IS Orsoft RADNICE a elektronická komunikace

7.10.2009

IS Orsoft RADNICE a elektronická komunikace

Ing. Vladislava Dejmková 1

Výchozí pojmy • • • • •

Elektronické dokumenty Datové schránky Archivace Elektronická faktura – formát ISDOC Workflow

Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE 6.10.2009 Hradec Králové

Schéma elektronické komunikace A Kancelářský systém (Lotus Notes)

Spisová služba

Systém pro správu dokumentů (DMS)


Schéma elektronické komunikace B Workflow

Evidence faktur -Import ISDOC -zobrazení faktury -odeslání do WF -vrácení z WF

Denní soubory -import z evidence faktur - Import ISDOC - zobrazení faktury - doplnění údajů - zaúčtování


Schéma elektronické komunikace C e-mail

Prodej - Export faktur v formátu ISDOC


Datové schránky Datová schránka • elektronické úložiště, do kterého jsou doručovány datové zprávy; komunikační kanál mezi orgány veřejné moci a právnickými osobami ISDS • informační systém datových schránek • Ve smyslu zákona 300 a 301/2008 Sb.

Další informace na www.datoveschranky.info Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE 6.10.2009 Hradec Králové

Datové schránky – termíny • Od 1.7.2009 – zřizování schránek orgánům veřejné moci a právnickým osobám • Od 1.11.2009 – aktivace + ostrý provoz schránek • Od 1.1.2010 – navíc výměna zpráv mezi soukromými subjekty – faktury, žádosti o zaplacení • Od 1.7.2010 – výměna dokumentů libovolného obsahu


Konektor na Datové schránky • Microsoft nabízí zdarma konektor na Datové schránky – Jednoduché řešení na evidenci dokumentů s vazbou na datové schránky – Jde o doplněk Microsoft Outlook 2007 určený především organizacím z oblasti veřejné správy a školství – umožňuje provádět příjem, evidenci, vyřizování a odesílání dokumentů ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb. – Typický uživatel: obec bez stavebního úřadu a matriky, mateřská škola, školní jídelna

• Více informací na www.microsoft.com/cze/datoveschranky/ Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE 6.10.2009 Hradec Králové

Datové schránky a IS Orsoft Radnice • Zatím nebude obsahovat kompletní obsluhu datových schránek • Komunikaci s datovými schránkami zajišťují primárně Spisové služby, Kancelářské systémy či konektor • IS Orsoft pracuje pouze s některými dokumenty (faktury, objednávky…) • Vybrané dokumenty bude IS Orsoft zasílat do datové schránky (od 2010)


Archiv elektronických dokumentů • Růst počtu elektronických dokumentů = vyšší nároky na archivaci • Možnosti archivace: – – – –

součást Spisové služby uložení dokumentů v Kancelářském systému (Lotus Notes) uložení v DMS (Systém pro správu dokumentů) uložení v adresářové struktuře (standardně pro IS Orsoft RADNICE)

• Možnost provázání IS Orsoft RADNICE s vybranými druhy elektronických dokumentů uložených v „archivu“ Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE 6.10.2009 Hradec Králové

Elektronická faktura ISDOC • ISDOC = Information System Document • Nový formát elektronické fakturace ISDOC vyhlášen 19.3.2009 pracovní skupinou Elektronické výměny dat při sdružení SPIS • Má šanci stát se standardem pro elektronickou fakturaci v ČR i v některých státech EU • V IS Orsoft RADNICE lze tento formát používat od verze 9.2.1 – k dispozici všem v rámci řešitelského servisu Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE 6.10.2009 Hradec Králové

Elektronická faktura ISDOC



ISDOC v IS RADNICE


ISDOC – evidence došlých faktur • • • •

Došlé faktury ISDOC v importním adresáři Import pomocí ikony Při importu záznam do elektronických dokumentů V aktualizaci doplnění dalších údajů (DŘ, interní číslo…) • Možnost zobrazení faktury - kdykoliv • Možnost workflow -> odsouhlasení faktury Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE 6.10.2009 Hradec Králové

ISDOC - předpisy • Došlé faktury ISDOC v importním adresáři

• Při importu záznam do elektronických dokumentů • V aktualizaci doplnění dalších údajů • Možnost zobrazení faktury (kdykoliv) Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE 6.10.2009 Hradec Králové

ISDOC - faktury vystavené


ISDOC - předpoklady • Dohoda o používání tohoto formátu s dodavateli a odběrateli!!!!!!!!! • Na základě dohody s odběrateli, zadat formu komunikace v tabulce elektronické komunikace


ISDOC – přínosy • Automatický import faktur místo ručního pořízení • Možnost zobrazení faktur prostřednictvím ISDOC Reader • Využití ve workflow (zobrazení) • Úspora poštovného • Úspora papíru • Možnost komunikace mezi různými ERP systémy


ISDOC - informace na internetu Na www.isdoc.org: • Formát XML • ISDOC Reader • Příklady Na www.isdoc.cz • Softwarové firmy Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE 6.10.2009 Hradec Králové

A na řadě je … workflow

….aneb jak si udělat pořádek v oběhu dokumentů!


IS Orsoft RADNICE – workflow • • • •

K dispozici od ledna 2009 Pro všechny v rámci řešitelského servisu Jde o jednoduché workflow Zaměřeno zejména oběh dokumentů v organizaci


Došlé faktury = dobrý příklad workflow • • • •

Největší zájem z praxe Papírové i elektronické faktury Elektronická „košilka“ V IS Orsoft Radnice je k dispozici v Evidenci došlých faktur


Workflow – co si ujasnit před nasazením? • Jakou cestou bude určitý dokument obíhat • V jaké formě bude dokument obíhat (papír, ISDOC, PDF) • Co s ním musí konkrétní osoby udělat (zkontrolovat, doplnit, schválit…) • Pravidla pro nestandardní situace


Workflow - ukázka


Workflow - ukázka


Workflow - ukázka


Workflow a formy signalizace • Při vstupu do Orsoftu

• Icony v horní liště • E-mailem - důležité pro účastníky workflow „přes“ Orosft web - z e-mailu přímo do „aktivity“ účastníka - lze předdefinovat obsah e-mailu


Další workflow – platový postup • Součást podsystému Mzdy • Jde o automatické upozornění konkrétní osoby na určitou situaci – přeřazení do vyššího platového stupně (předstih 30 dní) • Doplňující informace v poznámkách • Lze přizpůsobit konkrétnímu procesu na účadě


Výhody workflow • Dohled na oběhem dokumentů • Vyšší efektivnost oběhu dokumentů – Lze zjistit, u koho se dokumenty „zadrhávají“ • Revize letitých postupů při návrzích workflow • Využití elektronických dokumentů • Přístup také prostřednictvím Orsoft web Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE 6.10.2009 Hradec Králové

Děkuji za pozornost


IS Orsoft RADNICE a elektronická komunikace

Recommend Documents