DIMA GROUP KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT FOOD

DIMA GROUP

KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT FOOD

Tahun pembuatan Jilid Nomor Tanggal dikeluarkan Di setujui oleh Last Updated

: : : : : :

2014 1 ( satu ) 0001/SOP/FOD/2014 24 November 2014 Finance Director dan Head of BU Food -

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR I. Struktur Organisasi Struktur Organisasi Business Unit (BU) Food …………………………………………………… Struktur Organisasi Corporate Controller ……………………………………………………………

1 2

II. Tabel Kesetaraan Otoritas ……………………………………………………………………………

3

III. Ketentuan dan Prosedur A KEGIATAN DAGANG 1 Pemesanan Barang Dagangan 1.1. Flow Pengajuan Order Sheet Bulan Berikutnya dan Forecast 2 (Dua) Bulan Berikutnya ………………………………………………… 1.2. Flow Revisi Order Sheet Bulan Berjalan ………………………………………. 1.3. Flow Pemesanan Barang Dagangan Lokal ke Principal / Pabrik ……………………………………………………………………………………………. 1.4. Flow Retur Pembelian Dari Gudang BU (Pusat dan Cabang) Ke Pabrik …………………………………………………………………………………………….

4 5 6 7

2 Kerja Sama Dengan Pelanggan 2.1. Outlet ( Di Luar Subdist dan Dealer) 2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open Outlet) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan Kanvas) ………………………………………………….. 2.1.2. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe Penjualan Kredit Untuk Tipe Dagang Taking Order/Kanvas …………………………………………………………………….. 2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open Outlet) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan Kanvas) ………………………………………………….. 2.1.4. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe Penjualan Cash Untuk Tipe Dagang Taking Order/Kanvas ……………………………………………………………………..

8

9

10

11

2.2. Dealer 2.2.1. Flow Penunjukan Dealer Baru ……………………………………………

12-13

2.2.2. Standar Form Untuk Penunjukan Dealer ……………………………

14

2.2.3. Flow Perpanjangan Dealer ………………………………………………… 2.2.4. Standar Form Untuk Perpanjangan Kontrak Dealer ……………………………………………………………………

15-16 17

2.2.5. Standar Form Business Review Dealer …………………………….. 2.2.6. Standar Data / Perijinan Untuk Penunjukan / Perpanjangan Dealer …………………………………

18 19

2.3. Sub Distributor 2.3.1. Flow Penunjukan Sub Distributor Baru …………………………….. 2.3.2. Standar Form Untuk Penunjukan Sub Distributor Baru …………………………………………………………………. 2.3.3. Flow Perpanjangan Kontrak Sub Distributor …………………………………………………………………. 2.3.4. Standar Form Untuk Perpanjangan Kontrak Sub Distributor …………………………………………………………………………. 2.3.5. Standar Data / Perijinan Untuk Penunjukan / Perpanjangan Kontrak Subdist ……………………

20-21 22 23-24 25 26

2.4. Ketentuan TOP dan Harga 2.4.1. Tabel Ketentuan Term of Payment (TOP) ………………………….

27

2.4.2. Tabel Approval Kategori Group Price List ………………………….

28

2.4.3. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Distributor ke Internal / Eksternal Subdist ………………………………………………. 2.4.4. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Distributor ke Internal / Eksternal Subdist, Admin Budget dan Marketing …………………………………………………………………………..

29

30

2.4.5. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Internal Subdist ke Cabang ………………………………………………………………………….

31

2.4.6. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Internal Subdist ke Cabang …………………………………………………………………………..

32

2.4.7. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Cabang ke Outlet ………

33

2.4.8. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Cabang ke Outlet ………………………………………………………………………………..

34

3 Penjualan 3.1. Ketentuan Approval Penjualan Kredit dan Overlimit ………………….

35

3.2. Flow Approval Sales Order Kredit ………………………………………………..

36

3.3. Ketentuan Approval Penjualan Cash (Tunai) di Luar Kanvas ………. 3.4. Flow Approval Sales Order Tunai …………………………………………………. 3.5. Ketentuan Penjualan Kanvas (Tunai dan Kredit) ………………………….

37

3.6. Flow Approval Surat Permintaan Muat Kanvas s/d Transfer Barang Dari Gudang Cabang BU ke Gudang Kanvas …………………………………………………………………………………………..

38 39

40

3.7. Flow Penjualan Barang Kanvas s/d Penyelesaian Pengembalian Sisa Barang ke Gudang Cabang BU ……………………….. 3.8. Flow Settlement Pembayaran dan Settlement Dokumen ……………………………………………………………………………………….

41 42

4 Retur Penjualan 4.1. Retur Penjualan Barang Dagang 4.1.1. Ketentuan Pengajuan Retur Penjualan ……………………………….

43

4.1.2. Flow Pengajuan dan Penerimaan Barang Retur ……………………………………………………………………………………

44

4.1.3. Flow Pemeriksaan dan Pencatatan Kondisi Fisik Barang, Pembuatan DO Retur & Compare Pelunasan ……………………..

44A

5 Piutang Dagang 5.1. Flow Timbulnya Piutang Dagang dan Update Pencatatan Piutang Dagang …………………………………………………………..

45

5.2. Ketentuan Penagihan ……………………………………………………………………

46

5.3. Flow Penagihan dan Penyetoran Hasil Penagihan ………………………. 5.4. Ketentuan Penanganan Piutang ke Dept. Legal ………………………….. 5.4A. Standar Ketentuan Penanganan Piutang Bermasalah Oleh Departemen Legal ……………………………………………………………………… 5.4B. Standar Lead Time Penanganan Piutang Bermasalah Dari Cabang Ke Legal …………………………………………………………………………..

47 48

5.5. Flow Proses Penanganan Piutang Bermasalah ……………………………. 5.5A. Flow Proses Penghapusan Piutang Tidak Tertagih (Write Off) Melalui Legal ………………………………………………………………………………. 5.6. Ketentuan Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui Departemen Internal Audit ………………………………………………………….. 5.7. Flow Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui Departemen Internal Audit …………………………………………………………..

48A 48B 49 - 49D 49E

50 51

6 Free Product dan Sample 6.1. Ketentuan Permintaan Free Product 6.1.1. Ketentuan Permintaan Free Product HO ……………………………

52

6.1.2. Ketentuan Permintaan Free Product Area ………………………..

53

6.2. Flow Proses Approval Free Product 6.2.1. Flow Proses Approval Free Product HO ………………………………

54

6.2.2. Flow Proses Approval Free Product Area ……………………………

55

6.3. Ketentuan Permintaan Sample 6.3.1. Ketentuan Permintaan Sample HO …………………………………….

56

6.3.2. Ketentuan Permintaan Sample Area ………………………………….

57

6.4. Flow Proses Approval Sample 6.4.1. Flow Proses Approval Sample HO ………………………………………

58

6.4.2. Flow Proses Approval Sample Area ……………………………………

59

6.5. Flow Proses Pemberian Free Product & Sample …………………………

60

7 Stock 7.1. Ketentuan Approval Transfer Stock Antar Cabang, Pembuatan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak ……………………………………………….. 7.2. Ketentuan Pemusnahan Bad Stock ……………………………………………….

61 62

7.3. Ketentuan Perubahan Status Tipe Persediaan ( Good Menjadi Bad Atau Bad Menjadi Good) ………………………………

63

B KEGIATAN PROMOSI 8 Permintaan Dana 8.1. Flow Permintaan Dana (RFMF) HO ……………………………………………….

64

8.2. Flow Permintaan Dana (RFMF) Area …………………………………………….

65

9 Kegiatan Sponsorship 9.1. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship HO ……………………. 9.2. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship Area ………………….

66 67

10 Pembayaran SPG Flow Claim Pembayaran SPG ………………………………………………………………. C TABEL OTORISASI BIAYA ………………………………………………………………..

68 69-72

D FORM 1. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Dealer ………………………………………………………………………………………

73

2. Form Persetujuan Bank Garansi ………………………………………………… 3. Dealer Company Profile …………………………………………………………….

74 75-80

4. Dealer Performance Scoring ……………………………………………………… 5. Form MoU 6. Surat Penunjukan Dealer …………………………………………………………..

81 82 83

7. Checklist Kelengkapan Claim KPI Dealer ……………………………………. 8. Description Dealer Performance Evaluation ………………………………. 9. Sales Productivity Report ………………………………………………………….

84 85 86

10. Lampiran Perjanjian Kerja Sama Dealer …………………………………… 11. Target Dealer …………………………………………………………………………. 12. KPI Dealer ……………………………………………………………………………… 13. Report Payment Dealer ……………………………………………………………

87 88-89 90 91

14. Report Achievement Dealer …………………………………………………….

92

15. Sales Productivity Report …………………………………………………………

93

16. Data RTM Dealer …………………………………………………………………….. 17. Proposal Kerja Sama SOLUS …………………………………………………….. 18. Cost and Benefit (C&B) …………………………………………………………… 19. Laporan Analisa Kelayakan ……………………………………………………… 20. Form Credit Approval Card (CAC) …………………………………………….. 21. Spesimen CAC ………………………………………………………………………… 22. Form Cash Transaction Card (CTC) ……………………………………………. 23. Form Surat Permintaan Muat Kanvas (SPM) ……………………………… 24. Faktur Penjualan Kanvas …………………………………………………………. 25. Form Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas ………………………….. 26. Surat Persetujuan Transaksi Kanvas Kredit ………………………………..

94 95 96 98 99 100

27. List Outlet Kanvas Kredit ………………………………………………………….

105

28. Form Laporan Penjualan Harian ………………………………………………..

106

29. Form Pricelist dari Distributor ke Subdist ………………………………….

107

30. Form Pricelist dari Subdist ke Cabang ……………………………………….

108

31. Form Pricelist dari Cabang ke Outlet ………………………………………… 31. Berita Acara Legal (BAL) ………………………………………………………….. 32. Proposal Aktivitas (PA) ……………………………………………………………

109-112 113 114

33. Form Perubahan Status Tipe Persediaan ………………………………….. 34. Form Persetujuan Pengangkatan dan Perpanjangan Kerjasama Subdist ……………………………………………………………………………….. 35. Cover Subdist Company Profile ……………………………………………… 36. Subdist Performance Scoring …………………………………………………. 37. Form Goods Survey Report (GSR) …………………………………………… 38. Form Pengajuan Retur ke Pabrik ……………………………………………..

115

39. Form Berita Acara Selisih Setorasn (BASS) ………………………………..

121

97

101 102 103 104

116 117 118 119 120

STRUKTUR ORGANISASI BU FOOD

Head of BU

PA

Business Manager

Data Analyst

Admin

SPV/DM

Admin

Sales

Page 1

STRUKTUR ORGANISASI CORPORATE CONTROLLER Corporate Controller (CC)

Admin CC

System Support & Compliance Manager

Regional Controller (GAM)

Regional Controller

Controller

Admin Budget Area (AB)

Admin Verifikasi (AV)

Admin Account Receivable (AR)

Admin A&P Claim (AC)

Data Analyst

(MM Pesing, Luar Jkt, Budget)

Controller

Admin Entry (AE)

Kasir (KS)

Admin Verifikasi (AV)

Admin Account Receivable (AR)

Admin A&P Claim (AC)

Page 2

Admin Entry (AE)

Kasir (KS)

Koordinator Kolektor

Operation Support Staff

Compliance Staff

System Support Staff

TABEL KESETARAAN OTORITAS

Kesetaraan Otoritas No

Kelompok Jabatan

1

Direksi

2

3

Sales

Operation

Nama Jabatan Director

BU NAB

BU MM

BU Food

Spirit & Sweet Wine

Head of BU

Head of BU ASR/ Salesman

Head of BU

Head of BU

Head of BU

Sales/MD

Sales

BA

Salesman/Promotor

BA

Supervisor

BE

SPV

SPV / TL/MMS

SPV

Business Spv

Manager Area

ABM

ASM

MMM

Deputy DM

BAM

Manager Regional

RBM

RSM

BDM/DM

BM

BM

Manager Nasional

HOS

NSM

NKAM

-

BUM

Planner Manager

DP Mgr

OM

LM

BM

BM

Manager Nasional

HOO

-

-

-

-

TM

BrA

-

-

BrA

CE, KAE

Br Spv

CS

-

TMS

TMM, KAM

BrM

CM

-

BrM

HOCM

-

-

-

-

Staff Supervisor 4

BU Diageo

Trade Marketing Manager Manager Nasional

Page 3

1.1. FLOW PENGAJUAN ORDER SHEET BULAN BERIKUTNYA DAN FORECAST 2 (DUA) BULAN BERIKUTNYA Narasi 1. SPV/DM memberikan form Order Sheet di mana di dalam order sheet diberikan data selling out 3 bulan sebelumnya dan angka total target order sheet bulanan kepada BM paling lambat tanggal 18 setiap bulan.

SPV/DM

Max tgl 18

2. BM memberikan feed back berupa data BE, rolling forecast, breakdown forecast order sheet mingguan dan forecast total order sheet 2 bulan mendatang paling lambat tgl 22 tiap bulan.

Business Manager (BM)

Target Order Sheet + Data Selling Out 3 Bln Sebelumnya

BE, Rolling Forecast, Breakdown forecast order sheet mingguan Dan total forecast Order sheet 2 bulan berikutnya

Order Sheet

Order Sheet

Planner Control Supervisor

Head of BU

Max tgl 22

Tdk Sesuai allowance?

3. BM membandingkan angka total target order sheet dan forecast order sheet.

Setuju? Tdk

Ya Ya

4. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet sesuai allowance (range) di BU :

Internal Subdist? Tdk Ya

4.A. Untuk Internal Subdist SPV/DM mengirimkan order sheet kepada Planner Control SPv dan BM paling lambat tgl 25 setiap bulan.

Order Sheet

Order Sheet

4.B. Untuk External Subdist SPV/DM mengirimkan order sheet kepada BM untuk ditanda tangani oleh External Subdist dan BM paling lambat tgl 24 setiap bulan. Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan BM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan

Order Sheet

Tandatangan External Subdist dan BM

Jika External Subdist menyetujui, order sheet ditandatangani oleh External Subdist dan BM paling lambat tgl 24 setiap bulan. Jika External Subdist tidak menyetujui, BM berkoordinasi dengan SPV/DM dan kemudian setelah kesepakatan dicapai order sheet ditandatangani oleh External Subdist dan BM paling lambat tgl 24 setiap bulan.

Max tgl 24

Order Sheet (Ttd Ext Subdist, BM)

6 Jika Head of BU menyetujui, lakukan langkah 4.A. dan 4.B.

7.B. Untuk External Subdist SPV/DM mengirimkan order sheet dikirimkan kepada BM untuk didiskusikan ke eksternal Subdist.

Order Sheet

Order Sheet

5. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet tidak sesuai allowance (range) di BU, SPV/DM meminta Persetujuan Head of BU

7. Jika Head of BU tidak menyetujui, maka SPV/DM merevisi order sheet lalu : 7.A. Untuk Internal Subdist SPV/DM mengirimkan revisi order sheet kepada Planner Control SPv dan BM paling lambat tgl 25 setiap bulan.

Order Sheet

Order Sheet (Ttd Ext Subdist & BM)

Max tgl 25



Order Sheet

Revisi Order Sheet

Order Sheet

Order Sheet

Koordinasi dengan External Subdist

Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan BM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan

Page 4

1.2. FLOW REVISI ORDER SHEET BULAN BERJALAN Narasi

1. Business Manager (BM) memberikan template order sheet dengan data beginning stock bulan berjalan paling lambat tgl 7 setiap bulan kepada SPV / DM 2. Jika tidak ada revisi, SPV/DM memberikan informasi kepada BM paling lambat tgl 8 setiap bulan . 3. Jika ada revisi, SPV/DM mengirimkan Revisi BE dan Rolling Forecast paling lambat tgl 8 setiap bulan. Khusus untuk revisi dari eksternal subdist dokumen ditandatangani oleh SPV/DM. 4. BM memeriksa revisi BE dan Rolling Forecast kemudian menghitung order sheet.

SPV/DM

Business Manager (BM)


Head of BU

Max tgl 7 Revisi BE dan Rolling Forecast?

Format Order Sheet

Ya Tdk

Informasi ke BM Revisi BE dan Rolling Forecast

Tdk Sesuai allowance ?

Max tgl 8

Setuju? Ya

Ya

Tdk

Revisi Order Sheet Revisi Order Sheet

5. Jika order sheet sesuai dengan allowance, data revisi order sheet dikirimkan ke Planner Control SPV paling lambat tgl 10 setiap bulan. 6. Jika tidak sesuai dengan allowance, dimintakan persetujuan ke Head of BU. Jika Head of BU setuju, lakukan langkah 5.

Informasi ke SPV / DM

7. Jika Head of BU tidak setuju, BM berkoordinasi kembali dengan SPV/ DM.

Page 5

Max tgl 10

1.3. FLOW PEMESANAN BARANG DAGANGAN LOKAL KE PABRIK Narasi

Head of BU

1. Target penjualan tahunan yang sudah dirincikan oleh Head of BU untuk tahun berjalan, akan di kirimkan kepada Brand Manager (BM).

Kirim email Ke BM

7. WIP yang sudah dibuatkan oleh Pabrik, akan dikirimkan ke BM, kemudian BM memberikan WIP kepada Planner Control Spv

Finance & Accounting Manager

Rincian Forecast Penjualan Tahunan

Set up PF by SKU Untuk 3 bulan mendatang

(PF Draft) For Untuk 3 Bulan Next 3 Months

4. Head of BU akan tanda tangani pada Draft Purchase Forecast (DPF) jika disetujui dan diberikan kembali kepada BM untuk diproses.

6. Pabrik membuat WIP.



3. Draft Purchase Forecast (DPF) untuk 3 (tiga) bulan berikutnya yang sudah dibuat, diberikan kepada Head of BU untuk disetujui.

5. BM menerima DPF yang sudah disetujui oleh Head of BU, kemudian akan membuat PO dan mengirimkan kepada Pabrik, F&A Mgr, Planner Control Spv

Pabrik


2. BM menerima Target Penjualan untuk tahun berjalan, kemudian mengatur dan membuatkan Draft Purchase Forecast (DPF) berdasarkan SKU untuk 3 (tiga) bulan berikutnya.

Jika tidak disetujui, maka akan diberikan kembali kepada BM untuk di koreksi.

BM

DPF Untuk 3 Bulan Mendatang

Kirim ke Head of BU

No Approved ?

Yes Kirim email ke BM

DPF

Menerbitkant (Purchase Order (PO)

PO

Kirim ke Pabrik dan F&A Mgr dan Planner Control Spv

PO

PO PO

WIP

Kirim email Ke Planner Control Spv

Keterangan : DPF : PF : PO : WIP :

Draft Purchase Forecast Purchase Forecast Purchase Order Weekly Issued Plan

Page 6

WIP

1.4. FLOW RETUR PEMBELIAN DARI GUDANG BU (PUSAT DAN CABANG) KE PABRIK Narasi

Kepala Gudang

SPV/DM, BM, Head of BU

Controller

Outbound Control Spv

Principal / Pabrik

SPV / DM Buat Pengajuan Barang Retur

1. SPV / DM membuat pengajuan retur barang ke Principal/Pabrik dan menandatangani form pengajuan.

Form Pengajuan (Ttd SPV / DM)

2. Kemudian Form pengajuan diberikan kepada BM dan Head of BU untuk dimintakan persetujuan. 3. Setelah Disetujui oleh SPV/ DM, BM, dan Head of BU kemudian diberikan kepada controller untuk diverifikasi. Setelah diverifikasi controller tanda tangan di form pengajuan.

Diberikan ke BM dan Head of BU untuk dimintakan persetujuan

Verifikasi SKU yang akan diretur

4. Setelah Ditandangani oleh controller, form pengajuan diberikan kepada Outbound Control Spv. Outbound Control Spv koordinasi dengan Principal/ Pabrik mengenai rencana retur dan membuat Purchase Order Retur (PO Retur).

Tanda tangan pada Form Pengajuan

5. PO ke-1 diberikan ke Principal, Po Ke 2 ke Kepala Gudang, PO ke-3 u/arsip logistic.

Form Pengajuan (Ttd SPV/DM, BM, Head of BU)

6. Kepala Gudang siapkan barang sesuai PO dan buatkan PO Receipt retur serta serahkan barang ke Transporter dengan dimintakan tandatangannya di PO Receipt retur.

Verifikasi by Controller

Tanda tangan pada Form Pengajuan

Form Pengajuan (Ttd SPV/DM, BM, Head of BU, Controller)

7. Dok PO Receipt retur dan PO kemudian diberikan ke AV dengan selanjutnya diberikan kepada Accounting AP.

Form Pengajuan (Ttd SPV/DM, BM, Head of BU, Controller)

Koordinasi dengan Principal/Pabrik A Buat PO Retur

PO Retur

PO Retur

PO Retur

Form Pengajuan (approved)

Form Pengajuan (approved)

Siapkan barang yang akan di retur sesuai PO

PO Receipt retur

Barang Barang retur retur File

Buatkan PO Receipt Retur

Hitung fisik barang vs PO

PO Receipt retur PO Retur Form Pengajuan (approved)

Minta ttd Delivery/ Transporter pada PO Receipt retur

PO Retur

PO Receipt retur (signed)

Buat CN Kirim ke Acct HO Kirim barang ke Principal/Pabrik

CN

Kirim ke Acct HO

A

Proses Update Hutang (A/P)

File

Page 7

Nama Proses Working Area

2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan Kanvas) Area Unit Proses

Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas

Ketentuan

Pengajuan

Pengecekan kelengkapan dokumen Input data & amplop piutang & otorisasi Sales SPV Sales Controller System Support Officer & Admin AR Credit Approval Card (CAC) & Credit Approval Card (CAC) & Credit Approval Card (CAC) & Credit Approval Card (CAC) & Credit Approval Card (CAC) & Spesimen Spesimen Spesimen Spesimen Spesimen Controller SPV DM,BM,Head of BU Dokumen pendukung yang di Waktu survey calon outlet baru Nilai kredit <= Rp 500 ribu, disetujui Selama pengajuan outlet baru Master data customer untuk perlukan adalah copy KTP harus diselesaikan paling oleh SPV/DM masih belum memenuhi NOO disentralisasikan Pemilik, copy KTP penerima lambat 3 (tiga) hari kerja. kelengkapan dan otorisasi sesuai penginputannya oleh pusat di kuasa, copy NPWP (jika ada), ketentuan, maka tidak bisa Bosnet copy SPPKP (jika PKP), copy SIUP bertransaksi secara kredit.

Calon outlet harus menandatangani pada CAC sesuai dengan tanda tangan pada KTP Bagi penerima kuasa dari pemilik, juga harus menandatangani pada CAC sesuai dengan KTP

Survey

Persetujuan

SPV membuat dokumentasi dan laporan hasil survey serta menandatangani CAC.

Nilai kredit > Rp 500 ribu - Rp 5 juta, Hasil pengecekan oleh controller, disetujui oleh BM harus dibubuhkan tanda tangannya pada dokumen Credit Approval Card (CAC)

Selama proses survey berjalan, Nilai Kredit > Rp 5 juta disetujui calon outlet baru tersebut oleh Head of BU dapat bertransaksi dengan pembayaran harus tunai. Pembukaan outlet baru yang merupakan teman/keluarga dari karyawan, harus dimintakan persetujuan dari Head of BU dengan kredit limit berapapun Untuk outlet baru diijinkan langsung melakukan transaksi kredit dengan syarat Credit Approval Card (CAC) sudah lengkap dan disetujui

Page 8

Admin A/R melakukan konfirmasi via telpon untuk kebenaran data CAC sebelum menyimpan CAC ke amplop piutang

2.1.2. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN KREDIT UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER DAN KANVAS Narasi

1. Sales mengisi form Credit Approval Card (CAC) dan melengkapi semua syarat dokumen yang diperlukan untuk pembukaan pelanggan baru (kredit). 2. SPV/DM melakukan survey 3. Setelah selesainya survey oleh SPV/DM dan sudah sesuai dengan ketentuan dan kondisi outlet di lapangan, SPV/DM membubuhkan tanda tangannya.

Sales

Isi CAC dan lengkapi syarat dokumennya CAC (outlet signed) Copy NPWP Copy KTP (jika ada) pemilik/ penerima kuasa

4. CAC yang sudah dibuatkan dan lampirannya diberikan kepada BM/Head of BU sesuai dengan level approval limit kredit sbb :

Nilai kredit > Rp 5Juta = Head of BU Kemudian setelah di-approve sesuai dengan nilai limit kredit, SPV/DM memberikan CAC kepada controller. 5. Controller menerima CAC dan lampirannya dari SPV/DM, kemudian verifikasi untuk kelengkapan syarat dokumen dan otorisasi sesuai dengan ketentuan kemudian menandatangani CAC.

BM/Head of BU

Controller

CAC (Outlet) Copy NPWP Copy KTP (jika ada) pemilik/ penerima kuasa

Survey kondisi outlet di lapangan

CAC (outlet, BE signed) Copy NPWP (jika ada) Copy KTP pemilik/ penerima kuasa

Cek kelengkapan syarat

Nilai kredit s/d Rp 500 ribu = SPV/ DM Nilai kredit > Rp 500 ribu s/d Rp 5 juta = BM

SPV/DM

Berikan ke SPV/ DM untuk survey

Approved?

Yes

Cek kelengkapan syarat & otorisasi

Catat & simpan di amplop piutang

CAC (Outlet, SPV/DM/ BM/HoBU, Controller signed)

No Batal / Revisi kredit limit

Minta approval sesuai nilai kredit

6. Selanjutnya, Controller Scan dan kirim email CAC serta spesimen kepada System Support Officer, dan memberikan CAC asli, spesimen asli, copy KTP dan copy NPWP (jika ada) kepada admin A/R 7. System Support Officer input Master Customer di DFS (Bosnet) berdasarkan hasil scan CAC dan spesimen 8. Admin A/R menerima CAC asli dan spesimen asli, copy KTP dan copy NPWP (jika ada) kemudian cek kode master customer di DFS (Bosnet). Jika master customer sudah dibuat, admin A/R mencatat dan simpan dokumen di amplop piutang

Page 9

Scan dan email CAC, Copy KTP, copy NPWP

Admin AR

CAC + spesimen (Outlet, SPV/DM/ BM/HoBU, controller signed) Copy Copy KTP NPWP pemilik/ (jika ada) penerima kuasa

CAC (Outlet,SPV/DM/ BM/HoBU, signed) Copy NPWP Copy KTP (jika ada) pemilik/ penerima kuasa

Tanda tangan pada CAC

Tanda tangan pada CAC

CAC (outlet,SPV/ DM signed)

System Support Officer

Input ke Master Customer di DFS



2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan Kanvas) Area Unit Proses Pengecekan kelengkapan dokumen & otorisasi Controller

Pengajuan

Persetujuan

Sales

Sales

Cash Transaction Card (CTC)

Cash Transaction Card (CTC) SPV/DM CTC ditandatangani oleh SPV/DM

Dokumen pendukung yang di perlukan adalah copy KTP Pemilik (optional), copy KTP penerima kuasa (optional), copy NPWP (jika ada) Calon outlet baik pemilik / penerima kuasa harus menandatangani spesimen

Cash Transaction Card (CTC) Controller Hasil pengecekan oleh controller, harus dibubuhkan tanda tangannya pada dokumen CTC

Input data & amplop piutang System Support Officer & Admin AV Cash Transaction Card (CTC) Master data customer untuk NOO disentralisasikan penginputannya oleh pusat di Bosnet CTC didokumentasikan oleh AV

Ketentuan Khusus untuk tipe dagang kanvas, apabila CTC tidak diisi dengan lengkap dan faktur manual sudah dibuka, dibuatkan CTC atas nama kode sales sehingga tidak menambah RO

Page 10

2.1.4. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN CASH UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER DAN KANVAS Narasi

1. Sales mengisi form Cash Transaction Card (CTC) dan Melampirkan copy KTP (jika ada) 2. CTC yang sudah dibuatkan dan lampirannya diberikan kepada SPV / DM untuk persetujuan. 3. Setelah disetujui oleh SPV/DM, kemudian CTC diberikan kepada Controller. 4. Controller menerima CTC dan lampirannya kemudian verifikasi kelengkapan pengisian CTC kemudian menandatangani CTC 5. Selanjutnya, Controller Scan dan email CTC beserta copy KTP (jika ada) kepada System Support Officer dan memberikan CTC beserta copy KTP (jika ada) kepada AV 6. System Support Officer input Master Customer CTC di DFS (Bosnet)

Sales

SPV/DM

Controller

CTC (SPV/DM signed)

Isi CTC dan lengkapi syarat dokumennya

Dokumen pendukung CTC (outlet signed) Dokumen pendukung

Berikan ke SPV/ DM utk persetujuan

Cek kelengkapan Pengisian CTC

CTC (outlet signed) Dokumen pendukung

Tandatangan CTC

Tanda tangan pada CTC

Serahkan ke AV

7. AV memastikan kode customer sudah dibuat di sistem DFS (Bosnet) kemudian File CTC

Scan dan email CTC, Copy KTP (jika ada)

Page 11

AV


CTC (SPV/DM, Ctrl signed) Dokumen pendukung

Memastikan kode sudah dibuat di Bosnet

Catat & simpan CTC

Copy CTC, Copy KTP (jika ada)

System Support Officer Input ke Master Customer di DFS (Bosnet)

2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 1) Narasi

SPV/DM dan BM

Admin

Legal

Head of BU

F&A Mgr, FD

Dealer

1.1. SPV/DM SPV/DM mengusulkan mengusulkan Calon Calon Dealer Dealer baru baru ke ke BM BM dengan dengan melampirkan melampirkan ::

1.1. Company Profile 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan 1.4. MoU

1.1. 1.1. Company Company Profile Profile (Optional) (Optional) 1.2. Kelengkapan 1.2. Kelengkapan Administratif Administratif :: Kelengkapan Kelengkapan administratif administratif sesuai sesuai dengan dengan tabel tabel Standard Standard Data Data // Perijinan Perijinan merujuk merujuk ke ke bentuk bentuk badan badan hukum hukum Dealer Dealer

1.5. Form Persetujuan Bank Garansi

Ya

Tdk

Dealer Tandatangan MoU

BM Setuju?

1.3. 1.3. Form Form Persetujuan Persetujuan Pengangkatan Pengangkatan dan dan Perpanjangan Perpanjangan Kerjasama Dealer Kerjasama Dealer 1.4. 1.4. MoU MoU 1.5. Form 1.5. Form Persetujuan Persetujuan Bank Bank Garansi Garansi

1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer)

2.BM 2.BM memeriksa memeriksa dan dan evaluasi evaluasi :: 1.1. Company Company Profile Profile dan dan MoU MoU 2.2. Target Target Sales Sales Volume Volume && Kesanggupan Kesanggupan Bank Bank Garansi. Garansi. 3.3. Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif

1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, 1.2. BM) Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan MoU (Ttd1.4.BM) (Ttd SPV/DM, BM, Dealer) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM)

Jika Jika BM BM menyetujui menyetujui maka maka BM BM menandatangani menandatangani dokumen1.1 dokumen1.1 ,1.3, ,1.3, 1.4 1.4 dan dan 1.5 1.5 tersebut tersebut didi atas atas

1.4. MoU (Ttd ABM, RBM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM)

1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, 1.2. BM) Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan MoU (Ttd1.4.BM) (Ttd SPV/DM, BM, Dealer) 1.5. Form

1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM)

1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif

Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM)

1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer)

Tdk F&A Mgr, FD Setuju? Ya

3.3. SPV/DM SPV/DM memintakan memintakan tanda tanda tangan tangan dokumen dokumen 1.4 1.4 (MoU) ke dealer. (MoU) ke dealer. Jika Jika dealer dealer tidak tidak setuju, setuju, SPV/DM SPV/DM melakukan melakukan revisi revisi dan dan koordinasi koordinasi dengan dengan BM BM kemudian kemudian MoU MoU baru baru dimintakan dimintakan tanda tanda tangan tangan ke ke dealer. dealer.

Dealer Tidak Disetujui

F&A Mgr ttd 1.3 dan 1.5, FD ttd 1.5 Tdk Dokumen 1.2 Valid? Ya 1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM)

4.4. SPV/DM SPV/DM mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 ke ke Admin Admin

1.2. Kelengkapan Administratif

5.5. Admin Admin mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.5 1.5 ke ke F&A F&A Mgr dan Mgr dan mengirimkan mengirimkan dokumen 1.1, 1.2 dan 1.4 dokumen 1.1, 1.2 dan 1.4 ke ke Legal Legal

1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD)

6.6. F&A F&A Mgr Mgr melakukan melakukan analisa analisa dan dan validasi validasi kemudian kemudian jika jika semuanya semuanya sesuai sesuai menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.5. 1.5. 7.7. F&A F&A Mgr Mgr memintakan memintakan persetujuan persetujuan dokumen dokumen 1.5 1.5 kepada kepada FD. FD. Setelah Setelah FD FD menyetujui menyetujui dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.5 1.5 diteruskan diteruskan kepada kepada Legal Legal

1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD)

8.8. Legal Legal memeriksa memeriksa dokumen dokumen validitas validitas dokumen dokumen 1.2 1.2 dan dan jika tidak sesuai meminta jika tidak sesuai meminta SPV/DM melengkapi SPV/DM melengkapi dokumen dokumen sesuai sesuai persyaratan. persyaratan.

1.3. Form Persetujuan (Ttd SPV/DM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD) 1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer) 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD)

Tdk Setuju?

Jika Jika dokumen dokumen 1.2 1.2 sudah sudah sesuai sesuai dan dan dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.5 1.5 sudah sudah diterima diterima dari dari F&A F&A Mgr Mgr dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 diberikan diberikan kepada kepada Admin. Admin.

Ya Tanda tangan dokumen 1.3, 1.4, 1.5

2

Admin Admin meminta meminta persetujuan persetujuan Head Head of of BU, BU, jika jika disetujui disetujui Head Head of of BU BU menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3, 1.3, 1.4, 1.4, 1.5. 1.5.

1

Page 12

2.2.1. FLOW PENUNJUKAN DEALER BARU (HALAMAN 2) Head of BU dan

Narasi

ABM dan RBM

Legal

Sales Admin

F& A Mgr, FD Pemegang Kuasa Atas

Dealer

Nama Direksi

1

9.Jika Head of BU sudah menyetujui dan dokumen 1.2 sudah valid, Legal membuat Surat Penunjukan Dealer. 10. Kemudian Surat Penunjukan Dealer diberikan kepada Admin untuk dimintakan tanda tangan ke pemegang kuasa atas nama direksi dan dikirimkan ke area untuk dimintakan tandatangan Dealer.

1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, Head of BU) 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer, Head of BU)Form 1.5. Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD,Head of BU)

11. Dealer mengurus bank garansi dan memberikan bank garansi kepada area. 12. Area mengirimkan bank garansi kepada admin kemudian admin memberikan bank garansi kepada F&A Mgr. 13. F&A Manager memberikan copy bank garansi kepada Legal, kemudian Legal memeriksa apakah dealer mempunyai ijin SIUP dan NPPBKC, jika ada SIUP dan NPPBKC, Legal akan membuat Perjanjian Penunjukan Dealer.

Surat Penunjukan Dealer

1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM)

1.1. Company Profile (Ttd ASM, RSM)

1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, Head of BU) 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer, Head of BU)Form 1.5. Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD,Head of BU)

1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd RSM, F&A Mgr, Head of BU) 1.4. MoU (Ttd ASM, RSM, Dealer, Head of BU)Form 1.5. Persetujuan Bank Garansi (Ttd ASM, RSM, F&A Mgr, FD,Head of BU)

Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi)


Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Dealer)

Mengurus Bank Garansi

Bank Garansi

Bank Garansi Bank Garansi

Copy Bank Garansi

Ada SIUP dan NPPBKC? Tdk

Ya Perjanjian Penunjukan Dealer

Cukup s/d Surat Penunjukan Dealer

Page 13

2.2.2 Standar Form Untuk Penunjukan Dealer

No 1 2 3

4

Nama Form

Halaman 82 73 75 76 77 78 79 80 83

Form MoU Form Persetujuan Company Profile CP-a CP-b CP-c CP-d CP-e Surat Penunjukan Dealer

KETENTUAN PENGANGKATAN DEALER BARU -

Pengajuan pengangkatan Dealer baru dilakukan dengan mengisikan form standard yang tersedia. Pengajuan tersebut wajib di lampirkan dengan dokumen legal yang dibutuhkan ( dokumen terlampir ). Dealer baru harus memberikan jaminan kepada perusahaan dalam bentuk Bank Garansi atau sertifikat tanah dan bangunan yang sudah dibebankan hak tanggungan (APHT) Nilai jaminan yang diberikan harus sesuai dengan kredit limit yang telah disetujui. Jika kredit limit yang disetujui lebih besar dari pada nilai jaminan yang telah diberikan, maka harus dimintakan persetujuan dari Head of BU dan Finance & Accounting Manager Biaya Provisi Bank yang terjadi akan menjadi tanggungjawab penuh pada Dealer. (kecuali ada permohonan tertentu yang disampaikan secara tertulis dan dengan alasan yang jelas) Jika ada pengajuan sebagian atau sepenuhnya biaya provisi bank menjadi beban perusahaan, maka harus dimintakan persetujuan dari Head of BU dan Finance & Accounting Manager Masa kontrak perjanjian kerjasama baru dengan Dealer adalah 1 (satu) tahun.

Page 14

2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 1) Narasi

Dua Dua bulan bulan sebelum sebelum kontrak kontrak berakhir, berakhir, Legal Legal Dept Dept memberikan memberikan informasi informasi kepada kepada Admin Admin mengenai mengenai kerja kerja sama sama dengan dengan dealer dealer yang yang akan akan berakhir berakhir kontraknya. kontraknya.

Legal

Admin

Informasi Kontrak Yang Akan Berakhir ( 2 Bulan Sebelum Berakhir )

SPV/DM dan BM

F&A Mgr, FD

Head of BU

1.1. Performance Scoring 1.2. Company Profile (Optional) 1.3. Kelangkapan 1.4. Form Administratif Persetujuan

Informasi ke Area

Admin Admin menginformasikan menginformasikan ke ke area area untuk untuk melakukan melakukan penilaian penilaian dan dan menginformasikan menginformasikan jika jika ada ada kelengkapan kelengkapan administratif administratif yang yang akan akan habis habis masa masa berlakunya. berlakunya.


Langkah Langkah selanjutnya selanjutnya :: 1. 1. SPV/DM SPV/DM mengusulkan mengusulkan perpanjangan perpanjangan kerjasama kerjasama Dealer Dealer ke ke BM BM dengan dengan melampirkan melampirkan ::

BM Setuju? Tdk Tdk Ya Ya

1.1. 1.1. Performance Performance Scoring Scoring 1.2. 1.2. Company Company Profile Profile (Optional) (Optional) 1.3. 1.3. Perubahan Perubahan Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif (jika (jika ada): ada): Jika ada perubahan Jika ada perubahan dokumen dokumen kelengkapan kelengkapan administratif administratif // jika jika ada ada dokumen dokumen yang yang habis habis masa masa berlakunya. berlakunya. 1.4. 1.4. Form Form Persetujuan Persetujuan Pengangkatan Pengangkatan dan dan Perpanjangan Perpanjangan Kerjasama Kerjasama Dealer Dealer 1.5. 1.5. Form Form Persetujuan Persetujuan Bank Bank Garansi Garansi 2. 2. BM BM memeriksa memeriksa dan dan evaluasi evaluasi :: 1. 1. Performance Performance Scoring Scoring 2. 2. Target Target Sales Sales Volume Volume & & Kesanggupan Kesanggupan Bank Bank Garansi. Garansi. 3. 3. Perubahan Perubahan Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif (jika (jika ada) ada)

Tandatangan 1.1, 1.2, 1.4, 1.5

1.2. Company Profile (Optional) Ttd SPV/DM, BM 1.3. Kelengkapan Administratif

Tdk Tdk Dokumen Valid?

6. 6. F&A F&A Mgr Mgr memintakan memintakan persetujuan persetujuan FD FD dokumen dokumen 1.5. 1.5. Kemudian Kemudian jika jika FD FD menyetujui menyetujui dokumen dokumen 1.1, 1.1, 1.4, 1.4, 1.5 1.5 diteruskan diteruskan kepada kepada Legal Legal 6. 6. Legal Legal memeriksa memeriksa validitas validitas dokumen dokumen 1.3 1.3 (jika (jika ada) ada) dan dan jika jika tidak tidak sesuai sesuai akan akan meminta SPV/DM untuk meminta SPV/DM untuk melengkapi melengkapi dokumen dokumen sesuai sesuai persyaratan. persyaratan. Jika Jika perubahan perubahan dokumen dokumen 1.3 1.3 sudah sudah sesuai sesuai dan dan dokumen dokumen 1.1, 1.1, 1.4, 1.4, 1.5,dah 1.5,dah diterima diterima dari dari F&A F&A Mgr, Mgr, Legal Legal menyerahkan menyerahkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 kepada kepada Admin Admin Dept Dept untuk untuk dimintakan persetujuan dimintakan persetujuan ke ke Head Head of of BU. BU. Jika Jika Head Head of of BU BU menyetujui, menyetujui, Head Head of of BU BU menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3, 1.3, 1.4 1.4 dan dan 1.5 1.5

1.1. Performance Scoring (Ttd SPV/DM, 1.4. Form BM) Persetujuan (Ttd SPV/DM, 1.5. Form BM) Persetujuan

Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM)


3. 3. SPV/DM SPV/DM mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 kepada kepada Admin Admin

5. 5. F&A F&A Mgr Mgr melakukan melakukan analisa analisa dan dan kemudian kemudian jika jika semuanya semuanya sesuai sesuai akan akan menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.4 1.4 dan dan 1.5 1.5

(Ttd1.5. SPV/DM, Form BM) Persetujuan

(Ttd SPV/DM, 1.5. Form BM) Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM)

Ya Ya

Jika Jika BM BM menyetujui menyetujui maka maka BM BM menandatangani menandatangani dokumen1.1 dokumen1.1 ,1.2, ,1.2, 1.4 1.4 dan dan 1.5 1.5 tersebut tersebut di di atas atas

4. 4. Admin Admin mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.2, 1.2, 1.3 1.3 ke ke Legal Legal dan dan dokumen dokumen 1.1, 1.1, 1.4, 1.4, 1.5 1.5 F&A F&A Mgr. Mgr.

1.1. Performance Scoring 1.2.SPV/DM, Company (Ttd Profile BM) (Optional) Ttd SPV/DM, 1.3. BM Kelangkapan 1.4. Form Administratif Persetujuan


Perpanjangan Dealer Tidak Disetujui

Tdk Tdk F&A Mgr, FD Setuju? Ya Ya F&A Mgr ttd 1.4 dan 1.5, FD ttd 1.5

1.1. Performance Scoring 1.2.SPV/DM, Company (Ttd Profile BM) (Optional) Ttd SPV/DM, BM1.3. Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD )

1.1. Performance Scoring (Ttd SPV/DM, 1.4. Form BM) Persetujuan (Ttd SPV/DM, BM, F&A 1.5. Mgr) Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD )

1.1. Performance Scoring 1.2.SPV/DM, Company (Ttd Profile BM) (Optional) Ttd SPV/DM, BM1.3.

1.1. Performance Scoring 1.2. Company (Ttd SPV/DM, Profile BM) (Optional) Ttd SPV/DM, BM1.3.

Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD )


Setuju? Tdk Tdk 2

Ya Ya

Tanda tangan dokumen 1.3, 1.4 dan 1.5

1

Page 15

2.2.3. FLOW PERPANJANGAN DEALER (HALAMAN 2) Narasi

SPV/DM dan BM

Legal

Admin

F&A Mgr, FD

Head of Sales (HOS) dan Head of BU dan Pemegang Kuasa Atas Head of Operation (HOO) Nama Direksi

Dealer

1

7.Jika Head of BU sudah menyetujui dan dokumen 1.2 sudah valid, Legal membuat Surat Penunjukan Dealer.

1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM)

8. Kemudian Surat Penunjukan Dealer diberikan kepada admin untuk dimintakan tanda tangan ke pemegang kuasa atas nama direksi dan dikirimkan ke area untuk dimintakan tandatangan Dealer. 9. Dealer mengurus bank garansi dan memberikan bank garansi kepada area.


1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, Head of BU)MoU 1.4. (Ttd SPV/DM, BM, Dealer, 1.5. Form HeadPersetujuan of BU)



Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD, Head of BU)



10. Area mengirimkan bank garansi kepada admin kemudian admin memberikan bank garansi kepada F&A Mgr.


11. F&A Manager memberikan copy bank garansi kepada Legal, kemudian Legal memeriksa apakah dealer mempunyai ijin SIUP dan NPPBKC, jika ada SIUP dan NPPBKC, Legal akan membuat Perjanjian Penunjukan Dealer.


Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi)


Surat Penunjukan Dealer (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Dealer)


Bank Garansi


Copy Bank Garansi


Ya Perjanjian Penunjukan Dealer

Cukup s/d Surat Penunjukan Dealer

Page 16

2.2.4. Standar Form Untuk Perpanjangan Kontrak Dealer

No 1 2 3

Nama Form Form Performance Scoring Form Persetujuan Surat Penunjukan Dealer

Halaman

KETENTUAN PERPANJANGAN KONTRAK DEALER -

Pengajuan perpanjangan kontrak kerjasama dengan Dealer dilakukan dengan mengisikan form Performance Scoring yang tersedia. Performance Scoring di nilai oleh SPV/DM dan BM dengan diperoleh kesepakatan bersama Dealer. Pengajuan perpanjangan kontrak kerjasama Dealer harus melampirkan dokumen legal (terbaru) yang dibutuhkan ( dokumen terlampir ). Perbaharuan nilai Bank Garansi sesuai dengan target penjualan dan perkembangan usaha Dealer. Maksimal masa perpanjangan kontrak kerjasama dengan Dealer adalah 1 (satu) tahun dan minimal adalah 6 (enam) bulan. Pengajuan perpanjangan kontrak kerjasama dengan Dealer harus dilakukan paling lambat 1 (satu) bulan sebelum tanggal kadaluarsa kontrak perjanjian.

Page 17

2.2.5. Standar Form Business Review Dealer No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Nama Form Checklist Dealer Perform Evaluation Sales Productivity Report Lampiran Perjanjian Kerja Sama Dealer Lampiran Target Dealer Lampiran Harga KPI Dealer Report Payment Dealer Report Achievement Dealer Sales Productivity Report Data RTM Dealer

Halaman 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94

DESCRIPTION DEALER PERFORMANCE EVALUATION

KATEGORI

POINT YANG DIDAPAT

FACTOR Max : 10

Bonafiditas

Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 1 hari

Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 7 hari (Overdue di atas 7 hari)

Contoh : - Untuk yang Cash, pembayaran dilakuakan tidak pada saat barang atau Invoice diterima, namun dilakukan 1 hari setelah barang atau Invoice diterima

Contoh:

- Untuk yang BG, Pembayaran sebelum atau tepat waktu Jatuh Tempo pembayaran, biasanya TOP 14 hari

- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat dari 1 hari dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi Overdue

- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat 1 minggu dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi overdue >7 hari

Sales Achievment

Jika Achievment capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) dari target KPI

Jika Achievment capai dibawah 100% s/d 95% (<100%-95%) dari target KPI

Jika Achievment capai dibawah 95% (<95%) dari target KPI

Sistem Purchase

Jika sistem purchase/order Dealer ke EDM sesuai dengan Phasing Target dalam 1 bulan dibagi rata perminggunya (kecuali dalam kondisi tidak ada barang)

Jika pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai dengan perjanjian atau TOP yang berlaku Contoh : - Untuk yang Cash, pembayaran dilakukan pada saat barang dan Invoice diterima oleh Dealer

Jika Achievment EO capai dibawah 100% s/d 80% (<100%-80%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian Jika Dealer memiliki NOO <= 4 - 2 Outlet Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level min 80% dari 1 x 24 jam

Luas Gudang

Luas

Cukup Luas

Kapasitas Gudang

Sangat Cukup

Cukup

Distribusi

NOO

Service Level

Supporting

Armada

Number of Sales

Jumlah dan Kondisi Armada masih sangat baik untuk digunakan sebagai penunjang penjualan Jika di dealer terdapat Team atau Sales Exclusif

- Untuk yang Cash, pembayaran dilakaukan setelah 1 minggu barang atau Invoice diterima

Sesuai dengan Surat Perjanjian Penunjukan Dealer, dihitung dengan BG/Limit Kredit

Disesuaikan dengan data Finance

Sesuai data Penjualan di Bos.Net

Jika sistem purchase/order barang tidak sesuai dengan Sesuaikan dengan realisasi phasing target yang sudah Faktur atau PO di data ditentukan

Jika jumlah RTM nya sama dengan atau di atas outlet yang tercantum lampiran perjanjian dealer Jika Achievment EO capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian Jika Dealer memiliki NOO >= 5 Outlet Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level min 90% dari 1 x 24 jam

Outlet Cover

Warehouse

Min : 3 Ji ka Ni l ai BG di penuhi di bawah 75% sesuai surat yang di terbi tkan/di tetapkan ol eh PT Esham Di ma Mandi ri

Payment

Commitment

KETERANGAN

Mid : 7 Ji ka Ni l ai BG dapat di penuhi minimal 75% dari Ni l ai yang di terbi tkan/di tetapkan ol eh PT Esham Di ma Mandi ri

Bank Garansi

Ji ka BG bai k ni l ai & waktunya dapat dipenuhi sesuai dead l i ne dari surat yang di terbi tkan/di tetapkan ol eh PT Esham Di ma Mandi ri

Jumlah dan Kondisi Armada cukup baik

Jika jumlah RTM nya di bawah outlet yang tertera di lampiran perjanjian

Sesuai sales Productivity Report

Jika Achievment EO capai dibawah 80% (<80%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian


Jika Dealer tidak ada NOO


Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai Adjustment dari RDM service level dibawah 80% dari 1 x 24 jam Adjustment dari RDM Kurang Luas Cantumkan luas (m²) dan luas yang seharusnya Adjustment dari RDM Kurang Kemampuan penyimpanan jumlah stock Jumlah dan Kondisi Armada kurang layak untuk Adjustment dari RDM digunakan Jika di dealer hanya ada Sales Reguler saja

Adjustment dari RDM

KETENTUAN HARGA (PRICE LIST) DAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) DEALER -

Penetapan harga Jual (price list Dealer) ditetapkan Potongan 3,5% dari harga Retail Budget KPI adalah sebesar 1% dari omset pembelian sebelum PPN dan Embalasi Pengajuan dan penentuan KPI = 1% disampaikan oleh BM dan harus mendapat persetujuan dari Head Of BU Target penjualan sebagai dasar perhitungan KPI harus mendapat persetujuan dari Head of BU Pemberian KPI di hitung setiap bulan dan pembayarannya harus mendapat persetujuan dari Finance & Accounting Manager KPI di hitung setiap bulan di buat oleh Controller dan di ketahui oleh BM lalu diperiksa dan disetujui oleh Finance & Accounting Manager

-

KPI di bayarkan melalui pemberian potongan penjualan di invoice pada saat pengambilan berikutnya.

Page 18

2.2.6. Standard Data / Perijinan Untuk Penunjukan/Perpanjangan Dealer

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

List Data / Perijinan Fotocopy Akta Pendirian Fotocopy Pengesahan Pengadilan Negeri Fotocopy SK Menkeh Pendirian Fotocopy Akta Perubahan Fotocopy SK Menkeh Perubahan Fotocopy KTP Direksi /pemilik Fotocopy Surat Keterangan Domisili Fotocopy NPWP Fotocopy TDP Fotocopy SIUP Fotocopy Ijin Gangguan

Badan Hukum TOKO

P P P P P P

UD

P P P P P P

FA

CV

PT

P P

P P

P

P P P P P P P P

P P P P P P P P

NOTE : Jika yang mengadakan Perjanjian bukan Pihak yang mempunyai kewenangan untuk melakukan perbuatan hukum, maka harus ada SURAT KUASA dari pihak yang mempunyai kewenangan melakukan perbuatan hukum tersebut, SURAT KUASA harus asli. 1

Surat Keterangan Domisili

: dikeluarkan oleh Kelurahan dan Kecamatan Setempat

2

NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

: dikeluarkan oleh Kantor Pelayanan Pajak Setempat

3

TDP (Tanda Daftar Perusahaan)

: dikeluarkan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan setempat

4

SIUP (Surat Ijin Usaha Perindustrian)


5

HO (Ijin Gangguan)

: dikeluarkan oleh pemda setempat

Page 19

P P P P P P P P P

2.3.1. FLOW PENUNJUKAN SUBDIST BARU (HALAMAN 1) Narasi

SPV/DM dan BM

Admin

Legal

Head of BU

F&A Mgr, FD

1. 1. SPV/DM SPV/DM mengusukan mengusukan Calon Calon Subdist Subdist baru baru ke ke BM BM dengan dengan melampirkan melampirkan ::

1.1. Company Profile 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan

1.1. 1.1. Company Company Profile Profile (Optional) (Optional) 1.2. 1.2. Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif :: Kelengkapan Kelengkapan administratif administratif sesuai sesuai dengan dengan tabel tabel Standard Standard Data Data // Perijinan Perijinan merujuk merujuk ke ke bentuk bentuk badan badan hukum hukum Subdist Subdist


Tdk

Ya BM Setuju?

1.3. 1.3. Form Form Persetujuan Persetujuan Pengangkatan Pengangkatan dan dan Perpanjangan Perpanjangan Kerjasama Kerjasama Subdist Subdist 1.4. 1.4. Form Form Persetujuan Persetujuan Bank Bank Garansi Garansi

Tanda tangan dokumen 1.2, 1.4, 1.4

2. 2. BM BM memeriksa memeriksa dan dan evaluasi evaluasi :: 1. 1. Company Company Profile. Profile. 2. 2. Target Target Sales Sales Volume Volume && Kesanggupan Kesanggupan Bank Bank Garansi. Garansi. 3. Kelengkapan 3. Kelengkapan Administratif Administratif

1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, 1.2. BM) Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM)

Jika Jika BM BM menyetujui menyetujui maka maka BM BM menandatangani menandatangani dokumen1.1 ,1.3, dan dokumen1.1 ,1.3, dan 1.4 1.4 tersebut tersebut di di atas atas


1.3. Form Persetujuan (Ttd BM)

1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, 1.2. BM) Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM)


1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif


Tdk F&A Mgr, FD Setuju?

3. 3. SPV/DM SPV/DM mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.4 1.4 ke ke admin admin 4. 4. Admin Admin mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.4 1.4 ke ke F&A F&A Mgr Mgr dan dan mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.1 1.1 dan dan 1.2 1.2 ke ke Legal Legal

Ya Dealer Tidak Disetujui

F&A Mgr ttd 1.3 dan 1.4, FD ttd 1.4 Tdk Dokumen 1.2 Valid?

5. 5. F&A F&A Mgr Mgr melakukan melakukan analisa analisa dan dan validasi validasi kemudian kemudian jika jika semuanya semuanya sesuai sesuai menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.4. 1.4.

Ya 1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM)

6. 6. F&A F&A Mgr Mgr memintakan memintakan persetujuan persetujuan dokumen dokumen 1.4 1.4 kepada kepada FD. FD. Setelah Setelah FD FD menyetujui menyetujui dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.4 1.4 diteruskan diteruskan kepada kepada Legal Legal

1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM) 1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD)

8. 8. Legal Legal memeriksa memeriksa dokumen dokumen validitas validitas dokumen dokumen 1.2 1.2 dan dan jika jika tidak tidak sesuai sesuai meminta meminta SPV/DM SPV/DM melengkapi melengkapi dokumen dokumen sesuai sesuai persyaratan. persyaratan.

1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM) 1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD)

1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr) 1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD) 1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A 1.4. Mgr)Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD)

Jika Jika dokumen dokumen 1.2 1.2 sudah sudah sesuai sesuai dan dan dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.4 sudah diterima 1.4 sudah diterima dari dari F&A F&A Mgr dokumen 1.1 s/d 1.4 Mgr dokumen 1.1 s/d 1.4 diberikan diberikan kepada kepada admin. admin. Admin Admin meminta meminta persetujuan persetujuan Head Head of of BU BU

Tdk Setuju?

9. 9. Jika Jika Head Head of of BU BU menyetujui, menyetujui, Head Head of of BU BU menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3 1.3 dan dan 1.4. 1.4.

Ya Tanda tangan dokumen 1.3 dan 1.4 2 1

Page 20

2.3.1. FLOW PENUNJUKAN SUBDIST BARU (HALAMAN 2) Narasi

SPV/DM dan BM

Legal

Admin

F&A Mgr, FD

Head of BU dan Pemegang Kuasa Atas Nama Direksi

Subdist

1

10.Jika Head of BU menyetujui, Head of BU menandatangani dokumen 1.3 dan 1.4. 11.Jika Head of BU sudah menyetujui dan dokumen 1.2 sudah valid, Legal membuat Surat Penunjukan Subdist.

1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, Head of BU) 1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ABM, RBM, F&A Mgr, FD, Head of BU)

12. Kemudian Surat Penunjukan Subdist diberikan kepada admin untuk dimintakan tanda tangan ke pemegang kuasa atas nama direksi dan dikirimkan ke area untuk dimintakan tandatangan Subdist. 13. Subdist mengurus bank garansi dan memberikan bank garansi kepada area. 14. Area mengirimkan bank garansi kepada admin kemudian admin memberikan bank garansi kepada F&A Mgr.

Surat Penunjukan Subdist

15. F&A Manager memberikan copy bank garansi kepada Legal, kemudian Legal memeriksa apakah dealer mempunyai ijin SIUP dan NPPBKC, jika ada SIUP dan NPPBKC, Legal akan membuat Perjanjian Penunjukan Subdist.



1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, Head of BU) 1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ABM, RBM, F&A Mgr, FD, Head of BU)

1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, Head of BU) 1.4. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd ABM, RBM, F&A Mgr, FD, Head of BU)

Surat Penunjukan Subdist (Ttd Pemegang Kuasa Direksi)


Surat Penunjukan Subdist (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Dealer)


Bank Garansi

Bank Garansi Bank Garansi Copy Bank Garansi


Ya Perjanjian Penunjukan Subdist

Cukup s/d Surat Penunjukan Subdist

Page 21

2.3.2. Standar Form Untuk Penunjukan Subdist Baru

No 1 2 3

Nama Form Form Persetujuan Form Persetujuan Bank Garansi Sub Distributor Company Profile Cover CP-a CP-b CP-c CP-d CP-e

Page 22

Halaman 116 119 117 76 77 78 79 80

2.3.3. FLOW PERPANJANGAN KONTRAK SUBDIST (HALAMAN 1) Narasi

Legal

Admin

Dua Dua bulan bulan sebelum sebelum kontrak kontrak berakhir,Legal berakhir,Legal Dept Dept memberikan memberikan informasi informasi kepada kepada admin admin mengenai mengenai kerja sama dengan Subdist kerja sama dengan Subdist yang yang akan akan berakhir berakhir kontraknya. kontraknya.

Informasi Kontrak Yang Akan Berakhir ( 2 Bulan Sebelum Berakhir )

SPV/DM, BM

F&A Mgr, FD

Head of BU

1.1. Performance Scoring 1.2. Company Profile (Optional) 1.3. Kelangkapan 1.4. Form Administratif Persetujuan

Informasi ke Area

Admin Admin menginformasikan menginformasikan ke ke area area untuk untuk melakukan melakukan penilaian penilaian dan dan menginformasikan jika ada menginformasikan jika ada kelengkapan kelengkapan administratif administratif yang yang akan akan habis habis masa masa berlakunya. berlakunya.


Langkah Langkah selanjutnya selanjutnya :: 1. 1. SPV/DM SPV/DM mengusulkan mengusulkan perpanjangan perpanjangan kerjasama kerjasama Subdist Subdist ke ke BM BM dengan dengan melampirkan melampirkan ::

BM Setuju? Tdk Tdk

1.1. 1.1. Performance Performance Scoring Scoring 1.2. 1.2. Company Company Profile Profile (Optional) (Optional) 1.3. 1.3. Perubahan Perubahan Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif (jika (jika ada): ada): Jika Jika ada ada perubahan perubahan dokumen dokumen kelengkapan administratif kelengkapan administratif // jika jika ada ada dokumen dokumen yang yang habis habis masa masa berlakunya. berlakunya. 1.4. 1.4. Form Form Persetujuan Persetujuan Pengangkatan Pengangkatan dan dan Perpanjangan Perpanjangan Kerjasama Kerjasama Subdist Subdist 1.5. 1.5. Form Form Persetujuan Persetujuan Bank Bank Garansi Garansi 2. 2. BM BM memeriksa memeriksa dan dan evaluasi evaluasi :: 1. 1. Performance Performance Scoring Scoring 2. 2. Target Target Sales Sales Volume Volume & & Kesanggupan Kesanggupan Bank Bank Garansi. Garansi. 3. 3. Perubahan Perubahan Kelengkapan Kelengkapan Administratif Administratif (jika (jika ada) ada)

Ya Ya Tandatangan 1.1, 1.2, 1.4, 1.5

1.2. Company Profile (Optional) Ttd SPV/DM, BM 1.3. Kelengkapan Administratif



Tdk Tdk Dokumen Valid?

Jika Jika BM BM menyetujui menyetujui maka maka BM BM menandatangani menandatangani dokumen1.1, dokumen1.1, 1.2, 1.2, 1.4 1.4 dan dan 1.5 1.5 tersebut tersebut di di atas atas



Ya Ya

3. 3. SPV/DM SPV/DM mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 kepada kepada admin. admin. Perpanjangan Dealer Tidak Disetujui

4. 4. Admin Admin mengirimkan mengirimkan dokumen dokumen 1.2, 1.2, 1.3 1.3 ke ke Legal Legal dan dan dokumen dokumen 1.1, 1.1, 1.4, 1.4, 1.5 1.5 F&A Mgr. F&A Mgr. 5. 5. F&A F&A Mgr Mgr melakukan melakukan analisa analisa dan dan kemudian kemudian jika jika semuanya semuanya sesuai sesuai akan akan menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.4 1.4 dan dan 1.5 1.5 6. 6. F&A F&A Mgr Mgr memintakan memintakan persetujuan persetujuan FD FD dokumen dokumen 1.5. 1.5. Kemudian Kemudian jika jika FD FD menyetujui menyetujui dokumen 1.1, 1.4, 1.5 dokumen 1.1, 1.4, 1.5 diteruskan diteruskan kepada kepada Legal Legal 7. 7. Legal Legal memeriksa memeriksa validitas validitas dokumen dokumen 1.3 1.3 (jika (jika ada) ada) dan dan jika tidak sesuai akan jika tidak sesuai akan meminta meminta SPV/DM SPV/DM untuk untuk melengkapi melengkapi dokumen dokumen sesuai sesuai persyaratan. persyaratan. Jika Jika perubahan perubahan dokumen dokumen 1.3 1.3 sudah sudah sesuai sesuai dan dan dokumen dokumen 1.1, 1.4, 1.5,dah diterima dari 1.1, 1.4, 1.5,dah diterima dari F&A F&A Mgr, Mgr, Legal Legal menyerahkan menyerahkan dokumen dokumen 1.1 1.1 s/d s/d 1.5 1.5 kepada kepada admin admin untuk untuk dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan ke ke Head Head of of BU. BU. 8. 8. Jika Jika Head Head of of BU BU menyetujui, menyetujui, Head Head of of BU BU menandatangani menandatangani dokumen dokumen 1.3, 1.3, 1.4, 1.4, 1.5. 1.5.

1.1. Performance Scoring (Ttd SPV/DM, 1.4. Form BM) Persetujuan (Ttd SPV/DM, 1.5. Form BM) Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM)



Tdk Tdk F&A Mgr, FD Setuju? Ya Ya F&A Mgr ttd 1.4 dan 1.5, FD ttd 1.5

1.1. Performance Scoring 1.2.SPV/DM, Company (Ttd Profile BM) (Optional) Ttd SPV/DM, BM1.3. Kelengkapan Administratif 1.4. Form Persetujuan (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr) 1.5. Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD )

1.1. Performance Scoring (Ttd SPV/DM, 1.4. Form BM) Persetujuan (Ttd SPV/DM, BM, F&A 1.5. Mgr) Form Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD )





Setuju? Tdk Tdk 2

Ya Ya

Tanda tangan dokumen 1.3, 1.4 dan 1.5

1

Page 23

2.3.3. FLOW PERPANJANGAN KONTRAK SUBDIST (HALAMAN 2) Narasi

Legal

Admin

F& A Mgr, FD

Head of BU dan Pemegang Kuasa Atas Nama Direksi

Subdist

1

9.Jika Head of BU sudah menyetujui dan dokumen 1.2 sudah valid, Legal membuat Surat Penunjukan Subdist. 10. Kemudian Surat Penunjukan Subdist diberikan kepada admin untuk dimintakan tanda tangan ke pemegang kuasa atas nama direksi dan dikirimkan ke area untuk dimintakan tandatangan Subdist.

1.1. Company Profile (Ttd SPV/DM, BM) 1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, Head of BU) 1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer, Form Head1.5. of BU) Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD, Head of BU)

11. Subdist mengurus bank garansi dan memberikan bank garansi kepada area. 12. Area mengirimkan bank garansi kepada admin kemudian admin memberikan bank garansi kepada F&A Mgr.


13. F&A Manager memberikan copy bank garansi kepada Legal, kemudian Legal memeriksa apakah Subdist mempunyai ijin SIUP dan NPPBKC, jika ada SIUP dan NPPBKC, Legal akan membuat Perjanjian Penunjukan Subdist.



1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, Head of BU) 1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer, Form Head1.5. of BU) Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD, Head of BU)

1.2. Kelengkapan Administratif 1.3. Form Persetujuan (Ttd BM, F&A Mgr, Head of BU) 1.4. MoU (Ttd SPV/DM, BM, Dealer, Form Head1.5. of BU) Persetujuan Bank Garansi (Ttd SPV/DM, BM, F&A Mgr, FD, Head of BU)

Surat Penunjukan Subdistr (Ttd Pemegang Kuasa Direksi)


Surat Penunjukan Subdist (Ttd Pemegang Kuasa Direksi, Subdist)


Bank Garansi


Copy Bank Garansi


Ya Perjanjian Penunjukan Subdist

Cukup Cukup s/d s/d Surat Surat Penunjukan Penunjukan Subdist Subdist

Page 24

2.3.4. Standar Form Untuk Perpanjangan Kontrak Subdist

No 1 2 3

4 5 6

Nama Form Form Persetujuan Form Persetujuan Bank Garansi Sub Distributor Company Profile CP-a CP-b CP-c CP-d CP-e Sub Distributor Performance Scoring Surat Perpanjangan Bank Garansi Surat Penunjukan Sub Distributor

Page 25

Halaman 116 74 117 76 77 78 79 80 118

2.3.5. Standard Data / Perijinan Untuk Penunjukan/Perpanjangan Kontrak Subdist

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

List Data / Perijinan Fotocopy Akta Pendirian Fotocopy Pengesahan Pengadilan Negeri Fotocopy SK Menkeh Pendirian Fotocopy Akta Perubahan Fotocopy SK Menkeh Perubahan Fotocopy KTP Direksi /pemilik Fotocopy Surat Keterangan Domisili Fotocopy NPWP Fotocopy TDP Fotocopy SIUP Fotocopy SKPLA / SKPA (khusus Gol A) Fotocopy SIUP MB (khusus Gol > A) Fotocopy Ijin Gangguan Fotocopy NPPBKC

Badan Hukum TOKO

P P P P P P P P P

UD

FA

CV

PT

P P

P P

P P

P

P P P P P P P P P P

P P P P P P P P P P

P P P P P P P P P P

P P P P P P P P P P P P

NOTE : Jika yang mengadakan Perjanjian bukan Pihak yang mempunyai kewenangan untuk melakukan perbuatan hukum, maka harus ada SURAT KUASA dari pihak yang mempunyai kewenangan melakukan perbuatan hukum tersebut, SURAT KUASA harus asli. 1

Surat Keterangan Domisili

: dikeluarkan oleh Kelurahan dan Kecamatan Setempat

2

NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

: dikeluarkan oleh Kantor Pelayanan Pajak Setempat

3

TDP (Tanda Daftar Perusahaan)


4

SIUP (Surat Ijin Usaha Perindustrian)


5

SKPLA / SKPA

: dikeluarkan oleh Departemen Dalam Negeri --> wajib dimiliki untuk golongan A

6

SIUP MB (Surat Ijin Usaha Perindustrian-Minuman Beralkohol)

: dikeluarkan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan setempat --> wajib dimiliki untuk golongan B dan C

7

8

===> Untuk Subdist / Outlet Yang Menjual Minuman Beralkohol Golongan A, B dan C wajib memiliki SKPLA / SKPA dan SIUP MB HO : dikeluarkan oleh pemda setempat (Ijin Gangguan) NPPBKC (Nomor Pokok Pengusaha Bea Kena Cukai)

: dikeluarkan oleh Bea dan Cukai setempat

Page 26

2.4.1. TABEL KETENTUAN TERM OF PAYMENT (TOP) Addendum : 24 Februari 2015

KETENTUAN TERM OF PAYMENT GROUP PRODUCT LOCAL BISCUIT PRENDJAK

KELOMPOK Food Food

DEALER 13 13

GROUP OUTLET WHS RETAIL 13 27 13 27

HOREKA MANUAL INPUT MANUAL INPUT

DEALER >500.000 >500.000

GROUP OUTLET WHS RETAIL ≤500.000 >500.000 ≤500.000 >500.000

HOREKA MANUAL INPUT MANUAL INPUT

KETENTUAN NOMINAL GROUP PRODUCT LOCAL BISCUIT PRENDJAK

KELOMPOK Food Food

Khusus untuk Dealer yang ada perjanjian TOP sesuai dengan yang tercantum dalam Perjanjian Kerjasama Untuk TOP WHS dan Dealer di luar ketentuan wajib mendapat persetujuan dari Head of BU

Untuk TOP Retail di luar ketentuan wajib mendapat persetujuan dari BM Khusus untuk retail dengan nilai limit di atas Rp. 500.000,- nilai TOP yang diberikan adalah 13 hari

Page 27

2.4.2. TABEL APPROVAL KATEGORI GROUP PRICE LIST

KATEGORI PRODUCT Biscuit Prendjak Head of BU BM SPV/DM

GROUP OUTLET TRADISIONAL DEALER Head of BU Head of BU

WHS BM BM

RETAIL SPV/DM SPV/DM

= Head of Business Unit = Business Manager = Sales Supervisor / Distribution Manager

Page 28

HOREKA SPV/DM SPV/DM


2.4.3. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Distributor ke Internal / Eksternal Subdist Head Office

Keterangan

Informasi Perubahan Harga

Unit Proses Set Up Harga di BU dan Upload Harga di Sistem Navision

Distribusi Price List ke Internal/ Eksternal Subdist

Pemilik proses

Principal

F&A Mgr Distributor

Accounting Staff

Dokumen

Email Perubahan Harga / Informasi Harga Produk Baru dari Principal


Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price List

F&A Mgr Distributor

F&A Mgr Distributor dan Head of BU

Otoritas

F&A Mgr Distributor melakukan perhitungan Informasi perubahan harga / informasi harga dan set up harga menurut kategori produk baru diberikan oleh principal Distribution Buying Price (DBP), Wholesaler ditujukan kepada F&A Mgr Distributor Buying Price (WBP) dan Retail Buying Price (RBP)

Ketentuan

F&A Mgr Distributor menginformasikan perubahan harga / informasi harga produk baru kategori DBP, WBP, RBP kepada accounting staff via email

Page 29

Memo pemberitahuan harga jual / price list ditandatangani oleh F&A Mgr Distributor dan Head of BU

Memo pemberitahuan harga jual / price list yang sudah ditandatangani oleh Head of BU dan F&A Mgr Distributor didistribusikan melalui email kepada : 1. Untuk External Subdist : Head of BU 2. Untuk Internal Subdist : Finance & Accounting Manager Internal Subdist 3. Untuk Corporate Controller 4. Untuk Marketing Dept

2.4.4. FLOW PROSES DISTRIBUSI PRICE LIST DARI DISTRIBUTOR KE INTERNAL / EKSTERNAL SUBDIST, ADMIN BUDGET DAN MARKETING DEPARTMENT

Narasi

1. Principal mengirimkan perubahan harga / informasi harga produk baru kepada F&A Mgr Distributor. 2. F&A Mgr Distributor melakukan perhitungan dan set up harga menurut kategori DBP, WBP dan RBP 3. Kemudian F&A Mgr Distributor menginfor masikan perubahan harga / informasi harga produk baru kepada accounting staff 4. Accounting Staff membuat memo Pemberitahuan Harga Jual dengan approval Head of BU dan F&A Mgr Distributor 7. Memo Pemberitahuan Harga Jual yang sudah dibuat dan ditandatangani Head of BU dan F&A Mgr Distributor didistribusikan via email kepada : # Internal Subdist : F&A Mgr Internal Subdist # Eksternal Subdist : Head of BU # Corporate Controller # Marketing Dept : Admin Mkt dan Mkt Mgr

Principal

F&A Mgr Distributor

Perubahan Harga/ Harga Produk Baru

Perhitungan & Set Up Harga

Email Perubahan Harga/ Harga Produk Baru

Accounting Staff

F&A Mgr Internal Subdist

Head of BU

Budget Controller & Marketing Dept

Perubahan harga / harga produk baru

Pemberitahuan Harga Jual / Price List

Tanda Tangan Head of BU dan F&A Mgr Distributor

Pemberitahuan Harga Jual / Price List (Ttd Head of BU dan F&A Mgr Distributor )


Pemberitahuan Harga Jual / Price List Pemberitahuan Harga Jual / Price List

dan di cc-kan ke F&A Mgr Distributor


Page 30


2.4.5. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Internal Subdist ke Cabang Head Office Unit Proses

Keterangan

Informasi Perubahan Harga

Set Up Harga di BU

Pemilik proses

F&A Mgr Distributor


Dokumen

Email Perubahan Harga / Informasi Harga Produk Baru dari F&A Mgr Distributor


Otoritas

F&A Mgr Internal Subdist dan Head of BU Informasi perubahan harga / informasi harga produk baru diberikan oleh F&A Mgr Distributor ditujukan kepada F&A Mgr Internal Subdist

F&A Mgr Internal Subdist melakukan perhitungan dan set up harga menurut kategori harga wholesaler (W), retail (R) , horeka (H) dan modern market (M) F&A Mgr Internal Subdist menginformasikan perubahan harga / informasi harga produk baru kategori W, H, R,M kepada system support officer via email

Upload Harga di Sistem Bosnet dan Distribusi Price List ke Cabang System Support Officer Email Perubahan Harga / Informasi Harga Produk Baru dari Accounting Manager, Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price List F&A Mgr Internal Subdist dan Head of BU System Support Officer membuat kode produk baru di sistem Bosnet

System Support Officer membuat memo pemberitahuan harga jual / price list kepada cabang dan ditandatangani oleh F&A Mgr Internal Subdist dan Head of BU Memo pemberitahuan harga jual / price list yang sudah ditandatangani oleh F&A Mgr Internal Subdist dan Head of BU didistribusikan melalui email kepada SPV/DM, Controller, di cc-kan ke BM, NKAM dan F&A Mgr Internal Subdist

Ketentuan

System Support Officer upload harga jual / price list ke dalam sistem Bosnet berdasarkan memo pemberitahuan harga jual / price list yang sudah ditandatangani oleh F&A Mgr Internal Subdist dan Head of BU Narasi Page 31

2.4.6. FLOW PROSES DISTRIBUSI PRICE LIST DARI INTERNAL SUBDIST KE CABANG Narasi

F&A Mgr Distributor


1.1. F&A Mgr Distributor mengirimkan perubahan harga / informasi harga produk baru kepada F&A Mgr Internal Subdist


Perhitungan Perhitungan Set Set Up Up Harga Harga W, W, R, R, H, H, MM

2.2. F&A Mgr Internal Subdist melakukan perhitungan dan set up harga menurut kategori W, R, R, H, M

Email Perubahan Harga/ Harga Produk Baru

3.3. Kemudian F&A Mgr Internal Subdist menginformasikan perubahan harga / informasi harga produk baru kepada System Support Officer


Cabang ( SPV/DM, Controller, BM), NKAM

Perubahan harga / harga produk baru

Kode baru (jika ada) dan upload harga W, R, H, M

4.4. Jika terdapat produk baru, System Support Officer membuat kode baru di sistem Bosnet


5.5. System Support Officer melakukan upload harga W, R, H dan M di sistem Bosnet

Tanda Tangan F&A Mgr, Head of BU

6.6. System Support Officer membuat memo pemberitahuan harga jual / price list dan dimintakan tanda tangan ke F&A Mgr Internal Subdist dan Head of BU

Pemberitahuan Harga Jual / Price List (Ttd F&A Mgr, Head of BU)

7.7. Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price List yang sudah ditanda tangani F&A Mgr Internal Subdist dan Head of BU didistribusikan via email ke cabang ditujukan ke SPV/DM dan controller dan di-cc kan ke BM, NKAM dan F&A Mgr Internal Subdist


Page 32



Keterangan Pemilik proses Dokumen Otoritas

Ketentuan

2.4.7. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Cabang ke Outlet Area

Unit Proses Informasi Perubahan Harga System Support Officer

Distribusi Price List ke Outlet Sales

Email Perubahan Harga / Informasi Harga Produk Baru dari System Support Officer

Email Perubahan Harga / Informasi Harga Produk Baru dari System Support Officer, Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price List

SPV/DM Sales membuat Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price List ke Informasi perubahan harga / informasi System Support Officer ditujukan Outlet berdasarkan harga sesuai distribution channel kepada SPV/DM dan Controller ( wholesaler, retail, horeka, modern market) dan ditandatangani oleh SPV/DM Memo Pemberitahuan Harga Jual / Price List yang sudah ditandatangani oleh SPV/DM didistribusikan ke outlet

Narasi

Page 33

2.4.8. FLOW PROSES DISTRIBUSI PRICE LIST DARI CABANG KE OUTLET Narasi

1. 1. DM DM menerima menerima pemberitahuan pemberitahuan harga harga jual jual // price price list list 2. 2. DM DM mendistribusikan mendistribusikan memo memo pemberitahuan pemberitahuan harga harga jual jual // price price list list kepada kepada SPV SPV dan dan Sales. Sales. 3. 3. Sales Sales membuat membuat memo memo pemberitahuan pemberitahuan harga harga jual jual // price price list list per per outlet outlet dan dan dimintakan dimintakan tanda tanda tangan tangan ke ke SPV SPV dan dan DM DM 4. 4. Memo Memo pemberitahuan pemberitahuan harga harga jual jual // price price list list per per outlet outlet yang yang sudah sudah ditanda ditanda tangani tangani SPV SPV dan dan DM DM didistribusikan didistribusikan oleh oleh Sales Sales ke ke outlet outlet yang yang dituju dituju

DM

SPV

Sales


Print Print Pemberitahuan Pemberitahuan Harga Harga Jual Jual // Price Price List List

Pemberitahuan Harga Jual / Price List (Ttd F&A Mgr, Head of BU) Pemberitahuan Harga Jual / Price List (Ttd F&A Mgr, Head of BU)


File

File

Tanda Tangan SPV

Memo Memo Pemberitahuan Pemberitahuan Harga Harga Jual Jual // Price Price List List Per Per Outlet Outlet

Pemberitahuan Harga Jual / Price List Per Outlet

Pemberitahuan Harga Jual / Price List Per Outlet (Ttd SPV)

Tanda Tangan DM

Pemberitahuan Harga Jual / Price List Per Outlet (Ttd SPV, DM)

Pemberitahuan Harga Jual / Price List Per Outlet (Ttd SPV, DM)

Distribusi ke Outlet

Page 34

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik Proses Dokumen Otoritas

3.1. Ketentuan Approval Penjualan Kredit dan Overlimit Area

Proses Pengajuan Sales Order Sales & Admin Entry

Unit Proses Persetujuan Sales Order Sales & Admin Entry

Sales Order Outlet yang sudah ter-register dan belum mempunyai limit kredit (tunai), apabila akan mengadakan transaksi kredit, wajib mengisi CAC dan spesimen

Sales Order Controller, SPV/DM / BM / Head of BU Sales Order harus ditandatangani oleh Controller untuk dapat diproses

Jika terjadi overlimit <= Rp 150 ribu disetujui oleh SPV/DM dan Controller Jika terjadi overlimit Rp 150 ribu-Rp 1,5 jt disetujui oleh BM dan Controller Jika terjadi overlimit > Rp 1,5 juta Head of BU dan Corporate Controller Controller berhak untuk mengajukan keberatan ke Corporate Controller atas SO yang sudah disetujui.

Ketentuan

Limit kredit suatu outlet bisa berubah setelah review LTT disetujui sesuai dengan level approval nilai limit kredit pada ketentuan NOO

Narasi

Page 35

3.2. FLOW APPROVAL SALES ORDER KREDIT Narasi

1.1. Sales SalesInput Input Order OrderkekeMobile Mobile Distribution Distribution(MoDis) (MoDis).. Kemudian KemudianAdmin AdminEntry Entryupload uploaddata datadari dari Modis ModisSales Saleskekedalam dalamsistem sistemBosnet Bosnet Untuk Untukorder orderyang yangtidak tidakberdasarkan berdasarkanModist Modist (by (byphone/fax), phone/fax),Sales Salesmembuat membuatSO SOmanual manual dan danadmin adminentry entryinput inputSO SOmanual manualdidiBosnet Bosnet

Sales

Input data fr MoDis to DFS

Admin Entry (AE)

Admin A/R

SPV/DM/BM/Head of BU

Controller / Regional Controller / Corporate Controller

Upload Modis, Membuat SO di BOSNET atas order yang diterima manual

2.2.Admin AdminEntry Entryprint printSO SOkemudian kemudianmemberikan memberikan kepada kepadaadmin adminA/R A/R 3.3.Admin AdminA/R A/Rmelakukan melakukananalisa analisaA/R A/Rdan dan history historytransaksi transaksidan danmemberikan memberikanSO SOkeke Sales Salesuntuk untukditandatangani ditandatangani

Print SO

4.4. Sales Salesmemberikan memberikanSO SOkepada kepadaSPV SPVdan dan apabila apabilaterjadi terjadiover overlimit limitakan akandimintakan dimintakan approval approvalsesuai sesuaidengan denganketentuan ketentuansbb sbb::

SO SO

SO SO

SO SO Tdk

Overlimit Overlimit<=<=Rp Rp150 150ribu ribucukup cukupdisetujui disetujui oleh olehSPV/DM SPV/DMdan danController. Controller.

Analisa

Overlimit Overlimit>>Rp Rp150 150ribu, ribu,tetapi tetapi<=<=Rp Rp1,5 1,5juta juta disetujui disetujuioleh olehBM BMdan danRegional RegionalController. Controller.

Overlimit? Ya

Overlimit Overlimit>>Rp Rp1,5 1,5juta jutadisetujui disetujuioleh olehHead Head ofofBU BUdan danCorporate CorporateController Controller

Ttd SO SO (Ttd Sales & SPV)

Revisi/Cancel

Untuk UntukSO SOyang yangtidak tidakoverlimit overlimitcukup cukup ditandatangani ditandatanganiSales Salesdan danSPV. SPV. 5.5. SO SOdiberikan diberikankepada kepadacontroller controller Controller Controllerberhak berhakmengajukan mengajukankeberatan keberatan kekeHO HOatas atasSO SOyang yangsudah sudahdisetujui disetujuijika jika menurutnya menurutnyaberesiko beresikountuk untukdiproses. diproses. Jika Jikacontroller controllersetuju, setuju,controller controllerakan akan menandatangani menandatanganiSO SO 6.6. Setelah SetelahController Controllermenandatangani menandatanganiSO, SO, Admin AdminEntry Entryprint printProforma ProformaInvoice Invoice

Tdk

Ya Setuju?

Sales dan SPV/ DM/BM/HoBU ttd

Rekomendasi untuk alternatif solusi atau stop transaksi

SO (Ttd Sales dan SPV/DM/BM/ HoBU

Tdk Setuju? Ya Tanda tangan di Sales Order

SO (approved)

Cetak Pro Invoice

Pro Invoice

2

2

Berlanjut ke 2.1.3.2. Flow Proses Delivery Order dari Gudang Cabang BU ke Pelanggan

Page 36

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik Proses Dokumen

3.3. Ketentuan Approval Penjualan Cash (Tunai) Di Luar Kanvas Area

Sales Order Sales & Admin Entry

Unit Proses Persetujuan Sales & Admin Entry

Cash Transaction Card (CTC), Sales Order (manual standart)

Otoritas

Controller, SPV/DM Setiap outlet tunai / cash untuk outlet regular (di luar outlet canvas) wajib dibuatkan CTC dilengkapi dengan fotocopy KTP (optional/tidak wajib) dan wajib dilengkapi otorisasi oleh Sales, SPV/DM dan outlet Pada saat outlet akan beralih transaksi dari penjualan tunai menjadi kredit, wajib dibuatkan CAC Sales Order harus di ketahui oleh Controller dan di tanda tangani untuk di proses pesanannya

Ketentuan

Sales Order

Penjualan cash / tunai digunakan untuk keperluan outlet-outlet khusus (bukan outlet reguler) dalam arti outlet tsb tidak rutin melakukan transaksi pembelian (periode pengulangan pembelian tiap sebulan sekali atau lebih) Limit kredit untuk outlet penjualan tunai adalah Rp. 1,- per brand TOP by brand dan TOP global brand per BU per customer adalah 0 hari. Setiap penjualan cash sales menggunakan customer atas nama Sales yang bersangkutan dan pada saat input di system maupun pada saat cetak SO dan DO wajib diberikan keterangan untuk kepentingan transaksi apa.

Narasi

Page 37

3.4. FLOW APPROVAL SALES ORDER TUNAI Narasi

1.1. Sales Sales Input Input Order Order ke ke Mobile Mobile Distribution Distribution (MoDis). (MoDis). Kemudian Kemudian Admin Admin Entry Entry upload upload data data dari dari Modis Modis Sales Sales ke ke dalam dalam sistem sistem Bosnet Bosnet Untuk Untuk order order yang yang tidak tidak berdasarkan berdasarkan Modist Modist (by phone/fax), Sales membuat (by phone/fax), Sales membuat SO SO manual manual dan dan admin admin entry entry input input SO SO manual manual didi Bosnet Bosnet

Sales

Admin Entry (AE)

Input Modis / Membuat SO manual

Sales, SPV, Controller

Upload Modis, Membuat SO di BOSNET atas order yang diterima manual

2.2. Kemudian Kemudian Admin Admin Entry Entry print print SO. SO. 3.3. SO SO diberikan diberikan kepada kepada Sales, Sales, SPV SPV dan dan controller controller untuk untuk ditandatangani ditandatangani

Print SO

4.4. Setelah Setelah controller controller menandatangani, menandatangani, admin admin entry entry print Proforma Invoice print Proforma Invoice SO SO

SO SO

Ttd SO

Cetak Pro Invoice

Pro Invoice

2

2

Berlanjut ke 2.1.3.2. Flow Proses Delivery Order dari Gudang Cabang BU ke Pelanggan

Page 38

SO SO (Ttd (Ttd Sales, Sales, SPV, SPV, Controller) Controller)


3.5. Ketentuan Penjualan Canvas (Tunai dan Kredit) Area Unit Proses

Keterangan Pemilik Proses

Sales

Pengeluaran Barang dari Gudang Cabang BU ke Gudang Canvas Krani/helper Sales

Dokumen

Surat Permintaan Muat Kanvas

Kanvas Berangkat Mutasi Stock (MTSi)

Otoritas

SPV/DM

Kepala Gudang

Ketentuan

Approval Permintaan Barang

Pengembalian Barang Sisa Dagangan Driver

Faktur Penjualan Manual

Kanvas Pulang Mutasi Stock (MTSi) Kepala Gudang

Order Pengeluaran Barang harus mendapat Kanvas Berangkat Mutasi Stock persetujuan dari SPV/DM ditandatangani oleh : 1. Driver pada kolom diterima oleh 2. Krani/helper pada kolom diserahkan oleh 3. Kepala gudang pada kolom diperiksa oleh Setelah dokumen kanvas berangkat mutasi stock ditandatangani oleh driver, gembok dan kunci mobil hanya boleh dipegang oleh driver dan stock barang menjadi tanggung jawab driver

Sales membuat faktur penjualan manual sesuai dengan jumlah Salesrang yang dijual sesuai dengan pricelist harga retail lalu faktur ditandatangani oleh Sales pada kolom hormat kami dan oleh outlet pada kolom penerima Sales barang.

Surat Muat Barang Kanvas dicetak dan diberi kode per cabang dan diberikan nomor urut, dibuat 3 rangkap : 1. Lembar putih ke controller 2. Lembar merah ke gudang 3. Lembar kuning ke Sales

Outlet (penerima barang) wajib membayar barang yang dibeli secara tunai, jika akan membayar kredit prosedurnya harus mengisi dokumen sesuai prosedur penjualan kredit dan mengisi form jaminan kanvas kredit dan list kanvas kredit yang dibuat oleh SPV/DM dan disetujui BM

Nomor Surat Muat Barang Kanvas diisikan pada kolom ID referensi di sistem Bosnet

Kanvas Berangkat Mutasi Stock dicetak 3 rangkap 1. Lembar putih ke controller 2. Lembar merah ke gudang 3. Lembar kuning ke Sales

Narasi

Penjualan Barang ke Outlet/Customer

Untuk penjualan dengan memakai harga WHS harus diajukan dulu untuk diotorisasi oleh BM

Driver mengembalikan fisik sisa dagangan dengan aturan : 1. Untuk area dalam kota harus dilakukan pada hari yang sama 2. Untuk area luar kota yang tidak bisa dilakukan settlement harian dilakukan pada periode Sales kemSalesli sesuai dengan rute kanvas. Selisih saldo fisik dengan pencatatan menjadi tanggung jawab driver

Kontrol faktur kanvas manual oleh controller : 1. Pada saat serah terima buku faktur kepada Sales harus mencatat nomornya 2. Pada saat settlement no faktur juga harus dicatat 3. Faktur penjualan manual yang batal atau rusak wajib diserahkan kepada controller 4. Pencetakan nomor faktur manual diberi kode gudang dan no urut 5. Stock buku faktur pajak dan posisinya dilaporkan dari controller area ke controller pusat

Kanvas Pulang Mutasi Stock ditandatangani oleh : 1. Krani/helper pada kolom diterima oleh 2. Driver pada kolom diserahkan oleh 3. Kepala gudang pada kolom diperiksa oleh Driver wajib mencatat jumlah barang yang keluar untuk penjualan pada form Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas dan Kepala Gudang memberikan persetujuan untuk fisik jumlah barang yang dikembalikan Kepala gudang wajib memeriksa jumlah barang yang tersisa di dalam mobil dan pada akhir pekan harus memastikan sisa barang di mobil kanvas kosong.

Settlement Pembayaran

Settlement Dokumen

Sales Faktur Penjualan Manual, Bukti Transfer, Tanda Terima Setoran (TTS) Kasir

Admin Entry dan Admin Gudang Delivery Order (DO) dan Bukti Keluar Barang (BKB)

Sales menyerahkan uang hasil penjualan : 1. Untuk area dalam kota disetor tunai pada hari yang sama ke kasir 2. Untuk area luar kota wajib setor tunai ke rekening perusahaan selambatlambatnya H+1 dari tgl transaksi jual. 3. Untuk area luar kota laporan penjualan harian dan bukti setoran tunai wajib di fax atau difoto dan dikirim via mobile phone kepada controller

DO ditandatangani oleh : 1. Sales pada kolom hormat kami 2. Kolom yang menerima tidak usah ditandatangani karena outlet sudah menandatangani pada faktur penjualan manual

Controller memeriksa kesesuaian antara Kanvas Berangkat Mutasi Stock, Kanvas Pulang Mutasi Stock, Faktur Penjualan dan Penerimaan Uang Hasil Penjualan

DO dibuat dengan tujuan nama outlet/customer dan jumlah barang serta value barang harus sama antara yang tertera di DO dan faktur penjualan manual

Controller dan Kepala Gudang

BKB ditandatangani oleh : 1. Driver pada kolom diterima oleh 2. Admin gudang pada kolom dibuat oleh 3. Krani/helper pada kolom diperiksa oleh 4. Ka Gudang pada kolom disetujui oleh

Setelah serah terima antara driver dan kepala gudang, jika terjadi selisih barang menjadi tanggung jawab kepala gudang.

Sales mengajukan Order Pengeluaran Barang berdasarkan forecast penjualan canvas

Berdasarkan Order Pengeluaran Barang yang telah disetujui SPV/DM, kepala gudang cek ketersediaan stock dan menyiapkan barang sesuai dengan permintaan dan ketersediaan stock

Driver mengembalikan sisa barang canvas ke gudang cabang BU sesuai dengan aturan waktu yang telah ditetapkan

Admin Entry membuat SO dan DO dalam sistem Bosnet kemudian menjalankan STD dan PB tanpa perlu di-print lalu print DO

SPV/DM memberikan persetujuan atas Order Pengeluaran Barang

Krani/helper menyiapkan barang sesuai ketersediaan stock

Krani/helper menghitung fisik barang yang dikembalikan dan menuliskan jumlah barang kembalian di dokumen Kanvas Berangkat Mutasi Stock

Berdasarkan DO, admin gudang akan membuat BKB dalam sistem Bosnet kemudian print BKB

Admin Gudang membuat Kanvas Berangkat Mutasi Stock dalam sistem Bosnet dari lokasi gudang cabang BU ke lokasi gudang canvas dengan jumlah sesuai dengan fisik barang

Admin Gudang membuat Kanvas Pulang Mutasi Stock dalam sistem Bosnet dari lokasi gudang canvas ke lokasi gudang cabang BU dengan jumlah sesuai dengan fisik barang

Krani/helper menyerahkan barang dan dokumen Kanvas Berangkat Mutasi Stock kepada driver dan driver cek kesesuaian antara dokumen dan fisik Setelah barang sesuai dengan dokumen,driver, krani/helper dan kepala gudang menandatangani Kanvas Berangkat Mutasi Stock Page 39

3.6. FLOW APPROVAL SURAT PERMINTAAN MUAT KANVAS S/D TRANSFER BARANG DARI GUDANG CABANG BU KE GUDANG KANVAS Narasi 1.1.Sales Salesmembuat membuat Surat SuratPermintaan PermintaanMuat Muat(SPM) (SPM) Kanvas Kanvassebanyak sebanyak33(tiga) (tiga) rangkap rangkapkemudian kemudianmeminta meminta persetujuan persetujuandari dariSPV/DM SPV/DM 2.2.Jika JikaSPV/DM SPV/DMtidak tidaksetuju setujumaka maka SPV/DM SPV/DMakan akandiskusi diskusikekeSales Sales untuk untukrevisi revisiSurat SuratPermintaan Permintaan Muat MuatKanvas Kanvas

Sales

SPV/DM

Kepala Gudang

Surat Permintaan Muat Kanvas

Admin Gudang

Setuju? Tdk

3.3. SPM SPMKanvas Kanvasdi-file di-fileoleh olehSales, Sales, 11(satu) (satu)lembar lembardiberikan diberikan kepada kepadakepala kepalagudang gudanguntuk untukcek cek ketersediaan ketersediaanstock stockdan dan11(satu) (satu) lembar lembardiberikan diberikankekecontroller controller

Revisi

4.4.Kepala KepalaGudang Gudangcek cekketersediaan ketersediaan stock stock Jika Jikastock stocktidak tidaktersedia tersediaakan akan diinformasikan diinformasikankekeSales. Sales.

Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd SPV/DM)

Ya

Tanda Tangan SPM Kanvas

Jika Jikastock stocktersedia tersediakepala kepalagudang gudang akan akanmeminta memintakrani krani//helper helper untuk untukmenyiapkan menyiapkanbarang. barang.

Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd SPV/DM) Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd SPV/DM)

5.5.Krani/helper Krani/helpermenyiapkan menyiapkan barang barang

File

Ya Stock Tersedia?

6.6.Admin Admingudang gudangmenjalankan menjalankan transaksi transaksiKanvas KanvasBerangkat Berangkat Mutasi MutasiStok Stok(Mutasi (MutasiStok Stok Internal InternalDepo) Depo)berdasarkan berdasarkanfisik fisik barang barangdari darigudang gudangcabang cabangBU BU kekegudang gudangkanvas kanvasdan danprint print sebanyak sebanyak33(tiga) (tiga)lembar lembar

Kirim ke controller

Menyiapkan Barang

Mutasi Stok Internal Depo

Tdk Mutasi Stok Internal Depo Informasi ke Sales

7.7.Krani/Helper Krani/Helperserah serahterima terima barang barangbeserta besertadokumen dokumenMutasi Mutasi Stock StockInternal InternalDepo Depokepada kepada Driver Driver 8.8.Driver Driverakan akancek cekkesesuaian kesesuaian antara antaradokumen dokumendan danfisik fisik barang. barang.


Tdk Cek Ulang Barang

Jika Jikatidak tidaksesuai sesuaidriver driverakan akan berkoordinasi berkoordinasidengan dengankrani/ krani/ helper helperdan danadmin admingudang. gudang.

Dokumen Sesuai Fisik? Ya

Mutasi Stok Internal Depo (Ttd driver, krani/ helper, kepala gudang)

Jika Jikasesuai sesuaimaka maka:: Driver Driverttd ttd pada padakolom kolomditerima diterima oleh oleh Krani/helper Krani/helperttd ttdpada padakolom kolom diserahkan diserahkanoleh oleh Kepala Kepalagudang gudangttd ttdpada padakolom kolom diperiksa diperiksaoleh oleh

9.9.Setelah Setelahbarang barangditerima diterimaoleh oleh driver, driver,gembok gembokdan dan kunci kuncimobil mobil kanvas kanvaswajib wajibdipegang dipegangoleh oleh driver driverdan danfisik fisikbarang barangmenjadi menjadi tanggung tanggungjawab jawabdriver. driver.

Driver

Membuat Surat Permintaan Muat Kanvas

Jika JikaSPV/DM SPV/DMmenyetujui menyetujuimaka maka SPV/DM SPV/DMmenandatangani menandatanganiSPM SPM Kanvas Kanvas

Dokumen Dokumenmutasi mutasistock stockinternal internal depo depodidistribusikan didistribusikankepada: kepada: Putih Putih ::controller controller Merah Merah::gudang gudang Kuning Kuning::Sales Sales

Krani / Helper



File

File

Kirim ke Controller

Page 40

3.7. FLOW PENJUALAN BARANG KANVAS S/D PENYELESAIAN PENGEMBALIAN SISA BARANG KE GUDANG CABANG BU Narasi

1. 1. Sales Sales menawarkan menawarkan barang barang kepada kepada potential potential outlet outlet // customer customer 2. 2. Outlet/customer Outlet/customer melakukan melakukan pemesanan pemesanan kepada kepada Sales Sales 3. 3. Sales Sales membuat membuat faktur faktur penjualan penjualan kanvas kanvas sesuai sesuai dengan dengan jumlah jumlah yang yang diminta diminta dengan dengan harga harga sesuai sesuai ketentuan ketentuan sebanyak sebanyak 33 (tiga) (tiga) rangkap rangkap 4. 4. Dokumen Dokumen penjualan penjualan kanvas kanvas diberikan diberikan kepada kepada driver driver sebagai sebagai dasar dasar menyiapkan menyiapkan barang barang

Sales

Outlet / Customer

Menawarkan barang kepada potential outlet / customer

7. 7. Dokumen Dokumen faktur faktur penjualan penjualan kanvas kanvas didistribusikan didistribusikan untuk untuk :: Lembar putih = controller Lembar putih = controller Lembar Lembar merah merah == outlet/customer outlet/customer Lembar Lembar kuning kuning == accounting accounting Lembar Lembar biru biru == driver driver 8. 8. Hasil Hasil penjualan penjualan harian harian direkapitulasi direkapitulasi ke ke dalam dalam laporan laporan penjualan penjualan harian harian 9. 9. Sisa Sisa barang barang hasil hasil penjualan penjualan dilakukan dilakukan settlement settlement ::

Krani / Helper

Kepala Gudang

Admin Gudang

Memberikan konfirmasi pembelian

Membuat faktur penjualan kanvas

Faktur Penjualan Kanvas


5. 5. Driver Driver menyiapkan menyiapkan barang barang dan dan memberikan memberikan kepada kepada outlet/ outlet/ customer customer disaksikan disaksikan oleh oleh Sales Sales kemudian kemudian mengisi mengisi form form monitoring monitoring pengeluaran pengeluaran barang barang kanvas kanvas 6. 6. Setelah Setelah menerima menerima barangnya barangnya dan dan sesuai sesuai jumlah jumlah antara antara faktur faktur dan dan fisik, fisik, outlet/customer outlet/customer melakukan melakukan pembayaran pembayaran kepada kepada Sales, Sales, kemudian kemudian Sales Sales dan dan outlet/ outlet/ customer customer menandatangani menandatangani faktur faktur penjualan penjualan kanvas kanvas

Driver

Menyiapkan barang dan membuat monitoring pengeluaran barang kanvas Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas


Koordinasi ke driver utk ketersediaan barang atau ubah faktur penjualan

Tdk

Barang Sesuai Faktur? Ya Menandatangani faktur penjualan kanvas dan melakukan pembayaran

Cash Cash Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan Sales)

Cash Cash

Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan Sales)

Untuk Untuk Area Area Dalam Dalam Kota Kota Settlement Settlement fisik fisik dilakukan dilakukan harian harian Untuk Untuk Area Area Dalam Dalam Kota Kota Settlement Settlement fisik fisik dilakukan dilakukan sesuai sesuai dengan dengan periode periode rute rute Sales Sales kembali kembali 10. 10. Cara Cara settlement settlement fisik fisik :: Driver Driver memberikan memberikan sisa sisa fisik fisik barang kepada krani barang kepada krani // helper helper Krani Krani // helper helper menghitung menghitung fisik fisik barang barang disaksikan disaksikan driver driver dan dan memberitahukan memberitahukan penerimaan penerimaan barang barang kepada kepada kepala kepala gudang gudang dan dan admin admin gudang. gudang. 11. 11. Admin Admin gudang gudang menjalankan menjalankan transaksi transaksi Kanvas Kanvas Pulang Pulang Mutasi Mutasi Stok Stok (Mutasi (Mutasi Stok Stok Internal Internal Depo) Depo) berdasarkan berdasarkan fisik fisik barang barang dari dari gudang gudang kanvas kanvas ke ke gudang gudang cabang cabang BU BU dan dan print print sebanyak sebanyak 33 (tiga) (tiga) lembar lembar Kemudian Kemudian pihak-pihak pihak-pihak yang yang terkait terkait akan akan melakukan melakukan tanda tanda tangan tangan pada pada :: Driver Driver ttd ttd pada pada kolom kolom diserahkan diserahkan oleh oleh Krani/helper Krani/helper ttd ttd pada pada kolom kolom diterima diterima oleh oleh Kepala Kepala gudang gudang ttd ttd pada pada kolom kolom diperiksa diperiksa oleh oleh

File File Disimpan untuk settlement ke controller

Rekap Hasil Penjualan Harian ke Laporan Penjualan Harian (LPH) Kanvas

File

Sisa Sisa Barang Barang

Sisa Sisa Barang Barang Hitung barang disaksikan driver

12. 12. Mutasi Mutasi Stok Stok Internal Internal Depo Depo didistribusikan didistribusikan kepada kepada :: Putih : controller Putih : controller Merah Merah :: gudang gudang Kuning Kuning :: driver driver

Informasi ke kepala gudang dan admin gudang



Tanda tangan oleh driver, krani/helper dan kepala gudang Mutasi Stok Internal Depo (ttd driver, krani, ka gudang)

Mutasi Stok Internal Depo (ttd driver, krani, ka gudang)

File Kirim ke Controller

Page 41

File

3.8. FLOW SETTLEMENT PEMBAYARAN DAN SETTLEMENT DOKUMEN Narasi

Sales

1. Sales melakukan settlement pembayaran ke kasir : Untuk Area Dalam Kota Settlement pembayaran dilakukan harian ke kasir dan kasir akan membuatkan Tanda Terima Setoran (TTS) Untuk Area Luar Kota Diwajibkan setor tunai ke rekening perusahaan dan mengirimkan dokumen LPH dan bukti transfer via fax/foto dengan mobile phone ke controller selambat-lambatnya H+1 dari tgl transaksi jual Kasir membuatkan TTS berdasarkan bukti setor tunai. 2. Sales memberikan dokumendokumen di bawah ini kepada controller : 1. TTS 2. Surat Permintaan Muat Kanvas 3. Faktur Penjualan Kanvas 4. LPH 5. Mutasi stock internal depo (kanvas berangkat) 6. Mutasi stock internal (kanvas berangkat) 7. Mutasi stock internal (kanvas pulang) 8. Form Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas

Kasir

Controller

Driver

Cash

TTS

Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd SPV/DM) Mutasi Stok Internal Depo : Kanvas Berangkat (Ttd driver, krani/ helper, kepala gudang) Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan Sales) & Bukti Trf Laporan Penjualan Harian (LPH) Mutasi Stok Internal Depo : Kanvas Pulang (ttd driver, krani/ Monitoring helper, kepala Pengeluarangudang) Barang Kanvas (ttd sopir dan kepala gudang)

TTS

Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd SPV/DM) Mutasi Stok Internal Depo : Kanvas Berangkat (Ttd driver, krani/ helper, kepala gudang) Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan Sales) & Bukti Trf Laporan Penjualan Harian (LPH) Mutasi Stok Internal Depo : Kanvas Pulang (ttd driver, krani/ Monitoring helper, kepala Pengeluarangudang) Barang Kanvas (ttd sopir dan kepala gudang)

Ya Transaksi sesuai?

5. Berdasarkan DO, admin gudang akan menjalankan BKB di sistem Bosnet kemudian print BKB.

Admin Gudang

Membuat TTS

3. Controller melakukan verifikasi dan validasi transaksi dan jika transaksi benar, controller memberikan informasi kepada admin entry. 4. Admin entry akan menjalankan SO, DO, STD dan PB di sistem Bosnet kemudian print DO.

Admin Entry

SO, DO, STD, PB

Tdk Koordinasi ke Sales untuk cross check

6. BKB ditandatangani oleh : Driver pada kolom diterima oleh Admin gudang pada kolom dibuat oleh Krani/helper pada kolom diperiksa oleh Kepala Gudang pada kolom disetujui oleh

DO

BKB

BKB

Tanda tangan BKB

BKB (Ttd driver)

Page 42


Keterangan

4.1.1. Ketentuan Pengajuan Retur Penjualan Area Unit Proses Penyerahan barang retur ke gudang

Pengajuan

Persetujuan

Penarikan barang retur dari outlet

Pemilik Proses

Sales

Sales

Driver

Driver

Admin Verifikasi & Admin AR Admin AR & Sales

Dokumen Otoritas

BPPR

BPPR SPV/DM

BPPR

BPPR & BTB Kepala Gudang

BPPR, BTB & CN Controller

CN & BPPR

Driver hanya boleh menarik jumlah barang dan jenis barang retur sesuai dengan BPPR yang sudah disetujui.

Jika terjadi selisih barang dari driver ke kepala gudang, maka akan menjadi tanggungjawab Driver

Compare pelunasan harus dilakukan terhadap faktur dari BU yang sama

CN & BPPR akan disimpan oleh admin AR pada amplop piutang outlet ybs.

Setelah barang retur diterima oleh Driver, BPPR harus di tanda tangani oleh Driver dan Outlet

Gudang menghitung jumlah fisik barang retur disaksikan oleh driver sesuai dengan BPPR yang sudah disetujui dan di tanda tangani oleh Driver & Outlet, lalu membuat BTB dengan lokasi gudang retur dan tipe stock retur (dengan status : draft )

AV melakukan verifikasi terhadap kelengkapan otorisasi dan kebenaran dokumen BPPR & BTB

CN & BPPR akan dikeluarkan lagi untuk penagihan piutang oleh Sales/Collector

Driver memberikan satu tembusan BPPR yang sudah di tanda tangani kepada outlet untuk keperluan pemotongan tagihan

Admin AR melakukan Gudang mengklasifikasikan compare pelunasan/update barang, sesuai dengan kondisi piutang di DFS (di sistem barang, lalu mengisi BPPR sesuai Bosnet) berdasarkan BPPR & dengan jumlah dan kondisi barang BTB yang sudah diverifikasi

Sales menghitung jumlah fisik barang yang akan di retur dan mengecek kondisi barangnya, kemudian mengisikan form BPPR untuk persetujuan.

BPPR yang sudah diisi oleh Sales dimintakan persetujuan SPV/DM

Credit Note (CN)

Ketentuan

Setelah DO Retur dibuat oleh AV, admin gudang mengubah status BTB dari draft menjadi apply lalu membuat Mutasi Stock di sistem Bosnet, print mutasi lalu dimintakan approval sesuai dengan ketentuan perubahan status persediaan (ketentuan 7.3)

Page 43

Pemotongan piutang / tagihan outlet

4.1.2. FLOW PENGAJUAN DAN PENERIMAAN BARANG RETUR Narasi 1. Pada saat Sales taking order, Sales juga melakukan pendataan barang yang akan diretur oleh outlet dan mencatatnya dalam BPPR kemudian BPPR ditandatangani oleh outlet dan Sales 2. Kemudian BPPR yang sudah ditandatangani Sales dan outlet dimintakan persetujuan ke SPV/DM 3. BPPR yang sudah ditandatangani oleh SPV/DM diberikan kepada Admin Entry, kemudian Admin Entry akan melampirkan BPPR bersama dengan DO untuk diberikan kepada driver sesuai dengan rute delivery 4. Driver melakukan penarikan barang di outlet sesuai jumlah yang tercantum BPPR (tidak boleh melebihi jumlah yang disetujui ). Kemudian driver dan outlet menandatangani BPPR 5.Barang retur kemudian diberikan kepada Kepala Gudang beserta BPPR 6. Gudang menghitung fisik barang dan menanda tangani BPPR, kemudian jika sudah sesuai, admin gudang membuat BTB dengan lokasi gudang retur dan tipe stock retur dengan status draft di sistem Bosnet

Sales

BPPR

SPV/DM

Ko Delivery

Driver, Outlet

Gudang

Approved? Tdk

Ya

Retur Batal

Ttd BPPR BPPR (Ttd SPV/ DM)

BPPR (Ttd SPV/ DM)

Susun rute penarikan barang

Buat tanda terima di log book & berikan kpd Driver

Barang Barangretur retur BPPR (Ttd SPV/ DM)

Ttd Outlet & Driver Barang Barangretur retur BPPR (Ttd SPV/DM, outlet, driver)

BPPR (Ttd SPV/DM, outlet ,driver)

Cek Fisik Barang

File Outlet

BTB sesuai total qty Fisik (status : draft) BTB (Ttd Ka Gudang) 1

Page 44

4.1.3. FLOW PEMERIKSAAN DAN PENCATATAN KONDISI FISIK BARANG , PEMBUATAN DO RETUR & COMPARE PELUNASAN Narasi

Admin Entry

Gudang

Admin Verifikasi

Admin A/R

Controller

1 1. Gudang memeriksa kesesuaian kondisi fisik barang aktual dengan yang tertulis di BPPR. Jika ada ketidaksesuaian, coret BPPR dan tulis qty sesuai dengan kondisi aktual. 2. Dokumen BTB, BPPR (yang sudah dilakukan verifikasi per kondisi barang) diberikan ke admin entry untuk dibuat DO retur di sistem Bosnet. 3. Gudang mengubah status BTB dari status draft menjadi apply (tanggal BTB harus sama dengan tanggal DO retur) 4. Gudang melakukan mutasi stock internal (MTSI) ke gudang good stock/stock mendekati expired, print lalu meminta tandatangan controller. 5. DO retur, Mutasi Stock Internal, BTB dan BPPR diberikan kepada AV untuk dilakukan verifikasi. 6. Setelah AV melakukan verifikasi, admin A/R melakukan update piutang di DFS (compare pelunasan) 7. Controller melakukan settlement

Barang retur BPPR (Ttd Mgr Area, BTB outlet, driver) (Ttd Ka Gudang)

BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver) BTB (Ttd Ka Gudang) DO Retur

DO Retur

Periksa fisik kondisi barang

BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver)

BTB (status = apply)

Mutasi Stock

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller)

Mutasi Stock

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller) DO Retur BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver) File BTB (Ttd Ka Gudang)

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller) BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver)

BTB (Ttd Ka Gudang)

DO Retur

Verifikasi

Page 44A

Mutasi Stock (Ttd Ka Gudang, Controller) BPPR per kondisi (Ttd Mgr Area, outlet ,driver) BTB (Ttd Ka Gudang) DO Retur

Update Piutang di DFS (Compare Pelunasan)

Settlement

5.1. FLOW TIMBULNYA PIUTANG DAGANG DAN UPDATE PENCATATAN PIUTANG DAGANG Narasi

1. Admin verifikasi menerima dokumen BKB dan STD, kemudian melakukan verifikasi dan update DO di system DFS sesuai BKB vs BTB.

Admin Verifikasi

Admin AR

Controller

BKB STD

Proforma Invoice

DO

2. Setelah selesai verifikasi, semua DO diberikan kepada Admin AR 3. Admin AR melakukan verifikasi spesimen ttd outlet di Pro Invoice vs CAC kemudian update Pro Invoice di DFS (Bosnet)

Verifikasi BKB vs Proforma Invoice

4. Setelah selesai update di DFS, admin AR kemudian mencatat dan menyimpan Pro Invoice asli di amplop piutang berdasarkan masing-masing outlet.

Update DO on DFS sesuai BKB vs BTB

5. Dokumen BKB,BTB dan DO (copy) langsung diarsip dengan rapi.

A

Verifikasi spesimen ttd outlet di Pro Invoice vs CAC

Update Proforma Invoice on DFS

Simpan Pro Invoice (asli) ke amplop piutang

File

Page 45

A

Post / laksanakan DO on DFS (Settlement)


: 5.2 Ketentuan Penagihan : Area Unit Proses

Keterangan Persiapan Surat Tugas Penagihan Penyerahan Faktur Tagihan

Penagihan

Penyetoran Hasil Penagihan

Penyelesaian Aktivitas Penagihan

Pemilik Proses

Admin AR

Admin AR dan Sales

Sales

Sales

Sales

Dokumen

Surat Tugas Kolektor (STK)





Otoritas

SPV/DM Sales wajib mencocokkan fisik faktur tagihan dengan dokumen STK, dan membubuhkan tanda tangannya

Pembayaran cicilan dari outlet, harus dituliskan nominal cicilannya dan Hasil penagihan harus langsung tanggal pada belakang faktur disetorkan kepada kasir pada hari kemudian dimintakan tanda tangan penagihan itu juga dari outlet

Admin AR mengeluarkan tagihan harus sesuai dengan journey plan Sales

SPV/DM wajib melakukan review dan paraf di STK yang akan ditagih oleh Sales (sebelum pergi menagih)

Ketentuan

Apabila Sales tidak bisa melakukan penagihan dalam kondisi tertentu (misal : resign belum dapat pengganti, cuti/sakit), maka penagihan bisa dilakukan oleh SPV/DM dan wajib mendapat approval dari atasan langsung di STK nya Nama penagih yang tercantum di dalam form STK harus sama dengan nama penagih yang menerima faktur (tidak boleh atas nama)

Pembayaran outlet yang menggunakan bilyet giro / cek kontan, harus langsung menuliskan nama perusahaan

Piutang yang masih belum lunas, fisik faktur asli tetap harus dikembalikan kepada admin AR

Penagihan regular hanya bisa dilakukan oleh Sales dan collector

Jika terjadi mutasi/rotasi Sales, harus ada proses serah terima antar Sales yang lama dan yang baru dan dibuatkan dokumen yang disetujui oleh SPV/DM, di mana penagihan tetap ditangani oleh Sales baru.

Page 46

Selisih kurang antara hasil penagihan secara pencatatan dan fisik harus langsung diselesaikan pada hari yang sama Apabila selisih tersebut tidak bisa diselesaikan pada hari yang sama, maka selisih kurang tersebut harus dibuatkan Berita Acara Selisih Setoran (BASS) dan disetujui oleh Controller dan SPV/DM paling lambat H+1

Apabila H+1 selisih tidak bisa diselesaikan, maka Controller dan SPV/DM wajib melaporkan hal ini kepada atasan langsung untuk proses penyelesaian Pengajuan pembebanan karyawan harus langsung disetujui Controller dan SPV/DM serta ditandatangani karyawan ybs, kemudian diberikan kepada HRD

Fisik faktur asli yang tidak tertagih, harus dikembalikan kepada admin AR pada hari penagihan itu juga

SPV/DM wajib melakukan review hasil penagihan STK yang dilakukan oleh Sales

Jika ada penagihan pada malam hari oleh Sales maka harus dimintakan persetujuan dari SPV/DM dan hasil penagihannya wajib disetorkan paling lambat besok paginya

5.3. FLOW PENAGIHAN DAN PENYETORAN HASIL PENAGIHAN Narasi

Admin AR

1. Admin AR mencetak surat tugas kolektor (STK) sesuai dengan JP Sales dan memberikan STK sebanyak 4 (empat) lembar serta faktur tagih kepada Sales 2. Sales cek ulang rute JP dan STK, jika tidak sesuai diinformasikan kepada admin AR untuk revisi STK dan menukar faktur tagih 3. Jika rute JP, STK serta dokumen faktur tagih sudah sesuai, Sales menandatangani STK dan memberikan 1 (satu) rangkap kepada admin A/R Kemudian Sales melakukan proses penagihan.

Sales

STK

STK

File Cek ulang rute dan faktur tagih

Memberikan STK dan Faktur Tagih (asli) kpd Sales Tdk

Sesuai? Ya Ttd STK & Proses penagihan

5. Kasir akan cek fisik uang dan STK kemudian jika sudah sesuai akan menanda tangani STK dan filing 1 (satu) lembar

STK (Ttd Sales)

STK (Ttd Sales)

File Penagihan

Tdk Sesuai?

Pertanggung jawaban sesuai tabel ketentuan

Ya

Ttd STK

STK (Ttd Sales, Kasir)

STK (Ttd Sales, Faktur Kasir) (asli)

Input setoran ke DFS & Print Doc BKMK

Verifikasi validitas STK dan kesesuaian STK dengan faktur kembali

9. Untuk faktur tidak tertagih, Sales mengembalikan faktur tidak tertagih kepada Admin A/R bersamaan dengan STK yang sudah ditandatangani kasir 10. Admin A/R akan menyimpan kembali faktur yang tidak tertagih ke dalam amplop piutang.

Hitung uang fisik vs STK STK (Ttd Sales)

Penanganan nilai selisih uang fisik dengan faktur tertagih sesuai dengan ketentuan yang berlaku

8. Controller post A/R Payment di DFS (settlement) berdasarkan dokumen faktur, STK, BKMK

Tdk Faktur tertagih?

Ya

Kemudian kasir input setoran ke DFS (Bosnet) dan print dokumen BKMK

7. Admin AR input pelunasan AR di DFS (Bosnet) dan update pelunasan A/R di amplop piutang

Controller

Cetak Surat Tugas Kolektor (STK)

4. Untuk faktur tertagih, Sales menyerahkan uang fisik beserta STK kepada kasir pada hari yang sama

6. Kemudian kasir memberikan dokumen STK kepada admin AR dan BKMK kepada accounting HO Admin A/R melakukan cek validasi ttd kasir di STK serta kesesuaian antara fisik faktur STK dan fisik faktur kembali

Kasir

Faktur Asli

File

Tdk Koordinasi sisa faktur

Sesuai? Ya

Faktur (asli)

Ttd STK BKMK

Simpan kembali ke amplop piutang

STK (Ttd Sales, Kasir, Adm A/R)

STK (Ttd Sales, Kasir, Adm A/R) Kirim BKMK ke Acct HO

File

File

Post AR Payment on DFS (Settlement)

Input Pelunasan AR on DFS

Update Pelunasan AR di amplop piutang

Page 47


5.4. Ketentuan Penanganan Piutang ke Dept Legal Area

Keterangan Pemilik Proses

Pengajuan Somasi Spv Internal Memo

Dokumen

Otoritas

BM dan Controller

Unit Proses Pembuatan dan Pemberian Somasi Serah terima kasus ke Legal Legal Team Sales & Controller Internal Memo, Copy CAC, Copy KTP, Fisik Faktur Laporan Visit, Form Checklist Piutang (asli), Surat Kronologis Penagihan (SKP), Sales yang di alihkan ke Legal Order (SO) asli, Copy Surat Pemberitahuan Pembayaran, Somasi (ke 1,2,3), Laporan Visit Legal Manager

Syarat dokumen pendukung yang dibutuhkan : Copy Pada saat pengajuan somasi ke outlet, area CAC, Copy KTP, Fisik Faktur (asli), Surat Kronologis berkoordinasi dengan Legal tentang perlu atau Penagihan (SKP), Sales Order (SO) asli, Copy Surat tidaknya Legal mendampingi pada saat somasi Pemberitahuan Pembayaran Pada saat pengajuan somasi, team sales wajib membuatkan tanda terima somasi dan ditandatangani oleh penerima somasi

Ketentuan

Surat Kronologis Penagihan dibuatkan oleh Sales dan diketahui oleh SPV & Controller

Legal Opinion Legal Staff Form Checklist Piutang yang di alihkan ke Legal, Berita Acara Legal

Legal

Legal Manager

Legal wajib mengecek kelengkapan dokumen sesuai ketentuan

1. Berdasarkan semua dokumen yang diterima dari Controller, Legal berhak memutuskan untuk penyelesaian masalah dengan cara datang langsung ke lokasi outlet bermasalah atau bisa diwakilkan oleh pihak cabang, dan jalan penyelesaian yang dipilih harus ditulis di Berita Acara Legal

Dalam kasus outlet tidak mau menerima somasi, Form serah terima fisik dokumen, asli team sales mengirimkan somasi via ekspedisi disimpan oleh Accounting, copy dan bukti pengiriman somasi wajib disimpan disimpan oleh Legal dan Controller. oleh team sales Setelah Legal menerimanya, harus Jika setelah somasi ke 3 pihak outlet tidak menandatangani Form Checklist memberikan tangapan, maka team sales sebagai penerima mengadakan kunjungan terakhir ke outlet yang dibuktikan dengan dokumen Laporan Visit

2. Berdasarkan penilaian melalui kunjungan langsung/tidak langsung ke lokasi outlet bermasalah, Legal dapat membuat rekomendasi untuk melanjutkan kasus sampai ke pengadilan ataupun merekomendasikan write off dan rekomendasi tsb ditulis di Berita Acara Legal

3. Rekomendasi write off dari Legal bisa dilakukan tanpa melalui Divisi Internal Audit terlebih dahulu.

Page 48


5.4A. Standar Ketentuan Penanganan Piutang Bermasalah Oleh Departemen Legal Area

Page 48A


5.4B. Standar Lead Time Penanganan Piutang Bermasalah Dari Cabang Ke Legal Area

No

Waktu

Aktivitas

1

Sampai dengan 60 hari kalender piutang jatuh tempo

Team Sales di area mengupayakan penyelesaian piutang

2

Hari ke-61 (hari kalender) piutang jatuh tempo

Spv/BM mengunjungi outlet dan memberikan Surat Pemberitahuan Tagihan pembayaran

3

Hari ke-7 (hari kerja) setelah Surat Pemberitahuan Tagihan Pembayaran Dilakukan

Jika outlet belum memberikan itikad baik penyelesaian piutang, team sales memberikan kelengkapan dokumen dan menginformasikan ke Legal untuk membuat somasi 1 dan melimpahkan kasus ke Legal

4

Hari ke-15 (hari kerja) setelah Surat Pemberitahuan Tagihan Pembayaran Dilakukan

Team Sales menyampaikan somasi 1 ke outlet

5

Jika outlet belum memberikan itikad baik Hari ke-7 (hari kalender) setelah penyelesaian piutang, team sales menginformasikan Somasi 1 diterima ke Legal untuk membuat somasi 2 dan menyampaikan somasi 2 ke outlet

6

Jika outlet belum memberikan itikad baik Hari ke-7 (hari kalender) setelah penyelesaian piutang, team sales menginformasikan ke Legal untuk membuat somasi 3 dan Somasi 2 diterima menyampaikan somasi 3 ke outlet

7

Jika outlet belum memberikan itikad baik Hari ke-7 (hari kalender) setelah penyelesaian piutang, Spv melakukan kunjungan Somasi 3 diterima akhir yang didokumentasikan dalam bentuk Laporan Visit Proses penanganan kasus oleh Legal dan Legal merekomendasikan penanganan kasus dengan dokumen Berita Acara Legal (BAL), yaitu penyelesaian melalui Legal Action (pidana atau perdata) atau write off piutang Page 48B


5.5. Flow Proses Penanganan Piutang Bermasalah Area Aktivitas

Dokumen

1/5 Parameter

Keterangan

60 hari kalender piutang jatuh tempo

Team Sales di area melakukan investigasi dan mengupayakan penyelesaian piutang

Mulai

Sampai dengan 60 hari kalender piutang jatuh tempo

1.Team Sales Outlet berkemampuan membayar? Ya

Tdk

00003.P.FOD. Prosedur Write Off Melalui Internal Audit

2. Spv/DM/BM Mengunjungi outlet dan memberikan Surat Pemberitahuan Tagihan Pembayaran

Ya Selesai

Surat Pemberitahuan Tagihan Pembayaran dan SKP

61 hari kalender piutang jatuh tempo

3. Outlet membayar? Tdk

4. Team Sales 1. Melakukan kerja sama dengan team controller untuk melengkapi dokumen untuk dikirimkan kepada Legal 2. Menginformasikan kepada Legal untuk persiapan somasi 1 dan mengirimkan dokumen yang diperlukan kepada Legal

1

Memo Pengajuan Penanganan Piutang Bermasalah Copy CAC Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Faktur Penjualan/ Invoice Asli Copy Surat Pemberitahuan Tagihan Pembayaran dan SKP

Page 49

Memo Pengajuan Penanganan Piutang Bermasalah di-cc kan ke DM dan BM 7 hari kerja setelah Surat Pemberitahuan Tagihan Pembayaran Diberikan

2/5

Aktivitas

Dokumen

Parameter

Keterangan

1

5. Team Sales Menginformasikan kepada Team Legal Untuk Membuat Somasi 1

14 hari kerja setelah Surat Pemberitahuan Tagihan Pembayaran Diberikan

6. Team Legal dan Team Sales 1. Legal membuat somasi 1 dan memberikan somasi 1 ke team sales. 2. Team sales memberikan somasi 1 dan meminta PIC outlet yang menerima somasi menandatangani tanda terima disertai dengan nama jelas dan tgl

15 hari kerja setelah Surat Pemberitahuan Tagihan Pembayaran Diberikan

Tdk

Somasi 1 Tanda Terima (Ttd PIC outlet beserta nama jelas dan tgl)

7. Outlet memberikan tanggapan?

7 hari kalender setelah somasi 1

Ya 8. Permintaan Discount Sisa Nilai Hutang?

2

Tdk

Ya Tdk 9. Head of BU dan FD Setuju?

Ya

10A. Outlet Membuat Surat Pernyataan Pengakuan Hutang (cicilan/non cicilan) dengan discount

10B. Outlet Membuat Surat Pernyataan Pengakuan Hutang (cicilan/non cicilan)

Selesai

Selesai

Surat Pernyataan Pengakuan Piutang

Page 49A

Jika PIC outlet tidak mau menerima somasi, maka somasi akan dikirimkan oleh Legal via pos dan resi pengiriman disimpan oleh Legal

3/5

Aktivitas

Dokumen

Parameter

Keterangan

2




Tdk



H4


3

Tdk

Ya 15. Head of BU dan FD Setuju?

Ya

Tdk

16A. Outlet

16B. Outlet

Membuat Surat Pernyataan Pengakuan Hutang (cicilan/non cicilan) dengan discount

Membuat Surat Pernyataan Pengakuan Hutang (cicilan/non cicilan)

Selesai

Selesai


Page 49B




4/5

Aktivitas

Dokumen

Parameter

Keterangan

3




Tdk



H4


4

Tdk

Ya 21. Head of BU dan FD Setuju?

Ya

Tdk

22A. Outlet

22B. Outlet



Selesai

Selesai


Page 49C




5/5

Aktivitas

Dokumen

Parameter

Laporan Visit


4 23. Team Sales Mengadakan kunjungan terakhir ke outlet yang dibuktikan dengan Laporan Visit

Tdk

24. Outlet memberikan tanggapan? Ya

1

Tdk

25. Permintaan Discount Sisa Nilai Hutang? Ya Ya

26. Head of BU dan FD Setuju?

H4

Tdk 27A. Outlet

27B. Outlet



Selesai

Selesai

1


28.Team Sales Mengirimkan kelengkapan dokumen ke Legal

00001.S.FOD halaman 1

29.Legal Melakukan investigasi dan mengajukan rekomendasi melalui Berita Acara Legal (BAL)

Legal Action (Pidana atau Perdata)

00002.P.FOD Prosedur Write Off Piutang Melalui Legal

Page 49D

Keterangan


5.5A. Flow Proses Penghapusan Piutang Tidak Tertagih (Write Off) Melalui Legal Area Aktivitas

Dokumen

Parameter

1/1

Keterangan

Mulai

1. Legal Mengajukan rekomendasi write off melalui Berita Acara Legal (BAL) dan meminta persetujuan Head of BU dan Finance Director

Tdk

2. Head of BU & FD Setuju?

Ya

BAL

Dokumen Pendukung: BAL (Ttd Head BU & FD) Memo Pengajuan Penanganan Piutang Bermasalah

3a. Legal Memberikan informasi kepada team sales bahwa pengajuan write off ditolak

Copy CAC Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Faktur Penjualan/ Invoice Asli Copy Surat Pemberitahuan Tagihan Pembayaran + SKP

Selesai

3b. Legal Memberikan dokumen2 yang diperlukan kepada Finance dan Accounting

Copy Laporan Visit Tanda Terima Somasi 1/2/3

4. Finance dan Accounting 1. Melakukan verifikasi 2. Membuat jurnal umum untuk penghapusan piutang (Disetujui oleh Corporate Treasury Manager), kemudian jurnal umum dikirimkan ke area

5. Admin A/R Melakukan input pelunasan di sistem Bosnet

Dokumen Pendukung Jurnal (Ttd Corporate Treasury Manager)

Dokumen Pendukung Jurnal (Ttd Corporate Treasury Manager)

Selesai

NOTE

Page 49E

Jika pada saat investigasi akhir outlet sudah tidak beroperasi, kasus dialihkan ke Internal Audit


Ketentuan

5.6. Ketentuan Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui Departemen Internal Audit Area

Pemeriksaan lapangan Field Audit

Unit Proses Persetujuan SPV/DM, Controller

BM Internal memo pengajuan penghapusan piutang harus disetujui terlebih dahulu oleh BM

Berita Acara Pemeriksaan Outlet Bad Debt Internal Audit Manager Hasil pemeriksaan lapangan oleh field audit akan melampirkan dokumentasi foto atas outlet bad debt.

Internal Memo, BAP, CAC, SO, Faktur Asli, Copy KTP, SKP FD dan Head of BU Bad debt yang terjadi karena tidak mematuhi ketentuan SOP, akan menjadi tanggungjawab team Sales.

Internal Memo, BAP, Dokumentasi (Supp Doc) Finance & Accounting Manager Accounting mengecek kelengkapan otorisasi dan dokumen, kemudian buatkan jurnal umum untuk penghapusan piutang.

Controller melengkapi semua dokumen pendukung yang di perlukan.

Internal Audit Manager memberikan rekomendasi untuk pembebanan sesuai dengan SOP

Komposisi pembebanan bad debt pada team Sales adalah SPV 30%, Sales 70%

Jurnal umum yang sudah di tanda tangani oleh Finance & Accounting Manager, dikirimkan ke area untuk penghapusan piutang di sistem.

Pengajuan SPV/DM , Controller, Legal Dept. Internal memo dan SKP

Dokumen pendukung : CAC, SO, Faktur Asli, Copy KTP, SKP

Bad debt yang terjadi karena sudah mematuhi ketentuan SOP, akan menjadi tanggungjawab perusahaan. Dokumen yang sudah disetujui beserta dokumen pendukung, akan dikirimkan ke Accounting HO untuk membuatkan jurnal. Jika tidak disetujui oleh Head of BU & FD, dokumen akan dikembalikan ke cabang untuk didiskusikan alternatif solusi

Page 50

Pencatatan Accounting

5.7. FLOW PENGHAPUSAN PIUTANG TIDAK TERTAGIH MELALUI DEPARTEMEN INTERNAL AUDIT Narasi

1. SPV/DM membuat Internal Memo pengajuan penghapusan piutang yang sudah memenuhi kriteria. 2. Internal Memo dikirimkan untuk persetujuan BM 3. Setelah di setujui oleh BM, akan diberikan kepada Controller untuk melengkapi semua dokumen pendukung yang di perlukan (CAC, SO, Faktur, Copy KTP) 4. Setelah melengkapinya dokumen pendukung, akan diberikan kepada Field Audit untuk melakukan survey ke lapangan dan mendokumentasikan posisi terakhir dari outlet tsb.

SPV/DM & Controller

Internal Audit Department

BM

SPV/DM mengisi Form Pengajuan

Approved?

Yes Controller lengkapi semua dokumen pendukung

Survey lapangan by field audit

SO

SO

Copy CAC Copy Faktur asli

Copy CAC Copy Faktur asli

Copy KTP

Copy KTP

Buat BAP disertai foto

BAP + foto

6. IAM menerima BAP untuk direview hasil survey dan memberikan rekomendasi pembebanan yang mengacu kepada ketentuan yang berlaku.

Dok Pendukung

Tanda tangan pada BAP & rekomendasi

BAP + foto Dok Pendukung

Tanda tangan pada BAP


Untuk write off yang diajukan oleh Dept. Legal, Dept. Legal memberikan Berita Acara Legal (BAL) dan dokumen pendukung kepada Head of BU dan FD. 8. BAP yang sudah disetujui oleh FD dan Head of BU kemudian diberikan kepada accounting untuk membuatkan jurnal (pencatatan) dan diberikan kepada Controller untuk melunasi di sistem.

Accounting

No

5. Setelah selesainya survey lapangan, Field Audit akan membuatkan Berita Acara Pemeriksaan (BAP) dan melampirkan copy dokumen pendukung beserta foto untuk diajukan persetujuan dari IAM.

7. BAP yang sudah ditanda tangani oleh IAM, kemudian di berikan kepada Controller untuk kemudian diajukan kepada Finance Director (FD), dan Head of BU untuk persetujuan penghapusan piutang.

FD, Head of BU

Diskusi utk alternatif solusi

No

Approved?

Yes Tanda tangan pada BAP


Jika Head of BU dan atau FD tidak menyetujui write off maka berita acara dan dokumen dikembalikan ke cabang untuk diskusi alternatif solusi.

Buat Jurnal & kirim ke Controller

Jurnal

Input pelunasan di sistem File (BAP)

Page 51


6.1.1. Ketentuan Permintaan Free Product Head Office Unit Proses

Keterangan

Proses pengajuan

Proses Approval

Proses permintaan free product

Proses Pemberian free product

Proses Checking budget

Proses verifikasi Proses pembiayaan free pembiayaan free product product Admin Sales, Accounting Accounting Staff Staff SPC, DO, Faktur Pajak, SPC, DO, Faktur Pajak, RFMF, PA, Rekap RFMF, PA, Rekap Laporan Laporan Penjualan Penjualan (Bosnet) (Bosnet) Finance & Accounting Finance & Accounting Manager Manager

Pemilik proses

BM

Admin Sales

Admin Sales

BM , Subdist

Subdist

Dokumen

PA

RFMF, PA

RFMF, PA

RFMF, PA

Delivery Order (DO)

Otoritas

Head of BU

Permintaan free product dan sample kepada Internal Subdist harus menggunakan RFMF dan PA yang sudah disetujui sesuai dengan ketentuan

Pengalihan free product kepada outlet yang lain dari daftar yang sudah disetujui, harus dimintakan persetujuan dari Head of BU

SPC dibuat jika ada proses claim dari PT EDM ke PT Dima, sementara untuk pembiayaan ke EDM tidak perlu dibuat SPC

Penerima free product dan sample harus menandatangani DO disertai dengan stempel (jika ada)

Accounting Subdist di HO membuatkan surat konfirmasi piutang kepada semua Sub Distributor setiap bulan Juli dan Januari

Free product harus selesai diberikan paling lambat 1 (satu) minggu dari tanggal penerimaan free product dari Sub Distributor.

Hasil konfirmasi diberikan tembusan kepada Finance Director & Head of BU

Head of BU

Dalam setiap aktivitas hanya diperbolehkan untuk mengajukan 1 (satu) proposal (PA) dan berdasarkan proposal tersebut dibuat RFMF sesuai dengan request type nya

Nilai Pengajuan RFMF harus disetujui oleh Head of BU (berapapun nilainya) Ketentuan

Note : Selama Navision belum implementasi di BU, proses berjalan secara manual (dengan PA) Page 52

Pembayaran dilakukan dengan cara transfer dari kantor pusat kepada rekening Sub Distributor


6.1. 2.Ketentuan Permintaan Free Product Area Unit Proses

Keterangan

Proses permintaan free product

Proses Pemberian free product

Admin Budget

Sales , Subdist

Subdist

RFMF, PA

RFMF, PA

Delivery Order (DO)

Proses pengajuan

Proses Checking budget dan Proses Approval input Navision

Pemilik proses

Sales

Admin Budget

Dokumen

PA

RFMF, PA

Otoritas

SPV/DM

Proses verifikasi pembiayaan free product Admin Budget, Accounting Staff SPC, DO, Faktur Pajak, RFMF, PA, Rekap Laporan Penjualan (Bosnet) Finance & Accounting Manager

Proses pembiayaan free product Accounting Staff SPC, DO, Faktur Pajak, RFMF, PA, Rekap Laporan Penjualan (Bosnet) Finance & Accounting Manager

BM dan Head of BU

Dalam setiap aktivitas hanya diperbolehkan untuk mengajukan 1 (satu) proposal (PA) dan berdasarkan proposal tersebut dibuat RFMF sesuai dengan request type nya

Permintaan free product dan sample kepada Internal Subdist harus menggunakan RFMF dan PA yang sudah disetujui sesuai dengan ketentuan

Nilai Pengajuan RFMF harus disetujui oleh BM dan Head of BU (berapapun nilainya) Ketentuan

Note : Selama Navision belum implementasi di BU, proses berjalan secara manual (dengan PA) Page 53

Pengalihan free product kepada outlet yang lain dari daftar yang sudah disetujui, harus dimintakan persetujuan dari BM


Penerima free product dan sample harus menandatangani DO disertai dengan stempel (jika ada)

Accounting Subdist di HO membuatkan surat konfirmasi piutang kepada semua Sub Distributor setiap bulan Juli dan Januari

Free product harus selesai diberikan paling lambat 1 (satu) minggu dari tanggal penerimaan free product dari Sub Distributor.

Hasil konfirmasi diberikan tembusan kepada Finance Director & Head of BU

Pembayaran dilakukan dengan cara transfer dari kantor pusat kepada rekening Sub Distributor

6.2.1. FLOW PROSES APPROVAL FREE PRODUCT HO Narasi 1. BM membuat Proposal Activity (PA) approval Head of BU.

BM

Head of BU

PA

Approved by Head of BU?

2. Jika Head of BU tidak menyetujui, BM akan revisi PA. 3. Setelah Head of BU menyetujui PA, BM memberikan PA kepada Admin Sales

Tdk

Admin Budget

Ya

Revisi

4. Admin Sales input RFMF dan cek budget dalam sistem Navision 5. Kemudian RFMF Navision diapproved oleh Head of BU untuk semua nilai

PA (Ttd SPV/DM) PA (Ttd Head of BU)

RFMF Nav Tdk Approved by Head of BU? Ya

Cek Budget

RFMF Nav (Approved by Head of BU)

Print RFMF Nav

RFMF Nav

RFMF Nav

Copy RFMF Nav & PA

RFMF Nav PA (Ttd Head of BU)

Page 54

6.2.2. FLOW PROSES APPROVAL FREE PRODUCT AREA Narasi

1. Sales membuat Proposal Activity (PA) approval SPV/ DM

Sales

SPV/DM/BM/ Head of BU

PA

Approved SPV/ DM ?

2. Jika SPV/DM tidak menyetujui, Sales akan revisi PA

Tdk

Admin Budget

Ya

Revisi 3. Setelah SPV/DM menyetujui PA, Sales memberikan PA kepada Admin Budget 4. Budget controller input RFMF dan cek budget dalam sistem Navision

PA (Ttd SPV/DM)

5. Kemudian RFMF Navision diapproved oleh BM`dan Head of BU untuk semua nilai

PA (Ttd SPV/DM)

RFMF Nav Tdk Approved BM dan Head of BU? Ya

Cek Budget

RFMF Nav (Approved BM dan Head of BU)

Print RFMF Nav

RFMF Nav

RFMF Nav

Copy RFMF Nav & PA

RFMF Nav PA (Ttd SPV/DM)

Page 55


6.3.1. Ketentuan Permintaan Sample Head Office

Unit Proses Keterangan

Pemilik proses Dokumen

Otoritas

Proses pengajuan

Persetujuan

Invoicing

BM

BM

Admin Entry (AE)

Persetujuan Pengeluaran Barang (PPB)

Persetujuan Pengeluaran Barang PPB, Faktur Penjualan (DO) (PPB) Faktur Pajak Head of BU, AV/Controller

Pengeluaran Sample

Pemberian Sample

Ka Gudang BM Persetujuan Pengeluaran Barang & Faktur Penjualan (DO) (PPB), Faktur Penjualan (DO), Faktur Pajak, BKB

Pencatatan AV/Controller SPC, PPB, Faktur Penjualan (DO), Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan

Ka Gudang

Controller

AV/Controller wajib merekap DO wajib ditandatangani oleh pengeluaran sample dan di email penerima barang/outlet serta setiap tgl 1 kepada SPV/DM dan stempel (jika ada) CC ke Head of BU, AM, IAM

Produk Sample menggunakan harga PPB untuk semua nilai disetujui Retail di PPB oleh Head of BU, AV/Controller Ketentuan


Narasi

AE buatkan faktur penjualan dan BM membuat PPB Sejumlah total PBB yang sudah disetujui, faktur pajak a/n PT Esham Dima barang sample yang akan diberikan diberikan kepada Ka Gudang Mandiri untuk diberikan kepada kepada Outlet/Publik untuk mengeluarkan barangnya Delivery

Page 56

Ka Gudang memberikan barang kepada Delivery dengan jumlah dan jenis sesuai dengan PPB & DO yang sudah disetujui serta BKB sebagai bukti serah terima barang

AV/Controller mengajukan CN ke Accounting dengan melengkapi semua dokumen setelah mendapatkan CN dari Accounting kemudian melunasi piutang di sistem


6.3.2. Ketentuan Permintaan Sample Area

Unit Proses Keterangan

Pemilik proses Dokumen

Proses pengajuan

Persetujuan

Invoicing

SPV/DM

SPV/DM

Admin Entry (AE)

Persetujuan Pengeluaran Barang (PPB)

Otoritas

Persetujuan Pengeluaran Barang PPB, Faktur Penjualan (DO) (PPB) Faktur Pajak

Pengeluaran Sample

Pemberian Sample

Ka Gudang SPV/DM Persetujuan Pengeluaran Barang & Faktur Penjualan (DO) (PPB), Faktur Penjualan (DO), Faktur Pajak, BKB

Pencatatan AV/Controller SPC, PPB, Faktur Penjualan (DO), Faktur Pajak, Rekap Laporan Penjualan

Ka Gudang

BM , Head of BU, AV/Controller Controller

Nilai Rp 0,- s/d Rp 100.000 per Produk Sample menggunakan harga activity, disetujui oleh BM, Retail di PPB AV/Controller

AV/Controller wajib merekap DO wajib ditandatangani oleh pengeluaran sample dan di email penerima barang/outlet serta setiap tgl 1 kepada SPV/DM dan stempel (jika ada) cc ke Head of BU, AM, IAM

Nilai diatas Rp 100.000 per activity, disetujui oleh Head of BU, AV/Controller


Ketentuan

Narasi

SPV/DM membuat PPB Sejumlah total barang sample yang akan diberikan kepada Outlet/Publik

AE buatkan faktur penjualan dan PBB yang sudah disetujui, faktur pajak a/n PT Esham Dima diberikan kepada Ka Gudang Mandiri untuk diberikan kepada untuk mengeluarkan barangnya Delivery

Page 57

Ka Gudang memberikan barang kepada Delivery dengan jumlah dan jenis sesuai dengan PPB & DO yang sudah disetujui serta BKB sebagai bukti serah terima barang

AV/Controller mengajukan CN ke Accounting dengan melengkapi semua dokumen setelah mendapatkan CN dari Accounting kemudian melunasi piutang di sistem

6.4.1. FLOW PROSES APPROVAL SAMPLE HO Narasi

1. BM membuat PPB dan dimintakan approval ke Head of BU

Head of BU dan AV/ Controller

BM

PPB

Admin Entry (AE)

Approved

2. Jika Head of BU tidak menyetujui, Head of BU akan revisi PPB

Tdk

Ya

Revisi 3. Setelah Head of BU menyetujui, PPB diberikan kepada admin entry

PPB (Ttd Head of BU, AV/Controller)

PPB (Ttd Head of BU, AV/Controller)

1

Page 58

6.4.2. FLOW PROSES APPROVAL SAMPLE AREA Narasi

1. SPV/DM membuat PPB dan dimintakan approval ke BM, Head of BU sesuai dengan ketentuan sbb : # s/d Rp.100 ribu otorisasi BM dan AV/Controller # > Rp. 100 ribu otorisasi Head of BU dan AV/ Controller

BM,Head of BU dan AV/Controller

SPV / DM

PPB

Admin Entry (AE)

Approved

Tdk

Ya

Revisi

2. Jika BM/Head of BU tidak menyetujui, SPV/DM akan revisi PPB 3. Setelah BM/Head of BU menyetujui, PPB diberikan kepada admin entry

PPB (Ttd BM. Head of BU)

PPB (Ttd BM. Head of BU)

1

Page 59

6.5. FLOW PROSES PEMBERIAN FREE PRODUCT DAN SAMPLE Narasi 1. AE menerima PA/PPB dari SPV/DM/BM. Untuk free product promo yang membutuhkan setting di DFS (Bosnet), AE menginformasikan kepada System Support Officer 2. AE print SO dan meminta tandatangan controller. 3. Setelah Sales Order (SO), disetujui, AE memberikan SO kepada Ka Delivery. 4. Ka Delivery menyusun rute pengiriman kemudian memberikan SO yang sudah disusun berdasarkan rute kepada admin entry. 5. Admin entry input STD dalam sistem Bosnet, kemudian STD dilaksanakan sehingga terbentuk PB dan DO. 6. Admin entry print STD sebanyak 3 lembar : 1 lembar utk gudang 1 lembar untuk driver 1 lembar untuk admin entry STD ditandatangani oleh admin gudang dan driver. 7. STD sebanyak 1 lembar langsung diberikan ke driver dan 2 lembar lainnya akan diserahterimakan ke driver setelah DO sudah tercetak semua. 8. Driver menerima 1 lembar STD dan diberikan kepada admin gudang. 9. Berdasarkan informasi di STD, admin gudang print PB sebanyak 2 (dua) lembar, kemudian memberikan STD dan PB kepada helper gudang. 10.Helper gudang menyiapkan barang, kemudian menanda tangani PB 11.Helper menyerahkan barang beserta dokumen STD dan PB kepada krani/ ka gudang, kemudian setelah barang sesuai dengan PB, krani/ka gudang menandatangani PB. 12. Driver dan krani/ka gudang memuat barang , kemudian jika barang sesuai dengan dokumen PB, driver menanda tangani PB. 13. Dokumen PB 1 lembar diserahkan ke driver, 1 lembar lagi beserta 1 lembar STD diberikan kepada admin gudang. 14. Berdasarkan PB, admin gudang membuat BKB di sistem Bosnet dan mencetak BKB sebanyak 2 (dua) lembar, ditandatangani oleh admin gudang, krani dan kepala gudang. 15. Dokumen BKB diserahkan ke AV 1 lembar dan 1 lembar lagi disimpan oleh admin gudang sebagai file 16. Setelah DO selesai di print (4 rangkap), admin entry serah terima DO ke driver dengan dokumen STD (2 rangkap). Jika DO (faktur) sesuai dengan STD, driver menandatangani STD, 1 rangkap STD dibawa driver dan 1 rangkap lagi disimpan oleh admin entry sebagai file. 17. Driver mengirimkan barang dan jika barang sesuai DO, outlet menandatangani DO dan memberikan stempel (jika ada) kemudian 1 rangkap DO diserahkan kepada outlet. 18. DO yang sudah ditandatangani penerima diserahkan kepada AE untuk dibuatkan faktur pajak, kemudian DO dan faktur pajak diberikan kepada AV kemudian AV meminta CN ke accounting. 19. Setelah accounting memberikan CN, AV melakukan pelunasan di sistem DFS (Bosnet) 20. AV melakukan rekap pemberian sample setiap bulan (tiap tgl 1) kepada Manager Area dan di-cc kepada Manager Regional, F&A Mgr, Manager Nasional

AE dan AV

Ka Delivery

SO (Approved)

SO (Approved)

SO (Approved)

Susun Rute Pengiriman

Supir (Driver)

Admin Gudang

Gudang (Helper, Krani, Ka Gudang)

Outlet / Penerima

Admin Verifikasi ( AV )

Input STD

STD, PB, DO dilaksanakan

Print STD

STD (Ttd AE dan Driver)

Print DO



File

STD (Ttd AE dan Driver) File

Print PB

DO (Ttd AE )

PB

PB

DO

Inventory Inventory Inventory Inventory PB (Ttd helper, krani/ka gudang, driver

PB (Ttd helper, krani/ka gudang, driver

File File BKB

BKB (Ttd adm gudang, krani, ka gudang)

BKB (Ttd adm gudang, krani, ka gudang)

File

File Inventory Inventory STD (Ttd AE dan Driver) DO (Ttd AE)

Tanda Tangan Outlet DO (Ttd AE dan Outlet)

DO (Ttd AE dan Outlet)

DO (Ttd AE dan Outlet)

1 ke AE 1 ke AR 1 ke Acc File

Print Faktur Pajak

Faktur Pajak

Serahkan ke AV

AV melakukan verifikasi, pelunasan piutang, dan rekap pemberian sample

Page 60


7.1. Ketentuan Approval Transfer Stock Antar Cabang, Pembuatan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Area Unit Proses


Pengajuan

Persetujuan

Pembuatan Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Admin Entry

SPV/DM

SPV/DM

Mutasi antar cabang

Mutasi antar cabang

Mutasi Antar Cabang, Surat Jalan, Faktur Penjualan

BM, Head of BU

Controller

Ketentuan

1. Surat jalan yang sudah ditandatangani driver diberikan oleh kepala gudang kepada admin entry. 2. Admin entry membuat Faktur Penjualan dan Faktur Pajak.

Narasi

3. Faktur Penjualan dan Faktur Pajak diverifikasi oleh Controller.

Page 61


Ketentuan

Narasi

7.2. Ketentuan Pemusnahan Bad Stock Area

Pengajuan Kepala Gudang

Persetujuan Kepala Gudang

GSR

GSR

Unit Proses Pemusnahan Kepala Gudang GSR

SPV/DM & BM Waktu pengajuan GSR untuk minggu GSR tidak perlu mencantumkan nilai, Proses pemusnahan disaksikan pertama ( tanggal 1-7 ) paling lambat cukup mencantumkan nama barang, oleh Ka Gudang, AV/Controller & dibuat pd tgl 8 dan sudah ada qty, kondisi barang. Field Audit keputusan tgl 10

Pertanggungjawaban Controller GSR & BAP

Dokumen GSR & BAP dengan dokumentasi fotonya, wajib dikirimkan ke Accounting HO untuk dibiayakan.

Waktu pengajuan GSR untuk minggu Pengajuan GSR disetujui oleh kedua ( tanggal 8-14 ) paling lambat SPV/DM dan BM. dibuat pd tgl 15 dan sudah ada keputusan tgl 17

Untuk area yang tidak ada field Dokumentasi foto dilakukan pada audit, pemusnahannya disaksikan saat sebelum, sedang dan sesudah oleh Kepala Gudang, Controller, pemusnahan barang dilakukan. SPV/DM.

Waktu pengajuan GSR untuk minggu ketiga ( tanggal 15-21 ) paling lambat dibuat pd tgl 22 dan sudah ada keputusan tgl 24 Waktu pengajuan GSR untuk minggu keempat ( tanggal 22-akhir bulan ) paling lambat dibuat pd tgl 1 dan sudah ada keputusan tgl 3

Batas waktu maksimal untuk pemusnahan BS atas GSR yang sudah disetujui adalah H+2 dari tanggal disetujui. Hasil pemusnahan, harus dibuatkan Berita Acara Pemusnahan dan di otorisasi oleh pihak ke tiga dan diketahui oleh SPV/DM.

Ka Gudang dan Controller/AV menghitung fisik BS dan kondisinya untuk pengajuan pemusnahan.

Page 62

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik Proses Dokumen

7.3. Ketentuan Perubahan Status Tipe Persediaan ( Good Menjadi Bad Atau Bad Menjadi Good) Area Unit Proses Pengajuan Kepala Gudang Form Perubahan Status Tipe Persediaan

Kepala Gudang Form Perubahan Status Tipe Persediaan

Perubahan Status Barang Admin Gudang Mutasi Stock Internal (MTSI)

Form Perubahan Tipe Status Persediaan dibuat 2 rangkap : 1 lembar untuk controller 1 lembar untuk gudang

Controller, SPV/DM Untuk perubahan status : 1. Dari bad stock menjadi good stock 2. Dari bad stock menjadi stock mendekati expired 3. Dari stock mendekati expired menjadi good stock Disetujui Oleh Controller dan Supervisor

Setelah admin gudang menerima form perubahan status tipe persediaan, admin gudang menjalankan MTSI di sistem Bosnet lalu print sebanyak 2 lembar, 1 lembar diberikan kepada controller dan 1 lembar di file

Otoritas

Persetujuan

Untuk perubahan status dari good stock menjadi bad stock/stock mendekati expired : Disetujui Oleh Controller dan DM

Ketentuan

Untuk perubahan status : 1. Dari gudang retur menjadi good stock 2. Dari gudang retur menjadi stock mendekati expired 3. Dari gudang retur menjadi bad stock Disetujui Oleh Controller Khusus untuk mutasi stock internal yang diakibatkan oleh retur, gudang tidak perlu mengisi Form Perubahan Status tipe persediaan, melainkan langsung menjalankan MTSI di Bosnet, print dan meminta persetujuan Controller Rekap perubahan status persediaan wajib di-rekap mingguan dan diberikan penjelasan, di ttd BM kemudian di-email ke Regional Controller dan Head of BU

# Definisi mendekati expired : 3 bulan sebelum tanggal expired

Page 63

Pertanggungjawaban Controller Form Perubahan Status Tipe Persediaan, MTSI

8.1. FLOW PERMINTAAN DANA/REQUEST FOR MARKETING FUND (RFMF) HO Narasi

BM

1. 1. BM BM mengajukan mengajukan proposal proposal activity activity (PA) (PA) dan dan Head Head of of BU BU melakukan melakukan review. review. Jika Jika setuju, setuju, Head Head of of BU BU membubuhkan membubuhkan tanda tanda tangannya tangannya pada pada PA. PA.

Head of BU

PA

Ya

2. 2. PA PA yang yang sudah sudah mendapat mendapat persetujuan persetujuan kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Admin Admin Sales Sales untuk untuk di-input di-input ke ke dalam dalam proses proses Navision Navision menjadi menjadi RFMF RFMF dan dan dilakukan dilakukan cek cek sisa sisa budget budget

Admin Sales

PA (Head of BU signed)

Approved? Tdk

Ya

Cancelled / Revised

RFMF Navision

Approved?

3. 3. RFMF RFMF Navision Navision harus harus disetujui disetujui secara secara sistem sistem oleh oleh Head Head of of BU BU untuk untuk semua semua nilai. nilai.

Tdk

4.Setelah 4.Setelah RFMF RFMF Navision Navision disetujui disetujui secara secara sistem, sistem, Admin Admin Sales Sales print print RFMF, RFMF, membuat membuat CA CA dan dan print print CA CA dengan dengan mereferensikan mereferensikan nomor nomor RFMF RFMF yang yang telah telah disetujui. disetujui. Kemudian Kemudian dokumen dokumen CA CA && RFMF RFMF diberikan diberikan kepada kepada Accounting Accounting untuk untuk proses proses pemindahan pemindahan // transfer transfer dana. dana.

Checking budget

Cancelled / Revised

Tdk Approved? Ya

RFMF (Approved by Navision)

Create CA

RFMF (approved by Navision) CA

Send to Accounting

Berlanjut ke Proses Pemindahan Dana

Page 64

8.2. FLOW PERMINTAAN DANA/REQUEST FOR MARKETING FUND (RFMF) AREA Narasi 1. 1. Sales Sales mengajukan mengajukan Proposal Proposal Activity Activity (PA) (PA) dan dan SPV/DM SPV/DM melakukan melakukan review. review. Jika Jika setuju, setuju, SPV/DM SPV/DM membubuhkan membubuhkan tanda tanda tangannya tangannya pada pada PA. PA. 2. 2. PA PA yang yang sudah sudah mendapat mendapat persetujuan persetujuan kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Admin Admin Budget Budget untuk untuk di-input di-input ke ke dalam dalam proses proses Navision Navision menjadi menjadi RFMF RFMF dan dan dilakukan dilakukan cek cek sisa sisa budget budget

BM dan Head of BU

SPV/DM

Admin Budget

PA

Ya Ya

PA (SPV/DM signed)

Approved? Tdk Tdk

Cancelled Cancelled // Revised Revised

Ya Ya RFMF Navision

Approved?

3. 3. RFMF RFMF Navision Navision harus harus disetujui disetujui secara secara sistem sistem oleh oleh BM BM dan dan Head Head of of BU BU untuk untuk semua semua nilai. nilai.

Tdk Tdk

4.Setelah 4.Setelah RFMF RFMF Navision Navision disetujui disetujui secara secara sistem, sistem, Admin Admin Budget Budget print print RFMF, RFMF, membuat membuat CA CA dan dan print print CA CA dengan dengan mereferensikan mereferensikan nomor nomor RFMF RFMF yang yang telah telah disetujui. disetujui. Kemudian Kemudian dokumen dokumen CA CA && RFMF RFMF diberikan diberikan kepada kepada Accounting Accounting untuk untuk proses proses pemindahan pemindahan // transfer transfer dana. dana.

Checking Checking budget budget

Cancelled Cancelled // Revised Revised Tdk Tdk Approved? Ya Ya

RFMF (Approved by Navision)

Create Create CA CA

RFMF (approved by Navision) CA

Send Send to to Accounting Accounting

Berlanjut Berlanjut ke ke Proses Proses Pemindahan Pemindahan Dana Dana

Page 65

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik Proses

Dokumen

9.1. Ketentuan Proses Approval, Pemberian Dana dan Pertanggungjawaban Cash Fund/Sponsorship Head Office Unit Proses Proses pemindahan dana Finance HO

Proses pengajuan BM

Proses checking budget Admin Sales

Proses Persetujuan Admin Sales

Proposal Activity, Perjanjian Kerjasama


RFMF, Proposal, Perjanjian Kerjasama CA (Cash Advance) & PV (Payment Voucher) BM dan Head of BU

Proses pemberian dana BM

Proses pertanggungjawaban BM

Advance Request & Kwitansi

RFMF, Kwitansi/Faktur Asli, Proposal, Perjanjian Kerjasama

Permintaan dana untuk diberikan kepada customer/business partner, harus dibuatkan Advance Request dan disetujui oleh Head of BU

Pemberian dana harus dibuatkan kwitansi dan dimintakan tanda tangan dan nama jelas dari penerima uang serta mencantumkan nomor telp.

Pemberian dana kepada customer/business partner harus diselesaikan pada hari yang sama saat penerimaan dana oleh eksekutor

Untuk customer/business partner yang berbentuk badan hukum, HO akan transfer langsung ke rekening perusahaannya.

Finance & Acct Mgr, Finance Director

Otoritas

Ketentuan

Termasuk dalam sponsorship adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak di luar Dima Group di mana Dima Group merupakan salah satu pendukung kegiatan dengan support sejumlah dana tertentu dengan memperoleh kesepakatan tertentu dari penyelenggara kegiatan untuk melakukan branding

RFMF harus disetujui oleh Head of BU Dana yang sudah ditransfer harus untuk semua nilai direalisasikan paling lambat 1 (satu) bulan terhitung dari tanggal masuknya dana di Bank Area

Page 66

Nama Proses Working Area Keterangan Pemilik Proses

Dokumen

9.2. Ketentuan Proses Approval, Pemberian Dana dan Pertanggungjawaban Cash Fund/Sponsorship Area Unit Proses Proses pemindahan dana Finance HO

Proses pengajuan SPV/DM

Proses checking budget Admin Budget

Proses Persetujuan Admin Budget



RFMF, Proposal, Perjanjian Kerjasama

CA (Cash Advance) & PV (Payment Voucher)

BM dan Head of BU

Finance & Acct Mgr, Finance Director

Proses pemberian dana SPV/DM

Proses pertanggungjawaban SPV/DM

Advance Request & Kwitansi

RFMF, Kwitansi/Faktur Asli, Proposal, Perjanjian Kerjasama

Permintaan dana untuk diberikan kepada customer/business partner, harus dibuatkan Advance Request dan disetujui oleh BAM

Pemberian dana harus dibuatkan kwitansi dan dimintakan tanda tangan dan nama jelas dari penerima uang serta mencantumkan nomor telp.

Pemberian dana kepada customer/business partner harus diselesaikan pada hari yang sama saat penerimaan dana oleh eksekutor

Untuk customer/business partner yang berbentuk badan hukum, HO akan transfer langsung ke rekening perusahaannya.

Otoritas

Ketentuan

Termasuk dalam sponsorship adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak di luar Dima Group di mana Dima Group merupakan salah satu pendukung kegiatan dengan support sejumlah dana tertentu dengan memperoleh kesepakatan tertentu dari penyelenggara kegiatan untuk melakukan branding

RFMF harus disetujui oleh BM dan Head Dana yang sudah ditransfer harus of BU untuk semua nilai direalisasikan paling lambat 1 (satu) bulan terhitung dari tanggal masuknya dana di Bank Area

Page 67

10. FLOW PEMBAYARAN GAJI SPG & CLAIM KE PT DI Narasi

1. 1. Agency Agency mengirimkan mengirimkan Daftar Daftar Absensi Absensi SPG SPG dan dan perhitungan gajinya perhitungan gajinya kepada kepada SPV/DM. SPV/DM. 2. 2. Daftar Daftar Perhitungan Perhitungan Gaji Gaji dan dan Absensi Absensi SPG SPG diverifikasi diverifikasi oleh oleh Admin, Admin, kemudian dimintakan kemudian dimintakan persetujuan persetujuan oleh oleh SPV/ SPV/ DM/BM. DM/BM. 3. 3. Perhitungan Perhitungan yang yang disetujui disetujui SPV/DM,BM, SPV/DM,BM, kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Agency Agency untuk untuk melakukan melakukan pembayaran pembayaran gaji gaji kepada kepada SPG. SPG. 4. 4. Slip Slip pembayaran pembayaran (berupa (berupa bukti bukti transfer) transfer) dan dan lampiran lampiran dokumen dokumen pendukungnya, pendukungnya, kemudian kemudian dikirimkan dikirimkan lagi lagi kepada kepada Admin Admin DIMA DIMA didi area area setempat. setempat. 5. 5. Admin Admin DIMA DIMA didi area area melakukan melakukan verifikasi verifikasi dan dan kemudian kemudian mengirimkannya mengirimkannya kepada kepada Budget Budget Controller Controller HO. HO. 6. 6. Budget Budget Controller Controller HO HO menerima menerima dokumennya dokumennya dan dan kemudian kemudian melakukan melakukan verifikasi verifikasi serta serta update update budget. budget. Kemudian Kemudian membuatkan membuatkan dokumen dokumen RFP RFP && CA CA 7. 7. Dokumen Dokumen RFP RFP && CA CA dengan dengan melampirkan melampirkan dokumen dokumen transfer transfer pembayaran pembayaran gaji, gaji, perhitungan perhitungan gaji gaji dan dan absensi, absensi, kemudian kemudian diberikan diberikan kepada kepada Accounting Accounting Officer. Officer. 8. 8. Setelah Setelah diverifikasi diverifikasi oleh oleh Accounting, Accounting, selanjutnya selanjutnya dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan Finance Finance && Accounting Accounting Manager Manager dan dan FD FD untuk untuk kemudian kemudian dilaksanakan dilaksanakan transaksi transaksi pembayaran pembayaran

Agency

Kirimkan Kirimkan Absensi Absensi dan dan Perhitungan Perhitungan Gaji Gaji SPG SPG

Admin DIMA Area

SPV/DM & BM

Budget Controller PT DI

Accounting Officer

A

B

Tdk Tdk

Perhitungan Gaji SPG

Bukti Transfer Pembayaran

Absensi

Perhitungan Gaji SPG (SPV/DM, BM signed) Verifikasi Verifikasi perhitungan perhitungan dan dan dimintakan dimintakan persetujuan persetujuan

Verifikasi Verifikasi dokumen dokumen dan dan update update Budget Budget

Buatkan Buatkan RFP RFP && CA CA Pembayaran Pembayaran Gaji Gaji kepada kepada SPG SPG Perhitungan Gaji SPG (ASPM, RM Buktisigned) Transfer Pembayaran


Perhitungan Gaji SPG (SPV/DM, BM signed)

RFP & CA

Kirimkan Kirimkan kepada kepada Accounting Accounting HO HO


Kirimkan Kirimkan kepada kepada kantor kantor perwakilan perwakilan DIMA DIMA Area Area


Verifikasi Verifikasi dan dan mengirimkan mengirimkan kepada kepada Budget Budget Controller Controller HO HO

A

Page 68

Pembayaran

RFP & CA

Approved?

Ya Ya


Perhitungan Gaji SPG (ASPM, RM Buktisigned) Transfer

B

Verifikasi Verifikasi kelengkapan, kelengkapan, perhitungan perhitungan dan dan otorisasi otorisasi dokumen dokumen

Minta Minta persetujuan persetujuan Finance Finance && Accounting Accounting Manager Manager dan dan Finance Finance Director Director

TABEL OTORISASI BIAYA # KETERANGAN JABATAN Line Manager (Line Mgr) Line Director (Line Dir)

= =

atasan langsung minimal level assistant manager pimpinan level Director di suatu divisi

# APPROVAL PEMBAYARAN / PENGELUARAN BIAYA Head Office ( HO ) Area

= =

Finance & Accounting Manager Controller

# PERSYARATAN UMUM SUPPORTING DOCUMENT / DOKUMEN PENDUKUNG Jika vendor sudah dikukuhkan sebagai PKP, wajib dilampirkan dokumen faktur pajak

Keterangan

Approval (To Be) HO

Area

Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

Supporting Documents / Attachment

Ketentuan Khusus

BIAYA OPERASIONAL 1 Petrol, Toll dan Parkir Operasional

-

Bukti Pembayaran (Bon/Kwitansi Asli)

-

-

-

-

2 Night Call Expense ( harian )

Line Mgr

Line Mgr

-

Night call report Kwitansi / Bukti

-

-

3 Entertainment

Line Dir

-

-

Form Entertainment Bukti Pembayaran/Kwitansi

-

-

4 Perbaikan / Perawatan Kendaraan Operasional

GA Mgr

GA Mgr

-

5 Surat Kendaraan Operasional

6 Biaya Operasional Motor

GA Mgr

GA Mgr

RFP Invoice / Kwitansi Dokumen Request Internal (RVM/LKK) Dokumen Request Eksternal (SPK/LKK)

-

RFP Bukti Pembayaran Surat Setoran Pajak Daerah PKB/BBN-KB

-

Fotocopy Surat Kendaraan

Line Mgr

Line Mgr

-

Invoice/Kuitansi Rekap Operasional Motor (ditandatangani atasan langsung)

1 Petrol, Toll dan Parkir Niaga

-

Line Mgr

-

Bukti Pembayaran (Bon/Kwitansi Asli)

2 Perbaikan / Perawatan Kendaraan Niaga

-

D&L Mgr

-

RFP Invoice / Kwitansi Dokumen Request Internal (RVM/LKK) Dokumen Request Eksternal (SPK/LKK)

-

-

Untuk semua karyawan yang memiliki fasilitas kendaraan pengajuan CA melalui HO sesuai payroll Untuk level manager ke atas di area claim dilakukan melalui HO (head office) sesuai payroll Tidak boleh klaim biaya petrol, toll dan parkir untuk hari libur / Minggu / bukan untuk kepentingan pekerjaan. Di belakang struk bensin wajib ditulis km saat isi bensin Claim biaya dilakukan 1 bulan 1x, paling lambat H+14 hari kerja dari akhir bulan untuk bulan sebelumnya sesuai dengan budget yang telah ditentukan Claim Night Call sesuai dengan budget masing-masing yaitu Manager Area Rp. 80.000,- dan Promotor/Supervisor sebesar Rp. 75.000,- per malam Night Call pada saat melakukan perjalanan dinas di klaim hanya drink saja Minimal 3 outlet per Night Call, kecuali ada event cukup 1 outlet. Pihak Eksternal ( Pihak ke-3 ) yang dapat memberikan kontribusi positif kepada perusahaan. Frekuensi : sesuai keperluan. Level : Manajer ke atas. Menggunakan produk sendiri dan bukan kompetitor. Rokok tidak termasuk dalam entertain. Jika claim entertain pada tanggal yang sama maka claim Night Call tidak berlaku. Claim biaya entertain paling lambat H+14 hari kerja dari akhir bulan untuk bulan sebelumnya. Claim entertainment ditujukan ke Head Office (HO) Biaya yang berkenaan dengan kendaraan yang tidak diperkenankan adalah cuci mobil, pengharum mobil. Nilai perbaikan <= Rp 500.000, setelah RFP sudah disetujui, maka user dapat langsung melakukan perbaikan kendaraannya. (Menggunakan dana pettycash)

Sesuai regulasi HRD

BIAYA NIAGA

-

Page 69

-

Di belakang struk bensin wajib ditulis km saat isi bensin

Keterangan

Approval (To Be)


Ketentuan Khusus

HO

Area

-

D&L Mgr

-

RFP Bukti Pembayaran Surat Setoran Pajak Daerah PKB/BBN-KB Fotocopy Surat Kendaraan

4 Ongkos Angkut Pembelian ( Freight In Cost )

P&L Mgr

-

-

Invoice/Kwitansi Surat Jalan / DO Transporter, MBI, Dima

5 Ongkos Angkut Penjualan

D&L Mgr

-

-

Invoice/Kwitansi Surat Jalan / DO

6 Surveyor Fee ( SUCOFINDO )

P&L Mgr

-

-

Invoice/Kwitansi

7 Jasa PPJK

P&L Mgr

-

-

Kwitansi ( DP ) Bukti Pembayaran/Kwitansi Tagihan Pelayaran

8 AP Payment to Collector (Pembelian Embalase)

P&L Mgr

-

-

Invoice/kwitansi PE

9 Upah cuci botol kosong

P&L Mgr

-

-

Rincian Perhitungan Bukti Pembayaran

1 Perjalanan Dinas ( Travelling )

Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

-

Surat Tugas Dinas Bukti Pembayaran/ Kwitansi

-

Sesuai dengan regulasi HRD Untuk hotel bintang 4 ke atas bon wajib dalam bentuk print dari pihak hotel

2 Pemesanan Tiket Pesawat dari Tour & Travel

Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

-

-

Tiket Pesawat, bukti invoice pembelian tiket harus dilampirkan bersamaan.

-

Form Pemesanan Tiket ( approved ) Invoice / Kwitansi

-

Claim ditujukan ke Head Office (HO)

3 Surat Kendaraan Niaga

BIAYA ADMINISTRASI

3 Pengiriman Paket, surat menyurat

GA Mgr

-

-

Invoice / Kwitansi. Resi yang di validasi Penerima.

4 Permintaan Percetakan Dokumen

Line Mgr

Line Mgr

-

RFP Invoice/Kwitansi SJ ( Tanda Terima )

5 PLN, PAM, Telepon

GA Manager

GA Manager

-

RFP Invoice / Kwitansi

6 Jasa Internet, VPN

IT Infra Mgr

-

-

Invoice / Kwitansi

7 Pembelian Materai

Line Mgr

Controller

-

Invoice / Kwitansi Buku Pemakaian / Pencatatan

Presdir

-

-


Finance Director

-

-


Line Mgr/ Line Dir

Line Mgr

-

Invoice / Kwitansi

HR Dir

-

-


HR Manager

HR Manager

-

Invoice / Kwitansi

-

RFP Invoice / Kwitansi Proposal ( Jika ada )

8 Pembayaran Jasa Notaris, Surat Ijin Perusahaan

9 Pembayaran Jasa Auditor

10 Biaya Transportasi - Taxi 11 Rental Kendaraan

12 Sumbangan - Pegawai -

Pihak External

Sumbangan kepada pihak eksternal berupa : a. Karangan Bunga b. Parcel c. Sumbangan Pernikahan (Angpao) d. Hadiah Ulang Tahun e. Biaya Perijinan Kepolisian

13 Biaya Outing / Team Building

Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir Manager Nasional/ Line Dir

Manager Nasional

Dokumen Penunjang : - Foto

Manager Nasional

-

Tanda terima

Manager Nasional

-

Undangan

Manager Nasional

-

Tanda terima / undangan

HR Dir

HR Dir

-

RFP Invoice / Kwitansi Proposal ( Jika ada )

Manager Nasional

Page 70

Sesuai regulasi HRD

-

Sesuai regulasi HRD

Approval (To Be)

Keterangan

HO GA Mgr

14 Biaya Retribusi / Iuran rutin

Area GA Area / Controller -


Ketentuan Khusus

RFP Invoice/kwitansi

-

Jika ada pembayaran untuk iuran rutin yang belum ada dalam daftar iuran rutin, maka harus dimintakan persetujuan dari Finance Director.

-

Pembelian perlengkapan kantor cukup disetujui oleh Line Manager dan Accounting Manager.

-

Definisi IT Supplies : memiliki umur ekonomis kurang dari satu tahun, bisa habis dikonsumsi, tidak dalam bentuk elektrik.

-

Definisi IT Equipment : memiliki umur ekonomis lebih dari satu tahun, tidak bisa habis dikonsumsi, dalam bentuk elektrik atau sebagai pelengkap alat elektrik

-

Sesuai regulasi HRD Pengajuan baru / perpanjangan (approved HR Dir, FD)

-

Sesuai regulasi HRD

15 Pembelian Perlengkapan Kantor ( ATK ) ( Office Supplies )

GA Mgr

GA Mgr

-

RFP Invoice/kwitansi SJ ( Tanda Terima )

16 Rental Peralatan Kantor ( Office Equipment )

GA Mgr

-

-


Perlengkapan IT ( IT Supplies )

IT Infra Manager

IT Infra Manager

-

RFP PO Invoice/Kwitansi SJ (Tanda Terima)

Peralatan IT ( IT Equipment )

IT Infra Manager Corp IT Mgr Corp IT Mgr

Acct Mgr Acct Mgr Fin. Director

-


18 Perbaikan / Perawatan Peralatan Kantor ( Office Equipment )

GA Mgr

GA Mgr

-


IT Infra Manager Corp IT Mgr Corp IT Mgr

Acct Mgr Acct Mgr Fin. Director

-


Finance Dir

-

-

RFP Invoice/Kwitansi Kontrak

GA Mgr

GA Mgr

-

SPK RFP Invoice/Kwitansi

-

RFP Invoice / kwitansi

17 Pembelian Perlengkapan dan Peralatan IT

19 Perbaikan / Perawatan Peralatan IT ( IT Equipment )

20 Pembelian Software IT & Pembayaran Consultant Fee / Maintenance Fee

21 Perbaikan / Perawatan Bangunan / Gedung

22 Pembayaran Premi Asuransi Jiwa & Penambahan asuransi karena karyawan baru

23 Pembayaran Premi bulanan / Tahunan (Penunjukan/Penggantian/Penambahan) - Asuransi Kendaraan Operasional & Niaga

<= Rp 2,5 juta Rp 2,5 jt - Rp 5 jt > Rp 5 jt

HR Manager

GA Mgr

GA Mgr

-

Invoice/kwitansi Polis asuransi

F&A Mgr

F&A Mgr

-

Invoice/kwitansi Polis asuransi

24 Penunjukkan / Penggantian / Penambahan Polis Asuransi Baru Karyawan

HR Dir

-

-

Invoice/kwitansi

25 Pembayaran Gaji

HR Dir

-

(Permintaan bayar pakai memo)

Line Mgr

Line Mgr

27 Pembayaran Uang Pesangon

HR Dir

-

28 Emergency Loan

HR Mgr

29 Medical Claim

30 Pembelian Seragam Kerja (Uniform)

- Bangunan, Barang dagangan

26 Biaya overtime

-

SPK

Dibayarkan bersama dengan payroll

(Permintaan bayar pakai memo)

-

Sesuai regulasi HRD

HR Mgr

-

Sesuai Regulasi HRD

-

Maksimal pinjaman sebesar 4 bulan gaji tanpa bunga dan dikembalikan dalam jangka waktu 1 tahun

HR Mgr

HR Mgr

-

Sesuai Regulasi HRD

-

Budget sesuai dengan regulasi HRD.

HR Mgr

HR Mgr

-

RFP PO Invoice/kwitansi

-

Sesuai regulasi HRD

Recruitment Mgr

-

-


-

Sesuai regulasi HRD

32 Employee Meal

Line Dir

Line Dir

-

Invoice / Kwitansi

-

Employee meal termasuk kegiatan meeting.

33 Training / Workshop / Seminar

HR Dir

HR Dir

-

Form Pengajuan Training RFP Invoice / Kwitansi

Line Mgr

Line Mgr

-

Breakage (Approved)

31 Biaya Perekrutan Karyawan / Biaya Pasang Iklan di Koran

34 Pemusnahan barang dagangan / Selisih kurang Breakage ) di Gudang

Page 71

Keterangan

Approval (To Be)


HO

Area

P&L Mgr

-

-

PIB SSPCP

Tax Manager

-

-

SSP (Surat Setoran Pajak) Memo

37 AP Payment to Principal

F&A Mgr

-

-

Invoice Principal BTB ( on condition )

38 Langganan Koran

GA Mgr

-

-

Invoice / Kwitansi

39 Keperluan Rumah Tangga Kantor

GA Mgr

Controller/ Line Mgr -

-

Invoice / Kwitansi

-

Copy SPPT (Surat Pemberitahuan Pajak Terutang) Copy STTS (Surat Tanda Terima Setoran) RFP

35 Pajak Impor 36 Pembayaran Hutang Pajak ( PPh Psl 21, 22, 23, 25, 26, 29 ) ( PPN & PPnBM )

40 Pajak Bumi dan Bangunan

Legal Mgr

-

Page 72

Ketentuan Khusus

DIMA GROUP

FORM

FORM PERSETUJUAN Pengangkatan & Perpanjangan Kerjasama DEALER Jakarta……………… Kepada, Yth. Head of BU Cc : Finance Director Finance & Accounting Manager Legal Asst Manager Head of Operation Head of Sales

Bersama ini diajukan Nama calon / Dealer untuk mendapatkan persetujuan: P

A. Pengangkatan baru

:

B. Perpanjangan Kerjasama

:

Nama Perusahaan

: PT. .......

Alamat Perusahaan

: Jl.

Wilayah kerja Distribusi / Area / Reg.

:

Terlampir data / infomasi hasil evaluasi yang bisa dipergunakan untuk pertimbangan keputusan: 1. Kelengkapan data 'Company Profile'

:

P

Yes

No

2. Kelengkapan Persyaratan aspek Legal (Foto copy) : a. Akta Pendirian

: Yes

No

g. NPWP

:

Yes

No

b. SK Menkeh Pendirian

: Yes

No

h. TDP

:

Yes

No

c. Akta Perubahan

: Yes

No

i. SIUP

:

Yes

No

d. SK Menkeh Perubahan

: Yes

No

j. SIUP MB

:

Yes

No

e. KTP Direksi/ Pemilik

: Yes

No

k. Ijin Gangguan (HO)

:

Yes

No

f. Keterangan domisili

: Yes

No

l. NPPBKC

:

Yes

No

3. Financial aspects, Kesanggupan untuk Memberikan Jaminan : a. Bank Guarantee Yes No b. Deposito 4. Kelengkapan lainnya : a. KPI Dealer

Yes

No

Yes

No

c. Sertifikat tanah

Yes

No

d. BPKB Kendaraan

Yes

No

Diketahui Oleh Tgl:

Disetujui Oleh Tgl:

BM

Head of BU

Catatan / Komentar: . . . Diajukan Oleh: Tgl:

SPV/DM

Diperiksa Oleh Tgl:

Legal Asst Manager

Diperiksa Oleh Tgl:

F&A Manager

Page 73

FORM PERSETUJUAN BANK GARANSI Nomor

:

Nama

:

Tanggal Pengajuan

:

Alamat

:

TOP

:

hari

Freq Delivery/ Month

:

kali

Owner

:

Nama Produk A.

B.

Target Penjualan (Monthly)

Harga

Nilai

Perhitungan

Pengajuan

Satuan *

Penjualan

BG / Deposito

BG / Deposito

GUINNESS -

Guinness Pint Krat

-

-

-

Guinness Pint Dus

-

-

-

Guinness Can Dus

-

-

-

Guinness Can Slim Guinness Quart Dus Guinness Quart Krat

-

-

-

-

-

-

SMIRNOFF -

Smirnoff

TOTAL * Harga satuan sudah termasuk PPN dan Jaminan embalase

NOTE / Comment :

Prepared by

Review by

SPV/DM Date :

BM Date :

Validated by

Finance & Accounting Manager Date :

Page 74

Approved by

Head of BU Date :

Finance Director Date :

Company Name

:

Territory Coverage : Channel Coverage : Area : Regional :

Date of submit :

Page 75

COMPANY PROFILE Isi kolom yang berwarna Company Name

:

Company Status

:

Company Address (Full address)

:

Phone No. Fax No. E-mail Address

: : :

Legal Licenses

:

-

Jenis Akta Pendirian SK Menkeh Pendirian Akta Perubahan SK Menkeh Perubahan KTP Direksi /pemilik Surat Keterangan Domisili NPWP TDP SIUP SIUP MB (khusus Gol > A) Ijin Gangguan NPPBKC

Warehouse Address

:

Phone No.

:

Fax No.

:

Person In Charge : - Owner - Director - Sales Manager

: : :

Established Since

:

Distributor Of Guinness product since

:

Page 76

Nomor

Tanggal

FACILITIES -

Company Name : ►

Warehousing (Jumlah Gudang, Lokasi & Ukuran luas) : Location (Address)

No 1 2 3

►

Total Capacity

Guinness Capacity

Remarks

Fleet : (Armada untuk menunjang Penjualan) No 1 2 3 4 5 6

►

Type of Vehicle

Capacity

#BA

Coverage System

Product

OFF TRADE

ON TRADE

Geographical Coverage : (Wilayah Coverage) WHS No

Area

Sub Area

# O/L Univ.

Target # Cover

# O/L Univ.

1 2 3

►

Channel Strengths : (Kekuatan/ Kelebihan Coverage di channel apa?)

►

Channel Weaknesses : ( Channel Coverage yang masih perlu dikembangkan)

►

Computer System & Facilities : (Fasilitas system & peralatan komputer) Soft Ware (Nama & Fungsi) : Hardware (Jumlah & Spesifikasi) :

►

Length of Service / Contract : (Masa kerja sebagai Sub./ Distributor) As a Distributor Since : As a Guinness Distributor Since :

►

Date of Appointment : (Ditunjuk sebagai Sub/Distributor Oleh & Tanggal berapa? ) Date/Year a. Appointed by : Date/Year b. Appointed by : Date/Year c. Appointed by : Date/Year d. Appointed by : Date/Year e. Appointed by :

►

Remarks

Size (m2) 360

Stocking Capacity : (Kapasitas/ kemampuan penyimpanan Jumlah Stock) No 1 2 3

►

Isi kolom yang berwarna

Note :

Page 77

: : : : :

Target # Cover

# O/L Univ.

Target # Cover

BUSINESS PROFILE -

Company Name : PRODUCT LICENSED : Product Category

►

Alcohol Content Beverage

Brand Name

● ● ● ● ●

VALUE in BUSINESS Since Year

● ● ● ● ●

Non Alcohol Content Beverage

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

●

Rp.

● ● ● ● ●

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

●

Rp.

● ● ● ● ●

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

S u b Total

●

Rp.

-

0%

TOTAL

●

Rp.

-

0%

● ● ● ● ●

● ● ● ● ● S u b Total

►

Non Beverage

% Contr.

● ● ● ● ●

S u b Total ►

Annual Value (Estimated) (Rps.000)


● ● ● ● ●

● ● ● ● ●

Page 78

0% 0% 0% 0% 0% -

0% 0% 0% 0% 0% 0%

-

0% 0% 0% 0% 0% 0%

Remarks

SUPPLY CHAIN ANALYSIS Isi kolom yang berwarna -

Company Name : Brand / SKU

Trader

Super WHS (++) WHS ON OFF

Sub Dist. Super WHS (++) WHS Retailer

ON OFF

Brand / SKU

Trader Sub Dist. Super WHS (+++) WHS Retailer

GFES - Quart / 12 (16)

Brand / SKU

Trader

ON OFF

GFES - Can / 24

Retailer

GFES - P/24

Sub Dist.

Buying Price per Ctn.

Profit Margin Rp %

Selling Price per Ctn.

Term of Payment

Volume Setting

% Vol. Contr.

Remarks

Term of Payment

Volume Setting

% Vol. Contr.

Remarks

Term of Payment

Volume Setting

% Vol. Contr.

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

-

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

-

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%


Profit Margin Rp %


Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

-

0.0%


Profit Margin Rp %


Rp.

Rp.

Rp.

0.0%

-

Rp.

Rp.

Rp.

0.0%

-

Rp.

Rp.

Rp.

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

0.0%

Rp.

Rp.

Rp.

0.0%

Page 79

KEY ACCOUNT PROFILE ►

Company Name

:

-


Personnel (Key Personnel Contact in Buying, Marketing, Finance, Distribution, Promotion, IT, etc.)

No.

Name

Position

Phone

1 2 3 4 5 6 7

► Buying Process :

► Distribution Details :

Page 80

Notes

DEALER - PERFORMANCE SCORING Dealer Name : Area coverage :

From:

Cara pengisian scoring :

Perhatian:

Bila ingin memberi scoring "1", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1. Bila ingin memberi scoring "2", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1, 2. Bila ingin membri scoring "3", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1, 2 & 3. BEt.

No.

To:

Appraissal period :

Isi hanya kolom yang berwarna

Bobot Scoring (%)

KPI - Description

Scoring 1

2

3

4

5

1

1

1 1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

1

7

6

4

1

Distribution coverage performance

2

Financial capacity

3

Network & relationship to Government

4

Network to traders

5

Experience to handle alcoholic beverages

6

Sales force availability

7

Man hours to handle Dima Portfolios

8

Resources available to handle PT. Dima Portfolio

9

Willingness to be driven by PT. Esham Dima Mandiri

10

Warehouse & office facilities

11

Delivery & Transportation availability

5% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5% 5%

12

Willingness to enter partnership with Guinness & Dima Portfolio lainnya.

5%

1

13

Organization structure IT management

15

'Image' Position in the Market

5% 5% 5%

1

14

75%

15

TOTAL WEIGHTED AVERAGE SCORE

Total

Score

1 1 1 1 1

1 1 3

Rekomendasi hasil penilaian (Performance Scoring) : A. Good - Excellent B. Standard C. Bellow Standard

: : :

Perpanjangan masa kerjasama otomatis akan dilakukan sesuai standard 1(satu) Perpanjangan masa kerjasama akan dilakukan sesuai standard yaitu 1 (satu) Akan dikeluarkan surat teguran/ peringatan. Perpanjangan masa kerjasama

Date : Disepakati oleh:

Date : Dinilai ulang Oleh :

Date :

Dealer

BM

SPV/DM

Page 81

Dinilai Oleh :

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Cabang : …………………………………….

Form Memorandum of Understanding (MoU) / Kesepakatan Awal NO I.

KETERANGAN

KETERANGAN

STATUS DEALER

II.

IDENTITAS DEALER

1

Nama

2

Badan Hukum

3

Alamat Tempat Usaha

4

Alamat Tempat Tinggal

5

No Telp. / Fax.

6

Nama Pemilik

7

N.P.W.P

8

N.P.P.K.P

9

N.P.P.B.K.C

III.

PRASYARAT TRANSAKSI

1

Jaminan a. Jenis b. Taksiran Nilai (Rp) c. Ikatan Notaris / No. / Tgl.

2

A. Target Penjualan / Head of BUan a. Guinness : Pint/Pls/24 b. Guinness : Qrt/Pls/16 c. Guinness : Can/Cn/24

IV. 1

FASILITAS TRANSAKSI Fasilitas Kredit & Pembayaran a. TOP (Masa Pembayaran) b. Kredit Limit (Sesuai Bank Garansi) c. Cara Pembayaran (BG/Transfer Bank/Tunai)

2

Fasilitas Harga A. Fixed Margin on Invoice B. Incentive Base On KPI C. Total :

V.

PERSEDIAAN BARANG

1

Persediaan Barang

VI.

LAIN - LAIN

1

Wilayah Coverage

2

Jumlah / Target Outlet > On Outlet > Off Outlet

Kota …………………., Tanggal …………………………………………… Disiapkan Oleh,

Di-review Oleh,

SPV/DM

BM

Disetujui,

Pemilik outlet

Page 82

Head of BU

SURAT PENUNJUKAN DEALER No. : .......... (lokasi), (tanggal) Kepada Yth. (Nama Dealer/Agen) (alamat Dealer/ Agen) (daerah Dealer/Agen) u.p.(Nama pemilik Dealer/Agen) Perihal : Penunjukan Dealer Dengan hormat, Sehubungan dengan permohonan Saudara untuk menjadi Dealer kami, maka melalui surat ini, kami selaku Distributor GUINNESS, POKKA, dan CHEZ ORANGE, yang berkedudukan di Jakarta, dengan kantor pusat di Komplek Pluit Mas Blok A No.1A, Jembatan Tiga – Pluit, Jakarta Utara 14450, dengan ini menunjuk : .................. Selaku Dealer untuk wilayah ............ Adapun penunjukan ini dengan kondisi dan syarat-syarat sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.

Jangka Waktu Penunjukkan Harga Term Of Payment Target Penjualan

: : : :

Demikian surat dari kami. Agar surat ini dapat digunakan dengan sebagaimana mestinya. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami, PT. ESHAM MANDIRI

Menyetujui, (Nama Dealer/Agen)

ISKANDAR BUDIANTO Pimpinan PT.ESHAM MANDIRI Cabang ......

(Nama Pemilik Dealer/Agen) Pemilik

Page 83

Check List Kelengkapan Klaim KPI Dealer Dealer Area Periode NO.

: : : DOKUMEN

1

Dealer Performance Evaluation

2

Lampiran Surat Penunjukan Dealer (sudah ditandatangani kedua pihak)

3

Lampiran Commitment Target (sudah ditandatangani kedua pihak)

4

Lampiran Commitment Harga (sudah ditandatangani kedua pihak)

5

Report Payment

6

Report Sales Achievment

7

Productivity Report

8

Warehaouse & Supporting report

1 2 3

Sebelum mengclaim KPI untuk Dealer, harap untuk melengkapi seluruh Dokumen di atas Isi dengan benar dan jelas setiap form-form yang akan dilampirkan KPI Dealer dapat di Klaim apabila hasil dari Performance Evaluasi Dealer itu "Very Good" atau "Good", bagi yang "Unsatisfactory" tidak dapat mengklaim KPI

4

Semua dokumen untuk Klaim KPI harus ditandatangani oleh RBM & Controller

5

KPI dikirim ke HO setiap tiga Head of BUan sekali, paling lambat klaim di bulan ke dua

Mekanisme Klaim KPI Dealer

Contoh : KPI Head of Bulan Jan-Mar 2012, diklaim Bulan April s/d Mei 2012 Jika lewat dari Bulan tersebut yang sudah ditentukan maka KPI "Gugur" atau tidak dapat diklaim 6

KPI dikirim ke Admin Budget HO untuk ditandatangani Head of BU

7

Kemudian KPI akan dilanjutkan ke Accounting

8

Setelah di Approve oleh Accounting Manager, hasil nilai KPI baru dapat diberikan pada pemotongan pengambilan Faktur berikutnya dalam bentuk discount Dealer tidak diperkenankan melakukan pemotongan nilai KPI secara sepihak pada Faktur, sebelum KPI dan syarat-syarat klaim KPI ditandatangani oleh HOD & Accounting Manager

9

Tertanggal : Dibuat oleh,

Controller

Disetujui,

Diketahui,

AAA BM

BBB Head of BU

Page 84

CCC Senior Spv Acc

DDD Acc Manager

DESCRIPTION DEALER PERFORMANCE EVALUATION

KATEGORI

POINT YANG DIDAPAT

FACTOR Max : 10

Bonafiditas

Bank Garansi

Payment

Jika Nilai BG dapat dipenuhi minimal 75% dari Nilai yang diterbitkan/ditetapkan oleh PT Esham Dima Mandiri

Jika Nilai BG dipenuhi dibawah 75% sesuai surat yang diterbitkan/ditetapkan oleh PT Esham Dima Mandiri

Jika pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai dengan perjanjian atau TOP yang berlaku

Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 1 hari

Jika pembayaran terjadi keterlambatan dalam 7 hari (Overdue di atas 7 hari)

Contoh :

Contoh :

Contoh:

- Untuk yang BG, Pembayaran sebelum atau tepat waktu Jatuh Tempo pembayaran, biasanya TOP 14 hari

Warehouse

Supporting

Min : 3

Jika BG baik nilai & waktunya dapat dipenuhi sesuai dead line dari surat yang diterbitkan/ditetapkan oleh PT Esham Dima Mandiri

- Untuk yang Cash, pembayaran dilakuakan tidak pada - Untuk yang Cash, pembayaran dilakukan pada saat barang dan saat barang atau Invoice diterima, namun dilakukan 1 Invoice diterima oleh Dealer hari setelah barang atau Invoice diterima

Commitment

KETERANGAN

Mid : 7

- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat dari 1 hari dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi Overdue

- Untuk yang Cash, pembayaran dilakaukan setelah 1 minggu barang atau Invoice diterima

Sesuai dengan Surat Perjanjian Penunjukan Dealer, dihitung dengan BG/Limit Kredit

Disesuaikan dengan data Finance

- Untuk yang BG, pembayaran dilakukan lewat 1 minggu dari TOP yang ditentukan, yang akan terjadi overdue >7 hari

Sales Achievment

Jika Achievment capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) dari Jika Achievment capai dibawah 100% s/d 95% (<100%target KPI 95%) dari target KPI

Jika Achievment capai dibawah 95% (<95%) dari target Sesuai data Penjualan di Bos.Net KPI

Sistem Purchase

Jika sistem purchase/order Dealer ke EDM sesuai dengan Phasing Target dalam 1 Head of BUan dibagi rata perminggunya (kecuali dalam kondisi tidak ada barang)

Jika sistem purchase/order barang tidak sesuai dengan Sesuaikan dengan realisasi Faktur atau PO di data phasing target yang sudah ditentukan

Outlet Cover

Jika jumlah RTM nya sama dengan atau di atas outlet yang tercantum lampiran perjanjian dealer

Jika jumlah RTM nya di bawah outlet yang tertera di lampiran perjanjian


Distribusi

Jika Achievment EO capai di atas/sama dengan 100% (>=100%) Jika Achievment EO capai dibawah 100% s/d 80% dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran (<100%-80%) dari target atau jumlah outlet yang perjanjian terdapat di lampiran perjanjian

Jika Achievment EO capai dibawah 80% (<80%) dari target atau jumlah outlet yang terdapat di lampiran perjanjian


NOO

Jika Dealer memiliki NOO >= 5 Outlet

Jika Dealer memiliki NOO <= 4 - 2 Outlet

Jika Dealer tidak ada NOO


Service Level

Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level min 90% dari 1 x 24 jam

Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level min 80% dari 1 x 24 jam

Jika seluruh realisasi order yang dilakukan mencapai service level dibawah 80% dari 1 x 24 jam

Adjustment dari RDM

Luas Gudang

Luas

Cukup Luas

Kurang Luas

Adjustment dari RDM Cantumkan luas (m²) dan luas yang seharusnya

Kapasitas Gudang

Sangat Cukup

Cukup

Kurang

Adjustment dari RDM Kemampuan penyimpanan jumlah stock

Armada

Jumlah dan Kondisi Armada masih sangat baik untuk digunakan Jumlah dan Kondisi Armada cukup baik sebagai penunjang penjualan

Jumlah dan Kondisi Armada kurang layak untuk digunakan

Adjustment dari RDM

Number of Sales

Jika di dealer terdapat Team atau Sales Exclusif

Jika di dealer hanya ada Sales Reguler saja

Adjustment dari RDM

Disetujui,

XXX

YYY

Head of BU


Note : Tidak perlu diprint, buakan merupakan lampiran, hanya penjelasan dari perhitungan Dealer Performanc Evaluation

Page 85

SALES PRODUCTIVITY REPORT Dealer Area Periode

: : :

FINAL POINT Point Luas Gudang Criteria POINT Luas 10 Cukup 7 Kurang 3

Kapasitas Gudang Criteria POINT Sangat Cukup 10 Cukup 7 Kurang 3

0

Get Point

Point Armada Criteria POINT Sangat Layak 10 Cukup Layak 7 Kurang Layak 3

0

Get Point

Point Number of Sales Criteria POINT Sale Exclusif 10

0

Get Point

Sales Reguler

3

Get Point

0

► Warehousing (Jumlah Gudang, Lokasi & Ukuran luas) : Location (Address)

No

Keterangan

Size (m2)

1 2 3

► Stocking Capacity : (Kapasitas/ kemampuan penyimpanan Jumlah Stock) Total Capacity

No

Guinness Capacity

Keterangan

1 2 3

► Armada untuk menunjang Penjualan Type of Vehicle

No

Capacity

#ASR

Coverage System

Product

1 2 3 4 5 6


SPV/DM

Disetujui,

Diketahui,

( NAMA DEALER ) Dealer :

BM

Page 86

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Lampiran Perjanjian Kerja sama Dealer AREA : ……………………………………. NO

KETERANGAN

I.

STATUS OUTLET

1

Saat ini

II.

IDENTITAS OUTLET

1

Nama Outlet

2

Badan Hukum

3

Alamat Tempat Usah Outlet

4

Alamat Tempat Tinggal Outlet

5

No Telp. / Fax.

6

Nama Pemilik

7

N.P.W.P

8

SIUP / TDP

9

SITU / HO

III.

PRASYARAT TRANSAKSI

1

Agunan / Kolateral

KETERANGAN

a. Jenis b. Taksiran Nilai (Rp) c. Ikatan Notaris / No. / Tgl. 2

A. Target Penjualan / Head of BUan a. Guinness : Pint/Pls/24 b. Guinness : Qrt/Pls/16 c. Guinness : Can/Cn/24 B. Pengiriman Stock / Head of BUan C. Pengiriman Stock / Penjualan dari

IV. 1

FASILITAS TRANSAKSI Fasilitas Kredit & Pembayaran a. TOP (Masa Pembayaran) b. Kredit Limit (Est. Total Nilai) c. Cara Pembayaran (BG/Transfer Bank) d. Bank

2

Fasilitas Harga A. Fixed Margin on Invoice

%

Nett. Price (ctns)

a. Pint/Pls/24 b. Quart/Pls/16 c. Can/Ctn/24 B. Incentive Base On KPI C. Total : V.

LAIN - LAIN

1

Wilayah Coverage

2

Jumlah / Target Outlet > On Outlet > Off Outlet

Kota …………………., Tanggal …………………………………………… Disiapkan Oleh,

Mengetahui,

SPV/DM

BM

Menyetujui,

Head of BU & FD

Page 87

Pemilik outlet

Page 88

Page 89

KPI DEALER Dealer : Area : Periode : A. Syarat Claim KPI 1. Hasil dari Performance Evaluation minimal "Good!!" 2. Tidak ada return 3. Pricing sesuai comimitment 4. Tidak melakukan Infiltrasi 5. Report data sesuai realisasi dan ketentuan B. Perhitungan KPI Dealer NO

Parameter HLS

Sales Achievment Target Actual % Ach Nilai Yang dihitung 2 Payment Payment Sesuai TOP Total Nilai = (Sales Ach + Payment)

Januari VALUE

Periode February HLS VALUE

HLS

Total Nilai

Maret VALUE

HLS

VALUE

1

335 335 100% 335

1,912,780,896 1,912,780,896 100% 1,912,780,896

0% -

0% 0% -

0% -

335 335 100% 335

1,912,780,896 1,912,780,896 100% 1,912,780,896 133,143,455 Rp 2,045,924,351

Bonus KPI

0.50%

Total KPI (Jumlah x 0.5%)

Rp

10,229,622

Penalty payment tidak sesuai TOP

Rp

2,064,447

KPI yang diperoleh = Total KPI - Penalty Payment

Rp

8,165,175

Angka tersebut akan dipotongkan langsung pada Invoice No._______________Head of BUan ______________2012 Tertanggal : Dibuat oleh,

XXXX Controller

XXXX SPV/DM

Menyetujui

XXXX BM

Page 90


REPORT PAYMENT DEALER

Dealer : Area

:

Periode :

FINAL POINT Criteria

POINT

On Time Over Due 1 hari Over Due >7 Hari Get Point

Pembayaran Sesuai TOP :

NO.

NO. FAKTUR TGL FAKTUR

TOP

TGL JATUH TEMPO

NILAI FAKTUR

JENIS PEMBAYARAN

NAMA BANK

NO. GIRO

TGL TERIMA GIRO

TGL FISIK GIRO

TGL CAIR

DOKUMEN PELUNASAN

JUMLAH

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Total Pembayaran

Rp

Rp

KPI yang diperoleh (Jumlah X 0.50%)

x

-

Rp

0.50%

Pembayaran Tidak Sesuai TOP : NO.

NO. FAKTUR TGL FAKTUR

TOP

TGL JATUH TEMPO

NILAI FAKTUR

JENIS PEMBAYARAN

NAMA BANK

NO. GIRO

TGL TERIMA GIRO

TGL FISIK GIRO

TGL CAIR

JUMLAH

OVERDUE

FINALTY

1 2 3 4 5 TOTAL

Rp

-

Rp

Total KPI


Controller

Rp

Disetujui,

Diketahui,


BM

Keterangan Pengisian : 1. Lengkapi Nama Dealer, Area dan Periode perhitungan 2. Untuk Final Point tidak perlu diisi karena sudah rumus Jika Pembayaran dilakukan sesuai ketentuan dalam perjanjian dealer maka, isi di Form "Pembayaran sesuai TOP" Jika Pembayaran dilakakan tidak sesuai dengan ketentuan dalam perjanjian maka, isi di Form "Pembayaran tidak sesuai TOP" Info Pengisian : - No. Faktur : Diisi sesuai No. Faktur yang dibayarkan - Tanggal Faktur : Diisi dengan tanggal yang tertera di faktur tersebut atau tanggal Faktur dicetak/diterima dealer - Nilai Faktur : Diisi dengan jumlah nilai Faktur yang tertera di faktur tersebut atau yang dibayarkan dengan rupiah - Jenis Pembayaran: Diisi dengan jenis pembayaran yang dilakukan Dealer (Contoh : Transfer, Biylet Giro, dll) - Nama Bank : Diisi dengan nama bank yang digunakan Dealer untuk transaksi tersebut (Contoh : BCA, OCBC NISP,dll) - No. Giro : Diisi dengan Nomor Giro yang tertera di Giro yang diberikan oleh Dealer (jika pembayaran dilakukan dengan menggunakan BG) - Tgl.Giro : Diisi dengan Tanggal terimanya Giro tersebut - Tgl. Cair : Diisi dengan Tanggal dicairkannya Giro tersebut - Jumlah : Diisi dengan jumlah yang dibayarkan oleh Dealer tersebut 3. Harap isi Overdue Pembayaran, jika terjadi keterlambatan dalam melakukan pembayaran (Contoh: 5 hari) Page 91

-

REPORT ACHIEVMENT DEALER Dealer Area Periode

: : :

0.8 0.8

FINAL POINT Point Sales Achievment Criteria POINT

Point Sistem Purchase Criteria POINT Sesuai Phasing Target per Week

Ach => 100% Ach => 95-99% Ach > 95%

Tidak Sesuai

Get Point PERIODE

DESCRIPTI ONS

WEEK

Target

I II III IV V

Pint Krat

TOTAL TARGET

JULI

Actual

I II III IV V

TOTAL ACTUAL

% ACH

I II III IV V

% ACH

Target

I II III IV V

TOTAL TARGET

TOTAL QUARTERLY

Actual

I II III IV V

TOTAL ACTUAL

% ACH

Pint Ctn

250 250 250 250

I II III IV V

% ACH

1,000 250 250 250 250

-

1,000 100% 100% 100% 100% 0% 100% 250 250 250 250 1,000 250 250 250 250 1,000 100% 100% 100% 100% 0% 100%

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

GUINNESS Quart Can 320 Quart Ctn Krat ml 300 250 500 250 500 250 500 250 1,800 300 500 500 500

-

1,800 100% 100% 100% 100% 0% 100% 300 500 500 500 1,800 300 500 500 500 1,800 100% 100% 100% 100% 0% 100%

-

1,000 250 250 250 250

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

1,000 100% 100% 100% 100% 0% 100% 250 250 250 250 1,000 250 250 250 250 1,000 100% 100% 100% 100% 0% 100%

10

Slim 250 Total Ctn ml 800 1,000 1,000 1,000 3,800 800 1,000 1,000 1,000 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

3,800 100% 100% 100% 100% 0% 100% 800 1,000 1,000 1,000 3,800 800 1,000 1,000 1,000 3,800 100% 100% 100% 100% 0% 100%

Get Point HLS 69 89 89 89 335 69 89 89 89 335 100% 100% 100% 100% 0% 100% 69 89 89 89 335 69 89 89 89 335 100% 100% 100% 100% 0% 100%

10

SMICE

WINE

POKKA

Value

25 25 25 25

KKB 15 15 15 15

15,000,000 15,000,000 15,000,000 15,000,000

1,242,424 1,242,424 1,242,424 1,242,424

25 25 25 25

15 15 15 15

15,000,000 15,000,000 15,000,000 15,000,000

1,242,424 1,242,424 1,242,424 1,242,424

100% 100% 100% 100% 0% 0% 25 25 25 25 -

100% 100% 100% 100% 0% 0% 15 15 15 15 -

100% 100% 100% 100% 0% 0% 15,000,000 15,000,000 15,000,000 15,000,000 -

100% 100% 100% 100% 0% 0% 1,242,424 1,242,424 1,242,424 1,242,424 -

25 25 25 25 -

15 15 15 15 -

15,000,000 15,000,000 15,000,000 15,000,000 -

1,242,424 1,242,424 1,242,424 1,242,424 -

100% 100% 100% 100% 0% 0%

100% 100% 100% 100% 0% 0%

100% 100% 100% 100% 0% 0%

100% 100% 100% 100% 0% 0%

16,242,424 16,242,424 16,242,424 16,242,424 64,969,696 16,242,424 16,242,424 16,242,424 16,242,424 64,969,696 100% 100% 100% 100% 0% 100% 16,242,424 16,242,424 16,242,424 16,242,424 64,969,696 16,242,424 16,242,424 16,242,424 16,242,424 64,969,696 100% 100% 100% 100% 0% 100%

Yang dihitung adalah bulan yang pencapaian Hls nya 100%

Rp

KPI yang diperoleh (Jumlah X 0.50%)


SPV/ASM

Diketahui,

RSM

x

0.50%

Rp

Disetujui,


Note: - KPI Achievment akan diperhitungkan apabila dari Total Act HLS VS Target HLS capai 100%, jika capai di bawah 100% maka tidak dapat KPI. (Khusus Guinness) Hal tersebut diatas dikarena kemungkinan ada pemotongan Bonus KPI ke dealer sehingga Value mungkin tidak tercapai karena ada Tambahan Nilai Dicount karena KPI - Reporting dan Phasing ini WAJIB dibuat krn sudah merumus ke Angka Rekap BONUS KPI per Dealer - Untuk Get Point perhitungan Sistem Purchase dapat dilihat dari kesamaan Phasing target dengan Durasi Actual per Weeknya. - Jelaskan di kolom Keterangan, jika ada hal yang menyebabkan Phasing target tidak sesuai Page 92

SALES PRODUCTIVITY REPORT Dealer : Area : Periode :

FINAL POINT Point Distribusi (EC) Criteria POINT >= 100% >= 80% - 99% < 80%

Point Outlet Cover (RO vs EO)

Criteria >= 100% ∑ RTM

POINT

< 100% ∑ RTM

Get Point

10

Get Point

Note : yg dihitung Total RTM

Point NOO Criteria POINT >= 100% >= 80% - 99% < 80%

7

Get Point

Note: yang dihitung % Ach EO

3

Note : yg dihitung Total NOO

Rekap Productivity Sales Dealer No

BA

Channel

System

∑ RO EC NOO ∑ RO EC NOO ∑ RO EC NOO ∑ RO EC NOO ∑ RO EC NOO ∑ RO EC NOO

1

2

3

4

5

TOTAL


SPV/DM

Factor

Target (Commit)

Periode JUL

AUG

Total

SEPT

100 240 50

100 220 20

100 210 36

100 270 15

100 240 50

100 220 20

100 210 36

100 270 15

300 700 71 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 300 700 71

% Ach 100% 97% 47% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100% 97% 47%

Disetujui,

Diketahui,


BM

Note: - Untuk BA diisi dengan nama sales-sales Dealer begitu pula Office Selling jika ada - Target Commit adalah target yang sudah di tetapkan sesuai dengan commitment kedua belah pihak (tercantum di Lampiran Syarat Penunjukan Dealer) Keterangan : 1. ∑ RTM = Jumlah Outlet Cover Dealer tersebut Total Target ∑ RTM : Disesuaikan dengan jumlah yang tertera di lampiran surat penunjukan Dealer, atau lebih Untuk target per sales nya sesuaikan dengan Dealer punya team 2. EO = Jumlah Outlet transaksi gfes di Dealer tersebut 3. EC = Jumlah berapa kali outlet itu transaksi 4. NOO = New Opening Outlet, outlet yang baru transaksi product gfes di Dealer tersebut, Outlet harus diluar outlet RTM Dealer

Page 93

Data RTM Dealer Transaksi NO.

Kode Outlet

Nama Outlet

JULI Alamat

Channel

Guinness PINT 24 QUART 16 QUART 12

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 Jumlah Outlet Transaksi

SMICE CAN

HLS

RED

GAB

KKB

WINE

RASH

Guinness

POKKA

PINT 24 QUART 16 QUART 12

-

-

0

Page 94

Available Product Kompetitor BB AB PS AS

AGUSTUS SMICE CAN

RED

GAB

KKB RASH

WINE

POKKA

Proposal Kerja Sama …………….

Tanggal :

No.

1

Background :

2

Objective :

1 2 3

3

Mekanisme :

1 2 3

4

Target & Budget :

Event

Area

-

Nama Outlet

=> => =>

Chnl

Pack

Volume Average AMS AS Target

-

Key Learning : Note

-

%

Budget Rp.

0% 0% 0% 0% 0% 0%

1 2 1 2 3

Approved by :

Prepared by :

BM

SPV/DM

Page 95

Head of BU

Proposal Kerja Sama Promosi

PT.DIMA INDONESIA

Cost & Benefit Customer Information Proposal Number/ID : City Code : City : Area : Region : CDOS : Type :

Customer Name : Date Establish : Address : Phone : Fax : Group : Facility :

>> Pastikan nama outlet sama dengan outlet yg ada di CRM/WSM

Consumer # of Consumer/day: Age Range: SES:

Agreement Info Agreement Period: Type of agreement: Agreement Status:

NEW / RENEWAL New Renewal Volume Target & Cost GFES AMS past 3 months Share Of Market 0%

Image Classification

BB

AB 0%

0% Chain / Group / OwnerShip 0-15

0%

AS 0%

PS 0%

PSG 0%

0% 0%

Other ( BH ) 0%

0%

0%

Program 0-20

Location 0-20

Total

0%

0%

0%

0%

Total 0-100

Image Score -

AMS Pint Crt/24 Pint Ctn/24 Quart/16 Quart/12 Can/24 Can/35 Hls

Proposed Budget

Product

E. Outdoor

Type/Size Production Cost Placement Cost Tax + Electricity

F. Fridge/Cooler

Brand/Type Price

Plan 0 month -

Customer

Commitment This Commitment Balance

-

Total Cost

Unit Price PT.DI

PT.DI

Value to Cust -

Sub Total Cash & Product

-

Sub Total Support Event Sub Total Cost Additional Profits Cost/Hls Additional Volume Cost/Hls Target Volume

-

-

Sub Total Consumer Promo

-

-

-

-

Sub Total Outdoor

-

-

Total Cost Additional Profits Cost/Hls Additional Volume Cost/Hls Target Volume

-

-

Cash Cash Cash Cash

Budget

Additional Volume During Contract -

Cash Cash Cash

C. Consumer Promo Lucky Draw Lucky Night Arena Guinness Tournament Neon Box Tankard Glass Coaster Bottle Opener

AMS 0 month

Termin I Termin II Termin III Pint Ctn/24 Quart/16 Can/24

Anniversary Old & New Valentine

D. Trade Stimulant

Plan /Month

Qty

Cash

Budget Status

CLB

0% 0% Additional SOM :

Target Market 0-20

Ex-pat

0%

0%

0%

Chinese

Reason for renewal :

BH 0%

0% Volume Grade :

Facilities 0-25

Target kenaikan volume rata - rata + 30% vs AMS. Proyeksi target sebesar ini didasari oleh masih adanya peluang untuk mengambil share dari volume lager yaitu Anker Bir. Dengan solus ini diharapkan produk Guinness akan menjadi prioritas UTAMA untuk ditawarkan oleh pihak outlet ke Consumer ( Objectivitas lebih ke Recruitment dan Adoration )

B. Support Event

HNK 0%

Plan Potential Volume During Agreement Period

A. Main Value

Ind

Previous Agreement Value : Previous StatusTarget : Achievement : Achievement Rate :

-

N/A

>> tolong dilengkapi shg mempermudah pembuatan KSP Supply From : Regular Program :

Key Person Information Name: Title: Phone:

Contract Value Target Vol 0month Target SOM Cost/Hls

Customer Classification :

G. Cost Justification H. Payment

Bank name to transfer : Bank / account no. : Account Name : Product Delivery schedule :

Proposed by

1sr Approval

Final Approval

SPV/DM

BM

Head of BU

Page 96

LAPORAN ANALISA KELAYAKAN No Doc No RFMF

: :

No C&B No Proposal

: :

Badan Hukum :

Dibuat Oleh

Disetujui / Tidak Disetujui

*

Diperiksa Oleh

No 1 2 3

Dokumen Perijinan SKPL-A / SIUP MB Fotocopy KTP Direksi /pemilik Fotocopy NPWP

Tgl :

Disetujui / Tidak Disetujui

Head of Sales

Sales Information Staff

Checklist Dokumen Perijinan (Harus Ada)

*

Tgl :

/ Pengecualian

Head of BU Tgl :

/ Pengecualian

Sales Information Staff

Syarat Aktual Keterangan : * Coret yang tidak perlu

Page 97

Pembuatan Kontrak

Kontrak Diterima & Dikirim

Kontrak Kembali

Head of BU Ttd Kontrak

Legal Staff

Budget Controller Staff



Tgl :

Tgl :

Tgl :

Tgl :

PT. ESHAM DIMA MANDIRI

Cabang

:

(Halaman 1/2)

CREDIT APPROVAL CARD

Pre - Numbered

( NOO / OLD ) 1.

Nama Pelanggan / Outlet :

Kode Outlet :

2.

Kontak (PIC) :

HP:

3.

Alamat 1 :

4.

Alamat 2 :

RT/RW : Kelurahan :

Kec./Wilayah :

Kota :

Propinsi :

Kode Pos :

Negara :

5.

Telepon :

6.

Fax :

7.

Email :

8.

Website :

9.

Mata Uang Transaksi :

10. Status Perpajakan

No. PKP :

Tgl. PKP :

11. Badan Hukum Usaha : 12. No. NPWP :

(dilampirkan fotokopinya)

13. Status Tempat Usaha :

Milik Sendiri / Kontrak Tahunan / Kontrak Head of BUanan / Lainnya ……………………………………………*) Jika bukan milik sendiri, selesai masa kontrak / sewa tgl : ………….-………………………………..-…………

14. Lama Berdagang / Usaha 15. Mulai Berlangganan 16. Saluran Distribusi 17. Kategori Level 1 (Pricing) : 18. Kategori Level 2 (Group) : 19. Kategori Level 3 (Channel) : 20. Kategori Level 4 (CDOS) : 21. Kategori Level 5 (FC PAJAK) : 22. Kategori Level 6 (PDR PAYMENT) : 23. Kategori Level 7 (BA) : 24. Kategori Level 8 (Journal) : 25. Kategori Level 9 (Titel) : 26. Kategori Level 10 : 27. Produk yang akan dijual, Harga, TOP & Limit Kredit Tunai/Kredit

Brand

TOP GLOBAL

TOP BRAND

Limit per Brand

Amore Beverage Food Guinnes Kilkenny Smice Spicy Spirit Wine Wine Import 28. Tata Cara Penagihan Aktifitas Penagihan Apakah ada sistem Tukar Faktur (TF) ? Apakah TF dengan Kwitansi / cukup Faktur Asli saja? Apakah ada Hari / Tanggal khusus penagihan? Dokumen apa aja untuk mendukung Tukar Faktur?

Ya / Tidak

Keterangan

Cara pemrosesan invoice 29. Jenis Pembayaran 30. Jaminan 31. 32. 33. 34.

Produk kompetitor Coverage area Jumlah armada Informasi Lain

Jakarta , …………………………………… Dibuat oleh ,

Sales

Disurvey oleh ,

SPV

Diketahui Oleh,

Controller

Page 98

Disetujui Oleh,

Limit Global


Cabang

:

(Halaman 2/2)

SPESIMEN TANDA TANGAN ( NOO / OLD ) 1.


Kode Outlet :

2.

Kontak (PIC) :

HP:

3.

Alamat 1 :

4.

Alamat 2 :

RT/RW : Kelurahan :

Kec./Wilayah :

Kota :

Propinsi :

Kode Pos :

Negara :

5.

Telepon :

6.

Fax :

7.

Pemilik / Penanggung Jawab :

8.

Alamat Rumah Pemilik :

9.

Alamat Gudang :

10. No. Telp Pemilik :

HP :

11. No. KTP / SIM / Pasport

(dilampirkan fotokopinya)

Spesimen STEMPEL

Pemilik / Penanggung Jawab

Nama Jelas & Tanda Tangan

Penerima Barang 1

Penerima Barang 2

Penerima Barang 3

Penerima Barang 4

Nama Jelas & TTD

Nama Jelas & TTD

Nama Jelas & TTD

Nama Jelas & TTD

DENAH LOKASI

Page 99


Cabang

:

CASH TRANSACTION CARD

1.


Kode Outlet :

2.

Kontak (PIC) :

HP:

4.

Alamat 2 :

RT/RW : Kelurahan :

Kec./Wilayah :

Kota :

Propinsi :

Kode Pos :

Negara :

5.

Telepon :

9.

Mata Uang Transaksi :

16. Saluran Distribusi 17. Kategori Level 1 (Pricing) : 18. Kategori Level 2 (Group) : 19. Kategori Level 3 (Channel) : 20. Kategori Level 4 (CDOS) : 21. Kategori Level 5 (FC PAJAK) : 22. Kategori Level 6 (PDR PAYMENT) : 23. Kategori Level 7 (BA) : 24. Kategori Level 8 (Journal) : 25. Kategori Level 9 (Titel) : 26. Kategori Level 10 : 27. Produk yang akan dijual Brand Amore Beverage Food Guinnes Kilkenny Smice Spicy Spirit Wine Wine Import

Jakarta , …………………………………… Dibuat oleh ,

Sales

Pemilik / Penanggung Jawab

Spesimen STEMPEL

Nama Jelas & Tanda Tangan

Diketahui Oleh,

Controller

Page 100

Disetujui Oleh,

SPV

PT. ESHAM DIMA MANDIRI AREA : Contoh SEMARANG

SURAT PERMINTAAN MUAT KANVAS Tgl

:

Nomor Permintaan

:

Kode BA

:

Nomor Mobil

:

Nama BA

:

Nama Sopir

:

Nama Helper

:

No

Kode Barang

Nama Barang

RUNNING NUMBER

Jumlah Barang Karton Pcs

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Catatan :

Lembar Putih

: Controller

Lembar Merah

: Gudang

Lembar Kuning

: BA

Sales Page 101

SPV/DM

PT ESHAM DIMA MANDIRI

No Faktur Tanggal Kepada

AREA : Contoh SEMARANG

: RUNNING NUMBER : :

FAKTUR PENJUALAN KANVAS KATEGORI GFES HARGA ISI (Barang Kena Pajak) Quantity Krat / Dus Btl / Can

Nama Barang

Harga Satuan

Jumlah Harga

Guinness Pint Krat / 24 Guinness Pint Dus / 24 Guinness Can Dus / 24 Guinness Quart Krat / 16 Guinness Quart Dus / 12 Jumlah Harga Isi + PPN Potongan Jumlah Harga Isi+PPN-Potongan (1) JAMINAN EMBALASE ( Barang Tidak Kena Pajak ) Krat Pint Botol Pint Krat Quart Botol Quart Jumlah Jaminan Embalase (2) PENGEMBALIAN EMBALASE Krat Pint Botol Pint Krat Quart Botol Quart Jumlah Pengembalian Embalase (3) Jumlah Yang Harus Dibayar ( 1 + 2 - 3 ) (4) KATEGORI DI LUAR GFES No

Kode

Jenis Barang

Banyaknya

Syarat Pembayaran : Cash / Kredit ………… Hari 1. Putih 2. Merah 3. Kuning 4. Biru

: Controller : Outlet : Accounting : Driver

Harga Satuan

Total

Penerima Barang

)

Page 102

(5)

Grand Total (4+5)

Hormat kami,

(

Jumlah (Rp)

(

)

Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas Nama Sopir No. Kendaraan Tujuan Tgl Muat :

: : :

Nama BA Nama Helper

: :

Total Muat

Jenis Barang Guinness No

Tanggal

Nama Outlet/Toko/Customer

Pint

Pint

Can

Can

Quart

Krat

Dus

Dus

Slim

Dus/12

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Total Penjualan Sisa Penjualan

Dibuat Oleh

Persetujuan Fisik Sisa Penjualan

Sopir

Kepala Gudang

Page 103

Chezs

Pokka GT

30x240 mL 24x300 mL

SURAT PERSETUJUAN TRANSAKSI KANVAS KREDIT

Dengan hormat, Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : Jabatan : Area : Menyatakan bahwa outlet / customer di bawah ini benar adanya diijinkan untuk melakukan transaksi kanvas secara kredit : No

Nama Outlet / Customer

Alasan

1

2

3

4

5

6

7

8

……………………..., ……………………………. Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

SPV/DM

BM

Nama Tanggal

Page 104

LIST OUTLET KANVAS KREDIT Area Update Per

: : Nama Outlet

No

Kode Outlet

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

Dibuat Oleh

Disetujui Oleh

Nama Tgl SPV/DM

BM Page 105

Nama Pelaku Survey/Konfirmasi

Jabatan

Tujuan

:

No. Kendaraan


:

LAPORAN PENJUALAN HARIAN JENIS BARANG GUINNESS

No

Nama Toko

No :

No. Faktur

Alamat

XXXX

JENIS BARANG ALL

Tanggal

:

Nama BA

:

Penjualan

Retur

Lain-lain/

Pint

Pint

Can

Can

Quart

Chezs

Pokka GT

Kotor

Penjualan

Disc.Penj

Krat

Dus

Dus

Slim

Dus/12

30x240mL

24x300mL

Rp.

Rp.

Rp.

Penjualan Bersih Tunai

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

BE

ADM SALES

Total Penjualan

:

Sisa Penjualan

:

Jumlah Penjualan Bersih

:

Total Muat

:

Jumlah Penjualan Tunai

:

Jumlah Tagihan

:

Jumlah Penjualan Tunai+Tagihan

:

KASIR

BA

TARGET SALES

TARGET CALL

ACT. SALES KUMULATIF

TOTAL CALL

RETUR VS ACT. SALES KUM

EFF. CALL

Page 106

Giro …………………….. Lembar

Bank

Giro

PEMBERITAHUAN HARGA JUAL / PRICE LIST Jakarta, Nomor

:

Perihal

:

Ditujukan Untuk

:

Nama Subdist

:

Area

:

Subdist

Budget Controller

Marketing

Berikut kami beritahukan up date harga jual untuk produk produk di bawah ini dengan rincian sebagai berikut :

SUPPLIER

:

MERK : No

Kode Barang

Nama Barang

Packing

DBP

WBP

RBP

Incl. PPN

Incl. PPN

Incl. PPN

Dimensi Luar Pcs/

Carton Pcs/

Carton Pcs/

Harga jual tersebut di atas merupakan harga jual isi termasuk PPN 10 % Harga jual tersebut berlaku untuk area

efektif per

Demikian kami sampaikan informasi mengenai update harga jual untuk dapat dijalankan sebagaimana mestinya.

Hormat Kami,

Tanggal Nama Head of BU / Accounting Manager

Page 107

Carton

PEMBERITAHUAN HARGA JUAL / PRICE LIST Jakarta, Nomor

:

Perihal

:

Nama Cabang

:

Area

:

Berikut kami beritahukan up date harga jual untuk produk produk di bawah ini dengan rincian sebagai berikut :

SUPPLIER

:

MERK : No

Kode Barang

Nama Barang

Packing

HARGA C

HARGA D

HARGA E

HARGA F

Wholesaler Incl. PPN

Retailer Incl. PPN

Horeka Incl. PPN

Supermarket Incl. PPN

Pcs/

Carton Pcs/

Carton Pcs/

Carton Pcs/

Harga jual tersebut di atas merupakan harga jual isi termasuk PPN 10 % Harga jual tersebut berlaku untuk area

efektif per

Demikian kami sampaikan informasi mengenai update harga jual untuk dapat dijalankan sebagaimana mestinya.

Hormat Kami,

Disetujui Oleh,


Head of BU

Tanggal Nama

Page 108

Carton

HARGA JUAL / PRICE LIST Nomor

:

Area

:

Efektif Per

:

P01

Incl. PPN No

Kode Barang

Nama Barang

Packing

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Harga jual tersebut di atas merupakan harga jual isi termasuk PPN 10 %

Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

Tanggal Nama

Sales

SPV Page 109

Pcs/

Carton


:

Area

:

Efektif Per

:

P02

Incl. PPN No

Kode Barang

Nama Barang

Packing


Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

Tanggal Nama

Sales

SPV Page 110

Pcs/

Carton


:

Area

:

Efektif Per

:

P03

Incl. PPN No

Kode Barang

Nama Barang

Packing


Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

Sales

SPV

Tanggal Nama

Page 111

Pcs/

Carton


:

Area

:

Efektif Per

:

P04

Incl. PPN No

Kode Barang

Nama Barang

Packing


Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

Sales

SPV

Tanggal Nama

Page 112

Pcs/

Carton

BERITA ACARA LEGAL Nomor : Berdasarkan form checklist piutang yang dialihkan ke legal no : tanggal Direkomendasikan untuk :

Penyelesaian dengan kunjungan ke outlet Penyelesaian tanpa kunjungan ke outlet Dengan alasan :

Dibuat Oleh,

Disetujui Oleh,

**

diisi khusus untuk kunjungan ke outlet

Dengan meminta keterangan dari :

Hari/Tgl Kunjungan

:

Nama

:

Alamat

:

Alamat

:

Nama pemilik

:

Selaku

:

Keterangan yang diperoleh adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Berdasarkan dokumen, fakta di lapangan dan keterangan yang diperoleh direkomendasikan untuk : Proses penagihan diteruskan

Dilanjutkan ke pengadilan

Write off

Lain-lain

Adapun rekomendasi di atas diajukan dengan pertimbangan : 1. 2. 3. 4. Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya, kemudian ditutup dan ditandatangani pada hari dan tanggal serta tempat seperti tersebut di atas. Khusus untuk rekomendasi ke pengadilan / write off

Dibuat Oleh,

Diketahui Oleh,

Legal Staff

Legal Manager

Disetujui Oleh,

Head of BU

Page 113

Finance & Accounting Director

PROPOSAL AKTIVITAS

BU :

REFERENSI

Tanggal Pengajuan

Q:

H:

F:

No RFMF (diisi oleh admin budget) AREA / REGION

Nama Program

Pelaksana 1 Background / Informasi

2 Tujuan Program

3

Mekanisme Program (Detail)

Chanel

PERIODE

:

MM / Retail / WHS / FP / ON

1 2 1 2 3 1 2 3 4 5

Nama Variant

Nama Outlet

AMS 6 bulan terakhir

Target sales selama program (ctn) Target/bln program Jumlah Total (ctn) (ctn) Bulan 0 0 0 0 0

4 Target Program

-

TOTAL

Rp per ctn

TARGET SALES VALUE

Rp

Mekanisme

Jenis Aktivitas Nama Variant

Nama Outlet

Jumlah

Satuan

Fund/ Free Product (FP)/ Fund+FP

Total (Rp)

Harga / unit

TOTAL CR

-

Rp #DIV/0!

Beban :

Akumulasi On Off invoice invoice

1x transaction (on invoice)

-

ctn

5 Cost analysis

-

DIMA EDM Lain2

* tick mark (" v ")

fill

Keterangan Pajak : PPN / PPh Gross Up / Beban Outlet Rp COA

:

Dok utk klaim 6 Catatan khusus

Prepared by :

Approval :

Date:

Date :

Salesman

Date :

Manager Area

Date :

Trade Marketing

Page 114

Date :

Manager Regional

Manager Nasional

PERUBAHAN STATUS TIPE PERSEDIAAN No

:

Tanggal : Area

:

Perubahan Status :

Bad Stock Menjadi Good Stock Good Stock Menjadi Bad Stock Good Stock Menjadi Stock Mendekati Expired

No

Kode

Nama Barang

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Dibuat Oleh

Disetujui Oleh

Nama Tgl Ka Gudang

Controller

SPV / BM

Page 115

Ctn

Pcs

FORM PERSETUJUAN Pengangkatan & Perpanjangan Kerjasama Sub. Distributor Jakarta……………… Kepada, Yth. Head of Business Unit Cc : Finance Director Finance & Accounting Mgr. Legal Asst. Manager Head of Operation Head of Sales

Bersama ini diajukan Nama calon / Sub Distributor untuk mendapatkan persetujuan: A. Pengangkatan baru

:

B. Perpanjangan Kerjasama

:

Nama Perusahaan

:

Alamat Perusahaan

:

Wilayah kerja Distribusi / Area / Reg.

:

Terlampir data / infomasi hasil evaluasi yang bisa dipergunakan untuk pertimbangan keputusan: 1. Kelengkapan data 'Company Profile'

:

Yes

P

No

2. Kelengkapan Persyaratan aspek Legal (Foto copy) : a. Akta Pendirian

: Yes

No

h. NPWP

:

Yes

No

b. SK Menkeh Pendirian

: Yes

No

i. TDP

:

Yes

No

c. Akta Perubahan

: Yes

No

j. SIUP

:

Yes

No

d. SK Menkeh Perubahan

: Yes

No

k. SIUP MB

:

Yes

No

f. KTP Direksi/ Pemilik

: Yes

No

l. Ijin Gangguan (HO)

:

Yes

No

g. Keterangan domisili

: Yes

No

m. NPPBKC

:

Yes

No

No

Nilai BG

3. Financial aspects, Kesanggupan untuk : a. Bank Guarantee Yes b. Deposito 4. Kelengkapan lainnya : a. Performance Scoring

Yes

No

Yes

No

Rp.

JT. BG

Catatan / Komentar: . . . Diajukan Oleh: Tgl:

SPV

Diperiksa Oleh: Tgl:

Diperiksa Oleh: Tgl:

Diketahui Oleh: Tgl:

Diketahui Oleh: Tgl:

Legal Asst Mgr

F&A Mgr

BM

Head of BU

Page 116

Company Name

:

Territory Coverage : Channel Coverage : Area : Regional :

Date of submit :

Page 117

SUB DISTRIBUTOR - PERFORMANCE SCORING Sub. Dist. Name : Area coverage :

From:

To:

Appraissal period :

Cara pengisian scoring :

Perhatian:

Bila ingin memberi scoring "1", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1.

Isi hanya kolom yang berwarna

Bila ingin memberi scoring "2", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1, 2. Bila ingin membri scoring "3", maka tuliskan angka "1" pada kolom 1, 2 & 3. Dst.

No.

Bobot Scoring in (%)

KPI - Description

Scoring 1

2

3

4

5

Score

Total

1

Distribution coverage performance

5%

0

0.00

2

Financial capacity

10%

0

0.00

3

Network & relationship to Government

5%

0

0.00

4

Network to traders

5%

0

0.00

5

Experience to handle alcoholic beverages

5%

0

0.00

6

Sales force availability

10%

0

0.00

7

Man hours to handle Dima Portfolios

10%

0

0.00

8

Resources available to handle PT. Dima Portfolio

5%

0

0.00

9

Willingness to be driven by PT. Dima Indonesia

5%

0

0.00

10

Warehouse & office facilities

10%

0

0.00

11

Delivery & Transportation availability

10%

0

0.00

12

Willingness to enter partnership with Guinness & Dima Portfolio lainnya.

5%

0

0.00

13

Organization structure

5%

0

0.00

14

IT management

5%

0

0.00

15

'Image' Position in the Market

5%

0

0.00

TOTAL WEIGHTED AVERAGE SCORE

100%

0

0

0

0

0.00

0

POOR

Rekomendasi hasil penilaian (Performance Scoring) : Perpanjangan masa kerjasama otomatis akan dilakukan minimal 12 (dua belas) bulan maksimal 18 (delapan belas) bulan.

A. Good - Excellent

:

B. Standard

:

Perpanjangan masa kerjasama akan dilakukan maksimal 12 (dua belas) bulan, dengan rekomendasi perbaikan di sejumlah KPI.

C. Bellow Standard

:

Akan dikeluarkan surat teguran/ peringatan. Perpanjangan masa kerjasama maksimal 6 (enam) bulan, bertujuan untuk memberikan kesempatan Sub Dist. melakukan perbaikan kinerja.

USULAN KEPUTUSAN : Perpanjangan kerjasama

Masa perpanjangan

bulan

Penghentian kerjasama

Date :

Date :

Date :

Date :

Disepakati Oleh :

Dinilai Ulang Oleh :

Diketahui Oleh :

Disetujui oleh :

Sub Distributor

SPV

BM

Head of BU

Page 118

GOODS SURVEY REPORT ( G.S.R )

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Cabang : Nama Principle : Brand / G.Merk : NO. KODE Urt. Brg 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Ket. Letak Fisik Barang :

Omset Penjualan Akk Budget Retur Nilai GSR disetujui Selisih / Budget

NAMA / JENIS Barang

: : : :

PACKING Ukuran

-

QUANTITY CTN PCS

Di Buat Oleh, Ka. Gudang

EXPIRED DATE

HARGA Satuan (Rp)

Nomor Urut GSR Tanggal buat GSR Periode GSR Masa GSR JUMLAH (Rp)

KETERANGAN Rusak/Peyot/Fault/Exp.date/dll

TOTAL DPP PPN 10 %

-

TOTAL

-

Di Review Oleh,

: : : :

Disetujui,

(Manager Area)

Controller

Diketahui, P&L Mgr/D&L Mgr

Manager Regional

F&A Mgr

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Mohon di Lampirkan Copy BPPR dan Bukti Program yg telah di lakukan Dibuat Rangkap : 1.Putih asli utk lamp.BAP&NR, 2.Merah File Gudang, 3.Hijau file Accounting 4. Kuning file Admin

Total Klaim Perusahaan Total Klaim Karyawan

Nama Jelas Tgl. Terima GSR. Tgl. Kirim GSR.

: :

Page 119

BIAYA Dibebankan

PT. ESHAM DIMA MANDIRI Cabang : Nama Principle : Brand / G.Merk :

PERSETUJUAN RETUR KE PABRIK

NO. KODE Urt. Brg 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Ket. Letak Fisik Barang :

PACKING Ukuran

NAMA / JENIS Barang

Nomor Urut

:

Tanggal Pengajuan :

QUANTITY CTN PCS

EXPIRED DATE

Nama Jelas

Nama Jelas

KETERANGAN

JUMLAH (Rp)

TOTAL DPP PPN 10 %

-

TOTAL

-

Diketahui Oleh, Controller P&L Mgr/D&L Mgr

Di Buat Oleh, Manager Area

Dibuat Rangkap :

HARGA Satuan (Rp)

Manager Regional

Disetujui, F&A Mgr

Manager Nasional

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

Nama Jelas

1.Putih asli utk lamp.BAP&NR, 2.Merah File Gudang, 3.Hijau file Accounting 4. Kuning file Admin

Tgl:

Tgl:

Tgl:

Page 120

Tgl:

Tgl:

Tgl:

Berita Acara Selisih Setoran (BASS) Tgl Tagih

:

Kode Kolektor

:

Nomor

:

Nama Kolektor

:

BU

:

Area

:

1. Tgl Penemuan Selisih

:

Selisih Pembayaran

Keterangan

1. No Invoice : Tunai / Cek / BG : Rp. 2. No Invoice : Tunai / Cek / BG : Rp. 3. No Invoice : Tunai / Cek / BG : Rp. Selisih Fisik Faktur

Keterangan

1. No Invoice : Senilai : Rp. 2. No Invoice : Senilai : Rp. 3. No Invoice : Senilai : Rp. Tgl Penyelesaian Selisih

:

Cara Penyelesaian Selisih

Dibuat Oleh,

( Kasir )

Diterima Oleh,

( Admin A/R)

(Salesman / Kolektor)

Disetujui Oleh,

Controller

Manager Area

Page 121

DIMA GROUP KETENTUAN DAN PROSEDUR ( S.O.P ) BUSINESS UNIT FOOD

Recommend Documents