Centrální podatelna a Spisová služba

AMU = DAMU + FAMU + HAMU

Centrální podatelna a Spisová služba 1) Centrální podatelna - výhody, změny v činnostech pracovišť a složek 2) Spisová služba (SpSl) - princip, funkce, legislativní východiska 3) Evidence pošty - úřední - osobní - doporučená nebo s dodejkou - datová zpráva - hromadná korespondence - neevidovaná pošta - typy dokumentů - vyřízení dokumentu - označování písemností - doručování dokumentů 1

Spisová služba na AMU

Centrální podatelna - výhody: • Centrální podatelna <-> Česká pošta od 1. května 2010 • Česká pošta – doručuje do centrální podatelny veškerou vnější korespondenci kromě Koleje Hradební a UVS Poněšice Podatelna AMU ZAEVIDOVÁN Í SOUČÁST AMU SOUČÁST AMU 2

• Distribuce pošty pracovnicí podatelny v rámci AMU do 3 lokalit (HAMU, DAMU, FAMU) • Úřední hodiny podatelny - web • 31 uzlů, kopíruje organizační strukturu, seznam zveřejněn na http://www.amu.cz/cs/amu/spisoveuzly Spisová služba na AMU

Činnost podatelny na AMU a změny v činnosti pracovišť na AMU: • Evidence pošty pouze v elektronické formě – Zrušení knih došlé a odeslané pošty, mimo sekretariátu rektora pouze pro č.j. – Zrušení předávacích protokolů – Distribuce pošty z podatelny na fakulty a zpět

3


Spisová služba (SpSl) - princip • Spisová služba elektronicky sleduje (dokumentuje) fyzický oběh dokumentu • PID – jednoznačný identifikátor („rodné číslo“) dokumentu VÝHODY: • Hlavní tíhu prvotní evidence („PIDování“) externí pošty přebírá centrální podatelna • Dokumenty jsou snadno vyhledatelné („Historie“) • V každém okamžiku a z libovolného místa počítačové sítě je dohledatelná historie pohybu dokumentu, jeho aktuální uložení a stav • Snížení pracnosti při skartacích a předávání do archivu 4


Spisová služba (SpSl) - funkce 1. evidence písemností došlých na AMU 2. evidence písemností na AMU vzniklých

3. evidence oběhu písemností po AMU 4. stav vyřízení písemností 5. místo uložení písemností („Vyřízeno/uloženo“) 6. lhůty, skartace, archivace

5


Spisová služba – legislativní východiska: • Zákon č. 499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě v platném znění • Vyhláška č. 646 ze dne 13. prosince 2004 o podrobnostech výkonu spisové služby • Spisový a skartační řád AMU Výnos rektora č. 3/2010, aktualizace počátkem roku 2014 • Uživatelská příručka k modulu Spisová služba web AMU/PC/Návody 6


Evidence pošty v podatelně AMU (kromě doporučené) • Úřední pošta •V adrese na 1. řádku je název organizace, v dalších řádcích konkrétní jméno příjemce •je na podatelně AMU otvírána •zapsána do podacího deníku SpSl •označena datem přijetí, číslem PID vygenerovaným SpSl a počtem listů dle platné vyhlášky 7


Evidence pošty v podatelně AMU (kromě doporučené) • Osobní pošta •Na 1. řádku v adrese je uvedené jméno •zapsána do SpSl je pouze pošta určená pro rektora, prorektory, kvestora, děkany, ředitele DISKu a Studia FAMU •Předmět: „neotevřená zásilka“ •ostatní osobní poštu podatelna nezapisuje •požadavek na zapsání do SpSl řeší příjemce dle obsahu zásilky

8


Označení při evidenci Evidencepísemností doporučené pošty v podatelně

• Doporučená pošta nebo s dodejkou

• zapisuje se do SpSl vždy •osobní doporučená pošta Předmět: „neotevřená zásilka“

9


Označení písemnostíapři evidenci Datová schránka datová zpráva • Jedná se o elektronickou podatelnu dat. zpráv pro celou AMU, číslo datové schránky je uvedeno na hl. stránce webu AMU • Datová zpráva je vyzvednuta a uložena do uzlu Datové zprávy automaticky, současně je SpSl přidělen PID • Spisový uzel je veden v sekretariátu rektora E. Bělovská (zástup L. Polišenská pouze pro uzel, nikoliv odesílání zpráv) • Po AMU datová zpráva putuje jako příloha příslušného PIDu v neautorizované el. kopii, uzel přebírá PID přes „ePříjem“ v SpSl • Datový trezor, konvertování příloh, resp. dopisů • Odpovědi na tyto zprávy se odesílají opět prostřednictvím Datové schránky AMU tak, že naskenovaný dokument/odpověď příslušný pracovník AMU pošle emailem E. Bělovské, která provede autorizované odeslání, doklad o odeslání datovou schránkou obdrží odpovědný pracovník AMU 10


Označení písemností při [email protected] evidenci Elektronické faktury

• Jedná se o emailovou adresu POUZE pro zasílání faktur nikoliv o elektronickou podatelnu pro AMU • Přístup mají tři pracovnice podatelny, které došlou fakturu vytisknou, zaPIDují a pošlou na příslušný spisový uzel • Jakmile je faktura doručena na email [email protected] pracovnice podatelny obdrží emailové avízo na svojí adresu • Pokud je s dodavatelem domluveno zaslání faktury na tuto emailovou adresu je nutné v záhlaví uvést též útvar nebo odpovědnou osobu, komu faktura patří, aby tato mohla být co nejdříve doručena na příslušný útvar. Bez této specifikace musí pracovnice podatelny zdlouhavě telefonicky zjišťovat, komu faktura patří

11


Neevidovaná pošta

• • • • • • •

12

Časopisy Noviny Letáky Novoročenky Nabídky Pozvánky, školení … apod.


Spisová služba – „typ dokumentu“ 1) návaznost s automatickým přiřazením spisového znaku (nejčastější typy dokumentů na AMU):

- B2 - B3 - B8 - B9 - B10 - B12 - B21 - B22 - B23 - B24 - B27 13

Prac. smlouva, mzdové výměry – pedagogové Prac. smlouva, mzdové výměry – ostatní Návrh na přijetí pracovníka Návrh na změnu pracovní smlouvy Návrh na změnu mzdového výměru DPP, DPČ Odměny Výplatní příkazy Výkazy práce – měsíční Dovolenka Potvrzení pracovní neschopnosti, neschopenky

A50 A50 V5 S5 S5 S5 S5 S10 S5 S3 S3


Spisová služba – „typ dokumentu“ 1) návaznost s automatickým přiřazením spisového znaku (nejčastější typy dokumentů na AMU):

- C6 - C13 - D9 - H1 - H3 - H11 - H12

Přihláška ke studiu Stipendia Licenční smlouva Účetní doklady, faktury, platba MAKRO Pokladní doklady, stvrzenky Žádost o fakturaci Žádost o přeúčtování a BÚ, pokyn k přidělení čísla a dispoziční oprávnění - H15 Objednávky - H16 Zálohy – žádosti, vyúčtování - K2 Cestovní příkazy tuzemské, zahraniční - K3 Vyúčtování pracovní cesty tuzemské, zahran. 14

S5 S5 V10 S10 S5 S5 S5 S10 S5 S5 S5


Spisová služba – „typ dokumentu“ 2) bez přiřazení spisového znaku, je třeba vybrat z nabídky „Spisový znak“

• Dopis • Smlouva • Studijní záležitosti • Ostatní • Balík

15


Spisová služba – „typ dokumentu“

Důležité: • naposledy použitý spisový znak zůstává v SpSl předvyplněn, je proto nezbytné, pokud je další zapisovaný dokument bez spisového znaku, znak zkontrolovat a příslušně upravit podle charakteru zpracovávaného dokumentu!

16


Vyřízení dokumentu / PIDu • Pracovníci na uzlech jsou odpovědni za přeřazení dokumentu s PIDem ze stavu „vyřizuje se“ do „vyřízeno“ tím, že doplní jméno pracovníka, u kterého je dokument uložen s uvedením data vyřízení. Současně označí políčko „předáno“. • Pro změnu do stavu „Vyřízeno“ je nutné mít vyplněn spisový znak. Správné zvolení spisového znaku – s návazností na skartační znak a lhůtu – je nezbytné pro předání dokumentu do archivu nebo ke skartaci.

17


Označení písemností při evidenci - v podatelně Razítko podatelny na písemnosti

• Otevřená zásilka – Označení na písemnosti vpravo v horní části

Datum + PID

• Neotevřená zásilka – Na obálce v levé spodní části

Datum + PID 18

Razítko podatelny na obálce Spisová služba na AMU

Označení písemností při evidenci – v uzlu SpSl Ruční zápis na uzlu

• Otevřená zásilka – Označení na písemnosti vpravo v horní části

Datum + PID

Důležité: pokud je dokument předáván interní poštou v obálce, je nutné uvádět PID na dokumentu i na obálce. PID pouze na obálce je naprosto nefunkční, neboť obálka se může vyhodit/znovu použít a nikdy už se nedopátrá, jakým PIDem byl dokument označen. Naopak PID pouze na dokumentu (neotevřená zásilka) znemožňuje dohledání v podatelně při předávání na uzel. 19


Externí doručování Odesilatelé Odesilatelé Odesilatelé Svět

Spisový uzel

výdej předání Podatelna AMU ZAEVIDOVÁNÍ 20

výdej

předání Spisový uzel


Standardní doručovací cesta - interní pracoviště 1

zaevidování

Odesílatel AMU

předání

Podatelna AMU předání pracoviště 2 21

vyřízení

Adresát AMU


Přímá doručovací cesta – interní – (urgentní + v rámci lokality) pracoviště 1

zaevidování

Odesílatel AMU

Podatelna AMU

pracoviště 2 22

vyřízení

Adresát AMU


„Jednací č. naše“ • Č.j. se generuje z modulu SpSl podle příslušného uzlu (PID bez č.j. je možný, avšak č.j. bez PIDu nelze) • První 3 čísla je číslo spisového uzlu/rok/poř. číslo (od 1.1. do 31.12. daného roku)

Např: 900/13/0007 • Zásada: č.j. se uvádí pouze ve vnější korespondenci (např. styk s MŠMT, odvolání proti nepřijetí, stížnosti, korespondence s úřady státní správy atp.)

23


Užitečné informace • Záložka „Historie“ – informace o pohybu PIDu/dokumentu • Ikonka hodin – vloží aktuální datum • Dvakrát stisknutí klávesy „F7“ se zopakuje naposledy zadaný dotaz • Při chybě je možné záznam přesunout do „Chybné evidence“ pomocí ikony • Uzly je možné z číselníku vybírat i pomocí čísel uzlu, (např: při zadání 20 a následném přeskočení do dalšího pole se automaticky zobrazí 20 – DAMU) • V textu lze používat běžné klávesové zkratky (např: Ctrl + C; Ctrl + V) • Ikonku „Další akce – Hromadné opravy“ - je možné použít k hromadným operacím s písemnostmi (např: hromadná změna stavu z „Vyřizuje se“ na „Vyřízeno“. Musí se jednat o stejnou změnu ve stejném poli na všech vybraných písemnostech stejného charakteru) 24


Užitečné informace • • • •

25

„Výdej“ – důležitý krok při předání Hledání PIDu – „šuplíčky“ uzlu Zákaznické karty ČP – výhody Podací archy – BBM, vyplňovat archy zaslané podatelnou s číslem zákaznické karty a odesílacím útvarem


Centrální podatelna a Spisová služba

Recommend Documents