DIMA GROUP KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT NON ALCOHOL BEVERAGE (NAB)

DIMA GROUP

KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT NON ALCOHOL BEVERAGE (NAB)

Tahun pembuatan Jilid Nomor Tanggal dikeluarkan Di setujui oleh Last Updated

: : : : : :

2014 1 ( satu ) 0001/SOP/NAB/2014 24 November 2014 Finance Director dan Head of NAB -

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR

i

I. Struktur Organisasi Struktur Organisasi Business Unit (BU) NAB Struktur Organisasi Corporate Controller

1 2

II. Tabel Kesetaraan Otoritas

2A

III. Ketentuan dan Prosedur A KEGIATAN DAGANG 1 Pemesanan Barang Dagangan 1.1. Flow Pengajuan Order Sheet Bulan Berikutnya dan Forecast 2 (Dua) Bulan Berikutnya ………………………………………………… 1.2. Flow Revisi Order Sheet Bulan Berjalan ………………………………………. 1.3. Flow Pemesanan Barang Dagangan Import ke Supplier / Importir …………………………………………………………………………………………. 1.4. Flow Retur Pembelian Barang Dagangan Dari Gudang Pusat BU/Cabang ke Pabrik ……………………………………………………………………

3 4 5 6

2 Kerja Sama Dengan Pelanggan 2.1. Outlet ( Di Luar Subdist dan Dealer) 2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open Outlet) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan Kanvas) ………………………………………………….. 2.1.2. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe Penjualan Kredit Untuk Tipe Dagang Taking Order/Kanvas …………………………………………………………………….. 2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open Outlet) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang Taking Order/Kanvas) ………………………………………………….. 2.1.4. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe Penjualan Cash Untuk Tipe Dagang Taking Order/Kanvas ……………………………………………………………………..

7

8

9

10

2.2. Dealer 2.2.1. Flow Penunjukan Dealer Baru ……………………………………………

11-12

2.2.2. Standar Form Untuk Penunjukan Dealer ……………………………

13

2.2.3. Flow Perpanjangan Dealer ………………………………………………… 2.2.4. Standar Form Untuk Perpanjangan Kontrak Dealer ……………………………………………………………………

14-15 16

2.2.5. Standar Form Business Review Dealer …………………………….. 2.2.6. Standar Data / Perijinan Untuk Penunjukan / Perpanjangan Dealer …………………………………

17 18

2.3. Sub Distributor 2.3.1. Flow Penunjukan Sub Distributor Baru …………………………….. 2.3.2. Standar Form Untuk Penunjukan Sub Distributor Baru …………………………………………………………………. 2.3.3. Flow Perpanjangan Kontrak Sub Distributor …………………….. 2.3.4. Standar Form Untuk Perpanjangan Kontrak Sub Distributor …………………………………………………….. 2.3.5. Standar Data / Perijinan Untuk Penunjukan / Perpanjangan Subdist …………………………………

19-20 21 22-23 24 25

2.4. Ketentuan TOP dan Harga 2.4.1. Tabel Ketentuan Term of Payment (TOP) ………………………….

26

2.4.2. Tabel Approval Kategori Group Price List ………………………….

27

2.4.3. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Distributor ke Internal / Eksternal Subdist, Admin Budget & Marketing Department ……………………………………………………………………….. 2.4.4. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Distributor ke Internal / Eksternal Subdist, Admin Budget dan Marketing …………………………………………………………………………..

28

29

2.4.5. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Internal Subdist ke Cabang ………………………………………………………………………….

30

2.4.6. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Internal Subdist ke Cabang …………………………………………………………………………..

31

2.4.7. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Cabang ke Outlet ………

32

2.4.8. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Cabang ke Outlet ………………………………………………………………………………..

33

3 Penjualan 3.1. Ketentuan Penjualan Kredit dan Overlimit …………………………………

34

3.2. Flow Approval Sales Order Kredit ………………………………………………..

35

3.3. Ketentuan Approval Penjualan Cash (Tunai) di Luar Kanvas ………. 3.4. Flow Approval Sales Order Tunai …………………………………………………. 3.5. Ketentuan Penjualan Kanvas (Tunai dan Kredit) ………………………….

36

3.6. Flow Approval Surat Permintaan Muat Kanvas s/d Transfer Barang Dari Gudang Cabang BU ke Gudang Kanvas …………………………………………………………………………………………..

37 38

39

3.7. Flow Penjualan Barang Kanvas s/d Penyelesaian Pengembalian Sisa Barang ke Gudang Cabang BU ……………………….. 3.8. Flow Settlement Pembayaran dan Settlement Dokumen ……………………………………………………………………………………….

40 41

4 Retur Penjualan 4.1. Retur Penjualan Barang Dagang 4.1.1. Ketentuan Pengajuan Retur Penjualan ……………………………….

42

4.1.2. Flow Pengajuan dan Penerimaan Barang Retur ……………………………………………………………………………………

43

4.1.3. Flow Pemeriksaan dan Pencatatan Kondisi Fisik Barang, Pembuatan DO Retur & Compare Pelunasan ……………………..

43A

5 Piutang Dagang 5.1. Flow Timbulnya Piutang Dagang dan Update Pencatatan Piutang Dagang …………………………………………………………..

44

5.2. Ketentuan Penagihan ……………………………………………………………………

45

5.3. Flow Penagihan dan Penyetoran Hasil Penagihan ………………………. 5.4. Ketentuan Penanganan Piutang ke Dept. Legal …………………………..

46 47

5.5. Flow Penanganan Piutang ke Dept. Legal ……………………………………. 5.6. Ketentuan Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui Departemen Internal Audit ………………………………………………………….. 5.7. Flow Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui Departemen Internal Audit …………………………………………………………..

48

6 Free Product dan Sample 6.1. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample 6.1.1. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample Area …………………………………………………………………………………….. 6.1.2. Ketentuan Permintaan Free Product dan Sample HO ………..

49 50

51 52

6.2. Flow Approval Permintaan Free Product dan Sample 6.2.1. Flow Proses Approval Free Product dan Sample Area ……….

53

6.2.2. Flow Proses Approval Free Product dan Sample HO ………….

54

6.3. Flow Pemberian Free Product dan Sample ………………………………….

55

6.4. Flow Claim Free Product ……………………………………………………………….

56

7 Stock 7.1. Ketentuan Approval Transfer Stock Antar Cabang, Pembuatan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak ……………………………………………….. 7.2. Ketentuan Pemusnahan Bad Stock ………………………………………………. 7.3. Ketentuan Perubahan Status Tipe Persediaan ( Good Menjadi Bad Atau Bad Menjadi Good) ………………………………

57 58 59

B KEGIATAN PROMOSI 8 Permintaan Dana 8.1. Flow Permintaan Dana (RFMF) Area ……………………………………………

60

8.2. Flow Permintaan Dana (RFMF) HO ………………………………………………

61

9 Kegiatan Sponsorship 9.1. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship Area …………………. 9.2. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship HO …………………….

62 63

10 POSM 10.1. Ketentuan POSM HO 10.1.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM HO …………………..

64

10.1.2. Ketentuan Penggunaan POSM HO …………………………………….

65

10.1.3. Persetujuan Mock Up dan Rencana Alokasi 10.1.3.1. Flow Pengajuan dan Approval Design Mock Up …………………………………………………………………………. 10.1.3.2. Flow Pemesanan dan Approval Mock Up HO ………………………………………………………….. 10.1.3.3. Flow Alokasi POSM Top Down (HO) ……………………..

66 67 68

10.1.3.4. Flow Alokasi POSM Bottom Up (Area) …………………. 10.1.4. Pembelian POSM HO

69

Flow Persetujuan Pemesanan POSM HO …………………………..

70

10.2. Ketentuan POSM Area 10.2.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM di Area ……………. 10.2.2. Penerimaan dan Pengeluaran POSM di Area Flow Proses Approval dan Penawaran Untuk Pembelian POSM di Area ………………………………………………….. 10.2.3. Ketentuan Penggunaan POSM di Area ……………………………… 10.3. Ketentuan Pemusnahan POSM Head Office dan Area ……………….

71

72 73 74

11 SOLUS 11.1. Ketentuan SOLUS ……………………………………………………………………….. 11.2. Flow Approval s/d Verifikasi Dokumen SOLUS …………………………..

75

11.3. Flow Pembuatan Kontrak s/d Input RFMF ………………………………….. 11.4. Standar Dokumen Perijinan SOLUS ……………………………………………..

77

11.5. Standar Waktu Proses Kegiatan SOLUS……………………………………….. 11.6. Form SOLUS ………………………………………………………………………………….

79

76 78 80

12 Pembayaran SPG Flow Claim Pembayaran SPG ………………………………………………………………. C TABEL OTORISASI BIAYA ………………………………………………………………..

81 82-85

D FORM 1. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Dealer ………………………………………………………………………………………

86

2. Form Persetujuan Bank Garansi ………………………………………………… 3. Dealer Company Profile …………………………………………………………….

87 88-93

4. Dealer Performance Scoring ……………………………………………………… 5. Form MoU 6. Surat Penunjukan Dealer …………………………………………………………..

94 95 96

7. Checklist Kelengkapan Claim KPI Dealer ……………………………………. 8. Sales Productivity Report ………………………………………………………….

97-98 99

9. Lampiran Perjanjian Kerja Sama Dealer ……………………………………… 10. Target Dealer …………………………………………………………………………. 11. KPI Dealer ……………………………………………………………………………… 12. Report Payment Dealer …………………………………………………………… 13. Report Achievement Dealer …………………………………………………….

100 101-102 103 104 105

14. Sales Productivity Report ………………………………………………………… 15. Data RTM Dealer …………………………………………………………………….. 16. Laporan Analisa Kelayakan ……………………………………………………… 17. Solus Claim Monitor ……………………………………………………………….. 18. Form Credit Approval Card (CAC) …………………………………………….. 19. Spesimen CAC ………………………………………………………………………… 20. Form Cash Transaction Card (CTC) ……………………………………………. 21. Form Surat Permintaan Muat Kanvas (SPM) ……………………………… 22. Faktur Penjualan Kanvas …………………………………………………………. 23. Form Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas ………………………….. 24. Surat Persetujuan Transaksi Kanvas Kredit ………………………………..

106 107

25. List Outlet Kanvas Kredit ………………………………………………………….

117

26. Form Laporan Penjualan Harian ………………………………………………..

118

27. Form Pricelist dari Distributor ke Subdist ………………………………….

119

28. Form Pricelist dari Subdist ke Cabang ……………………………………….

120

29. Form Pricelist dari Cabang ke Outlet ………………………………………… 30. Berita Acara Legal (BAL) ………………………………………………………….. 31. Proposal Aktivitas (PA) ……………………………………………………………

121-124 125 126

31. Form Perubahan Status Tipe Persediaan …………………………………..

127

32. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Subdist ………………………………………………………………………………..

128

108 109 110 111 112 113 114 115 116

33. Cover Subdist Company Profile ……………………………………………… 34. Subdist Performance Scoring …………………………………………………. 35. Form Goods Survey Report (GSR) …………………………………………… 36. Form Pengajuan Retur ke Pabrik …………………………………………….. 37. Form Berita Acara Selisih Setoran (BASS)………………………………….

129 130 132 133 134

STRUKTUR ORGANISASI BU NAB Head of BU

National Sales Manager

Operation Manager

Deputy Brand Manager

Category Manager

Regional Sales Manager

On Trade Manager

Area Sales Manager Sales Admin Area

Sales Admin HO

Sales Admin Regional

Data Analyst

SPV

Brand Supervisor / Brand Associate

Creative Designer

ASR / Salesman

Page 1

STRUKTUR ORGANISASI CORPORATE CONTROLLER Corporate Controller (CC)

Admin CC

System Support & Compliance Manager

Regional Controller (GAM)

Regional Controller

Controller

Admin Budget Area (AB)

Admin Verifikasi (AV)

Admin Account Receivable (AR)

Admin A&P Claim (AC)

Data Analyst

(MM Pesing, Luar Jkt, Budget)

Controller

Admin Entry (AE)

Kasir (KS)

Admin Verifikasi (AV)

Admin Account Receivable (AR)

Admin A&P Claim (AC)

Page 2

Admin Entry (AE)

Kasir (KS)

Koordinator Kolektor

Operation Support Staff

Compliance Staff

System Support Staff

TABEL KESETARAAN OTORITAS

Kesetaraan Otoritas No

Kelompok Jabatan

1

Direksi

2

3

Sales

Operation

Nama Jabatan Director

BU NAB

BU MM

BU Food

Spirit & Sweet Wine

Head of BU

Head of BU ASR/ Salesman

Head of BU

Head of BU

Head of BU

Sales/MD

Sales

BA

Salesman/Promotor

BA

Supervisor

BE

SPV

SPV / TL/MMS

SPV

Business Spv

Manager Area

ABM

ASM

MMM

Deputy DM

BAM

Manager Regional

RBM

RSM

BDM/DM

BM

BM

Manager Nasional

HOS

NSM

NKAM

-

BUM

Planner Manager

DP Mgr

OM

LM

BM

BM

Manager Nasional

HOO

-

-

-

-

TM

BrA

-

-

BrA

CE, KAE

Br Spv

CS

-

TMS

TMM, KAM

BrM

CM

-

BrM

HOCM

-

-

-

-

Staff Supervisor 4

BU Diageo

Trade Marketing Manager Manager Nasional

Page 2A

1.1. FLOW PENGAJUAN ORDER SHEET BULAN BERIKUTNYA DAN FORECAST 2 (DUA) BULAN BERIKUTNYA Narasi 1. Operation Manager memberikan form Order Sheet di mana di dalam order sheet diberikan angka total target order sheet bulanan kepada RSM paling lambat tanggal 18 setiap bulan.

Operation Manager (OM)

Max Max tgl tgl 18 18

2. RSM memberikan feed back berupa data BE, rolling forecast, data selling out 3 bulan sebelumnya dan breakdown forecast order sheet mingguan dan forecast total order sheet 2 bulan mendatang paling lambat tgl 22 tiap bulan.

Target Target Order Order Sheet Sheet Sebelumnya Sebelumnya

BE, BE, Rolling Rolling Forecast, Forecast, Selling Selling Out Out 33 Bulan Bulan Sebelumnya, Sebelumnya, Breakdown forecast Breakdown forecast order order sheet sheet mingguan mingguan Dan Dan total total forecast forecast Order sheet Order sheet 22 bulan bulan berikutnya berikutnya

Order Order Sheet Sheet


Ya Tdk Ya


Order Order Sheet Sheet Order Order Sheet Sheet




Tandatangan Tandatangan External External Subdist Subdist dan dan RSM RSM

Max tgl 24

Order Order Sheet Sheet (Ttd (Ttd Ext Ext Subdist, Subdist, RSM) RSM)

6 Jika NSM menyetujui, lakukan langkah 4.A. dan 4.B.

Jika External Subdist tidak menyetujui, RSM berkoordinasi dengan OM dan kemudian setelah kesepakatan dicapai order sheet ditandatangani oleh External Subdist dan RSM paling lambat tgl 24 setiap bulan.

Tdk

Internal Internal Subdist? Subdist?

5. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet tidak sesuai allowance (range) di BU, OM meminta persetujuan NSM.

Jika External Subdist menyetujui, order sheet ditandatangani oleh External Subdist dan RSM paling lambat tgl 24 setiap bulan.

Setuju? Setuju?

Ya

4.B. Untuk External Subdist OM mengirimkan order sheet kepada RSM untuk ditanda tangani oleh External Subdist dan RSM paling lambat tgl 24 setiap bulan. Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan RSM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan

7.B. Untuk External Subdist OM mengirimkan order sheet dikirimkan kepada RSM untuk didiskusikan ke eksternal Subdist.

Max Max tgl tgl 22 22

Tdk

4.A. Untuk Internal Subdist OM mengirimkan order sheet kepada Planner Control SPv dan RSM paling lambat tgl 25 setiap bulan.

7 Jika NSM tidak menyetujui, maka OM merevisi order sheet lalu : 7.A. Untuk Internal Subdist OM mengirimkan revisi order sheet kepada Planner Control SPv dan RSM paling lambat tgl 25 setiap bulan.

NSM

Sesuai Sesuai allowance? allowance?

3. OM membandingkan angka total target order sheet dan forecast order sheet. 4. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet sesuai allowance (range) di BU :

Planner Control Supervisor

RSM

Order Order Sheet Sheet (Ttd (Ttd Ext Ext Subdist Subdist && RSM) RSM)

Max tgl 25




Revisi Revisi Order Order Sheet Sheet



Koordinasi Koordinasi dengan dengan External External Subdist Subdist

Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan RSM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan

Page 3

1.2. FLOW REVISI ORDER SHEET BULAN BERJALAN Narasi

1. Operation Manager memberikan template order sheet dengan data beginning stock bulan berjalan paling lambat tgl 7 setiap bulan kepada RSM . 2. Jika tidak ada revisi, RSM memberikan informasi kepada OM paling lambat tgl 8 setiap bulan . 3. Jika ada revisi, RSM mengirimkan Revisi BE dan Rolling Forecast paling lambat tgl 8 setiap bulan. Khusus untuk revisi dari eksternal subdist dokumen ditandatangani oleh RSM.

ASM/RSM

Operation Manager (OM) Planner Control Spv

NSM

Max tgl 7 Revisi BE dan Rolling Forecast?

Format Order Sheet

Ya Tdk

Informasi ke OM

Revisi BE dan Rolling Forecast

Tdk Sesuai allowance ?

Setuju? Ya

Max tgl 8

Tdk

Ya

4. OM memeriksa revisi BE dan Rolling Forecast kemudian menghitung order sheet.

Revisi Order Sheet Revisi Order Sheet

5. Jika order sheet sesuai dengan allowance, data revisi order sheet dikirimkan ke Planner Control Spv paling lambat tgl 10 setiap bulan. 6. Jika tidak sesuai dengan allowance, dimintakan persetujuan ke NSM. Jika NSM setuju, data revisi order sheet dikirimkan kepada Planner Control SPv paling lambat tgl 10 setiap bulan.

Informasi ke RSM

7. Jika NSM tidak setuju, OM berkoordinasi kembali dengan RSM.

Page 4

Max tgl 10

1.3. FLOW PEMESANAN BARANG DAGANGAN IMPORT KE SUPPLIER / IMPORTIR

Narasi

NSM dan Head of BU

1. 1. Target Target penjualan penjualan tahunan tahunan yang yang sudah sudah dirincikan dirincikan oleh oleh Head Head of of BU BU untuk tahun berjalan, akan untuk tahun berjalan, akan di di kirimkan kirimkan kepada kepada OM. OM.

Kirim email ke OM

Jika Jika tidak tidak disetujui, disetujui, maka maka akan akan diberikan diberikan kembali kembali kepada kepada OM OM untuk untuk di di koreksi. koreksi.

Rincian Forecast Penjualan Tahunan

(PF Draft) For Untuk 3 Bulan Next 3 Months

5. 5. OM OM membuatkan membuatkan PR PR yang yang berisi berisi dengan dengan pesanan pesanan produk produk impor untuk periode 3 impor untuk periode 3 (tiga) (tiga) bulan bulan dan dan diberikan diberikan 22 (dua) (dua) bulan bulan sebelum sebelum tgl tgl permintaan permintaan kedatangan kedatangan barang. barang. PR PR yang yang sudah sudah dibuat dibuat dan dan ditandatangani ditandatangani akan akan diberikan diberikan kepada kepada supplier supplier // principal. principal.

9. 9. Jika Jika hasil hasil pengecekan pengecekan tidak tidak lancar, lancar, supplier supplier // principal principal akan akan segera segera memberikan memberikan informasi informasi kepada OM dan berkoordinasi kepada OM dan berkoordinasi lagi lagi dengan dengan OM. OM.

DPF Untuk 3 Bulan Mendatang

Kirim ke NSM dan Head of BU

Approved ? No Yes Kirim email ke OM

Issued Issued Purchase Purchase Requisition Requisition (PR) (PR) paling paling lambat lambat tgl tgl 25 25 tiap tiap bulan bulan

PR

Send Send to to Supplier/ Supplier/ Principal Principal

Checking Checking :: 1. 1. Stock Stock Availability Availability && Exp Exp Date Date 2. 2. Loading Loading Capacity Capacity 3. 3. Departure Departure Time Time

11. 11. Import Import Supervisor Supervisor D&L D&L membuat membuat PO PO berdasarkan berdasarkan draft draft PO PO dari dari OM OM dan dan mengirimkan mengirimkan PO PO kepada kepada supplier/principal, surveyor dan supplier/principal, surveyor dan OM OM

13. 13. Setelah Setelah Surveyor Surveyor (SUCOFINDO) (SUCOFINDO) menerima menerima PO PO dari dari Import Import Supervisor Supervisor D&L D&L mereka mereka akan akan menerbitkan menerbitkan Proforma Proforma Invoice Invoice untuk untuk keperluan keperluan penagihan penagihan biaya biaya surveyor. surveyor.

PR

Send Send to to Supplier Supplier (Eksportir) (Eksportir)

10.Setelah 10.Setelah berkoordinasi berkoordinasi dan dan memperoleh memperoleh perhitungan perhitungan yang yang pasti, pasti, OM OM Mgr Mgr membuat membuat draft draft PO PO dan dan meminta meminta approval approval ke ke NSM NSM dan Head of BU kemudian draft dan Head of BU kemudian draft PO PO dikirimkan dikirimkan via via email email kepada kepada Import Import Supervisor Supervisor D&L. D&L.

12. 12. Supplier Supplier // Principal Principal menerima menerima PO PO dan dan berdasarkan berdasarkan PO PO tsb, tsb, mereka mereka mulai mulai mengurus mengurus administrasi administrasi untuk untuk keperluan keperluan ekspor. ekspor.

Import Supervisor D&L

Set up PF by SKU Untuk 3 bulan mendatang

4. 4. Head Head of of BU BU menandatangani menandatangani Draft Draft Purchase Purchase Forecast Forecast (DPF) (DPF) dan dan jika jika disetujui disetujui diberikan diberikan kembali kembali kepada kepada OM OM untuk untuk diproses. diproses.

8. 8. Jika Jika hasil hasil pengecekannya pengecekannya sudah sudah selesai selesai dan dan berjalan berjalan dengan lancar, dengan lancar, akan akan segera segera memberikan memberikan informasi informasi kepada kepada OM. OM.

Surveyor


3. 3. Draft Draft Purchase Purchase Forecast Forecast (DPF) (DPF) untuk untuk 33 (tiga) (tiga) bulan bulan berikutnya berikutnya yang yang sudah sudah dibuat, dibuat, diberikan diberikan kepada kepada Head Head of of BU BU untuk untuk disetujui. disetujui.

7. 7. Setelah Setelah supplier supplier // principal principal menerima menerima PR, PR, maka maka mereka mereka akan mulai mengecek akan mulai mengecek untuk untuk persediaan persediaan barang,kapasitas barang,kapasitas muatan muatan container container dan dan jadwal jadwal keberangkatan keberangkatan transporter. transporter.

Supplier / Principal


2. 2. OM OM menerima menerima Target Target Penjualan Penjualan untuk untuk tahun tahun berjalan,kemudian berjalan,kemudian mengatur mengatur dan dan membuatkan membuatkan Draft Draft Purchase Purchase Forecast Forecast (DPF) (DPF) berdasarkan SKU untuk 3 (tiga) berdasarkan SKU untuk 3 (tiga) bulan bulan berikutnya. berikutnya.

6. 6. Supplier/principal Supplier/principal menerima menerima PR PR yang yang sudah sudah ditandatangani ditandatangani oleh oleh OM. OM.

Operation Manager (OM)

Available Tdk Tdk Purchase Request (Revised)

Ya Ya

Send Send Information Information to to OM OM

Draft PO Draft Draft PO PO

Buat Buat PO PO

Purchase Order

Purchase Order

Purchase Order Purchase Order

Page 5

Send Send PO PO via via email email to to Supplier, Supplier, Surveyor and Surveyor and OM OM

1.4. FLOW RETUR PEMBELIAN BARANG DAGANGAN DARI DARI GUDANG PUSAT BU/CABANG BU KE PABRIK Narasi

Kepala Gudang

ASM, RSM, NSM

Controller

Outbound Control Spv

Principal / Pabrik

ASM Buat Pengajuan Barang Retur

1. ASM membuat pengajuan retur barang ke Principal/ Pabrik dan menandatangani form pengajuan. 2. Kemudian Form pengajuan diberikan kepada RBM dan NSM untuk dimintakan persetujuan.

Form Pengajuan (Ttd ASM)

3. Setelah Disetujui oleh ASM, RSM dan NSM kemudian diberikan kepada controller untuk diverifikasi. Setelah diverifikasi controller tanda tangan di form pengajuan.

Diberikan ke RSM dan NSM untuk dimintakan persetujuan

4. Setelah Ditandangani oleh controller, form pengajuan diberikan kepada Outbound Control Spv. Outbound Control Spv koordinasi dengan Principal/ Pabrik mengenai rencana retur dan membuat Purchase Order Retur (PO Retur).

Verifikasi SKU yang akan diretur

Tanda tangan pada Form Pengajuan

5. PO ke-1 diberikan ke Principal, Po Ke 2 ke Kepala Gudang, PO ke-3 u/arsip logistic.

Form Pengajuan (Ttd ASM, RSM, NSM )

6. Kepala Gudang siapkan barang sesuai PO dan buatkan PO Receipt retur serta serahkan barang ke Transporter dengan dimintakan tandatangannya di PO Receipt retur.

Verifikasi by Controller

Tanda tangan pada Form Pengajuan

Form Pengajuan (Ttd ASM, RSM, NSM, Controller)

7. Dok PO Receipt retur dan PO kemudian diberikan ke AV dengan selanjutnya diberikan kepada Accounting AP.

Form Pengajuan (Ttd ASM, RSM, NSM, Controller)

Koordinasi dengan Principal/Pabrik A Buat PO Retur

PO Retur

PO Retur

PO Retur

Form Pengajuan (approved)

Form Pengajuan (approved)

Siapkan barang yang akan di retur sesuai PO

PO Receipt retur

Barang Barang retur retur File

Buatkan PO Receipt Retur

Hitung fisik barang vs PO

PO Receipt retur PO Retur Form Pengajuan (approved)

Minta ttd Delivery/ Transporter pada PO Receipt retur

PO Retur

PO Receipt retur (signed)

Buat CN Kirim ke Acct HO Kirim barang ke Principal/Pabrik

CN

Kirim ke Acct HO

A

Proses Update Hutang (A/P)

File

Page 6

Nama Proses Working Area

2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang Taking Order/Kanvas) Area Unit Proses

Keterangan Pemilik Proses Dokumen

Pengajuan

Survey

Salesman / Area Sales Representative (ASR) Credit Approval Card (CAC) & Spesimen

SPV

Otoritas Dokumen pendukung yang di perlukan adalah copy KTP Pemilik, copy KTP penerima kuasa, copy NPWP (jika ada), copy SPPKP (jika PKP), copy SIUP

Salesman / Area Sales Representative (ASR) Credit Approval Card (CAC) & Credit Approval Card (CAC) & Spesimen Spesimen SPV ASM/RSM/National Sales Manager/Head of BU Waktu survey calon outlet baru Nilai kredit s/d Rp 10.000.000,harus diselesaikan paling disetujui oleh ASM lambat 3 (tiga) hari kerja.

SPV membuat dokumentasi dan laporan hasil survey serta menandatangani CAC.

Calon outlet harus menandatangani pada CAC sesuai dengan tanda tangan pada KTP

Persetujuan

Controller Selama pengajuan outlet baru masih belum memenuhi kelengkapan dan otorisasi sesuai ketentuan, maka tidak bisa bertransaksi secara kredit.

Nilai kredit Rp 10.000.001,- s/d Rp Controller memeriksa kelengkapan 20.000.000,- disetujui oleh RSM dokumen dan otorisasi, kemudian jika sudah sesuai dengan persyaratan menandatangani dokumen Credit Approval Card (CAC)

Selama proses survey berjalan, Nilai Kredit Rp 20.000.001,- s/d Rp calon outlet baru tersebut 50.000.000,- disetujui oleh National dapat bertransaksi dengan Sales Manager pembayaran harus tunai.

Ketentuan Bagi penerima kuasa dari pemilik, juga harus menandatangani pada CAC sesuai dengan KTP

Pengecekan kelengkapan dokumen Input data & amplop piutang & otorisasi Controller System Support Officer & Admin AR Credit Approval Card (CAC) & Credit Approval Card (CAC) & Spesimen Spesimen

Nilai Kredit > Rp 50.000.000,disetujui oleh Head of BU

Pembukaan outlet baru yang merupakan teman/keluarga dari karyawan, harus dimintakan persetujuan dari National Sales Manager dengan kredit limit berapapun Untuk outlet baru diijinkan langsung melakukan transaksi kredit dengan syarat Credit Approval Card (CAC) sudah lengkap dan disetujui

Narasi

Page 7

Master data customer untuk NOO disentralisasikan penginputannya oleh pusat di BOSnet

Admin A/R melakukan konfirmasi via telpon untuk kebenaran data CAC sebelum menyimpan CAC ke amplop piutang

2.1.2. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN KREDIT UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER / KANVAS Narasi 1. Salesman/ASR mengisi form Credit Approval Card (CAC) dan melengkapi semua syarat dokumen yang diperlukan untuk pembukaan pelanggan baru (kredit). 2. SPV melakukan survey lapangan 3. Setelah selesainya survey oleh SPV dan sudah sesuai dengan ketentuan dan kondisi outlet di lapangan, SPV membubuhkan tanda tangannya di CAC dan kemudian dimintakan approval sesuai nilai kredit.

Salesman / ASR

Isi CAC dan lengkapi syarat dokumennya CAC (outlet Copy NPWP, signed) copy SPPKP, Copy KTP copy SIUP pemilik/ penerima kuasa

Nilai kredit > Rp 10 juta s/d Rp 20 juta = RSM Nilai kredit > Rp 20 juta s/d Rp 50 juta = NSM

Survey kondisi outlet di lapangan

Berikan ke SPV untuk survey

System Support Officer

penerima kuasa

Cek kelengkapan syarat & otorisasi

Catat & simpan di amplop piutang

Tanda tangan pada CAC

Approved?

Yes

CAC (Outlet, ASM/ RSM/NSM,SPV, Controller signed)

No

Batal / Revisi kredit limit Mintakan approval

6. Controller menerima CAC dan lampirannya dari SPV, kemudian verifikasi untuk kelengkapan syarat dokumen dan otorisasi sesuai dengan ketentuan kemudian menandatangani CAC. 7. Selanjutnya, Controller Scan dan kirim email CAC serta spesimen kepada System Support Officer, dan memberikan CAC asli, spesimen asli, copy KTP dan copy NPWP (jika ada) kepada admin A/R 8. System Support Officer input Master Customer di DFS (Bosnet) berdasarkan hasil scan CAC dan spesimen 9. Admin A/R menerima CAC asli dan spesimen asli, copy KTP dan copy NPWP (jika ada) kemudian cek kode master customer di DFS (Bosnet). Jika master customer sudah dibuat, admin A/R mencatat dan simpan dokumen di amplop piutang

Page 8

Scan dan email CAC, Copy KTP, copy NPWP

Admin AR

CAC + spesimen (Outlet, ASM/ RSM/NSM,SPV signed)Copy NPWP, Copy KTP copy SPPKP, pemilik/ copy SIUP

penerima kuasa

CAC (outlet, SPV Copy NPWP, signed) copy SPPKP, Copy KTP copy SIUP pemilik/ penerima kuasa

Tanda tangan pada CAC

CAC (Outlet, SPV signed)

Controller

CAC (Outlet, ASM/ RSM/NSM,SPV signed) Copy NPWP, Copy KTP copy SPPKP, pemilik/ copy SIUP

CAC (Outlet) Copy NPWP, copy SPPKP, Copy KTP copy SIUP pemilik/ penerima kuasa

Nilai kredit > Rp 50 juta = Head of BU 5. CAC yang sudah disetujui sesuai dengan nilai kredit diberikan oleh Salesman / ASR kepada controller.

ASM/RSM/NSM/Head of BU

Cek kelengkapan syarat

4. CAC yang sudah dibuatkan dan lampirannya diberikan kepada ASM/RSM/NSM/Head of BU sesuai dengan level approval limit kredit sbb : Nilai kredit s/d Rp 10 juta = ASM

SPV

Input ke Master Customer di DFS


2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang Taking Order/Kanvas) Area

Pengajuan

Unit Proses Pengecekan kelengkapan pengisian Input data & dokumentasi CTC CTC

Persetujuan

Keterangan

Salesman / Area Sales Representative Salesman / Area Sales Pemilik Proses (ASR) Representative (ASR)

Controller

System Support Officer & Admin AV

Dokumen

Cash Transaction Card (CTC)



SPV

Controller


Otoritas

Dokumen pendukung yang di perlukan CTC ditandatangani oleh SPV adalah copy KTP Pemilik (optional), copy KTP penerima kuasa (optional), copy NPWP (jika ada) Ketentuan Calon outlet baik pemilik / penerima kuasa harus menandatangani spesimen Khusus untuk tipe dagang kanvas, apabila CTC tidak diisi dengan lengkap dan faktur manual sudah dibuka, dibuatkan CTC atas nama kode salesman/ASR sehingga tidak menambah RO

Page 9

Hasil pengecekan oleh controller, CTC didokumentasikan oleh AV harus dibubuhkan tanda tangannya pada dokumen CTC

2.1.4. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN CASH UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER/KANVAS Narasi

1. Salesman / ASR mengisi form Cash Transaction Card (CTC) dan Melampirkan copy KTP (jika ada) 2. CTC yang sudah dibuatkan dan lampirannya diberikan kepada SPV untuk persetujuan. 3. Setelah disetujui oleh SPV, kemudian CTC diberikan kepada Controller. 4. Controller menerima CTC dan lampirannya kemudian verifikasi pengisian CTC lalu menandatangani CTC 5. Selanjutnya, Controller Scan dan email CTC beserta copy KTP (jika ada) kepada System Support Officer dan memberikan CTC beserta copy KTP (jika ada) kepada AV 8. System Support Officer input Master Customer CTC di DFS (Bosnet)

Salesman / ASR

ASM

Controller

CTC (SPV signed)

Isi CTC dan lengkapi syarat dokumennya

Dokumen pendukung CTC (outlet signed) Dokumen pendukung

Berikan ke SPV utk persetujuan

Cek kelengkapan syarat & otorisasi CTC (outlet signed) Dokumen pendukung

Tandatangan CTC

Tanda tangan pada CTC

Serahkan ke AV

Scan dan email CTC, Copy KTP (jika ada)

9. AV memastikan kode customer sudah dibuat di sistem DFS (Bosnet) kemudian File CTC

Page 10

AV


CTC (SPV, Ctrl signed) Dokumen pendukung

Memastikan kode sudah dibuat di Bosnet

Catat & simpan CTC

Copy CTC, Copy KTP (jika ada)

System Support Officer Input ke Master Customer di DFS (Bosnet)

2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 1) Narasi

ASM dan RSM

Sales Admin HO

Legal

NSM

F& A Mgr, FD

Dealer

1. 1. ASM ASM mengusulkan mengusulkan Calon Calon Dealer Dealer baru baru ke ke RSM RSM dengan dengan melampirkan melampirkan ::

1.1. Company Profile 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan 1.4. MoU

1.1. 1.1. Company Company Profile Profile (Optional) (Optional) 1.2. 1.2. Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif :: Kelengkapan Kelengkapan administratif administratif sesuai sesuai dengan dengan tabel tabel Standard Standard Data Data // Perijinan Perijinan merujuk merujuk ke ke bentuk bentuk badan badan hukum hukum Dealer Dealer

1.5. Form Persetujuan Bank Garansi

Ya

Tdk

Dealer Tandatangan MoU

RSM Setuju?

1.3. 1.3. Form Form Persetujuan Persetujuan Pengangkatan Pengangkatan dan dan Perpanjangan Perpanjangan Kerjasama Kerjasama Dealer Dealer 1.4. 1.4. MoU MoU 1.5. 1.5. Form Form Persetujuan Persetujuan Bank Bank Garansi Garansi

1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer)

1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM)

2.2. RSM RSM memeriksa memeriksa dan dan evaluasi evaluasi :: 1.1. Company Company Profile Profile dan dan MoU MoU 2.2. Target Target Sales Sales Volume Volume && Kesanggupan Kesanggupan Bank Bank Garansi. Garansi. 3.3. Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif

1.1. Company Profile (Ttd ASM,1.2. RSM) Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan MoU (Ttd1.4. RSM) (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM)

Jika Jika RSM RSM menyetujui menyetujui maka maka RSM RSM menandatangani menandatangani dokumen 1.1 ,1.3, 1.4 dan dokumen 1.1 ,1.3, 1.4 dan 1.5 1.5 tersebut tersebut di di atas atas

1.1. Company Profile (Ttd ASM,1.2. RSM) Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan MoU (Ttd1.4. RSM) (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM)

1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM)

1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer)

Tdk F&A Mgr, FD Setuju? Ya

3.3. ASM ASM memintakan memintakan tanda tanda tangan tangan dokumen dokumen 1.4 1.4 (MoU) ke dealer. (MoU) ke dealer. Jika Jika dealer dealer tidak tidak setuju, setuju, ASM ASM melakukan melakukan revisi revisi dan dan koordinasi koordinasi dengan dengan RSM RSM kemudian kemudian MoU MoU baru baru dimintakan tanda dimintakan tanda tangan tangan ke ke dealer. dealer.

Dealer Tidak Disetujui

F&A Mgr ttd 1.3 dan 1.5, FD ttd 1.5 Tdk Dokumen 1.2 Valid? Ya

4.4. ASM ASM mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 ke ke Sales Sales Admin Admin HO. HO.

1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif

5.5. Sales Sales Admin Admin HO HO mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.3 1.3 dan 1.5 ke F&A dan 1.5 ke F&A Mgr Mgr dan dan mengirimkan dokumen 1.1, mengirimkan dokumen 1.1, 1.2 1.2 dan dan 1.4 1.4 ke ke Legal Legal

1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM)

6.6. F&A F&A Mgr Mgr melakukan melakukan analisa analisa dan dan validasi validasi kemudian kemudian jika jika semuanya semuanya sesuai sesuai menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.5. 1.5.

1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD)

7.7. F&A F&A Mgr Mgr memintakan memintakan persetujuan persetujuan dokumen dokumen 1.5 1.5 kepada kepada FD. FD. Setelah Setelah FD FD menyetujui menyetujui dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.5 1.5 diteruskan kepada diteruskan kepada Legal Legal

1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer)

1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD)


1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD)

8.8. Legal Legal memeriksa memeriksa dokumen dokumen validitas validitas dokumen dokumen 1.2 1.2 dan dan jika jika tidak tidak sesuai sesuai meminta meminta ASM melengkapi dokumen ASM melengkapi dokumen sesuai sesuai persyaratan. persyaratan.

1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD)

Tdk Setuju?

Jika Jika dokumen dokumen 1.2 1.2 sudah sudah sesuai sesuai dan dan dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.5 sudah diterima 1.5 sudah diterima dari dari F&A F&A Mgr Mgr dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 diberikan diberikan kepada kepada Sales Sales

Ya Tanda tangan dokumen 1.3

2

Sales Sales Operation Operation Dept Dept meminta meminta persetujuan persetujuan NSM NSM ..

1

9.9. Jika Jika NSM NSM menyetujui, menyetujui, NSM NSM menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3. 1.3. Kemudian Kemudian dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 diberikan diberikan kepada kepada Head Head of of BU. BU.

Page 11

2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 2) Narasi

ASM dan RSM

Legal

Admin Sales HO

F& A Mgr, FD

2

NSM

Head of BU dan Pemegang Kuasa Atas Nama Direksi

Dealer

1

10.Jika 10.Jika Head Head ofof BU BU menyetujui, menyetujui, Head Head ofof BU BU menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3, 1.3, 1.4 1.4 dan dan 1.5. 1.5. 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM)

11.Jika 11.Jika Head Head ofof BU BU sudah sudah menyetujui menyetujui dan dan dokumen dokumen 1.2 1.2 sudah sudah valid, valid, Legal Legal membuat membuat Surat Surat Penunjukan Penunjukan Dealer. Dealer.

1.2. Kelengkapan Administratif

1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM)

13. 13. Dealer Dealer mengurus mengurus bank bank garansi garansi dan dan memberikan memberikan bank bank garansi garansi kepada kepada area. area.

15. 15. F&A F&A Manager Manager memberikan memberikan copy copy bank bank garansi garansi kepada kepada Legal, Legal, kemudian kemudian Legal Legal memeriksa memeriksa apakah apakah dealer dealer mempunyai mempunyai ijin ijin SIUP SIUP dan dan NPPBKC, NPPBKC, jika jika ada ada SIUP SIUP dan dan NPPBKC, NPPBKC, Legal Legal akan akan membuat membuat Perjanjian Perjanjian Penunjukan Penunjukan Dealer. Dealer.



12. 12. Kemudian Kemudian Surat Surat Penunjukan Penunjukan Dealer Dealer diberikan diberikan kepada kepada Sales Admin HO untuk Sales Admin HO untuk dimintakan tanda dimintakan tanda tangan tangan ke ke pemegang pemegang kuasa kuasa atas atas nama nama direksi direksi dan dan dikirimkan dikirimkan ke ke area area untuk untuk dimintakan dimintakan tandatangan tandatangan Dealer. Dealer.

14. 14. Area Area mengirimkan mengirimkan bank bank garansi garansi kepada kepada Sales Sales Admin HO kemudian Admin HO kemudian Sales Sales Admin Admin HO HO memberikan memberikan bank bank garansi garansi kepada F&A Mgr. kepada F&A Mgr.

1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM)

1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM)

Tdk Setuju? Ya 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM)


1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM, Head BU) 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD, Head BU)

Tanda tangan dokumen 1.3, 1.4, 1.5


1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM, Head BU) 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD, Head BU)

Surat Penunjukan Dealer

Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi)


Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Dealer)

Mengurus Bank Garansi

Bank Garansi

Bank Garansi Bank Garansi

Copy Bank Garansi

Ada SIUP dan NPPBKC? Tdk

Ya Perjanjian Penunjukan Dealer

Cukup Cukup s/d s/d Surat Surat Penunjukan Penunjukan Dealer Dealer

Page 12

2.2.2 Standar Form Untuk Penunjukan Dealer

No 1 2 3

4

Nama Form Form MoU Form Persetujuan Company Profile CP-a CP-b CP-c CP-d CP-e Surat Penunjukan Dealer

Halaman 92 83 85 86 87 88 89 90 93

KETENTUAN PENGANGKATAN DEALER BARU -

Pengajuan pengangkatan Dealer baru dilakukan dengan mengisikan form standard yang tersedia. Pengajuan tersebut wajib di lampirkan dengan dokumen legal yang dibutuhkan ( dokumen terlampir ). Dealer baru harus memberikan jaminan kepada perusahaan dalam bentuk Bank Garansi atau sertifikat tanah dan bangunan yang sudah dibebankan hak tanggungan (APHT) Nilai jaminan yang diberikan harus sesuai dengan kredit limit yang telah disetujui. Jika kredit limit yang disetujui lebih besar dari pada nilai jaminan yang telah diberikan, maka harus dimintakan persetujuan dari NSM dan Finance & Accounting Manager Biaya Provisi Bank yang terjadi akan menjadi tanggung jawab penuh pada Dealer. (kecuali ada permohonan tertentu yang disampaikan secara tertulis dan dengan alasan yang jelas) Jika ada pengajuan sebagian atau sepenuhnya biaya provisi Bank menjadi beban perusahaan, maka harus dimintakan persetujuan dari NSM dan Finance & Accounting Manager Masa kontrak perjanjian kerjasama baru dengan Dealer adalah 1 (satu) tahun.

Page 13

2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 1) Narasi

Dua Dua bulan bulan sebelum sebelum kontrak kontrak berakhir,Legal berakhir,Legal Dept Dept memberikan memberikan informasi informasi kepada kepada Sales Sales Admin Admin HO HO mengenai mengenai kerja kerja sama sama dengan dengan dealer dealer yang yang akan akan berakhir berakhir kontraknya. kontraknya.

Legal

Sales Operation Dept

Informasi Kontrak Yang Akan Berakhir ( 2 Bulan Sebelum Berakhir )

ASM, RSM

F&A Mgr, FD

NSM

1.1. Performance Scoring 1.2. Company Profile (Optional) 1.3. Kelangkapan 1.4. Form Administratif Persetujuan

Informasi ke Area

Sales Sales Admin Admin HO HO menginformasikan menginformasikan ke ke area area untuk untuk melakukan melakukan penilaian penilaian dan dan menginformasikan menginformasikan jika jika ada ada kelengkapan kelengkapan administratif administratif yang yang akan akan habis habis masa masa berlakunya. berlakunya.


Langkah Langkah selanjutnya selanjutnya :: 1. 1. ASM ASM mengusulkan mengusulkan perpanjangan perpanjangan kerjasama kerjasama Dealer Dealer ke ke RSM RSM dengan dengan melampirkan melampirkan ::

RSM Setuju? Tdk Tdk Ya Ya

1.1. 1.1. Performance Performance Scoring Scoring 1.2. 1.2. Company Company Profile Profile (Optional) (Optional) 1.3. 1.3. Perubahan Perubahan Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif (jika (jika ada): ada): Jika Jika ada ada perubahan perubahan dokumen dokumen kelengkapan kelengkapan administratif administratif // jika jika ada ada dokumen dokumen yang yang habis habis masa masa berlakunya. berlakunya. 1.4. 1.4. Form Form Persetujuan Persetujuan Pengangkatan Pengangkatan dan dan Perpanjangan Perpanjangan Kerjasama Kerjasama Dealer Dealer 1.5. 1.5. Form Form Persetujuan Persetujuan Bank Bank Garansi Garansi 2. 2. RSM RSM memeriksa memeriksa dan dan evaluasi evaluasi :: 1. Performance 1. Performance Scoring Scoring 2. 2. Target Target Sales Sales Volume Volume & & Kesanggupan Kesanggupan Bank Bank Garansi. Garansi. 3. 3. Perubahan Perubahan Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif (jika (jika ada) ada)

Tandatangan 1.1, 1.2, 1.4, 1.5

1.2. Company Profile (Optional) Ttd ASM, RSM 1.3. Kelengkapan Administratif

(Optional) 1.3. Ttd ASM, RSM Kelangkapan 1.4. Form Administratif Persetujuan (Ttd ASM, 1.5. Form RSM) Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM)

(Optional) 1.3. Ttd ASM, RSM Kelangkapan 1.4. Form Administratif Persetujuan (Ttd ASM, 1.5. Form RSM) Persetujuan

Tdk Tdk Dokumen Valid?

1.1. Performance Scoring (Ttd ASM, 1.2. Company RSM) Profile


Bank Garansi (Ttd ASM, RSM)

Ya Ya

Jika Jika RSM RSM menyetujui menyetujui maka maka RSM RSM menandatangani menandatangani dokumen1.1 dokumen1.1 ,1.2, ,1.2, 1.4 1.4 dan dan 1.5 1.5 tersebut tersebut di di atas atas Perpanjangan Dealer Tidak Disetujui

3. 3. ASM ASM mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 kepada kepada Sales Sales Admin Admin HO. HO. 4. 4. Sales Sales Admin Admin HO HO mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.2, 1.2, 1.3 1.3 ke ke Legal Legal dan dan dokumen dokumen 1.1, 1.4, 1.5 F&A 1.1, 1.4, 1.5 F&A Mgr. Mgr. 4. 4. F&A F&A Mgr Mgr melakukan melakukan analisa analisa dan dan kemudian kemudian jika jika semuanya semuanya sesuai sesuai akan akan menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.4 1.4 dan dan 1.5 1.5 5. 5. F&A F&A Mgr Mgr memintakan memintakan persetujuan persetujuan FD FD dokumen dokumen 1.5. 1.5. Kemudian Kemudian jika jika FD FD menyetujui menyetujui dokumen 1.1, 1.4, 1.5 dokumen 1.1, 1.4, 1.5 diteruskan diteruskan kepada kepada Legal Legal 6. 6. Legal Legal memeriksa memeriksa validitas validitas dokumen dokumen 1.3 1.3 (jika (jika ada) ada) dan dan jika jika tidak tidak sesuai sesuai akan akan meminta meminta ASM ASM untuk untuk melengkapi melengkapi dokumen dokumen sesuai sesuai persyaratan. persyaratan. Jika Jika perubahan perubahan dokumen dokumen 1.3 1.3 sudah sudah sesuai sesuai dan dan dokumen dokumen 1.1, 1.4, 1.5,dah diterima dari 1.1, 1.4, 1.5,dah diterima dari F&A F&A Mgr, Mgr, Legal Legal menyerahkan menyerahkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 kepada kepada Sales Sales Admin Admin HO HO untuk untuk dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan ke ke NSM. NSM. Jika Jika NSM NSM menyetujui, menyetujui, NSM NSM menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.4 1.4 dan dan kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Head Head of of BU BU untuk untuk dimintakan dimintakan persetujuan. persetujuan.

1.1. Performance Scoring (Ttd ASM, 1.4. Form RSM) Persetujuan (Ttd ASM, 1.5. Form RSM) Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM)

Tdk Tdk F&A Mgr, FD Setuju? Ya Ya F&A Mgr ttd 1.4 dan 1.5, FD ttd 1.5

1.1. Performance Scoring (Ttd ASM, 1.2. Company RSM) Profile (Optional) Ttd ASM, RSM 1.3. Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD )

1.1. Performance Scoring Form (Ttd1.4. ASM, Persetujuan RSM) (Ttd ASM, RSM, F&A 1.5. Form Mgr) Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD )



Setuju? Tdk Tdk 2

Ya Ya

Tanda tangan dokumen 1.4

1

Page 14

2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 2) Narasi

ASM dan RSM

Legal

Sales Admin HO

F&A Mgr, FD

2

NSM


Dealer

1

7.Jika 7.Jika Head Head ofof BU BU menyetujui, menyetujui, Head Head ofof BU BU menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3, 1.3, 1.4 1.4 dan dan 1.5. 1.5. 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM)

8.Jika 8.Jika Head Head ofof BU BU sudah sudah menyetujui menyetujui dan dan dokumen dokumen 1.2 sudah valid, Legal 1.2 sudah valid, Legal membuat membuat Surat Surat Penunjukan Penunjukan Dealer. Dealer.


1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM)

10. 10. Dealer Dealer mengurus mengurus bank bank garansi garansi dan dan memberikan memberikan bank bank garansi garansi kepada kepada area. area.

12. 12. F&A F&A Manager Manager memberikan memberikan copy copy bank bank garansi garansi kepada kepada Legal, Legal, kemudian kemudian Legal Legal memeriksa memeriksa apakah apakah dealer dealer mempunyai mempunyai ijin ijin SIUP SIUP dan dan NPPBKC, NPPBKC, jika jika ada ada SIUP SIUP dan dan NPPBKC, Legal akan NPPBKC, Legal akan membuat Perjanjian membuat Perjanjian Penunjukan Penunjukan Dealer. Dealer.



9.9. Kemudian Kemudian Surat Surat Penunjukan Penunjukan Dealer Dealer diberikan diberikan kepada kepada Sales Sales Admin Admin HO HO untuk untuk dimintakan dimintakan tanda tanda tangan tangan ke ke pemegang pemegang kuasa kuasa atas atas nama nama direksi dan dikirimkan ke direksi dan dikirimkan ke area area untuk untuk dimintakan dimintakan tandatangan tandatangan Dealer. Dealer.

11. 11. Area Area mengirimkan mengirimkan bank bank garansi garansi kepada kepada Sales Sales Admin Admin HO HO kemudian kemudian Sales Sales Admin Admin HO HO memberikan memberikan bank bank garansi garansi kepada kepada F&A F&A Mgr. Mgr.


1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM)






1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM, Head BU) 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD, Head BU)


Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi)


Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Dealer)


Bank Garansi


Copy Bank Garansi


Ya Perjanjian Penunjukan Dealer

Cukup Cukup s/d s/d Surat Surat Penunjukan Penunjukan Dealer Dealer

Page 15

2.2.4. Standar Form Untuk Perpanjangan Kontrak Dealer

No 1 2 3

Nama Form Form Performance Scoring Form Persetujuan Surat Penunjukan Dealer

Halaman 91 83 93

KETENTUAN PERPANJANGAN KONTRAK DEALER -

Pengajuan perpanjangan kontrak kerjasama dengan Dealer dilakukan dengan mengisikan form Performance Scoring yang tersedia. Performance Scoring di nilai oleh ASM dan RSM dengan diperoleh kesepakatan bersama Dealer. Pengajuan perpanjangan kontrak kerjasama Dealer harus melampirkan dokumen legal (terbaru) yang dibutuhkan ( dokumen terlampir ). Perbaharuan nilai Bank Garansi sesuai dengan target penjualan dan perkembangan usaha Dealer. Maksimal masa perpanjangan kontrak kerjasama dengan Dealer adalah 1 (satu) tahun dan minimal adalah 6 (enam) bulan. Pengajuan perpanjangan kontrak kerjasama dengan Dealer harus dilakukan paling lambat 1 (satu) bulan sebelum tanggal kadaluarsa kontrak perjanjian.

Page 16

2.2.5. Standar Form Business Review Dealer No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Nama Form Checklist Dealer Perform Evaluation Sales Productivity Report Lampiran Perjanjian Kerja Sama Dealer Lampiran Target Dealer Lampiran Harga KPI Dealer Report Payment Dealer Report Achievement Dealer Sales Productivity Report Data RTM Dealer

Halaman 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104

DESCRIPTION DEALER PERFORMANCE EVALUATION

KATEGORI

POINT YANG DIDAPAT

FACTOR Max : 10

Bonafiditas

Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 1 hari

Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 7 hari (Overdue di atas 7 hari)

Contoh : - Untuk yang Cash, pembayaran dilakuakan tidak pada saat barang atau Invoice diterima, namun dilakukan 1 hari setelah barang atau Invoice diterima

Contoh:

- Untuk yang BG, Pembayaran sebelum atau tepat waktu Jatuh Tempo pembayaran, biasanya TOP 14 hari

- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat dari 1 hari dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi Overdue

- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat 1 minggu dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi overdue >7 hari

Sales Achievment

Jika Achievment capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) dari target KPI

Jika Achievment capai dibawah 100% s/d 95% (<100%-95%) dari target KPI

Jika Achievment capai dibawah 95% (<95%) dari target KPI

Sistem Purchase

Jika sistem purchase/order Dealer ke EDM sesuai dengan Phasing Target dalam 1 bulan dibagi rata perminggunya (kecuali dalam kondisi tidak ada barang)

Jika pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai dengan perjanjian atau TOP yang berlaku Contoh : - Untuk yang Cash, pembayaran dilakukan pada saat barang dan Invoice diterima oleh Dealer

Jika Achievment EO capai dibawah 100% s/d 80% (<100%-80%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian Jika Dealer memiliki NOO <= 4 - 2 Outlet Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level min 80% dari 1 x 24 jam

Luas Gudang

Luas

Cukup Luas

Kapasitas Gudang

Sangat Cukup

Cukup

Distribusi

NOO

Service Level

Supporting

Armada

Number of Sales

Jumlah dan Kondisi Armada masih sangat baik untuk digunakan sebagai penunjang penjualan Jika di dealer terdapat Team atau Sales Exclusif

- Untuk yang Cash, pembayaran dilakaukan setelah 1 minggu barang atau Invoice diterima

Sesuai dengan Surat Perjanjian Penunjukan Dealer, dihitung dengan BG/Limit Kredit

Disesuaikan dengan data Finance

Sesuai data Penjualan di Bos.Net

Jika sistem purchase/order barang tidak sesuai dengan Sesuaikan dengan realisasi phasing target yang sudah Faktur atau PO di data ditentukan

Jika jumlah RTM nya sama dengan atau di atas outlet yang tercantum lampiran perjanjian dealer Jika Achievment EO capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian Jika Dealer memiliki NOO >= 5 Outlet Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level min 90% dari 1 x 24 jam

Outlet Cover

Warehouse

Min : 3 Ji ka Ni l ai BG di penuhi di bawah 75% sesuai surat yang di terbi tkan/di tetapkan ol eh PT Esham Di ma Mandi ri

Payment

Commitment

KETERANGAN

Mid : 7 Ji ka Ni l ai BG dapat di penuhi minimal 75% dari Ni l ai yang di terbi tkan/di tetapkan ol eh PT Esham Di ma Mandi ri

Bank Garansi

Ji ka BG bai k ni l ai & waktunya dapat dipenuhi sesuai dead l i ne dari surat yang di terbi tkan/di tetapkan ol eh PT Esham Di ma Mandi ri

Jika jumlah RTM nya di bawah outlet yang tertera di lampiran perjanjian

Sesuai sales Productivity Report

Jika Achievment EO capai dibawah 80% (<80%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian

Sesuai sales Productivity Report

Sesuai sales Productivity Report Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai Adjustment dari RDM service level dibawah 80% dari 1 x 24 jam Adjustment dari RDM Kurang Luas Cantumkan luas (m²) dan luas yang seharusnya Adjustment dari RDM Kurang Kemampuan penyimpanan jumlah stock Jika Dealer tidak ada NOO

Jumlah dan Kondisi Armada kurang layak untuk Adjustment dari RDM digunakan

Jumlah dan Kondisi Armada cukup baik

Jika di dealer hanya ada Sales Reguler saja

Adjustment dari RDM

KETENTUAN HARGA (PRICE LIST) DAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) DEALER -

Penetapan harga Jual (price list Dealer) ditetapkan Potongan 3,5% dari harga Retail Budget KPI adalah sebesar 1% dari omset pembelian sebelum PPN dan Embalasi Pengajuan dan penentuan KPI = 1% disampaikan oleh RSM dan harus mendapat persetujuan dari NSM Target penjualan sebagai dasar perhitungan KPI harus mendapat persetujuan dari NSM Pemberian KPI di hitung setiap bulan dan pembayarannya harus mendapat persetujuan dari Finance & Accounting Manager KPI di hitung setiap bulan di buat oleh Controller dan di ketahui oleh RSM kemudian diperiksa dan disetujui oleh Finance & Accounting Manager

-

KPI dibayarkan melalui pemberian potongan penjualan di invoice pada saat pengambilan berikutnya.

Page 17

2.2.6. Standard Data / Perijinan Untuk Penunjukan/Perpanjangan Dealer No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Badan Hukum

List Data / Perijinan

TOKO

Fotocopy Akta Pendirian Fotocopy Pengesahan Pengadilan Negeri Fotocopy SK Menkeh Pendirian Fotocopy Akta Perubahan Fotocopy SK Menkeh Perubahan Fotocopy KTP Direksi /pemilik Fotocopy Surat Keterangan Domisili Fotocopy NPWP Fotocopy TDP Fotocopy SIUP Fotocopy Ijin Gangguan

P P P P P P

UD

FA

CV

PT

P P

P P

P P

P

P P P P P P P

P P P P P P P

P P P P P P P

NOTE : Jika yang mengadakan Perjanjian bukan Pihak yang mempunyai kewenangan untuk melakukan perbuatan hukum, maka harus ada SURAT KUASA dari pihak yang mempunyai kewenangan melakukan perbuatan hukum tersebut, SURAT KUASA harus asli. 1

Surat Keterangan Domisili

: dikeluarkan oleh Kelurahan dan Kecamatan Setempat

2

NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

: dikeluarkan oleh Kantor Pelayanan Pajak Setempat

3

TDP (Tanda Daftar Perusahaan)

: dikeluarkan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan setempat

4

SIUP (Surat Ijin Usaha Perindustrian)


5

HO (Ijin Gangguan)

: dikeluarkan oleh pemda setempat

Page 18

P P P P P P P P P

2.3.1. FLOW PENUNJUKAN SUBDIST BARU (HALAMAN 1) Narasi

ASM dan RSM

Sales Admin HO

Legal

NSM

F&A Mgr, FD

1. 1. ASM ASM mengusulkan mengusulkan Calon Calon Subdist Subdist baru baru ke ke RSM RSM dengan dengan melampirkan melampirkan ::

1.1. Company Profile 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan

1.1. 1.1. Company Company Profile Profile (Optional) (Optional) 1.2. 1.2. Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif :: Kelengkapan Kelengkapan administratif administratif sesuai sesuai dengan dengan tabel tabel Standard Standard Data Data // Perijinan Perijinan merujuk merujuk ke ke bentuk bentuk badan badan hukum hukum Subdist Subdist


Tdk

Ya RSM Setuju?

1.3. 1.3. Form Form Persetujuan Persetujuan Pengangkatan Pengangkatan dan dan Perpanjangan Perpanjangan Kerjasama Kerjasama Subdist Subdist 1.4. 1.4. Form Form Persetujuan Persetujuan Bank Bank Garansi Garansi


1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM)

2. 2. RSM RSM memeriksa memeriksa dan dan evaluasi evaluasi :: 1. 1. Company Company Profile. Profile. 2. 2. Target Target Sales Sales Volume Volume && Kesanggupan Kesanggupan Bank Bank Garansi. Garansi. 3. 3. Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif

1.1. Company Profile (Ttd ASM,1.2. RSM) Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM) 1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM)

Jika Jika RSM RSM menyetujui menyetujui maka maka RSM RSM menandatangani menandatangani dokumen1.1 ,1.3, dan dokumen1.1 ,1.3, dan 1.4 1.4 tersebut tersebut di di atas atas

1.1. Company Profile (Ttd ASM,1.2. RSM) Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM)



Tdk F&A Mgr, FD Setuju?

3. 3. ASM ASM mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.4 1.4 ke ke Sales Sales Admin Admin HO. HO. 4. 4. Sales Sales Admin Admin HO. HO. mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.3 1.3 dan 1.4 ke F&A dan 1.4 ke F&A Mgr Mgr dan dan mengirimkan dokumen 1.1 mengirimkan dokumen 1.1 dan dan 1.2 1.2 ke ke Legal Legal



Ya Dealer Tidak Disetujui

F&A Mgr ttd 1.3 dan 1.4, FD ttd 1.4 Tdk Dokumen 1.2 Valid? Ya

6. 6. F&A F&A Mgr Mgr melakukan melakukan analisa analisa dan dan validasi validasi kemudian kemudian jika jika semuanya semuanya sesuai sesuai menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.4. 1.4.


7. 7. F&A F&A Mgr Mgr memintakan memintakan persetujuan persetujuan dokumen dokumen 1.4 1.4 kepada kepada FD. FD. Setelah Setelah FD FD menyetujui menyetujui dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.4 1.4 diteruskan diteruskan kepada kepada Legal Legal

1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM) 1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD)

8. 8. Legal Legal memeriksa memeriksa dokumen dokumen validitas validitas dokumen dokumen 1.2 1.2 dan dan jika jika tidak tidak sesuai sesuai meminta meminta ASM ASM melengkapi melengkapi dokumen dokumen sesuai sesuai persyaratan. persyaratan.

1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM)

1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr) 1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD)


1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD)

1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr)Form 1.4. Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD)

Jika Jika dokumen dokumen 1.2 1.2 sudah sudah sesuai sesuai dan dan dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.4 1.4 sudah sudah diterima diterima dari dari F&A F&A Mgr Mgr dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.4 1.4 diberikan diberikan kepada kepada Sales Sales Admin Admin HO HO Tdk

Sales Sales Admin Admin HO HO meminta meminta persetujuan persetujuan NSM. NSM.

Setuju? Ya

9. 9. Jika Jika NSM NSM menyetujui, menyetujui, NSM NSM menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3. 1.3. Kemudian Kemudian dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 diberikan diberikan kepada kepada Head Head of of BU. BU.


2 1

Page 19

2.3.1. FLOW PENUNJUKAN SUBDIST BARU (HALAMAN 2) Narasi

ASM dan RSM

Legal

Sales Admin HO

F&A Mgr, FD

2

NSM


Subdist

1

10.Jika 10.Jika Head Head ofof BU BU menyetujui, menyetujui, Head Head ofof BU BU menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.4. 1.4. 1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM)

11.Jika 11.Jika Head Head ofof BU BU sudah sudah menyetujui menyetujui dan dan dokumen dokumen 1.2 1.2 sudah sudah valid, valid, Legal Legal membuat membuat Surat Surat Penunjukan Penunjukan Subdist. Subdist.


12. 12. Kemudian Kemudian Surat Surat Penunjukan Penunjukan Subdist Subdist diberikan diberikan kepada kepada Sales Admin HO untuk Sales Admin HO untuk dimintakan tanda tangan dimintakan tanda tangan ke ke pemegang pemegang kuasa kuasa atas atas nama nama direksi direksi dan dan dikirimkan dikirimkan ke ke area area untuk untuk dimintakan dimintakan tandatangan tandatangan Subdist. Subdist.

1.3. Form Persetujuan (Ttd ASM, F&A Mgr, NSM) 1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD)

1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM) 1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD)

13. 13. Subdist Subdist mengurus mengurus bank bank garansi garansi dan dan memberikan memberikan bank bank garansi garansi kepada kepada area. area. 14. 14. Area Area mengirimkan mengirimkan bank bank garansi garansi kepada kepada Sales Sales Admin Admin HO HO kemudian kemudian Sales Sales Admin Admin HO HO memberikan memberikan bank bank garansi garansi kepada F&A Mgr. kepada F&A Mgr. 15. 15. F&A F&A Manager Manager memberikan memberikan copy copy bank bank garansi garansi kepada kepada Legal, Legal, kemudian kemudian Legal Legal memeriksa memeriksa apakah apakah dealer dealer mempunyai mempunyai ijin ijin SIUP SIUP dan dan NPPBKC, NPPBKC, jika jika ada ada SIUP SIUP dan dan NPPBKC, NPPBKC, Legal Legal akan akan membuat membuat Perjanjian Perjanjian Penunjukan Penunjukan Subdist. Subdist.


Tanda tangan dokumen 1.3, 1.4




1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM, 1.4.BU) Form Head Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD, Head BU)


1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM, Head 1.4.BU) Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD, Head BU)

1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, NSM, Head1.4.BU)Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD, Head BU)

Surat Penunjukan Subdist

Surat Penunjukan Subdist (Ttd Pemegang Kuasa Direksi)


Surat Penunjukan Subdist (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Dealer)


Bank Garansi


Copy Bank Garansi


Ya Perjanjian Penunjukan Subdist

Cukup Cukup s/d s/d Surat Surat Penunjukan Penunjukan Subdist Subdist

Page 20

2.3.2. Standar Form Untuk Penunjukan Subdist Baru

No 1 2 3

Nama Form Form Persetujuan Form Persetujuan Bank Garansi Sub Distributor Company Profile Cover CP-a CP-b CP-c CP-d CP-e

Page 21

Halaman 125 128 126 86 87 88 89 90

2.3.3. FLOW PERPANJANGAN KONTRAK SUBDIST (HALAMAN 1) Narasi

Dua Dua bulan bulan sebelum sebelum kontrak kontrak berakhir,Legal berakhir,Legal Dept Dept memberikan memberikan informasi informasi kepada kepada Sales Sales Admin Admin HO HO mengenai mengenai kerja kerja sama sama dengan dengan Subdist Subdist yang yang akan akan berakhir berakhir kontraknya. kontraknya.

Legal

Sales Admin HO

Informasi Kontrak Yang Akan Berakhir ( 2 Bulan Sebelum Berakhir )

ASM, RSM

F&A Mgr, FD

NSM

1.1. Performance Scoring 1.2. Company Profile (Optional) 1.3. Kelangkapan 1.4. Form Administratif Persetujuan

Informasi ke Area

Sales Sales Admin Admin HO HO menginformasikan menginformasikan ke ke area area untuk untuk melakukan melakukan penilaian penilaian dan dan menginformasikan menginformasikan jika jika ada ada kelengkapan kelengkapan administratif administratif yang yang akan akan habis habis masa masa berlakunya. berlakunya.


Langkah Langkah selanjutnya selanjutnya :: 1. 1. ASM ASM mengusulkan mengusulkan perpanjangan perpanjangan kerjasama kerjasama Subdist Subdist ke ke RSM RSM dengan dengan melampirkan melampirkan ::

RSM Setuju? Tdk Tdk Ya Ya

1.1. 1.1. Performance Performance Scoring Scoring 1.2. 1.2. Company Company Profile Profile (Optional) (Optional) 1.3. 1.3. Perubahan Perubahan Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif (jika (jika ada): ada): Jika Jika ada ada perubahan perubahan dokumen dokumen kelengkapan kelengkapan administratif administratif // jika jika ada ada dokumen dokumen yang yang habis habis masa masa berlakunya. berlakunya. 1.4. 1.4. Form Form Persetujuan Persetujuan Pengangkatan Pengangkatan dan dan Perpanjangan Perpanjangan Kerjasama Kerjasama Subdist Subdist 1.5. 1.5. Form Form Persetujuan Persetujuan Bank Bank Garansi Garansi 2. 2. RSM RSM memeriksa memeriksa dan dan evaluasi evaluasi :: 1. 1. Performance Performance Scoring Scoring 2. 2. Target Target Sales Sales Volume Volume & & Kesanggupan Kesanggupan Bank Bank Garansi. Garansi. 3. 3. Perubahan Perubahan Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif (jika (jika ada) ada)

Tandatangan 1.1, 1.2, 1.4, 1.5

1.2. Company Profile (Optional) Ttd ASM, RSM 1.3. Kelengkapan Administratif

(Optional) 1.3. Ttd ASM, RSM Kelangkapan 1.4. Form Administratif Persetujuan (Ttd ASM, 1.5. Form RSM) Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM)

(Optional) 1.3. Ttd ASM, RSM Kelangkapan 1.4. Form Administratif Persetujuan (Ttd ASM, 1.5. Form RSM) Persetujuan

Tdk Tdk Dokumen Valid?



Bank Garansi (Ttd ASM, RSM)

Ya Ya

Jika Jika RSM RSM menyetujui menyetujui maka maka RSM RSM menandatangani menandatangani dokumen1.1 dokumen1.1 ,1.2, ,1.2, 1.4 1.4 dan dan 1.5 1.5 tersebut tersebut di di atas atas Perpanjangan Dealer Tidak Disetujui

3. 3. ASM ASM mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 kepada kepada Sales Sales Admin Admin HO HO 4. 4. Sales Sales Admin Admin HO HO mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.2, 1.2, 1.3 ke Legal dan 1.3 ke Legal dan dokumen dokumen 1.1, 1.1, 1.4, 1.4, 1.5 1.5 F&A F&A Mgr. Mgr. 4. 4. F&A F&A Mgr Mgr melakukan melakukan analisa analisa dan dan kemudian kemudian jika jika semuanya semuanya sesuai sesuai akan akan menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.4 1.4 dan dan 1.5 1.5 5. 5. F&A F&A Mgr Mgr memintakan memintakan persetujuan persetujuan FD FD dokumen dokumen 1.5. 1.5. Kemudian Kemudian jika jika FD FD menyetujui menyetujui dokumen dokumen 1.1, 1.1, 1.4, 1.4, 1.5 1.5 diteruskan diteruskan kepada kepada Legal Legal 6. 6. Legal Legal memeriksa memeriksa validitas validitas dokumen dokumen 1.3 1.3 (jika (jika ada) ada) dan dan jika jika tidak tidak sesuai sesuai akan akan meminta meminta ASM ASM untuk untuk melengkapi melengkapi dokumen dokumen sesuai sesuai persyaratan. persyaratan. Jika Jika perubahan perubahan dokumen dokumen 1.3 1.3 sudah sudah sesuai sesuai dan dan dokumen dokumen 1.1, 1.1, 1.4, 1.4, 1.5,dah 1.5,dah diterima diterima dari dari F&A F&A Mgr, Mgr, Legal Legal menyerahkan menyerahkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 kepada kepada Sales Admin Sales Admin HO HO untuk untuk dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan ke ke NSM. NSM.

1.1. Performance Scoring (Ttd ASM, 1.4. Form RSM) Persetujuan (Ttd ASM, 1.5. Form RSM) Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM)

Tdk Tdk F&A Mgr, FD Setuju? Ya Ya F&A Mgr ttd 1.4 dan 1.5, FD ttd 1.5


1.1. Performance Scoring Form (Ttd1.4. ASM, Persetujuan RSM) (Ttd ASM, RSM, F&A 1.5. Form Mgr) Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD )



7. 7. Jika Jika NSM NSM menyetujui, menyetujui, NSM NSM akan akan menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.4 1.4 dan dan kemudian kemudian dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 diteruskan diteruskan kepada kepada Head Head of of BU. BU.

Setuju? Tdk Tdk 2

Ya Ya


1

Page 22

2.3.3. FLOW PERPANJANGAN KONTRAK SUBDIST (HALAMAN 2) Narasi

ASM dan RSM

Legal

Sales Admin HO

F&A Mgr, FD

2

NSM


Subdist

1

8.Jika 8.Jika Head Head ofof BU BU menyetujui, menyetujui, Head Head ofof BU BU menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3, 1.3, 1.4 1.4 dan dan 1.5. 1.5. 1.1. Company Profile (Ttd ABM, RBM)

9.Jika 9.Jika Head Head ofof BU BU sudah sudah menyetujui menyetujui dan dan dokumen dokumen 1.2 1.2 sudah sudah valid, valid, Legal Legal membuat membuat Surat Surat Penunjukan Penunjukan Subdist. Subdist.

1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ABM, RBM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ABM, RBM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RBM, F&A Mgr, HOO, HOS)

10. 10. Kemudian Kemudian Surat Surat Penunjukan Penunjukan Subdist Subdist diberikan diberikan kepada kepada Sales Operation Dept Sales Operation Dept untuk untuk dimintakan tanda tangan dimintakan tanda tangan ke ke pemegang kuasa atas pemegang kuasa atas nama nama direksi direksi dan dan dikirimkan dikirimkan ke ke area area untuk untuk dimintakan dimintakan tandatangan tandatangan Subdist. Subdist. 11. 11. Subdist Subdist mengurus mengurus bank bank garansi garansi dan dan memberikan memberikan bank garansi kepada bank garansi kepada area. area. 12. 12. Area Area mengirimkan mengirimkan bank bank garansi garansi kepada kepada Sales Sales Operation Operation Dept Dept kemudian kemudian Sales Sales Operation Operation Dept Dept memberikan memberikan bank bank garansi garansi kepada kepada F&A F&A Mgr. Mgr. 13. 13. F&A F&A Manager Manager memberikan memberikan copy copy bank bank garansi garansi kepada kepada Legal, Legal, kemudian kemudian Legal Legal memeriksa memeriksa apakah apakah Subdist Subdist mempunyai mempunyai ijin ijin SIUP SIUP dan dan NPPBKC, NPPBKC, jika jika ada ada SIUP SIUP dan dan NPPBKC, NPPBKC, Legal Legal akan akan membuat Perjanjian membuat Perjanjian Penunjukan Penunjukan Subdist. Subdist.

1.1. Company Profile (Ttd ABM, RBM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd ABM, RBM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ABM, RBM, F&A Mgr, FD) 1.3. Form Persetujuan (Ttd RBM, F&A Mgr, HOO, HOS)

Tdk Setuju? 1.1. Company Profile (Ttd ABM, RBM)

Ya

1.1. Company Profile (Ttd ABM, RBM)

1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd RBM, F&A Mgr, HOO, HOS, Head BU) 1.4. MoU (Ttd ABM, RBM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ABM, RBM, F&A Mgr, FD, Head BU)


1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd RBM, F&A Mgr, HOO, HOS, Head BU) 1.4. MoU (Ttd ABM, RBM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ABM, RBM, F&A Mgr, FD, Head BU)

1.1. Company Profile (Ttd ABM, RBM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd RBM, F&A Mgr, HOO, HOS, Head BU) 1.4. MoU (Ttd ABM, RBM, Dealer, Head BU) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ABM, RBM, F&A Mgr, FD, Head BU)


Surat Penunjukan Subdist (Ttd Pemegang Kuasa Direksi)


Surat Penunjukan Subdist (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Dealer)


Bank Garansi


Copy Bank Garansi


Ya Perjanjian Penunjukan Subdist

Cukup Cukup s/d s/d Surat Surat Penunjukan Penunjukan Subdist Subdist

Page 23

2.3.4. Standar Form Untuk Perpanjangan Kontrak Subdist

No 1 2 3

4 5 6

Nama Form Form Persetujuan Form Persetujuan Bank Garansi Sub Distributor Company Profile CP-a CP-b CP-c CP-d CP-e Sub Distributor Performance Scoring Surat Perpanjangan Bank Garansi Surat Penunjukan Sub Distributor

Page 24

Halaman 125 84 126 86 87 88 89 90 127

2.3.5. Standard Data / Perijinan Untuk Penunjukan/Perpanjangan Subdist No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

List Data / Perijinan Fotocopy Akta Pendirian Fotocopy Pengesahan Pengadilan Negeri Fotocopy SK Menkeh Pendirian Fotocopy Akta Perubahan Fotocopy SK Menkeh Perubahan Fotocopy KTP Direksi /pemilik Fotocopy Surat Keterangan Domisili Fotocopy NPWP Fotocopy TDP Fotocopy SIUP Fotocopy Ijin Gangguan

Badan Hukum TOKO

P P P P P P

UD

FA

CV

PT

P P

P P

P P

P

P P P P P P P

P P P P P P P

P P P P P P P

P P P P P P P P P

NOTE : Jika yang mengadakan Perjanjian bukan Pihak yang mempunyai kewenangan untuk melakukan perbuatan hukum, maka harus ada SURAT KUASA dari pihak yang mempunyai kewenangan melakukan perbuatan hukum tersebut, SURAT KUASA harus asli. 1

Surat Keterangan Domisili

: dikeluarkan oleh Kelurahan dan Kecamatan Setempat

2



3

TDP (Tanda Daftar Perusahaan)


4

SIUP (Surat Ijin Usaha Perindustrian)


5

HO (Ijin Gangguan)

: dikeluarkan oleh pemda setempat

Page 25

2.4.1. TABEL KETENTUAN TERM OF PAYMENT (TOP)

GROUP PRODUCT SOFT DRINK POKKA GUINNESS ZERO

Kelompok Non Alkohol Non Alkohol

GROUP OUTLET DEALER -

WHS 13 13

RETAIL 13 13

Khusus untuk Dealer yang ada perjanjian TOP sesuai dengan yang tercantum dalam Perjanjian Kerjasama Untuk TOP Retail dan Horeka di luar ketentuan wajib mendapat persetujuan dari RSM Untuk TOP WHS dan Dealer di luar ketentuan wajib mendapat persetujuan dari NSM

Page 26

HOREKA 13 13

2.4.2. TABEL APPROVAL KATEGORI GROUP PRICE LIST

KATEGORI PRODUCT BEVERAGE NSM RSM ASM

GROUP OUTLET TRADISIONAL DEALER NSM

WHS RSM

= National Sales Manager = Regional Sales Manager = Area Sales Manager

Page 27

RETAIL ASM

HOREKA ASM


2.4.3. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Distributor ke Internal / Eksternal Subdist, Admin Budget & Marketing Department Head Office Unit Proses

Keterangan

Perhitungan Perubahan Harga

Upload Harga di Sistem Navision

Distribusi Price List ke Internal/ Eksternal Subdist

Pemilik proses

NSM

Finance & Accounting Manager Distributor

Accounting Staff

Dokumen

Price list (ditandatangani NSM, Head of BU, Finance & Accounting Manager Distributor

Price list (ditandatangani NSM, Head of BU, Finance & Accounting Manager Distributor)


Otoritas

Head of BU

Finance & Accounting Manager Distributor

Informasi perubahan harga / informasi harga produk baru menurut kategori Distribution Buying Price (DBP), Wholesaler Buying Price Finance & Accounting Manager membuat kode (WBP) dan Retail Buying Price (RBP) disusun baru untuk produk baru di sistem Navision oleh NSM dan dimintakan persetujuan ke Head of BU

Ketentuan

Setelah Head of BU menyetujui, NSM mengirimkan kepada Finance & Accounting Manager Distributor untuk dilakukan crosscheck, setelah sesuai, Finance & Accounting Manager Distributor akan menandatangani price list

Finance & Accounting Manager melakukan upload harga DBP, WBP dan RBP di sistem Navision

Finance & Accounting Manager menginformasikan perubahan harga / informasi harga produk baru kategori DBP, WBP, RBP kepada accounting staff via email

Page 28

Price List yang sudah ditandatangani oleh NSM, Head of BU dan Finance & Accounting Manager Distributor didistribusikan melalui email kepada :

1. Untuk External Subdist : NSM / Head of BU 2. Untuk Internal Subdist : Finance & Accounting Manager Internal Subdist 3. Untuk Sales & Marketing Dept : Brand Manager dan OM 4. Untuk Corporate Controller

2.4.4. FLOW PROSES DISTRIBUSI PRICE LIST DARI DISTRIBUTOR KE INTERNAL / EKSTERNAL SUBDIST, ADMIN BUDGET & MARKETING DEPARTMENT

Narasi

NSM, Head of BU

1. NSM melakukan perhitungan dan set up harga menurut kategori DBP, WBP dan RBP kemudian dimintakan persetujuan ke Head of BU.

Price List DBP, WBP, RBP

2. Jika Head of BU setuju, NSM akan menginformasikan perubahan harga jual/ harga produk baru kepada F&A Manager Distributor dalam bentuk email form price list yang sudah ditandatangani NSM dan Head of BU. Jika Head of BU tidak menyetujui, NSM akan revisi price list 3. F&A Mgr Distributor akan melakukan cross check perhitungan price list. Jika sesuai F&A Mgr Dist menandatangani price list dan mengirimkan price list yang sudah dittd NSM, Head of BU, F&A Mgr Dist via email kepada NSM dan Accounting Staff kemudian upload kode baru (jika ada) dan upload harga DBP, WBP, RBP di sistem Navision. Jika tidak sesuai, F&A Mgr Distributor memberikan informasi kepada NSM untuk revisi price list. 4. Accounting Staff mendistribusikan price list yang sudah ditandatangani NSM, Head of BU dan F&A Mgr Dist via email kepada : # Internal Subdist : F&A Mgr Internal Subdist # Eksternal Subdist : NSM/ Head of BU # Sales & Marketing Dept : BM dan OM # Corporate Controller

Finance & Accounting Manager Distributor (F&A Mgr)

Accounting Staff

F&A Mgr Internal Subdist

NSM/Head of BU

Marketing Dept, Corporate Controller

Approved by Head BU? Ya Ya Tdk Tdk Revisi Revisi Price Price List List

Price List DBP, WBP, RBP (Ttd NSM, Head of BU)

Cross Cross check check perhitungan perhitungan

Price List

Tdk Tdk OK? Ya Ya Tanda Tangan Pricelist

Price List DBP, WBP, RBP (Ttd NSM, Head of BU, F&A Mgr

Price List DBP, WBP, RBP (Ttd NSM, Head of BU, F&A Mgr)


Upload kode baru (jika ada) dan upload price list



Price List DBP, WBP, RBP (Ttd NSM, Head of BU, F&A Mgr) Price List DBP, WBP, RBP (Ttd NSM, Head of BU, F&A Mgr) Price List DBP, WBP, RBP (Ttd NSM, Head of BU, F&A Mgr)

Page 29


2.4.5. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Internal Subdist ke Cabang Head Office Unit Proses

Keterangan

Informasi Perubahan Harga

Set Up Harga

Pemilik proses

F&A Mgr Distributor


Dokumen



Otoritas

F&A Mgr Internal Subdist & Head of BU Informasi perubahan harga / informasi harga F&A Mgr melakukan perhitungan dan set up produk baru diberikan oleh F&A Mgr harga menurut kategori harga wholesaler (W), Distributor ditujukan kepada F&A Mgr retail (R) , horeka (H) dan modern market (M) Internal Subdist via email

Ketentuan

Upload Harga di Sistem Bosnet dan Distribusi Price List ke Cabang System Support Officer Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price List F&A Mgr Internal Subdist & Head of BU System Support Officer membuat kode produk baru (jika ada) di sistem Bosnet

System Support Officer membuat memo F&A Mgr menginformasikan perubahan harga pemberitahuan harga jual / price list kepada / informasi harga produk baru kategori W, H, cabang dan ditandatangani oleh F&A Mgr Internal R,M kepada system support officer via email Subdist dan Head of BU Memo pemberitahuan harga jual / price list yang sudah ditandatangani oleh F&A Mgr Internal Subdist dan Head of BU didistribusikan melalui email kepada ASM, Controller, di cc-kan ke RSM, NKAM, NSM dan F&A Mgr Internal Subdist System Support Officer upload harga jual / price list ke dalam sistem Bosnet berdasarkan memo pemberitahuan harga jual / price list yang sudah ditandatangani oleh F&A Mgr Internal Subdist dan Head of BU

Narasi Page 30

2.4.6. FLOW PROSES DISTRIBUSI PRICE LIST DARI INTERNAL SUBDIST KE CABANG

Narasi

F&A Mgr Distributor


1.1. F&A F&A Mgr Mgr Distributor Distributor mengirimkan mengirimkan perubahan perubahan harga harga // informasi informasi harga harga produk produk baru baru kepada kepada F&A F&A Mgr Mgr Internal Internal Subdist Subdist

Pemberitahuan Harga Jual / Price List

Perhitungan Perhitungan Set Set Up Up Harga Harga W, W, R, R, H, H, MM

2.2. F&A F&A Mgr Mgr Internal Internal Subdist Subdist melakukan melakukan perhitungan perhitungan dan dan set set up up harga harga menurut menurut kategori kategori W, W, R, R, H, H, MM

Email Perubahan Harga/ Harga Produk Baru


Perubahan harga / harga produk baru

3.3. Kemudian Kemudian F&A F&A Mgr Mgr Internal Internal Subdist Subdist menginformasikan menginformasikan perubahan perubahan harga harga // informasi harga informasi harga produk produk baru baru kepada kepada System System Support Support Officer Officer

Kode baru (jika ada) dan upload harga W, R, H, M

4.4. Jika Jika terdapat terdapat produk produk baru, baru, System System Support Support Officer Officer membuat membuat kode kode baru di sistem Bosnet baru di sistem Bosnet

Pemberitahuan Harga Jual / Price List

5.5. System System Support Support Officer Officer melakukan melakukan upload upload harga harga W, W, R, R, HH dan dan MM didi sistem sistem Bosnet Bosnet

Cabang ( ASM, Controller, RSM), NSM, Head of BU, NKAM

Tanda Tangan F&A Mgr, Head of BU

6.6. System System Support Support Officer Officer membuat memo membuat memo pemberitahuan pemberitahuan harga harga jual jual // price price list list dan dan dimintakan dimintakan tanda tanda tangan tangan ke ke F&A F&A Mgr Mgr Internal Internal Subdist Subdist dan dan Head Head of of BU BU

Pemberitahuan Harga Jual / Price List (Ttd F&A Mgr, Head of BU)

7.7. Memo Memo Pemberitahuan Pemberitahuan Harga Harga Jual Jual // Price Price List List yang sudah ditanda yang sudah ditanda tangani tangani F&A F&A Mgr Mgr Internal Internal Subdist Subdist dan dan Head Head of of BU BU didistribusikan didistribusikan via via email email ke ke cabang cabang ditujukan ditujukan ke ke ASM, ASM, controller controller dan dan di-cc di-cc kan kan ke ke RSM,NSM, RSM,NSM, Head of BU, Head of BU, NKAM NKAM dan dan F&A F&A Mgr Mgr


Page 31



Keterangan Pemilik proses Dokumen Otoritas Ketentuan

2.4.7. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Cabang ke Outlet Area

Unit Proses Informasi Perubahan Harga System Support Officer Memo pemberitahuan harga jual / price list (ditandatangani F&A Mgr Internal Subdist dan Head of BU )

Distribusi Price List ke Outlet

ASR Memo pemberitahuan harga jual / price list (ditandatangani F&A Mgr Internal Subdist dan Head of BU ) SPV dan ASM ASR membuat Daftar Price List berdasarkan harga sesuai Informasi perubahan harga / informasi System Support Officer ditujukan distribution channel ( wholesaler, retail, horeka, modern market) kepada ASM dan Controller dan ditandatangani oleh SPV dan ASM)

Narasi

Page 32

2.4.8. FLOW PROSES DISTRIBUSI PRICE LIST DARI CABANG KE OUTLET Narasi

1. 1. ASM ASM menerima menerima pemberitahuan pemberitahuan harga harga jual jual // price price list list 2. 2. ASM ASM mendistribusikan mendistribusikan memo memo pemberitahuan pemberitahuan harga harga jual jual // price price list list kepada kepada SPV SPV dan dan ASR. ASR. 3. 3. ASR ASR membuat membuat price price list list berdasarkan berdasarkan channel channel (W,R,H,M) (W,R,H,M) dan dan dimintakan dimintakan tanda tanda tangan tangan ke ke SPV SPV dan dan ASM ASM 4. 4. Price Price list list per per channel channel yang yang sudah sudah ditanda ditanda tangani tangani SPV SPV dan dan ASM ASM didistribusikan didistribusikan oleh oleh ASR ASR ke ke outlet outlet yang yang dituju dituju

ASM

SPV

ASR


Print Print Pemberitahuan Pemberitahuan Harga Harga Jual Jual // Price Price List List

Pemberitahuan Harga Jual / Price List (Ttd F&A Mgr, Head of BU Pemberitahuan Harga Jual / Price List (Ttd F&A Mgr, Head of BU


File

File Price Price List List Per Per Channel Channel

Tanda Tangan SPV

Price List Per Channel

Price List Per Channel (Ttd SPV)

Tanda Tangan ASM

Price List Per Channel (Ttd SPV, ASM)

Price List Per Channel (Ttd SPV, ASM)

Distribusi ke Outlet

Page 33

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas

3.1. Ketentuan Penjualan Kredit dan Over Limit Area

Proses Pengajuan Sales Order ASR & Admin Entry

Unit Proses Persetujuan Sales Order ASR & Admin Entry

Sales Order Outlet yang sudah ter-register dan belum mempunyai limit kredit (tunai), apabila akan mengadakan transaksi kredit, wajib mengisi CAC dan spesimen

Sales Order Controller, SPV / ASM / RSM / NSM Sales Order harus ditandatangani oleh Controller untuk dapat diproses

Jika terjadi overlimit <= Rp 1.000.000,- disetujui oleh Supervisor dan Controller Jika terjadi overlimit Rp 1.000.001 s/d Rp. 5.000.000,- disetujui oleh ASM dan Controller Jika terjadi overlimit Rp 5.000.001,- s/d Rp 10.000.000,- harus disetujui oleh RSM dan Regional Controller Jika terjadi overlimit Rp 10.000.001,- s/d Rp 25.000.000,- harus disetujui oleh NSM dan Regional Controller Controller berhak untuk mengajukan keberatan ke Corporate Controller atas SO yang sudah disetujui.

Ketentuan

Limit kredit suatu outlet bisa berubah setelah review LTT disetujui sesuai dengan level approval nilai limit kredit pada ketentuan NOO

Narasi

Page 34

3.2. FLOW APPROVAL SALES ORDER KREDIT Narasi

1.1. ASR ASRInput Inputorder orderkeke Mobile MobileDistribution Distribution (MoDis). (MoDis). Kemudian KemudianAdmin AdminEntry Entryupload uploaddata datadari dari Modis ModisASR ASRkekedalam dalamsistem sistemBosnet Bosnet Untuk Untukorder orderyang yangtidak tidakberdasarkan berdasarkanModist Modist (by (byphone/fax), phone/fax),ASR ASRmembuat membuatSO SOmanual manual dan danadmin adminentry entryinput inputSO SOmanual manualdidiBosnet Bosnet

Area Sales Representative (ASR)

Input data fr MoDis to DFS

Admin Entry (AE)

Admin A/R

Supervisor (SPV), ASM, RSM, NSM

Controller / Regional Controller (GAM)

Upload Modis, Membuat SO di BOSNET atas order yang diterima manual

2.2. Admin AdminEntry Entryprint printSO SOkemudian kemudianmemberikan memberikan kepada kepadaadmin adminA/R A/R 3.3.Admin AdminA/R A/Rmelakukan melakukananalisa analisaA/R A/Rdan dan history historytransaksi transaksidan danmemberikan memberikanSO SOkekeASR ASR untuk ditandatangani untuk ditandatangani

Print SO

4.4. ASR ASRmemberikan memberikanSO SOkepada kepadaSPV SPVdan dan apabila apabilaterjadi terjadiover overlimit limitakan akandimintakan dimintakan approval approvalsesuai sesuaidengan denganketentuan ketentuansbb sbb::

SO SO

SO SO

SO SO Tdk

Overlimit Overlimit<=<=Rp Rp1.000.000,1.000.000,-disetujui disetujui oleh olehSPV SPVdan danController. Controller.

Analisa

Overlimit Overlimit Rp Rp1.000.001,1.000.001,-s/d s/dRp. Rp.5.000.000,5.000.000,disetujui disetujuioleh olehASM ASMdan danController. Controller.

Overlimit? Ya

Overlimit OverlimitRp. Rp.5.000.001,5.000.001,-s/d s/dRp. Rp.10.000.000,10.000.000,disetujui disetujuioleh olehRSM RSMdan danRegional RegionalController Controller (GAM) (GAM)

Ttd SO SO (Ttd ASR & SPV)

Revisi/Cancel

Overlimit OverlimitRp. Rp.10.000.001,10.000.001,-s/d s/dRp. Rp.25.000.000,25.000.000,disetujui disetujuioleh olehNSM NSMdan danRegional RegionalController Controller (GAM) (GAM) Untuk UntukSO SOyang yangtidak tidakoverlimit overlimitcukup cukup ditandatangani ditandatanganiASR ASRdan danSPV. SPV. 5.5. SO SOdiberikan diberikankepada kepadacontroller controller Controller Controllerberhak berhakmengajukan mengajukankeberatan keberatan kekeHO HOatas atasSO SOyang yangsudah sudahdisetujui disetujuijika jika menurutnya menurutnyaberesiko beresikountuk untukdiproses. diproses. Jika Jikacontroller controllersetuju, setuju,controller controllerakan akan menandatangani menandatanganiSO SO

Tdk

Ya Setuju?

6.6. Setelah SetelahController Controllermenandatangani menandatanganiSO, SO, Admin AdminEntry Entryprint printProforma ProformaInvoice Invoice ASR dan SPV/ ASM/RSM/ NSM ttd

Rekomendasi untuk alternatif solusi atau stop transaksi

SO (Ttd ASR dan SPV/ASM/RSM/ NSM

Tdk Setuju? Ya Tanda tangan di Sales Order

SO (approved)

Cetak Pro Invoice

Pro Invoice

2

2

Berlanjut ke 2.1.3.2. Flow Proses Delivery Order dari Gudang Cabang BU ke Pelanggan

Page 35

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik Proses Dokumen

3.3. Ketentuan Approval Penjualan Cash (Tunai) Di Luar Kanvas Area

Sales Order Salesman/ASR & Admin Entry

Unit Proses Persetujuan ASR & Admin Entry

Cash Transaction Card (CTC), Sales Order (manual standart)

Otoritas

Controller, SPV Setiap outlet tunai / cash untuk outlet regular (di luar outlet canvas) wajib dibuatkan CTC dilengkapi dengan fotocopy KTP (optional/tidak wajib) dan wajib dilengkapi otorisasi oleh Salesman/ASR, SPV dan outlet Pada saat outlet akan beralih transaksi dari penjualan tunai menjadi kredit, wajib dibuatkan CAC Sales Order harus di ketahui oleh Controller dan di tanda tangani untuk di proses pesanannya

Ketentuan

Sales Order

Penjualan cash / tunai digunakan untuk keperluan outlet-outlet khusus (bukan outlet reguler) dalam arti outlet tsb tidak rutin melakukan transaksi pembelian (periode pengulangan pembelian tiap 4 bulan sekali atau lebih) Limit kredit untuk outlet penjualan tunai adalah Rp. 1,- per brand TOP by brand dan TOP global brand per BU per customer adalah 0 hari. Setiap penjualan cash sales menggunakan customer atas nama Salesman/ASR yang bersangkutan dan pada saat input di system maupun pada saat cetak SO dan DO wajib diberikan keterangan untuk kepentingan transaksi apa.

Narasi

Page 36

3.4. FLOW APPROVAL SALES ORDER TUNAI Narasi

1.1. Salesman/ASR Salesman/ASRInput InputOrder OrderkekeMobile Mobile Distribution Distribution(MoDis) (MoDis).. Kemudian KemudianAdmin AdminEntry Entryupload uploaddata datadari dari Modis ModisASR ASRkekedalam dalamsistem sistemBosnet Bosnet Untuk Untukorder orderyang yangtidak tidakberdasarkan berdasarkanModis Modis (by phone/fax), ASR membuat (by phone/fax), ASR membuatSO SOmanual manual dan danadmin adminentry entryinput inputSO SOmanual manualdidiBosnet Bosnet

Salesman/Area Sales Representative (ASR)

Input Modis / Membuat SO manual

Admin Entry (AE)

Salesman/ASR, SPV, Controller

Upload Modis, Membuat SO di BOSNET atas order yang diterima manual

2.2.Kemudian KemudianAdmin AdminEntry Entryprint printSO. SO. 3.3. SO SOdiberikan diberikankepada kepadaSalesman/ASR, Salesman/ASR,SPV SPVdan dan controller controlleruntuk untuk ditandatangani ditandatangani

Print SO

4.4.Setelah Setelahcontroller controllermenandatangani, menandatangani,admin adminentry entry print Proforma Invoice print Proforma Invoice SO SO

SO SO

Ttd SO

Cetak Pro Invoice

Pro Invoice

2

2

Berlanjut ke 2.1.3.2. Flow Proses Delivery Order dari Gudang Cabang BU ke Pelanggan

Page 37

SO SO (Ttd (TtdASR, ASR,SPV, SPV, Controller) Controller)


3.5. Ketentuan Penjualan Kanvas (Tunai dan Kredit) Area

Keterangan

Approval Permintaan Barang

Pemilik Proses

Salesman/ASR

Pengeluaran Barang dari Gudang Cabang BU ke Gudang Canvas Krani/helper

Dokumen

Surat Permintaan Muat Kanvas

Kanvas Berangkat Mutasi Stock (MTSi)

Otoritas

SPV

Kepala Gudang

Order Pengeluaran Barang harus mendapat Kanvas Berangkat Mutasi Stock ditandatangani oleh : persetujuan dari SPV/ASM 1. Driver pada kolom diterima oleh 2. Krani/helper pada kolom diserahkan oleh 3. Kepala gudang pada kolom diperiksa oleh Setelah dokumen kanvas berangkat mutasi stock ditandatangani oleh driver, gembok dan kunci mobil hanya boleh dipegang oleh driver dan stock barang menjadi tanggung jawab driver

Unit Proses Penjualan Barang ke Outlet/Customer

Pengembalian Barang Sisa Dagangan

Ketentuan

Settlement Dokumen

Driver

Salesman/ASR

Admin Entry dan Admin Gudang

Faktur Penjualan Manual

Kanvas Pulang Mutasi Stock (MTSi)

Faktur Penjualan Manual, Bukti Transfer, Tanda Terima Setoran (TTS)

Delivery Order (DO) dan Bukti Keluar Barang (BKB)

Kepala Gudang

Kasir

Controller dan Kepala Gudang

Driver mengembalikan fisik sisa dagangan dengan aturan : 1. Untuk area dalam kota harus dilakukan pada hari yang sama 2. Untuk area luar kota yang tidak bisa dilakukan settlement harian dilakukan pada periode Salesman/ASR kembali sesuai dengan rute kanvas.

Salesman/ASR menyerahkan uang hasil penjualan DO ditandatangani oleh : : 1. Salesman/ASR pada kolom hormat 1. Untuk area dalam kota disetor kami tunai pada hari yang sama ke kasir 2. Kolom yang menerima tidak usah 2. Untuk area luar kota wajib setor tunai ditandatangani karena outlet ke rekening perusahaan selambatsudah menandatangani pada lambatnya H+1 dari tgl transaksi jual. faktur penjualan manual 3. Untuk area luar kota laporan penjualan harian dan bukti setoran tunai wajib di fax atau difoto dan dikirim via mobile phone kepada controller

Salesman/ASR membuat faktur penjualan manual sesuai dengan jumlah barang yang dijual sesuai dengan pricelist harga retail lalu faktur ditandatangani oleh Salesman/ASR pada kolom hormat kami dan oleh outlet pada kolom penerima barang.

Untuk penjualan dengan memakai harga WHS harus diajukan dulu untuk diotorisasi oleh ASM dan RSM.

Selisih saldo fisik dengan pencatatan menjadi tanggung jawab driver Surat Muat Barang Kanvas dicetak dan diberi kode per cabang dan diberikan nomor urut, dibuat 3 rangkap : 1. Lembar putih ke controller 2. Lembar merah ke gudang 3. Lembar kuning ke Salesman/ASR

Settlement Pembayaran

Salesman/ASR

Nomor Surat Muat Barang Kanvas diisikan pada kolom ID referensi di sistem Bosnet

Outlet (penerima barang) wajib membayar barang yang dibeli secara tunai, jika akan membayar kredit prosedurnya harus mengisi dokumen sesuai prosedur penjualan kredit dan mengisi form jaminan kanvas kredit dan list kanvas kredit yang dibuat oleh SPV dan disetujui oleh ASM/RSM

Kanvas Pulang Mutasi Stock ditandatangani oleh : 1. Krani/helper pada kolom diterima oleh 2. Driver pada kolom diserahkan oleh 3. Kepala gudang pada kolom diperiksa oleh

Kanvas Berangkat Mutasi Stock dicetak 3 rangkap 1. Lembar putih ke controller 2. Lembar merah ke gudang 3. Lembar kuning ke Salesman/ASR

Kontrol faktur kanvas manual oleh controller : 1. Pada saat serah terima buku faktur kepada Salesman/ASR harus mencatat nomornya 2. Pada saat settlement no faktur juga harus dicatat 3. Faktur penjualan manual yang batal atau rusak wajib diserahkan kepada controller 4. Pencetakan nomor faktur manual diberi kode gudang dan no urut 5. Stock buku faktur pajak dan posisinya dilaporkan dari controller area ke controller pusat

Driver wajib mencatat jumlah barang yang keluar untuk penjualan pada form Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas dan Kepala Gudang memberikan persetujuan untuk fisik jumlah barang yang dikembalikan Kepala gudang wajib memeriksa jumlah barang yang tersisa di dalam mobil dan pada akhir pekan harus memastikan sisa barang di mobil kanvas kosong.

Controller memeriksa kesesuaian antara Kanvas Berangkat Mutasi Stock, Kanvas Pulang Mutasi Stock, Faktur Penjualan dan Penerimaan Uang Hasil Penjualan

DO dibuat dengan tujuan nama outlet/customer dan jumlah barang serta value barang harus sama antara yang tertera di DO dan faktur penjualan manual

BKB ditandatangani oleh : 1. Driver pada kolom diterima oleh 2. Admin gudang pada kolom dibuat oleh 3. Krani/helper pada kolom diperiksa oleh 4. Ka Gudang pada kolom disetujui oleh

Setelah serah terima antara driver dan kepala gudang, jika terjadi selisih barang menjadi tanggung jawab kepala gudang.

Untuk pengiriman kanvas dengan motor kode gudang kanvas dibuat atas nama SPV/ASM

Narasi

Salesman/ASR mengajukan Order Pengeluaran barang berdasarkan forecast penjualan canvas

Berdasarkan Order Pengeluaran barang yang telah disetujui SPV, kepala gudang cek ketersediaan stock dan menyiapkan barang sesuai dengan permintaan dan ketersedi aan stock

Driver mengembalikan sisa barang canvas ke gudang cabang BU sesuai dengan aturan waktu yang telah ditetapkan

Admin Entry membuat SO dan DO dalam sistem Bosnet kemudian menjalankan STD dan PB tanpa perlu di-print lalu print DO

SPV memberikan persetujuan atas Order Pengeluaran barang

Krani/helper menyiapkan barang sesuai ketersediaan stock

Krani/helper menghitung fisik barang yang dikembalikan dan menuliskan jumlah barang kembalian di dokumen Kanvas Berangkat Mutasi Stock

Berdasarkan DO, admin gudang akan membuat BKB dalam sistem Bosnet kemudian print BKB

Admin Gudang membuat Kanvas Berangkat Mutasi Stock dalam sistem Bosnet dari lokasi gudang cabang BU ke lokasi gudang canvas (Salesman/ASR) dengan jumlah sesuai dengan fisik barang

Admin Gudang membuat Kanvas Pulang Mutasi Stock dalam sistem Bosnet dari lokasi gudang canvas ke lokasi gudang cabang BU dengan jumlah sesuai dengan fisik barang

Krani/helper menyerahkan barang dan dokumen Kanvas Berangkat Mutasi Stock kepada driver dan driver cek kesesuaian antara dokumen dan fisik

Setelah barang sesuai dengan dokumen,driver, krani/helper dan kepala gudang menandatangani Kanvas Berangkat Mutasi Stock

Page 38

3.6. FLOW APPROVAL SURAT PERMINTAAN MUAT KANVAS S/D TRANSFER BARANG DARI GUDANG CABANG BU KE GUDANG KANVAS Narasi 1.1.ASR ASRMembuat MembuatSurat SuratPermintaan Permintaan Muat Muat(SPM) (SPM)Kanvas Kanvassebanyak sebanyak33 (tiga) (tiga)rangkap rangkapkemudian kemudian meminta memintapersetujuan persetujuandari dariSPV/ SPV/ ASM ASM 2.2.Jika JikaSPV/ASM SPV/ASMtidak tidaksetuju setujumaka maka SPV/ASM SPV/ASMakan akandiskusi diskusikekeASR ASR untuk untukrevisi revisiSurat SuratPermintaan Permintaan Muat MuatKanvas Kanvas


Supervisor (SPV)/ Area Sales Mgr (ASM)

Kepala Gudang

Surat Permintaan Muat Kanvas

Admin Gudang

Setuju? Tdk

3.3. SPM SPMKanvas Kanvasdi-file di-fileoleh olehASR, ASR, 11(satu) (satu)lembar lembardiberikan diberikan kepada kepadakepala kepalagudang gudanguntuk untukcek cek ketersediaan ketersediaanstock stockdan dan11(satu) (satu) lembar lembardiberikan diberikankekecontroller controller

Revisi

4.4.Kepala KepalaGudang Gudangcek cekketersediaan ketersediaan stock stock Jika Jikastock stocktidak tidaktersedia tersediaakan akan diinformasikan diinformasikankekeASR. ASR.

Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd SPV/ASM)

Ya

Tanda Tangan SPM Kanvas

Jika Jikastock stocktersedia tersediakepala kepalagudang gudang akan akanmeminta memintakrani krani//helper helper untuk untukmenyiapkan menyiapkanbarang. barang.

Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd SPV/ASM) Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd SPV/ASM)

5.5.Krani/helper Krani/helpermenyiapkan menyiapkan barang barang

File

Ya Stock Tersedia?

6.6.Admin Admingudang gudangmenjalankan menjalankan transaksi transaksiKanvas KanvasBerangkat Berangkat Mutasi MutasiStok Stok(Mutasi (MutasiStok Stok Internal InternalDepo) Depo)berdasarkan berdasarkanfisik fisik barang barangdari darigudang gudangcabang cabangBU BU kekegudang gudangkanvas kanvasdan danprint print sebanyak sebanyak33(tiga) (tiga)lembar lembar

Kirim ke controller

Menyiapkan Barang

Mutasi Stok Internal Depo

Tdk Mutasi Stok Internal Depo Informasi ke ASR

7.7.Krani/Helper Krani/Helperserah serahterima terima barang barangbeserta besertadokumen dokumenMutasi Mutasi Stock StockInternal InternalDepo Depokepada kepada Driver Driver 8.8.Driver Driverakan akancek cekkesesuaian kesesuaian antara antaradokumen dokumendan danfisik fisik barang. barang.


Tdk Cek Ulang Barang

Jika Jikatidak tidaksesuai sesuaidriver driverakan akan berkoordinasi berkoordinasidengan dengankrani/ krani/ helper helperdan danadmin admingudang. gudang.

Dokumen Sesuai Fisik? Ya

Mutasi Stok Internal Depo (Ttd driver, krani/ helper, kepala gudang)

Jika Jikasesuai sesuaimaka maka:: Driver Driverttd ttd pada padakolom kolomditerima diterima oleh oleh Krani/helper Krani/helperttd ttdpada padakolom kolom diserahkan diserahkanoleh oleh Kepala Kepalagudang gudangttd ttdpada padakolom kolom diperiksa diperiksaoleh oleh

9.9.Setelah Setelahbarang barangditerima diterimaoleh oleh driver, driver,gembok gembokdan dan kunci kuncimobil mobil kanvas kanvaswajib wajibdipegang dipegangoleh oleh driver driverdan danfisik fisikbarang barangmenjadi menjadi tanggung tanggungjawab jawabdriver. driver.

Driver

Membuat Surat Permintaan Muat Kanvas

Jika JikaSPV/ASM SPV/ASMmenyetujui menyetujuimaka maka SPV/ASM SPV/ASMmenandatangani menandatanganiSPM SPM Kanvas Kanvas

Dokumen Dokumenmutasi mutasistock stockinternal internal depo depodidistribusikan didistribusikankepada: kepada: Putih Putih ::controller controller Merah Merah::gudang gudang Kuning Kuning::ASR ASR

Krani / Helper



File

File

Kirim ke Controller

Page 39

3.7. FLOW PENJUALAN BARANG KANVAS S/D PENYELESAIAN PENGEMBALIAN SISA BARANG KE GUDANG CABANG BU Narasi

1. 1. ASR ASR menawarkan menawarkan barang barang kepada kepada potential potential outlet outlet // customer customer 2. 2. Outlet/customer Outlet/customer melakukan melakukan pemesanan pemesanan kepada kepada ASR ASR 3. 3. ASR ASR membuat membuat faktur faktur penjualan penjualan kanvas kanvas sesuai sesuai dengan dengan jumlah jumlah yang yang diminta diminta dengan dengan harga harga sesuai sesuai ketentuan ketentuan sebanyak sebanyak 33 (tiga) (tiga) rangkap rangkap 4. 4. Dokumen Dokumen penjualan penjualan kanvas kanvas diberikan diberikan kepada kepada driver driver sebagai sebagai dasar menyiapkan dasar menyiapkan barang barang


Menawarkan barang kepada potential outlet / customer

7. 7. Dokumen Dokumen faktur faktur penjualan penjualan kanvas kanvas didistribusikan didistribusikan untuk untuk :: Lembar Lembar putih putih == controller controller Lembar Lembar merah merah == outlet/customer outlet/customer Lembar Lembar kuning kuning == accounting accounting Lembar biru Lembar biru == driver driver 8. 8. Hasil Hasil penjualan penjualan harian harian direkapitulasi direkapitulasi ke ke dalam dalam laporan laporan penjualan penjualan harian harian 9. 9. Sisa Sisa barang barang hasil hasil penjualan penjualan dilakukan dilakukan settlement settlement ::

Driver

Krani / Helper

Kepala Gudang

Admin Gudang

Memberikan konfirmasi pembelian

Membuat faktur penjualan kanvas

Faktur Penjualan Kanvas


5. 5. Driver Driver menyiapkan menyiapkan barang barang dan dan memberikan memberikan kepada kepada outlet/ outlet/ customer customer disaksikan disaksikan oleh oleh ASR ASR kemudian kemudian mengisi mengisi form form monitoring monitoring pengeluaran pengeluaran barang barang kanvas kanvas 6. 6. Setelah Setelah menerima menerima barangnya barangnya dan dan sesuai sesuai jumlah jumlah antara antara faktur faktur dan fisik, dan fisik, outlet/customer outlet/customer melakukan melakukan pembayaran pembayaran kepada kepada ASR, ASR, kemudian kemudian ASR ASR dan dan outlet/ outlet/ customer customer menandatangani menandatangani faktur faktur penjualan penjualan kanvas kanvas

Outlet / Customer

Menyiapkan barang dan membuat monitoring pengeluaran barang kanvas Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas


Koordinasi ke driver utk ketersediaan barang atau ubah faktur penjualan

Tdk

Barang Sesuai Faktur? Ya Menandatangani faktur penjualan kanvas dan melakukan pembayaran

Cash Cash Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan ASR)

Cash Cash

Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan ASR)

Untuk Untuk Area Area Dalam Dalam Kota Kota Settlement Settlement fisik fisik dilakukan dilakukan harian harian Untuk Untuk Area Area Dalam Dalam Kota Kota Settlement Settlement fisik fisik dilakukan dilakukan sesuai sesuai dengan dengan periode periode rute rute ASR ASR kembali kembali 10. 10. Cara Cara settlement settlement fisik fisik :: Driver Driver memberikan memberikan sisa sisa fisik fisik barang kepada krani barang kepada krani // helper helper Krani Krani // helper helper menghitung menghitung fisik fisik barang barang disaksikan disaksikan driver driver dan dan memberitahukan memberitahukan penerimaan penerimaan barang barang kepada kepada kepala kepala gudang gudang dan dan admin admin gudang. gudang. 11. 11. Admin Admin gudang gudang menjalankan menjalankan transaksi transaksi Kanvas Kanvas Pulang Pulang Mutasi Mutasi Stok Stok (Mutasi (Mutasi Stok Stok Internal Internal Depo) Depo) berdasarkan berdasarkan fisik fisik barang dari gudang kanvas barang dari gudang kanvas ke ke gudang gudang cabang cabang BU BU dan dan print print sebanyak sebanyak 33 (tiga) (tiga) lembar lembar Kemudian Kemudian pihak-pihak pihak-pihak yang yang terkait terkait akan akan melakukan melakukan tanda tanda tangan tangan pada pada :: Driver Driver ttd ttd pada pada kolom kolom diserahkan diserahkan oleh oleh Krani/helper Krani/helper ttd ttd pada pada kolom kolom diterima diterima oleh oleh Kepala gudang ttd Kepala gudang ttd pada pada kolom kolom diperiksa diperiksa oleh oleh

File File Disimpan untuk settlement ke controller

Rekap Hasil Penjualan Harian ke Laporan Penjualan Harian (LPH) Kanvas

File

Sisa Sisa Barang Barang

Sisa Sisa Barang Barang Hitung barang disaksikan driver

12. 12. Mutasi Mutasi Stok Stok Internal Internal Depo Depo didistribusikan didistribusikan kepada kepada :: Putih Putih :: controller controller Merah Merah :: gudang gudang Kuning Kuning :: driver driver

Informasi ke kepala gudang dan admin gudang



Tanda tangan oleh driver, krani/helper dan kepala gudang Mutasi Stok Internal Depo (ttd driver, krani, ka gudang)

Mutasi Stok Internal Depo (ttd driver, krani, ka gudang)

File Kirim ke Controller

Page 40

File

3.8. FLOW SETTLEMENT PEMBAYARAN DAN SETTLEMENT DOKUMEN Narasi


1. ASR melakukan settlement pembayaran ke kasir : Untuk Area Dalam Kota Settlement pembayaran dilakukan harian ke kasir dan kasir akan membuatkan Tanda Terima Setoran (TTS) Untuk Area Luar Kota Diwajibkan setor tunai ke rekening perusahaan dan mengirimkan dokumen LPH dan bukti transfer via fax/foto dengan mobile phone ke controller selambat-lambatnya H+1 dari tgl transaksi jual Kasir membuatkan TTS berdasarkan bukti setor tunai. 2. ASR memberikan dokumendokumen di bawah ini kepada controller : 1. TTS 2. Surat Permintaan Muat Kanvas 3. Faktur Penjualan Kanvas 4. LPH 5. Mutasi stock internal depo (kanvas berangkat) 6. Mutasi stock internal (kanvas berangkat) 7. Mutasi stock internal (kanvas pulang) 8. Form Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas

Kasir

Controller

Driver

Cash

TTS

Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd SPV/ASM) Mutasi Stok Internal Depo : Kanvas Berangkat (Ttd driver, krani/ helper, kepala gudang) Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan ASR) & Bukti Trf Laporan Penjualan Harian (LPH) Mutasi Stok Internal Depo : Kanvas Pulang (ttd driver, krani/ Monitoring helper, kepala Pengeluarangudang) Barang Kanvas (ttd sopir dan kepala gudang)

TTS

Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd SPV/ASM) Mutasi Stok Internal Depo : Kanvas Berangkat (Ttd driver, krani/ helper, kepala gudang) Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan ASR) & Bukti Trf Laporan Penjualan Harian (LPH) Mutasi Stok Internal Depo : Kanvas Pulang (ttd driver, krani/ Monitoring helper, kepala Pengeluarangudang) Barang Kanvas (ttd sopir dan kepala gudang)

Ya Transaksi sesuai?

5. Berdasarkan DO, admin gudang akan menjalankan BKB di sistem Bosnet kemudian print BKB.

Admin Gudang

Membuat TTS

3. Controller melakukan verifikasi dan validasi transaksi dan jika transaksi benar, controller memberikan informasi kepada admin entry. 4. Admin entry akan menjalankan SO, DO, STD dan PB di sistem Bosnet kemudian print DO.

Admin Entry

SO, DO, STD, PB

Tdk Koordinasi ke ASR untuk cross check

6. BKB ditandatangani oleh : Driver pada kolom diterima oleh Admin gudang pada kolom dibuat oleh Krani/helper pada kolom diperiksa oleh Kepala Gudang pada kolom disetujui oleh

DO

BKB

BKB

Tanda tangan BKB

BKB (Ttd driver)

Page 41


Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas

4.1.1. Ketentuan Pengajuan Retur Penjualan Area

Pengajuan

Persetujuan

ASR

ASR

BPPR

BPPR ASM

ASR menghitung jumlah fisik barang yang akan di retur dan mengecek kondisi barangnya, kemudian mengisikan form BPPR untuk persetujuan.

Ketentuan

Unit Proses Penarikan Barang retur dari outlet Penyerahan Barang retur ke gudang

Pemotongan piutang / tagihan outlet Driver Driver Admin Verifikasi & Admin Admin AR & ASR/Collector AR BPPR BPPR & BTB BPPR, BTB & CN CN & BPPR Controller Kepala Gudang Driver hanya boleh menarik jumlah Jika terjadi selisih barang dari driver ke kepala Compare pelunasan harus CN & BPPR akan disimpan barang dan jenis barang retur gudang, maka akan menjadi tanggung jawab dilakukan terhadap faktur oleh admin AR pada sesuai dengan BPPR yang sudah Driver dari BU yang sama amplop piutang outlet ybs. disetujui.

Setelah barang retur diterima oleh Gudang menghitung jumlah fisik barang retur Driver, BPPR harus di tanda tangani disaksikan oleh driver sesuai dengan BPPR oleh Driver dan Outlet yang sudah disetujui dan di tanda tangani oleh Driver & Outlet, lalu membuat BTB dengan lokasi gudang retur dan tipe stock retur (dengan status : draft ) Driver memberikan satu tembusan Gudang mengklasifikasikan barang, sesuai BPPR yang sudah di tanda tangani dengan kondisi barang, lalu mengisi BPPR kepada outlet untuk keperluan sesuai dengan jumlah dan kondisi barang pemotongan tagihan

Setelah DO Retur dibuat oleh AV, admin gudang mengubah status BTB dari draft menjadi apply lalu membuat Mutasi Stock di sistem Bosnet, print mutasi lalu dimintakan approval sesuai dengan ketentuan perubahan status persediaan (ketentuan 7.3)

Page 42

Credit Note (CN)

AV melakukan verifikasi terhadap kelengkapan otorisasi dan kebenaran dokumen BPPR & BTB

Admin AR melakukan compare pelunasan/update piutang di DFS (di sistem Bosnet) berdasarkan BPPR & BTB yang sudah diverifikasi

CN & BPPR akan dikeluarkan lagi untuk penagihan piutang oleh ASR / collector.

4.1.2. FLOW PENGAJUAN DAN PENERIMAAN BARANG RETUR Narasi 1. Pada saat ASR taking order, ASR juga melakukan pendataan barang yang akan diretur oleh outlet dan mencatatnya dalam BPPR kemudian BPPR ditandatangani oleh outlet dan ASR 2. Kemudian BPPR yang sudah ditandatangani ASR dan outlet dimintakan persetujuan ke ASM 3. BPPR yang sudah ditandatangani oleh ASM diberikan kepada Admin Entry, kemudian Admin Entry akan melampirkan BPPR bersama dengan DO untuk diberikan kepada driver sesuai dengan rute delivery 4. Driver melakukan penarikan barang di outlet sesuai jumlah yang tercantum di BPPR (tidak boleh melebihi jumlah yang disetujui ). Kemudian driver dan outlet menandatangani BPPR 5.Barang retur kemudian diberikan kepada Kepala Gudang beserta BPPR 6. Gudang menghitung fisik barang dan menanda tangani BPPR, kemudian jika sudah sesuai admin gudang membuat BTB dengan lokasi gudang retur dan tipe stock retur dengan status draft di sistem Bosnet

ASR

BPPR

ASM

Ko Delivery

Driver, Outlet

Gudang

Approved? Tdk

Ya

Retur Batal

Ttd BPPR

BPPR (Ttd ASM)

BPPR (Ttd ASM)

Susun rute penarikan barang Barang Barangretur retur Buat tanda terima di log book & berikan kpd Driver

BPPR (Ttd ASM)

Ttd Outlet & Driver Barang Barangretur retur BPPR (Ttd ASM, outlet, driver)

BPPR (Ttd ASM, outlet ,driver)

Cek Fisik Barang

File Outlet

BTB sesuai total qty Fisik (status = draft) BTB (Ttd Ka Gudang) 1

Page 43

4.1.3. FLOW PEMERIKSAAN DAN PENCATATAN KONDISI FISIK BARANG , PEMBUATAN DO RETUR & COMPARE PELUNASAN Narasi

Admin Entry

Gudang

Admin Verifikasi

Admin A/R

Controller

1 1. Gudang memeriksa kesesuaian kondisi fisik barang aktual dengan yang tertulis di BPPR. Jika ada ketidaksesuaian, coret BPPR dan tulis qty sesuai dengan kondisi aktual. 2. Dokumen BTB, BPPR (yang sudah dilakukan verifikasi per kondisi barang) diberikan ke admin entry untuk dibuat DO retur di sistem Bosnet. 3. Gudang mengubah status BTB dari status draft menjadi apply (tanggal BTB harus sama dengan tanggal DO retur) 4. Gudang melakukan mutasi stock internal (MTSI) ke gudang good stock/stock mendekati expired, print lalu meminta tandatangan controller . 5. DO retur, Mutasi Stock Internal, BTB dan BPPR diberikan kepada AV untuk dilakukan verifikasi. 6. Setelah AV melakukan verifikasi, admin A/R melakukan update piutang di DFS (compare pelunasan) 7. Controller melakukan settlement

Barang retur BPPR (Ttd Mgr Area, BTB outlet, driver) (Ttd Ka Gudang)

BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver) BTB (Ttd Ka Gudang) DO Retur

DO Retur

Periksa fisik kondisi barang

BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver)

BTB (status = apply)

Mutasi Stock

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller)

Mutasi Stock

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller) DO Retur BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver) File BTB (Ttd Ka Gudang)

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller) BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver)

BTB (Ttd Ka Gudang)

DO Retur

Verifikasi

Page 43A

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller) BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver) BTB (Ttd Ka Gudang) DO Retur

Update Piutang di DFS (Compare Pelunasan)

Settlement

5.1. FLOW TIMBULNYA PIUTANG DAGANG DAN UPDATE PENCATATAN PIUTANG DAGANG Narasi

1. Admin verifikasi menerima dokumen BKB dan STD, kemudian melakukan verifikasi dan update DO di system DFS sesuai BKB vs BTB.

Admin Verifikasi

Admin AR

Controller

BKB STD

Proforma Invoice

DO

2. Setelah selesai verifikasi, semua DO diberikan kepada Admin AR 3. Admin AR melakukan verifikasi spesimen ttd outlet di Pro Invoice vs CAC kemudian update Pro Invoice di DFS (Bosnet)

Verifikasi BKB vs Proforma Invoice

4. Setelah selesai update di DFS, admin AR kemudian mencatat dan menyimpan Pro Invoice asli di amplop piutang berdasarkan masing-masing outlet.

Update DO on DFS sesuai BKB vs BTB

5. Dokumen BKB,BTB dan DO (copy) langsung diarsip dengan rapi.

A

Verifikasi spesimen ttd outlet di Pro Invoice vs CAC

Update Proforma Invoice on DFS

Simpan Pro Invoice (asli) ke amplop piutang

File

Page 44

A

Post / laksanakan DO on DFS (Settlement)


: 5.2 Ketentuan Penagihan : Area Unit Proses

Keterangan

Persiapan Surat Tugas Penagihan

Penyerahan Faktur Tagihan

Pemilik Proses

Admin AR

Admin AR dan ASR / Collector Collector / ASR

Dokumen

Surat Tugas Kolektor (STK) Surat Tugas Kolektor (STK)

Otoritas

SPV / ASM Admin AR mengeluarkan tagihan harus sesuai dengan journey plan Sales/ASR

SPV/ASM wajib melakukan review dan paraf di STK yang akan ditagih oleh Salesman/ASR (sebelum pergi menagih)

Ketentuan

Apabila Salesman/ASR tidak bisa melakukan penagihan dalam kondisi tertentu (misal : resign belum dapat pengganti, cuti/sakit), maka penagihan bisa dilakukan oleh SPV/ASM dan wajib mendapat approval dari atasan langsung di STK nya

Nama penagih yang tercantum di dalam form STK harus sama dengan nama penagih yang menerima faktur (tidak boleh atas nama)

ASR wajib mencocokkan fisik faktur tagihan dengan dokumen STK, dan membubuhkan tanda tangannya

Penagihan

Surat Tugas Kolektor (STK)

Penyetoran Hasil Penagihan

Penyelesaian Aktivitas Penagihan

Collector / SR

Collector / ASR



Pembayaran cicilan dari outlet, harus dituliskan nominal cicilannya dan tanggal pada Hasil penagihan harus langsung disetorkan belakang faktur kemudian kepada kasir pada hari penagihan itu juga dimintakan tanda tangan dari outlet Pembayaran outlet yang Selisih kurang antara hasil penagihan secara menggunakan bilyet giro / cek pencatatan dan fisik harus langsung diselesaikan kontan, harus langsung pada hari yang sama menuliskan nama perusahaan

Piutang yang masih belum lunas, fisik faktur asli tetap harus dikembalikan kepada admin AR

Apabila selisih tersebut tidak bisa diselesaikan pada hari yang sama, maka selisih kurang tersebut harus dibuatkan Berita Acara Selisih Setoran (BASS) dan disetujui oleh Controller dan ASM paling lambat H+1

Apabila H+1 selisih tidak bisa diselesaikan, maka Controller dan ASM wajib melaporkan hal ini kepada atasan langsung untuk proses Penagihan regular hanya bisa penyelesaian dilakukan oleh ASR dan collector

Pengajuan pembebanan karyawan harus langsung Jika terjadi mutasi/rotasi ASR, disetujui Controller dan ASM serta ditandatangani harus ada proses serah terima karyawan ybs, kemudian diberikan kepada HRD antar ASR yang lama dan yang baru dan dibuatkan dokumen yang disetujui oleh ASM, di mana penagihan tetap ditangani oleh ASR baru.

Page 45

Fisik faktur asli tagihan yang tidak tertagih, harus dikembalikan kepada admin AR pada hari penagihan itu juga SPV/ASM wajib melakukan review hasil penagihan STK yang dilakukan oleh Salesman/ASR

Jika ada penagihan pada malam hari oleh Salesman/ASR maka harus dimintakan persetujuan dari ASM dan hasil penagihannya wajib disetorkan paling lambat besok paginya

5.3. FLOW PENAGIHAN DAN PENYETORAN HASIL PENAGIHAN Narasi

Admin AR

1. Admin AR mencetak surat tugas kolektor (STK) sesuai dengan JP ASR dan memberikan STK sebanyak 4 (empat) lembar serta faktur tagih kepada ASR 2. ASR cek ulang rute JP dan STK, jika tidak sesuai diinformasikan kepada admin AR untuk revisi STK dan menukar faktur tagih 3. Jika rute JP, STK serta dokumen faktur tagih sudah sesuai, ASR menandatangani STK dan memberikan 1 (satu) rangkap kepada admin A/R Kemudian ASR melakukan proses penagihan.

ASR

Kasir

Controller

Cetak Surat Tugas Kolektor (STK) STK

STK

File Cek ulang rute dan faktur tagih

Memberikan STK dan Faktur Tagih (asli) kpd ASR Tdk

Sesuai?

4. Untuk faktur tertagih, ASR menyerahkan uang fisik beserta STK kepada kasir pada hari yang sama

Ya Ttd STK & Proses penagihan

5. Kasir akan cek fisik uang dan STK kemudian jika sudah sesuai akan menanda tangani STK dan filing 1 (satu) lembar

Tdk Faktur tertagih?

Ya STK (Ttd ASR)

Kemudian kasir input setoran ke DFS (Bosnet) dan print dokumen BKMK

STK (Ttd ASR)

Hitung uang fisik vs STK STK (Ttd ASR)

Penanganan nilai selisih uang fisik dengan faktur tertagih sesuai dengan ketentuan yang berlaku

File Penagihan

Tdk Sesuai?

6. Kemudian kasir memberikan dokumen STK kepada admin AR dan BKMK kepada accounting HO Admin A/R melakukan cek validasi ttd kasir di STK serta kesesuaian antara fisik faktur STK dan fisik faktur kembali 7. Admin AR input pelunasan AR di DFS (Bosnet) dan update pelunasan A/R di amplop piutang 8. Controller post A/R Payment di DFS (settlement) berdasarkan dokumen faktur, STK, BKMK

Pertanggung jawaban sesuai tabel ketentuan

Ttd STK

STK (Ttd ASR, Kasir)

STK (Ttd ASR, Faktur Kasir) (asli)

Input setoran ke DFS & Print Doc BKMK

Verifikasi validitas STK dan kesesuaian STK dengan faktur kembali

9. Untuk faktur tidak tertagih, ASR mengembalikan faktur tidak tertagih kepada Admin A/R bersamaan dengan STK yang sudah ditandatangani kasir 10. Admin A/R akan menyimpan kembali faktur yang tidak tertagih ke dalam amplop piutang.

Ya

Faktur Asli

File

Tdk Koordinasi sisa faktur

Sesuai? Ya

Faktur (asli)

Ttd STK BKMK

Simpan kembali ke amplop piutang

STK (Ttd ASR, Kasir, Adm A/R)

STK (Ttd ASR, Kasir, Adm A/R) Kirim BKMK ke Acct HO

File File

Post AR Payment on DFS (Settlement)

Input Pelunasan AR on DFS

Update Pelunasan AR di amplop piutang

Page 46


5.4. Ketentuan Penanganan Piutang ke Dept Legal Area Unit Proses

Keterangan Pemilik Proses

Pengajuan

Ketentuan

Serah terima Controller

Legal Opinion

Controller

Controller

Internal Memo

Internal Memo, SKP, CAC, copy KTP, Form Checklist Piutang yang di Fisik Faktur, Somasi (ke 1,2,3), alihkan ke Legal SKP,SO

Form Checklist Piutang yang di alihkan ke Legal, Berita Acara Legal

ASM

RSM

Legal Manager

Dokumen Otoritas

Persetujuan

Legal

Legal Staff

Syarat dokumen pendukung yang dibutuhkan : CAC, Copy KTP, Fisik Faktur (asli), Somasi ke1,2,3, Surat Kronologis Penagihan (SKP), Sales Order (SO)

Legal wajib mengecek kelengkapan 1. Berdasarkan dokumen yang diterima dokumen sesuai ketentuan dari Controller, Legal berhak memutuskan untuk penyelesaian masalah dengan cara datang langsung ke lokasi outlet bermasalah atau bisa diwakilkan oleh pihak cabang, dan jalan penyelesaian yang dipilih harus ditulis di Berita Acara Legal

Surat Kronologis Penagihan dibuatkan oleh ASR/Collector dan diketahui oleh ASM & Controller

Form serah terima fisik dokumen, 2. Berdasarkan penilaian melalui asli disimpan oleh Accounting, copy kunjungan langsung/tidak langsung ke disimpan oleh Legal, Controller. lokasi outlet bermasalah, Legal dapat membuat rekomendasi untuk melanjutkan kasus sampai ke pengadilan ataupun merekomendasikan write off dan rekomendasi tsb ditulis di berita Acara Legal

Pada saat pengajuan somasi ke outlet, area berkoordinasi dengan Legal tentang perlu atau tidaknya Legal mendampingi pada saat somasi

Nilai piutang bermasalah yang di tangani oleh Dept Legal adalah minimal diatas Rp 3.000.000

3. Rekomendasi write off dari Legal bisa dilakukan tanpa melalui Divisi Internal Audit terlebih dahulu. Controller membuatkan Form Setelah Legal menerimanya, harus Checklist Serah Terima Piutang yang menandatangani Form Checklist di alihkan ke Divisi Legal sebagai penerima

Narasi Form Checklist di tanda tangani oleh Controller, ASM, RSM, OM, Legal

Page 47

5.5. FLOW PENANGANAN PIUTANG KE DEPARTEMEN LEGAL Narasi

1. ASR/collector melalukan penagihan dan jika outlet tidak mempunyai itikad pembayaran, ASM membantu menagih 2. Apabila outlet tetap tidak mempunyai itikad pembayaran, padahal dinilai mempunyai kemampuan bayar, ASM meminta ASR membuat Surat Kronologis Penagihan (SKP) 3. SKP dimintakan tanda tangan ke controller dan controller mengumpulkan copy dokumen CAC, copy KTP, copy faktur asli dan copy SO 4. Dokumen SKP, copy CAC, copy KTP, copy faktur asli, copy SO diberikan kepada legal dan dimintakan untuk dibuatkan somasi 1

ASR/Collector

ASM

Legal Dept.

Outlet

Controller

Penagihan

Tdk Outlet membayar

Penagihan

Ya Prosedur penagihan dan penyetoran hasil tagihan

Outlet membayar Tdk Ya

Buat SKP

SKP

5. Somasi 1 diberikan kepada outlet, apabila tidak ada tanggapan dilanjutkan ke somasi 2 dan 3 6. Apabila sampai somasi 3 outlet tetap tidak menanggapi, controller akan membuat internal memo dan checklist yang ditandatangani oleh controller, ASM, RSM, Legal untuk kemudian kasus diambil alih oleh Legal

Ttd SKP SKP (Ttd Controller)

Ttd SKP SKP (Ttd Controller, ASM)

SKP (Ttd Controller, ASM) Copy CAC SKP (Ttd Controller, ASM)

Copy KTP Copy Faktur Asli CopySales Order (SO)

Copy CAC Copy KTP Copy Faktur Asli Copy Sales Order (SO)

7. Legal akan melakukan peninjauan dari segi hukum baik dengan cara datang ke outlet langsung ataupun tidak 8. Hasil peninjauan dari segi hukum akan dituangkan Legal dalam dokumen Berita Acara Legal yang memutuskan untuk dilanjutkan ke persidangan atau internal action (write off, tetap ditagih, dll)

Somasi 1

Somasi 1

Ada Tanggapan? Tdk

Ya

Tindak lanjut hasil kesepakatan dgn outlet Somasi 2

Somasi 2

Ya Ada Tanggapan?

Tdk

Somasi 3

Tdk Ya

SKP (Ttd Controller, ASM) Copy CAC Copy KTP Copy Faktur Asli Copy Sales Order (SO) Internal Memo Checklist Somasi 1,2,3

Peninjauan dari sisi legal

Berita Acara Legal

Legal Action to Court

Page 48

Internal Action

Ada Tanggapan?

Membuat internal memo dan checklist (ttd Controller, ASM, RSM, Legal Internal Memo Checklist


Ketentuan

5.6. Ketentuan Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui Departemen Internal Audit Area

Pengajuan ASM , Controller

Pemeriksaan lapangan Field Audit

Unit Proses Persetujuan ASM, Controller

Internal memo dan SKP RSM Internal memo pengajuan penghapusan piutang harus disetujui terlebih dahulu oleh RSM

Berita Acara Pemeriksaan Outlet Bad Debt Internal Audit Manager Hasil pemeriksaan lapangan oleh field audit akan melampirkan dokumentasi foto atas outlet bad debt.

Internal Memo, BAP, CAC, SO, Faktur Asli, Copy KTP, SKP FD dan Head of BU Bad debt yang terjadi karena tidak mematuhi ketentuan SOP, akan menjadi tanggungjawab team Sales.

Controller melengkapi semua dokumen pendukung yang di perlukan.

Internal Audit Manager memberikan rekomendasi untuk pembebanan sesuai dengan SOP

Komposisi pembebanan bad debt Jurnal umum yang sudah di tanda tangani pada team Sales adalah ASM 25%, oleh Finance & Accounting Manager, Supervisor 30%, ASR 45% dikirimkan ke area untuk penghapusan piutang di sistem.

Dokumen pendukung : CAC, SO, Faktur Asli, Copy KTP, SKP

Bad debt yang terjadi karena sudah mematuhi ketentuan SOP, akan menjadi tanggungjawab perusahaan. Dokumen yang sudah disetujui beserta dokumen pendukung, akan dikirimkan ke Accounting HO untuk membuatkan jurnal. Jika tidak disetujui oleh KADD & FD, dokumen akan dikembalikan ke cabang untuk didiskusikan alternatif solusi

Page 49

Pencatatan Accounting Internal Memo, BAP, Dokumentasi (Supp Doc) Finance & Accounting Manager Accounting mengecek kelengkapan otorisasi dan dokumen, kemudian buatkan jurnal umum untuk penghapusan piutang.

5.7. FLOW PENGHAPUSAN PIUTANG TIDAK TERTAGIH Narasi

1. ASM membuat Internal Memo pengajuan penghapusan piutang yang sudah memenuhi kriteria. 2. Internal Memo dikirimkan untuk persetujuan RSM 3. Setelah di setujui oleh RSM, akan diberikan kepada Controller untuk melengkapi semua dokumen pendukung yang di perlukan (CAC, SO, Faktur, Copy KTP) 4. Setelah melengkapinya dokumen pendukung, akan diberikan kepada Field Audit untuk melakukan survey ke lapangan dan mendokumentasikan posisi terakhir dari outlet tsb.

ASM & Controller

Internal Audit Department

RSM

ASM mengisi Form Pengajuan

Approved?

Yes Controller lengkapi semua dokumen pendukung

Survey lapangan by field audit

SO

SO

Copy CAC Copy Faktur asli

Copy CAC Copy Faktur asli

Copy KTP

Copy KTP

Buat BAP disertai foto

BAP + foto

6. IAM menerima BAP untuk direview hasil survey dan memberikan rekomendasi pembebanan yang mengacu kepada ketentuan yang berlaku.

Dok Pendukung

Tanda tangan pada BAP & rekomendasi

BAP + foto Dok Pendukung

Tanda tangan pada BAP


Untuk write off yang diajukan oleh Dept. Legal, Dept. Legal memberikan Berita Acara Legal (BAL) dan dokumen pendukung kepada Head of BU dan FD. 8. BAP yang sudah disetujui oleh FD dan Head of BU kemudian diberikan kepada accounting untuk membuatkan jurnal (pencatatan) dan diberikan kepada Controller untuk melunasi di sistem.

Accounting

No

5. Setelah selesainya survey lapangan, Field Audit akan membuatkan Berita Acara Pemeriksaan (BAP) dan melampirkan copy dokumen pendukung beserta foto untuk diajukan persetujuan dari IAM.

7. BAP yang sudah ditanda tangani oleh IAM, kemudian di berikan kepada Controller untuk kemudian diajukan kepada Finance Director (FD), dan Head of BU untuk persetujuan penghapusan piutang.

FD, Head of BU

Diskusi utk alternatif solusi

No

Approved?

Yes Tanda tangan pada BAP


Jika Head of BU dan atau FD tidak menyetujui write off maka berita acara dan dokumen dikembalikan ke cabang untuk diskusi alternatif solusi.

Buat Jurnal & kirim ke Controller

Jurnal

Input pelunasan di sistem File (BAP)

Page 50


6.1.1. Ketentuan Permintaan Free Product dan Produk Sample (Untuk Brand Pokka dan Guinness Zero) Area (Budget Bottom Up) Unit Proses

Keterangan

Proses pengajuan

Proses Checking budget dan input Navision

Proses Approval

Proses permintaan free product/sample

Proses Pemberian free product/sample

Proses verifikasi claim / Pembiayaan

Pemilik proses

ASR/Sales

Admin Budget

Admin Budget

ASR /Sales, Subdist

Subdist

Admin Budget, Accounting Accounting DI di HO DI di HO

Dokumen

PA

RFMF, PA

RFMF, PA

RFMF, PA

Delivery Order (DO)

SPC, DO, Faktur Pajak, RFMF, PA, Rekap Laporan Penjualan (Bosnet)

Otoritas

ASM/RSM

Untuk Brand Pokka Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 20.000.000 disetujui oleh BrM

Ketentuan


Admin Budget, Accounting Finance & Accounting HO Manager

BrM / NSM / Head of BU

Dalam setiap aktivitas hanya diperbolehkan untuk mengajukan 1 (satu) proposal (PA) dan berdasarkan proposal tersebut dibuat RFMF sesuai dengan request type nya

Proses penggantian claim / Pembiayaan

Permintaan free product dan sample kepada Internal Subdist harus menggunakan RFMF dan PA yang sudah disetujui sesuai dengan ketentuan Pengalihan free product kepada outlet yang lain dari daftar yang sudah disetujui, harus dimintakan persetujuan dari Regional Sales Manager

Free product harus selesai diberikan Nilai pengajuan RFMF Rp paling lambat 1 (satu) minggu dari 20.000.001 s/d Rp 50.000.000 tanggal penerimaan free product disetujui oleh NSM dari Sub Distributor. Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU

Untuk Brand Guinness Zero Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh NSM Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU Page 51

Penerima free product dan sample harus menandatangani DO disertai dengan stempel (jika ada)

SPC dibuat jika ada proses claim dari PT EDM ke PT Dima, sementara untuk pembiayaan ke EDM tidak perlu dibuat SPC Accounting Subdist di HO membuatkan surat konfirmasi piutang kepada semua Sub Distributor setiap bulan Juli dan Januari Hasil konfirmasi diberikan tembusan kepada Finance Director & Head of BU

Pembayaran dilakukan dengan cara transfer dari kantor pusat kepada rekening Sub Distributor


6.1.2. Ketentuan Permintaan Free Product dan Produk Sample (Brand Pokka) Head Office (Budget Top Down) Unit Proses

Keterangan

Proses pengajuan

Proses Checking budget dan input Navision

Proses Approval

Proses permintaan free product/sample

Proses Pemberian free product/sample

Proses verifikasi claim / Pembiayaan

Proses penggantian claim / Pembiayaan

Pemilik proses

Brand Associate (BA) / Brand Spv (Br Spv)

Admin Sales

Admin Sales

BA/Br Spv , Subdist

Subdist

Admin Budget, Accounting Accounting DI di HO DI di HO

Dokumen

PA

RFMF, PA

RFMF, PA

RFMF, PA

Delivery Order (DO)


Otoritas

Brand Manager (BrM)

Admin Budget, Accounting Finance & Accounting HO Manager


Dalam setiap aktivitas hanya diperbolehkan untuk mengajukan 1 (satu) proposal (PA) dan berdasarkan proposal tersebut dibuat RFMF sesuai dengan request type nya

Permintaan free product dan sample kepada Internal Subdist harus menggunakan RFMF dan PA yang sudah disetujui sesuai dengan ketentuan

Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 20.000.000 disetujui oleh BrM

Pengalihan free product kepada outlet yang lain dari daftar yang sudah disetujui, harus dimintakan persetujuan dari BrM

Ketentuan


Free product harus selesai diberikan Nilai pengajuan RFMF Rp paling lambat 1 (satu) minggu dari 20.000.001 s/d Rp 50.000.000 tanggal penerimaan free product disetujui oleh NSM dari Sub Distributor. Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU

Page 52

Penerima free product dan sample harus menandatangani DO disertai dengan stempel (jika ada)

SPC dibuat jika ada proses claim dari PT EDM ke PT Dima, sementara untuk pembiayaan ke EDM tidak perlu dibuat SPC Accounting Subdist di HO membuatkan surat konfirmasi piutang kepada semua Sub Distributor setiap bulan Juli dan Januari Hasil konfirmasi diberikan tembusan kepada Finance Director & Head of BU

Pembayaran dilakukan dengan cara transfer dari kantor pusat kepada rekening Sub Distributor

6.2.1. FLOW PROSES APPROVAL FREE PRODUCT & SAMPLE AREA (BRAND POKKA & GUINNESS ZERO) Narasi

1. ASR/Sales membuat Proposal Activity (PA) approval ASM/RSM

ASM/RSM/BrM/ NSM/Head of BU

ASR/Sales

Approved ASM/RSM ?

PA

2. Jika ASM/RSM tidak menyetujui, ASR/Sales akan revisi PA 3. Setelah ASM/RSM menyetujui PA, ASR/Sales memberikan PA kepada Admin Budget.

Admin Budget

Tdk

Ya

Revisi

4. Admin Budget input RFMF dan cek budget dalam sistem Navision 5. Kemudian RFMF Navision diapproved oleh BrM/NSM/Head of BU menurut ketentuan sbb :

PA (Ttd ASM/RSM) PA (Ttd ASM/RSM)

Untuk Brand Pokka # s/d Rp. 20.000.000,- otorisasi BrM # Rp. 20.000.001 s/d Rp. 50.000.000,otorisasi NSM # >Rp. 50.000.000,- otorisasi Head of BU

RFMF Nav Tdk

Untuk Brand Guinness Zero # s/d Rp. 50.000.000,- otorisasi NSM # >Rp. 50.000.000,- otorisasi Head of BU

Approved BrM/ NSM/Head BU? Ya

Cek Budget

RFMF Nav (Approved BrM/ NSM/Head of BU)

Print RFMF Nav

RFMF Nav

RFMF Nav

Copy RFMF Nav & PA

RFMF Nav PA (Ttd ASM/RSM)

Page 53

6.2.2. FLOW PROSES APPROVAL FREE PRODUCT & SAMPLE HO (BRAND POKKA) Narasi

1. BA/Br Spv membuat Proposal Activity (PA) approval BrM

Brand Supervisor (Br Spv) / Brand Associate (BA)

BrM/NSM/Head of BU

Approved BrM ?

PA

2. Jika BrM tidak menyetujui, BA/Br Spv akan revisi PA 3. Setelah BrM menyetujui PA, BA/Br Spv memberikan PA kepada Admin Sales.

Admin Sales

Tdk

Ya

Revisi

4. Admin Sales input RFMF dan cek budget dalam sistem Navision 5. Kemudian RFMF Navision diapproved oleh BrM/NSM/Head of BU menurut ketentuan sbb : # s/d Rp. 20.000.000,- otorisasi BrM # Rp. 20.000.001 s/d Rp. 50.000.000,otorisasi NSM # >Rp. 50.000.000,- otorisasi Head of BU

PA (Ttd BrM) PA (Ttd BrM)

RFMF Nav Tdk Approved BrM/ NSM/Head BU?

Cek Budget Ya

RFMF Nav (Approved BrM/ NSM/Head of BU)

Print RFMF Nav

RFMF Nav

RFMF Nav

Copy RFMF Nav & PA

RFMF Nav PA (Ttd BrM)

Page 54

6.3. FLOW PROSES PEMBERIAN FREE PRODUCT DAN SAMPLE Narasi 1. AE menerima PA dan RFMF dari ASR. Untuk free product promo yang membutuhkan setting di DFS (Bosnet), AE menginformasikan kepada System Support Officer 2. AE print SO dan meminta tandatangan controller. 3. Setelah Sales Order (SO), disetujui, AE memberikan SO kepada Ka Delivery. 4. Ka Delivery menyusun rute pengiriman kemudian memberikan SO yang sudah disusun berdasarkan rute kepada admin entry. 5. Admin entry input STD dalam sistem Bosnet, kemudian STD dilaksanakan sehingga terbentuk PB dan DO. 6. Admin entry print STD sebanyak 3 lembar : 1 lembar utk gudang 1 lembar untuk driver 1 lembar untuk admin entry STD ditandatangani oleh admin gudang dan driver. 7. STD sebanyak 1 lembar langsung diberikan ke driver dan 2 lembar lainnya akan diserahterimakan ke driver setelah DO sudah tercetak semua. 8. Driver menerima 1 lembar STD dan diberikan kepada admin gudang. 9. Berdasarkan informasi di STD, admin gudang print PB sebanyak 2 (dua) lembar, kemudian memberikan STD dan PB kepada helper gudang. 10.Helper gudang menyiapkan barang, kemudian menanda tangani PB 11.Helper menyerahkan barang beserta dokumen STD dan PB kepada krani/ ka gudang, kemudian setelah barang sesuai dengan PB, krani/ka gudang menandatangani PB. 12. Driver dan krani/ka gudang memuat barang , kemudian jika barang sesuai dengan dokumen PB, driver menanda tangani PB. 13. Dokumen PB 1 lembar diserahkan ke driver, 1 lembar lagi beserta 1 lembar STD diberikan kepada admin gudang. 14. Berdasarkan PB, admin gudang membuat BKB di sistem Bosnet dan mencetak BKB sebanyak 2 (dua) lembar, ditandatangani oleh admin gudang, krani dan kepala gudang. 15. Dokumen BKB diserahkan ke AV 1 lembar dan 1 lembar lagi disimpan oleh admin gudang sebagai file 16. Setelah DO selesai di print (4 rangkap), admin entry serah terima DO ke driver dengan dokumen STD (2 rangkap). Jika DO (faktur) sesuai dengan STD, driver menandatangani STD, 1 rangkap STD dibawa driver dan 1 rangkap lagi disimpan oleh admin entry sebagai file. 17. Driver mengirimkan barang dan jika barang sesuai DO, outlet menandatangani DO dan memberikan stempel (jika ada) kemudian 1 rangkap DO diserahkan kepada outlet. 18. DO yang sudah ditandatangani penerima diserahkan kepada AE untuk dibuatkan faktur pajak, kemudian DO dan faktur pajak diberikan kepada AV kemudian AV meminta CN ke accounting. 19. Setelah accounting memberikan CN, AV melakukan pelunasan di sistem DFS (Bosnet) 20. AV melakukan rekap pemberian sample setiap bulan (tiap tgl 1) kepada Manager Area dan di-cc kepada Manager Regional, F&A Mgr, Manager Nasional

AE dan AV

Ka Delivery

SO (Approved)

SO (Approved)

SO (Approved)

Susun Rute Pengiriman

Supir (Driver)

Admin Gudang

Gudang (Helper, Krani, Ka Gudang)

Outlet / Penerima

Admin Verifikasi ( AV )

Input STD

STD, PB, DO dilaksanakan

Print STD

STD (Ttd AE dan Driver)

Print DO



File

STD (Ttd AE dan Driver) File

Print PB

DO (Ttd AE )

PB

PB

DO

Inventory Inventory Inventory Inventory PB (Ttd helper, krani/ka gudang, driver

PB (Ttd helper, krani/ka gudang, driver

File File BKB

BKB (Ttd adm gudang, krani, ka gudang)

BKB (Ttd adm gudang, krani, ka gudang)

File

File Inventory Inventory STD (Ttd AE dan Driver) DO (Ttd AE)

Tanda Tangan Outlet DO (Ttd AE dan Outlet)

DO (Ttd AE dan Outlet)

DO (Ttd AE dan Outlet)

1 ke AE 1 ke AR 1 ke Acc File

Print Faktur Pajak

Faktur Pajak

Serahkan ke AV

AV melakukan verifikasi, pelunasan piutang, dan rekap pemberian sample

Page 55

6.4. FLOW CLAIM FREE PRODUCT Narasi 1. 1. Subdist Subdist menerima menerima RFMF RFMF yang yang disetujui disetujui oleh oleh ASM/RSM/BrM/ ASM/RSM/BrM/ NSM/Head NSM/Head of of BU, BU, kemudian kemudian melaksanakan melaksanakan program program atau atau pemberian pemberian free free product product kepada kepada Customer Customer sesuai sesuai dengan dengan daftar daftar yang yang disetujui. disetujui. 2. 2. Setelah Setelah selesainya selesainya pemberian pemberian free free product product atau atau berakhirnya berakhirnya program, program, maka maka Subdist Subdist membuatkan membuatkan Surat Surat Pengantar Pengantar Claim Claim dan dan melampirkan melampirkan Faktur Faktur Penjualan, Penjualan, Faktur Faktur Pajak, Pajak, Tanda Tanda Terima. Terima. 3. 3. Dokumen Dokumen Surat Surat Pengantar Pengantar beserta beserta lampiran lampiran dokumen dokumen pendukungnya pendukungnya diberikan diberikan dari dari Subdist Subdist kepada kepada Accounting Accounting Subdist Subdist di di HO HO 4. 4. Accounting Accounting Subdist Subdist di di HO HO menerima menerima dokumen dokumen claim claim dari dari Subdist, Subdist, kemudian kemudian melakukan melakukan verifikasi verifikasi kelengkapan kelengkapan dokumen dokumen 5. 5. Selanjutnya Selanjutnya dokumen dokumen claim claim tersebut tersebut dilanjutkan dilanjutkan ke ke Dept Dept Budget Budget Controller Controller DI DI untuk untuk update update budget budget di di system. system.

Subdist RFMF (ASM/RSM/ BrM/NSM/ Head of BU Approved)

Melaksanakan Melaksanakan sesuai sesuai RFMF RFMF dengan dengan buatkan buatkan Tanda Tanda Terima Terima

Membuatkan Membuatkan Surat Surat Claim Claim && Dokumen Dokumen Pendukung Pendukung

RFMF/PA, DO, Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan Surat Claim (running no) Ttd controller dan admin

A

Accounting Subdist di HO

A

RFMF/PA, DO, Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan Surat Claim (running no)

Admin Budget

Accounting DI di H.O

B

C

RFMF/PA, DO, Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan Surat Claim (Ttd controller dan admin

Melakukan Melakukan verifikasi verifikasi kelengkapan kelengkapan dokumen dokumen claim claim dan dan evaluasi evaluasi hasilnya hasilnya

Tanda Tanda tangan tangan pada pada dokumen dokumen Surat Surat Claim Claim dan dan mengirimkan mengirimkan kepada kepada budget budget Controller Controller DI DI

RFMF/PA, DO, Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan Surat Claim (running no) Ttd controller dan admin

Verifikasi Verifikasi kelengkapan kelengkapan dokumen dokumen dan dan update update budget budget

Buatkan Buatkan RFP RFP && CA CA

RFP & CA RFMF/PA, DO, Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan

RFP & CA RFMF/PA, DO, Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan

Verifikasi Verifikasi kelengkapan kelengkapan dan dan otorisasi otorisasi dokumen dokumen

Minta Minta approval approval Accounting Accounting Manager Manager

Melakukan Melakukan pembayaran pembayaran kepada kepada Subdist Subdist

Payment Voucher RFP & CA

Mengirimkan Mengirimkan kepada kepada Accounting Accounting Dept Dept B

RFMF/PA, DO, Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan

C

6. 6. Setelah Setelah selesai selesai update update budget, budget, dokumen dokumen claim claim akan akan diberikan diberikan kepada kepada Accounting Accounting Dept Dept DI. DI.

File

Update Update GL GL

7. 7. Accounting Accounting Dept Dept akan akan mengecek mengecek kelengkapan kelengkapan dokumen dokumen dan dan otorisasinya, otorisasinya, kemudian kemudian dimintakan dimintakan tanda tanda tangan tangan dari dari Finance Finance && Accounting Accounting Manager Manager DI. DI. 8. 8. Selanjutnya Selanjutnya diberikan diberikan kepada kepada Finance Finance untuk untuk melakukan melakukan pembayaran pembayaran langsung langsung ke ke rekening rekening perusahaan perusahaan Sub Sub Dist. Dist.

Page 56


7.1. Ketentuan Approval Transfer Stock Antar Cabang, Pembuatan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Area Unit Proses

Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas

Pengajuan

Persetujuan

Pembuatan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Admin Entry

ASM

ASM

Mutasi antar cabang

Mutasi antar cabang

Mutasi Antar Cabang, Surat Jalan, Faktur Penjualan

RSM, NSM

Controller

Ketentuan

1. Surat jalan yang sudah ditandatangani driver diberikan oleh kepala gudang kepada admin entry. 2. Admin entry membuat Faktur Penjualan dan Faktur Pajak.

Narasi

3. Faktur Penjualan dan Faktur Pajak diverifikasi oleh Controller.

Page 57


Ketentuan

7.2. Ketentuan Pemusnahan Bad Stock Area

Pengajuan Kepala Gudang

Persetujuan Kepala Gudang

Unit Proses Pemusnahan Kepala Gudang

GSR

GSR ASM & RSM Waktu pengajuan GSR untuk minggu GSR tidak perlu mencantumkan pertama ( tanggal 1-7 ) paling lambat nilai, cukup mencantumkan nama dibuat pd tgl 8 dan sudah ada barang, qty, kondisi barang. keputusan tgl 10

GSR

Waktu pengajuan GSR untuk minggu Pengajuan GSR disetujui oleh ASM kedua ( tanggal 8-14 ) paling lambat dan RSM. dibuat pd tgl 15 dan sudah ada keputusan tgl 17

Untuk area yang tidak ada field audit, pemusnahannya disaksikan oleh Kepala Gudang, Controller, ASM/SPV.

Waktu pengajuan GSR untuk minggu ketiga ( tanggal 15-21 ) paling lambat dibuat pd tgl 22 dan sudah ada keputusan tgl 24

Batas waktu maksimal untuk pemusnahan BS atas GSR yang sudah disetujui adalah H+2 dari tanggal disetujui.

Waktu pengajuan GSR untuk minggu keempat ( tanggal 22-akhir bulan ) paling lambat dibuat pd tgl 1 dan sudah ada keputusan tgl 3

Proses pemusnahan di external subdist disaksikan oleh SPV/ASM/Field Audit

Ka Gudang dan Controller/AV menghitung fisik BS dan kondisinya untuk pengajuan pemusnahan.

Hasil pemusnahan, harus dibuatkan Berita Acara Pemusnahan dan di otorisasi oleh pihak ke tiga dan diketahui oleh ASM.

Page 58

Pertanggungjawaban Controller GSR & BAP

Proses pemusnahan disaksikan Dokumen GSR & BAP dengan oleh Ka Gudang, AV/Controller & dokumentasi fotonya, wajib Field Audit dikirimkan ke Accounting HO untuk dibiayakan. Dokumentasi foto dilakukan pada saat sebelum, sedang dan sesudah pemusnahan barang dilakukan.

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik Proses Dokumen

7.3. Ketentuan Perubahan Status Tipe Persediaan ( Good Menjadi Bad Atau Bad Menjadi Good) Area Unit Proses Pengajuan Kepala Gudang Form Perubahan Status Tipe Persediaan

Otoritas Form Perubahan Tipe Status Persediaan dibuat 2 rangkap : 1 lembar untuk controller 1 lembar untuk gudang

Persetujuan Kepala Gudang

Perubahan Status Barang Admin Gudang

Form Perubahan Status Tipe Persediaan

Mutasi Stock Internal (MTSI)

Controller, Supervisor/ASM Untuk perubahan status : 1. Dari bad stock menjadi good stock 2. Dari bad stock menjadi stock mendekati expired 3. Dari stock mendekati expired menjadi good stock Disetujui Oleh Controller dan Supervisor

Ka Gudang Setelah admin gudang menerima form perubahan status tipe persediaan, admin gudang menjalankan MTSI di sistem Bosnet lalu print sebanyak 2 lembar, 1 lembar diberikan kepada controller dan 1 lembar di file

Untuk perubahan status dari good stock menjadi bad stock/stock mendekati expired : Disetujui Oleh Controller dan ASM Untuk perubahan status : 1. Dari gudang retur menjadi good stock 2. Dari gudang retur menjadi stock mendekati expired 3. Dari gudang retur menjadi bad stock Disetujui Oleh Controller Khusus untuk mutasi stock internal yang diakibatkan oleh retur, gudang tidak perlu mengisi Form Perubahan Status tipe persediaan, melainkan langsung menjalankan MTSI di Bosnet, print dan meminta persetujuan Controller. Rekap perubahan status persediaan wajib di-rekap mingguan dan diberikan penjelasan, di ttd RSM kemudian di-email ke Regional Controller dan NSM

# Definisi mendekati expired : 3 bulan sebelum tanggal expired

Page 59

Pertanggungjawaban Controller Form Perubahan Status Tipe Persediaan, MTSI

8.1. FLOW PERMINTAAN DANA/REQUEST FOR MARKETING FUND (RFMF) AREA BRAND POKKA & GUINNESS ZERO Narasi

1. 1. Sales/ASR Sales/ASR mengajukan mengajukan Proposal Proposal Activity Activity (PA) (PA) dan dan dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan ASM/RSM. ASM/RSM. Jika Jika setuju, setuju, ASM ASM /RSM /RSM membubuhkan membubuhkan tanda tanda tangannya tangannya pada pada PA. PA. 2. 2. PA PA yang yang sudah sudah mendapat mendapat persetujuan persetujuan kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Admin Admin Budget Budget untuk untuk di-input di-input ke ke dalam dalam proses proses Navision Navision menjadi menjadi RFMF RFMF dan dan dilakukan dilakukan cek cek sisa sisa budget budget

BrM/NSM/ Head of BU

ASM/RSM

Admin Budget

PA

Ya Ya

PA (ASM/RSM signed)

Approved? Tdk Tdk

Cancelled Cancelled // Revised Revised

Ya Ya RFMF Navision

Approved?

3. 3. RFMF RFMF Navision Navision harus harus disetujui disetujui secara secara sistem sistem oleh oleh BrM/NSM/Head BrM/NSM/Head of of BU BU sesuai sesuai dengan dengan ketentuan ketentuan ::

Tdk Tdk

Untuk Untuk Brand Brand Pokka Pokka ## s/d s/d Rp. Rp. 20.000.000,20.000.000,otorisasi otorisasi BrM BrM ## Rp. Rp. 20.000.001 20.000.001 s/d s/d Rp. Rp. 50.000.000,50.000.000,otorisasi otorisasi NSM NSM ## >> Rp. Rp. 50.000.000,50.000.000,otorisasi otorisasi Head Head of of BU BU

Checking Checking budget budget

Cancelled Cancelled // Revised Revised Tdk Tdk Approved? Ya Ya

Untuk Untuk Brand Brand Guinness Guinness Zero Zero ## s/d s/d Rp. Rp. 50.000.000,50.000.000,otorisasi otorisasi NSM NSM ## >> Rp. Rp. 50.000.000,50.000.000,otorisasi otorisasi Head Head of of BU BU

RFMF (Approved by Navision)

4.Setelah 4.Setelah RFMF RFMF Navision Navision disetujui disetujui secara secara sistem, sistem, Admin Admin Budget Budget print print RFMF, RFMF, membuat membuat CA CA dan dan print print CA CA dengan dengan mereferensikan mereferensikan nomor nomor RFMF RFMF yang yang telah telah disetujui. disetujui. Kemudian Kemudian dokumen dokumen CA CA && RFMF RFMF diberikan diberikan kepada kepada Accounting Accounting untuk untuk proses proses pemindahan pemindahan // transfer transfer dana. dana.

Create Create CA CA

RFMF (approved by Navision) CA

Send Send to to Accounting Accounting

Berlanjut Berlanjut ke ke Proses Proses Pemindahan Pemindahan Dana Dana Dari Dari HO HO ke ke Area Area

Page 60

8.2. FLOW PERMINTAAN DANA/REQUEST FOR MARKETING FUND (RFMF) HO BRAND POKKA Narasi 1. 1. BA/Br BA/Br Spv Spv mengajukan mengajukan Proposal Proposal Activity Activity (PA) (PA) dan dan dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan BrM. BrM. Jika Jika setuju, setuju, BrM BrM membubuhkan membubuhkan tanda tanda tangannya tangannya pada pada PA. PA. 2. 2. PA PA yang yang sudah sudah mendapat mendapat persetujuan persetujuan kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Admin Admin Sales Sales untuk untuk di-input di-input ke ke dalam dalam proses proses Navision Navision menjadi menjadi RFMF RFMF dan dan dilakukan dilakukan cek cek sisa sisa budget budget

BrM/NSM/ Head of BU

BrM

Admin Sales

PA

Ya Ya

PA (BrM signed)

Approved? Tdk Tdk

Cancelled Cancelled // Revised Revised

Ya Ya RFMF Navision

Approved?

3. 3. RFMF RFMF Navision Navision harus harus disetujui disetujui secara secara sistem sistem oleh oleh BrM/NSM/Head BrM/NSM/Head of of BU BU sesuai sesuai dengan dengan ketentuan ketentuan :: ## s/d s/d Rp. Rp. 20.000.000,20.000.000,otorisasi otorisasi BrM BrM ## Rp. Rp. 20.000.001 20.000.001 s/d s/d Rp. Rp. 50.000.000,50.000.000,otorisasi otorisasi NSM NSM ## >> Rp. Rp. 50.000.000,50.000.000,otorisasi otorisasi Head Head of of BU BU

Tdk Tdk Checking Checking budget budget

Cancelled Cancelled // Revised Revised Tdk Tdk Approved?

4.Setelah 4.Setelah RFMF RFMF Navision Navision disetujui disetujui secara secara sistem, sistem, Admin Admin Sales Sales print print RFMF, RFMF, membuat membuat CA CA dan dan print print CA CA dengan dengan mereferensikan mereferensikan nomor nomor RFMF RFMF yang yang telah telah disetujui. disetujui. Kemudian Kemudian dokumen dokumen CA CA && RFMF RFMF diberikan diberikan kepada kepada Accounting Accounting untuk untuk proses proses pemindahan pemindahan // transfer transfer dana. dana.

Ya Ya

RFMF (Approved by Navision)

Create Create CA CA

RFMF (approved by Navision) CA

Send Send to to Accounting Accounting

Berlanjut Berlanjut ke ke Proses Proses Pembayaran Pembayaran Dana Dana ke ke Supplier Supplier

Page 61


Keterangan

Pemilik Proses

Dokumen

9.1. Ketentuan Proses Approval, Pemberian Dana dan Pertanggungjawaban Cash Fund/Sponsorship (Brand Pokka dan Guinness Zero) Area

Proses pengajuan

Proses checking budget Proses Persetujuan

Unit Proses Proses pemindahan dana

Proses pemberian dana

Proses pertanggungjawaban

ASR/Sales

Admin Budget

Admin Budget

Finance HO

Finance HO

Finance HO

Proposal Activity, Perjanjian Kerjasama


RFMF, Proposal, Perjanjian Kerjasama

CA (Cash Advance) & PV (Payment Voucher)

Advance Request & Kwitansi

RFMF, Kwitansi/Faktur Asli, Proposal, Perjanjian Kerjasama

ASM/RSM

BrM , NSM, Head of BU

Finance & Acct Mgr, Finance Director



Termasuk dalam sponsorship adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak di luar Dima Group di mana Dima Group merupakan salah satu pendukung kegiatan dengan support sejumlah dana tertentu dengan memperoleh kesepakatan tertentu dari penyelenggara kegiatan untuk melakukan branding

Untuk Brand Pokka

Permintaan dana untuk diberikan kepada customer/business partner, harus dibuatkan Advance Request dan disetujui oleh ASM

Pemberian dana harus dibuatkan kwitansi dan dimintakan tanda tangan dan nama jelas dari penerima uang serta mencantumkan nomor telp.

Pemberian dana kepada customer/business partner harus diselesaikan pada hari yang sama saat penerimaan dana oleh eksekutor

Untuk customer/business partner yang berbentuk badan hukum, HO akan transfer langsung ke rekening perusahaannya.

Otoritas

Ketentuan

Dana yang sudah ditransfer harus direalisasikan paling lambat 1 (satu) bulan Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 20.000.000 disetujui terhitung dari tanggal masuknya dana di Bank Area oleh BrM Nilai pengajuan RFMF Rp 20.000.001 s/d 50.000.000 disetujui oleh NSM

Rp

Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU

Untuk Brand Guinnesss Zero Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh NSM Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU

Page 62


Keterangan

Pemilik Proses

Dokumen

9.2. Ketentuan Proses Approval, Pemberian Dana dan Pertanggungjawaban Cash Fund/Sponsorship (Brand Pokka) Head Office

Proses pengajuan

Proses checking budget Proses Persetujuan

Unit Proses Proses pemindahan dana

Proses pemberian dana


BA/Br Spv

Admin Sales

Admin Sales

Finance HO

Finance HO

Finance HO



RFMF, Proposal, Perjanjian Kerjasama

CA (Cash Advance) & PV (Payment Voucher)

Advance Request & Kwitansi

RFMF, Kwitansi/Faktur Asli, Proposal, Perjanjian Kerjasama

BrM

BrM , NSM, Head of BU




Termasuk dalam sponsorship adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak di luar Dima Group di mana Dima Group merupakan salah satu pendukung kegiatan dengan support sejumlah dana tertentu dengan memperoleh kesepakatan tertentu dari penyelenggara kegiatan untuk melakukan branding

Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 20.000.000 disetujui Dana yang sudah ditransfer harus oleh BrM direalisasikan paling lambat 1 (satu) bulan terhitung dari tanggal masuknya dana di Bank Area

Permintaan dana untuk diberikan kepada customer/business partner, harus dibuatkan Advance Request dan disetujui oleh BrM

Pemberian dana harus dibuatkan kwitansi dan dimintakan tanda tangan dan nama jelas dari penerima uang serta mencantumkan nomor telp.

Nilai pengajuan RFMF Rp 20.000.001 s/d 50.000.000 disetujui oleh NSM

Pemberian dana kepada customer/business partner harus diselesaikan pada hari yang sama saat penerimaan dana oleh eksekutor

Untuk customer/business partner yang berbentuk badan hukum, HO akan transfer langsung ke rekening perusahaannya.

Otoritas

Ketentuan

Rp

Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU

Page 63


10.1.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM (Brand Pokka) Head Office Unit Proses

Keterangan

Proses pengajuan

Pemilik proses

Brand Manager

Dokumen

Proposal Activity (PA)

Otoritas Page 7 Ketentuan

Create RFP & Proses Approval Admin Sales

Proses Penawaran

Proses PO

Proses PO Receipt

Proses Penagihan

Proses verifikasi

Purchasing Staff

Purchasing Staff

Purchasing staff & Admin Gudang

Supplier & Purchasing

Accounting HO

RFP

CQS ( minimal 2 penawaran )

PO

BTB (PO Receipt)

Faktur, Faktur Pajak (ext) Invoice Checklist (Int)

Invoice Checklist (Int) Faktur, Faktur Pajak (ext) BTB (PO Receipt) PO, CQS, RFP, Quotation


Purchasing Manager

Purchasing Manager

Kepala Gudang

Purchasing Mgr

Design POSM di tentukan Nilai pengajuan RFMF s/d Rp oleh Brand Manager 20.000.000 disetujui oleh BrM

Purchasing mengecek kualitas barang yang diterima sesuai dengan pesanan (admin POSM/Ka Gudang)

Dokumen tidak boleh dibuat back dated artinya RFP dibuat setelah realisasi

Ka Gudang mengecek jumlah barang sesuai dengan PO

Nilai pengajuan RFMF Rp 20.000.001 s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh NSM Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU

Page 64


Keterangan

10.1.2. Ketentuan Penggunaan POSM Head Office

Proses pengajuan

Proses Approval

Brand Associate (BrA)

Brand Associate (BrA)

Email Rencana Pindah Lokasi Non Komersil (PLNK)

Email Rencana Pindah Lokasi Non Komersil (PLNK)

PLNK

Brand Manager (BrM)

Kepala Gudang

Pemilik proses

Dokumen

Otoritas

Unit Proses Proses permintaan POSM ke gudang dan administrasi di Proses pemberian POSM Navision Brand Associate (BrA) dan Brand Associate (BrA) Admin Gudang

BrA memberikan email yang Brand Manager dan Controller berisi rencana PLNK yang akan memberikan approval via email didistribusikan ke calon outlet/publik.

Jika terjadi selisih kurang saat melakukan opname fisik, maka akan menjadi tanggungjawab kepala gudang.

Ketentuan

Page 65

Proses Settlement


Brand Associate (BrA) dan Admin Ka Gudang Area dan Brand Budget Area Associate

Laporan Pengeluaran Material SPK Promosi (LPMP)

Data stock POSM

Pemberian material promosi harus dimintakan tanda tangan penerima pada form LPMP atau Surat Jalan (DO)

Ka Gudang Area dan Brand Associate wajib melakukan stock opname minimal sekali setiap bulannya disaksikan controller (Ka Gudang = gudang area, Brand Associate = gudang virtual).

Batas maksimal waktu untuk pemberian POSM dalam kota adalah pada hari yang sama dari waktu permintaan POSM.

Jika terjadi selisih kurang saat melakukan opname fisik, maka akan menjadi tanggungjawab kepala gudang dan Brand Associate

Batas maksimal waktu untuk pemberian POSM di luar kota adalah 1 (satu) minggu.

Dasar pengenaan nilai selisih opname adalah nilai pembelian terakhir

10.1.3.1. FLOW PENGAJUAN DAN APPROVAL DESIGN MOCK UP (BRAND POKKA) Narasi

Brand Manager (BM)

1. Brand Supervisor meminta bagian designer untuk membuat model merchandise yang akan dibuatkan dan dimintakan persetujuan dari Brand Manager

Request for model/design merchandise

2. Setelah selesai membuat contoh design merchandise, maka admin sales membuatkan RFMF (RFP) di sistem Navision

Admin Sales

BrM/NSM/Head of BU

Cancelled/ Revised

Design

Tanda tangan

RFMF (RFP)

3. Kemudian admin sales melakukan pengecekan budget.

Checking Budget

4. Setelah selesai pengecekan budget, RFP akan dilakukan approval oleh ASM/RSM/BrM/NSM/ Head of BU dengan aturan sbb : # s/d Rp.20.000.000,otorisasi BrM # Rp. 20.000.001 s/d Rp. 50.000.000,otorisasi NSM # >Rp. 50.000.000,otorisasi Head of BU

Tdk

Approved? Ya

Approval RFP (Navision)

RFP (Approved by Navision)

1

Page 66

10.1.3.2. FLOW PEMESANAN & APPROVAL MOCK UP (HO) Narasi

Purchasing

1. 1. Purchasing Purchasing menerima menerima RFP RFP yang yang sudah sudah disetujui disetujui BrM BrM // NSM NSM // Head Head of of BU BU secara secara sistem sistem (Navision) (Navision)

1

2. 2. Purchasing Purchasing staff staff membuat membuat CQS CQS minimal minimal 22 (dua) (dua) supplier. supplier.

RFP (Approved by Navision)

3. 3. Purchasing Purchasing Manager Manager menentukan menentukan CQS CQS yang yang terpilih terpilih dan dan menanda menanda tangani tangani CQS CQS terpilih. terpilih. 4. 4. Purchasing Purchasing staff staff membuat membuat PO PO berdasarkan berdasarkan CQS CQS terpilih terpilih dan dan ditandatangani ditandatangani oleh oleh Purchasing Purchasing Spv Spv dan dan Purchasing Purchasing Mgr. Mgr. PO PO dibuat dibuat 55 (lima) (lima) rangkap rangkap dan dan didistribusikan didistribusikan :: 11 rangkap rangkap ke ke supplier supplier 11 rangkap rangkap ke ke BrM BrM 11 rangkap rangkap ke ke accounting accounting 11 rangkap rangkap di di file file purchasing, purchasing, 11 rangkap rangkap diberikan diberikan ke ke admin admin sales sales bersama bersama dengan dengan surat surat jalan jalan dan dan invoice invoice

5. 5. Supplier Supplier membuat membuat mock mock up up 6. 6. Supplier Supplier mengirimkan mengirimkan mock mock up up beserta beserta surat surat jalan jalan dan dan invoice invoice ke ke purchasing. purchasing.

Supplier

NSM

Gudang Pusat POSM

CQS

A

Pemilihan CQS Oleh Purhasing Manager

Revisi Mock Up

CQS Terpilih

PO (Navision)

PO PO

7. 7. Purchasing Purchasing akan akan meminta meminta approval approval mock mock up up ke ke BrM BrM 8. 8. Jika Jika BrM BrM tidak tidak menyetujui, menyetujui, maka maka purchasing purchasing akan akan meminta meminta supplier supplier untuk untuk revisi revisi mock mock up. up.

Brand Manager

PO

File Kirim ke Akunting

File

SJ, Invoice Mock Mock Up Up

9. 9. Jika Jika BrM BrM menyetujui, menyetujui, maka maka diteruskan diteruskan untuk untuk dimintakan dimintakan approval approval ke ke NSM NSM 10. 10. Jika Jika NSM NSM tidak tidak menyetujui, menyetujui, maka maka purchasing purchasing akan akan meminta meminta supplier supplier untuk untuk revisi revisi mock mock up. up. 11. 11. Jika Jika NSM NSM menyetujui menyetujui maka maka BrM BrM akan akan menandatangani menandatangani mock mock up up dan dan mengirimkan mengirimkan 11 (satu) (satu) pcs pcs mock mock up up ke ke gudang gudang pusatl pusatl POSM POSM BU BU sebagai sebagai standar standar pemeriksaan pemeriksaan kedatangan kedatangan POSM POSM

Mock Mock Up Up

SJ, Invoice

Kirim ke Budget Controller

Revisi Mock Up

Mock Mock Up Up

Mock Mock Up Up

Ya Ya

Tdk Tdk

OK?

OK? Tdk Tdk

A

Konfirmasi OK

Konfirmasi OK

Page 67

Mock Mock Up Up

10.1.3.3. FLOW ALOKASI POSM TOP DOWN (HO) Narasi

Brand Marketing (BrM)

1. Brand Marketing (BrM) menyusun alokasi POSM ke area dan meminta approval ke NSM dan Head of BU

Alokasi POSM di Area

2. Jika NSM dan Head of BU tidak menyetujui, BrM melakukan revisi alokasi POSM. 3. Jika NSM dan Head of BU menyetujui alokasi tersebut,BrM memberikan dokumen alokasi POSM kepada admin sales.

NSM dan Head of BU

Approved? Ya Ya

Validasi Dokumen

Alokasi POSM di Area (Ttd NSM & Head of BU)

Tdk Tdk



4. Admin sales akan mengkoordinasikan pengiriman POSM dari gudang pusat (Kapuk) berdasarkan dokumen alokasi dengan mengikuti prosedur P1

P1

Admin Sales

P1

Prosedur Pengeluaran Atas Dasar Alokasi Top Down ke Area

Page 68

10.1.3.4. FLOW ALOKASI BOTTOM UP (AREA) Narasi

1. 1. Brand Brand SPV/BrM SPV/BrM mengirimkan mengirimkan template template POSM POSM dengan dengan jumlah jumlah dikosongkan dikosongkan kepada kepada ASM ASM dan dan RSM. RSM. 2. 2. ASM ASM dan dan RSM RSM menganalisa menganalisa kebutuhan kebutuhan POSM POSM dan dan email email kembali kembali template template POSM POSM yang yang sudah sudah diisi diisi kepada kepada Brand Brand SPV / BrM. SPV / BrM. 3. 3. Brand Brand SPV SPV // BrM BrM compile compile semua semua email email dari dari area area dan dan meminta meminta approval approval ke ke NSM NSM dan dan Head Head of of BU. BU. Jika Jika NSM NSM dan dan Head Head of of BU BU tidak tidak menyetujui menyetujui maka maka Brand Brand SPV SPV // BrM BrM akan akan mengajukan mengajukan revisi revisi kepada kepada ASM ASM dan dan RSM. RSM. Jika Jika NSM NSM dan dan Head Head of of BU BU menyetujui menyetujui maka maka Brand Brand SPV SPV // BrM BrM akan akan email email persetujuan persetujuan kepada kepada ASM ASM dan RSM. dan RSM. 4. 4. ASM ASM dan dan RSM RSM akan akan berkoordinasi berkoordinasi dengan dengan SPV SPV dan dan ASR ASR untuk untuk cek cek ketersediaan ketersediaan stock stock POSM POSM ke admin gudang ke admin gudang area. area. Jika Jika stock stock tersedia, tersedia, berlanjut berlanjut ke ke prosedur prosedur P2 P2 Proses Proses Pengeluaran Pengeluaran POSM POSM dari dari Area Area ke ke Outlet. Outlet.

Brand SPV/BrM

ASM / RSM

Template POSM dengan qty blank

Analisa dan perhitungan kebutuhan

Compile kebutuhan all area

Template POSM dengan qty diisi

Alokasi POSM di Area

NSM dan Head of BU

Approved?

Ya Ya Tdk Tdk

Permintaan Revisi Analisa ulang perhitungan kebutuhan

Template POSM qty revisi Alokasi POSM di Area (Disetujui NSM dan Head of BU)

Alokasi POSM di Area (Disetujui NSM dan Head of BU) Alokasi POSM di Area (Disetujui NSM dan Head of BU)

Jika Jika stock stock tidak tidak tersedia, tersedia, maka maka berlanjut berlanjut ke ke prosedur prosedur P3 P3 Prosedur Prosedur Pembelian Pembelian Barang Barang di di Area Area // permintaan permintaan pengiriman pengiriman POSM POSM dari dari gudang gudang pusat pusat POSM. POSM.

Stock Area Ada? Ya Ya

P2

P2

Prosedur Pengeluaran POSM dari Area Ke Outlet

P3

Prosedur Pembelian Barang di Area

Page 69

Tdk Tdk

P3

10.1.4. FLOW PERSETUJUAN PEMESANAN POSM HO (BRAND POKKA) Narasi

1. 1. Br Br Spv Spv membuat membuat PA PA dan dan dimintakan dimintakan approval approval ke ke BrM, BrM, kemudian kemudian PA PA yang yang telah telah disetujui disetujui oleh oleh BrM BrM diberikan diberikan kepada kepada admin admin sales sales untuk untuk input input budget. budget.

Br Spv dan BrM

PA (Ttd BrM)

Admin Sales


RFP di Nav Tdk Tdk

2. 2. Admin Admin Sales Sales akan akan input input RFMF RFMF (RFP) (RFP) di di sistem sistem Navision. Navision.

Tdk Tdk

Sesuai Budget?

Approved? Ya Ya

Ya Ya

3. 3. Admin Admin Sales Sales akan akan memeriksa memeriksa apakah apakah RFP RFP sesuai sesuai budget. budget.

Tdk Tdk

Approved?

4. 4. Jika Jika sesuai sesuai budget, budget, maka maka admin admin sales sales akan akan meminta meminta persetujuan persetujuan dengan dengan ketentuan ketentuan :: ## s/d s/d Rp.20.000.000,Rp.20.000.000,otorisasi otorisasi BrM BrM ## Rp. Rp. 20.000.001 20.000.001 s/d s/d Rp. Rp. 50.000.000,50.000.000,otorisasi otorisasi NSM NSM ## >Rp. >Rp. 50.000.000,50.000.000,otorisasi otorisasi Head Head of of BU BU Jika Jika BrM BrM // NSM NSM // Head Head of of BU BU tidak tidak menyetujui, menyetujui, admin admin sales sales akan akan meneruskan meneruskan informasi informasi secara secara Nav Nav kepada kepada BrM BrM untuk untuk revisi revisi RFP. RFP.

Ya Ya

Potong Budget di Nav

RFP

RFP

File

Kirim ke Purchasing

File

Jika Jika BrM BrM // NSM NSM // Head Head of of BU BU menyetujui menyetujui maka maka admin admin sales sales akan akan memotong memotong budget budget di di sistem sistem Nav. Nav. 5. 5. Jika Jika tidak tidak sesuai sesuai budget, budget, admin admin sales sales akan akan meminta meminta approval approval ke ke Head Head of of BU BU Jika Jika Head Head of of BU BU menyetujui, menyetujui, maka maka admin admin sales sales akan akan memotong memotong budget budget di di sistem sistem Nav. Nav. 6. 6. Admin Admin Sales Sales akan akan print print RFP RFP sebanyak sebanyak 33 lembar lembar :: 11 lembar lembar untuk untuk purchasing purchasing 11 lembar lembar untuk untuk BrM BrM 11 lembar lembar untuk untuk di-file. di-file.

Page 70


10.2.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM di Area (Brand Pokka dan Guinness Zero) Area Unit Proses Proses pengajuan

Proses input checking budget

Proses Approval

Proses Penawaran

Proses PO

Proses PO Receipt

Proses Penagihan

Proses verifikasi

Proses Pembayaran

Pemilik proses

Sales / ASR

Admin Budget

Admin Budget

ASM

Purchasing

Admin Gudang

Supplier & admin area

Admin Area

Kasir

Dokumen

PA (Proposal Activity)

RFP

RFP

CQS PO ( minimal 2 penawaran )

BTB (PO Receipt)

Faktur Faktur Pajak (ext)

Invoice Checklist (Int) Faktur, Faktur Pajak (ext)

Payment Voucher

Invoice Checklist (Int)

BTB (PO Receipt) PO, CQS, RFP

Keterangan

Otoritas

Purchasing Mgr

Purchasing Mgr

Ka Gudang

BrM/NSM/Head of BU Untuk Brand Pokka # Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 20.000.000 disetujui oleh BrM

Ka Gudang mengecek kualitas barang yang diterima sesuai dengan pesanan Ka Gudang Gudang mengecek jumlah barang sesuai dengan PO

# Nilai pengajuan RFMF Rp 20.000.001 s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh NSM # Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU Ketentuan Untuk Brand Pokka # Nilai pengajuan RFMF s/d Rp 50.000.000 disetujui oleh NSM # Nilai pengajuan di atas Rp 50.000.000 disetujui oleh Head of BU

Page 71

Purchasing Mgr

F&A Mgr & Finance Director Pembayaran dilakukan setelah dokumen pendukung lengkap

10.2.2. FLOW PROSES APPROVAL DAN PENAWARAN UNTUK PEMBELIAN POSM DI AREA Narasi

1.1. Berdasarkan Berdasarkan alokasi alokasi bottom bottom up, up, ASR/Sales ASR/Sales membuat membuat PA PA dan dan dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan ke ke ASM/RSM ASM/RSM

ASM/RSM

Admin Budget Area

BrM/NSM/Head of BU

Purchasing

Revisi PA Tdk Tdk

2.2. PA PA yang yang sudah sudah disetujui disetujui oleh oleh ASM/ ASM/ RSM RSM dikirimkan dikirimkan kepada kepada Admin Admin Budget Budget Area. Area. 3.3. Admin Admin Budget Budget Area Area akan akan input input RFP RFP ke ke dalam dalam sistem sistem Nav Nav dan dan cek cek budget. budget. 4.4. Jika Jika sesuai sesuai budget, budget, akan akan dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan ke ke BrM/NSM/ BrM/NSM/ Head Head ofof BU BU sesuai sesuai tabel tabel 10.2.1. 10.2.1. Jika Jika BrM/NSM/Head BrM/NSM/Head ofof BU BU tidak tidak menyetujui, menyetujui, ,Admin ,Admin Budget Budget akan akan menginformasikan menginformasikan kepada kepada ASM/ ASM/ RSM RSM untuk untuk revisi revisi PA. PA.

PA (Ttd ASM/ RSM)

Setuju? Ya Ya

Ya Ya

Tdk Tdk

Setuju?

Jika Jika NSM/Head NSM/Head ofof BU BU menyetujui menyetujui kelebihan kelebihan budget, budget, Admin Admin Area Area akan akan memotong memotong budget budget didi sistem sistem Nav. Nav.

6.6. Admin Admin Budget Budget Area Area akan akan print print RFP RFP sebanyak sebanyak 33 (tiga (tiga rangkap). rangkap). 11 lembar lembar diberikan diberikan kepada kepada Purchasing Purchasing 11 lembar lembar diberikan diberikan kepada kepada ASM/ ASM/ RSM RSM 11 lembar lembar di-file di-file

Tdk Tdk

Sesuai Budget?

5.5. Jika Jika tidak tidak sesuai sesuai budget, budget, Admin Admin Budget Budget Area Area akan akan meminta meminta persetujuan persetujuan kepada kepada NSM/Head NSM/Head ofof BU BU

Jika Jika NSM/Head NSM/Head ofof BU BU tidak tidak menyetujui menyetujui kelebihan kelebihan budget, budget, Admin Admin Budget Budget Area Area akan akan menginformasikan menginformasikan kepada kepada ASM/RSM ASM/RSM untuk untuk revisi revisi PA. PA.

RFP

Potong Budget di Nav

RFP

Ya Ya

RFP

File File

RFP

CQS

CQS

7.7. Setelah Setelah ASM/RSM ASM/RSM menerima menerima RFP, RFP, ASM/RSM ASM/RSM mencari mencari penawaran penawaran dari dari minimal minimal 22 (dua) (dua) supplier. supplier.

CQS Terpilih

8.8. CQS CQS dari dari 22 (dua) (dua) supplier supplier dikirimkan dikirimkan kepada kepada purchasing. purchasing. 9.9. Purchasing Purchasing Manager Manager akan akan memilih memilih 11 (satu) (satu) CQS CQS dan dan menandatangani menandatangani CQS CQS lalu lalu membuat membuat PO PO berdasarkan berdasarkan CQS CQS terpilih. terpilih. 10. 10. PO PO dibuat dibuat 33 (tiga) (tiga) rangkap. rangkap. 11 lembar lembar dikirimkan dikirimkan ke ke ASM/RSM ASM/RSM 11 lembar lembar diberikan diberikan kepada kepada Admin Admin Budget Budget Area Area 11 lembar lembar di-file di-file

PO

PO

PO File

Page 72


10.2.3. Ketentuan Penggunaan POSM Area Unit Proses

Keterangan

Pemilik proses

Dokumen

Otoritas

Proses pengajuan

Proses Approval

Proses permintaan POSM di Proses pemberian POSM dan gudang administrasi settlement

Proses pertanggungjawaban fisik

ASR/ Salesman

SPV

SPV, admin gudang

Ka Gudang dan ASR/Salesman

Laporan Pengeluaran Material Laporan Pengeluaran Material Laporan Pengeluaran Promosi (LPMP), Saldo Buku Promosi (LPMP), Saldo Buku Material Promosi (LPMP), Gudang Promotor Gudang Promotor Saldo Buku Gudang Promotor ASM/ RSM dan Controller

SPV, admin budget area Laporan Pengeluaran Material Promosi (LPMP), SPK

LPMP, Saldo Buku Promotor, PLNK, SPK

Kepala Gudang Pemberian material promosi harus Ka Gudang Area dan dimintakan tanda tangan ASR/Salesman wajib melakukan penerima pada form LPMP. stock opname minimal sekali setiap bulannya disaksikan controller (Ka Gudang = gudang area, ASR/Salesman = gudang virtual).

Ketentuan

Page 73

Batas maksimal waktu untuk pemberian POSM dalam kota adalah pada hari yang sama dari waktu permintaan POSM.

Jika terjadi selisih kurang saat melakukan opname fisik, maka akan menjadi tanggungjawab kepala gudang dan ASR/Salesman.

Batas maksimal waktu untuk pemberian POSM di luar kota adalah 1 (satu) minggu.

Dasar pengenaan nilai selisih opname adalah nilai pembelian terakhir

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik proses Dokumen

Otoritas

Ketentuan

10.3. Ketentuan Pemusnahan POSM Head Office & Area

Proses pengajuan BrM / RSM

Proses Persetujuan BrM / RSM

Unit Proses Proses Pemusnahan Ka Gudang & Internal Audit

Form Pengajuan Pemusnahan

Form Pengajuan Pemusnahan

Berita Acara Pemusnahan POSM

BKB

Harus dibuatkan dokumentasi pemusnahan POSM dan dilampirkan pada Berita Acara.

Harus melampirkan foto waktu sebelum, sedang, sesudah pemusnahan. (Jika dilakukan dengan cara pemusnahan)

Proses pertanggungjawaban fisik Ka Gudang dan Admin Gudang

Head of BU & Finance Director

Berita Acara Pemusnahan POSM di arsip Harus melampirkan CQS (min. 2 Penawaran) oleh admin POSM dan accounting yang disetujui oleh Head of BU & Fin. Director, jika dimusnahkan dengan cara di daur ulang/di jualkan kepada pihak ke tiga.

Uang hasil penjualan, harus disetorkan ke rekening Bank HO dan di buatkan kwitansi yang di tanda tangani oleh penerima.

Page 74


11.1. Ketentuan SOLUS Area Unit Proses

Keterangan

Pemilik proses

Proses pengajuan

Proses Pengajuan dan Persetujuan

Proses Validasi Dokumen dan Pembuatan Kontrak

Penandatanganan kontrak perjanjian kerjasama

ASM

Sales Admin

Legal Staff

Budget Controller HO

Proposal (PA), Dokumen2 Perijinan (Sesuai Standar Data Perijinan)

Proposal (PA), Dokumen2 Perijinan (Sesuai Standar Data Perijinan), Laporan Analisa Kelayakan, Draft Kontrak SOLUS

Kontrak Perjanjian Kerja Sama

Regional Sales Manager (RSM)

NSM dan Head of BU

Verifikasi Pembayaran Support Fund

Pembayaran support fund Finance Staff

Kontrak Perjanjian Kerja Sama

Budget Controller HO dan Accounting Staff Cash Advance, Invoice Checklist

Legal Manager

PIC Outlet dan Pemegang Kuasa Atas Nama Direksi

Budget Controller Assistant Manager dan Finance & Accounting Manager

Finance & Accounting Manager dan Finance Director

Nilai embalase, event, POSM dan Sales Admin memeriksa kelengkapan support lainnya harus di perhitungkan dokumen-dokumen perijinan dan dalam total C&B follow up kekurangan dokumen ke area

Legal Staff menerima email dari Information Staff mengenai Laporan Analisa Kelayakan di mana NSM dan atau Head of BU menyetujui proses dijalankan terlebih dahulu

Target yang diberikan adalah pencapaian selama masa periode kontrak.

Pembayaran dilakukan dari kantor pusat langsung ke rekening bank outlet tersebut.

Setiap outlet solus wajib di cover Sales Admin membuat Laporan langsung dari Subdist atau Whs yang Analisa Kelayakan di tunjuk.

Legal Staff re-follow up kekurangan dokumen kepada ASM/RSM

Jika target tercapai , maka kontrak berikutnya mengacu pada poin target setting.

Pemberian free product kepada outlet harus menggunakan tanda terima dan ditanda tangani serta di stempel oleh outlet tsb.

Dokumen

Otoritas

Setiap perpanjangan kontrak, team area harus melakukan review dulu dan lampirkan hasil kinerja outlet pada periode kontrak sebelumnya

Perpanjangan otomatis dari kontrak tidak berlaku Ketentuan

Laporan Analisa Kelayakan dan checklist akhir dokumen-dokumen perijinan dilaporkan dan dimintakan persetujuan ke NSM dan Head of BU

Legal Staff melakukan validasi terhadap dokumen-dokumen perijinan, jika tidak valid dari segi content maupun kelengkapan, Legal Staff akan menginformasikan via email ulang hasil scan Laporan Analisa Kelayakan kepada Jika terdapat dokumen perijinan yang tidak lengkap, tetapi disetujui ASM/RSM bahwa kontrak belum oleh NSM dan atau Head of BU untuk bisa dibuat cc Sales Information Staff diteruskan diproses ke tahap selanjutnya, Laporan Hasil Analisa di scan dan di-email ke area dan di-cc ke Legal Dept sebagai follow up kekurangan dokumen perijinan.

Periode kontrak adalah 12 bulan

Area wajib melengkapi kekurangan dokumen paling lambat 3 hari kerja dari tgl persetujuan Head of BU

Outlet wajib menjual NAB dalam harga rekomendasi serta pricing index

Kontrak perjanjian kerjasama di buatkan oleh Legal Staff berdasarkan draft kontrak dari NSM & di-approved oleh Legal Manager

Pengajuan kontrak baru / perpanjangan kontrak harus disetujui oleh NSM & Head of BU

Page 75

Outlet harus bersedia menempatkan visibility NAB sesuai dengan standar yang berlaku.

Payment Voucher

11.2. FLOW APPROVAL S/D VERIFIKASI DOKUMEN SOLUS

Narasi

ASM, RSM

1 s/d 3B. ASM mengajukan Solus dengan membuat proposal (PA) dan melampirkan dokumen dokumen perijinan (sesuai standar). Dokumen proposal tersebut (PA) dimintakan persetujuan ke RSM.

Pengajuan SOLUS dengan buatkan proposal (PA) 1 1

4 s/d 8. Jika sudah disetujui oleh RSM, maka PA tersebut beserta lampiran dokumen dokumen perijinan (sesuai standar) dikirimkan ke Sales Admin HO. Sales Admin HO melakukan verifikasi kelengkapan dokumen perijinan. Dokumen perijinan yang tidak lengkap akan di-follow up by email dan by telepon. Selain melakukan verifikasi kelengkapan dokumen perijinan, Sales Admin HO melakukan analisa kelayakan . Apabila hasil analisa kelayakan sudah selesai dilakukan, dan kekurangan dokumen perijinan belum diperoleh, maka Admin HO akan membuat Laporan Analisa Kelayakan di mana dalam laporan tsb juga dituliskan jenis dokumen yang belum lengkap dan tingkat urgensi dokumen 9 s/d 11D. Laporan Analisa Kelayakan dimintakan persetujuan ke NSM dan Head of BU.

Sales Admin HO

Proposal Dokumen Perijinan (Sesuai Standar)

2 2

Tdk Tdk

RSM Approved?

3B 3B 3A 3A

Ya Ya

Proposal

4 4

Proposal

Dokumen Perijinan (Sesuai Standar)


5 5

Informasi dan diminta ke area

Tdk Tdk

6B 6B

Laporan Analisa Kelayakan 8 8

Laporan Analisa Kelayakan 9 9

Laporan Analisa Kelayakan (Penolakan)

Tdk Tdk 10B 10B

NSM OK? Ya Ya

Jika NSM dan atau Head of BU menyetujui Laporan Analisa Kelayakan, laporan tsb diinformasikan ke area berupa scan dokumen via email dengan di-cc kan ke Legal Dept dengan ketentuan : area harus mengirimkan kekurangan dokumen kepada Dept Legal paling lambat 3 hari kerja setelah tgl persetujuan Head of BU.

6A 6A

Ya Ya 7 7

Untuk Laporan Analisa Kelayakan dengan Dokumen Lengkap Jika NSM dan atau Head of BU tidak menyetujui Laporan Hasil Analisa, laporan tsb diinformasikan ke area berupa scan dokumen via email. Untuk Laporan Analisa Kelayakan dengan Dokumen Tidak Lengkap

Dokumen Lengkap?

Tdk Tdk

11B 11B

10A 10A

Head BU OK? 11A 11A

Laporan Analisa Kelayakan (OK dengan catatan)

Jika NSM dan atau Head of BU tidak menyetujui Laporan Analisa Kelayakan, laporan tsb diinformasikan ke area berupa scan dokumen via email.

11C 11C

Laporan Analisa Kelayakan (OK dengan catatan)

Laporan Analisa Kelayakan (OK)

11D 11D

Setelah Laporan Analisa Kelayakan disetujui oleh NSM dan Head of BU, admin sales membuat draft kontrak SOLUS dan dimintakan persetujuan ke NSM, kemudian Laporan Hasil Analisa beserta Proposal (PA) dan dokumen2 perijinan diserahkan ke budget controller.

Draft Kontrak (Ttd NSM)

1

Page 76

11.3. FLOW PEMBUATAN KONTRAK S/D INPUT RFMF

Narasi

12 s/d 17. Legal Staff melakukan validasi terhadap dokumendokumen perijinan dan refollow up kekurangan dokumen perijinan ke ASM/RSM berdasarkan catatan pada Laporan Analisa Kelayakan. Jika Validasi OK, Legal Staff akan membuat kontrak solus berdasarkan draft kontrak yang disetujui NSM dan isi dari kontrak disetujui oleh Legal Manager. Jika Tidak OK, dari segi kelengkapan dokumen perijinan, maka Legal Dept akan email ulang hasil scan Laporan Analisa Kelayakan kepada ASM/RSM cc Sales Admin HO dan kontrak belum bisa dibuat sebelum kelengkapan dokumen dipenuhi.

Sales Admin HO

Legal

1

Laporan Analisa Kelayakan (OK dengan catatan) 12 12

Re-follow up kekurangan dokumen ke ASM/RSM

Draft Kontrak (Ttd NSM)

13 13

Proposal Dokumen Perijinan (Sesuai Standar) 14 14

Tdk Tdk

Dokumen Valid?

15B 15B

Kontrak yang sudah disetujui oleh Legal manager diberikan kepada Sales Admin HO. 18 s/d 22. Sales Admin HO akan mengirimkan kontrak solus ke area, di mana ASM akan meminta tanda tangan PIC outlet dan mengirimkan kembali ke Sales Admin HO Sales Admin HO akan meminta tanda tangan kontrak solus kepada Pemegang Kuasa Atas Nama Direksi

Ya Ya

15A 15A

Membuat kontrak solus

17 17

18 18

Kontrak Solus

Kontrak Solus

16 16 19 19

Kontrak Solus

Proposal

Email area : dokumen tdk lengkap/isi dokumen


2

Kontrak Solus

23 s/d 24. Setelah memperoleh persetujuan kontrak solus dari Sales Director, Sales Admin HO akan input RFMF di system Nav dan akan print RFMF.

21 21

22 22

Tandatangan Pemegang Kuasa Atas Nama Direksi 23 23

RFMF 24 24

RFMF

2

2

Outlet, ASM

Proses Pemindahan Dana

Page 77

Tandatangan Outlet

20 20

Kontrak Solus

11.4. Standard Dokumen Perijinan Untuk Perjanjian Kerjasama SOLUS Produk Non Alkohol

No.

List Data / Perijinan

Badan Hukum TOKO

UD

FA

CV

PT

1

SIUP

P

P

P

P

P

2

Fotocopy KTP Direksi /pemilik

P

P

P

P

P

3

Fotocopy NPWP

P

P

P

P

P

NOTE : Jika yang mengadakan Perjanjian bukan Pihak yang mempunyai kewenangan untuk melakukan perbuatan hukum, maka harus ada SURAT KUASA dari pihak yang mempunyai kewenangan melakukan perbuatan hukum tersebut, SURAT KUASA harus asli. Jika nama penerima dana bukan nama Pihak yang mempunyai kewenangan untuk melakukan perbuatan hukum, maka harus melampirkan SURAT KUASA PENERIMA DANA dari pihak yang mempunyai kewenangan melakukan perbuatan Hukum tersebut dan SURAT KUASA PENERIMA DANA tersebut harus asli. Jika penerima dana memiliki ijin SIUP MB yang dikeluarkan oleh Pemda setempat, maka SKPLA harus tetap dibuat, kecuali jika ijin SIUP MB dikeluarkan oleh Departemen Perdagangan Dalam Negeri. 1

2

SIUP

: dikeluarkan oleh Kementrian Perdagangan di Jakarta

Khusus untuk Jakarta Untuk daerah

: dikeluarkan oleh Dinas Koperasi Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) & Perdagangan : dikeluarkan oleh Kantor Pelayanan Terpadu (KPT)



Page 78

11.5. Standar Waktu Proses Kegiatan Solus ( Di Luar Approval NSM dan Head of BU )

Note :

Satuan hari / bulan adalah hari kerja Standar waktu dihitung dari tanggal penerimaan dokumen

No

Nama Kegiatan

1

Verifikasi awal kelengkapan dokumen dan pembuatan Laporan Analisa Kelayakan

Sales Admin HO

2

hari

2

Verifikasi ulang kelengkapan dokumen dan input RFMF dalam sistem Navision

Budget Controller

1

hari

3

Pembuatan draft kontrak

Legal Staff

4

hari

4

Pengiriman persetujuan kontrak kerja dari area ke Budget Controller Area Jabodetabek Area luar Jabodetabek

Admin area / ASM 7 14

hari hari

Reminder renewal kontrak solus sebelum kontrak berakhir.

Sales Admin HO

2

bulan

5

Pelaku

Page 79

Standar Waktu

11.6. Form Solus

No 1 3 4

Nama Form Proposal Activity (PA) Laporan Analisa Kelayakan Template Monitoring Claim

Halaman 123 105 106

Page 80

12. FLOW PEMBAYARAN GAJI SPG & CLAIM KE PT DI Narasi

1. 1. Agency Agency mengirimkan mengirimkan Daftar Daftar Absensi Absensi SPG SPG dan dan perhitungan perhitungan gajinya gajinya kepada kepada ASM. ASM. 2. 2. Daftar Daftar Perhitungan Perhitungan Gaji Gaji dan dan Absensi Absensi SPG SPG diverifikasi diverifikasi oleh oleh Admin, Admin, kemudian dimintakan kemudian dimintakan persetujuan persetujuan oleh oleh ASM/ ASM/ RSM. RSM. 3. 3. Perhitungan Perhitungan yang yang disetujui disetujui ASM/RSM, ASM/RSM, kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Agency Agency untuk untuk melakukan melakukan pembayaran pembayaran gaji gaji kepada kepada SPG. SPG. 4. 4. Slip Slip pembayaran pembayaran (berupa (berupa bukti bukti transfer) transfer) dan dan lampiran lampiran dokumen dokumen pendukungnya, pendukungnya, kemudian kemudian dikirimkan dikirimkan lagi lagi kepada kepada Admin Admin DIMA DIMA didi area area setempat. setempat. 5. 5. Admin Admin DIMA DIMA didi area area melakukan melakukan verifikasi verifikasi dan dan kemudian kemudian mengirimkannya mengirimkannya kepada kepada Budget Budget Controller Controller HO. HO. 6. 6. Budget Budget Controller Controller HO HO menerima menerima dokumennya dokumennya dan dan kemudian kemudian melakukan melakukan verifikasi verifikasi serta serta update update budget. budget. Kemudian Kemudian membuatkan membuatkan dokumen dokumen RFP RFP && CA CA 7. 7. Dokumen Dokumen RFP RFP && CA CA dengan dengan melampirkan melampirkan dokumen dokumen transfer transfer pembayaran pembayaran gaji, gaji, perhitungan perhitungan gaji gaji dan dan absensi, absensi, kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Accounting Accounting Officer. Officer. 8. 8. Setelah Setelah diverifikasi diverifikasi oleh oleh Accounting, Accounting, selanjutnya selanjutnya dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan Finance Finance && Accounting Accounting Manager Manager dan dan FD FD untuk untuk kemudian dilaksanakan kemudian dilaksanakan transaksi transaksi pembayaran pembayaran

Agency

Kirimkan Kirimkan Absensi Absensi dan dan Perhitungan Perhitungan Gaji Gaji SPG SPG

Admin DIMA Area

ASM & RSM

Budget Controller PT DI

Accounting Officer

A

B

Tdk Tdk

Perhitungan Gaji SPG

Bukti Transfer Pembayaran

Absensi

Perhitungan Gaji SPG (ASM, RSM signed) Verifikasi Verifikasi perhitungan perhitungan dan dan dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan

Verifikasi Verifikasi dokumen dokumen dan dan update update Budget Budget

Buatkan Buatkan RFP RFP && CA CA Pembayaran Pembayaran Gaji Gaji kepada kepada SPG SPG Perhitungan Gaji SPG (ASPM, RM Buktisigned) Transfer Pembayaran


Perhitungan Gaji SPG (ASM, RSM signed)

RFP & CA

Kirimkan Kirimkan kepada kepada Accounting Accounting HO HO


Kirimkan Kirimkan kepada kepada kantor kantor perwakilan perwakilan DIMA DIMA Area Area


Verifikasi Verifikasi dan dan mengirimkan mengirimkan kepada kepada Budget Budget Controller Controller HO HO

A

Page 81

Pembayaran

RFP & CA

Approved?

Ya Ya


Perhitungan Gaji SPG (ASPM, RM Buktisigned) Transfer

B

Verifikasi Verifikasi kelengkapan, kelengkapan, perhitungan perhitungan dan dan otorisasi otorisasi dokumen dokumen

Minta Minta persetujuan persetujuan Finance Finance && Accounting Accounting Manager Manager dan dan Finance Finance Director Director

TABEL OTORISASI BIAYA # KETERANGAN JABATAN Line Manager (Line Mgr) Line Director (Line Dir)

= =

atasan langsung minimal level assistant manager pimpinan level Director di suatu divisi

# APPROVAL PEMBAYARAN / PENGELUARAN BIAYA Head Office ( HO ) Area

= =

Finance & Accounting Manager Controller

# PERSYARATAN UMUM SUPPORTING DOCUMENT / DOKUMEN PENDUKUNG Jika vendor sudah dikukuhkan sebagai PKP, wajib dilampirkan dokumen faktur pajak

Keterangan

Approval (To Be) HO

Area

Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

Supporting Documents / Attachment

Ketentuan Khusus

BIAYA OPERASIONAL 1 Petrol, Toll dan Parkir Operasional

-

Bukti Pembayaran (Bon/Kwitansi Asli)

-

-

-

-

2 Night Call Expense ( harian )

Line Mgr

Line Mgr

-

Night call report Kwitansi / Bukti

-

-

3 Entertainment

Line Dir

-

-

Form Entertainment Bukti Pembayaran/Kwitansi

-

-

4 Perbaikan / Perawatan Kendaraan Operasional

GA Mgr

GA Mgr

-

5 Surat Kendaraan Operasional

6 Biaya Operasional Motor

GA Mgr

GA Mgr

RFP Invoice / Kwitansi Dokumen Request Internal (RVM/LKK) Dokumen Request Eksternal (SPK/LKK)

-

RFP Bukti Pembayaran Surat Setoran Pajak Daerah PKB/BBN-KB

-

Fotocopy Surat Kendaraan

Line Mgr

Line Mgr

-

Invoice/Kuitansi Rekap Operasional Motor (ditandatangani atasan langsung)

1 Petrol, Toll dan Parkir Niaga

-

Line Mgr

-

Bukti Pembayaran (Bon/Kwitansi Asli)

2 Perbaikan / Perawatan Kendaraan Niaga

-

D&L Mgr

-

RFP Invoice / Kwitansi Dokumen Request Internal (RVM/LKK) Dokumen Request Eksternal (SPK/LKK)

-

-

Untuk semua karyawan yang memiliki fasilitas kendaraan pengajuan CA melalui HO sesuai payroll Untuk level manager ke atas di area claim dilakukan melalui HO (head office) sesuai payroll Tidak boleh klaim biaya petrol, toll dan parkir untuk hari libur / Minggu / bukan untuk kepentingan pekerjaan. Di belakang struk bensin wajib ditulis km saat isi bensin Claim biaya dilakukan 1 bulan 1x, paling lambat H+14 hari kerja dari akhir bulan untuk bulan sebelumnya sesuai dengan budget yang telah ditentukan Claim Night Call sesuai dengan budget masing-masing yaitu Manager Area Rp. 80.000,- dan Promotor/Supervisor sebesar Rp. 75.000,- per malam Night Call pada saat melakukan perjalanan dinas di klaim hanya drink saja Minimal 3 outlet per Night Call, kecuali ada event cukup 1 outlet. Pihak Eksternal ( Pihak ke-3 ) yang dapat memberikan kontribusi positif kepada perusahaan. Frekuensi : sesuai keperluan. Level : Manajer ke atas. Menggunakan produk sendiri dan bukan kompetitor. Rokok tidak termasuk dalam entertain. Jika claim entertain pada tanggal yang sama maka claim Night Call tidak berlaku. Claim biaya entertain paling lambat H+14 hari kerja dari akhir bulan untuk bulan sebelumnya. Claim entertainment ditujukan ke Head Office (HO) Biaya yang berkenaan dengan kendaraan yang tidak diperkenankan adalah cuci mobil, pengharum mobil. Nilai perbaikan <= Rp 500.000, setelah RFP sudah disetujui, maka user dapat langsung melakukan perbaikan kendaraannya. (Menggunakan dana pettycash)

Sesuai regulasi HRD

BIAYA NIAGA

-

Page 82

-

Di belakang struk bensin wajib ditulis km saat isi bensin

Keterangan

Approval (To Be)


Ketentuan Khusus

HO

Area

-

D&L Mgr

-

RFP Bukti Pembayaran Surat Setoran Pajak Daerah PKB/BBN-KB Fotocopy Surat Kendaraan

4 Ongkos Angkut Pembelian ( Freight In Cost )

P&L Mgr

-

-

Invoice/Kwitansi Surat Jalan / DO Transporter, MBI, Dima

5 Ongkos Angkut Penjualan

D&L Mgr

-

-

Invoice/Kwitansi Surat Jalan / DO

6 Surveyor Fee ( SUCOFINDO )

P&L Mgr

-

-

Invoice/Kwitansi

7 Jasa PPJK

P&L Mgr

-

-

Kwitansi ( DP ) Bukti Pembayaran/Kwitansi Tagihan Pelayaran

8 AP Payment to Collector (Pembelian Embalase)

P&L Mgr

-

-

Invoice/kwitansi PE

9 Upah cuci botol kosong

P&L Mgr

-

-

Rincian Perhitungan Bukti Pembayaran

1 Perjalanan Dinas ( Travelling )

Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

-

Surat Tugas Dinas Bukti Pembayaran/ Kwitansi

-

Sesuai dengan regulasi HRD Untuk hotel bintang 4 ke atas bon wajib dalam bentuk print dari pihak hotel

2 Pemesanan Tiket Pesawat dari Tour & Travel

Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

-

-

Tiket Pesawat, bukti invoice pembelian tiket harus dilampirkan bersamaan.

-

Form Pemesanan Tiket ( approved ) Invoice / Kwitansi

-

Claim ditujukan ke Head Office (HO)

3 Surat Kendaraan Niaga

BIAYA ADMINISTRASI

3 Pengiriman Paket, surat menyurat

GA Mgr

-

-

Invoice / Kwitansi. Resi yang di validasi Penerima.

4 Permintaan Percetakan Dokumen

Line Mgr

Line Mgr

-

RFP Invoice/Kwitansi SJ ( Tanda Terima )

5 PLN, PAM, Telepon

GA Manager

GA Manager

-

RFP Invoice / Kwitansi

6 Jasa Internet, VPN

IT Infra Mgr

-

-

Invoice / Kwitansi

7 Pembelian Materai

Line Mgr

Controller

-

Invoice / Kwitansi Buku Pemakaian / Pencatatan

Presdir

-

-


Finance Director

-

-


Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

-

Invoice / Kwitansi

HR Dir

-

-


HR Manager

HR Manager

-

Invoice / Kwitansi

-

RFP Invoice / Kwitansi Proposal ( Jika ada )

8 Pembayaran Jasa Notaris, Surat Ijin Perusahaan

9 Pembayaran Jasa Auditor

10 Biaya Transportasi - Taxi 11 Rental Kendaraan

12 Sumbangan - Pegawai -

Pihak External

Sumbangan kepada pihak eksternal berupa : a. Karangan Bunga b. Parcel c. Sumbangan Pernikahan (Angpao) d. Hadiah Ulang Tahun e. Biaya Perijinan Kepolisian

13 Biaya Outing / Team Building

Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir

Manager Nasional

Dokumen Penunjang : - Foto

Manager Nasional

-

Tanda terima

Manager Nasional

-

Undangan

Manager Nasional

-

Tanda terima / undangan

HR Dir

HR Dir

-

RFP Invoice / Kwitansi Proposal ( Jika ada )

Manager Nasional

Page 83

Sesuai regulasi HRD

-

Sesuai regulasi HRD

Approval (To Be)

Keterangan

HO GA Mgr

14 Biaya Retribusi / Iuran rutin

Area GA Area / Controller -


Ketentuan Khusus

RFP Invoice/kwitansi

-

Jika ada pembayaran untuk iuran rutin yang belum ada dalam daftar iuran rutin, maka harus dimintakan persetujuan dari Finance Director.

-

Pembelian perlengkapan kantor cukup disetujui oleh Line Manager dan Accounting Manager.

-

Definisi IT Supplies : memiliki umur ekonomis kurang dari satu tahun, bisa habis dikonsumsi, tidak dalam bentuk elektrik.

-

Definisi IT Equipment : memiliki umur ekonomis lebih dari satu tahun, tidak bisa habis dikonsumsi, dalam bentuk elektrik atau sebagai pelengkap alat elektrik

-

Sesuai regulasi HRD Pengajuan baru / perpanjangan (approved HR Dir, FD)

-

Sesuai regulasi HRD

15 Pembelian Perlengkapan Kantor ( ATK ) ( Office Supplies )

GA Mgr

GA Mgr

-

RFP Invoice/kwitansi SJ ( Tanda Terima )

16 Rental Peralatan Kantor ( Office Equipment )

GA Mgr

-

-


Perlengkapan IT ( IT Supplies )

IT Infra Manager

IT Infra Manager

-

RFP PO Invoice/Kwitansi SJ (Tanda Terima)

Peralatan IT ( IT Equipment )

IT Infra Manager Corp IT Mgr Corp IT Mgr

Acct Mgr Acct Mgr Fin. Director

-


18 Perbaikan / Perawatan Peralatan Kantor ( Office Equipment )

GA Mgr

GA Mgr

-


IT Infra Manager Corp IT Mgr Corp IT Mgr

Acct Mgr Acct Mgr Fin. Director

-


Finance Dir

-

-

RFP Invoice/Kwitansi Kontrak

GA Mgr

GA Mgr

-

SPK RFP Invoice/Kwitansi

-

RFP Invoice / kwitansi

17 Pembelian Perlengkapan dan Peralatan IT

19 Perbaikan / Perawatan Peralatan IT ( IT Equipment )

20 Pembelian Software IT & Pembayaran Consultant Fee / Maintenance Fee

21 Perbaikan / Perawatan Bangunan / Gedung

22 Pembayaran Premi Asuransi Jiwa & Penambahan asuransi karena karyawan baru

23 Pembayaran Premi bulanan / Tahunan (Penunjukan/Penggantian/Penambahan) - Asuransi Kendaraan Operasional & Niaga

<= Rp 2,5 juta Rp 2,5 jt - Rp 5 jt > Rp 5 jt

HR Manager

GA Mgr

GA Mgr

-

Invoice/kwitansi Polis asuransi

F&A Mgr

F&A Mgr

-

Invoice/kwitansi Polis asuransi

24 Penunjukkan / Penggantian / Penambahan Polis Asuransi Baru Karyawan

HR Dir

-

-

Invoice/kwitansi

25 Pembayaran Gaji

HR Dir

-

(Permintaan bayar pakai memo)

Line Mgr

Line Mgr

27 Pembayaran Uang Pesangon

HR Dir

-

28 Emergency Loan

HR Mgr

29 Medical Claim

30 Pembelian Seragam Kerja (Uniform)

- Bangunan, Barang dagangan

26 Biaya overtime

-

SPK

Dibayarkan bersama dengan payroll

(Permintaan bayar pakai memo)

-

Sesuai regulasi HRD

HR Mgr

-

Sesuai Regulasi HRD

-

Maksimal pinjaman sebesar 4 bulan gaji tanpa bunga dan dikembalikan dalam jangka waktu 1 tahun

HR Mgr

HR Mgr

-

Sesuai Regulasi HRD

-

Budget sesuai dengan regulasi HRD.

HR Mgr

HR Mgr

-

RFP PO Invoice/kwitansi

-

Sesuai regulasi HRD

Recruitment Mgr

-

-


-

Sesuai regulasi HRD

32 Employee Meal

Line Dir

Line Dir

-

Invoice / Kwitansi

-

Employee meal termasuk kegiatan meeting.

33 Training / Workshop / Seminar

HR Dir

HR Dir

-

Form Pengajuan Training RFP Invoice / Kwitansi

Line Mgr

Line Mgr

-

Breakage (Approved)

31 Biaya Perekrutan Karyawan / Biaya Pasang Iklan di Koran

34 Pemusnahan barang dagangan / Selisih kurang Breakage ) di Gudang

Page 84

Keterangan

Approval (To Be)


HO

Area

P&L Mgr

-

-

PIB SSPCP

Tax Manager

-

-

SSP (Surat Setoran Pajak) Memo

37 AP Payment to Principal

F&A Mgr

-

-

Invoice Principal BTB ( on condition )

38 Langganan Koran

GA Mgr

-

-

Invoice / Kwitansi

GA Mgr

Controller/ Line Mgr -

-

Invoice / Kwitansi

-

Copy SPPT (Surat Pemberitahuan Pajak Terutang) Copy STTS (Surat Tanda Terima Setoran) RFP

35 Pajak Impor 36 Pembayaran Hutang Pajak ( PPh Psl 21, 22, 23, 25, 26, 29 ) ( PPN & PPnBM )

39 Keperluan Rumah Tangga Kantor 40 Pajak Bumi dan Bangunan

Legal Mgr

-

Page 85

Ketentuan Khusus

DIMA GROUP

FORM

FORM PERSETUJUAN Pengangkatan & Perpanjangan Kerjasama DEALER Jakarta……………… Kepada, Yth. KADD Cc : Finance Director Finance & Accounting Manager Legal Asst Manager National Sales Manager

Bersama ini diajukan Nama calon / Dealer untuk mendapatkan persetujuan:

P

A. Pengangkatan Baru

:

B. Perpanjangan Kerjasama

:

Nama Perusahaan

: PT. .......

Alamat Perusahaan

: Jl.

Wilayah kerja Distribusi / Area / Reg.

:

Terlampir data / infomasi hasil evaluasi yang bisa dipergunakan untuk pertimbangan keputusan: 1. Kelengkapan data 'Company Profile'

:

P

Yes

No

2. Kelengkapan Persyaratan aspek Legal (Foto copy) : a. Akta Pendirian

: Yes

No

g. NPWP

:

Yes

No

b. SK Menkeh Pendirian

: Yes

No

h. TDP

:

Yes

No

c. Akta Perubahan

: Yes

No

i. SIUP

:

Yes

No

d. SK Menkeh Perubahan

: Yes

No

j. SIUP MB

:

Yes

No

e. KTP Direksi/ Pemilik

: Yes

No

k. Ijin Gangguan (HO)

:

Yes

No

f. Keterangan domisili

: Yes

No

l. NPPBKC

:

Yes

No

3. Financial aspects, Kesanggupan untuk MemSPVrikan Jaminan : a. Bank Guarantee Yes No b. Deposito 4. Kelengkapan lainnya : a. KPI Dealer

Yes

No

Yes

No

c. Sertifikat tanah

Yes

No

d. BPKB Kendaraan

Yes

No

Catatan / Komentar: . . . Diajukan Oleh: Tgl:

Diperiksa Oleh Tgl:

RSM

Legal Asst Manager

Diperiksa Oleh Tgl:

Diketahui Oleh Tgl:

F&A Manager

NSM

Page 86

Disetujui Oleh Tgl:

KADD

FORM PERSETUJUAN BANK GARANSI Nomor

:

Nama

:

Tanggal Pengajuan

:

Alamat

:

TOP

:

hari

Freq Delivery/ Month

:

kali

Owner

:

Nama Produk A.

B.

Target Penjualan (Monthly)

Harga

Nilai

Perhitungan

Pengajuan

Satuan *

Penjualan

BG / Deposito

BG / Deposito

GUINNESS -

Guinness Pint Krat

-

-

-

Guinness Pint Dus

-

-

-

Guinness Can Dus

-

-

-

Guinness Can Slim Guinness Quart Dus Guinness Quart Krat

-

-

-

-

-

-

SMIRNOFF -

Smirnoff

TOTAL * Harga satuan sudah termasuk PPN dan Jaminan embalase

NOTE / Comment :

Prepared by

Review by

ASM Date :

RSM Date :

Validated by

Finance & Accounting Manager Date :

Page 87

Approved by

Head of BU Date :

Finance Director Date :

Company Name

:

Territory Coverage : Channel Coverage : Area : Regional :

Date of submit :

Page 88

COMPANY PROFILE Isi kolom yang Berwarna Company Name

:

Company Status

:

Company Address (Full address)

:

Phone No. Fax No. E-mail Address

: : :

Legal Licenses

:

-

Jenis Akta Pendirian SK Menkeh Pendirian Akta Perubahan SK Menkeh Perubahan KTP Direksi /pemilik Surat Keterangan Domisili NPWP TDP SIUP SIUP MB (khusus Gol > A) Ijin Gangguan NPPBKC

Warehouse Address

:

Phone No.

:

Fax No.

:

Person In Charge : - Owner - Director - Sales Manager

: : :

Established Since

:

Distributor Of Guinness product since

:

Page 89

Nomor

Tanggal

FACILITIES -

Company Name : ►

Warehousing (Jumlah Gudang, Lokasi & Ukuran luas) : Location (Address)

No 1 2 3

►

Total Capacity

Guinness Capacity

Remarks

Fleet : (Armada untuk menunjang Penjualan) No 1 2 3 4 5 6

►

Type of Vehicle

Capacity

#ASR

Coverage System

Product

OFF TRADE

ON TRADE

Geographical Coverage : (Wilayah Coverage) WHS No

Area

Sub Area

# O/L Univ.

Target # Cover

# O/L Univ.

1 2 3

►

Channel Strengths : (Kekuatan/ Kelebihan Coverage di channel apa?)

►

Channel Weaknesses : ( Channel Coverage yang masih perlu dikembangkan)

►

Computer System & Facilities : (Fasilitas system & peralatan komputer) Soft Ware (Nama & Fungsi) : Hardware (Jumlah & Spesifikasi) :

►

Length of Service / Contract : (Masa kerja sebagai Sub./ Distributor) As a Distributor Since : As a Guinness Distributor Since :

►

Date of Appointment : (Ditunjuk sebagai Sub/Distributor Oleh & Tanggal Berapa? ) Date/Year a. Appointed by : Date/Year b. Appointed by : Date/Year c. Appointed by : Date/Year d. Appointed by : Date/Year e. Appointed by :

►

Remarks

Size (m2) 360

Stocking Capacity : (Kapasitas/ kemampuan penyimpanan Jumlah Stock) No 1 2 3

►

Isi kolom yang Berwarna

Note :

Page 90

: : : : :

Target # Cover

# O/L Univ.

Target # Cover

BUSINESS PROFILE -

Company Name : PRODUCT LICENSED : Product Category

►

Alcohol Content Beverage

Brand Name

● ● ● ● ●

VALUE in BUSINESS Since Year

● ● ● ● ●

Non Alcohol Content Beverage

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

●

Rp.

● ● ● ● ●

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

●

Rp.

● ● ● ● ●

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

S u b Total

●

Rp.

-

0%

TOTAL

●

Rp.

-

0%

● ● ● ● ●

● ● ● ● ● S u b Total

►

Non Beverage

% Contr.

● ● ● ● ●

S u b Total ►

Annual Value (Estimated) (Rps.000)


● ● ● ● ●

● ● ● ● ●

Page 91

0% 0% 0% 0% 0% -

0% 0% 0% 0% 0% 0%

-

0% 0% 0% 0% 0% 0%

Remarks

SUPPLY CHAIN ANALYSIS Isi kolom yang Berwarna -

Company Name : Brand / SKU

Trader

Super WHS (++) WHS ON OFF

Sub Dist. Super WHS (++) WHS Retailer

ON OFF

Brand / SKU

Trader Sub Dist. Super WHS (+++) WHS Retailer

GFES - Quart / 12 (16)

Brand / SKU

Trader

ON OFF

GFES - Can / 24

Retailer

GFES - P/24

Sub Dist.

Buying Price per Ctn.

Profit Margin Rp %

Selling Price per Ctn.

Term of Payment

Volume Setting

% Vol. Contr.

Remarks

Term of Payment

Volume Setting

% Vol. Contr.

Remarks

Term of Payment

Volume Setting

% Vol. Contr.

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

-

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

-

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%


Profit Margin Rp %


Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%


Profit Margin Rp %


Rp.

Rp.

Rp.

0.0%

-

Rp.

Rp.

Rp.

0.0%

-

Rp.

Rp.

Rp.

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

0.0%

Page 92

KEY ACCOUNT PROFILE ►

Company Name

:

-


Personnel (Key Personnel Contact in Buying, Marketing, Finance, Distribution, Promotion, IT, etc.)

No.

Name

Position

Phone

1 2 3 4 5 6 7

► Buying Process :

► Distribution Details :

Page 93

Notes

DEALER - PERFORMANCE SCORING Dealer Name : Area coverage :

From:

Cara pengisian scoring :

Perhatian:

Bila ingin memberi scoring "1", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1. Bila ingin memberi scoring "2", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1, 2. Bila ingin membri scoring "3", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1, 2 & 3. bet.

No.

To:

Appraissal period :

Isi hanya kolom yang berwarna

Bobot Scoring (%)

KPI - Description

Scoring 1

2

3

4

5

1

1

1 1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

7

6

4

1

Distribution coverage performance

2

Financial capacity

3

Network & relationship to Government

4

Network to traders

5

Experience to handle alcoholic beverages

6

Sales force availability

7

Man hours to handle Dima Portfolios

8

Resources available to handle PT. Dima Portfolio

9

Willingness to be driven by PT. Esham Dima Mandiri

10

Warehouse & office facilities

11

Delivery & Transportation availability

5% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5%

12

Willingness to enter partnership with Guinness & Dima Portfolio lainnya.

5%

1

13

Organization structure IT management

15

'Image' Position in the Market

5% 5% 5%

1

14

75%

15

TOTAL WEIGHTED AVERAGE SCORE

Total

Score

1 1 1 1 1

1 1 3

Rekomendasi hasil penilaian (Performance Scoring) : A. Good - Excellent B. Standard

: :

Perpanjangan masa kerjasama otomatis akan dilakukan sesuai standard 1(satu) tahun. Perpanjangan masa kerjasama akan dilakukan sesuai standard yaitu 1 (satu) tahun, dengan rekomendasi perbaikan di sejumlah KPI.

C. Bellow Standard

:

Akan dikeluarkan surat teguran/ peringatan. Perpanjangan masa kerjasama maksimal 6 (enam) bulan, bertujuan untuk memberikan kesempatan Sub Dist. melakukan perbaikan kinerja.

Date : Disepakati oleh:

Date : Dinilai ulang Oleh :

Date :

Dealer

RSM

ASM

Page 94

Dinilai Oleh :

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Cabang : …………………………………….

Form Memorandum of Understanding (MoU) / Kesepakatan Awal NO I.

KETERANGAN

KETERANGAN

STATUS DEALER

II.

IDENTITAS DEALER

1

Nama

2

Badan Hukum

3

Alamat Tempat Usaha

4

Alamat Tempat Tinggal

5

No Telp. / Fax.

6

Nama Pemilik

7

N.P.W.P

8

N.P.P.K.P

9

N.P.P.B.K.C

III.

PRASYARAT TRANSAKSI

1

Jaminan a. Jenis b. Taksiran Nilai (Rp) c. Ikatan Notaris / No. / Tgl.

2

A. Target Penjualan / bulan a. Guinness : Pint/Pls/24 b. Guinness : Qrt/Pls/16 c. Guinness : Can/Cn/24

IV. 1

FASILITAS TRANSAKSI Fasilitas Kredit & Pembayaran a. TOP (Masa Pembayaran) b. Kredit Limit (Sesuai Bank Garansi) c. Cara Pembayaran (BG/Transfer Bank/Tunai)

2

Fasilitas Harga A. Fixed Margin on Invoice B. Incentive Base On KPI C. Total :

V.

PERSEDIAAN BARANG

1

Persediaan barang

VI.

LAIN - LAIN

1

Wilayah Coverage

2

Jumlah / Target Outlet > On Outlet > Off Outlet

Kota …………………., Tanggal …………………………………………… Disiapkan Oleh,

Di-review Oleh,

ASM

RSM

Disetujui,

Pemilik outlet

Page 95

KADD

SURAT PENUNJUKAN DEALER No. : .......... (lokasi), (tanggal) Kepada Yth. (Nama Dealer/Agen) (alamat Dealer/ Agen) (daerah Dealer/Agen) u.p.(Nama pemilik Dealer/Agen) Perihal : Penunjukan Dealer Dengan hormat, Sehubungan dengan permohonan Saudara untuk menjadi Dealer kami, maka melalui surat ini, kami selaku Distributor GUINNESS, POKKA, dan CHEZ ORANGE, yang berkedudukan di Jakarta, dengan kantor pusat di Komplek Pluit Mas Blok A No.1A, Jembatan Tiga – Pluit, Jakarta Utara 14450, dengan ini menunjuk : .................. Selaku Dealer untuk wilayah ............ Adapun penunjukan ini dengan kondisi dan syarat-syarat sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.

Jangka Waktu Penunjukkan Harga Term Of Payment Target Penjualan

: : : :

Demikian surat dari kami. Agar surat ini dapat digunakan dengan sebagaimana mestinya. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami, PT. ESHAM MANDIRI

Menyetujui, (Nama Dealer/Agen)

ISKANDAR BUDIANTO Pimpinan PT.ESHAM MANDIRI Cabang ......

(Nama Pemilik Dealer/Agen) Pemilik

Page 96

Check List Kelengkapan Klaim KPI Dealer Dealer Area Periode NO.

: : : DOKUMEN

1

Dealer Performance Evaluation

2

Lampiran Surat Penunjukan Dealer (sudah ditandatangani kedua pihak)

3

Lampiran Commitment Target (sudah ditandatangani kedua pihak)

4

Lampiran Commitment Harga (sudah ditandatangani kedua pihak)

5

Report Payment

6

Report Sales Achievment

7

Productivity Report

8

Warehouse & Supporting report

1 2 3

Sebelum mengclaim KPI untuk Dealer, harap untuk melengkapi seluruh Dokumen di atas Isi dengan benar dan jelas setiap form-form yang akan dilampirkan KPI Dealer dapat di Klaim apabila hasil dari Performance Evaluasi Dealer itu "Very Good" atau "Good", Bagi yang "Unsatisfactory" tidak dapat mengklaim KPI

4

Semua dokumen untuk Klaim KPI harus ditandatangani oleh RSM & Controller

5

KPI dikirim ke HO setiap tiga bulan sekali, paling lambat klaim di bulan ke dua

Mekanisme Klaim KPI Dealer

Contoh : KPI Bulan Jan-Mar 2012, diklaim Bulan April s/d Mei 2012 Jika lewat dari Bulan tersebut yang sudah ditentukan maka KPI "Gugur" atau tidak dapat diklaim 6

KPI dikirim ke Admin budget untuk ditandatangani Head of BU

7

Kemudian KPI akan dilanjutkan ke Accounting

8

Setelah di Approve oleh Accounting Manager, hasil nilai KPI Baru dapat diberikan pada pemotongan pengambilan Faktur berikutnya dalam bentuk discount Dealer tidak diperkenankan melakukan pemotongan nilai KPI secara sepihak pada Faktur, sebelum KPI dan syarat-syarat klaim KPI ditandatangani oleh Head of BU & Accounting Manager

9

Tertanggal : Dibuat oleh,

Controller

Disetujui,

Diketahui,

AAA RSM

BBB Head of BU

Page 97

CCC Senior Spv Acc

DDD Acc Manager

DESCRIPTION DEALER PERFORMANCE EVALUATION

KATEGORI

POINT YANG DIDAPAT

FACTOR Max : 10

Bonafiditas

Bank Garansi

Payment

Jika Nilai BG dapat dipenuhi minimal 75% dari Nilai yang diterbitkan/ditetapkan oleh PT Esham Dima Mandiri

Jika pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai dengan perjanjian atau TOP yang berlaku

Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 1 hari

Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 7 hari (Overdue di atas 7 hari)

Contoh : - Untuk yang Cash, pembayaran dilakukan tidak pada saat barang atau Invoice diterima, namun dilakukan 1 hari setelah barang atau Invoice diterima

Contoh: - Untuk yang Cash, pembayaran dilakukan setelah 1 minggu barang atau Invoice diterima

- Untuk yang BG, Pembayaran sebelum atau tepat waktu Jatuh Tempo pembayaran, biasanya TOP 14 hari

- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat dari 1 hari dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi Overdue

- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat 1 minggu dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi overdue >7 hari

Jika Achievment capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) dari target KPI Jika sistem purchase/order Dealer ke EDM sesuai dengan Phasing Target dalam 1 bulan dibagi rata perminggunya (kecuali dalam kondisi tidak ada barang) Jika jumlah RTM nya sama dengan atau di atas outlet yang tercantum lampiran perjanjian dealer

Jika Achievment capai dibawah 100% s/d 95% (<100%-95%) dari target KPI

- Untuk yang Cash, pembayaran dilakukan pada saat barang dan Invoice diterima oleh Dealer

Sales Achievment Sistem Purchase Outlet Cover

Warehouse

Supporting

Min : 3

Jika BG baik nilai & waktunya dapat dipenuhi sesuai dead line dari surat yang diterbitkan/ditetapkan oleh PT Esham Dima Mandiri

Contoh :

Commitment

KETERANGAN

Mid : 7

Jika Nilai BG dipenuhi dibawah 75% sesuai surat Sesuai dengan Surat Perjanjian Penunjukan yang diterbitkan/ditetapkan oleh PT Esham Dealer, dihitung dengan BG/Limit Kredit Dima Mandiri

Jika Achievement capai dibawah 95% (<95%) dari target KPI Jika sistem purchase/order barang tidak sesuai dengan phasing target yang sudah ditentukan Jika jumlah RTM nya di bawah outlet yang tertera di lampiran perjanjian

Sesuai data Penjualan di Bos.Net Sesuaikan dengan realisasi Faktur atau PO di data Sesuai sales Productivity Report

Distribusi

Jika Achievment EO capai dibawah 100% s/d 80% (<100%Jika Achievment EO capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) dari 80%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian lampiran perjanjian

NOO

Jika Dealer memiliki NOO >= 5 Outlet

Service Level

Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level min 90% dari 1 x 24 jam

Luas Gudang

Luas

Cukup Luas

Kurang Luas

Kapasitas Gudang

Sangat Cukup

Cukup

Kurang

Armada

Jumlah dan Kondisi Armada masih sangat baik untuk digunakan sebagai penunjang penjualan

Jumlah dan Kondisi Armada cukup baik

Jumlah dan Kondisi Armada kurang layak untuk digunakan

Adjustment dari RDM

Number of Sales

Jika di dealer terdapat Team atau Sales Exclusif

Jika di dealer hanya ada Sales Reguler saja

Adjustment dari RDM

Jika Dealer memiliki NOO <= 4 - 2 Outlet

Jika Dealer tidak ada NOO Jika seluruh realisasi order yang dilakukan Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service mencapai service level dibawah 80% dari 1 level min 80% dari 1 x 24 jam x 24 jam

Disetujui,

XXX

YYY

NSM

Finance & Accounting Manager

Jika Achievment EO capai dibawah 80% (<80%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian

Disesuaikan dengan data Finance

Note : Tidak perlu diprint, buakan merupakan lampiran, hanya penjelasan dari perhitungan Dealer Performanc Evaluation

Page 98

Sesuai sales Productivity Report Sesuai sales Productivity Report Adjustment dari RDM Adjustment dari RDM Cantumkan luas (m²) dan luas yang seharusnya Adjustment dari RDM Kemampuan penyimpanan jumlah stock

SALES PRODUCTIVITY REPORT Dealer Area Periode

: : :

FINAL POINT Point Luas Gudang Criteria POINT Luas 10 Cukup 7 Kurang 3

Kapasitas Gudang Criteria POINT Sangat Cukup 10 Cukup 7 Kurang 3

Point Armada Criteria POINT Sangat Layak 10 Cukup Layak 7 Kurang Layak 3

Point Number of Sales Criteria POINT Sale Exclusif 10 Sales Reguler

3

Get Point

Get Point

Get Point

Get Point

0

0

0

0

► Warehousing (Jumlah Gudang, Lokasi & Ukuran luas) : Location (Address)

No

Keterangan

Size (m2)

1 2 3

► Stocking Capacity : (Kapasitas/ kemampuan penyimpanan Jumlah Stock) Total Capacity

No

Guinness Capacity

Keterangan

1 2 3

► Armada untuk menunjang Penjualan Type of Vehicle

No

Capacity

#ASR

Coverage System

Product

1 2 3 4 5 6


SPV/ASM

Disetujui,

Diketahui,

( NAMA DEALER ) Dealer :

RSM

Page 99

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Lampiran Perjanjian Kerja sama Dealer AREA : ……………………………………. NO

KETERANGAN

I.

STATUS OUTLET

1

Saat ini

II.

IDENTITAS OUTLET

1

Nama Outlet

2

Badan Hukum

3

Alamat Tempat Usah Outlet

4

Alamat Tempat Tinggal Outlet

5

No Telp. / Fax.

6

Nama Pemilik

7

N.P.W.P

8

SIUP / TDP

9

SITU / HO

III.

PRASYARAT TRANSAKSI

1

Agunan / Kolateral

KETERANGAN

a. Jenis b. Taksiran Nilai (Rp) c. Ikatan Notaris / No. / Tgl. 2

A. Target Penjualan / KADDan a. Guinness : Pint/Pls/24 b. Guinness : Qrt/Pls/16 c. Guinness : Can/Cn/24 B. Pengiriman Stock / KADDan C. Pengiriman Stock / Penjualan dari

IV. 1

FASILITAS TRANSAKSI Fasilitas Kredit & Pembayaran a. TOP (Masa Pembayaran) b. Kredit Limit (Est. Total Nilai) c. Cara Pembayaran (BG/Transfer Bank) d. Bank

2

Fasilitas Harga A. Fixed Margin on Invoice

%

Nett. Price (ctns)

a. Pint/Pls/24 b. Quart/Pls/16 c. Can/Ctn/24 B. Incentive Base On KPI C. Total : V.

LAIN - LAIN

1

Wilayah Coverage

2

Jumlah / Target Outlet > On Outlet > Off Outlet

Kota …………………., Tanggal …………………………………………… Disiapkan Oleh,

Mengetahui,

ASM

RSM

Menyetujui,

NSM & FD

Page 100

Pemilik outlet

Page 101

Page 102

KPI DEALER Dealer : Area : Periode : A. Syarat Claim KPI 1. Hasil dari Performance Evaluation minimal "Good!!" 2. Tidak ada return 3. Pricing sesuai comimitment 4. Tidak melakukan Infiltrasi 5. Report data sesuai realisasi dan ketentuan B. Perhitungan KPI Dealer NO

Parameter HLS

Sales Achievment Target Actual % Ach Nilai Yang dihitung 2 Payment Payment Sesuai TOP Total Nilai = (Sales Ach + Payment)

Periode February HLS VALUE

Januari VALUE

HLS

Total Nilai

Maret VALUE

HLS

VALUE

1

335 335 100% 335

1,912,780,896 1,912,780,896 100% 1,912,780,896

0% -

0% 0% -

0% -

335 335 100% 335

1,912,780,896 1,912,780,896 100% 1,912,780,896 133,143,455 Rp 2,045,924,351

Bonus KPI

0.50%

Total KPI (Jumlah x 0.5%)

Rp

10,229,622

Penalty payment tidak sesuai TOP

Rp

2,064,447

KPI yang diperoleh = Total KPI - Penalty Payment

Rp

8,165,175

Angka tersebut akan dipotongkan langsung pada Invoice No._______________bulan ______________2012 Tertanggal : Dibuat oleh,

XXXX Controller

XXXX ASM

Menyetujui

XXXX RSM

Page 103


REPORT PAYMENT DEALER Dealer Area Periode

: : :

FINAL POINT Criteria On Time Over Due 1 hari Over Due >7 Hari

POINT

Get Point

10

Pembayaran Sesuai TOP : NO.

NO. FAKTUR TGL FAKTUR

TOP

TGL JATUH TEMPO

NILAI FAKTUR

JENIS PEMBAYARAN

NAMA BANK

NO. GIRO

TGL TERIMA GIRO

TGL FISIK GIRO

TGL CAIR

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Total Pembayaran

Rp Rp

KPI yang diperoleh (Jumlah X 0.50%)

-

x

DOKUMEN PELUNASAN

JUMLAH

Rp

0.50%

-

Pembayaran Tidak Sesuai TOP : NO.

NO. FAKTUR TGL FAKTUR

TOP

TGL JATUH TEMPO

NILAI FAKTUR

JENIS PEMBAYARAN

NAMA BANK

NO. GIRO

TGL TERIMA GIRO

TGL FISIK GIRO

TGL CAIR

JUMLAH

OVERDUE

FINALTY

1 2 3 4 5 TOTAL

Rp

-

Total KPI


Controller

Disetujui,

Diketahui,


RSM

Keterangan Pengisian : 1. Lengkapi Nama Dealer, Area dan Periode perhitungan 2. Untuk Final Point tidak perlu diisi karena sudah rumus Jika Pembayaran dilakukan sesuai ketentuan dalam perjanjian dealer maka, isi di Form "Pembayaran sesuai TOP" Jika Pembayaran dilakakan tidak sesuai dengan ketentuan dalam perjanjian maka, isi di Form "Pembayaran tidak sesuai TOP" Info Pengisian : - No. Faktur : Diisi sesuai No. Faktur yang dibayarkan - Tanggal Faktur : Diisi dengan tanggal yang tertera di faktur tersebut atau tanggal Faktur dicetak/diterima dealer - Nilai Faktur : Diisi dengan jumlah nilai Faktur yang tertera di faktur tersebut atau yang dibayarkan dengan rupiah - Jenis Pembayaran : Diisi dengan jenis pembayaran yang dilakukan Dealer (Contoh : Transfer, Biylet Giro, dll) - Nama Bank : Diisi dengan nama bank yang digunakan Dealer untuk transaksi tersebut (Contoh : BCA, OCBC NISP,dll) - No. Giro : Diisi dengan Nomor Giro yang tertera di Giro yang diberikan oleh Dealer (jika pembayaran dilakukan dengan menggunakan BG) - Tgl.Giro : Diisi dengan Tanggal terimanya Giro tersebut - Tgl. Cair : Diisi dengan Tanggal dicairkannya Giro tersebut - Jumlah : Diisi dengan jumlah yang dibayarkan oleh Dealer tersebut 3. harap isi Overdue Pembayaran, jika terjadi keterlambatan dalam melakukan pembayaran (Contoh: 5 hari)

Page 104

Rp

-

Rp

-

REPORT ACHIEVMENT DEALER Dealer Area

: :

Periode

:

0.8 0.8

FINAL POINT Point Sales Achievment Criteria POINT

Point Sistem Purchase Criteria POINT Sesuai Phasing Target per Week

Ach => 100% Ach => 95-99% Ach > 95%

Tidak Sesuai

Get Point

PERIODE

DESCRIPTI ONS

WEEK

Target

I II III IV V

Pint Krat 250 250 250 250

TOTAL TARGET

JULI

Actual

I II III IV V

TOTAL ACTUAL

% ACH

I II III IV V

% ACH

Target

I II III IV V

TOTAL TARGET

TOTAL QUARTERLY

Actual

I II III IV V

TOTAL ACTUAL

% ACH

Pint Ctn

I II III IV V

% ACH

1,000 250 250 250 250

-

1,000 100% 100% 100% 100% 0% 100% 250 250 250 250 1,000 250 250 250 250 1,000 100% 100% 100% 100% 0% 100%

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

GUINNESS Quart Quart Ctn Krat 300 500 500 500 1,800 300 500 500 500

-

1,800 100% 100% 100% 100% 0% 100% 300 500 500 500 1,800 300 500 500 500 1,800 100% 100% 100% 100% 0% 100%

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Can 320 ml 250 250 250 250

10

Slim 250 ml

1,000 250 250 250 250

-

1,000 100% 100% 100% 100% 0% 100% 250 250 250 250 1,000 250 250 250 250 1,000 100% 100% 100% 100% 0% 100%

-

Total Ctn 800 1,000 1,000 1,000 3,800 800 1,000 1,000 1,000

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

3,800 100% 100% 100% 100% 0% 100% 800 1,000 1,000 1,000 3,800 800 1,000 1,000 1,000 3,800 100% 100% 100% 100% 0% 100%

Get Point

HLS 69 89 89 89 335 69 89 89 89 335 100% 100% 100% 100% 0% 100% 69 89 89 89 335 69 89 89 89 335 100% 100% 100% 100% 0% 100%

10

SMICE

KKB

Rp


SPV/DM

Diketahui,

RDM

1,912,780,896

x

0.50%

Rp

15 15 15 15

15,000,000 15,000,000 15,000,000 15,000,000

1,242,424 1,242,424 1,242,424 1,242,424

25 25 25 25

15 15 15 15

15,000,000 15,000,000 15,000,000 15,000,000

1,242,424 1,242,424 1,242,424 1,242,424

100% 100% 100% 100% 0% 0% 25 25 25 25 -

100% 100% 100% 100% 0% 0% 15 15 15 15 -

100% 100% 100% 100% 0% 0% 15,000,000 15,000,000 15,000,000 15,000,000 -

100% 100% 100% 100% 0% 0% 1,242,424 1,242,424 1,242,424 1,242,424 -

25 25 25 25 -

15 15 15 15 -

15,000,000 15,000,000 15,000,000 15,000,000 -

1,242,424 1,242,424 1,242,424 1,242,424 -

100% 100% 100% 100% 0% 0%

100% 100% 100% 100% 0% 0%

9,563,904

Disetujui,


Note: - KPI Achievment akan diperhitungkan apabila dari Total Act HLS VS Target HLS capai 100%, jika capai di bawah 100% maka tidak dapat KPI. (Khusus Guinness) Hal tersebut diatas dikarenakan kemungkinan ada pemotongan Bonus KPI ke dealer sehingga Value mungkin tidak tercapai karena ada Tambahan Nilai Discount karena KPI - Reporting dan Phasing ini WAJIB dibuat krn sudah merumus ke Angka Rekap BONUS KPI per Dealer - Untuk Get Point perhitungan Sistem Purchase dapat dilihat dari kesamaan Phasing target dengan Durasi Actual per Weeknya. - Jelaskan di kolom Keterangan, jika ada hal yang menyebabkan Phasing target tidak sesuai

Page 105

POKKA

25 25 25 25

Yang dihitung adalah bulan yang pencapaian Hls nya 100%

KPI yang diperoleh (Jumlah X 0.50%)

WINE

100% 100% 100% 100% 0% 0%

100% 100% 100% 100% 0% 0%

Value 404,455,824 502,775,024 502,775,024 502,775,024 1,912,780,896 404,455,824 502,775,024 502,775,024 502,775,024 1,912,780,896 100% 100% 100% 100% 0% 100% 404,455,824 502,775,024 502,775,024 502,775,024 1,912,780,896 404,455,824 502,775,024 502,775,024 502,775,024 1,912,780,896 100% 100% 100% 100% 0% 100%

SALES PRODUCTIVITY REPORT Dealer : Area : Periode :

FINAL POINT Point Outlet Cover (RO vs EO) Criteria POINT >= 100% ∑ RTM

Point Distribusi (EC) Criteria POINT >= 100% >= 80% - 99% < 80%

< 100% ∑ RTM

Get Point

10

Get Point

Note : yg dihitung Total RTM

Point NOO Criteria POINT >= 100% >= 80% - 99% < 80%

7

Get Point

Note: yang dihitung % Ach EO

3

Note : yg dihitung Total NOO

Rekap Productivity Sales Dealer No

ASR

Channel

System

2

3

4

5

TOTAL

SPV/ASM

Target (Commit)

∑ RO EC NOO ∑ RO EC NOO ∑ RO EC NOO ∑ RO EC NOO ∑ RO EC NOO ∑ RO EC NOO

1


Factor

Periode JUL

AUG

Total

SEPT

100 240 50

100 220 20

100 210 36

100 270 15

100 240 50

100 220 20

100 210 36

100 270 15

Disetujui,

Diketahui,


RSM

Note: - Untuk ASR diisi dengan nama sales-sales Dealer begitu pula Office Selling jika ada - Target Commit adalah target yang sudah di tetapkan sesuai dengan commitment kedua belah pihak (tercantum di Lampiran Syarat Penunjukan Dealer) Keterangan : 1. ∑ RTM = Jumlah Outlet Cover Dealer tersebut Total Target ∑ RTM : Disesuaikan dengan jumlah yang tertera di lampiran surat penunjukan Dealer, atau lebih Untuk target per sales nya sesuaikan dengan Dealer punya team 2. EO = Jumlah Outlet transaksi gfes di Dealer tersebut 3. EC = Jumlah berapa kali outlet itu transaksi 4. NOO = New Opening Outlet, outlet yang baru transaksi di Dealer tersebut, Outlet harus diluar outlet RTM Dealer

Page 106

300 700 71 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 300 700 71

% Ach 100% 97% 47% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100% 97% 47%

Data RTM Dealer Transaksi NO.

Kode Outlet

Nama Outlet

JULI Alamat

Channel PINT 24

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 Jumlah Outlet Transaksi

Guinness QUART QUART 16 12

SMICE CAN

HLS

RED

GAB

KKB

WINE

POKKA

RASH

PINT 24

Guinness QUART QUART 16 12

Available Product Kompetitor BB AB PS AS

AGUSTUS SMICE CAN

RED

GAB

KKB

WINE

POKKA

RASH

-

-

0

Page 107

0

0

LAPORAN ANALISA KELAYAKAN No Doc No RFMF

: :

No C&B No PA

: :

Badan Hukum :

Dibuat Oleh

Disetujui / Tidak Disetujui

*

Diperiksa Oleh

No

Dokumen Perijinan

1 SIUP 2 Fotocopy KTP Direksi /pemilik 3 Fotocopy NPWP

Disetujui / Tidak Disetujui

NSM

Sales Admin

Checklist Dokumen Perijinan (Harus Ada)

*

Tgl :

Tgl :

/ Pengecualian

KADD Tgl :

/ Pengecualian

Sales Admin

Syarat Aktual Keterangan : * Coret yang tidak perlu

Page 108

Pembuatan Kontrak

Kontrak Diterima & Dikirim

Kontrak Kembali

KADD Ttd Kontrak

Legal Staff

Budget Controller Staff



Tgl :

Tgl :

Tgl :

Tgl :

SOLUS CLAIM MONITOR F15 Periode Contract Region

Area

City Name of Outlet

Central Jakarta Jakarta

Madona

Start

End

Jan-14 Dec-14

Solus Contract Claim Term 1 Claim √

Nominal 25,000,000

Term 2

Anniversary

Claim Nominal Claim √

Nominal

Ketentuan Solus Contract Event 2

Event 3

Total Claim % of claim

Claim Nominal Claim Nominal

5,000,000

30,000,000

Page 109

46% for example

Term 1

Term 2

Anniversary

Event 2

Event 3 Total Claim

Nominal

Nominal

Nominal

Nominal

Nominal

25,000,000

25,000,000

5,000,000 5,000,000 5,000,000 65,000,000

PT. ESHAM DIMA MANDIRI

Cabang

:

(Halaman 1/2)

CREDIT APPROVAL CARD

Pre - Numbered

( NOO / OLD ) 1.

Nama Pelanggan / Outlet :

Kode Outlet :

2.

Kontak (PIC) :

HP:

3.

Alamat 1 :

4.

Alamat 2 :

RT/RW : Kelurahan :

Kec./Wilayah :

Kota :

Propinsi :

Kode Pos :

Negara :

5.

Telepon :

6.

Fax :

7.

Email :

8.

Website :

9.

Mata Uang Transaksi :

10. Status Perpajakan

No. PKP :

Tgl. PKP :

11. Badan Hukum Usaha : 12. No. NPWP :

(dilampirkan fotokopinya)

13. Status Tempat Usaha :

Milik Sendiri / Kontrak Tahunan / Kontrak Bulanan / Lainnya ……………………………………………*) Jika bukan milik sendiri, selesai masa kontrak / sewa tgl : ………….-………………………………..-…………

14. Lama Berdagang / Usaha 15. Mulai Berlangganan 16. Saluran Distribusi 17. Kategori Level 1 (Pricing) : 18. Kategori Level 2 (Group) : 19. Kategori Level 3 (Channel) : 20. Kategori Level 4 (CDOS) : 21. Kategori Level 5 (FC PAJAK) : 22. Kategori Level 6 (PDR PAYMENT) : 23. Kategori Level 7 (SR) : 24. Kategori Level 8 (Journal) : 25. Kategori Level 9 (Titel) : 26. Kategori Level 10 : 27. Produk yang akan dijual, Harga, TOP & Limit Kredit Tunai/Kredit

Brand

TOP GLOBAL

TOP BRAND

Limit per Brand

Amore SPVverage Food Guinnes Kilkenny Smice Spicy Spirit Wine Wine Import 28. Tata Cara Penagihan Aktifitas Penagihan Apakah ada sistem Tukar Faktur (TF) ? Apakah TF dengan Kwitansi / cukup Faktur Asli saja? Apakah ada Hari / Tanggal khusus penagihan? Dokumen apa aja untuk mendukung Tukar Faktur?

Ya / Tidak

Keterangan

Cara pemrosesan invoice 29. Jenis Pembayaran 30. Jaminan 31. 32. 33. 34.

Produk kompetitor Coverage area Jumlah armada Informasi Lain

Jakarta , …………………………………… Dibuat oleh ,

Salesman

Disurvey oleh ,

SPV

Diketahui Oleh,

Controller

Page 110

Disetujui Oleh,

Limit Global


Cabang

:

(Halaman 2/2)

SPESIMEN TANDA TANGAN ( NOO / OLD ) 1.


Kode Outlet :

2.

Kontak (PIC) :

HP:

3.

Alamat 1 :

4.

Alamat 2 :

RT/RW : Kelurahan :

Kec./Wilayah :

Kota :

Propinsi :

Kode Pos :

Negara :

5.

Telepon :

6.

Fax :

7.

Pemilik / Penanggung Jawab :

8.

Alamat Rumah Pemilik :

9.

Alamat Gudang :

10. No. Telp Pemilik :

HP :

11. No. KTP / SIM / Pasport

(dilampirkan fotokopinya)

Spesimen STEMPEL

Pemilik / Penanggung Jawab

Nama Jelas & Tanda Tangan

Penerima Barang 1

Penerima Barang 2

Penerima Barang 3

Penerima Barang 4

Nama Jelas & TTD

Nama Jelas & TTD

Nama Jelas & TTD

Nama Jelas & TTD

DENAH LOKASI

Page 111


Cabang

:

CASH TRANSACTION CARD

1.


Kode Outlet :

2.

Kontak (PIC) :

HP:

4.

Alamat 2 :

RT/RW : Kelurahan :

Kec./Wilayah :

Kota :

Propinsi :

Kode Pos :

Negara :

5.

Telepon :

9.

Mata Uang Transaksi :

16. Saluran Distribusi 17. Kategori Level 1 (Pricing) : 18. Kategori Level 2 (Group) : 19. Kategori Level 3 (Channel) : 20. Kategori Level 4 (CDOS) : 21. Kategori Level 5 (FC PAJAK) : 22. Kategori Level 6 (PDR PAYMENT) : 23. Kategori Level 7 (SR) : 24. Kategori Level 8 (Journal) : 25. Kategori Level 9 (Titel) : 26. Kategori Level 10 : 27. Produk yang akan dijual Brand Amore SPVverage Food Guinnes Kilkenny Smice Spicy Spirit Wine Wine Import

Jakarta , …………………………………… Dibuat oleh ,

Salesman

Pemilik / Penanggung Jawab

Spesimen STEMPEL

Nama Jelas & Tanda Tangan

Diketahui Oleh,

Controller

Page 112

Disetujui Oleh,

Supervisor

PT. ESHAM DIMA MANDIRI AREA : Contoh SEMARANG

SURAT PERMINTAAN MUAT KANVAS Tgl

:

Nomor Permintaan

:

Kode BA

:

Nomor Mobil

:

Nama BA

:

Nama Sopir

:

Nama Helper

:

No

Kode Barang

Nama Barang

RUNNING NUMBER

Jumlah Barang Karton Pcs

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Catatan :

LemSRr Putih

: Controller

LemSRr Merah

: Gudang

LemSRr Kuning

: ASR

ASR Page 113

SPV / ASM

PT ESHAM DIMA MANDIRI

No Faktur Tanggal Kepada

AREA : Contoh SEMARANG

: RUNNING NUMBER : :

FAKTUR PENJUALAN KANVAS KATEGORI GFES HARGA ISI (Barang Kena Pajak) Quantity Krat / Dus Btl / Can

Nama Barang

Harga Satuan

Jumlah Harga

Guinness Pint Krat / 24 Guinness Pint Dus / 24 Guinness Can Dus / 24 Guinness Quart Krat / 16 Guinness Quart Dus / 12 Jumlah Harga Isi + PPN Potongan Jumlah Harga Isi+PPN-Potongan (1) JAMINAN EMBALASE ( Barang Tidak Kena Pajak ) Krat Pint Botol Pint Krat Quart Botol Quart Jumlah Jaminan Embalase (2) PENGEMBALIAN EMBALASE Krat Pint Botol Pint Krat Quart Botol Quart Jumlah Pengembalian Embalase (3) Jumlah Yang Harus Dibayar ( 1 + 2 - 3 ) (4) KATEGORI DI LUAR GFES No

Kode

Jenis Barang

Banyaknya

Syarat Pembayaran : Cash / Kredit ………… Hari 1. Putih 2. Merah 3. Kuning 4. Biru

: Controller : Outlet : Accounting : Driver

Harga Satuan

Total

Penerima barang

) Page 114

(5)

Grand Total (4+5)

Hormat kami,

(

Jumlah (Rp)

(

)

Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas Nama Sopir No. Kendaraan Tujuan Tgl Muat :

: : :

Nama ASR Nama Helper

: :

Total Muat

Jenis Barang Guinness No

Tanggal

Nama Outlet/Toko/Customer

Pint

Pint

Can

Can

Quart

Krat

Dus

Dus

Slim

Dus/12

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Total Penjualan Sisa Penjualan

Dibuat Oleh

Persetujuan Fisik Sisa Penjualan

Sopir

Kepala Gudang

Page 115

Chezs

Pokka GT

30x240 mL 24x300 mL

SURAT PERSETUJUAN TRANSAKSI KANVAS KREDIT

Dengan hormat, Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : Jabatan : Area : Menyatakan bahwa outlet / customer di bawah ini benar adanya diijinkan untuk melakukan transaksi kanvas secara kredit : No

Nama Outlet / Customer

Alasan

1

2

3

4

5

6

7

8

Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

SPV / ASM

2

Nama Tanggal

Page 116

LIST OUTLET KANVAS KREDIT Area Update Per

: : Nama Outlet

No

Kode Outlet

Nama Pelaku Survey/Konfirmasi

Jabatan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

Dibuat Oleh

Disetujui Oleh

Nama Tgl Supervisor

Area Sales Manager Page 117

Regional Sales Manager

Tujuan

:

No. Kendaraan


:

LAPORAN PENJUALAN HARIAN JENIS BARANG GUINNESS

No

Nama Toko

No :

No. Faktur

Alamat

XXXX

JENIS BARANG ALL

Tanggal

:

Nama SR

:

Penjualan

Retur

Lain-lain/

Pint

Pint

Can

Can

Quart

Chezs

Pokka GT

Kotor

Penjualan

Disc.Penj

Krat

Dus

Dus

Slim

Dus/12

30x240mL

24x300mL

Rp.

Rp.

Rp.

Penjualan Bersih Tunai

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

SPV

ADM SALES

Total Penjualan

:

Sisa Penjualan

:

Jumlah Penjualan Bersih

:

Total Muat

:

Jumlah Penjualan Tunai

:

Jumlah Tagihan

:

Jumlah Penjualan Tunai+Tagihan

:

KASIR

ASR

TARGET SALES

TARGET CALL

ACT. SALES KUMULATIF

TOTAL CALL

RETUR VS ACT. SALES KUM

EFF. CALL

Page 118

Giro …………………….. Lembar

Bank

Giro

PEMBERITAHUAN HARGA JUAL / PRICE LIST Jakarta, Nomor

:

Perihal

:

Ditujukan Untuk

:

Nama Subdist

:

Area

:

Subdist

Budget Controller

Marketing

Berikut kami beritahukan up date harga jual untuk produk produk di bawah ini dengan rincian sebagai berikut :

SUPPLIER

:

MERK : No

Kode Barang

Nama Barang

Packing

DBP

WBP

RBP

Incl. PPN

Incl. PPN

Incl. PPN

Dimensi Luar Pcs/

Carton Pcs/

Carton Pcs/

Harga jual tersebut di atas merupakan harga jual isi termasuk PPN 10 % Harga jual tersebut berlaku untuk area

efektif per

Demikian kami sampaikan informasi mengenai update harga jual untuk dapat dijalankan sebagaimana mestinya.

Hormat Kami,

Tanggal Nama Head of BU / Accounting Manager

Page 119

Carton

PEMBERITAHUAN HARGA JUAL / PRICE LIST Jakarta, Nomor

:

Perihal

:

Nama Cabang

:

Area

:

Berikut kami beritahukan up date harga jual untuk produk produk di bawah ini dengan rincian sebagai berikut :

SUPPLIER

:

MERK : No

Kode Barang

Nama Barang

Packing

HARGA C

HARGA D

HARGA E

HARGA F

Wholesaler Incl. PPN

Retailer Incl. PPN

Horeka Incl. PPN

Supermarket Incl. PPN

Pcs/

Carton Pcs/

Carton Pcs/

Carton Pcs/

Harga jual tersebut di atas merupakan harga jual isi termasuk PPN 10 % Harga jual tersebut berlaku untuk area

efektif per

Demikian kami sampaikan informasi mengenai update harga jual untuk dapat dijalankan sebagaimana mestinya.

Hormat Kami,

Disetujui Oleh,

Finance & Accounting Manager

Head of BU

Tanggal Nama

Page 120

Carton

HARGA JUAL / PRICE LIST Nomor

:

Area

:

Efektif Per

:

P01

Incl. PPN No

Kode Barang

Nama Barang

Packing

Pcs/

Carton

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Harga jual tersebut di atas merupakan harga jual isi termasuk PPN 10 %

Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

Tanggal Nama

ASR

SPV Page 121

ASM


:

Area

:

Efektif Per

:

P02

Incl. PPN No

Kode Barang

Nama Barang

Packing

Pcs/

Carton


Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

Tanggal Nama

ASR

SPV Page 122

ASM


:

Area

:

Efektif Per

:

P03

Incl. PPN No

Kode Barang

Nama Barang

Packing

Pcs/

Carton


Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

Tanggal Nama

ASR

SPV Page 123

ASM


:

Area

:

Efektif Per

:

P04

Incl. PPN No

Kode Barang

Nama Barang

Packing

Pcs/

Carton


Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

Tanggal Nama

ASR

SPV

Page 124

ASM

BERITA ACARA LEGAL Nomor : Berdasarkan form checklist piutang yang dialihkan ke legal no : tanggal Direkomendasikan untuk :

Penyelesaian dengan kunjungan ke outlet Penyelesaian tanpa kunjungan ke outlet Dengan alasan :

Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

**

diisi khusus untuk kunjungan ke outlet

Dengan meminta keterangan dari :

Hari/Tgl Kunjungan

:

Nama

:

Alamat

:

Alamat

:

Nama pemilik

:

Selaku

:

Keterangan yang diperoleh adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Berdasarkan dokumen, fakta di lapangan dan keterangan yang diperoleh direkomendasikan untuk : Proses penagihan diteruskan

Dilanjutkan ke pengadilan

Write off

Lain-lain

Adapun rekomendasi di atas diajukan dengan pertimbangan : 1. 2. 3. 4. Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya, kemudian ditutup dan ditandatangani pada hari dan tanggal serta tempat seperti tersebut di atas. Khusus untuk rekomendasi ke pengadilan / write off

Dibuat Oleh,

Diketahui Oleh,

Legal Staff

Legal Manager

Disetujui Oleh,

Head of BU

Page 125

Finance & Accounting Director

PROPOSAL AKTIVITAS

BU :

REFERENSI

Tanggal Pengajuan

Q:

H:

F:

No RFMF (diisi oleh admin budget) AREA / REGION

Nama Program

Pelaksana 1 Background / Informasi

2 Tujuan Program

3

Mekanisme Program (Detail)

Chanel

PERIODE

:

MM / Retail / WHS / FP / ON

1 2 1 2 3 1 2 3 4 5

Nama Variant

Nama Outlet

AMS 6 bulan terakhir

Target sales selama program (ctn) Target/bln program Jumlah Total (ctn) (ctn) Bulan 0 0 0 0 0

4 Target Program

-

TOTAL

Rp per ctn

TARGET SALES VALUE

Rp

Mekanisme

Jenis Aktivitas Nama Variant

Nama Outlet

Jumlah

Satuan

Fund/ Free Product (FP)/ Fund+FP

Total (Rp)

Harga / unit

TOTAL CR

-

Rp #DIV/0!

Beban :

Akumulasi On Off invoice invoice

1x transaction (on invoice)

-

ctn

5 Cost analysis

-

DIMA EDM Lain2

* tick mark (" v ")

fill

Keterangan Pajak : PPN / PPh Gross Up / Beban Outlet Rp COA

:

Dok utk klaim 6 Catatan khusus

Prepared by :

Approval :

Date:

Date :

Salesman

Date :

Manager Area

Date :

Trade Marketing

Page 126

Date :

Manager Regional

Manager Nasional

PERUBAHAN STATUS TIPE PERSEDIAAN No

:

Tanggal : Area

:

Perubahan Status :

Bad Stock Menjadi Good Stock Good Stock Menjadi Bad Stock Good Stock Menjadi Stock Mendekati Expired

No

Kode

Nama Barang

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Dibuat Oleh

Disetujui Oleh

Nama Tgl Ka Gudang

Controller

SPV / ASM

Page 127

Ctn

Pcs

FORM PERSETUJUAN Pengangkatan & Perpanjangan Kerjasama Sub. Distributor Jakarta……………… Kepada, Yth. Head of BU Cc : Finance Director Finance & Accounting Mgr. Legal Asst. Manager NSM

Bersama ini diajukan Nama calon / Sub Distributor untuk mendapatkan persetujuan: A. Pengangkatan Baru

:

B. Perpanjangan Kerjasama

:

Nama Perusahaan

:

Alamat Perusahaan

:

Wilayah kerja Distribusi / Area / Reg.

:

Terlampir data / infomasi hasil evaluasi yang bisa dipergunakan untuk pertimbangan keputusan: 1. Kelengkapan data 'Company Profile'

:

Yes

P

No

2. Kelengkapan Persyaratan aspek Legal (Foto copy) : a. Akta Pendirian

: Yes

No

h. NPWP

:

Yes

No

b. SK Menkeh Pendirian

: Yes

No

i. TDP

:

Yes

No

c. Akta Perubahan

: Yes

No

j. SIUP

:

Yes

No

d. SK Menkeh Perubahan

: Yes

No

k. SIUP MB

:

Yes

No

f. KTP Direksi/ Pemilik

: Yes

No

l. Ijin Gangguan (HO)

:

Yes

No

g. Keterangan domisili

: Yes

No

m. NPPBKC

:

Yes

No

No

Nilai BG

3. Financial aspects, Kesanggupan untuk : a. Bank Guarantee Yes b. Deposito 4. Kelengkapan lainnya : a. Performance Scoring

Yes

No

Yes

No

Rp.

JT. BG

Catatan / Komentar: . . . Diajukan Oleh: Tgl:

RSM

Diperiksa Oleh: Tgl:

Diperiksa Oleh: Tgl:

Diketahui Oleh: Tgl:

Disetujui Oleh : Tgl:

Legal Asst Mgr

F&A Mgr

NSM

Head of BU

Page 128

Company Name

:

Territory Coverage : Channel Coverage : Area : Regional :

Date of submit :

Page 129

SUB DISTRIBUTOR - PERFORMANCE SCORING Sub. Dist. Name : Area coverage :

From:

To:

Appraissal period :

Cara pengisian scoring :

Perhatian:

Bila ingin memberi scoring "1", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1.

Isi hanya kolom yang Berwarna

Bila ingin memberi scoring "2", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1, 2. Bila ingin memebri scoring "3", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1, 2 & 3. Dst.

No.

Bobot Scoring in (%)

KPI - Description

Scoring 1

2

3

4

5

Score

Total

1

Distribution coverage performance

5%

0

0.00

2

Financial capacity

10%

0

0.00

3

Network & relationship to Government

5%

0

0.00

4

Network to traders

5%

0

0.00

5

Experience to handle alcoholic beverages

5%

0

0.00

6

Sales force availability

10%

0

0.00

7

Man hours to handle Dima Portfolios

10%

0

0.00

8

Resources available to handle PT. Dima Portfolio

5%

0

0.00

9

Willingness to be driven by PT. Dima Indonesia

5%

0

0.00

10

Warehouse & office facilities

10%

0

0.00

11

Delivery & Transportation availability

10%

0

0.00

12

Willingness to enter partnership with Guinness & Dima Portfolio lainnya.

5%

0

0.00

13

Organization structure

5%

0

0.00

14

IT management

5%

0

0.00

15

'Image' Position in the Market

5%

0

0.00

TOTAL WEIGHTED AVERAGE SCORE

100%

0

0

0

0

0.00

0

POOR

Rekomendasi hasil penilaian (Performance Scoring) : Perpanjangan masa kerjasama otomatis akan dilakukan minimal 12 (dua belas) bulan maksimal 18 (delapan belas) bulan.

A. Good - Excellent

:

B. Standard

:

Perpanjangan masa kerjasama akan dilakukan maksimal 12 (dua belas) bulan, dengan rekomendasi perbaikan di sejumlah KPI.

C. Bellow Standard

:

Akan dikeluarkan surat teguran/ peringatan. Perpanjangan masa kerjasama maksimal 6 (enam) bulan, bertujuan untuk memberikan kesempatan Sub Dist. melakukan perbaikan kinerja.

USULAN KEPUTUSAN : Perpanjangan kerjasama

Masa perpanjangan

Penghentian kerjasama

Date :

Date :

Date :

Date :

Date :

Disepakati oleh:

Dinilai Oleh :

Dinilai Ulang Oleh :

Diketahui Oleh :

Disetujui oleh :

Sub Distributor

ASM

RSM

NSM

Head of BU

Page 130

bulan

GOODS SURVEY REPORT ( G.S.R )

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Cabang : Nama Principle : Brand / G.Merk : NO. KODE Urt. Brg 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Ket. Letak Fisik Barang :

Omset Penjualan Akk Budget Retur Nilai GSR disetujui Selisih / Budget

NAMA / JENIS Barang

: : : :

PACKING Ukuran

-

QUANTITY CTN PCS

Di Buat Oleh, Ka. Gudang

EXPIRED DATE

HARGA Satuan (Rp)

Nomor Urut GSR Tanggal buat GSR Periode GSR Masa GSR JUMLAH (Rp)

KETERANGAN Rusak/Peyot/Fault/Exp.date/dll

TOTAL DPP PPN 10 %

-

TOTAL

-

Di Review Oleh,

: : : :

Disetujui,

(Manager Area)

Controller

Diketahui, P&L Mgr/D&L Mgr

Manager Regional

F&A Mgr

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Mohon di Lampirkan Copy BPPR dan Bukti Program yg telah di lakukan Dibuat Rangkap : 1.Putih asli utk lamp.BAP&NR, 2.Merah File Gudang, 3.Hijau file Accounting 4. Kuning file Admin

Total Klaim Perusahaan Total Klaim Karyawan

Nama Jelas Tgl. Terima GSR. Tgl. Kirim GSR.

: :

Page 132

BIAYA Dibebankan

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Cabang : Nama Principle : Brand / G.Merk :

PERSETUJUAN RETUR KE PABRIK

NO. KODE Urt. Brg 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Ket. Letak Fisik Barang :

PACKING Ukuran

NAMA / JENIS Barang

Nomor Urut

:

Tanggal Pengajuan :

QUANTITY CTN PCS

EXPIRED DATE

Nama Jelas

Nama Jelas

KETERANGAN

JUMLAH (Rp)

TOTAL DPP PPN 10 %

-

TOTAL

-

Diketahui Oleh, Controller P&L Mgr/D&L Mgr

Di Buat Oleh, Manager Area

Dibuat Rangkap :

HARGA Satuan (Rp)

Manager Regional

Disetujui, F&A Mgr

Manager Nasional

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

1.Putih asli utk lamp.BAP&NR, 2.Merah File Gudang, 3.Hijau file Accounting 4. Kuning file Admin

Tgl:

Tgl:

Tgl:

Page 133

Tgl:

Tgl:

Tgl:

Berita Acara Selisih Setoran (BASS) Tgl Tagih

:

Kode Kolektor

:

Nomor

:

Nama Kolektor

:

BU

:

Area

:

1. Tgl Penemuan Selisih

:

Selisih Pembayaran

Keterangan

1. No Invoice : Tunai / Cek / BG : Rp. 2. No Invoice : Tunai / Cek / BG : Rp. 3. No Invoice : Tunai / Cek / BG : Rp. Selisih Fisik Faktur

Keterangan

1. No Invoice : Senilai : Rp. 2. No Invoice : Senilai : Rp. 3. No Invoice : Senilai : Rp. Tgl Penyelesaian Selisih

:

Cara Penyelesaian Selisih

Dibuat Oleh,

( Kasir )

Diterima Oleh,

( Admin A/R)

(Salesman / Kolektor)

Disetujui Oleh,

Controller

Manager Area

Page 134

DIMA GROUP KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT NON ALCOHOL BEVERAGE (NAB)

Recommend Documents