BAB III HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 1.1 Gambaran Umum Lokasi Penelitian 1.1.1
Sejarah Singkat Badan Narkotika Nasional Provinsi Gorontalo Kejahatan narkoba adalah kejahatan yang bersifat lintas negara (trans
national crime), kejahatan terorganisir (Organizer Crime), dan kejahatn serius yang menimpa segenap lapisan masyarakat, menimbulkan kerugian yang sangat besar terutama dari segi kesehatan, sosial ekonomi dan kemanan mengakibatkan hilangnya suatu generasi bangsa (Lost Generation) dimasa depan. Hasil penelitian badan narkotika nasional bekerja sama dengan pusat penelitian kesehatan Universitas Indonesia (PUSDITKES UI) pada tahun 2008 angka prevalensi ( Penyalagunaan Narkoba )Nasional adalah 1.99% dari penduduk ( 3,6 juta oarang) dan pada tahun 2015 akan mengalami kenaikan menjadi 2,8 % ( 5,1 juta orang) Hal tersebut menjadi salah satu penyebab indonesia tidak lagi menjadi negara transit tetapi sudah menjadi pasar narkoba yang besar, apalagi dengan harga yang tinggi ( great market , great price) sehingga indonesia semakin rawan menjadi surga bagi para sindikat narkoba. Pada tingkat dunia , perputaran perkiraan global nilai uang dalam peredaran gelap narkoba menduduki rangking pertama, sebesar US % 399 miliar, 80% dari jumlah keselutuhan uang yang beredar. Di indonesia, pada tahun 2010 perkiraan kerugiab ekonomi yang di timbulkan akibat penyalahgunaan narkoba lebih dari Rp 41,2 triliun yang terdiri dari komponen biaya private dan biaya social.
Secara global penyalahgunaan dan peredaran gelap narkoba akan mempengaruhi segenap sendi kehidupan masyarakat, bangsa, dan negara indonesia.Oleh karena itu, perlu wujud nyata komitmen bersama seluruh komponen mayarakat, bangsa dan negara indonesia untuk bersatu menciptakan “negara bebas narkoba”. Berdasarkan fakta dan kenyataan tersebut di atas maka pemerintah provinsi gorontalo membentuk salah satu badan yang menangani tentang narkotika yaitu badan narkotika provinsi gorontalo yang di singkat BNP dengan peraturan daerah provinsi gorontalo Nomor.01 TAHUN 2009 TANGGAL 18 MEI 2009 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja sekretariat pelaksana harian badan narkotika provinsi gorontalo dan sebelum terbentuknya peraturan daerah provinsi gorontalo tentang badan narkotika provinsi gorontalo pada tanggal 28 juni 2003 gubrnur provinsi gorontalo sudah mengeluarkan keputusan tentang pembentukan badan narkotikan provinsi gorontalo tahun 2003 tapi kedudukannya masih melekat pada badan perencanaan pembangunan daerah provinsi gorontalo. Pada tahun 2009 dengan persetujuan bersama dewan perwakilan rakyat indonesia (DPRI) dan presiden republik indonesia memutuskan dan menetapkan undang-undang no 35 tahun 2009 tentang narkotika tersebut. Badan narkotika provinsi gorontalo (BNP) berubah menjai badan narkotika nasional provinsi gorontalo (BNNP Gorontalo). Sejak itulah baadan narkotika nasional provinsi gorontalo (BNNP Gorontalo) berdiri sendiri dengan istilah lain vertikal langsung ke pusat dalam hal ini badan narkotika nasional republik indonesia (BNN RI). 1.1.2
Keadaan Umum Pegawai
Pegawai adalah pelaksana pekerjaan pada suatu organisasi. Demikian adanya pegawai maka suatu organisasi dapat mencapai tujuan dengan baik. Badan Narkotika Nasional Provinsi Gorontalo memiliki latar belakang, responden yang berbeda seperti, Pendidikan, Jenis Kelamin, Identitas responden dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel I : Keadaan pegawai berdasarkan jenis kelamin NO
Jenis Kelamin
Jumlah
Persentase
1
Laki-laki
16
53%
2
Perempuan
14
47%
Jumlah
30
100%
Sumber data :Badan Narkotika Nasioanal Provinsi Gorontalo 2013 Tabel II Keadaan pegawai berdasarkan pendidikan NO
Pendidikan Formal
Jumlah
1
Sarjana (S2)
3 Orang
2
Sarjana (S1)
11 Orang
3
Diploma III (D3)
2 Orang
4 5 6
Diploma I (D I) SMA SLTP Jumlah
15 orang -
30
Sumber : Badan Narkotika Nasional Provinsi Gorontalo 2013 Tabel di atas menunjukan bahwa dari 30 orang pegawai berdasarkan tingkat Pendidikan di dominasi oleh Sekolah Menengah Atas (SMA) Sebanyak 15 orang disusul oleh Sarjana (SI) sebanyak 11 orang,dan tingkat Sarjana (S2) 3 orang dan yang terakhir Diploma III (D3) Sebanyak 2 orang. 1.1.3
Struktur Organisasi pada Kantor Badan Narkotika Nasional Provinsi Gorontalo:
1.1.4
Penjabaran Tugas dan Fungsi Kantor Badan Narkotika Nasional Provinsi Gorontalo :
1. Kepala Badan Narkotika Nasional Provinsi Melaksanakan tugas sebagai Berikut : -
Menyusun rencana kerja tahunan Badan Narkotika Nasional Provinsi Gorontalo
-
Menyusun konsep kebijakan tekhnis P4GN di bidang pencegahan pemberdayaan masyarakat dan rehabilitasi
-
Melaksanakan kebijakan teknis P4GN dibidang pencegahan dalam wilayah provinsi
-
Melaksanakan kebijakan tekhnis P4GN di bidang pemberdayaan masyarakat dan rehabilitasi dalam daerah provinsi
-
Melaksanakan P4GN di bidang pemberantasan dalam wilyah provinsi.
2. Kepala Bagian tata usaha memiliki tugas : -
Menyiapkan bahan konsep rencana kerja tahunan badan narkotika nasional provinsi Gorontalo di bagian tata usaha
-
Menyiapkan bahan kebijakan teknis penyusunan rencana program dan anggaran
-
Menyiapkan penyusunan rencana program dan anggaran, bahan bantuan hukum dan kerja sama.
-
Menyiapkan bahan urusan tata persuratan, pengelolaan logistik
-
Menyiapkan bahan urusan kepegawaian.
3. Pengadministrasian Umum mempunyai tugas : -
Menerima, memeriksa, dan mencatat surat masuk keluar dan memberi lembar disposisi
-
Mencatat dan mendistribusikan surat
-
Mengelola daftar hadir
-
Menghimpun laporan kegiatan
-
Menyusun surat dan nota dinas sesuai arahan
-
Mengelola dan menyiapkan alat tulis kantor.
4. Kepala sub bagian administrasi mempunyai tugas : -
Menyimpulkan bahan konsep rencana kerja tahunan bagian TU di sub bagian administrasi
-
Mengumpulkan bahan konsep kebijakan urusan kepegawaian, keuangan, kearsipan, dokumen, dan hubngan masyarakat.
-
Mengumpulkan bahan urusan kepegawaian .
5. Kepala sub bagian perencanaan : -
Mengumpulkan bahan konsep rencana kerja tahunan bagian TU di sub bagian perencanaan
-
Mengumpulkan bahan konsep kebijakan penyusunan rencana program dan anggaran
-
Mengumpulkan bahan rencana program dan anggara, bahan bantuan Hukum dan kerja sama.
6 . Bendahara Pembantu -
Menyiapkan blanko dan formulir sesuai dengan kebutuhan bendahara.
-
Mengelopokan bukti pembayaran dengan menjadikan satu bundel pertolok ukur agar mudah dalam pengiriman.
-
Menyiapkan bahan konsep uang muka pada tagihan sesuai disposisi bendahara.
-
Menyampaikan kwitansi kepada atasan atau bendahara untuk ditanda tangani
-
Menyiapkan data keuangan dan bahan pemeriksaan untuk dapat pengesahan.
-
Melaksanakan pembukuan dan buku kas tambahan.
-
Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan atasan.
7. Kepala bidang Pencegahan mempunyai fungsi : - menyiapkan bahan konsep kerja tahunan BNN di bidang pencegahan
- menyiapkan bahan kebijakan P4GN di bidang pencegahan dalam wilayah provinsi - menyiapkan bahan diterminasi informasi P4GN di bidang perencanaan. - Menyiapkan bahan advokasi P4GN, di bidang pencegahan dalam wilayah provinsi. 8. Kepala seksi Advokasi - mengumpulkan bahan konsep rencana kerja tahunan bidang pencegahan di seksi
advokasi
- mengumpulkan bahan konsep kebijakan advokasi P4GN di bidang pencegahan dalam wilayah Provinsi. - menumpulkan bahan advokasi P4GN di bidang pencegahan di provinsi Gorontalo. 9. Kepala Seksi Diseminasi informasi - mengumpulkan bahan konsep rencana kerja tahunan bidang pencegahan diseksi diseminasi informasi. - mengumpulkan bahan konsep penyiapan diseminasi informasi P4GN di bidang pencegahan dalam wilayah provinsi. - mengumpulkan bahan penyiapan diseminasi informasi P4GN di bidang pencegahan dalam wilayah provinsi dan penyiapan bimbingan tekhnis. 10. Kepala Bidang Pemberdayaan Masyarakat.
- menyiapkan bahan konsep rencana kerja tahunan BNNprovinsi di bidang pemberdayaan masyarakat - menyiapkan bahan peran serta masyarakat P4GN di bidang pemberdayaan masyarakat dan rehabilitasi dalam wilayah provinsi Gorontalo. - menyiapkan bahan peran serta masyarakat P4GN di bidang pemberdayaan masyarakat dan rehabilitas dalam wilayah Provinsi dan penyiapan bimbingan teknis. -menyiapkan bahan pemberdayaan alternatif P4GN di bidang pemberdayaan masyarakat dalam wilayah provinsi dan bimbingan teknis advokasi. 11. Kepala seksi peran serta masyarakat - menumpulkan bahan konsep rencana kerja tahunan bidang pemberdayaan masyarakat di seksi peran serta masyarakat. - mengumpulkan bahan konsep kebijakan peran serta masyarakat P4GN di bidang pemberdayaan masyarakat dan rehabilitas dalam wilayah provinsi. - mengumpulkan bahan penyiapan peran serta masyarakat P4GN di bidang pemberdayaan masyarakat. 12. Petugas pernetaan - melaksanakan pemetaan kondisi lingkungan masyarakat dalam rangka pemberdayaan masyarakat. - melaksanakan analisis hasil pemetaan kondisi lingkungan masyarakat dalam rangka pemberdayaan.
- menyusun laporan hasil pemetaan kondisi lingkungan masyarakat dalam rangka pemberdayaan masyarakat. 13. kepala seksi pemberdayaan altenatif - mengumpulkan bahan konsep rencana kerja tahunan bidang pemberdayaan masyarakat di seksi pemberdayaan alternatif. - mengumpulkan bahan konsep kebijakan pemberdayaan alternatif P4GN di bidang pemberdayaan masyarakat dalam provinsi Gorontalo -mengumpulkan bahan-bahan penyiapan pemberdayaan alternatif P4GN. 14. Kepala bidang pemberantasan badan narkotika nasioal provinsi Gorontalo - menyiapkan bahan konsep rencana kerja tahunan badan narkotika nasional provinsi di bidang pemberantasan. - menyiapkan bahan kebijakan P4GN di bidang pemberantasan wilayah provinsi - menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan intelejen berbasis teknologi dalam wilayah provinsi. - menyiapkan bahan pelksanaan penyidikan, penindakan, dan pengejaran dalam rangka pemutusan jaringan kejahatan terorganisir (Penyalagunaan narkoba). - menyiapkan bahan pelaksanaan pengawasan tahanan, barang bukti, dan aset dalam wilayah provinsi.
3.1.5 Deskripsi Hasil Penelitian
Mengacu pada hasil wawancara dan kegiatan yang dilakukan pada saat observasi serta pengamatan penulis pada Kantor Badan Narkotika Nasional Provinsi Gorontalo diperoleh beberapa tehnik pengolahan Arsip yakni sebagai berikut : A. Peneglolaan Arsip pada Kantor Badan Narkotika Nasional Provinsi Gorontalo dilaksanakan memakai sistem manajemen kearsipan yakni di mulai dari proses penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan, dan pemusnahan arsip. B. Dalam proses pemberkasan arsip di gunakan proses pencatatan untuk bagaimana memudahkan pemetakan berkas, agar ketika arsip ini di butuhkan dapat dengan cepat di cari dan di gunakan. C. Dalam penyediaan fasilitas penataan arsip belum memenuhi standar ,misalnya lemari penyimpan arsip yang belum ada, yang ada hanya books,amplop, can, rak,. D. Dalam sarana kearsipan di BNN Provinsi Gorontalo yakni paling banyak arsip berbasis kertas atau paper based, kemudian Arsip Elektronik seperti CD, semuanya di klasifikasikan dalam sebuah boks dan lemari arsip. E. Dalam mendukung aktivitas teknis pengolahan informasi arsip,di BNN tidak ada di persiapkan peralatan pendukung kerja seperti Arsiparis, masker, sarung tangan, jaket, sabun anti kuman. F. Dalam konteks Pemusnahan Arsip di BNN belum maksimal dilaksanakan, arsip –arsip yang tergolong sudah harus dimusnakan karena batas usianya sudah tua ,masih ada beberapa yang masih disimpan.
3.3 Pembahasan A. Dalam skema pengelolaan arsip yang nantinya akan digunakan sewaktu-waktu di perlukan, pengelompokannnya harus jelas, walaupun secara teori yang diterapkan benar, proses implementasinya juga harus sesuai dengan teori yang ada, pengelompokan arsip harus di atur secara terstruktur agar para penggunanya tidak sulit untuk dapat menggunakannya. Proses ini tetunya memperhatikan proses manajemen kearsipan yang secara teori membahas mengenai
keseimbangan
arsip
dari
segi
penciptaan,
penyimpanan,
pemeliharaan, pemindahan, dan pemusnahan arsip.Arsip yang telah diciptakan apakah berbentuk kertas ataupun CD dapat di klasifikasikan dengan tempat penyimpanan arsip yang telah tersedia , apakah itu boks, rak atau lemari penyimpanan arsip.skema ini memang terlihat sebagai pekerjaan yang sederhana tetapi keuletan dari seorang profesional atau dapat disebut arsiparis harus teliti dalam melaksanakan ini seperti di uraikan pada teori pada bab ii yang mengelompokan pengelolaan sistem kearsipan secara aman, awet, efisien, dan luwes ( Fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing instansi yang bersangkutan. Dalam situasi ini tentunya tiga asas yang harus dikuasai oleh seorang arsiparis yang dianggap sebagai sumber daya manusia yang berperan penting dalam pengelolaannya yang pertama asas sentralisasi, asas desentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan (Central Filling) pada unit tertentu,dengan demikian penyimpanan arsip dari seluruh unit yang ada dalam suatu instansi dipusatkan pada suatu tempay atau unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaraan penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan
arsipnya dalam penjelasan ini instansi BNN yang memang kebutuhan arsip ketika ingin digunakan sewaktu-waktu harus menempatkan seorang arsiparis yang profesional dalam hal pengelolaan arsip seperti yang dijelaskan tadi. B. kemudian setelah ruang lingkup penyimpanan arsip yang telah tecipta tadi proses selanjutnya adalah pemeliharaan arsip yang harus dilakukan secara teratur dan terorganisir, dalam proses ini proses pemeliharaan bisa di bahasakan dengan pembersihan arsip dan tempat arsip, lalu pemindahan arsip ke tempat atau ruang arsip yang baru juga perlu di perhatikan agar kwalitas arsip masih tetap terus terjaga, serangan binatang atau tempat arsip yang lembab dapat membuat kwalitas arsip akan menurun bahkan lapuk, olehnya proses pemeliharaan dan pemindahan merupakan suatu substansi objektif dari sistem manajemen Kearsipan. Dalam sisi manajemen kearsipan yang paling akhir di bahas adalah proses pemusnahan arsip, proses ini tentunya di tujukan pada arsip-arsip yang telah lama tersimpan dan sudah tidak dapat digunakan lagi, karena kwalitas arsip yang memang sudah tua. Tetapi sebelum arsip-arsip ini dimusnakan alangkah baiknya di buat sebuah prosedur inventarisan arsip yang terdiri dari kegiatan pencatatan, penelitian, perawatan, dan manfaat arsip yang dimiliki. Tentunya proses pemusnahan arsip ini perlu dilakukan agar dari segi ruang penyimpanan arsip yang tersedia dapat menampung arsip-arsip yang lain.Ketika kita berbicara mengenai manajemen kearsipan tentunya hal lain yang perlu di perhatikan adalam peran dari SDM yang tersedia. Karena prosedur pengelolaan arsip semuanya di lakukan oleh SDM yang benar-benar berpotensi pada bidang penataannya atau biasa disebut Arsiparis, dalam siklus ini pentingnya SDM yang memang ahli dalam mengelola arsip karena biasanya dalam suatu runag lingkup kerja organisasi, semua pegawai dengan seenaknya menggunakan arsip, sehingga tidak sedikit Arsip-Arsip yang telah teratur rapi dlam suatu ruangan penyimpanan
arsip menjadi tidak teratur, atau yang paling parah, arsip-arsip tersebut ada yang hilang akibat hal-hal tadi. Ketentuan peraturan-peraturan dalam penggunaan arsip ini tentunya harus banyak di perhatikah oleh seluruh stekholder organisasi.SDM yang bertugas utnk mengelola arsip haruslah di dukung dengan peralatan pendukung kerja seperti masker, sarung tangan, jaket, dan sabun anti kuman, hal-hal ini terdengar sepele tetapi mempunyai nilai loyalitas terhadap SDM yang mengelola arsip-arsip tersebut.
3.3.2 Proses Kegiatan Kearsipan - Klasifikasi Pengklasifikasian pada kearsipan berdasarkan atas dua parameter, yaitu: a. Secara umum Suatu cara yang sistematis untuk menggolongkan arsip-arsip/ bahan berdasarkan subjek/bentuknya. b. Secara detail Merupakan pengelompokan / penggolongan atas persamaan-persamaan atau atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada atau bisa pula dikelompokan berdasarkan kronologis kegiatan. Setelah diklasifikasikan, arsip disimpan disuatu tempat arsip yang baik disimpan dalam bentuk yang asli. Dua hal penting yang harus diperhatikan dalam mengklasifikasikan : a. Memfile dengan baik, meliputi proses menyusun, mengatur, dan mengelompokkan. b. Mengklasir dengan benar, yaitu harus logis, rasional, dan aktual.
