Whitepaper
Duurzaamheid en de facility manager Samenvatting Het belang van duurzaamheid neemt toe. Duurzaam beleid is niet meer weg te denken in de hedendaagse bedrijfsvoering. Welke rol speelt de facility manager hierin? En wat zijn de uitdagingen voor de toekomst?
Inleiding De technische staf verwijt de facility manager vaak niet betrokken te zijn bij het thema duurzaamheid. Technisch is veel mogelijk, maar er komt niet altijd uit wat er inzit. Bijvoorbeeld omdat de gebruiker zich onwetend of onverschillig opstelt. Kan de facility manager hier wat aan doen? Vanuit een helicopterview kun je stellen dat de maatschappij van organisaties verlangt dat ze maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Vanuit de strategische top wordt in termen van people, planet, profit geantwoord. Een CEO die zijn belofte aan de maatschappij wil waarmaken, stelt binnen de technische staf een specialist voor duurzaamheid aan. Deze stelt doelstellingen op, gaat contracten met het primaire proces aan, ontwikkelt meetinstrumenten en rapporteert aan de CEO hoe het met de duurzaamheid binnen de organisatie staat. Kijk je met de ogen van het primaire proces, de business as usual, dan kan duurzaamheid gezien worden als iets van bovenaf dat de normale procesgang verstoort. Dat zorgt voor een houding van ‘meebewegen tegen de minst mogelijke kosten’: op zoek gaan naar die gebieden waar je gemakkelijk kunt scoren ten opzichte van de nieuwe doelstellingen, zodat je met de rest gewoon verder kunt gaan.Welke rol speelt facility management hierin als ondersteunende dienst?
Duurzaamheid en de facility manager Als het facility management wordt aangesproken zijn er twee gebieden die in eerste instantie in aanmerking komen: 1 real estate (zorg dat je in een duurzaam gebouw zit); 2 inkoop (zorg voor duurzame inkoop). Ook dit zijn gebieden waarbinnen relatief gemakkelijk gescoord kan worden. De bijdrage van facility management op het gebied van duurzaamheid zou echter veel groter kunnen zijn. De facility manager ondersteunt het primair proces op zeer veel terreinen, en kan op al deze terreinen een eigen invulling geven. Op terreinen waarop hij autonoom bevoegd is, maar ook in overleg met gebruikers door bestaande Service Level Agreements (SLA’s) aan te passen.
www.FACTO.nl
Whitepaper Voor de facility manager ligt een essentiële rol in het verduurzamen van de organisatie. Te denken valt aan: • sturing in houding en gedrag van medewerkers; • vraaggerichte sturing; • voorbeeldfunctie; • goede communicatie; • werken aan een imago en/of identiteit; • certificering (BREEAM); • flexibilisering; • denken in termijnen: lange en korte termijn o denken op korte termijn: best practice en businesscases, quickwins; o denken op lange termijn: (her)ranking op prioriteiten. FM, ICT en HRM vormen de drie organisatie-eenheden die de handen ineen moeten slaan om te zorgen voor bewustwording binnen de organisatie. Daarbij is het van cruciaal belang op welke wijze er sturing wordt geleverd. Leo van de Vorst (Proven Workspace) heeft hierover een eigen filosofie ontwikkeld. Het gaat over een balans om enerzijds zaken dwingend op te leggen, en anderzijds juist ruimte te scheppen voor eigen keuzes. Toegepast in het facilitaire domein betekent ruimte scheppen, keuzemogelijkheden creëren waarbinnen gewerkt wordt.
Duurzaamheid in de praktijk In Girona is in de masterclass van F-MEX gezamenlijk het volgende model ontwikkeld: People
Sturing Accountable
Planet
Welzijn
Profit
Toegevoegde waarde
Duurzaamheid Zorg voor je omgeving Rentmeester CO²-neutraal Geen roofbouw Continuïteit organisatie
Ruimte Responsible Welvaart Ondernemerschap
FM is vanuit het perspectief van duurzaamheid verantwoordelijk op vier terreinen: • de gebiedsontwikkeling; • de locatie c.q. het gebouw; • de inrichting van het gebouw; • de ondersteuning van de processen die zich daarbinnen afspelen. Duurzaamheid vanuit het perspectief van gebiedsontwikkeling Bij duurzame gebiedsontwikkeling is een balans tussen rood (gebouw), grijs (wegen), groen en blauw (water) van belang. Verschillende functies op het gebied van wonen, werken en recreëren kunnen dan in het gebied zelf verenigd worden. Dit is gunstig voor de sociale cohesie, maar ook voor de mobiliteit. Daarbij speelt het organiseren www.FACTO.nl
Whitepaper van veiligheid een belangrijke rol. Bij de inrichting van het gebied volgens de principes van duurzaamheid is zelfvoorziening op het gebied van water, elektra en gas van belang. Deze zelfvoorziening gebeurt op basis van alternatieve duurzame energiebronnen die CO²-neutraal zijn. Er worden zoveel mogelijk aanwezige grondstoffen gebruikt waarbij het cradle-to-cradleprincipe gehanteerd wordt. Een centrale organisatie, gericht op alle gezamenlijke terreinvoorzieningen, is 24 uur per dag bereikbaar. Hierdoor wordt de aantrekkelijkheid van het gebied vergroot. Een voorwaarde voor het realiseren van zo’n gebied is het begrip ‘ownership’. Een vorm van gemeenschappelijkheid moet ontstaan tussen de overheid en de bedrijven en de bedrijven onderling. De gedachte hierbij is dat je samen sterk staat, waardoor je gemakkelijker investeringen op het gebied van duurzaamheid kunt realiseren. Bijvoorbeeld op het gebied van milieuaspecten bij de terreininrichting (hergebruik, afvoer afval, voorzieningen creëren om gebouw CO²- neutraal te maken, bundelen van leveranciers, transport minimaliseren, mobiliteitsscan). Het terrein zal ook moeten voldoen aan alle externe milieueisen. Beleidsuitgangspunten hierbij zijn: bereikbaarheid in relatie tot wonen en werken; werkgelegenheid in relatie tot de aantrekkelijkheid van het gebied; financiering in relatie tot participatie en rendementen; innovatie en educatie als leeromgeving op het gebied van duurzaamheid. Een gebied dat voldoet aan al deze duurzaamheidscriteria heeft een positief imago. Duurzaamheid vanuit het perspectief van gebouwen Oude gebouwen kunnen meervoudig en flexibeler gebruikt worden (HNW). Zo kunnen ze worden gerevitaliseerd met gebruik van natuurlijke elementen en materialen. Slimme bouwkundige oplossingen dringen het energieverbruik terug. De facilitaire kosten op dit gebied zijn dan bepalend voor bijvoorbeeld de gevelvormgeving. Parkeerfaciliteiten worden afgestemd op een verscheidenheid aan mobiliteitsvormen. Bij het revitaliseren van een oud gebouw zal zeker nagedacht moeten worden over de minimale investering. Daarbij zullen naast economische overwegingen ook de milieubelasting bij veranderingen meegenomen moeten worden. Een andere conclusie vanuit het perspectief van people, planet, profit, in relatie tot duurzaamheid, is dat het investeren in renovatie/revitalisering te duur is om dit volgens BREEAM-eisen uit te voeren (BREEAM is een meetsysteem op het gebied van duurzaamheid voor gebouwen) en dat investeren in een oud gebouw niet rendabel is. Vanuit het perspectief van planet zal het afbreken dan zoveel mogelijk moeten verlopen via het cradle-to-cradle-principe. Vrijgekomen beton kan gebruikt worden voor dijkophoging, glas kan worden omgesmolten voor hergebruik, et cetera. De vraag die overblijft is: is slopen van oude gebouwen per definitie de minst duurzame oplossing?
www.FACTO.nl
Whitepaper Duurzaamheid vanuit het perspectief van processen Ten aanzien van de ondersteuning van werkprocessen komt vooral de term ‘HNW’ naar voren. Tevens wordt opgemerkt dat HET nieuwe werken niet bestaat, per organisatie moet dit ingevuld worden. Het gaat bij de werkprocessen om houding en gedrag van medewerkers. Mobiliteit vormt hierin een belangrijke factor. Een voorbeeld is het centrum van Girona, dat het laatste decennia autovrij is gemaakt. Je ziet er dan ook veel voetgangers, er is een groen fietsenplan met chipkaart en autoverkeer voor bevoorrading wordt gereguleerd. Als de facility manager daadwerkelijk duurzaamheid binnen zijn organisatie wil realiseren, zal hij ook, daar waar mogelijk, bewustwording en draagvlak op eigen initiatief willen creëren, door nieuwe keuzemogelijkheden binnen de bedrijfsprocessen aan te brengen (afvalscheiden, mobiliteitsbeleid). De Producten en Diensten Catalogus kan hierbij een goed aanknopingspunt zijn, gekoppeld aan duurzame inkoop. Daarnaast kan bij de consumptie van facilitaire producten en diensten ook een persoonsgebonden footprint, CO², worden ontwikkeld. Vermenigvuldigd met het aantal medewerkers ontstaat zo een organisatie-footprint. Dit proces leidt tot facilitaire profielen, waarbij in samenwerking met HRM deze functieprofielen kunnen worden gewaarborgd. Duurzaamheid vanuit het perspectief van inrichting Ook wat betreft duurzaamheid toegepast bij de inrichting is samenwerking tussen FM, ICT en HRM op zijn plaats. De hoofdvraag bij het inrichten is of werken nog centraal staat, of dat er andere invalshoeken zijn, bijvoorbeeld een groene ruimte als rustpunt. Over het algemeen wordt gekozen voor een sobere, doelmatige inrichting, vanuit het perspectief van hergebruik. Dit zijn dan tevens randvoorwaarden bij inkoop. Rondom het werken staat functionaliteit voorop. Dit ligt in lijn met het resultaatgericht sturen. Voorzieningen zoals een bibliotheek worden dan ingericht vanuit het perspectief van bereikbaarheid(anytime, anyplace, anywhere). ICTvoorzieningen worden ingezet om plaatsonafhankelijk te kunnen (samen)werken. Het gedrag op locaties kan beïnvloed worden door een aantal directe quick wins uit te voeren, zoals dubbelzijdig printen, kartonnen koffiebekers, afvalscheiding en de inzet van zonnepanelen.
Conclusie Vanuit de theorie van ‘countervailing powers’ stuit de specialist op het gebied van duurzaamheid tegen een muur. Hierbij lijkt het wel: hoe meer inspanning er wordt verricht op het gebied van duurzaamheid, hoe meer weerstand er ontstaat. Er vindt geen echte verandering plaats. Duurzaamheid in gedrag kan niet worden afgedwongen! Als dit gebeurt vanuit het perspectief van ruimtescheppen, zoals bij het nieuwe werken, is dit een effectievere methode om gedragsveranderingen binnen het primair proces te stimuleren. Dit betekent dat facility management een eigen beleid op het gebied van duurzaamheid heeft, breder dan de doelstellingen zoals die door specialisten worden opgesteld en bewaakt, maar wellicht effectiever als het gaat om het realiseren van duurzaamheid in brede zin. De leveranciers van diensten die hierin kunnen meedenken (partnership) hebben nadrukkelijk een streepje voor. www.FACTO.nl
Whitepaper De belangrijkste boodschap in de richting van de facility manager is: pak je eigen verantwoordelijkheid en ga het gewoon DOEN!
Bron Informatie uit dit artikel is deels afkomstig van de F-MEX masterclass 2011. In mei 2011 kwamen in Girona dertig facility managers, aanbieders van facilitaire diensten en Young Professionals in een masterclass onder leiding van Dries Krens en Jos Barnhoorn bijeen om hun inzichten op het gebied van duurzaamheid met elkaar te delen. Zie voor meer informatie www.f-mex.com.
Auteur Leo Laanen
www.FACTO.nl
