BESLUITENLIJST OPENBARE VERGADERING Commissie Datum Plaats Aanvang/einde
: Auditcommissie : 7 december 2009 : Purmersteenweg 42 te Purmerend : 20.00 - 21.51 uur
Voorzitter Secretaris Leden
: de heer R.J. Helm (Stadspartij) : de heer E.C.A. Kaarsemaker, raadsadviseur : de heer R. Boontje (PvdA) mevrouw C. Hanekamp (fr.ass. D66) de heer H. Heida (Leefbaar Purmerend 2001) de heer E. Struijlaart (VVD) de heer P.C. de Vroome (AOV) mevrouw W. Wolfswinkel (SP) (v.a. 20.10 uur) de heer C. Zandvoort (GroenLinks) : de heer J.Th. Engels, wethouder Financiën de heer D. Rientjes, concerncontroller mevrouw B.M.M. Hoekstra, notuliste : de heer E. Bouman (CDA)
Voorts
Verhinderd
1 2 3 4 5 6 7 8 1.
Opening en mededelingen van de voorzitter Vaststelling van de agenda Conceptbesluitenlijst van 29 september 2009 Bestuursrapportage/begrotingsbijstelling II Bestuursrapportage/begrotingsbijstelling III Reactie op advies auditcommissie n.a.v. programmarekening 2008 Memo langetermijnplanning en positie adviseurs/informanten Rondvraag en sluiting Opening en mededelingen van de voorzitter
De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Bericht van verhindering is ontvangen van de heer Bouman. 2.
Vaststelling van de agenda
De heer Struijlaart stelt voor om de Berap II zo kort mogelijk te behandelen, omdat zeer binnenkort de Berap III aan de auditcommissie zal worden aangeboden. Hij denkt dat hiermee de Berap II wordt ingehaald door de Berap III. De voorzitter stelt dat dit maar de vraag is, omdat er in de Berap II bijstellingen staan die niet in de Berap III hoeven terug te komen. De heer Rientjes bevestigt dit. In de Berap III staan nieuwe zaken die aanvullend op Berap II worden gemeld. De rapportage inhuur derden mist op de agenda, omdat de rapportage over het tweede kwartaal abusievelijk niet is doorgestuurd aan de auditcommissie. Morgen wordt de rapportage inhuur derden over het derde kwartaal vastgesteld door het college. Hetzelfde geldt voor de Berap III. Deze stukken worden daarna met spoed naar de auditcommissie gestuurd. De heer Rientjes biedt zijn excuses aan voor de gang van zaken. 3.
Conceptbesluitenlijst van 29 september 2009
De besluitenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld.
1
4.
Bestuursrapportage/begrotingsbijstelling II
Algemeen Opgemerkt wordt dat de administratieve wijzigingen, dus het overboeken van de ene post naar de andere post, verwarrend in de tekst zijn opgenomen. En dan zijn er nog de echte mutaties. Waar moet nu worden bijgeraamd en waar niet? De heer Rientjes legt uit dat er drie soorten mutaties zijn: Pure administratieve mutaties (verschuivingen binnen een product of programma), zaken die het college mag besluiten (verschuiving binnen het programma), zaken die het college niet mag besluiten en aan de raad moet voorleggen (verschuiving tussen programma's). Opgemerkt wordt dat de tekst van de rapportage niet helder genoeg is. Oorzaken en uitleg ontbreken. De heer Rientjes kan zich de kritiek inzake de leesbaarheid voorstellen. Het is één van de moeilijkste rapportages die wordt gemaakt in het stadhuis. Er ligt teveel de nadruk op euro’s en het volgen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Ook de schrijfstijl kan worden verbeterd. Teksten worden niet panklaar vanuit een beleidsmatige invalshoek aangedragen. Er wordt nog teveel achteraf bij een mutatie die is verwerkt in het systeem uitgelegd wat er is gebeurd. Hier zijn verbeteringen op in voorbereiding. Tevens dient in de bestuursrapportage meer nadruk komen te liggen op risico's. Wellicht kan er in de toekomst voor worden gekozen om de verschuivingen te classificeren in een bijlage. Wethouder Engels geeft aan dat de toenmalige rekenkamercommissie om een strikt cijfermatige benadering heeft gevraagd. Hij vindt dat eerst moet worden bediscussieerd wat de auditcommissie verwacht van dergelijke bestuursrapportages. Besloten wordt de bestuursrapportage te laten nakijken door de afdeling communicatie zodat de tekst beter leesbaar wordt voor mensen die zich niet beroepsmatig bezighouden met financiën. Dit mag niet tot gevolg hebben dat de bestuursrapportage later wordt aangeleverd, omdat de afdeling communicatie de rapportage nog moet nakijken. De heer Rientjes waarschuwt dat ook dan niet kan worden voorkomen dat er jargon in de tekst voorkomt. Hij denkt dat er een taak ligt voor de ambtelijke organisatie om de nieuwe raad bepaald jargon bij te brengen. Besloten wordt om bij cijfers waar nog geen toelichting bij kan worden gegeven, omdat ze nader onderzoek behoeven, dit in de bestuursrapportage aan te geven en dit op een actielijst van de auditcommissie te plaatsen. Gevraagd wordt naar de stand van zaken van het project GRIB. De heer Rientjes antwoordt dat de programmabegroting systematisch is doorgelopen v.w.b. de eerste twee W-vragen. Hier zijn logische verbanden in aangebracht. Hier is echter bij de begrotingsbehandeling niet fundamenteel bij stilgestaan. Voor het geld, de beleidsvelden en de prestatie-indicatoren moet nog een omzetting plaatsvinden van de bestaande programmaproducten. Dit is technisch voorbereid en kan in januari worden ingevoerd. Hier hoort de vraag bij of de organisatie tussentijds kan meten wat de resultaten zijn. Tot nu toe is de financiële en de personele informatie ontsloten, maar niet de inhoudelijke informatie. Dit komt omdat er wordt gewerkt met verschillende systemen in de organisatie. Hier dient nog een grote slag te worden gemaakt. De afzonderlijke prestatie-indicatoren zijn nog niet in een planning gezet om te worden opgepakt. Opgemerkt wordt dat er vorig jaar grotere verschillen waren dan dit jaar. Betekent dit dat er zuiverder is gebudgetteerd? De heer Rientjes legt uit dat het niet per definitie klopt dat de afwijkingen kleiner worden. Hij wijst op het veranderen van het ritme van de Beraps in vergelijking met vorig jaar. In de Berap III zullen er grotere verschillen naar voren komen. Opgemerkt wordt dat bijsturen niet mogelijk is als pas op 7 december wordt gesproken over de periode tot het eerste half jaar.
2
De heer Rientjes geeft aan dat de bestuursrapportage niet is bedoeld om bij te sturen. Beleid wordt vastgesteld bij de vaststelling van de begroting en bijsturen gebeurt bij de vaststelling van de kadernota. Hij waarschuwt ervoor de bestuursrapportage niet te laten uitgroeien tot een bijsturingsdocument. Zaken die moeten worden bijgesteld dienen via de reguliere weg aan de raad te worden voorgelegd en niet via de bestuursrapportage. Budgettaire situatie per programma: Algemeen Opgemerkt wordt dat bij de afdeling W&W sprake is van te laag begrote loonkosten en een berekeningsverschil. Hoe kan dit niet opvallen bij salariskosten? De heer Rientjes antwoordt dat er een nieuw systeem is ingezet en iemand heeft per abuis de oude versie van het systeem gebruikt en dat is in de controle niet opgevallen. Er zijn maatregelen getroffen waardoor dit niet meer kan voorkomen. Programma 3, Wonen Opgemerkt wordt inzake de reserve volkshuisvesting dat de raad heeft besloten dat na de verkiezingen wordt gekeken hoe hier in de toekomst mee zal worden omgegaan. De reserve lijkt hier te vervallen. De heer Rientjes antwoordt dat de reserve niet is komen te vervallen. Er zijn zaken verschoven. Dit heeft o.a. te maken met de BLS-gelden en het beter in exploitatie zetten van zaken die nu zogenaamd t.l.v. de reserve komen, maar die eigenlijk structureel van karakter zijn. Dit heeft men willen opschonen totdat in de reserve alleen de zaken overblijven die programmatisch worden neergezet. Het actualiseren van de reserve volkshuisvesting en het beleid daaromtrent blijft een afspraak. Programma 9, Educatie Opgemerkt wordt dat de formatie leerplicht/RMC structureel is uitgebreid met 1,6 fte waarbij de dekking uit rijksmiddelen is gefinancierd. Zijn deze rijksmiddelen ook structureel? De heer Rientjes antwoordt dat de kwalificatieplicht niet structureel is. Het wordt gestaafd met een beschikking. In het personeelssysteem wordt een beperktere periode ingevoerd. Dit wordt in de begroting ook zo uitgewerkt. Gevraagd wordt of de accountant ermee akkoord is dat door wijziging in de systematiek van groot onderhoud deze lasten tegenwoordig worden geactiveerd. De heer Rientjes antwoordt bevestigend. Programma 11, Actief in de stad Opgemerkt wordt dat de budgetten voor onkosten-/piket-/consignatie-/ort-vergoedingen van de Purmaryn niet toereikend waren en dat de overschrijdingen worden gedekt uit de vrijval van de kapitaalslasten in programma 14, algemene dekkingsmiddelen. Is dit soort kosten niet structureel van aard? Dit zou betekenen dat de vrijval ook structureel zou moeten zijn. De heer Rientjes antwoordt dat kapitaalslasten per definitie niet structureel zijn als ze vrijvallen. Het zijn incidentele voordelen. In de begroting 2010 is te zien dat het structurele effect in de begroting is verwerkt. Er had hier nadrukkelijker in de tekst moeten staan dat het om een incidentele post gaat voor 2009. De kosten zijn wel structureel. De voorzitter concludeert dat de bestuursrapportage leidt tot aanpassing van de begroting, maar niet is bedoeld voor het bijstellen van beleid. Bijstellen van beleid gebeurt bij kadernota en begroting. De bestuursrapportage dient volgend jaar duidelijker leesbaar te zijn. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de afdeling communicatie. Tevens verwacht de auditcommissie in de Berap meer toelichting op de inhoud. Het tijdstip van verschijnen van de bestuursrapportage dient conform de verordening te geschieden. M.u.v. de heer Struijlaart, die het terug neemt naar de fractie m.n. inzake het tijdig verschijnen van de Berap, gaat de auditcommissie akkoord met de bestuursrapportage.
3
5.
Bestuursrapportage/begrotingsbijstelling III
Besloten wordt om een extra vergadering in te plannen op maandag 14 december om 20:00 uur om de bestuursrapportage/begrotingsbijstelling III en de rapportage inhuur derden te bespreken, aangezien deze stukken niet op tijd zijn aangeleverd voor de huidige vergadering. De heer Rientjes wijst erop dat als de rapportage inhuur derden wordt besproken, wethouder Krieger hierbij ook aanwezig dient te zijn. 6.
Reactie op advies auditcommissie n.a.v. programmarekening 2008
Aanbeveling 5: sluitende urenadministratie Gevraagd wordt waarom de urenverantwoording niet integraal kan plaatsvinden. Wethouder Engels geeft een korte toelichting waarin hij herhaalt wat er wordt gesteld in de reactie van het college op deze aanbeveling. Aanbeveling 7: in paragraaf bedrijfsvoering duidelijker overzicht van begrote en feitelijke salariskosten eigen personeel en kosten inhuur derden Gewezen wordt op de zin: 'Inhuur van expertise moet vooraf zijn gedekt door in de begroting specifiek benoemde bedragen dan wel wijzigingsvoorstellen waarbij die dekking wordt aangewezen.' Vraag: Er kan toch geen geld worden toegewezen op grond van een voorstel? Er zal toch een besluit moeten zijn genomen? De heer Rientjes legt uit dat dit gaat om goedgekeurde voorstellen. Voordat het besluit wordt genomen om in te huren, moet de dekking geregeld zijn. De tekst had beter kunnen worden geformuleerd. Aanbeveling 8: in paragraaf bedrijfsvoering kosten en besparingen die samenhangen met ziekteverzuim inzichtelijk maken inclusief vergelijking met landelijk gemiddelden en overzicht van oorzaken van ziekteverzuim Wethouder Engels vraagt om een nadere uitleg van de aanbeveling, maar de commissie geeft aan akkoord te gaan met de reactie van het college op de aanbeveling. Aanbeveling 10: het systeem voor risico-identificatie, risicoanalyse en risicobeheersing verbeteren Opgemerkt wordt dat de aanpak wel erg op de lange termijn wordt geschoven en dat van het huidige management mag worden verwacht dat het kennis heeft van risicomanagement. De heer Rientjes antwoordt dat hij niet wil uitsluiten dat ook managers nog kunnen bijleren. Hij licht toe dat wordt gekozen voor een stelselmatige verankering van risicobeheer in de hele organisatie en dat kost tijd. Besloten wordt dat in de auditcommissie van mei 2010 wordt gerapporteerd over de voortgang en het plan van aanpak. Bij raadsvoorstellen over forse projecten wordt, waar mogelijk, vanaf januari 2010 alvast een risicoparagraaf toegevoegd. Hiermee is de reactie van het college op de aanbevelingen van de commissie behandeld. 7.
Memo langetermijnplanning en positie adviseurs/informanten auditcommissie
De voorzitter geeft aan dat hij dit stuk samen met de secretaris van de auditcommissie heeft voorbereid en geeft een korte toelichting op het stuk. Gevraagd wordt het onderscheid tussen de rekenkamercommissie en de auditcommissie in de memo op te nemen. De voorzitter verwijst naar de stukken die hebben geleid tot het komen tot een rekenkamercommissie en een auditcommissie.
4
Opgemerkt wordt dat in het begeleidend schrijven staat dat er twee keer een gesprek is met de accountant en dat in de planning maar één gesprek is opgenomen. De voorzitter antwoordt dat er twee gesprekken zullen plaatsvinden. In het derde kwartaal had bij 'concept-controleprotocol' een gesprek met de accountant moeten staan. Dit wordt toegevoegd. 8.
Rondvraag en sluiting
Er zijn geen vragen. Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter de vergadering en dankt allen voor hun komst en bijdragen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de auditcommissie, d.d.
de secretaris,
de voorzitter,
5
