Concept van de notulen van de algemene ledenvergadering van de voetbalvereniging “Kapelle” op maandag 12 november 2007.
Aanwezig: 37 stemgerechtigde leden, incl. bestuursleden, die de presentielijst getekend hebben. Afwezig met bericht van verhindering: de leden P. Kramer ,R van Wallenburg, G Zuidweg, M Jobse, F Hakkaart, S Hakkaart, J van Overloop, H de Waard, F Baaijens, A. Nellen, J Beenakker, R Hendrikse, J Francke, L Francke en M Francke
1. OPENING. De algemeen adjunct, Harald Menheere, voorzitter deze avond, opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Voor wat betreft het verenigingsjaar 2006/2007 geeft de voorzitter aan verheugd te zijn met de promotie van het tweede elftal en de ledengroei.Een punt van aandacht voor de komende periode is het gebrek aan vrijwilligers. Voor het overige verwijst de voorzitter naar de inhoud van het jaarverslag van de secretaris en de penningmeester. 2. INGEKOMEN STUKKEN. Ingekomen is de akkoordverklaring van de kascontrolecommissie met betrekking tot het financiële jaarverslag, en de opgave van bovengenoemde leden die met kennisgeving afwezig zijn op deze vergadering. Verder geeft de voorzitter aan dat het bestuur de heren Boogaard en Filius voordraagt als nieuwe bestuursleden. 3. NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN 13–11-2006 en 19-03-2007 Deze notulen worden zonder opmerkingen goedgekeurd en vastgesteld. 4. JAARVERSLAG SECRETARIS 2006/2007. De heer van Meer vraagt of de genoemde kosten voor de vergunning en aanvraag bouwvergunning in dit boekjaar verwerkt zijn. Dit is niet het geval, zitten in komend boekjaar 2007 / 2008 Hierna wordt het jaarverslag zonder verdere opmerkingen goedgekeurd en vastgesteld.
5. VERSLAG KASCONTROLECOMMISSIE. Kascontrole is uitgevoerd door P. Arkebout, F. Hakkaart en R. van Wallenburg. De voorzitter leest het verslag voor. De commissie adviseert de algemene ledenvergadering het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. De vergadering onderschrijft het voorstel van de kascontrolecommissie.
6. FINANCIEEL JAARVERSLAG 2006/2007. De penningmeester geeft een toelichting op dit verslag. Het positieve resultaat is vooral een gevolg van een stijging van de omzet in de kantine en een afname van de vrijwilligersvergoedingen. Jack Tilroe vraagt of het mogelijk is om in het vervolg meerdere exemplaren van het financieel verslag ter inzage te leggen. De penningmeester zegt dit toe. Jon Herselman vraagt waarom er minder personeelskosten zijn en of dit geen verschuiving is naar een andere post. De penningmeester geeft aan dat met name de B en C trainer minder of geen vergoeding ontvangen en er geen verschuiving heeft plaatsgevonden.
7. VASTSTELLING CONTRIBUTIE KALENDERJAAR 2008. Door diverse personen in de vergadering worden opmerkingen geplaatst bij dit voorstel. Dit betreft dan vooral de presentatie van de bedragen per half jaar of per maand, de hoogte van de contributie en de last die gezinnen krijgen bij meerdere leden binnen het gezin. Een andere opmerking was de verhoging van de contributie in relatie tot het positieve saldo van het afgelopen boekjaar. 1
Na discussie over dit onderwerp wordt besloten dit agendapunt en punt 8, begroting 2007/2008 te verschuiven tot voor de rondvraag.
Hierna wordt ingelast op de vergadering het afscheid van de consul van de KNVB, de heer P Ossewaarde. Door Henk Maas wordt de heer Ossewaarde in het zonnetje gezet en bedankt voor zijn diensten als consul, vergezeld van een bloemetje, pen en een cadeaubon. Hierna krijgt de heer Kools (districtsbestuur KNVB) het woord en wordt aan de heer Ossewaarde de zilveren waarderingsspeld van de KNVB uitgereikt.
9. BETALINGS - EN INVESTERINGSMACHTIGING BESTUUR
Er wordt voorgesteld geen verhoging door te voeren voor de betaling- en investeringsmachtiging van het bestuur. Deze blijft staan op: a. de penningmeester tot een bedrag van 575,00 b. het dagelijks bestuur tot een bedrag van 2775,00 c. het algemeen bestuur tot een bedrag van 4150,00
10. BESTUURSVERKIEZING.
Aftredend en herkiesbaar zijn de heren P. Vermaire en J. Vermue. Overeenkomstig het advies van het bestuur worden deze leden herkozen. Als nieuwe bestuursleden worden de heren O. Filius en E. Boogaard gekozen.
11.VERKIEZING KASCONTROLECOMMISSIE. De heren van Wallenburg en Hakkaart worden overeenkomstig het advies van het bestuur herbenoemd.
12.BEKRACHTIGING ROYEMENTEN. Het bestuur heeft geen royementen uitgesproken
13. BESTUURSREGLEMENT “ALCOHOL IN DE SPORTKANTINE” (zie www.vvkapelle.nl) Na enige discussie wordt dit reglement aangenomen
14. PAUZE
15. ACCOMODATIE Door Triest de Jonge wordt ingegaan op de huidige stand van zaken met betrekking tot de nieuwbouw. Vorige week vrijdag zijn de prijzen van de aannemers bekend geworden en bleek dat de laagste inschrijver ruim 25 % hoger inschreef dan het bedrag wat door de architect aan de VV Kapelle was genoemd. Een tekort op de totale bouwsom van ongeveer € 180000,= De penningmeester geeft een toelichting op de begroting 2007 / 2008 en de komende jaren en hoe de relatie hierbij is met de nieuwbouwplannen. Doordat deze tegenvaller vlak voor deze vergadering bekend werd heeft de werkgroep Bouw zich nog niet volledig in de nu ontstane situatie kunnen verdiepen. Feit blijft wel dat er nu een groot probleem is ontstaan. 2
Vanuit de vergadering komen diverse vragen en opmerkingen, welke allen worden meegenomen binnen de werkgroep bouw. De volgende opmerkingen en vragen kwamen naar voren: • Mogelijkheid van certificaten ( is al opgenomen) • Rentevastperiode hypotheek • Opsplitsen in 2 fasen • BTW voordeel kantine onderzoeken • Inzet ZZP’ers en eigen inkoop • Realistisch voorstel of luxe • Verlengen offertetermijn aannemer Besloten om voor half december 2007 een nieuwe ledenvergadering uit te schrijven en daar voorstellen te presenteren en daarvoor akkoord te vragen aan de ledenvergadering
7. VASTSTELLING CONTRIBUTIE KALENDERJAAR 2008. (vervolg) Het voorstel om de contributie conform het voorstel te verhogen wordt aangenomen, met de opmerking dat voortaan de bedragen worden gepresenteerd als maandbedragen en dat de verhoging niet meer wordt aangegeven in procenten, maar in euro’s. Verder zal het bestuur een voorstel maken om gezinnen met meerdere leden een korting te geven.
8. BEGROTING 2007/2008. De begroting wordt zonder verdere opmerkingen goedgekeurd en vastgesteld.
16. RONDVRAAG. Door heer de Jager zijn twee vragen ingediend. De eerste betreft het tekort aan vrijwilligers binnen de vereniging en de andere de structuur van de vereniging en de communicatie. Na discussie wordt besloten dat het bestuur een voorstel zal uitwerken met betrekking tot de verplichting van leden tot vrijwilligerswerk eventueel met de mogelijkheid tot afkopen voor de jongste jeugd. Wat betreft het tweede punt zal het bestuur zorg dragen dat met ingang van het nieuwe seizoen duidelijkheid bestaat bij de kaderleden met betrekking tot wie wat doet binnen de verenging.
17. SLUITING. Met verder niets meer aan de orde sluit de voorzitter de vergadering met een dankwoord aan de leden voor hun aanwezigheid en hun positieve bijdrage aan deze vergadering.
Aldus vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van maandag 15 december 2008
voorzitter
secretaris
H. Menheere
P.C. Vermaire
3
Concept van de notulen van de algemene ledenvergadering van de voetbalvereniging “Kapelle” op dinsdag 18 december 2007.
Aanwezig: 42 stemgerechtigde leden (incl. bestuursleden), die de presentielijst getekend hebben. Afwezig met bericht van verhindering: de leden P. Kramer ,R van Wallenburg, G Zuidweg, F Hakkaart, F Baaijens, A. Nellen, R van Boven, J Herselman, E van Zweden en J. Roozendaal
1. OPENING. De algemeen adjunct, Harald Menheere, voorzitter deze avond, opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. De voorzitter refereert aan de vergadering van 12 november j.l. waar de afspraak gemaakt is om deze avond met een sluitende begroting te komen met betrekking tot de nieuwbouw. De voorzitter geeft aan dat de afgelopen door diverse mensen veel werk verzet is en vele gesprekken en onderhandelingen gevoerd zijn. 2. MEDEDELINGEN EN INGEKOMEN STUKKEN. Er zijn geen mededelingen en ingekomen stukken.
3. STAND VAN ZAKEN AANGAANDE DE NIEUWBOUWPLANNEN Door Triest de Jonge wordt een uiteenzetting gegeven van de plannen tot nu toe en de voorgestelde oplossing van het tekort wat op de vorige vergadering gepresenteerd is. Afgelopen weken hebben diverse gesprekken plaatsgevonden met o.a. Gemeente, aannemers en onderaannemers, KNVB en de belastingdienst. Op dit moment kost de voorgestelde nieuwbouw een investering van € 831.322,= . De bijdrage van de gemeente is € 486.000,= Lening bij de bank € 164.000,= Renteloze lening onder de leden € 20.000,= Eigen middelen € 51.000,= Opteren voor ondernemerschap BTW € 71.480,= Totaal aan beschikbare financiering Tekort
€ 792.480,= € 38.842,=
Door Leo Luteijn wordt diverse maatregelen genoemd om het tekort op te brengen. Door aanpassing van de tarieven in de kantine, per 1-1-2008 met 5 % en per 1-1-2009 met 2 %, de in de vorige vergadering al afgesproken contributieverhogingen en het afsluiten van een extra lening van € 50.000,= kan op een verantwoorde wijze het tekort worden gefinancierd. Vanuit de vergadering worden diverse vragen gesteld met betrekking tot de nieuwbouwplannen. Hieronder een opgave. Piet de Jager: Wat is het risico wat we lopen en hebben we genoeg mensen om de eigen werkzaamheden op te brengen en verder hoe is het bedrag van de renteloze aandelen opgebouwd? We hebben ongeveer 50 mensen die hebben aangegeven mee te willen werken. De zelfwerkzaamheid komt ongeveer uit op 2000 uur. Er wordt dus van de leden wel inzet gevraagd. De lening van renteloze aandelen is opgebouwd uit 400 leden a € 50,= Is er een verzekering afgesloten voor de klussen die we in eigen beheer doen? Deze is (nog) niet afgesloten, maar heeft wel de aandacht, er zijn weinig risicovolle klussen. Norbert de Mol: Is er gekeken naar wie wat kan onder de vrijwilligers? Op de lijst van opgegeven vrijwilligers staan mensen die diverse werkzaamheden kunnen uitvoeren. Wie heeft de coördinatie van de vrijwilligersactiviteiten? De werkgroep bouw zal de echte afgeronde klussen in beeld brengen en eea coördineren. 4
Jack Tilroe: In de begroting van 2009/2010 zijn geen afschrijvingen van de nieuwbouw opgenomen? Klopt, rente en aflossing zijn in een post opgenomen Wanneer horen we wanneer er mensen benodigd zijn? De werkgroep bouw zal aan de van vrijwilligerslijst mensen tijdig telefonisch benaderen. Verder geeft Jack nog aan dat leiders en trainers extra alert dienen te zijn op gevaren tijdens de bouwperiode. Tom van de Meer: Is er een mogelijkheid om in de loop van de bouw nog onderdelen te schrappen en / of te wijzigen? Ja, die mogelijkheid is er, er is met de aannemer veel bespreekbaar. Tom geeft verder aan dat hij de kar wil trekken om extra middelen te generen voor de vereniging. Jos Minderhoud: Wordt er rekening gehouden met de voetbalactiviteiten tijdens de bouw? Ja, de kleedkamers en materiaalcontainers blijven toegankelijk. Dhr Reijnhoudt: Verzekering bij faillissement aannemers? Deze wordt niet afgesloten, gezien de kosten en het risico. Menno Kole: Is er gedacht aan vormen van merchandising? De vv Kapelle staat hier open voor en vraagt de vergadering om met voorstellen te komen. 4. BESLUITVORMING AANGAANDE DE NIEUWBOUWPLANNEN Na bovenstaande toelichtingen, vragen en discussies wordt er unaniem besloten om de bouw doorgaan te laten vinden en tevens unaniem besloten om een lening aan te gaan bij een bank van € 214.000,= , een renteloze lening aan te gaan onder de leden van € 20.000,= en te opteren voor het ondernemerschap BTW.
5. RONDVRAAG. geen vragen
6. SLUITING De voorzitter sluit deze vergadering met dank aan alle aanwezigen. Aldus vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van maandag 15 december 2008
voorzitter
secretaris
H. Menheere
P.C. Vermaire
5
