De werkkostenregeling Theorie, praktijk en uitvoering
6-11-2014
Reiswerk
1
Voorstelronde • • • • •
Armand Lahaije Senior adviseur Internationaal/fiscaal NOB Belastingadviseur 06 – 2393 1089
[email protected]
• • • • •
Jan de Graaf Senior adviseur Internationaal/fiscaal Belastingadviseur 06 – 538 199 11
[email protected]
6-11-2014
Reiswerk
2
Programma • Rolverdeling beleid en uitvoering • Theorie van de werkkostenregeling (wijziging in loonbelasting) • Inventarisatie en administratie • Vragen
6-11-2014
Reiswerk
3
Rolverdeling uitvoerders
Rol HR/directie: – Voorstellen tot wijziging in vergoedingen en verstrekkingen – Overleg met OR en werknemers – Besluitvorming – Deadline: 1 januari 2015
6-11-2014
Reiswerk
4
Rolverdeling uitvoerders
• Belaste vergoedingen > Payroll • De overige zakelijke betalingen worden door de financiële administratie geacht onbelast te zijn • Opsplitsen factuur niet snel aan de orde • Onder de WKR wijzigt dit omdat “zakelijke kosten” en bepaalde werkvoorzieningen soms belast zijn
6-11-2014
Reiswerk
5
Conclusie:
Afstemming tussen Payroll en Finance
6-11-2014
Reiswerk
6
Programma • Rolverdeling beleid en uitvoering • Theorie van de werkkostenregeling (wijziging in loonbelasting) • Inventarisatie en administratie • Vragen
6-11-2014
Reiswerk
7
Geen loon of intermediaire kosten
Vergoedingen, verstrekkingen en vervoer vanwege de werkgever. voorbeelden
Geen loon of intermediaire kosten (bijv. bloemetje of parkeergeld auto vd zaak)
blijft
Loon van de werknemer
Verplicht
19 cent per km. Kerstpakket ex-wkn
Loon van de werkgever
Gerichte vrijstelling
OV-jaarkaart Verhuiskosten
80% Algemene vrijstelling
Auto van de zaak Fiets
meerdere
1,2%
Vakbondscontributie
6-11-2014
Reiswerk
over
8
Oud systeem • Normeringen en voorwaarden per specifieke post en per werknemer
• Voorbeeld fiets van de zaak, voorwaarden: – – – – 6-11-2014
maximaal € 749 eens per 3 jaar gebruik voor tenminste 50% woon-werk accessoires, verzekering, etc. Reiswerk
9
Nieuw systeem • WKR per werkgever • Hoofdregel: alles is loon • De vergoedingen en verstrekkingen (inclusief BTW) worden belast bij de werkgever tegen een eindheffingstarief van 80% • Met uitzondering van: – de posten die geen loon zijn (fruitmand, e.d.) – de intermediaire kosten – de gerichte vrijstellingen – noodzakelijkheidscriterium (2015) – de verstrekkingen met een nihil waardering – de vrije ruimte van 1,5% / 1,2% loonsom – loon van de werknemer 6-11-2014
Reiswerk
10
Kleine geschenken
Bij ziekte
Bij in dienst
Bij jubileum
Zomaar
Onbelast
Onbelast ?
Belast ?
Belast
6-11-2014
Reiswerk
11
Kleine geschenken
• Geen loon als: – persoonlijke attentie; – geen geld of waardebon; – maximaal € 25 (inclusief BTW); – bepaalde gelegenheid
6-11-2014
Reiswerk
12
Intermediaire kosten • Werknemer is intermediair bijvoorbeeld door kosten voor de werkgever voor te schieten • Bij aanschaf zaken blijft eigendom bij werkgever • Kosten mogen in vaste kostenvergoedingen (besluit 29 november 2010)
6-11-2014
Reiswerk
13
Gerichte vrijstellingen
• Reiskosten € 0,19 per kilometer (inclusief woon-werk) of kosten OV • Tijdelijke verblijfskosten • Cursussen, opleidingen en studiekosten, waaronder outplacement, vakliteratuur en registratie beroepsregister • EVC-procedure • Extraterritoriale kosten (o.a. 30%-regeling) • Verhuiskostenvergoedingen 6-11-2014
Reiswerk
14
Nieuwe gerichte vrijstellingen (Belastingplan 2015) • Producten eigen bedrijf / personeelskorting Maximale korting 20% en € 500 per persoon per jaar • Aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt, bijvoorbeeld: – Arbo-voorzieningen – Hulpmiddelen • Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering – Internet thuis? Vaste printer thuis? – Ipad geen computer (Hof Amsterdam, september 2014)
6-11-2014
Reiswerk
15
Noodzakelijkheidscriterium • Noodzakelijkheid is een open norm – De voorzieningen die de werkgever verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt in het kader van de bedrijfsvoering (“zonder meer nodig”) • Noodzakelijk vervangt werkplek • Privévoordeel bij de werknemer niet belast • Beperkte invoering per 1 januari 2015 • Geen toets meer op 90%/10% zakelijkheid • Werkgever draagt de kosten – Geen cafetariaregeling
6-11-2014
Reiswerk
16
Nihil waardering • Voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt. Groot aantal van deze Voorbeelden: voorzieningen worden overgeheveld naar de gerichte vrijstellingen
– – – –
laptops (noodzakelijk) consumpties mobiele telefoons (noodzakelijk) arbo-voorzieningen (ook indien sprake is van een thuiswerkplek) – werkkleding
6-11-2014
Reiswerk
17
Werkplek • Plek waar arbeid wordt verricht en Arbowet van toepassing is voor werkgever. Thuiswerkplek uitgezonderd • Voorzieningen op de thuiswerkplek in het forfait – – – –
vaste computer printer vergoeding internet thuis maar: noodzakelijkheid?
• Problematisch criterium – parkeergelegenheid – medische keuring 6-11-2014
Reiswerk
18
Algemene vrijstelling • Alle andere vergoedingen en verstrekkingen komen tegen de factuurwaarde / waarde economisch verkeer in algemene forfait • Gebruikelijkheidstoets • Concernregeling (95% eis) • De algemene vrijstelling bedraagt 1,5% (2014)/ 1,2% (2015) van de fiscale loonsom • Gebaseerd op de fiscale loonsom van het kalenderjaar (jaarlijkse afrekensystematiek) 6-11-2014
Reiswerk
19
Hoe monitoren van het forfaitgebruik? 2000 1800 1600
Gebruik
1400
Ruimte
1200 1000 800 600
400 200 0 1
6-11-2014
2
3
4
5
6
7
Reiswerk
8
9
10
11
12
20
Tot slot • Keuzeregime Jaarlijkse keuze 2011
6-11-2014
2012
2013
Definitief 2014
Reiswerk
2015
21
werkplek voorzieningen uitgelicht 6-11-2014
Reiswerk
22
Bedrijfsfitness • Bedrijfsfitness op de werkplek is een werkplekvoorziening, dus nihil waardering • Een vergoeding voor of verstrekking van fitness buiten de werkplek is belast loon • Dit loon kan worden overgeheveld naar de forfaitaire ruimte • Fitness en Arbo-plan?
6-11-2014
Reiswerk
23
Maaltijden op de werkplek
• Voorbeeld lage waardering • Maaltijd op werkplek € 3,15 (2014) • In URLB 2011 geen uitzonderingen, maar maaltijden op koopavonden en bij overwerk onbelast (>10% zakelijk)
6-11-2014
Reiswerk
24
Werkplek en personeelsfeest • Voor een personeelsfeest op één werkplek van een werkgever……met meerdere vestigingen • Goedkeuring staatsecretaris dat de feestlocatie werkplek is voor alle werknemers • Voorwaarde: op feestlocatie geldt dat de Arbowet doorlopend van toepassing is
6-11-2014
Reiswerk
25
Praktisch • Bespreekpunten HR en payroll belastingdienst – werkplek – parkeren bij of nabij de werkplek, auto van de zaak, “zwevende plekken” – gerichte vrijstelling opleiding en studie, ook voor incentives? – maaltijden, collectieve behandeling – werkkleding – gemiddeld BTW percentage
6-11-2014
Reiswerk
26
Programma • Rolverdeling beleid en uitvoering • Theorie van de werkkostenregeling (wijziging in loonbelasting) • Inventarisatie en administratie • Vragen
6-11-2014
Reiswerk
27
Programma • Rolverdeling beleid en uitvoering • Theorie van de werkkostenregeling (wijziging in loonbelasting) • Inventarisatie en administratie • Vragen
6-11-2014
Reiswerk
28
AWVN rekentool Alle vergoedingen, en verstrekkingen
ROOD GETAL= INVULEN ( zie kolommen D, E en optioneel de gele cellen in Q ) datum 21 januari 2013 Totalen € 275.050 € 29.790 € 22.000 € 231.090 € 14.300 €
Basisscenario
7.660
€
2.828
Totalen € 29.790
€
9.200
€
77.000
€
136.000
€
13.118
€
39.740
Loon van de werknemer (inhouding loonheffingen)
telewerkplek
19 cent per km. Openbaar vervoer OV-jaarkaart
Loon van de werkgever
Verhuiskosten
Onbelast of (deels) eindheffing
Totaal per jaar
waarvan à la
inclusief BTW
carte (loon)
Auto van de zaak Computer/printer
Op basis loonbelasting 2010 Intermediaire vrijgesteld kosten of geen loon loon
belast
eindheffings-
loon
loon
eindheffing
waarvan à la carte (loon)
Op basis werkkostenregeling Gerichte Nihilwaardering belast loon
Intermediaire kosten of geen loon
Forfait post
vrijstelling
opmerking
(eindheff. Loon)
Fiets
Alle vergoedingen of verstrekkingen (klik rechtermuis-knop voor toelichting) Aan- of verkoopkosten van eigen woning bij zakelijke verhuizingen (eindheffing)
€
650
€
650
€
260
€
Aanspraken of uitkeringen op grond van een ziektekostenregeling in eigen beheer (eindheffing)
€
-
€
-
€
-
€
-
Advocaatkosten werknemer bij ontslag
€
200
€
200
Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis
€
€
-
Arbovoorzieningen (incl. werkruimte thuis) Bedrijfsfitness * op de werkplek (vrijgesteld gedeelte) * elders (vrijgesteld gedeelte) * belast gedeelte (loon) Beveiligingskosten * Kosten van persoonsbeveiliging van werknemers * Vergoeding belasting over de bijtelling privégebruik beveiligde auto (eindheffing)
€ €
-
€
-
Computers/laptops/printers/mobiel internet (>= 90%)
€
40.000
€
40.000
(vast) Internet en (vaste) telefoonaansluitingen (>10% zakelijk)
€
2.000
Mobiele telefoons (>10%)
€
40.000
Inrichting werkruimte thuis (excl. arbo)
€
100
persoonlijke kantoorbenodigdheden (thuis)
€
500
Extraterritoriale kosten (waaronder de 30%-regeling) * vrijgesteld gedeelte (waaronder internationale school)
30%
€
€
200
-
€
-
€
3.000
€
3.000
€ € €
20.000 4.000 100
€ €
20.000 4.000
€
200
4.000
€
€ € €
€
1.000
100
€
2.000
€
40.000
€
100
€
500
€
-
-
€
€
-
€
-
€
-
Fiets van de zaak * vrijgesteld gedeelte * belast gedeelte
€ €
7.490 -
Geschenken in natura tot € 70 per (ex-)werknemer per jaar (eindheffing 20%)
€
5.000
Kleine consumpties op werkplek tijdens of na werktijd (verstrekkingen)
€
20.000
€
Koffiegeldvergoedingen
€
100
€
100
Lunches en andere maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden en dienstreizen
€
1.000
€
1.000
Kantinemaaltijden minus eigen bijdragen werknemers (deze post is veelal nihil)
€
-
€
-
€
-
Niet-verhaalde NL verkeersboetes (thans eindheffing)
€
10
€
10
€
8
Outplacementkosten
€
1.000
6-11-2014
€
€
40.000
€
40.000
100
€
20.000
€
1.000
Reiswerk
100
€
500
€
- optioneel in forfait
-
€ €
7.490 - optioneel in forfait
€
5.000
€
100
20.000
1.000
€
€
€
€
1.000
€
2.000 internet thuis is belast
-
7.490 €
5.000
-
-
€
€
4.000 - optioneel in forfait
nihilwaardering bij ombouw naar ter beschikkingstelling
-
7.490 -
€ €
€
-
€
€
-
100
1.000
€ €
€ €
20.000
€ €
€
* belast gedeelte (bruto loon)
7.490
3.000
€
-
€
€
€
€
* belast gedeelte naast de 30% regeling (eindheffing)
€
4.000
100
€
€
200
650
18
€
- € 3,05 per maaltijd minus bijdrage wkn.
€
- buitenlandse boetes kunnen wel in forfait
1.000
29
AWVN rekentool a. b. c.
Basisscenario (bruto loon blijft bruto loon) Totaal van de vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling waarvan: intermediare kosten/geen loon gerichte vrijstelling verstrekkingen met nihilwaardering
€ € €
9.200 77.000 136.000
d.
forfaitposten wkr eindheffing
€
39.740
e. f.
forfaitposten bruto loon van de werknemer à la carte
€ €
13.118 -29.790
2. 3. 4.
Eindheffingen 80% SV-lasten bruto loon besparing op SV lasten door à la carte
€ € €
1.312 -2.979
5.
Lasten werkgever onder de werkkostenregeling
€
243.601
6.
Extra lasten werkgever (negatief bedrag = besparing)
€
-2.938
7. 8.
Vrije ruimte wkr Nog beschikbare fiscaal vrije ruimte
€ €
56.000 16.260
1.
6-11-2014
€
10% 10%
1,4%
Reiswerk
275.058
0,99%
30
Uitkomst evaluatie • Als werkgeverslasten gelijkblijven of afnemen – Een op een overgang mogelijk – Moderniseren arbeidsvoorwaardenpakket?
• Als werkgeverslasten toenemen – Aanpassen arbeidsvoorwaardenpakket – Werkkostenvergoeding?
6-11-2014
Reiswerk
31
Aandachtspunten (1) • Welke processen worden geraakt door de werkkostenregeling? Salarisadministratie en financiële administratie • Hoe zitten de processen in elkaar: – wie beslist over de uitgaven? – hoe wordt betaald? Via loonstrook? – wie administreert?
6-11-2014
Reiswerk
32
Aandachtspunten (2) • Wie zijn de grote forfaitslurpers en op welke posten ziet dat • Inventariseer eerst op basis nulscenario – integrale overgang van alle arbeidsvoorwaarden – daarna kunnen alternatieven worden doorgerekend
6-11-2014
Reiswerk
33
WERKKOSTENREGELING inventarisatie
FORFAITPOSTEN Kerstpakket Bedrijfsfitness PV-werkgeversbijdrage Vakbondscontributie Fiets Internet (thuis) Personeelsfeesten etc. Producten eigen bedrijf Representatievergoeding Onkostenvergoeding Telefoonvergoeding Werkruimte thuis TOTAAL
OUD OUD 2011 Eindheffing of SV-lasten 3500 700 0 0 0 1400 0 0 0 0 0 100 0 5000 700
20% kerstpakket 6-11-2014
Reiswerk
WKR WKR 2012 SV-lasten 3500 0 0 0 1400 0 0 0 0 0 100 0 5000 €
640
80% van € 800 34
BRUTO LOON (20% wg lasten) Parkeergelden >19cent Reiskostenvergoeding (0,19+) Belaste vergoedingen TOTAAL NIHIL Arboverstrekkingen Consumpties Maaltijden op werkplek, mits eigen bijdrage Mobiele telefoon (verstrekking) Computers e.d. (verstrekking) OV-jaarkaart (tbs) Werkkleding (tbs) TOTAAL
6-11-2014
50 0 400 450
1000 0 0 500 0 0 4000 5500
Reiswerk
10 0 80 90
50 0 400 450
10 0 80 90
1000 0 0 500 0 0 4000 5500
35
GERICHT vrijgesteld Reiskosten (0,19-) OV-kaartjes Vakliteratuur Cursussen, scholing etc. Maaltijden en verbijfkosten onderweg Outplacement Reiskosten (0,19-) Verhuiskosten Extraterritoriale kosten TOTAAL INTERMEDIAIRE KOSTEN intermediaire kosten TOTAAL TOTALE KOSTEN WERKGEVER
6-11-2014
€
1000 0 0 600 0 0 0 0 0 1600
1000 0 0 600 0 0 0 0 0 1600
0
0
12.550
Reiswerk
€ €
790 13.340
€
12.550
€ €
36
730 13.280
Conclusie inventarisatie
Fiscale loonsom Forfait 1,4% (1,5% / 1,2%) Totaal forfait Eindheffing 80% van € 800
€ € € €
300.000 4.200 5.000 640
Werkgeverslasten oud Werkgeverslasten WKR
€ €
13.340 13.280
6-11-2014
Reiswerk
37
Inrichting administratie • • • •
Geen specifiek wettelijke voorschriften “moet blijken” Financiële administratie moet worden aangepast Rekening houden met loonadministratie (posten waarvan vooraf is vastgesteld dat die worden verloond op loonstrook) • Extra comptabel (geheel of deels) • Maak koppeling in administratie met het cumulatieve fiscale loon 6-11-2014
Reiswerk
38
Specificeren noodzakelijk ?
• Gerichte vrijstellingen • Intermediaire kosten • Geen loon • Nihilwaarderingen
Samenvoegen mag
• Forfaitposten • Overige personeelskosten (bijv. autokosten)
6-11-2014
Reiswerk
39
Uitbreiding rekeningschema (WKR code) • • • • •
451 (1) reiskosten max 19 cent 452 (2) reiskosten forfait 453 (1) parkeerkosten gericht vrijgesteld 454 (4) parkeerkosten intermediair 454 (3) parkeerkosten verstrekking nw 1 = gericht vrijgesteld 2 = forfait 3 = nihilwaardering 4 = intermediair
6-11-2014
Reiswerk
40
Beheersproces (1) Forfaitposten uit financiële administratie (inclusief BTW)
Forfaitposten uit salarisadministratie
Actuele data: - fiscale loonsom t/m maand - 1,2% forfait t/m maand - forfaitposten t/m maand - ruimte/tekort t/m maand - eindheffing t/m maand 6-11-2014
Reiswerk
41
Beheersproces (2)
Instructie set WKR
6-11-2014
Reiswerk
42
Praktijkvoorbeeld ombouw bovenmatige vergoeding
6-11-2014
Reiswerk
43
Praktijkvoorbeeld • Voorbeeld van bovenmatige kilometervergoeding • 29 cent dus 10 cent bovenmatig voor een werknemer met een belastingtarief van 50
6-11-2014
Reiswerk
44
Voorbeeld in centen SV= 0% LH = 50%
KWG
Huidige situatie
WKR Vrije ruimte
WKR tegen 80%
Alternatief WKR
10
10
18
Tussen 5 en 9
Voorbeeld kilometervergoeding boven de 19 cent Bruto loon 10 10 10 5 Tabel geeft de opties voor de 10 cent Netto loon
6-11-2014
5
10
10
Reiswerk
5
45
Programma • Rolverdeling beleid en uitvoering • Theorie van de werkkostenregeling (wijziging in loonbelasting) • Inventarisatie en administratie • Vragen
6-11-2014
Reiswerk
46
Vragen
6-11-2014
Reiswerk
47
