1
Communicatieplan
Sociaal Domein
20132014 Communicatieplan Sociaal Domein
Team communicatie Marianne van der Lee Yvonne van Staveren Gemeente Woudenberg 1
11-12-2013
2
Communicatieplan
Sociaal Domein
Inhoud 1.Aanleiding ............................................................................................... 3 Communicatievraag .................................................................................. 4 Definities ................................................................................................ 4 Cultuuromslag ......................................................................................... 5 Uitgangspunten ....................................................................................... 5 Leeswijzer ............................................................................................... 6 2.Actoren ................................................................................................... 7 Overzicht relevante actoren ....................................................................... 7 Belangrijkste actoren fase 1 ...................................................................... 8 Inwoners .............................................................................................. 8 Aanbieders op het terrein van zorg en welzijn ........................................... 8 Vrijwilligers(organisaties) ....................................................................... 9 3.Communicatieboodschap ......................................................................... 10 4.Fases in de communicatie aanpak............................................................. 11 Fase 1 ................................................................................................ 11 Fase 2 ................................................................................................ 11 Fase 3 ................................................................................................ 11 5.Doelgroepen en doelen fase 1 .................................................................. 13 6.Uitvoering ............................................................................................. 14 6.1 Middelen.......................................................................................... 14 Extern breed ....................................................................................... 15 Inwoners met een zorgbehoefte hun verwanten en/of verzorgers .............. 15 Professionals van zorg en welzijnsaanbieders .......................................... 15 Inwoners ............................................................................................ 16 6.2 Planning, capaciteit & kosten ............................................................. 16 Bijlage 1 Rollen en verantwoordelijkheden.................................................... 19
2
3
Communicatieplan
Sociaal Domein
1. Aanleiding Van zorgen voor naar zorgen dat In de loop der tijd heeft de overheid steeds meer taken op het sociaal terrein toebedeeld gekregen. Momenteel vindt er een ontwikkeling plaats waarbij er nadrukkelijk de vraag gesteld wordt wat tot de echte taak van de overheid behoort en wat inwoners, al dan niet in georganiseerd verband, zelf op kunnen pakken. Dit is een ingrijpende verschuiven van rollen en taken. Los van deze ontwikkeling krijgt de gemeente Woudenberg de opdracht om nieuwe taken op het sociaal domein op te pakken. De gemeente dient er voor te zorgen dat inwoners de juiste ondersteuning ontvangen om te kunnen participeren en om zo lang mogelijk zelfstandig te kunnen blijven wonen. Deze opdracht ligt niet voor niets bij de gemeente. De gemeente staat dicht bij de inwoners en kan met minder bureaucratie en samen met de lokale infrastructuur de taken op het sociale domein op een andere, bij onze gemeente passende manier inhoud en vorm geven. Twee veranderprocessen We staan voor twee belangrijke veranderingen: 1. Nieuwe taken die voortvloeien uit de 3 transities: de gemeente wordt uitgedaagd om zorg en welzijn op een nieuwe manier te organiseren met minder middelen. Zo gaan we van aanbodgericht denken naar mensgericht denken, focussen we meer op het benutten van de eigen kracht en kent de gemeente hierin zijn beperkingen.1 De gemeente, de aanbieders en inwoners die ondersteund worden en hun netwerk, krijgen hiermee te maken. 2. Het transformatie(veranderings)proces: de gemeente, inwoners met en zonder ondersteuningsvraag, de zorg- en welzijnsorganisaties, de maatschappelijke organisaties (organisaties die met vrijwilligers werken) en het (lokale) bedrijfsleven: iedereen krijgt hiermee te maken. De kosten van de verzorgingsstaat zijn sterk gestegen en er is tot nu toe onvoldoende ruimte voor oplossingen en initiatieven van inwoners zelf. Meer en meer staat de vraag centraal: “wat is een passende oplossing voor vragen op het terrein van welzijn en zorg?” Steeds meer gaan we na op welke manier een inwoner, met hulp van zijn of haar netwerk, zelf aan een oplossing kan bijdragen. Daarnaast wordt gekeken of er gebruik gemaakt kan worden van algemene voorzieningen. Professionele inzet en/of individuele voorzieningen die de gemeente bekostigt, worden daar ingezet waar er geen andere oplossingen voor handen zijn. De gemeente voelt zich verantwoordelijk om een vangnet te bieden voor inwoners die ondersteuning nodig hebben en voor wie geen andere oplossingen voor handen zijn. Daarnaast streeft de gemeente Woudenberg ernaar om van dat vangnet zoveel mogelijk een springplank naar zelfredzaamheid en volwaardige participatie in de samenleving te maken. Deze transformatie is voor iedereen ingrijpend. Daarom is het noodzakelijk om met alle betrokkenen de dialoog aan te gaan over wat de transformatie van hen vraagt. Het vergt een omslag in cultuur, structuur en werkwijzen. En vertrouwen en inzet van alle betrokkenen.
1
3
Lees meer in de kadernotitie of in het programmaplan Goed voor Elkaar
4
Communicatieplan
Sociaal Domein
Dat kan alleen als we op een open en eerlijke wijze de dialoog aangaan met alle betrokkenen. En als we bereid zijn om over bestaande schotten heen te kijken en te werken. En bereid zijn om nieuwe dingen uit te proberen en te accepteren dat het een leerproces is met vallen en opstaan. Van de gemeente vraagt dit een stimulerende, meedenkende en flexibele opstelling.
Communicatievraag De transformatie is een wezenlijke en ingrijpende verandering, daarom is er in dit transformatieproces een belangrijke rol weggelegd voor communicatie. Hoe kan communicatie bijdragen aan deze ingrijpende cultuurverandering? Wat kan communicatie bijdragen aan het stimuleren van de interne en externe actoren om te handelen vanuit eigen kracht en verantwoordelijkheid?
Definities In het transformatieproces is taal cruciaal. De transformatie houdt in dat we met elkaar een vernieuwingsproces vormgeven waarin we dingen gaan doen waar we nog geen ervaring mee hebben. Dan is het belangrijk dat we elkaar begrijpen en dezelfde beelden voor ogen hebben. Het is nodig dat de definitie van termen die veelvuldig gebruikt worden voor iedereen duidelijk is. Zelfregie gaat over zelf bepalen. Het gaat om het zelf beslissen over het leven en eventuele ondersteuning daarbinnen. De inwoner kan eigen keuzes maken, beslist zelf en heeft de leiding over zijn of haar eigen leven. De kracht van de inwoner is minstens zo belangrijk als zijn of haar problemen. Inwoners die afhankelijk zijn van zorg of ondersteuning, kunnen alleen hun eigen leven leiden als ze invloed kunnen uitoefenen op welke zorg of ondersteuning ze krijgen en hoe deze uitgevoerd wordt. Eigen kracht gaat over zelf kunnen. Inwoners hebben het vermogen en het recht om zelf oplossingen voor hun vragen of problemen te bedenken. Iedere inwoners heeft mensen om zich heen die met hem of haar mee willen denken. Vaak kunnen inwoners met hun netwerk niet alleen bedenken wat er in een bepaalde situatie nodig is, maar ook veel doen om die oplossingen te realiseren. Eigen kracht verwijst naar het vermogen van burgers om zelf of samen oplossingen te bedenken voor hun eigen problemen en deze (deels) ook zelf uit te voeren. Zelfredzaamheid gaat over zelf mee kunnen doen. Is ondersteuning nodig? Het gaat om het lichamelijke, verstandelijke, geestelijke en financiële vermogen om zelf oplossingen te vinden die deelname aan het normale maatschappelijke verkeer mogelijk maken. Samenredzaamheid houdt in dat iemand als individu verminderd zelfredzaam kan zijn, maar met hulp van zijn/haar eigen netwerk, lotgenoten, en andere vormen van informele zorg toch zonder of met beperkte hulp van de overheid mee kan doen in de samenleving. Samenredzaamheid betekent ook dat inwoners een bijdrage kunnen leveren in steun aan anderen. Eigen verantwoordelijkheid houdt zelf moeten of ook zelf mogen in. Wat moet of mag ik zelf doen? De inwoner heeft een eigen verantwoordelijkheid. 4
5
Communicatieplan
Sociaal Domein
Hij of zij zal actief moeten bedenken welke oplossingen en (preventieve) mogelijkheden er zijn en welke inspanningen hij of zij daarbij zelf kan leveren: “welke activiteiten wil ik ondernemen die ik nu – vanwege mijn beperking – niet kan doen? Welke oplossingen zijn er binnen mijn eigen netwerk en kan ik hier altijd gebruik van maken?”.
Cultuuromslag Met het in gang zetten van de drie transities is in feite een startsein gegeven voor een transformatieproces. Het Programma Sociaal Domein heeft tot doel om dit ingrijpende proces te ondersteunen. De transformatie bestaat uit 3 cultuuromslagen:
Uitgangspunten
Hulp dichtbij huis Eén huishouden, één plan Zelfredzaamheid voorop (Eigen kracht) De omgeving doet mee Voorkomen is beter dan genezen Oplossingen per persoon, soms samen We laten niemand vallen
1. Van aanbodgericht denken (welk aanbod hebben wij beschikbaar bij deze vraag?) naar mensgericht denken (wat is echt nodig en passend bij deze inwoner?); 2. Benutten eigen (burger)kracht; 3. De gemeente kent zijn beperkingen en kan niet alles “oplossen”. Er is een omslag van verzorgingsstaat naar participatiesamenleving- van zorgen voor naar zorgen dat.
Uitgangspunten In het programmaplan ‘Goed voor elkaar’ en in de kaders voor het sociale domein staan de uitgangspunten voor het lokale transformatieproces beschreven. De komende periode zullen we alle relevante actoren informeren over de gemeentelijke uitgangspunten en waar nodig met (groepen) actoren de dialoog aangaan om met hen samen te doordenken wat deze uitgangspunten concreet voor hen betekenen. Daarnaast zijn er nog een aantal organisatorische uitgangspunten die van belang zijn ten aanzien van hoe de gemeente het proces gaat vormgeven.
Dorpsgericht werken; Een toegang voor burgers met vragen; Lokaal doen wat lokaal doen. Regionaal doen wat lokaal niet kan.
Deze uitgangspunten gaan we bespreken en doordenken met verschillende actoren.
5
6
Communicatieplan
Sociaal Domein
Leeswijzer In dit communicatieplan staat de communicatiestrategie voor het programma Sociaal Domein beschreven. In hoofdstuk 2 staan de actoren genoemd en worden de belangrijkste uitgelicht. In hoofdstuk 3 wordt het communicatievraagstuk beschreven en in hoofdstuk 4 de communicatieboodschap. Hoofdstuk 5 gaat over de verschillende fases waarin de communicatieacties worden opgedeeld. In hoofdstuk 6 vindt u het doel, de doelgroep en de boodschap en hoofdstuk 7 gaat over de middelen die hier bij passen.
6
7
Communicatieplan
Sociaal Domein
2. Actoren In hoofdstuk 5 leest u dat de gehele transformatie is onder te verdelen in drie fases. In dit hoofdstuk vindt u eerst een overzicht van de actoren die tijdens de gehele looptijd van de transformatie relevant zijn. Vervolgens werken we die actoren uit die in de eerste fase als belangrijkste actoren worden beschouwd.
Overzicht relevante actoren Extern Inwoners Inwoners met een ondersteuningsbehoefte (AWBZ, WMO, Jeugdhulpverlening, uitkeringsgerechtigden)
Naasten/verwanten (inclusief mantelzorgers) van burgers die een beroep doen op een voorziening
Inwoners vanuit de rollen: - burger - naaste - buur - (potentiele) vrijwilliger
Mantelzorgers
Belangenbehartigers/patiënten organisaties, adviesraden, cliëntenraden. Vrijwilligersorganisaties, mantelzorgers en vrijwilligers Besturen en vrijwilligers van organisaties die actief zijn op het terrein van zorg en welzijn
Besturen en vrijwilligers van maatschappelijke organisaties (niet zijnde zorg/welzijnsorganisaties)
Aanbieders op het terrein van zorg en welzijn Professionals in de eerstelijn
Professionele aanbieders op het terrein van zorg en welzijn (onderscheid tussen managers/relatiebeheerders en uitvoerende medewerkers/professionals)
(Beleids)medewerkers die actief zijn op het sociale domein en medewerkers kleine Schans MT
Medewerkers
Intern
7
College
8
Communicatieplan
Sociaal Domein
Gemeenteraad
Belangrijkste actoren fase 1 De actoren zijn gebaseerd op de inzichten van de beleidsmedewerkers die werken binnen het programma Sociaal Domein. De actoren waarop de eerste fase van de transitie de meeste impact heeft c.q. die nodig zijn om de transformatie daadwerkelijk vorm en inhoud te geven- worden hieronder verder uitgewerkt. Deze actoren worden in de tweede fase nog verder uitgewerkt. In gesprekken en tijdens bijeenkomsten krijgen we de behoeften, zorgen en vragen van de actoren steeds beter in beeld.
Inwoners Inwoners met ondersteuningsbehoeften Een belangrijke actor zijn inwoners met een ondersteuningsbehoefte. Voor hen gaat er (op termijn )mogelijk veel veranderen. Bij hen leven zorgen als : “Kan ik gebruik blijven maken van mijn huidige voorziening? Blijf ik mijn vaste ondersteuner houden? Moeten mijn familieleden en buren straks helpen? En wat als die geen zin in of tijd hebben? Wat als ik niemand kan vinden? Wat als ik zelf geen mogelijkheden in mijn netwerk heb, wil de gemeente me dan helpen?" Mantelzorgers Mantelzorgers zijn mensen die hun naaste verzorgen. Dit is niet altijd vrijwillig en dit doen ze omdat de situatie dit vraagt. Mantelzorgers kunnen zich zwaar belast voelen. Bij hen leven vragen als “Op welke ondersteuning van professionals kunnen wij rekenen? Wat als ik mijn grenzen heb bereikt?“ Goede praktische, op maat gesneden ondersteuning en (maatschappelijke) erkenning en waardering zijn daarbij erg belangrijk.
Aanbieders op het terrein van zorg en welzijn Aanbieders worden uitgedaagd om meer maatwerk te leveren en krijgen te maken met kleinere budgetten. Daarnaast worden ze gestimuleerd om zoveel mogelijk ondersteuning in de gemeente zelf te leveren. En waar mogelijk samen te werken met andere aanbieders en voor een brede doelgroep. Daarnaast wordt van aanbieders gevraagd om nog meer dan tot nu toe in de organisatie en uitvoering samen te werken met mantelzorgers en vrijwilligers. Van belang is dat aanbieders flexibel inspelen op en meewerken aan maatwerkoplossingen. Binnen de ondersteuning moet de vraag centraal staan wat de betreffende inwoner zelf kan en wil, wat het netwerk kan betekenen en waar de werkelijke behoeften liggen. Dit vraagt een aanpak die stimulerend, activerend is en de zelfredzaamheid waar mogelijk en nodig bevordert. Naast een ondersteunende rol krijgt een professional een meer coachende en adviserende rol. Belangrijke transformatie voor aanbieders is verder dat zij mogelijk ook gestimuleerd worden om de doelgroep van de participatiewet een plek in hun organisatie te geven. Bovenstaande ingrijpende veranderingen baren de aanbieders ook zorgen op het terrein van bedrijfsvoering en voortbestaan.
8
9
Communicatieplan
Sociaal Domein
Vrijwilligers(organisaties) Vrijwilligersorganisaties Op vrijwilligers wordt een groter en ander beroep gedaan. Vrijwilligersorganisaties die werken met zorgvrijwilligers krijgen mogelijk andere taken en nieuwe verantwoordelijkheden. Denk aan de SWO, Zonnebloem en het Rode Kruis. Wanneer de gemeente en de vrijwilligersorganisaties met elkaar in gesprek gaan, kan gekeken worden op welke manier de vrijwilligersorganisaties een bijdrage kunnen leveren aan de lokale veranderingen. Daarbij speelt nadrukkelijk de vraag waar mogelijkheden en grenzen liggen voor vrijwillige inzet. Hoe kan de samenwerking tussen professionele zorg en vrijwilligers tot stand komen en gestalte krijgen? Welke taken komen er voor vrijwilligers bij en welke ondersteuning hebben vrijwilligers daarvoor nodig? Daarbij zal nadrukkelijk ook onderzocht moeten worden of en welke ondersteuning de gemeente(tijdelijk) moet geven om de transformatie te ondersteunen. Vrijwilligers Vrijwilligers zijn mensen die zich welbewust en vrijwillig inzetten voor de ander en/of een maatschappelijk doel. Van een aantal vrijwilligers zal een andere en mogelijk grotere rol gevraagd worden. Vrijwilligerswerk is vrijwillig maar niet vrijblijvend. Bij deze groep inwoners leeft de vraag wat hun nieuwe taken worden, wat passende taken zijn en waar in kwalitatieve en kwantitatieve zin de grenzen liggen aan vrijwilligerswerk. Het is nodig om de dialoog aan te gaan en met elkaar te verkennen wat er door vrijwilligers opgepakt kan worden en welke ondersteuning nodig is om hen duurzaam inzetbaar te laten zijn.
9
10
Communicatieplan
Sociaal Domein
3. Communicatieboodschap De overkoepelende boodschap is gericht op het informeren over het transformatieproces, de verschillende stappen daarin en het horen waar vragen, zorgen en mogelijkheden liggen. Basis algemeen (maatschappelijk) Met de transformatie willen we zoveel mogelijk met elkaar een klimaat scheppen, waarin inwoners met hulp van hun directe omgeving (thuis, op werk en op straat) in staat zijn om goed en zelfstandig te functioneren. Dat vraagt een alerte en betrokken omgeving, die ziet en handelt. Dat houdt in signaleren, aanspreken en bespreken en doen. Ook voor mensen die niet kunnen terugvallen op hun directe omgeving blijft hulp beschikbaar en toegankelijk. Aanvullend (inhoudelijk) Ouders, kinderen, vrienden, buren zijn bereid om hun naasten te ondersteunen. Op basis van de werkelijke vraag onderzoeken we in eerste instantie oplossingen binnen de eigen mogelijkheden, het eigen netwerk, die aansluiten bij de specifieke omstandigheden, leefstijl en leefomgeving (keukentafelgesprek, integrale vraagverheldering). Professionele zorg wordt alleen ingezet als algemene ondersteuning of hulp van het netwerk niet toereikend is. Aanvullend (procesmatig) We werken samen met partijen die zorg en welzijn bieden aan vernieuwing. Zij zijn nodig om te zorgen dat er passende ondersteuning beschikbaar is voor inwoners die dat nodig hebben. De ondersteuning ondergaat de komende jaren een transformatie qua inhoud, opzet en vorm. Met als doel dat zorg en ondersteuning voor inwoners die dat nodig hebben duurzaam betaalbaar en beschikbaar blijft.
10
11
Communicatieplan
Sociaal Domein
4. Fases in de communicatie aanpak De uitvoering van dit communicatieplan is opgedeeld in drie fasen. Het spreekt voor zich dat gezien het dynamisch karakter van de transformatie ook de communicatie ook mee beweegt. Aan het einde van het proces wordt een overkoepelende evaluatie uitgevoerd. In dit communicatieplan worden de communicatieactiviteiten voor fase 1 uitgewerkt. Tijdens fase 1 wordt dit communicatieplan verder aangevuld met doelen, doelgroepen en boodschappen voor fase 2.
Fase 1 van november 2013 tot juni 2014 In deze fase zijn er nog relatief weinig concrete zaken bekend voor inwoners, aanbieders, vrijwilligers(organisaties), medewerkers en gemeenteraad. Een deel van de actoren zal kansen zien om het sociale domein duurzaam te veranderen en te verbeteren. Anderen zijn bezorgd. Bang voor de wijze waarop de ondersteuning vorm krijgt, bezorgd voor verdere (over) belasting van de omgeving. En de professionals bij de aanbieders zijn bang voor hun werkgelegenheid en het voortbestaan van hun organisatie. De gemeente deelt de beschikbare informatie en staat open voor de kansen, zorgen e.d. en probeert met de beschikbare informatie en in gesprekken deze zorgen te verminderen. De gemeente gaat met de actoren in gesprek om samen betekenis te geven aan de veranderingen. Dit houdt onder meer in dat de (beleidsmatige) uitgangspunten van de gemeente Woudenberg in overleg met de belangrijkste actoren (zie H.2) handen en voeten worden gegeven.
Fase 2 april/mei 2014 – jan 2015 In deze fase zijn de daadwerkelijke wijzigingen bekend voor alle doelgroepen. Medewerkers, aanbieders en maatschappelijke organisaties voeren veranderingen door in hun aanpak, werkwijzen etc. Het sociaal team is gestart, de professionals van zorg/welzijnsinstellingen, de vrijwilligers binnen diverse organisaties en de gemeente doen ervaring op met hun nieuwe rol, taak en werkwijze. De gemeente geeft haar rol als regisseur inhoud en vorm en brengt diverse actoren met elkaar in contact en stimuleert verbinding en samenwerking. De gemeente (werkorganisatie en bestuur) groeit stap voor stap in haar nieuwe rol als regisseur en bruggenbouwer tussen de omschreven actoren (zie H.2).
Fase 3 vanaf 2015 – 2017 Steeds meer inwoners zijn gewend aan de veranderende rol en taak van de gemeente en de aanbieders. Zij zien mogelijkheden en (nog meer) kansen om in hun eigen situatie en nabije omgeving hun eigen kwaliteiten en mogelijkheden in te zetten. Dit kan op diverse terreinen. De gemeente waardeert deze initiatieven en ondersteunt wanneer dit gevraagd wordt. De gemeente stelt zich open op, regels zijn ondersteunend en niet leidend. Dit laatste geldt niet alleen voor op het sociale domein. De gemeente brengt ook initiatieven bij elkaar en vraagt alleen of zij kan aansluiten als ze denkt dat zij een meerwaarde kan leveren.
11
12
Communicatieplan
Sociaal Domein
In 2015 wordt het burgerparticipatiebeleid herzien en staat dit onderwerp (3 e generatie burgerparticipatie) centraal. In 2014-2015 hebben gemeenten ook meer ervaring opgedaan met 3e generatie burgerparticipatie waarvan wij weer kunnen leren.
12
13
Communicatieplan
Sociaal Domein
5. Doelgroepen en doelen fase 1 Op dit moment zijn een aantal belangrijk zaken t.a.v. het wat en hoe nog niet duidelijk. Wel is bekend dat het transformatieproces doorgaat. Initiatieven zijn juist nu van belang om te horen waar de diverse actoren kansen, zorgen en knelpunten zien. Daarom is de eerste stap het informeren van en luisteren naar de verschillende actoren. Daarnaast zal in de gesprekken met de verschillende doelgroepen steeds duidelijker welke vragen en zorgen er leven. En waar de mogelijkheden liggen. Deze informatie kunnen we uitstekend gebruiken voor (het invullen van) de vervolgstappen/processen. De vraag voor communicatie in de eerste fase (zie hoofdstuk 5) is daarom: hoe kan communicatie bijdragen aan het informeren en consulteren van onder andere de burgers, zorgaanbieders en vrijwilligers(organisaties)? In de eerste fase staan daarom onderstaande doelen en actoren centraal. Doelen Actoren zijn op de hoogte van de komende veranderingen in het sociaal domein in het algemeen en voor de Woudenbergse situatie in het bijzonder. Actoren voelen zich erkend in hun zorgen en emoties over de veranderingen. Actoren krijgen de kans mogelijkheden, uitdagingen en verbeteringen te uiten. Actoren denken mee over de wijze waarop de ondersteuning vernieuwd kan worden.
13
Actoren - Inwoners met een ondersteuningsvraag en hun hun verwanten/ verzorgers/ vertegenwoordigers (inclusief Wmo-raad) - Aanbieders op het terrein van zorg - Maatschappelijke organisaties (vrijwilligersorganisaties) op het terrein van zorg en welzijn - Mantelzorgers - Vrijwilligers - Gemeenteraad - Medewerkers
14
Communicatieplan
Sociaal Domein
6. Uitvoering 6.1 Middelen Aanvullend op onderstaande communicatiemiddelen worden externe doelgroepen digitaal aanvullend geïnformeerd wanneer hiertoe aanleiding is. We proberen hierbij zoveel mogelijk aan te sluiten bij bestaande kanalen en instrumenten, zoals de website, persberichten en (pers)interviews. Binnen programmaorganisatie Overleggen met bestuurders van betrokken instellingen en met andere gemeenten in regioverband De hervorming van het stelsel moet op diverse niveaus door bestuurders worden besproken en bekrachtigd. Dat vraagt om een overlegstructuur om daarin gezamenlijk op te trekken. Deze overlegstructuur is in het programmaplan beschreven. Team/afdelingsoverleggen en lokale/regionale werkgroepen binnen de programmastructuur Dit zijn bij uitstek de structuren waarbinnen betrokken medewerkers geïnformeerd en betrokken worden Intern Bijeenkomsten medewerkers Kleine Schans (bewustwording en gedrag) In circa 3 bijeenkomsten per jaar duiden de medewerkers van Loket de Kleine samen de transformatie. Vragen die tijdens deze bijeenkomsten centraal staan zijn; Wat betekenen deze veranderingen voor ons team en voor onze werkzaamheden? Hoe kunnen wij bijdragen aan deze transformatie? Ze worden hierin begeleid door onder meer de programmamanager. Inloopbijeenkomsten (informeren en bewustwording) Er wordt regelmatig een inloopbijeenkomst georganiseerd voor medewerkers, college, MT en raadsleden. De programmamanager en/of projectleiders geven uitleg over de transformatie in het algemeen en de (afzonderlijke) decentralisaties in het bijzonder en beantwoorden vragen en inventariseren signalen. Conferenties bestuur en management (informeren en bewustwording) Om het college van B&W en het MT ook mee te nemen in de grote veranderingen door de drie decentralisaties en hen richting te geven in de keuzes worden er aparte bijeenkomsten georganiseerd rond het transformatieproces en indien nodig rond de decentralisaties. Intranet (informeren en bewustwording) Via het Prikbord op het intranet geeft de programmamanager en andere leden van het programmateam regelmatig een update over belangrijke issues. Pleio (informeren en gedrag stimuleren door mee te denken) Open groep. Met updates, mogelijkheden tot discussies en delen van informatie en signalen uit de samenleving. 14
15
Communicatieplan
Sociaal Domein
Presentaties en workshops (informeren en bewustwording) Regelmatig wordt na afloop van een commissie- of raadsvergadering en de vergaderingen van de Wmo-raad een presentatie gehouden over de voortgang van de drie decentralisaties. Daarnaast worden raadsleden om feed back en input gevraagd als het gaat om signalen vanuit de lokale samenleving.
Extern breed Website (informeren) Op de gemeentelijke website wordt een dossier opgenomen met informatie over de opgave, de regionale samenwerking, de planning, relevante documenten en een overzicht van sociale activiteiten (sociale kaart) die op dit moment in Woudenberg plaatsvinden. Dit dossier vormt de basis in de informatievoorziening gedurende het hele traject en volgt de actuele ontwikkelingen en wordt gaandeweg uitgebreid. Het dossier richt zich met name op lokale veranderingen. Naar regionaal nieuws en veranderingen wordt verwezen naar regionale webdossier. Social Media (informeren en bewustwording door interactie) Blogs, twitter, digitale platforms. Het zijn mogelijkheden om online in contact te zijn over dit onderwerp. In overleg met communicatie worden deze media ingezet.
Inwoners met een zorgbehoefte hun verwanten en/of verzorgers Informatie/werkbijeenkomsten (informeren, bewustwording en gedrag) Het doel van bijeenkomsten is om bewustwording op gang te brengen rond transformatie gerelateerde thema’s en informatie daarover te verstrekken. Daarnaast is het de bedoeling om verbindingen te leggen tussen inwoners, vrijwilligers(organisaties) en professionals. Zodat zij in onderlinge samenspel initiatieven kunnen ontplooien. De bijeenkomsten dient ook om zorgen en kansen op tafel te krijgen. Wat leeft er? Input wordt gebruikt voor de gemeentelijke beleidsontwikkeling en voor het contact met aanbieders: waar liggen behoeftes, wensen, uitdagingen? De bijeenkomsten vinden minimaal 2 keer plaats in 2014, waarschijnlijk in januari en september/oktober. Onderzoek (bewustwording) Van september 2013 t/m januari 2014 voert de gemeente Woudenberg een onderzoek uit naar de intenties en drijfveren van inwoners om als vrijwilliger aan de slag te gaan. De resultaten worden gebruikt om inwoners te stimuleren zich vaker in te zetten als vrijwilliger. En om inzicht te krijgen waar de ondersteuningsbehoefte ligt.
Professionals van zorg en welzijnsaanbieders Informatie/werkbijeenkomsten (bewustwording en gedrag) Regelmatig worden door het programmateam thema-gerichte bijeenkomsten georganiseerd om betrokkenheid bij het onderwerp en de onderlinge uitwisseling op gang te brengen. Het gaat erom dat aanbieders onder meer nadenken hoe de uitgangspunten/kaders van het sociaal domein in hun eigen organisaties handen en voeten kunnen krijgen. Door middel van gerichte voorbereidingsopdrachten kan men in eigen kring alvast het denken op gang brengen. Uit deze informatie15
16
Communicatieplan
Sociaal Domein
bijeenkomsten/werkbijeenkomsten kunnen werkgroepjes en dergelijke voortvloeien die specifieke issues oppakken/uitwerken.
Inwoners Informatiebijeenkomst inwoners en maatschappelijke organisaties (informeren) In het eerste half jaar worden er een of meerdere bijeenkomsten voor maatschappelijke organisaties en inwoners georganiseerd. Er vindt informatieoverdracht plaats over het transformatieproces in het algemeen en de 3 transities in het bijzonder. Daarna komt de vraag aan de orde wat het e.e.a. voor hen betekent. Deze bijeenkomsten dienen tevens als vindplaats voor trekkers van vernieuwende processen: actieve inwoners die iets voor de lokale samenleving in het algemeen en het transformatieproces in het bijzonder willen en kunnen betekenen.
6.2 Planning, capaciteit & kosten De samenwerking, rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot de uitvoering van de communicatie instrumenten zijn terug te lezen in de communicatienota 2012-2015 (zie bijlage 1). Interne communicatie Periode 2014
Doelgroep & doel
Middel
Doorlopend, reeds gestart
Bestuur beslissen
Doorlopend, vanaf april
Medewerkers Informeren
Feb + juni + okt
Medewerkers Informeren Bestuur en MT Informeren Medewerkers Informeren Medewerkers sociaal domein Houding/gedrag Medewerkers Informeren/ houding
Overleggen tussen bestuurders van betrokken overheden en instellingen (afdelings- en team-) overleggen en werkgroepen (2 x 5 afdelingen) Inloopmiddagen (3)
Doorlopend, vanaf december Feb – dec
Doorlopend, vanaf februari
Doorlopend, al gestart Totaal
16
Gemeenteraad Informeren
Geschatte uren per jaar Pm: 60
Geschatte kosten Geen
Pl: 30
Geen
Pm/Pl: 24 Tc: 5 Nader te bepalen Pm: 24
Geen
Geen
Pleio, open groep
Msc: 12 pp Pm/Pl: 16 Pm/pl: 24
Presentaties en workshops (3)
Pm: 48 Tc: 15
Geen
Optie: Conferenties bestuur en management Intranet / Prikbord (6 berichten) Bijeenkomsten (3)
Pm: Pl: Tc:
Nader te bepalen Geen
Geen
17
Communicatieplan
Sociaal Domein
Externe communicatie Periode 2014
Doelgroep & doel
Middel
Doorlopend, al gestart Doorlopend, al gestart
Inwoners, aanbieders en maatschappelijke organisaties Informeren en houding
website en evt deelsite op Pleio Social media, blogs en twitter, facebook? Publicaties in media (zoals persberichten) 2 bijeenkomsten 75 personen
Doorlopend, al gestart Jan en sept/okt
Sept – jan 2014 Okt
Inwoners met een ondersteuningsvraag en hun verzorgers/ mantelzorgers informeren en houding Inwoners, vrijwilligers en mantelzorgers Houding Mantelzorgers houding en gedrag
Feb, juni en okt
Professionals en maatschappelijke partners Houding en gedrag
November/ december
Inwoners en maatschappelijke organisaties Houding en gedrag
Totaal
Geschatte uren p. jaar Pm: 50 Tc: 50 Pm: 15 Tc: lijnuren
Geschatte kosten
Pm: 30 uur Tc: lijnuren
Geen
Totaal (2 x 105): 210
(2x€750) €1500
onderzoek
Tc: lijnuren
lijnbudget
Informatie/ werkbijeenkomsten
Bl: lijn uren
lijnbudget
3 werkbijeenkomsten 30-50 personen per keer Bijeenkomst 100 personen
Totaal (3x105): 315
(3 x €500): €1500
Totaal (1): 105
€1000
Pm: Bl Sc: Tc: Wh: * uitgaande van zaalhuur en catering, zonder (externe) sprekers.
17
Geen Geen
€4000*
18
Communicatieplan
Legenda Pm = programmamanager Pl = projectleider(s) Msc= medewerkers sociaal domein Tc = team communicatie Bl= beleidsmedewerker Wh= wethouder Sc = secretariaat
Sociaal Domein
De verantwoordelijkheden en uren voor een bijeenkomst:
Wethouder: voorbereiden en houden van toespraak 1,5 uur
Technische voorzitter: vragen afvangen, begeleiding bijeenkomst zelf, sturing 15 – 20 uur Beleidsmedewerker: werkgroepen begeleiden en verslaggeving, adreslijsten, brief nakijken 15 uur p.p.
18
Secretariaat: registratie, brieven versturen, organisatie 36 uur Gastvrouwschap: Verwelkomen, badges 3 uur Team Communicatie: redactie brief, pers, meedenken opzet 12 uur
19
Communicatieplan
Sociaal Domein
Bijlage 1 Rollen en verantwoordelijkheden Verantwoordelijkheden B&W Bewuste keuze maken voor bestuursstijl bij de start van ieder burgerparticipatietraject/project (zie ook de notitie ‘Helder in burgerparticipatie’). Politiek woordvoerderschap eigen portefeuille. Eenduidige communicatie boodschap intern / extern. Uitdragen van het besluit van B&W. Voorbeeldgedrag Verantwoordelijkheden Management Digitale dienstverlening (oa inhoud digitale balie) Interne communicatie Voorbeeldgedrag Frontofficemedewerkers (inclusief buitendienst) Signalerende functie richting leidinggevenden en team communicatie. Deze medewerkers hebben veel, direct contact met inwoners en vangen daardoor snel signalen op. Vragen die veel gesteld worden, onderwerpen die leven worden doorgegeven aan leidinggevenden en team communicatie. Voorbeeldrol. Door het directe contact met inwoners zijn zij het visitekaartje van de gemeente. Verantwoordelijkheden beleidsafdelingen Totstandkoming en invoering/uitvoering van beleid, inclusief de beleidsinstrumenten: wet- en regelgeving, financiën en communicatie. Uitvoeren participatiebeleid. Tijdig overleg en afstemming met het team communicatie Organisatie van de eigen communicatieactiviteiten (bijvoorbeeld zaaltje regelen, uitnodigingen versturen). Tijdig aanleveren van de juiste, inhoudelijke informatie aan communicatie. Inschakelen team communicatie bij drukwerk (m.u.v. bulk). Verzorgen van interne communicatie. Verantwoordelijkheden team communicatie Ontwikkelen, implementeren en bewaken van het gemeentelijk communicatiebeleid. Ontwikkelen en bewaken van het participatiebeleid. Implementatie is een samenwerking met de beleidsafdelingen. Corporate communicatie over de gemeentelijke organisatie, de bedrijfsvoering, de hoofdpunten van beleid en de toekomst(visie). Ontwikkeling en beheer van de huisstijl. Uitvoering door medewerkers zelf. Advisering en ondersteuning aan het college van B&W, de ambtelijke leiding en de beleidsafdelingen. Bij communicatieadvies aan B&W / MT zorgt communicatie voor strategieën, communicatieplannen en coördinatie bij onderwerpen als organisatieverandering en - ontwikkeling en bedrijfsvoeringsaspecten. Ondersteuning publieksvoorlichting (geen persoonlijke publieksvoorlichting) (coördinatie van) Woordvoering van de ambtelijke organisatie en ondersteuning van de woordvoering van de collegeleden. Communicatie zorgt voor persberichten, persuitnodigingen, mediacontacten en organisatie perslunch. Coördinatie / ontwikkeling / toepassing van communicatiemiddelen en – activiteiten.
19
20
Communicatieplan
20
Sociaal Domein
Uitbesteden vormgeving en drukwerk (m.u.v. standaard huisstijldragers, zoals brieven, enveloppen, etc) Bij communicatieadvies bij projecten of beleidsprocessen ondersteunt de communicatieadviseur de projectleider of beleidsmedewerker op vaste momenten in het proces. Aan het begin, 1 of 2 coaching momenten gedurende het project en een evaluatie aan het einde. Indien nodig maken communicatieadviseurs samen met de inhoudsverantwoordelijke(n) per dossier of thema een analyse van de situatie (SWOT en stakeholdersanalyse). Op basis van de conclusies hiervan en de gekozen bestuursstijl stelt de communicatieadviseur een communicatiestrategie-en plan op met de hoofdlijnen van aanpak en een uitvoeringsparagraaf voor de komende periode. Uitvoering ligt bij de medewerkers. Wanneer toch behoefte is aan meer communicatieondersteuning bij de uitvoering dient de projectleider in het projectplan budget op te nemen voor extra inhuur
