Deloitte.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad P.
I I-
-
l3juni 2014
4
Deloitte Accountants B.V. Orteliuslaan 982 3528 BD Utrecht Postbus 3180 3502 GD Utrecht Nederland
Aan de leden van de gemeenteraad van de gemeente Lelystad Postbus 91 8200 AB LELYSTAD
Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9980 www.deloitte.nI
Onderwerp
Datum
Accountantsverslag 2013 gemeente Lelystad
13 juni 2014
Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag over het boekjaar 2013. Daarin zijn onze belangrijkste controlebevindingen samengevat. Daarnaast treft u een analyse aan van de ontwikkelingen in uw vermogen en resultaat. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij hebben de jaarrekening 2013 gecontroleerd. De controleverklaring zenden wij u separaat toe. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
c.c.: college van burgemeester en wethouders
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2014’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handeisregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited
31 13608590/21358!MB/140872
Inhoudsopgave
ccountafltSVerSIag 2013 Gemeente Lelystad
Managementsamenvatting Bevindingen Inteme beheersing Analyse resultaat en vermogen Overige onderwerpen Bijiagen Bijlage Al: Niet-gecorrigeerde fouten Bijiage A2: Afwijkingen in de toelichting Bijiage A3: Rechtmatigheid Bijiage B: Onathankelijkheid Bijiage C: Reikwijdte van de controle 2013 Bijiage D: Disclaimer en beperking in gebruik
5 10 19 22 26 31 32 34 35 36 37 38
Management samenvatting
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
Managementsamenvatting
Reikwijdte van de controle
I
Met de opdrachtbevestiging van 16 juli 2013 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2013. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle.
Bijiage C
Daarnaast zijn bepalend voor onze controle: het Besluit accountantscontrole decentrale overheden; uw Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiele organisatie van de gemeente Lelystad (controleverordening op grond van artikel 213 van de gemeentewet). Tijdens de uitvoering van de controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2013 voldoende voor de doelstelling van onze controle. Een samenvatting van de reikwijdte van de controle voor 2013 is opgenomen in bijiage C.
Controleverkiaring met beperking
De uitgevoerde werkzaamheden hebben geresulteerd in een controleverkiaring met beperking voor zowel de getrouwheid als de financiele rechtmatigheid. Een nadere toelichting op ons oordeel geven wij in de navolgende paragrafen.
Bijiage Al tot en met bijiage A3
Geidentificeerde fouten en onzekerheden
Wij hebben
conform de door u vastgestelde controleverordening van de volgende toleranties:
Bijiage Al tot en met bijiage A3
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
—
—
de controle uitgevoerd met inachtneming
Fouten
1% van hettotaal van de lasten inclusief dotaties reserves
€ 2.400.000
Onzekerheden
3% van het totaal van de fasten inclusief dotaties reserves
€ 7.200.000
3113608590/21 358/MB/140872 6
Managementsamenvatting
De rapportagetoleranties voor zowel fouten als onzekerheden zijn conform uw controleverordening € 100.000. -
-
Type controlebewndingen en verkiaringen Een fout is een feitolijke onjuistheid in de jaarrekening. Een onzekerheid is een post waarvoor de accountant niet over voldoonde controle-informatie beschikt om tot een oordeel te kunnen komen. Omdat een onzekerheid niet eon fout betroft, hanteert hot BADO hiervoor hogere toleranties dan voor eon fout. Fouten groter dan 1% en kleinor dan 3% leiden tot eon oordeel met beperking. Fouten grotor dan 3% leiden tot een afkeurende verklaring. Onzekerhedon groter dan 3% en kleiner dan 10% leiden tot eon zogenoemd oordeol met boperking. Onzekerhedon groter dan 10% leiden tot eon oordeelonthouding. Op basis van onze controle van dejaarrekening 2013 identificeren wij eon onzokerhoid in do waardering van do grondexploitaties. Op basis van do door u vastgestelde toleranties leidt dit tot eon vorklaring met boperking. Wij benadrukken dat hot hier gaat om een onzekerhoid en niot eon fout. Het (verplichte) overzicht van do niot-gecorrigoorde fouten en onzokorhoden treft u aan in bijlage Al.
Bevindingen controle jaarrekening 2013
Belangrijkste bevindingen ten aanzien van de jaarrekening 2013:
Pagina 10 tot enmet pagina 18
.
De jaarverslaggeving voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften (Bbv). De gemeente Lolystad kent een actief grondbeleid. Vanwege de gevolgen van de economische crisis op de vastgoedmarkt staat de waarde van deze portefeuille onder druk. Voor eon accurate waardering van de exploitaties is grondige actuele informatie, gebaseerd op marktonderzoeken nodig, evenals een (reguliero) periodieke herijking van de strategische visie van de gemeenteraad. In uw planning & control cyclus zijn deze onderzoeken en de daaruit voortvloeiende besluitvorming van de raad gekoppeld aan de raadsbehandeiing van de Meerjarenprognose Grondbebedrijf (MPG).
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21 358/MB/140872 7
Managementsamenvatting U bent voornemend conform de reguliere planning- en controlcyclus het MPG in het najaar van 2014 te behandelen. Het college heeft conform de reguliere planning- en controlcyclus al opdracht gegeven voor de onderzoeken in het kader van het MPG. De onderzoeken die behoren bij deze behandeling zijn echter bij het afgeven van onze verklaring nog niet beschikbaar c.q. nog niet afgerond. Cm deze reden hebben wij (nog) geen voldoende controle-informatie om tot een oordeel over de grondexploitatie te komen. Dit leidt tot een onzekerheid in de controle en daarmee een verklaring met beperking bij de jaarrekening 2013. De beperking heeft uitsluitend betrekking op de waardering van de grondexploitatie. Het vastgoed is gewaardeerd conform de nieuwe Notitie Waardering Vastgoed van de Commissie Bbv. Geen fouten en/of onzekerheden vanuit onze controle van de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage. Geen sprake van begrotingsonrechtmatigheden op de lasten op programmaniveau. De bezoldigingen over 2013 van Lelystad zijn niet strijdig met de WNT en de jaarrekening 2013 van Lelystad voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiele positie en de baten en lasten van de gemeente. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken inherent onzeker zijn. -
-
De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente zijn uiteengezet in de toelichting bij de jaarrekening 2013. In dejaarrekening 2013 hebben zich ten opzichte van 2012 geen wijzigingen van materieel belang voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de baten en lasten en/of de financiële positie van de gemeente. Wij hebben het door het college toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geevalueerd
en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt.
Analyse vermogen en resultaat
Het resultaat vóór bestemming over 2013 komt uit op een nadelig resultaat van € 5,0 miljoen (begroot na wijziging 2013: nadelig € 4,7 miljoen) en na bestemming is het rekeningresultaat 2013€ 4,6 miljoen positief (begroot na wijziging 2013: € 5.000 positief).
Pagina 22 tot en met pagina 26
In absolute zin is het totale eigen vermogen, dat betekent het saldo van ãlle reserves inclusief het rekeningresultaat 2013, met afgerond € 5,0 miljoen gedaald naar € 81,3 miljoen.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21358/MB/I 40872 8
Managementsamenvatting
Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2013 een interim-controle uitgevoerd. Deze interim-controle is primair gericht op de kwaliteit van de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens.
Interne beheersing
Pagina 19 tot en met 21
Op basis van onze bevindingen vanuit de interim-controle 2013 stellen wij vast dat wij geen materiêle onvolkomenheden hebben geconstateerd die van belang zijn in het kacier van de controle van de jaarrekening 2013. Samenvattend is ons beeld dat uw gemeente invulling geeft aan de hoofdkaders van de interne beheersing en alert inspeelt op actuele ontwikkelingen. Uiteraard is op enkele onderdelen in de opzet en uitvoering nog een verdere kwaliteitsslag te maken, zoals het nog verder versterken van risicomanagement (dit is nader uitgewerkt bij de jaarrekeningcontrole 2013), het verder uitwerken van de interne beheersingsmaatregelen in uw applicatie Yellowtail, het verbeteren van de geautomatiseerde controlemaatregelen in onder andere het belastingpakket en de digitale workflow en het tijdig actualiseren van de meerjarige uitgangspunten voor de grondexploitaties.
Deloitte Accountants B.V. is onafhankelijk van de gemeente en voor zover wij weten heeft zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels en het b&eid ten aanzien van onafhankelijkheid.
Onafhankelijkheid
Bijage B
Ons zijn geen reaties bekend tussen Deloitte Accountants By, en haar zuster- en/of dochterondernemingen of de member firms van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en hun respectieve zuster- en/of dochterondernemingen en de gemeente, die naar ons profession&e oordeeT mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bijiage B bevat een nadere uiteenzetting van onze onafhankelijkheid.
Overige onderwerpen
i Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
In het hoofdstuk overige onderwerpen gaan wij onder andere in op de bevestiging van het college van burgemeester en wethouders, fraude en frauderisicoanalyse, Cybersecurity en de per 1 januari 2014 van toepassing zijnde nieuwe onafhankelijkheidsvoorschriften voor de accountant (Vio).
Pagina 23 tot en met pagina 26
3113608590/21 358/MB/140872 9
B evindingen
Accountantsversjag 2013 Gemeente Lelystaci
Kwaliteit versiaggeving voldoet aan de voorschriften (Bbv)
.1
Dejaarstukken 2013 bestaan uit: Hetjaarverslag 2013 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen). De jaarrekening 2013 (balans, programmarekening met toelichtingen en SSa-bijlage). In het jaarverslag (programmaverantwoording) dient informatie opgenomen te worden over: wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (zoals weerstandsvermogen, bedrijfsvoering, etcetera) hetjaarverslag. Beide onderdelen vallen niet (expliciet) onder de controle van dejaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening (programmarekening met toelichting en de balans met toelichting). De inhoud van het jaarverslag (programmaverantwoording en paragrafen) hebben wij “marginaal getoetst”. Deze toetsing blijft beperkt tot het signaleren van mogelijke tegenstrijdigheden tussen het jaarverslag en de jaarrekening. De accountantscontrole omvat daarom geen oordeel over de inhoudelijke juistheid en volledigheid van de informataeverstrekking opgenomen in de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen. Bij onze controle hebben wij geen tegenstrijdigheden tussen het jaarverslag en de jaarrekening geconstateerd. De jaarstukken 2013 van uw gemeente maken een verzorgde indruk. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn goed met elkaar verenig baar en de wettelijke verslagleggingsregels (Bbv) worden nageleefd.
Grondexploitaties zijn een belangrijk aandachtspunt
Oordeel met beperking over de waardering van de voorraden gronden Voor wat betreft de grondexploitaties brengen wij het volgende onder uw aandacht. De gemeente Lelystad kent een actief grondbeleid. Vanwege de gevolgen van de economische crisis op de vastgoedmarkt staat de waarde van deze portefeuille onder druk. Voor een accurate waardering van de exploitaties is grondig marktonderzoek nodig, evenals een periodieke herijking van de strategische visie van de gemeenteraad. In uw planning- en controlcyclus zijn deze onderzoeken en de daaruit voortvloeiende besluitvorming van de Raad gekoppeld aan de Raadsbehandeling van de Meerjarenprognose Grondbedrijf (MPG). Het MPG wordt in het najaar van 2014 behandeld. Het college heeft conform de reguliere planning- en controlcyclus al opdracht gegeven voor de onderzoeken in het kader van het MPG. De onderzoeken die behoren bij deze behandeling zijn echter bij het afgeven van onze verklaring nog niet beschikbaar c.q. nog niet afgerond. Cm deze reden hebben wij (nog) geen voldoende controle-informatie om tot een oordeel over de grondexploitatie te komen. Dit leidt tot een onzekerheid in de controle en daarmee een verklaring met beperking bij dejaarrekening 2013. De beperking heeft uitsluitend betrekking op de waardering van de grondexploitatie. Aanvullende voorzieningen in 2013 Op basis van de gerealiseerde verkoopcijfers in voorgaande jaren heeft het college in de jaarrekening van 2013 een aanvullende voorziening van € 1,6 miljoen verwerkt. Deze aanvullende voorziening ziet op het verlagen van de verwachte uitgiften in 2014 en 2015 naar een niveau dat in overeenstemming is met de uitgifte van gronden in voorgaandejaren.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21 358/MB/140872 11
Timing planning- en controicyclus Uw planning- en controlcyclus voorziet in de behandeling van het MPG na de behandeling van de jaarrekening. De maatschappij vraagt steeds meer dat een jaarrekening van een gemeente naast een retrospectief beeld op het afgelopen jaar ook deels prospectieve informatie geeft. Een voorbeeld hiervan is de waardering van de grondexploitaties, waarbij de gemeente gevraagd wordt ook de effecten van toekomstverwachtingen nadrukkelijk mee te wegen in de balanswaarde. Vanuit dit perspectief achten wij het raadzaam om de vaststelling van het MPG dichter op de toetsing van de waardering van de grondexploitaties in de jaarrekening te behandelen, zodat de geactualiseerde uitgangspunten en uitkomsten hiervan voor het grondbedrijf beschikbaar zijn bij de controle van de jaarrekening. Het college heeft ons gevraagd om vanuit onze natuurlijke adviesfunctie aan het komende MPG expliciet aandacht te geven. Uiteraard willen wij daar graag op gepaste wijze onze rol in nemen.
Europese aanbestedingen
Vanuit de interne controle op de (Europese) aanbestedingen is geconstateerd dat voor een aantal contracten is afgeweken van de interne aanbestedingsvoorschriften. Het betreft afwijkingen van de eigen regelgeving; er zijn geen afwijkingen van de Europese aanbested ingsregels geconstateerd. Het college heeft voor deze situaties met terugwerkende kracht de gevolgde aanbestedingsprocedure alsnog geautoriseerd en daarmee is de onrechtmatigheid komen te vervallen.
Verbonden partijen
In onze managementletter hebben wij aandacht gevraagd voor een aantal specifieke aspecten inzake de verantwoording van uw verbonden partijen. In ons accountantsverslag zetten wij uiteen op welke wijze uw gemeente invulling heeft gegeven aan deze adviezen en wat de gevolgen hiervan zijn geweest voor de controle. HVC Conform ons advies is de aansprakelijkheidsstelling voor HVC toegelicht onder de niet uit de balans blijkende verplichtingen. CoOperatie Parkeer Service (CPS) Over het eerste half jaar zijn de gebruikelijke controles op de parkeergelden door de gemeente zelf gepland. Over het tweede half jaar is een verantwoording van de accountant van CPS ontvangen. Wij merken hierbij het volgende op: 1) Vanwege de overgang naar CPS zijn niet alle geplande controles door de gemeente uitgevoerd, met name niet de totaal verbandscontroles. De wekelijkse controles op het afstorten van de gelden zijn wel regelmatig uitgevoerd. Er heeft een gefaseerde overgang naar CPS plaatsgevonden, om deze reden heeft de gemeente ook geen ‘nul-meting’ uitgevoerd. 2) De verantwoording die CPS heeft aangeleverd voldoet niet aan de eisen die de gemeente Lelystad hier aan stelt en verschafte ook in de eerste instantie niet de duidelijkheid die de gemeente hiervan verwachtte. De verklaring van de accountant van CPS is niet goedkeurend (het betreft een oordeel met beperking). De beperking ziet er op dat de accountant van CPS geen zekerheid heeft kunnen verkrijgen over de volledigheid van de opbrengsten vergunningen, abonnementen en ontheffinqen (verantwoorde bate in 2013: € 10.333). -
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
-
3113608590/21 358/MB/i 40872 12
Vanwege de relatief beperkte impact op de jaarrekening 2013 van de gemeente Lelystad hebben deze constateringen geen gevolgen gehad voor ons oordeel bij de jaarrekening. Vanuit het oogpunt van interne beheersing heeft het bestuur van de gemeente aangegeven dat zij de verantwoording van CPS onvoldoende vindt. Vanuit de gemeente zijn daarom vragen gesteld aan CPS om meer duidelijkheid te krijgen over de aard en aanleiding voor het oordeel met beperking. Wij onderschrijven deze aanpak. Wij adviseren u om voor het volgende verantwoordingsjaar scherpere afspraken te maken met CPS over de kwaliteit van de interne beheersing en de door hun accountant uit te voeren werkzaamheden. Wij geven u in overweging om een specifiek controleprotocol op te steNen waarin aandacht wordt besteed aan de controle op zowel de interne beheersing als de financiêle verantwoording. OMALA De leningen aan OMALA zijn in 2013 toegenomen met € 400.000. Vooralsnog bestaat onduidehjkheid inzake de realisatie van het vliegveld en het omliggende gebied, Het ondernemersrisico voor de gemeente Lelystad inzake de ontwikkeling van de luchthaven bedraagt ultimo 2013€ 3,0 miljoen plus € 1,0 miljoen aandelenkapitaal in OMAGC CV. en € 25.000 aandelenkapitaal in OMALA N.y. OMALA heeft de voor de ontwikkeling van Garden City benodigde gronden aangekocht met de verstrekte leningen. De mate waarin de leningen kunnen worden terugbetaald is afhankelijk van de mate waarin deze gronden succesvol ontwikkeld kunnen worden. Wij adviseren u dit nauwlettend te blijven volgen.
Wij hebben de waardering van uw vastgoed getoetst aan de nieuwe notitie Waardering Vastgoed van de Commissie Bbv. In deze notitie geeft de Commissie een nadere duiding voor de verantwoording van gemeentelijk vastgoed. De nieuwe notitie is opgesteld om duidelijkheid te geven over de wijze waarop gemeenten moeten omgaan met de verslaggevingsvoorschriften die stellen dat bij duurzame negatieve exploitatie van vastgoed, duurzame waardevermindering (afboeking) moet worden overwogen. De Commissie maakt een onderscheid tussen maatschappelijk en bedrijfseconomisch vastgoed. Maatschappelijk vastgoed kenmerkt zich doordat bij negatieve exploitatie saldi feitelijk sprake is van het duurzaam verstrekken van subsidie. Als sprake is van een voornemen om het vastgoed duurzaam te exploiteren, kan hier nooit sprake zijn van een afwaardering van het vastgoed. Naar haar aard zal het vastgoed namelijk altijd door de gemeente worden gesubsidieerd, zodat het duurzaam geexploiteerd kan worden. Voor bedrijfseconomisch vastgoed geldt, dat dit wordt aangehouden met de intentie om winst c.q. waardestijgingen te realiseren. Als dit niet het geval is, moet afwaardering van de balanswaarde worden overwogen. Uw gemeente kent een diverse vastgoed portefeuille. Wij hebben voor een aantal relevante activa met het management van de gemeente overlegd over de intenties en besluiten rondom de exploitatie. De grootste activa in exploitatie zijn het Agora Theater en de parkeergarages. Voor het Agora Theater is sprake van maatschappelijk vastgoed; het theater kan niet zelfstandig kostendekkend opereren. Voor de parkeergarages zou sprake kunnen zijn van bedrijfseconomisch vastgoed. De gemeenteraad heeft het uitgangspunt dat de tarieven voor de garages in principe kostendekkend moeten zijn.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21358/MB/i 40872 13
Er zijn geen intenties om winst te realiseren via de exploitatie van de parkeergarages, noch zijn er intenties om de garages met winst aan een derde partij te verkopen. Op basis van de huidige beleidsuitgangspunten zijn de garages primair bestemd om te voorzien in de maatschappelijke parkeerbehoeftes van de gemeente. Op basis van deze overwegingen is sprake van maatschappelijk vastgoed.
De gemeente Lelystad heeft onderhoudsvoorzieningen getroffen voor het groot onderhoud aan de gemeentelijke gebouwen en voorzieningen. Omdat de gemeente grotendeels in de jaren ‘80 heeft geInvesteerd, wordt het meeste groot onderhoud verwacht na een periode van circa 40-50 jaar, wat betekent dat vanaf circa 2025 sprake zal zijn van een risico op een aanzienlijke piek in het onderhoud. De voorziening is gebaseerd op onderhoudsplannen en berekeningsmodellen. De gemeente ontvangt van de provincie aanvullende middelen om bij te dragen aan de noodzakelijke dotaties aan deze voorzieningen.
ICL voorzieningen
Wij hebben vastgesteld dat in 2013 de voorzieningen bepaald zijn in overeenstemming met de door de gemeenteraad vastgestelde onderhoudsplannen. In 2013 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de meerjarige onderhoudsplannen. In 2026 en 2033 oritstaan binnen de ICL-voorzieningen Bovengronds en Riolering tekorten (de onderhoudslasten overschrijden de aanwezige voorziening). De gemeente stelt jaarlijks op basis van de meerjarenonderhoudsplannen een jaarplan voor het onderhoud op. Binnen deze jaarplannen wordt zoveel mogelijk bezuinigd, zodat de beschikbare middelen voor toekomstig onderhoud maximaal zijn. Vanwege de lange termijn waarop de tekorten ontstaan, is op dit moment geen aanvullende dotatie nodig, omdat nog onvoldoende duidelijk is of de tekorten op lange termijn ook zullen blijven bestaan. Op de middellange termijn zal duidelijk worden of de tekorten inderdaad niet meer ‘ingelopen’ kunnen worden. Indien hierover voldoende duidelijkheid bestaat, zal de gemeente dan mogelijk aanvullend moeten doteren. -
Overdracht de Steiger
A
-
De raad heeft besloten om per 1 augustus 2014 het bevoegd gezag voor basisschool de Steiger over te dragen aan de Eduvier Onderwijs Groep. Conform het besluit van de raad zal deze overdracht met gesloten beurzen plaatsvinden. Dit betekent dat aan de Steiger bij overdracht geen zogenaamde ‘bruidsschat’ zal worden meegegeven. In de jaarrekening is toegelicht dat de liquide middelen van de Steiger ad € 1,3 miljoen niet ter vrije beschikking van de gemeente staan.
Treasurystatu Ut
In het treasurystatuut is opgenomen dat de gemeenteraad het verstrekken van leningen aan derden moet autoriseren. Wij hebben geconstateerd dat dit in de praktijk door de burgemeester gebeurd. Wij hebben begrepen dat de verantwoordelijkheid voor het verstrekken van leningen aan derden in de praktijk aan het college is gedelegeerd. Wij adviseren u om het treasurystatuut hier zo spoedig mogelijk op aan te passen.
SiSa-bijiage
De procedure die uw gemeente moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is ten opzichte van vorig jaar niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien zeven documenten aan het CBS te leveren.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
31 13608590/21358/MB/140872 14
De SiSa-bijlage die opgenomen is in de jaarrekening is opgesteld door uw gemeente. Wij hebben de SiSa-bijiage gecontroleerd op basis van de door u opgemaakte SiSa-bijiage en de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2013. Hierbij stellen wij de juistheid van de gegevens in de SiSa-bijiage vast. Wij willen benadrukken dat u als gemeente zeif verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijtage. Indien een ‘0’ is ingevuld zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze ‘0’ terecht is ingevuld. U heeft dit aan ons bevestigd. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2013 onder SiSa vallen. Per regeling wordt in een tabel aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Onderstaand treft u deze tabel aan. Bij de controle hebben wij geen financiele fouten of onzekerheden geconstateerd.
Dl
Regionale meld- en coêrdinatiecentra voortijdig schoolverlaten
NVT
€0
D9
Onderwijsachterstandenbeleid 2011
NVT
€ 0
Eli B
Nationaal Samenwerkingsprogramma Luchtkwaliteit (NSL)
Nvi
€ 0
E26
Spoorse doorsnhjdingen
NVT
€ 0
E27B
Brede doeluitkering verkeer en vervoer NVT
€0
Tijdelljke regeling stedelijke synergieprojecten Kaderrichtlijn Water
Nv1
€ 0
Wet sociale werkvoorziening (Wsw) gemeente 2013
NVT
€ 0
Wet sociale werkvoorziening (Wsw) totaal 2012
NV1
€ 0
Gebundelde uitkering og.v. art. 69 WWB gemeente 2013
NVT
€0
—
2014 (CAB)
-
-
-
-
SISa tussen mede-overheden E29
Gi
G1A
G2
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
-
-
-
3113608590/21 358/MB/i 40872 15
G2A
G3
G5
Geen begrotings onrechtmatigheden
Gebundelde uitkering o.g.v. art. 69 WJB totaal 2012
NVT
€ 0
Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (excIusef evensonderhoud beginnende zelfstandigen)
NVT
€ 0
Wet Participatiebudget (WPB)
NVT
€ 0
Totaal
NVT
€0
-
-
-
-
Naastde controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in dejaarrekening 2013, toetsen wij de begrotingsrechtmatigheid. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zeif nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt met de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de raad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2013 van de Commissie BBV. De belangrijkste inhoudelijke aanpassing betreft de vaststelling dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de raad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven.
De kostenoverschrijdingen moeten goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. n hoofdstuk 4.3.3 (toelichting op de jaarstukken 2013) is een analyse van begrotingsafwijkingen opgenomen. Hiermee legt uw gemeente op een adequate wijze verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten over 2013. Daarnaast moet de accountant in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college in de jaarrekening moet aangeven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde stellen. Extra lasten die worden gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de raad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21 358/MB/i 40872 16
In totaal heeft uw gemeente € 230,3 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover € 233,3 miljoen aan werkelijke lasten in 2013. Dit is in totaal een onderschrijding van € 3 mioen (circa 1,3 %). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 225,6 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 228,3 miljoen aan werkelijke baten in 2013. In totaal gaat het om een hogere realisatie aan baten van € 2,7 miljoen (1,2%). In het kader van de begrotingsrechtmatigheid zijn de lastenoverschrijdingen per programma van belang. Op twee programma’s zijn begrotingsoverschrijdingen op de lasten te constateren. De overschrijdingen (Op weg met talent en Sterke stad) zijn in te delen in de onderstaande categorieen zoals genoemd in de Kadernota.
P2— Op weg met talent (totaal € 3,7 miljoen)
Past binnen het bestaande beleid en wordt veroorzaakt door de besteding van een aanvullende Rijksuitkering voor Bijstandsuitkeringen
V
P4— Sterke stad (totaal € 3,4 miljoen)
Past binnen het bestaande beleid en wordt veroorzaakt door de dotatie aan de voorziening ‘Verliesgevende grondexploitaties’, welke is vereist op grond van het Bbv.
V
Wij verwijzen voor een inhoudelijke analyse van deze overschrijding naar de analyse begrotingsrechtmatigheid zoals opgenomen in hoofdstukken 1.4, 2.2 en 2.4 (Resultaat Grondbedrijf en Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en de toelichting). De geconstateerde kostenoverschrijding die als onrechtmatig worden aangemerkt hebben gezien de oorzaak geen gevolgen voor de strekking van de controleverklaring.
Normering topinkomens (WNT) voldoet aan de gestelde normen en eisen
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
I
Inleiding WNT De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt tegelijkertijd de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. In de WNT is geregeld: .
op welke organisaties de WNT van toepassing is;
•
wat onder een topfunctionaris wordt verstaan;
3113608590/21 358/MB/140872 17
de hoogte van bezoldigingsmaxima aan topfunctionarissen. De algemene maximae bezoldiging mag voor een topfunctionaris niet meer bedragen dan € 228.599 per jaar (2013); een verbod op bonussen of andere variabele beloningen aan topfunctionarissen; een verbod op nonactiviteitsregeIingen voor topfunctionarissen; een verbod op hoge beeindigingsvergoedingen aan topfunctionarissen. De maximale ontslagvergoeding is gelijk aan de som van de beloning en de voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn over de twaalf maanden voorafgaand aan de beeindiging van het dienstverband, maar niet meer dan € 75.000; uniforme openbaarmakingsverplichtingen voor organisaties waarop de WNT van toepassing is. Ook indien de functie van topfunctionaris anders dan in dienstverband wordt vervuld, is de WNT van toepassing. Dus ook indien sprake is van detachering, inhuur als zzp’er e.d. De WNT is voorts van toepassing op een interim-topfunctionaris, die zijn interim functie binnen een periode van 18 maanden, zes maanden of meer vervult. In de wet zijn overgangsbepalingen opgenomen betreffende bestaande belon ingsafspraken. De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de gemeente. Overschrijding van de bezoidigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is Deloitte als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2013 van Lelystad niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2013 van Lelystad voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. De gemeente maakt gebruik van het besluit van de minister van Binnenlandse Zaken d.d. 12 maart 2014 om voor het verslagjaar 2013 publicatie van interim niet topfunctionarissen die het grensbedrag overschrijden achterwege te aten. In hetzelfde besluit is aangegeven dat hierop geen accountantscontrole hoeft te worden uitgevoerd.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21 358/M B/i 40872 18
Interne heh e.rs.ing
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
Algemeen
Gemeenten zijn primair gericht op het vervullen van maatschappelijke taken en functies. Deze zijn onder meer gericht op het realiseren of in stand houden van voorzieningen, het realiseren of bereiken van bepaalde maatschappelijke effecten dan wel het uitvoeren van de wettelijke taken. Met bijvoorbeeld de begroting, de beleidsplannen en de subsidiebeschikkingen en afspraken wordt nader invulling gegeven aan de te bereiken prestaties en effecten. Het maken van afspraken is één, maar het monitoren en bijsturen op deze prestaties en effecten is hierbij een essentiêle vervolgstap. Uw gemeente heeft hierin als regisseur tussen partijen en als belangrijke opdrachtgever zowel intern alsook naar externe partijen een belangrijke rol. Vanuit dit oogpunt is de betrouwbaarheid van financiële informatie en verslaglegging van belang voor uw organisatie. De aanwezigheid van een adequaat intern beheersingssysteem is hiervoor de basis. Binnen de gemeente Lelystad zien wij een aantal belangrijke gedragswijzen die wij met u willen delen. Belangrijk positief punt van de gemeente Lelystad is de serieuze en kwalitatief hoogstaande wijze waarop door de afdeling Control wordt omgegaan met zaken als interne controle en analyse van verbonden partijen. Wij zien ten aanzien van bijvoorbeeld de grondexploitatie echter ook dat in Lelystad de keuze van de beslismomenten invloed hebben op de interne beheersing. Het college wordt hierbij geconfronteerd met de keuze tussen de voorschriften van het Bbv (waardering tegen lagere marktwaarde) en de reeds gemaakte keuzes in het MPG. Wij hebben met het coHege diverse gesprekken gevoerd over de wijze waarop invulling aan beide standpunten moet worden gegeven. In onze bevindingen inzake het grondbedrijf hebben wij deze discussies nader toegelicht. Wij hebben afspraken gemaakt om voor de controle 2014 over en weer dit zodanig aandacht te geven dat u en wij in staat zijn de gewenste afwegingen tijdig te kunnen maken. Het college heeft ons als uw accountant gevraagd om kritisch mee te kijken met het nieuwe MPG, zodat vroegtijdig onze mening over de waarderingswijze van de grondexploitaties kan worden meegenomen bij uw afwegingen.
Wij hebben op 19 november 2013 een managementletter uitgebracht aan het college. In de onderstaande samenvatting zijn de belangrijkste bevindingen weergegeven: Wij hebben de interim-controle 2013 voor de gemeente Lelystad uitgevoerd en afgerond. Deze interim-controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare jaarverslaggeving, mede rekening houdend met actuele ontwikkelingen. Het gaat hierbij om de interne beheersing en overige activiteiten die van belang zijn in het kader van onze opdracht tot de controle van de jaarrekening. Onze controle heeft mede als doel om uw gemeente, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, te ondersteunen bij de vergroting van de kwaliteit van de interne beheersing, waaronder de kwaliteit en betrouwbaarheid van de financiële informatievoorziening. Vanuit onze werkzaamheden in het kader van de interim-controle hebben wij de waarneming dat het college op adequate wijze invulling geeft aan de interne beheersing en alert inspeelt op actuele ontwikkelingen. Op een aantal onderdelen in de opzet en uitvoering van deze interne beheersing is nog een kwaliteitsslag te maken, zoals: het inbedden van risicomanagement in de planning- & controlcyclus en de bedrijfsvoering, waarbij risicomanagement breder wordt neergezet dan de operationele risico’s;
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21 3581MB/140872 20
het verfijnen van de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit; het inventariseren van de belangrijkste risico’s van bij verbonden partijen ‘op afstand’ gezette taken. In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij aandacht gevraagd voor het tijdig in beeld brengen van de mogelijke financiele gevolgen van actualisaties van de grondexploitaties voor de waardering van de grondposities. Cm dit proces zo efficient mogelijk te laten verlopen hebben wij tijdens onze interim-controle reeds de uitgangspunten onderzocht die aan de nog op te stellen actualisatie van de belangrijke complexen ten grondslag liggen. De uitkomsten van deze werkzaamheden liggen in deze managementletter vast. Daarnaast brengen wij onder uw aandacht om voor de jaarrekeningcontrole: verbeteringen aan te brengen in de beschrijving van de opzet van de key controls in de bedrijfsprocessen en het ‘aanscherpen’ van de beschrijving van te verrichten verbijzonderde interne controles (testprocedures); de uitvoering van de verbijzonderde interne controles tijdig af te ronden; tijdig inzicht te krijgen in de inrichting van de lT-beheersomgeving en geautomatiseerde controles in de voor de jaarrekening relevante applicaties; tijdig zorg te dragen voor gecontroleerde verantwoordingen in het geval van uitbestede gemeentelijke taken (øarkeeroobrenasten, WSW e.d.).
Betrouwbaarheid en continulteit van de automatiserings omgeving
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuTteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden blijkt, dat de inrichting van het belastingpakket Key2GH nog niet voldoende is om volledig te kunnen steunen op de geautomatiseerde beheersingsmaatregelen in het pakket. Daarnaast is van de digitale workflow op een aantal punten de audit trail nog onvoldoende zichtbaar. Wij hebben onze controlestrategie aangepast en hebben gebruik gemaakt van de brondocumenten en daarmee om deze geautomatiseerde maatregelen heen kunnen controleren, door aanvullende werkzaamheden buiten de systemen om te verrichten. Voor 2014 adviseren wij u het college passende maatregelen te laten nemen, met name de maatregelen in Key2GH.
3113608590/21358/MB/I 40872 21
Analyse resultaat en vermogen
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
Resultaat 2013 voor en na bestemming
I
Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als resultaat vóOr bestemming. Daarnaast kent de gemeente ook het resultaat ná bestemming. Dit is het resultaat vóOr bestemming plus en mm de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van hetjaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. Wij merken op dat de analyse in dit hoofdstuk gebaseerd is op de cijfers zoals deze zijn opgenomen in de jaarrekening, waarbij geen rekening is gehouden met de eventuele effecten van de onzekerheden inzake de grondexploitaties. De stortingen in dan wel onttrekkmngen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het resultaat ná bestemming is dus mede het gevolg van de politieke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende.
De totale baten van uw gemeente bedragen:
€ 228.260
De totale lasten van uw gemeente bedragen:
€ 233306
Het tekort bed raagt (“resultaat vOór bestemming’): Gedurende hetjaar heeft u a) voor diverse zaken besloten gelden te reserveren. Deze gelden zijn in de reserves gestort: Tevens heeft u besloten tot het dekken van diverse uitgaven uit reserves. Over het boekjaar betreft dit:
-I- € 5.046
-I- €
153
+1+ €
9.779
Per saldo gedurende hetjaar onttrokken aan reserves:
€ 9.626
Resultaat ná bestemming (voordelig):
€ 4.580
De exploitatie over 2013 laat een nadelig saldo vOor resultaatbestemming van € 5 miljoen zien ten opzichte van een nadelig begroot saldo van € 4,7 miljoen. Dit is een nadeel ten opzichte van de begroting van afgerond € 400.000. Deze overschrijding op de begroting is vooral gerealiseerd op de programma’s 4 en 6. Voor een nader gedetailleerd inzicht van de verschillen verwijzen wij u naar de toelichtingen op de afwijkingen per programma, zoals opgenomen in hoofdstuk 2 (‘Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en de toelichting’).
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21 358/MB/140872 23
Hierna geven wij een overzicht van de ontwikkeling van het resultaat (vôOr bestemming) van 2010 tot en met 2013.
Resultaatontwikkeling 2010 2013 -
(x € 1.000)
5.000 0
I
-5.000 -10.000 -15.000 -20.000 -25.000 -30.000 -35.000 -40.000 -45.000 2010
2011
2012
2013
Over de afg&open jaren is een verbetering van het resultaat vOór bestemming zichtbaar. Dit betekent ook, dat de gemeente in mindere mate dekking uit de reserves hoeft te onttrekken. Tegelijkertijd zien wij dat de afgelopen jaren het werkelijke resultaat niet altijd in lijn lag met de begroting, met uitzondering van 2013 waarbij begroting en realisatie nagenoeg aan elkaar gelijk zijn. Het exploitatieresultaat 2013 is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Voor een nadere uiteenzetting hiervan verwijzen wij u naar de toelichting op de programmarekening en specifiek het overzicht van incidentele baten en lasten in hoofdstuk 1.3.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21 358/M B/I 40872 24
Ontwikkeling vermogenspositie
Het Bbv maakt een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via de programmarekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats via de resultaatbestemming. Het resultaat vóór bestemming bedraagt € 5,1 miljoen nadelig. Per saldo is tussentijds € 9,6 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk het nog te bestemmen jaarresultaat over 2013€ 4,7 miljoen voordelig bedraagt. Dit bedrag is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans onder “nog te bestemmen resultaat”. In het hierna voigende overzicht hebben wij de mutaties in de reserves schematisch weergegeven.
Stand van de reserves per I januari Tussentijdse resultaatbestemming Nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening Totaal (‘resultaat vOór bestemming”) Stand van de reserves per 31 december
€ 106.814
€ 94.033
€ 86.434
-I- €
12.816
-I- €
8.291
-I- €
9.626
€
35
€
809
€
4.580
-I- €
12.781
-I- €
7.482
-I- €
5.046
€
94.033
€ 86.551
€ 81.388
De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2013 20,2 % van het balanstotaal (2012: 20,9 % van het balanstotaal). Wij merken op dat in dejaarrekening van 2013 een telfout van € 117.000tussen de programmarekening en de balans zit. Dit veroorzaakt het (rekenkundige) verschil tussen het eigen vermogen ultimo 2012 en het begin vermogen 2013.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21 358/MB/140872 25
Overige onderwerpen
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
Bevestigingen van het college Meningsverschil met management of beperking in reikwijdte van de controle
I
I
Wij hebben van het college een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen.
Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controle-opdracht door het college en de medewerkers van de gemeente Lelystad de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad. Wij hebben met het college en ambtelijk management regelmatig en zorgvuldig met elkaar van gedachten gewisseld over de waardering van de grondexploitaties.
Naleving van wet- en regelgeving
Wij hebben geen afwijkingen van wet- en regelgeving geconstateerd.
Frauderisicoanalyse
Als onderdeel van onze controle hebben wij u verzocht inzicht te geven in uw inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude, in de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat de directie daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met het toezichthoudend orgaan. Wij hebben daarbij vastgesteld dat het maken en/of periodiek actualiseren van gerichte frauderisico-analyses duidelijk onderdeel uitmaakt van de besturingsfilosofie. Hierbij kiest u ervoor frauderisicoanalyse niet separaat aan de orde te stellen maar om dit te zien als geIntegreerd onderdeel bij de inrichting van de AD/lB. Wij vinden dat een goede zaak.
4
In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn coritroleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het management van de gemeente Letystad, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiele onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21358/MB/I 40872 27
Hoewel wij een professioneel kritische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, willen wij opmerken dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2013 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dater sprake is geweest van fraude.
Onafhankelijkheid
Ontwikkelingen Accountancy Niouwe onafhankelijkheidsregels in Nederland Op 16 december 2013 heeft de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) de nieuwe Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViC) vastgesteld. Wij wiNen u in dit accountantsverslag graag op de hoogte stellen van de belangrijkste wijzigingen zoals die gelden voor organisaties die niet kwalificeren als een Organisatie van Openbaar Belang (COB, vooral beursgenoteerde ondernemingen en financiele instellingen). Wij stellen voor om bij het bespreken van ons accountantsverslag de specifieke gevolgen voor onze dienstverlening aan uw organisatie te bespreken. Verordening ,nzake Onafhankelijkheid (ViO) De ViO is van toepassing op alle cliënten waar assurance-opdrachten worden uitgevoerd en is van kracht vanaf 1 januari 2014. De ViO vervangt de nadere voorschriften voor onafhanke)ijkheid (NyC). Met de nieuwe ViO beoogt de beroepsorganisatie tegemoet te komen aan de verwachtingen van het maatschappelijk verkeer en daarmee bij te dragen aan het vertrouwen in het accountantsberoep. Hierna geven wij een toelichting op enkele onderwerpen uit de ViO die van belang zijn in het kader van onze dienstverlening aan uw organisatie. Eén set van regels voor aVe assurance-opdrachten In de nieuwe onafhankehjkheidsregels is sprake van één set van regels voor alle assurance-opdrachten, zoals de controle of beoordeling van een jaarrekening, een subsidieverkiaring, een verkiaring bij een IT-systeem of een assurance-rapport bij een maatschappelijk jaarverslag. In de oude regels werd een onderscheid gemaakt tussen controleopdrachten en overige assurance-opdrachten, waarbij de onafhankelijkheidsvoorschriften voor controleopdrachten strenger waren. Regelgeving voor adviesdiensten Combinaties van assurance en advies (non-assurance) werkzaamheden zijn onder de yb nog steeds toegestaan. De ViO introduceert web een strak toetsingskader voor de evaluatie van alle non-assurance diensten, wat betekent dat voor aanvang van overige dienstverlening altijd een onafhankelijkheidsanalyse in het dossier dient te worden opgenomen. De ViO beidt daarmee tot een verzwaarde documentatieplicht. Het toetsingskader in de ViO is gebaseerd op de principes in de internationale onafhankelijkheidsregels van de Code of Ethics van de International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA). Deze internationale onafhankelijkheidsregels worden door Deloitte nageleefd.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21 358/MB/140872 28
Langdurige betrokkenheid bij uw organisatie In de ViO opgenomen dat een maatregel is vereist indien senior leden van het assurance-team (waaronder de eindverantwoordelijke accountant, maar ook andere senior teamleden) langdurig betrokken zijn bij dienstverlening aan dezelfde organisatie. Van langdurige betrokkenheid is in elk geval sprake als een senior teamlid gedurende zeven aaneengesloten jaren betrokken is bij dienstverlening aan dezelfde organisatie. Voorbeelden van maatregelen zijn het laten uitvoeren van een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (0KB) of het rouleren van het teamlid. Indien meerdere teamleden gelijktijdig zouden moeten rouleren, is het 00k mogelijk om voor een gefaseerde roulatie te kiezen. Na roulatie mag het betreffende teamlid gedurende twee jaar niet betrokken zijn bij de assurance dienstverlening aan de organisatie. Momenteel speelt deze maatregel niet bij uw gemeente. Marketing en reclame In de ViO is een nieuwe bepaling opgenomen over marketing en reclame. Vooral is het niet toegestaan om met een assurance-client een relatie aan te gaan waarbij de accountantsorganisatie zich in het kader van reclame of marketing associeert of laat associêren met de assurance-client. Van associatie is sprake indien de onderlinge relatie als onderdeel van reclame of marketing openbaar wordt gemaakt. Geschenken en gastvrijheid De regels voor het ontvangen en verstrekken van geschenken en gastvrijheid zijn aangescherpt. Het uitgangspunt is dat het ontvangen en verstrekken van geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid niet past in een relatie tussen de accountant en de gecontroleerde organisatie. Deze regels gelden niet alleen voor de leden van het assurance-team, maar ook voor de accountantsorganisatie, andere onderdelen van het netwerk en haar bestuurders. Er is een drempel in de regels opgenomen van € 100. Voor geschenken met een waarde van meer dan € 100 is de eindverantwoordelijke accountant gehouden om: Te onderbouwen waarom het geschenk of de uiting van gastvrijheid gepast is; Een melding te doen bij een aangewezen persoon binnen Deloitte; en Vooraf met het toezichthoudend orgaan van uw organisatie af te spreken hoe zij hierover geInformeerd wil worden. Deze bepatingen gelden tevens voor persoonlijke uitingen van gastvrijheid. Hieronder wordt verstaan het voor de andere partij of persoon betalen van kosten van uitstapjes, reizen, lunches, diners en dergelijke die geen zakelijk karakter dragen. Overgangsbepalingen De nieuwe onafhankelijkheidsregels treden in werking per I januari 2014. Voor bestaande opdrachten en/of relaties waarbij een onafhankelijkheidsbedreiging speelt gelden overgangsbepalingen.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21358/MB/i 40872 29
Cybervelligheid
Algemene aanbeveling inzake cyberveiligheid Het belang van cyberveiligheid is de laatste jaren fors toegenomen als gevolg van de grotere athankehjkheid van informatietechnologie en internet. Daarnaast heeft zich een verschuiving voorgedaan van informatiebeveiliging naar cyberveiligheid. De traditionele aanpak van informatiebeveiliging was vooral gericht op interne controles om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens veilig te stellen. Hoewel deze controles van groot belang blijven, bestrijkt cyberveiligheid een bredere waaier van interne en externe factoren. Als zodanig dienen de gemeenteraad en het college zich er in toenemende mate van te vergewissen dat managers in alle geledingen van de organisatie zich bewust zijn van de risico’s die de digitale technologie met zich meebrengt voor de strategie en de organisatieactiviteiten en dat zij de juiste maatregelen treffen om deze risico’s te beheersen. Rapportages aan de gemeenteraad en het college dienen in toenemende mate te gaan over de lessen die worden getrokken uit specifieke IT gerelateerde incidenten en zogenaamde near-misses en de gemeenteraad en het college dienen vast te stellen welke inbreuk op de veiligheid de organisatie bereid is te tolereren. Daarnaast dient op bestuurlijk niveau te worden verzekerd dat sprake is van een voldoende mate van verantwoordelijkheid en verantwoordingsplicht ter ondersteuning van de daadwerkelijke prioritering van informatieactiva en juiste besluitvorming over het gebruik en de bescherming van informatie. Bestuurders kunnen hierin worden ondersteund met advies door externe adviseurs.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21 358/M B/i 40872 30
Bijiagen
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
Bijiage Al: Niet-gecorrigeerde fouten Niet-gecorrigeerde fouten De volgende niet-gecorrigeerde fouten groter dan € 100.000 zijn gedurende onze werkzaamheden vastgesteld:
Rechtmatigheid
Getrouwheid
x€1A100
x€1.000
Effect niet-gecorrigeerde controleverschillen voorgaande periode
€ 0
€ 0
Effect niet-gecorrigeerde controleverschhllen huidige periode
€ 0
€ 0
Rechtmatigheidsfout is tevens getrouwheidsfout
€ 0
€ 0
Rechtmatigheidsfout is per saldo ook een getrouwheidsfout
€ 0
€ 0
(Sub)totaal getrouwheidsfouten
€ 0
€ 0
Extra absolute waarde rechtmatigheidsfouten
€ 0
€ 0
Extra foutieve financiele beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit externe regels (EUaanbesteding/Fido/Etc.)
€ 0
Extra foutieve financiele beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit interne regels (gedoogbeleid)
€ 0
Overige rechtmatigheidsfouten
€ 0
Totaal rechtmatigheidsfouten
€ 0
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21 358/MB/I 40872 32
Aard van de onzekerheden
Rechtmatigheid
Getrouwheid
3—10%
3—10%
Onzekerheid rechtmatigheid betreft tevens getrouwheid
€ 0
Onzekerheid getrouwheid, tevens rechtmatigheid
€ 7,2
(Sub)totaal onzekerheden in de controle getrouwheid
€ 7,2
—
—
22, 4 miljoen € 7,2 22, 4 miljoen € 7,2
Extra absolute waarde onzekerheden rechtmatigheid
€ 0
Extra financiële beheershandelingen met een onzeker direct financieel effect vanuit externe regels (EUstaatssteun)
€ 0
Extra financiêle beheershandelingen met een onzeker direct financieel effect vanuit interne regels (gedoogbeleid)
€ 0
Overige onzekerheden inzake rechtmatigheid
€ 0
Totaal onzekerheden in de controle rechtmatigheid
€ 7,2
—
€ 0
—
—
22, 4 miljoen 22, 4 miljoen
22, 4 miljoen
Wij hebben van het college een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het college de niet-gecorrigeerde fouten, zowel individueel als in totaal, bevestigt. Het college heeft tevens bevestigd geen kennis te hebben van andere niet-gecorrigeerde fouten.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21358/MB/I 40872 33
Bijiage A2: Afwijkingen in de toelichting Afwijkingen in de toelichting Onze controlestandaarden eisen dat wij afwijkingen van materieel belang in de toelichting signaleren cm de gemeenteraad in staat te stetlen een inschatting te maken van de gevoigen daarvan voor de jaarrekening. De tabel hierna bevat een weergave van die onderwerpen uit de toelichting waarvan wij denken dat de gemeenteraad deze nader dient te beoordelen.
Niet van toepassing
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
Bron toelichtingsvereiste
Kwantitatieve of kwalitatieve overweging
N.v.t.
N.v.t.
3113608590/21358/MB/i 40872 34
Bijiage A3: Rechtmatigheid Rechtmatigheid In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), de Kadernota Rechtmatigheid 2013 en in het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader is het kader voor de controle op de rechtmatigheid opgenomen. Deze normen zijn vastgelegd in het controleprotocol van de gemeente. Bij de controle op de rechtmatigheid hebben wij de volgende fouten en/of onzekerheden geconstateerd: Bron normenkader
Fout of onzekerheid
Zie bijlage Al
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21 358/MB/l40872 35
Bijiage B: Onathankelijkheid Bevestiging onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de ‘Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naeving van de ViO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Op basis van onze toetsing concluderen wij dat onze onafhankelijkheid ats certificerend accountant bij de gemeente Lelystad in 2013 voldoende is gewaarborgd. Een overzicht van de aanvuflende dienstverlening hebben wij hierna opgenomen.
In 2013 zijn er geen aanvullende diensten verricht. Op grond van de door ons getroffen maatregelen en de communicatie met u hierover zijn wij van mening dat onze onafhankelijkheid in voldoende mate is gewaarborgd. Geschenken en persoonhijke uitingen van gastvrijheid De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonhijke uitingen van gastvrijheid die Deloitte, een bestuurder of interne toezichthouder van Deloitte of een lid van het controleteam heeft oritvangen of verstrekt aan Lelystad of een bij Lelystad betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels. Wij zijn van mening zijn dat de verstrekte en ontvangen geschenken en persoonhijke uitingen van gastvrijheid gepast zijn en derhalve niet tot een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht hebben geleid. Zoals met u overeengekomen, rapporteren wij in de hierna opgenomen tabel over de geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21 358/MB/140872 36
Bijiage C: Reikwijdte van de controle 2013 Do opdracht die u ons heeft verstrekt Binnen het kader van de meerjarige overeenkomst tussen uw gemeente en Deloitte Accountants By, tot het controleren van uw jaarrekening bevestigen wij formeel elk jaar do onderlingo afspraken met een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestigtng van l6juli 2013 heoft u ons op meer godetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2013. De doelstelling van do controle is hot afgeven van eon controlevorklaring bij de jaarrekening van do gomeente Lelystad. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op do bevindingen naar aanleiding van do controlo. Onzo controloaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen: do risicoanalyso, do intorim-controle en do jaarrekoningcontrolo. Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onzo controle start met hot makon van eon analyse van do risico’s waar u als gemeonto mee to makon hooft. Doze risicoanalyse zion wij als eon gozamenhijke actie van ons controleteam on vortegonwoordigors van uw gemeonto en maakt doel uit van ons pro-auditgosprek. Het doel hiorvan is om op basis van gezamonlijke konnis van uw organisatie en uw omgeving tot eon zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse to komen, die als basis voor do verdero controleworkzaamheden kan dienen. Hot gaat hiorbij primair om do oxterne risico’s en do risico’s in do bodrijfsvooring. Bij doze inventarisatie Iigt primair do focus op de risico’s op afwijkingon van materioel belang in do jaarrokoning als gevoig van fraudo of fouton. Interimcontrole Onze risicoanalyso en de daarop gobasoordo controloaanpak richton zich niet uitsluitend op do jaarrekening zolf, maar ook op hot systoem van intorne bohoersing. Hoe betor dat systoem functioneert, hoe moor zekerheid or bostaat dat do opgeloverdo informatie betrouwbaar is, zowol tussentijds als bij do jaarrokoning. Omdat doze interno bohoersing het gehelo jaar good dient to functionoron, hoovon wij met do aanvang van onzo controlo niot to wachton totdat do jaarrekoning gereed is. Onze controle vindt daarom voor eon belangrijk deel al in de tweodo helft van hot bookjaar plaats. Wij onderzoekon tijdens de interim-controle de procosrisico’s, om to bepalen of hiorin voldoondo behoersmaatregelen (de AOIIB) zijn gotroffon. Hot product van doze faso van de controle is een managomentlottor met daarin opgonomon vorbeterpunten ter verdoro optimalisatie van de interne beheersing (zie paragraaf Intorne boheorsing). Jaarre ken ingcontrole Bij do jaarrekeningcontrole stellon wij vast of do jaarrekoning is opgostold volgons do geldondo verslaggevingsvoorschriften, of do door u opgestoldo jaarrekening eon gotrouw beeld geoft on of do baton, laston on balansmutaties voldoen aan do eisen van rechtmatighoid zoals opgonomon in hot controloprotocol 2013. Ook stellon wij vast dat do poston in do jaarrokoning adoquaat zijn toogelicht. Onzo controle houdt niet in dat wij alle posten intograal controloron. Onzo aanpak heoft als doel om belangrijko onjuisthodon of onrechtmatighedon to ontdekken, rokening houdend met do matorialitoitsgronzon zoals vastgolegd in hot controloprotocol 2013. Hot product van do jaarrokoningcontrole is do controloverklaring bij do jaarrokoning en eon vorsiag van bevindingen. In hot vorslag van bevindingen rapporteren wij fouten en onzekerheden die do vastgestelde rapportagetolerantio (€ 100.000) overschrijden on ovorige bijzondorhedon die naar onze moning van belang zijn voor do behandeling van do jaarrokoning (zoals governance, financiële positio, ontwikkoling rosultaten on do kwalitoit van do intorne beheorsing). Scope van de opdracht Onzo controlovorklaring is gebaseerd op onze controlewerkzaamheden als accountant van de gemoente Lelystad. Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
3113608590/21358/MB/i 40872 37
Bijlage D: Disclaimer en beperking in gebruik
Dit verslag is alleen bestemd voor de leden van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk aan derden worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit verslag getoond of in zijn handen komt op ons. De in dit versiag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattend versiag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit versiag is verstrekt in de context van onze controleverkiaring over de jaarrekening als geheel, welke zal worden verstrekt in onze controleverkiaring. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worcien als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking. Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu, a UK Private Company limited by guarantee, and its network of member firms. Neither Deloitte Touche Tohmatsu nor any of its member firms has any liability for each other’s acts or omissions. Each of the member firms is a separate and independent legal entity operating under the names of ‘Deloitte”, “Deloitte & Touche’, ‘Deloitte Touche Tohmatsu’, or other related names.
Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad
31 13608590/21358/MB/140872 38