BAB 3 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH Dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi, maka penulis menggunakan metode penyelesaian masalah yang dapat digambarkan sebagai berikut: Penelitian Pendahuluan
Identifikasi Masalah
Studi Pustaka
Tujuan Penelitian
Pengumpulan Data : - Data Umum Perusahaan - Data Produk - Data Penjualan - Data Bahan Baku - Data Biaya
Tidak
Ya Pengolahan Data : - Peramalan - MPS - BOM - MRP
Analisis Pengolahan Data
Kesimpulan dan Saran
Diagram 3.1 Flow Diagram Pemecahan Masalah
60
3.1
Penjelasan Flow Diagram Pemecahan Masalah Penelitian Pendahuluan Langkah yang dilakukan pada tahap ini adalah melakukan kunjungan ke lokasi
pabrik, dengan tujuan untuk mengetahui produk-produk apa saja yang dihasilkan, kondisi lingkugan kerja, sistem yang ada dalam pabrik, dan permasalahan yang ada dalam pabrik dengan melakukan pengamatan secara langsung dan juga wawancara dengan staff terkait. Sebelum kunjungan tersebut dilakukan, dilakukan persiapan – persiapan perlengkapan dalam penelitian, seperti peralatan menulis, kertas, juga disiapkan pertanyaan – pertanyaan yang akan diajukan pada staff pabrik. Setelah diketahui apa saja masalah yang timbul pada pabrik tersebut, masalah tersebut dipelajari dan ditentukan masalah mana yang akan dipecahkan.
Identifikasi Masalah Kegiatan ini dilakukan setelah melakukan penelitian pendahuluan. Dalam penelitian pendahuluan yang telah dilakukan sebelumnya diketahui bahwa pada PT Citra Warna Mulia Tama proses produksi dilakukan berdasarkan pesanan yang diterima perusahaan dari pelanggan, sehingga persediaan bahan baku harus disesuaikan dengan pesanan yang diterima dari pelanggan. PT Citra Warna Mulia Tama belum melakukan perencanaan produksi dan perencanaan kebutuhan material berdasarkan intuisi atau pengalaman pemakaian bahan baku pada masa yang lalu. Cara ini akan menimbulkan masalah seperti kekurangan atau kelebihan bahan baku,
61
bila kelebihan bahan baku maka akan menimbulkan biaya persediaan yang besar dan kualitas bahan baku dapat menurun bila disimpan dalam waktu yang lama. Sedangkan bila kekurangan bahan baku maka akan menyebabkan terhambatnya proses produksi bahkan terhenti sehingga proses produksi tidak dapat selesai tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Sehingga perusahaan akan kehilangan kepercayaan pelanggan, akibatnya keuntungan perusahaan akan menurun.
Tujuan Penelitian Berdasarkan masalah yang diidentifikasi, maka ditetapkan tujuan penelitian ini antara lain : -
Mengevaluasi perencanaan kebutuhan material selama ini di PT Citra Warna Mulia Tama
-
Melakukan penyusunan jadwal induk produksi (MPS) untuk bulan November 2005 sampai April 2006.
-
Melakukan perhitungan MRP untuk mempermudah perencanaan kebutuhan bahan baku pada bulan – bulan berikutnya.
-
Menganalisa kemungkinan penerapan MRP di PT Citra Warna Mulia Tama Dengan tujuan yang hendak dicapai tersebut diharapkan dapat membantu
perusahaan dalam memecahkan masalah yang ada.
62
Studi Kepustakaan Studi kepustakaan merupakan landasan teori yang sesuai dengan masalah yang sedang diteliti sehingga dapat menunjang dalam melakukan pemecahan masalah. Studi kepustakaan ini diperoleh dari buku – buku yang ada, modul yang mempunyai relevansi dengan masalah yang akan dibahas, jurnal – jurnal yang berkaitan dengan perencanaan produksi dan perencanaan kebutuhan material, dan sebagainya.
Pengumpulan Data Data – data yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang ada yaitu : 1. Data Umum Perusahaan Data – data yang meliputi sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan proses produksi. 2. Data Produk Data produk dibatasi pada satu jenis produk saja, yaitu cat minyak jenis Poly Urethane warna Putih Solid. Dimana persediaan dititikberatkan pada komponen penyusun cat putih solid. 3. Data Penjualan Data penjualan merupakan jumlah pesanan cat putih solid yang diterima perusahaan dari pelanggan. Data penjualan digunakan untuk membuat peramalan pesanan cat putih solid. Data penjualan cat putih yang digunakan yaitu data penjualan cat putih dari tahun januari 2002 sampai dengan oktober 2005.
63
4. Data Bahan Baku Data bahan baku yang diperlukan adalah sebagai berikut : 1) Jenis bahan baku yang digunakan untuk memproduksi cat putih solid. 2) Komposisi bahan baku cat putih solid. 3) Sisa persediaan bahan baku cat putih solid bulan Oktober 2005. 4) Harga bahan baku cat putih solid. 5. Data Biaya Dalam menghitung total biaya dari metode – metode yang dipakai dalam MRP, digunakan data biaya berdasarkan asumsi. Dari total biaya tersebut, dapat disimpulkan bahwa metode yang terbaik untuk pemesanan bahan baku adalah metode yang memiliki biaya yang terkecil.
Pengolahan Data Tahap – tahap pengolahan data dapat diuraikan sebagai berikut : 1) Peramalan Peramalan merupakan suatu proses dalam menggunakan data historis (data masa lalu) yang telah dimiliki untuk diproyeksikan ke dalam sebuah model dan menggunakan model ini untuk memperkirakan keadaan di masa mendatang. Tujuan dari peramalan ini adalah menentukan jumlah permintaan produk pada masa yang akan datang. Dalam menentukan metode peramalan yang digunakan, sebelumnya data penjualan diplotkan ke dalam grafik untuk dilihat pola datanya. Setelah
64
menentukan metode peramalan yang sesuai dengan pola data, kemudian peramalan yang mempunyai nilai MSE yang terkecil digunakan untuk mencari peramalan dengan metode yang terbaik. Metode tersebutlah yang akan digunakan untuk meramalkan permintaan untuk 6 bulan kedepan serta digunakan pula unuk perhitungan MPS. 2) Master Production Schedulle (MPS) MPS merupakan gambaran atas periode perencanaan dari suatu permintaan, termasuk peramalan, rencana suplai / penawaran, permintaan akhir, dan kuantitas yang dijanjikan tersedia (available to promise / ATP). Data – data yang dibutuhkan untuk mengerjakan MPS adalah : -
Hasil Peramalan Hasil peramalan diperoleh dari peramalan dengan MSE terkecil.
-
Data jumlah pesanan cat putih solid yang diterima perusahaan dari pelanggan.
3) Bill Of Material (BOM) BOM berisi informasi komposisi bahan baku yang dibutuhkan dalam pembuatan cat putih solid. Hasil perhitungan komposisi cat putih solid dan jumlah cat putih yang akan diproduksi digunakan sebagai input untuk menghitung kebutuhan bahan baku bersih dalam MRP. 4) Material Requirement Planning MRP adalah suatu konsep dalam manajemen produksi yang membahas cara yang tepat dalam perencanaan kebutuhan barang dalam proses produksi,
65
sehingga barang yang dibutuhkan dapat tersedia sesuai dengan yang direncanakan. Data yang dibutuhkan untuk mengerjakan MRP adalah : a. Hasil perhitungan master schedulle pada MPS dan komposisi cat putih solid pada BOM akan digunakan pada perhitungan MRP sebagai gross requirement. b. Catatan persediaan bahan baku cat putih solid pada Oktober 2005. c. Lot Size untuk masing – masing bahan baku cat putih. d. Lead Time untuk masing – masing tiap – tiap bahan baku cat putih solid.
Analisa Pengolahan Data Dalam tahap ini akan dianalisa hasil dari pengolahan data, yaitu analisa yang berhubungan dengan perencanaan kebutuhan material pada PT Citra Warna Mulia Tama.
Kesimpulan dan Saran Berdasarkan analisa yang telah dilakukan maka diambil suatu kesimpulan akhir dari penelitian yang dilakukan beserta saran yang diharapkan dapat berguna dan dapat membantu perusahaan dalam mengatasi masalah – masalah yang ada.
66
3.2
Ukuran Kinerja Produksi pada PT. CITRA WARNA MULIA TAMA dilakukan berdasarkan
pesanan yang diterima perusahaan dari pelanggan. Oleh karena itu persediaan bahan baku harus disesuaikan dengan pesanan yang diterima dari pelanggan. Persediaan bahan baku perusahaan sebaiknya selalu terkendali agar pesanan pelanggan tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Metode yang sebaiknya digunakan perusahaan dalam mengendalikan persediaan bahan baku adalah dengan menggunakan metode Material Requirement Planning (MRP). MRP digunakan untuk menentukan besarnya kuantitas persediaan yang dibutuhkan, pada saat kapan akan dilakukan pemesanan bahan baku dan bilamana produk itu akan diproduksi. Dengan demikian pengendalian persediaan yang optimal, yaitu tersedianya kebutuhan bahan baku yang cukup, dalam arti tidak terjadi kelebihan atau kekurangan bahan baku dan kelancaran produksi dapat terus berjalan. Bila kelancaran proses produksi terhenti karena kekurangan persediaan bahan baku akan berakibat proses produksi tidak dapat selesai tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Hal tersebut akan membawa dampak bagi perusahaan yaitu selain perusahaan akan kehilangan kepercayaan dari pelanggan, juga berakibat keuntungan perusahaan akan menurun.
3.3
Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengumpulan data yang
diperlukan dalam pembuatan skripsi ini adalah :
67
3.3.1 Studi Lapangan Adalah suatu metode pengumpulan data yang dilakukan secara langsung dari tempat dimana objek yang akan diamati tersebut berada, dengan cara : 1.
Wawancara, yaitu cara pengumpulan data dan informasi dengan melakukan tanya jawab langsung dan diskusi terhadap obyek-obyek penelitian yang digunakan sebagai penelitian, yaitu karyawan yang telah ditunjuk oleh perusahaan.
2.
Observasi atau pengamatan, yaitu suatu teknik pengumpulan data yang diperoleh dengan cara melakukan pengamatan secara langsung dan kemudian melakukan pencatatan terhadap obyek yang diteliti.
3.3.2 Studi Pustaka Selain melakukan studi lapangan, penulis juga melakukan studi pustaka dengan membaca buku-buku yang berhubungan dengan topic skripsi yang diambil. Hal ini dilakukan agar penulis lebih dapat memahami dan dapat menyelesaikan masalahmasalah pada pengendalian persediaan dari perusahaan.
3.4 Analisis Sistem Berjalan Seperti dikemukakan sebelumnya bahwa produksi PT. CITRA WARNA MULIA TAMA dilakukan berdasarkan pesanan yang diterima perusahaan dari pelanggan, sehingga persediaan bahan baku harus disesuaikan dengan pesanan yang diterima pelanggan. Untuk memenuhi kebutuhan persediaan bahan baku tersebut,
68
maka dilakukan pembelian secara rutin. Jumlah pembeliaan bahan baku hanya berdasarkan kepada pengalaman pemakaian kebutuhan bahan baku yang sebelumnya. PT. CITRA WARNA MULIA TAMA mempunyai supplier atau pemasok langganan, namun pemasok baru juga dapat menawarkan produknya ke PT. CITRA WARNA MULIA TAMA setelah produk yang berasal dari pemasok baru tersebut ditest kualitasnya oleh bagian Quality Control. Bila hasil test sesuai dan disetujui oleh perusahaan, maka pemasok tersebut diikutsertakan dalam tender. Yang dipilih dalam tender adalah perusahaan yang memiliki harga termurah, dengan kualitas produk yang bagus, dan produk tersebut siap pakai. Pada PT. CITRA WARNA MULIA TAMA yang bertanggung jawab dalam mengatur persediaan bahan baku adalah Seksi Gudang Material, namun yang mengatur pembelian bahan baku adalah Departemen Purchasing. Seksi gudang Material mempunyai tugas menentukan spesifikasi bahan baku yang dibutuhkan, jumlah bahan baku yang akan dibeli, penerimaan bahan baku dari pemasok, pengeluaran bahan baku untuk Departemen Produksi, dan penyimpanan bahan baku. Pembelian bahan baku mempunyai lead time 7 hari. Departemen Purchasing mempunyai tugas menghubungi pemasok dan melakukan transaksi pembelian bahan baku. Sistem pengaturan penyimpanan bahan baku yang diterapkan adalah First In First Out (FIFO), hal tersebut dilakukan agar perputaran bahan baku di Gudang material lebih terjamin dari kerusakan atau biaya pemeliharaan yang tinggi akibat bahan baku yang pertama datang tersimpan lama. Pencatatan jumlah sisa bahan baku yang ada dalam Gudang Material terbagi 2, yang pertama adalah petugas
69
yang ada pada kantor Gudang Material dan yang kedua adalah petugas yang ada di lapangan Gudang Material. Setiap hari petugas yang di lapangan memberikan laporan mengenai sisa bahan baku yang ada. Namun terkadang petugas yang berada pada kantor Gudang Material tidak mengecek kembali kebenaran laporan tersebut. Sehingga
ketidaktepatan
catatan
kemungkinan
besar
dapat
terjadi,
yang
mengakibatkan terjadinya masalah. Masalah yang akan timbul antara lain ketika gudang material akan memesan bahan baku sehubungan perusahaan mendapat pesanan atau persediaan di gudang sudah menipis, maka gudang akan memesan sesuai dengan laporan yang diterima dari petugas yang berada di lapangan. Teryata jumlah bahan baku yang ada lebih dari cukup. Dan ketika pesanan bahan baku datang jumlah bahan baku menjadi lebih dari semestinya sehingga biaya simpan yang dikeluarkan akan menjadi besar.
