit macintosh) of het gebruik van een platvorm waarvoor geen Word bestaat (unix, linux, OS2, IBM en vele, vele anderen). Een vergelijkbaar verhaal kan ik vertellen over een willekeurig ander programma. – Attachments worden voor het versturen gecodeerd en na ontvangst gedecodeerd. Als het goed is gebeurt dit zonder dat de gebruiker dat merkt. Er zijn echter verschillende manieren van coderen in omloop (o.a. uuencode, base64 ("mime"), en binhex). Het kan daardoor gebeuren dat de ontvanger niet in staat is het door jou verstuurde bericht te decoderen, omdat het op een andere manier gecodeerd is dan zijn mailprogramma aan kan. Gezien deze problemen liggen de volgende regels voor het verzenden van attachments voor de hand: – Verstuur attachments alleen als het echt niet anders kan. Mededelingen, uitnodigingen, de agenda van een vergadering, notulen, korte nieuwsbrieven etc. kun je gemakkelijk met copy en paste naar je e-mailbericht overbrengen en hoeven dus niet als attachment verstuurt te worden. Met een paper van 25 bladzijden ligt dat anders. – Verstuur attachments alleen na overleg met degene(n) aan wie je ze stuurt. Verzeker je ervan dat de geadresseerde in het document geïnteresseerd is en akkoord gaat met het type en de omvang van het bestand voor je het verstuurt.

-6-


Muis Netwerken

– Verstuur nooit (ik herhaal: nooit) een attachment via een mailing list (dit genereert teveel verkeer en verbruikt teveel diskruimte; bovendien kun je er nooit zeker van zijn dat alle ontvangers hetattachment willen hebben en kunnen verwerken). Indien je een bestand voor een groot publiek toegankelijk wilt maken, kun je dit bestand het beste op een webserver, een ftp server, of een voor alle betrokkenen toegankelijke schijf zetten, en dit, vervolgens, door middel een korte mededeling, op de lijst melden. Terzijde: als je een attachment ontvangt waarover niet van tevoren met je overlegd is, kan dit afkomstig zijn van een virus (of eigenlijk: worm) die zichzelf op deze manier verspreidt (en zich mogelijk voordoet als een bekende). Om deze reden doe je er verstandig aan om attachments waarvan je niet tevoren op de hoogte gesteld bent, ongeopend weg te gooien, zelfs als de (al dan niet bekende) afzender je om advies vraagt of je zijn/haar liefde verklaart. (Overigens kunnen ook bonafide attachments onbedoeld een virus verspreiden.) Maak geen gebruik van VCards Sommige mailprogramma's (waaronder GroupWise) bieden de gebruiker de mogelijkheid een visitekaartje (VCard) mee te sturen. Maak hier geen gebruik van! Als de ontvanger z'n mail met één van deze programma's leest, zal de inhoud van de vcard in aangename vorm op het scherm verschijnen. In alle andere programma's zie je een hoop rotzooi. Afgezien daarvan: in tegenstelling tot signatures worden die VCards als attachment verstuurt en dat geeft problemen. Zo hopen ze zich op in de attachmentsmap van de ontvanger (ik heb wel eens 25 keer hetzelfde visitekaartje (van elk 20 Kb) in mijn attachmentmap gevonden). Bovendien kunnen ze, zoals alle attachments, gebruikt worden voor virusverspreiding. Verberg de lijst met geadresseerden Als je eenzelfde bericht naar veel verschillende personen wilt sturen is het verleidelijk om de e-mailadressen van al deze personen in het 'To: ' en/of 'Cc: ' veld op te sommen. Het nadeel is dat deze adressen voor alle ontvangers zichtbaar zijn en geoogst kunnen worden voor eigen doelen. Helaas maken sommigen daar misbruik van (bijvoorbeeld voor het verzenden van ongevraagde reclame). Daarom is de volgende truc beter: zet je eigen adres (als enige) in het 'To ' veld, laat het 'Cc: ' veld leeg, en zet de adressen van degenen waar je het bericht naar toe wilt sturen in het 'Bc: ' veld (Bc betekent Blind Carbon Copy, de adressen in dit veld ontvangen een kopie van het bericht, maar zijn onzichtbaar voor de ontvangers). Als je de lijst met geadresseerden verborgen hebt, zet je bovenaan het bericht aan wie het bericht gericht is (bijvoorbeeld: 'Aan mijn vrienden' of 'Aan: de deelnemers van de cursus kristallografie'). Op die manier is voor de ontvangers duidelijk waarom ze het bericht krijgen. Bovendien weet iedere ontvanger dan dat hij/zij niet de enige is die dat bericht ontvangt. Stuur viruswaarschuwingen en andere kettingbrieven niet door. Zo nu en dan ontvang je een bericht waarin je gewaarschuwd wordt voor een zeer gevaarlijk virus dat zojuist door Microsoft, AOL of een andere bekende organisatie is ontdekt. Vervolgens word je opgeroepen dit bericht aan zoveel mogelijk mensen door te sturen. Deze berichten zijn zonder uitzondering uit de lucht gegrepen en staan in de internetwereld bekend als 'hoaxes' (je zou dit als 'broodje aap' kunnen vertalen). Ze worden geïnitieerd door grappenmakers (of erger!) en door naïeve, goed bedoelende gebruikers verder verspreid. Ze genereren een hoop nutteloos netwerkverkeer en zijn alleen om die reden al schadelijk (het computer security team van de regering van de USA beweert dat het meer tijd besteed aan het ontzenuwen van virushoaxes dan aan het bestrijden van virussen!). In minder onschuldige gevallen adviseren ze je om een bestand dat deel uitmaakt van je -7-


Muis Netwerken

besturingssysteem van je computer te verwijderen, waardoor je computer het als gevolg van je "antivirusmaatregel" begeeft. Niet doorsturen dus! Naast viruswaarschuwingen circuleren er talloze andere kettingbrieven en hoaxes op het net. Klassieke kettingbrieven ('make money fast'), zielige verhalen, verzonnen nieuws items, handtekeningenacties en noem maar op. Trashen die hap en vooral niet doorsturen!

-8-


Muis Netwerken

Ongewenste e-mail (Spam) Wat is spam? Spam is het (massaal) versturen van ongevraagde berichten op internet met dezelfde boodschap, meestal met een commerciële inhoud, maar soms ook met een wervende politieke of charitatieve boodschap. Helaas is het ontvangen van spamberichten een probleem dat zich steeds meer manifesteert op internet. Er is een grote groep gebruikers en bedrijven die nog niet beseft hoe groot de problemen zijn die ze bij de ontvangers van hun bulk-mail veroorzaken. Kijk voor meer algemene informatie over spam op http://spam.abuse.net/ Zelf spam voorkomen Het is onmogelijk om volledig te voorkomen dat u spam ontvangt. Wel kunt u zelf maatregelen treffen die de hoeveelheid spam verminderen. Het belangrijkste is dat u zorgvuldig met uw e-mailadres omgaat. Hoe minder vaak u die via publieke kanalen (forums en dergelijke) verspreidt, hoe minder vaak spammers u zullen vinden. Hoe komt de spammer aan mijn e-mailadres? Spammers zijn zeer creatief in het verzamelen van e-mailadressen: 1. Via websites: met behulp van allerhande adresverzamelscriptjes webserverlogs doorspitten op zoek naar e-mailadressen 2. Op goed geluk: met een naamwoordenboek handmatig allerlei namen proberen en daar @uwbedrijf.nl achter zetten (zogenaamde dictionary attacks) 3. Via IRC: door middel van zogenaamde ircbots e-mailadressen opvragen van irc-programma's 4. Via nieuwsgroepen: handmatig of met een script e-mailadressen uit nieuwsgroepen vergaren 5. Via mailinglists: sommige mailinglists geven op verzoek van derden alle e-mailadressen van subscribers door 6. Via de domeinnaamregistratie-database: e-mailadressen opzoeken die geregistreerd zijn als domeincontact Zo zijn er nog tal van manieren om adressen te verzamelen. Uitgebreidere informatie hierover vindt u op: http://www.private.org.il/harvest.html Wat kan ik zelf tegen spam doen? Wees spaarzaam met het melden van uw e-mailadres - Overweeg of u al dan niet uw e-mailadres op de website van uw bedrijf vermeldt. - Laat uw e-mailadres niet opnemen in e-mailgidsen op internet - Vul zo weinig mogelijk uw e-mailadres in bij formulieren op websites. Kijk, voordat u dit wel doet, of de privacypolicy van de betreffende website misbruik uitsluit. - Gebruik, bij postings op een forum of in nieuwsgroepen een adres wat niet kan bestaan, zoals '[email protected]' of 'naam@ongeldig'. - Stuur geen antwoord: de spammer kan hieruit afleiden dat u uw e-mail leest en dat maakt uw e-mailadres nog waardevoller om opnieuw te spammen of te verkopen. - Probeer u niet af te melden (unsubscriben); ook hiervoor geldt dat veel spammers een afmelding negeren. Uw bericht bevestigt bovendien dat uw e-mailadres in gebruik is en nog eens voor een andere spam-actie kan worden gebruikt. - Verstuur zelf geen spam en stuur geen spam door; u zet uw abonnement bij uw internetprovider hiermee op het spel. -9-


Muis Netwerken

- Stuurt u een e-mail aan een grote groep mensen, zet dan uw eigen e-mailadres in het To-veld. Plaats de adressen van de geadresseerden in het Bc-veld en niet in het To-veld. Zo kunnen de ontvangers elkaars e-mailadres niet zien. Kan ik ergens klagen over spam? Ja, dat kunt u laten doen door een dienst als SpamCop. SpamCop test een e-mail en zodra deze als spam wordt beoordeeld, wordt er bij de juiste partij geklaagd. De spammer wordt bovendien op een zwarte lijst geplaatst. Kan spam virussen bevatten? Meestal is dit niet het geval. Spam en e-mailvirussen lijken erg op elkaar, omdat het om berichten gaat met dezelfde inhoud die op grote schaal worden doorgestuurd, terwijl de ontvangers er niet om hebben gevraagd. Het belangrijkste verschil tussen spam en virussen is dat de verzenders van e-mailvirussen zich meestal van geen kwaad bewust zijn. Het virus verspreidt zichzelf bijvoorbeeld via de adresboeken in e-mailprogramma's en komt dus vaak bij 'bekenden' terecht van de afzender. Open nooit zomaar een attachment bij een e-mail, of het nu van een bekende afkomstig is of van een onbekende. Ik heb een spambericht ontvangen waarbij mijn e-mailadres niet in de headers voorkomt. Hoe kan dat? Omdat bij het verzenden van e-mail niet de headers, maar de (niet in de headers zichtbare) 'envelope'-informatie wordt gebruikt, kan het voorkomen dat u niet als geadresseerde in een e-mail (zelfs in de volledige headers) staat. Hierdoor lijkt het misschien alsof de spam rechtstreeks in uw mailbox is gestopt. Dit is niet het geval. Iets dergelijks is beschikbaar in de meeste e-mail programma's als de 'Blind Carbon Copy' (Bc) optie. Wanneer een e-mail is verstuurd waarbij de ontvangende adressen in het Bc-veld stonden, tonen meestal zelfs de volledige headers uw adres niet.

-10-

Efficiënt omgaan met

Recommend Documents