Bijlage 5 School Ondersteunings Team Notitie SOT Privacyreglement
85
Bijlage 5A; Notitie SOT Hoe werkt het SchoolOndersteuningsTeam van SWV ZOUT ? Inleiding De missie en visie van het SWV Zout vormen de basis voor de organisatie en manier waarop de ondersteuningstoewijzing in het samenwerkingsverband wordt georganiseerd. Met andere woorden: het vormgeven, organiseren en uitvoeren van een passend arrangement, door de school, eventueel in samenwerking met externe specialisten. Belangrijke uitgangspunten: verantwoordelijkheid (en middelen) bij de basisscholen en zo min mogelijk bureawucratie. Het samenwerkingsverband heeft ervoor gekozen een SchoolOndersteuningsTeam (verder: SOT) in te richten en in deze notitie wordt ingegaan op de organisatie, werkwijze en bekostiging ervan.
1. SOT: Organisatie en werkwijze Het SOT is een 1 loketvoorziening waar de ondersteuningsvraag van de school in de samenhang van 1 kind, 1 ouder, 1 plan op maat wordt beantwoord. Het SOT adviseert, regelt ondersteuning, monitort de effecten van de ondersteuning en is verantwoordelijk voor het toelaatbaarheidsadvies (TLA). Het SOT is een ‘vast’ orgaan is binnen het samenwerkingsverband. Doel van het SOT is om de school, en daarmee de leerling, de ouder en de leraar, zo snel en direct mogelijk te ondersteunen en te adviseren. Samenstelling van het SOT Het SOT bestaat uit schoolondersteuners die specifieke deskundigheid hebben afkomstig uit verschillende disciplines. Daarbij kan het gaan om: • een maatschappelijk werker/schakelfunctionaris; • een orthopedagoog; • een medewerker van Bureau Jeugdzorg; • een jeugdarts; • een deskundige op het gebied van het basisonderwijs (bijvoorbeeld de betrokken leerkracht); • een deskundige op het gebied van het speciaal basisonderwijs; • een deskundige op het gebied van het speciaal onderwijs; 86
Ondersteuningstoewijzing School/ouders
SWV Zout
Intake/ schoolondersteuner
SOT TLA
School
SBO/SO
SWV Zout
SWV Zout
TLV Aan het overleg van het SOT kunnen (incidenteel) toegevoegd worden: • ouders/voogd van de betreffende leerling met een ondersteuningsbehoefte. • de directeur / IB-er/ leraar van de betrokken school; Uitgangspunt is dat ouders en leerkracht deelnemen in het SOT als hun casebespreking plaatsvindt. De onderwijsfunctionarissen binnen het SOT worden gedetacheerd vanuit de scholen voor speciaal basisonderwijs en speciaal onderwijs. De deskundigheid vanuit de jeugdhulp wordt beschikbaar gesteld vanuit bureau jeugdzorg/ de GGD. Afgesproken is dat binnen het SOT drie personen worden aangewezen die de rol van intaker/schoolondersteuner voor hun rekening nemen: 1 van deze functionarissen zorgt voor de coördinatie. De intaker/schoolondersteuner gaat na of de ondersteuningsvraag binnen zijn expertisegebied valt, of dat een andere schoolondersteuner een deskundigheid heeft die beter aansluit bij de ondersteuningsvraag. In een plaatje ziet dat er als volgt uit: Wanneer naar het SOT? Zodra de school handelingsverlegen is en de doorgaande lijn in schoolloopbaan en het welbevinden van een leerling in het geding zijn, neemt de school in overeenstemming met de ouders initiatief tot het inschakelen van het SOT. 87
De uitgangspunten voor het bepalen van ondersteuningsbehoefte en de toewijzing van ondersteuning zijn: • korte lijnen en snelle communicatie; • minimale regels: niet meer regelen dan wat echt moet; • vraag gestuurd: de vraag van de school is uitgangspunt; • de procesverantwoordelijkheid blijft bij de school. Maatwerkondersteuning vanuit het SOT Het SOT sluit aan bij de ervaringskennis, de gegevens van de school over de ontwikkeling van het kind, het schoolondersteuningsprofiel en gegevens rond de thuissituatie. Het SOT zal binnen de kaders van het ondersteuningsplan korttijdelijke maatwerkondersteuning bieden: Maatwerkondersteuning korttijdelijk. Hierbij gaat het om een kortdurend op preventie gericht traject (een half jaar tot maximaal 1 jaar) uitgaand van de onderwijsbehoeften van de leerling. Doel van een dergelijk traject is dat de leerling na de korttijdelijke ondersteuning binnen het regulier onderwijs kan blijven. Advies en ondersteuning van het SOT kunnen betrekking hebben op de handelingsverlegenheid van de leraar, maar ook die van het kind of van beiden. Als denkkader geldt, dat gedurende het maatwerktraject de schoolondersteuner van het SOT maximaal 6x de school bezoekt. Inzet van het SOT (kortdurende begeleiding/ interventie) en eventuele kosten voor noodzakelijk geacht onderzoek in het kader van deze begeleiding, zijn voor rekening van het samenwerkingsverband. Werkenderwijs wordt duidelijk of het korttijdelijke maatwerktraject beëindigd kan worden, overgaat in langdurige, extra ondersteuning, dan wel in de richting van een toelaatbaarheidsadvies. Bij het adviseren van extra ondersteuning wordt niet alleen gekeken naar de onderwijs- en ondersteuningsbehoeften die de school in samenspraak met de ouders heeft vastgesteld. Ook wordt nagegaan of de problematiek uitstijgt boven de mogelijkheden van de school en bekeken of horizontale samenwerking (met jeugdhulp waarvoor de gemeente de eerste partner is- cjg) en verticale samenwerking met het VO nodig zijn. Het SOT monitort op welke wijze handelingsadviezen zijn opgevolgd. En dus of en hoe aan alle inspanningsverplichtingen op schoolniveau is voldaan.
88
Het korttijdelijke maatwerktraject wordt altijd afgesloten met een eindadvies. Er zijn drie mogelijkheden: 1. Het maatwerktraject wordt afgesloten; De doelen zijn behaald, het kind kan, al dan niet binnen de basisbekostiging op de reguliere school blijven. De kosten van dit maatwerktraject zijn voor het SWV ZOUT. 2. Een advies voor langdurige begeleiding en extra ondersteuning in de school. In deze situatie zijn de kosten voor de inhuur van externe deskundigheid voor het schoolbestuur. Het bestuur ontvangt immers boven de basisbekostiging gelden van het samenwerkingsverband om deze ondersteuning te kunnen bekostigen. Het staat de school vrij om te bepalen wie zij hierbij inschakelt. Tot 2016 is er de mogelijkheid om beroep te doen op de deskundigheid van de SO-scholen. Zij ontvangen immers gelden om de begeleiding te verzorgen. 3. Een traject voor verwijzing SBAO of SO (het toelaatbaarheidsadvies en de toelaat-baarheidsverklaring.) In deze situatie ontvangt de school voor speciaal(basis)onderwijs de reguliere bekostiging (2%), al dan niet aangevuld door het samenwerkingsverband Zout. Het TLA wordt gegeven na (case)bespreking in het SOT, waarbij in ieder geval de orthopedagoog en een onafhankelijke tweede deskundige deelnemen. (Zie verder bij ‘werkwijze SOT). Bij het TLA wordt het groeidocument betrokken. Tenslotte wordt het TLA voorgelegd aan de directeur van het SWV en die geeft op basis daarvan de TLV af. Ouders/School meldt (en) zich met de TLV bij een school voor SBO/SO, waarna deze school over de uiteindelijke plaatsing gaat. Aangezien de schoolondersteuner en een orthopedagoog/externe deskundige vanuit het SBO/SO in het voortraject betrokken zijn, valt te verwachten dat de school tot plaatsing zal overgaan. Het is niet de bedoeling dat de school opnieuw onderzoek zal gaan doen. In het kader van zorgplicht is ook het bestuur van de SBO/SO school verantwoordelijk dat er een passende plaats voor deze leerling wordt gevonden. Werkwijze van het SOT De hoofdlijn van de werkwijze van het SOT is dat er in alle gevallen een concrete actie volgt op een ondersteuningsvraag vanuit een van de scholen. De school stelt de vraag immers niet zonder dringende reden. Deze handelingsverlegenheid is de start van het groeidocument. Het groeidocument wordt voor 1 augustus 2014 ontwikkeld in samenspraak met het SOT. Het groeidocument beoogt snel inzicht en uitzicht te geven in het proces en de (verwachte) resultaten van de ondersteuning op basis van zo min mogelijk bureaucratie en planlast. Het groeidocument is digitaal beschikbaar. De hulpvraag van de school komt na de melding terecht bij een van intakers/ schoolondersteuners van het SOT. Deze krijgt voorkennis door toegang tot het 89
groeidocument dat de school is gestart en heeft zicht op de mogelijke consequenties van de ondersteuningsvraag voor het vervolgtraject. De intaker maakt binnen drie dagen een afspraak voor de intake en de daaraan gekoppelde advisering. In het maatwerktraject kan de intaker/schoolondersteuner zelf ondersteuning bieden, maar ook andere deskundigen uit het SOT inschakelen. Deze deskundigen maken deel uit van het SOT. Deze deskundigen kunnen door de school ingezet worden voor een kortdurend traject van advies en begeleiding, observatie, coaching, onderzoek, SVIB of co-teaching……… Zij worden ingehuurd via het samenwerkingsverband op basis van een meerjarencontract voor structurele inzet. Vanaf augustus 2014 tot augustus 2016 wordt door het SOT gebruik gemaakt van de inzet van de voormalige AB-diensten. Met deze AB-diensten van de voormalige cluster 3 en 4 scholen is op basis van de vergoeding voor 143 rugzakleerlingen en de PAB gelden uit de lump sum een taakstellend budget afgesproken, zodat flexibele inzet bij de ondersteuning mogelijk wordt. Taakstellend houdt in dat de inzet van deze deskundigen niet alleen geoormerkt is voor de betreffende leerling (vaak een oud-rugzakleerling), maar ook breder ingezet kan worden bijvoorbeeld bij de preventieve begeleiding of voor deskundigheid binnen het SOT. Er zullen voor 1 augustus 2014 ook afspraken worden gemaakt met de AB-diensten van clusters 1 en 2 om gebruik te maken van hun deskundigheid. Op basis van de resultaatgegevens van het maatwerktraject stelt de intaker/schoolondersteuner vast of en welke cases in het SOT aan de orde komen. Aanvragen voor een toelaatbaarheidsadvies komen in ieder geval voor casebespreking in aanmerking. De intaker/schoolondersteuner bepaalt op basis van de beschikbare informatie welke deelnemers aansluiten bij de vergadering van het SOT. In ieder geval zijn de ouders en de school ook daarbij uitgenodigd. In het SOT wordt de casus van deze complexe ondersteuningsvragen bekeken en wordt bezien of het nog mogelijk is betreffende leerling te ondersteunen binnen de mogelijkheden van de school zelf of dat verwijzing noodzakelijk wordt. Stappenplan van het SOT Stap 1 De school is handelingsverlegen. Leerkracht, IB en ouders besluiten gezamenlijk tot aanmelding bij het SOT. Het groeidocument wordt aangemaakt. Het document wordt digitaal gestuurd naar het centrale aanmeldpunt. De administratief medewerker archiveert de aanmelding en stuurt deze door naar een van de drie intakers/ schoolondersteuners. Er wordt binnen drie werkdagen contact opgenomen met de school. De intakers/schoolondersteuners van ZOUT zijn globaal verdeeld over drie 90
regio’s. Zij vormen zo de vaste aanspreekpunten voor de school. Bij piekbelasting worden aanmeldingen gelijkelijk verdeeld onder de drie intakers. Stap 2 De intaker/schoolondersteuner gaat m.b.v. de ondersteuningsvraag na of hij zelf het maatwerktraject kan opzetten of dat een andere deskundige uit het SOT daar meer voor in aanmerking komt. Stap 3 De intaker/schoolondersteuner heeft op de school een gesprek met ouders, leerkracht en IB om de ondersteuningsvraag te verhelderen/te concretiseren. Ook de context van de ouders wordt hierin meegenomen. Soms is een verlengde intake nodig( huisbezoek, kindgesprek…) Nagegaan wordt mede m.b.v. het schoolondersteuningsprofiel welke ondersteuningsmogelijkheden de school heeft. De intaker bepaalt het advies en de gewenste ondersteuning. Traject, verwachting en afspraken worden in het groeidocument door de intaker/schoolondersteuner verwerkt. School en ouders hebben gedurende het traject inzage in dit document. Na elk overleg wordt een vervolgafspraak gemaakt. Ouders en school houden gedurende het maatwerktraject de regie. De maatwerkondersteuning start. Stap 4 Het kortdurend maatwerktraject wordt door de intaker/schoolondersteuner zelf georganiseerd, of hij/zij zet een andere schoolondersteuner in. Verslagen, observaties worden aan het groeidocument gehangen. Na een half jaar tot een jaar – of zoveel eerder als mogelijk is - wordt het maatwerktraject afgesloten met een eindadvies. Indien dit eindadvies pleit voor langdurige extra ondersteuning in de school volgt in ieder geval een casusbespreking in het SOT. School is verantwoordelijk voor verdere vorm, inhoud en financiële effecten van dit maatwerktraject. Indien er een advies volgt voor verwijzing, start de TLV procedure. Stap 5 Het SOT start een TLV traject. (Optioneel: zie stap 4)
91
2. De bekostiging van het SOT Het SOT en de kortdurende maatwerktrajecten worden bekostigd door het SWV Zout. Bij de inzet van deskundigen uit het SOT wordt in termen van kosten gerekend met: • 1 ondersteuner met 1 dag kan 8 cases behandelen; • Aantal aanvragen per jaar: 350 • Aantal rugzakken per 01-10-2013: 143 Huidige inzet personeel Sbao t.b.v. ambulante begeleiding en indicatie in WTF PAB de Bilt
0.6834
PAB ZG
0.7772 1.0865
PAB KR.Rijn
1.3616 1.0395
Subtotal
4.9482
Pcl
0.9525
Totaal WTF
5.8964
Overzicht Cluster 3-4 scholen die begeleiding verzorgen van lgf leerlingen binnen SWV Zout De deskundigen die nodig zijn om inhoudelijk te kunnen reageren op de vragen uit de scholen worden niet in dienst genomen van het SWV Zout, maar zijn in dienst van het SBO of SO. Zij worden op declaratiebasis ingezet waarbij het SWV Zout voor een periode van drie jaar zich garant stelt voor de personele inzet. Voor de inzet van de medewerkers uit het SBO wordt in de begroting 2014-2015 rekening gehouden met een bedrag van € 374.000. Voor de inzet van de SO-medewerkers in het SOT geldt dat in 2014-2015 deze nog rechtstreeks wordt bekostigd door het ministerie en wordt vanaf 2015-2016 rekening gehouden met een bedrag van €376.000, waarmee de totale personele kosten (inclusief overhead) van het SOT naar verwachting 750.000 zullen bedragen. In verband met mogelijke BTW-problematiek en de wijze waarop contracten worden ingericht, vindt nader overleg plaats.
92
Voor het bepalen van de FTE SO cluster 3 en 4 is uitgegaan van 25 lln=1 FTE Bev. Gezag
CL4
fte
z.gelderl Redl
1
fte
2
0,08
4 68
LZ
MG
fte
fte
fte
ZMLK
0,04
De onderw. spec v.leersum
LG
0,16
4
0,16
2,72
Totaal
fte
2
0,08
1
0,04
8
0,32
68
2,72
Kl pr
17
0,76
2
0,08
19
0,76
Kl pr
1
0,04
13
0,52
14
0,56
1
0,04
13
0,52
7
0,28
10
0,40
143
5,72
Berg en Bosschool
1
0,04
Wereldk Zonneh
13 7
0,28
Overig/ waterlelie Totaal
77
0,52
3,08
0,96
10
0,4
25
1
17
Functiebouwwerk SOT
0,68
SOT PAB PAB SBO
SO 3
SO 4
SO
Totaal
Intaker/ schoolondersteuner
0,3750
0,3750
0,3750
0,7500
1,1250
PABer LB/ LC
1,9782
0,4000
1,2000
1,6000
3,5782
Orthopedagoog
1,4005
0,2000
0,6000
0,8000
2,2005
Maatsch.desk
0,4499
0,0000
0,2000
0,2000
0,6499
Administratie
0,7500
0,0000
0,7500
4,9536
0,9750
2,3750
3,3500
8,3036
Orthopedagoog GZ
0,6350
0,3175
0,3175
1,2700
Administratie
0,7500
0,7500
1,3850
0,3175
0,3175
2,0200
10,3236
93
Samenwerking PO/VO/jeugdhulp Het is van belang om in de overdracht naar het VO te zorgen dat de overstap van kinderen met extra ondersteuningsbehoeften zo goed mogelijk verloopt om een zo passend mogelijke plaats te bewerkstelligen. Gezocht wordt naar de mogelijkheid om het groeidocument zowel voor PO als voor VO te gebruiken. Samen met het voortgezet onderwijs wordt een protocol ontwikkeld om de samenwerking tussen het SOT-PO en het ZAT-VO te bevorderen. Het is bedoeld om de doorgaande lijn van het PO naar het VO en de ondersteuning, ook door jeugdhulp zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Dossiervorming – het groeidocument Met behulp van het leerlingvolgsysteem maakt de school inzichtelijk welke ontwikkeling de leerling doormaakt op basis van een proces en een normering. Zodra de school handelingsverlegen raakt en het SOT inschakelt, is het uitgangspunt om zo min mogelijk bureaucratisch het vervolgtraject te lopen. D.w.z. met gebruikmaking van essentiële informatie en een zo doelmatig mogelijke borging van komende processtappen en resultaatverwachtingen. Hiertoe maakt het SOT gebruik van een groeidocument. Dit document wordt voor 1 augustus 2014 nader uitgewerkt. Bij deze uitwerking wordt onderzocht of het groeidocument als het ware automatisch kan leiden (indien van toepassing) tot een ontwikkelingsperspectief (OPP). Toelaatbaarheid Als blijkt dat ouders en school het eens zijn dat een eventuele plaatsing op een school voor s(b)o het beste aansluit bij de ondersteuningsbehoefte van de leerling, is de toelaatbaarheidsprocedure de volgende stap. Ook hierbij wordt het SOT ingeschakeld. Bij het beoordelen en nemen van beslissingen werkt het SOT: • systematisch en transparant; • maakt gebruik van een beoordelingsinstrument; • zet professionele expertise en vaardigheden in, in de samenwerking met school, kind en ouders; • heeft collegiaal en multidisciplinair overleg. Het SOT ontwikkelt de criteria bij de vaststelling van het TLA en gaat daarbij uit van zo min mogelijke bureaucratie. Het SOT geeft de toelaatbaarheidsadvies (TLA) voor plaatsing in het so/sbao af als de veiligheid van de leerling of die van zijn leeromgeving in het geding is of dreigt te komen. Op basis van onderwijsbehoeften en het ontwikkelingsperspectief op cognitief en gedragsmatig gebied.
94
Er zijn vier verschillende toelaatbaarheidsverklaringen (TLV). • SBO; • Categorie I (zmlk, langdurig zieke leerlingen (LZ), epilepsie en cluster 4); • Categorie II (lichamelijk gehandicapte leerlingen (LG); • Categorie III (meervoudig gehandicapte leerlingen (MG). Er moet nog worden vastgesteld: Op welke wijze en aan de hand van welke criteria getoetst wordt of een TLV wordt afgegeven. Wat de termijnen zijn in de procedure voor aanvraag van een TLV. Onderdeel van de toelaatbaarheidsverklaring is de aanduiding van omvang en kwaliteit van de ondersteuning. Plaatsing in het so/sbao betekent niet automatisch dat de leerling gedurende de gehele schoolloopbaan daar blijft. So/sbao geven in hun schoolplan aan dat de ondersteuning van een leerling altijd de mogelijkheid open houdt tot terugplaatsing in het regulier onderwijs. Het SOT geeft een toelaatbaarheidsadvies (TLA) aan de directeur van het samenwerkingsverband. Deze geeft uiteindelijk de toelaatbaarheidsverklaring (TLV) af. Als het samenwerkingsverband de toelaatbaarheidsverklaring heeft afgegeven, bepaalt de school voor S(B)O of zij de leerling toelaat en in de vastgestelde onderwijsbehoefte kan voorzien. Aangezien het SO en het SBO in het voortraject betrokken zijn geweest, zal de leerling in de regel ook tot de school worden toegelaten. In geen geval is het de bedoeling dat er opnieuw een onderzoek nodig is. Het is eventueel denkbaar dat de school extra ondersteuning nodig heeft om aan de specifieke onderwijsbehoeften van de leerling te voldoen. Indien school en/of ouders niet akkoord gaan met het advies, dan kunnen zij een alternatieve oplossing overeen komen of er ontstaat een geschil dat volgens de geëigende procedures wordt afgehandeld. Leerlingen uit een andere regio Het zal met enige regelmaat voorkomen dat een leerling uit een andere regio in de regio van het SWV ZOUT komt wonen. De leerling die in een ander samenwerkingsverband extra ondersteuning heeft gekregen, zal dit in onze regio ook nodig hebben. Het samenwerkingsverband zal een toelaatbaarheidsverklaring uit een andere regio waar mogelijk – ter beoordeling door het SOT - overnemen, m.a.w. het SOT zal te allen tijde het best mogelijke ondersteuningsarrangement aanbevelen. Wanneer er sprake is van een andere vorm van ondersteuning, zal het samenwerkingsverband in overleg met ouders en school kijken welke ondersteunings-
95
mogelijkheden uit ons samenwerkingsverband het beste aansluiten. De ouders, de school en samenwerkingsverband zoeken gezamenlijk naar de best haalbare oplossing. Crisisopvang Indien zich uitzonderlijke situaties voordoen, waarbij het noodzakelijk is om in het belang van een kind snel en effectief te handelen, wordt het SOT ingeschakeld en in direct overleg met de directeur ZOUT een oplossing/aanpak/opvang voorgesteld. In de begroting wordt hier een bedrag voor opgenomen. Wanneer er sprake is van crisisopvang; welke criteria gehanteerd worden, kortom welke procedure wordt gehanteerd, moet nader uitgewerkt worden. Verantwoording en borging Het SOT monitort het aantal ondersteuningsvragen per school/schoolbestuur en de resultaten van het maatwerktraject. Ook houdt het SOT archief bij van de verwijzingsaanvragen, de TLA’s, de resultaten van de maatwerkondersteuning via het groeidocument en verslagen van de casebesprekingen. De intakers/trajectbegeleiders hebben tweewekelijks overleg met de directeur van het SWV ZOUT. Het SOT maakt een jaarverslag dat wordt opgenomen in het jaarverslag van het swv ZOUT
Zeist, maart 2014
96
Bijlage 5B; Privacyreglement SOT Privacyreglement / Registratie persoonsgegevens van toepassing op het Schoolondersteuningsteam(SOT) 1. Inleiding De wetgeving rond privacy is richtinggevend voor dit reglement. Centrale afweging bij de uitwisseling van persoonsgegevens in noodzakelijke situaties is altijd het belang van ouders en het kind. Het is belangrijk dat professionals bij de uitwisseling van persoonsgegevens een bewuste, gewogen afweging maken. Naast de wetgeving rondom privacy zijn tevens diverse beroepscodes van toepassing. Het doel van een privacyreglement is het vastleggen van uniforme afspraken rondom het uitwisselen en registreren van persoonsgegevens. Onderstaand privacyreglement is geldend voor het SchoolOndersteuningsTeam van het SWV ZOUT. Alle schoolondersteuners dienen zich hieraan te houden. Het is opgesteld door het bestuur van SWV ZOUT. Het SOT bespreekt casuïstiek waarbij sprake is van meervoudige problematiek. Ouders geven in principe altijd toestemming voor het bespreken van hun kind, waarbij zij ook zelf aanwezig mogen zijn.
2. Privacyreglement van het SchoolOndersteuningsTeam van swv ZOUT Artikel 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: Bewerker: de natuurlijke persoon, niet zijnde de verantwoordelijke, die het geheel of een gedeelte van de apparatuur of het fysieke systeem onder zich heeft waarmee de verwerking wordt gevoerd. Betrokkene: degene over wie de verwerking gegevens bevat. Schoolondersteuningsteam: Deskundigen in het SOT in een wisselende samenstelling. Groeidocument: (digitaal) groeidocument ondersteunt scholen en samenwerkingsverbanden bij de ondersteunigstoewijzing.
97
Persoonsgegevens: gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijke persoon. Registratie: het geautomatiseerde systeem dat door het SOT wordt aangehouden, waarin persoonsgegevens zijn opgenomen van de personen genoemd in art. 4. Verantwoordelijke: bestuur van swv ZOUT Artikel 2 Doel van de verwerking van persoons- / dossiergegevens De verwerking heeft ten doel: als bron van informatie te dienen ten behoeve van het SOT bij haar advisering en ondersteuning aan ouders en school. Artikel 3 Verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke De verantwoordelijke van de registratie is verantwoordelijk voor de werking van de registratie overeenkomstig de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens, de daarop gebaseerde Koninklijke Besluiten en dit reglement. De verantwoordelijke treft daartoe de nodige voorzieningen, waaronder in elk geval zodanige opslag van gegevens dat deze niet voor onbevoegden toegankelijk zijn. Artikel 4 Categorieën van personen in de verwerking In de registratie worden uitsluitend gegevens opgenomen over: • leerlingen die voor advisering of ondersteuning door de basisschool worden aangemeld bij het SOT van SWV ZOUT Dit betekent tevens dat medeleerlingen niet bij name worden genoemd in de verwerking. • familieleden of andere personen uit de omgeving van deze leerlingen, voor zover de gegevens in redelijkheid relevant zijn te achten voor het ondersteuningstraject van het SOT. Artikel 5 Opnemen van gegevens •
• •
98
Omtrent de personen, bedoeld in art. 4, kunnen uitsluitend gegevens worden opgenomen voor zover verstrekt door de betrokkene, diens wettelijk vertegenwoordiger, de school die de leerling bezoekt, bevoegde overheidsorganen, deskundigen of deskundige instanties en voor zover toegestaan op grond van het Besluit Gevoelige gegevens. Andere dan de in de eerste volzin bedoelde gegevens kunnen worden opgenomen indien de betrokkene of zijn wettelijk vertegenwoordiger daarmee instemt en voor zover dat tevens noodzakelijk is voor de doelstellingen van de registratie. In alle gevallen worden in de registratie uitsluitend gegevens opgenomen die dienstig kunnen zijn ter verwezenlijking van het doel van de verwerking. De verantwoordelijke doet mededeling aan de betrokkene dat persoonsgegevens over de aanmelding zijn geregistreerd.
Artikel 6 Verwijdering en beveiliging van gegevens •
•
•
•
De gegevens bedoeld in art. 5 worden drie jaar na afsluiting vernietigd. Digitaal worden de gegevens langer bewaard, omwille van de continuïteit van de zorg. Zodra de leerling een jaar van de basisschool af is, worden ook de digitale gegevens verwijderd. Ten behoeve van de noodzakelijke beveiliging van persoonsgegevens van leerlingen, wordt de benadering van gegevens beveiligd door middel van individuele inlog-gegevens. Medewerkers zijn verantwoordelijk voor een degelijk beheer van persoonsgegevens en beperken zich tot inzage van slechts die gegevens die voor hun taakuitvoering van belang zijn. In geval van papieren dossiers zijn de dossierkasten middels een slot afgesloten.
Artikel 7 Inzagerecht betrokkene •
•
Indien een betrokkene of de wettelijke ouder(s)/verzorger(s) schriftelijk inzage verzoekt, stelt de intaker/schoolondersteuner de verzoeker binnen een maand na ontvangst van het verzoek, in de gelegenheid de registratie van de hem betreffende persoonsgegevens in te zien. De intaker/schoolondersteuner kan weigeren aan het verzoek, bedoeld in het eerste lid, te voldoen, voor zover dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van aanwijzingen gegeven door een daartoe bevoegd overheidsgezag.
Artikel 8 Correctie van onvolledige of onjuiste gegevens •
• •
•
•
Verzoeken om verbetering, verwijdering of aanvulling van de in de verwerking opgenomen gegevens, worden schriftelijk ingediend door degene op wie de desbetreffende gegevens persoonlijk betrekking hebben of zijn gemachtigde. Gemachtigden dienen een schriftelijke machtiging over te leggen. De indiener van het in het eerste lid bedoelde verzoek wordt, na beslissing door of namens de werkgever van degene die de registratie heeft verricht, binnen 28 kalenderdagen na de datum van indiening van het verzoek schriftelijk medegedeeld, of, en zo ja, welke verbetering, verwijdering of aanvulling heeft plaatsgevonden. Indien blijkt dat bepaalde gegevens onjuist zijn of ten onrechte in de verwerking zijn opgenomen, vindt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 30 kalenderdagen na de datum van indiening van het verzoek verbetering of verwijdering van die gegevens plaats. De op basis van dit artikel uit de verwerking verwijderde gegevens worden onmiddellijk vernietigd. Betrokken partijen worden hiervan schriftelijk in kennis gesteld. 99
Artikel 9 Toegang tot de verwerking en verstrekking van gegevens •
•
•
De verantwoordelijke kan uitsluitend rechtstreekse toegang verlenen tot de in de verwerking opgenomen gegevens danwel gegevens verstrekken aan partijen die betrokken zijn bij het ondersteuningsproces van de leerling. Indien dit andere partijen zijn dan bij aanmelding reeds bekend, dient toestemming te worden verleend door de wettelijk vertegenwoordiger van de leerling. De verantwoordelijke kan eveneens rechtstreekse toegang verlenen tot de in de verwerking opgenomen gegevens danwel gegevens verstrekken aan diegene aan wie krachtens wettelijk voorschrift deze toegang dient te worden verleend, echter niet dan na deugdelijke legitimatie. Aan anderen dan de in de leden 1 en 2 bedoelde personen en instanties wordt geen rechtstreekse toegang tot de in de verwerking opgenomen gegevens verleend zonder toestemming van de betrokkene.
Artikel 10 Melding van verstrekking De verantwoordelijke deelt de betrokkene op diens verzoek binnen een maand mede of gegevens over hem in het jaar voorafgaande aan het verzoek uit de verwerking aan derden zijn verstrekt. Artikel 11 Toestemming van wettelijke vertegenwoordiger Ouder(s)/verzorger(s) geven via het groeidocument toestemming om gegevens op te vragen bij derden, indien nodig. Zij geven tevens toestemming om in het SOT de casuïstiek te bespreken met de SOT-leden vanuit samenwerkende organisaties S/BO, GGD, Kentalis, Auris, Meerklank, Kleine Prins en tevens andere derden op uitnodiging. Artikel 12 Niet-anonieme casuïstiekbesprekingen •
•
•
100
Gegevens uit het groeidocument worden alleen uitgewisseld als de bespreking is gericht op de belangen van het kind. Uitwisseling vindt alleen plaats onder deelnemers die de gegevens nodig hebben voor hun taakuitoefening. Aan het casusoverleg nemen alleen die beroepskrachten deel die een directe behandelen/of ondersteuningsrelatie hebben met het kind dan wel uit hoofde van een specifieke taak of functie een teamlid zijn van het overleg. Deelnemers bespreken de kind-gegevens niet met anderen van buiten het samenwerkingsverband. Is het noodzakelijk om gegevens aan een beroepskracht van buiten het samenwerkingsverband te verstrekken, dan worden daarover duidelijke afspraken gemaakt en voor deze gegevensverstrekking wordt opnieuw de instemming gevraagd van ouders/verzorgers. Van de
•
bespreking wordt verslag gemaakt in de vorm van gemaakte afspraken. Dit verslag maakt onderdeel uit van het groeidocument/dossier. Indien ouders/verzorgers niet hebben ingestemd met de bespreking dan legt ‘de inbrenger’ aan de overige deelnemers uit waarom hij meent dat er sprake is van risicosignalen en waarom het kind toch moet worden besproken. Zie verder artikel 13.
Artikel 13 Handelen zonder toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger(s) Dossiergegevens worden alleen uitgewisseld indien ouder(s)/verzorger(s) instemmen. Wanneer er dermate grote zorgen zijn, dat uitwisseling noodzakelijk is, maar ouder(s)/verzorger(s) geven geen toestemming, dan ontstaat er voor de professional een conflict van plichten. De professional heeft de plicht actie te ondernemen, maar ook de plicht te handelen naar de privacywetgeving. Het belang van het kind en diens veiligheid staat te allen tijde voorop. Zie ‘uitgelicht’ voor hoe in een conflict van plichten te handelen. Uitgelicht Om professionals meer houvast te geven bij het maken van de afweging om informatie te delen, ondanks het ontbreken van toestemming, is een aantal regels vastgesteld en zijn er vragen opgesteld om de juiste afweging in een conflict van plichten te maken. Een beroepskracht kan op basis van de onderstaande 5 vragen deze afweging maken: 1. Kan ik door mijn beroepsgeheim te verbreken zwaarwegende belangen van het kind of van ‘anderen’ behartigen? 2. Is er een andere mogelijkheid om ditzelfde doel te bereiken zonder dat ik mijn beroepsgeheim hoef te verbreken? 3. Waarom is het niet mogelijk om toestemming van ouders/verzorgers te vragen of te krijgen voor het bespreken van zijn/haar situatie met iemand die het kind kan helpen? 4. Zijn de belangen van het kind die ik wil dienen met het verbreken van mijn beroepsgeheim zo zwaar dat deze naar mijn oordeel opwegen tegen de belangen die het kind heeft bij mijn zwijgen? 5. Als ik besluit om te spreken, aan wie moet ik dan welke informatie verstrekken om het ernstig nadeel of gevaar voor het kind en/of zijn naasten af te wenden?
101
Belangrijke regels: • Vertel wat je gaat doen. • De hoofdregel van de Wet bescherming persoonsgegevens luidt dat iedereen het recht heeft om te weten wat er waar over hem/haar vast ligt en wat er tussen wie wordt uitgewisseld. Iemand dient altijd geïnformeerd te worden. • Vraag alleen toestemming wanneer je ‘nee’ kunt accepteren. • Als je het vraagt, moet je alle antwoorden respecteren en accepteren. Wanneer je vooraf al weet dat het noodzakelijk is informatie te delen met derden voor adequate en efficiënte hulpverlening, is het beter te vertellen wat te gaan doen, i.p.v. toestemming te vragen en daarbij het risico op ‘nee’ te lopen. • Weeg de bezwaren van ouders af tegen het belang van het kind. De principes van subsidiariteit (is de gegevensuitwisseling de minst ingrijpende maatregel?), proportionaliteit (hoe verhoudt het belang van uitwisseling zich tot het belang van het kind?) en doelmatigheid (is er via een andere weg hetzelfde resultaat te bereiken) spelen hierbij een rol. (Bron: Jeugdzorg Limburg, mw. mr. J. van Boven; Van Boven Juridisch Adviesbureau) Artikel 14 Klachten Bij klachten m.b.t. de uitwisseling van persoonsgegevens in multidisciplinair casusoverleg, kunnen ouders/verzorgers terecht bij de instantie die het meest betrokken is bij de aard van de klacht. Het multidisciplinair overleg zelf behandelt geen klachten. Voor de klachtenregeling van SWV ZOUT wordt verwezen naar het Ondersteuningsplan 2014 – 2018 Zeist, maart 2014
102
