Vzdělávání v eGON centru UH
Reg. č. projektu: CZ.1.04/4.1.00/40.00094
Spisová služba IS Radnice VERA® „ODBOROVÁ PODATELNA“ (Materiál ke kurzu Úvod do elektronických spisových služeb, praktická práce s ESS)
eGON centrum Uherské Hradiště
Školitel: e-mail:
Jindřich Stašek
[email protected]
Zpracoval:
Jindřich Stašek
Obsah: 1.
Co je to spisová služba a její význam ................................................................................ 3
2.
Legislativa .......................................................................................................................... 3
3.
Výhody využívání ESS ...................................................................................................... 3
4.
Terminologie a zkratky ...................................................................................................... 3
5.
Vazba spisové služby na procesy v organizaci .................................................................. 3
6.
Základní funkcionality ....................................................................................................... 3
7.
Spisová služba IS Radnice Vera......................................................................................... 4 7.1. Přihlášení uživatele .................................................................................................... 4 7.2. Otevření podsystému Spisová služba......................................................................... 4 7.3. Skupiny uživatelských rolí ......................................................................................... 4 7.3.1. VEDOUCÍ.......................................................................................................... 4 7.3.2. ZPRACOVATEL ............................................................................................... 4 7.3.3. PODATELNA (odborová) ................................................................................. 4
8.
Podatelna (odborová) ......................................................................................................... 4 8.1. Uložení nové písemnosti (dokumentu) ...................................................................... 5 8.2. Doplnění, oprava ........................................................................................................ 6 8.3. Seznam všech přijatých .............................................................................................. 7 8.4. Omyl........................................................................................................................... 7
9.
Přílohy ................................................................................................................................ 7
10. Vyhledávání ....................................................................................................................... 8 10.1.Pole s textem .................................................................................................................. 8 10.2.Pole s datem ................................................................................................................... 9 10.3.Pole s číselnou hodnotou................................................................................................ 9 10.4.Pole s identifikací RČ/IČ.............................................................................................. 10
2
1. Co je to spisová služba a její význam - jde o soubor činností a technických a věcných prostředků vedoucích ke správě dokumentů - zajišťuje odbornou správu elektronických, listinných, i předmětových dokumentů - jedná se o správu dokumentů doručených i vlastních - správa dokumentů probíhá po dobu celého životního cyklu dokumentu 2. Legislativa - zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů - vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby - vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů - zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů - vyhláška č. 193/2009 Sb. o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů - vyhláška č. 194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek 3. Výhody využívání ESS - jednoduché vyhledávání informací o dokumentech - okamžitý přehled o nepřidělených, rozpracovaných, zpožděných dokumentech - odpadá hledání informací v papírových dokumentech, většina informací je v ESS 4. Terminologie a zkratky Dokument – každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální DS – Datová schránka ESS – Elektronická spisová služba ISDS – Informační systém datových schránek KzMÚ – Konverze z moci úřední 5. Vazba spisové služby na procesy v organizaci (napojení na agendy a podsystémy) Z důvodu povinnosti evidovat v ESS všechny dokumenty úřadu, musí být do ESS zaevidovány i dokumenty vytvořené v jiném systému či agendě. Proto je záměr všechny agendy či podsystémy propojit s ESS, aby tyto dokumenty byly automaticky zaevidovány v jednotné spisové službě úřadu. Jedná se např. o stavební úřad, přestupky, RŽP, OK-nouze, objednávky atd.). Některé vazby jsou již realizovány, jiné teprve budou vytvořeny. Jde o propojení, kdy uživatel pracuje ve své agendě a při vytváření dokumentu se agenda spojí s ESS, přidělí se č.j. a popisná data a dokumenty jsou zaevidovány v ESS, kde probíhá další zpracování, např. odeslání a vypravení dopisu či datové zprávy z úřadu. 6. Základní funkcionality – vychází z požadavků archivního zákona a vyhlášky č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby: - příjem a evidence dokumentů, - distribuce, rozdělování a oběh dokumentů, - vyřizování přijatých a vytváření vlastních dokumentů, - podepisování dokumentů, - odesílání dokumentů, - doplňkové činnosti (tisk obálek, dodejky, tiskové sestavy).
3
7. Spisová služba IS Radnice Vera 7.1.
Přihlášení uživatele Na ploše svého PC máte umístěného zástupce programu Radnice Vera. Poklikáním na ikonu programu se otevře okno pro přihlášení. Zde zadáte stejné přihlašovací údaje, které používáte k přihlášení k pracovnímu PC.
7.2.
Otevření podsystému Spisová služba Z nabídky modulů, které obsahuje IS Radnice Vera vyberete: Organizační Spisová služba
7.3.
Skupiny uživatelských rolí Nabídka přiřazených rolí je rozdílná podle oprávnění jednotlivých uživatelů, pouze role Zpracovatel je přidělena automaticky každému.
7.3.1. VEDOUCÍ – využívá vedoucí odboru nebo jím pověřený pracovník pro příjem, rozdělování, odesílání a další funkce umožňující dohled a kontrolu nad ESS daného odboru. 7.3.2. ZPRACOVATEL – nabízí funkce pro zpracování přidělených dokumentů, vytváření a vyřizování vlastních dokumentů. 7.3.3. PODATELNA (odborová) – slouží k zaevidování přijatého dokumentu přímo na odboru (nikoliv prostřednictvím hlavní podatelny). 8. Podatelna (odborová) Hlavní funkcí je Uložení nové písemnosti (dokumentu) do ESS daného odboru. Další důležitá možnost je Doplnění, oprava zaevidovaného dokumentu, dokud není přidělen zpracovateli.
4
8.1.
Uložení nové písemnosti (dokumentu) Popis tlačítek Potvrď
Po vyplnění nutných údajů se provede uložení a zaevidování dokumentu, po této volbě budete dotázáni, zda chcete zaevidovat další dokument či nikoliv.
Registry
Možnost vyhledávat adresáta v registru obyvatel a hospodářských subjektů (tato možnost musí být povolena administrátorem).
Nabídka
Vyhledání adresy z adresáře na základě údajů vyplněných. Př. Při zadání do pole Organizace „Město uh*“ se vyhledají všechny adresy začínající na „Město uh“. Hvězdička je zástupný znak při vyhledávání (viz. kap. Vyhledávání).
Předchozí adresa
Doplní se adresa použitá u předchozího zápisu.
Další adresy
Po zadání základní adresy můžeme zadat další adresy (př. podání činí více osob či subjektů).
Předchozí popis
Doplní se popis použitý u předchozího dokumentu.
Přílohy
Je možné připojit další dokumenty, příp. převést do PDF, podepsat či nastavit jako hlavní dokument (viz. kap. Přílohy).
Pracovní plocha - zvýrazněné položky by měly být vyplněny - položku Čárový kód nevyplňujte !!! - další položky vyplníte dle uvážení (např. Doručení – osobně) Pozn. Po najetí kurzorem na určité políčko se zobrazí popis a nápověda k danému poli.
- pokud je součástí příloha
-údaje o adrese, které známe
5
8.2.
Doplnění, oprava Zadáním vyhledávácích podmínek v okně Předvýběr a jejich potvrzením se zobrazí seznam dokumentů, u kterých můžeme provádět opravy údajů tlačítkem Doplň. Doplnění a opravy lze provádět jen u dokumentů, které nemají přiděleného zpracovatele.
Popis tlačítek Najdi – vyhledá zadaný text, například když je seznam dlouhý Ukaž – zobrazí zaevidované informace o dokumentu Seřaď – možnost seřadit seznam dokumentů podle vybraných podmínek
Kolování – zobrazí se informace o předání dokumentu v ESS z podatelny či mezi odbory
6
Kopie-nové čj – vytvoří se nový záznam s použitím údajů z dokumentu, který byl označen
Tisk – nabízí možnost tisku zobrazeného seznamu dokumentů Návrat – zavře aktivní okno a vrátí o úroveň zpět 8.3.
Seznam všech přijatých Po zadání podmínek výběru se zobrazí seznam všech přijatých dokumentů na daný odbor, včetně dokumentů zaevidovaných centrální podatelnou. Přes tlačítko Stav písemnosti lze zjistit termíny přijetí, předání či vyřízení u daného dokumentu.
8.4.
Omyl Dokument, který byl zaevidován odborovou podatelnou, lze označit za omyl a dále nezpracovávat. Tuto funkci lze provést pouze u dokumentů, které ještě nebyly převzaty na odbor.
9. Přílohy Ke každému záznamu ve spisové službě nebo ostatních podsystémech (objednávky, smlouvy) lze připojovat přílohy a pracovat s nimi.
Popis tlačítek Najdi
Nalezne řetězec ve sloupcích seznamu.
Ukaž
Prohlížení připojeného souboru v programu, který je k danému typu souboru asociovaný v operačním systému.
Seřaď
Třídění seznamu dle jednotlivých sloupců.
Přejmenuj
Přejmenování názvu přílohy.
7
• • •
Připoj
Připoj - připojení souboru typu příloha Připoj + PDF – umožní připojit přílohu a současně ji převést do PDF formátu Připoj + PDF + E-podpis – připojí přílohu, převede ji do formátu PDF a umožní elektronické podepsání připojovaného dokumentu Připoj hlavní dokument – připojení soboru typu hlavní dokument
• Oprav
Umožní editaci souboru (pouze pro soubory doc,odt,xls,ods,rtf).
Tisk
Tisk zobrazeného seznamu přílohy.
Ulož jako
Uložení dokumentu z přílohy na PC. Pomocí této volby můžeme nastavit Typ přílohy
Typ
• • • • •
Hlavní dokument (může být připojen pouze jeden) Příloha E-Podpis Ostatní Koncept U dokumentu vytvořeného pomocí vzoru je automaticky nastaven Typ - Hlavní dokument .
Mail
Odeslání souboru mailem.
Do PDF
Převod souboru do PDF(pouze pro soubory doc, odt, ods, rtf, xsl, txt, doc, xlsx).
E-Podpis
Vyvolá program VeraSigner pro elektronické podepsání souboru. Podepsat lze pouze soubor ve formátu PDF.
Do EPK
Předání hlavního dokumentu k podpisu do elektronické podpisové knihy (pokud je využívána).
Sloupce seznamu Soubor
Název připojeného souboru.
Typ
Typ souboru.
Stav EPK
Stav žádosti o podpis v elektronické podpisové knize (pokud je využívána).
Vyřizovatel EPK
Vyřizovatel žádosti o podpis v elektronické podpisové knize.
Velikost
Velikost souboru (důležité u datové zprávy, její celková velikost nesmí přesáhnout 10 MB).
Připojeno
Datum připojení souboru.
Čas
Čas připojení souboru.
Připojil
Uživatel, který soubor připojil.
10. Vyhledávání 10.1. Pole s textem V textovém políčku můžete vyhledávat s použitím zástupného znaku * (symbol hvězdička), který zastupuje libovolnou skupinu znaků (jak co do hodnoty tak do počtu). Bez vyplněného políčka se najdou záznamy vyplněné i nevyplněné najednou.
8
Příklady zadání výběrových kritérií s použitím symbolu hvězdičky a rovnítka: Vyhledávací podmínka
Popis
staveb*
Program nalezne vyskytující se záznamy, které mají na začátku "staveb" či "Staveb", např.: stavební firma Dvořák, stavební práce, staveniště...
*staveb*
Program nalezne záznamy, které mají ve svém názvu uvedené znění mezi hvězdičkami, např.: Stavební firma NABO, Metrostav a.s, Pozemní stavby, správní poplatek stavební, povolení stavby č.234...
*2007 =
Program nalezne všechny záznamy, které končí textem 2007, např.: "smlouva 12/2007", "jednání 12.3.2007", VS1066002007, ... Symbol rovná se „=“ v prázdném políčku vyhledá záznamy bez vyplněného textu.
10.2. Pole s datem Program bude vyhledávat dle data, které v prázdném políčku zapíšete. Zapsat datum lze v tomto tvaru: • 21.1.2007 • 21.1.07 • 21,1,2007 • 21,1,07 • 21012007 • 210107 Každým z uvedených tvarů budou vyhledány záznamy jako se zadaným datem 21.1.2007. Do výběrových kritérií lze zadat i rozmezí více dat. Vyhledávací podmínka 1.1.2007:31.1.2007
Popis Program vyhledá záznamy v rozmezí od 1.1.2007 do 31.1.2007 včetně.
<1.4.2007
Program vyhledá záznamy s datem menším než 1.4.2007, tedy 31.3.2007, 30.3.2007, 29.3.2007.... Datum 1.4.2007 nevyhledá.
>31.3.2007
program vyhledá záznamy s datem větším než 31.3.2007, tedy 1.4.2007, 2.4.2007, 3.4.2007.... Datum 31.3.2007 nevyhledá.
<>1.4.2007
Program vyhledá záznamy s odlišným datem než je 1.4.2007, tedy s datem vyšším i nižším. Jenom datum 1.4.2007 do výběru nebude zahrnut.
1.4.2007|5.4.2007| 20.4.2007
Program vyhledá záznamy s uvedenými daty oddělené svislicemi. Lze zadat větší množství dat najednou, musí být odděleny svislicemi. Lze použít v případě, kdy nelze zadat rozmezí od-do.
=
Rovná se - program najde nevyplněné záznamy, tedy všechny záznamy, kde datum chybí.
10.3. Pole s číselnou hodnotou Při vyhledávání dat v políčku s číselnou hodnotou můžete použít následujících způsobů výběru: Vyhledávací podmínka Prázdné pole Konkrétní číslice
Popis Není zadána podmínka, mohou se vyhledat záznamy s vyplněnou číselnou hodnotou i nevyplněné. Program nalezne záznamy se zadaným konkrétním číslem.
9
<100
Program nalezne záznamy s čísly menšími než 100, tedy: 1,2,3,.. 55,56,..97,98,99.
>50
Program nalezne jen záznamy s vyplněnými čísly od 51, 52, 53, 54,....a výše.
5:15
Rozmezí čísel - zadáte dvojtečku mezi dvě čísla; program nalezne záznamy s čísly 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, a 15.
5|13|16|600|333 *66
Seznam čísel - zadáváte mezi jednotlivými čísly svislici bez mezer program nalezne záznamy s čísly 5,13,16,333,600. Použití hvězdičky; program nalezne záznamy s čísly, které končí číslem 66 jsou například: 066, 166, 266, 366, ...40766,... 1090066...
10.4. Pole s identifikací RČ/IČ (rodné číslo/identifikační číslo) V políčku, kde se zobrazuje RČ/IČ nebo datum narození místo RČ se může vyhledávat: • podle zadaného RČ/IČ - zápis pouze celého rodného čísla, program nalezne konkrétní osobu • u příjmení a jména osoby či názvu organizace lze použít při vyhledávání zástupného symbolu hvězdičky Příklady vyhledávání dle příjmení: Vyhledávací podmínka
Popis
N*
Výběr všech možností začínající písmenem N (Novák, Nováková, NÁHLOVSKÝ, Němcová atd.).
dlouh*
Program nalezne vyskytující se záznamy, které mají na začátku dlouh nebo Dlouh, jako: Dlouhý Adam, ..., Dlouhá Barbora, ...
*ouh*
Program nalezne záznamy, které mají ve svém názvu uvedené znění mezi hvězdičkami, jako: Dlouhá Jana, Rouhalová Alena, Krouhalík Jan...
*ová
Výběr žen jejichž příjmení končí na OVÁ (Nováková, Němcová ale nikoli ČERNÁ)
R*sner
Jde o využití hvězdičky například za písmeno či skupinu znaků, které se obtížně píší, nebo si nejsme jisti, jak sou správně v registrech uvedena. program najde například: Rosner, Roosner, Rösner,...
Použité zdroje:
Nápověda a testovací prostřední programu Spisová služba IS Radnice VERA®
10
