Concept- Verslag Van de Algemene Ledenvergadering van de Utrechtste Golfclub Amelisweerd (najaarsvergadering) d.d. maandag 23 november 2015 1. Opening Voorzitter Ger Mik (Vz) opent de ALV om 20.00. De vergadering neemt een moment stilte in acht in verband met het overlijden van Greet de Vries. 2. Verslag ALV d.d. 21 mei 2015 ter vaststelling. Het verslag wordt vastgesteld conform het concept, met dank aan de secretaris. 3. Mededelingen en ingekomen stukken. -Er zijn 80 leden aanwezig, van 11 leden is een afmelding ontvangen; -Dit najaar is onder een willekeurige groep leden een enquête gehouden, met een hoge respons van 48%. In januari krijgt een tweede groep van 250 leden het verzoek om deel te nemen. De resultaten daarvan worden samengevoegd met de resultaten uit de eerste ronde. Dit onderwerp komt in mei-ALV op de agenda; -Wellicht is er een statutenwijziging nodig ivm het 1 Euro certificaat. De leden worden nog geïnformeerd of er hiervoor een aparte ALV zal komen. - Het lustrum komt er weer aan, in 2017. Vz doet een oproep aan de leden om zich, naast Celia Nijenhuis, aan te melden voor deze commissie; - Nieuwe website: gaat voor Kerst live, als alles goed gaat. - Ingekomen stuk aan het bestuur: een voorstel van Theo Daselaar voor het instellen van een Captain’s Bunker, Theo krijgt het woord om dit toe te lichten. Hij heeft in Engeland gegolfd en kwam op hole 18 bij een bunker waarin een bordje stond met het verzoek 1GBP te doneren aan het goede doel van dat jaar als men de bal in deze bunker had geslagen. Hij noemt als mogelijkheden om 2 captain’s bunker’s in te stellen, de greenside bunkers van hole 1 en 18. Met een vrijwillige bijdrage van bijv. EUR 2,-. Of een President’s Pond voor degene die in de vijver van hole 2 of hole 16 slaat. Er wordt wel uitgegaan van een maximum bedrag per ronde. Jaarlijks wordt een nieuw goed doel aangewezen waar de opbrengst naar toe gaat. Voor 2016 wordt een doel in de stad Utrecht genoemd, om de verbondenheid met de stad te laten zien. Het Bestuur vindt dit een goed idee, en vraagt reacties uit ALV. Frank Plag: maak uitzondering voor jeugdleden. Annemarie Verspoor: goed idee, maar moet het en/en? Eelco Westerveld: 4 bordjes in de baan is vervuilend. Geopperd wordt de bordjes in het clubhuis op te hangen. Bestuur neemt alle suggesties mee en zal besluit via nieuwsbrief/website kenbaar maken. Theo wordt bedankt voor zijn voorstel. 4. Huldiging kampioenen NGF-competitie 2015. De CompetitieCie en Pro’s worden bedankt voor hun bijdrage aan de successen die Amelisweerd al jaren behaalt. Succes in de competitie heeft ook een externe
werken, het kan een stimulans zijn om lid te willen worden van Amelisweerd. Ook intern draagt het bij aan het saamhorigheidsgevoel. Ook de competitiespelers zelf willen we bedanken. De kampioenen krijgen de traditionele pitchfork. In willekeurige volgorde worden gefeliciteerd: HerenSen 6: gepromoveerd naar de 5e klasse. DamesSen 3: kampioen en gepromoveerd naar de 2e klasse Heren 2: (18 holes) 2e in poule, maar gepromoveerd naar de hoofdklasse Heren 1 (18 holes): landskampioen in de hoofdklasse 18 holes. Dames 1: (36 holes): poulewinnaar in de hoofdklasse. 5. Beleidsplan: stand van zaken en vooruitblik 2016. -Ledenaantal: in totaal met 96 toegenomen vanaf 01-01-2015. Na stabilisatie eind 2014 is er over 2015 weer een groei in ledenaantal. Vooral EUR 1 certificaathouders. 34 beleidspunten: - van de 34 zijn er 32 opgepakt en grotendeels al uitgevoerd. De website en Technische Commissie/Topgolf staan nog op de agenda. De vernieuwde website is hopelijk voor Kerst klaar, voor de Technische Commissie/Topgolf is een voorstel opgezet. Na bespreking daarvan binnen het gehele bestuur gaat dit voorstel naar betrokkenen en dan naar de leden. Sponsoring/bedrijfsevenementen is goed opgepakt en de nieuwe aanpak werpt vruchten af, er is veel belangstelling voor. De beoogde omslag lijkt te zijn gelukt, er is tijd vrijgekomen om nieuwe projecten op te zetten om de aantrekkelijkheid van Amelisweerd nog verder te vergroten Frank Plag: zijn opzeggingen meegenomen in getallen? Ja, getallen zijn netto. Is er een maximum ledenaantal? Frank Plag vraagt bestuur daarover na te denken, ook in combinatie met studenten lidmaatschap. Annemarie Verspoor: is het drukker in de de baan door bedrijfslidmaatschappen? Vz: er zijn meer greenfeespelers en evenementen, maar bestuur houdt balans in de gaten opdat dit niet ten koste gaat van speelmogelijkheden voor de leden. Hans vdZanden: mist het jaarboekje. Vz: er komt volgend jaar weer een digitale versie van het jaarboekje. Loes vd Zanden : hoe staat het met de toegankelijkheid van de ledenlijst, is het zo dat oude leden wel maar nieuwe leden niet op naam kunnen zoeken? Vz neemt dit mee en komt daarop terug. 6. Jeugdlidmaatschap / studentenlidmaatschap a. Voorstel tot aanpassing jeugdlidmaatschap en lespakketten per 1 januari 2016. Bestuurslid Emmigje Hartman (EH) licht toe. De afgelopen jaren is gewerkt met éém soort jeugdlidmaatschap met een verplicht standaardlespakket, dit past in de groep boven 13 jaar minder goed. Een deel daarvan wil geen lessen, een ander deel van die groep wil juist meer lessen. Daarom wordt het voorstel gedaan om met drie pakketten te werken: - light: prijs EUR 200, lidmaatschap zonder lessen (alleen te kiezen vanaf 13 jaar) - basis: EUR 350, dit is incl 18 lessen
- sport: EUR 450, dit is incl 28 lessen. De verenigingscontributie / NGF-bijdrage zit in de bedragen inbegrepen. Piet van Geel: is dit niet een prijsverlaging? EH: tot 18 jaar kan het goedkoper als zij zonder les kiezen. We willen geen prijsverhoging, omdat jeugd moet worden gestimuleerd lid te worden en te blijven. Voorstel: om bij sportpakket ook aanwezigheid te registreren? EH: keuze voor sportpakket betekent serieus meedoen. Ralf vanGroenewoud: hoeveel extra jeugdleden trekt dit aan? EH: plan is vooral bedoeld om leden in de categorie 13-18 te behouden. Annemarie Verspoor: hoe is de verdeling over de jeugdcategorieën ? EH: grootste deel is 9-11 jaar, 65-70 jonge leden. 40-45 rond de 12 jaar, 20-25 leden in de leeftijd daarboven. Pubers haken duidelijk af. Ric Merckel: Hoe zit het met de kosten? Thomas Schrijvers: de kosten zijn neutraal. Florence Brugmans: onderschrijft nut plan. Het voorstel wordt met algemene stemmen aangenomen. b. Voorstel tot invoering studentenlidmaatschap Voorstel om juniorlidmaatschap voor studenten te laten lopen tot het jaar waarin zij 28 worden, voorzover zij een collegekaart Universiteit/HBO hebben; Ric Merkel: vraagt om uitbreiding naar iedereen tot die leeftijd. Vincent Winckers: wil meer duidelijkheid over voorstel, prijs en rechten. Robin Kortlang: gaat hier niet veel publiek op afkomen als je alleen een leeftijdgrens hanteert? Vz: de rechten en plichten zijn dezelfde als het juniorlidmaatschap, zelfde prijs , geen aankoop certificaat, geen stemrecht. De vereniging kent geen lidmaatschap naar inkomen, maar wel een aparte categorie, juniorleden. Die categorie rekken we op, maar als we dat voor iedereen openzetten dan gaan we differentiëren naar inkomen. Het speelrecht voor juniorleden is EUR 369,-. Daan Jenken: pleit voor openstellen voor iedereen tot 28 jaar, ongeacht of ze studeren of niet. Pieter Hendriks: ondersteunt pleidooi Daan en wijst op de mogelijkheid van goede spelers die ook hier willen komen in Heren1/Dames 1 /Heren2/ Dames 2. Vz: er is contact geweest met RUU en HU, die pleiten voor verlenging. Er worden geen grote aantallen verwacht, de meeste studenten zullen voor hun 25e klaar zijn. Theo Daselaar: er is een Utrechtse Studentengolfvereniging in Utrecht. Vz beaamt dat we daar contact mee hebben gehad. Bestuurslid Jan Fokkens (JF) legt uit dat we ervoor kiezen studenten als eigen leden binnen te willen krijgen en houden, via USGV lukt dat niet. Voorstel van Michiel Birnie: junior lidmaatschap tot 28 jaar te verlengen, ongeacht studie of niet. Dit voorstel wordt in stemming gebracht en in meerderheid aangenomen. 7. Financiën
a. Algemene toelichting op de financiële stand van zaken. Penningmeester Robert Jan Harteveld krijgt het woord Hij begint met een uitleg over de juridische structuur van de 5 entiteiten, waarna een terugblik op 2015 volgt: - een tevredenstemmend jaar dankzij een succesvol crowdfund , hiermee kon de seizoensinvloed (piek in Rekening Courant- behoefte in de zomer) worden opgevangen en ledenleningen /B-C certificaten (waar een aflossingsverplichting bestaat) eind 2015 afgelost. Het restant komt ten goede aan de R-C; - er is een periodiek overleg gestart tussen catering en directie (vertegenwoordigd door Jan Fokkens/RobertJan Harteveld); - er is een nieuwe ledenwerfactie gestart, de tegoedbon van EUR 200,wordt door fors deel door Off Course gesponsord; - groei ledenaantal bij Amelisweerd staat haaks op trend die NGF ziet dat het aantal vrije golfers juist toeneemt; - de B/C certificaten van bedrijfsleden kennen een verplichting tot inkoop. Bestuurslid Arjan Paarlberg (AP) heeft de daaruit voortvloeiende terugbetalingsverplichting voor eind 2015, groot EUR 102k, door alternatieven af te spreken met opzeggende bedrijfsleden, weten te reduceren tot EUR 78k, daarmee is 24k bespaard; - ledenleningen ad 200k worden eind 2015 afgelost; - er zijn gesprekken met Deutsche Bank over de afbouw van het rekening courant krediet, met name over de mate/tempo van afbouw; - de fiscaal compensabele verliezen gaan in 2015 deels benut worden; - voorstel tot het bevriezen van de BGA-schuld aan de UGA, zonder rentevergoeding; - Winst 2015 was geprognotiseerd op ca 84k, lijkt uit te komen op 95k - Begroting UGA 2016: er zijn geen signalen dat de uitgaven in 2015 scheef lopen tov budget 2015, het voorstel is daarom om het budget 2015 ook voor 2016 te handhaven. -Contributie/speelrecht: voorstel deze niet te indexeren en voor 2016 dezelfde bedragen te hanteren als voor 2015, er zal alleen een lichte verhoging zijn van deNGF-bijdrage. Na deze toelichting krijgt de vergadering het woord. - Frank Plag: EUR 5000 in begroting gereserveerd voor extra marketing, waar is dat bedrag voor? AP licht toe dat bedrijfsleden en bedrijfsleven in het verleden te weinig aandacht hebben gekregen, dat moet veranderen en daar wordt veel energie in gestoken. Extra budget is nodig om meer marketing activiteiten te kunnen ontplooien. Plag vraagt zich af waarom de sponsorinkomsten dan niet stijgen. AP legt uit dat veel in natura wordt gesponsord. Marketing is erop gericht om zowel nieuwe leden binnen te halen maar ook leden voor de businessclub te werven. Die is nieuw leven ingeblazen, maar het vergt geld om dat te realiseren en succesvol te laten zijn. Mark Hameleers : EUR 5000 lijkt weinig aan marketingkosten, maar wat komt ervoor terug? AP geeft aan vooral bezig geweest te zijn met schadeherstel, bedrijfsleden zijn in het verleden verwaarloosd en moeten weer binnengehaald wordt. Er is een grote uitstroom geweest en elk
nieuw bedrijfslid is welkom. Er zijn nu 22 bedrijfsleden, die ook lid zijn van de business club. Vincent Winkers: zou toch graag een plan / doelstelling geformuleerd willen zien. Wim Uyterlinde: in de cijfers blijven de rentekosten gelijk, waarom is dat zo bij een aflossende lening? RJH: Ledenlening en rek-courant zijn vervangen door iets goedkopere crowdfund, maar rentepercentage kan stijgen, daarom zijn de kosten gelijk gehouden. b. Vaststelling Voorgesteld wordt om de begroting 2016 gelijk te houden aan de begroting 2015, de verenigingscontributie gelijk te houden en de schuld van de BGA aan de UGA te bevriezen en geen rentevergoeding te betalen: de ALV gaat akkoord met deze voorstellen. 8. Rondvraag Rinie Elsendoorn is bezorgd: bij D1/H1 zijn 4 topspelers vertrokken. Vz: is in bestuur besproken. Er vindt meer migratie plaats op hoog niveau, het is een klein wereldje. Er is overleg geweest met bestuur van de Pan. De overstap is initiatief geweest van spelers zelf, die daar onderling contact over hebben opgenomen. Het is wel aanleiding geweest voor het bestuur om na te denken of we voldoende beleid hebben om spelers vast te houden c.q. binnen te houden. Dat wordt onderdeel van het topsport-beleid. Monica v Klink: hoe gaat de jeugdcompetitie in 2016 eruit zien? EH: dit jaar was een pilot, er wordt beter gekeken naar starttijden /indeling. Loes vd Zanden: blijven wij wel gastvrij, zij heeft signalen dat wij als niet gastvrij worden beschouwd. Tweede vraag Monica van Klink: kan een par3 lid bij overstap ook de 200 euro bon krijgen? Daar komt het bestuur nog op terug. Margreet Tiemstra: bedrijfsevenementen, veel greenfee-inkomsten. Raakt het niet te vol? Spel gaat langzaam, is het een idee om maximaal een 3-bal te laten starten? Vz: het doel blijft een evenwicht te hebben tussen speelmogelijkheden voor leden enerzijds en het genereren van –broodnodige- inkomsten uit greenfees en bedrijfsevenementen anderzijds. We kijken steeds naar aantallen en indeling. Tot nu toe is de indruk dat het evenwicht er is, maar er zijn knelpunten. Snelheid in de baan blijft van belang, gedragsregels daarvoor opgesteld. Hans vd Zanden: hoe is de birdie circle evaluatie gedaan? EH: leden zijn zeer positief om op andere banen te kunnen spelen. Annemarie Verspoor vraagt naar de ballenkaarten voor competitiespelers in 2016. EH: elke teamcaptain krijgt voor zijn/haar team een sleutel met teamtegoed, ook voor de ballen voor de gastclubs als het team gastheer/-vrouw is. Om elke competitiespeler een eigen tegoed te geven betekent 177 extra handelingen en een uitgebreide administratie, dat is niet te doen. Daarom is er een teamsleutel. Willem Cornelis: bedankt het bestuur voor het gevoerde beleid en de transparantie.
9. Sluiting Vz sluit de vergadering om 22.03 uur.
