Stručný návod na práci v modulu podatelna a výpravna

Spisová služba / Elisa - stručný návod na práci v modulu podatelna a výpravna

Spisová služba / Elisa

Stručný návod na práci v modulu podatelna a výpravna

Strana 1 (celkem 16)


Obsah Obsah......................................................................................................................................................................... 2 1.

Modul podatelna ............................................................................................................................................... 3 1.1

Příjem datová schránka ............................................................................................................................. 3

1.2

Příjem obecná zásilka ................................................................................................................................ 5

1.3

Návrat doručenek ...................................................................................................................................... 8

1.4

Dokumenty k předání ................................................................................................................................ 9

1.5

Nepřidělené dokumenty............................................................................................................................ 9

1.6

Doručené datové zprávy.......................................................................................................................... 10

2. Modul Výpravna .................................................................................................................................................. 11 2.1

Vytvoření podacího archu ....................................................................................................................... 11

2.2

Převzetí zásilek k vypravení ..................................................................................................................... 11

2.3

Vypravení Datových zpráv ....................................................................................................................... 13

2.4

Vypravení poštovních zásilek .................................................................................................................. 13

2.5

Tisk poštovního podacího archu a dopsání podacích čísel ...................................................................... 14

2.6

Vypravené Datové zprávy a Poštovní zásilky........................................................................................... 15



1. Modul podatelna 1.1

Příjem datová schránka

V této sekci pracovník podatelny přijímá Datové zprávy z datové schránky. Podatelna – Příjem – Datová schránka (viz. obr.)

založení dokumentu z datové zprávy: provede otevření okna „Příjem zásilky – nový“ skrýt datovou zprávu: provede přesunutí DZ z filtru „nezobrazovat skryté“ do filtru „zobrazovat pouze skryté“ zrušit skrytí datové zprávy: provede přesunutí DZ z filtru „zobrazovat pouze skryté“ do filtru „nezobrazovat skryté“ Záložka „Profil“:



zobrazit detail datové zprávy: provede otevření datové zprávy (ZFO soubor  

tlačítko „Zobrazit“: provede zobrazení souboru datové zprávy Spisový uzel: zobrazuje se, pokud na funkčním místě uživatele nejsou nastaveny toky dokumentů. Výběr

  

uzle (oddělení) se provede kliknutím na ikonu Funkční místo: zde se vybírá funkční místo, kterému chce uživatel předat dokument tlačítko „Založit“: provede založení dokumentu (předání na Spisový uzel či Funkční místo) tlačítko „Storno“: provede stornování založení zásilky (neprovede se žádná akce)

Záložka „Stejnopisy“: Umožní předat spolu s originálem i stejnopisy dokumentu.


Spisová služba / Elisa - stručný návod na práci v modulu podatelna a výpravna 

Spisový uzel: zobrazuje se, pokud na funkčním místě uživatele nejsou nastaveny toky dokumentů. Výběr



uzle (oddělení) se provede kliknutím na ikonu Funkční místo: zde se vybírá funkční místo, kterému chce uživatel předat dokument

Záložka „Kopie“: Umožní předat spolu s originálem i kopie dokumentu.







Záložka „Poznámky“: Umožní napsat k dokumentu poznámku, která se po založení dokumentu přenese na originál, stejnopis a kopii dokumentu.

1.2

Příjem obecná zásilka

V této sekci pracovník podatelny zapisuje přijaté zásilky. Podatelna – Příjem – Obecná zásilka (viz. obr.) Záložka „Profil“:



         

Odesílatel: kliknutím na ikonu se otevře okno „externí subjekty“ pro výběr odesílatele Počet listů / příloh Doručeno: datum doručení zásilky Podací číslo: podací číslo zásilky (v níž byl dokument) Způsob odeslání: výběr z rozbalovací nabídky (pošta, datová schránka, kurýr, osobně…) Typ zásilky: výběr z rozbalovací nabídky (obyčejná, dodejka…) Forma zásilky: výběr z rozbalovací nabídky (psaní, balík…) tlačítko „Nový ze souboru“: zobrazí výběr souboru pro načtení z PC uživatele tlačítko „Nová“: zobrazí výběr souboru (přílohy) pro načtení z PC uživatele Spisový uzel: zobrazuje se, pokud na funkčním místě uživatele nejsou nastaveny toky dokumentů. Výběr

  

uzle (oddělení) se provede kliknutím na ikonu Funkční místo: zde se vybírá funkční místo, kterému chce uživatel předat dokument tlačítko „Založit“: provede založení dokumentu (předání na Spisový uzel či Funkční místo) tlačítko „Storno“: provede stornování založení zásilky (neprovede se žádná akce)

Záložka „Stejnopisy“: Umožní předat spolu s originálem i stejnopisy dokumentu.









Záložka „Kopie“: Umožní předat spolu s originálem i kopie dokumentu.







Záložka „Poznámky“: Umožní napsat k dokumentu poznámku, která se po založení dokumentu přenese na originál, stejnopis a kopii dokumentu.



1.3

Návrat doručenek

V sekci Návratu doručenek je možné odepisovat doručenky. Podatelna – Příjem – Návrat doručenek (viz. obr.)

sloupec výběr: slouží pro hromadné označení a odepsání doručenek u zásilek vybrat všechny zásilky: provede označení všech zásilek ve sloupci výběr zrušit výběr: provede zrušení výběru všech označených zásilek uložit doručenku k zásilce: otevře se okno „Návrat doručenky – editace“. Datum lze zadat kliknutím na ikonu . V rozbalovací nabídce uživatel ve způsobech doručení. Doručenky k zásilkám lze vyhledávat v polích ve filtru vyhledávání podle: Spisového uzlu, Evidenčního čísla a Čísla jednacího.



1.4

Dokumenty k předání

Podatelna – Redistribuce – Dokumenty k předání V této sekci se zobrazují dokumenty, které podatelna založila a předává na Spisový uzel či Funkční místo.

storno předání dokumentu: provede stornování předání dokumentu, tím se dokument přesune do Podatelna – Přehled – Nepřidělené dokumenty. předávací protokol: po kliknutí na ikonu předávacího protokolu je možné zvolit, zda chce uživatel na protokolu zobrazit dokumenty Předávané nebo Přebírané. Dále je možnost zvolit časové období (datum a čas), za které má být protokol vytvořen, a také vybrat uživatele, který dokument předává či přebírá. Dále je možné nastavit, zda mají být tisknuty i dosud nepřevzaté dokumenty. Kliknutím na ikonu „Zobrazí tiskovou sestavu“ je možné vytisknout předávací protokol dokumentů, které jsou ve sloupci výběr zaškrtnuté.

1.5

Nepřidělené dokumenty

Podatelna – Přehled – Nepřidělené dokumenty V této sekci se zobrazují dokumenty, které byly předány podatelnou a uživatel je odmítl převzít.



sloupec výběr: slouží pro označení více dokumentů stornování dokumentu: provede stornování dokumentu, tím se dokument přesune do dokumentů stornovaných v modulu Kancelář předání označených dokumentů: provede předání dokumentů

1.6

Doručené datové zprávy

Podatelna – Přehled – Doručené datové zprávy V této sekci se zobrazují všechny datové zprávy, které byly načteny v modulu Podatelna – Příjem – Datová schránka. Pokud v modulu Podatelna – Příjem – Datová schránka byl z datové zprávy založen dokument, tak je v modulu Podatelna – Přehled – Doručené datové zprávy ve sloupci „Dok. evidován“ vyplněn datum zaevidování datové zprávy do Elisy, ve sloupci „Dok. ČJ“ je vyplněno číslo jednací dokumentu (pokud bylo přiděleno) a ve sloupci „Dok. evč.“ je vyplněno evidenční číslo dokumentu.



stažení (uložení) souboru datové zprávy, dodejky či doručenky: tato ikona je aktivní, pouze pokud byl v modulu Podatelna – Příjem – Datová schránka z datové zprávy založen dokument Filtr zobrazení „Datová schránka“: výběr datové schránky pro načtení doručených datových zpráv Filtr zobrazení „Doručeno od – do“: výběr datových zpráv podle data doručení

2. Modul Výpravna 2.1

Vytvoření podacího archu

Výpravna – Přehled – Podací archy V této sekci je možné vytvořit podací archy (např. zvlášť pro doporučenou a obyčejnou poštu), do kterých se budou vkládat zásilky.

založení nového záznamu: provede vytvoření nového podacího archu

2.2

Převzetí zásilek k vypravení

Výpravna – Příjem – Zásilky k vypravení V této sekci se zobrazují zásilky, které uživatelé předali na Výpravnu.



sloupec výběr: slouží pro označení více zásilek zobrazí tiskovou sestavu: umožní tisk obálek u označených zásilek odmítnutí převzetí (vrácení) označených zásilek Filtr zobrazení „seskupit podle spisového uzlu“: provede seskupení zásilek podle spisových uzlů Filtr zobrazení „evidenční číslo“: slouží pro vyhledávání zásilky podle evidenčního čísla Filtr zobrazení „číslo jednací“: slouží pro vyhledávání zásilky podle čísla jednacího převzetí označených zásilek: po kliknutí na tuto ikonu se otevře okno „Příjem zásilek k vypravení“

„pouze převzít zásilky (nevkládat je do podacího archu)“: provede převzetí označených zásilek, které nebudou vloženy na podací arch „převzít zásilky a vložit je do podacího archu“: toto se používá, pokud v modulu Výpravna – Přehled – Podací archy byl vytvořen podací arch (archy). V rozbalovací nabídce podacích archů je nutné určit, do jakého podacího archu se vloží označené zásilky


Spisová služba / Elisa - stručný návod na práci v modulu podatelna a výpravna „převzít zásilky a vložit je do nového podacího archu“: provede vložení označených zásilek do nového podacího archu

2.3

Vypravení Datových zpráv

Výpravna – Vypravení – Datová schránka V této sekci jsou zobrazeny Datové zprávy, které byly předány uživateli z modulu Kancelář – Zásilky – Vytvořené na Výpravnu k vypravení do Datové schránky.

sloupec výběr: slouží pro označení více Datových zpráv odeslání označených zásilek do datových schránek: provede odeslání označených zásilek stornuje zásilku: provede stornování zásilky vybrat všechny zásilky: provede označení všech zásilek ve sloupci výběr zrušit výběr: provede zrušení výběru všech označených zásilek

2.4

Vypravení poštovních zásilek

Výpravna – Vypravení – Poštovní zásilky V této sekci jsou zobrazeny Poštovní zásilky, které byly předány uživateli z modulu Kancelář – Zásilky – Vytvořené na Výpravnu.



sloupec výběr: slouží pro označení více Datových zpráv zobrazí tiskovou sestavu: umožní tisk poštovního podacího archu (tisk podacího archu je možné provést i po vypravení poštovních zásilek v modulu Výpravna – Přehled – Podací archy odeslání označených zásilek do datových schránek: provede odeslání označených zásilek stornuje zásilku: provede stornování zásilky vybrat všechny zásilky: provede označení všech zásilek ve sloupci výběr zrušit výběr: provede zrušení výběru všech označených zásilek

2.5

Tisk poštovního podacího archu a dopsání podacích čísel

Výpravna – Přehled – Podací archy V této sekci je možné tisknout vypravené poštovní podací archy a dopsat na vypravené poštovní podací archy podací čísla.

Je nutné změnit ve filtru zobrazení „Stav vypravení“ z „Nevypravené“ (standardně načtené) na „Vypravené“ (viz obrázek) a kliknout na tlačítko „Načíst“. Poté je nutné přejít na poslední stránku, kde jsou zobrazeny poslední vypravené podací archy. zobrazí tiskovou sestavu: umožní tisk poštovního podacího archu


Spisová služba / Elisa - stručný návod na práci v modulu podatelna a výpravna změna údajů záznamu: kliknutím na ikonu změna údajů záznamu se otevře okno „Podací arch – editace“, kde je možné dopsat podací čísla na podací arch

automaticky dogenerovat podací čísla: otevře se okno „Dogenerování podacích čísel“, kde je nutné vyplnit číslo, od kterého se začne generovat a číslo, které bude posledním vygenerovaným číslem položka „Podací číslo“: zde se ručně zapisuje podací číslo k jednotlivým zásilkám

2.6

Vypravené Datové zprávy a Poštovní zásilky

Výpravna – Vypravené – Datové zprávy / Poštovní zásilky V těchto sekcích se zobrazují všechny vypravené Datové zprávy / Poštovní zásilky. Ve filtru zobrazení je možné vyfiltrovat vypravené zásilky podle data vypravení „Vypraveno od – do“. Vypravené datové zprávy:


Spisová služba / Elisa - stručný návod na práci v modulu podatelna a výpravna stažení (uložení) souboru datové zprávy, dodejky či doručenky: provede zobrazení souboru datové zprávy, dodejky či doručenky

Vypravené Poštovní zásilky:


Stručný návod na práci v modulu podatelna a výpravna

Recommend Documents