Moderní postupy v IS Orsoft a IS Orsoft RADNICE

Moderní postupy v IS Orsoft a IS Orsoft RADNICE Verze: 9.4.0

Datum: 14. 5. 2010

OBSAH 1. ÚVODEM ................................................................................................................................................................. 2 2. ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY .......................................................................................................................... 2 2.1. Elektronické dokumenty – formát PDF aj. ..................................................................................................... 2 2.1.1. Číselníky používané pro práci s elektronickými dokumenty .................................................................. 3 2.1.2. Soubory elektronických dokumentů ....................................................................................................... 6 2.1.3. Evidence faktur s využitím elektronických dokumentů.......................................................................... 8 2.2. Faktury ve formátu ISDOC (a ISDOCX) ..................................................................................................... 11 2.2.1. Jaký je rozdíl mezi formátem ISDOC a ISDOCX? ............................................................................. 12 2.2.1.1. Struktura dokumentu formátu ISDOC ........................................................................................... 12 2.2.1.2. Struktura dokumentu formátu ISDOCX ........................................................................................ 12 2.2.2. Právní aspekty faktur ve formátu ISDOC ............................................................................................ 12 2.2.3. Terminologie kolem ISDOC ................................................................................................................ 13 2.2.4. Dodavatelské faktury ve formátu ISDOC v Orsoftu – stručně ............................................................. 13 2.2.4.1. Dodavatelské faktury ve formátu ISDOC – nastavení číselníků .................................................... 13 2.2.4.2. Dodavatelské faktury ve formátu ISDOC – import do Evidence faktur ........................................ 18 2.2.4.3. Dodavatelské faktury ve formátu ISDOC – import do denního souboru ....................................... 19 2.2.5. Odběratelské faktury ve formátu ISDOC ............................................................................................. 20 2.2.5.1. Nastavení číselníků pro odběratelské faktury ve formátu ISDOC ................................................. 20 2.2.5.2. Vytvoření jednotlivé faktury ve formátu ISDOC ........................................................................... 22 2.2.5.3. Dávkové vytváření faktur ve formátu ISDOC ............................................................................... 24 2.2.5.4. Vytváření faktur ve formátu ISDOCX ........................................................................................... 24 2.2.5.5. Odběratelské faktury ve formátu ISDOC pro pokročilé ................................................................ 25 2.2.5.6. Import odběratelských faktur ve formátu ISDOC do Finančního účetnictví ................................. 25 3. ORSOFT A DATOVÉ SCHRÁNKY ...................................................................................................................... 26 3.1. Poštovní datová zpráva ................................................................................................................................. 26 3.2. Pravidla pro provoz datových schránek, ceník ............................................................................................. 26 3.2.1. Aktivace služby PDZ ........................................................................................................................... 27 3.2.2. Co je třeba nastavit v Orsoftu pro zasílání do datové schránky?.......................................................... 31 3.3. Zasíláme fakturu ISDOC do datové schránky .............................................................................................. 34 4. WORKFLOW ......................................................................................................................................................... 35 4.1. Pojmy ........................................................................................................................................................... 35

4.1.1. Nastavení konfigurace pro workflow ................................................................................................... 36 4.1.2. Přehled používaných číselníků a souborů ............................................................................................ 37 4.1.3. Číselník aktivit ..................................................................................................................................... 37 4.1.4. Číselník typů pracovních postupů ........................................................................................................ 39 4.1.5. Vzory pracovních postupů ................................................................................................................... 40 4.1.6. Vzorové kroky pracovního postupu ..................................................................................................... 41 4.1.7. Pracovní postupy.................................................................................................................................. 43 4.1.8. Kroky pracovního postupu ................................................................................................................... 44 4.1.9. Ikony používané ve workflow .............................................................................................................. 45 4.2. Systémové workflow v Orsoftu .................................................................................................................... 46 4.2.1. Faktura dodavatelská – P0FADOE ...................................................................................................... 46 4.2.2. Modifikace pracovního postupu P0FADOE ........................................................................................ 62 4.2.3. Postup P0FADOE s využitím Orsoftu web .......................................................................................... 62 4.2.4. Zaúčtování (dávkové) z podsystémů O0UCT ...................................................................................... 65 4.2.5. Schválení platového postupu T0PLAPO ............................................................................................. 66 4.2.6. Změny v sociálním pojištění T0SPMR a T0SPMR+ ........................................................................... 67 4.2.7. Změny ve zdravotním pojištění T0ZPMR a T0ZPMR+ ...................................................................... 68 4.2.8. Výplatní lístek T0VYPLMAIL ............................................................................................................ 70 4.2.9. Protokol dávkového zpracování ODAVLOG ...................................................................................... 73 4.2.10. Záznam průběhu zálohování OZALLOG ........................................................................................... 74 4.3. Další důležité detaily, které se nikam nevešly .............................................................................................. 74 4.3.1. Vzory e-mailů pro workflow ................................................................................................................ 74 4.3.2. Konfigurace internetu pro posílání e-mailů.......................................................................................... 75 4.3.3. Test nastavení workflow a test e-mailu ................................................................................................ 77 4.3.4. Zasílání e-mailů vždy/úsporně ............................................................................................................. 78 4.3.5. Poznámky ve workflow........................................................................................................................ 78 5. ZÁVĚREM.............................................................................................................................................................. 78

1. ÚVODEM Cílem tohoto dokumentu je soustředit na jedno místo informace o moderních postupech používaných v IS Orsoft a IS Orsoft RADNICE. Dokument je zaměřen zejména na využívání elektronických dokumentů, faktury ve formátu ISDOC, datové schránky a workflow. Materiál byl zpracován na základě logických souvislostí, proto se naléhavě doporučuje, aby nebyl čten „na přeskáčku“. A ještě pár odpovědí pro zvídané: Elektronické dokumenty lze sice používat samostatně tj. bez faktur ve formátu ISDOC a bez workflow, ale nepřináší to velký efekt. A navíc je lze používat jen v těch podsystémech, kde byly naprogramovány (jde tedy o Finanční účetnictví, Prodej, Základní část). Faktury ve formátu ISDOC představují vlastně jeden (trochu specifický) druh elektronického dokumentu a opět mohou být používány jen tam, kde byly naprogramovány. Tzn. v podsystému Finanční účetnictví (import faktur ve formátu ISDOC) a v podsystému Prodej (vytváření faktur ve formátu ISDOC). Není nutné, aby současně bylo používáno workflow, ale je to výhodné. Používání workflow se obecně obejde jak bez elektronických dokumentů, tak bez faktur ve formátu ISDOC, ale opět platí, že to není příliš efektivní. Nejlepší výsledky v praxi přináší propojení všech oblastí.

2. ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY 2.1. Elektronické dokumenty – formát PDF aj. Elektronické dokumenty lze v IS Orsoft využívat samostatně ve smyslu aniž by bylo provozováno workflow (dále WF) nebo používány faktury ve formátu ISDOC. Využívat je však lze pouze v těch částech Orsoftu, kde byly naprogramovány. 2

V tomto dokumentu se zaměříme zejména na došlé faktury ve skupině úloh Evidence faktur. Faktury došlé přijdou do firmy buď přímo v elektronické podobě (např. PDF, Excel apod.) nebo se musí nějakým způsobem z papírové podoby do elektronické podoby převést (např. naskenovat). Výhoda faktury ve formě elektronického dokumentu je zřejmá – lze si ji prohlédnout přímo z Orsoftu, není nutné ji vyhledávat někde v šanonu nebo na stole plném papírů. Faktura v elektronické podobě také snadněji putuje od jednoho zpracovatele k dalšímu – její „putování“ může zajistit WF. Faktury ve formátu ISDOC jsou samozřejmě také elektronickou podobou faktury, v této kapitole se jim však nevěnujeme, podrobněji však jsou popsány v samostatné kapitole. Elektronické dokumenty (stejně jako papírové do šanonu) je třeba někam ukládat (do adresáře na počítači nebo třeba do DMS) a jednoznačně identifikovat. Pro jednoznačnou identifikaci elektronického dokumentu se v Orsoftu používá tzv. IKO – identifikační kód dokumentu a číslo elektronického dokumentu. V praxi existují různé druhy dokumentů, proto je v Orsoftu k dispozici číselník druhů dokumentů. V tomto číselníku je ke každému druhu dokumentu určeno, kde má být dokument uložen (položka „Umístění“) a je tam i „Maska“, která se používá pro vytvoření jednoznačné identifikace dokumentu.

2.1.1. Číselníky používané pro práci s elektronickými dokumenty Pro práci s elektronickými dokumenty se používají tyto dva základní číselníky. Číselník/soubor Číselník druhů dokumentů Číselník typů elektronických dokumentů

Aktualizace 1-5-e-b-a 1-5-e-b-b

Zálohování 1-5-w-f 1-5-w-g

Název souboru odruh otyped

Výchozí nastavení číselníků potřebných pro práci s elektronickými dokumenty lze obnovit najednou ve volbě 1-5-w-b-b. Vzorové nastavení číselníku druhů dokumentů po obnově ze „vzorového“ adresáře:

3

Číselník byl doplněn o dokumenty ve formátu ISDOCX – jde prakticky o faktury ve formátu ISDOC, ale navíc jsou „přibalené“ přílohy k faktuře.

Detail číselníku druhů dokumentů – druh dokumentu FAKTURA, příklad nastavení:

4

Položka „Zdroj pro import“ obsahuje výchozí adresář (na klientu) odkud se importují (naskenované) faktury. Pokud jsou faktury skenovány, je třeba položku „Maska“ nastavit ve shodě s nastavení skeneru. V položce „Maska“ lze využívat standardní zástupné znaky stejně jako například v masce pro číslování dokladů. Číselník typů elektronických dokumentů slouží k nastavení cesty k programům, které zajišťují prohlížení různých typů elektronických dokumentů. Vzorové nastavení tohoto číselníku po obnově ze „vzorového“ adresáře:

5

2.1.2. Soubory elektronických dokumentů Číselník/soubor Soubor elektronických dokumentů Převodník elektronických dokumentů

Aktualizace 1-5-e-a-a 1-5-e-b-c

Zálohování 1-5-a-f 1-5-a-h

Název souboru oeldok oiko

Soubor elektronických dokumentů obsahuje záznamy o elektronických dokumentech, jejichž součástí je i odkaz na umístění elektronického dokumentu. Elektronický dokument může být umístěn v adresáři na počítači, ale také v DMS. V souboru elektronických dokumentů jsou jak dokumenty připravené pro použití v Orsoftu – to jsou dokumenty nové, zatím v Orsoftu nepoužité (nepřiřazené) nebo dokumenty již v Orsoftu použité. Záznam do tohoto souboru může vzniknout jak pořízením v aktualizaci, tak i automatickým zápisem některého z programů Orsoftu. Pozor! V souboru elektronických dokumentů jsou uloženy pouze „odkazy“ na dokumenty, nikoliv vlastní elektronické dokumenty!

Klávesou „Zobrazení“ lze zobrazit příslušný elektronický dokument. (Časem tu bude i ikona). V souboru jsou uloženy odkazy na různé druhy elektronických dokumentů (v příkladě jsou to faktury ve formátu PDF a faktury ve formátu ISDOC). Kromě identifikace dokumentu druhem a číslem je základním údajem jméno souboru, a to včetně cesty k uložení souboru. Stav zpracování vyjadřuje, zda jde o dokument nový, dosud v Orsoftu nezpracovaný, či nikoliv. Kromě ručního pořízení záznamů do tohoto souboru jsou k dispozici ještě další formy aktualizace – volba 1-5-e-b-c Zakládání dokumentů a volba 1-5-e-b-d Hromadné zakládání dokumentů. Smyslem těchto nabídek je usnadnit pořízení záznamů do souboru elektronických 6

dokumentů. Záznamy do tohoto souboru vznikají také automaticky na základě programů v různých úlohách Orsoftu. Například při vytvoření faktury ve formátu ISDOC je do tohoto souboru proveden záznam automaticky. Jak založit záznam o elektronickém dokumentu? - V číselníku druhů dokumentů mít dobře vyplněné zejména položky „Umístění“, „Zdroj“ a „Maska“. - V aktualizaci elektronických dokumentů zadat (vybrat z číselníku) druh dokumentu. - Použít klávesu Zdroj pro dotažení a přiřazení dokumentu (pokud není dokument přiřazen, tak se po uložení záznamu hlásí chyba!) - Uložit

Faktura s názvem CEZ0248.pdf je z výchozího importního adresáře přesunuta do „definitivního“ adresáře a přejmenována podle masky. Převodník elektronických dokumentů je technický soubor, který vzniká automaticky a slouží k určení jednoznačné identifikace dokumentu v situacích, kdy nestačí druh a číslo dokumentu. V tomto souboru je k číslu elektronického dokumentu uloženo ještě tzv. IKO – jednoznačný identifikační kód dokumentu. IKO je pak součástí souborů, které se odkazují na konkrétní elektronický dokument.

7

2.1.3. Evidence faktur s využitím elektronických dokumentů Obecné nástroje podporující používání elektronických dokumentů jsou součástí podsystému Základní část a jsou k dispozici všem uživatelům Orsoftu. Tyto nástroje jsou také využívány jednotlivými podsystémy. Například v podsystému Finanční účetnictví ve skupině úloh Evidence faktur jsou k dispozici funkce, které umožňují používat došlé (dodavatelské) faktury v elektronické podobě. V této kapitole je popisována situace, kdy máme k dispozici alespoň část došlých faktur v elektronické podobě (a nejde o formát ISDOC). Faktury jsme získali například skenováním papírových faktur a chceme je „propojit“ k záznamům v Evidenci faktur tak, aby bylo možné si fakturu kdykoliv zobrazit. Základním předpokladem je existence číselníku druhů dokumentů a číselník typů dokumentů. Jejich obecný popis je podrobně uveden v předcházející kapitole. V číselníku druhů dokumentů je u druhu FAKTURA uvedeno, do kterého adresáře je třeba naskenované faktury uložit (viz položka „Umístění“ v číselníku druhů dokumentů) a jaké bude jméno příslušné naskenované faktury (viz „Maska“). V našem příkladě tedy ukládáme naskenované faktury do adresáře d:\orsoft.94\fd_faktury\pdf . Název první faktury za den 25.3.2010 bude FAKTURA_F201003250001.pdf a je vytvořen opět na základě „Masky“ v číselníku druhů dokumentů.

8

Do souboru elektronických dokumentů lze vložit záznam jednotlivě nebo lze pomocí programu hromadně založit více záznamů najednou. Hromadné založení dokumentů je k dispozici ve volbě 1-5-e-d. Po spuštění této volby se program zeptá na druh dokumentu (zde FAKTURA) a na počet dokumentů, které se budou hromadně zakládat do souboru elektronických dokumentů. Na základě zodpovězených dotazů dojde k hromadnému založení záznamů o odkazech na elektronické dokumenty do souboru elektronických dokumentů. Takto založené záznamy o dokumentech mají „stav zpracování“ = NEZPRACOVÁNO. Tato volba slouží k urychlení zadávání do souboru elektronických dokumentů v případě, že máme například určitý počet naskenovaných faktur uložených v úložišti (dle „Umístění“ a dle „Masky“). Dále pokračujeme v úloze Evidence faktur, kde provedeme vlastní „přiřazení“ naskenované faktury k záznamu v Evidenci faktur. Jakmile je v souboru elektronických dokumentů uložen odkaz na příslušný dokument, lze se v Evidenci faktur nastavit na příslušnou fakturu (buď v browse nebo v detailu). Pak je třeba použít klávesu „Další“ a následně volbu „Dokumenty“. Zobrazí se seznam dosud nepřiřazených faktur, ze kterých si vybereme tu odpovídající. Stručně: Detail pořízené faktury – klávesa „Další“ – Dokumenty + Výběr správné faktury

9

V tomto okamžiku se nabídne seznam všech dosud nezpracovaných záznamů ze souboru elektronických dokumentů:

10

Vybereme příslušný záznam (s odpovídající elektronickou fakturou) a na základě tohoto výběru dojde automaticky k jeho přiřazení do evidence faktur. Takto připojená elektronická podoba faktury je kdykoliv k nahlédnutí nejen v evidenci faktur, ale také v denním souboru, ve stavovém souboru či v archivu faktur. Je-li navíc využíváno WF, je elektronická podoba faktury k nahlédnutí také v celém procesu WF. Pro zobrazení elektronické podoby faktury stačí použít ikonu elektronického dokumentu na horní liště Orsoftu:

2.2. Faktury ve formátu ISDOC (a ISDOCX) ISDOC (Information System Document) je formát elektronické fakturace používaný v České republice. Více podrobností k tomuto formátu lze najít na www.isdoc.cz. Z pohledu Orsoftu jsou faktury ve formátu ISDOC prakticky specifickým druhem elektronického dokumentu, který má přesně určenou formu i stejně strukturovaný obsah. IS Orsoft umí pracovat jak s dodavatelskými fakturami ve formátu ISDOC (ve Finančním účetnictví v Evidenci faktur, v denních souborech, v podsystému Nákup), tak i vytvářet odběratelské faktury ve formátu ISDOC v podsystému Prodej (část Fakturace). Faktury v tomto formátu mají proti jiným elektronickým dokumentům jednu nespornou výhodu – díky jednotné formě je možné informace z nich do Orsoftu importovat. Odpadá tak 11

náročné a někdy i nepřesné prvotní pořízení údajů z faktury. Výhoda importu faktur je sice jen na straně odběratele, obě strany však mohou počítat s úsporou papíru, poštovného i času. Vystavené faktury v tomto formátu lze zasílat odběratelům jak na dohodnutou e-mailovou adresu, tak i do datové schránky.

2.2.1. Jaký je rozdíl mezi formátem ISDOC a ISDOCX? 2.2.1.1. Struktura dokumentu formátu ISDOC Formát ISDOC je jednodušší a je určen pro faktury bez příloh. Struktura dokumentu je následující: Hlavička dokumentu XML <položka první> obsah . . . Tagy xml dokumentu . . . <poslední položka> obsah el.podpis a certifikat 2.2.1.2. Struktura dokumentu formátu ISDOCX Tento formát je určen pro faktury s přílohami. Struktura dokumentu je následující: Hlavička dokumentu XML <položka první> obsah . . . Tagy xml dokumentu . . …přidán tag s hodnotou Hash pro přílohu1….je vypočítán z příloha1.pdf …přidán tag s hodnotou Hash pro přílohu2….je vypočítán z příloha2.doc . <poslední položka> obsah el.podpis a certifikat Mimo fakturu volně leží dokumenty příloha1.pdf a příloha2.doc. Elektronický podpis faktury ve formátu ISDOC v sobě „zahrnuje“ i hash obou příloh. Máme dokumenty: faktura.isdoc , příloha1.pdf, příloha2.doc. V dalším kroku se tyto tři dokumenty zazipují a vznikne dokument faktura.isdocx. Formát isdocx signalizuje, že faktura je s přílohami. Přípona ISDOCX zde nahrazuje obvyklou příponu .zip. Pokud je v dalším textu používáno „faktury ve formátu ISDOC“, je tím myšlen i formát ISDOCX.

2.2.2. Právní aspekty faktur ve formátu ISDOC Faktura ve formátu ISDOC se dá poslat e-mailem, je elektronicky podepsaná, ale v právním sporu se nedá doložit, že elektronický podpis existoval v daném čase v minulosti (systémové datum na počítači se dá měnit a nelze tedy prokázat, že elektronický podpis nebyl k dané faktuře vyroben až dodatečně např. po uplynutí splatnosti faktury). 12

Tento nedostatek odstraňuje zasílání faktur ve formátu ISDOC přes datovou schránku. Při zasílání přes datové schránky vznikne tzv. Poštovní datová zpráva (dále zkratka PDZ). Poštovní datová zpráva je vlastně dokument s příponou .zfo a má následující složení: 1. Hlavička (obsahuje i časové razítko, které nezpochybnitelně stvrzuje čas odeslání podepsané faktury) 2. Tělo zprávy (obsahuje dokument.isdoc případně s přílohami dokument.isdocx)

2.2.3. Terminologie kolem ISDOC Pozor, je třeba rozlišovat následující termíny: ISDOC = nejobecnější termín, jde o typ dokumentu resp. formát dokumentu ISDOCX = totéž jako ISDOC, navíc však obsahuje přílohy k faktuře ISDOC_D = druh dokumentu pro Orsoft = faktura došlá ISDOC_V = druh dokumentu pro Orsoft = faktura vydaná

2.2.4. Dodavatelské faktury ve formátu ISDOC v Orsoftu – stručně      

Faktura ve formátu ISDOC může přijít do firmy buď jako příloha e-mailu nebo prostřednictvím datové schránky. V obou případech je nutné vlastní fakturu ve formátu ISDOC uložit do určeného datového adresáře na klienta (výchozí adresář). V úloze Evidence faktur je třeba provést import ISDOC faktury. V okamžiku importu dojde k vymazání faktury ve výchozím adresáři na klientu. Faktura se přesune do centrálního úložiště dokumentů. Jde opět o adresář dle nastavení v číselníku druhů dokumentů. Zároveň je automaticky do Evidence faktur k příslušné faktuře zapsána vazba na elektronický dokument a v souboru elektronických dokumentů je dokument označen jako „zpracovaný“. Pokud není používána úloha Evidence faktur, probíhá zpracování ISDOC faktur prakticky stejně v denním souboru.

2.2.4.1. Dodavatelské faktury ve formátu ISDOC – nastavení číselníků Před prvním použitím faktur ve formátu ISDOC v Orsoftu je nutné provést výchozí nastavení následujících číselníků: Číselník/soubor Číselník druhů dokumentů Číselník typů elektronických dokumentů Číselník druhů ISDOC faktury Adresy pro elektronickou komunikaci

Aktualizace 1-5-e-b-a 1-5-e-b-b 1-1-a-a 1-6-a-a-6

Zálohování 1-5-w-f 1-5-w-g 1-1-w-1-q 1-6-w-g

Název souboru odruh otyped ofad o6a6

K číselníku druhů dokumentů a typů dokumentů přibývají dva nové číselníky, používané v souvislosti s fakturami ve formátu ISDOC. A také soubor Adresy pro elektronickou komunikaci, kde lze zadat doplňující informace pro elektronickou komunikaci s jednotlivými dodavateli/odběrateli.

13

Obsah číselníku druhů dokumentů po obnově ze vzorového adresáře:

Další druhy dokumentů nelze uživatelsky doplňovat, lze pouze u jednotlivých druhů doplnit některé položky. Příklady nastavení číselníku druhů dokumentů pro dodavatelské faktury ve formátu ISDOC:

14

Do položky „Umístění“ lze kromě cesty zadat i „masku“ k rozdělení faktur do adresářů podle času.

Detail nastavení číselníku typů elektronických dokumentů pro faktury ve formátu ISDOC:

15

V tomto číselníku se uvedena cesta k programu pro prohlížení faktur ve formátu ISDOC. Aktuální verzi programu ISDOC Reader lze získat na internetu na www.isdoc.org. Pro další usnadnění práce při pořízení údajů k faktuře je používán ještě další číselník, kde jsou dodavatelské faktury více specifikovány a je tam možné nastavit vazby na typy dokladů v Katalogu saldokonta. Jde o číselník Druhy faktur ISDOC, který obsahuje seznam možných vstupů/výstupů faktur ve formátu ISDOC. Zatím je z tohoto číselníku v Orsoftu využíván pouze záznam s klíčem PFA_D. Údaje uložené v doplňkové informaci k záznamu s klíčem PFA_D slouží pro automatické kontování faktury.

16

Příklad zadání doplňkové informace u záznamu s klíčem PFA_D – jsou zde zadány vazby na Katalog saldokonta:

Toto nastavení platí pro dodavatelské faktury od všech zákazníků. V případě, že bude potřeba účtovat odlišně podle jednotlivých dodavatelů, je třeba uvést tyto typy dokladů z Katalogu saldokonta přímo u konkrétní firmy v doplňku adresáře s názvem Adresy pro elektronickou komunikaci ve volbě 1-6-a-a-6.

17

Záznamy v tomto souboru je třeba zadat všem odběratelům, se kterými je domluveno zasílání faktur v elektronické podobě (buď ISDOC nebo PDF). A dále u těch dodavatelů, kteří nám budou zasílat faktury ve formátu ISDOC a pro kontaci faktury budou potřeba jiné informace než uvedené v doplňkové informaci číselníku druhů faktur ISDOC. 2.2.4.2. Dodavatelské faktury ve formátu ISDOC – import do Evidence faktur V podsystému Finanční účetnictví v evidenci došlých faktur je k dispozici zelená ikona, která umožní importovat faktury ve formátu ISDOC. Druhá ikona znázorňuje symbol elektronického dokumentu a umožňuje prohlížení dokumentu v elektronické podobě.

Po kliknutí na první ikonu se nabídne seznam faktur ve formátu ISDOC, které jsou určeny ke zpracování (tj. leží na klientu ve vstupním adresáři pro import). K dispozici je klávesa F8, která zobrazí detailní obsah faktury – viz obrázek a usnadní rozhodnutí, kterou fakturu importovat.

Zobrazení ISDOC faktury je možné vyvolat i z jiných míst Orsoftu. Spustí se program ISDOC Reader, ve kterém se ISDOC faktura zobrazí v přehledném tvaru:

18

Po importu faktury do Evidence faktur lze případně doplnit některé další údaje, které na faktuře nebyly, ale v Orsoftu se sledují, a potom záznam uložit. 2.2.4.3. Dodavatelské faktury ve formátu ISDOC – import do denního souboru Dodavatelské faktury ve formátu ISDOC je také možné importovat přímo do denního souboru (pokud není používána Evidence faktur). V tomto případě je třeba v aktualizaci denního souboru vyplnit údaje hlavičkové věty – tj. období, závod, DŘ, dávka a „Z účtu“.

Typ dokladu se nemusí vyplňovat v případě, že je vyplněn v doplňku adresáře (soubor o6a6) u příslušné firmy, která fakturu posílá. Pokud tento doplněk k adresáři neexistuje, potom je nutné typ dokladu uvést. Údaje z importované faktury se doplní do denního souboru, včetně rozúčtování a kontací, je-li nastavená vazba na Katalog saldokonta v doplňku k adresáři (soubor o6a6). Pokud vazba v doplňku k adresáři nastavena není, je potřeba účty, střediska a další údaje doplnit ručně. Faktura v denním souboru, která nemá doplněné všechny potřebné údaje, je označená chybou. Po potvrzení hlavičkové věty je zobrazeno rozúčtování, kde je také k dispozici ikona na prohlížení ISDOC faktur.

19

Rekapitulace přidělení typu dokladu dle katalogu saldokonta na importovanou fakturu ISDOC: 1. Nastavení v doplňkové informaci v číselníku druhů faktur ISDOC (ofad) platí pro příchozí faktury všech firem. 2. Nastavení v doplňku k adresáři (soubor o6a6 Adresy pro elektronickou komunikaci) platí pro všechny došlé faktury konkrétní firmy a má přednost před nastavením dle bodu. 3. Pokud nebude provedeno nastavení ani podle bodu 2 ani podle bodu 1, budou z došlých faktur ve formátu ISDOC importovány pouze základní informace bez přidělení typu dokladu. V tomto případě je třeba zadat rozúčtování faktury ručně. Poznámka: Kromě popsaného řešení existuje ještě „zákaznické řešení“, kdy jsou faktury došlé ukládány v DMS. Z DMS jsou do Orsoftu všechny potřebné informace pro rozúčtování došlých faktur předávány, takže v tomto případě není potřebné nastavení popsané v bodu 1 a 2.

2.2.5. Odběratelské faktury ve formátu ISDOC Odběratelské faktury ve formátu ISDOC a ISDOCX je možné vytvářet v podsystému Prodej. Na začátku je samozřejmě nutné mít dobře vyplněné číselníky. 2.2.5.1. Nastavení číselníků pro odběratelské faktury ve formátu ISDOC Číselník druhů dokumentů musí obsahovat druhy dokumentu ISDOC_V:

A případně i druh dokumentu ISDOCX_V, pokud budeme k faktuře ve formátu ISDOC přikládat automaticky i přílohy: 20

V číselníku typů elektronických dokumentů musí být jak záznam pro typ ISDOC, tak i pro ISDOCX s uvedením cesty k instalovanému programu:

V číselníku druhů ISDOC faktur musí být založena věta s klíčem LFA_V:

Adresy pro elektronickou komunikaci slouží k určení odběratelů, kterým budou zasílány faktury ve formátu ISDOC nebo ISDOCX: 21

K adresáři dodavatelů odběratelů lze ve volbě 1-6-a-a-6 lze v části Adresy pro elektronickou komunikaci zadat ke konkrétnímu odběrateli, že mu budou vytvořené faktury zasílány elektronicky ve formátu ISDOC nebo ISDOCX, a to buď formou e-mailu na dohodnutou e-mailovou adresu, nebo do datové schránky. Např. zadání na obrázku říká, že odběrateli s číslem 10059 se budou faktury vytvářet ve formátu ISDOC a budou zasílány na e-mail [email protected]. Tímto způsobem lze přidávat postupně jednotlivé odběratele, podle toho, jak budou v praxi probíhat dohody o způsobu zasílání faktur. Lze tedy kombinovat zasílání faktur v papírové podobě, na e-mail i do datové schránky. 2.2.5.2. Vytvoření jednotlivé faktury ve formátu ISDOC Jednotlivě lze vytvářet faktury ve formátu ISDOC v podsystému Prodej – část Fakturace – vystavení a oprava – volba l-a-a. V prohlížení faktur lze pomocí ikony „Exporty“, nebo kombinací kláves Alt+F3, zobrazit nabídku pro vytvoření ISDOC faktury. Po potvrzení volby se vytvoří ISDOC faktura, která bude podepsána elektronickým podpisem, proběhne komunikace s obsluhou a bude vyžadováno heslo pro podpis, a na závěr proběhne odeslání na e-mail adresu podle nastavení v souboru „Adresy pro elektronickou komunikaci“.

22

Vytvořená ISDOC faktura, která byla odeslána, bude zároveň uložena na počítači podle nastavení v elektronických dokumentech a bude propojena pomocí identifikačního kódu „IKO“ s fakturou. Zobrazení této ISDOC faktury lze pomocí ikony „Dokumenty“, nebo kombinací kláves Alt+F4, v prohlížení faktur.

23

2.2.5.3. Dávkové vytváření faktur ve formátu ISDOC Volba: Prodej – Fakturace - Dávkový tisk a export - Export ISDOC (l-a-c-e) Faktury do formátu ISDOC lze vytvářet i v režimu dávkového spouštění, kdy se do zpracování vybírají faktury podle zadaného filtru. Na začátku dávkového zpracování je vyžadováno heslo pro elektronický podpis, jednotlivé ISDOC faktury jsou během dávkového zpracování okamžitě odesílány na příslušné emailové adresy podle nastavení pro jednotlivé odběratele v souboru Adresy pro elektronickou komunikaci. 2.2.5.4. Vytváření faktur ve formátu ISDOCX K jednotlivým ISDOC fakturám je umožněno připojit také přílohy v různých formátech (pdf, jpg, atd). Může se jednat například o naskenovaný dokument, obrázek nebo jiný soubor, který je potřeba zaslat společně s ISDOC fakturou. V takovém případě se vytváří soubor ve formátu ISDOCX , který obsahuje jak vlastní fakturu, tak i všechny přílohy. Jak označit přílohy, které je třeba k faktuře připojit? V prohlížení faktur (volba: Prodej – Fakturace – vystavení a oprava (l-a-a)) lze pomocí ikony „Dokumenty“, kombinací kláves Alt+F4, k jednotlivé faktuře připojit elektronické dokumenty. Pokud nebyl dosud přiřazen žádný dokument, zobrazí se nepřiřazené dokumenty pro výběr. Je možné vybrat jednu nebo i více příloh k jedné faktuře.

Přiřazené dokumenty k faktuře budou použity jako příloha pro ISDOC fakturu pouze v případě, že jsou vybrány pro export (mohou existovat i přílohy, které odběrateli poslat z nejrůznějších důvodů nechceme).

24

Vytvoření faktury ISDOC s přílohou je v dalších krocích stejné jako vytváření faktury bez přílohy. Výsledným souborem je v tomto případě faktura typu ISDOCX a vytvořený soubor má příponu „.isdocx:“. 2.2.5.5. Odběratelské faktury ve formátu ISDOC pro pokročilé Do této kapitoly bude ještě doplněno:  jak potlačit tisk papírové podoby faktury v případě, že s odběratelem komunikuji pomocí ISDOC formátu  jak se jmenují vzory pro tvorbu ISDOC faktury v systémových vzorech  jak tisknout upravené vzory pro tvorbu ISDOC faktur z uživatelských vzorů  jak definovat v adresáři pro elektronickou komunikaci, že se má použít jiný vzor z uživatelských vzorů

2.2.5.6. Import odběratelských faktur ve formátu ISDOC do Finančního účetnictví Ve spolupráci se ZVVZ Milevsko se připravuje načtení odběratelské faktury ve formátu ISDOC do denních souborů ve Finančním účetnictví. Jde o situaci, kdy zákazník používá jiný software pro fakturaci (ne Orsoft) a nevyužívá pro předání do Finančního účetnictví rozhraní „rodbyt“. Import odběratelských faktur ve formátu ISDOC bude v tomto případě prováděn do denních souborů Finančního účetnictví. Pokud se u faktury bude shodovat IČO dodavatele s IČ v konfiguraci Základní části, tak půjde o odběratelskou fakturu. Při importu odběratelské faktury do denního souboru bude automaticky provedeno následující:  při zobrazení faktury ve formátu ISDOC se v názvu zobrazí název odběratele  na straně Finančního účetnictví se naplní údaje o firmě z údajů "odběratel"  kontace se doplní z číselníku druhů faktur ISDOC (ofad) z položky LFA_V, LFA_VO, LFA_Z. 25

3. Orsoft a datové schránky Co jsou to datové schránky je snad všeobecně známo a není to obsahem tohoto materiálu. Od ledna 2010 je možné zasílat do datové schránky i faktury ve formátu ISDOC a lze předpokládat, že brzy bude možné zasílat do datových schránek i další elektronické dokumenty. Dá se očekávat, že role datových schránek se bude v ERP s postupem času zvyšovat, a to i za situace, že používání datové schránky pro tyto účely je zpoplatněno.

3.1. Poštovní datová zpráva Orsoft umožňuje zasílání faktur ve formátu ISDOC a ISDOCX také do datových schránek. Posílání faktur ve formátu ISDOC prostřednictvím datové schránky má dvě etapy. Nejprve je třeba dodat fakturu ve formátu ISDOC do datové schránky – za tuto etapu se platí podle ceníku české pošty, a to bez ohledu na to, zda příjemce zprávu otevře, či ne. Faktura ve formátu ISDOC se v datové schránce stává tzv. Poštovní datovou zprávou (dále PDZ). Poštovní datová zpráva (někdy také komerční datová zpráva) je služba, kterou poskytuje Česká pošta v souvislosti s provozem datových schránek. Po otevření Poštovní datové zprávy příjemcem jde o doručení PDZ, které je již zdarma, přestože se současně generuje a zasílá doručenka do datové schránky odesilatele. Na doručence je uveden explicitně datum a čas kdy fakturu příjemce poprvé opravdu uviděl. Pro PDZ obsahující faktury ve formátu ISDOC neexistuje tzv. 10tidenní fikce doručení.

3.2. Pravidla pro provoz datových schránek, ceník Pro poštovní datové zprávy platí následující pravidla: 1. Aktivace služby se provádí v klientské zóně České pošty (registrace zdarma) http://klientskazona.cpost.cz/index.jsp 2. Objednávka služby je dostupná po přihlášení do Klientské zóny. Zájemce o službu, který ještě není do Klientské zóny zaregistrován, si nejprve musí založit přístupový účet. 3. Po přihlášení do Klientské zóny, výběru elektronické služby "Poštovní datová zpráva" a zadání identifikačního čísla datové schránky žadatele, je tomuto žadateli umožněn vstup do registračního formuláře pro objednání služby. 4. V registračním formuláři musí žadatel vyplnit povinné údaje, po potvrzení registrace je do zvolené datové schránky odeslána datová zpráva obsahující kontrolní PIN kód. PIN kód slouží k dokončení objednávky a aktivaci služby. 5. Doručený PIN kód zadá žadatel do příslušného pole v aktivačním formuláři. Po výběru způsobu fakturace a kontrole PIN kódu je služba aktivována.

Příjem PDZ je zdarma. Cena za zasílání je dvousložková: Odeslání Poštovní datové zprávy (Cena / 1 PDZ) 15,04 Kč 26

Měsíční poplatek za využívání služby Počet zpráv odeslaných v měsíci 1 - 10 11 - 50 nad 50

Cena / měsíc 50,- Kč 35,- Kč 20,- Kč

3.2.1. Aktivace služby PDZ Nejdříve je třeba si zaregistrovat účet v klientské zóně na www.cpost.cz – viz následující postup:

27

28

29

30

3.2.2. Co je třeba nastavit v Orsoftu pro zasílání do datové schránky? Používání PDZ v Orsoftu je podmíněno splněním následujících předpokladů:  

Je třeba mít podpisový klíč (spíše kvalifikovaný). Login do datové schránky – konfigurace internetu - volba *-j-a

Pokud nevyplníme heslo zde, budeme nuceni zadat heslo v okamžiku odesílání do datové schránky (bezpečnější varianta). Příklad číselníku druhů dokumentů včetně záznamu pro vydané faktury ve formátu ISDOC:

31

Do adresáře uvedeného v položce „Umístění“ budou ukládány vydané faktury ve formátu ISDOC. 

Číselník druhů faktur - stačí obnovit číselník ze vzorového adresáře.

32



Faktury ve formátu ISDOC budou zasílány pouze těm odběratelům, se kterými bude tato forma zasílání faktur předem dohodnuta. Forma odběratelské faktury i způsob jejího doručení musí být v Orsoftu zadán u konkrétního odběratele v doplňku k adresáři s názvem Adresy pro elektronickou komunikaci.

33



V Adresách pro elektronickou komunikaci si vybereme typ dokumentu LFA_V, druh dokumentu musí být ISDOC_V a způsob předání ISDS (Informační systém datových schránek). V položce „Umístění“ je ID datové schránky, do které chceme faktury ve formátu ISDOC doručovat.

Tím je zasílání ISDOC faktur do datových schránek je nastaveno. Pro nastavení každého dalšího odběratele je třeba zopakovat poslední krok tj. zadat způsob zasílání faktur do souboru Adres pro elektronickou komunikaci.

3.3. Zasíláme fakturu ISDOC do datové schránky V podsystému Prodej - volba l-a-a je k dispozici možnost zaslat do datové schránky jednotlivé ISDOC faktury. Postupujeme následujícím způsobem: 1. Postavíme se na příslušnou fakturu, použijeme ikonu Export v horní liště a vybereme typ exportu:

2. Dále jsme dotázání na výběr podpisového klíče (a heslo k němu), kterým chceme fakturu podepsat. 3. Dochází k podepsání elektronického dokumentu (dokument má formát XML).

34

4. V dalším kroku zadáme heslo a přístup do datové schránky. 5. A faktura je do datové schránky odeslána! Zasílání faktur do datové schránky je také k dispozici v dávkových úlohách, kde jsou vytvářeny faktury. Poznámky: Zde bude ještě doplněn přesnější popis dávkového vytváření ISDOC faktur. V tomto okamžiku se v Projekci řeší přílohy k vydaným ISDOC fakturám, zatím je možné vytvářet pouze faktury ISDOC bez příloh. Zatím není možné ve formátu ISDOC vytvářet některé méně běžné druhy faktury (zálohové, se spotřební daní apod.). Budou doprogramovány až vznikne konkrétní potřeba u zákazníků, v případě faktur se spotřební daní není zatím ani podpora ze strany tvůrců ISDOC faktur.

4. Workflow Na úvod kapitoly o workflow je nezbytné vysvětlit několik pojmů a zabřednout trochu do filosofie workflow v Orsoftu. Pokud hned neporozumíte, nezoufejte. Následují popisy konkrétních systémových workflow s mnoha obrázky! A v závěru kapitoly najdete pár důležitých věcí, které se nepodařilo jinam zařadit.

4.1. Pojmy Workflow umožňuje navrhnout, sledovat a vyhodnocovat průběh pracovních postupů ve firmě. Součástí pracovního postupu jsou jednotlivé kroky pracovního postupu. Workflow zahrnuje jak systémové pracovní postupy, které byly naprogramovány v jednotlivých podsystémech Orsoftu, tak i uživatelské postupy, které si můžete sami vytvořit s použitím nástrojů, které jsou k dispozici v podsystému Základní část. Uživatelské postupy tedy používají pouze „základ“ = motor workflow, systémové postupy mají navíc podporu ve formě speciálních programů integrovaných do jednotlivých podsystémů. Předmětem pracovních postupů ve firmě jsou velmi často dokumenty v elektronické podobě, z tohoto důvodu je workflow provázáno s úlohou Elektronické dokumenty. Osoby, které se účastní pracovních postupů, lze rozdělit podle rolí. Správce pracovního postupu je jakýsi dohlížitel nad průběhem pracovního postupu a má některé speciální pravomoci. Zakladatel pracovního postupu může „založit“ nový pracovní postup (ale jen na základě existujícího vzoru pracovního postupu). Účastník pracovního postupu vykonává příslušnou aktivitu v rámci jednoho kroku pracovního postupu. Všechny osoby, které se účastní pracovních postupů, musí být zadány v souboru Oprávnění a musí mít minimálně přístup k úloze workflow. Týká se to i osob, které přistupují k WF prostřednictvím Orsoftu web.

35

Pro posílání e-mailů (nejen ve workflow)

Pro přihlášení do Orsoftu web

Účastníci pracovních postupů jsou ve správném okamžiku a přehledným způsobem informováni o svých úkolech v pracovních postupech. K tomuto účelu slouží různě zabarvená ikona workflow při vstupu do Orsoftu, případně e-mail vygenerovaný a zaslaný účastníkovi příslušného pracovního postupu. V souboru vytvořených konkrétních pracovních postupů jsou jednotlivé postupy rozlišeny barevně podle priorit (nové, probíhající, ukončené). Nad tímto souborem je také možné (a efektivní) využívat různé druhy filtrů. Uzavřené pracovní postupy je možné (a vhodné) odkládat do archivu pracovních postupů – zvýší se tím přehlednost souboru pracovních postupů. Lze využít jak připravených nabídek pro automatickou archivaci, tak provádět ruční uložení ukončených pracovních postupů do archivu. Pokud chceme workflow ve firmě používat, je dobré si nejdříve uvědomit, kde by mohlo přinést nějaký efekt. Vytipujeme si konkrétní postup, rozdělíme jej na kroky, uvědomíme si, co bude každý krok zahrnovat, kdo se ho zúčastní. Rozhodneme se, v jaké formě se budou v pracovním postupu používat dokumenty. Určíme, kdo bude zadavatelem a správcem procesu. Vybereme si formu upozorňování na nové úkoly ve workflow. A teprve potom se můžeme věnovat jednorázovému nastavení konfigurace workflow a potřebných číselníků. Chcete-li si po tomto stručném úvodu něco začít s workflow, je třeba nejdříve obnovit a posléze doplnit Číselník aktivit a Číselník typů pracovních postupů a poté vytvořit Vzory pracovních postupů. Teprve na základě existujících Vzorů pracovních postupů je možné založit a zpracovávat konkrétní pracovní postupy. Nastavení workflow i další funkce související s workflow najdete v Orsoftu pod volbou 1-5-f.

4.1.1. Nastavení konfigurace pro workflow Před používáním workflow je nutné v konfiguraci v části elektronická komunikace aktivovat používání workflow a nastavit prodlevu pro interní upozorňování na úkoly ve workflow. Bez tohoto nastavení nebude 36

žádné workflow v Orsoftu fungovat. A naopak aktivace workflow nemá smysl tam, kde není používáno – dochází ke zbytečnému zdržování a testování v programech.

4.1.2. Přehled používaných číselníků a souborů Číselník/soubor Číselník aktivit Číselník typů pracovních postupů Vzory pracovních postupů - hlavičky Vzory pracovních postupů – kroky Pracovní postupy - hlavičky Pracovní postupy – kroky Pracovní postupy – archiv

Aktualizace 1-5-f-b-c 1-5-f-b-b 1-5-f-b-a 1-5-f-b-a 1-5-f-a-b 1-5-f-a-b 1-5-f-d

Zálohování 1-5-w-a-t 1-5-w-a-s 1-5-w-a-q 1-5-w-a-q 1-5-w-a-m 1-5-w-a-m 1-5-w-a-o

Název souboru ofwa ofwt ofwpv ofwkv ofwp ofwk ofwpa

Tyto číselníky a soubory jsou popsány v následujícím textu. Soubory „hlavičky“ a „kroky“ jsou vzájemně propojené. Výchozí nastavení všech číselníků a vzorů potřebných k workflow lze obnovit najednou ve volbě 1-5-w-b-d.

4.1.3. Číselník aktivit Existence číselníku aktivit je nezbytnou podmínkou pro zahájení práce s úlohou Workflow. Aktivita je prakticky činnost, kterou je třeba provést v rámci jednoho kroku pracovního postupu – například Kontrola, Odsouhlasení, Schválení, Podepsání, Oprava apod. Lze rozlišit dva základní druhy aktivit – systémové a uživatelské. Systémové aktivity jsou vytvořeny autory jednotlivých podsystémů Orsoftu v závislosti na tom, 37

jaké pracovní postupy jsou v jednotlivých podsystémech používány (a naprogramovány). Název systémové aktivity vždy začíná prvním písmenem podsystému, ve kterém je aktivita používána (např. aktivity používané ve Finančním účetnictví začínají písmenem P), zároveň je systémová aktivita označena příznakem.

Na obrázku vidíte část systémových aktivit dodávaných ve vzorovém číselníku. Pro systémové prvky v rámci workflow používáme vždy velká písmena! Systémové aktivity se nesmí rušit! Případné uživatelské aktivity se doplňují v aktualizaci tohoto číselníku malými písmeny.

Jde o detail záznamu nejpoužívanější systémové aktivity – odsouhlasení došlé faktury.

38

4.1.4. Číselník typů pracovních postupů Číselník typů pracovních postupů je seznam používaných pracovních postupů, kde u každého typu pracovního postupu jsou definovány jeho vlastnosti. Využívá se dále v souboru vzorů pracovních postupů i v souboru pracovních postupů. Rozlišují se systémové typy pracovních postupů (jsou označeny příznakem a první písmeno typu odpovídá písmenu podsystému) a uživatelské typy pracovních postupů. Číselník obsahující systémové typy pracovních postupů je dodáván ve vzorovém adresáři.

Tyto systémové pracovní postupy jsou součástí Orsoftu verze 9.3. Podle prvních písmen typu je zřejmé, že systémové typy pracovních postupů byly kromě Základní části vytvořeny také v podsystému Finanční účetnictvím a Mzdy. Číselník typů pracovních postupů lze v aktualizaci doplnit o případné uživatelské pracovní postupy (typ zadat malými písmeny!).

39

Toto je detail „nejpoužívanějšího“ typu pracovního postupu. Vzorové nastavení lze doplnit o požadavek na automatickou archivaci pracovního postupu. Pokud je požadavek zaškrtnut, objeví se pole, kde jde zadat počet dní, po kterých je ukončený pracovní postup přesunut ze souboru Pracovních postupů do Archivu pracovních postupů.

4.1.5. Vzory pracovních postupů Soubor Vzory pracovních postupů obsahuje vzorové pracovní postupy, na jejichž základě se generují konkrétní pracovní postupy. Vzory pracovních postupů jsou dvou druhů – systémové a uživatelské. Systémové vzorové postupy jsou navrženy a naprogramovány autory a jsou využívány v jednotlivých podsystémech Orsoftu. To, že je vzor systémový, je prakticky určeno typem postupu. Systémový je ve skutečnosti typ. Vzor pracovního postupu se stává systémovým, pokud je použit systémový typ. Systémové vzory pracovních postupů jsou dodávány ve vzorovém adresáři. Tyto „dodávané“ systémové vzory mají v Identifikátoru hodnotu VZOR a nelze je editovat. Lze z nich pouze kopírovat nové záznamy s číselným identifikátorem, a ty upravit podle pokynů v nápovědě pro daný typ. Uživatelské vzory si vytváří každý uživatel sám podle svých potřeb (a k tomu si nejprve musí vytvořit uživatelský typ). Prakticky se při vytváření vzorů pracovních postupů vychází z firemních požadavků na jednotlivé pracovní postupy. Využití workflow ve firmě by měla vždy předcházet analýza konkrétní oblasti, jejíž součástí bude zmapování současných postupů, vyhodnocení jejich nedostatků a návrh nových postupů. Vzory pracovních postupů jsou v Orsoftu uloženy ve dvou souborech – jde o soubor vzorů pracovních postupů a soubor kroků vzorů pracovních postupů. Soubor vzorů pracovních postupů obsahuje hlavičkové věty – zde jsou shromážděny společné informace pro celý vzor pracovního postupu. Soubor kroků obsahuje informace vztahující se pouze ke konkrétnímu kroku pracovního postupu. Ke každému postupu může být definován libovolný počet za sebou jdoucích kroků.

40

Jen kompletně připravený vzorový postup lze „zpřístupnit k používání!

Popis stavu na obrázku:  Soubor Vzory pracovních postupů po obnově ze vzorového adresáře obsahuje pouze ty záznamy, které mají ve sloupci rozlišení text „VZOR“. Tyto záznamy slouží opravdu pouze jako vzorové, nelze je aktualizovat, ale pouze „Opsat“ a pak pokračovat v úpravě nově vytvořeného záznamu.  Nově vytvořené záznamy se od vzorových liší tím, že nemají ve sloupci „Rozlišení“ uveden text VZOR, ale již konkrétní rozlišení.  Záznam vytvořený „opisem“ je třeba doplnit o další potřebné informace (například „podmínku“, kdy bude tento vzorový postup použit), a také k němu vytvořit příslušné vzorové kroky.  Teprve kompletní vzorový postup včetně všech vzorových kroků lze označit prostřednictvím klávesy „Zpřístupnění“ za připravený k používání (sloupec „Připraven“ = Ano).

4.1.6. Vzorové kroky pracovního postupu Pracovní postup se skládá z jednotlivých kroků v určeném pořadí. Kroky mohou být definovány pouze v řadě za sebou, v rámci pracovního postupu není možné definovat větvení nebo podmiňování kroků. V každém kroku musí být uveden „Účastník“, „Aktivita (systémová nebo uživatelská) a „Způsob upozornění“. Definováním jednotlivých kroků se vytváří jakási šablona, podle které bude probíhat konkrétní pracovní postup. Každý krok vlastně definuje jeden úkol, který má splnit konkrétní účastník. Účastník je na nutnost splnit určitý úkol upozorněn v okamžiku, kdy je „na řadě“. Upozornění účastníka je možné buď e-mailem, zprávou při vstupu do Orsoftu či stavem ikony pro WF v horní liště Orsoftu. 41

Velmi užitečná klávesa, zejména při vkládání kroků!

Na obrázku je vzorový postup s názvem Faktura dodavatelská, který má dva kroky. Krok první je uživatelský (nepovinný, ale v tomto případě užitečný) s názvem Kontace došlé faktury. Účastník tohoto kroku je povinen do poznámky uvést kontaci faktury.

Nepovinné, ale užitečné požadavky!

Pro urychlení průběhu pracovních postupů lze limitovat i čas potřebný na splnění konkrétního úkolu. 42

Druhý krok z tohoto příkladu je systémový (viz P0SOUHLAS velkými písmeny), jeho účastník má odsouhlasit fakturu, aby mohla být proplacena. Oba kroky tohoto vzoru pracovního postupu jsou nastaveny tak, že jejich účastníci jsou upozorňováni pouze v Orsoftu (nikoliv e-mailem).

4.1.7. Pracovní postupy Konkrétní pracovní postupy vznikají založením pracovních postupů na základě vzorů pracovních postupů, u systémových pracovních postupů jsou však většinou generovány. Jsou uloženy v souboru pracovních postupů a v souboru kroků pracovních postupů. Soubor pracovních postupů obsahuje tzv. hlavičkové věty tj. společné údaje pro pracovní postup, soubor kroků pracovních postupů obsahuje jednotlivé kroky pracovních postupů. Každý pracovní postup má jeden nebo více kroků. Počet kroků a jejich vlastnosti jsou vždy určeny ve vzoru pracovního postupu. Záznamy v souboru pracovních postupů a v souboru kroků pracovních postupů vznikají založením pracovního postupu na základě vzoru pracovního postupu nebo případně vygenerováním pracovního postupu přímo z programu (na základě systémového vzoru pracovního postupu). Ke každému pracovnímu postupu mohou být volitelně připojeny poznámky. Poznámky lze zadat jak k celému pracovnímu postupu, tak k jednotlivým krokům pracovního postupu. Poznámky k celému pracovnímu postupu (prakticky k hlavičkové větě) může aktualizovat pouze zadavatel pracovního postupu, účastníci pracovního postupu mohou tyto poznámky pouze číst. Poznámky k jednotlivým krokům pracovního postupu mohou aktualizovat účastníci příslušného kroku, zadavatel a ostatní účastníci mohou poznámky ke kroku pouze číst. K pracovnímu postupu může být volitelně připojen i elektronický dokument, uložený v souboru elektronických dokumentů. Přiřazení elektronického dokumentu může provést zadavatel nebo správce pracovního postupu, u systémových pracovních postupů může být dokument připojen i automaticky v rámci vygenerování pracovního postupu programem. Prohlížet přiřazený elektronický dokument mohou všichni účastníci pracovního postupu. 43

4.1.8. Kroky pracovního postupu Jsou to úkoly přidělené jednotlivým účastníkům pracovního postupu, které byly vytvořeny na základě vzorových kroků příslušného pracovního postupu. Příklad možných kroků pracovního postupu je uveden na následujícím obrázku.

Na úrovni kroků konkrétního pracovního postupu je důležité jejich splnění. Platí, že pokud není splněn předcházející krok, nelze plnit krok následující. Krok postupu může nabývat následujících stavů: Zatím nesplněno = účastník ještě neprovedl požadovaný úkol, následující kroky nemohou probíhat Splněno = úkol byl splněn, nic nebrání provádění dalších kroků Vráceno = úkol nemůže být splněn, dochází k přerušení pracovního postupu a informování zadavatele o této skutečnosti. Následující kroky již neprobíhají. Účastník kroku může nebo v některých případech i musí uvést další doplňující údaje do poznámky kroku (viz pole „Vaše poznámka“). Například u aktivity „Předkontace faktury“ (viz obrázek níže) by měl účastník kroku uvést, jak se částka uvedená na faktuře bude účtovat. Pro splnění svého úkolu má účastník kroku k dispozici „Poznámku k celému pracovnímu postupu“ (na obrázku jsou v ní stručné údaje o obsahu faktury) i poznámky účastníků z předcházejících kroků v poli „Historie poznámek“.

44

4.1.9. Ikony používané ve workflow Při praktickém používání workflow v Orsoftu se můžete setkat s těmito ikonami:

vaše workflow obsahuje nové úkoly, které ještě nebyly ani zobrazené

vaše workflow obsahuje úkoly, o kterých již víte, ale ještě nejsou splněné

vaše workflow neobsahuje žádné úkoly a vše je splněné

kroky pracovního postupu

systémové filtry: v pořadí zleva pouze neprohlédnuté, všechny nevyřízené, vyřízené i nevyřízené, po termínu. 45

ikona pro zobrazení „připojeného“ elektronického dokumentu (měla by se používat i jinde, než v oblasti workflow)

4.2. Systémové workflow v Orsoftu V této části následuje popis těch systémových workflow, která jsou k dispozici v Orsoftu verze 9.3. Počítá se s tím, že nabídka systémových workflow bude v dalších verzích postupně rozšiřována. Seznam systémových workflow najdete v číselníku typů pracovních postupů (typ pracovního postupu je uveden vždy velkými písmeny!).

4.2.1. Faktura dodavatelská – P0FADOE Systémové workflow pro faktury dodavatelské je v praxi nejčastěji používané workflow. Pokud do firmy přichází více faktur a procházejí rukama více osob, je vhodné zvážit, zda by zde workflow nemohlo uspořit práci, zprůhlednit a zrychlit „obíhání“ faktur po firmě. V Orsoftu je toto systémové workflow k dispozici pouze ve skupině úloh Evidence faktur v podsystému Finanční účetnictví. Ve vzorovém číselníku typů pracovních postupů je zadáno takto:

46

Zatím nepožadujeme automatickou archivaci.

Před používáním workflow pro došlé faktury je vhodné si uvědomit následující skutečnosti:  Kolik faktur do firmy přichází za určité období?  Jaké druhy faktur do firmy přicházejí (režijní, materiálové)?  V jakém jsou formátu (papír, PDF, ISDOC)?  Přes které osoby a v jakém pořadí faktura po firmě obíhá?  Mají osoby pracující s fakturami přístup k počítači?  Co dělají konkrétní osoby s fakturou?  Kde faktura končí?  Vyhovuje současný způsob zpracování faktur? Jaké jsou problémy?  Není vhodná příležitost ke změně současných zvyklostí?  Jaké výhody by mohlo přinést používání workflow? Odpovědi na tyto otázky je třeba zanalyzovat a na základě závěrů navrhnout a vytvořit vzorové pracovní postupy pro oběh faktur ve firmě. Příklad: Pro firmu je třeba připravit workflow pro režijní dodavatelské faktury. Faktury přicházejí převážně jako papírové, ale na podatelně jsou naskenovány a uloženy do určeného adresáře v počítači. Jako první dostává fakturu osoba, která zkontroluje její formální správnost a zadá ji do počítače. Další osoba poznamená na košilku faktury účetní kontaci a jako poslední dostává fakturu do ruky majitel, který rozhoduje, zda je možné fakturu proplatit tj. dává souhlas k jejímu proplacení. Jak budeme postupovat? V Orsoftu již máme nastaveno používání workflow v konfiguraci a obnovená vzorová nastavení všech číselníků potřebných pro workflow. Vyjdeme ze vzorového pracovního postupu P0FADOE:

47

Pomocí klávesy „Opsat“ si založíme nový systémový vzor pracovního postupu se stejným typem. Do položky „Rozlišení“ se automaticky vygeneruje pořadové číslo vzor pracovního postupu v rámci typu. V aktualizaci musíme/můžeme doplnit další společné vlastnosti pro vzor pracovního postupu:

48

V položce „Správce“ bude uvedeno číslo osoby ze souboru Oprávnění, která provádí dozor nad probíhajícími workflow typu P0FADOE a řeší případné nestandardní situace (má více práv a většinou i znalostí, než standardní účastník workflow). V položce “Předmět“ lze použít libovolný výstižný název vzoru pracovního postupu. Důležitá je položka „Podmínka“ – v našem případě tam vyplníme hodnotu 2 z číselníku oběhů faktur:

Tento číselník je součástí tzv. jedničkových číselníků podsystému Finanční účetnictví a jeho používání je volitelné. Nedodává se tedy jako vzorový, chceme-li jej používat, je nutné ho pořídit. Při zadávání číselníku je nutné dodržet z výše uvedených údajů „Jméno číselníku“, „Typ číselníku“ a „Délku klíče“. Číselník je vhodný v situaci, kdy je třeba rozlišit různé oběhy jednotlivých druhů faktur. Pro náš příklad je v tomto číselníku zadán oběh číslo 2 a v názvu položky číselníku jsou uvedeny osoby pro rychlou orientaci při výběru z číselníku.

Existují i další možnosti, jak zadat podmínku ve vzoru pracovního postupu Faktury došlé - P0FADOE. Podmínku je možné vázat nejen na „Oběh“, jak se uvedeno výše, ale také na dokladovou řadu nebo na datový slovník RDOSLO.

49

Podmínka s vazbou na datový slovník RDOSLO.

Příklad nastavení více vzorů pracovních postupů s vazbou na datový slovník RDOSLO:

50

Po zadání hlavičky vzoru pracovního postupu se můžeme pustit do zadávání vzorových kroků pracovního postupu. Potřebujeme zadat dva kroky – první pro osobu, provádějící kontaci faktury, druhý pro osobu, která fakturu schvaluje. Při použití klávesy „Opsat“ se opíše nejen hlavička vzoru postupu, ale také systémové vzorové kroky postupu – v našem případě je to krok obsahující systémovou aktivitu P0SOUHLAS. Krok s touto aktivitou musí být vždy součástí vzoru postupu P0FADOE! My zde doplníme první krok pracovního postupu, který obsahuje aktivitu „Kontace“. Tato aktivita je uživatelská, samozřejmě jsme si ji předtím museli zadat do číselníku aktivit. Máme zadané tedy potřebné dva kroky pracovního postupu – viz obrázek:

51

Ke každému kroku vzorového pracovního postupu je však třeba zadat ještě řadu dalších upřesňujících informací a požadavků:

Osoba vykonávající kontace

aktivitu

Upozornění pouze při vstupu do Orsoftu

Zadání druhého kroku se liší nejen aktivitou, ale i způsobem upozornění, protože majitel nepoužívá Orsoft denně. Bude tedy dostávat zprávy na svůj e-mail, který má uvedený v souboru Oprávnění. 52

Poslední krok zde má vždy hodnotu nula!

V okamžiku, kdy máme nastavené a kompletní všechny kroky vzoru pracovního postupu, můžeme pracovní postup zpřístupnit. Teprve po „Zpřístupnění“ je vzor pracovního postupu použitelný pro generování vlastního konkrétního pracovního postupu. Naopak chceme-li vzor pracovního postupu upravovat v aktualizaci, musíme ho „Znepřístupnit“ = Ne ve sloupci „Připraven“.

53

V okamžiku, kdy je kompletně zadán vzor pracovního postupu včetně všech požadovaných kroků a je „Zpřístupněn“, je možné začít generovat konkrétní workflow z úlohy Evidence faktur. V našem příkladě jsou faktury po příchodu firmy naskenovány a v elektronické podobě uloženy do adresáře určeného v číselníku druhu dokumentů pod číslováním podle masky uložené tamtéž. Označení naskenovaného dokumentu je vhodné ručně poznamenat na papírovou fakturu.

54

Zdroj pro import se v tomto případě nevyplňuje, faktura se neimportuje

Masku lze upravit i v závislosti na počtu příchozích faktur

Obsluha úlohy Evidence faktur převezme faktury v papírové podobě a pořizuje z nich záznamy do Evidence faktur.

Číselník oběhů je třeba si zadat předem! 55

Pro potřeby workflow je důležité určení čísla oběhu (výběr z uživatelského číselníku „robeh“). Po stisknutí klávesy „Poznámka“ je možné také zadat libovolnou poznámku (v tomto okamžiku zadaná poznámka bude „putovat“ celým procesem workflow). Protože chceme, aby ve workflow obíhaly faktury v elektronické podobě, připojíme v tomto okamžiku elektronickou podobu faktury k záznamu v Evidenci faktur:

Po použití klávesy „Další“ a volby „Dokumenty“ dojde k nabídce seznamu „nových dokumentů“ ležících v určeném adresáři na klientu a po výběru je dokument automaticky přiřazen k záznamu v Evidenci faktur. Teď je faktura zadaná kompletně zadaná v evidenci faktur, včetně oběhu i přiřazeného elektronického dokumentu a je třeba „spustit“ workflow. Spuštění workflow je provedeno po stisku tlačítka „Předat“ (viz obrázek níže). Zároveň se spuštěním workflow je zaznamenán datum a číslo osoby předávající fakturu do workflow (vpravo od klávesy Předat). Nalevo od klávesy Předat je uvedeno číslo fáze, ve které se workflow nachází (1=probíhá schvalování). Toto číslo slouží obsluze úlohy Evidence faktur k rychlé informaci o tom, jak pokračuje oběh faktury.

56

Tlačítka Předat a Odsouhlasit jsou přístupná z detailu nebo lze využít tlačítko Další

Stisk tlačítka „Předat“ aktivoval workflow pro schvalování došlých faktur. Prakticky to znamená, že ze vzorového pracovního postupu P0FADOE pro podmínku 2 (máme zadaný oběh č. 2) došlo k automatickému vygenerování konkrétního pracovního postupu. Tomuto pracovnímu postupu byly předány v okamžiku jeho aktivace základní informace o faktuře (ve formě poznámek), kterou je třeba zpracovat. A také odkaz na připojený elektronický dokument, který si může účastník workflow kdykoliv zobrazit. Zároveň se rozbíhá první krok pracovního postupu. V našem příkladě je účastník 1. kroku upozorněn na úkol ve workflow v okamžiku vstupu do Orsoftu (nebylo požadováno zaslání e-mailu) následujícím způsobem:

I když toto upozornění po chvíli samo zmizí, je praktické na něj co nejdříve kliknout a dostaneme se přímo do workflow na místo, kde je úkol, který máme splnit. A pokud to náhodou nestihneme, stejná ikona jako na tomto tlačítku svítí na horní liště Orsoftu. Po kliknutí na ni se dostaneme se rychle k seznamu svých nesplněných úkolů.

57

Toto je detailní obrazovka pro aktualizaci kroku pracovního postupu. Jsou zde k dispozici všechny důležité informace o faktuře (viz Poznámka k pracovnímu postupu), termín (do kdy je třeba úkol splnit), poznámky z případných předcházejících kroků i možnost přidat opět formou poznámek požadovanou kontaci. Kliknutím na ikonu elektronického dokumentu si můžeme zobrazit originální fakturu. Splnění úkolu může mít následující tři stavy:

Výchozí stav je „zatím nesplněno“. V našem příkladě vybere účastník 1. kroku po zadání kontace do poznámky stav Splněno. Pokud nelze z jakýchkoliv důvodů úkol splnit, použije se stav Vráceno. Při stavu Vráceno se informace dostane k zadavateli pracovního postupu (v našem případě k obsluze úlohy Evidence faktur), který musí rozhodnout, co bude s fakturou dál.

58

Po ukončení pracovního postupu lze kroky pouze prohlížet.

Takto vypadá obrazovka po splnění 1. kroku pracovního postupu. Okamžikem splnění 1. Kroku se automaticky rozbíhá 2. krok pracovního postupu a jeho účastník je upozorněn formou e-mailu, ale také při vstupu do Orsoftu. Po kliknutí na ikonu workflow se účastník dostává do seznamu svých nevyřízených úkolů a může si zobrazit detail příslušného úkolu. V našem případě schvaluje proplacení faktury tím, že zadává Splněno a navíc doplňuje poznámku.

59

V okamžiku splnění kroku s aktivitou P0SOUHLAS se automaticky odehraje několik věcí:  Pracovní postup je ukončen a není možné jej aktualizovat.  Do úlohy Evidence faktur k příslušnému záznamu o faktuře se zapíše informace o ukončení oběhu faktury. To se projeví doplněním informace kdo a kdy fakturu odsouhlasil, také fáze workflow se změní na hodnotu 3.  Poznámky, které vznikly v procesu schvalování faktury ve workflow, jsou uspořádány do jednoho strukturovaného textu a přesunuty zpět do Evidence faktur jako „speciální“ druh poznámky, který je pro zjednodušení nazýván „košilka“ faktury.  Košilku faktury si lze zobrazit i vytisknout v doplňkové nabídce, do které se dostaneme stisknutím klávesy Další.  Poznámky, které vzniknou až po ukončení workflow, jsou k dispozici v normální poznámce.  Z Evidence faktur lze kdykoliv nahlédnout do workflow a zjistit detailnější informace o průběhu schvalování faktury (většinou jde o to, zjistit, kde to vázne?). Z detailu je třeba použít tlačítko Další a vybrat Workflow.

60

Příklad obsahu košilky faktury (lze ji zobrazit i v denním a stavovém souboru a také vytisknout):

61

Faktura může být zaúčtována a proplacena. Konec příkladu na jednoduché systémové worfklow došlých faktur.

4.2.2. Modifikace pracovního postupu P0FADOE Na výše uvedeném příkladě byl předveden pouze jednoduchý způsob oběhu došlé faktury. V praxi se může vyskytovat nespočet modifikací:  Používají se faktury ve formátu ISDOC – rozdíl je ve způsobu „přiřazení“ faktury ve formátu ISDOC k záznamu do Evidence faktur. Vlastní oběh faktury se prakticky neliší. Podrobněji viz kapitola o fakturách ve formátu ISDOC.  Workflow lze v krajním případě použít i pro papírové faktury, pokud stačí pro jejich schválení informace o faktuře poskytované v poznámce workflow.  Vzorový postup může mít prakticky libovolný počet kroků s „uživatelskými“ aktivitami. Krok s aktivitou P0SOUHLAS však musí být vždy jako poslední.  Každý druh faktury může mít samostatný vzorový pracovní postup. Vzorové pracovní postupy jsou rozlišeny zadanou podmínkou, na podmínku se váže číslo oběhu zadávané v Evidenci faktur k příslušné faktuře.  Jednotliví účastníci kroků workflow nemusí mít přístup do Orsoftu, stačí jim přístup k workflow prostřednictvím Orsoftu web. Pokud je jim úkol ve workflow signalizován prostřednictvím e-mailu, mohou se do Orsoftu web propojit přímo z e-mailu.

4.2.3. Postup P0FADOE s využitím Orsoftu web Potřebují-li se účastnit jednotlivých kroků workflow i osoby, které nemají přístup k Orsoftu, lze využít k tomuto účelu Orsoft web. Schvalování jednotlivých kroků zde probíhá obdobně jako v Orsoftu.

62

Pro komunikaci s Orsoft web je výhodné použít upozorňování na nový úkol formou e-mailu (tento požadavek je třeba zadat v příslušném kroku vzoru pracovního postupu). Pro správné fungování e-mailů v této situaci je třeba zajistit, aby součástí uživatelských formulářů byl vzor e-mailu s názvem ofwemail a byla nastavena emailová komunikace v konfiguraci Orsoftu. Obojí je popsáno v samostatných kapitolách. Výhodou emailové komunikace je skutečnost, že je možné se přímo z e-mailu kliknutím na vložený odkaz propojit do Orsoft web a po zadání loginu a hesla se lze okamžitě věnovat plnění zadaného úkolu ve workflow. Na následujícím obrázku je příklad e-mailu, který byl vygenerován při spouštění workflow v kombinaci s Orsoft web:

63

Zde klikněte pro připojení k Orsoftu web

64

4.2.4. Zaúčtování (dávkové) z podsystémů O0UCT Využití tohoto systémového postupu je vhodné v situaci, kdy zaúčtování z jednotlivých podsystémů provádějí různí uživatelé a je třeba informovat hlavní účetní o tom, že již bylo zaúčtování v konkrétních podsystémech provedeno. Ke spuštění tohoto systémového procesu dochází v okamžiku, kdy je v Orsoftu ve Finančním účetnictví použita volba „Dávkové zaúčtování (p-u-a-a-f)“. Účastníci jednotlivých kroků jsou po jejím spuštění informováni, že hlavní účetní čeká, až bude provedeno zaúčtování z jednotlivých podsystémů. V jednotlivých podsystémech existují programy, které po provedeném zaúčtování provedou do příslušného kroku workflow záznam o splnění svého úkolu. Po splnění všech úkolů je o této skutečnosti informována i hlavní účetní (=zadavatel pracovního postupu). Tento systémový postup je specifický v tom, že jednotlivé kroky neprobíhají postupně, ale mohou probíhat prakticky současně, protože nezáleží na jejich pořadí. V položce „Následující krok“ je proto uváděno číslo posledního kroku. Chceme-li používat toto systémové workflow, je třeba nejdříve „Opsat“ vzorový pracovní postup a doplnit potřebnými údaji:

Je nutné doplnit číslo správce pracovního postupu!

Z připravených vzorových systémových aktivit si vybereme pouze ty, které v naší praxi připadají v úvahu (neboli smažeme ty kroky, které nemůžeme/nechceme provádět). Vybrané kroky kromě posledního není třeba doplňovat o žádné údaje, nezadává se ani „Účastník“ kroku, protože je v tomto systémovém postupu nahrazen programem. Účastník se zadává pouze u kroku s aktivitou O0UCT =Zaúčtování finální – musí být zřejmé, kdo bude informován o provedení všech předcházejících kroků.

65

4.2.5. Schválení platového postupu T0PLAPO Zaměstnanci, kteří jsou odměňováni na základě zákona o platu, mají při dosažení určené výše započitatelné praxe nárok na postup do vyššího platového stupně. Tento platový postup je ve většině případů dále schvalován některým z nadřízených pracovníků. V případě schválení platového postupu je třeba připravit pro zaměstnance nový platový výměr. Předpoklady pro použití tohoto systémového postupu: 1. Zpřístupněný vzor systémového pracovního postupu T0PLAPO 2. Nevyžaduje existenci žádné systémové aktivity (tedy ani žádného systémového kroku). 3. V souboru DCZAM je naplněna platová tabulka, třída a stupeň a probíhá napočítávání praxe podle nastavení v Megatabulce TABMG. 4. Ve vzoru pracovního postupu mohou být volitelně nastaveny nějaké další kroky podle toho, jak schvalování návrhu platu ve firmě probíhá. Např. krok „Schválení platu“ (provede konkrétní manažer), „Zvýšení platu v systému“, „Vystavení platového výměru“. Tyto kroky však budou uživatelské nikoliv systémové a aktivity pro tyto kroky bude nutné předem zadat do číselníku aktivit. Workflow je aktivováno (přesněji řečeno na základě vzoru pracovního postupu T0PLAPO se vytvoří konkrétní pracovní postup) v této situaci: Při promítání měsíčních obratů v podsystému Mzdy je v situaci, kdy je zpřístupněn vzor pracovního postupu T0PLAPO, volán program, který zjistí, zda má zaměstnanec nárok na postup do vyššího platového stupně. Pokud v příslušném měsíci nárok zaměstnanci vznikne, dojde automaticky k vygenerování pracovního postupu podle vzorového postupu T0PLAPO. Do pracovního postupu se doplní číslo pracovního postupu = číslo zaměstnance + RRMM, zadavatel = uživatel provádějící promítání obratů, do poznámky se uvede osobní číslo, celé jméno zaměstnance, dále platová tabulka, platová třída, platový stupeň a dobu započitatelné praxe zaměstnance. Tato informace přijde nadřízenému zaměstnanci, který je uveden v 1. Kroku pracovního postupu.

66

4.2.6. Změny v sociálním pojištění T0SPMR a T0SPMR+ Systémový postup T0SPMR+ zajišťuje upozornění účastníka postupu v okamžiku, kdy již byl proveden výpočet mezd a odeslány doplatky mezd na účty zaměstnanců, že má přihlásit zaměstnance se zaměstnáním malého rozsahu k sociálnímu pojištění (pokud ještě přihlášení nebyli). Je to tedy taková pojistka, aby zpracovatel mezd nepřehlédl svou povinnost. Tento systémový postup zapíše do Registru pojištěnců data, které následně účastník kroku zkontroluje a odešle. Pokud chceme tento systémový postup používat, je třeba ho v aktualizaci vzorů systémových postupů (volba 1-5-f-c-a) opsat klávesou F5-Opis a aktualizovat.

Postup T0SPMR+ se skládá celkem ze čtyř kroků: 1. T0VYPOCET – Výpočet mezd za měsíc 2. T0VYPLPRIKAZ – Odeslání doplatků mezd na účty zaměstnanců 3. T0POJ – Vytvoření seznamu zaměstnanců pro zaslání mailem a zápis dat do Registru pojištěnců 4. T0SPMR+ – Upozornění na povinnost zkontrolovat data a odeslat přihlášky Registru pojištěnců

67

Co je nutné doplnit a upravit v nastavení vzoru T0SPMR+? Účastníky kroků T0VYPOCET= Výpočet za měsíc, T0VYPLPRIKAZ=Odeslání výplaty na účet není nutné měnit, není totiž podstatné, kdo tyto kroky provede. Účastník kroku T0POJ=Vytvoření seznamu pojistění musí být „SYS“! Důležité je vyplnit účastníka kroku T0SPMR+=Kontrola a odeslání dat na registr, protože právě účastník tohoto kroku bude upozorněn na skutečnost, že má připravena data pro odeslání do Registru pojištěnců. Dalším předpokladem fungování tohoto systémového postupu je, že v uživatelských formulářích (například volba t-u-o-v-a) existuje formulář t0emsp1 (případně také t0emsp) s textem mailu, který se odesílá účastníkovi tohoto postupu. Pokud tento uživatelský formulář neexistuje, lze jej doplnit ze systémových návrhů (klávesa F6) . Možné modifikace tohoto systémového postupu: Pokud není používána skupinu úloh Export do peněžních ústavů podsystému Mzdy pro odesílání doplatků mezd na účty zaměstnanců, je nutné z tohoto postupu odstranit krok T0VYPLPRIKAZ. Následně také musíte upravit pole "Následující krok" kroku T0VYPOCET na hodnotu 4. Systémový postup T0SPMR (bez plus) funguje trochu jinak – data pro odeslání do Registru pojištěnců nepřipravuje program, ale účastník postupu dostane pouze seznam zaměstnanců, které má přihlásit do Registru pojištěnců a toto přihlášení sám provede. Seznam pojištěnců dostane účastník kroku do své emailové schránky. Aby účastníka kroku T0SPMR+ neobtěžovalo workflow předčasně s požadavkem na přihlášení zaměstnanců do Registru pojištěnců, lze u kroku T0POJ (zvláště potřebné je to při vynechání kroku T0VYPLPRIKAZ) nastavit "datum", od kterého nejdříve bude účastník kroku upozorňován na tento úkol.

4.2.7. Změny ve zdravotním pojištění T0ZPMR a T0ZPMR+ Tento systémový postup pro workflow upozorní účastníka postupu, že má přihlásit nebo odhlásit zaměstnance ke zdravotnímu pojištění. Jedná se o zaměstnance, u kterých se sleduje dosažení mezního příjmu (ve Mzdových údajích mají v položce Zdravotní pojištění – mezní základ nastaveno písmeno „R“). Pro účely zdravotního pojištění by se mělo jednat pouze o zaměstnance, kteří jsou zaměstnáni na dohodu o 68

pracovní činnosti. Program pro tyto zaměstnance připraví data pro export do Zdravotních pojiťoven. Tato data účastník kroku zkontroluje a odešle do příslušných zdravotních pojišťoven.

Postup T0ZPMR+ se skládá celkem ze čtyř kroků: 1. T0VYPOCET – Výpočet mezd za měsíc 2. T0VYPLPRIKAZ – Odeslání doplatků mezd na účty zaměstnanců 3. T0POJ – Vytvoření seznamu zaměstnanců pro zaslání mailem a zápis dat do Zdravotního pojištění 4. T0ZPMR+ – Upozornění na povinnost zkontrolovat data a odeslat změny jednotlivým zdravotním pojišťovnám Základem pro nastavení workflow je systémový postup T0ZPMR+, který je třeba zkopírovat klávesou F5Opis a upravit na konkrétní podmínky v organizaci. Účastníky kroků T0VYPOCET, T0VYPLPRIKAZ není nutné měnit, není totiž podstatné, kdo tyto kroky provede. Účastník kroku T0POJ musí být „SYS“! Důležité je vyplnit účastníka kroku T0ZPMR+. Účastník tohoto kroku bude upozorněn na skutečnost, že má připravena data pro odeslání do zdravotních pojišťoven. Dalším předpokladem pro fungování tohoto workflow je, že v uživatelských formulářích (například volba tu-o-v-a) existuje formulář t0emzp1 (případně také t0emzp) s textem mailu, který se odesílá účastníku tohoto postupu aby věděl, kterých zaměstnanců se jeho úkol týká. Pokud tento uživatelský formulář neexistuje, lze jej doplnit ze systémových návrhů (klávesa F6) . 69

Možné modifikace systémového postupu T0ZPMR+: Pokud nepoužíváte skupinu úloh Export do peněžních ústavů podsystému Mzdy pro odesílání doplatků mezd na účty zaměstnanců, je nutné z tohoto postupu odstranit krok T0VYPLPRIKAZ. Následně také musíte upravit pole "Následující krok" kroku T0VYPOCET na hodnotu 4. Aby účastníka kroku T0ZPMR+ neobtěžovalo workflow předčasně s požadavkem na přihlášení zaměstnanců ke zdravotnímu pojištění, lze u kroku T0POJ (zvláště potřebné je to při vynechání kroku T0VYPLPRIKAZ) nastavit "datum", od kterého nejdříve bude účastník kroku upozorňován na tento úkol. Systémový postup T0ZPMR (bez plus) funguje trochu jinak. Účastník kroku je upozorněn na to, že má zaměstnance přihlásit/odhlásit ze zdravotního pojištění. Data pro export do ZP však v tomto systémovém postupu nepřipravuje program, ale je nutné je zadat ručně. Účastník kroku dostane seznam zaměstnanců, kterých se přihlášení/odhlášení týká mailem do zadané emailové schránky.

4.2.8. Výplatní lístek T0VYPLMAIL Tento systémový postup má za cíl upozornit účastníka postupu v situaci, kdy již byl proveden poslední výpočet mezd a odeslány doplatky mezd na účty zaměstnanců, že má odeslat pdf výplatní lístky elektronickou poštou. Vzorový postup, který je k dispozici po obnově vzorů pracovních postupů ze vzorového adresáře, je třeba opsat klávesou F5 Opis a upravit na konkrétní podmínky ve firmě. Po dobu úprav má vzor pracovního postupu ve sloupci Připraven text „Ne“ – nelze jej ještě používat pro generování konkrétního pracovního postupu.

70

Vzor pracovního postupu T0VYPLMAIL se skládá celkem ze tří kroků: 1. T0VYPOCET - Výpočet mezd za měsíc 2. T0VYPLPRIKAZ - Odeslání doplatků mezd na účty zaměstnanců 3. T0VYPLODESLANI - Odeslání pdf výplatek mailem

Vzorový postup je třeba „zkopírovat“ tlačítkem Opis. Účastníky kroků T0VYPOCET a T0VYPLPRIKAZ není třeba měnit, protože není podstatné, kdo tyto kroky provede. Je třeba pouze zadat účastníka kroku T0VYPLODESLANI, který má být upozorněn na skutečnost, že je již ten správný čas pro odeslání výplatních lístků ve formátu PDF. Pokud není používána skupina úloh Export do peněžních ústavů pro odesílání doplatků mezd na účty zaměstnanců, je nutné z tohoto postupu odstranit krok T0VYPLPRIKAZ a následně je nutné upravit pole "Následující krok" kroku T0VYPOCET na hodnotu 2. Aby účastníka kroku T0VYPLODESLANI neobtěžovalo workflow předčasně s požadavkem na odeslání výplatních lístků, lze u tohoto kroku (zvláště potřebné je to při vynechání kroku T0VYPLPRIKAZ) nastavit "datum", od kterého nejdříve bude účastník kroku upozorňován na tento úkol.

71

Po provedení všech potřebných úprav je třeba vzorový postup tzv. zpřístupnit (Připraven = Ano):

72

Toto jednorázové nastavení automaticky funguje do té doby, dokud nedojde k jeho zrušení nebo změně (připraven = Ne).

4.2.9. Protokol dávkového zpracování ODAVLOG ODAVLOG je systémový vzor pracovního postupu pro dávkové zpracování. Je-li tento systémový vzor zpřístupněn, funguje workflow tak, že vezme záznam z dávkového zpracování a upozorní účastníka workflow na jeho výsledek. Tento pracovní postup je možné spustit v dávce (soubor.dav) jako součást protokolu o dávkovém zpracování. Nastavení dávky: V dávce je možné zaznamenávat výsledek zpracování pomocí příkazu odavlog. Použití tohoto příkazu je vysvětleno ve vzorové dávce o-msk.dav. Příkaz odavlog lze parametrizovat pro spuštění pracovního postupu ODAVLOG. Příklad dávky: odavlog par=start rem další příkazy dávky odavlog cc=99 dia="../common/muj_log.txt,nocni_zaloha" Dávka v příkladu by spustila pracovní postup ODAVLOG s podmínkou = nocni_zaloha. Pomocí 3. parametru lze navíc omezit spouštění pracovního postupu pro návratový kód >= zadaná hodnota. Pokud například v dia zadáte jako 3 parametr hodnotu 1, bude se spouštět pracovní postup pouze při nenulovém návratovém kódu, tedy jen došlo-li během zpracování k chybě. Příklad dávky, která upozorňuje přes workflow pouze při chybě: odavlog par=start rem další příkazy dávky odavlog cc=99 dia="../common/muj_log.txt,nocni_zaloha,1" Nastavení vzoru pracovního postupu: - Systémovou předlohu ODAVLOG (větu s hodnotou identifikátoru VZOR) zkopírujte jako novou větu (pro identifikátor se automaticky vygeneruje číselná hodnota). Tuto zkopírovanou větu upravte podle požadavků. - Vyplňte pole Správce, můžete také upravit pole Předmět. - Do pole Podmínka vyplňte hodnotu, na kterou se odkazuje dávka v druhém parametru dia příkazu odavlog (v uvedeném příkladu je to řetězec nocni_zaloha). Je tedy možné vytvořit několik různých vzorů postupu ODAVLOG s různými hodnotami Podmínky (vzory se mohou lišit například účastníky kroků, nebo způsobem upozornění). - Větu uložte a přejděte do kroků tohoto uloženého postupu. - Přejděte do editace kroku (Kontrola protokolu dávky). - Vyplňte účastníka kroku. Tento bude upozorněn na nový úkol ve workflow. - Aktivitu neměňte. - Zvolte typ upozornění. V případě upozornění e-mailem bude na e-mailovou adresu účastníka odesláno upozornění se základními údaji o výsledku dávkového zpracování a přiloženým podrobným protokolem o dávkovém zpracování. - Pole Vzor e-mailu můžete ponechat prázdné, pak se použije výchozí šablona e-mailu, nebo si můžete vytvořit vlastní šablonu a na tuto se zde odkázat (viz Vzorové kroky pracovního postupu). - Pole Náhradní e-mail vyplňte v případě potřeby (viz Vzorové kroky pracovního postupu). - V poli Následující krok ponechejte 0, protože již žádný nenásleduje. 73

- Větu kroku uložte - Můžete podle potřeby přidat další kroky. Ty musí být na sobě nezávislé (v poli Následující krok je 0). V takovém případě budou upozorněni všichni účastnící ve všech krocích najednou. - Na závěr je potřeba nově založený pracovní postup zpřístupnit (Vzory pracovních postupů – tlačítko Zpřístupnění).

4.2.10. Záznam průběhu zálohování OZALLOG Cílem tohoto systémového pracovního postupu je, aby se výsledky zálohování prováděného zálohovacím aparátem dostaly k osobě, která má být o těchto výsledcích informována. Zpřístupnění tohoto postupu se provádí obdobně jako u ODAVLOG. Následuje obsah souboru ozal.dav s komentáři. Tento soubor je distribuován ve vzorovém adresáři. rem Zalohovani pomoci zalohovaciho aparatu OZAL rem Pouziti: rem ozal1 par=0:o dia="skupina,b,a,kopie.cop" rem kde: rem 0/1 - jednotlive/skupinove rem :/#/%/!/$/& - zalohovani/rebuild/zakladani/mazani/prevod ISAM->DB/prevod DB->ISAM rem o - cast jmena souboru s parametry zalohovani *-zal rem skupina - vybrana skupina rem a/b/c/d - obnova/kopie/prepis/doplneni (pouze pro zalohovani, ne rebuild apod.) rem a/f - textovy/zipovany soubor (pouze pro zalohovani z/do kopie COP) rem kopie.cop - jmeno nebo cesta vysledne kopie souboru, neni povinne ozal1 par=0:o16 dia="o6a,b,a,o6a.cop" rem Priklad zalohovani s odeslanim chyb pomoci Workflow (mailem) rem Zaznam zacatku zpracovani rem 1.parametr urcuje, ktere informace se budou ukladat: rem 0 = zapis pouze chyb (vychozi hodnota) rem 1 = zapis i vynechanych souboru (ktere neexistuji) rem 2 = zapis i v poradku zalohovanych souboru rem ozallog par=start dia="0" rem Kopie vsech dat Orsoftu rem ozal1 par=1:o dia="orsoft-vse,b,a," rem Vlastni zapis zaznamenanych chyb jako ukol do Workflow rem 1.parametr urcuje, kdy se do Workflow zapise novy ukol do Workflow rem 0 = ukol se zapise pouze je-li nejaka chyba ci zprava (vychozi hodnota) rem 1 = ukol se zapise v kazdem pripade, i kdyz je vse OK rem 2. parametr urcuje podminku pro workflow - vybere se pracovni postup se zadanou podminkou, rem typ postupu je vzdy systemovy typ OZALLOG rem ozallog cc=9999 dia="0,zaloha-vse"

4.3. Další důležité detaily, které se nikam nevešly 4.3.1. Vzory e-mailů pro workflow Zde je možné navrhovat uživatelské formuláře pro generování předmětu a textu e-mailů posílaných z workflow. 74

Při návrhu formuláře je potřeba vycházet ze vzorového systémového formuláře ofwemail a přitom dodržovat několik jednoduchých pravidel. Formulář musí obsahovat pouze detail (@DE), nesmí obsahovat hlavičku, patičku ani jiné sekce. V návrhu formuláře jsou povinné značky <SUBJ> a , které musí být na samostatném řádku. Pod značkou <SUBJ> je volitelný text předmětu e-mailu. Pod značkou je volitelný text těla e-mailu. Formulář musí končit objektem @OBJ :objofw 00 objofw. Objekt musí být zadán přesně v tomto tvaru, ponechejte ho tak, jak byl uveden ve vzorovém systémovém návrhu formuláře. V textu e-mailu (tj. pod značkou ) lze použít obecné globální proměnné a navíc též proměnné: #&jmeno, #&aktivita, #&postup, #&predmet. Tyto proměnné, stejně jako ostatní potřebné definice, jsou uvnitř objektu objofw. Obsah tohoto objektu nelze měnit. Význam proměnných: #&jmeno #&aktivita #&post up #&predmet

jméno účastníka v tomto kroku aktivita v tomto kroku název pracovního postupu předmět pracovního postupu

V uživatelských formulářích e-mailů pro workflow musí klíč začínat na „ofw“. Pokud je v uživatelských návrzích formulářů nakopírovaný návrh formuláře s klíčem ofwemail, bude tento návrh (ofwemail) automaticky použit pro generování emailu u těch kroků pracovního postupu, které mají nastaveno upozornění emailem a nemají vyplněný vzor emailu. Systémový návrh ofwemail slouží pouze jako předloha – chcete-li pro upozorňování emailem defaultně používat návrh ofwemail, musíte ho nejprve zkopírovat ze systémových do uživatelských (volba 1-5-f-c).

4.3.2. Konfigurace internetu pro posílání e-mailů Aby bylo možné z Orsoftu odesílat e-maily (nejen ve workflow), musí být správně nastavena konfigurace internetu: Nastavení internetu pro zasílání zpráv (SMTP server + fiktivní adresa „pro workflow“ – ze které zpráva přijde účastníkům schvalování) – volba *-j-a

75

Konfigurace správy klíčů – Konfigurace pro JAVA – JAVA-ADR – cesta do adresáře Java – volba *-j-k.

76

4.3.3. Test nastavení workflow a test e-mailu Po nastavení všech číselníků a konfigurací pro workflow je vhodné si provést test nastavení workflow ve volbě *-j-g. Výsledek testu vypadá například takto:

Někdy je dobré také otestovat funkčnost konkrétního e-mailu. V Nastavení internetu (volba *-v-a) musí být správně vyplněny SMTP server a Výchozí adresa. K tomuto účelu slouží volba *-j-h. Pokud je vše v pořádku, měla by po zadání e-mailu přijít kontrolní zpráva:

V případě neúspěchu je vypsána jeho příčina. 77

4.3.4. Zasílání e-mailů vždy/úsporně Jde o jedno z možných nastavení v situaci, kdy je ve vzorech pracovních postupů použit jako způsob upozorňování e-mail. Zasílání vždy = kdykoliv ve workflow vznikne potřeba informovat účastníka, je mu zaslán e-mail. Zasílání úsporné = účastník je informován pouze poprvé od chvíle, kdy opustil workflow. Lépe na příkladě: Osoba schvalující faktury schvaluje denně v průměru 20 faktur. Kdyby ke každé faktuře dostávala e-mail, asi by četla pouze e-maily. Při úsporném nastavení dostane pouze jeden e-mail k první faktuře a předpokládá se, že po vstupu do workflow projde i další „své“ kroky na které nebyla e-mailem upozorněna.

4.3.5. Poznámky ve workflow Poznámky ve workflow mají velmi důležitou roli, protože umožňují záznam velmi rozmanitých informací souvisejících s workflow. Je třeba rozlišovat poznámky k hlavičce pracovního postupu a poznámky ke krokům pracovního postupu. Obojí poznámky jsou přístupné pro čtení všem účastníkům pracovního postupu a samozřejmě také zadavateli a správci pracovního postupu. Poznámku v hlavičce může editovat pouze správce a zadavatel, poznámku v jednotlivém kroku může editovat pouze účastník příslušného kroku. V systémovém postupu P0FADOE – Faktura dodavatelská dochází v okamžiku „spuštění“ pracovního postupu k předání poznámek z Evidence faktur. Tyto poznámky obsahují nejen to, co tam obsluha workflow až do tohoto okamžiku zapsala, ale také základní informace o faktuře. V procesu workflow jsou tyto poznámky doplněny o další informace (předkontace faktury, souhlas či nesouhlas s proplacení.…). V okamžiku ukončení kroku P0SOUHLAS jsou všechny poznámky „shrnuty“ v jednu výslednou poznámku a jsou uloženy do poznámek v evidenci faktur ve formě „košilky faktury“. Záznam v evidenci faktur může mít tedy „normální“ poznámky, ale navíc každá faktura, která prošla workflow, má poznámky ve formě „košilky“. Tato košilka se dá vytisknout a připojit k původní faktuře jako doklad o odsouhlasení faktury. Poznámek využívají i další systémové postupy, každý však svým specifickým způsobem.

5. Závěrem V tomto materiálu je popsán stav, odpovídající IS Orsoft verze 9.4.0. Vývoj v této oblasti probíhá neustále, takže materiál bude postupně inovován a doplňován.

------------------------------------------Na základě nejrůznějších podkladů od kolegů z úseku Projekce a Servisu zpracovala V. Dejmková

78