19
BAB III HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 3.1
Gambaran Umum Organisasi
3.1.1 Sejarah Singkat Nokia Care Center Gorontalo Nokia Care Center Gorontalo berpindah manejemen dari perusahaan sebelumnya yaitu PT. Prompower ke PT. Harbura Jaya Makmur
pada
Novemver
2011.
Dengan
berpindah
tangannya
kepengurusan NCC GTO maka lokasi kantor servicenya juga ikut berubah yang awalnya bertempat di ruko Bonansa pindah ke samping Grand City Hotel. Sejak pengalihan kepemilikan ini, Nokia NCC GTO telah banyak berkembang baik dari meningkatnya jumlah volume repair maupun dari segi penjualan. Karyawannya juga telah banyak mengalami pergantian, ada yang berasal dari Nokia Care kota lain maupun karyawan rekrutmen dalam kota. Sturuktur Organisasi NCC GTO dapat dilihat pada gambar 3.1.
20
3.1.2 Struktur Organisasi Nokia Care Center Gorontalo
SUPERVISOR
STOKER
ADMIN
CRO
TEKNISI
CUSTOMER SERVISE
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Nokia Care Center Gorontalo
21
3.1.3 Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI) 1. Supervisor Supervisor merupakan kepala/ pemimpin outlet untuk setiap NCC. Supervisor mempunyai tugas untuk mengawasi semua aktivitas yang ada di NCC yang dipimpinnya, memayungi semua karyawan yang ada serta sebagai penanggung jawab outlet. 2. Stoker Stoker mempunyai tugas untuk menjaga, melakukan penyetokan, dan mengeluarkan spare part dan accesories untuk NCC. Stoker bertanggung jawab untuk semua part dan gear yang ada di NCC. 3. CRO CRO mempunyai tugas untuk melakukan panggilan telepon dan menjawab semua telepon masuk serta melakukan konfirmasi biaya kepada customer. 4. Admin Admin bertugas untuk melakukan segala bentuk administrasi yang ada di NCC, baik masalah penginputan hp masuk dan keluar, keuangan NCC serta mengatur berjalannya sistem yang ada. 5. Teknisi Tugas seorang teknisi tidak lain yaitu untuk mereparasi/ memperbaiki hp yang masuk.
22
6. Customer Service Customer service adalah sesorang yang bertugas sebagai media pelayanan bagi customer (pelanggan/ komsumen) dalam melakukan transaksi penjualan maupun keluhan dan masalah yang dialami oleh customer serta bertugas membuat tanda terima (RC) untuk sebuah hp yang masuk proses repair. 3.1.4 Kondisi Perangkat Sistem Komputer 1. Hardware Perangkat keras yang digunakan yaitu komputer terdiri dari 4 unit, dan 1 printer, adapun spesifikasi komputernya sebagai berikut: a) Processor Intel Pentium III b) Memori (RAM) 1 GB c) Hardisk 320 GB d) Monitor Wearnes 14” e) Keyboard Logitec f) Mouse PS2 g) Printer Canon IP1880 2. Software Perangkat lunak yang digunakan sebagai berikut: a) Sistem Operasi : Microsoft Windows XP b) Microsoft Office 2007
23
3. Brainware Di Nokia Care Center Gorontalo terdapat seorang admin yang mengurus segala bentuk administrasi sistem yang ada dan sebagai opetator sistem utama. Operator tambahan yang lain yaitu Customer Service dan Teknisi.
3.2
Analisis Sistem dan Desain Sistem
3.2.1 Analisis Sistem Berdasarkan pengamatan yang dilakukan, proses repair resume case handphone di NCC Gorontalo masih menggunakan aplikasi bawaan Microsoft yaitu excel yang akan menyulitkan dalam pembuatan rekapitulasi harian. Adapun prosedur-prosedur di dalamnya berupa : 1. Pembuatan RC/ Tanda terima yang dilakukan oleh Customer Service (CS); 2. Penginputan hp masuk dari tanda terima; 3. Perbaikan hp yang dilakukan oleh teknisi; 4. Penginputan hp yang telah selesai diperbaiki; 5. Jika hp perlu pergantian spare part atau adanya suatu hal mengenai perbaikan dari teknisi, maka hp diminta untuk di konfirmasi ke customer;
24
6. Jika hp memerlukan pergantian spare part maka teknisi akan meminta kepada stoker jika spare part tidak ada maka akan dimasukkan ke dalam data pendingan hp. 7. Jika hp yang tidak bisa diperbaiki di NCC maka hp akan dikirim ke pusat untuk perbaikan lebih lanjut, dimana proses penginputan data hp pada saat dikirim dan pada saat hp datang kembali; 8. Proses pengambilan hp dilakukan oleh admin dan hp diserahkan kepada CS untuk dikembalikan kepada customer; 9. Data hp in dan hp out digunakan untuk membuat data ticket issue; 10. Data Brankas diperlukan untuk menghasilkan data OOW; 11. Seluruh data hp in, hp out, pendingan, dan lain-lain diperlukan untuk membuat data daily backlog; 12. Data hp yang dikirim ke pusat digunakan untuk membuat data pengiriman setiap hp yang dikirim; 13. Data pendingan dihasilkan dari hp yang memerlukan spare part tapi stok di NCC kosong. Untuk lebih jelasnya mengenai sistem berjalan di NCC GTO dapat dilihat pada gambar 3.2 dan 3.3
25
START
RC
PEMBUATAN RC
INPUT HP IN
B
REPAIR HP
Minta Spare Part UBAH STATUS REPAIR
1
Kosong
Cek Stok Spare Part
A KONFIRMASI KE CUSTOMER
Ada C Keluarkan Spare Part
INPUT HASIL KONFIRMASI INPUT PENDINGAN SPARE PART OUT
1
Gambar 3.2 Flowchart Sistem Berjalan
26
A
INPUT HP READY TO PICKUP
INPUT HP KIRIM PUSAT
INPUT HP PENDING SPARE PART
Data Pengiriman L3-GS INPUT HP OUT
PENGAMBILAN HP
Kirim Hp
INPUT DATA PENDINGAN
Konfirmasi Status Repair Hp
Data Pendingan
C
2 Input Hp datang dari pusat
Pembuatan Data OOW
Data Ticket Issue
Pembuatan Data Ticket Issue
Data OOW
2
Pembuatan Data Dialy Backlog
Dialy Backlog
END
Gambar 3.2 Flowchart Sistem Berjalan
B
27
Gambar 3.3 Flowchart Dokumen Sistem Berjalan
28 Pusat (L3, Teleplan, L-Hub)
Admin
A
Logistik
CEO
Input hp dikirim pusat
Konfirmasi Status Repair Hp
Kirim Hp
Input Hp datang dari pusat
B
C
Pembuatan Data OOW
Data Ticket Issue Pembuatan Data Ticket Issue Data OOW
Pembuatan Data Dialy Backlog
Data Daily Backlog
END
Gambar 3.3 Flowchart Dokumen Sistem Berjalan
29
3.2.1.1 Analisis Kelemahan Sistem 1) Analisis Performance : Kemampuan menyelesaikan tugas dalam jangka waktu tertentu. Kelemahan : Pada sistem yang sekarang, tidak terstrukturnya data dengan baik, baik dalam hal penginputan hp masuk, hp keluar, dan lain-lain dibuat pada 1 (satu) file, sehingga mempersulit pengolahan datanya. Perhitungan total harga service yang dilakukan CRO berlangsung lama dan tidak efisien. 2) Analisis Information : Analisis laporan-laporan yang digunakan untuk menghasilkan informasi bagi pihak Kejaksaan dalam pengambilan keputusan. Kelemahan : Sistem yang berjalan sekarang menyebabkan proses informasi berlangsung lama dalam hal pembuatan rekapitulasi/ laporan. 3) Analisis Control : Kontrol dilaksanakan untuk meningkat kinerja sistem, mendeteksi kesalahan, menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan. Kelemahan : Sistem yang ada akan sutli melakukan kontrol karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan saat pemprosesan data. 4) Analisis Eficiency : Analisis proses agar dapat menghasilkan output yang diharapkan dengan pemborosan seminimal mungkin.
30
Kelemahan : Sistem sistem yang ada kurang efisien karena perlu penginputan data menggunakan microsoft excel yang semua fieldnya digabung sehingga databasenya tidak teratur dengan baik. 5) Analisis Services : Analisis pelayanan agar terjadi peningkatan pelayanan yang lebih baik. Kelemahan : Pelayanan kepada customer sendiri akan memakan banyak waktu karena proses pengecekan hp berlangsung lama. 3.2.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem A. Kebutuhan Fungsional 1. Sistem harus melakukan entri data spare part, biaya service, dan data karyawan; 2. Sistem harus menyediakan fasilitas pengupdatetan data biaya service dan biaya spare part; 3. Sistem harus menghasilkan laporan dengan cepat; 4. Sistem dapat melakukan perhitungan biaya perbaikan hp untuk dikonfirmasikan dengan cepat; 5. Sistem dapat membuka aplikasi microsoft outlook express dengan cepat untuk mengiriman laporan. 6. Sistem dapat menghitung otomatis total biaya service suatu hp; 7. Sistem dapat melakukan pencarian data customer dengan cepat berdasarkan kategori yang ditentukan;
31
8. Adanya pengaturan hak akses data antara admin dan operator; B. Kebutuhan Non Fungsional 1. Kebutuhan Operasional a) Digunakan pada Windows XP; b) Spesifikasi komputer minimum Pentium III; c) Kebutuhan memori 128-512 MB d) Dilengkapi dengan Barcode; 2. Kebutuhan Kinerja a) Waktu pengecekan hp dibatasi 2 detik ; b) Mampu menghitung harga perbaikan hp dengan cepat; 3. Kebutuhan Keamanan Sistem aplikasi maupun database dilengkapi password dan hak akses yang berbeda untuk masing-masing user. 4. Kebutuhan Informasi a) Digunakan untuk menginformasikan status perbaikan suatu hp; b) Menginformasikan apabila adanya validasi data. 3.2.2 Usulan Pengembangan Sistem Setelah tahap analisis selesai dilakukan, maka penyusun dapat mengetahui dan mendapat gambaran yang jelas tentang rancangan sistem usulan. Dengan adanya perubahan sistem yang lama menjadi lebih baik,
32
dapat mengurangi masalah yang ada. Pada sistem yang baru selain mengimplementasikan sistem yang lama dalam bentuk program aplikasi juga data yang akan diolah dibagi menjadi beberapa tabel secara teratur tidak disatukan seperti pada sistem yang lama. Pengecekan status hp dengan lebih cepat, dan pengontrolan sistem jauh lebih bagus dengan meminimalkan kesalahan penginputan data. Untuk lebih jelasnya mengenai sistem yang diusulkan dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
START
INPUT DATA KARYAWAN
INPUT DATA SERVICE COST
INPUT DATA SPARE PART
DATA KARYAWAN
DATA SERVICE COST
DATA SPARE PART
INPUT HP IN
2
1
Gambar 3.4 Flowchart Sistem Usulan
33
1
2 DATA HP IN
2
1
UBAH STATUS REPAIR
2
REPAIR HP
CHEK STATUS REPAIR
PROSES HP OUT
INPUT HP YANG DIKONFIRMASI
2
DATA CRO
KONFIRMASI KE CUSTOMER DATA BRANGKAS
DATA HP OUT
4 DATA PANDING SPARE PART
1
Data OOW
DATA PENGIRIMAN 3
3
Data Ticket Issue
2 5
5
Data Pengiriman
Data Daily Backlog
Data Pendingan
4
END
Gambar 3.4 Flowchart Sistem Usulan
34
3.2.2.1 Pemodelan Proses (DAD) a. Eksternal Entity Tabel 3.1 Eksternal Entity Sistem No.
Eksternal Entity
Input
Output
1.
Admin
1) Data Karyawan 2) Data Service Cost 3) Data Spare Part 4) Data Customer 5) Data Konfirmasi
2.
Customer Sevice
Status Hp
3.
CEO
1) Data Ticket Issue 2) Data OOWq
Q sa
Data Daily Backlog
OFFICER
5.
LOGISTIK
Data Pendingan
6.
L3-GS
Data Pengiriman L3-GS
b. Diagram Konteks
Gambar 3.5 Diagram Konteks
35
c. DAD Level 0
Gambar 3.6 DAD Level 0
36
d. DAD Level 1 Proses 1
Gambar 3.7 DAD Level 1 Proses 1
37
d. DAD Level 1 Proses 2
Gambar 3.8 DAD Level 1 Proses 2
38
f. DAD Level 1 Proses 3
Gambar 3.9 DAD Level 1 Proses 3
39
g. DAD Level 2 Proses 1
Gambar 3.10 DAD Level 2 Proses 1 h. DAD Level 2 Proses 2
Gambar 3.11 DAD Level 2 Proses 2
40
i. DAD Level 2 Proses 3 DATA SPARE PART
DATA HP IN
Data Spare Part
Data Spare Part
2.3.1
DATA PENDING SPARE PART
Data Pendingan
DATA PENDINGAN
2.3.2 Data Hp In
Data Pengiriman
DATA PENGIRIMAN
DATA PENGIRIMAN
Data Hp IN
2.3.3 P Data Brankas
DATA BRANKAS
Gambar 3.12 DAD Level 2 Proses 3
j.
DAD Level 3 Proses 1
Gambar 3.13 DAD Level 3 Proses 1
DATA BRANKAS
41
k. DAD Level 3 Proses 2
DATA HP IN
Data Hp IN
2.3.2.1 P Data Hp Dikirim
DATA PENGIRIMAN
HP DIKIRIM
Data Hp Dikirim
2.3.2.2 P Data Hp Datang
HP DATANG
Gambar 3.14 DAD Level 3 Proses 2
3.2.2.2 Rancangan Database A. Daftar Tabel Adapun tabel-tabel rancangan database yang digunakan dalam sistem baru ini adalah sebagi berikut : Tabel 3.2 File Rancangan Database Nama File
Tipe File
Media File
Field Kunci
Karyawan Spare Part Service Cost Hp In Data Brankas Hp Out CRO Konfirmasi Pending Out Pending Pengiriman Feed Back
Master Master Master Transaksi Transaksi Transaksi Transaksi Transaksi Transaksi Transaksi Transaksi Transaksi
Hardisk Hardisk Hardisk Hardisk Hardisk Hardisk Hardisk Hardisk Hardisk Hardisk Hardisk Hardisk
NIK Part_code Tipe_hp No_Urut No_RC No_RC No_RC No_RC No_RC No_RC No_RC No_RC
42
Tabel 3.3 Struktur Tabel Karyawan No. 1 2 3 4 5 6
Field nik Nama nick_name jk jabatan foto
Type Character Character Character Character Character Teks
Size 7 25 10 1 20
Keterangan Nomor Induk Karyawan Nama Karyawan Nick Name Jenis Kelamin Jabatan Foto
Tabel 3.4 Struktur Tabel Spare Part No. 1 2 3
Field part_code part_name harga
Type Character Character Double
Size 10 60
Keterangan Part Code Part Name Harga
Tabel 3.5 Struktur Tabel Service Cost No. 1 2
Field tipe_hp biaya_sc
Type Character Double
Size 15
Keterangan Tipe Hp Biaya Service
Tabel 3.6 Struktur Tabel Hp In No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Field no_urut tgl_in no_rc nama_cust no_telp tipe_hp warr_reff Imei problem cs_in Teknisi
Type Integer Date Character Character Character Character Character Character Character Character Character
Size 5 8 10 50 15 10 3 15 60 15 15
Keterangan Nomor Urut Tanggal Masuk Nomor RC Nama Customer Nomor Telepon Tipe Hp Status Garansi Imei Problem Nama CS In Teknisi
43
Tabel 3.7 Struktur Tabel Warranty No. 1 2
Field no_rc pop_date
Type Char Date
Size 10 8
Keterangan Nomor RC POP Date
Tabel 3.8 Struktur Tabel Non Warranty No. 1 2
Field no_rc biaya_sc
Type Char Double
Size 10 8
Keterangan Nomor RC Biaya Service
Tabel 3.9 Struktur Tabel Hp Brankas No. 1 2 3 4
Field no_rc serv_code tgl_techout action_taken
Type Character Character Date Character
Size 10 3 8 30
Keterangan Nomor RC Service Code Tanggal Teknisi Out Perbaikan yang dilakukan
Tabel 3.10 Struktur Tabel CRO No. Field 1 no_rc 2 Note 3 ttl_biaya
Type Character Character Integer
Size 10 200 11
Keterangan Nomor RC Catatan Konfirmasi Total Biaya
Table 3.11 Struktur Tabel Konfirmasi No. Field 1 no_rc 2 tgl_konf 3 status_konf
Type Character Date Character
Size 10 8 50
Keterangan Nomor RC Tanggal Konfirmasi Status Konfirmasi
44
Tabel 3.12 Struktur Tabel Pending No. Field Type 1 no_rc Character 2 tgl_pending Date
Size 10 8
Keterangan Nomor RC Tanggal Pending
Tabel 3.13 Struktur Tabel Detail Pending No. 1 2 3
Field no_rc part_code Qty
Type Character Character Character
Size 10 10 30
Keterangan Nomor RC Kode Spare Part Jumlah
Tabel 3.14 Struktur Tabel Out Pending No. Field Type 1 no_rc Character 2 tgl_outpend Date ing
Size 10 8
Keterangan Nomor RC Tanggal Out Pending
Tabel 3.15 Struktur Tabel Pengiriman No. Field 1 no_rc 2 tgl_kirim
Type Character Date
Size 10 8
Keterangan Nomor RC Tanggal Kirim
Tabel 3.16 Struktur Tabel Hp Out No. Field 1 no_rc 2 tgl_ambil 3 cs_out
Type Character Date Character
Size 10 8 12
Keterangan Nomor RC Tanggal Ambil Nama CS Out
45
Table 3.17 Struktur Tabel Detail HP Out No. Field 1 no_rc 2 no_inv
Type Character Character
Size 10 5
Keterangan Nomor RC Nomor Faktur
Tabel 3.18 Struktur Tabel Feed Back No. Field 1 no_rc 2 tgl_dtg
Type Character Date
Size 10 8
Keterangan Nomor RC Tanggal Datang
Table 3.19 Struktur Tabel Status Hp No. Field 1 no_rc 2 status
Type Character Character
Size 10 15
Keterangan Nomor RC Status Hp
46
B. Relasi Antar Tabel
Gambar 3.15 Relasi Antar Tabel
3.2.2.3 Kamus Data 1. Kamus Data Karyawan DATA KARYAWAN NIK
:
Nama Lengkap : Nick Name
:
Jenis Kelamin
:
Jabatan
:
Pria
Wanita
Data Karyawan = @nik+nama+nick_name+jk+jabatan+foto
47
Nik
= 1{Character}7
Nama
= 1{Character}25
Nick_Name = 1{Character}10 JK
= 1{Character}1
Jabatan
= 1{Character}20
Foto
= Teks
2. Kamus Data Spare Part DATA SPARE PART Part Code
:
Part Name
:
PG
:
Data Spare Part = @part_code+part_name+harga Part_Code = 1{Character}10 Part_Name = 1{Character}60 Harga
= Double
3. Kamus Data Service Cost DATA SERVICE COST Tipe Hp
: Nokia
Repaired
: Rp
Data Service Cost = tipe_hp +biaya_sc Tipe_Hp
= 1{Character}15
Biaya_SC
= Double
48
4. Kamus Data Hp In DATA HP IN War
OOW
Tanggal
No RC
:
Nama Customer
:
No Telp
:
Tipe Hp
: NOKIA
Imei
:
Problem
:
Costumer Service
:
Teknisi
:
/ /
Data Hp In= @no_urut+tgl_in+no_rc+nama_cust+no_telp+tipe_hp+war _reff+imei+problem+cs_in+teknisi No_Urut
= 1{Integer}5
Tgl_In
= Date
No_RC
= 1{Character}10
Nama_Cust
= 1{Character}50
No_Telp
= 1{Character}15
Tipe_HP
= 1{Character}10
Warr_Reff
= 1{Character}3
Imei
= 1{Character}10
Problem
= 1{Character}60
Cs_In
= 1{Character}15
Teknisi
= 1{Character}15
49
5. Kamus Data Hp Brankas DATA HP BRANKAS Masukkan No. RC
Nama Customer
:
Tipe HP
: Nokia
Imei
:
Service Code
:
Tgl Tech Out
:
Action Taken
:
/
/
Data Hp Brankas= no_rc+ nama_cust+tipe_hp+imei+serv_code+tgl_techout+action_ta ken No_RC
= 1{Character}10
Nama_Cust
= 1{Character}50
Tipe_HP
= 1{Character}10
Imei
= 1{Character}10
Serv_Code
= 1{Character}3
Tgl_Techout
= Date
Action_Taken
= 1{Character}30
50
6. Kamus Data Hp Out Data HP Out
7. Masukkan No. RC
8. 9.Nama Customer
:
Tipe HP
: Nokia
Data Hp Out=no_rc+nama_cust+tipe_hp+imei
Imei
:
Tgl+tgl_ambil+cs_out+no_inv Ambil : / / CS Out
:
No_RC
No. INV
:
= 1{Character}10
Nama_Cust
= 1{Character}50
Tipe_HP
= 1{Character}10
Imei
= 1{Character}10
Tgl_Ambil
= Date
Cs_Out
= 1{Character}12
No_inv
= 1{ Character}5
7. Kamus Data CRO DATA CRO Masukkan No. RC
Nama Customer
:
Total Biaya
:
No. Telp
:
Part Code
:
Tipe HP
: Nokia
Part Name
:
Note
:
51
Data CRO= no_rc+ nama_cust+no_telp+tipe_hp+note+ttl_biaya+part_code+pa rt_name No_RC
= 1{Character}10
Nama_Cust
= 1{Character}50
No_Telp
= 1{Character}15
Tipe_HP
= 1{Character}10
Note
= 1{Character}200
Ttl_Biaya
=1{Integer}11
Part_Code
= 1{Character}10
Part_Name
= 1{Character}60
8. Kamus Data Konfirmasi DATA KONFIRMASI Masukkan No. RC
Nama Customer
:
No. Telp
:
Note
:
Tipe Hp
: Nokia
Tgl Konfirmasi
:
Status
:
Data Konfirmasi = no_rc+nama_cust+no_telp+tipe_hp+note+tgl_konf+status No_RC
= 1{Character}10
Nama_Cust
= 1{Character}50
No_Telp
= 1{Character}15
52
Tipe_HP
= 1{Character}10
Note
= 1{Character}200
Tgl_Konf
= Date
Status_Konf
= 1{Character}50
9. Kamus Data Pending DATA PENDING Masukkan No. RC
Nama Customer
:
Tipe HP
:Nokia
Imei
:
Part Code
:
Part Name
:
Tgl Pending
Qty
:
/ /
:
Data Pending = no_rc+nama_cust+tipe_hp+imei+part_code+part_name+tgl_ pending+qty No_RC
= 1{Character}10
Nama_Cust
= 1{Character}50
Tipe_HP
= 1{Character}10
Imei
= 1{Character}10
Part_Code
= 1{Character}10
Part_Name
= 1{Character}30
Tgl_Pending
= Date
Qty
= 1{Integer}2
53
10. Kamus Data Out Pending DATA OUT PENDING Masukkan No. RC
Nama Customer
:
Tgl Pending
:
/ /
Tipe HP
: Nokia
Tgl Out Pending
:
/ /
Imei
:
Data Out Pending = no_rc+nama_cust+tipe_hp+imei +tgl_pending+tgl_outpending No_RC
= 1{Character}10
Nama_Cust
= 1{Character}50
Tipe_HP
= 1{Character}10
Imei
= 1{Character}10
Tgl_Pending
= Date
Tgl_Outpending
= Date
11. Kamus Data Pengiriman DATA PENGIRIMAN Masukkan No. RC
Nama Customer
:
Tipe HP
: Nokia
Imei
:
Tujuan
:
Tgl Kirim
:
/
/
Data Pengiriman = no_rc+nama_cust+tipe_hp+imei +tgl_kirim No_RC
= 1{Character}10
54
Nama_Cust
= 1{Character}50
Tipe_HP
= 1{Character}10
Imei
= 1{Character}10
Tgl_kirim
= Date
12. Kamus Data Feed Back DATA FEEDBACK Masukkan No. RC
Nama Customer
:
Tgl Kirim
:
/
/
Tipe HP
: Nokia
Tgl Datang
:
/
/
Imei
:
Data Feeback = no_rc+nama_cust+tipe_hp+imei +tgl_kirim+tgl_dtg No_RC
= 1{Character}10
Nama_Cust
= 1{Character}50
Tipe_HP
= 1{Character}10
Imei
= 1{Character}10
Tgl_kirim
= Date
Tgl_dtg
= Date
55
3.2.2.4 Rancangan Form a. Rancangan Input Bentuk rancangan input Sistem Informasi Data Resume Repair Case Nokia Care Center Gorontalo adalah sebagai berikut : DATA KARYAWAN NIK
:
Nama Lengkap : Nick Name
:
Jenis Kelamin
:
Jabatan
:
Pria
Nik
Wanita
Nama
JK
Jabatan
Open
Baru
Simpan
Cari
Batal
Hapus
Tutup
Gambar 3.16 Form Input Data Karyawan
DATA SPARE PART Part Code
:
Part Name
:
PG
: Part Code
Part Name
Price
Baru Cari
Simpan
Batal
Hapus
Tutup
Gambar 3.17 Form Input Data Spare Part
56
DATA SERVICE COST Tipe Hp
: Nokia
Repaired
: Rp Tipe Hp
Simpan
Batal
Biaya Service
Hapus
Tutup
Gambar 3.18 Form Input Data Service Cost
DATA HP IN War
OOW
Tanggal
No RC
:
Nama Customer
:
No Telp
:
Tipe Hp
: NOKIA
Imei
:
Problem
:
/ /
b. Rancangan Output
Costumer Service
:
Teknisi
:
Simpan
Batal
Gambar 3.19 Form Input Data Hp In
Tutup
57
DATA HP BRANKAS Masukkan No. RC
Nama Customer
:
Tipe HP
: Nokia
Imei
:
Service Code
:
Tgl Tech Out
:
Action Taken
:
/
/
Simpan
Batal
Tutup
Gambar 3.20 Form Input Hp Brankas
DATA HP OUT Masukkan No. RC
Nama Customer
:
Tipe HP
:
Imei
:
Tgl Ambil
:
CS Out
:
No. INV
:
Nokia
/ /
Simpan
Gambar 3.21 Form Input Data Hp Out
Batal
Tutup
58
DATA CRO Masukkan No. RC
Nama Customer
:
Total Biaya
:
No. Telp
:
Part Code
:
Tipe HP
: Nokia
Part Name
:
Note
:
Simpan
Batal
Tutup
Gambar 3.22 Form Input CRO
DATA KONFIRMASI Masukkan No. RC
Nama Customer
:
No. Telp
:
Note
:
Tipe Hp
: Nokia
Tgl Konfirmasi
:
Status
:
Simpan
Batal
Gambar 3.23 Form Input Konfirmasi
Tutup
59
DATA PENDING Masukkan No. RC
Nama Customer
:
Tipe HP
:Nokia
Imei
:
Part Code
:
Part Name
:
Simpan
Batal
Tgl Pending
Qty
:
/ /
:
Tutup
Gambar 3.24 Form Input Data Pending
DATA OUT PENDING Masukkan No. RC
Nama Customer
:
Tgl Pending
:
/ /
Tipe HP
: Nokia
Tgl Out Pending
:
/ /
Imei
:
Simpan
Batal
Tutup
Gambar 3.25 Form Input Data Out Pending
DATA PENGIRIMAN Masukkan No. RC
Nama Customer
:
Tipe HP
: Nokia
Imei
:
Tujuan
:
Tgl Kirim
Simpan
:
/
Batal
Gambar 3.26 Form Input Data Pengiriman
/
Tutup
60
DATA FEEDBACK Masukkan No. RC
Nama Customer
:
Tgl Kirim
:
/
/
Tipe HP
: Nokia
Tgl Datang
:
/
/
Imei
:
Simpan
Batal
Tutup
Gambar 3.27 Form Input Data Feed Back
b. Rancangan Output Bentuk rancangan output Sistem Informasi Data Resume Repair Case Nokia Care Center Gorontalo adalah sebagai berikut : DATA TICKET ISSUE NCC GORONTALO Tanggal
Ticket
Hp IN
HP OUT
Inquiries
Gambar 3.28 Laporan Data Ticket Issue
Assesories
NCP
61
DATA OOW NCC GORONTALO Tgl Closed No. RC
Tipe HP
IMEI
Total Biaya
Status
Histori
Tgl Masuk
Gambar 3.29 Laporan Data OOW
DAILY BACKLOG NCC GORONTALO Tanggal
Hp IN
Hp OUT
Teknisi
Brankas
Pendingan
Teleplan
L-Hub
Gambar 3.30 Laporan Data Daily Backlog
DATA PENDINGAN NCC GORONTALO
Tgl In
Tipe Hp
Qty
Part Code
Part Name
Tgl Pending
Imei
Status
Gambar 3.31 Laporan Data Pending
Lokasi
No. Urut RC
Lain-lain
62
DATA Pengiriman L3-GS NCC GORONTALO Tgl Nama Kirim Customer
No. Telp
Tipe Hp
No. RC
IMEI
Teknisi
Problem
Gambar 3.32 Laporan Data Pengiriman L3-GS
3.3
Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahapan setelah perancangan
sistem untuk melihat apakah sistem yang dirancang sudah berjalan sesuai yang diinginkan. 3.3.1 Form Login Tampilan ini merupakan tampilan awal saat program dimulai, dan berfungsi untuk mengamankan data agar pihak yang tidak berwenang tidak dapat mengaksesnya. Sebelum masuk pada tampilan form menu utama, terlebih dahulu seorang admin atau operator memasukan user name dan kata sandi agar tampilan form menu utama dapat dijalankan. Seperti yang terlihat pada gambar 3.33
63
Gambar 3.33 Tampilan Form Login 3.3.2 Menu Utama Tampilan ini merupakan tampilan awal dari program setelah user name dan password yang dimasukan benar. Dimana form menu utama juga berfungsi untuk menghubungkan form-form pilihan menu yang terdiri dari menu master, proses, pengecekan, laporan, dan keluar. Pada menu master terdapat tiga submenu yaitu submenu data karyawan, data service cost, dan data spare part. Pada menu proses terdapat enam submenu yaitu submenu hp in, hp brankas, CRO terdiri dari dua submenu yaitu data CRO dan data konfirmasi, pengiriman terdiri dari dua submenu yaitu hp kirim dan hp datang, hp out, pending part terdiri dari dua submenu yaitu pending part dan out pending. Pada menu
64
laporan terdapat lima jenis laporan yaitu laporan pengiriman L3-GS, laporan data pendingan, laporan data ticket issue, laporan data OOW dan laporan data daily backlog. Pada menu keluar ini berfungsi untuk keluar dari program seperti yang terlihat pada gambr di bawah ini :
Gambar 3.34 Tampilan Form Menu Utama 3.3.3 Form Input Data Karyawan Form ini berfungsi untuk menginput data karyawan yang ada pada NCC Gorontalo dengan cara menginput nik, nama lengkap, nick name, jenis kelamin serta jabatannya sesuai dengan jabatan karyawan pada perusahaan tersebut dilengkapi dengan foto karyawan yang bisa diinput melalui tombol open.
65
Ada beberapa tombol yang digunakan pada form ini antara lain yaitu : -
Tombol simpan, digunakan untuk menyimpan data yang akan diinput.
-
Tombol batal, digunakan untuk membatalkan data yang diinput.
-
Tombol hapus, digunakan untuk menghapus data yang telah diinput.
-
Tombol tutup, digunakan untuk keluar dari tampilan form submenu data karyawan dan kembali ke menu utama Pada form ini terdapat option yaitu baru dan cari, dalam hal ini
admin apabila memilih option baru maka admin akan menginput data karyawan yang belum pernah diinput. Sedangkan untuk option cari maka admin akan melakukan proses cari data karyawan yang sudah pernah diinput dan difilter berdasarkan nik atau nama. Seperti yang terlihat pada gambar 3.35
66
Gambar 3.35 Tampilan Form Data Karyawan 3.3.4 Form Input Data Service Cost Form ini berfungsi untuk menginput data service cost atau biaya servis berdasarkan tipe hp dengan cara menginput tipe hp serta biaya service hp tersebut. Ada beberapa tombol yang digunakan pada form ini antara lain yaitu : -
Tombol simpan, digunakan untuk menyimpan data yang akan diinput.
-
Tombol batal, digunakan untuk membatalkan data yang diinput.
-
Tombol hapus, digunakan untuk menghapus data yang telah diinput.
-
Tombol tutup, digunakan untuk keluar dari tampilan form submenu data service cost dan kembali ke menu utama.
67
-
Tombol cari, digunakan untuk mencari data biaya service berdasarkan tipe hp. Seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 3.36 Tampilan Form Data Service Cost 3.3.5 Form Input Data Spare Part Form ini berfungsi untuk menginput data spare part untuk setiap jenis hp yang memerlukan spare part dengan cara menginput kode spare part, nama spare part serta harga dari spare part tersebut. Ada beberapa tombol yang digunakan pada form ini antara lain yaitu : -
Tombol simpan, digunakan untuk menyimpan data yang akan diinput.
68
-
Tombol batal, digunakan untuk membatalkan data yang diinput.
-
Tombol hapus, digunakan untuk menghapus data yang telah diinput.
-
Tombol tutup, digunakan untuk keluar dari tampilan form submenu data spare part dan kembali ke menu utama Pada form ini terdapat option yaitu baru dan cari, dalam hal ini
admin apabila memilih option baru maka admin akan menginput data spare part yang belum pernah diinput. Sedangkan untuk option cari maka admin akan melakukan proses cari data spare part yang sudah pernah diinput dan dicari berdasarkan kode. Seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 3.37 Tampilan Form Data Spare Part 3.3.6 Form Input Data Hp In Form ini berfungsi untuk menginput data hp in berdasarkan RC per tanggal berjalan, RC ini merupakan keluaran dari sistem nokia. Dari RC
69
ini akan diinput nomor RC yang dengan memudahkannya yaitu dengan menggunakan barcode, selain itu diinput data customer yang tercantum pada RC tersebut. Data customer ini terdiri dari nama, nomor telepon, tipe hp, imei, dan masalah kerusakan hp yang dialami. Form ini terdapat nama customer service dan teknisi yang menangani hp in dan mereparasi hp tersebut. Form ini juga terdapat option status yaitu warr dan oow atau hp yang statusnya bergaransi atau tidak. Apabila bergaransi maka akan diinputkan pop date atau tanggal garansinya dan apabila tidak bergaransi maka akan dikenakan biaya dengan biaya servicenya terinput secara otomatis berdasarkan tipe hp. Ada beberapa tombol yang digunakan pada form ini antara lain yaitu : -
Tombol simpan, digunakan untuk menyimpan data yang akan diinput.
-
Tombol batal, digunakan untuk membatalkan data yang diinput.
-
Tombol tutup, digunakan untuk keluar dari tampilan form submenu data hp in dan kembali ke menu utama
70
Seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 3.38 Tampilan Form Data Hp In 3.3.7 Form Input Data Hp Brankas Form ini berfungsi untuk menginput data hp yang telah di close oleh teknisi berdasarkan tanggal techoutnya. Adapun form ini apabila diinput nomor RC atau di scanner menggunakan barcode maka dengan otomatis nomor rc, nama customer, tipe hp dan imei akan terinput secara otomatis. Pada form ini terdapat jenis service code yang terdiri dari SW, MR, RT, CBU, dan CBN. Dan juga terdapat action taken (tindakan yang dapat diambil) untuk perbaikan hp tersebut. Ada beberapa tombol yang digunakan pada form ini antara lain yaitu :
71
-
Tombol simpan, digunakan untuk menyimpan data yang akan diinput.
-
Tombol batal, digunakan untuk membatalkan data yang diinput.
-
Tombol tutup, digunakan untuk keluar dari tampilan form submenu data brankas dan kembali ke menu utama Seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 3.39 Tampilan Form Data Brankas 3.3.8 Form Input Data CRO dan Data Konfirmasi Pada submenu ini terdapat dua submenu lainnya yaitu data CRO dan data konfirmasi. Form CRO berfungsi untuk menginput data cro yang merupakan data untuk mengetahui biaya service serta spare part untuk hp yang belum selesai diperbaiki karena masih meminta konfirmasi ke customer mengenai perbaikan hp nya. Apabila nomor RC nya diinput
72
maka nama customer, nomor telepon, tipe hp, dan biaya servicenya terinput secara otomatis. Dan apabila diinput kode spare partnya maka untuk nama spare part juga akan terinput otomatis yang jumlah biayanya terinput otomatis ke field note. Form konfirmasi berfungsi untuk meminta konfirmasi per tanggal berjalan secara langsung via telepon kepada customer yang dilakukan oleh CRO, adapun konfirmasi yang diberitahukan yaitu berdasarkan data CRO sebelumnya. Untuk nama customer, nomor telepon dan tipe hp akan terinput otomatis apabila nomor RC diinput. Adapun konfirmasi ini bisa dilakukan berulang-kali karena pada status konfirmasi ada beberapa macam sesuai keadaan yang ada. Ada beberapa tombol yang digunakan pada kedua form ini antara lain yaitu : -
Tombol simpan, digunakan untuk menyimpan data yang akan diinput.
-
Tombol batal, digunakan untuk membatalkan data yang diinput.
-
Tombol tutup, digunakan untuk keluar dari tampilan form submenu data CRO dan data konfirmasi dan kembali ke menu utama Untuk lebih jelasnya mengenai form data CRO dan form data
konfirmasi dapat dilihat pada gambar 3.40 dan 3.41
73
Gambar 3.40 Tampilan Form Data CRO
Gambar 3.41 Tampilan Form Data Konfirmasi
74
3.3.9 Form Input Data Pengiriman Pada submenu ini terdapat dua submenu lainnya yaitu data hp kirim dan data hp datang. Form hp kirim berfungsi untuk menginput data hp yang akan dikirim berdasarkan tanggal berjalan ke pusat masing-masing berdasarkan level tipe hp yang cocok untuk setiap pusat antara lain L3GS, Teleplan dan L-Hub. Untuk nama customer, nomor telepon, tipe hp masih terinput secara otomatis apabila diinputkan nomor RC Form hp datang berfungsi untuk menginput data hp yang telah datang dari pusat setelah dikirim dan diperbaiki. Untuk nama customer, nomor telepon, tipe hp, serta tanggal kirim juga terinput secara otomatis apabila diinputkan nomor RC. Ada beberapa tombol yang digunakan pada kedua form ini antara lain yaitu : -
Tombol simpan, digunakan untuk menyimpan data yang akan diinput.
-
Tombol batal, digunakan untuk membatalkan data yang diinput.
-
Tombol tutup, digunakan untuk keluar dari tampilan form submenu data hp kirim dan hp datang dan kembali ke menu utama Untuk lebih jelasnya mengenai form data hp kirim dan form data
hp datang dapat dilihat pada gambar 3.42 dan 3.43
75
Gambar 3.42 Tampilan Form Hp Kirim
Gambar 3.43 Tampilan Form Hp Datang
76
3.3.10 Form Input Data Hp Out Form ini berfungsi untuk menginput data hp yang sudah selesai diperbaiki dan siap diberikan ke customer. Pada form ini dicantumkan nama customer service yang memberikan hp tersebut ke customer. Ada beberapa tombol yang digunakan pada form ini antara lain yaitu : -
Tombol simpan, digunakan untuk menyimpan data yang akan diinput.
-
Tombol batal, digunakan untuk membatalkan data yang diinput.
-
Tombol tutup, digunakan untuk keluar dari tampilan form submenu data hp out dan kembali ke menu utama Seperti yang terlihat pada gambar 3.44
Gambar 3.44 Tampilan Form Hp Out
77
3.3.11 Form Input Data Pending Part Pada submenu ini terdapat dua submenu lainnya yaitu data pendingan dan data outpending. Form pendingan berfungsi untuk menginput data hp masih pending karena spare partnya yang belum terdapat di NCC. Sehingga admin ataupun stocker perlu meminta ke logistic untuk mengirimkan spare part yang kosong. Form data outpending berfungsi untuk dapat mengetahui hp yang telah ada spare partnya sehingga dapat dilanjutkan proses lebih lanjut untuk memperbaikinya. Yang masing-masingnya untuk data pending dan outpending diinput berdasarkan nomor RC. Ada beberapa tombol yang digunakan pada kedua form ini antara lain yaitu : -
Tombol simpan, digunakan untuk menyimpan data yang akan diinput.
-
Tombol batal, digunakan untuk membatalkan data yang diinput.
-
Tombol tutup, digunakan untuk keluar dari tampilan form submenu data pending part dan outpending dan kembali ke menu utama Untuk lebih jelasnya mengenai form data pending dan form data
outpendingdapat dilihat pada gambar 3.45 dan 3.46
78
Gambar 3.45 Tampilan Form Data Pendingan
Gambar 3.46 Tampilan Form Data Out Pending
79
3.3.12 Cek Status Form ini berfungsi untuk memudahkan customer service dalam mengecek status hp dari customer.. Seperti pada gambar dibawah ini :
Gambar 3.47 Tampilan Cek Status Repair 3.3.13 Laporan Data Pengiriman L3-GS Form ini berfungsi untuk melihat data pengiriman L3-GS dengan memilih tombol preview dan untuk keluar dari form ini dengan memilih tombol close. Setelah di preview maka akan muncul data pengiriman L3GS yang sudah di export ke Ms. Office Excel untuk dikirimkan ke pusat L3-GS. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.48 dan 3.49
80
Gambar 3.48 Preview Data Pengiriman L3-GS
Gambar 3.49 Tampilan Laporan Data Pengiriman L3-GS 3.3.14 Laporan Data Pendingan Form ini berfungsi untuk melihat data hp yang pending karena belum adanya spare part dengan memilih tombol preview untuk melihat dan untuk keluar dari form ini dengan memilih tombol close. Setelah di preview maka akan muncul data pendingan yang sudah di export ke Ms. Office Excel untuk dikirimkan ke logistic. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.50 dan 3.51
81
Gambar 3.50 Preview Data Pending
Gambar 3.51 Laporan Data Pending 3.3.15 Laporan Data Ticket Issue Form ini berfungsi untuk melihat data ticket issue dengan memilih tombol preview dan untuk keluar dari form ini dengan memilih tombol
82
close. Pada data ticket issue ini ditambahkan jumlah inquries, accessories, dan NCP, Setelah di preview maka akan muncul data ticket issue yang sudah di export ke Ms. Office Excel untuk dikirimkan ke CEO. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.52 dan 3.53
Gambar 3.52 Preview Data Ticket Issue
Gambar 3.53 Laporan Data Ticket Issue
83
3.3.16 Laporan Data OOW Form ini berfungsi untuk melihat data OOW dengan memilih tombol preview dan untuk keluar dari form ini dengan memilih tombol close. Setelah di preview maka akan muncul data OOW yang sudah di export ke Ms. Office Excel untuk dikirimkan ke CEO. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.54 dan 3.55
Gambar 3.54 Preview Data OOW
Gambar 3.55 Laporan Data OOW
84
3.3.17 Laporan Data Daily Backlog Form ini berfungsi untuk melihat data Daily Backlog dengan memilih tombol preview dan untuk keluar dari form ini dengan memilih tombol close. Setelah di preview maka akan muncul data Daily Backlog yang sudah di export ke Ms. Office Excel untuk dikirimkan ke Officer. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.56 dan 3.57
Gambar 3.56 Preview Data Daily Backlog
Gambar 3.57 Tampilan Laporan Data Daily Backlog
