DAFTAR ISI. -- Prepared by IT -- BAHASA INDONESIA PT. Sejahtera Buana Trada. TITLE : Manual Book Corporate

BAHASA INDONESIA PT. Sejahtera Buana Trada TITLE : Manual Book Email Corporate Document No. Revision No.

: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 0 of 18

-- Prepared by IT --

DAFTAR ISI 1. Mengakses Email 1.1. Mengakses email dari web ....................................................................... 1.2. Mengganti Email Password....................................................................... 1.3. Membaca Email di Webmail ..................................................................... 2. Konfigurasi Email 2.1. Konfigurasi email di Microsoft Office Outlook ......................................... 2.2. Konfigurasi email di SmartPhone Android................................................ 2.3. Konfigurasi email di SmartPhone iPhone (iOS)…………………………………….. 3. Kontak Email 3.1. Import Kontak Dari CSV ke Outlook.......................................................... 3.2. Mencari Alamat Email di Kontak Bersama (Webmail)..............................

Edited by : Ahmad Sopian ( 06 September 2016 – 11:54:50 )

HALAMAN 0|

Document PT. Buana Indomobil Trada – IT Division

1 1-3 4 4 10 13 16 -


: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 1 of 18


1. Mengakses Email 1.1.

Mengakses Email dari Web / Internet Browser

Berikut adalah tata cara untuk melihat email dari Internet Browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer dll). a. Buka software internet browser anda (ex : Google Chrome) Masukan alamat URL di Address bar Mozilla firefox (http://webmail.suzuki-mobil.co.id) Jika ada peringatan seperti gambar 1.0 klik tombol Proceed Anyway, untuk 1.1 Klik b. Setelah terbuka halaman Login, masukan Email address dan password sesuai dengan email anda (ex : [email protected]), setelah itu tekan tombol Login.

Gambar : 2.0 – Login Webmail suzuki-mobil.co.id

1.2.

Mengganti Password Email Anda

a. Setelah anda login ke webmail, maka anda akan mendapatkan tampilan halaman akses ke webmail (gambar 2.1), untuk mengganti Password tekan tombol Password & Security, masukan password baru anda dan confirm (ulangi) password baru anda, setelah itu tekan tombol Change Password (gambar 2.2).

HALAMAN 1|



: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 2 of 18


Gambar 2.1 – Halaman setelah login ke webmail

Gambar 2.3 – Change Password

HALAMAN 2|



1.3.

: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 3 of 18


Membaca Email di Webmail Suzuki-mobil.co.id

Untuk membaca email melalui webmail, ulangi langkah Point Nomor 1 (Mengakses Email dari Webmail / Internet Browser), setelah anda login aka nada tampilan seperti keterangan gambar 2.2, untuk membaca email tekan tombol Read Mail Using RoundCube atau tekan gambar roundcube, maka anda akan dibawa ke tampilan Webmail seperti gambar 2.4.

Gambar 2.4 – Tampilan Webmail PT. Buana Indomobil Trada

HALAMAN 3|



: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 4 of 18


2. Konfigurasi Email 2.1.

Konfigurasi Email di Microsoft Office Outlook. a. Klik tombol Start (Logo Windows), lalu klik control panel

Gambar : 2.5 – Control Panel

b.

Setelah masuk ke control panel Klik Menu User Accounts and Family Safety, lalu klik mail.

Gambar : 2.6 – User Accounts and Family Safety  Mail

HALAMAN 4|



: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 5 of 18


c. Setelah window Mail terbuka, klik tombol Email Accounts...

Gambar : 2.7 – Email Accounts

d.

Lalu pada tab Email, klik tombol New, Pilih Email Account, klik tombol Next.

Gambar : 2.8 – E-Mail Account Service

HALAMAN 5|



: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 6 of 18


e. Selanjutnya Pilih option Manual Setup or additional server types, lalu klik tombol Next.

Gambar : 2.9 – Manual Setup or additional server types

f.

Pilihan selanjutnya adalah Choose service, pilih option POP or IMAP, lalu klik tombol Next.

Gambar : 3.0 – Choose Service, POP or IMAP

HALAMAN 6|



: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 7 of 18


g. Selanjutnya anda isi data email anda seperti dibawah ini : User Information Your Name : (isi dengan nama anda, misal : IT BIT) Email Address : (isi dengan alamat email anda, misal : [email protected]) Server Information Account Type Incoming mail server Outgoing mail server (SMTP)

: Pilih POP3 : isi dengan mail.suzuki-mobil.co.id : isi dengan mail.suzuki-mobil.co.id

Logon Information User Name : (isi dengan alamat email anda, misal : [email protected]) Password : (isi password email anda) Remember Password biarkan tercentang.

Gambar : 3.1 – User Information

HALAMAN 7|



: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 8 of 18


h. Selanjutnya klik Tombol More Settings... yang berada kanan bawah, pada Tab outgoing Server, beri centang My outgoing server (SMTP) requires authentication.

Gambar : 3.2 – Setting Outgoing Server

i.

Selanjtnya pada tab Advance, Ganti Port Outgoing server (SMTP) menjadi 587 dan Uncheck Leave a copy of messages on the server. Klik OK.

Gambar : 3.3 – Setting Port SMTP

HALAMAN 8|



j.

: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 9 of 18


Setelah klik OK, maka anda akan kembali ke halaman Login Information, klik Next untuk mengetest settingan email yang anda buat, pastikan semuanya dalam keadaan tercentang dan statusnya Complete.

k. Sekarang anda buka Microsoft Office Outlook anda untuk Membaca dan mengirim email.

HALAMAN 9|



2.2.

: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 10 of 18


Konfigurasi Email di Smartphone (Android, iOS & BlackBerry) Email corporate PT. Buana Indomobil Trada, memungkinkan anda membaca dan mengirim email dari smartphone anda (Android, iOS dan BlackBerry), anda bisa kapan saja dan dimana saja mengakses email tanpa dikenakan biaya tambahan (hanya biaya paket data yang anda gunakan). Agar anda dapat membaca dan mengirim email melalui smartphone anda (Android,iOS dan BlackBerry) ada beberapa settingan yang harus anda perhatikan, berikut adalah tata caranya : a. Setting Pada Smartphone Android -

Masuk ke menu setting pada smartphone android anda, lalu cari menu Account, setelah itu klik Add Account... (lihat gambar 3.5).

Gambar : 3.5 – Settings, Add account

- Setelah di tekan tombol add account, anda diminta memilih account apa yang anda akan tambahkan. Pilih EMail

Gambar : 3.6 – Add an account Email

H A L A M A N 10 |



: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 11 of 18


Langkah selanjutnya adalah account setup, dimana anda harus memasukan Alamat email anda dan passwordnya. Masukan alamat email dan password yang sesuai, setelah itu tekan tombol Manual Setup.

Gambar : 3.7 – Setting email

-

Setelah anda menekan tombol Manual Setup, maka akan muncul settingan tipe akun, pilih POP3.

Gambar : 3.8 – Pilihan tipe account

H A L A M A N 11 |



: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 12 of 18


- Setelah anda memilih tipe account POP3, maka anda harus memasukan settingannya, berikut adalah settingan untuk POP3-nya : a. Username (isi alamat email anda) b. Password (isi password email anda) c. POP3 Server (isi dengan mail.suzuki-mobil.co.id) d. Port (isi dengan angka 110) e. Security Type (biarkan None) f. Delete email from server (biarkan Never). g. Klik Next.

Gambar : 3.9 – Setting POP3

- Setelah and klik tombol Next, selanjutnya adalah Konfigurasi Outgoing-nya. Ikuti settingan dibawah ini : a. SMTP Server : (isi dengan mail.suzuki-mobil.co.id) b. Port : (isi dengan 587) c. Security Type: (biarkan None) d. Username : (isi dengan alamat email anda) e. Password : (masukan password email) Setelah selesai klik tombol Next, Setup account email untuk android selesai dan anda akan masuk ke tampilan email android anda.

Gambar : 4.0 – Setting Outgoing

H A L A M A N 12 |



2.3.

: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 13 of 18


Konfigurasi Email di Smartphone iPhone (iOS) Berikut ini adalah konfigurasi e-mail pada smartphone iPhone atau iOS 1. Buka Setting  Mail,Contact,Calendars

2.

Setelah itu Pilih Add Account

3. Pilih Account Other

H A L A M A N 13 |



: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 14 of 18


4. Selanjutnya pilih Add Mail Account

5. Masukan Informasi Account email anda pada langkah berikutnya, seperti contoh gambar dibawah ini.

6. Pada halaman selanjutnya pilih POP, lalu masukan informasi Incoming & Outgoing mail server berikut ini : Host Name : mail.suzuki-mobil.co.id Username : user email anda (ex : [email protected]) Password : Password email anda 7. Langkah selanjutnya, klik tombol Save, jika terdapat peringatan tekan tombol Continue.

H A L A M A N 14 |



: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 15 of 18


8. Langkah terakhir jika data yang anda masukan sudah sesuai, maka anda akan dibawa ke langkah pilihan untuk singkronisasi, pilih Email saja yang anda singkronisasikan.

H A L A M A N 15 |



3.1.

: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 16 of 18


Import Kontak CSV ke Microsoft Office Outlook Berikut ini tata cara import atau memasukan daftar kontak email dari file CSV ke Microsoft Office Outlook, sebagai contoh kami menggunakan Microsoft Office Outlook 2013, dalam beberapa versi Microsoft office mungkin berbeda, dan berikut tata caranya. 1. Buka Aplikasi Microsoft Office Outlook 2013  Klik Tombol File yang ada di pojok kiri atas  Open & Export  Import/Export

2. Langkah selanjutnya akan muncul window Import & Export Wizard, pilih Import from another program or file, lalu klik Next.

H A L A M A N 16 |



: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 17 of 18


3. Setelah itu pilih Comma Separated Values  Klik tombol Next 4. Langkah berikutnya adalah Ambil file CSV yang dikirimkan klik tombol Browse lalu cari file CSV, setelah itu pilih Replace Duplicate with items imported  Klik tombol Next

5. Langkah berikutnya, pilih folder Contact  lalu klik tombol Next

6. Langkah terakhir klik tombol Finish, dan proses import selesai.

H A L A M A N 17 |



3.2.

: SOP-IT-13-EMAIL.01 : 1.5 (06-09-2016)

Date Page

: 15 December 14 : 18 of 18


Mencari Kontak di Kontak Bersama (Webmail) Jika anda sedang berada diluar kota atau menggunakan PC/Notebook lain dan mengharuskan anda mengakses email serta mengirim email ke salah satu rekan kantor, sedangkan anda tidak tahu alamat emailnya, maka dengan Kontak Bersama pada webmail semua sudah tertangani dan berikut tata caranya : 1. Login ke webmail email corporate SBT Group di http://webmail.suzukimobil.co.id 2. Masukan username dan password anda. 3. Setelah masuk pilih salah satu aplikasi email, sebagai contoh kami menggunakan horder untuk membaca dan mengirim email dari webmail.

H A L A M A N 18 |


DAFTAR ISI. -- Prepared by IT -- BAHASA INDONESIA PT. Sejahtera Buana Trada. TITLE : Manual Book Corporate

Recommend Documents